VOORSTEL AAN HET ALGEMEEN BESTUUR Aandachtsveldhouder ing. A.E.H. van Helvoirt-Looman
Vergadering Agendapunt
: 7 juli 2015 : 6.
Bijlagen
: Samenvatting nieuwe architectuur (proces)automatisering zuiveringstechnische werken
Onderwerp
: Toekomstgerichte architectuur (proces)automatisering zuiveringstechnische werken Informatie bij
Telefoon E-mail
: ing. P.G. Verlaan manager Zuiveringsbeheer en Riolering : (0314) 369 536 :
[email protected]
Advies 1. In te stemmen met een nieuwe toekomstgerichte architectuur voor de (proces)automatisering van zuiveringstechnische werken. 2. In te stemmen met de onderliggende business case die per saldo resulteert in een kostenbesparing en een professionaliseringsslag met betrekking tot het beheer t.o.v. verder investeren in de huidige procesautomatisering. 3. In te stemmen met de uitrol van deze nieuwe architectuur over al onze zuiveringstechnische werken in de periode 2015 t/m 2019. Inleiding Voor de sturing en het beheer van de zuiveringstechnische werken is een goede (proces)automatisering van belang. Het huidige concept heeft jarenlang goed dienst gedaan. Eind 2011/ begin 2012 is vastgesteld dat het gewenst is om het totale automatiseringslandschap onder de loep te nemen vanwege veroudering van systemen en vanwege ontwikkelingen binnen het waterschap zoals samenwerken, energiebesparing en efficiënter werken met behulp van nieuwe ICT technieken. Daarnaast is een flexibele organisatie voor het zuiveringsbeheer nodig om op een adequate en efficiënte wijze op de diverse ontwikkelingen in te spelen. De (proces)automatisering moet daartoe ook flexibel zijn en alle vormen van organisatie kunnen ondersteunen. Op basis van het besluit van het college van februari 2012 zijn wij aan de slag gegaan om een blauwdruk voor een toekomstbestendige (proces)automatisering voor de komende 10-15 jaren te ontwikkelen. Daarbij is gebruik gemaakt van ervaringen bij andere waterbeheerders, marktkennis (via marktconsultatie), landelijke ontwikkelingen en standaarden. We hebben de blauwdruk getrapt ontwikkeld. Eerst is een strategisch kader opgesteld. Vervolgens is op tactisch niveau de vanuit bedrijfsvoering en onderhoud benodigde informatievoorziening en functionaliteit van de automatisering in kaart gebracht. Tot slot hebben we de voor het operationele niveau meest geschikte technische oplossing bepaald en bezien hoe e.e.a. passend binnen de beschikbare investeringsvolumina
(perspectievennota) geïmplementeerd kan worden. Het college heeft in februari 2013 het concept van de blauwdruk vastgesteld. Op basis van dit concept is, conform het besluit van het algemeen bestuur van 7 mei 2013, het referentieproject RWZI Lichtenvoorde gerealiseerd. Inmiddels is het referentieproject gereed en blijkt de nieuwe architectuur voor de procesautomatisering goed te functioneren en biedt een juiste basis voor de verdere uitrol. Voor u is een samenvatting (incl. business case) bijgevoegd. Eerder genomen besluiten Het college van dijkgraaf en heemraden heeft in de vergadering van 28 februari 2012 besloten voor het opstellen van een ‘Blauwdruk automatisering Zuiveringsbeheer en Riolering’ een krediet beschikbaar te stellen van € 240.000,- inclusief BTW. Het college van dijkgraaf en heemraden heeft in de vergadering van 12 februari 2013 besloten: 1. Kennis te nemen van het concept voor een toekomstgerichte (proces)automatisering van zuiveringstechnische werken. 2. Dit concept te gebruiken en nader uit te werken in het referentieproject ‘renovatie van automatisering en afstandsbediening RWZI Lichtenvoorde’. 3. Het referentieproject Lichtenvoorde medio 2014 te evalueren en vervolgens te besluiten over de definitieve opzet voor de (proces)automatisering van zuiveringstechnische werken. 4. De Rijn-Oost schappen bij het referentieproject Lichtenvoorde te betrekken. Het algemeen bestuur heeft in de vergadering van 7 mei 2013 besloten: 1. De (proces)automatisering van de RWZI Lichtenvoorde en de afstandbediening van de rioolgemalen te renoveren. 2. In dit project het nieuwe concept voor een toekomstgerichte (proces)automatisering van zuiveringstechnische werken verder uit te werken en toe te passen. 3. De netwerkverbindingen van alle RWZI’s met het kantoor te Doetinchem te verbeteren. 4. Medio 2014 het automatiseringsconcept te evalueren en te besluiten over de definitieve opzet voor de (proces)automatisering van zuiveringstechnische werken. 5. Hiertoe een krediet van € 5.200.000 beschikbaar te stellen. Onderbouwing 1.1 De nieuwe architectuur blijkt goed te functioneren. De nieuwe architectuur bewerkstelligt een flexibele en toekomstvaste situatie voor (proces)automatisering en procesinformatie, zowel qua techniek als organisatie er om heen. Onze huidige (proces)automatisering heeft de afgelopen 15 jaar naar tevredenheid gefunctioneerd, maar is nu aan het eind van haar levensduur en is niet meer geschikt voor de toekomstige ontwikkelingen en eisen. Daarom hebben wij onlangs in Lichtenvoorde een referentieproject met de nieuwe architectuur voor de (proces) automatisering uitgevoerd. Uit de evaluatie van dit referentieproject blijkt dat het nieuwe systeem goed functioneert. Het nieuwe systeem gaat ons (naast de financiële) de volgende voordelen opleveren: - het systeem is efficiënt en professioneel te beheren en te beveiligen; - vanuit elke plek (op de wereld) kan het beeldschermbedieningssysteem (‘veilig’ 1) van een RWZI benaderd worden en kunnen (verzamelde) gegevens geraadpleegd worden;
1
Professionele hackers hebben de verbindingen ‘veilig’ verklaard. Zij hebben wel aanbevolen om naast gebruikersnaam en wachtwoord nog een extra stap in te voeren. Dat gaan we doen. Daarmee zijn we op dit moment ‘maximaal’ veilig. Door goed beheer en continue aandacht (waterschapsbreed speerpunt) moet dit zo blijven. Er blijft overigens altijd een minimaal restrisico. 100% veilig is niet mogelijk.
Pagina: 2 van 6
- als een onderdeel van de in storing valt, wordt dit automatisch gemeld. Technici kunnen dan veelal in het systeem terugvinden, waardoor de storing werd veroorzaakt. Dit vergemakkelijkt het oplossen van storingen; - de verbindingen t/m het netwerk op de RWZI's zelf zijn compleet op afstand te beheren (precies zien wat over de verbinding gaat en voorrangsregels kunnen opstellen). Storingen in verbindingen worden meteen gedetecteerd; Overigens zijn de RWZI’s met dubbele verbindingen aangesloten. Bij uitval van één verbinding wordt automatisch overgeschakeld op de andere. Zelfs als beide verbindingen uitvallen blijft de RWZI zuiveren; - alle gegevens van de RWZI's en gemalen worden naar een grote centrale gegevensbank gezonden. Hieruit kan informatie ten behoeve van procesverbetering, overzichten e.d. worden gehaald. Tevens komen er diverse ‘dashboards’ voor snelle overzichten; - vanwege het betere overzicht en het snel voorhanden hebben van gegevens verwachten we te kunnen besparen op energie, chemicaliën, etc. en/of de waterkwaliteit te verbeteren; - uitwisseling van gegevens met andere organisaties (zoals andere waterschappen en gemeenten) wordt eenvoudiger; - het systeem is zoveel mogelijk opgezet volgens (internationale) standaarden om weinig leveranciersafhankelijk te zijn en om eenvoudiger te kunnen samenwerken met andere organisaties (waterschappen, gemeenten, etc.); - het systeem maakt het mogelijk om (op termijn) ook allerlei extra regelingen in te bouwen om systemen optimaal te benutten (Real Time Control, de extra investeringen die hiervoor benodigd zijn maken geen onderdeel uit van de huidige opzet en worden alleen gedaan op het moment dat nut en noodzaak zijn aangetoond). 2.1 De nieuwe architectuur leidt tot lagere kosten. Er is een business case opgesteld waarin de kosten en baten van het nieuwe systeem uiteen zijn gezet (zie bijlage). Op basis van het referentieproject blijkt dat in de praktijk de investeringskosten ruim 25% lager zijn dan waarmee in de business case van 2013 rekening is gehouden. De kosten van de nieuwe architectuur zijn lager dan de investeringen die zouden moeten worden gedaan bij voorzetting van het huidige (verouderde) concept (nu € 12 resp. € 9,63 miljoen in de komende 5 jaar incl. respectievelijk excl. referentieproject Lichtenvoorde) blijkende uit de business case die hiervoor is opgesteld en de ervaringen met de aanbesteding van het referentieproject Lichtenvoorde. De besparingen in de investeringen zijn inmiddels al aangepast binnen de huidige programmering en betreffen dus geen aanvullende besparingen t.o.v. de huidige / in ontwikkeling zijnde programmabegroting. Naast de verminderde investeringskosten verwachten wij verminderde bedrijfsvoeringskosten vanwege optimalisatie van regelingen (2% op energie, hetgeen neerkomt op 1,5 miljoen kWh en 2% reductie op gebruik van chemicaliën voor de defosfatering), met een jaarlijkse besparing van € 100.000,-. Vanwege de beter beschikbare informatie zullen medewerkers meer overzicht en meer inzicht hebben en dat leidt naar verwachting ook tot besparingen. Op basis van ervaringen elders lijkt een bedrag van ca. € 100.000,- reëel. Overall levert dit een (nog in te boeken) structurele besparing op van € 150.000 in 2019. 2.2 Professionalisering van het beheer is noodzakelijk. Het systeem draagt ook bij aan een efficiëntere inzet van beheeractiviteiten voor de (proces)automatisering. Voor het behalen van de voordelen is wel een professionaliseringsslag nodig van onze beheerorganisatie (o.a. tactisch beheer, functioneel beheer, technisch beheer, gegevensbeheer, beveiliging, netwerkbeheer, e.d.). Het beheer van de nieuwe architectuur kan efficiënter plaatsvinden doordat de beheerders op afstand het systeem kunnen monitoren en herstellen. Omdat er uniformiteit is in de automatisering kan het beheer meer volgens standaard procedures plaatsvinden.
Pagina: 3 van 6
Daarentegen maakt het nieuwe systeem meer gebruik van verbindingen en communicatiecomponenten, die cruciaal zijn voor de werking en die proactief beheerd moeten worden. Het nieuwe systeem beschikt over een geavanceerd alarm doormeld systeem en een grote database voor de opslag en doorlevering 2 van alle automatisch verzamelde gegevens. De gegevens moeten gecontroleerd en zo nodig gecorrigeerd worden. Deze werkzaamheden komen in de plaats van het huidige handmatig noteren van gegevens door zuiveringstechnici, maar daarnaast is ook gegevensbeheer nodig voor de totale database. Vanwege de vereiste hoge mate van veiligheid dient de software regelmatig een ‘up to date’ te blijven. Om alles uit het nieuwe systeem te kunnen halen zal de beheerinspanning per saldo toenemen. Daarvoor is een geleidelijke uitbreiding tot ca. 2 FTE noodzakelijk (de kosten zijn reeds verwerkt in de business case). Omdat er nog geen ervaring is met het systeem, zijn wij de beheerinspanningen gedetailleerd aan het monitoren. Op basis van de monitoring zullen de komende jaren via de begroting concrete voorstellen worden gedaan voor de uitbreiding. Daarbij is het belangrijk om te realiseren dat er de afgelopen periode een formatiereductie van ruim 3 FTE heeft plaatsgevonden aangaande de processturing. 3.1 Verouderde / kwetsbare systemen worden vervangen waarmee we optimaal kunnen profiteren van de voordelen van het nieuwe systeem. Wij hebben het traject in 2011 niet voor niets gestart. Om geen desinvesteringen te doen in verouderde techniek zijn er de afgelopen jaren projecten uitgesteld en ‘on hold’ gezet. Een flink aantal van onze systemen zijn inmiddels gedateerd en kwetsbaar geworden, waardoor de risico’s op uitval van het primaire proces (transporteren en zuiveren van afvalwater) toenemen. Van enkele systemen kan geen reserve-materiaal meer besteld worden. De kwaliteit van op de plank liggende onderdelen is ongewis. Enkele systemen draaien nog onder verouderde en niet veilige Windows-versies. Deze zijn (al jaren) niet meer leverbaar en worden derhalve ook niet meer ondersteund vanuit Microsoft. De ISDN-verbindingen van al onze rioolgemalen worden door de leverancier KPN binnen enkele jaren uitgefaseerd en zijn daarmee niet langer bruikbaar. Onze huidige informatievoorziening, beveiliging, gegevensverwerking heeft optimalisatie nodig. Uniformering is van belang voor de beheerbaarheid en gebruik van de output uit de systemen voor data-analyse en optimalisaties. Daarom hebben wij een strak programma ontwikkeld (dat passend is binnen de huidige programmering) om tot en met begin 2019 de volledige procesautomatisering van al onze RWZI’s en rioolgemalen aan te passen. Vervanging van de meest kwetsbare systemen is in de eerste jaren voorzien en in de tussentijd hebben wij nog enkele noodverbanden achter de hand in geval van uitval van de verouderde systemen. 3.2 Het is het meest efficiënt om het geheel als één programma uit te rollen om de kwaliteit het beste te kunnen borgen. Voor de gehele uitrol wordt een team geformeerd welk verantwoordelijk is voor de voorbereidingen, het opstellen van het bestek, het aanbesteden en begeleiden van de uitvoering van de softwareaanpassingen. Eén systemintegrator verzorgt de softwarematige koppeling van alle zuiveringseenheden op het nieuwe platform. Daarmee borgen we dat de software efficiënt en compleet uniform volgens de opgebouwde standaard wordt geprogrammeerd.
2
Naar zuiveringsinformatiesysteem, naar hoofdpost gemeenten, etc.
Pagina: 4 van 6
Per zuiveringseenheid wordt vervolgens een projectteam geformeerd dat verantwoordelijk is voor de voorbereidingen, het opstellen van de bestekken, het aanbesteden en begeleiding van de uitvoering van de hardware aanpassingen. Een installateur voert de hardwareaanpassingen uit. Het programma voeren wij uit volgens het principe van integraal project management. Met heldere toewijzing van rollen als contractmanager en risico-manager, die het hele programma overzien. Om voor het bestuur de mogelijkheid te houden tot eventuele bijsturing als gevolg van mogelijk nieuwe ontwikkelingen, worden de kredieten per zuiveringseenheid aangevraagd. Kosten Met dit voorstel wordt niet direct krediet aangevraagd. Het betreft een kaderstelling voor de afzonderlijke kredietaanvragen voor de uitrol van de nieuwe opzet van de (proces)automatisering. De noodzakelijke kredieten worden per zuiveringseenheid aangevraagd. Daarbij zal ook rekening gehouden worden met zo nodig gelijktijdig uit te voeren overige aanpassingen aan de installaties. Gedurende de uitrol zullen we de investeringen regelmatig herijken op basis van de gerealiseerde projecten. Nu wordt voorzien dat de eerste kredietaanvragen voor de zuiveringseenheden Zutphen en Aalten in september 2015 aan het algemeen bestuur worden voorgelegd. De verwachte invloed op de exploitatiekosten is samengevat in onderstaande tabel. Nul variant (Wi+ Bos 2013)
Optimaal (huidig inzicht)
variabele kosten per jaar Bij optimaal gerekend met 6 FTE, d.w .z. 450.000 uitbreiding met 2 FTE
beheer en onderhoud automatisering besparing op server licenties door centralisatie automatiseringsoplossing
€
322.255
€
20.000
jaarlijkse kosten infrastructuur (beheer, abonnementen)
€
321.480
€
270.000
totaal variabele kosten per jaar
€
650.000
€
700.000
Besparing op energie en chemicaliën
€
-
€
100.000 In MJA rekening mee gehouden
Spin off besparingsmogelijkheid
€
-
€
100.000 Indicatief en vanaf 2019
totale vergelijkingskosten
€
650.000
€
500.000
€
Om de (proces)automatisering continu beschikbaar, ‘up to date’ en ‘veilig’ te houden en over betrouwbare automatisch verzamelde gegevens te beschikken voorzien wij een benodigde uitbreiding met 2 FTE in de nabije toekomst. Bij het opstellen van de begrotingen voor de komende jaren zal dit ingebracht worden. De hiermee gemoeide kosten van jaarlijks € 150.000 worden volledig gedekt door de in te boeken besparingen. Per saldo verwachten wij een (nog in te boeken) structurele besparing van € 150.000 in 2019. Kanttekeningen Er heeft het afgelopen jaar eveneens een verkenning plaatsgevonden van samenwerking op het gebied van de (proces)automatisering in shared services verband. De conclusie die daaruit nu wordt getrokken is dat het voor de langere termijn interessant lijkt om de samenwerking op het gebied van (proces)automatisering in shared services verband te in te zetten. Hiervoor moet echter een gelijkend proces worden doorlopen als wij binnen ons waterschap hebben gehad de afgelopen 4 jaar en dan ook met 4 verschillende waterschappen. Op basis van de huidige inzichten ligt hier voor de lange termijn (rond 2030) een kans om extra voordeel van maximaal € 150.000 per jaar te behalen.
Pagina: 5 van 6
Wachten op een nieuwe gezamenlijke shared services standaard, die pas vanaf 2019 - 2020 volledig uitgetest en geëvalueerd is, zien wij echter niet als optie gezien de staat van onze (proces)automatisering op een fors deel van onze zuiveringseenheden. Dat zou risico’s opleveren voor ons primaire proces, een inefficiënte bedrijfsvoering opleveren en leiden tot desinvesteringen die zijn gedaan via het referentieproject, waar nu net de afgelopen 4 jaar in is geïnvesteerd en waar nu de voordelen van kunnen worden benut. Voor de meeste andere waterschappen geldt overigens ook dat zij in de afronding zijn van de implementatie van de hun huidige standaard . Daarmee ontstaan er nagenoeg geen faseverschillen. Juridische consequentie N.v.t. Communicatie De procesautomatisering is vooral een interne aangelegenheid. Een nieuw systeem vraagt altijd gewenning. Er wordt daarom de nodige aandacht besteed om iedereen, die er mee moet gaan werken, bekend te laten worden met het nieuwe systeem. Daarom communiceren we uitgebreid intern en waar nodig verzorgen we opleidingen. Aangezien het wel een forse investering voor de komende jaren betekent die ook voordelen oplevert, wordt nader bezien op welke wijze wij de externe communicatie hierover inzetten. Het besluit van het algemeen bestuur wordt in de besluitenlijst, bij de vergaderstukken voor de AB-vergadering van 7 juli 2015, op de website van ons waterschap geplaatst. Planning/routing voorstel Algemeen bestuur (besluit)
7 juli 2015
Pagina: 6 van 6
