17 juni 2010
datum vergadering
Daniëlle Vollering
auteur telefoon afdeling onderwerp
033 - 43 46 133 Staf
e-mail
[email protected]
behandelend bestuurder
drs. J.M.P. Moons
Uitkomst en benutting rapport Inhuur externen registratienummer
agendapunt
VOORSTEL AAN HET ALGEMEEN BESTUUR Inhoud voorstel: In dit voorstel wordt achtereenvolgens besproken: - de uitkomsten van het onderzoek ‘Inhuur van externen’; - de reactie vanuit de staf op de uitkomsten; - de hieruit volgende maatregelen; - een evaluatie van het onderzoek als invulling van het (D&H)onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid, vanuit de staf als (gedelegeerd) opdrachtgever van het onderzoek Het onderzoek is uitgevoerd door onderzoeksbureau BMC in de periode november 2009- februari 2010 en betreft de inhuur in 2009. Het rapport ligt ter inzage bij de secretaris. Probleemstelling:
Uitkomsten van het onderzoek Het rapport ‘Inhuur van externen’ geeft antwoord op de volgende centrale vraag: Welke vormen van inhuur kent Waterschap Vallei en Eem en aan welke eisen voldoet deze inhuur? In eerste instantie is uitgegaan van een brede opvatting van het begrip inhuur. Dat wil zeggen dat het ging om inhuur van personen, maar ook van het uitbesteden van werkzaamheden. In tweede instantie is de focus in het onderzoek gelegd op de inhuur in enge zin, ofwel het inhuren van personen. De doelstelling van het onderzoek luidde als volgt: - Inventariseren welke vormen van inhuur voorkomen bij het waterschap en in welke mate; - Inventariseren welk beleid en welke regels binnen het waterschap bestaan voor het inhuren van externen; - Toetsen op welke wijze het inhuurproces feitelijk verloopt en in hoeverre dit verloopt zoals dat redelijkerwijs zou moeten verlopen; - Ontwikkelen van een voorstel voor een indeling naar soorten inhuur die voor het waterschap relevant kan zijn - Aanbevelingen doen voor het versterking van het proces van inhuur van externen. De belangrijkste uitkomsten zijn de volgende: A) De kwaliteit van de procesvoering bij inhuur is in het algemeen op een goed niveau. Er zijn verschillende punten waar er interne controle plaatsvindt op de noodzaak van inhuur van personen. Er vinden voldoende afwegingen plaats en regels omtrent aanbestedingen en offertes worden goed gevolgd. De twee belangrijkste verbeterpunten zijn: - Versterking van de waarborging van het laatste deel van het proces: meer expliciet evalueren kan het lerend vermogen versterken en meer bewust ‘verlengen’ maakt besparing mogelijk; - Meer aandacht schenken aan de waarborging van kennisoverdracht over het hele proces. B) De huidige administratie is niet ingericht op het (gemakkelijk) verkrijgen van inzicht in de verschillende vormen van inhuur, die voor de bestuurlijke en ambtelijke leiding relevant kunnen zijn. De constatering wordt als volgt verduidelijkt: - De constatering heeft betrekking op de inhuur ‘in brede zin’: naast inhuur van personen gaat het dan om andere vormen van uitbesteden van werkzaamheden (ofwel: niet ín huis uitvoeren).
Pagina 1
- Als alternatief wordt een gebruikelijke indeling gepresenteerd die onderscheid maakt naar incidentele inhuur (verder uitgesplitst naar de réden van inhuur) en structurele inhuur (uitgesplitst naar de vórm van inhuur). Om hier inzicht in te krijgen zou de administratie aangepast moeten worden. - Directe sturing op de inhuur zelf is niet het doel, omdat inhuur volgend is op eigenlijke sturingsvragen als: wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat mag dat kosten? Het vraagstuk van de verdeling tussen inhuur en inzet van eigen personeel volgt daarna. De relevantie voor de ambtelijke leiding en bestuur is daarmee gelegen in inzicht en de sturing van het inhuurprocés. C) Overige aanbevelingen: - verduidelijking van de hiërarchie van de regelgeving, m.a.w. wat zijn regels op hoofdlijnen en wat is uitwerking en in welke documenten passen deze het beste; - verbetering van de vastlegging in dossiers.
Reactie op de uitkomsten De situatie zoals die in de uitkomsten wordt weerspiegeld is herkenbaar. Met name de mogelijkheden voor vergroting van de relevantie van geaggregeerde informatie, vindt de staf waardevol. Onduidelijkheid van de regelgeving (met name de hiërarchie) ervaart de staf echter niet als een groot probleem, omdat in de praktijk medewerkers goed weten welke regels voor hen van toepassing zijn. Als het gaat om het opvolgen van de aandachtpunten en adviezen, wil de staf onderscheid maken tussen korte, middellange en langere termijn. Voor de korte en middellange termijn wil de staf met name aandacht besteden aan maatregelen die relatief snel te implementeren zijn. Deze maatregelen hebben met name betrekking op de waarborging van kennisoverdracht, het waarborgen van laatste gedeelte van het inhuurproces (met name bij verlenging). Van maatregelen die een langere implementatietijd vergen, moet overwogen worden of die in het licht van de lange termijn ontwikkeling van de organisatie, opportuun zijn. Het vooruitzicht van een fusie leidt tot een ander perspectief op de te bereiken doelen. Dit vraagt wellicht om andere maatregelen. Bijvoorbeeld het wijzigen van de administratie om een alternatieve indeling van geaggregeerde informatie mogelijk te maken, zal voor de huidige organisatie waarschijnlijk slechts eenmalig tot resultaat leiden (namelijk in de verantwoording over 2011). Alternatief is om de alternatieve indeling mee te nemen bij de inrichting van de administratie van de nieuwe organisatie. Tenslotte zijn er nog maatregelen denkbaar die op de middellange termijn uitgewerkt kunnen worden. Het onderwerp inhuur heeft bijvoorbeeld een nauwe relatie met het Inkoop en aanbestedingsbeleid. Dit biedt kansen om bepaalde verbeteringen via dit beleid te realiseren.
Pagina 2
Maatregelen In het onderstaande overzicht is aangegeven welke maatregelen voor welk verbeterdoel genomen kunnen worden: Verbeterdoel Waarborging laatste gedeelte van het inhuurproces
Waarborging van kennis
Korte termijn Formulier voor de verlenging van inhuur harde eis maken voor beschikbaarstelling van het budget. (Staf/Fin) Kennisoverdracht onderwerp maken in diverse (inkoop) formulieren (staf/AZ)
Relevantievergroting van de geaggregeerde informatie Verduidelijking van de hiërarchie van regelgeving
Toetsing van dit signaal in de organisatie (staf)
Verbetering van de vastlegging in de dossiers
Bewustmaking o.a via deze publicatie (staf/AH)
Middellange termijn In eerste contract afspraken maken over verlengingstarieven. (AH/PL’s)
Lange termijn Herhaling van (gedeelte van) het onderzoek.
Monitoren van het juiste gebruik van de formulieren (staf en AH) Het volgen van de omvang van kennisinkoop en kennismanagement (AZ) Meegeven bij relevante voorbereiders van de nieuwe organisatie (Staf/MO) Meer stroomlijnen van de regelgeving, via de in 2010 geplande aanpassing van de uitvoeringsregels financieel beheer (staf) Meenemen als onderdeel van de verbijzonderde interne controle over 2010 (staf)
Beleid (her)formuleren ten aanzien van kennisinhuur
Aanpassen van de administratie (staf/Fin)
Eerdere besluiten / beleidskaders: Het onderzoek inhuur van externen vloeit voort uit het stappenplan om te komen tot een zinvolle invulling van de mogelijkheden en verplichtingen op het gebied van doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek. In het stappenplan zijn drie onderwerpen voorgesteld voor onderzoek. In het D&H van 10 september 2009 is gekozen voor het (bedrijfsvoerings)onderwerp ‘Inhuur van externen’.
Evaluatie Inhoudelijk De vraag van D&H naar onderzoek op juist dit onderwerp, laat al zien dat zicht op de kwaliteit van dit proces en de uitkomsten ervan, niet zo vanzelfsprekend is. Het onderzoek heeft duidelijk gemaakt dat de kwaliteit van het inhuurproces voldoende is en geeft tegelijk een sterke aanbeveling voor een alternatieve presentatie van de (geaggregeerde) uitkomsten ten behoeve van de bestuurlijke en ambtelijke leiding. Daarnaast wordt het sturingsvraagstuk van inhuur in perspectief geplaatst. De staf beschouwt deze drie punten als een belangrijkste meerwaarde van het onderzoek. De externe uitvoering van het onderzoek is daarvoor cruciaal geweest. Proces en kwaliteit De kwaliteit van het onderzoek is onderwerp van gesprek geweest tussen de staf en het onderzoeksbureau tijdens de onderzoeks- en rapportage fase. Met name de niet-kwantitatieve kant van het onderzoek en de rapportagestijl zijn daarbij aan bod gekomen. De verbeteringen die
Pagina 3
daarna hebben plaatsgevonden, hebben naar de mening van de staf geleid tot een kwalitatief voldoende onderzoek. Het onderzoek en het verloop van het onderzoeksproces worden nog geëvalueerd met het onderzoeksbureau. Daarin komt ook de opdrachtgevende rol van de staf naar voren. Hieruit kunnen leerpunten naar voren komen voor het uitzetten van toekomstig doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek. Kosten en Tijd De externe kosten van het onderzoek zijn geweest: €16.000,Naar schatting heeft het onderzoek intern gekost: € 6.500,Geïnterviewden: 9 personen x 2 uur (7x >schaal 11) Secretariaat: 5 uur Begeleiding staf: 60 uur (>schaal 11) Oplossingsrichting en alternatieven: Gekozen is voor het invoeren van alle maatregelen die in het schema aangegeven worden onder de maatregelen voor de korte termijn en middellange termijn. Daarbij wordt de maatregel om in het eerste contract reeds afspraken te maken over verlengingstarieven, zo spoedig mogelijk ingevoerd. Op deze wijze wordt rekening gehouden met de termijn waarbinnen maatregelen te realiseren zijn en deze tot effect kunnen leiden. Voor wat betreft de invoering van de lange termijn maatregelen , en dan met name de aanpassing van de financiële administratie bestaat er nog geen duidelijkheid over de consequenties. Het onderzoeksrapport geeft voor een alternatieve indeling van inhuur wel de ríchting aan van de te maken kostenoverweging: als er op dit moment informatie gevraagd wordt langs de nieuwe indeling zal de beantwoording veel tijd vergen van weinig mensen; na het herinrichten van de administratie zal mogelijk van veel mensen een (zeer) kleine inspanning gevraagd worden. Aanpassing van de financiële administratie vergt de nodige inspanning van zowel externen als de eigen medewerkers. Gelet op de mogelijke fusie met WS Veluwe is het rendement hiervan maar voor één of twee jaar. Dat is niet doelmatig. Het ligt meer voor de hand dit aspect mee te nemen bij de inrichting van de financiële administratie voor de mogelijk nieuwe organisatie Veluwe/Vallei & Eem. Hoe wordt rekening gehouden met MVO: (zie het MVO-kompas op intranet) Niet van toepassing, het gaat hier om een interne verbeteringen op het gebied van de bedrijfsvoering. Consequentie van de besluitvorming voor geld, personeel en organisatie, OR, communicatie: Elk van de maatregelen brengt interne kosten met zich mee. In het schema wordt bij de maatregelen aangegeven om welke actoren binnen de organisatie het gaat. De maatregelen voor de korte en middellange termijn geven weinig of geen extra kosten. Risico’s en hoe die te beperken: Zonder maatregelen blijft de huidige situatie en de daarbij behorende risico’s gehandhaafd. Een voorbeeld daarvan is het risico dat er mogelijk geen of minder kostenbesparing plaatsvindt bij verlenging van contracten.
Pagina 4
Voorstel Dijkgraaf en Heemraden: Kennisname van de uitkomsten van het rapport Inhuur externen en de keuzes voor de te nemen maatregelen, zoals in dit voorstel geschetst. Eventueel kennisnemen van het ter inzage gelegde rapport. Dijkgraaf en Heemraden vinden het nemen van maatregelen op de lange termijn en dan met name de herinrichting van de financiële administratie, vanuit het oogpunt van doelmatigheid op dit moment niet opportuun. Immers de inrichting van de financiële administratie zal één van de onderwerpen zijn bij de mogelijke fusie met Veluwe. Het aspect van het verkrijgen van een goed inzicht in de verschillende vormen van inhuur kan dan worden meegenomen.
mr. G.P. Dalhuisen, secretaris
drs. J.M.P. Moons, dijkgraaf
Beslissing bestuur:
Pagina 5
