DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Halaman: 1/16

PENGURUSAN

No. Semakan: 02

Kod Dokumen: UPM/PGR/P001

No. Isu: 02

PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

1.0

Tarikh: 30/01/2012

TUJUAN

A

SKOP

K

2.0

W A

L

Prosedur ini menerangkan tatacara kawalan Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti, Universiti Putra Malaysia.

T ER

Prosedur ini merangkumi penghasilan, kelulusan, kawalan edaran, penyelenggaraan dan pelupusan semua dokumen dalam Sistem Pengurusan Kualiti seperti Manual Kualiti, prosedur dan dokumen sokongan termasuk dokumen rujukan dalaman dan luar.

K

DOKUMEN RUJUKAN

A

3.0

ID

Kod Dokumen

Quality Management Systems – Requirements

EN

MS ISO 9001:2008

Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia

T

UPM/PGR/MK

Garis Panduan Pemberian Kod Dokumen

M

PGR/GP01/KOD

U

TERMINOLOGI/SINGKATAN

K

4.0

Tajuk Dokumen

O

Cap Warna Biru

: Cap Asal : Merujuk kepada Manual Kualiti, Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan, Borang, Log, Senarai Semak, Senarai Utama, Senarai Edaran, Arahan Tetap, dan Dokumen Rujukan

Dokumen Terkawal

: Manual Kualiti, Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan yang terpapar secara online.

D

Dokumen

Halaman: 2/16

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 02


Tarikh: 30/01/2012

: Salinan Keras Manual Kualiti, Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan yang dicetak

Salinan Asal

: Dokumen-dokumen bercetak yang disimpan di Bilik Dokumen dan Rekod UPM

Salinan Lembut

: Dokumen-dokumen yang terdapat secara online dalam laman Sistem Pengurusan Kualiti di mana kawalannya dibuat secara elektronik. Pengesahan dokumen ini secara tandatangan tidak diperlukan.

Senarai Edaran Dokumen Terkawal

: Senarai penerima Dokumen Terkawal

Senarai Utama Dokumen Terkawal

: Senarai dokumen sistem kualiti yang didaftar dan diterima pakai

Staf

: Staf Universiti Putra Malaysia

BDR

: Bilik Dokumen dan Rekod

BJK

: Bilik Jaminan Kualiti

T

ID

A

K

T ER

K

A

W A

L

Dokumen Tidak Terkawal

: Jawatankuasa Jaminan Kualiti

EN

JKJK KBJK

: Ketua Bahagian Jaminan Kualiti

K

U

M

PYB

: Pegawai yang bertanggungjawab (pemilik proses) menyedia dokumen ini sama ada terdiri daripada Ketua PTJ, Ketua Bahagian, Ketua Seksyen, Ketua Unit, atau pegawai lain yang bertanggungjawab . : Pegawai Kawalan Dokumen

TPKD PP PP

: Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses : Peneraju Proses

PT (P/O)

: Pembantu Tadbir (Perkeranian /Operasi)

PTJ

: Pusat Tanggungjawab

SPK

: Sistem Pengurusan Kualiti

TWP

: Timbalan Wakil Pengurusan

WP

: Wakil Pengurusan

D

O

PKD

Halaman: 3/16

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 02


5.0

Tarikh: 30/01/2012

TANGGUNGJAWAB

W A

L

WP dan sesiapa yang terlibat adalah bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan.

D

O

K

U

M

EN

T

ID

A

K

T ER

K

A

PKD/TPKD PP bertanggungjawab mengawal dan menyelenggara semua dokumen yang digunakan dalam SPK. Bagi dokumen yang disediakan dan disimpan dalam bentuk media elektronik, PKD bertanggungjawab memastikan bahawa: a) pegawai tertentu sahaja yang boleh membuat penyediaan dan pengemaskinian dokumen dengan memakai kata laluan. b) hanya pengguna yang diberi kata laluan terkawal sahaja yang boleh mengakses dokumen tersebut. c) back-up pada salinan lembut dibuat kepada semua dokumen.

Halaman: 4/16

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 02

PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN CARTA ALIR

Kenal Pasti Kategori Dokumen

L

7.1

7.2

W A

Mula

7.3

Dokumen Dalaman?

Kawal Penggunaan Dokumen Luaran

A

Tidak

Ya 7.5

T ER

Sediakan Draf Dokumen

K

6.0

Tarikh: 30/01/2012

K

Serah Borang Pindaan kepada PKD/TPKD PP

7.7

ID

A

Terima dan Semak Draf Dokumen

7.6

M U K O D

7.8

7.10

Tidak

EN

Maklumkan kepada PYB/ Pencadang

T

Dapatkan Kelulusan Mesyuarat

Lulus?

7.9

Ya Dapatkan Pengesahan Kelulusan

7.11

Daftar/Kemaskini Senarai Utama Dokumen

7.12

Buat Kawalan Edaran/ Paparan

7.13

Muatnaik Dokumen

Ada Cadangan Pindaan?

7.14

Isi/Kumpul Borang untuk 7.16 Diserahkan kepada PKD / TPKD PP

7.15 Ya

Tidak Lupus/Arkib Dokumen

7.18 Tamat

7.17

7.4

Halaman: 5/16

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 02


Tarikh: 30/01/2012

7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan

Tanggungjawab

Mula

7.2

Kenal Pasti Kategori Dokumen

W A

L

7.1

K

A

7.2.1 Kenal pasti kategori dan bentuk dokumen. Terdapat dua (2) kategori dokumen iaitu:

WP / TWP PP / PKD / TPKD PP

T ER

a) Dokumen Dalaman seperti Manual Kualiti, Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan, borang, log dan lain-lain dokumen yang berkaitan.

7.3

ID

A

K

b) Dokumen Luaran seperti Pekeliling Kerajaan, Piawai (Standard), Akta dan sebagainya. Dokumen Dalaman?

Kawal Penggunaan Dokumen Luaran

M

7.4

WP / TWP PP / PKD / TPKD PP

EN

T

7.3.1 Jika ya, ikut Langkah 7.5. 7.3.2 Jika tidak, ikut Langkah 7.4.

WP / TWP PP

K

U

7.4.1 Kenal pasti dan luluskan pemakaian semua dokumen luaran yang perlu dirujuk dalam SPK.

PKD / TPKD PP

7.4.3 Edarkan dokumen rujukan luar yang dikenalpasti dengan merujuk kepada Senarai Edaran Dokumen Terkawal (PGR/SE01/TERKAWAL).

PKD

7.4.4 Maklumkan kepada staf mengenai Dokumen Rujukan yang terkini, sekiranya perlu.

PKD / TPKD PP / TWP PTJ

D

O

7.4.2 Pastikan sebaik sahaja diterima Dokumen Rujukan tersebut, ianya dicap ‘Dokumen Terkawal’. Daftarkan atau kemaskini Senarai Utama Dokumen Rujukan (PGR/SU01/ DOKUMEN 02).

Halaman: 6/16

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 02


Tarikh: 30/01/2012


7.4.6 Pastikan jika ada staf yang memerlukan salinan dan/atau ingin membuat peminjaman dokumen rujukan, permintaan rasmi perlu dibuat kepada PKD / TPKD PP dengan menggunakan Borang Permohonan Dokumen (PGR/BR01/BPD).


K

Sediakan Draf Dokumen

T ER

7.5

A

W A

L

7.4.5 Simpan Dokumen Luaran di lokasi yang dinyatakan dalam Senarai Utama Dokumen Rujukan (PGR/SU01/ DOKUMEN 02) sebagai bahan rujukan.

7.5.1 Sediakan draf dokumen hasil perbincangan dan sebagainya.

daripada

audit,

PYB

M

EN

T

ID

A

K

7.5.2 Sediakan Isi Kandungan Prosedur seperti berikut: 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN 5.0 TANGGUNGJAWAB 6.0 CARTA ALIR 7.0 PROSES TERPERINCI 8.0 REKOD KUALITI 9.0 SEJARAH SEMAKAN

PYB

D

O

K

U

7.5.3 Sediakan header pada setiap muka surat Manual Kualiti, Prosedur dan Arahan Kerja yang mengandungi sekurangkurangnya maklumat berikut: a) Logo UPM b) Nama dan Kod Dokumen c) No. Isu, No. Semakan dan Tarikh Kuatkuasa d) Skop Dokumen Contoh: Pengurusan (PGR) Perkhidmatan Utama (PU) – Pengajian Prasiswazah (PS); Pengajian Siswazah (S); dan Penyelidikan dan Inovasi (PY) Sokongan (SOK) – Pengurusan Pelanggan (PEL); Kewangan (KEW); Latihan (LAT); Pengurusan Sumber Manusia (BUM); Pengurusan

PYB

Halaman: 7/16

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 02


W A

Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSH); Penentukuran dan Verifikasi Peralatan (CAL); Pengurusan dan Keselamatan Makmal (LAB). Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR) – mengikut nama PTJ yang berkaitan.

L

Tarikh: 30/01/2012

PYB

Serah Borang Pindaan kepada PKD/TPKD PP

T ER

7.6

K

A

7.5.4 Lengkapkan Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) dan lampirkan bersama draf dokumen yang telah disediakan untuk dihantar kepada PKD / TPKD PP.

ID

A

K

7.6.1 Serahkan Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) yang telah lengkap beserta draf dokumen kepada PKD / TPKD PP mengikut skop dokumen seperti berikut: Skop Dokumen

T

(a) Pengurusan

Diserahkan kepada PKD/TPKD PP PKD

EN

(b) Perkhidmatan Utama:

M

Pengajian Prasiswazah

D

O

K

U

Pengajian Siswazah Penyelidikan dan Inovasi

TPKD Bahagian Akademik TPKD Sekolah Pengajian Siswazah TPKD Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)

(c) Sokongan Pengurusan Pelanggan

TPKD Pejabat Naib Canselor

Kewangan

TPKD Pejabat Bendahari

Latihan

TPKD Pejabat Pendaftar

Peralatan, Kemudahan Infrastruktur dan Kenderaan

TPKD Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset

PYB / TWP PTJ

Halaman: 8/16

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 02


Tarikh: 30/01/2012

Peralatan ICT, Sistem dan Perkakasan Komputer

W A

TPKD Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi

TPKD Pejabat Pendaftar

Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan


Penentukuran dan Penentusahan Peralatan

TPKD Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)

ID

A

K

T ER

K

A

Pengurusan Sumber Manusia

Pengurusan Makmal

L

Diserahkan kepada PKD/TPKD PP

Skop Dokumen

TPKD bagi setiap operasi PTJ (semua PTJ kecuali Fakulti, Institut, Akademi, dan Pusat Asasi Sains Pertanian)

M

EN

T

(d) Operasi Perkhidmatan Sokongan


Terima dan Semak Draf Dokumen

U

7.7

Terima draf dokumen yang telah lengkap daripada PYB beserta Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD).

PKD / TPKD PP

7.7.2

Semak draf dokumen dan pastikan setiap Prosedur mengandungi perkara-perkara yang ditetapkan pada para 7.5.2.

PKD / TPKD PP

7.7.3

Pastikan dokumen diberi kod mengikut Sistem Kod Dokumen yang terpakai untuk Manual Kualiti, Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan, dan Borang/Log/Senarai Semakan dengan merujuk kepada Garis Panduan Pemberian Kod Dokumen (PGR/GP01/KOD)

PKD / TPKD PP

D

O

K

7.7.1

Halaman: 9/16

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 02

PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN Dapatkan Kelulusan Mesyuarat

Lulus?

A

7.9

7.9.2 Jika tidak, ikut langkah 7.10 Maklumkan kepada PYB/Pencadang

ID

O

K

U

M

EN

T

Dapatkan pengesahan kelulusan pada Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK). Pegawai yang berkuasa meluluskan dokumen adalah seperti berikut:

D

PKD / TPKD PP

A

Dapatkan Pengesahan Kelulusan

K

Maklumkan keputusan mesyuarat kepada PYB/ Pencadang. 7.11

PKD / TPKD PP

T ER

K

7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.11.

7.10

PKD / TPKD PP

W A

Bawa draf dokumen yang telah disediakan pada Mesyuarat JKJK/ Mesyuarat Pengurusan Peneraju Proses/Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan/Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses untuk semakan dan kelulusan.

L

7.8

Tarikh: 30/01/2012

PKD/TPKD PP

Halaman: 10/16

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 02


WP

K T ER

Ketua PTJ bagi setiap Peneraju Proses

WP

K

(contoh: Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) bagi Skop Pengajian Prasiswazah

A

Prosedur, Arahan Kerja , Garis Panduan Skop Perkhidmatan Utama

Ketua Bahagian Jaminan Kualiti

ID

Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Pengurusan

Ketua PTJ bagi setiap Peneraju Proses

D

O

K

U

M

EN

T

Prosedur, Arahan Kerja, dan Garis Panduan Skop Sokongan

Prosedur, Arahan Kerja, dan Garis Panduan Skop Operasi Perkhidmatan Sokongan

(kecuali Pejabat Naib Canselor dan Pejabat Pendaftar)

WP

(contoh: TWP PP bagi Skop Pengurusan Pelanggan Ketua PTJ bagi setiap Peneraju Proses (contoh: Pengarah Pusat Islam bagi skop operasi di Pusat Islam

WP

L

WP

W A

Manual Kualiti

Kuasa Melulus/ Meluluskan Semula Naib Canselor

A

Dokumen

Tanggungjawab Menyedia/ Menyemak

Tarikh: 30/01/2012

Halaman: 11/16

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 02

PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN Daftar/Kemaskini Senarai Utama Dokumen

PKD / TPKD PP

7.12.2 Pastikan No. Semakan, No. Isu dan Tarikh Kuatkuasa (bagi dokumen pindaan) adalah betul. Kemaskini Senarai Utama Dokumen Terkawal (PGR/SU01/DOKUMEN 01).

PKD / TPKD PP

7.12.3 No. Isu dan No. Semakan adalah dalam bentuk 2 digit di mana No. Isu bermula dengan 01 dan No. Semakan bermula dengan 00. Selepas setiap 10 kali semakan, No. Isu akan bertukar kepada nombor berikutnya dan No. Semakan berpatah balik kepada 00 seperti berikut:

PKD / TPKD PP

L

7.12.1 Pastikan Nombor Dokumen, No. Semakan, No. Isu dan Tarikh Kuatkuasa (bagi dokumen baharu) adalah betul. Daftarkan dokumen dalam Senarai Utama Dokumen Terkawal (PGR/SU01/DOKUMEN 01).

ID

No. Semakan 00 01

T

No. Isu 01 01

A

K

T ER

K

A

W A

7.12

Tarikh: 30/01/2012

K

Buat Kawalan Edaran/Paparan

D

O

7.13

U

M

EN

01 09 01 10 01 02* 11 00** *No. Isu bertukar kepada nombor berikutnya **No. Semakan berpatah balik kepada 00.

7.13.1 Kawal semua softcopy dokumen yang akan diedarkan/dipaparkan. Terdapat tiga (3) status dokumen iaitu:

PKD

a) Dokumen Terkawal. Dokumen secara online dalam laman sesawang Sistem Pengurusan Kualiti.

PKD

b) Dokumen Tidak Terkawal. Dokumen dicetak daripada laman SPK yang mempunyai latarbelakang (watermark) ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PKD / TPKD PP

Halaman: 12/16

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 02


Tarikh: 30/01/2012

L

PKD

W A

c) Dokumen Luput. Cap ‘DOKUMEN LUPUT’ menggunakan dakwat merah pada muka hadapan dan/atau setiap halaman Salinan Asal di Bilik Dokumen dan Rekod UPM. 7.13.2 Kawalan dokumen yang dipinjam dari BDR/BJK.

PKD / TPKD PP

PKD / TPKD PP

PKD

K

b) Pastikan juga pinjaman tidak melebihi tiga (3) hari bekerja dari tarikh peminjaman. Bagi permohonan yang melebihi tempoh ini, kelulusan WP / TWP diperlukan.

A

T ER

K

A

a) Pastikan peminjam melengkapkan Borang Permohonan Dokumen (PGR/BR01/BPD) semasa peminjaman dan pemulangan dokumen.

T

ID

7.13.3 Kawalan dokumen online (bagi dokumen yang disediakan, disimpan dan diedarkan secara online). Pastikan perkara berikut:

M

EN

a) Kawal dokumen dengan menggunakan kata laluan. Hanya pengguna yang diberi kata laluan yang boleh mengakses dokumen tersebut.

Muatnaik Dokumen

K

7.14

7.14.1 Muat naik (upload) dokumen secara online dalam laman sesawang Sistem Pengurusan Kualiti

O D 7.15

PKD

U

b) Buat salinan (back up) untuk semua dokumen.

PKD

Ada Cadangan Pindaan? 7.15.1 Jika ya, ikut langkah 7.16. 7.15.2 Jika tidak, ikut langkah 7.17.

PYB/Pencadang

Halaman: 13/16

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 02

PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN 7.16

Tarikh: 30/01/2012

Isi/Kumpul Borang untuk Diserahkan Kepada PKD/TPKD PP 7.16.1 Penerimaan Cadangan di PTJ (Bukan Peneraju Proses)

b)

Kumpulkan semua borang yang diterima dan bahagikan mengikut skop proses sebelum dihantar kepada Peneraju Proses.

c)

Serah kepada PKD / TPKD PP untuk tindakan selanjutnya dan seterusnya ikut langkah 7.7.

Staf

L

Isi Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) dan majukan kepada TWP PTJ masing-masing.

W A

a)

T ER

K

A

TWP PTJ

TWP PTJ

D

A

T

O

K

U

Tamat

M

7.17.1 Cap ‘DOKUMEN LUPUT’ pada Salinan Asal dokumen bercetak seperti pada 7.13.1 c) dan disimpan/diarkibkan. 7.18

Staf

Lupus/Arkibkan Dokumen

EN

7.17

Isi Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) dan majukan kepada PKD/TPKD PP masing-masing. Seterusnya ikut langkah 7.7.

ID

a)

K

7.16.2 Penerimaan Cadangan di Peneraju Proses

PKD

Halaman: 14/16

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 02


1.

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/100-4/1

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PT (P/O)

Tanggungjawab Menyelenggara PKD

3 Tahun

O

K

U

M

EN

K T ER K A ID

T

Senarai Utama Dokumen Terkawal (PGR/ SU01/DOKUMEN01) Senarai Utama Dokumen Rujukan (PGR/SU01/DOKUMEN 02) Senarai Edaran Dokumen Terkawal (PGR/SE01/TERKAWAL) Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) bagi skop Pengurusan yang telah dilengkapkan Borang Permohonan Dokumen (PGR/BR01/BPD) yang telah dilengkapkan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen Terkawal (PGR/BR01/LULUS-DOk) yang telah dilengkapkan Petikan Minit Mesyuarat yang berkaitan bagi kelulusan dokumen skop Pengurusan

A

Kawalan Dokumen

D

Tempat dan Tempoh Simpanan BDR

Kuasa Melupus

L

Bil

REKOD KUALITI

W A

8.0

Tarikh: 30/01/2012

Pendaftar

Halaman: 15/16

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 02


2.

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/(kod PTJ)/100-4/1

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PT (P/O)

Tanggungjawab Menyelenggara TPKD PP

W A

Kawalan Dokumen

3 Tahun

O

K

U

M

EN

T

ID

A

K

T ER

K

A

Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) bagi skop Peneraju Proses yang telah dilengkapkan Borang Permohonan Dokumen (PGR/BR01/BPD) yang telah dilengkapkan Petikan Minit Mesyuarat yang berkaitan bagi kelulusan dokumen Surat Menyurat yang berkaitan

D

Tempat dan Tempoh Simpanan BDR/BJK Peneraju Proses

Kuasa Melupus Ketua PTJ

L

Bil

Tarikh: 30/01/2012

Halaman: 16/16

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 02


Tarikh: 30/01/2012

9.0 SEJARAH SEMAKAN No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ diluluskan semula

02

00

-

Keluaran Pertama untuk satu persijilan

KBBMPK

WP

02

01

PGR: 2/2011

Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-2

KBJK UPM

02

02

PGR: 1/2012

Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-7

KBJK UPM

03/01/2011

WP

23/05/2011

WP

30/01/2012

A

K

T ER K A ID T EN M U K O D

Tarikh Kuatkuasa

L

No. Semakan

W A

No. Isu

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Recommend Documents