DEZE THEMABIJLAGE WORDT GEPUBLICEERD DOOR MEDIAPLANET EN VALT NIET ONDER DE VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE REDACTIE VAN DE STANDAARD MEETINGS EN EVENTS

DEZE THEMABIJLAGE WORDT GEPUBLICEERD DOOR MEDIAPLANET EN VALT NIET ONDER DE VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE REDACTIE VAN DE STANDAARD

ROI Haal het maximum uit je evenement

Opleidingen Studenten ontdekken de echte wereld

Wettelijk kader Hou rekening met de voorschriften

MEETINGS EN EVENTS

4 TIPS

KIES DE JUISTE LOCATIE LET’S MAKE

YOUR

MEETING MEMORABLE @flandersexpo

Bel of mail Martine Evers op +32 (0)476 39 06 64 of [email protected]

voor een afspraak of een rondleiding

Awarded ‘Green Key’ eco-label

COVERFOTO: ARTEXIS

VOOR EEN SUCCESVOL EVENT

2 · DECEMBER 2012

UITDAGING Persoonlijk contact en overleg zijn onontbeerlijk in het leven en van toepassing op alle domeinen: in het gezin, bedrijfsleven en dagdagelijkse leven”, zegt Dorothée Flament, managing director van Mice Belgium.

“Succes behaal je enkel in de juiste omgeving”

E

r zijn veel zaken waarover nagedacht wordt en waarover besluiten genomen worden zonder een geheel van mensen te raadplegen, ook al hebben deze besluiten vaak verregaande gevolgen. Daarom is het beter om doelgerichter de hoofden bij elkaar steken.

Democratie

Het is belangrijk het menselijk contact te promoten en de belangrijkste betrokkenen te laten meepraten. Dat is een stukje vrijheid dat hoort bij onze democratie. Wij hebben het recht om mee te praten, onze mening te uiten en mee te beslissen indien mogelijk.Het is dus van groot belang om je doelgroep duidelijk af te bakenen.Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen nemen.Het kiezen van de juiste omgeving is daarbij een deel van het succes.

1

Neutrale omgeving

We moeten ons realiseren dat afstand nemen van interne vergaderzaaltjes een positieve invloed kan hebben op belangrijke beslissingen. Opteer voor de neutraliteit van een vergaderruimte in een hotel of congrescentrum zodat je je kan afzonderen en concentreren. Niets is zo storend als voortdurend onderbroken te worden door iemand die komt aankloppen. Neem afstand en de productiviteit stijgt.

2

Doelgroep afbakenen

Alvorens een ruimte te boeken moet je even de volgende vragen beantwoorden: waarom wil je het evenement organiseren, welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…), aan welke eisen moet de locatie voldoen, wat zal er allemaal te doen zijn,… Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg ook voor een evenwichtig programma dat van begin tot eind kan boeien.

3

Zorgen

Overleg plegen brengt natuurlijk ook zorgen met zich mee. Je krijgt namelijk te maken met mensen die anders denken. Je eigen gelijk is voor een ander vaak onzin en daardoor ga je ook twijfelen aan je eigen opvattingen en inzichten. Kortom: je wordt van dat meepraten en meedenken moe en onzeker. Mensen willen die verantwoordelijkheid dan ook weleens uit de weg gaan. Je krijgt dan opmerkingen als ‘er kan toch niks uitkomen’ of ‘daar hoeven we niet over te praten’. Om al deze teveel gekende zinnetjes tot het verleden te doen behoren, is het belangrijk om een vergadering te animeren. Las een pauze of activiteit in van twee uur en organiseer een teambuilding. Selecteer heel nauwkeurig je activiteit, want deze moet de betrokkenen in de vergadering dichter bij elkaar brengen om later, samen,

“Een event of vergadering is het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers”

4

Communicatief? Organisatietalent? Problemsolver?

www.arteveldehogeschool.be

PAGINA 9

“Een event organiseren vergt heel wat kennis en inlevingsvermogen”

Praktijk

Hoe kan je bijvoorbeeld tewerkgaan als je een internationaal team wil samenbrengen om een project te bespreken? Je moet eerst en vooral rekening houden met het feit dat iedereen een eigen visie heeft daar ze elk uit een ander land komen. In dit specifieke geval selecteer je best een internationale hotelketen waar iedereen zich in kan vinden. De meetings zelf organiseer je deels in de voormiddag en deels aan het eind van de namiddag. Neem daarbij voldoende tijd voor een lichte maar kwalitatieve lunch. Als pauze of activiteit kan je een leuke plaats bezoeken of iets creatiefs uitwerken. In de aansluitende namiddagmeeting plaats je creativiteit dan in het middelpunt.

5

Het is duidelijk: een evenement vraagt een nauwkeurige organisatie en voorbereiding. Een event of vergadering is het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. We kunnen besluiten dat je bij de organisatie van een event best een beroep doet op professionele bureaus die ondersteuning bieden bij alle types events.

6

Schuilt er een eventmanager in jou?

Jo Haegeman Gastprofessor projectmanagement Katho.

de vergadering tot een vruchtbaar eind te brengen.

Eén verantwoordelijke

Dorothée Flament Managing director Mice Belgium

IN DE KIJKER

We make our readers succeed! EVENTS EN MEETINGS, EERSTE EDITIE, DECEMBER 2012 Managing Director: Christophe Demir Editorial & Production Manager: Evi Vanparys Junior Production Manager: Daan De Becker Business Developer: Leoni Smedts Project Manager: Pauwel Grepdon Tel: +32 2 421 18 35 E-mail: [email protected] Redactie: Bert Verbeke, Wouter Peeters, Els Jonckheere, Daan De Becker Lay-out: I Graphic E-mail: [email protected] Print: Corelio Distributie: De Standaard Mediaplanet contactinformatie: Tel: +32 2 421 18 20 Fax: +32 2 421 18 31 E-mail: [email protected] D/2012/12.996/28 @MediaplanetBE /MediaplanetBelgium Mediaplanet ontwikkelt hoogwaardige bijlagen die zich richten op een specifiek thema en de daarbij behorende doelgroep. Zo brengen wij lezer en adverteerder dichter bij elkaar. Deze bijlage wordt gepubliceerd door Mediaplanet en valt niet onder de verantwoordelijkheid van de redactie van De Standaard.

 Bachelor in het officemanagement Afstudeerrichting: Event- en projectmanagement

 Postgraduaat Business event management

Infodagen 2013: 23 februari - 20 april - 29 juni - 31 augustus 2013, telkens van 10 tot 17 uur op campus Kantienberg.

INZICHT

“Een event verzekeren, is echt maatwerk” “Bij het organiseren van een (openlucht) evenement zorg je maar beter voor een goede verzekering, al was het maar om de goede naam en faam van de organisatoren te beschermen wanneer het evenement misloopt als gevolg van een aantal onvoorziene omstandigheden.” Aan het woord is verzekeringsmakelaar Koen Ausloos. “Gezien de wisselvallige weersomstandigheden in ons land is een annulatie van een evenement helaas een risico waar m e n best reke-

Koen Ausloos Verzekeringsmakelaar

1

DECEMBER 2012 · 3

TIP

ning mee houdt. Bij weersomstandigheden die de veiligheid van het publiek of van het personeel in gevaar kunnen brengen, dient men veelal te kiezen voor de gehele of gedeeltelijke annulatie van de organisatie. Organisatoren die pas dan vragen beginnen te stellen over een mogelijk financieel verlies, komen meestal te laat. Er bestaan dan ook speciale paketten voor de verzekering van dergelijke evenementen.”

Welk soort types van evenementen kunnen op die manier verzekerd worden?

■ “Eigenlijk kan elke organisatie - van kleinere bedrijfsconferenties en beurzen tot concerten en culturele manifestaties - worden voorzien van een verzekeringspakket op maat. Natuurlijk, hoe groter het belang, hoe meer redenen men heeft om een aantal risico’s in te dekken.”

Voor welk soort risico’s kan men zich dan verzekeren?

■ “Er zijn verschillende risico’s die aan bod kunnen komen (zie kader) maar het belangrijkste risico is zeker de aansprakelijkheid als organisator tegenover alle schade die men veroorzaakt bij het organiseren van het event. Dit kan gaan om schade ten gevolge van de uitbating van het event, maar evengoed om het ondernemingsrisico tegenover derden. Verder dient men te bekijken of er een aansprakelijkheid is bij het huren of gebruiken van gebouwen of locaties. Tot slot zou men best nagaan of men zich kan verzekeren voor de aansprakelijkheid ten opzichte van de deelnemers en/of vrijwilligers. Daarnaast vraagt een mogelijke annulatie van

DEK JE IN TEGEN RISICO’S

5 RISICO’S

een event ook de nodige aandacht. Deze annulatie kan nodig zijn bij het overlijden of het uitvallen van een onmisbaar persoon of artiest, maar ook in geval van oproer, terreur,nationale staking,natuurrampen,…”

Wie kan zich het best verzekeren voor deze evenementen?

■ “Het is de bedoeling dat zo veel mogelijk verschillende partijen samen onder één contract verzekerd worden, dit om te vermijden dat er achteraf onderlinge discussies zijn over wie nu welke schade dient te vergoeden. Als alle betrokken partijen onder één en dezelfde waarborg vallen, is een uitkering van de schadevergoeding aan de benadeelde dikwijls niet zo moeilijk. Daarom dat we steeds de organisator verzekeren samen met personeelsleden,vrijwillige helpers en eventuele deelnemers.”

Hoe kan men zich dan bij voorkeur verzekeren?

■ “Het is aan te raden om niet meteen in te gaan op een standaardvoorstel van een verzekeraar. Deze situatie vereist echt maatwerk, en het loont dan ook de moeite om samen met een onafhankelijke makelaar aan tafel te gaan zitten en samen door alle verschillende aspecten van de organisatie te gaan, teneinde een verzekeringspakket samen te stellen dat op maat van het geplande evenement is uitgewerkt. Het is enkel op die manier dat verrassingen achteraf uitgesloten kunnen worden.”

Onderstaande aspecten dienen zeker te worden verzekerd bij de organisatie van een event of festival: De aansprakelijkheidsverzekering is de noodzakelijke basisverzekering, nodig voor het organiseren van een event of festival. Daarbij dient u niet alleen te denken aan de verzekering BA Organisator,maar ook aan de eventuele aansprakelijkheid van deelnemers, vrijwillige helpers, de aansprakelijkheid ingevolge het inhuren van gebouwen of locaties, de objectieve aansprakelijkheid voor brand- en ontploffingsgevaar, en de eventuele (verplichte) aansprakelijkheid bij het gebruik van motorvoertuigen. De verzekering van de materiële schade van voorwerpen en goederen die gebruikt worden bij uw event of festival. Denk hierbij bijvoorbeeld aan klank- en lichtinstallaties, maar evenzeer aan de opbouw van podia, tijdelijke tentconstructies en de cashgelden. De verzekering voor gebeurlijke ongevallen van deelnemers en/of vrijwilligers. De annulatieverzekering voor het geval uw event of festival wegens onvoorziene omstandigheden niet kan doorgaan. Tenslotte is er ook de bijzondere vorm van annulatieverzekering waarbij de ‘no show’ of ‘non-appearance’ van een genodigde spreker of artiest wordt verzekerd. Eventuele gemaakte kosten en omzetverliezen kunnen op die manier in een aparte waarborg verzekerd worden.

1

2

3 4 5

DAAN DE BECKER [email protected]

Vanbreda Ausloos NV Brusselsesteenweg 6 bus 6 3020 Herent Tel. + 32 16 300 730 Fax + 32 16 300 740 [email protected]

www.vanbreda-ausloos.be

Wilt u net als uw gasten zorgeloos kunnen genieten van uw event? Vanbreda Ausloos wijst u graag de weg naar een verzekeringsplan op maat.

BOZAR

Uw bedrijfsevents in een uniek kader? BOZAR heeft wat u zoekt. Bedrijven kunnen bij ons terecht voor zaalverhuur in de talrijke ruimtes van het Paleis voor Schone Kunsten. Beter nog, u kunt uw bedrijfsevenement, productvoorstelling of seminarie koppelen aan een culturele vipformule op maat. De samenwerking van het Paleis voor Schone Kunsten met de bedrijfswereld gaat terug tot 1928, toen het zijn deuren opende. Dankzij de ambitieuze visie van een aantal invloedrijke burgers – Adolph Max, burgemeester van Brussel en bankier en melomaan Henry Le Bœuf op kop – werd met de hulp van een openbare lening, het Paleis voor Schone Kunsten opgericht. Ook vandaag nog heeft BOZAR een sterke band met de bedrijfswereld. Onze centrale ligging en jarenlange ervaring staan garant voor de organisatie van uw events volgens uw wensen. Ontdek waar wij voor uw bedrijf het verschil kunnen maken. Een warm vip-onthaal, de beste plaatsen, een geprivilegieerde service: u beleeft gegarandeerd magische momenten in goed gezelschap.

Contacteer ons vandaag nog voor uw vipformule op maat

Zaalverhuur Concertzalen, theaterzalen, exporuimtes, salons, receptiezalen, congresruimtes: BOZAR heeft maar liefst 33.000 m² ter beschikking. Alle ruimtes zijn te huur voor prestigieuze evenementen, congressen en PR-voorstellingen. 20 of 2000 gasten? Wij hebben voor u een zaal van het gepaste kaliber. Samenwerking met het congrescentrum Square Dankzij een directe verbinding tussen BOZAR en SQUARE is het mogelijk om events en congressen op beide locaties te organiseren, of een congresdag af te sluiten met een culturele activiteit in het Paleis voor Schone Kunsten. Corporate hospitality Rol de rode loper uit voor uw klanten of uw personeel. Het BOZAR Corporate Development team ontwikkelde verschillende vip-arrangementen. Pik een voorstelling mee vanop de beste plaatsen en kaart na op een receptie of een walking dinner. Koppel uw vergaderingen, productvoorstellingen of seminaries aan een concert, theatervoorstelling of film. Of kies voor een nocturne of een privé tentoonstellingsbezoek samen met uw klanten. Uw bedrijfsevent krijgt bij ons een artistieke meerwaarde die uniek is in het Belgische landschap.

BOZAR Paleis voor Schone Kunsten Ravensteinstraat 23 1000 Brussel www.bozar.be

Contactpersoon :

Annik Halmes - [email protected] - 02/507 84 16

BUSINESS & EVENTS © Sightways

© David Samyn

MEET IN STYLE Concertgebouw Brugge is de uitgelezen plaats om uw meeting of event te organiseren. De aangename Concertzaal, met uitmuntende akoestiek en 1289 plaatsen, is de grootste congreszaal in de regio. De meer intieme Kamermuziekzaal hult kleinere congressen en seminaries in een warme gloed. De Lantaarntoren van het Concertgebouw bevat mooie feestzalen die u kan huren voor een schitterend feest. Forum 6 en Forum 7 zijn uitgelezen locaties voor een verjaardagsfeest, babyborrel, klantenevent, huwelijksfeest, persconferentie,... Stijlvolle betaalbare zalen met onbetaalbaar uitzicht! Het artistieke kader, de moderne architectuur en de polyvalentie van het Concertgebouw bieden verschillende formats voor grote en kleine events en privé-feesten. Elk feest, elke ontvangst is anders. Volgens uw wensen en budget krijgt u een aanbod op maat of kiest u uit het ruime en gevarieerde repertoire. De centrale ligging in de Brugse binnenstad maakt de beleving compleet. Contact Concertgebouw - ‘t Zand 34 - 8000 Brugge - België [email protected] - www.concertgebouw.be - T +32 (0)50 47 69 68

© Filip Dujardin

DECEMBER 2012 · 5

NIEUWS

2 TIP

Events als volwaardige communicatietool ■ Vraag: Wat moet het doel zijn van een event? ■ Antwoord: Een event is geen vrijblijvende activiteit, maar moet leiden tot een meetbare ROI.

“De tijd dat astronomische bedragen besteed werden voor de organisatie van een event is achter de rug. De crisis zorgt ervoor dat bedrijven veel bewuster omgaan met hun budgetten en dat ze steeds meer de nadruk leggen op de meerwaarde en de ROI van het event. Terwijl voorheen de beleving centraal stond, ligt nu de focus op de return die een event genereert,” opent Danny Stevens, zaakvoerder van een bedrijf gespecialiseerd in het verhogen van ROI uit events.

Meerwaarde

“Onder een event verstaan we een activiteit met een welomschreven doelstelling waarin een bedrijf investeert. De doelstellingen kunnen heel uiteenlopend zijn: het beter leren kennen van de klanten of de medewerkers, een product in de kijker plaatsen, enz.” “In functie van de doelstellingen wordt er een traject uitgeschreven met daarin alle onderdelen voor de voorbereiding - doelgroep, locatie,… - van het event. Daarbij moet telkens goed Danny Stevens Expert in het verhogen van ROI uit events

VERZEKER JE ROI

5 TIPS OM DE ROI VAN EEN EVENT TE VERHOGEN

Eventintelligence

“Een event is een uitgelezen moment om deelnemers te bevragen. Tijdens een event staan mensen meer open om hun ervaringen uit te wisselen. Deze eventintelligence is vaak bijzonder waardevol als aanvulling van de database en levert soms een schat aan informatie op. Moderne technologie versterkt een event en draagt ook bij tot het meten van de ROI van een event. Het gaat daarbij onder meer om mobiele applicaties, interactieve kiosken, enz…”

Externe partner

EXTERN. Om de organisatie van een event in goede banen te leiden, gaan bedrijven FOTO: SHUTTERSTOCK vrijwel altijd in zee met een externe partner.

Het ultieme doel van een event is een gedragsverandering bewerkstelligen bij de deelnemers, zowel de eigen medewerkers als de consumenten nagedacht worden over elk onderdeel in functie van de meerwaarde van het event.”

Gedragsverandering

“Het ultieme doel van een event is een gedragsverandering bewerkstelligen bij de deelnemers. Dat kan zowel gaan om de eigen medewerkers als de consument. Een event kan ervoor zorgen dat medewerkers beter gaan samenwerken of meer vertrouwen krijgen in elkaar, maar het kan ook bijdragen tot een grotere productbekendheid en dus een stijgende verkoop.”

ZES NIVEAUS De ROI piramide kan ingedeeld worden in zes niveaus: ■ Niveau 0: Doelgroep ■ Niveau 1: Tevredenheid en leeromgeving ■ Niveau 2: Leerdoelen ■ Niveau 3: Toepassing ■ Niveau 4: Impact

■ Niveau 5: ROI ■ Tijdens de planning worden de doelstellingen van het hogere naar het lagere niveau per stakeholder bepaald. Meten gebeurt op basis van de doelstellingen van het laagste naar het hoogste niveau.

“Bedrijven hebben doorgaans niet de kennis en ervaring om zelf de organisatie van een event op zich te nemen. Vandaar dat ze vrijwel altijd in zee gaan met een externe partner. De partnerkeuze is niet evident. Best kan men eerst een longlist maken van mogelijke partners met bevraging van hun referenties, aantal medewerkers, ervaringen, sectoren waarin ze actief zijn, enz. Na het aftoetsen van deze parameters en het budget blijven er dan doorgaans een drietal mogelijke partners over. Het is belangrijk om een vertrouwensband op te bouwen met een eventbureau. Eens de samenwerking klikt, komen er meestal nog vervolgopdrachten. Als events op de juiste manier georganiseerd en geevalueerd worden, zijn ze een onmisbare tool voor het communicatie- en marketingbeleid van een onderneming.”

Bepaal een duidelijke doelstelling voor het event. Dit is niet altijd even makkelijk, want binnen een bedrijf houden de CEO, marketing- of salesafdeling er vaak andere opvattingen op na. Toch is het aangewezen om de violen gelijk te stemmen en te kiezen voor een heldere doelstelling.

1

Zorg ervoor dat de verwachtingen van de stakeholders gelijklopend zijn

2

Stel steeds de vraag: welke meerwaarde kan technologie bieden, zowel bij de organisatie als bij het verwerken van de ‘resultaten’ van het event?

3

4

Probeer niet zelf één en ander in elkaar te ‘knutselen’, maar doe een beroep op professionals bij de organisatie van een event en kies daarbij de juiste, ervaren partner.

5

BERT VERBEKE BERT VERBEKE

[email protected]

[email protected]

RocMe rocks! Event organisers are overwhelmed by information - before, during and after an event from a variety of sources and platforms. Due to a lack of coherence and consistency, important data is often lost. Furthermore, filtering the information flow and rendering it transparent for all stakeholders proves a tough challenge.

Addemar – Marketing Automation Cloud

Addemar Publisher

Create online documents for direct marketing campaigns

RocMe is short for Return on Conferences, Meetings & Events. It’s a brand-new technology that will help you manage information flows, an important premise to reach your event goals.

A web-to-print tool for offline campaigns With the Addemar Publisher, you can

• Postage and shipping included

now setup direct mail campaigns with

• High quality documents:

one and the same application. The Addemar web based technology

The output is a high resolution PDF, ready to be printed.

makes the direct marketing process both simplier and cheaper. That is because Addemar Publisher enables you to create direct marketing documents online, in the form of high resolution PDF files, then send those directly to a printer. The documents will immediately be ready for use in an extensive campaign.

CONTACT US FOR MORE INFORMATION! [email protected] - T +32 3 860 16 98

Since all print contacts are integrated in Addemar, you have an immediate overview over the communication via the web to print tool. For example, you can instantly see the printed messages that each customer has received.

Better results with the Addemar Publisher • High quality documents, immediately available for your campaigns • Fast overview in Addemar over the communication with all your print contacts

Refresh your strategy with the help of an innovative partner Addemar is your partner and specialist in automating your marketing. We are professional, pro-active, pragmatic and passionate. And we help you to • Communicate and segment in a

rocme.eu

Create and send your DM documents faster and cheaper • Completely integrable in the

marketing and

marketing process: One single

• Communication strategy • Use your communication tools faster

application. You will therefore work faster and more efficient.

Powered by

goal-oriented way • Optimise the impact of your

interface to create and send your DM documents from your marketing

and more efficiently • Better reach your target groups with the highest potential

A web tool, once only fit for online communication, can now be used for offline campaigns as well.

   

intelligence

Going mobile with your event

Keep it simple: maak gebruik van eenvoudige tools.

6 · DECEMBER 2012

INSPIRATIE Vraag: Op welke manier kunnen aanbieders van meeting centers potentiële klanten over de streep trekken? Antwoord: Door het aanbieden van een flexibel concept dat maximaal inspeelt op de wensen van de klanten.

Locatie en bereikbaarheid cruciale factoren INFRASTRUCTUUR “Bij de organisatie van meetings speelt duurzaamheid een belangrijke rol. Wij behaalden recent het Green Key label, een milieukeurmerk voor bedrijven in de toerisme- en recreatiebranche die controleerbaar bezig zijn met milieuzorg. Voor het verkrijgen van een Green Key moet een onderneming een verschillend aantal milieumaatregelen treffen”, openen Etienne Verhaert, General Manager Venues en Philippe Willegems, Business Development Manager. “Zo zetten wij onder meer sterk in op de ge-

scheiden sortering van afval en kiezen wij voor lokale voedingsproducenten. Een ander initiatief zijn elektrische laadstations voor fietsen en wagens. Daarnaast beschikken wij over 53.000m² zonnepanelen op het dak van Flanders expo.”

Vier pijlers

“Artexis Venues heeft de geschikte infrastructuur voor diverse doeleinden: beurzen, bedrijfsevenementen, meetings en amusement. Wij beschikken over vier accommodaties, regionaal gespreid over België. Bij het grote publiek zijn wij vooral

STRATEGISCHE ALLIANTIE

Artexis Belgium is een belangrijke Belgische organisator van 20 publieksbeurzen, vakbeurzen en evenementen met sterke merken zoals Countryside, bis, Art Brussels, Eurantica Brussels, Belgian Boat Show, bouw&reno, Horeca Expo, Realty, Green Expo, Energie&Habitat, Stone Expo…

In de centra is er naast ruimte voor beurzen ook plaats voor seminaries, productshows, congressen, conferenties, aandeelhoudersvergaderingen, vergaderingen en nog veel meer.

De missie van Artexis is de creatie van ‘ultimate meeting & market places’. Medio 2012 sloten Artexis en Conceptum, twee leiders in de

Belgische beurs- en eventindustrie, een strategische samenwerking waarbij Artexis aandelen nam in Conceptum. Conceptum heeft een uitgebreid en gevarieerd portfolio van zowel B2C als B2B-events in België, Frankrijk en Spanje waaronder Creativa, Innova, Business & Meetings Solutions, het vakantiesalon en de B&B Expo. Artexis heeft dan weer via zijn vakbeurzenpoot, easyFairs, een sterke internationale aanwezigheid. Voor Artexis biedt deze deal een platform voor meerdere joint ventures. De business van beide organisaties hebben complementaire sterktes zodat veel opportuniteiten en synergieën tot de mogelijkheden behoren. Het ultieme doel van de alliantie is beursconcepten verder uit te bouwen in België en de rest van Europa.

“Het Green Key label is een milieukeurmerk voor bedrijven in de toerismeen recreatiebranche die controleerbaar bezig zijn met milieuzorg. Om dit te verkrijgen moet een onderneming een verschillend aantal milieumaatregelen treffen”

bekend van de organisatie van grote evenementen, maar daarnaast profileren wij ons steeds meer als aanbieder van meeting centers. Wij zorgen daarbij niet alleen voor logistieke en technische ondersteuning maar ook voor een kwalitatieve en flexibele catering.”

gie voor geluid en beeldprojectie. Ook hier is er gratis wifi beschikbaar, zonder limiet. Mobiele wanden maken elke zaal kleiner of groter. Antwerp expo ligt in het centrum van de actie, direct aan de Antwerpse Ring en vlot bereikbaar met auto, tram en bus.”

Flanders expo

“Het Namur expo meeting center omvat twee moduleerbare ruimtes en één moderne conferentiezaal waar 350 personen een comfortabel zitje vinden. In elke zaal is er daglicht, wat de sfeer en de concentratie tijdens een vergadering ten goede komt. Voor een slideshow of videopresentatie kan de zaal in een handomdraai elektronisch verduisterd worden. Het meeting center is perfect ingebed in het hallencomplex van Namur expo.”

“FLEX is het gloednieuwe state-ofthe-art meeting center in Flanders expo dat een platform biedt voor kleine en middelgrote evenementen: van modedefilé tot loungeparty, van personeelstraining tot productlancering. Een team van ervaren specialisten staat klanten bij met professioneel advies en levert perfect maatwerk. Overal in het meeting center is gratis wifi beschikbaar, zonder limiet.” “Alle ruimtes kunnen naar hartenlust gecombineerd worden. Een receptie in Flex Meet is bijvoorbeeld de ideale opwarmer voor uw seminarie in Flex 1. Zo gaan zaken en plezier hand in hand. Het FLEX meeting center ligt aan de rand van Gent. Een knooppunt van snelwegen (R4, E17, E40) staat garant voor een goede bereikbaarheid. Heldere signalisatie wijst u de weg naar de ruime parking.”

Antwerp Expo

“Het meeting center in Antwerp expo heeft een aparte ingang, een gezellige foyer en zes fluisterstille zalen. Door de grote ramen hebben bezoekers een panoramisch zicht op de omgeving. Elke zaal is uitgerust met airco en de nieuwste technolo-

Namur expo

Namur Palais des Congrès

“De vroegere handelsbeurs, in het hart van de Waalse hoofdstad, toverden we om tot een eigentijds trefpunt met de nieuwste infrastructuur. Het Palais des Congrès beschikt over twee auditoria met 110 en 312 zitplaatsen, beide uitgerust met tolkcabines. De accommodatie biedt een keuze uit acht seminarie- en vergaderzalen – met veel daglicht - verspreid over drie niveaus. Helemaal bovenin het gebouw ligt Plein Ciel: een ruime zaal met aansluitend buitenterras, met een prachtig panorama op de torens van Namen, het Waals parlement en de Maas.” BERT VERBEKE [email protected]

DECEMBER 2012 · 7

1

2

3

4

MEETING CENTERS 1 & 4. FLEX meeting center Flanders Expo 2. Auditorium Namur Palais des Congrès 3. Meeting center Antwerp expo FOTO’S: ARTEXIS

8 · DECEMBER 2012

INSPIRATIE WAAROM ZWITSERLAND?

VERRASSEND Voor wie graag een avontuurlijke meeting organiseert, kan een kabellift soelaas bieden. FOTO: TOERISME ZWITSERLAND

Van evenement naar meeting met één simpele druk op de knop

■ Vraag: Waarom kiezen organisatoren voor Zwitserland als locatie voor hun meetings en events? ■ Antwoord: Zwitserland beschikt over heel wat troeven op het vlak van accommodatie, bereikbaarheid en diversiteit. Zwitserland is Europa in een notendop: vier talen, vier culturen en een rijke gastronomie zorgen ervoor dat elk bezoek een nieuwe ervaring oplevert. Het hoeft dan

ook niet te verwonderen dat Zwitserland al jarenlang in de top tien staat van drukst bezochte landen wat betreft meetings en events. Het feit dat heel wat internationale organisaties – Wereldhandelsorganisatie (WTO), CERN, Rode Kruis, Internationaal Olympisch Comité, UEFA,… - er hun hoofdkwartier hebben, is hier vanzelfsprekend niet vreemd aan. Bezoekers hebben de keuze uit een uitgebreide hotelaccommodatie. Zwitserland beschikt niet zozeer over mastodon-

ten, maar wel over authenthieke hotels die een thuisgevoel creëren onder meer dankzij hun nadruk op een persoonlijke service.

Futuristische technologie

Zwitserse congrescentra vallen op door hun kwalitatieve infrastructuren die voldoen aan de hoogste eisen. Begin 2014 opent een nieuw, volledig geautomatiseerd congrescentrum in Lausanne zijn deuren. Het zal een totale capaciteit hebben van 3.000 personen en bestaan

uit een groot auditorium met 2.200 zitplaatsen, een balkon met 800 zitplaatsen en een vijftiental modulaire vergaderzalen. Een futuristische technologie laat toe om zonder moeite van een groot evenement over te schakelen naar een kleinere meeting. Rijen banken zullen met één druk op de knop onder de vloer verdwijnen om plaats te maken voor een geheel vlak oppervlak. BERT VERBEKE

■ Vlotte bereikbaarheid: dagelijks zijn er vluchten vanuit Brussel naar twee internationale luchthavens: Zürich en Genève. Zwitserland beschikt over een geïntegreerd vervoersnetwerk van elke luchthaven naar iedere bestemming. Bovendien is reizen een belevenis op zich dankzij de unieke bergpanorama’s. De meeste hotels en congresaccommodaties liggen doorgaans dicht bij stations zodat een korte rit met het openbaar vervoer volstaat. ■ Voor elk wat wils: Zwitserland is een land vol afwisseling met bergen, steden, gletsjers, palmbomen,… ■ Traditioneel of modern: bezoekers kunnen kiezen uit moderne conferentiecentra of gezellige houten chalets verscholen in de bergen. ■ Kwaliteit: Zwitserland staat voor betrouwbaarheid, stiptheid, veiligheid, politieke en economische stabiliteit,… ■ Duurzaamheid: Zwitserland staat op nummer 1 in de milieuprestatiesindex van de Yale University.

[email protected]

Our Conference Center. MySwitzerland.com/meetings Topkwaliteit, wereldberoemde hotels en restaurants, goede bereikbaarheid, unieke en veilige locaties omringd door adembenemende natuurpracht ... Zwitserland heeft het. Het Switzerland Convention & Incentive Bureau geeft als Zwitserland-expert kosteloos en vrijblijvend advies en biedt hulp bij het organiseren van uw meetings en incentives. Voor meer informatie: per telefoon 02/345 83 57 of per e-mail: [email protected]

DECEMBER 2012 · 9

NIEUWS

“Een ongeluk is snel gebeurd” ■ Vraag: Waar moet je zeker rekening mee houden als je een evenement wil organiseren? ■ Antwoord: Hou je aan de wettelijk vastgelegde veiligheidsbepalingen.

De tijd dat je zomaar in het wilde weg een evenement kon organiseren, is lang voorbij. De praktijk heeft – jammer genoeg – meermaals aangetoond dat het weleens erg fout kan lopen, vooral dan op het vlak van de veiligheid van de aanwezigen. Om te vermijden dat er op evenementen slachtoffers vallen, heeft de wetgever dan ook strikte regels voorzien. En als de organisator daar geen rekening mee houdt, dan zal hij over het algemeen persoonlijk aansprakelijk worden gesteld mocht er iets verkeerd lopen. Met andere woorden: het organiseren van een evenement kan verregaande gevolgen hebben, niet alleen voor je emotionele rust, maar ook voor je portemonnee. Een ‘ongeluk’ is immers snel gebeurd.

Gelinkt met de plaats van het gebeuren

“Als organisator ben je persoonlijk verantwoordelijk voor de veiligheid van de aanwezigen”, zegt Christophe Samyn, expert eventorganisatie. “De regelgever stelt dat de organisator alle noodzakelijke maatregelen moet nemen om de risico’s te minimaliseren die de veiligheid van de aanwezigen in het gedrang kunnen brengen. Om dit juist te interpreteren, is het in de eerste plaats belangrijk om te weten wat de omvang van de persoonlijke aansprakelijkheid is.”

3 TIP

OPLEIDING

RESPECTEER DE WET

de betrokken autoriteiten (vaak de burgemeester) die de verantwoordelijkheid voor de veiligheid van de personen zullen dragen. Let wel: vaak zullen de overheden naar aanleiding van het evenement een deel van de locatie – bijvoorbeeld enkele straten – tijdelijk als privégebied aanduiden, en dan komt de verantwoordelijkheid terug op de nek van de organisator terecht. In geval van een evenement dat voor het publiek toegankelijk is op een bepaalde plaats delen de exploitant en de organisator de verantwoordelijkheid. Hierbij is er zo goed als geen verschil tussen ‘open’ (toegankelijk voor iedereen) en ‘gesloten’ (enkel op uitnodiging) evenementen. Ook het feit dat er moet worden betaald, maakt geen verschil uit.”

En concreet? WETGEVING. Christophe Samyn (centraal op de foto): “Als organisator ben je FOTO: PRIVÉ persoonlijk verantwoordelijk voor de veiligheid van de aanwezigen.

“Deze is bovendien gelinkt aan de plaats waarop het evenement wordt georganiseerd. Gaat

dit door op een ‘publieke plaats’ (zoals kerstmarkten of sportieve evenementen), dan zijn het

AANDACHTSPUNTEN De organisator moet een analyse maken van de risico’s verbonden aan zijn evenement. De belangrijkste punten die moeten worden nagekeken, zijn: ■ Zijn de benodige vergunningen aanwezig ?  ■ Wat is de maximale capaciteit van de zaal/zone?  ■ Beschikt de plaats van het gebeuren over evacuatieplannen? ■ Is er een branddetectie-

systeem? ■ Zijn er genoeg brandblussers en zijn deze zichtbaar? ■ Is er voldoende personeel aanwezig om de participanten te evacueren? ■ Zijn de gemonteerde elementen (metalen structuren, elektrische elementen, …) geverifieerd en gevalideerd door een controleorganisme? ■ Wie zal wat doen in geval van een evacuatie? Is er een evacuatieplan opgesteld?

Three Departments... One Goal.... Create YOUR Solutions!

Maar wat moet je dan eigenlijk doen opdat je niet persoonlijk aansprakelijk wordt gesteld voor ongevallen? Samyn: “Eerst en vooral moet de organisator en exploitant over de nodige vergunningen beschikken. Daarnaast dient er branddetectie te zijn, moeten er voldoende zichtbare evacuatiemogelijkheden voorzien worden, dienen hulpdiensten snel en efficiënt ter plaatse te geraken en moet je een coherent crisisplan opstellen dat in geval van calamiteit meteen operationeel kan zijn. Om problemen te vermijden, is het dan ook aangeraden om je door een expert te laten bijstaan. Op de rechtbank kan je immers geen onwetendheid inroepen...”

“Niet zomaar een feestje” “Een evenement logistiek coördineren vereist heel wat kennis en inlevingsvermogen”, vertelt Jo Haegeman, gastprofessor projectmanagement aan Katho. “Tijdens mijn lessen probeer ik de studenten bij te brengen hoe ze van A tot Z een evenement organiseren. Dat gaat van intakegesprekken en het bepalen van doelstellingen over creatieve ideeën bedenken tot de uiteindelijke regie tijdens het evenement.” “Een evenement organiseer je steeds met een reden.Hiervoor dien je twee basisaspecten in acht te nemen: de startsituatie van het bedrijf en de beoogde doelstellingen. Met de startsituatie bedoel ik de volledige context waarbinnen het bedrijf leeft: heeft dit net een award gewonnen, is er een overname gebeurd, wat is de bedrijfscultuur, enz. Het bepalen van de eventdoelstellingen is van primair belang. Let wel: deze zijn niet altijd (rechtstreeks) commercieel.Zo is bijvoorbeeld een personeelsfeest vooral gericht op het verhogen van de interne motivatie van de werknemers.”

Heersende trends

“Eventbureaus zijn de laatste vijf tot acht jaar sterk geprofessionaliseerd,onder meer dankzij een sterkere focus op evenementiële communicatie waardoor ze beter kunnen inspelen op de strategische behoeften van bedrijven.” “Je kan het niet maken om de heersende trends (zoals social media, storytelling, gamification) te negeren.Toch moet het doel altijd op de eerste plaats komen.” DAAN DE BECKER

ELS JONCKHEERE

[email protected]

[email protected]

White Rabbit is een gewaardeerd* evenementenbureau. We zijn specialisten in evenementiële communicatie en bedrijfsevenementen.

• Your Event...Global Solutions • Your Event... We pilot your creations • Your Event... We organize your logistics • Check Our... «Best Way To» Concept • Check Our... Yearly Seminar Sessions Do not hesitate to contact OPSMAN We are At Your Service : •www.opsman.eu •[email protected] •Contact Nr: +32.472.504.704

white-rabbit.be @whiterabbit_be follow the white rabbit 09 233 05 14 * Enquête Experience Magazine, Belgische top 10 in 2010, 2011, 2012

10 · DECEMBER 2012

INSPIRATIE

FOTO’S: TOERISME ZWITSERLAND

Vergaderen op een originele locatie

DECEMBER 2012 · 11

NIEUWS

4 Studenten nemen het TIP

heft in eigen handen ■ Vraag: Hoe kunnen studenten ‘Event- & Projectmanagement’ dichter bij het eigenlijke werkveld komen en kennis maken met eventgerelateerde bedrijven? ■ Antwoord: Door zelf een ‘Event Experience’ te organiseren. Half december vond voor de eerste keer Event Experience plaats, een organisatie van zes studenten Event- & Projectmanagement aan de Arteveldehogeschool in Gent. Doelstelling was om hun studieopleiding in de kijker te zetten en om praktijkervaring op te doen. Rekrutering stond centraal in het totaalconcept, wat vorm kreeg door workshops, gastsprekers (zoals ‘Goe gebakken’-kok Wim Ballieu) en een jobbeurs. Docent & vakgroepvoorzitter An Boone en coach Frederic Seghers leidden het geheel in goede banen.

Grote uitdaging

“De laatstejaarsstudenten kregen de opdracht om zelf van A tot Z een evenement uit te werken”, be-

DOE ERVARING OP

Brug

“Tijdens de opleiding krijgen de studenten natuurlijk de juiste vaardigheden aangeleerd”, stelt Seghers. “Maar het is niet altijd gemakkelijk om de juiste stageplaats te vinden om praktijkervaring op te doen. Door de organisatie van Event Experience werd er tussen de studenten en eventgerelateerde bedrijven een brug geslagen. We hebben duidelijk getoond dat we in het project geloven en het ook aankunnen.”

CV-screening TEAMWORK. Het volledige projectteam achter ‘Event Experience’, waarbij de FOTO: PRIVÉ laatstejaarsstudenten van A tot Z een evenement moesten uitwerken.

gint An Boone. “Zo kwamen zij op het idee om een evenement voor hun eigen richting te organiseren met als hoofddoel om de studenten van het eerste en tweede jaar Event- & Projectmanagement te motiveren om zelf ook events te organiseren.” Ulrieke Van de Weghe, communicatieverantwoordelijke van

Event Experience en zelf laatstejaarsstudente van de EPM-opleiding, vult aan: “Daarnaast focuste Event Experience vooral op rekrutering en kennismaking met eventgerelateerde bedrijven. Het was een uitdaging om zélf een beurs te organiseren in plaats van aan bestaande sport- of cultuurmanifestaties deel te nemen.”

Voorzitter Event Experience Team Jonas Peirs: “Het was een unieke kans om met bedrijven kennis te maken in een win-winsituatie. Voor studenten is het niet altijd zo evident om een degelijk CV op te stellen. Met de workshop ‘CVscreening’ werden ze dus al een heel eind op weg geholpen. Een andere workshop ging over creativiteit. Daarin werd aangeleerd om naar bedrijfsmensen toe te stappen. Door deze nieuwe invalshoek leerden we hen om in teamverband te werken.”

“Ik ben heel trots op de vakgroep”, besluit Marleen Coutuer, coördinatrice van de opleiding Officemanagement. “Het is fascinerend om deze jonge studenten na drie jaar te zien uitgroeien tot echte professionals die klaar zijn voor het werkveld.”

Ideeënboom

De op Event Experience aanwezige bedrijven reageerden positief. Nicolas Van den Eynden, Gent ICC en Gourmet Invent: “Wij sprongen meteen mee op de kar, want wij geloofden in het project en in de jonge organisatoren. Bij hen zit immers het ondernemerschap en de creativiteit. Zelf zijn wij het ‘groene lijn’-denken genegen en startten daarom ons ‘Gourmet Green’-project op. Op onze ideeënboom kon al wie dit wou zijn ecologische en creatieve suggesties neerpennen. De interactie tussen de standhouders en de studenten was breed en ook tal van innovatieve aspecten kwamen aan bod.” WOUTER PEETERS [email protected]

 Bachelor in het officemanagement Afstudeerrichting: Event- en projectmanagement

Schuilt er een eventmanager in jou? - Communicatief? - Problemsolver?

- Organisatietalent?

De bacheloropleiding Officemanagement, afstudeerrichting Event- en projectmanagement leidt je op tot een hands-on eventmanager. Via tal van praktijkprojecten word je getraind in de commerciële, logistieke en financiële aspecten van evenementen en beurzen (zoals de Student Kick-Off, Omloop Het Nieuwsblad, I Love Techno ...). Je leert zelfstandig een creatief concept voorstellen, verkopen en projectmatig uitwerken van A tot Z. Tijdens je opleiding werk je samen met tal van bedrijven en organisaties. Na drie jaar ben jij een startklare professional.

 Postgraduaat Business event management Heb jij al een bachelordiploma op zak en wil je je carrière (her)oriënteren naar de organisatie van business events? Het postgraduaat Business event management leidt jou op tot een creatieve projectmanager die thuis is in event planning, management, logistiek en communicatie. Je komt in contact met experts en belangrijke spelers uit de eventsector. Dit postgraduaat loopt over 1 academiejaar en kan je combineren met een job of een andere opleiding. Arteveldehogeschool, campus Kantienberg, Voetweg 66 - 9000 Gent tel. 09 234 71 20 - [email protected]

www.arteveldehogeschool.be

Infodagen: 23 februari – 20 april – 29 juni – 31 augustus 2013, telkens van 10 tot 17 uur op campus Kantienberg.

WE STAGE THE SHOW

Y O U STEAL IT

the right location / the right team / the right results

Jan Van Rijswijcklaan 191 2020 Antwerpen T. +32 (0)3 260 81 20 [email protected]

Maaltekouter 1 9051 Gent T. +32 (0)9 241 92 11 [email protected]

Place d’Armes 1, 5000 Namur T. +32 (0)81 47 93 47 [email protected]

www.antwerpexpo.be

www.flandersexpo.be

www.namurpalaisdescongres.be

Awarded ‘Green Key’ eco-label

Meer info of ons een bezoek brengen? Contacteer ons! @ArtexisBelgium