OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN FAKULTI PERUBATAN VETERINAR
Halaman: 1/9 No. Semakan: 01
Kod Dokumen: UPM/OPR/FPV/AK01 ARAHAN KERJA PENDAFTARAN KLIEN DAN HAIWAN
No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
1.0 TUJUAN AK ini menerangkan cara mendaftar klien dan haiwan di UVH. 2.0 SKOP
W
AL
Skop Arahan Kerja ini meliputi proses pendaftaran klien dan haiwan di Hospital Veterinar Universiti.
KA
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Tajuk Dokumen UVH Clinical Practice Manual -
KU
M
EN
D
Assistant Veterinary Officer (Pembantu Pegawai Veterinar). Client Index Card (Kad Indeks Klien) Client Index Card Collection (Koleksi Kad Indeks Klien) Case Log Book (Buku Log Kes) Identity (Pengenalan) Jawatankuasa Pengurusan Hospital Kad Temujanji Rawatan Large Animal (Haiwan Besar) Ketua Amalan Penyambut Tetamu / Pegawai Khidmat Pelanggan Patient File (Fail Pesakit) Timbalan Dekan Hospital Patient Medical Record (Rekod Perubatan Pesakit) Patient Medical Record Master Sheet Small Animal (Haiwan Kesayangan) Arahan Kerja Universiti Putra Malaysia University Veterinary Hospital Veterinary Assisstant (Pembantu Veterinar) Veterinarian (Veterinawan) Klien Lama Klien Baru Haiwan Lama Haiwan Baru
O
D
AVO CIC CICC CLB ID JKPH KTR LA KA P Tetamu / PKP PF TDH PMR PMS SA AK UPM UVH VA Vet KL KB HL HB
TI
4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
AK
TE
R
Nombor Dokumen FPV/UVH/T001 -
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN FAKULTI PERUBATAN VETERINAR
Halaman: 2/9 No. Semakan: 01
Kod Dokumen: UPM/OPR/FPV/AK01 ARAHAN KERJA PENDAFTARAN KLIEN DAN HAIWAN
No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
5.0 TANGGUNGJAWAB Ahli JKPH bertanggungjawab menentukan AK ini dilaksanakan semasa pendaftaran klien dan haiwan.
D
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
W
AL
Sesiapa yang mendaftar klien dan haiwan perlu mematuhi AK ini.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN FAKULTI PERUBATAN VETERINAR
Halaman: 3/9 No. Semakan: 01
Kod Dokumen: UPM/OPR/FPV/AK01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENDAFTARAN KLIEN DAN HAIWAN
CARTA ALIR
Mula
7.1
Haiwan Kesayangan
7.2.1
Tidak
R
7.7 Beri nombor CIC
7.2.2
W
Haiwan Besar
7.2
Klien baharu,?
Dapatkan CIC
7.15
TE
7.3
AL
Terima permintaan khidmat
KA
6.0
Tarikh: 22/08/2011
Haiwan baharu?
TI 7.9
Ya
Pindahkan maklumat haiwan
Dapatkan PF
7.12
7.16 Haiwan baharu?
Tidak
Dapatkan nombor kes
7.19
Kemaskini rekod
7.20
Perolehi PF
7.21
Ya
7.13
Daftar kes
M
7.6 Dapatkan sejarah rawatan
Daftarkan klien baharu
Daftar kes
7.17
7.14
KU
Beri nombor kes
7.8 Tidak
EN
7.5
O
Ya
Dapatkan ID Klien lama
D
7.4 Kes baharu?
D
Tidak
AK
Ya
7.10
7.11
Sedia CIC
kemaskini CIC
Sedia rekod
7.22
7.23
PMR baharu
Tetapkan tempat dan Vet
Tamat
7.24
7.25
7.18
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN FAKULTI PERUBATAN VETERINAR
Halaman: 4/9 No. Semakan: 01
Kod Dokumen: UPM/OPR/FPV/AK01 ARAHAN KERJA PENDAFTARAN KLIEN DAN HAIWAN
7.0
No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
PROSES TERPERINCI Tindakan
Tanggungjawab
Mula.
7.2
Terima permintaan khidmat.
P Tetamu / PKP
AL
7.1
Haiwan Besar, ikut langkah 7.3
7.2.2
Haiwan Kesayangan, ikut langkah 7.7
Beri nombor CIC.
AVO
AK
7.3
TE
R
KA
W
7.2.1
EN
Kes baharu?
M
7.4
TI
D
Beri nombor CIC kepada klien lama atau dapatkan nombor CIC kepada klien baru.
P Tetamu / PKP
Beri nombor kes.
D
7.5
O
KU
Sekiranya Ya, ikut langkah 7.5 Sekiranya Tidak, ikut langkah 7.6
Dapatkan nombor kes berdasarkan aturan nombor terkini. Seterusnya ikut langkah 7.23. 7.6
Dapatkan sejarah rawatan. Dapatkan sejarah rawatan dari borang PMR- Patient Medical Record (OPR/FPV/BR004_LAP) bagi mengemukan nombor rujukan kes. Seterusnya ikut langkah 7.23
AVO
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN FAKULTI PERUBATAN VETERINAR
Halaman: 5/9 No. Semakan: 01
Kod Dokumen: UPM/OPR/FPV/AK01 ARAHAN KERJA PENDAFTARAN KLIEN DAN HAIWAN 7.7
Klien baharu? Jika Ya, ikut langkah 7.12 Jika Tidak, ikut langkah 7.15
7.8
Dapatkan ID klien lama.
Daftarkan klien baharu.
R
7.9
KA
W
AL
Perolehi ID klien lama daripada klien baharu dan dapatkan CIC dari CICC dengan menggunakan ID klien lama.
TI
Pindahkan maklumat haiwan.
EN
7.10
D
AK
TE
Dapatkan nombor kes lama haiwan dari CIC klien lama Daftar dalam CLB di bawah nombor kes lama haiwan tetapi di bawah klien baharu menggunakan dakwat merah.
O
Dapatkan PF.
D
7.11
KU
M
Pindahkan maklumat haiwan lama ke CIC baharu untuk klien baharu dan masukkan CIC ke CICC.
Perolehi PF dan tukar maklumat klien. Seterusnya ikut langkah 7.23. 7.12
Haiwan baharu? Jika Ya, ikut langkah 7.13 Jika Tidak, ikut langkah 7.8
7.13
Dapatkan kes. Daftar nombor kes baharu bersiri dalam CLB menggunakan dakwat biru/hitam. (Rujuk: UVH Clinical Practice Manual, FPV/UVH/T001).
No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN FAKULTI PERUBATAN VETERINAR
Halaman: 6/9 No. Semakan: 01
Kod Dokumen: UPM/OPR/FPV/AK01 ARAHAN KERJA PENDAFTARAN KLIEN DAN HAIWAN 7.14
No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
Sediakan CIC.
Dapatkan CIC.
7.16
Dapatkan CIC klien lama dari CICC. Haiwan baharu?
W
7.15
AL
Sediakan CIC dan masukkan ke CICC. Seterusnya ikut langkah 7.22.
R
Daftar kes.
TE
7.17
KA
Jika ya, ikut langkah 7.17 Jika tidak, Ikut langkah 7.19
P Tetamu / PKP
TI
Kemaskini CIC.
P Tetamu / PKP
EN
7.18
D
AK
Daftar di bawah nombor kes baharu bersiri dalam CLB.
Dapatkan nombor kes.
P Tetamu / PKP
D
O
7.19
KU
M
Kemaskini CIC jika perlu dan kembalikan ke CICC. Seterusnya ikut langkah 7.22.
Perolehi nombor kes lama haiwan dari CIC. 7.20
Kemaskini rekod.
P Tetamu / PKP
Kemaskini CIC jika perlu dan kembalikan ke CICC. 7.21
Perolehi PF.
P Tetamu / PKP
Dapatkan fail pesakit dari bilik rekod. 7.22
Sedia rekod. Sediakan PMS dan PF baru.
P Tetamu / PKP
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN FAKULTI PERUBATAN VETERINAR
Halaman: 7/9 No. Semakan: 01
Kod Dokumen: UPM/OPR/FPV/AK01 ARAHAN KERJA PENDAFTARAN KLIEN DAN HAIWAN 7.23
PMR baharu.
Tetapkan tempat dan Vet. Tetapkan bilik pemeriksaan/kandang dan Vet.
O
KU
M
EN
TI
D
AK
TE
R
KA
W
AL
Tamat.
D
7.25
Tarikh: 22/08/2011
P Tetamu / PKP
Sediakan PMR baharu untuk lawatan kini. 7.24
No. Isu: 02
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN FAKULTI PERUBATAN VETERINAR
Halaman: 8/9 No. Semakan: 01
Kod Dokumen: UPM/OPR/FPV/AK01 ARAHAN KERJA PENDAFTARAN KLIEN DAN HAIWAN 8.0
Bil 1
No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
REKOD KUALITI Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
Bilik Rekod/ 10 Tahun
TDH
No Kes
W
PF (No Kes)
KA
2
AL
PF
PMS
TE
R
(OPR/FPV/BR002/PMS)
4
CLB (SA Front Office, UPM) (FPV/UVH/L001)
5
CLB (SA Front Office, PJ) (FPV/UVH/L002)
7
CLB (LA Ward) (FPV/UVH/L021)
8
CLB (Klinik Bergerak) ( FPV/UVH/L022)
D TI
OPR/FPV/BR004/PMR_LAP)
M
KU
O
D
CLB (Equine Centre)
(FPV/UVH/L023)
PT(P/O)
EN
3
AK
PMR (OPR/FPV/BR003/PMR_SAP atau
AVO
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN FAKULTI PERUBATAN VETERINAR
Halaman: 9/9 No. Semakan: 01
Kod Dokumen: UPM/OPR/FPV/AK01 ARAHAN KERJA PENDAFTARAN KLIEN DAN HAIWAN
No. Isu: 02 Tarikh: 22/08/2011
9.0 SEJARAH SEMAKAN Dilulus/ Disedia dan diluluskan Disemak semula Keluaran Pertama untuk satu Dekan WP pensijilan OPR(FPV)- Mesyuarat Pengurusan Khas Dekan WP 1/2011 Fakulti Perubatan Veterinar Kali Ke-490
No. No. No. CPD Isu Semakan
AL
W KA R TE AK D TI EN M
01
KU
02
O
00
D
02
Kelulusan Mesyuarat
Tarikh Kuatkuasa 03/01/2011 22/08/2011
