Jaarverslag 2012/2013
Inhoudsopgave VOORWOORD
3
PROJECTEN
4
YOUNG LOCALS! IN VERVOERING KEES DE UTRECHT POPPRIJS GRASNAPOLSKY
4 5 6 10 12
FINANCIEEL
14
SAMENVATTING BALANS RESULTATENREKENING BEGROTING 2014 FONDSEN, SUBSIDIËNTEN EN SPONSOREN
14 14 15 16 18
VOORUITBLIK
19
MOOIE WOORDEN GOVERNANCE CODE CULTUUR
19 19
2
Voorwoord
Het jaar 2013 laat zich voor Stef karakteriseren als een overgangsjaar. Met een verhuizing naar een nieuw (kleiner en goedkoper) kantoor, een deels nieuw bestuur en enkele projecten die door tegenslag geen of geen volledige doorgang hadden. Het bestuur heeft vast moeten stellen dat de afstand tot enkele projecten groter was geworden dan wenselijk. Hierdoor werd het bijvoorbeeld lastig om tijdig problemen te signaleren, deze op waarde te schatten en om projecten indien nodig bij te sturen. Iets wat belangrijker dan ooit blijkt, in een tijd die vraagt om creatievere inkomstenwerving door de projecten. Zo lukte het festival In Vervoering niet hun begroting dekkend te krijgen, waardoor het festival geen doorgang had. En het nieuwe Stef-‐project Young Locals! kwam zonder stabiel team na één succesvolle ronde van dit bandcoachingsproject voor jonge muzikanten, helaas voortijdig ten einde. Om vergelijkbare problemen in de toekomst te voorkomen maken sinds dit najaar de projectleiders deel uit van de bestuursvergadering. Zij dragen uiteraard geen bestuursverantwoordelijkheid, maar doen verslag van hun eigen project. Er wordt daarnaast een platform gecreëerd voor samenwerking en kennisdeling tussen de verschillende projecten. De projectleiders op hun beurt krijgen meer inzicht in de bestuursactiviteiten, wat een positieve bijdrage moet leveren aan het draagvlak voor het stichtingbestuur. Gelukkig was er dit jaar ook weer ruimte voor geslaagde Stef-‐projecten. Winterfestival Grasnapolsky vond in Radio Kootwijk een geweldige locatie voor een nieuwe editie begin 2014. De Utrecht Popprijs barste tijdens voorrondes in de Utrechtse werfkelders en een finale in Tivoli de Helling weer van het talent. En KEES wist met weer een inspirerend vrijwilligersprogramma een groeiende positie te verwerven binnen het Utrechtse vrijwilligersveld. De komende paragrafen zult u lezen hoe dat op projectniveau tot uiting is gekomen. Ieder project zal worden behandeld met aandacht voor haar ontwikkeling, bezoekersaantallen en blik op de toekomst. De vooruitblik van Stef als stichting komt na de financiële verantwoording aan bod in hoofdstuk 4. Het 2012/2013-‐bestuur van Stef, Hessel Koster, Arnout de la Houssaye, Dieuwke Turksma, Ellen van Bunnik, Gijs Oomkes, Iris Gieling (tot september 2013)
3
Projecten Young Locals! Het jaar begon goed voor Young Locals! met een prijs als “Beste Utrechtse Initiatief” tijdens de 3VOOR12/Utrecht Awards, de regionale afdeling van het online muziekplatform van de VPRO. Het project dat Stef-‐stagiair Niels Udink eind 2012 had opgezet, zou in 2013 op structurele basis plaatsvinden en zo uitgroeien tot en vaste waarde in het Utrechtse muziekveld. Young Locals! is een coachingstraject voor jonge muzikanten (tot 19 jaar) waarin bands na bijwonen van workshops Marketing & Promotie, Band Business en Stage Performance het geleerde in praktijk mochten brengen op het podium van dB’s in Utrecht. De leidde in januari een hele succesvolle ronde, waaraan de getalenteerde, jonge bands Strolling the Yards, SolarFlare en Viva La Revolution deelnamen. Het project verwierf subsidies bij de fondsen Elise Mathilde en Carel Nengermann. En vond in studentenhuisvester SSH Utrecht een sponsor. Nadat de twee volgende rondes geannuleerd moesten worden wegens afzeggingen van deelnemende bands, heeft het projectteam een aantal organisatorische zaken moeten aanpassen. Zo werd deelname minder vrijblijvend en werd er minder beschikbaarheid van de deelnemende bands gevraagd, door alle activiteten (workshops en optreden) op één dag te concentreren. Nadat dit najaar is gebleken dat deze aanpassingen onvoldoende effect hebben gehad, heeft de projectleider van Young Locals! besloten om te stoppen met het project. Omdat er binnen het team en binnen het netwerk van Stef geen personen waren om het project voort te zetten, betekende dit het einde van Young Locals! Projectteam Young Locals! Niels Udink -‐ projectleider Susanne Landman –marketing en productie (stagiaire) Freek Rijna -‐ werving coaches
4
In Vervoering Festival In Vervoering is het mobielste en intiemste festival van Utrecht. De nieuwste bands, singer-‐songwriters, schrijvers, filmmakers, theatermakers en kunstenaars uit de provincie Utrecht staan voor je klaar op de meest uiteenlopende podia, in een onvergetelijke setting. De plekken waar je het talent kan ontdekken bestaan naast een groot hoofdpodium uit bootjes, vouwwagens en bakfietsen. Je kan daarnaast plaats nemen bij artiesten in oldtimers, bussen en treinstellen. De monumentale binnenstad van Utrecht vormt samen met de mobiele podia en horeca het decor. Een evenement dat ieder jaar opnieuw veel bewoners uit Utrecht en omstreken in vervoering weet te brengen op innovatieve wijze. In Vervoering is een bekend begrip geworden in Utrecht en omstreken. Al zes keer eerder veroverde het mobiele festival de binnenstad van Utrecht. Het publiek komt dan ook elk jaar in grotere getallen om deel te nemen aan alle activiteiten die het festival te bieden heeft. Of om gewoon heerlijk te genieten van alles wat het voorgeschoteld krijgt. De scherpe programmering, de aantrekkelijke vormgeving en het DIY-‐karakter met de wortels diep in de stad en in de provincie, leidden al tot de winst van een Nationale Evenementenprijs 2011 in de categorie innovatie. Daarnaast ontving In Vervoering in datzelfde jaar een nominatie voor de 3VOOR12/Utrecht Award voor beste Utrechts initiatief. In 2013 lukte het projectteam helaas niet voldoende inkomsten te werven voor een dekkende begroting. Omdat enkele oud-‐teamleden iets prachtigs en succesvols als dit festival niet verloren wilden laten gaan en kansen zien dit evenement te laten groeien in kwaliteit en professionaliteit hebben zij het initiatief genomen dit festival vol enthousiasme voort te zetten en in een nieuw jasje te steken. Nieuw Utrechts talent krijgt daarmee wederom de kans een groter publiek te bereiken en het publiek kan weer twee onvergetelijke dagen ervaren binnen de singels van Utrecht. Stef hoopt dan ook in 2014 Utrecht weer In Vervoering te kunnen brengen.
5
KEES Binnen de organisatie van diverse festivals en evenementen is het belang van en de passie voor het werken met vrijwilligers een belangrijke poot voor Stef. KEES (Kennis van Evenementen door Educatie en Support) is het initiatief van Stef dat de binding tussen vrijwilligers en de culturele sector probeert te versterken. KEES informeert en bedankt deze vrijwilligers met een aanbod van gratis workshops en masterclasses en een inkijkdag. Ook geeft KEES advies over vrijwilligersbeleid en wordt er actief promotie gemaakt voor vrijwilligerswerk in de culturele sector.
Programma 2013 In 2013 ging KEES door met de succesformule van 2012 en organiseerde vijf workshops, drie masterclasses en in samenwerking met de Vrijwilligerscentrale Utrecht een bijeenkomst voor vrijwilligerscoördinatoren over vrijwillige inzet, flexibel v.s. structureel. KEES vertrekt vanuit kennis; de kwaliteit van de workshops en masterclasses zijn belangrijk voor KEES. De workshops en masterclasses hebben een interactief karakter, waarbij theorie en praktijk worden gecombineerd. De workshops zijn voor iedereen toegankelijk en worden gegeven op 'instapniveau'. De masterclasses zijn verdiepend en vergen enige voorkennis. Succesvolle activiteiten van KEES in 2013 waren onder andere Help! Ik heb een team, en het masterclassprogramma Draaiboek & Locatiemanagement. Alle activiteiten werden gegeven door externe workshop-‐ of masterclassleiders met grote kennis van het culturele werkveld en/ of specifieke kennis van het betreffende onderwerp. KEES heeft onder andere samengewerkt met: Het Huis, het Nederlands Film Festival, het LHC, De Regelaar en de Vrijwilligerscentrale Utrecht. In het programmaoverzicht staan de namen van de professionals die de bijeenkomsten leidden. KEES werkt graag met inspirerende voorbeelden, daarom organiseert zij standaard een Inkijkdag bij een inspirerend festival of evenement. In 2013 was KEES welkom bij de opbouw van het Gala van de Nederlandse film, waar de Gouden Kalveren van het Nederlands Film Festival uitgereikt worden.
Advies In 2012 is er een start gemaakt met het geven van advies aan (beginnende) vrijwilligerscoördinatoren. In 2013 is deze lijn voortgezet en werden er 12 adviesgesprekken gevoerd, o.a. met het European Youth Olympic Festival (EYOF), Roze Zaterdag, Cultfest en Tweetakt. Ook heeft KEES een bijdrage geleverd aan twee afstudeeronderzoeken van studenten die als onderwerp voor hun onderzoek vrijwilligersbeleid en -‐coördinatie kozen. In 2013 is er ook op regelmatige basis contact geweest met de Vrijwilligerscentrale Utrecht. In oktober hebben KEES en de Vrijwilligerscentrale de bijeenkomst Vrijwilligersbeleid georganiseerd. Deze bijeenkomst was gericht op vrijwilligerscoördinatoren uit alle sectoren. Er werd rondom de thema’s werving, binding, talent benutten en aansturing gesproken over de inzet van flexibele versus
6
structurele vrijwilligers. Er waren gastsprekers van het NFF, Sodaproducties en Focusant (trainer). De middag kon rekenen op 34 aanwezigen, waaronder medewerkers van ZIMIHC, De Vrede van Utrecht, Spring en Cultuur19.
Promotie Het verstevigen van het contact met partners in het culturele werkveld zorgde niet alleen voor gesprekken over vrijwilligersbeleid, maar ook voor groeiende bekendheid van KEES onder hun vrijwilligers. Vrijwilligerscoördinatoren deelden hun enthousiasme voor KEES door bijvoorbeeld het actief uitdelen van KEES flyers en het weggeven van KEES gadgets. KEES koos wederom voor een educatieve gadget waar de vrijwilliger iets mee kan tijdens zijn of haar werkzaamheden. Op grote festivals werden oordopjes uitgedeeld met daar aan vast geniet een kaartje met informatie over (het voorkomen van) gehoorschade. Ook waren er KEES T-‐shirts die als bedankje aan vrijwilligers werden gegeven die zich bovengemiddeld veel en goed inzetten. Andersom bood KEES deze organisaties de mogelijkheid hun oproep voor vrijwilligers via KEES onder de aandacht te brengen. Via de website konden vrijwilligerscoördinatoren een oproep laten plaatsen voor (potentiële) vrijwilligers die op zoek zijn naar iets leuks om te doen. Alle berichten vormden een breed palet van diverse klussen voor een diverse doelgroep, met o.a.: publieksbegeleiders bij Culturele Zondagen, een artistiek coördinator intocht van Sinterklaas, bouwploegers voor het NFF en locatiemanagers voor het Café Theater Festival. Door alleen actuele oproepen te publiceren konden (potentiële) vrijwilligers direct zien waar hun hulp welkom was. Naast het online prikbord ging KEES door met de online campagne: op speelse en actieve manier aan vrijwilligers laten zien hoe leuk, nuttig en zinvol vrijwilligerswerk kan zijn. Door de inzet van social media als Facebook en Twitter bracht KEES berichtjes en foto’s naar buiten. KEES zag het aantal volgers snel groeien. Hieronder een klein overzicht. Facebookvolgers Twittervolgers Nieuwsbriefontvangers Actief verspreide flyers onder festivals
Januari 2013 185 183 388 nvt
December 2013 399 228 503 3437
Verspreide flyers op culturele locaties Posterlocaties
nvt 40
500 60
Overzicht aanbod KEES bood in 2013 onderstaand programma aan. De teksten zijn afkomstig van de flyer en/of website.
Maart Workshop: Spreken voor Publiek Voor vrijwilligers die voor (grote groepen) mensen moeten spreken als inleider, moderator of bijvoorbeeld presentator. Hoe sta je zeker op het podium, begeleid je een gesprek, stel je goede vragen of maak je mensen enthousiast. Workshopleider: Gert-‐Jan Jansen, ervaren dagvoorzitter/gespreksleider bij o.a. International Documentary Filmfestival Amsterdam (IDFA). Aantal deelnemers: 19 Waardering: 8,2
7
April Workshop: Horeca Een gezellige avond vol weetjes en feiten over tappen, serveren, hygiënecodes, klantvriendelijkheid en andere horeca onderwerpen. Workshopleider: Irene van Doorn en Nora Maartense, festivalhoreca experts van onder andere Tweetakt, KAAP en Oerol. Aantal deelnemers: 14 Waardering: 7,875
Mei Workshop: EHBO voor vrijwilligers Deze cursus biedt praktische handvatten om eerste hulp toe te passen in geval van nood. Dit is geen officiële EHBO cursus, maar een avond vol informatie die je hopelijk nooit nodig zult hebben. Workshopleider: Dilejan Adams, ervaren EHBO docent, onder andere actief tijdens Koninginnedag en het Midzomergracht festival. Aantal deelnemers: 12 Waardering: 7,944
Juni Workshop: Techniek voor Beginners Voor alle vrijwilligers die meer te weten willen komen over de basiskneepjes van (theater)techniek. Deze workshop vindt plaats in een theater, waardoor zowel theorie als praktijk aan bod komen. Workshopleider: Colin Kassies, (technisch) producent bij onder andere het Nederlands Film Festival, Spoffin en diverse theatergezelschappen. Aantal deelnemers: 13 Waardering: 8,03
Juli Masterclass: Help! Ik heb een team.... Voor ‘gevorderde’ vrijwilligers die als stagiaire, coördinator of bijvoorbeeld productieassistent andere vrijwilligers moeten aansturen. Leer alles over de kunst van het leidinggeven: hoe creëer je een betrokken team en geef je goede feedback? Op deze avond leer je jezelf beter kennen als leider. Expert: Matthijs Schmidt, trainer/adviseur bij Ardis Organisatie & Ontwikkeling. Aantal deelnemers: 17 Waardering: 7,96
September Workshop: Veiligheid op de Werkvloer
Een workshop voor bouwploegers en andere geïnteresseerden. Word je bewust van je eigen veiligheid, ontvang praktische tips en leer risico’s te herkennen. Workshopleider: Willem Westemann, eigenaar van De Regelaar, veiligheidscoördinator bij diverse grote festivals en evenementen. Aantal deelnemers: 9 Waardering: 8,14
Oktober Inkijkdag: Kees op bezoek bij… het Gala van de Nederlandse Film
8
Tijdens deze inkijkdag krijg je een exclusief kijkje achter de schermen bij de voorbereidingen van Het Gala van de Nederlandse Film, de avond waarop de prestigieuze Gouden Kalveren worden uitgereikt. Gastvrouw: Maudy van Bree, production manager en uitvoerend producent, o.a. voor Endemol en het Gouden Kalveren gala Aantal deelnemers: 15 Oktober Masterclass: Productie voor beginners: draaiboek Wat komt er allemaal kijken bij de organisatie van een cultureel evenement? Een goede voorbereiding is het halve werk, dus gaan we dieper in op het maken van een goed draaiboek. Deze masterclass is alleen voor vrijwilligers met veel (aantoonbare) ervaring. Expert: Eveline de Jong, cultureel producent en is onder andere betrokken bij de productie van het Gala van de Nederlandse Film en het Waterliniefestival. Aantal deelnemers: 19 Waardering: 8
Oktober: Themabijeenkomst Vrijwilligersbeleid Organisaties die werken met structurele vrijwilligers, ontmoeten festival-‐ en evenementenorganisatoren die te maken hebben met flexibele inzet van vrijwilligers. Aan de hand van vier thema's is er ruimte om in gesprek te gaan en van elkaar te leren Workshopleider: KEES ism de Vrijwilligerscentrale Gastsprekers: Ed Geurdes, trainer Focusant, Judith Oostrom, assistent vrijwilligerscoördinator NFF, Marieke Heinsboek, oprichter Soda producties Aantal deelnemers: 34
November Masterclass: Productie voor beginners: locatiemanagement Voor vrijwilligers die aan de slag zijn of willen in de meer verantwoordelijke en veelzijdige taak van locatiemanager. Vervolg van Draaiboek Masterclass, maar kan ook los gevolgd worden. Expert: Eveline de Jong Aantal deelnemers: 20 Waardering: 7,97 Stafteam KEES 2013 Projectleider: Hanneke Hulshof Productie en communicatie: Liselot Verbrugge (tot april 2013) en Sylke de Heus (vanaf april 2013)
9
De Utrecht Popprijs De Utrecht Popprijs is de bandwedstrijd voor bands uit de provincie Utrecht. De Utrecht Popprijs biedt een opstap voor talentvolle muzikanten en bands, geeft vrijwilligers en studenten de kans om deel uit te maken van een cultureel project en biedt publiek de mogelijkheid om kennis te maken met nieuw talent. Bands strijden in wedstrijden bij deze regionale podia voor een plek in de halve finale. De halve finalisten worden aangevuld met een selectie van talentvolle bands via mediapartners Ongekend Talent en Staplab.
Wedstrijdverloop
De halve finale vond dit jaar voor het eerst plaats in drie werfkelders aan de Oudegracht. Op zaterdag 14 september 2013 streden 11 bands (één band moest afzeggen i.v.m. een zieke zanger) op deze typisch Utrechtse locaties om een felbegeerde plek in de finale. Een onafhankelijke jury met veel ervaring in de muzieksector koos aan het eind van de dag drie bands die op 3 oktober het podium van Tivoli de Helling mochten betreden. Deze werden een dag na de halve finale bekend gemaakt via de website van De Utrecht Popprijs. Ook het publiek had een stem: zij konden via de website stemmen op de overgebleven halve finalisten. Jammer genoeg pakte dat dit jaar niet goed uit. Fans gebruikten omwegen (proxyservers) om extra stemmen op hun favoriet uit te kunnen brengen. De stemming verloor hiermee haar waarde. Na uitgebreid overleg is dan ook besloten de stemming ongeldig te verklaren en een vierde finalist door de jury te laten aanwijzen. Op donderdagavond 3 oktober barstte de strijd los in Tivoli de Helling en werden de winnaars van De Utrecht Popprijs 2013 bekend gemaakt. Project Bongo werd door de vakjury tot winnaar uitgeroepen en Stillwave wist de publieksprijs in de wacht te slepen.
Coachingsdag Een van de belangrijkste doelstellingen van De Utrecht Popprijs is (beginnende) bands de kans te bieden zich verder te ontwikkelen. Om deze doelstelling te bereiken hebben bands niet alleen een speelplek nodig, maar ook begeleiding. Sinds 2011 biedt De Utrecht Popprijs daarom de finalisten een coachingsdag aan, ingedeeld door een professionele bandcoach. Tijdens de coachingsdag kregen bands van coaches Martijn Koolen, Roelie van Lingen, Ben Geijtenbeek en Marieke Feller workshops met betrekking tot podiumtechniek, performance en spel. Zo keken bands gezamenlijk video’s van hun optreden tijdens de halve finale, waarbij zij op hun eigen performance reageren, maar ook tips en opbouwende kritiek op de andere bands
10
geven. De dag werd afgesloten met een evaluatie en een netwerkborrel. De winnaar van De Utrecht Popprijs 2013 krijgt gedurende een jaar een coachingstraject aangeboden.
Partners en samenwerking Tijdens het organiseren, promoten en uitvoeren van de wedstrijd werkt het team van De Utrecht Popprijs samen met vele externe partijen. Denk hierbij aan: Regionale podia De bijdrage van de regionale podia is onmisbaar voor de realisatie van De Utrecht Popprijs. Zij leveren niet alleen halve finalisten, maar ook apparatuur, vrijwilligers en publiciteit. Ondernemers en bewoners van Utrecht De Utrecht Popprijs kan geen doorgang vinden zonder de medewerking van ondernemers en bewoners van Utrecht. Zo hebben creatieve ondernemingen als Starsound Studios, Mailmen en Popcoaching hun diensten kosteloos beschikbaar gesteld voor het prijzenpakket. Qua locaties heeft De Utrecht Popprijs het ontzettend getroffen met drie cultureel actieve, enthousiaste ondernemers die hun werfkelders graag ter beschikking stelden voor de halve finale: Mary K Hotel, De Kargadoor en De Witte Vosch. Het heeft ons ook dit jaar weer aangenaam verrast hoe Utrecht en haar bewoners open staan voor evenementen als De Utrecht Popprijs. Herman Brood Academie Sinds een aantal jaar werkt De Utrecht Popprijs samen met de Herman Brood Academie (HBA) in Utrecht. Vanuit De Utrecht Popprijs wordt aan tweedejaars studenten Licht-‐ & geluidstechniek een lesprogramma aangeboden.. De studenten verzorgen na deze voorbereiding (onder begeleiding) de techniek van de halve finale. Vrijwilligers Waar zouden evenementen als De Utrecht Popprijs zijn zonder een klein leger vrijwilligers! Ook dit jaar waren er op het gebied van horeca, kassa-‐ en deurbeleid, productie, locatiemanagement, decor en promotie weer vele enthousiaste vrijwilligers aan het werk. Mede dankzij hen was De Utrecht Popprijs een groot succes. Stafteam De Utrecht Popprijs 2013 Programmering
Gijs Oomkes: projectleider Devika Partiman: producent Marieke Feller: bandcoach Diede Claassen: publiciteit
Project Bongo Stillwave Go Go Kill TwoWay Society Via Maria Matter of Seconds Boomslang The Arson Strategy Close-‐up Sputnik Effekt Groove Garden Fixur
De Kelder Winnaar dB’s Publieksprijs De Peppel Finalist Ongekend Talent Finalist De IJsbreker Geinbeat Babylon & K’77 Yumbo De Boemerang Staplab Ongekend Talent Ongekend Talent
11
Grasnapolsky De winter is een periode waarin huiselijke warmte verkozen wordt boven de grillige buitenlucht. Grasnapolsky geeft de mensen deze warmte in een ijzig seizoen. In deze koude periode haalt Grasnapolsky het festival naar binnen, naar een bijzondere en landelijke locatie: Radio Kootwijk. Het tweedaags winterfestival vindt plaats onder het dak van dit inspirerende gebouw in het prachtige Veluwse landschap. “…er zijn steeds meer spraakmakende, bijzondere artiesten die geen duizenden maar wel honderden mensen weten te enthousiasmeren. Kleinere artiesten en bands, en kleinere, intiemere festivallocaties; het is steeds meer een trend geworden..” (Volkskrant.nl, 1 september 2013) Een trend die Grasnapolsky al in 2010 heeft ontdekt. Of misschien wel gezet. Een kleinschalige setting met nieuwe, opvallende acts: dat is waar de festivalbezoeker behoefte aan heeft en dat kan ze vinden bij Grasnapolsky. Met de omgeving als een spannend decor of als een verrassend podium; een watertoren, het toilet, de vensterbank, op het balkon of buiten bij een kampvuur. De artiest wordt uitgedaagd om zich door deze locaties te laten inspireren en de bezoeker om haar weg te vinden in het programma vol verrassingen. In 2013 heeft Grasnapolsky een groei doorgemaakt. Met als start het vinden van de mooie nieuwe locatie Radio Kootwijk. Deze locatie biedt het festival een nieuwe sfeer, insteek en groei mogelijkheden zonder dat het Grasnapolsky niet meer is. Op 15 en 16 februari 2014 zal een nieuwe editie plaats vinden voor 750 bezoekers. Het afgelopen jaar is het projectteam gegroeid, naar dubbel de grote van de eerste editie in 2010. Naast extra ondersteuning voor productie, programma, communicatie en zijn er dit jaar ook een zakelijk leider & sponsor coördinator bijgekomen. Een nieuwe locatie vroeg om een nieuwe huisstijl, Jorgen Koolwijk van Uncoated heeft het nieuwe logo ontworpen met als inspiratie Radio Kootwijk met een succesvol resultaat. Dit nieuwe logo past bij Grasnapolsky 2014. Naast het logo heeft hij ook de posters ontworpen en zal o.a. de programmaboekjes maken. 2013 stond voor Grasnapolsky dus vooral in het teken van het ontwikkelen van de nieuwe editie in 2014 door middel van een nieuwe locatie en uitbreiding van het projectteam. Stafteam Grasnapolsky 2013 Melin Mommers: projectleider Floor Oudshoorn: zakelijk leider Mariska Berrevoets: communicatie coördinator Lisanne van Wijk: productieleider Joris van Welsen: programmeur Harold de Boer: publiciteit Joyce Roskamp: productie Fabian Gunzel: productie
12
Marjolijn Wolf: productie Anne Wernand: productie Anne van Tongeren: productie Emma van Tol: vrijwilligerscoördinator Sterre Gilsing: vrijwilligerscoördinator Madelein Stiekema: sponsoring en accreditatie Esther de Bloois: horeca Paulien van der Avoird: horeca
13
Financieel Samenvatting 2013 was voor Stef een lastig jaar. Met tegenvallende subsidies hebben een aantal projecten hun plannen moeten uitstellen of hebben ze niet kunnen plaatsvinden. Hierdoor zijn er minder inkomsten geweest bij zowel de projecten als de stichting en heeft de stichting iets moeten inleveren op haar eigen vermogen. Gelukkig hebben we de schade kunnen beperken. Uiteindelijk zijn In Vervoering en Grasnapolsy niet doorgegaan. Young Locals!, een nieuw initiatief van Stef, heeft een kleine editie kunnen draaien, maar is daarna helaas gestopt. De Utrecht Popprijs heeft met een aanzienlijk kleiner budget uiteindelijk toch een editie kunnen neerzetten. KEES daarentegen heeft zeer positief gedraaid en heeft wederom een goede basis voor de komende jaren weten te leggen. In cijfers komt dit neer op het volgende: De stichting heeft in totaal €7.492,03 aan kosten gemaakt voor alle vasten lasten en het kantoor, inclusief een verhuizing. Aan inkomsten is er €2.444,54 geboekt. Lang niet genoeg dus om positief te draaien. Young Locals heeft aan inkomsten €505,03 gegenereerd en uiteindelijk €454,41 aan kosten gedraaid. Het kleine plusbedrag is afgedragen aan de stichting. In totaal heeft de stichting dus een verlies gedraaid van €2.949,57 min €7.946,44 is €4.996,87 ten kosten van het eigen vermogen.
Balans In deze balans zijn een aantal punten dat toelichting nodig heeft voor een heldere interpretatie. De post vaste activa vorderingen aan de debetzijde van € 38.493,98 is opgebouwd uit een aantal bedragen dat de projecten nog krijgt van derden. Zo krijgt De Utrecht Popprijs nog het restant van subsidie van de Gemeente Utrecht en de Rabobank en verder de afronding van de kaartverkoop, In Vervoering krijgt nog van Sabra Humus een bedrag van € 500. Voor Stef staat er ruim € 5.000 aan debiteuren uit onder deze post. Deze is opgebouwd uit afdrachten van verschillende projecten van de stichting. De post leningen bestaat uit werkleningen aan Grasnapolsky en de borg van het kantoorpand. De laatste post aan de debetzijde is BTW van € 4.340,67. Stef, maar vooral de projecten ontvangen 40% tot 70% van hun inkomsten uit subsidies die vrijgesteld zijn van BTW. Aangezien Stef door de Belastingdienst is aangemerkt als een ondernemer dragen wij omzetbelasting af. Nettoresultaat is dat er geld terugvloeit vanuit de voorbelasting. Dit sluist Stef weer door naar de projecten op basis van de specificatie. De post crediteuren van € 14708,25 is opgebouwd uit Stef € 1.732,39, UPP € 3.453,-‐, In Vervoering € 6329,96, Grasnapolsky € 193 en KEES met € 3.000. Alle crediteuren zijn opgebouwd uit een aantal kleine facturen die betrekking hebben op de afronding van de projecten en afdrachten naar de stichting. Het komende jaar beginnen we met een relatief schoon kasboek.
14
Resultatenrekening Grasnapolsky en In Vervoering hebben in verhouding weinig omgezet dit jaar. Er wordt hard gewerkt aan een nieuwe editie van Grasnapolsky die plaats vindt in de winter van 2013/2014. En er is een nieuw team met volle moed aan het werk voor de vernieuwing van een komende editie van In Vervoering. KEES is een zeer succesvol project binnen de gemeente Utrecht en heeft positieve verwachtingen voor komend jaar. Tot slot heeft ook de Utrecht Popprijs dit jaar een goed seizoen gehad al was het met een zeer beperkt budget en is in de resultatenrekening te zien dat zij een stabiele voortzetting tegemoet gaat.
15
Begroting 2014 Het bestuur heeft voor 2014 een kleinere begroting gemaakt ten opzichte van 2013. Dit jaar hebben we voor het eerst gedraaid in het kleinere kantoor en dit ging prima. De huurkosten zijn voor komend jaar dan ook stabiel. Gezien de huidige economische omstandigheden, is het mogelijk dat een nieuw project uitblijft. Echter streven we er naar deze wel nog plaats te laten vinden. En zal er in ieder geval een nieuwe editie van Grasnapolsky plaats vinden en hopelijk ook van In Vervoering. Verder verwachten we voor de stichting ook meer inkomsten van de andere projecten, waardoor er eventueel geïnvesteerd kan worden in materiaal dat voor alle projecten gebruikt kan worden en om komend jaar niet negatief te draaien en ons eigen vermogen weer te kunnen aanvullen.
16
17
Fondsen, subsidiënten en sponsoren Stef staat in dit deel van het jaarverslag stil bij de financiële steun van alle fondsen, subsidiënten en sponsoren die de projecten van Stef in 2012/2013 ontvangen heeft. o VSB fonds o KF Hein o Elise Mathilde fonds o Gemeente Zeist o Prins Bernhard Cultuurfonds o Rabobank o Gemeente Nieuwegein o Gemeente Utrecht o Gemeente Houten o Norma fonds o Cafe de Zaak o Vedett
18
Vooruitblik Tot slot van dit jaarverslag kijken we graag vooruit naar een nieuw jaar vol geslaagde culturele festivals en evenementen. Met vaste waarden als KEES en In Vervoering. De voortzetting van Grasnapolsky op een weegaloze nieuwe locatie Radio Kootwijk. Maar ook met nieuwe initiatieven als Mooie Woorden en …wie zal het zeggen? Stef zal zich in elk geval weer vol inzetten om creatieve geesten aan zich te binden en nieuwe culturele initiatieven te ontplooien.
Mooie Woorden Festival Mooie Woorden zal vanaf januari 2014 deel uitmaken van de Stef-‐familie. En wel onder de nieuwe naam Mooie Woorden. De organisatie meldt hierover op hun website: “Het is altijd onze bedoeling geweest om mooie woorden te verspreiden, of dat nu met een grootschalig tweedaags festival in de Intratuin is, of met een knusse instore voordrachtenmiddag tijdens Culturele Zondag. En om dat nóg duidelijker te maken gaan wij vanaf 1 januari 2014 verder onder de naam: Mooie Woorden.” Mooie Woorden is een prachtige aanvulling op onze programmering die met initiatieven als KEES, In Vervoering, Grasnapolsky en de Utrecht Popprijs al stijf staat van het talent. En Mooie Woorden geeft verder invulling aan onze missie om een bijdrage te leveren aan de positie en ontwikkeling van het cultuur-‐ en festivalaanbod in de provincie Utrecht.
Governance Code Cultuur Komend jaar zal Stef komen tot hantering van de Governance Code Cultuur, een code voor goed bestuur en toezicht. In praktijk wordt deze al goeddeels toegepast en geheel onderschreven door het bestuur van Stef. De code helpt het bestuur bewust te reflecteren: “Hoe doen we het eigenlijk?” en “ Waarom doen we het zo?”. Met name in verslaglegging en transparantie valt nog wat te winnen. Dat betekent dat in 2014 het jaarverslag en de website van de stichting stakeholders moet informeren over op welke wijze de stichting de code toepast. Ook wordt voorzien in een beleidsplan voor de langere termijn en een rooster van aftreden voor het bestuur.
19
