Voorstel aan het Algemeen Bestuur:

DIRECTIE

Maria Theresialaan 99 Postbus 314 6040 AH Roermond Tel: 0475-394240 Fax: 0475-311605

D I REC T IE DI 0B

www.wbl.nl [email protected] UNIT

STAF STAF

Corsanr. WH

ZVB

P&C

P&O

pc/ps-2010.09160

Voorstel aan het Algemeen Bestuur: VAN

:

ONDERWERP

:

3B

4B

Dagelijks Bestuur Inkoop- en aanbestedingsbeleid: wijziging drempelbedragen en bedragen financieel mandaat

AGENDAPUNT NR.

:

A.B.-VERGADERING

:

15 8-12-2010

Besluit 1. Kennis te nemen van het door het Dagelijks Bestuur vastgestelde geactualiseerde Handboek Inkoop en Aanbesteding en van het deponeren van de algemene inkoopvoorwaarden volgens landelijk Unie-model, bij de Kamer van Koophandel. 2. De voorgestelde wijzigingen in de drempelbedragen voor de inkoop- en aanbestedingsprocedures vast te stellen overeenkomstig onderhavig voorstel. 3. De daaraan gerelateerde wijzigingen van het financieel mandaat conform vast te stellen. Financiële gevolgen Geen. Strategische relevantie/Beleidsgevoeligheid In de DB-vergadering van 19-11-2009 is het “Handboek Inkoop en Aanbesteding” vastgesteld, als zijnde een praktische uitwerking van het door het AB op 25-11-2008 vastgestelde Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Door u werd ingestemd met een overgangstermijn van 1 jaar om de nieuwe procedures gelijkmatig in te voeren. Nu het jaar bijna is verstreken, is het zaak om de geactualiseerde versie van het Handboek vast te stellen. Met deze nieuwe versie van het Handboek Inkoop en aanbesteding wordt een betere aansluiting verkregen tussen de wettelijke en organisatorische kaders, met in de praktijk bij het WBL toepasbare procedures. 1B

Toelichting Wat is de route geweest vanaf 1-1-2010 tot nu 1. we zijn gestart per 1-1-2010 met een nieuw Handboek en de introductie van verantwoordingsformulieren voor inkoop en aanbesteding; 2. maart/april heeft er een bijstelling plaatsgevonden omtrent het gebruik van de verantwoordingsformulieren (onder de € 7.500,- behoeft er geen afzonderlijk verantwoordingsformulier te worden ingevuld; volstaan kan worden met vastleggen van de opdracht in financieel systeem Coda); 3. van de afgesloten contracten zijn kopieën gemaakt en is een centraal register opgezet (in Excel); dit register wordt beheerd door P&C; U

-2-

4. ook de ingevulde verantwoordingsformulieren worden geregistreerd in Excel (door P&C) en hieromtrent wordt vanaf 3e kwartaal 2010 per kwartaal gerapporteerd; 5. aandacht voor het refereren aan contractnummer van nog geldend contract bij het plaatsen van opdrachten; 6. er is veel discussie gevoerd over onderscheidende criteria bij het aanmerken van een inkoop/aanbesteding als een levering, dienst of werk; 7. ook is veel gediscussieerd over de toegankelijkheid van het handboek + de gebruiksvriendelijkheid en duidelijkheid van zowel handboek als de verantwoordingsformulieren. Bij de actualisatie van het Handboek zijn de volgende uitgangspunten gevolgd: 1. de verantwoordingsformulieren moeten duidelijk zijn en de procedure zo goed mogelijk afdekken, zodat de noodzaak tot gebruik van het Handboek beperkt blijft; 2. het handboek wordt via intranet toegankelijk gemaakt incl. de bijbehorende modellen en bijlagen; 3. beneden de € 7.500 behoeft er geen verantwoordingsformulier te worden ingevuld; wel dient de opdracht te worden vastgelegd in financieel systeem Coda; 4. separaat zijn acties uitgezet richting de unithoofden voor het afsluiten van raamcontracten resp. afroepcontracten voor het merendeel van de regelmatig voorkomende leveringen en diensten, om op die wijze bij het bestellen hiervan te kunnen volstaan met verwijzing naar het betreffende contractnummer. Een verantwoordingsformulier hoeft dan niet te worden ingevuld; 5. de financiële grens vanaf welke 3 offertes moeten worden aangevraagd bij de aanbesteding/inkoop van leveringen en diensten, wordt verruimd van € 15.000 naar € 25.000 per 1-1-2011; 6. de verantwoordingsformulieren ondersteunen de pragmatische aanpak van het Handboek en de controleerbaarheid van procedures en van verstrekte mandaten. U

Invoertraject Doelstelling bij de invoering van het nieuwe Handboek was een meer professionele aanpak van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Om de organisatie qua bemensing en qua werkwijze op de werking van dit handboek te kunnen aanpassen werd een overgangstermijn van 1 jaar afgesproken. In het voorstel van november 2009 was hieromtrent de volgende tekst opgenomen: “Zo zullen er volgens de procedures van het nieuwe Handboek per unit inkoop-/aanbestedingsadviseurs aangewezen moeten worden. Deze personen zullen zich daartoe verder moeten bekwamen in de wet- en regelgeving met betrekking tot inkoop en aanbesteding. Ook zullen alle bestaande contracten met leveranciers/aannemers geïnventariseerd moeten worden en worden opgenomen in een centraal contractenregister. Daarnaast zal beoordeeld moeten worden voor welke leveringen, diensten, werken er nog raamcontracten resp. afroepcontracten opgesteld kunnen worden. Uitgangspunt is dat daar waar nuttig en mogelijk wordt overgegaan tot het afsluiten van raamcontracten resp. afroepcontracten.” U

In relatie tot het bovenstaande is het volgende actiepunt van november 2009 relevant: 

op korte termijn opstellen en laten vaststellen van een bestelprocedure + bestelmandaat, om hiermee het bestellen binnen afgesloten raamcontracten resp. afroepcontracten te faciliteren;

De bedoelde bestelprocedure is niet uitgewerkt in een afzonderlijke procedure maar onderdeel geworden van het hoofdstuk ‘Operationele inkoop’ van het geactualiseerde Handboek. Als zodanig aangemerkte bestellers zullen op basis hiervan worden gemachtigd en gemandateerd om producten of diensten af te roepen binnen een bestaand en daarvoor geldend raamcontract en/of afroepcontract. Wijziging van de drempelbedragen Overeenkomstig de uitgangspunten bij de actualisatie van het Handboek wordt voorgesteld om de financiële grens vanaf welke 3 offertes moeten worden aangevraagd bij de aanbesteding/inkoop van leveringen en dienU

-3-

sten, te verruimen van € 15.000 naar € 25.000 per 1-1-2011. Om deze wijziging in een drempelbedrag voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid goed te laten aansluiten op de grenzen van het financieel mandaat, worden de grenzen van het financieel mandaat dienovereenkomstig gewijzigd. Aangezien de drempelbedragen voor inkoop en aanbesteding alsook de bedragen in het kader van de mandaatregeling zijn vastgesteld door het Algemeen Bestuur, dienen deze voorgestelde wijzigingen te worden bekrachtigd door het Algemeen Bestuur. De in onderstaande tabel opgenomen bedragen zijn excl. BTW Leveringen en 2a-diensten

Werken en 2b-diensten

tot € 7.500 enkelvoudig onderhands


Het opvragen van één schriftelijke offerte wordt geadviseerd, maar is niet verplicht.

vanaf € 7.500 tot € 25.000 enkelvoudig onderhands


Verplicht is het opvragen van één schriftelijke offerte.



Randvoorwaarden

Inkoopbevoegd / Financieel Mandaat 4 3 2 1 X

X

X

X

X

X

X

X

X

Voorwaarde is dat controleerbaar wordt vastgelegd dat vooraf is besloten dat er geen drie schriftelijke offertes worden opgevraagd.

vanaf € 25.000 tot € 50.000 meervoudig onderhands

n.v.t.

Verplicht is het opvragen van tenminste drie schriftelijke offertes. De opdracht wordt gegund aan de geldige inschrijver met de laagste prijs resp. de hoogste EMVI-score.




X

X

n.v.t.

De opdracht wordt gegund aan de geldige vanaf € 250.000 tot € 4.845.000 inschrijver met de laagste prijs resp. met de nationale procedure hoogste EMVI-score.

X

X

n.v.t.

Wanneer op grond van AB-besluit niet de vanaf € 250.000 tot € 4.845.000 nationale aanbesteding maar de onderhands na besluit AB onderhandse procedure is gevolgd

vanaf € 193.000 Europese procedure

vanaf € 4.845.000 Europese procedure

Meerwerk op een opdracht voor L / D tot € 50.000 enkelvoudig onderhands Meerwerk op een opdracht voor L / D vanaf € 50.000 tot € 193.000 enkelvoudig onderhands

Meerwerk op een opdracht voor bouw of verbouw tot € 50.000 enkelvoudig onderhands Meerwerk op een opdracht voor bouw of verbouw vanaf € 50.000 tot € 250.000 enkelvoudig onderhands

Toelichting Financieel Mandaat (onderscheiden functies): 1. Directeur 2. Unitmanager 3. Projectleider 4. Medewerker

X

X

De opdracht wordt gegund aan de geldige inschrijver met de laagste prijs resp. met de hoogste EMVI-score.

Kan alleen als er sprake is van meerwerk op een lopende hoofdopdracht.


X

X

X

X

X

X

X

-4-

Controle en verantwoording richting bestuur Het onderhavige geactualiseerde “Handboek Inkoop en Aanbesteding” wordt ter beoordeling voorgelegd aan de externe accountant, waarbij tevens zal worden beoordeeld welke punten hiervan moeten worden opgenomen in het normen- en toetsingskader 2011 uit hoofde van de controle op de rechtmatigheid. Naar verwachting zal de enige wijziging ten opzichte van het huidige kader bestaan uit het doorvoeren van de voorgestelde aanpassing van de drempelbedragen. De per inkoop/aanbesteding in te vullen verantwoordingsformulieren (de formulieren 1A t/m 1C) vormen de basis voor een gestructureerde rapportage en verantwoording richting het bestuur. Deze rapportage zal per kwartaal als onderdeel van de Marap worden toegestuurd. Daarnaast zullen periodiek audits worden uitgevoerd op de naleving van de procedures volgens het Handboek. U

De directeur,

De voorzitter,

ir. G.C.J.J. Stevens

dr. J.J. Schrijen

DIRECTIE

Maria Theresialaan 99 Postbus 314 6040 AH Roermond Tel: 0475-394240 Fax: 0475-311605

B ESLUIT 2B

www.wbl.nl [email protected]

Het Algemeen Bestuur van het Waterschapsbedrijf Limburg

ONDERWERP 5B

Corsanr.

:

Inkoop- en aanbestedingsbeleid: correctie drempelbedragen en correctie financieel mandaat

ROERMOND

:

8-12-2010

pc/ps-2010.09160

Het Algemeen Bestuur van het Waterschapsbedrijf Limburg; gelet op de bepaling van de Gemeenschappelijke Regeling; Gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 23-11-2010;

BESLUIT : 

De gecorrigeerde drempelbedragen voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en de correctie van het financieel mandaat vast te stellen conform bijgaand overzicht.

-6-

Overzicht van drempelbedragen voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid, geldend per 1-1-2011 en van de bedragen voor het financieel mandaat, eveneens geldend per 1-1-2011 U

U

De in onderstaande tabel opgenomen bedragen zijn excl. BTW Leveringen en 2a-diensten

Werken en 2b-diensten





Verplicht is het opvragen van één schriftelijke offerte.



Voorwaarde is dat controleerbaar wordt vastgelegd dat vooraf is besloten dat er geen drie schriftelijke offertes worden opgevraagd.


n.v.t.





Randvoorwaarden Het opvragen van één schriftelijke offerte wordt geadviseerd, maar is niet verplicht.

n.v.t.

De opdracht wordt gegund aan de geldige vanaf € 250.000 tot € 4.845.000 inschrijver met de laagste prijs resp. met de nationale procedure hoogste EMVI-score.

n.v.t.

Wanneer op grond van AB-besluit niet de vanaf € 250.000 tot € 4.845.000 nationale aanbesteding maar de onderhandse onderhands na besluit AB procedure is gevolgd

vanaf € 193.000 Europese procedure

vanaf € 4.845.000 Europese procedure

Meerwerk op een opdracht voor L / D tot € 50.000 enkelvoudig onderhands Meerwerk op een opdracht voor L / D vanaf € 50.000 tot € 193.000 enkelvoudig onderhands

Meerwerk op een opdracht voor bouw of verbouw tot € 50.000 enkelvoudig onderhands Meerwerk op een opdracht voor bouw of verbouw vanaf € 50.000 tot € 250.000 enkelvoudig onderhands

Inkoopbevoegd / Financieel Mandaat 4 3 2 1 X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

De opdracht wordt gegund aan de geldige inschrijver met de laagste prijs resp. met de hoogste EMVI-score.



Toelichting Financieel Mandaat (onderscheiden functies): 1. Directeur 2. Unitmanager 3. Projectleider 4. Medewerker

Aldus vastgesteld op 8-12-2010 door het Algemeen Bestuur van het Waterschapsbedrijf Limburg, De directeur,

De voorzitter,

ir. G.C.J.J. Stevens

dr. J.J. Schrijen

X

X

X

X

X

X

X

Voorstel aan het Algemeen Bestuur:

Recommend Documents