BEGROTING EN ACTIVITEITEN 2009

BEGROTING EN ACTIVITEITEN 2009 RAAD en GRIFFIE AMSTERDAM ZUIDOOST

OKTOBER 2008

INLEIDING De Raad heeft drie hoofdtaken: volksvertegenwoordiging, kaderstellend beleid formuleren en de controle van het (dagelijks) bestuur. Die taken veranderen niet per jaar. De uitvoering ervan wel, maar dat is maar ten dele voor planning vatbaar. Omstandigheden en gebeurtenissen zijn vaak leidend voor de vraag waaraan de Raad aandacht wil besteden en op welke wijze dat gebeurt. De Raad wordt ondersteund door de Griffie en de planning van werkzaamheden van de Griffie is dus aan dezelfde actualiteitsgolven onderhevig. De griffiewerkzaamheden zijn immers volgend aan wat de Raad wil aanpakken. Ter gelegenheid van de vaststelling van de begroting 2009 wil de Raad inzicht hebben en aan anderen geven in de lopende en geplande activiteiten, zodat daarin kan worden bijgestuurd en de begrotingsconsequenties helder zijn. De Raad heeft geen werkplan voor 2009 vastgesteld. In dit activiteitenoverzicht wordt de concept - begroting gevolgd en wordt een beeld gegeven van de bestaande werkzaamheden van de Raad en van de Griffie, per onderdeel wordt aangegeven wat er meer of anders gaat gebeuren. Ook wordt aangegeven welke ondersteuningscapaciteit resteert voor aanvullende wensen die in de loop van komend jaar uit de Raad naar voren komen.

G.P. Both Griffier Amsterdam Zuidoost Oktober 2008

2

Begroting 2009 Raad en Griffie

Vergoeding Raadsleden Ondersteuning fracties Vergader- en representatiekosten Onderzoek en advies Cursus/ opleiding/ training Overige goederen en diensten Doorbelasting huisvesting/ I&A/overhead Totaal Budget Raad Personeel Griffie Overige pers. kosten Opleiding / studie Personeel van derden Overige goederen en diensten Doorbelasting huisvesting/ I&A/ overhead Totaal Budget Griffie Totaal SDR en Griffie

1. 2.

3.

4.

5.

6.

Begroting 2009 543.900 121.700 5.400 98.900 24.000 32.950 464.400

Begroting 2008 512.000 115.600 5.300 95.800 46.100 56.100 485.300

Rekening 2007 504.400 113.800 5.200 209.100 44.700 55.200 477.000

1.291.250

1.316.100

1.408.900

413.300 3.050 5.700 18.900 7.100 161.400

401.300 3.000 5.400 17.800 6.800 158.800

395.400 3.000 5.200 17.500 6.700 155.300

609.450

593.200

583.100

1.900.700

1.909.300

1.992.000

Toelichting De begroting 2009 is, afgezien van het onder het volgende punt genoemde, niet beleidsmatig gewijzigd ten opzichte van de begroting 2008. Het stadsdeel staat voor een ombuiging van structureel € 5 mln. De Stadsdeelraad is bereid daaraan bij te dragen door het werkbudget van de Raad te verlagen met €50.000,- (verdeeld over de posten opleidingen en overige goederen en diensten) De materiële kosten en de doorbelasting van I&A en overige overhead zullen in 2009 trendmatig stijgen (Bij de Raad gaat het alleen om doorbelasting van huisvestingslasten en die zijn juist gedaald). De vergoedingen voor Raadsleden, fractiestichtingen en de personeelslasten van de Griffie worden in 2009 ruim 5% hoger geraamd overeenkomstig de verhoging van de kosten van het overheidspersoneel. (Bij de Griffie staat er een correctie van de vroegere raming tegenover). De vergoeding van de Raadsleden is nog niet verhoogd met het oog op de recente beslissing van de Raad om de rechtspositie van Raadsleden te wijzigen en daarin een compensatie van de eigen bijdrage aan de ziektekostenpremies op te nemen. Bij de vaststelling van de begroting 2007 zijn door amendementen incidenteel vier projecten aan de begroting Raad (onderzoek en advies) toegevoegd: € 50.000 advies integraal veiligheidsplan, € 30.000 organisatie wijkbeurs, € 25.000 advies wijkbudgetten en € 10.000 advies begrotingssystematiek. In 2008 is bij aparte moties opnieuw geld uitgetrokken voor de organisatie van de wijkbeurs (motie 73, € 30.000) en voor het experiment met wijkbudgetten (motie 90, € 75.000). Dit waren incidentele extra bedragen en dus zijn in de begroting 2009 (nog) geen middelen gereserveerd voor deze beide bestemmingen.

3

1. De Raad en de Raadsleden Mutaties De Raad bestaat uit 29 leden. Of dat in de volgende bestuursperiode ook zo zal zijn is afhankelijk van het bevolkingsaantal. De meetdatum daarvoor is 1 januari 2009. Als de bevolking dan weer boven de 80.000 zal zijn gestegen blijft het aantal Raadsleden ook in de volgende bestuursperiode op 29, zo niet, dan wordt dat vanaf maart 2010 bepaald op 27. Ook de vergoedingen van Raadsleden worden in dat geval aangepast aan de lagere inwonersklasse. Vanaf maart 2008 is mevrouw Lont-Eersel (ChristenUnie) enkele maanden wegens langdurige ziekte als Raadslid waargenomen door dhr. Freerk Dijkstra. In juni verliet mevrouw Lont de ChristenUnie, zette haar raadslidmaatschap aanvankelijk voort als onafhankelijke LijstLont, maar deed in september toch afstand van haar raadszetel. Haar plaats, nu weer voor de ChristenUnie, wordt ingenomen door dhr. Jan Kruik. Andere mutaties zijn er niet geweest en of ze zich komend jaar zullen voordoen is onbekend. Duoleden Het aantal duoleden is door het vertrek van Milton Jones (OZO) wegens tijdgebrek, Freerk Dijkstra (ChristenUnie) wegens verhuizing, Evelin Dumfries (ChristenUnie) wegens opheffing van haar fractie en Jeroen Keijzers (VVD) wegens politiek verschil van inzicht verder afgenomen. Er zijn nu nog 4 duoleden actief. Het is denkbaar, dat mede met het oog op de komende raadsverkiezingen, er weer enkele nieuwe duoleden zullen aantreden, omdat ze op die manier ervaring kunnen opdoen in het raadswerk. Uitvoering rechtspositieregeling De Stadsdeelraad heeft in september 2008 de verordening rechtspositie Raads- en commissieleden vastgesteld. Daarmee is de rechtspositie van de Raadsleden in Zuidoost voor het eerst in een eigen regeling geformuleerd en niet meer in een stedelijke. De regeling is wel afgestemd met die in andere stadsdelen, zodat de rechtspositie van leden van de Stadsdeelraden niet wezenlijk van elkaar verschilt. Nieuw is de regeling dat Raadsleden een maandelijkse tegemoetkoming ontvangen in de kosten van hun ziektekostenverzekering ter hoogte van € 175,- per jaar. De Griffie zal in samenwerking met de salarisadministratie in 2009 toezien op een correcte uitvoering van de nieuwe rechtspositieregeling. Hetzelfde geldt uiteraard voor het beantwoorden van vragen van individuele Raadsleden over het samenlopen van raadsvergoeding en uitkering, werkgeversverklaringen, belastingopgaven, deelname aan personeelsregelingen die ook voor Raadsleden openstaan, toegangspasjes, postvaksleutels, en dergelijke. Gedragscode Raadsleden Medio 2008 heeft een uitgebreid raadsdebat plaats gevonden over aanscherping van de geldende gedragscode, met name over de regels bij belangenverstrengeling van Raadsleden met gesubsidieerde instellingen. Het bleek dat Raadsleden van de gelegenheid gebruik wilden maken om ook andere onderdelen van de code te herzien. Om het overzicht te bewaren is een raadswerkgroep ingesteld die begin 2009 een samenhangend voorstel aan de Raad zal voorleggen voor een nieuwe gedragscode.

4

Toekomst bestuurlijk stelsel Het is niet zeker of stadsdeel Zuidoost met ingang van de volgende bestuursperiode nog ongewijzigd zal bestaan. De stadsdeelvoorzitters en de burgemeester hebben een adviescommissie ingesteld met de opdracht om de bevoegdhedenverdeling tussen stad en stadsdelen en ook het aantal stadsdelen te heroverwegen. Wijzigingen op basis daarvan zouden nog bij het begin van de volgende bestuursperiode moeten ingaan. Het is duidelijk dat ook onze Raad actief zal participeren in de discussies over het stelsel, die in de loop van 2009 gevoerd gaan worden op basis van het door deze commissie uit te brengen advies.

5

2. Ondersteuning fracties Fractiebijdragen Op grond van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning heeft iedere fractie recht op een jaarlijks bedrag ter ondersteuning van het fractiewerk. Het kan gaan om betaling van een fractieassistent, om het inwinnen van incidentele adviezen, het instellen van een ‘tegenonderzoek’ als alternatief voor een DB-voorstel en om het ter beschikking stellen van allerlei apparatuur aan fractieleden. Ook de duoleden ontvangen de wettelijk toegestane vergoeding voor commissieleden van de fractiestichtingen. De voorwaarden van de verordening zijn afgestemd op de regels in de verordening rechtspositie, zodat geen samenloop mogelijk is. In 2009 zijn de bijdragen aangepast aan de loonontwikkeling bij het overheidspersoneel. Enkele fracties gebruiken niet de gehele bijdrage en storten overgehouden geld terug, andere benutten de bijdragen wel geheel. Stichtingen Een belangrijke voorwaarde om een bijdrage te kunnen ontvangen is dat een fractie een stichting opricht en in stand houdt, waar de financiële bijdrage in onder wordt gebracht. Vanaf het begin van deze bestuursperiode hebben 6 fracties daadwerkelijk een stichting gevormd en dus ook een bijdrage ontvangen. In 2008 heeft ook de SP-fractie een stichting opgericht en kwam vanaf dat moment dus ook in aanmerking voor een bijdrage. De groep Schaaf heeft geen stichting en ontvangt dus geen bijdrage. Controle van de bestedingen De controle van de bestedingen is gemandateerd aan de Griffier. Deze wordt daarin bijgestaan door deskundigen van de sector Middelen. Bij onenigheid met de betrokken fractie legt hij het geschil aan het presidium ter beslissing voor. Dat gebeurt in de praktijk maar zelden.

6

3. Vergaderingen en representatie Vergadercyclus De vergadercyclus van de Raad en de vier commissies is in beginsel een maandelijkse. Alleen in de beide zomermaanden wordt niet vergaderd. Daartegenover staat dat voor de behandeling van de Kadernota in juni en de Begroting in november extra vergaderd wordt. Dit stramien zal in 2009 weer zo zijn. De Raad vergaderde in de eerste tien maanden van 2008 in totaal 9 keer. In februari werd de vergadering afgelast wegens gebrek aan agendapunten. Verder kwam de Raad nog tweemaal in informele setting bijeen. De aanwezigheidsscore van de Raadsleden was met gemiddeld 26 hoog te noemen. Drie leden verklaren samen meer dan de helft van deze absentie. Voor de commissies lagen de aantallen vergaderingen vergelijkbaar: M&V, ROVB en Welzijn 9 keer, Werk&Diversiteit 12 keer Vergadersysteem Een raadswerkgroep met commissievoorzitters en raadsvoorzitter heeft zich in 2008 gebogen over de wenselijkheid van aanpassingen in het vergadersysteem. Net als in veel gemeenten is gebeurd zouden de commissies afgeschaft kunnen worden en vervangen door sessies, waarin onderwerpen samen met betrokken burgers worden besproken, waarna een raadsbesluit valt in een kort debat. Het totaal aantal vergaderuren blijkt hiermee in de praktijk overigens nauwelijks te verminderen. Dit systeem en varianten daarop ziet de werkgroep niet als passend en wenselijk in ons stadsdeel en zij adviseert dan ook om vast te houden aan het klassieke systeem met adviescommissies en een raadsvergadering. Wel wil de commissie een aantal spelregels in commissievergaderingen invoeren, die het verloop daarvan soepeler, efficiënter en transparanter moeten maken. (spreektijden, aankondiging van sprekers, kortere bespreking van raadsadressen, betere agenderingsformulieren). De Raad zal daarover in december 2008 een besluit nemen en in 2009 zal ervaring hiermee worden opgedaan. Instrumenten Raadsleden Raadsleden geven in de vergaderingen hun meningen, vaak in reactie op voorstellen of informatie van de kant van het Dagelijks Bestuur, soms op eigen initiatief, door zelf met voorstellen te komen. Soms brengt zo’n initiatiefvoorstel het ook tot een raadsbesluit. Een aantal keren komt een voorstel van het presidium op de agenda. Dan gaat het vaak om een ‘interne‘ kwestie die de huishouding van de Raad aangaat (rechtspositie, gedragscode, vergaderorde, behandeling begroting, e.d.). De Griffie ondersteunt presidium resp. raadsfracties desgewenst bij het maken van raadsvoordrachten. Naast het initiatiefvoorstel kan een Raadslid ook mondelinge vragen stellen in een van de commissies (tot oktober 2008 gebeurde dat 8 keer) of schriftelijke vragen aan het DB, waarop dat dan in beginsel binnen uiterlijk 6 weken antwoord geeft (18 keer in 2008, waarvan 12 keer door het CDA). Raadspubliciteit Belangrijk voor het stimuleren van betrokkenheid van burgers bij het werk van de Raad is natuurlijk dat men gemakkelijk kan kennis nemen van wat de Raad doet en besloten heeft. In de Echo wordt elke commissie- en raadsvergadering met de agenda gepubliceerd en zo huis aan huis bekend gemaakt. Overwogen wordt om vanaf 2009 als stadsdeel een eigen weekkrant te ver- en bezorgen; dan zal die informatie voortaan daarin te vinden zijn.

7

Na elke raadsvergadering verschijnt een persbericht met een korte samenvatting. Sinds begin 2008 wordt elke raadsvergadering live op internet uitgezonden, in woord en beeld. Ook is het mogelijk om in het raadsinformatiesysteem op de website van het stadsdeel (www.zuidoost.amsterdam.nl) stukken te zoeken, zowel vooraf als achteraf. Dat geldt zowel voor alle agenda’s en stukken van de Raad als van de vier commissies. Achteraf kan men ook de vergadering van de Raad beluisteren en bekijken. Hoewel het om een eerste jaar ging en de uitzendingen nog aan enkele kinderziektes leden, is in totaal in het eerste halfjaar van 2008 door meer dan 1000 mensen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om een raadsvergadering live te volgen en door een veelvoud daarvan om later een fragment uit een vergadering van de Raad te bekijken/beluisteren. Ook het aantal opgevraagde documenten uit het RIS wordt geregistreerd. De top-50 documenten is gemiddeld 40 keer opgevraagd. Experiment met commissies op internet Sinds september worden ook de vergaderingen van de raadscommissies live uitgezonden en zijn ook die vergaderingen na afloop op internet op te roepen. Het is een experiment van een half jaar. Indien het goed bevalt zal de Raad begin 2009 besluiten ermee door te gaan. Een mogelijk effect van een voortzetting van dit experiment zou kunnen zijn, dat de behoefte aan uitgebreide commissie- en raadsverslagen afneemt. Ieder kan immers de letterlijke tekst van het gesprokene altijd op internet naluisteren. De digitalisering van alle raadsinformatie zou daarmee echt zijn beslag krijgen. De Griffie zou in de naaste toekomst kunnen volstaan met het opstellen van een ‘aangeklede’ besluitenlijst van elke vergadering. Daarmee zou personele capaciteit vrijvallen, die bijvoorbeeld zou kunnen worden ingezet voor wezenlijke verbeteringen in opstelling en bewaking van overzichten van toezeggingen, moties, vragen, uitvoering raadsbesluiten, maar ook voor het vervolmaken van de presentatie van alle raadsproducten en -resultaten op de pagina’s van het raadsinformatiesysteem en instelling van e-mail-signalering in plaats van het huidige abonnement op de stukken per klassieke post. Beïnvloedingsmogelijkheden voor burgers Inspreken in commissievergaderingen is en blijft voor ieder die dat wil mogelijk. In de wekelijkse aankondigingen van vergaderingen en op de website wordt de mogelijkheid en de te volgen procedure steeds vermeld. Om een beeld te geven van de omvang van het verschijnsel kan het resultaat van 2008 tot en met oktober dienen: M&V: 2; ROVB: 18; Welzijn: 7; W&D: 7. Op andere gebieden is niet gekozen voor vernieuwende instrumenten die in andere gemeenten voorkomen, zoals een referendum en een regeling burgerinitiatief. De Raad ziet dit laatste als een inperking van de geldende laagdrempelige mogelijkheid voor elke burger om via een raadsadres een onderwerp op de raadsagenda te plaatsen. In de eerste tien maanden van 2008 is 33 keer een raadsadres ingediend en behandeld. De Raad wordt ook vaak uitgenodigd door organisaties, bedrijven of groepen burgers. Raadsleden maken frequent gebruik van die uitnodigingen en stellen zich op de hoogte van wat er speelt in een bepaalde kwestie. Meestal gebeurt dit individueel of in fractieverband, maar regelmatig gaat de Raad of commissie als geheel op bezoek Dat gebeurde in 2008 1x door M&V en ROVB, 7x Welzijn, 5x W&D, 2x Raad. Ook in 2009 zal dat zeker weer gebeuren, hetzij op uitnodiging, hetzij uit eigen beweging. Wijkbudgetten Bewoners willen doorgaans vooral invloed hebben op dingen die hen direct aangaan: de school van hun kinderen, hun bedrijf en natuurlijk ook hun woonomgeving. Het stadsdeel

8

ondersteunt bewonersorganisaties al jaren door middel van opbouwwerk en door de wijkconsulenten van het stadsdeel. Ook zijn er kleine budgetten voor bewonersorganisaties beschikbaar om activiteiten in buurten te organiseren. Op basis van een extern advies van de stichting Agora heeft een raadswerkgroep een voorstel aan de Raad gedaan om te experimenteren met het verlenen van meer invloed aan bewonersorganisaties op hun woonomgeving. Daartoe moeten de wijkbudgetten wezenlijk omhoog en moet de bestedingsvrijheid ook groter worden. Voorjaar 2008 heeft de Raad ingestemd met dit experiment, maar onder meer door capaciteitsproblemen in de stadsdeelorganisatie is de start van de uitvoering van het experiment in enkele buurten voor begin 2009 gepland. De raadswerkgroep zal het experiment begeleiden en evalueren. Het directe uitvoeren ervan is aan het Dagelijks Bestuur overgedragen. Het beschikbare geld is doorgeschoven naar volgend jaar. Wijkbeurs Twee jaar achtereen heeft een raadswerkgroep nu een zogenaamde wijkbeurs georganiseerd: een marktachtige bijeenkomst in september in de Amsterdamse Poort waarbij initiatieven uit verschillende buurten in de schijnwerpers zijn gezet en waar bewonersgroepen van elkaars aanpak kunnen leren. De woningcorporaties onderschrijven het belang van de bevordering van de sociale cohesie en participatie en dragen bij aan het initiatief. Op basis van de evaluatie zal de raadswerkgroep de Raad voorstellen om ook in 2009 geld uit te trekken voor herhaling van een dergelijke manifestatie. Leerlingenraad Een initiatief dat ook gericht is op bekendmaking van het raadswerk en bevordering van betrokkenheid is de jaarlijkse leerlingenstadsdeelraad. Een groep leerlingen van de Open Schoolgemeenschap Bijlmer heeft een dag lang Stadsdeelraad ‘gespeeld’, uitmondend in een raadsvergadering, waarin de leerlingen een keuze maakten voor een project op het gebied van milieu-educatie op de school. De Raad heeft een bedrag ter beschikking gesteld om het project te realiseren. De Raad was enthousiast en nam een motie van GroenLinks aan om dit jaarlijks te doen. In het voorjaar 2009 zal het initiatief herhaald worden met leerlingen van het Augustinuscollege. Ontwikkeling Gaasperplas Soms neemt de Raad het initiatief om te horen wat allerlei betrokkenen over een speciaal onderwerp vinden. Zo werd in het verleden een hoorzitting georganiseerd over de toekomst van Holendrecht. Recent heeft de Raad een raadswerkgroep Gaasperplas ingesteld, die de opvattingen wil peilen over de gewenste toekomstige ontwikkeling van de Gaasperplas en het omliggende park. De precieze vorm van de peiling wordt in 2009 bepaald. Jaar van de georganiseerde sport Behalve individuele bewoners zijn ook hun organisaties belangrijke gesprekspartners van de Raad. De sportverenigingen en – ondernemers hebben een grote mobiliseringsfunctie in het stadsdeel en zijn voor een deel van hun faciliteiten afhankelijk van het stadsdeel. De Raad heeft een werkgroep ingesteld die bekijkt wat de wensen en behoeften van de georganiseerde sport zijn en hoe het stadsdeel daaraan tegemoet kan komen. Een eerste rapportage is eind 2008 aan de Raad aangeboden. De activiteiten van de werkgroep lopen in 2009 door.

9

4. Onderzoek en advies Rekenkamer Na langdurige bemiddelingspogingen is het contract van de Stadsdeelraad Zuidoost met de Rekenkamer Stadsdelen Amsterdam eind september 2008 ontbonden. Er bleek onvoldoende vertrouwensbasis voor voortzetting van de samenwerking. In oktober heeft de Raad zijn voorkeur uitgesproken voor een nieuwe rekenkamer in de vorm van een onafhankelijke commissie geheel bestaande uit deskundigen van buiten de Raad. Een kleine werkgroep uit de Raad doet samen met de Griffier en een extern adviseur de werving en selectie van leden en bereidt de benoeming door de Raad voor. Naar verwachting zal de nieuwe rekenkamer begin 2009 zijn werkzaamheden kunnen beginnen. Het budget van € 80.000 dat in de afgelopen jaren beschikbaar was zal ongewijzigd ook aan het werk van de nieuwe rekenkamer besteed kunnen worden. Planning en control-cyclus De Raad heeft een werkgroep ingesteld, waarin ook vertegenwoordigers van het DB participeren, die moet bekijken of de begroting, maar ook de andere producten in de jaarcyclus (kadernota, voorjaarsnota, jaarrekening) beter op elkaar kunnen worden afgestemd en transparanter kunnen worden. Doel daarvan is dat de Raad deze instrumenten meer en gemakkelijker kan benutten als belangrijke sturingsmiddelen voor het te voeren beleid. De werkgroep wordt nu en dan extern bijgestaan door een deskundig adviseur. Begin 2009 moet er een breed gedragen advies aan de Raad en het DB liggen dat ook praktisch uitvoerbaar is. Integrale veiligheid In 2007 heeft de Raad in discussies met het DB geconstateerd, dat het kader voor het te voeren integrale veiligheidsbeleid scherper diende te worden geformuleerd. Met dat doel werd een raadswerkgroep ingesteld en voor het inschakelen van een extern advies werd extra budget vrijgemaakt. Nader overleg met het DB heeft in de loop van 2008 de rollen gewijzigd. Het budget voor extern advies is aan het DB overgedragen en de werkgroep treedt op als begeleidingsgroep van de adviseur en van het DB bij de ontwikkeling van integraal veiligheidsbeleid. Het resultaat van het project zal begin 2009 aan de Raad worden voorgelegd. Overig beschikbaar budget De rest van het budget dat in de raadsbegroting 2009 is opgenomen voor onderzoek en advies (ca €15.000) is nog niet belegd en kan worden gebruikt, zodra de Raad het nodig vindt om een beroep op externe knowhow te doen om de kaderstellende functie van de Raad te ondersteunen of een specifiek project te helpen vormgeven.

10

5. Cursussen, opleidingen en trainingen Reservering verlaagd Jaarlijks wordt een bedrag gereserveerd voor bijscholing, training of deskundigheidsbevordering van Raadsleden. Het gaat om activiteiten die in beginsel voor de gehele Raad bedoeld zijn. Training van individuele Raadsleden wordt uit hun persoonlijke raadsvergoeding bekostigd en fractieactiviteiten zijn voor rekening van de fractiestichtingen. In het eerste jaar, dus direct na het aantreden van deze Raad, is actief gebruik gemaakt van deze mogelijkheid. Geleidelijk is de behoefte hieraan minder geworden. In 2008 ging het alleen om een training over de gedragscode, om een cursus over de nieuwe wet ruimtelijke ordening (samen met alle stadsdelen) en om deelname aan het landelijk jaarcongres van de vereniging van Raadsleden. Gezien deze trend en de verwachting dat het in 2009 niet anders zal zijn, is besloten het budget voor deze doeleinden te halveren. 6. Overige goederen en diensten Reservering verlaagd Ook hier gaat het om reservering van een budget voor externe kosten: de Raad heeft abonnementen op bladen die in de leeszaal komen te liggen, huurt een technicus in om een presentatie te ondersteunen, betaalt een IT-bedrijf om de voorzieningen in de raadzaal te optimaliseren, huurt enkele kunstvoorwerpen om de fractieruimten op te vrolijken, e.d. Gezien de onderuitputting van deze verzamelpost in 2007 en 2008 is besloten dat ook dit budget wordt gehalveerd als raadsbijdrage aan de ombuigingsoperatie. 7. Huisvesting en technische ondersteuning Huisvestingsvoorzieningen De Raad beschikt over de raadzaal met alle voorzieningen en apparatuur op het gebied van licht, geluid en beeld. Ook staan de 2 commissiekamers, 5 fractiekamers en leeszaal ter beschikking. Daar is voorzien in telefoon- en computerfaciliteiten. De investeringslasten en de kosten van onderhoud worden omgeslagen in een totaaljaarprijs per vierkante meter. Deze is in 2009 een stukje verlaagd ten opzichte van 2008. De Griffie staat permanent in contact met de afdelingen Facilitaire zaken, Informatiebeleid en Automatisering en Bedrijfsrestaurant om het niveau van onderhoud, catering en beveiliging en ondersteuning op een goed peil te houden. Technische modernisering Met de komst van het raadsinformatiesysteem, de directe internetuitzendingen en de geluidgestuurde camera’s is het uitrustingsniveau van de raadzaal in vergelijking met veel andere (deel)gemeenten op een hoog niveau gekomen. In 2009 werkt de Griffie in samenwerking met de IT-specialisten aan de aanleg van een draadloos internetsysteem in de raadzaal, dat het voor elk Raadslid mogelijk zal maken om ook tijdens vergaderingen van Raad en commissies het RIS en andere informatie via internet te raadplegen.

11

8. Personeel Griffie Hoofdtaak De uitgangspunten voor het functioneren van de Griffie zijn direct afgeleid van de drie hoofdtaken van de Raad. De Griffie dient ondersteuning te bieden aan de Raad en de (groepen) Raadsleden bij de uitoefening van hun drie hoofdtaken. Het minimum of de basis wordt gevormd door de administratieve en procedurele ondersteunende activiteiten. Daarbovenop komen taken en activiteiten die meer het karakter hebben van inhoudelijke en procesadviezen aan de Raad over de organisatie, de werkwijze, de strategische positionering en zelfs, op terughoudende manier, over te nemen besluiten (niet naar inhoud, maar vooral naar besluitrijpheid, presentatie en consistentie). In de praktijk blijkt dat veel Raadsleden daadwerkelijk gebruik maken van de inhoudelijke, strategische en procesmatige vaardigheden van de Griffie. Het is de Raad die bepaalt wat de Griffie oppakt en doet en niet omgekeerd. De Griffie is ondersteunend en faciliterend voor de Raad en zijn leden en vat het dus niet als haar taak op om de Raad te sturen. In dit overzicht staan dan ook alleen activiteiten opgesomd die voortvloeien uit de opdrachten die de Raad al heeft gegeven. Natuurlijk worden door de Griffier en zijn medewerkers aan individuele Raadsleden gevraagd en ongevraagd allerlei suggesties gedaan, wordt feedback gegeven over het functioneren in een vergadering of worden in het presidium ideeën aangedragen over de inrichting van het begrotingsproces of andere dingen die de kwaliteit van het functioneren van de Raad en zijn onderdelen raken. Organisatorische vormgeving De formatie van de Griffie is sinds 2004 niet meer gewijzigd: Griffier 1.0 fte Commissiegriffier/Raadsadviseur 1.6 fte Stafmedewerkers 3.0 fte Communicatieadviseur 0.3 fte Het personeelsbudget voor 2009 is ten opzichte van 2008 gestegen met de salarisverhoging die voor het gehele overheidspersoneel geldt en dus ook voor de rest van de personeelsposten in de stadsdeelbegroting is gehanteerd. Omdat communicatie namens de Raad andere doelen dient dan communicatie namens en vanuit het DB, is deze functie ook in de formatie van de Griffie ondergebracht (0,3 fte). De verantwoordelijkheid van de Griffier voor de facilitaire ondersteuning van Raad en commissies heeft niet geleid tot verschuiving van ambtelijke capaciteit. Op dat terrein maakt de Griffie dus gebruik van de algemeen beschikbare facilitaire diensten van het stadsdeel. Hetzelfde geldt voor de inhoudelijke en beleidsmatige ambtelijke bijstand aan de Raad en de Raadsleden. De Griffie vervult daarin een ‘eerstelijnsfunctie’ en doet voor de meeste vagen een beroep op de capaciteit van beleidsmedewerkers van het concern. Voor de ondersteuning van de rekeningcommissie, de controle van de fractiestichtingen en voor steun bij het financieel beheer van de budgetten van Raad en Griffie is capaciteit van de sector Middelen beschikbaar. Basisprocessen De Griffier is de secretaris van de Raad, hij zorgt dat de Raad kan functioneren, dat er een gebruiksklare vergaderzaal is, dat er een agenda is en bijbehorende stukken, dat de orde van

12

de vergaderingen geregeld is en dat de besluiten die de Raad neemt bekend gemaakt worden en aan de betrokken sectoren ter verdere verwerking en uitvoering worden doorgegeven. Deze elementaire procedurele en organisatorische ondersteuning van de Raad en de daarvan afgeleide Raadscommissies is samen te vatten als het mogelijk maken van de basisprocessen. Zonder deze elementaire activiteiten kan de Raad niet functioneren en kan dus geen van de specifieke Raadstaken (kaderstellen, controleren en volksvertegenwoordiging) tot zijn recht komen. Voor de taken in dit basispakket is een vrijwel dekkend geheel van procedureregels en werkafspraken geformuleerd en vastgelegd. Voor zover nodig zijn deze procedures ook in de stadsdeelorganisatie bekend gemaakt. Een compleet overzicht van al deze activiteiten en te volgen procedures was in het Werkplan 2008 opgenomen. Beschikbare Capaciteit De Griffie bestaat uit 6 medewerkers: a. griffier (aanstelling 36 uur per week, feitelijk 33,5 ogv 60-jarigenregeling) b. commissiegriffier/ communicatiemedewerker (aanstelling 36 uur per week) c. commissiegriffier (aanstelling 32 uur per week) d. 3 bestuurshulpen (2x 36 uur per week, 1x ogv 60-jarigenregeling 33,5) Op maandbasis is de volgende capaciteit, uitgaande van gemiddeld 80% productiviteit, beschikbaar: (20% wordt geraamd voor vrije dagen, ziekte, cursussen, werkoverleg en bijwonen van evenementen) a. griffier

110 (wv circa 20 aan management en bedrijfsvoering, dus indirect productief) b. commissiegriffier/communicatie 120 c. commissiegriffier 102 d. bestuurshulpen 350 Dit is een gemiddelde voor de 10 maanden buiten het zomerreces. In de beide zomermaanden wordt de vakantie grotendeels opgenomen en is het beeld conform het werkaanbod anders. Om de beschikbare jaarcapaciteit te berekenen kunnen de maandgemiddelden met 11 worden vermenigvuldigd. Hierboven werd onderscheid gemaakt tussen basisondersteuning en meer projectmatige werkzaamheden, die geen vast patroon kennen. De weergave van het capaciteitsbeslag ten behoeve van de basisondersteuning is uiteraard beter te ramen dan het maatwerk dat in het kader van projecten wordt verricht. Hieronder wordt per functie het beslag voor de verschillende vormen van ondersteuning weergegeven. Uitgegaan wordt van de gemiddelde maand. Voor de omschrijving van aard en inhoud van de activiteiten wordt verwezen naar de tekst in de vorige hoofdstukken van dit overzicht. Door alle medewerkers is in 2007 overgegaan op tijdschrijven zodat inzicht in de feitelijke tijdsbesteding is te geven. De toedeling van de werkzaamheden is onderwerp van regelmatig gezamenlijk werkoverleg.

13

Basisondersteuning Instandhouding instituut (mutaties, archief,post,leeszaal, infovoorziening, vergoedingen, fractiestichtingen, vertegenwoordiging) Agendavorming,voorbereiding, presidium, abonnementen Vergaderingen Raad en commissies Nazorg (besl.lijst, verslag, raadsnieuws, uitvoering) Actielijsten/toezeggingen/ motieuitvoering Website, RIS, communicatie Rekeningcommissie Rekenkamer Totaal basisactiviteiten

Projectmatige activiteiten Beschikbaar gem. per maand en per jaar waarvan ‘belegd’: Vergadercultuur Gedragscode Integrale veiligheid Participatie/wijkbudgetten Begrotingscyclus Gaasperplas inrichting Jaar van de Sport Wijkbeurs (pm) Scholierenraad Totaal voorlopig Nog te besteden

Griffier

CieGriffiers/ communic.

Bestuurshulp

10

20

60

10

50

60

10 5

20 20

20 150

20

20

5 5 10 55

40

10

170

20 340

35 385

52 560

10 110

25 50 25 25 25

25

30 30

25

175 210

50 50 50 25 50 30 280 280

10 70 40

Het bovenstaande overziende is er bij het huidige takenpakket in 2009 nog ruimte bij de medewerkers om nieuwe incidentele projectmatige activiteiten te verrichten, zodra lopende projecten zijn afgerond.

14

9. Overige personele kosten Rechtspositie Medewerkers van de Griffie ontvangen dezelfde faciliteiten op het gebied van reis- en verblijfkosten als andere medewerkers van het stadsdeel. Personeel van derden Met verslagbureau Dutchsupport bestaat een afroepcontract, dat voorziet in vervanging van de bestuurshulp bij ziekte of bij overloop van verslagwerkzaamheden in zeer drukke tijden. Gelukkig is dit budget de afgelopen jaren nooit opgegaan. Studiekosten In overleg met de betrokken medewerkers wordt afgesproken of en op welk gebied (bij)scholing of training van vaardigheden gewenst is en op welke wijze in die behoefte kan worden voorzien. Financiering van studiekosten gebeurt op voet van de rechtspositieregeling van de gemeente Amsterdam. 10. Huisvesting en doorbelasting overhead Huisvesting Het systeem van doorbelasting van de algemene huisvestingskosten en overhead is gebaseerd op een prijs per vierkante meter resp. op een bedrag per werkplek, zoals die voor de gehele organisatie gelden. De hoogte en berekening van deze bedragen onttrekken zich aan de invloed van de Griffier. Personele ondersteuning De eerder aangegeven personele ondersteuning die de Griffie ontvangt van de sector Middelen voor het secretariaat van de rekeningcommissie, steun bij het financieel beheer en voor de controle van de bestedingen van de fractiestichtingen leidt tot een specifieke doorbelasting van kosten aan de Griffie.

15