Financieel jaarverslag ouderraad 2014 - 2015 en begroting 2015 - 2016 Voor u ligt het jaarverslag van de stichting ‘Schoolfonds Scholengemeenschap voor openbaar voortgezet onderwijs Scala College’, beter bekend als de ouderraad van het Scala College. De ouderraad zet zich in voor een goed schoolklimaat voor de leerlingen van het Scala College. Zo onderhoudt de ouderraad contact met de schoolleiding en organiseert en ondersteunt diverse activiteiten voor de leerlingen en ouders. Aangezien de school geen vergoeding krijgt voor dit soort extra’s, vraagt de ouderraad de ouders jaarlijks om een financiële bijdrage. Aan het begin van elk schooljaar presenteert de ouderraad een overzicht van de besteding van de ontvangen bijdragen in het afgelopen jaar en de begroting voor het nieuwe jaar. Het dagelijks bestuur bestond in 2014 - 2015 uit Michel Marcus (voorzitter), Linda van Ieperen (secretaris) en Manuela Vermeer (penningmeester).
Resultaat 2014 - 2015 Het jaar wordt met een nadelig resultaat afgesloten, dat overigens minder negatief uitvalt dan begroot. Zoals overzicht 1 laat zien, bleven de inkomsten iets achter bij de begroting maar is er vooral minder uitgegeven. We hebben vooral minder uitgegeven aan de post ‘inrichting en voorzieningen school’. In het schooljaar 2014 - 2015 dienden de ouders de bijdrage weer zelf over te maken naar de rekening van de ouderraad. In de begroting is er al rekening mee gehouden dat een deel van de ouders niet wil of kan betalen. Van het begrote bedrag is na het versturen van een herinnering uiteindelijk 83% procent ontvangen. Wanneer de ontvangsten worden afgezet tegen het totaal aantal leerlingen, dan is dit jaar voor 70 % betaald. Hoewel wij begrip hebben voor de omstandigheden, baart deze ontwikkeling de ouderraad wel zorgen. Wij zullen in ieder geval nog meer moeite doen om de ouders te overtuigen van het belang van een bijdrage - hoe klein dan ook – en indien nodig na een eerste herinnering nog een tweede versturen. Mocht dit onvoldoende effect hebben, dan moet wellicht nagedacht gaan worden over een andere besteding van de ouderbijdrage.
Pagina 1
Overzicht 1 Begroting vs werkelijkheid 2014-2015 en begroting 2015-2016 Begroting 2014-2015
Werkelijk 2014-2015
Begroting 2015-2016
78.885 334 -
84.324 500 4.765
Inkomsten Ouderbijdragen Rentebaten Verrekening voorschotten
€ € €
94.922 500 -
Totaal inkomsten
€
95.422
€
79.219
€
89.589
Verzekeringen Activiteiten OR werkgroepen Scala Nieuws en PR kosten Inrichting en voorzieningen school Bankkosten
€ € €
2.900 14.500 4.000
€ € €
2.690 15.925 3.042
€ € €
2.900 17.050 4.000
€ €
14.000 1.000
€ €
2.611 605
€ €
6.000 700
Bibliotheek/Mediatheek Excursies/projecten Activiteitendagen (projectdagen) Leerlingen activiteiten Cultuur/Toneel/muziek Voorziening
€ €
2.500 5.990
€ €
1.426 2.816
€ €
750 4.250
€
64.350
€
59.037
€
56.808
€ €
2.200 1.000
€ €
1.827
€ €
1.950 1.000
Totaal uitgaven
€
112.440
€
89.979
Resultaat
€
-17.018
€
-10.761
Uitgaven
-
€
95.408
€
-5.819
Overzicht 2 activa en passiva Balans per 1-8-2014
Activa
Banken Kas
€ €
55.197 102
Totaal Activa
€
55.299
Balans per 31-7-2015
Passiva Nog te betalen Voorzieningen Reserves
€ €
10.754 750 43.795
€
55.299
Activa
Passiva
Banken
€
44.539
Reserves
€
44.539
Totaal Activa
€
44.539
Totaal Passiva
€
44.539
Pagina 2
Gedurende het jaar verzorgt de ouderraad zelf een aantal activiteiten zoals een thema-avond voor de ouders, het sollicitatieproject en de receptie en het jaarboek bij de diploma-uitreiking. Daarnaast worden activiteiten die leerlingen, leerkrachten en de school organiseren, ondersteund. Over het algemeen gaat het om zaken die gezien kunnen worden als aanvulling op het onderwijs, maar geen onderdeel zijn van het verplichte lesprogramma. De ouderraad betaalt ieder jaar mee aan een van de activiteitendagen (projectdagen) die de leerlingen gedurende het jaar hebben. De afspraak met school is dat het geld ingezet wordt om de leerlingen op een van die dagen een leuk en attractief programma te bieden, waarbij het accent wat minder op educatie ligt. Voor het schooljaar 2014 2015 was de bijdrage van de ouderraad € 27,50 per leerling. Het uitgangspunt van de ouderraad is dat de ouderbijdrage direct of indirect ten goede komt aan alle leerlingen en dat elke leerling gedurende zijn/haar schooltijd daarin naar evenredigheid deelt. Het streven is om elk jaar evenveel uit te geven als aan ouderbijdragen ontvangen wordt. Het dagelijks bestuur van de ouderraad ziet toe op een evenredige besteding van het geld over alle leerjaren en accenten.
Toelichting op de verschillende posten (overzicht 1 en 3) De rentebaten zijn lager dan begroot. De lage rentestand en de vermindering van de reserve spelen daarbij een rol. Activiteiten or-werkgroepen (overzicht 3) Afgelopen jaar heeft de ouderraad voor de algemene ouderavond een spreker uitgenodigd met als thema Ouderbetrokkenheid. Er is tevens door de ouderraad een ouder café avond georganiseerd in navolging van de algemene ouderavond.
Overzicht 3 OR werkgroepen Activiteiten OR werkgroepen Algemene ouderavond Sollicitatieproject Diplomafeest Scala on Stage December activiteit OR kosten Totaal
€ € € € € €
Begroot 2014-2015 2.500 1.500 6.000 1.000 2.500 1.000
Werkelijk 2014-2015 € € € € € €
10.997,16 1.691,34
€
14.500
€
15.925
Begroot 2015-2016 2.000 750 9.000 1.800 2.500 1.000
1.344,00 326,55
1.373
192,42 €
17.050
Op het sollicitatieproject is een voordeel ingeboekt omdat de kosten van de blijken van waardering voor de ‘werkgevers’ meevielen. Als gevolg van de verhoging van de leeftijdgrens voor alcohol naar 18 jaar was de receptie die de ouderraad ieder jaar aanbiedt bij de diploma-uitreiking alcoholvrij. De ouderraad heeft hiervoor een
Pagina 3
alcoholvrije oplossing gevonden. Hierdoor en door de extra aanwezige familieleden zijn de kosten voor de hapjes en drankjes hoger uitgevallen. Dit jaar is voor de vijfde keer Scala on Stage georganiseerd door leerlingen en leerkrachten met ondersteuning van de ouderraad. De ouderraad heeft aan deze succesvolle activiteit ook een financiële bijdrage geleverd. Dit jaar heeft de ouderraad voor het eerst een Sint-activiteit georganiseerd, dit met groot succes. Leerlingen, leerkrachten en personeel werd getrakteerd op een aangename versnapering uitgedeeld door vrolijke, kleurrijk uitgedoste ouders van de ouderraad . Overige ondersteunde activiteiten (overzicht 1) De uitgaven op ‘Inrichting en voorzieningen school’ hebben we flink minder uitgegeven omdat de vestigingen momenteel voorzien zijn van alle benodigde aankleding. De bankkosten zijn lager uitgevallen mede door het internet-bankieren. Zoals elk jaar wijkt de post excursies en projecten af ten opzichte van de begroting. Niet alle activiteiten - georganiseerd door school - kunnen doorgang vinden. Dit heeft te maken met de beschikbaarheid en geschiktheid van locaties en activiteiten. Ook kan het zijn dat mensen niet op de gewenste tijdstippen te boeken zijn. De begroting gaat zodoende gepaard met een grote mate van onzekerheid. Omdat bij de begroting 2014 – 2015 het aantal posten is gereduceerd, is destijds onder ‘voorziening’ een (verhoogde) stelpost opgenomen, om eventuele tegenvallers te compenseren. Dit bedrag blijkt niet nodig te zijn geweest. Overeenkomstig de bedoeling is de reserve dit jaar flink afgenomen. In lijn met de koers die het bestuur vorig jaar heeft ingezet, zal ook in de periode 2015 – 2016 de reserve verder worden afgebouwd. Met het oog op de onzekerheid omtrent het aantal ouders dat onder de heersende omstandigheden de vrijwillige ouderbijdrage voldoet, zal de nodige voorzichtigheid in acht worden genomen. Volledigheidshalve dient nog te worden opgemerkt dat een deel van de reserve (ca. € 8.000) niet afkomstig is uit de ouderbijdragen maar een eenmalige storting uit het verleden is van het Scala college voor de overdracht van het eigendom van schoolkluisjes door de ouderraad aan de school.
Begroting 2015 - 2016 Het aantal leerlingen is vermeerderd van 2.340 leerlingen in het schooljaar 2014 - 2015 tot 2.367 in 2015 – 2016. Dit heeft gevolgen voor de te ontvangen ouderbijdragen. Door de teruglopende betalingen van de ouderbijdrage heeft dit gevolgen voor de begroting van komend jaar. Gelet op de stand van de reserve en de doelstelling van de ouderraad om het ontvangen bedrag aan ouderbijdragen ook hetzelfde jaar te besteden, heeft het bestuur voor komend jaar geen aanleiding gezien tot aanpassing van de ouderbijdrage en de bestemming van het geld. Dat betekent dat de gevraagde bijdrage voor 2015 – 2016 gehandhaafd blijft op € 47,50 per leerling. Wel zal het bestuur de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten houden en waar nodig maatregelen treffen. De bijdrage van de ouderraad aan de activiteitendagen is verlaagd naar € 24,00 per leerling. Vanuit de ouderraad zal worden toegezien op een redelijke verdeling over de leerjaren en accenten. Daartoe ontvangt de ouderraad na elke activiteitendag een verslag van de activiteiten en de kosten.
Pagina 4
De ouderraad blijft ook komend jaar de vaste activiteiten financieel steunen: Scala on Stage, het sollicitatieproject, het diplomafeest en de thema-avond als onderdeel van de algemene ouderavond. Een nieuw initiatief is een decemberattentie voor alle leerlingen. Dit jaar is er weer een bedrag gereserveerd voor inrichting en voorzieningen op school die ten goede komen aan alle leerlingen. De vestigingsdirecteuren kunnen voorstellen indienen voor de besteding van het resterende bedrag. De statuten en het reglement van de ouderraad zijn verouderd en moeten worden aangepast. De herziening staat voor dit jaar gepland. Het jaarverslag wordt gepresenteerd op de algemene ouderavond op 15 oktober 2015. Indien u nog vragen of reacties heeft naar aanleiding van het jaarverslag, dan kunt u deze richten aan de penningmeester via het mailadres:
[email protected]
Manuela Vermeer Penningmeester
Michel Marcus Waarnemend voorzitter
Pagina 5
