Voorstel Algemeen Bestuur Zaakkenmerk: Documentkenmerk:
605175
Datum
15 oktober 2013
Behandeld door: dhr. G. Gerrits E-mail:
[email protected]
Onderwerp: Najaarsnota 2013
HET ALGEMEEN BESTUUR WORDT VOORGESTELD TE BESLUITEN OM:
-
De najaarsnota 2013 van de BOH vast te stellen; De benodigde kredieten 2013 en 2014 voor ICT beschikbaar te stellen. De 201 t/m 203e administratieve wijzigingen 2013 van de BOH vast te stellen.
Inleiding Hierbij treft u de najaarsnota 2013 van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg (BOH) aan. Deze rapportage geeft inzicht in de (financiële) stand van zaken van de BOH in het najaar van 2013. Financiën Deze rapportage geeft een forecast af waar geen daadwerkelijke begrotingswijziging van wordt gemaakt.
Bijlage: Najaarsnota 2013
Najaarsnota 2013
1
Inhoud 1
Inleiding ...................................................................................................................................... 3
2
Algemeen ................................................................................................................................... 3 Ziekteverzuim ............................................................................................................................ 3 Bovental als gevolg van de ambtelijke fusie ................................................................................5 Verlofstuwmeer ..........................................................................................................................5 Ontwikkeling medewerkers ....................................................................................................... 6 Gesprekscyclus .......................................................................................................................... 6 Dashboard Managementinformatie Publieksdienst................................................................... 6
3
Analyse ...................................................................................................................................... 8 3.1
Loonbetalingen, personeel van derden, vergoeding voor personeel .............................. 8
Afdeling Dienstverlening (DVL) ................................................................................................... 8 Afd. Ruimtelijk Domein ............................................................................................................... 8 Afd. Brandweer .......................................................................................................................... 9 Afd. Maatschappelijk Domein ..................................................................................................... 9 Afd. Openbaar Gebied ................................................................................................................ 9 3.2
Overige kosten ............................................................................................................... 9
Afd. Dienstverlening ................................................................................................................... 9 Afd. Ruimtelijk Domein .............................................................................................................. 13 Afd. Openbaar Gebied ............................................................................................................... 13 4
Kredieten BOH ......................................................................................................................... 13
5
Administratieve-/overige wijzigingen ....................................................................................... 14
6
Besluit ...................................................................................................................................... 15
2
1
Inleiding
Hierbij treft u de najaarsnota 2013 van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg (BOH) aan. Deze rapportage geeft inzicht in de (financiële) stand van zaken van de BOH in het najaar van 2013. Als eerste worden de loonkosten geanalyseerd en vervolgens de overige kosten, met toelichtingen per afdeling. Hierbij is als uitgangspunt gehanteerd dat afwijkingen groter dan € 20.000 worden geanalyseerd. Van belang is hierbij de kanttekening te maken, dat deze rapportage een forecast afgeeft, waar geen daadwerkelijke begrotingswijziging van wordt gemaakt.
2
Algemeen
Ziekteverzuim Over de periode juli 2012 t/m juni 2013 is er een analyse door Maetis-Ardyn gemaakt van het ziekteverzuim binnen de BOH, uitgesplitst naar afdelingen en teams. Hierbij is onder andere gekeken naar het ziekteverzuimpercentage, de meldingsfrequentie en de verzuimduur. •
Het ziekteverzuimpercentage in het afgelopen jaar (juli 2012 t/m juni 2013) bedraagt gemiddeld 4,9% voor de gehele BOH. Dit percentage ligt boven de gemeentelijke verzuimnorm van 4,5%. Ten opzichte van het landelijk branchegemiddelde (centrale en decentrale overheid) van 7,4%, betreft het een positieve afwijking. Het verzuimpercentage laat de afgelopen maanden een stijgende trend zien, zoals blijkt uit de volgende grafiek.
Bron: verzuimtabel t/m september 2013 BOH Dit beeld past bij de verzuimconjunctuur (stijging van het verzuimpercentage na de zomerperiode). Parallel hieraan is geconstateerd dat het aantal werk gerelateerde ziekmeldingen (daar waar op aangeven van de medewerker het verzuim een relatie heeft met het werk) zeer fors is gestegen ten opzichte van vorig jaar. Waar in september 2013 nog 24,75 kalenderdagen geregistreerd werden als werk gerelateerd verzuim, bedraagt dit in 3
september 2013 135,3 kalenderdagen. Hierbij moet de kanttekening geplaatst worden dat de werkelijke situatie mogelijk nog een ander beeld geeft; Er kan sprake zijn van (dreigend) verborgen verzuim op dit vlak (door bijvoorbeeld opgave van andere verzuimredenen). Het beeld is dat zowel externe als interne ontwikkelingen (zoals bezuinigingen, toenemende werkdruk en de nieuwe manier van werken) van invloed zijn op de stijging van het werkgerelateerde verzuim. Deze constatering sluit aan op de volgende analyse van Maetis-Ardyn van de diagnoses over de periode juli 2012 t/m juni 2013. Daar waarbij in de normverdeling uitgegaan wordt van circa een derde psychische klachten, een derde klachten van het bewegingsapparaat, en een derde overige oorzaken kent de BOH een relatief hoog verzuim als gevolg van psychische klachten en relatief weinig verzuim als gevolg van klachten aan het bewegingsapparaat.
Bron: verzuimanalyse Ommen-Hardenberg 2012-2013 Maetis-Ardyn
•
De analyse van Maetis-Ardyn gaat ook in op de meldingsfrequentie: de verhouding tussen het aantal verzuimgevallen en het aantal personeelsleden over de periode van een jaar. Hieruit blijkt dat de BOH een meldingsfrequentie kent van 1,25 ten opzichte van de gemeentelijke verzuimnorm van 1,30. Dit lijkt een positieve afwijking; bij een nadere uitsplitsing van deze gegevens kan echter wel geconstateerd worden dat een aantal afdelingen een opvallend hoge meldingsfrequentie kent. Hierbij doet Maetis-Ardyn de aanbeveling na te gaan of dit te maken heeft met een verzuimcultuur of met een te hoge belasting waardoor medewerkers regelmatig moeten ‘bijtanken’.
•
Een ander opmerkelijk aspect uit de analyse van Maetis-Ardyn is de weergave van de verzuimduurklassen afgezet tegen de leeftijdsopbouw van de organisatie. Daaruit is geconstateerd dat: - de BOH vooral te maken heeft met een hoog lang-verzuim en dan vooral bij de groepen 45-54 jaar en 55 jaar en ouder; - het korte verzuim van de leeftijdsgroepen ouder dan 55 jaar en 25-34 jaar is verhoogd (dit zou 1% of lager moeten zijn). Ten aanzien van de verzuimduurklassen heeft Maetis-Ardyn eveneens de aanbeveling gedaan om na te gaan of de oorzaak hiervoor te vinden is in motivatie of overbelasting.
4
Opbouw van het verzuim in de verschillende leeftijdsgroepen juli 2012 t/m juni 2013 7 6
>1 jaar lang ml kort
5 4 3 2 1 0 t/m 24 jaar
25-34 jaar
35-44 jaar
45-54 jaar
> 55 jaar
Bron: verzuimanalyse Ommen-Hardenberg 2012-2013 Maetis-Ardyn Vanuit de projectgroep Gezondheidsmanagement (team PJC) wordt in het laatste kwartaal van 2013 nader onderzoek gedaan op grond van deze constateringen. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek doet de projectgroep aanbevelingen en voorstellen ten aanzien van passende interventies gericht op verzuimpreventie en duurzame inzetbaarheid. Bovental als gevolg van de ambtelijke fusie Na de ambtelijke fusie in juli 2012 is bovental in de organisatie ontstaan, doordat bij sommige functies meer mensen zijn ingepast dan dat er formatie was volgens het functieboek. Ook lag er vanuit beide gemeenten nog een bezuinigingstaakstelling die bij de start van de BOH nog niet geheel was gerealiseerd. Daarnaast was er sprake van vacatureruimte welke in een aantal gevallen financieel is uitgewisseld met de bovental, onder voorwaarde dat het takenpakket niet in gevaar zou worden gebracht. Na de financiële uitwisseling en de invulling van een aantal vacatures was er organisatiebreed sprake van een netto bovental van 19 fte. Om ervoor te zorgen dat het bovental als gevolg van de fusie op 1 januari 2015 is opgelost, is een projectplan opgesteld. Het projectplan bestaat uit 2 fases. In fase 1 worden activiteiten ondernomen op basis van vrijwilligheid. In fase 2 vinden activiteiten plaats op basis van verplichting. Fase 1 van het projectplan is in de afgelopen maanden uitgevoerd. Deze fase heeft niet geleid tot een volledige oplossing van het bovental per 1 januari 2015. Op dit moment is er organisatiebreed nog sprake van bovental van bijna 6 fte per 1 januari 2015. Daarom is in het 3e kwartaal 2013 fase 2 van het projectplan in werking gezet waarbij activiteiten op basis van verplichting plaatsvinden. Medewerkers die een functie hebben, waar sprake is van bovental worden conform het sociaal statuut aangewezen als herplaatsingskandidaat. Vervolgens wordt objectief vastgesteld welke medewerker het meest bekwaam en geschikt is voor de functie. Met medewerkers die boventallig worden, wordt een mobiliteitstraject gestart. Verlofstuwmeer Het tweede kwartaal 2013 is een start gemaakt met het proces rondom het oplossen van het verlofstuwmeer Ommen voor 1 januari 2014. Het gaat hierbij om verlofstuwmeren die voor de amtelijke fusie zijn ontstaan bij medewerkers van voormalige ambtelijke organisatie van de gemeente Ommen. Het college B&W van de gemeente Ommen heeft een bedrag beschikbaar gesteld voor het oplossen van deze specifieke saldi. Dit bedrag wordt naar rato verdeeld over de afdelingen waar sprake is van medewerkers met verlofstuwmeren. De oplossingsrichtingen die medewerkers hebben gekozen zijn het aflossen van de hypotheek, het kopen van snippergroen, het 5
inzetten van tijd voor tijd en uitbetaling van uren. Daarnaast is er nog een aantal maatwerkafspraken gemaakt. Bij de jaarrekening over 2013 wordt nagegaan in hoeverre de afspraken hebben geleid tot noodzakelijke herbezetting van “tijd voor tijd” in 2014 en verder. De in dit kader benodigde middelen dienen te worden overgeheveld naar 2014. Ontwikkeling medewerkers Alle interne en externe ontwikkelingen hebben invloed op de werkwijze van de medewerkers van de BOH. Dat is ook de reden dat er continue aandacht moet zijn van het ontwikkelen van onze medewerkers en er voldoende mogelijkheden geboden worden voor het volgen van opleidingen, cursussen, workshops en dergelijke. In 2013 is binnen de BOH de cursus Projectmatig Werken aangeboden. Ruim 60 medewerkers hebben hieraan deelgenomen en de opgedane kennis is veelal direct toegepast. Gezien de complexiteit van vraagstukken is een projectmatige aanpak zeer wenselijk. Daarnaast is binnen het Maatschappelijk Domein gestart met een cursus schrijven van (bestuurlijke) stukken. De cursus is naar volle tevredenheid verlopen en zal uitgerold worden naar de overige afdelingen binnen de BOH. Gesprekscyclus In het derde kwartaal is een start gemaakt met een uniforme gesprekscyclus voor de BOH. Op basis van de gesprekscyclus zoals bij de ambtelijke organisatie van de gemeente Ommen werd gehanteerd zijn er formulieren en procesbeschrijvingen ontwikkeld voor een start-, voortgangs- en beoordelingsgesprek. Het uitgangspunt van deze cyclus is het maken, monitoren en beoordelen van resultaatafspraken over werk en gedrag binnen een reguliere periode van een jaar. Het management wordt geïnformeerd over de formulieren en bijbehorende processen via een toelichting door de P&O adviseurs in de managementteam-vergaderingen van de afdelingen. Vervolgens introduceren de teamleiders de werkwijze bij de medewerkers. Dashboard Managementinformatie Publieksdienst De Publieksdienst van de afdeling Dienstverlening werkt met een ‘Dashboard Managementinformatie’. Aan de hand van dit Dashboard is in één oogopslag te zien hoe telefonie en het baliecontact zich ontwikkelen. Op de volgende pagina is dit Dashboard opgenomen.
6
Dashboard Managementinformatie Algemeen
Balie Aantal bezoekers per locatie
De Publieksdienst heeft het afgelopen jaar veel aandacht besteed aan het harmoniseren van de werkprocessen op de drie locaties en trainen en coachen van de medewerkers in onder andere hostmanship.
Aantal bezoekers Dedemsvaart; 3626
Aantal bezoekers Ommen; 8711
Aantal bezoekers Hardenberg; 24931
Telefonie Aantal telefoontjes per kwartaal 0
5.000
10.000
15.000
20.000
25.000
Q1
25.836
Q2
25.796
30.000
Aantal bezoekers per kwartaal 0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
9000
10000
7970 Q3
Q1
21.590
2771 1228
Q4
9465 0
Q2
3315 1349 7496
Q3
2625 1049
Q4
De Publieksdienst handelt gemiddeld per week bijna 1900 telefoontjes af voor de beide gemeenten. Spreiding van het aantal telefoontjes volgt al jaren eenzelfde patroon met een belastingaanslagenpiek in februari en een reisdocumentenpiek voor de zomer.
Serviceniveau telefonie Jaartotaal t/m Q3
93,7 % Beantwoorde oproepen
Aantal bezoekers Hardenberg
Aantal bezoekers Ommen
Aantal bezoekers Dedemsvaart
Het grootste deel van de baliebezoeken vindt plaats in Hardenberg, dat zo'n tweederde van het totaal is. In het tweede kwartaal is er aan de balie een piekperiode vanwege de reisdocumenten. 50% van de bezoekers komt nu op afspraak.
Serviceniveau balie
Derde kwartaal
96,0 % Beantwoorde oproepen
Jaartotaal t/m Q3
Derde kwartaal
88,0 %
78,7 % % Gewacht korter dan 10 minuten
% Gewacht korter dan 10 minuten
Door alleen op afspraken te gaan werken, kunnen wij de drukte anticiperen en er op reageren. Hierdoor zal er over het gehele jaar een consistenter hoge serviceniveau zijn. 73,0 % Opgenomen binnen 30 seconden
80,0 % Opgenomen binnen 30 seconden
Het serviceniveau in het derde kwartaal is volgens doelstelling zoals in het kwaliteitshandvest vastgelegd. Het doel voor de komende periode is om onze flexibiliteit dusdanig te verhogen dat we ook in piekperioden een consistent serviceniveau kunnen realiseren.
Gemiddelde cijfer klanttevredenheidsonderzoek onder 323 baliebezoekers
8,9
7
3
Analyse
Uit de analyses van de afdelingen blijkt dat de verwachting is dat op de budgetten van de loonkosten € 168.000 overgehouden wordt. Op de overige budgetten wordt een nadeel geprognosticeerd van € 96.000. Per saldo een voordeel van € 72.000. 3.1
Loonbetalingen, personeel van derden, vergoeding voor personeel Budget
Frictie
AFDELING (bedragen x € 1.000) Dienstverlening
€
9.861 €
Ruimtelijk Domein
€
5.721 €
Brandweer
€
833
Maatschappelijk Domein
€
8.420 €
Openbaar Gebied
€
7.670 €
Directiestaf
€
2.047 €
Algemene Dienst
€
185 €
Totaal
€ 34.737
Totaal budget
Prognose Voordeel Nadeel
319 € 10.180 € 10.091 76 €
5.797 €
5.757
€
833 €
847
220 € 8.640 €
8.640
85 € 328
€
89
€
61 14
7.755 €
7.661
€ 2.375 €
2.377
€
2
535
€
60
291 €
475 €
€ 1.319 € 36.055 € 35.908
€
€
€
94
244
€ 76
Afdeling Dienstverlening (DVL) De meest recente prognose van de loonkosten op de teamkostenplaatsen van de afdeling Dienstverlening leidt tot een positief saldo van € 89.000. Hierbij moet worden aangetekend, dat het jaar nog niet ten einde is en zich in de komende maanden nog mee- en tegenvallers kunnen voordoen (o.a. Visieflex december). Enkele opvallende posten in de prognose vormen: Vast en tijdelijk personeel en inhuur: Een aantal vacatures is middels inhuur ingevuld. De totale kosten van vast en tijdelijk personeel en inhuur overstijgen het beschikbare budget. Dit wordt deels gedekt uit subsidies, raadsbesluiten (zoals bijvoorbeeld doorontwikkeling Publieksdienst, Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en OR-gelden, waarna het verwachte nadelige saldo over 2013 € 230.000 bedraagt. Een belangrijke reden van deze overschrijding vormt de bovental binnen de afdeling Dienstverlening. De ambtelijke fusie heeft geleid tot een volledig nieuwe formatieve situatie, waardoor voor de nieuwe organisatie ook nieuwe bovental (en dus frictie) ten opzichte van het nieuwe functieboek is ontstaan. De afdeling DVL had vanuit de oude situatie (vóór samenwerking) nog aanzienlijke bovental en zeer geringe vacatureruimte beschikbaar om dit te compenseren. Een andere belangrijke reden voor de overschrijding op de loonkosten – waarover richting directie reeds eerder is gerapporteerd – vormen de langdurig zieken en de daartoe benodigde extra inzet bij onder andere de publieksdienst. Afd. Ruimtelijk Domein Een overschot van € 61.000 wordt veroorzaakt door ontvangen detacheringsvergoedingen en door ontvangen UWV-gelden voor zwangerschapsverlof niet in te zetten.
8
Afd. Brandweer Vanwege de onvoorziene inzet van derden ontstaat een tekort van € 14.000. Afd. Maatschappelijk Domein De overschotten voor lonen en opbrengsten uit detacheringen zijn ingezet ter dekking van het tekort op inhuur. Afd. Openbaar Gebied Het overschot wordt veroorzaakt door niet ingevulde vacatures. 3.2
Overige kosten AFDELING (bedrag x € 1,--)
voordeel
Algemeen: Reiskosten
nadeel 0
€ 150.000
€ 585.500
€ 461.500
€ 19.000
0
Brandweer
0
0
Maatschappelijk Domein
0
0
€ 76.000
€ 165.000
Directiestaf
0
0
Algemene Dienst
0
0
€ 680.500
€ 776.500
Dienstverlening Ruimtelijk Domein
Openbaar Gebied
Totaal
Algemeen: Reiskosten De reiskosten voor woon-werkverkeer zijn flink gestegen, doordat medewerkers, die voor de ambtelijke fusie in dienst waren van de gemeente Ommen geen reiskostenvergoeding kregen. Zij hebben na de samenvoeging hetzelfde recht op een vergoeding voor woon-werkverkeer gekregen als medewerkers, die voor de ambtelijke fusie in dienst waren van de gemeente Hardenberg. Bovendien zijn er vervoersbewegingen tussen de beide gemeentehuizen ontstaan, die voor de samenvoeging niet aan de orde waren. Het geprognosticeerde tekort voor de BOH bedraagt € 150.000. Afd. Dienstverlening (bedragen x € 1,--) Opleidingsbudget en werving/selectie
voordeel
nadeel
0
€ 71.000
Automatisering en Informatisering
€ 267.000
€ 223.500
Slotuikering CON (storting reserve)
€ 46.500
€ 46.500
€ 67.000
€ 21.500
Ab0nnementen
€ 31.000
0
Bedrijfskleding
€ 15.000
Telefonie
9
Catering
€ 25.000
€ 45.000
Repro
€ 28.000
0
Onderhoud meubilair
€ 36.000
Huisvesting gemeentehuizen
€ 53.000
€ 36.000
Bedrijfsgeneeskundige kosten
€ 18.000
€ 18.000
€ 585.500
€ 461.500
Totaal
Opleidingsbudget / werving en selectie Op het opleidingsbudget wordt een tekort verwacht van € 47.000 en op het budget voor werving en selectie € 24.000. Ten aanzien van opleidingskosten zijn per team de budgetten, verplichtingen en wensen in beeld gebracht. In verband met de bezuinigingen is het beschikbare VTO-budget voor de afdeling Dienstverlening teruggebracht met 46% in 2013 waarvan de bedragen op basis van het aantal fte’s (structureel) zijn versleuteld over de teams van Dienstverlening. Juist in tijden van bezuinigingen is de behoefte aan scholing, ontwikkeling en het versterken van de inzetbaarheid van medewerkers cruciaal om de kwaliteit van dienstverlening te waarborgen. In het laatste kwartaal van 2013 wordt het huidige overzicht geactualiseerd, waarmee ook de actuele stand in 2013 inzichtelijk wordt. Voor werving en selectie is, vanwege bezuinigingen, geen budget beschikbaar, maar hier zijn nog wel kosten voor gemaakt. Automatisering en Informatisering De begroting van de onderhoudskosten van hardware is geactualiseerd. Dit leidt tot een structurele verlaging van de begrote kosten met € 50.000. In verband met het grote aantal veranderingen binnen de BOH wordt het team ICTF regelmatig geconfronteerd met verzoek tot aanschaf van hardware. Het is daarom gewenst om het genoemde voordeel structureel om te boeken naar de post aanschaf hardware incidenteel. Het verwachte nadeel op de post hardware incidenteel is in 2013 € 10.000 (vóór genoemde correctie). Per saldo ontstaat op onderhoud hardware in 2013 naar verwachting een incidenteel positief saldo van € 40.000. In de begroting ICT zijn verder onder andere posten voor structureel onderhoud van software opgenomen die voortkomen uit de harmonisatie van applicaties die nog niet uitgevoerd zijn. Dit betreft een incidenteel voordeel ter grootte van € 136.000. Voorts wordt een incidenteel voordeel geboekt van € 31.000 op de kosten van Cyclomedia die eens per twee jaar worden gefactureerd en dit jaar niet geboekt worden. Actualisering van de begroting voor onderhoud van software leidt er daarnaast toe dat van een bedrag van € 50.000 wordt voorgesteld om dit anders in te zetten. In verband met het grote aantal veranderingen binnen de BOH wordt het team ICTF regelmatig geconfronteerd met verzoek tot aanpassing van software (voorbeeld: implementatie SEPA). Dit betreft incidentele aanpassingen. De verwachting is dat dit het komende jaar dergelijke aanpassingen nog plaatsvinden. In dit verband is het gewenst om het genoemde bedrag van € 50.000 om te zetten naar de post onderhoud software incidenteel. Het verwachte nadeel op de post software incidenteel is in 2012 € 78.500 (vóór genoemde correctie). Per saldo op onderhoud software een verwacht incidenteel voordeel van € 138.500. De genoemde voordelen moeten in 2013 eenmalig worden gecorrigeerd met een stelpost van -€ 135.000 voor automatisering, welke in de begroting van de BOH is opgenomen. Hiermee resteert een geprognosticeerd positief saldo van € 43.500.
10
Slotuitkering CON Eind 2013 wordt de slotuitkering uitbetaald uit de algemene reserves van de Gemeenschappelijke Regeling Automatiseringscentrum Oost-Nederland in liquidatie (het CON) aan de deelnemende en de niet-deelnemende gemeenten. De BOH ontvangt in dit verband een bedrag van € 46.500. Voorgesteld wordt dit bedrag toe te voegen aan de reserve automatisering. Telefonie Aangezien een aantal mobiele telefoons in 2013 vervangen moe(s)t worden, wordt een tekort voorzien van € 21.500. De gebruikskosten van de BlackBerry’s blijken lager dan aangenomen. Ook de kosten van vaste telefonie zijn sterker gedaald dan de toename van de voormalige kosten van de mobiele telefonie. Hier wordt een voordeel verwacht van € 58.000. In 2014 bedraagt dit voordeel € 53.000. Voor 2013 is voorts sprake van een incidentele meevaller van € 9.000 omdat onderhoud van telefoniesoftware is afgekocht voor het 1e jaar na ingebruikname (tot het 2e kwartaal 2014). Abonnementen Op dit budget wordt een positief resultaat van € 30.000 verwacht. In afwachting van nader onderzoek kan nog niet vastgesteld worden wat de reden is van deze meevaller. Een Inventarisatie van het aantal abonnementen is gestart. Vooralsnog wordt dit voordeel als incidenteel beschouwd. Bedrijfskleding De aanschaf van bedrijfskleding gebeurt periodiek. Dit brengt een specifiek kostenpatroon met zich mee. De onderhoudskosten vallen lager uit, omdat de frequentie waarmee men kleding naar de stomerij brengt lager is dan was aangenomen. De verwachte meevaller van € 15.000 wordt beschouwd als incidenteel. Catering gemeentehuizen De kosten voor de inkoop van eet- en drinkwaren in de bedrijfsrestaurants in de beide gemeentehuizen (inclusief koffievoorziening personeel) overschrijden de raming met -€ 45.000. Dit nadeel wordt niet volledig gecompenseerd door de toename van de opbrengsten (voordeel € 25.000). Per saldo een nadeel van -€ 20.000. Een voorstel gericht op ombuiging van het tekort wordt binnenkort ingediend. Overigens is hiernaast sprake van een structureel tekort van -€ 45.000 v.w.b. de cateringkosten, die door het LOC Hardenberg in rekening worden gebracht aan de gemeente Hardenberg. Repro De kosten voor schrijf- en bureaubehoeften zal structureel € 13.000 lager uitvallen dan begroot, vooral veroorzaakt door Het Nieuwe Werken. De drukwerkkosten nemen af. Vooralsnog beschouwen wij het in 2013 verwachte voordeel van € 15.000 incidenteel. Onderhoud meubilair In verband met de aanschaf van nieuw meubilair voor de locatie Hardenberg zijn er op deze locatie momenteel nog relatief weinig kosten voor onderhoud inventaris. Deze kosten nemen naar verwachting in de komende jaren geleidelijk toe. Er zijn in het nieuwe gemeentehuis Hardenberg overigens veel zaken aangeschaft, waarvan nog niet precies kan worden voorspeld, wat de onderhoudskosten hiervan zullen zijn. Dit komt mede doordat dit onderhoud in een aantal gevallen deel uitmaakt van de aanbesteding van de aanschaf. Bovendien is in de beginfase vaak nog sprake zijn van garantie, maar komen na afloop daarvan onderhoudskosten naar voren. Gedacht moet worden aan (niet limitatieve opsomming): 11
inventaris; audiovisuele apparatuur (niet opgenomen in begroting ICT); smartboards (niet opgenomen in begroting ICT); meubilair binnentuinen; onderhoud groenvoorziening / oranjerieën; etc. Er is in de begroting een bedrag beschikbaar van € 59.000 voor onderhoud van de inventaris en de groenvoorziening (binnenshuis), locatie Hardenberg. Vooralsnog wordt getracht de genoemde onderhoudskosten binnen deze post op te vangen. Mocht blijken, dat deze post op termijn onvoldoende ruimte bevat, dan moet hierover nadere besluitvorming plaatsvinden. NB: de vervanging van de audiovisuele apparatuur, smartboards en eventueel andere zaken welke geen deel uitmaken van de begrote ICT-middelen zal t.z.t. gedekt moeten worden uit de vrijval kapitaallasten nieuwbouw gemeentehuis. Het is daarom van belang dat deze vrijval ten gunste van de BOH komt / wordt gereserveerd. Huisvesting gemeentehuizen Hardenberg en Ommen In juli 2012 is het nieuwe gemeentehuis in Hardenberg in gebruik genomen. Het gemeentehuis Hardenberg is een ‘gasloos’ gebouw. Er zijn dus geen kosten voor gasverbruik aan verbonden, een voordeel ten opzichte van de begroting van € 53.000. In dit verband wordt verwezen naar de notitie exploitatie gemeentehuis Hardenberg, welke is aangeboden aan de directie. Een aantal posten dient in dit verband – na toekenning van genoemd budget – nog reshuffeld te worden. Aangezien de genoemde notitie nog in behandeling is, wordt dit voordeel vooralsnog als incidenteel aangemerkt. Overigens is van belang dat voor diverse investeringen, welke vallen onder het project nieuwbouw gemeentehuis Hardenberg en de daarmee samenhangende exploitatiebudgetten nog geen overdracht heeft plaatsgevonden aan de afdeling Dienstverlening. Genoemd worden: pinautomaten, beveiligingsapparatuur, beamers, smartboards, audio-visuele apparatuur in de raadzalen, webcams. De kosten van het elektraverbruik voor het gemeentehuis Hardenberg zijn ten tijde van het opstellen van deze rapportage nog niet volledig bekend. Bij de jaarrekening wordt hier – indien nodig – nader op in gegaan. V.w.b. de kosten beveiliging / alarmopvolging van de gemeentehuizen Hardenberg en Ommen ontstaat een tekort ontstaat van respectievelijk - € 25.000 en - € 11.000. Het betreft de kosten van aansluiting op de meldkamer en verbindingsnetwerk, de opening- en sluitrondes alsmede de in rekening gebrachte bezoeken ten gevolge van alarmmeldingen. Voor wat betreft het gemeentehuis Hardenberg wordt hierover gerapporteerd in de notitie exploitatie gemeentehuis. Vooralsnog kan dit nadeel verrekend worden met het voordeel op gas/electra. Bedrijfsgeneeskundige kosten Het verzuimpercentage binnen de BOH kende een stijging, waardoor veel interventies noodzakelijk zijn. De kosten van re-integratie overstijgen het beschikbare budget. Op dit moment is de overschrijding reeds - € 18.000. Er wordt getracht om deze overschrijding binnen de andere budgetten bedrijfsgeneeskundige kosten op te vangen.
12
Afd. Ruimtelijk Domein (bedragen x € 1,--)
voordeel
TVH
€ 19.000
Totaal
€ 19.000
nadeel
0
TVH Het overschot mbt de TVH-taken wordt veroorzaakt door hogere opbrengsten uit boetes. Afd. Openbaar Gebied (bedragen x € 1,--)
voordeel
Gebouw buitendienst Hardenberg
€ 13.000
Ondersteuning Buitendienst
€ 15.000
nadeel
Zware tractie
€ 82.000
Lichte tractie
€ 46.000
Maaimachines
€ 29.000
Overige machines
€ 19.000
Zoutstrooiers en sneeuwploegen Totaal
€ 37.000 € 76.000
€ 165.000
Gebouw buitendienst Het betreft hier minder nieuwe aanschaf van kleine werktuigen en overige kleine voordelen op andere posten. Tractie Per saldo is er sprake van een nadeel op tractie van € 117.000. Dit wordt verklaard uit een toename van de brandstofkosten van de zware en lichte tractie. Deels is hier sprake van een prijsverschil, deels is hier sprake van volumegroei. Door de jaren heen zijn deze stijgingen altijd binnen de bedrijfsvoering opgevangen.
4
Kredieten BOH
Voor een aantal zaken wordt gevraagd om kredieten beschikbaar te stellen vanuit de reeds binnen de begrotingen van de BOH beschikbare middelen. Het betreft achtereenvolgens de volgende zaken: 2013: 1. Diverse kredieten tot een totaalbedrag van € 289.000, zoals opgenomen in het voorstel harmonisering software (waarbij ook bestaande kredieten worden ingezet). De kapitaallasten bedragen € 69.000 kunnen worden gedekt vanuit beschikbare middelen voor ICT. In dit verband wordt tevens gevraagd een aanwending van € 96.000 te doen in verband met eenmalige kosten, waarop niet wordt afgeschreven (o.a. opleidingskosten, conversiekosten). 13
2. Een aanvullend krediet van € 47.000 (kapitaallasten € 11.000) voor de vervanging van het salarispakket. Dekking vanuit de budgetten ICT. 3. Extra kredieten voor de pakketten O-Prognose en VBS (gebouwenbeheersystemen, afdeling OG). De totale investering voor deze twee pakketten bedraagt € 48.000 (kapitaallasten € 12.000) en de structurele onderhoudslasten € 11.000. De intentie is om deze kosten op te vangen binnen de voor ICT begrote bedragen. 2014: 4. De kredieten 2014, zoals aangemeld bij de begroting 2014 (BOH) ten bedrage van in totaal € 69.500, specificatie: • Exchange: € 35.000 • McAfee: € 25.000 • Mail Marshall € 6.000 • Veldboek € 3.500 Kapitaallasten: € 17.000. Dekking is aanwezig binnen de ICT-budgetten. 5. Een krediet van € 417.000 voor het vervangen van het softwarepakket GWS4ALL (afdeling MD), de kapitaallasten welke hieruit voortvloeien bedragen € 100.000 en zijn opgenomen in het ideaalcomplex automatisering. Hierbij is uitgegaan van de huidige kosten. Uit een nadere projectuitwerking zal moeten blijken of deze raming voldoende is (zowel investering als onderhoud). Voor het genoemde bedrag van € 417.000 is dekking binnen de ICTmiddelen. De totale investering op grond van het vorenstaande bedraagt in 2013 € 384.000 en in 2014 € 486.500. Bedragen exclusief BTW.
5
Administratieve-/overige wijzigingen
In 2013 is ook een aantal administratieve wijzigingen gemaakt, deze zijn op aanvraag in te zien. Deze wijzigingen houden verband met een aantal budgettair neutrale herschikkingen van begrotingsramingen.
14
6
Besluit
Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Ommen-Hardenberg, Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 15 oktober 2013 Besluit: -
De najaarsnota 2013 van de BOH vast te stellen; De benodigde kredieten 2013 en 2014 voor ICT beschikbaar te stellen; De 201 t/m 203e administratieve wijzigingen 2013 van de BOH vast te stellen.
Besloten in de openbare vergadering van 29 oktober 2013. Het Algemeen Bestuur
G. Kolhorn
P.H. Snijders
Secretaris
Voorzitter
15
