DEZE THEMABIJLAGE WORDT GEPUBLICEERD DOOR MEDIAPLANET EN VALT NIET ONDER DE VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE REDACTIE VAN DE STANDAARD

DEZE THEMABIJLAGE WORDT GEPUBLICEERD DOOR MEDIAPLANET EN VALT NIET ONDER DE VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE REDACTIE VAN DE STANDAARD

Interactie Samenwerking zorgt voor betere resultaten

Verandering Inrichting Ondersteuning en Op zoek naar communicatie cruciaal het ‘thuisgevoel’

HET NIEUWE WERKEN

5 TIPS

OM EEN NIEUWE WEG IN TE SLAAN

FOTO: YVAN GLABIE

THUIS ZIJN OP KANTOOR

Een modern kantoor is een ontmoetingsplaats waar elke werknemer zich op zijn plaats voelt GETRONICS LAAT HET NIEUWE WERKEN WERKEN Virtueel samenwerken door gebruik te maken van nieuwe technologieën helpt bedrijven hun kosten te verlagen en de productiviteit van hun medewerkers te vergroten.

wenst u meer informatie? ga naar nwow.getronics.be of neem contact met ons op via [email protected] www.getronics.com

2 · NOVEMBER 2012

UITDAGING Vorig jaar staken acht bedrijven de koppen bij elkaar via het kennisplatform www.slim-werken.be. “Met dit initiatief willen we Belgische organisaties helpen om Het Nieuwe Werken versneld in te voeren”, zegt projectleider Elke Jeurissen.

IN DE KIJKER

PAGINA 5

“Barrières tussen droom en realiteit wegwerken”

A

ls we iedereen toelaten thuis te werken, creëren we een paradijs voor luieriken... Bent u het eens met deze uitspraak van Boris Johnson, de flamboyante burgemeester van Londen? Drie op de vier bedrijfsleiders in zijn stad zijn dat alvast niet. Net als u hebben ze deze zomer genoten van de Olympische Spelen in Londen. De lokale overheid vreesde totale verkeerschaos en massaal absenteïsme en riep bedrijven in en rond de stad op om tele- en thuiswerk toe te laten. Met succes. De helft van de werkgevers in Londen liet voor het eerst een of andere vorm van dit ‘nieuwe werken’ toe. Uit de praktijk bleek dat medewerkers gemotiveerder en productiever waren. 47 procent van de bedrijven besloot het pilootproject verder te zetten na afloop van de Spelen. Aanvankelijk sceptisch, hadden ze met eigen ogen gezien wat Het Nieuwe Werken kan betekenen.

Coalitie acht bedrijven

Als het in Londen kan, kan het in België ook, dat nieuwe werken. Om een en ander te versnellen en ervaringen uit te delen, werd een coalitie opgestart door acht bedrijven die openstaat voor alle organisaties die mee aan de kar willen trekken, www.slimwerken.be Het Nieuwe Werken vertrekt vanuit vertrouwen in het talent van mensen. Bedrijven die het toepassen, organiseren het werk zodanig dat mensen en teams een maximale autonomie

1

krijgen om hun doelstellingen in te vullen. Dat veronderstelt wel dat managers aan hun teamleden duidelijk maken wat ze precies van hen verwachten, zodat het resultaat meetbaar wordt.

(Stepstone, 2012). In 2020 zijn er voor elke tien mensen die de arbeidsmarkt verlaten, slechts zeven die nieuw op de arbeidsmarkt komen. De nieuwkomers krijgen het dus voor het zeggen.

Motivatie

Van droom naar realiteit

Slim werken is graag werken. En gemotiveerde werknemers zijn productieve werknemers. Vindt u het normaal dat steeds meer mensen van vijftig jaar volledig uitgeblust zijn op het werk? Dat hun ervaring en talenten verloren gaan? Presteren en je goed voelen op het werk heeft veel te maken met motivatie. Dit heeft dan weer te maken met een gevoel van vrijheid en controle over wat je doet. Zo is bewezen dat mensen met flexibele werkuren relatief minder stress hebben dan zij die aan rigide uurroosters gebonden zijn. Als straks iedereen langer moet gaan werken, hoe houden we dan iedereen gemotiveerd? En hoe krijgen we de Belgische arbeidsparticipatie van zeventig procent verder omhoog, zodat de concurrentiepositie van België wordt versterkt?

2

Mobiliteit

Het Nieuwe Werken is niet alleen belangrijk om werknemers gemotiveerd te houden. Wist u dat we in Brussel en Antwerpen gemiddeld meer dan zeventig dagen per jaar in de file staan? Onze files zijn erger dan die in bijvoorbeeld Londen, New York en Parijs. Alleen in Milaan is de verkeerschaos nog groter (Inrix, 2012). Bijna 9 op de 10 Belgen zou bovendien graag af en toe thuis werken

3

Hoewel de voordelen van Het Nieuwe Werken steeds duidelijker zijn, staan er tussen droom en realiteit ook heel wat barrières.Vorig jaar staken acht bedrijven daarom de koppen bij elkaar. Microsoft,Telenet, USG People, SD Worx, Out of Office, FOD Sociale Zekerheid, Flanders Synergy en Euro Green IT willen Belgische organisaties helpen om Het Nieuwe Werken versneld in te voeren. Dat doen we concreet via ons kennisplatform www.slim-werken. be,waar werkgevers en werknemers inspirerende cases en concrete tips delen.We praten ook met de overheid over een beter wetgevend kader. Daarnaast werken we actief mee aan interactieve workshops en sluiten we partnerships met andere fans van slim werken. Hoe zit dat precies met de arbeidswetgeving? Welk interne regels moet je afspreken? Hoe pas je de werkplek aan en welke technologie gebruik je best? Hoe leer je werknemers en managers omgaan met Het Nieuwe Werken? Als u ook worstelt met deze vragen of u wilt uw ervaring delen,sluit u dan aan en vervoeg de honderd organisaties die dat eerder deden. Het kan gratis en snel op onze site.

4

Elke Jeurissen Projectleider www.slim-werken.be

“Slim werken is graag werken. En gemotiveerde werknemers zijn productieve werknemers. Het is toch niet normaal dat steeds meer mensen van 50 uitgeblust zijn?”

Meer informatie: www.slim-werken.be Twitter: @nwowbe Facebook: facebook.com/nwowbe

!

waar je ook naartoe wil met je loopbaan... De VDAB effent het pad. Voor meer informatie: bel 0800 30 700 (elke werkdag van 8 tot 19u) of surf naar www.vdab.be.

De gemeente Houthalen-Helchteren richtte een volledig nieuw administratief centrum (NAC) op

Flexwerkplekken

p. 4

Efficiëntie

p. 6

Werken in de sfeer van Starbucks.

Tips om kosten te besparen, maar de productiviteit te verhogen.

We make our readers succeed! HET NIEUWE WERKEN, DERDE EDITIE, NOVEMBER 2012 Managing Director: Christophe Demir Editorial & Production Manager: Evi Vanparys Junior Production Manager: Daan De Becker Business Developer: Thijs Dely Project Manager: Karl Van Robaeys Tel: +32 2 421 18 23 E-mail: [email protected] Redactie: Bert Verbeke, Roosje Lowette, Sofie De Niet, Daan De Becker Lay-out: I Graphic Email: [email protected] Print: Corelio Distributie: De Standaard Mediaplanet contactinformatie: Tel: +32 2 421 18 20 Fax: +32 2 421 18 31 E-mail: [email protected] D/2012/12.996/19 @MediaplanetBE /MediaplanetBelgium Mediaplanet ontwikkelt hoogwaardige bijlagen die zich richten op een specifiek thema en de daarbij behorende doelgroep. Zo brengen wij lezer en adverteerder dichter bij elkaar. Deze bijlage wordt gepubliceerd door Mediaplanet en valt niet onder de verantwoordelijkheid van de redactie van De Standaard.

NOVEMBER 2012 · 3

1 TIP

NIEUWS

De kern blijft een verandering op vlak van cultuur en organisatie ■ Vraag: Waarop moet een bedrijf letten als het de overstap naar Het Nieuwe Werken maakt? ■ Antwoord: Een aangepast HR-beleid vormt de basis, een slimme kantoorinrichting en gepaste IT-tools ondersteunen het geheel. Niks staat stil, alles beweegt. Dat geldt ook voor onze manier van werken.De enorme technologische vooruitgang creëert elke dag nieuwe mogelijkheden. En flexibeler management maakt het mogelijk om tijd-en plaatsonafhankelijk te werken en mensen te beoordelen op hun resultaten in plaats van op hun werktijd. Expert Benny Corvers verduidelijkt en geeft advies. “Het Nieuwe Werken betekent in essentie een verandering bij het aansturen en evalueren van mensen. IT speelt daarin een rol omdat het flexibel werken ondersteunt. En ook een aangepast kantoor kan andere manieren van werken faciliteren. Maar de kern van de zaak blijft een verandering op vlak van cultuur en organisatie.”

Nieuwe rol manager

“Die verandering kan je doorvoeren door je managers en medewerkers intensief te ondersteunen en te begeleiden”, vervolgt Corvers. “Train hen en voer een degelijk change management proces in. Ook intensieve coachingtrajecten horen hier thuis, zodat je van je managers echte people-managers maakt. En dat is cruciaal. In een omgeving van Het Nieuwe WerBenny Corvers Expert

ZORG VOOR OPEN COMMUNICATIE

schikbaar op. Gebruik hiervoor al je communicatietools en wees creatief: blogs, postercampagnes, ontbijtsessies, informatiesessies, rondleidingen,…”

Slim design

COMBINEREN. Met een slim spel van meubilair, licht en kleur sta je soms versteld FOTO: PRIVÉ van de ruimte en mogelijkheden.

ken verandert de rol van de manager fundamenteel. In een organisatie met hooggeschoolde medewerkers zie je de beste technici doorstromen als manager, maar vaak schieten ze tekort op vlak van people-management. In die rol zijn andere eigenschappen belangrijk zoals begaan zijn met je team, bijsturen waar nodig en de werkinhoud helpen invullen.”

Beschikbaar en creatief

“Naast ondersteuning is het enorm belangrijk dat je communiceert. Niemand houdt van verandering, dus je stoot gegarandeerd op weerstand. Van medewerkers, maar ook van afdelingen die zich niet betrokken voelen, vakbonden en zelfs het management en de directie. Zoek daarom interactie op, luister oprecht naar de mensen en stel je be-

VIJF MISVERSTANDEN OVER HET NIEUWE WERKEN ■ Het is thuiswerken Thuiswerken is geen verplichting, noch een privilege. Het enige doel: efficiëntie, tijdswinst en een beter evenwicht tussen werk en privé. ■ Het gebeurt vrijer en blijer Klopt, maar er komen ook extra verantwoordelijkheden bij kijken. Je moet daarnaast leren vertrouwen en loslaten en resultaatafspraken moeten objectief gemeten kunnen worden. ■ Het is een ordinaire bezuinigingstruc verpakt in een mooi verhaal

Het Nieuwe Werken gebruikt besparingen waar mogelijk, maar dat is geen doel op zich. ■ Je moet overal en altijd beschikbaar zijn Integendeel: zelfstandig plannen, organiseren en transparant communiceren zijn belangrijke pijlers. ■ Het is alles of niets Het project kadert het best in een langetermijnproject waarbij stap voor stap en binnen bepaalde grenzen werk wordt gemaakt van een andere manier van werken.

Dit HR-aspect kan pas echt floreren als het gedragen wordt door een doordacht IT- en facilitiesbeleid. Corvers: “Voor de inrichting van je kantoorruimte neem je best een expert in de arm. Die denkt mee na over de inrichting in functie van de verschillende activiteiten. Hij goochelt ook met je beperkt aantal vierkante meters.Met een slim spel van meubilair, licht en kleur sta je soms versteld van de ruimte en mogelijkheden.”

Niemand houdt van verandering. Open communiceren is de boodschap Mature technologie

“Op IT-vlak heb je als bedrijf vooral de tools nodig die nieuwe vormen van samenwerken mogelijk maken.Denk maar aan videoconferencing, tablets, smartphones en digitale workflows. Dat zijn geen stateof-the-artaanpassingen, maar dat hoeft ook niet. Gebruik zoveel mogelijk mature technologie waarvan je zeker weet dat die werkt.” “De implementatie van Het Nieuwe Werken heeft wel wat voeten in de aarde. Naast de vele voordelen impliceert het ook ingrijpende veranderingen in het leven van de medewerkers. Zulke aanpassingen vragen altijd een stevige fundering. De bewustmaking bij het management is heel belangrijk.Maar eens het bedrijf zover is,voelt het veel natuurlijker aan”,besluit Corvers. ROOSJE LOWETTE [email protected]

CASE STUDY

Ga stap voor stap te werk Het Nieuwe Werken gaat niet onopgemerkt voorbij. Dat zie je aan het aantal geïnteresseerde bedrijven dat overweegt om het concept in te voeren. Consultant Ludo Constant en zijn team hebben al heel wat geslaagde projecten op hun palmares staan. Op dit moment begeleiden ze de invoering van Het Nieuwe Werken bij Sanoma Media. Constant: “De beslissing van Sanoma Media om Het Nieuwe Werken te implementeren maakt deel uit van een grotere strategische visie: zich positioneren als mediabedrijf van de toekomst. Een beslissing die onvermijdelijk een verandering op vlak van werken met zich meebrengt. Omdat het hiermee nog geen ervaring had, ging Sanoma Media op zoek naar een professionele partner. De strategische krijtlijnen stonden op dat moment al op punt en vormden een solide basis waarop kon worden verder gebouwd. Naast de voor de hand liggende IT-veranderingen werd er ook gefocust op de kantoorinrichting en Change Management.”

Stap voor stap

“Met een sterke betrokkenheid vanuit het topmanagement werd er een visiedocument uitgewerkt. Dat dient vooral in de beginperiode als kompas bij onduidelijkheden, vragen of discussies. Maar na verloop van tijd moet die inhoud bij wijze van spreken tot de genen van alle medewerkers behoren.” “Heel belangrijk op dat vlak: implementeer de veranderingen stap voor stap. Bij Sanoma Media staat er een verhuis op het programma die de start van Het Nieuwe Werken inluidt. Maar de werkmethode, nieuwe IT-tools en omgangsvormen worden nu geleidelijk ingevoerd. Dat maakt het voor alle betrokkenen veel overzichtelijker.”

4 · NOVEMBER 2012

2 TIP

INSPIRATIE

CREËER DE JUISTE SFEER

FLEXIBELER ÉN PRODUCTIEVER Medewerkers van een bedrijf actief in organisatieontwikkeling kunnen sinds enkele maanden kiezen tussen twee flexkantoren. Consultant Erik Roger deelt zijn ervaringen.

DOORDACHT. Coworkingplekken zijn ingericht op een manier die het midden houdt tussen zakelijkheid en huiselijkheid .

FOTO: VALERIE CLARYSSE/RE:FLEX

Werken in de sfeer van Starbucks

■ Vraag: Waar ligt de meerwaarde van flexwerkplekken? ■ Antwoord: Deze bieden werknemers een professionele omkadering met alle voorzieningen zonder hiervoor telkens naar het bedrijfskantoor te moeten afzakken. De grenzen tussen privé en werk vervagen, flexibiliteit is daarbij het sleutelwoord. Steeds meer werknemers kiezen voor een ‘nomadische’ manier van werken, waarbij ze zelf willen bepalen waar en wanneer ze werken. Vaak zijn ze vragende partij voor thuiswerk of voor andere flexibele vormen van een werkomgeving, die een betere balans tussen privé en werk mogelijk maken. Werkgevers spelen hierop in door alle technologie en communicatiemiddelen ter beschikking te stellen om hun werknemers persoonlijk en beroepsmatig optimaal te laten functioneren. Anderzijds laten ze hun medewerkers de vrijheid om gebruik te maken van flexkantoren met een waaier aan faciliteiten en diensten.

Zakelijk én huiselijk

Louter thuiswerken wordt niet altijd als ideaal ervaren, omdat men

riskeert afgeleid of opgeslorpt te worden door privébeslommeringen. Bovendien is een thuisomgeving niet altijd optimaal om professionele relaties te ontvangen. Ondanks de vraag naar flexibiliteit en vrijheid willen werkgevers toch een duidelijke scheiding tussen werk en privé. Een aantal vastgoedaanbieders spelen hier handig op in door innovatieve flexwerkplekken aan te bieden waar men kan neerstrijken met een laptop, collega’s of klanten. Deze coworkingplekken zien er overigens totaal anders uit dan traditionele kantoren, met een inrichting die het midden houdt tussen zakelijkheid en huiselijkheid en vaak de sfeer van

een Starbucks of een hotel oproept. Vanzelfsprekend zijn de werkplekken uitgerust met alle mogelijke

tie van workshops, presentaties of conferenties.

Een bedrijf dat niet tegemoet komt aan flexibel werken, krijgt het moeilijk om werknemers aan te trekken

De slaagkansen van de ‘derde werkplek’ hangen evenwel samen met een aantal voorwaarden: een goed bereikbare locatie die de reistijd beperkt, een inspirerende en motiverende omgeving, een optimale ondersteuning van de work-life balance én de beschikbaarheid van technologie. Een passend voorbeeld van een vernieuwende business hub is gevestigd op het gelijkvloers van Mechelen Campustoren, met gevarieerde flexwerkplekken en vergaderfaciliteiten.

audiovisuele middelen en bieden de vergaderzalen de mogelijkheid tot interactief vergaderen, videoconferencing en zelfs de organisa-

VERSCHILLENDE MOGELIJKHEDEN ■ Gevarieerde kantoorruimten met een moderne, inspirerende en professionele infrastructuur. Keuze uit individuele kantoren, ‘collaboration rooms’ en een business hub. ■ Multifunctionele meetingrooms voor vergaderingen, workshops en presentaties. Uitgerust met alle audiovisuele middelen en draadloos internet.

■ Brede dienstverlening: Onthaal, receptiediensten, meertalige telefoonbeantwoording, print- en presentatiefaciliteiten. ■ Aanvullende faciliteiten: Een business center met full-service kantoren, kinderopvang, fitnessruimte en bedrijfsrestaurant. ■ Flexibele huurtermijnen per uur, per dag, per maand of per jaar.

Slaagkansen

Uitdaging

Het nieuwe werken waarbij de werknemer de vrijheid krijgt te werken waar en wanneer hij wil, is een trend die zich de komende jaren sterk zal doorzetten. Dit vormt een belangrijke uitdaging voor bedrijven: wie niet tegemoet komt aan de veranderde verwachtingen op het vlak van flexibel werken, krijgt het wellicht moeilijker om nieuwe werknemers aan te trekken.

“Als ik de balans opmaak, dan zie ik toch vooral voordelen, in de eerste plaats op het vlak van flexibiliteit.Wij hebben een maximale vrijheid om onze werkuren te bepalen omdat de kantoren 24 uur per dag en zeven dagen per week open zijn. Een strakke ‘nine tot five’-werkindeling behoort tot het verleden: je werkt op het meest geschikte moment.”

Energie

“De keuze tussen twee flexkantoren zorgt ervoor dat we slim kunnen inspelen op het verkeer en dat komt de productiviteit ten goede. Van de flexkantoren maken ook andere bedrijven gebruik en zo leg je nieuwe contacten. Daarnaast kunnen wij er zaaltjes huren voor workshops en meetings met klanten. Door de knappe inrichting met veel daglicht is het prettig werken, ze geven me telkens weer veel energie.”

Valkuilen

“Bedrijven die starten met het concept van flexkantoren moeten wel opletten voor een aantal valkuilen, vooral dan op het vlak van interne communicatie en aansturing. Wij vangen dit op met wekelijkse fysieke teammeetings en regelmatige teamdagen. Het is voor ons erg belangrijk om niet enkel deskundig maar ook ervaringsdeskundig te zijn in Het Nieuwe Werken.” BERT VERBEKE

BERT VERBEKE [email protected]

[email protected]

3

NIEUWS

CENTRALISEER DIENSTEN

BRING YOUR OWN DEVICE

Bring your own device betekent dat een werkgever zijn werknemers toestaat om te werken met toestellen naar keuze die aangesloten worden op het bedrijfsnetwerk en voor privédoeleinden mogen gebruikt worden.

ALLES IN ÉÉN In Houthalen-Helchteren werden alle gemeentelijke- en OCMWdiensten ondergebracht in één Nieuw Administratief Centrum. FOTO: P. VANGELOOVEN (CREANDO)

Gemeente en OCMW slaan handen in elkaar ■ Vraag: Slaat Het Nieuwe Werken ook aan in een gemeentelijke context? ■ Antwoord: HouthalenHelchteren bewijst van wel.

Vernieuwing. Dat klonk niet zo lang geleden nog door de gangen van het gemeentehuis van Houthalen-Helchteren. Maar ook door die van het OCMW-kantoor, het politiebureau en nog andere semioverheidsinstellingen en privébedrijven. Die nieuwe wind waait nog altijd even krachtig, maar sinds kort slechts door één gebouw – het NAC of Nieuw Administratief Centrum (gebouwd door de THV Mandala in opdracht van het Autonoom Gemeentebedrijf). Hierin zetelen alle organisaties zodat inwoners, toeristen, verengingen of ondernemers voor al hun vragen of afspraken op hetzelfde adres terechtkunnen. Houthalen-Helchteren zet zich met dit initiatief als klantgerichte gemeente op de kaart.

Synergie

De aanleiding voor deze vernieuwende beweging? Twee bevindingen die de gemeente formuleerde. Ten eerste: de manier waarop openbare besturen werken en al dan niet samenwerken, moet veranderen. Ten tweede: door de vergrijzing en toegenomen werkdruk zullen lokale besturen in de toekomst meer moeten doen met

NOVEMBER 2012 · 5

TIP

minder middelen. Het antwoord op beide vraagstukken kreeg vorm in een nieuw administratief centrum met een duidelijke basisdoelstelling: een uniek samenwerkingsmodel voor Vlaanderen tussen gemeente en OCMW.

Aangepaste werkplekken

Het nieuwe gebouw valt meteen op dankzij de levendige ronde vormen en sprankelende kleuren. Centraal in de hal heb je het onthaal met wachtzones, verschillende balies en discrete spreekruimtes. Achter de schermen liggen flexibele werkplekken, afgestemd op hun doel: interne vergaderingen, stille ruim-

tes om geconcentreerd te werken of een lounge om open communicatie en creativiteit te stimuleren. De refter is zo ingericht dat die ook buiten lunchtijd van pas komt als ontmoetingsplek voor het personeel. En in de gezamenlijke publiekruimte liggen de bibliotheek, het toeristisch infopunt en een uitgebreid archief. Als kers op de taart biedt het NAC ook onderdak aan een supermoderne raadszaal, trouwzaal en brasserie.

Nieuwe start

Maar Het Nieuwe Werken vraagt meer dan alleen een gebouw dat in het oog springt. Duurzame veran-

OP MAAT VAN INWONERS EN WERKNEMERS Het Nieuwe Werken in Houthalen-Helchteren stond helemaal in het teken van haar inwoners. Dankzij de vernieuwingen genieten ze van een beter onthaal en een efficiëntere opvolging.

1

■ Hebben ze een reispas, bouwvergunning of mantelzorgtoelage nodig? Of willen ze een fietskaart, informatie over serviceflats of een afspraak? Slechts één adres! ■ Of de klant nu een mail stuurt, belt of langskomt: zowel een OCMW- als gemeentedienst helpt hem verder volgens

dezelfde principes. Dat geeft duidelijkheid en transparantie. Daarnaast profiteren ook de werknemers van de nieuwe situatie.

2

■ De nieuwe manier van werken ondersteunt hen zodat ze zinvoller, efficiënter en klantgerichter werken. Een goede omkadering zorgt ook voor meer werkplezier. ■ Dankzij nieuwe spreekkamers ontvangen ze bezoekers in een rustige en discrete ruimte – de perfecte omgeving om dossiers door te nemen.

dering betekent ook een aanpassing bij de werknemers. Hun oude werkmethodes en procedures krijgen een grondige herziening, net zoals hun manier van omgaan met elkaar. Een doorgedreven personeelsbeleid zorgt zeker in het begin voor de nodige ondersteuning. Dankzij technologische vernieuwingen zoals laptops, tablets en smartphones, full wifi en VOIP, google apps business suite voor mail, agenda en informatiebeheer, communiceren de werknemers plaats-en tijdsonafhankelijk. Alle informatie staat bovendien in de cloud (via google apps), klaar om gebruikt te worden door medewerkers die op verplaatsing werken in de wijken, het lokaal dienstencentrum of vanuit hun bovenlokaal overleg.

Transparantie

Voor de bezoekers van het NAC is er dan nog het klantbegeleidingssysteem dat de instroom naar de loketten stuurt, de digitale signalisatie en de raadszaal waar de zitting van de gemeenteraad ondersteund wordt met camera’s, livestream uitzendmogelijkheden en elektronische stemmingen geïntegreerd in de verslaggeving. Alles om meer transparantie te bieden naar de burger.

Het kan hierbij gaan over een gsm of smartphone, een tablet of zelfs een laptop. De werkgever komt in zekere mate tussen in de kosten van de aankoop, maar zorgt in ieder geval voor de beveiliging van het bedrijfsnetwerk. Deze manier van werken brengt heel wat voordelen met zich mee, maar toch is niet iedereen overtuigd van de meerwaarde. Enkele voor- en nadelen op een rijtje.

Voordelen

Het is handiger en sneller om met één toestel alles te doen. Je moet niet langer op twee plekken (privé en professioneel) zaken up-to-date houden. Het materiaal en de software zijn in veel bedrijven/ scholen verouderd ten opzichte van het materiaal dat de werknemers zelf ter beschikking hebben. Door dit ‘nieuwere’ materiaal te gebruiken, werk je dus heel wat efficiënter. Iets waar je baas weinig op tegen kan hebben. Voor sommige mensen speelt hun status mee. Zij vinden het geweldig om hun kennis van de laatste nieuwe gadgets tentoon te spreiden en zijn bereid om daar zelf in te investeren.

Nadelen

ICT-afdelingen en risk managers verliezen de controle over de toestellen die in de onderneming gebruikt worden.Wie gaat zorgen voor ondersteuning als daar nood aan is en wat gebeurt er met confidentiële data op het ogenblik dat medewerkers hun smartphone verliezen? Ook vakbonden zien die verschuiving niet graag: gaan werkgevers werknemers niet onder druk zetten om altijd aan het werk te zijn en zullen ze het evenwicht leven/werken op die manier niet te zeer onder druk zetten? DAAN DE BECKER

ROOSJE LOWETTE [email protected]

[email protected]

6 · november 2012

inspiratie Het Nieuwe Werken zou de oplossing zijn voor het fileprobleem, werknemers gelukkiger maken, de kosten verlagen maar de productiviteit verhogen en het is de manier bij uitstek om talent aan te trekken. Maar waarom zien we dit dan nog maar zo weinig gebeuren? Consultants Dieter Segers en Arnout Van Hoeke gaan op zoek naar antwoorden.

“Geen woorden, maar daden!” Expertise “Elke dag verschijnen er artikels over de grote uitdagingen waar de arbeidsmarkt de komende jaren voor komt te staan: Besparingen, langer werken, burn- outs, worklife balance, niet in te vullen vacatures,… Het Vlaamse wegennet geraakt stilaan verzadigd en terwijl politici discussiëren over bruggen en tunnels, gaat er dagelijks nog steeds heel veel kostbare tijd verloren. Gemiddeld doen we 52 minuten over de ochtendspits en ’s avond opnieuw dezelfde weg naar huis.”

Arnout Van Hoeke Consultant

Jong en oud

“Vanaf 2015 zal de uitstroom van onze arbeidsmarkt groter worden dan de instroom, met onder meer een stijgende werkdruk als gevolg. We breken elk jaar opnieuw records als het gaat om stress, burn-out en andere aan de werkdruk verbonden ziektes. Bedrijven zullen actief moeten zoeken naar de beste jonge talenten om de hoeveelheid werk zo productief mogelijk te kunnen opvangen, maar daarnaast zullen ze ook een flexibele aanpak moeten hanteren om werknemers met jarenlange ervaring langer actief te houden. Zowel zij die uitbollen als zij die net een gezin gestart zijn, gaan op zoek naar een werkgever die een optimale work-life balance kan garanderen.”

Vrijheid

“Deze jongste generatie kijkt bovendien nog eens op een heel andere manier naar haar job. Tijdens hun studies hebben ze ge-

Dieter Segers Consultant

leerd om via groepswerk en een zelfstandige planning tot resultaten te komen. Niet zozeer de methode is van belang, wel de score die op het einde van het jaar werd behaald. En die vrijheid gaan ze na hun studies opzoeken bij de werkgever.” “Het lijkt moelijk om deze uitdagingen het hoofd te bieden, maar misschien is de oplossing niet zo veraf als het lijkt en schuilt toekomstig succes in een combinatie van maatregelen die al jaren bekend zijn. Deze combinatie heet Het Nieuwe Werken en krijgt de laatste maanden steeds meer aandacht. In Het Nieuwe Werken worden kenniswerkers (lees kantoorjobs) op een heel andere manier benaderd.”

“Vanaf 2015 zal de uitstroom van onze arbeidsmarkt groter worden dan de instroom, met meer werkdruk als gevolg” “Alle factoren in acht genomen, is de overstap naar Het Nieuwe Werken snel terugverdiend” Motiverende coach

“Door de werknemer opnieuw de verantwoordelijkheid over zijn taken te geven en hem hierbij te begeleiden in plaats van te controleren, creëert men een grotere betrokkenheid met de jobinhoud. De werknemer zal zich betrokken voelen tot het resultaat van zijn werk en zelf naar methodes gaan zoeken om dit zo efficiënt mogelijk aan te pakken. Hij voelt dat hij iets bijdraagt tot het bedrijf en dit werkt motiverend. Dit heeft wel een grote impact op het management en de manier van aansturen. De controlerende baas van vroeger zal meer en meer de motiverende coach worden, die samen met zijn team afspraken maakt, een planning op-

stelt en iedereen begeleidt om op het einde van de rit de puzzel perfect te laten passen.” “De Nieuwe Werker krijgt alle flexibiliteit om tot zijn resultaten te komen. Hij kan zelf afstemmen met zijn team waar, wanneer en hoe hij zal werken. Dankzij moderne ICT (een stabiel 3G- en wifinetwerk aangevuld met volwassen cloudtoepassingen) kan hij een deel van zijn job thuis, onderweg of in een ander kantoor uitvoeren, wat hem wapent tegen de file en op termijn een betere spreiding van woon-werkverkeer tot resultaat heeft. Op het nieuwe kantoor kan hij kiezen voor de werkplek die op dat moment het best bij zijn taak past. Deze worden niet meer altijd aan de persoon gelinkt maar wel perfect afgesteld aan de taken waarvoor ze moeten dienen, wat opnieuw een verhoging van de productiviteit met zich meebrengt.”

Financieel voordeel

“Het grote voordeel van al deze positieve effecten lijkt nog wel het financiële te zijn. Door het kantoor aan deze nieuwe situatie aan te passen, blijkt er heel wat minder oppervlakte nodig te zijn. Dat zijn vierkante meters die niet hoeven gehuurd, verwarmt (CO2) en schoongemaakt te worden. Dat maakt dat de overstap naar zo’n nieuw en aantrekkelijk kantoor op relatief korte termijn wel terugverdiend is.” [email protected]

Bureau in je tas Het Nieuwe Werken boomt. Meer en meer bedrijven overwegen de voor- en nadelen en wagen dan de sprong. Congressen hierover geven alle betrokkenen de kans om hun ervaringen te delen en nieuwe kennis op te doen. Na afloop gaan HR-managers minder bezorgd naar huis: ze vertrouwen erop dat hun werknemers wel degelijk efficiënter zullen werken en dat ze ook vanop afstand te vertrouwen zijn. IT-managers leren er dat hun vraagstukken technisch

Om rug- of nekklachten te vermijden, is een goede houding achter de laptop cruciaal mogelijk zijn en dat het bedrijfsnetwerk niet in gevaar komt. Toch ontbreekt de belangrijkste schakel in alle discussies: de werknemer zelf en zijn ergonomie tijdens het werken.

november 2012 · 7

AMORE, MAGIE of SMART?

Hoe prikkel je je werknemers zodat ze uit zichzelf gemotiveerd zijn, mee achter je bedrijfsvisie staan en zich geëngageerd en geïnspireerd opstellen? Sommige werkgevers focussen op tastbare doelen of resultaten waarop medewerkers rechtstreeks worden beoordeeld. Anderen bekijken het eerder visionair en stellen hogere doelen. Elk type doelstelling vraagt om een specifieke aanpak, beter gekend als AMORE,MAGIE en SMART.

AMORE

Een visie, een hoger doel of een droom moeten anderen inspireren en motiveren.Dat mag best ambitieus, recht uit het hart. AMORE staat voor Ambitieus,Motiverend, Onderscheidend, Relevant en Echt. Ondernemers zorgen met deze aanpak dat er iets beweegt in de organisatie. Zij fungeren door hun visie en hun functie als rolmodel. keuze Er zijn heel wat mogelijkheden om een comfortabele ontmoetingsplek in te richten, waar het bovendien functioneel werken is. foto’s: sedus Stoll AG en ergocomfort

Handige hulpstukken

te maken. En de ‘finishing touch’: een compact maar ergonomisch krukje.”

Linda Deijnckens, experte ergonomie op de werkvloer: “Ik ben heel vaak aanwezig op zulke congressen, maar meestal mis ik inderdaad het ergonomische aspect. Als de werkplek voor een stuk van de dag vervangen wordt door een andere, is het enorm belangrijk dat je ook op die nieuwe plek goede werkomstandigheden creëert. Niet alleen thuis, maar ook onderweg in een wachtruimte, in hotels of op een coworkingplek. Veel bedrijven zetten deze nood ergens onderaan hun agenda.”

Eigen verantwoordelijkheid

Eenvoudige maatregelen

Toch helpen enkele eenvoudige maatregelen je goed op weg. Deijnckens: “Werk je met een laptop of tablet? Dan doet een houder wonderen. Daarmee stel je de hoogte in en voorkom je rug- en nekklachten. Er bestaan heel dunne houders die nauwelijks iets wegen en die je dus heel gemakkelijk meeneemt. Ook een extern en compact klavier is een

must. Het grote voordeel hierbij is dat de muis vanzelf binnen de schouderzone valt – dat werkt minder belastend. Vermijd trouwens een te kleine muis. Een gemiddelde hand verkrampt om die te bedienen en dat geeft opnieuw overbelastingen. Een goed alternatief is de penmouse – in de vorm van een pen en een poin-

ter als je hem omdraait. Heel handig voor mensen die geregeld een presentatie moeten geven. Zowel het klavier als de muis vragen weinig plaats. Verzamel je houder, muis en klavier in een ergonomische draagtas en je krijgt een persoonlijke laptop- of tabletset – ideaal om van je keukentafel een volwaardig bureau

Werkt het personeel vaak op verplaatsing? Dan loont het als werkgever om aandacht te hebben voor comfort. Met een laptophouder bevorder je het lichamelijke welzijn én de productiviteit van werknemers. Toch ligt de bal niet alleen in het kamp van de werkgever. “Als werknemer moet je ook je eigen verantwoordelijkheid opnemen. Let op je houding. Zit je juist achter je computer en beweeg je tussendoor wel genoeg? Los van alle ergonomische maatregelen van bovenaf, begint de bewustwording in de eerste plaats bij jezelf. Moet je maar vijf minuten werken? Dan schaadt het niet om even in de zetel te gaan zitten. Maar vermijd dat je daar twee uur later nog altijd zit.”

MAGIE

Bij het vertalen van de missie in een tactiek komen de eigenschappen van MAGIE van pas – Meetbaar, Acceptabel, Gecommuniceerd, Inspirerend en Engagerend. Managers en teamleiders communiceren hier met alle betrokken partijen om te kijken of er een draagvlak is en of de doelstellingen inspirerend genoeg zijn zodat de organisatie die wil dragen.

SMART

Alle doelstellingen worden met SMART in concrete acties gegoten. De werknemer krijgt Specifieke,Meetbare,Acceptabele,Realistische en Tijdsgebonden doelstellingen. Iedereen weet precies wat van hem verwacht wordt en waarop hij beoordeeld zal worden. Op die manier werkt het personeel flexibel,doelgericht en gefocust. Werkt een organisatie volgens het AMORE – MAGIE – SMART principe? Dan mag het rekenen op intrinsiek gemotiveerde medewerkers. Het personeel heeft zowel inspraak in de dagelijkse targets die het moet behalen als in de visie van de onderneming zelf en dat creëert betrokkenheid.

Roosje Lowette

Roosje Lowette

[email protected]

[email protected]

8 · NOVEMBER 2012

INSPIRATIE ATMOSFEER Werknemers vergaderen beter in een stimulerende setting. FOTO: PRIVÉ

“Aanzet tot creativiteit, innovatie en ondernemingszin” “Het Nieuwe Werken zoals zich dat in vele gevallen manifesteert, zet niet echt aan tot veel creativiteit en innovatie. Een open landschapskantoor waarbij medewerkers hun laptop inpluggen in een steriele omgeving werkt allerminst productief of inspirerend”, opent Anouk van Oordt,expert in het ontwikkelen en implementeren van Het Nieuwe Werken. Anouk van Oordt Experte in het ontwikkelen en implementeren van Het Nieuwe Werken.

“In vele gevallen is het veel te stil op het kantoor en voelen heel wat medewerkers zich niet ‘veilig’ in een dergelijke omgeving. Overigens is niet enkel de inrichting van kantoren op zich een belangrijke factor, maar ook - en vooral – een verandering in het gedrag. Vooraleer een bedrijf wil overgaan tot Het Nieuwe Werken, moet men eerst grondig nadenken over de waarden

en de cultuur van de onderneming. Wat wil een bedrijf bieden aan zijn medewerkers, klanten, stakeholders en omgeving? Dit moeten ze vertalen naar de nieuwe functie van de kantooromgeving en de bijhorende faciliteiten. Ik ervan overtuigd dat mensen graag met elkaar samenwerken en open staan voor het delen van nieuwe ideeën. Een kil, weinig inspirerend kantoor is

NIEUWE MANIEREN VAN WERKEN GEVEN EEN POSITIEVE INDRUK ■ Nieuwe manieren van werken stimuleren flexibiliteit, vrijheid, informele ontmoetingen en communicatie, samenwerking en kennisdeling tussen medewerkers: dit leidt tot meer creativiteit en innovatie, hogere arbeidstevredenheid, productiviteit, bedrijfs-trots en grotere loyaliteit en betrokkenheid bij de organisatie. ■ Medewerkers ervaren meer

vrijheid, vertrouwen, eigen verantwoordelijkheid, plezier en een sterkere onderlinge verbondenheid. ■ Het geeft de organisatie een moderne en innovatieve uitstraling die een professionele indruk maakt op klanten en (potentiële) werknemers. Hierdoor ondervinden zij minder moeite met het aantrekken en behouden van high potentials en klanten.

daarvoor niet geschikt omdat het een ziel ontbeert. Mensen functioneren beter in een kantoor met een

Bedrijven moeten het contact met de gemeenschap opzoeken stimulerende atmosfeer (die gelijkt op hun thuissituatie) waar ze zich gelukkig en veilig voelen, waar leven in zit en waar fouten mogen gemaakt worden. ‘Echte’ materialen horen bij uitstek thuis in dergelijke kantoren.”

Communitygevoel

“Het nieuwe werken moet ook bijdragen aan het versterken van het communitygevoel: bedrijven moeten met andere woorden het contact opzoeken met de gemeenschap. Het Nieuwe Werken mag niet beperkt

blijven tot het eigen bedrijf. De “Epicerie Experience Store” in Ukkel is een voorbeeld van een hoofdkwartier waar dit zo gecreëerd wordt.Daar worden letterlijk de deuren open gezet voor de inwoners uit de buurt, maar ook voor andere bedrijven en start-ups. Hierdoor wordt de relatie met de omgeving versterkt,wat weer leidt tot interactie, creativiteit en innovatieve ideeën.” “Het versterkt bovendien het ‘out of the box’ denken, iets waar bedrijven een grote nood aan hebben.Verder worden er samenwerkingsverbanden opgezet met universiteiten en scholen om creativiteit en innovatie te stimuleren en wordt er tijd vrijgemaakt om een steentje bij te dragen aan sociale projecten. Medewerkers en bedrijven aanzetten tot engagement, ondernemerszin en verantwoordelijkheid, daar ligt de uitdaging.” BERT VERBEKE [email protected]

Out Of Office ontwikkelt en ontwerpt toekomstige manieren van werken & werkomgevingen bij opdrachtgevers om op die manier de business te verbeteren door flexibiliteit, vrijheid, vertrouwen, informele communicatie en interactie, het delen van informatie en kennis, samenwerken, creativiteit en innovatie aan te moedigen.

Epicerie Out Of Office Experience Store

Momenteel werkt Out Of Office met veel plezier voor Swift, Close the gap en Idealabs. Out Of Office is founding partner van de New World of Work coalitie.

www.weareoutofoffice.com

■ Vraag: Welke toegevoegde waarde kan Het Nieuwe Werken bieden? ■ Antwoord: Het kan leiden tot een mentaliteitsverandering waarin innovatie en creativiteit centraal staan.

NOVEMBER 2012 · 9

4

NIEUWS

TIP

Erkenning is voor werknemers meer waard dan loonsverhoging

LEG DE JUISTE ACCENTEN

Business centers Business centers ontpoppen zich als uitstekende partners van Het Nieuwe Werken. Zeker voor startende ondernemers vormen zakencentra de kortste weg naar het verwezenlijken van hun droom. Enkele voordelen:

■ Vraag: Hoe stimuleer je een verscheiden groep mensen om jouw visie uit te dragen? ■ Antwoord: Door actief naar je werknemers te luisteren en in te spelen op hun specifieke noden. Vaststelling: één op de vijf medewerkers heeft geen emotionele binding meer met zijn bedrijf. Deze groep gedraagt zich ongemotiveerd, blijft vaker ziek thuis en stookt collega’s op tegen het management. Vakspecialisten spreken hier over innerlijk ontslag: de werknemer doet precies wat van hem verwacht wordt, maar zeker niet meer. Daartegenover staan 13 procent werknemers die wél emotioneel begaan zijn met het bedrijf. Ze stellen zich loyaal en productief op en gebruiken ziek zijn nooit als excuus.Tussen deze twee uitersten zit de meerderheid van 67 procent die zich gematigder opstelt.

Eén op de vijf medewerkers heeft geen emotionele binding meer met zijn bedrijf Intrinsieke motivatie

Personeel dat innerlijk ontslag neemt? Dat kan je bedrijf missen als kiespijn. Als manager of bedrijfsleider heb je dus maar beter een goede neus voor zulke werknemers. Onverschilligheid, conformisme en desinteresse zijn een

Een business center verleent gepersonaliseerde diensten aan starters, kmo’s of internationale bedrijven. Denk aan postassistentie, consultancy, virtual offices en modern uitgeruste kantoren en vergaderzalen. Naast een flexibele contractduur bieden veel zakencentra de vrijheid om de kantoren en diensten zelf samen te stellen en naar wens in te richten. Door de schaalvergroting worden heel wat faciliteiten of diensten goedkoper. Naast het delen van de kosten slaan bedrijven de handen in elkaar op vlak van workspace (coworking) en organiseren ze samen bedrijfsevenementen en tentoonstellingen. Dat is goed voor een dynamische werksfeer en meer persoonlijk contact. Veel zakencentra houden er een groene visie op na. Naast een vlot bereikbare locatie, duurzame materialen en energieefficiënte maatregelen beschikken ze vaak over een mooie tuin of groenwand. Wie van charme houdt, kiest voor een business center in een gerenoveerd herenhuis.

1

2

SFEER De sfeer op kantoor heeft een grote invloed op de inzet en motivatie van de werknemers. FOTO: SEDUS STOLL AG

teken aan de wand. Net zoals passiviteit en een gebrek aan creativiteit. Hoe zorg je dat die groep zijn motivatie terugvindt? Daarover lopen de meningen uiteen. Leg je medewerkers in de watten, opperen sommigen: geef hen bonussen, flexibele werktijden, kinderopvang of een auto. De vraag is dan alleen of dat ook effect heeft op de intrinsieke motivatie. Ontsla alle mensen die je bedrijf tegenhouden en zet de juiste mensen op de juiste plaats, klinkt het bij anderen. Wie het ontslag liever bij de werknemer zelf legt, kan hem zélf al innerlijk ontslaan door hem te negeren, uit te sluiten bij belangrijke beslissingen en zijn

privileges in te trekken. De kans is groot dat de medewerker er dan helemaal de brui aan geeft.

Gevoel van appreciatie

Geen van deze radicale oplossingen houdt rekening met het verhaal van de werknemer zelf. Die heeft natuurlijk ook gegronde redenen om een stapje terug te zetten op de werkvloer. Overbelaste medewerkers die de steun van hun managers missen, meldden zich inderdaad vaker ziek en overwegen een nieuwe job. Zeker in crisistijden willen werknemers het gevoel krijgen dat ze nodig zijn. De erkenning van hun prestaties is zelfs meer waard dan een loonsverhoging.

Sedus ontwikkelde een inrichtingsfilosofie die wordt gebruikt voor “change management” doelstellingen en die steeds meer wordt ingezet als een tool in de War for Talent.

Ook de algemene sfeer heeft een grote invloed op hun inzet. Zet daarom als werkgever in op een aangename werkomgeving.Van kantoren met genoeg daglicht en afgescheiden ruimtes tot meubilair dat inspireert. Een kantoorinrichting waarvan je ziek wordt door de ergonomie of airconditioning? Daarmee geef je als werknemer de boodschap dat de werknemer vervangbaar en onbelangrijk is.Geef werknemers bovendien de mogelijkheid om hun tijd flexibel in te delen zodat ze niet onnodig in de file staan en hun privéwerkbalans in evenwicht kunnen houden. SOFIE DE NIET

3 4

5

6

[email protected]

THE BEST OF BOTH WORLDS BY VIPOFFICES

The BesT of BoTh Worlds: a situation or setting in which the advantages of two very different things are combined to gain on all levels.

Wil je er meer over weten ? Abonneer je dan gratis en vrijblijvend op het Place 2.5 magazine (www.place2point5.com) en vraag de reeds verschenen exemplaren aan. Of stuur ons een mailtje: [email protected]

TRADITION

INNOVATION

WITH PRICES STARTING FROM 199€/MONTH, A VISIT IS WORTH YOUR TIME.

BUSINESS ADDRESS • VIRTUAL OFFICES • TAILORMADE OFFICES • APPLE EQUIPPED MEETING ROOMS • CORPORATE, CULTURAL & PRIVATE EVENTS • VIDEOCONFERENCING • PRIVATE 250m² GARDEN • ALLIANCE MEMBER [OFFICES IN NEW YORK, LONDON, PARIS, ABU DAHBI, ...]

Je hebt concrete vragen en/of plannen ? Contacteer ons dan op [email protected]

VIPOFFICES.com • Boulevard St Michel 47 • 1040 Brussels • Belgium • [email protected] T +32[0]2 400 00 00 | F +32[0]2 400 00 32 | www.vipoffices.com | www.47connect.com

10 · NOVEMBER 2012

5 TIP

INSPIRATIE

STIMULEER TEAMWORK

5 TIPS BIJ DE INRICHTING VAN JE KANTOOR

Hou rekening met de multigenerations: zowel babyboomers als de X- en Y-generatie houdt van een studentikoze sfeer: café, vergaderplaats in de stijl van ‘quartier latin’. De ‘oude’ generatie ontdekt het plezier van een werkomgeving met een innovatief concept dat een thuisgevoel biedt. 

1

IEDEREEN Een kantoorruimte moet inspelen op de behoeften van alle generaties op de werkvloer. FOTO: ADMOS

Vergaderen en snookeren in één ruimte

■ Vraag: Hoe kan Het Nieuwe Werken inspelen op de behoeften van ondernemingen en zijn medewerkers? ■ Antwoord: Door flexibele en open werkplekken in te richten, stimuleer je het teamwork en de communicatie op de werkvloer met als resultaat dat de werknemers zich beter voelen in hun werkomgeving.

Het samenbrengen van de activiteiten van twee aparte vestigingen, in Zaventem en Mechelen, op één enkele site was voor Clear2Pay de ideale gelegenheid om een totaal nieuwe invulling te geven aan de werkomgeving. Hierbij werd een beroep gedaan op een gespeChristophe Erkens Architect

Anthony Shaikh Architect

cialiseerd designbureau dat onder meer Google tot zijn klanten mag rekenen.

Mensen moeten zich thuisvoelen in hun werkomgeving Doorslaggevend

“Het belang van een aangename werkomgeving kan niet genoeg benadrukt worden. Uit onderzoek blijkt dat de jongere generatie niet zozeer voor een bedrijf kiest omwille van het salaris, maar dat de werkomgeving en de locatie vaak een

doorslaggevende factor zijn”, vertellen collega-architecten Christophe Erkens en Anthony Shaikh. “Vandaar dat wij alle registers hebben opengetrokken bij het ontwerp naar een jonge en dynamische werkomgeving afgestemd op een betere communicatie. Dat was ook de uitdrukkelijke wens die tot uiting kwam in de interne bevraging naar de behoeften van de medewerkers. Eén en ander vertaalden we in een concept waarin plaats is voor diverse soorten werkplekken al naargelang de activiteiten van het moment. We hielden er rekening mee dat mensen zich graag verplaat-

INRICHTING BINNEN DE DRIE MAANDEN ■ Clear2Pay – met hoofdzetel in Brussel - focust op het leveren van wereldwijd toepasbare oplossingen voor een veilige en vlotte betalingsverwerking. ■ De onderneming stelt wereldwijd meer dan 1200 mensen te werk, verspreid over 4 continenten en 13 landen. ■ Het bedrijf ontving de XCelent Customer Base 2010 prijs voor de omvang en geografische spreiding van de vestigingen die de hub voor betaaldiensten vormgeven. ■ De inrichting van het hoofd-

kwartier weerspiegelt het zeer multiculturele personeelsbestand, de decoratie verwijst naar culturele thema’s: Londen, Shanghai en New York. In de kantoorruimtes komen deze drie thema’s terug. ■ De complete inrichting van het kantoor werd gerealiseerd binnen een krappe timing van drie maanden. ■ Het nieuwe hoofdkwartier in Diegem scoort ook goed op het vlak van mobiliteit met in de nabijheid een station en de luchthaven.

sen en niet vastgepind willen zijn op één werkplek. De kantoorruimtes beschikken daarom over zones voor verschillende functies: stille ruimte, ontmoeting, vergaderingen, enz...”

Bij het ontwerp en de inrichting van een kantoor komt erop aan om de ruimtes optimaal te benutten want diverse werkactiviteiten moeten er in onder gebracht worden.

2

Bedrijven die Het Nieuwe Werken omhelzen moeten niet alleen focussen op de inrichting van de kantoorruimte maar moeten vooral een werkklimaat creëren dat een voordeel betekent in de ‘War for talent’.

3

Village

“Mensen moeten zich thuisvoelen in hun werkomgeving. Vandaar dat wij opteerden voor een ‘Village’- op de vierde verdieping waar ook het HR-departement gevestigd is - met een zeer verzorgd, open, warm en multifunctioneel decor. We installeerden er tafels die zowel voor de lunch als het werk dienen, hoge tafels om vergaderingen te houden, een koffiemachine, schermen, een snookertafel en een lounge. De ‘Village’ is het hart van het bedrijf en nodigt zowel uit voor informele gesprekken als voor het uitwisselen van ervaringen of het brainstormen over nieuwe ideeën. Met de nieuwe kantooromgeving waait er een andere spirit die aanstekelijk werkt voor alle 240 medewerkers. Tegelijkertijd wordt het hoofdkwartier ook enthousiast beoordeeld door de medewerkers uit de buitenlandse vestigingen.”

Een moderne en flexibele omgeving is niets zonder een goed beheer van de technische middelen en IT. Meer zelfs, een efficiënt netwerk gebaseerd op de cloud zal toelaten de werkplek te transformeren in een efficiënt werkmiddel.

4

5

Kantoren vragen om heel wat variatie en verbeelding. BERT VERBEKE

BERT VERBEKE [email protected]

[email protected]

NOVEMBER 2012 · 11

NIEUWS

De sleutels tot succes Tot die eerste categorie behoren aspecten zoals een gebrek aan kantoorruimte en de vele files, onder softe factoren verstaan we het verhogen van de medewerkerstevredenheid, veranderende samenwerkingsvormen, betere work-life balance, de generation Y die op de arbeidsmarkt komt en de vereiste om je als bedrijf te onderscheiden op de arbeidsmarkt en je concurrenten.

Bedrijfsvisie

Er zijn verschillende manieren om hierop in te spelen. In eerste instantie moet je als bedrijf je eigen visie op Het Nieuwe Werken bepalen.  Afhankelijk hiervan ga je dit concreet vormgeven. Het belangrijkste is uiteraard de hele verandering omkaderen en uitrollen in je organisatie. Het gedrag en de werkwijze van de medewerkers en het management zijn de meest cruciale zaken die moeten veranderen om Het Nieuwe Werken succesvol te kunnen invoeren. De HR-afdeling krijgt hierbij een belangrijke rol in, aangezien deze bij heel wat bedrijfsdomeinen betrokken is. Denk maar aan werving en selectie, evaluatie- en competentiemanagement, verloning, administratieve processen,… Voor al deze domeinen moet bepaald worden wat hun link is met Het Nieuwe Werken.

Thuiswerk

Dat de integratie van Het Nieuwe Werken voldoende onderzoek en voorbereiding vraagt, kan best geïllustreerd worden aan de hand van de talrijke initiatieven rond thuiswerken. Er zijn veel factoren die op voorhand moeten bekeken worden vooraleer je zo’n project succesvol kan doorvoeren.  Je moet er in eerste instantie voor zorgen dat iedereen over een ‘mobiel kantoor’ beschikt zijnde een smartphone, laptop, toegang tot de netwerken alsook de plaats en ruimte om van thuis uit te kunnen werken. Je mag ook het juridische en contractuele aspect niet uit het oog verliezen (verzekering, arbeidsongevallen, eventuele vergoedingen,…). 

Belang HR

Het belangrijkste blijven de effectieve afspraken die je maakt om te zorgen dat de werking van je organisatie niet in het gedrang komt: wat zijn de verwachtingen naar bereikbaarheid en beschikbaar-

heid, hoe vaak kan je thuis werken, hoe communiceer je met elkaar, wat doe je met vergaderingen, teamoverleg, hoe volg je de vooruitgang van een project op,… Je kan bovendien niet iedereen verplichten om van thuis uit te werken.  De thuissituatie van de werknemer moet dit ook toelaten en de medewerker moet voldoende ‘matuur’ zijn om met deze verantwoordelijkheid en zelfstandigheid te kunnen omgaan. De medewerkers moeten ervan overtuigd zijn dat

WAT HOUDT E-HR IN? ■ De term e-HR betekent concreet dat de klassieke activiteiten van de HR-afdeling ondersteund worden door internettechnologie. ■ Hierdoor worden deze niet meer enkel door de HR uitgevoerd, maar wordt ook een rol voorzien voor medewerkers en leidinggevenden.  ■ In de praktijk komt dit vaak neer op het gebruiken van een Employee Self Service suite bin-

nen de HR toepassing van een bedrijf, waarbij verschillende administratieve processen zoals verlofaanvragen maar ook interactieve processen zoals evaluatiegesprekken via e-HR worden georganiseerd.  ■ Zowel de medewerker als de leidinggevende speelt hierbij een actieve rol en moet via het internet toegang hebben tot de e-HR tools. 

Vergaderen in de lounge FOTO: TDS OFFICE DESIGN

De nood aan Het Nieuwe Werken is groot. Enerzijds door een aantal harde factoren, maar anderzijds ook door een aantal softe factoren.

INSPIRATIE

Door het comfort tijdens een vergadering te verhogen, kan je veel kostbare tijd besparen. Lange vergaderingen zijn uit den boze, twee uur is het maximum omwille van ergonomische aspecten. Langdurig stilzitten eist zijn tol: niet alleen verkrampen onze spieren, ook onze concentratie daalt onvermijdelijk. Daarom is een comfortabele en actieve vergaderomgeving van groot belang. Een medewerker die comfortabel vergadert, zal geen rugklachten krijgen.

Ideale ruimte

thuiswerken en bij uitbreiding Het Nieuwe Werken voor hen ook effectieve voordelen met zich meebrengt (een betere worklife balance, meer flexibiliteit in organiseren van je taken, meer betrokkenheid, groeien in je job, …). Het is dus van belang om weldoordacht te werk te gaan en je aanpak af te stemmen rekening houdend met al deze factoren. DAAN DE BECKER

Steeds meer organisaties kiezen voor een ‘lounge’ concept in een visueel mooi kader met een goede akoestiek. Een lounge is een omgeving die een aanvulling biedt op een klassieke ‘landschapsorganisatie’ en die daarbij een ideale ruimte is voor zowel werk dat een hoge mate van concentratie vergt als voor een geïmproviseerde vergadering. In een lounge geniet u van een optimale ondersteuning van de lage rug en kan u regelmatig van houding verwisselen zodat u alert en geconcentreerd blijft. In de discrete sfeer van een lounge kan men zich ook terugtrekken terwijl men toch het zicht op anderen behoudt.

[email protected]

More than just a workplace, we create for Clear2Pay a new spirit

HNW

OOK BENIEUWD NAAR

DE ROL VAN HR BINNEN

HET NIEUWE WERKEN?

CIPAL BIEDT DE OPENBARE BESTUREN | projectbegeleiding: van missiebepaling tot nazorg | tijd- en plaatsonafhankelijk werken met de e-HRM suite Aphrodite | trainingsprogramma op maat van leidinggevenden en diensthoofden

www.admos.be

Organisatieadvies en -begeleiding Voor nieuwe werkvormen en -culturen "Wij maken de verandering waar!"

Diamantstraat 8 bus 351 • B-2200 HERENTALS tel: +32 (0)14 75 25 03 • fax: +32 (0)14 75 26 00 • [email protected]

Mastermind in creating State-of-the-Art workplace environments

They trust us: BULL - CLEAR2PAY - SWIFT - GOOGLE ....

www.admos.be