Voorstel
: Begrotingswijziging in verband met toekomstige huisvesting ODZOB
Vergadering Algemeen Bestuur d.d.: 25 juni 2015
Agendapunt
: 5.d
Aan het Algemeen Bestuur, Bij de start van de ODZOB is gekozen om het huurcontract van de SRE Milieudienst over te nemen en tot eind 2015 het EOB-gebouw te huren. Vanaf 2016 is de ODZOB vrij om te kiezen voor andere huisvesting. Op 27 maart 2014 heeft het DB het programma van eisen voor de toekomstige huisvesting vastgesteld, dat vervolgens naar alle deelnemers is verstuurd. Door de gemeenten zijn in de eerste helft van 2014 zeven gebouwen aangeboden, die zijn beoordeeld aan de hand van de selectiecriteria. Hieruit is een top drie met de meest kansrijke gemeentelijke gebouwen geselecteerd. Daarnaast is een marktverkenning uitgevoerd en zijn diverse gebouwen van marktpartijen geselecteerd. Op 4 september jl. heeft het DB besloten tot een selectie van gemeentelijke panden en panden van marktpartijen en heeft de directie de opdracht gekregen om in gesprek te gaan met deze aanbieders om te komen tot de beste aanbieding. Hierbij heeft het DB de volgende wegingsfactoren per onderdeel vastgesteld: -
de prijs c.q. totale kosten van het gebruik/jaar (aandeel 40%)
-
de bereikbaarheid van het gebouw (aandeel 30%)
-
de kwaliteit en bruikbaarheid van het gebouw (aandeel 30%)
Uitgangspunt is een huurperiode van 10 jaar; aan verhuurders is verzocht om een “break”-optie na 5 jaar. In het huurcontract zal tevens worden opgenomen dat het pand kan worden onderverhuurd door de huurder.
Het resultaat De aspecten prijs, kwaliteit en bereikbaarheid zijn als volgt geobjectiveerd:
Begrotingswijziging in verband met toekomstige huisvesting ODZOB Z.24419/D.85127 Pagina 1 van 6
25 juni 2015
Prijs: Bij elkaar opgeteld zijn de huurprijs per jaar, de afschrijving van de investeringen in inrichting, meubilair en ICT-voorzieningen, parkeerkosten, servicekosten, verminderd met de incentives die verhuurders beschikbaar stellen (in de vorm van een investeringsbijdrage of een huurvrije periode). Kwaliteit: er zijn scores toegekend aan de factoren geschikt voor Het Nieuwe Werken, uitstraling, gezamenlijk gebruik faciliteiten, en duurzaamheid (energie-label). Bereikbaarheid: er zijn scores toegekend aan de factoren bereikbaarheid per auto, bereikbaarheid met het OV, geografisch centrale ligging en parkeervoorziening voor het personeel. Na weging van alle bovengenoemde selectiecriteria, is het pand Wal 28 te Eindhoven als beste pand voor de toekomstige huisvesting van de ODZOB uit de bus is gekomen, tegen de laagste kosten.
Wal 28 te Eindhoven Het pand is eigendom van een beleggingsfonds. Het heeft een groot vloeroppervlak op begane grond en eerste etage, waarvan ODZOB 1900m2 nodig heeft. ODZOB zal de volledige eerste etage en een deel van de begane grond gaan huren. De Belastingdienst (FIOD) is huurder van de 2e en 3e etage. Parkeergarage en parkeerdek bieden 21 parkeerplaatsen, overige worden gehuurd in de tegenoverliggende parkeergarage Stadhuisplein. Het pand is centraal gelegen, goed bereikbaar vanaf NS-station Eindhoven en met diverse buslijnen uit de regio. Op de eerste etage moet het pand ontdaan worden van scheidingswanden en op onderdelen gemoderniseerd, op kosten van verhuurder. Diverse elementen zoals plafonds en verlichting, kunnen hergebruikt worden. Er is een server-ruimte aanwezig en de ICT-bekabeling in het pand voldoet aan de door de ODZOB gewenst standaard. Het energielabel is B, en kan door aanpassingen nog verhoogd worden naar label A.
Financiële consequenties Bij de beoordeling van de aanbiedingen is uitgegaan van een huurcontract van 10 jaar met optie tot verlenging. Bij de investeringen wordt uitgegaan van een afschrijvingsperiode van 4 jaar (ICT harden software), 5 jaar (inventaris) of 10 jaar (gebouw gebonden zaken). De jaarlijkse kosten van het pand Wal 28 voldoet (bij een contract voor 10 jaar) ruimschoots aan de besparingstaakstelling voor huisvesting zoals opgenomen in de Kadernota 2016: besparing van € 200.000/jaar t.o.v. de huidige kosten van ca. € 600.000. Ter vergelijking wordt in onderstaande tabel de vergelijking gemaakt tussen de gemiddelde kosten per jaar in het huidige pand en het nieuwe pand.
Begrotingswijziging in verband met toekomstige huisvesting ODZOB Z.24419/D.85127 Pagina 2 van 6
25 juni 2015
Onderdeel
EOB-gebouw
Wal 28
Huur
436.000
167.960
Servicekosten incl.
100.000
58.900
Parkeren 30 PP
Incl. huur
39.135
Afschrijving/jaar
77.000
127.000
Toelichting:
onderhoud gebouw Bij een begrote investering van € 1 mln. Incentives (omgere-
-/- 40.000
ad. € 0,4 mln.
kend per jaar) Totaal /jaar
Bijdrage verbouwingskosten
613.000
352.995
De kostenraming voor de investeringen in de Wal 28 is als volgt: Onderdeel:
Kostenraming:
Toelichting:
Bouwkundig en inrichting
€ 0,52 mln.
Incl. demontage huidige wanden
E & W-installaties
€ 0,15 mln.
Incl. nw energiezuinige verlichting
Inventaris
€ 0,2 mln.
Incl. meubilair
ICT-voorzieningen
€ 0,12
Excl. extra kosten hosting
Totaal
€ 1 mln.
Excl. BTW
Tegemoetkoming verhuurder
-/- € 0,4 mln.
Per saldo door ODZOB te
€ 0,6 mln.
investeren
De exacte kostenraming kan pas opgesteld worden als duidelijk is hoe de indeling exact zal zijn. Voor het pand Wal 28 zal samen met een architect een gedetailleerd inrichtingsplan en een daarvan afgeleid bestek gemaakt worden. Pas dan zal ook exact berekend kunnen worden wat de investeringskosten zullen zijn. De investeringen zijn niet begroot; de kapitaallasten die in de begroting 2016 e.v. zijn opgenomen laten ruimte voor een investering van ca. € 0,5 mln. In de begroting 2015 is evenwel een investeringsplafond opgenomen van slechts € 75.000. Dit plafond dient opgehoogd te worden met het bedrag dat nodig is om de nieuwe huisvesting geschikt te maken voor gebruik. In totaal zullen de investeringen in de inrichting, installaties, inventaris, en ICT € 1 mln. bedragen; hier tegenover staat echter een bijdrage van de eigenaar van) € 0,4 mln. Per saldo resteert een gewenst investeringsplafond van € 0,6 mln. De afschrijvingslasten zullen vanaf 2016 (als het pand in gebruik is genomen) op de exploitatie drukken. In begroting 2016 is reeds rekening gehouden met het kostenniveau (exploitatie en afschrijvingen) behorende bij de nieuwe huisvesting. Wij stellen het AB voor om het investeringsplafond 2015 te verhogen met € 0,6 mln. In 2015 zullen ook extra kosten worden gemaakt die niet in de begroting zijn voorzien en die niet als investering kunnen worden beschouwd. Enerzijds voorbereidingskosten die niet kunnen worden geactiveerd (adviseurs, ICT-migratieplan) en verhuiskosten. Anderzijds zullen er dubbele kosten
Begrotingswijziging in verband met toekomstige huisvesting ODZOB Z.24419/D.85127 Pagina 3 van 6
25 juni 2015
zijn (zoals servicekosten gedurende 6 maanden), omdat het nieuwe pand moet worden verbouwd en ingericht. Verder zijn er kosten verbonden aan het opleveren van het oude pand; eventueel staan hier opbrengsten tegenover. Begroting extra kosten 2015: -
Voorbereiding verhuisplannen
€ 25.000,--
-
Inhuur OGD voor ICT-plan
€ 25.000,--
-
Verhuizing
€ 25.000,--
-
Dubbele servicekosten
€ 25.000,--
-
Opleverkosten/opbrengsten
€
p.m.
Deze eenmalige kosten ad € 0,1 mln. zijn nog niet voorzien in de begroting 2015. Bovengenoemde financiële aspecten leiden ertoe dat een begrotingswijziging voor 2015 noodzakelijk is. Deze is onderstaand weergegeven. Begrotingswijziging Begroting 2015
Begroting na wijziging 2
Wijziging 3
Begroting na wijziging 3
in bedragen x € 1,Baten
16.608.078
Lasten
16.428.160
100.000
16.528.160
179.918
-100.000
79.918
75.000
600.000
675.000
Resultaat Investeringsruimte
Begrotingswijziging in verband met toekomstige huisvesting ODZOB Z.24419/D.85127 Pagina 4 van 6
16.608.078
25 juni 2015
Wij stellen u voor: De begrotingswijziging no. 3 2015 vast te stellen ten behoeve van de noodzakelijke voorbereidingen in 2015 en de voorziene investeringen in de inrichting van het gebouw, installaties, meubilair, ICT- en aanverwante voorzieningen: Begroting 2015
Begroting na
in bedragen x € 1,-
wijziging 2
Wijziging 3
Begroting 2015 na wijziging 3
Baten
16.608.078
Lasten
16.428.160
100.000
16.528.160
179.918
-100.000
79.918
75.000
600.000
675.000
Resultaat Investeringsruimte
16.608.078
Eindhoven, 4 juni 2015 Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant,
W.J.F. van der Rijt - van der Kruis
H.C. Noppen
voorzitter
secretaris
Begrotingswijziging in verband met toekomstige huisvesting ODZOB Z.24419/D.85127 Pagina 5 van 6
25 juni 2015
Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant; gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant d.d. 4 juni 2015; ja
BESLUIT
Vast te stellen de navolgende begrotingswijziging no. 3 2015 ten behoeve van de noodzakelijk voorbereidingen in 2015 en de voorziene investeringen in de inrichting van het gebouw, installaties, meubilair, ICT- en aanverwante voorzieningen:
Begroting 2015
Begroting na wijziging 2
Wijziging 3
Begroting 2015
in bedragen x € 1,-
na wijziging 3
Baten
16.608.078
Lasten
16.428.160
100.000
16.528.160
179.918
-100.000
79.918
75.000
600.000
675.000
Resultaat Investeringen
16.608.078
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst ZuidoostBrabant 25 juni 2015,
W.J.F. van der Rijt - van der Kruis
H.C. Noppen
voorzitter
secretaris
Begrotingswijziging in verband met toekomstige huisvesting ODZOB Z.24419/D.85127 Pagina 6 van 6
25 juni 2015
