Projecten en begroting

Projecten en begroting

Versie 1.0

19/11/2007

Pieter Willems

Versie 2.0

02/05/2008

Geert & Pieter

Versie 2.1

17/08/2008

Pieter Willems

COLOFON Verantwoordelijk Uitgever SCOUTS en GIDSEN VLAANDEREN vzw Pieter Michiels Lange Kievitstraat 74 2018 Antwerpen © september 2007 www.scoutsengidsenvlaanderen.be

Waarom deze brochure? Als we het spel van Scouting spelen doen we beroep op verschillende middelen: een gezonde portie inzet, veel enthousiasme, een leuk idee en een snuifje zottigheid. Maar deze motor kan alleen maar draaien als er regelmatig voldoende olie wordt toegevoegd: centjes. In deze brochure willen we graag even stilstaan bij enerzijds het zinvol zoeken naar extra inkomsten en anderzijds het op een goede manier weer besteden. In een scouts en gidsengroep worden regelmatig kleine en stevige projecten op poten gezet. Om deze tot een goed einde te brengen op financieel vlak is een begroting en de werking ervan een goed instrument om geldelijke katers te vermijden. Een goede balans tussen financiële activiteiten en het eigenlijke programma is een belangrijk aandachtspunt. Op de eerste plaats willen we kinderen en jongeren laten spelen en onze waarden van Scouting meegeven. Het omzichtig omgaan met middelen van moeder natuur en uit de portemonnee maakt daar deel van uit.

Wat vind je in deze brochure terug? In een eerste blok behandelen we de nood aan financiële inkomsten voor de tak of groep. Af en toe is er tijd voor een activiteit die wat meer kost. We geven enkele richtlijnen omtrent deze duurdere programma’s. Welke methoden lijken ons verantwoord om extra middelen in de kas te krijgen? In een tweede deel belichten we het financiële plaatje bij projectwerk. Welke aandachtspunten zijn er? Hoe stel je een begroting op bij zo’n project en welke opvolging is er nodig. Evalueren en rapporteren sluiten goed projectwerk mooi af. Tenslotte geven we je nog enkele aandachtspunten, verwijzingen en bedenkingen mee. Een korte toelichting over je spaargeld veilig en ethisch beleggen, rondt dit deel af.

Hoe gebruik je deze brochure? Je kan het van achter naar voor lezen, het deel waar je als groep of leiding nood aan hebt eerst, maar ook gewoon beginnen met deze regels. De wijsheid in deze brochure is geplukt bij alle gouwbeheerders en staat dus garant voor kwaliteit. Moest je toch bemerkingen hebben, dan zijn ze van harte welkom om in een volgende uitgave te verwerken.

Inhoudstafel 1 Financiële activiteiten 1.1 Een centje meer? 1.2 Door en voor de leden 1.3 Soorten financiële acties 1.4 Slechte plannen met de mannen

2 De financiële kant van projectwerking 2.1 Projectwerking 2.2 De geknipte persoon 2.3 Mijlpalen in het project 2.4 Werken met begrotingen 2.5 De afrekening 2.6 Projecten evalueren

3 Het eerlijke varkentje

4 Andere publicaties

1 Financiële activiteiten Tijdens de takraad blijkt dat de kapoenenleiding eigenlijk geen inspiratie meer heeft voor de vergadering van eind april. “Wat als we nu eens met onze kapoenen snoep gaan verkopen,” stelt Dieter voor. “Zo halen we wat geld bijeen voor wat extra vieruurtjes op kamp, en bovendien, tegenover die kindersnoetjes zijn de mensen best wel wat guller”. Sara en Katrien zijn het volmondig met hem eens. En wat snoep gaan kopen in de Colruyt, zoveel werk is dat toch ook niet… 1.1 Een centje meer? Ja graag, maar waarom eigenlijk ook al weer? De eerste vraag die zich stelt is het zoeken van een doel voor een financiële actie. Misschien hadden jullie vastgesteld dat het kampmateriaal niet allemaal veilig meer is en kost het te veel om drie nieuwe tenten te kopen. Misschien wil je met je Jin tak op kamp in Slovakije, misschien moeten de elektriciteitsleidingen vernieuwd worden,... Dan heb je een duidelijk doel voor ogen. Vaak start je dus met een actie omdat je het geld nodig hebt, bv de aankoop van een tent. Als je die tent hebt is het niet meer nodig om je geldactiviteit te houden. Neem op tijd en stond wat ruimte om de relevantie van je actie te bekijken: geldgebrek, een groot project dat voor de deur staat, een buitenlands kamp,… . Anderzijds kan een beperkte continue inkomst de werking bij onverwachte grotere uitgaven ondersteunen. Let er wel op dat je geen onnodige reserves aanlegt zonder bestemming. Durf regelmatig iets inhoudelijks extra doen voor je leden, indien blijkt dat je meer geld in kas hebt dan nodig. De traditie van een geldactiviteit is vaak geen goede reden. En een geslaagd initiatief verdient herhaling, maar behoed je voor een uitgemolken evenement zonder enige bezieling, waarvan de meeste niet meer weten waar het allemaal toe dient. De jaarlijkse marsepeinverkoop is bijvoorbeeld iets waar niet alleen de werking van je groep afhankelijk van is, maar waar ook ouders op ‘rekenen’; blijkt echter dat je je leden er niet meer warm voor kan maken en ze met alternatieve naar voor komen, grijp dan die kans voor verandering. Het is wel zinvol de ervaring te gebruiken van de voorbijgaande jaren om te weten wat succesvol is en haalbaar voor je tak, groep of leidingploeg. Naast een inhoudelijk doel moet je voor je actie ook een duidelijk financieel doel vooropstellen. Wil je winst maken, om sjorhout aan te kopen of om een buitenlands kamp goedkoper te maken, of is het voldoende als je je broek er niet aan scheurt ? Als je de vijftigste verjaardag van je groep viert, wil je wellicht een pak oud-leiding terugzien, en hoop je dat iedereen een gezellige avond heeft. Een ‘break even’ is dan wellicht je belangrijkste financiële doel. In bepaalde gevallen kan je ook bewust kiezen voor een activiteit waar je louter geld insteekt – een bedanking feestje voor je medewerkers na een slopend overgangsweekend, bijvoorbeeld. Dat centje meer is waarschijnlijk wel aanlokkelijk, maar durf ook nee te zeggen tegen te dure activiteiten en houd er rekening mee dat je bepaalde activiteiten bewaart voor je oudere takken. Houd een evenwicht in het aantal en type speciale vergaderingen. Verras je givers met een onaangekondigde langlauf trip in de Ardennen na een weekje sneeuw met wat ondersteuning uit de takkas, en geef je welpen en kabouters een fictieve tocht naar de noordpool met iglo bouw, zoek de yeti spel en warme chocomelk. Op het einde van een werkjaar mag geld overgedragen worden naar de takwerking van het volgend scouts en gidsenjaar. Het is niet nodig dit allemaal op te souperen door dure kampactiviteiten of andere uitspattingen. Geef anderen de kans om met wat minder financiële acties een werkjaar te starten, ook al stop jezelf met in leiding staan. Leren omgaan met lange termijn planning is belangrijk. Als je drie jaarlijks met je givers over de grenzen trekt, dan kan je beter drie jaar een deel van het spaarbedrag aan de kant zetten en niet enkel het laatste jaar middelen verwerven.

1.2 Voor en door de leden Jan en Sien, twee enthousiaste givers, lopen met een pruillip net hun vijfde straat in. Jan: “Mevrouw, we zijn van de scouts en wij moeten van de leiding paaseieren verkopen”. Mevrouw: “En wat moet dat kosten?” Sien: “Iets meer dan in de winkel, maar ze zijn echt wel lekker” Mevrouw: “Ik zal er maar wat kopen, voor ze allemaal gesmolten zijn…” Sien: “Jan, leg ze in de zon, dat zijn we die volgende drie dozen hopelijk in deze straat kwijt”. Natuurlijk zijn er nog een pak andere aspecten die bepalen of je financiële activiteit een succes mag genoemd worden of niet. Als je € 1000 winst hebt gemaakt, te danken aan een kleine ploeg van vrijwilligers, terwijl de rest nauwelijks een bijdrage heeft geleverd, dan is dat wellicht goed voor je kas, maar niet bepaald voor je groepssfeer. En misschien leverden die bloemen wel veel geld op, maar ligt er nog altijd honderd kilo verwelkte rozen in je jonggiverlokaal. Ook niet meteen het bewijs voor een goed resultaat… Denk er dus over na of je geldactiviteit ook een pedagogische meerwaarde heeft. Organiseer activiteiten die door de leden zelf gekozen zijn of door iedereen voldoende gedragen worden. Op die manier vermijd je dat mensen afhaken. Een actie die niet de steun geniet van je leden, heeft weinig kans op slagen. Je givers wc-papier laten verkopen dat je als leiding in een groothandel hebt gekocht, is hét voorbeeld van een project zonder meerwaarde? Maar als je givers vanaf de eerste stap mee die verkoop uitwerken, dan start je zo een fijn project op, waar je givers nog iets aan hebben. Inspraak en plezier hebben zijn hierbij goede uitgangspunten. Vele acties betrekken ouders als grootste sponsor in het project. Spaghetti avond, Vlaamse kermis, barbecue, mosselfestijn,… een eindeloze reeks eet en feest momenten waarbij ouders op een andere manier en met veel inspanning van leden en leiding bijdragen aan dat zelfde project waarvan je de prijs zou doen verminderen door enkele financiële acties. Combineer je dit met een toelichting van het project aan de ouders, door je leden voorbereid, spreken we wel van een zinvol initiatief. Belangrijk is het om aandacht te hebben voor de inzet van alle middelen, niet alleen de financiële maar ook deze van de tijdsbesteding van de vrijwillige leiding en leden. Is de balans nog steeds positief? Let er ook op dat een initiatief niet jaarlijks steeds groter en groter wordt en uiteindelijk meer een last dan een lust voor een groep wordt, geef ruimte aan nieuwe creativiteit of geef het initiatief uit handen aan oud-leiding. Ten slotte kan je ook overwegen om deel te nemen aan een nationale actie van bijvoorbeeld Vredeseilanden, Broederlijk Delen of Kom op tegen kanker. Ook hier zijn inspraak en medebeheer belangrijke begrippen. Als je een zondag de straten van je gemeente afdwaalt met je jonggivers om plantjes te verkopen voor Kom op tegen kanker, zonder dat je leden doorhebben waarom, dan mis je behoorlijk wat kansen van iets bij te leren over de ziekte, de familiale gevolgen, de preventie mogelijkheden. 1.3 Soorten financiële acties Op de speelplaats. Benny: “Ik heb nog kaarten voor de Aspi fuif van volgende vrijdag, koop je er een?” Anna-Frieda: ”Alleen als jij ook naar onze KLJ fuif komt, het is voor de groep” Agnetha: “Fijn, en dan zie ik jullie ook op KSA fuif, het is met DJ Tom, kei goe” Bjorn: “Jammer, ik heb dan nachtdropping bij de Scouts” Zodra je de inhoudelijke en financiële doelstelling hebt vastgelegd, kan je concreet aan het plannen slaan. Je hebt hierbij de keuze uit verschillende mogelijkheden: - Een sociaal gebeuren met als hoofddoel het samenbrengen van leden, (oud)-leiding, ouders, toekomstige leden,… met daaraan verbonden financiële inkomsten die de kost van het evenement dragen en eventueel een extra opbrengst geven. De verkochte drank

en hapjes en andere verbruiksgoederen kunnen in de rand wel wat opleveren. Houd de prijzen democratisch zodat iedereen het gevoel blijft hebben er in de eerste plaats voor het sociale gebeuren te zijn en niet om commerciële uitgebuit te worden. - Een evenement dat een extern publiek aantrekt zoals een fuif, een jaarmarkt, een bingo avond, een sjorwedstrijd, een activiteit die buiten de normale scouting werking ligt en in de eerste plaats een bron van inkomsten moet betekenen en in de rand eventueel je werking voorstelt. Kijk hier vooral naar de nog niet benutte mogelijkheden in je gemeente. Is er al elke week een jeugdfuif, investeer dan in iets anders. En waarom niet iets nieuws uitproberen vertrekkende vanuit onze scouting werking (bv vlottentocht, zie artikel), iets dat je uniek maakt en waarmee je verrassend uit de hoek mee kan komen. Hoe je dit verder projectmatig aanpakt vind je terug in het volgende deel. En denk er ook aan dat bij activiteiten buiten de normale scouting werking of het gebruik van materiaal van derden een extra verzekering nodig is. Bij een carwash activiteit is het zelfs niet mogelijk om de te wassen auto’s te verzekeren. Die jonggiver die per ongeluk een kras maakt zal jou als leiding verplichten de schade te vergoeden uit de eigen kas. - Meehelpen in de buurtgemeenschap geeft inhoud aan de financiële activiteit en kan een aardige duit opleveren. Af en toe meehelpen in de oud-papier omhaling, vrijwilligers leveren aan een gemeentelijke project rond solidariteit, … zolang de tijdsinvestering past binnen de inhoudelijke werking en je kwaliteit van andere activiteiten er niet onder lijdt is dit een goede keuze volgens ons. Daarnaast kan je nog uit andere bronnen geld vinden voor het welslagen van je project. - Sommige projecten komen in aanmerking voor subsidies. De verbouwing van een lokaal met de bedoeling het toegankelijk te maken voor leden en leiding in een rolstoel bijvoorbeeld. Of misschien wat gratis toeristische informatie en culinaire specialiteiten van je regio om je op een internationale activiteit te profileren. Of je stelt je activiteit open voor alle kinderen en jongeren in je buurt of gemeente. Meer info over allerhande subsidies vind je bij je lokale jeugdraad, je gouwbeheerder, de Vlaamse overheid en JINT (voor internationale projecten). - Giften zijn ook een mogelijkheid. In ruil voor hun milde bijdrage krijgen de donateurs vanaf 30 euro per jaar een fiscaal attest van Scouts en Gidsen Vlaanderen. Daarmee kunnen ze via de belastingen 40 tot 50% van het gestorte bedrag recupereren. Minder belastingen betalen en ondertussen jouw project steunen… het kan! Jij moet wel contact opnemen met de dienst boekhouding van Scouts en Gidsen Vlaanderen voor de details. Een kleine vergoeding voor administratieve kosten wordt hier aangerekend. Giften kunnen ook in samenwerking met service clubs zoals Rotary en Lions indien je binnen hun doelgebied een project kan voorstellen. Misschien is een van de ouders er wel lid, eens informeren kan zeker geen kwaad. Want dan blijkt dat een van de moeders bij een koekjesfabriek werkt en zo wel eens het vieruurtje op tafel kan komen. Of gezonder, die aardbeienboer die net stevig geoogst heeft of die vrachtwagenchauffeur die voor een vergoeding voor de brandstof wel een trip naar het kampterrein overweegt. - Sponsoring van een activiteit is een eerder onzekere factor. De wil en mogelijkheid van een sponsor om zich te identificeren met jouw initiatief is afhankelijk van de uitstraling die het reeds heeft van eventuele voorbije edities. Vanuit Scouts en Gidsen Vlaanderen zijn er enkele richtlijnen opgesteld om goed om te gaan met sponsorcontracten. • laat je geen buitensporige tegenprestaties aansmeren • de logo’s van Scouting en Scouts en Gidsen Vlaanderen zijn wettelijk beschermd, ze kunnen niet in een commerciële setting gebruikt worden. • laat je niet blij maken met een dooie mus, durf ook nee te zeggen tegen een te klein aanbod • de gekozen partners mogen geen risico’s bevatten rond een ethisch conflict met de doelstelling van Scouting (geen tabak, wapens, alcohol,…) • bij twijfel contacteer je gouwbeheerder

Met Scouts en Gidsen Vlaanderen willen we vermijden dat een ander bedrijf onze bewegingsnaam claimt in haar reclame en we zijn er tegen dat onze leden als levende publiciteitsborden worden misbruikt. Sponsoring is een laatste manier van inkomstmogelijkheden en kan enkel gekoppeld worden aan een tijdelijke activiteit, een specifiek project. En tenslotte, kies niet steeds het goedkoopste product. Kijk ook naar het hele proces. Een lokale leverancier, een boer naast je kampterrein verkoopt aardappelen en prei die niet eerst de hele wereld heeft moeten rondreizen alvorens op je bord te komen. En vergeet het kwaliteitsaspect niet: liever één pot lekkere choco dan tien potten die niet opengedaan worden. 1.4 Slechte plannen met de mannen Jan en Sien in het bos tijdens de opruimactie Sien: “Zijn dat nu hier niet die dozen van de paasactie van vorig jaar?” Jan: “Wees blij dat het geen plastiek verpakkingen waren” In de lijst van soorten acties hebben we de verkoop van ‘van alles en nog wat’ niet opgenomen. Met kapoentjes de straat afdweilen met peperkoeken, jonggivers bier laten verkopen op de groepsfuif, jinners een festival laten organiseren,… Slechts enkele voorbeelden waarvan we vinden dat ofwel de leeftijd ofwel het soort activiteit niet gepast is. We vinden het niet zo’n goed idee om onze leden op markten, in straten en op pleinen producten te laten verkopen voor onze eigen werking. Willen we echt dat kabouters en welpen vanwege hun lieve snoet meer verkopen? Indien dit een ander maatschappelijk doel mee ondersteunt (bv acties voor mileu, derde en vierde wereldorganisaties) en deze organisaties een beroep willen doen op onze vrijwilligers kunnen we dit wel ondersteunen. Maar ook hier kan je leden veel bewuster maken van het thema op een andere manier. Samen met de lokale natuurbeweging in je eigen gemeente de vervuiling in het bos, park of in de rand van de weg aanpakken en anderen bewust maken van deze sluiktstorten, vanaf vandaag fair-trade koffie, thee, fruitsap en bananenchips in de scoutsbar verkopen, … verschillende mogelijkheden om van deze wereld een betere plaats te maken voor meer mensen.

checklist: • inhoudelijke doelstelling bepalen o voor wie (leden, ouders, NGO) o door wie (leiding, leden, ouders, oud-leiding) • financiële doelstelling bepalen o winst, break-even, investering • type activiteit o grootte van het evenement o betrokkenheid van de omgeving o meerwaarde en afstemming met leden • inkomstenbron o ouders, vrienden, andere scouts en gidsen o subsidie, gift, sponsoring

2 De financiële kant van projectwerking 2.1 Projectwerking Of het nu gaat om een toneelstuk dat je wil opvoeren met je welpen, een buitenlands kamp met je givers, een groepsweekend om je 25-jarig bestaan te vieren, of een feest voor 100 000 man in Brussel voor de viering van 100 jaar Scouting in de wereld - in al deze gevallen ben je bezig met een project. Projectwerking is op zich al een boeiend gegeven om je in te verdiepen. Om het eens geleerd te zeggen: projecten hebben een eigen dynamiek die tijdsgebonden is en een bepaalde niet routineuze doelstelling heeft met meerdere medewerkers en een bepaalde complexiteit. Dure woorden, maar alles zit er wel in. Projecten hebben een beperkte tijdsduur, dus ook een duidelijk startmoment en een duidelijk slotmoment. Bij ons project zijn ook meerdere mensen betrokken. Zeker bij scouts en gidsen, die alles samen op poten willen zetten. En vooral, projecten zijn groter, specialer, anders dan onze normale werking op zaterdag of zondag. We kunnen over projectwerking wel een paar boeken schrijven. In deze brochure beperken we ons echter tot de financiële kant van het verhaal. Zowel bij het organiseren van een financiële activiteit als het opzetten van een project komt er namelijk geld aan te pas. Zeker voor grote projecten - maar daarom niet minder zinvol voor kleinere - is het nuttig om één van de medewerkers aan te stellen als financieel verantwoordelijke. Die persoon werkt dan samen met de coördinator (de leider of hoofdverantwoordelijke voor de uitvoering van het project) en rapporteert rechtstreeks met de projecteigenaar (degene die het project inhoudelijk bewaakt, bv. de groepsraad).

De groepsraad beslist (als projecteigenaar) om een weekendactiviteit te organiseren voor de viering van het 25 jarig bestaan van een groep. Ze stelt hiervoor een werkgroep samen onder leiding van oudgroepsleider Filip. Annabel volgt de financiën op. De givers beslissen samen met hun leiding om op buitenlands kamp te gaan naar Portugal. Leidster Kelly volgt samen met een paar givers de begroting op.

Na jaren met een lekkend dak en zonder degelijk toilet in het lokaal gespeeld te hebben is het tijd voor verbetering. De groeps-vzw start met de bouw van een nieuwe lokaal. Ouder Geoff bewaakt de kas.

De voorbije jaren bracht de groepsfuif aardig wat op. De kampprijs kan zo voor iedereen voldoende laag gehouden worden. Groepssecretaris Miriam beheert het geld van de organisatie.

2.2 De geknipte persoon voor de taak Omgaan met cijfers, tabellen en kolommen, het klinkt niet dadelijk als een sexy taak. Velen zijn ook niet vertrouwd met de materie en met de manier van werken. Toch is ook dit een deel van het verhaal van Scouts en Gidsen en geeft het voldoende uitdagingen en mogelijkheden om mooie resultaten neer te zetten. Kan je niet dadelijk motiveren om deze taak op te nemen binnen het project, focus dan je eerste inspanningen op het vinden van zo iemand en wees creatief met je motivatie technieken. Je project maakt anders weinig kans op welslagen. Trap in niet de val de taak te onderschatten, ze er zelf bij te nemen en dan halverwege het project te merken dat je het niet grondig genoeg kan. Waarop let je bij het zoeken van een goed kandidaat? • zorg dat je voldoende vertrouwen hebt in de eerlijkheid van de kandidaat, deze zal met soms grote sommen geld moeten omgaan.

• • • • •

neem iemand die de soms complexe financiële materie eenvoudig kan uitleggen zodat alle projectmedewerkers de essentie begrijpen en niet worden afgeschrikt door al te veel cijfers. de financieel verantwoordelijke is een essentieel lid van je projectteam, heeft veel contacten met de verschillende medewerkers en met de buitenwereld. Een gezonde dosis teamspirit is dus wel op zijn plaats. stel iemand aan die het algemeen belang in het oog houdt en daar waar nodig kan verdedigen. financieel beheer vraagt nauwkeurigheid, foutjes of vergissingen in details kunnen verstrekkende gevolgen hebben. zoek tenslotte iemand die opzoek gaat naar de cijfers, de bonnetjes, … en de status over de betaling van facturen graag opvolgt.

Je kandidaat heeft natuurlijk een rekenmachine op zak. Neen, juist niet. Misschien heeft je ideale kandidaat vanuit zijn job of opleidingen al ervaring mee, maar even goed kan hij of zij dit als een kans zien om zich in deze thematiek te verdiepen. Met wat begeleiding is dit zeker mogelijk. 2.3 Mijlpalen in het project In projectwerk werkt men met mijlpalen: momenten waarop bepaalde beslissingen worden genomen, bepaalde doelstellingen moeten bereikt zijn. Eén van de overwegingen die in zo een beslissing durft mee te spelen is de financiële situatie. Een goed zicht op de huidige en toekomstige status is dus van veel belang in een project. a) De eerste stapjes De omvang van je project bepaalt in grote mate de impact op je inhoudelijke en financiële werking. Neem dus voldoende tijd om bij aanvang stil te staan bij de doelstellingen. Wat willen we doen, wie willen we bereiken, hoe groot zal het worden. Druk dit uit in meetbaar gegeven, bv aantal deelnemers, verwachte winst, duur van de bouwwerken, geen ontevreden givers. Deze beslissingen zijn essentieel in je planning. Ze bepalen de manier waarop je verder te werk zal moeten gaan. Bezint eer ge begint is een Vlaamse wijsheid die hier absoluut van toepassing is: een weekend groepsfeest omdat je 40 jaar bestaat kost al snel heel wat meer dan een uit de hand gelopen toneelvergadering van je givers. Plan dit in als eerste punt op je tijdslijn. Zorg er ook voor dat alle betrokken partijen aan dezelfde kar trekken en dat iedereen van bij het begin mee kan denken over je project. Zo weet iedereen waar je mee bezig bent en hoeveel je zelf van bij het begin moet én kan investeren. Probeer reeds mogelijke valkuilen te voorzien om risico’s juist in te schatten. Het zal je achteraf ook helpen om bij het rapporteren kort en duidelijk een stand van zaken te geven. Iedereen is namelijk al grondig op de hoogte. Als je je tijdslijn opstelt, hou er dan rekening mee dat je ‘normale’ bestaan gegarandeerd blijft. Het is niet omdat je een groot project wil doen, dat de wekelijkse vergaderingen plotseling wegvallen, leiding heeft nog steeds examens in januari en de andere groep in dezelfde gemeente doet misschien ook wel een fuif. Overleg op districts- en/of jeugdraad is ook hiervoor noodzakelijk.

Knopen om door te hakken: • Wat is je target: hoeveel euro’s wil je er aan overhouden? Kan je een inschatting maken van het aantal deelnemers, kan je aan de hand hiervan berekenen hoe hoog je deelnameprijs en andere inkomsten moet zijn? Zorg ervoor dat de deelname prijs realistische en aanvaardbaar, voor iedereen, is en blijft. Je kan ook omgekeerd te werk gaan. Als je deelnameprijs vast ligt, kan je hieruit berekenen hoeveel deelnemers je

nodig hebt om geen verlies meer te maken (break-even-point). Denk hier ook even goed over na! Als je de eerste keer een project organiseert is het wellicht een beetje te ambitieus om te hopen dat er duizend man zal deelnemen. De hoogte van je breakevenpoint is vaak grotendeels bepaald door je vaste kosten. Een kampterrein in Portugal kost je 450 euro. Per deelnemer heb je ook 200 euro vervoersonkosten (je vliegtuigticket in hoogseizoen en de trein ter plekke). Kampeer materiaal kan voor 20 deelnemers wel mee via het vliegtuig, maar meer deelnemers vraagt apart vervoer, begroot op 1000 euro. Je givertak telt 15 leden en 3 leidsters. Zou je ook de jin tak vragen om met hun zevenen mee te komen?

Givertak

Givertak + Jintak

Kampterrein

450/18 = 25

450/25 = 18

Vliegtuig

200

200

Materiaal

0

1000/25 = 20

Eten

100

100

Totaal per persoon

325

338

• Tot welk moment kan je nog ingrijpen als de kosten uit de hand lopen: stel dus een grondig tijdschema op. Zijn er vaste kosten of contracten waar je niet meer onderuit kan? (Zie 3.3). Het is interessant om op voorhand in de planning een tijdstip op te nemen waarop je kan (zal) beslissen of het project haalbaar is of niet. Op dat ogenblik, een “Go/NoGo” moment moet je eigenlijk voldoende zekerheid kunnen hebben dat je er geen (financiële) kater aan zal overhouden. Is dit toch het geval, is het misschien beter om het project af te blazen of om hier of daar de dingen minder groots aan te pakken. Zo een moment ligt logischerwijs het beste vast voordat je de grootste vaste kosten maakt. (vb: tekenen contract muziekinstallatie). Na enkele maanden blijkt er weinig enthousiasme om voldoende geld in te zamelen voor de vliegtuigreis. Je kan je met je givers opnieuw overleggen voor een alternatief in vervoersmiddel of bestemming. Die kampplaats in Libramont kunnen we hopelijk ook nog vastleggen.

Cruciale momenten in een bouwproject zijn het verkrijgen van een bouwvergunning en het vinden van een betaalbare aannemer. Vele andere plannen, bv de inzet van vrijwilligers voor de afbraak van het huidige lokaal, worden hierdoor bepaald.

• Voorzie ook uitwijkscenario’s: zelfs in moeilijke omstandigheden moet je (onder druk) kunnen beslissen om je project al dan niet te laten doorgaan of verder te zetten. Om deze keuze te maken is het belangrijk om kennis te hebben van je financiële situatie op dat moment. Uiteraard gaat veiligheid voor maar als deze gewaarborgd is, is het aangenamer beslissingen te kunnen op basis van feiten en niet van vermoedens, zelfs als dit betekent dat je weet dat je verlies zal maken maar je het bijvoorbeeld niet meer kan maken om de activiteit te stoppen. Alternatieven kunnen misschien dan snel uit een brainstorm volgen. Denk dus op voorhand aan mogelijke externe invloedsfactoren en zie wat de variatie voor je project financieel betekent.

Je organiseert een fuif en om half twaalf brandt de elektriciteitsbedrading door. Geen fuif meer mogelijk dus, maar als organisatie kan je onmogelijk alle bonnetjes terugbetalen, je zou stevig verlies maken… Je meldt dat er een volgende week een fuif is in het lokaal, waar de bonnetjes kunnen gebruikt worden. (zo recupereer je ook een deel van de drankkost die je toch al aankocht).

Op het groepsfeest weekend spelen de weersomstandigheden een rol. Sommige activiteiten blijven achterwege vanwege de hitte blijven maar dan ook maar de inkomst uit de frisdrank.

• Denk er aan dat je ook tijdig indekt tegen onvoorziene omstandigheden. Vergeet bijvoorbeeld niet je materiaal en je medewerkers te verzekeren. (meer informatie in de brochure over verzekeringen). Steek je tijd niet in het verzinnen van noodplannen voor elk onooglijk akkefietje en controleer of er geen overlappende verzekeringen zijn. Het in brand schieten van een gehuurde frituurwagen op je groepsfeest kan de hele omzet van een activiteit opslorpen (zie ook info verzekeringen).

Als een van je givers in Portugal op een ongelukkige wijze een open been breuk oploopt, dat wil je haar zo snel mogelijk terug naar België vervoeren. Repatriëring wordt gedekt via de mutualiteit, Scouts en Gidsen Vlaanderen en misschien ook nog via het reisbureau of betalingskaart. Controleer op voorhand wat er precies gedekt en niet gedekt is.

Alles van deze stap vat je samen met een stevig project charter waarin doelstelling, budgettaire mogelijkheden en grenzen, een tijdslijn en ieders verantwoordelijkheden zijn opgenomen. b) De voorbereiding en afspraken In deze tweede stap ga je het financiële luik verder uitwerken. Dit noemen we begroten (zie 3.2). Maar begroot niet alleen de geld noden maar ook de benodigde tijd. Dit is een taak van de verschillende inhoudelijke deelgroepen van een project en een continue afweging tussen kost en vrijwilligerstijd. Maak werkbare afspraken met alle medewerkers. Zorg voor duidelijke afspraken rond administratie. Op welke manier worden kosten binnengebracht, wie mag wat betalen, wie heeft welke bevoegdheden. Bonnetjes, tickets zijn achteraf leidraad en bewijs om je resultaat juist op te maken. Geef de medewerkers een hulpmiddel om hun uitgaven en inkomsten op te volgen, bv maandelijks een overzicht van de reeds geboekte in en uitgaven. Vraag ook advies aan je voorgangers, spring eens binnen bij de groepsleiding van vorig jaar om te informeren hoe zij het aangepakt hebben en op welke problemen ze gestoten zijn. Vergelijk je activiteit ook met andere gelijkaardige projecten binnen en buiten je eigen groep. Drie jaar geleden zijn ze met de givers naar Kroatië op kamp geweest. Gelukkig vind je de map met de documenten van toen nog in het lokaal terug, maar een woordje uitleg hier en daar komt wel van pas.

Je kan met twee leiders een maand je weekends vullen met prijsvergelijkingen van de ingrediënten van de maaltijden op het feestweekend. Misschien kan je die tijd echter beter besteden aan de keuze van de ingrediënten (algemeen goedkoper) en ze dan op één plaats aanschaffen.

Bereid je dus grondig voor door informatie in te winnen en goed te overleggen.

Vanaf dat je tak of groepskas gemiddeld meer dan € 1000 telt is het raadzaam een rekening te openen bij de bank. Een spaarrekening wanneer er weinig tot geen transacties zijn, een zichtrekening als je ook met een betaalkaart aan de slag wil. Denk er aan dat in tegenstelling tot een spaarrekening de meeste banken een periodieke bijdrage aanrekenen voor het gebruik van een zichtrekening en de bankcontact kaart. Zowel bij het openen van een rekening voor een tak als de groep is het belangrijke om meerdere volmachthouders aan te duiden. Zo kunnen steeds meerdere leiders aan de financiële middelen indien iemand niet bereikbaar zou zijn. We raden ook aan om bij het afhalen van grotere bedragen, bv vanaf € 2000, te voorzien dat er dan twee volmachthouders moeten tekenen. Vergissingen en eventuele slechte bedoelingen worden hiermee tegengehouden. We denken niet dat het zinvol is om te beschikken over een VISA of andere creditkaart. Zelfs in het geval van een internationaal kamp of trektocht in het buitenland kan je met behulp van je betaalkaart aardig uit de slag. Geld afhalen aan een automaat is trouwens duurder via VISA. c) Permanente opvolging en terugkoppeling Bouw in je tijdslijn een aantal momenten in waarop je de bekomen informatie bekijkt in het kader van je begroting. Rijmen de verwachtte kosten ook met de werkelijke kosten? Kloppen de winstverwachtingen nog steeds of zal het aantal deelnemers misschien toch tegenvallen? Het is nooit te laat om bij te sturen. Gun jezelf met je budget de nodige vrijheid om in te spelen op recente ontwikkelingen, onverwachte wendingen, etc… Een dergelijk dynamisch budget zorgt er voor dat je het maximum uit je inspanningen kan halen en op het einde van de rit zeker niet met een kater blijft zitten. Opgelet – dat is nog steeds niet hetzelfde als je begroting aanpassen naargelang de stand van de maan en de windrichting. Elke verandering moet even overdacht gebeuren als je initiële budgetopmaak. Geef tijdig aan als kosten veel zullen afwijken van de begroting. Dit voorkomt schuldenbergen. Aan de andere kant zou het ook jammer zijn dat een werkgroepje moet krabben om de eindjes aan elkaar te knopen, als later blijkt dat een ander groepje eigenlijk geld te veel heeft toegewezen gekregen bij de initiële opmaak van begroting. Probeer ook tijdens het projectverloop een zicht te krijgen en te houden op het globale plaatje en de verwachting van de inkomsten. Eens je dat zicht hebt, kan je over het ‘point of no return’ stappen en de eerste contracten aangaan. Op die manier beperk je de foutmarge en kan je de gewenste opbrengst maximaliseren. Best kan de financiële verantwoordelijk zich omringen met een aantal geïnteresseerden via een werkgroep. Eén lid van de werkgroep kan dan instaan voor de betaling zelf, anderen bijvoorbeeld met het boeken van de geldtransacties. Zo vermijd je dat informatie steeds met een achterstand van drie maanden correct is en ook heb je een soort ‘controle’ van de precisie van het werk (vergissen is menselijk). Zorg voor snelle terugbetalingen, dit zorgt voor openheid en laat medewerkers niet te lang op hun geld wachten. Tijdens de opvolging houd je een soort van financieel dagboek bij: een tabel waarin je dagelijks bijhoudt wat er binnen en buitengaat aan geld. Of je je inkomsten en uitgaven nu opvolgt op papier of met een elektronisch rekenblad, maakt niet uit. Zorg er wel voor dat alles goed begrijpbaar en opvolgbaar is. Vertrouw niet op het geheugen maar registreer dadelijk een transactie. Soms lijkt het praktisch om - het tegoed en het nog te betalen bedrag - al van elkaar af te trekken voor dat je geld geeft of ontvangt maar voor de duidelijkheid van het doel van de uitgave of de herkomst van een inkomst noteer je beter de volledige bedragen.

Overleg je bevindingen ook op regelmatige tijdstippen met je groep/organisatie zodat jij niet alleen hun stand van zaken kent, maar zij ook op de hoogte blijven van het bredere financiële verhaal. Zorg dat de verantwoordelijkheid bij heel de groep ligt en ook door de groep(sraad) gedragen wordt. Elke twee maanden heeft vader Geoff een gesprek met de groepsleidingploeg over de stand van zaken. Welke materialen zijn er gekocht, hoeveel budget is er nog over en wanneer wordt er hulp van leiding verwacht om stenen te verplaatsen.

Voor de fuif kan beroep gedaan worden op een DJ die vroeger nog lid is geweest van de groep, een budgettaire meevaller. Miriam kan aan de inkledingsploeg melden dat hun budget met 250 euro verhoogd

Er mag geld uitgegeven worden. Het is belangrijker om op het einde van een project een resultaat te hebben dat op de begroting lijkt dan dat je overal geld bespaart op uitgaven waardoor bepaalde ideeën niet zijn uitgevoerd. Maar het geld moet ook niet per se op. d) De activiteit zelf Tijdens het evenement zorg je voor een aanspreekpunt voor alle financiële vragen.. Deze financieel deskundige kan de coördinator bijstaan in het beslissingsproces, vooral bij onvoorziene omstandigheden. De bakker wil op zondagochtend cash betaald worden voor zijn 240 pistolets en 70 koffiekoeken. Wie heeft er geld op zak en was dit wel de afspraak?

Op tocht door de Portugese dorpjes zie je een wijnkasteel dat kan bezocht worden. Het lijkt je wel wat om over het rijpen van port wat meer te weten en je controleert of het budget de betaling van de toegangsprijs toelaat.

e) De evaluatie Zorg dat je alle bewijsstukken bewaart om discussies achteraf te vermijden. Overigens een Excel sheet kan ook verloren geraken, of er werd verder gewerkt op een foute versie. Registreer tijdens het project regelmatig je impressies, feitelijke situaties die goed of fout liepen en bedenkingen van anderen in een logboek. Vele opmerkingen zijn zinvol voor een volgende activiteit, en de feitelijke informatie kan de evaluatie objectiever en dus zinvoller laten verlopen. Geef zowel positieve punten als verbeterpunten aan. Zie ook 2.5.

2.4 Werken met begrotingen Welke activiteit je ook doet, je gaat doordacht met je geld moeten omspringen. Bedanking feestje of niet, champagne, kreeft en kaviaar ga je niet serveren. Maar waar trek je de grens? En als je dan voluit voor winst gaat, dan wil je wel je kosten onder controle houden. Gelukkig bestaat er een werkinstrument voor zo’n vragen… een begroting Voor je eraan begint maak je een opsplitsing tussen vaste en variabele kosten. Vaste kosten zijn kosten onafhankelijk van het aantal deelnemers, vb huur geluidsinstallatie, podium, huur zaal Deze zijn in het algemeen vrij makkelijk en precies te bepalen, eventueel via offertes. Het is belangrijk om deze kosten onder controle te houden, om geen geweldige putten over te houden als er (te) weinig volk komt opdagen. Immers, als je de berekening maakt hoeveel de uitgave per persoon bedraagt, komt het aandeel van de vaste kost per persoon bij een lage opkomst veel groter uit. Laat je dus niet vangen door een te groot aantal deelnemers in te schatten voor je activiteit. Variabele kosten zijn rechtstreeks afhankelijk van het aantal deelnemers, vb drank, aandenken, eten. Hoewel de variabele kosten op voorhand moeilijker in te schatten zijn, zit hier minder risico aan verbonden. Als er meer deelnemers zijn dan verwacht zullen immers niet alleen deze kosten, maar ook de deelnamegelden stijgen, wat nog steeds winst of break-even mogelijk maakt. Daarnaast moet je ook een schatting maken van je mogelijke inkomsten. Ook aan de inkomsten zijde kan je opdeling maken tussen variabele en vast inkomsten. Variabele inkomsten worden gehaald uit de bijdrage van elke deelnemer terwijl bv sponsoring eerder een basis bedrag voor het hele project aanlevert. Om uit de kosten te komen is het dus belangrijk de deelnameprijs correct inschat. Deelnameprijs = (vast kost/aantal deelnemers + variabele kost) – (vaste inkomst/aantal deelnemers) Verder splits je je mogelijke kosten en inkomsten op per soort en plaats. Met kostensoort bedoelen we types van uitgaven (zoals voeding, vervoer, aankoop materiaal, …), of types inkomsten (subsidies, drankverkoop, inkomstgelden of sponsering …). De kostenplaatsen komen het best overeen komen met de verschillende posten op je begroting. Als je werkt met verschillende werkgroepjes, zoals in grotere projecten, (bv de fourage, logistiek, het programma,…) dan krijgen ze elk een aparte kostenplaats toegewezen, een blok in je begrotingsschema. kostensoort voeding kostenplaats

vervoer

materiaal

logistiek programma fourage

Kampbegroting Portugal:de groep heeft de leiding en de givers in verschillende werkgroepen opgesplitst en zo wordt er een info avond voor de ouders georganiseerd met Portugese muziek en hapjes. Een ander team legt zich toe op de reis en wat daar allemaal bij komt kijken. Nog drie andere groepen werken aan de activiteiten op het terrein, de tweedaagse en de uitwisseling met een lokale Portugese groep.

UITGAVEN Materiaal Voeding Verzekering Vervoer Accommodatie Allerlei info avond 60,00 € 300,00 € 15,00 € 20,00 € 0,00 € 30,00 € reis 0,00 € 100,00 € 250,00 € 5.000,00 € 0,00 € 180,00 € tweedaagse 0,00 € 200,00 € 0,00 € 0,00 € 100,00 € activiteiten 400,00 € 1.600,00 € 0,00 € 0,00 € 450,00 € uitwisseling 200,00 € 200,00 € 0,00 € 0,00 € 50,00 € 9.155,00 € 660,00 € 2.400,00 € 265,00 € 5.020,00 € 600,00 € 210,00 €

Op een zelfde manier kan er een schema voor de inkomsten opgesteld worden. De groep dacht ongeveer 1000 euro aan inkomsten te hebben, zowel op de infoavond door verkoop van drank als voor het verkrijgen van een geschenk en de culinaire specialiteit van de gemeente voor de uitwisseling met de Portugese zusterstad. En zo kunnen deze gidsen en verkenners voor een € 325 op een kamp met een internationaal accent. Een begroting helpt je dus om correct te budgetteren. Dankzij een begroting krijg je meer inzicht in waar je je geld aan uitgeeft. Gaat er procentueel gezien het meeste geld naar de activiteit zelf, het vervoer van de leden, naar eten en drinken, … of naar de huur van een podium en geluidsinstallatie. Zeker voor jaarlijks weerkerende activiteiten laat dit je toe om meer te sturen. Kijk op basis van je logboek van je tak en groepskas waar de middelen naar toe zijn gegaan. Waren er procentueel veel kosten voor drank, brouwer ten opzichte van het inhoudelijke programma? Is het dat wat je wil? Begroot niet alleen de financiën maar ook de andere middelen, dwz inzet van mensen qua tijd. Te veel zelf doen om het goedkoper te kunnen houden blijkt niet altijd haalbaar en kan demotiverend werken. Een begroting helpt je de financiële winst per gepresteerde inspanning te meten. Je kan als het ware verschillende scenario’s simuleren. Werken met een begroting legt de verantwoordelijkheid over de uitgaven waar ze thuishoort, bij de projecteigenaar. Het opstellen van de begroting is op zich een technische oefening, maar de beslissingen over de uitvoering en controle liggen bij iedereen. Met een begroting kan je makkelijker aan anderen duidelijk maken waarom een bepaalde uitgave niet kan. Realisme en creativiteit moeten immers hand in hand gaan, maar misschien is er een andere minder dure methode om dezelfde ideeën te realiseren. Pas je oorspronkelijke begroting ook niet de hele tijd aan op basis van onkosten bonnetjes, wel op beleidsmatige en inhoudelijke keuze die door de organisatie in zijn geheel worden genomen Affiches budget, drukker kost meer, niet zomaar uitgeven, nadenken over b.v. minder posters, minder kleuren, … of inkrimpen op een andere budgetlijn, b.v. gratis inkomkaarten Een begroting is dus ook een inhoudelijk instrument, het helpt je om beargumenteerd te kiezen Op geregelde tijdstippen kan je een tussenstand meegeven aan je projecteigenaar. Voorzie in je opvolging van de begroting ruimte voor begrote cijfers (de planning) en werkelijke cijfers (tot dan toe uitgegeven). Gebruik de groepsraad om aan de hand van de begroting het project toe te lichten. Het helpt je leiding om ook op deze manier met achtergrond andere beslissingen te kunnen nemen (is er bv nog geld voor een patrouille tent, …) Begroten is geen last, maar een lust. Scouting, das kicken op cijfers.

Het onderstaande voorbeeld zijn de reële cijfers van twee weekends waarbij je duidelijk kan zien hoe men reeds bij het eerste weekend een goede prognose had opgesteld en hoe men geleerd heeft van de afwijkingen tussen begroting en resultaat van het eerste weekend voor het opstellen van de begroting van het tweede weekend. In de verslaggeving heeft men zich niet beperkt tot enkel de cijfers. Ook werd een korte toelichting gegeven bij de cijfers zodat men in de toekomst snel de geleerde lessen kan herbruiken en niet een nieuwe tabelanalyse moet doen. Weekend 1 Parameters Aantal deelnemers prijs eten/dag verblijfsprijs/weekend deelnameprijs Aankoopprijs drank verkoopprijs drank gemiddeld aantal drankjes

Weekend 2

Begroting 75 € 5,00 € 4,60 € 20,00 € 0,80 € 1,00 € 5,00

Realisatie 78 € 7,64 € 4,60 € 20,00 € 0,60 € 1,00 € 7,42

Begroting 100 € 5,00 € 9,40 € 20,00 € 0,60 € 1,00 € 6,00

Realisatie 80 € 4,18 € 9,40 € 20,00 € 0,60 € 1,00 € 10,08

€ 1.500,00

€ 1.432,00

€ 2.000,00

€ 1.535,00

€ 375,00

€ 642,13

€ 600,00

€ 859,47

€ 1.875,00

€ 2.074,13

€ 2.600,00

€ 2.394,47

Uitgaven verblijfskost HopperJeugdverblijf aankoop eten + materiaal verzekeringen

€ 690,00 € 750,00 € 50,00

€ 762,40 € 1.257,51 € 25,78

€ 723,80 € 1.000,00 € 50,00

€ 676,80 € 705,93 € 0,00

aankoop drank

€ 300,00

€ 365,90

€ 360,00

€ 486,05

€ 1.790,00

€ 2.411,59

€ 2.133,80

€ 1.868,78

€ 85,00

-€ 337,46

€ 466,20

€ 525,69

Inkomsten Deelnemersgelden Drankverkoop Totaal inkomsten

Totaal uitgaven

TOTAAL 

Opmerkingen na weekend 1 meer uitgegeven aan eten dan gepland per persoon ook heel wat overschot aan eten volgende keer beter inschatten, maar ook rekening houden dat meer volk ook groter budget per persoon betekent blijkbaar drinkt een gemiddeld persoon 7 drankjes op een weekend € 276,23 winst op drank, volgende keer terug verkopen tegen 1 euro verlies zal nog iets kleiner worden want er moeten nog enkele personen betalen 

Opmerkingen na weekend 2 Aankoop eten mooi binnen budget gebleven, er was zeker niet te weinig. Volgende keer zeker terug rekening houden met aantal eters per maaltijd! Groot drankverbruik, gemiddeld 10 drankjes per persoon over hele weekend. Geen materiaal verzekerd geweest. Verblijf betaald van 72 personen = 20% forfait op maximum capaciteit. Verlies van weekend 1 is rechtgezet. Trend aanhouden.

HO 2007 begroting - gouw x

a

INKOMSTEN deelnemersgelden (50 medewerkers)

b

maaltijdbonnen

BEDRAG 750,00 € 2.000,00 €

deelname HO 50 medew. (13 € deelname, 2 € beker) volgens resultaat vorig jaar

c

bijdrage eten

440,00 €

nieuw: medewerkers betalen 4 € per persoon per dag

d

verkoop drank

150,00 €

poeflijst

TOTAAL

3.340,00 € UITGAVEN

1

BEDRAG

2

materiaalaankoop verblijf voorbereiding en deelname HO

900,00 €

3

verzekering

200,00 €

externe medewerkers (foeriers, sjorploeg, …)

4

huur materiaal

900,00 €

feest + licht en geluid

5

vervoer externe medewerkers

250,00 €

vrachtwagen

6

eten knutseldagen

7

voeding voorbereiding

8

voeding zat.av en zon.och

9

overige

100,00 €

TOTAAL

6.290,00 €

BALANS

-2.950,00 €

1.282,00 €

gadget 1€ per persoon + aankoop knutselmateriaal en dergelijke deelname HO medewerkers + ontbijt en avondmaal in paviljoen

60,00 € 473,00 € 2.125,00 €

warme maaltijd + avondhapje * geschat aantal medewerkers 450 deelnemers zaav / 400 zomo bedankingen vrachtwagenchauffeur en lenen tenten en materiaal

Let op: c, 2 en 7 zijn sterk variabele kosten

In dit tweede voorbeeld zie je een negatieve begroting. Dit is op zich geen reden tot paniek zijn. De gouw investeert vanuit haar middelen in een evenement zoals Herfstontmoeting en voorziet hiervoor in de jaarplan begroting een bedrag. Het evenement heeft zijn eigen begroting en resultaat en dat resultaat vinden we terug in de jaareindafrekening van de gouwwerking. 2.5 De afrekening Tijdens het gehele project heb je de inkomsten en de uitgaven bijgehouden, in een soort van financieel dagboek. Daar kan je dag na dag terugvinden wat er met het geld in de kas of op de rekening is gebeurd. Nu moet je je rekenmachine (of rekenblad) voor de laatste keer bovenhalen, en die sommen beginnen ordenen per kostensoort en kostenplaats. Op die manier maak je een afrekening, eigenlijk het besluit van de financiële kant van je project en hopelijk helt de balans over naar het positieve. Neen, naar wat er beoogd werd, dus zoals begroot. Begin hier ook op tijd aan. Dring er bij de leiding (of andere medewerkers) op aan dat ze op tijd hun kleine rekeningetjes van de laatste momenten binnenbrengen – die zes flessen cola voor de mensen in de keuken, het rekeningetje van de benzine van de feestzaterdag. Om te beginnen zijn dat misschien kosten die pas het laatste ogenblik aan

de oppervlakte zijn verschenen, en je hebt een goed zicht nodig op alles wat er, tot op het einde, nog is uitgegeven. En uiteraard is ook het tellen van het cash binnengekomen geld iets wat je te doen staat… al heb je dat uit pure nieuwsgierigheid de avond zelf natuurlijk al gedaan. Onderschat het belang van een afrekening niet! Als je volgend werkjaar je project wil herhalen, bevat zo’n afrekening bijzonder veel nuttige informatie, waarmee je je begroting van bij het begin nauwkeuriger kan opstellen. Je wéét immers hoeveel de huur van je camionette heeft gekost, en je weet dan van bij aanvang dat je ook de aankoop van gasflessen voor het klaarmaken van je mosselen in rekening moet brengen. En natuurlijk – het belangrijkste: uit de finale afrekening weet je of je nu uiteindelijk het gewenste financiële resultaat hebt. 2.6 Projecten evalueren Die zondag in het leidingslokaal… De hele leidingsploeg zit nog na te genieten van het mosselfestijn, en rekent alvast op een lichte groepsraad. Vooral geen vieze schelpbeesten meer, de komende weken, daar hebben ze nu – figuurlijk - hun buik wel van vol. Tot de groepsleiding binnenkomt… en aankondigt dat het mosselfestijn nog even moet geëvalueerd worden… Is het nu nog niet gedaan? Nee, toch niet. Elk project, geslaagd of niet, eindigt immers best met een evaluatieronde. Even de goede punten en de verbeterpunten op een rijtje zetten, zorgen dat alles op papier staat, zodat je het komende jaar op deze bevindingen kan terugvallen. Gouden raad van Tante Beheer: Evalueer zo snel mogelijk na je activiteit. Alles ligt dan nog het meeste vers in je geheugen. Wat heb je nodig voor een evaluatie ? •

Een duidelijke omschrijving van de doelstellingen van de activiteit. (zie projectchater)

•

De opgestelde tijdslijn zodat je alle onderdelen apart kan evalueren (zie projectchater)

•

De begroting, en de afrekening die je op basis daarvan hebt gemaakt.

Volgende vragen helpen je om alle aspecten van het project met een kritisch oog te bekijken: 1) Zijn de inhoudelijke doelstellingen bereikt? Waren er veel ouders op je bal? Veel leden? Of heb je enkel cocktails gemixt voor een bende vrienden van de leiding? Heb je leden zich geamuseerd op kamp? Is leidster Sara netjes gebruind? 2) Heb je de verwachte winst gemaakt of break-even gehaald, of zit er nu een gigantische put in je jintakkas? Als je financiële doelstelling in het begin meetbaar hebt gemaakt (bv 10% winst, kostendekkend, 500 euro van de takkas investeren) kan je dit nu makkelijk doen. Of waarom heb je je doelstelling niet gehaald? Financiële meevallers of SABAM vergeten? 3) Denk ook aan praktische aspecten. Was het haalbaar om al die fruitvlaaien met de fiets te vervoeren? Kon je in Portugal behelpen met je Engels? En zijn hot-dogs wel de ideale snack op een multi culturele activiteit? 4) En hoe staat het met jullie als groep? Kon je op de medewerking van iedereen rekenen, of stonden er vijf jongverkennerleiders met een kater van de avond tevoren wat aan te lummelen? En tot slot – stop je afrekening, eventueel je begroting en de opmerkingen van je groepsraad in een map, klaar om volgend jaar vanaf het eerste moment boven te halen, bij het plannen van het nieuwe evenement.

3 Het eerlijke varkentje Scouting is samen werken aan een rechtvaardige wereld. En rechtvaardig kan je in veel situaties en beslissingen zijn of ook niet. Uit onwetendheid? Dan is dit deel van de brochure misschien wel een hulpmiddel om wat aandachtspunten voor jou in het daglicht te zetten. Als we het hebben over wereldwijde rechtvaardigheid dan is duurzaamheid een essentieel begrip. Dit wil zeggen dat we oog hebben voor de noden van de generaties na ons, dat ze zich even goed voelen op onze aardkloot. Hierbij letten we op drie aspecten: ecologie, economie en de menselijke samenleving. Economie is evident: geld speelt een belangrijke rol in het leven van alle mensen, sommigen hebben veel, velen hebben te weinig. Berichten in het nieuws, financiële en andere dagbladen maken dit elke dag duidelijk. Onrechtvaardige levensomstandigheden en ongelijke kansen zijn er veel te veel. En ja, je kan daar iets aan doen, niet om je geweten te sussen, maar om een verschil te maken. Een klein verschil waarbij niet dadelijk iemand anders aan de andere kant van onze aardbol gelukkig wordt, maar wel een voorbeeld voor anderen. Geen druppel op een hete plaat, maar de start van een stortvloed. De manier waarop wij ons geld uitgeven, de keuzes die wij maken, bepaalt hoe geldmiddelen anderen ondersteunen. Fair-trade producten, producten uit eigen streek en in het juiste seizoen, minder en even lekker, … alleen al door ons eetgedrag beïnvloeden we inkomens, duurzame landbouw en de afvalberg. Dat is meteen de ecologische duurzaamheid. En neen, het is allemaal niet makkelijk. Geen kleding kopen omdat het door kinderen is gemaakt, betekent misschien dat die kinderen geen eten hebben. Natuurlijk zijn we tegen kinderarbeid, maar als we als rijkere wereld niet tegelijkertijd investeren in duurzame mogelijkheden voor deze bevolking op vlak van voeding, gezondheid, huisvesting en onderwijs, bereiken we voorlopig nog het tegengestelde van onze goede bedoelingen. En als we winkelen voor de scoutweekends en kampen, dan kopen we ook de goedkoopste producten, zonder er bij stil te staan of dit ten koste of ten voordele van de producent is. Laten we alvast, net zoals we het voor een duurzaam milieu opnemen, ook strijden voor een duurzame economie en samenleving. Economie of letterlijk uit het Grieks vertaald als huishoudkunde is niet meer dan zorgzaam omspringen met de middelen en als een goede huisvader zorg dragen voor de familie, de buurt, de wereld. Tot zover de theorie. Doen we het zelf? Maar laten we terugkeren naar de vulling van het varkentje: het geld. Banken spelen een grote rol in het monetaire rad. Als tussenpersoon tussen spaarders en investeerders die geld lenen bepalen zij zeer sterk hoe zij winst maken. Vragen ze woekerrentes aan mensen die amper een dak boven hun hoofd kunnen veroorloven, investeren ze in de wapenindustrie, milieu vervuilende organisaties of mensonterende fabrieken? Of geven ze daarentegen startende boeren in het zuiden een kans, geven ze premies aan duurzame energie projecten, … En welk bank doet het nu goed? Omdat wat we hier neerschrijven elke dag kan veranderen heeft het geen zin om namen te noemen. Maar neem wel de moeite om naar de website van een bank te gaan kijken. Wat is de visie en missie van de bank, is ze transparant over haar beleggingspolitiek, vind je dat dit ethisch is, dwz mens en milieu vriendelijk? En ook in haar dagelijkse werking kan je het verschil zien: gebruik van recyclage papier in de promotie, zorg voor het personeel, … of minder zichtbaar, de manier van procesorganisatie (beter als je snelle en correcte antwoorden op je vragen krijgt). Natuurlijk moet ook de dienstverlening voor jou als tak of groep voldoende zijn. Openingsuren, bereikbaarheid, interest op het spaarboekje en kosten voor het beheer spelen mee in het praktische verhaal.

De beheerscommissie heeft er sinds meer dan tien jaar voor gekozen om het geld dat we opzij houden voor grote projecten op een ethische manier te beleggen. In de eerste plaats kiezen we ook voor veilige beleggingen. We willen zeker geen geld verliezen, maar een winst net iets meer dan een spaarboekje stemt ons reeds tevreden. Door te beleggen kiezen we zelf in welk type bedrijven het spaargeld tijdelijk wordt geïnvesteerd. Op groepsniveau is het niet de bedoeling om zelf met beleggingen te starten (je kan wel mee in de grote pot van Scouts en Gidsen Vlaanderen mee bijdragen vanaf € 12.500 – meer info bij de dienst boekhouding) maar er zijn wel andere uitdagingen voor jullie in de tak en groep. Naast het goed omgaan met kinderen en elkaar als leiding, vinden we ook het goed leren omgaan met geld een inhoudelijk thema binnen de scoutswerking. Vandaar dat het financieel beheer van de groep door de leiding moet gebeuren en bij de giver en jin tak kan je alvast de leden betrekken bij de toestand van de takkas, jawel medebeheer ook hier. En als we dan die financiële actie doen of een ander project, hoe zit het dan met de hoeveelheid afval die je produceert? Plastieken bekertjes dus geen afwas of toch herbruikbare bekertjes, wegwerpbestek of toch ook niet. Geef zelf het goede voorbeeld, zeker als je de week erna een zwerfvuil opruimactie plant. Reduce, reuse en recycle en in deze volgorde graag. Recycleren komt meestal neer op een minderwaardig product in de volgende stap. Het verminderen van onnodig materiaal en energie gebruik levert veel meer op. Of nog beter, enkel nog producten gebruiken waarbij het ‘afval’ als voeding terug in de natuur kan worden opgenomen. (wie hier meer over wil weten kan googlen naar Michael Braungart). Ook voor de mensen om ons heen hebben we aandacht. Welke acties doe je: koken voor Poverello, zeepkistenrace organiseren met deelnemers van alle andere jeugdbewegingen van het dorp, of toch maar die vlaaienslag. Hoeveel acties doe je, hoeveel wegen die door op je werking? Is het de taak van een jeugdbeweging of een evenementenbureau om een fuif te organiseren van 5000 man? Vragen we niet tevéél geld? Iemand eenmaal belazeren, door teveel geld te vragen voor een te kleine pita, is niet moeilijk, maar komt die dan nog ooit terug naar je kraam? Organiseer je activiteiten zodanig dat er volgend jaar nog even veel komt opdagen… een vorm van organisatorische duurzaamheid. Straf je leden niet als ze niet kunnen helpen bij het realiseren van een financiële actie, genre ‘je moet minstens tien cakes verkopen of je mag niet mee op kamp’. Die kinderen zullen waarschijnlijk al met een schuldgevoel zitten. En organiseer niet om het even wat: verkenners kunnen eigenlijk geen fuif organiseren, want de eerstejaars mogen nog niet binnen. Ga je die dan pinten laten tappen voor de zatte oud-leiding?

4. Publicatielijst

- interessante werking rond Projectwerking in het algemeen (is voor na Herfstontmoeting)