SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 1/11 No. Semakan: 01
PEJABAT PENDAFTARMANUSIA No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 01 ARAHAN KERJA PENGURUSAN MEMBAWA Tarikh: 08/08/2011 BAKI CUTI REHAT/PENGUMPULAN GCR 1.0 TUJUAN
W A
L
Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara permohonan membawa Baki Cuti Rehat (CR) dan pengumpulan Gantian Cuti Rehat (GCR). 2.0 SKOP
T ER
K
A
Arahan Kerja ini merangkumi penerimaan permohonan, kelulusan dan pemakluman membawa Baki Cuti Rehat (CR) dan pengumpulan Cuti Rehat bagi tujuan mendapat faedah Gantian Cuti Rehat (GCR) staf tetap. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Tajuk Dokumen
K
Nombor Dokumen
Cuti
A
Perintah-Perintah Am (Bab C)
Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2003
Pemberian Wang Tunai Gantian Cuti Rehat (GCR)
EN
T
ID
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002
M
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 20 Tahun 2005
K
U
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2008
D
O
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 18 Tahun 2008
Kadar Cuti Rehat Tahunan Pegawai Perkhidmatan Awam Kadar Cuti Rehat Tahunan Dan Tawaran Opsyen Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Peningkatan Maksimum Cuti Rehat dan Cuti Rehat Khas Yang Boleh Dikumpul Untuk Pemberian Wang Tunai Sebagai Gantian Cuti Rehat (GCR) Kepada 150 Hari
-
E-Panduan Kemudahan Cuti
-
Panduan Cuti On Web (Kerani)
-
Panduan Cuti On Web (Umum)
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 2/11 No. Semakan: 01
PEJABAT PENDAFTARMANUSIA No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 01 ARAHAN KERJA PENGURUSAN MEMBAWA Tarikh: 08/08/2011 BAKI CUTI REHAT/PENGUMPULAN GCR 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN :
Cuti Rehat
GCR
:
Gantian Cuti Rehat
e-Cuti
:
Sistem Permohonan Cuti Online
PTJ
:
Pusat Tanggungjawab
PEND
:
Pejabat Pendaftar
KB
:
Ketua Bahagian
KS
:
Ketua Seksyen
KPTJ
:
Ketua Pusat Tanggungjawab
KJ
:
Ketua Jabatan
PT
:
Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar)
PT PTJ
:
Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab)
PL
:
W A
A K
T ER
K
A
ID
Pegawai Pelulus
T :
EN
PS
AKBS
O
K
U
PYM
M
PT(P/O)
D
L
CR
Pegawai Penyokong
:
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar
:
Anggota Keselamatan Bertugas Syif
:
Pegawai Yang Melaksana Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab Setiauasaha Pejabat Pusat Tanggungjawab Pembantu Makmal Pembantu Perpustakaan Penolong Pegawai Sains Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pengurus Asrama Pegawai Sains
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 3/11 No. Semakan: 01
PEJABAT PENDAFTARMANUSIA No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 01 ARAHAN KERJA PENGURUSAN MEMBAWA Tarikh: 08/08/2011 BAKI CUTI REHAT/PENGUMPULAN GCR 5.0 TANGGUNGJAWAB
W A
L
Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan.
D
O
K
U
M
EN
T
ID
A
K
T ER
K
A
Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 4/11 No. Semakan: 01
PEJABAT PENDAFTARMANUSIA No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 01 ARAHAN KERJA PENGURUSAN MEMBAWA Tarikh: 08/08/2011 BAKI CUTI REHAT/PENGUMPULAN GCR
Mula
L
6.0 CARTA ALIR
W A
7.1
Buat Pemakluman
K
A
7.2
Tidak
T ER
Ada Baki Cuti Rehat?
7.3
K
Ya
7.4
Dapat Kelulusan
7.5
EN
T
ID
A
Mohon Bawa Baki CR/ Penggumpulan GCR
7.7
D
O
K
U
M
Baki CR Luput dan Sedia Penyata GCR
Tidak Sudah Buat Permohonan?
7.6
Ya Semak penyata Bawa Ya Baki CR/Faedah GCR
7.8
Kemaskini Rekod
7.9
Tamat
7.10
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 5/11 No. Semakan: 01
PEJABAT PENDAFTARMANUSIA No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 01 ARAHAN KERJA PENGURUSAN MEMBAWA Tarikh: 08/08/2011 BAKI CUTI REHAT/PENGUMPULAN GCR 7.0
PROSES TERPERINCI Tindakan
Tanggungjawab
Mula
7.2
Buat Pemakluman
Pendaftar/KB
T ER
K
A
7.2.1 Keluar surat edaran selewat-lewatnya pada minggu ke tiga (3) bulan Disember kepada Ketua PTJ untuk maklum proses permohonan bawa baki CR/GCR telah boleh dilaksanakan mulai 02 Januari hingga 31 Mac.
W A
L
7.1
PT/ PT (P/O)
A
K
7.2.2 Buat pemakluman kepada semua staf UPM melalui Buletin Putra sehari selepas tarikh surat edaran dikeluarkan.
PT PTJ/PYM
Ada Baki Cuti Rehat?
M
7.3
EN
T
ID
7.2.3 Semak di Sistem e-Cuti senarai nama staf yang masih belum membuat permohonan pada minggu ketiga bulan Februari. Hantar peringatan melalui e-mel/surat/telefon dll kepada staf di PTJ selewatlewatnya pada minggu akhir bulan Februari.
e-Cuti
sebelum
Pemohon
K
U
7.3.1 Semak baki CR di Sistem membuat permohonan.
D
O
7.3.2 Jika ya, ikut langkah 7.4.
7.4
7.3.3 Jika tidak, ikut langkah 7.10.
Pemohon Pemohon
Mohon Bawa Baki CR/Pengumpulan GCR 7.4.1 Buat keputusan samaada hendak: i. bawa baki CR ke tahun berikutnya atau; ii. bawa untuk pengumpulan GCR atau; iii. tentukan jumlah hari untuk bawa baki CR dan untuk pengumpulan GCR.
Pemohon
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 6/11 No. Semakan: 01
PEJABAT PENDAFTARMANUSIA No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 01 ARAHAN KERJA PENGURUSAN MEMBAWA Tarikh: 08/08/2011 BAKI CUTI REHAT/PENGUMPULAN GCR
W A
Pemohon
7.5
T ER
K
A
7.4.3 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 08 (Permohonan Membawa Baki Cuti Rehat) jika Sistem e-Cuti tidak berfungsi dan juga bagi anggota keselamatan bertugas secara syif di Bahagian Keselamatan UPM Serdang/Kampus Bintulu.
Pemohon
L
7.4.2 Mohon bawa baki CR/pengumpulan GCR secara on-line melalui Sistem e-Cuti selewat-lewatnya pada akhir bulan Mac. Pilih butang menu bawa baki cuti di Sistem e-Cuti.
Dapat Kelulusan
KPTJ
A
K
7.5.1 Terima e-mel atau borang permohonan bawa baki CR/pengumpulan GCR.
ID
7.5.2 Sah dan lulus permohonan bawa baki CR/ pengumpulan GCR di Sistem e-Cuti/borang. permohonan bawa baki GCR melalui Sistem
Pendaftar
7.5.4 Semak melalui e-mel putra keputusan permohonan bawa baki CR/pengumpulan GCR.
Pemohon
U
M
EN
T
7.5.3 Beri kebenaran CR/pengumpulan e-Cuti/borang.
KPTJ
PYM
O
K
7.5.5 Hantar salinan borang yang telah lulus/tidak lulus kepada pemohon.
D
7.6
Sudah Buat Permohonan? 7.6.1 Jika ya, ikut langkah 7.8
Pemohon/PYM
7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.7.
Pemohon/PYM
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 7/11 No. Semakan: 01
PEJABAT PENDAFTARMANUSIA No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 01 ARAHAN KERJA PENGURUSAN MEMBAWA Tarikh: 08/08/2011 BAKI CUTI REHAT/PENGUMPULAN GCR Baki CR Luput dan Sedia Penyata GCR
T ER
K
A
Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2003; Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 2008; E-Panduan Kemudahan Cuti.
Pemohon/PYM
L
7.7.1 Ambil maklum CR tahun pertama akan luput pada akhir tahun ketiga jika masih tidak digunakan.
W A
7.7
PT (P/O)
EN
T
ID
A
K
7.7.2 Sedia penyata GCR pada borang Pengiraan Cuti Rehat yang boleh dikumpulkan di bawah Peraturan 21, Peraturan- Peraturan Pencen 1980 [2 tahun sebelum] (OPR/PEND/BR02/GCR 02) sekurangkurangnya dua (2) tahun sebelum seseorang pegawai bersara. Rekod jumlah baki cuti rehat yang luput.
PT (P/O)
D
O
K
U
M
7.7.3 Sedia penyata GCR pada borang Pengiraan Cuti Rehat yang boleh dikumpulkan di bawah Peraturan 21, Peraturan-Peraturan Pencen 1980 [2 bulan sebelum] (OPR/PEND/BR02/GCR 01) dua (2) bulan sebelum seseorang pegawai bersara. Rekod jumlah baki cuti rehat yang luput. Rujuk: Garis Panduan Pengendalian Urusan Gantian Cuti Rehat (GCR) OPR/PEND/GP01/GCR).
7.8
Semak Penyata Bawa Baki CR/Faedah Gantian Cuti Rehat 7.8.1 Semak jumlah pengumpulan CR di Sistem e-Cuti melalui Penyata Bawa Baki Cuti Rehat/Faedah Gantian Cuti Rehat.
Pemohon
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 8/11 No. Semakan: 01
PEJABAT PENDAFTARMANUSIA No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 01 ARAHAN KERJA PENGURUSAN MEMBAWA Tarikh: 08/08/2011 BAKI CUTI REHAT/PENGUMPULAN GCR Kemaskini Rekod
Tamat
D
O
K
U
M
EN
T
ID
A
K
7.10
T ER
K
A
7.9.2 Bagi anggota keselamatan bertugas secara syif di Bahagian Keselamatan UPM Serdang masukkan borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 08 (Permohonan Membawa Baki Cuti Rehat) ke dalam Fail Pegawai di Pejabat Pendaftar.
PYM
L
7.9.1 Cetak Penyata Bawa Baki Cuti Rehat/Faedah Gantian Cuti Rehat pada minggu pertama bulan April dan simpan ke dalam Fail Cuti Staf di PTJ.
W A
7.9
PT (P/O)
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 9/11 No. Semakan: 01
PEJABAT PENDAFTARMANUSIA No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 01 ARAHAN KERJA PENGURUSAN MEMBAWA Tarikh: 08/08/2011 BAKI CUTI REHAT/PENGUMPULAN GCR 8.0 REKOD KUALITI
PT (P/O) Seksyen Pengurusan Rekod dan Data
Arkib
K
Sepanjang tempoh perkhidmatan
2.
ID
A
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 08 (Permohonan Membawa Cuti Rehat) yang lengkap Penyata GCR yang lengkap Borang Pengiraan Cuti Rehat yang boleh dikumpulkan di bawah Peraturan 21, Peraturan-Peraturan Pencen 1980 [2 tahun sebelum] (OPR/PEND/BR02/GCR 02) Borang Pengiraan Cuti Rehat yang boleh dikumpulkan di bawah Peraturan 21, Peraturan-Peraturan Pencen 1980 [2 bulan sebelum] (OPR/PEND/BR02/GCR 01)
Pendaftar
T ER
Fail Pegawai
Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar
L
UPM/(No. Staf)
Kuasa Melupus
W A
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tempat dan Tempoh Simpanan
K
1.
Tanggungjawab Menyelenggara
A
Bil
UPM/CUTI/(No. Staf)
K
U
M
EN
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 08 (Permohonan Membawa Baki Cuti Rehat) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan membawa baki cuti rehat yang diuruskan secara manual jika sistem e-Cuti tidak berfungsi Borang Pengiraan Cuti Rehat yang boleh dikumpulkan di bawah Peraturan 21, Peraturan-Peraturan Pencen 1980 (2 bulan sebelum) (OPR/PEND/BR02/GCR 01) yang lengkap Borang Pengiraan Cuti Rehat yang boleh dikumpulkan di bawah Peraturan 21, Peraturan-Peraturan Pencen 1980 (2 tahun sebelum) (OPR/PEND/BR02/GCR 02) yang lengkap Penyata bawa baki CR/Faedah GCR
O D
PTJ
T
Fail Cuti Staf
PYM
Sepanjang tempoh perkhidmatan
PTJ
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 10/11 No. Semakan: 01
PEJABAT PENDAFTARMANUSIA No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 01 ARAHAN KERJA PENGURUSAN MEMBAWA Tarikh: 08/08/2011 BAKI CUTI REHAT/PENGUMPULAN GCR
UPM/(kod PTJ/500-9/1 (Pengurusan Hal Ehwal Cuti) UPM/(kod PTJ/500-9/2 (Faedah Gantian Cuti Rehat) UPM/(kod PTJ/100-43/2/7 (Sistem e-Cuti)
K A ID T EN M U K O D
PTJ
T ER
PYM
iDEC
L
Pegawai Teknologi Maklumat iDEC
Kuasa Melupus
W A
e-Cuti Sistem Permohonan Cuti Online (www.putra.upm.edu.my)
Tempat dan Tempoh Simpanan
A
3.
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Menyelenggara
K
Bil
PTJ
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Halaman: 11/11 No. Semakan: 01
PEJABAT PENDAFTARMANUSIA No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 01 ARAHAN KERJA PENGURUSAN MEMBAWA Tarikh: 08/08/2011 BAKI CUTI REHAT/PENGUMPULAN GCR 9.0 SEJARAH SEMAKAN
02
00
Keseluruhan
Keluaran Pertama untuk satu pensijilan
02
01
SOK (BUM) 3/2011
Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Kali Ke-2
Disedia/ Disemak Oleh KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia
T ER K A ID T EN M U K O D
Disahkan Oleh
Tarikh Kuat kuasa
L
Kelulusan Mesyuarat
W A
No. CPD
A
No. Semakan
K
No. Isu
WP
15/02/2011
WP
08/08/2011
