BEDRIJFSPLAN 2009 Begroting 2009 en 1e wijziging
Oosterhout 14 november 2008
INHOUDSOPGAVE 1. VERDER BOUWEN OP EEN NIEUW FUNDAMENT.................................................3 2. WAT 2.1 2.2 2.3 2.4
WILLEN WE BEREIKEN IN 2009?............................................................. 5 Mensontwikkeling verder vormgeven....................................................... 5 Samenwerking gemeenten verder inhoud geven....................................... 5 Op weg naar een acceptabel financieel resultaat....................................... 6 Duidelijk beleid ten aanzien van prijsindexering. ...................................... 8
3. WAT 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
GAAN WE DAARVOOR DOEN? ...................................................................9 Marketing en verkoop ............................................................................. 9 Mensontwikkeling (Begeleid werken en individuele deta) ........................ 10 Groenvoorziening.................................................................................. 12 Industrie (Loonopdrachten en groepsdetacheringen) .............................. 13 Expertisecentrum (Work-first en re-integratie trajecten) ......................... 16
4. WAT MAG HET KOSTEN IN 2009?...................................................................18 4.1 Toelichting op de 1e wijziging op de begroting 2009................................ 19 5. 5.1 5.2 5.3
BEDRIJFSVOERING ................................................................................22 Financiën en Administratie .................................................................... 25 Managementadvies en ondersteuning .................................................... 26 Inkoop en facilitaire zaken..................................................................... 27
6
OVERIGE PARAGRAFEN ..........................................................................29 Weerstandsvermogen en risico’s............................................................ 29 Onderhoud Kapitaalgoederen................................................................. 30 Financiering en treasury ........................................................................ 30 Verbonden Partijen ............................................................................... 31
6.1 6.2 6.3 6.4
2
1. VERDER BOUWEN OP EEN NIEUW FUNDAMENT
Van begroting naar bedrijfsplan. De begroting 2009 is als concept door het bestuur vastgesteld en conform de wettelijke eis toegezonden aan de deelnemende gemeenten om hun zienswijze te geven. Een aantal gemeenteraden hebben het concept inmiddels behandeld. Hoewel nog niet alle zienswijzen bekend zijn, lijkt het erop dat de gemeenten akkoord kunnen gaan met de begroting 2009 en het meerjarenperspectief. De formele vervolgstap is dat het Algemeen Bestuur de begroting definitief vaststelt. Volgens de concept 'Nota Verbonden Partijen' is het mogelijk dat een gemeenschappelijke regeling in het najaar een eerste wijziging vaststelt. De conceptbegroting 2009 is topdown tot stand gekomen. Dat wil zeggen dat hij op basis van de ontwikkeling van 2007 en het eerste halfjaar 2008 door de directie en het management is opgesteld. Na vaststelling door het bestuur zijn er door de afdelingsmanagers met hun medewerkers afdelingsplannen in concept opgesteld. Daarbij zijn de aannames van de begroting verder uitgewerkt. Deze afdelingsplannen vormen daarmee de basis voor het voorliggende Bedrijfsplan 2009. Met het vaststellen van het voorliggende bedrijfsplan 2009 wordt feitelijk de begroting 2009 met de eerste wijziging definitief vastgesteld. Bovendien is de meerjarenbegroting tot en met 2012 opgenomen. Voor alle duidelijkheid is in het voorliggende financieel perspectief uitgegaan van voortzetting van de huidige ingezette koers van de teugels aanhalen en het leidend zijn mensontwikkeling. Deze begroting geeft dus geen inzicht over mogelijke andere scenario’s die naar de toekomst toe wel of niet tot de mogelijkheden zouden kunnen behoren. De basis is gelegd Het jaar 2007 stond in het teken van puinruimen. Het jaar 2008 wordt gekenmerkt door het bouwen van een nieuw fundament, een nieuwe basis voor de toekomst. Hoe die toekomst eruit zal komen te zien is aan onze deelnemende gemeenten. De gemeenteraden zullen aan het eind van 2008 een proces starten om te komen tot nadere besluitvorming over die toekomst op de langere termijn. Die besluitvorming is in de eerste helft van 2009 te verwachten. Dat betekent voor WAVA /!GO in ieder geval dat in 2009 verder gebouwd kan en mag worden op de basis die gelegd is. De basis is gelegd doordat de deelnemende gemeenten in 2007 de teugels zijn gaan aanhalen en hun rol als eigenaar en als klant van de gemeenschappelijke regeling nadrukkelijker zijn gaan vervullen. Er is een nieuwe juridische basis gelegd onder de gemeenschappelijke regeling en de ook de statuten van de BV zijn aangepast aan de nieuwe koers.
3
De volgende visie is in 2007 door het bestuur als volgt vastgesteld: 1. ‘Mensontwikkeling’ is leidend. 2. De bedrijfsvoering is inclusief de nieuwe gemeentelijke bijdrage van € 2250,per plaatsing budgettair neutraal. 3. Het bedrijf organiseert zich in netwerken van gemeenten, bedrijven en hulporganisaties. 4. Binnen en buiten !GO is er sprake van gedeelde verantwoordelijkheid. 5. Er is sprake van transparantie binnen en buiten de organisatie. Van visie naar kernwaarden In 2008 is de visie verder uitgewerkt naar kernwaarden. De kernwaarden geven aan waar !GO voor staat en wat de bijdrage van !GO voor de omgeving is. Zij geven richting aan het gewenste gedrag wat van de organisatie als geheel en wat van individuele medewerkers wordt verwacht. De volgende kernwaarden en gedragsuitingen zijn in 2008 vastgesteld: 1. 2. 3. 4.
ACTIEF BETROKKEN BETROUWBAAR PROFESSIONEEL
(Vernieuwend, Bewegend) (Samen, Meedenken, Verantwoordelijkheidsgevoel) (Eerlijk, Open) (Kennis van zaken, Vaardig, Kwaliteit)
De missie van WAVA/!G0 Naast het vaststellen van kernwaarden is er ook gekozen voor het formuleren van een nieuwe missie die past bij de nieuwe koers. In een missiestatement komen elementen terug als Wat doe je?, Voor wie doe je het? Vanuit welke waarden, overtuigingen? Waarin onderscheid je je? !GO is het uitvoeringsbedrijf van zes gemeenten voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Wij ontwikkelen én begeleiden mensen succesvol naar regulier werk. Wij bieden een breed scala aan diensten en gaan duurzame relaties aan met onze partners. Wij doen dit actief, betrokken, betrouwbaar en professioneel. In dit statement is aangesloten bij de belevingswereld van de ontvanger(s). Er is gefocust op wat echt belangrijk is, zoals de maatschappelijke relevantie en betrokkenheid. De bijbehorende pay off - de zogenaamde handtekening van !GO zal in 2009 op ieder communicatiemiddel weergegeven gaan worden. Daarbij valt te denken aan briefpapier, advertenties en brochures. De pay off luidt:
4
2. WAT WILLEN WE BEREIKEN IN 2009?
2.1
Mensontwikkeling verder vormgeven
Beweging van binnen naar buiten optimaliseren De afgelopen jaren zijn al veel medewerkers gaan werken buiten de beschutte muren van ons eigen gebouw. Landelijk gezien zijn we een van de koplopers op het gebied van de beweging van binnen naar buiten. Toch zien we mogelijkheden die beweging verder te optimaliseren. De werkzaamheden in de groenvoorziening nemen toe en de inzet van onze werkmakelaars levert meer en meer mogelijkheden op voor de plaatsing van onze medewerkers. De organisatie en de werkprocessen worden er steeds beter op ingericht. Deze beweging gaat ook gelijk op met het opnieuw bezien voor wie we welke werkzaamheden voor welke prijs willen verrichten en waarom. In die zin is !GO steeds meer leidend aan het worden in de keuzes die gemaakt worden. De afhankelijkheid van werkgevers is daarmee aan de ene kant minder aan het worden. De mogelijke economische teruggang echter werkt wellicht hierin niet in ons voordeel. Opstellen van Individuele ontwikkelplannen voor iedereen In 2008 is nadrukkelijk aandacht besteed aan het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Die zijn vaker gehouden dan ooit tevoren. Bovendien hebben wij ook meer consulenten in dienst om nadrukkelijker individueel aandacht te kunnen geven aan de ontwikkeling van onze medewerkers. Nieuwe medewerkers kregen in 2008 al een Individueel Ontwikkel Plan. Voor oude medewerkers is die er formeel wel, maar in 2009 willen we voor iedereen die plannen opnieuw en kwalitatief goed opstellen. 2.2
Samenwerking gemeenten verder inhoud geven
Regiefunctie gemeenten Sinds 2007 heeft de samenwerking met onze deelnemende gemeenten een impuls gekregen. De gemeenten hebben de teugels aangehaald en ook de invoering van de nieuwe Wsw zorgde ervoor dat bestuurlijk en ambtelijk de aandacht voor de regiefunctie ten aanzien van ons bedrijf is toegenomen. De gemeenten hebben nadrukkelijker hun rol als eigenaar en als klant opgepakt hoewel in de praktijk hierin logischerwijs nog verschillende snelheden zijn waar te nemen. Wij zullen in 2009 het evenwicht tussen onze gemeenten bewaken en bezien waar wij mogelijk van betekenis kunnen zijn in werkzaamheden nu en in de toekomst.
5
Instellen overlegtafels In 2009 willen wij op onze diverse werkterreinen de samenwerking verder inhoud geven en bevorderen tussen alle zes gemeenten. Er zullen van ons uit ‘overlegtafels’ worden gestimuleerd op gebied van sociale zaken, groenvoorziening en openbare ruimte, juridische zaken en facilitaire zaken. Ook op andere terreinen willen wij – afhankelijk van de behoefte - graag meewerken aan een nadere uitwisseling en kennismaking tussen onze deelnemende gemeenten. 2.3
Op weg naar een acceptabel financieel resultaat
Actie ten aanzien van huisvesting Onze huisvesting is te groot geworden voor een bezetting van ons alleen. De kosten zijn daarmee ook relatief te hoog geworden. Dit blijkt o.a.uit de voor ons bekende benchm arkgegevens van andere Sw-bedijven. Gezien de juridische structuur van onze huisvesting via een sale-and-lease-back constructie zitten we nog zeven jaren vast in een CV-constructie. Per saldo resteren ons twee acties om de huisvestingslasten naar de toekomst toe verder te beperken: 1. CV te koop aanbieden aan gemeente Oosterhout Bij het aangaan van de huidige constructie heeft de gemeente Oosterhout om strategische redenen een aanbod gedaan. Wellicht gelden die strategische redenen nog steeds en is de gemeente bereid de CV-constructie over te nemen en aan WAVA slechts die huisvestingslasten in rekening te brengen die worden gemaakt. In 2009 zal nadrukkelijk deze vraag bij de gemeente worden neergelegd en samen zullen we de mogelijkheden daartoe verkennen. 2. Verhuren van vrijkomende ruimten In afwachting van de actie onder 1 zullen we ernaar streven om vrijkomende ruimte zo goed mogelijk te verhuren. Naast het verhuren van kantoor en productieruimte aan Prisma is er nog een kantoorverdieping te huur. Ook zijn er plannen voor de verhuur van een deel van de productieruimte aan Equalit voor de bouw van een nieuw computercentrum en zijn er plannen voor Magazijn 2. Voor wat betreft het onderhoudsprogramma voor onze huisvesting wordt samengewerkt met de gemeente Oosterhout. Om te blijven voldoen aan hygiëneeisen en arbo-eisen, zal voor en in 2009 onderhoud plaats gaan vinden aan onze magazijnstellingen en aan de sanitaire voorzieningen.
6
Actie ten aanzien van de vervoerskosten Uit benchmarkgegevens blijkt dat onze kosten voor vervoer van onze medewerkers relatief hoog zijn. Dit lijkt verklaarbaar door de relatieve grootte van ons gebied en anderzijds doordat wij veel werkzaamheden buiten ons gebouw doen. Anderzijds leeft het idee dat wij in tegenstelling tot andere bedrijven terzake zorgzamer zijn naar onze medewerkers. Vanuit deze constateringen willen wij nader onderzoek doen naar de (on)mogelijkheden van een optimalisatie van die vervoerskosten. Daartoe is inmiddels een projectgroep gestart. Actie ten aanzien van onze reguliere medewerkers Uit onze benchmarkgegevens blijkt dat wij verhoudingsgewijs een vergelijkbare hoeveelheid stafmedewerkers hebben als andere Sw-bedrijven. Omdat wij echter al veel medewerkers buiten hebben werken en mensontwikkeling bij ons leidend is hebben wij verhoudingsgewijs meer reguliere medewerkers in onze staf zitten en dus verhoudingsgewijs ook meer reguliere medewerkers in dienst. Enerzijds biedt deze constatering voor ons en Cedris boeiend onderzoeksmateriaal over welke kosten nu gemoeid zijn met de gewenste beweging van binnen naar buiten. Anderzijds noopt het ons om - juist gezien die beweging - nadrukkelijk de personeelsformatie te blijven bezien en afscheid te nemen van reguliere productiemedewerkers. Door de ontwikkeling van de organisatie zullen ook diverse functies veranderen, danwel neemt de formatie daarvan af. Voor die medewerkers die daarmee te maken hebben worden individuele maatwerktrajecten gestart waarbij het oogmerk is om ze te begeleiden van werk naar werk. Naast de ontwikkeling op gebied van personeelsformatie, willen we in 2009 duidelijkheid gaan bieden over de arbeidsvoorwaarden voor deze categorie. Daartoe willen we alle reguliere medewerkers indelen in een duidelijke functieboom met de bijbehorende functiewaardering die gerelateerd is aan die van de gemeenten. Tegelijkertijd willen we beleidsmatig afspreken dat voortaan de prijsindexering van de CAO -gemeenten wordt gevolgd. Per saldo zullen beide operaties leiden tot een verdere besparing op onze reguliere personeelskosten ten opzichte van de begroting 2008. In onze reguliere formatie rekenen wij bovendien met duidelijke en toetsbare normen voor wat betreft de span-of-control van de diverse functies. Ook de verhouding direct / indirect zullen wij in beeld gaan brengen, zodat zal blijken wat onze ‘overhead’ is.
7
2.4
Duidelijk beleid ten aanzien van prijsindexering.
Vanaf het jaar 2009 wil WAVA/!GO een duidelijk en helder beleid voeren ten aanzien van de door te voeren prijsindexering voor de verschillende diensten naar onze klanten toe. In nieuwe contracten zal dit ook worden vastgelegd Groen: volgens de index van Vereniging Hoveniers en Groenvoorzieners. Indexering Groen per 01-01-2009 naar verwachting = 4,4 %. Detacheringen: volgens het CBS indexcijfer 'lonen gesubsidieerde sector'. Het betreft hier zowel de individuele als de groepsdetacheringen. Voor het jaar 2009 komt deze op 3,7% . Deze indexering wordt al genoemd in de meeste bestaande !GO overeenkomsten Uitzonderingen: In de SLA's van Schenker, Media Motion en Kuehne+Nagel wordt aangegeven dat het indexcijfer van de 'contractuele loonkosten' van toepassing zijn. Voor deze klanten geldt een prijsaanpassing van 3,4%. Loonwerk, re-integratiecontracten en productencatalogus: volgens het Consumenten PrijsIndexcijfer CBS (CPI). Deze indexering is in het verleden ook toegepast voor loonwerk en komt voor 2009 op 3,2 %.
8
3. WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN?
3.1
Marketing en verkoop
Richting Op de arbeidsmarkt is de vraag naar laaggeschoold eenvoudig werk groot. Om de arbeidsparticipatie te bevorderen gaat het vooral om de juiste match te vinden tussen wat een bedrijf nodig heeft en wat de potentiële werknemer aan vaardigheden in huis heeft. Gelet op de landelijke ontwikkelingen (iedereen aan het werk naar vermogen) zullen onze re-integratie-activiteiten van steeds grotere betekenis worden als partner om mensen aan de onderkant van de arbeidsmarkt naar werk toe te leiden. In dit proces richt Marketing & Verkoop zich in combinatie met Mensontwikkeling op het vinden van passend werk en banen. 2008 In 2008 is het huidige klantenbestand van loonwerk en groepsdetachering geanalyseerd. Er is gekeken naar de netto opbrengst per gewerkt uur en de mate waarin de werksoort passend is voor onze doelgroep. De tarieven voor individuele detachering zijn onder de loep genomen en er is een start gemaakt met de bepaling het tarief op basis van de verdiencapaciteit. De conclusie is dat werk buiten beter aansluit bij de doelstellingen. De beweging van binnen naar buiten is hierdoor ook in bedrijfseconomisch opzicht aantrekkelijk en zal in 2009 worden doorgezet. Zoveel mogelijk mensen zo regulier mogelijk plaatsen tegen zo laag mogelijke kosten. Doelstellingen 2009 Opstellen verkoopplan Volgend op de klantanalyse en de landelijke ontwikkelingen zal in 2009 het verkoopplan gestalte krijgen. In dit plan wordt een gestructureerde marktbewerking vastgelegd. Relatiebeheer van bestaande en potentiële opdrachtgevers zal een belangrijke rol krijgen. Van binnen naar buiten In onze contacten zullen wij ons richten op het aangaan van langdurige betrouwbare partners voor diensten en werkzaamheden die buiten onze gebouwen plaatsvinden. Dit zal voor een deel ten koste gaan van interne - en opdrachten voor groepsdetachering.
9
Verhogen tarieven In de tarieven en opbrengsten van groepsdetachering en individuele detachering zijn grote verschillen geconstateerd. In 2009 zullen we ons alleen richten op de opdrachten die positief kunnen bijdragen. Met opdrachtgevers van niet renderende opdrachten gaan wij in gesprek gaan om de resultaten op peil te brengen. De doelstelling is om het gemiddelde detacheringtarief naar € 9,25 en het tarief voor groepsdetachering naar € 8,25 per uur te brengen. Afspraken voor kwaliteit en prijs Het toegenomen vertrouwen en de intensievere samenwerking met gemeenten hebben geleid tot meer werk voor 2009. Op gebied van groenvoorziening en re-integratie gaan we een groter pakket aan diensten voor gemeenten verrichten. In de onderhandelingen dienen realistische afspraken voor prestatie en prijs gemaakt te worden. Netwerken Om !GO Als de partner voor MensenWerk te profileren zullen wij de contacten en deelnames in verenigingen van bedrijfsterreinen, netwerken van ondernemers en gerelateerde organisaties in 2009 vergroten en verstevigen. Daar waar organisaties samenkomen op evenementen, beurzen en bijeenkomsten zullen wij aanwezig zijn en deelnemen. Onze boodschap zal, met de nieuwe pay-off en onze missie en kernwaarden, via brochures en internet professioneel zowel intern als extern worden gecommuniceerd. Acties 2009 • Opstellen verkoopplan. • Verwerven en continueren van renderende opdrachten extern. • Gemiddelde deta en groepsdeta tarieven verhogen naar € 9,25 en € 8,25. • Relatie met gemeenten verstevigen. • Intensief deelnemen in netwerken. • Communicatie missie, visie en kernwaarden via internet en brochure realiseren. • Maandelijks monitoren van afdelingsresultaten
3.2
Mensontwikkeling (Begeleid werken en individuele deta)
Richting In 2009 zal de afdeling mensontwikkeling het integrale proces om mensen succesvol naar betaald werk te begeleiden verder verfijnen. De beweging van binnen naar buiten zal versneld worden doorgezet met een verhoging van het kwalitatieve aanbod van persoonlijke begeleiding in ontwikkelingskansen. Het streven is om in 2009 aan ruimschoots 2/3 van onze populatie buiten een beschutte omgeving een plaats te gaan bieden.
10
De rol van uitvoeringsbedrijf van gemeenten biedt !GO de gelegenheid, om naast het uitvoeren van de Wsw, steeds vaker te worden ingezet bij het uitvoeren van re-integratietrajecten voor verschillende organisaties. Onze kennis, kunde en technieken om mensen hun mogelijkheden te leren inzien en te leren benutten, zetten we daarbij in. Onze ambtelijke relaties met de afdelingen sociale zaken van de deelnemende gemeenten zullen we verder ontwikkelen en verstevigen. Ons grote relatienetwerk met bedrijven die maatschappelijk willen ondernemen en passende werkplekken kunnen aanbieden zullen we bestendigen en uitbreiden. Organisatie Het mensontwikkelingteam dient kwantitatief en kwalitatief op sterkte te worden gebracht om te kunnen voldoen aan het uitgangspunt ‘iedere medewerker een consulent’. In de nieuwe opzet van mensontwikkeling is de rol van de consulent bepalend bij het traject van instroom tot plaatsing. Consulenten zijn leidend bij het opstellen van het IOP en de te nemen vervolgstappen. Hierbij worden zij ondersteund door specialisten als arbeidskundigen en jobcoaches, die tijdens de uitvoering van de werkzaamheden de mensen observeren en begeleiden. Doelstellingen Iedereen een ontwikkelplan In 2009 beschikt iedere medewerker over een Individueel Ontwikkel Plan (IOP). In dit plan staan het resultaat en het te volgen traject er na toe beschreven. In 2008 zijn er plannen voor alle nieuwe medewerkers opgesteld. Voor 2009 is het de bedoeling dat de plannen voor alle medewerkers opnieuw en kwalitatief beter worden opgesteld. Doelstelling daarbij is om onze mensen naar de hoogst bereikbare werkplek begeleiden op de werkladder. Vergroten kennis en vaardigheden Doelstelling is ook om de kennis en vaardigheden bij de consulenten te vergroten. Daartoe wordt een opleidingsplan opgesteld. Ook wordt gestreefd naar eenduidigheid in de manier van werken realiseren door werkprocessen in een procedureboek vast te leggen in samenspraak met andere afdelingen. Verbeteren van de arbeidsproductiviteit Beheersen en terugdringen van het gemiddelde ziekteverzuim (Sw onder 10% en wf naar 15%). In het ziekteverzuimbeleid is gekozen voor een werkwijze waarbij de consulenten ondersteund door de werkleiders de eerstelijns verzuimbegeleiding ter hand nemen. Zij worden daarin ook ondersteund en begeleid door een professionele arbo-adviesdienst en een bedrijfsarts. In de praktijk betekent dit dat bij elke verzuimmelding er meteen contact tussen werkgever en werknemer is. Duur en aard van verzuim kan dan besproken worden en consulenten kunnen medewerkers oproepen voor een gesprek of een bezoek aan de bedrijfsarts. Indien nodig geacht kunnen ook huisbezoeken worden afgelegd.
11
Tevens wordt gestreefd naar het terugdringen van de verlofstuwmeren die de afgelopen jaren zijn opgebouwd. Met de ondernemingsraad is een duidelijk verlofbeleid afgesproken. De uitvoering hiervan zal geleidelijk tot een vermindering van de verlofstuwmeren gaan leiden. Acties • Planning en realisatie IOP’s met kwaliteitstoets voor alle medewerkers. • Aanpak ziekteverzuim volgens plan. • Opstellen procedureboek. • Actief wachtlijst beheer. • Kennis van cliëntdossier verbeteren, traject voortgang bewaken. • Overmatige verlofuren op laten nemen. • Maandelijks resultaten monitoren. • Trainingsplan opstellen. 3.3
Groenvoorziening
Richting Groen is de afdeling waarbinnen onze gemeenten de uitvoering van de werkzaamheden voor het openbaar groen onderbrengen. De werkzaamheden bieden passend werk voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en sluiten aan op de ingezette beweging van binnen naar buiten. De combinatie van deze twee punten maakt de samenwerking met gemeenten tot een ideale match. Op termijn kunnen gemeenten meer werkzaamheden op het gebied van de openbare ruimte onderbrengen bij WAVA / !GO. De afdeling groenvoorziening groeit in 2009 als het uitvoeringsbedrijf van onze zes gemeenten gestaag verder. De omzet groeit met 13% naar 3.5 miljoen. De samenwerking vindt plaats op basis van volledige transparantie over de te leveren prestatie en de daarvoor geldende tarieven. De afdeling zal in 2009 aan 250 mensen werk bieden. Organisatie De toename van de hoeveelheid werk en het voldoen aan de opdracht ‘mensontwikkeling’ betekenen een aanpassing van de organisatie. In de loop van 2009 zal een derde rayonmanager het team komen versterken en een herinrichting van de rayons plaatsvinden. Het aantal uitvoerders en voormannen zal, in relatie met de toename van de hoeveelheid werk, uitgebreid worden. In de nieuwe structuur voor mensontwikkeling zullen uitvoerders zich naast hun verantwoordelijkheid voor productie ook gaan focussen op het observeren van medewerkers en het signaleren van hun ontwikkeling. Om mensontwikkeling en de ontwikkeling van het bedrijfseconomische aspect te kunnen volgen, zullen in 2009 betrouwbare en tijdige rapportages beschikbaar komen.
12
Mensen Circa 50 medewerkers zullen in de afdeling groenvoorziening instromen. De uitbreiding zal op alle niveaus plaatsvinden en met een mix van medewerkers met verschillende regelingen. Het instroomproces zal volgens een plan verlopen en door werkleiding en consulenten zorgvuldig worden begeleid. Door voldoende inzet van opleiding en training beschikt iedere nieuwe medewerker in het groen zo snel mogelijk over de basiskennis en technieken. Relatie gemeenten Als het uitvoeringsbedrijf van gemeenten gaan wij de mogelijkheden bespreken om een groter en breder pakket van de werkzaamheden in de openbare ruimte uit te gaan voeren. In ons streven naar betrouwbare langdurige relaties stellen wij gemeenten onze vaktechnische en juridische kennis en kunde ter beschikking om contractuele zaken helder en volgens de geldende regelgeving vast te leggen. Het relatiebeheer groen met gemeenten brengen we in kaart en wordt ingebracht in het integrale relatiebeheer gemeenten !GO. Acties 2009 • Herschikking van rayons en leidinggevenden. • Leidinggevenden trainen in het kader van mensontwikkeling. • Implementeren van instroom en training van 50 nieuwe medewerkers. i.s.m. de afdeling mensontwikkeling en de afdeling industrie volgens plan. • Kennis en kunde inbrengen in relatiebeheer gemeenten !GO.
3.4
Industrie (Loonopdrachten en groepsdetacheringen)
Richting De koers van binnen naar buiten betekent voor de afdeling industrie, dat in 2009 minimaal 25 medewerkers zullen uitstromen. De uitstroom vindt plaats naar de afdeling groenvoorziening of naar een plek buiten ons bedrijf. Het betreft hier zowel Sw als reguliere medewerkers. Deze verschuiving heeft consequenties voor de organisatie, de medewerkers en voor de opdrachten die we aannemen. De afdeling zal blijvend een plaats bieden aan mensen die werkelijk een beschutte werplek en veel begeleiding nodig hebben. De omzet krimpt op begrotingsniveau met 35% naar 1.8 miljoen.
13
Organisatie Intern vindt een herschikking plaats van ruimten en werkzaamheden. Twee bedrijfshallen en de voormalige metaalafdeling, totaal 1200 m, komen vrij voor verhuur. Het onderdeel metaal wordt opgeheven en voor de afwerking bij loonwerk ondergebracht. De aansturing van het productieproces zal met minder leidinggevenden plaats vinden. De uitstroom van medewerkers heeft invloed op het aantal vervoersbewegingen.
14
Mensen Doelgroepmedewerkers. Consulenten en werkleiding gaan gesprekken aan met medewerkers die geschikt zijn om door te stromen. Het perspectief voor de toekomst wordt besproken. De focus ligt op uitstroom naar de groenvoorziening. De overgang naar een andere werkomgeving zal onder zorgvuldige begeleiding plaatsvinden. Voor de medewerkers die bij de afdeling industrie blijven, zal een herverdeling van werkzaamheden worden gemaakt. Afhankelijk van de geschiktheid zullen mensen worden ingezet op plekken waar zij het best tot hun recht komen. Regulieren In samenspraak met boventallige reguliere productie - en leidinggevende medewerkers zetten we trajecten in om bij andere afdelingen of buiten ons bedrijf passende werkplekken te vinden. Gelet op onze missie ligt het accent voor leidinggevenden die intern van werkplek veranderen op begeleiding in plaats van productie. De rol van de meewerkende voorman zal hierdoor ook veranderen. Opdrachten Als gevolg van de verschuiving, nemen de inzetbaarheid en de flexibiliteit af. Sommige opdrachten zullen we niet meer kunnen uitvoeren of op een andere manier moeten gaan uitvoeren. De veranderingen zullen wij in goed overleg met onze bestaande opdrachtgevers bespreken en samen naar oplossingen komen. Bij het benaderen van potentiële opdrachtgevers en bij het aannemen van opdrachten zijn de geschiktheid van het werk meer leidend dan de positieve bijdrage aan het financiële resultaat. Acties • • • • • • •
Uitstroom realiseren van minimaal 25 medewerkers. Herschikken van ruimten en werkzaamheden. Restant metaal onderbrengen bij loonwerk. Leidinggevenden trainen in het kader van mensontwikkeling. Opdrachten selecteren op doelmatigheid. Reduceren van vervoersbewegingen. Maandelijks monitoren van projectresultaten.
15
3.5
Expertisecentrum (work first en re-integratie trajecten)
Richting De afdeling zal zich in 2009 verder ontwikkelen als een ondersteunende kennisafdeling voor de anderen afdelingen. De expertise op gebied van persone elszaken, opleidingen, arbeidsdiagnostiek, ESF-subsidie, reïntegratieactiviteiten en dergelijke zal verder worden ontwikkeld en voor de consulenten en werkleiders toegankelijk worden gemaakt. Ook de ontwikkeling van de personeelsadministratie met de opscho ning en herinrichting van IW3 zal bijdragen aan het realiseren van de doelstelling van het mensontwikkelbedrijf. Organisatie Doordat de werkprocessen op gebied van intake, diagnose en plaatsing voor de hele organisatie eenduidig worden ingericht en met nam e consulenten hierin meer leidend zullen worden zal de rol en betekenis van het huidige praktijkcentrum veranderen. Het praktijkcentrum nieuwe stijl zal slechts voor die groepen medewerkers werkzaam zijn die in een activeringstraject zitten (de zogeheten nietkunners en/of niet-willers). Samen met de afdeling industrie en groen zal dit in 2009 verder vorm en inhoud worden gegeven. De arbeidsdeskundigen als experts en de jobcoaches zullen meer op locatie hun werkzaamheden verrichten en de consulenten en werk leiders opleiden en ondersteunen. Doelstellingen Work first verder ontwikkelen en uitrollen Het traject work first voor de gemeente zal verder worden ontwikkeld. De activiteiten die door de organisatie worden verricht worden meer gestroomlijnd en vastgelegd en de rapportages worden verbeterd op basis van het vastleggen van de trajecten in Axapta (het bedrijfsinformatiesysteem) en IW3 (het personeelsinformatiesysteem). De wijze waarop work first voor de gemeente Oosterhout wordt uitgevoerd wordt onder de aandacht gebracht van de overige deelnemende gemeenten. Getracht zal worden om de re-integratieactiviteiten voor de deelnemende gemeenten zo vergelijkbaar mogelijk te laten zijn, hoewel elke gemeente op zich vrij is in zijn eigen keuze. Trajecten aanbieden voor het UWV Gezien de landelijke ontwikkelingen zullen in samenspraak en overleg met onze deelnemende gemeenten, nadrukkelijk activiteiten worden aangeboden voor het UWV. Met name op gebied van Wajong en IRO willen wij nadrukkelijker bij het UWV in beeld komen.
16
Verbeteren personeelsadministratie en werkprocessen Nu in 2008 op gebied van personeelsbeleid een aantal stappen zijn gezet, dient in 2009 nadrukkelijker aandacht te worden besteed aan het goed inrichten en vastleggen van diverse werkprocessen. Het vastleggen in Gopro en het herinrichten van IW3 moeten verder bijdragen aan het werk van consulenten en werkleiders. Personeelsinstrumenten op gebied van loonwaarde en competenties ontwikkelen Er zijn landelijke ontwikkelingen om medewerkers aan de onderkant van de arbeidsmarkt te waarderen op loonwaarde. Ook in het rapport van de commissie De Vries wordt hier aandacht aan besteed. Er zijn momenteel verschillende initiatieven terzake in ontwikkeling en Cedris is als moederorganisatie bezig om hierin nader standpunten te bepalen. Ook wij willen dat onze mensen betaald worden naar wat ze waard zijn, ofwel dat wij detacheringsvergoedingen krijgen voor wat onze mensen waard zijn. Een geobjectiveerde vorm van loonwaarde-meting zou hierbij behulpzaam zijn voor alle betrokkenen. In 2008 hebben wij zelf geëxperimenteerd met een eenvoudig model gebaseerd op de competenties van basale werknemersvaardigheden. Naast het actief volgen van de landelijke ontwikkelingen zullen wij zelf ook actief dit instrument verder ontwikkelen. Verbeteren opleidingsprogramma en subsidieaanvragen De opleidingscatalogus zal in 2009 worden herzien. Ook zal een werkproces worden ontwikkeld om te komen tot de aanvraag en besluitvorming over opleidingen, zodat consulenten weten wat ze kunne n en mogen doen. Voor de werkleiders en consulenten zal opleiding die in 2008 is gestart opnieuw vorm en inhoud worden gegeven, zodat beter wordt aangesloten bij de leerbehoefte. Ook de relaties met onderwijsinstellingen zullen opnieuw worden gelegd, waarbij mogelijke kansen om het mensontwikkelbedrijf ook breder in te zetten worden verkend. Tenslotte zal opnieuw een ESF-aanvraag worden gedaan voor de diverse opleidingsactiviteiten die worden ontplooid. Contractbeheer De diverse contracten voor re-integratieactiviteiten zullen in 2009 duidelijk worden beheerd. Enerzijds om de transparantie in - en extern te bevorderen, maar ook om duidelijke instructies te kunnen geven aan experts, consulenten en werkmakelaars over wat wel en niet in de contracten is opgenomen.
17
4. WAT MAG HET KOSTEN IN 2009?
Begroting WAVA / !Go B.V.
BEGROTING 2009 geconsolideerd 13.003.206 600.000 3.500.000 1.773.913 1.210.886 586.603 2.887.789
Netto subsidie WSW Netto subsidie Overig Netto Omzet Groenvoorziening Netto Omzet Mensontwikkeling Netto omzet Industrie Netto Omzet Expertisecentrum Netto omzet Schoonmaak Netto Omzet Overig Totaal netto Omzet
Begroting 2009 (1e wijziging) Geconsolideerd 13.387.000 1.067.000 3.150.000 1.800.000 1.200.000 600.000 2.413.000
552.000 24.114.397
552.000 24.169.000
-13.259.659 -600.000 -1.747.480 -5.259.305 -20.866.443
-13.415.000 -600.000 -1.500.000 -5.403.000 -20.918.000
68.000 259.000 931.000 294.000 463.000
68.000 259.000 931.000 294.000 463.000
410.000 177.000 193.000 400.000 790.000
410.000 177.000 193.000 400.000 790.000
100.000 76.000 101.000 155.000 400.000
100.000 76.000 101.000 155.000 400.000
4.817.000
4.817.000
-1.569.046
-1.566.000
Totaal gemeentelijke bijdrage
1.296.000
1.296.000
Totaal bedrijfsresultaat
-273.046
-270.000
Arbeidskosten WSW Arbeidskosten WIW Arbeidskosten WF Arbeidskosten Overig Totaal Arbeidskosten Afschrijving Vaste Activa ( IVA en MVA) Afschrijving M&I Kosten gebouwen en tereinen Energie en water Facilitaire zaken Vervoermiddelen Lease Leasekosten bedrijfsmiddelen groen Leasekosten personenauto's Leasekosten vervoer Vervoer door derden ICT en telefoon Personeelszaken Opleidingskosten Overige kosten personeel Verkoopkosten Rente en bankkosten Overige bedrijfskosten
Totale bedrijfskosten Incidentele baten en lasten Bedrijfsresultaat ex gem. Bijdrage
18
4.1
Toelichting op de 1 e wijziging op de begroting 2009
Inleiding Sinds het moment van het aanbieden van de begroting 2009 / meerjarenperspectief 2010-2011 heeft de Gemeenschappelijke Regeling WAVA / !GO getracht de cijfers te valideren en verder te onderbouwen met nieuwe gegevens en feiten. Bijgaande wijziging is het resultaat van deze actie. Hieronder worden de in onze ogen relevante verschillen besproken en toegelicht. Totaal bedrijfsresultaat Het resultaat van alle wijzigingen is verwaarloosbaar en is enerzijds het gevolg van afrondingen op duizendtallen, anderzijds de resultaten van de besproken verschillen. Netto subsidie Wsw De netto subsidie Wsw stijgt ten opzichte van de eerdere aannames. Dit is het gevolg van het inmiddels bekend geworden subsidiebedrag per eenheid en wordt verder veroorzaakt door een geringe stijging in het aantal plaatsingen bij WAVA / !GO. Dit laatste is het gevolg van het vrijvallen van taakstelling als gevolg van onder meer pensionering van geïndiceerden die bij andere schappen in dienst waren. Netto subsidie overig Netto subsidie overig stijgt als gevolg van een verschuiving van netto omzet expertisecentrum naar deze post. Netto omzet groenvoorziening De netto omzet is naar beneden bijgesteld omdat geen rekening was gehouden met 10% directe kosten. Netto omzet mensontwikkeling Netto Omzet Mensontwikkeling kon naar boven worden bijgesteld op basis van een nauwkeuriger berekening gebaseerd op beschikbare uren maal gemiddeld realiseerbaar tarief voor 2009. Het gevolg is een geringe aanpassing naar boven. Netto omzet industrie De opbrengsten voor loonwerk en industriële detacheringen is intern nader onderbouwd en vervolgens afgerond. Netto omzet expertisecentrum Zie ook netto subsidie overig, naast de verschuiving is de te verwachten omzet nu berekend op basis van een gedetailleerd model gebaseerd op de ervaringen en verhoudingscijfers van het lopende jaar. Daarnaast zijn nu per product duidelijke aannames beschikbaar welke de omzet begroting onderbouwen.
19
Arbeidskosten Wsw Om dezelfde redenen als bij de netto subsidie Wsw stijgen hier de kosten. Zoals we dit jaar kunnen waarnemen komen de ontvangen subsidie en de arbeidskosten WSW dichter bij elkaar te liggen. Arbeidskosten wf Deze kosten worden op basis van de ervaringen lager ingeschat. De reden hiervoor is dat bij de eerste raming deze kosten nog voor het volledige jaar werden meegenomen. In de huidige berekening wordt, op basis van ervaringscijfers rekening gehouden met onder meer een gemiddeld aantal plaatsingen. Bij een plaatsing vervalt immers de loonbetaling. Arbeidskosten overig De overige arbeidskosten dalen ten opzichte van 2008 door het verminderen van het aantal reguliere functies. Er wordt echter rekening gehouden met een stijging ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2009. Deze stijging zal het gevolg zijn van de voorgenomen inschaling van het personeel in functieschalen binnen een aan de gemeentelijke organisatie gerelateerd loongebouw. Doordat bij die inschaling bij niet passendheid altijd gekeken zal moeten worden naar de eersthogere periodiek zal een stijging plaatsvinden. Bovendien wordt met deze operatie ook een vorm van prijscompensatie geïntroduceerd. Overige kosten personeelszaken De post personeelszaken is samengevoegd met overige kosten personeelszaken
20
4.2
De meerjarenbegroting 2009-2012
Begroting WAVA / !Go B.V.
Netto subsidie WSW Netto subsidie Overig Netto Omzet Groenvoorziening Netto Omzet Mensontwikkeling Netto omzet Industrie Netto Omzet Expertisecentrum Netto omzet Schoonmaak Netto Omzet Overig Totaal netto Omzet Arbeidskosten WSW Arbeidskosten WIW Arbeidskosten WF Arbeidskosten Overig Totaal Arbeidskosten Afschrijving Vaste Activa ( IVA en MVA) Afschrijving M&I Kosten gebouwen en tereinen Energie en water Facilitaire zaken Vervoermiddelen Lease Leasekosten bedrijfsmiddelen groen Leasekosten personenauto's Leasekosten vervoer Vervoer door derden ICT en telefoon Opleidingskosten Overige kosten personeel Verkoopkosten Rente en bankkosten Overige bedrijfskosten
Totale bedrijfskosten
BEGROTING 2009 Geconsolideerd 13.003.206 600.000 3.500.000 1.773.913 1.210.886 586.603 2.887.789
BEGROTING 2009 (1e wijziging) Geconsolideerd 13.387.000 1.067.000 3.150.000 1.800.000 1.200.000 600.000 2.413.000
BEGROTING 2010
BEGROTING 2011
BEGROTING 2012
Geconsolideerd 13.800.000 1.100.000 3.450.000 2.000.000 1.150.000 650.000 2.700.000
Geconsolideerd 14.200.000 1.200.000 3.550.000 2.200.000 1.100.000 675.000 2.750.000
Geconsolideerd 14.650.000 1.300.000 3.600.000 2.300.000 1.000.000 700.000 2.800.000
552.000 24.114.397
552.000 24.169.000
350.000 25.200.000
350.000 26.025.000
350.000 26.700.000
13.259.659600.0001.747.4805.259.30520.866.443-
13.415.000600.0001.500.0005.403.00020.918.000-
13.800.000550.0001.550.0005.565.00021.465.000-
14.300.000500.0001.600.0005.725.00022.125.000-
14.750.000450.0001.650.0005.900.00022.750.000-
68.000 259.000 931.000 294.000 463.000
68.000 259.000 931.000 294.000 463.000
93.000 260.000 930.000 290.000 465.000
130.000 260.000 930.000 290.000 465.000
140.000 260.000 930.000 290.000 465.000
410.000 177.000 193.000 400.000 790.000 100.000 76.000 101.000 155.000 400.000
410.000 177.000 193.000 400.000 790.000 100.000 76.000 101.000 155.000 400.000
455.000 180.000 200.000 400.000 790.000 125.000 135.000 110.000 150.000 400.000
500.000 185.000 205.000 400.000 790.000 150.000 150.000 115.000 150.000 400.000
500.000 190.000 210.000 400.000 790.000 150.000 150.000 115.000 150.000 400.000
4.817.000
4.817.000
4.983.000
5.120.000
5.140.000
1.569.046-
1.566.000-
1.248.000-
1.220.000-
1.190.000-
1.296.000
1.296.000
1.296.000
1.296.000
1.296.000
48.000
76.000
106.000
Incidentele baten en lasten Bedrijfsresultaat ex gem. Bijdrage Totaal gemeentelijke bijdrage
Totaal bedrijfsresultaat
273.046-
270.000-
21
TOELICHTING PER POST Netto subsidie Wsw Zie toelichting onder 4.1. Netto subsidie overig Bestaat grotendeels uit WIW en vormt evenals de Subsidie Wsw een communicerend vat met de arbeidskosten WIW. De aanname hier is echter dat de stijging in loonkosten teniet wordt gedaan door een daling van het aantal deelnemers in de WIW. Zie voorts toelichting onder 4.1. Netto omzet groenvoorziening Voor 2009 is uitgegaan van een opbrengst per medewerker van 14.000 euro, uitgangspunt voor 2009 is 250 medewerkers. Voorlopige inschatting directe kosten is 10% van de omzet. Voor 2010 en 2011 is uitgegaan van resp. 275 en 300 medewerkers in het groen. Netto omzet mensontwikkeling Voor de komende jaren is uitgegaan van een licht stijgende opbrengst per medewerker van € 8,66 per uur nu naar € 9,25 in 2009, € 9,75 in 2010 en € 10,25 in 2011, bij een gelijkblijvend aantal uren. Netto omzet industrie Er is een omrekening gemaakt naar aparte omzetten industrie en loonwerk. Voor industrie is in 2009 uitgegaan van de beschikbare uren tegen een tarief van 5,25 euro. Voor 2010 en 2011 hetzelfde aantal uren tegen respectievelijk € 4,75 en €4,25. Voor Loonwerk is uitgegaan van de beschikbare uren tegen een tarief van €8,25, 2010 tegen € 8,50 en 2011 tegen € 8,75 Deze aannames houden rekening met een steeds verdergaande verschuiving van arbeid van binnen naar buiten en als gevolg daarvan een vermindering van zowel aantallen medewerkers binnen en de effectieve inzetbaarheid van deze medewerkers. Netto omzet expertisecentrum Omzet bestaat uit detailleerde berekening voor omzet wf / Project 9 gemeenten / Sociale Activering / Wijkonderhoud / UWV en IRO's. Voor 2009 is rekening gehouden met de uitbreiding van de activiteiten zoals die waargenomen worden in 2008. Voor 2010 en 2011 w ordt een geleidelijke afvlakking voorzien. Uitbreiding van met name work first naar de overige gemeenten zou deze cijfers verder positief kunnen beïnvloeden. Zie ook toelichting onder 4.1. Netto omzet overig Betreft inkomsten verhuur Prisma, catering en overige subsidies (ESF) voor zover als meegenomen.
22
Arbeidskosten Wsw Er is uitgegaan van de begroting 2008 verhoogd met 3% voor ieder jaar. Zie ook onder 4.1.. Aangenomen is dat een eventuele aanpassing van de loonkosten gecompenseerd wordt door een daling van het aantal deelnemers binnen deze doelgroep. Arbeidskosten WIW Zie hierboven bij netto subsidie overig Arbeidskosten wf Uitgegaan is van dezelfde aantallen als waarmee rekening is gehouden voor de berekening van de inkomsten bij expertisecentrum. Zie ook onder 4.1. Arbeidskosten overig Basis is het huidige kosten niveau (t/m april) verhoogd met de eerdere aannames voor 2008, voor 2009 is rekening gehouden met een verdere kostenreductie van € 400.000 op personeelskosten. Verder wordt, na de vermindering van de personeelskosten gerekend met een kostenstijging van 3% voor 2009 en volgende jaren. Zie ook onder 4.1. Afschrijving vaste activa ( IVA en MVA) Basis is de ontwikkeling van het kostenniveau van 2008 vermeerderd met € 25.000 voor noodzakelijke investeringen uit te voeren per jaar vanaf 2009 hiermee ontstaat ruimte voor € 250.000 aan investeringen per jaar. Met name afname van de gemiddelde inzetbaarheid van de medewerkers 'binnen' zal naar verwachting aanleiding zijn voor aanpassingen teneinde de capaciteiten van deze medewerkers optimaal te benutten. Afschrijving M&I Handhaving van het huidige niveau plus € 30.000 als afschrijving in 5 jaar voor eenmalige uitgave in 2009 voor de migratie naar Equalit. Kosten gebouwen en terreinen Voorzichtigheidhalve is uitgegaan van een handhaving van de kosten op het huidige niveau. De kosten voor de locatie in Rotterdam worden niet langer in de kosten meegenomen. Energie en water Gelet op de ontwikkeling van de energieprijzen op de wereldmarkt is, na overleg met de afdeling inkoop, rekening geho uden met een toeslag van 40% op ontwikkeling van de kosten zoals die optreden in 2008. Facilitaire zaken Hierbij is uitgegaan van een handhaving van de kosten op het huidige niveau.
23
Vervoermiddelen Lease - Groen Voor de afdeling groen is rekening gehouden met een gedetailleerde prognose, mede uitgaande van de groei in het aantal medewerkers. - Vervoer Hieronder vallen de kosten van leaseauto’s alsmede de kosten voor collectief vervoer van huis naar het werk en weer terug - Overig Hierin zijn begrepen de vervoerskosten naar detacheringsplaatsen voor zowel groepsdetachering als individuele detachering. Vervoer door derden Dit betreft uitsluitend kosten vergoed aan vervoerders voor de uitvoering van collectief vervoer. Uitgangspunt is minimaal handhaving op het niveau van 2008. Verwachte kostenstijgingen moeten worden gecompenseerd door het aanscherpen van procedures en het aanvragen en ontvangen van beschikbare subsidiegelden. ICT en telefoon Uitgangspunt is minimaal handhaving op het kostenniveau 2008 plus € 4.000 per werkplek, maximaal 100, en besparing van € 60.000 voor zaken die straks in het tarief van Equalit inbegrepen moeten zijn. Opleidingskosten Jaarlijks wordt een lichte stijging voorzien ten opzichte van huidig niveau. Overige kosten personeel De kosten zoals die nu geboekt worden zijn ‘geschoond’ voor vervoerskosten derden, die hierboven apart vermeld worden en verder gehandhaafd op het huidige niveau. Zie voorts onder 4.1. Verkoopkosten Deze kosten zijn gebaseerd op gedetailleerde aannames van de afdeling verkoop inzake deelnames aan beurzen en andere promotionele en verkoopondersteunende activiteiten. Daarnaast is een bedrag opgenomen voor afschrijvingskosten op dubieuze debiteuren en betalingskortingen die aan klanten toegekend worden. Rente en bankkosten De rente en bankkosten worden verwacht te stabiliseren op het huidige niveau. Voorwaarde hierbij is dat onze deelnemende gemeenten de Wsw-subsidie en de gemeentelijke bijdragen alsmede, en, waar van toepassing, een deelname in een begrotingstekort, op tijd blijven voldoen. Overige bedrijfskosten In deze kosten, die ondermeer bestaan uit accountantskosten, juridische kosten en verzekeringen worden geen beargumenteerbare veranderingen voorzien gedurende de periode tot en met 2010.
24
5.
BEDRIJFSVOERING
5.1
Financiën en Administratie
Richting In 2009 zal er meer nadruk komen te liggen op de verdere verbetering van de rapportages naar stuurinstrumenten. Dit zal ondermeer plaatsvinden aan de hand van de inventarisatie van de informatiebehoefte zoals die eind 2008 heeft plaatsgevonden. Nauw hiermee verbonden is de ondersteunende rol van de afdeling waar het gaat om te helpen van de verschillende afdelingen bij het interpreteren van de rapportages en het verbeteren daarvan. Verder zullen het invoeren van budgetten en het uitbreiden en verbeteren van de interne controle speerpunten vormen van de activiteiten. Genoemde activiteiten zullen hand in hand gaan met een verdere ontwikkeling van bestaande en mogelijk uitbreiding met nieuwe ICT applicaties. Organisatie Het uitbreiden van de rapportages naar de afdelingen zal vragen om meer inzicht van de medewerkers die deze rapportages samenstellen. Training van de afdeling in deze ondersteunende rol en het sturen van in hoofdzakelijk verwerkende en samenstellende functionaliteit van de afdeling naar een steeds uitbreidende verantwoordelijkheid op het gebied van rapportage, analyse en uitleg van de bevindingen zal in 2009 en daarna de nodige inspanningen vragen. Doelstellingen Rapportages verbeteren • Jaarrekeningen 2008 gereed per eind maart 2009. • Maandelijkse uitgebreide rapportages per bedrijfsonderdeel. • Productiviteitsoverzichten per doelgroep en per afdeling. • Kostprijzen per Sw -medewerker volledig in beeld. • Verbetering kennisniveau Axapta en Excel voor medewerkers op de afdeling. Administratie verbeteren • Snellere verwerking binnenkomende facturen. • Dagelijkse verwerking bankmutaties. • Samenwerking met afdeling verkoop inzake debiteurenbeheer. • Systematische, maandelijkse planning op bedrijfsbureau • Snellere verwerking urenregistratie. • Verdere verbetering van de ESF registratie en rapportage.
25
ICT verder op orde brengen • Inventarisatie van de wenselijkheid om al dan niet de Sw-module van AXAPTA aan te schaffen. • Afronding van analyse van bedrijfsinformatie applicaties. • Autorisatieplan van IW3 afronden en implementeren. • Afronding herinrichting IW3. • Verdere 'vulling' van GoPro. • Verdere besparing ICT kosten. • Overgang naar Equalit. 5.2
Managementadvies en ondersteuning
Richting In 2009 zetten we met de afdeling de ontwikkeling van visie en beleid binnen de strategie van !GO voort, richten we ons op het waarborgen van adequate procedures en een voortzetting van de kwaliteit van de ondersteuning van management en directie. Onze doelstellingen zijn per onderdeel weergegeven, namelijk receptie, secretariaat, en advies (bestuurlijk/juridisch, kwaliteit arbo en milieu en organisatieadvies en personeelsbeleid) Doelstellingen Receptie Vaardigheden verbeteren in het omgaan met lastige situaties binnen de huidige mogelijkheden. Dienstverlening beter afstemmen op behoeften van andere afdelingen. Secretariaat Projecten en werkzaamheden naar zich toetrekken. Afronding project archiveren in juli 2009. Bestuurlijk/Juridisch Actief andere afdelingen en samenwerkingspartners informeren en kennis vergroten inzake bestuurlijk/juridisch aangelegenheden. Relaties aanhalen met gemeenten en andere samenwerkingspartijen. Kwaliteit, arbo en milieu Gebruik Gopro (systeembeheer procedures) actief stimuleren en project evalueren. Kwaliteitsonderhoud procedures d.m.v. audits en aanbevelingen Evalueren en rapporteren opvolging hoofddoelstellingen RI&E. Implementeren gezondheidscampagne. Organisatieadvies en personeelsbeleid Personeelsbeleid verder beschrijven. In het kader van mensontwikkeling personeelsinstrumenten aanpassen en/of introduceren. Verder oppakken en levend houden van missie, visie en kernwaarden.
26
Acties Receptie • Trainingen organiseren met rollenspelen. • Overleg met verschillende afdelingen om wensen, verwachtingen en mogelijkheden op elkaar af te stemmen. • Procedurehandboek opstellen. Secretariaat • Afdeling voorstellen in !Go houdt je op de hoogte. • Project archivering afronden. • Leerwerkplek opzetten. Bestuurlijk/juridisch • Kennisoverdrachtmomenten organiseren i.v.m. actualiteit. • kennisniveau verhogen bij interne en externe partijen. • Opzetten juristenoverleg met deelnemende gemeenten. Kwaliteit, arbo en milieu • Actieve bijeenkomsten plannen met alle afdelingen om met Gopro te leren werken. • Evaluatie en rapport over procedures. • Borgen kwaliteit dmv procedures en audits. • Evaluatie onder de werknemers inzake RI&E en medewerkerstevredenheid. • Plan van aanpak gezondheidscampagne. Organisatieadvies en personeelsbeleid • In samenwerking met andere afdelingen projecten opstarten rondom werving & selectie, door- en uitstroom beleid, opleidingsbeleid, competentiemanagement en andere zaken die naar voren komen. • Uitwerking en implementatie toekomst WAVA en ontwikkelingen wetgeving en landelijk sociaal beleid. • Implementatie en toetsing van beleidsstukken uit 2008/2009. 5.3
Inkoop en facilitaire zaken
Richting De afdeling inkoop en facilitaire zaken zorgt ervoor dat alle producten en diensten ingekocht worden tegen de juiste prijs en op het juiste moment geleverd worden. Door de koerswijziging die ingezet is van productiegericht naar mensontwikkeling vind er op dit moment een verschuiving plaats van productie gerichte inkoop naar facilitaire inkoop. Dit betekent meer servicegericht en dienstverlenend.
27
Afdeling facilitaire zaken verzorgt en beheert het onderhoud van gebouwen en terreinen. De richting die de afdeling ingeslagen heeft is van ad hok naar pro actief m.b.t kosten, bezetting en uitstraling. Organisatie • Intern vindt er een inventarisatie plaats van alle ruimten. Deze ruimten zullen verhuurd gaan worden. Inschatting is dat dit 1200m2 zal zijn. • De afdeling technische dienst zal worden omgebogen naar een huishoudelijke dienst waarbij service en uitstraling nagestreefd wordt die bij onze huidige organisatie past. • Magazijn 2 zal worden verhuurd aan een logistieke dienstverlener welke gebruik zal maken van personeel van !GO. Doel wat hierbij gesteld wordt is dat medewerkers een gecertificeerde opleiding logistiek volgen en uitstromen naar de reguliere arbeidsmarkt. • Terugdringen van inkoopko sten door standaardiseren, combineren en het verminderen van aantal leveranciers. Mensen • Een nieuwe medewerkster inkoop zal ingewerkt gaan worden i.v.m. opvolging van de huidige inkoper. • Er zal een facilitair medewerker (Wsw) aangetrokken worden om het serviceniveau te vergroten. • De reguliere beveiligingsmedewerker zal geholpen worden om van werk naar werk extern te gaan. • Twee reguliere medewerkers uit de catering zullen vervangen worden door Wsw medewerkers. Zij zullen geholpen worden om een passende baan extern voor hen te vinden. • De reguliere reachtruckchauffeur zal geholpen worden na het verhuren van magazijn 2 om van werk naar werk extern te gaan. • De reguliere monteur van de technische dienst welke overbodig is geworden na de ombuiging tot huishoudelijke dienst zal geholpen worden om van werk naar werk extern te gaan. Acties • Beheren en beheersen van gebouwen en terreinkosten met behulp van een onderhoudsrapportage facilitair dienstverlener. • Verhuren van vrijgekomen ruimten. • Autokosten met behulp van managementrapportage Athlon carlease beheren. • Maatschappelijk verantwoord autorijden door geen auto’s te leasen welke een Co2 uitstoot hebben die hoger zijn dan categorie C. • Uitstroom van minimaal één gecertificeerde cateringmedewerker per jaar. • Besparen op bedrijfskleding door een smaller assortiment, startpakket i.p.v. volledig pakket voor trajecten en vermindering van het aantal jaarpunten voor vaste werknemers. (m.u.v. veiligheidskleding) Bij gelijke inkoopaantallen levert dit een besparing van ongeveer € 4000,- op. • Verlagen van premie autoverzekering met behulp van instructie en theorielessen. Dit moet tot een besparing van 10% € 2600,- leiden.
28
6
OVERIGE PARAGRAFEN
6.1
Weerstandsvermogen en risico’s
Algemeen De Gemeenschappelijke Regeling WAVA beschikt over een algemene reserve. Deze reserve dient om onvoorziene risico’s die samenhangen met de uitvoering van de Wsw af te dekken. Eind 2007 bedragen de reserves € 548.000 zoals vanaf 2005 vastgesteld door het bestuur. Wat de omvang van de algemene reserve moet zijn, is onderwerp van nader onderzoek in 2009. In 2009 zal daarom een nota reservebeleid opgesteld en ter goedkeuring aangeboden worden. Algemene risico’s als aansprakelijkheid, brand en bedrijfsschade zijn afgedekt middels verzekeringen. Risico’s voor het jaar 2009 • Het niet realiseren van de netto -opbrengst. Onzekerheden in de economie, verstrekt door de kredietcrisis, maken dat er sprake is van prijsdruk. Hierbij wordt tevens begrepen de uitnutting van de activa en de indirecte personele bezetting bij het wegvallen van de omzet. Dit neemt overigens niet weg dat de begrote netto-opbrengst thans als realiseerbaar wordt beschouwd. • Mogelijk veranderende regelgeving bij aanbestedingen waardoor de mogelijkheid van onderhandse gunning aan WAVA onder druk komt te staan. • Een eventuele hoge stijging van de loonkosten Sw in relatie tot de stijging van de rijkssubsidie. • De consequenties van de nieuwe wet zoals die per 1 januari 2008 is ingevoerd worden steeds duidelijker. Over ontwikkelingen en verdere wijzigingen als gevolg van het rapport van de Commissie de Vries vallen op dit moment voor wat betreft de timing en omvang nog geen uitspraken te doen. In elk geval blijft het hierbij essentieel dat de deelnemende gemeenten tenminste de rijkssubsidie voor de door of onder begeleiding van de Gemeenschappelijke Regeling aangegane arbeidsovereenkomsten integraal overdragen aan de WAVA. Dit geldt tevens voor de niet aan de WAVA deelnemende gemeenten, voor zover als deze medewerkers bij de WAVA geplaatst hebben. • Door de eisen die gesteld worden aan de indicatiestelling is sprake van een kwalitatief steeds zwakker wordende doelgroep. Dit vergt meer begeleidingskosten en de inverdiencapaciteit neemt af. Dit hangt ook samen met het genoemde risico in de realisatie van de netto opbrengst. • Door de beweging ‘van binnen - naar buiten’ is er minder behoefte aan huisvesting. De WAVA onderzoekt op dit moment, naast de verhuur van de vrijgekomen ruimte aan derden, of er een structurele oplossing te vinden is voor de verminderde behoefte aan bedrijfsruimte. Het begrote bedrijfsresultaat 2009, na de gemeentelijke bijdrage en na verwerking van de resultaten van de deelnemingen van de Gemeenschappelijke Regeling WAVA, bedraagt € 270.000 negatief.
29
6.2
Onderhoud Kapitaalgoederen
Algemeen De WAVA huurt alle gebouwen waar zij gebruik van maakt. Echter gelet op het karakter van de huurovereenkomst ligt de verantwoordelijkheid voor het onderhoud bij de WAVA. De omvang van het gehuurde maakt dat in 2008 gekozen is om de staat van het onderhoud en de planning van toekomstig onderhoud goed in beeld te krijgen. Inmiddels is het bureau Planon gecontracteerd om dit onderzoek uit te voeren en een meerjarenplan te schrijven. Financiële consequenties De begroting 2009 voorziet in de kosten van doorlopend onderhoud en inspectie, en waar nodig reparatie, van installaties en andere voorzieningen. Ontwikkelingen Zoals hierboven aangegeven, beoogt WAVA in 2009 te komen tot een onderhoudsplan voor de gebouwen, installaties en voorzieningen. Als gevolg hiervan zal er naar de toekomst een betere planning van activiteiten en kosten mogelijk zijn. 6.3
Financiering en treasury
Algemeen. In de Wet FIDO (Financiering Decentrale Overheden) is bepaald dat de begroting een treasuryparagraaf dient te bevatten. De WAVA is in de afgelopen jaren sterk afhankelijk gebleken van externe financiering. Dit wordt veroorzaakt door het ontbreken van voldoende eigen vermogen. De financieringsbehoefte is in het verleden ingevuld door een eenmalige kapitaalinjectie door de deelnemende gemeenten, een lening van de BNG, en door kas-/daggeldleningen bij de BNG. In het verleden hebben de gemeenten conform de bepalingen van de Gemeenschappelijke Regeling WAVA de tekorten van ‘de WAVA’ aangezuiverd. Liquide middelen: In de liquide middelen wordt voorzien door: Eigenvermogen Een doorlopende kredietfaciliteit van € 907.560,- bij de Rabobank te Oosterhout Een kasgeld faciliteit van € 15 miljoen bij de BNG. Een langlopende lening groot € 6.062.547 bij BNG met een looptijd tot december 2034. Het rentepercentage bedraagt vast 3.84% tot december 2014. Het rentepercentage op de doorlopende kredietfaciliteit is gebaseerd op de geldmarktrente en is gekoppeld aan het een-maands Euribor. De verschillen tussen de debet- en creditrente zijn slechts gering.
30
Het betalingsverkeer is volledig geautomatiseerd en verloopt middels een systeem van elektronisch bankieren. Wet FIDO De wet FIDO is ook van toepassing op de gemeenschappelijke regelingen en daarmee dus ook op de GR WAVA. Als uitvloeisel hiervan is een treasurystatuut voorgeschreven. Omdat het huidige treasurystatuut dateert uit 2001 is besloten om een nieuw treasurystatuut op te stellen. Dit nieuwe treasurystatuut wordt verwacht gereed te zijn in het eerste kwartaal 2009. In de tussentijd is het oude treasurystatuut buiten werking gesteld en vervangen door een aantal voorzieningen welke voldoende worden geacht de aard en de omvang van de activiteiten in de tussenliggende periode te ondervangen. Doorlopende treasurytransactie. In 2006 is ter ondervanging van het renterisico verbonden aan de verkoop en daaraan gekoppelde huur van de panden aan de Esdoornlaan / Wilhelminakade een interestswap afgesloten. Hiermee wordt het renterisico, dat aan de transactie verbonden was, ondervangen. De einddatum van deze swap is december 2015. Ontwikkelingen 2009 De begroting 2009 laat nog steeds een klein tekort zien, ook na berekening van de gemeentelijke bijdrage en ontvangst van de rijkssubsidie. Gelet op de gemaakte afspraken met de deelnemende gemeenten, waarbij ook het begrote tekort op kwartaalbasis vooraf, aan de WAVA wordt vergoed, verwacht WAVA geen beroep te hoeven doen op de kredietfaciliteit, noch op de kasgeldfaciliteit bij BNG. 6.4
Verbonden Partijen
De deelnemende gemeenten in de gemeenschappelijke regeling zijn: Aalburg, Drimmelen, Geertruidenberg, Oosterhout, Werkendam en Woudrichem. Daarnaast zijn binnen de gemeenschappelijke regeling de volgende rechtspersonen aanwezig: !GO B.V., ten behoeve van het aangaan van samenwerkingsverbanden met derden, gericht op de verbetering van de mogelijkheden voor de uitvoering van de doelstelling van WAVA. !GO heeft in 2009 de volgende deelneming: Entrada AID B.V., 100% deelneming. Entrada AID B.V. is de entiteit waarin ondermeer de werknemers vanuit de contracten w ork first en WIW worden verloond.
31
