PROVINCIE VLAAMS-BRABANT OCMW-HOEGAARDEN RAAD voor MAATSCHAPPELIJK WELZIJN ZITTING van 20 maart 2013 Aanwezig: Jos Cauwberghs - de voorzitter Godelieve Meulemans, Kris Hendrickx, Julie Lochie, Jos Steenwinckels, Conny Gevens, Joachim Lelièvre-Damit, Johny Stiers en Freddy Mannaerts - de raadsleden Marc Lebegge - de secretaris Véronique Sermon - voor de steunvergadering - maatschappelijk assistente. DAGORDE A.
OPENBARE ZITTING
1. Goedkeuring van het proces-verbaal van de openbare raadzitting van 27 februari 2013 DE RAAD, Het bovenvermelde verslag wordt na lezing goedgekeurd. 2.
Goedkeuring facturen
DE RAAD, Keurt volgende facturen en uitvragen tot uitbetaling goed: - SODEXO, factuur van 28 februari 2013 nr. 8131019420 aangaande de uitbating van de centrale keuken van het WZC voor de som van 13.984,73 € incl. BTW; - SCHAUBROECK, factuur van 06 maart 2013 nr. 2013 481087 aangaande het jaarcontract voor onderhoud software CMS voor het WZC Villa Hugardis voor de som van 7.793,61 € incl. BTW. 3. Woonzorgcentrum - Zonwering: keuze van de gunningwijze en gunning van de opdracht Keuze van de gunningwijze DE RAAD, Gelet op het OCMW-decreet van 19 december 2008, art. 52, 161 en 162; Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, inzonderheid artikel 17, §2, 1°, a; Gelet op het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, inzonderheid artikel 120 eerste lid; Gelet op het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, inzonderheid artikel 3 §3;
Gelet op de uitgevoerde voorstudie ivm diverse systemen zoals, uitklapbare zonnetenten – glasfolie - zonnewerende screens, alsook het advies van de architect ontwerper van het gebouw; Gelet op de noodzaak om bijkomende zonwering te plaatsen op de grote glaspartijen en aan de terrassen van het WZC Villa Hugardis om zo de binnentemperatuur aangenamer te maken en schaduw te creëren op de terrassen voor bewoners tijdens de zomerperiodes; Overwegende dat het nodig is een opdracht te gunnen met als voorwerp de levering waarvan sprake in artikel 1; Overwegende dat de totale kostprijs geraamd wordt op € 66.000,00 excl. BTW; Overwegende dat er voldoende kredieten ingeschreven zijn op het investeringsbudget; Na beraadslaging; Met eenparigheid, BESLUIT: Artikel 1. Er zal een opdracht worden gegund - waarvan de kostprijs geraamd wordt op € 66.000,00 excl. BTW - met als voorwerp het plaatsen van zonwerende screens op de glaspartijen aan de traphal van vleugel A en vleugel B (zijde binnentuin), en zonnezeilen aan 5 terrassen van het WZC Villa Hugardis, nl. cafetaria vleugel A uitgang naar binnentuin vleugel A- binnentuin vleugel B – terras bovenste verdieping vleugel B aan animatielokaal en terras aan tuin afdeling dementen vleugel C. Art. 2. De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmakingregels bij de aanvang van de procedure. Volgende leveranciers zullen geraadpleegd worden: • Solalux, Eindestraat 4 A te 3945 Ham • PW – Solutions VOF, Zilvermeerlaan, 5 te 2400 Mol • KC Technics, Kleine Rauwstraat te 3870 Heers Art. 3. De opdracht waarvan sprake in artikel 1 wordt gefinancierd via het investeringsbudget 8341/240000. Art. 4. Een korte samenvatting van dit besluit wordt via een overzichtslijst overgemaakt aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de heer Provinciegouverneur. Beoordeling offertes en gunning van de opdracht DE RAAD, Gelet op het OCMW decreet van 19 december 2008, art. 52, 161 en 162; Gelet op het KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Gelet op de beslissing van de Raad van 20 maart 2013, waarbij deze de wijze heeft gekozen voor het gunnen van de opdracht en de voorwaarden ervan heeft vastgelegd; Overwegende dat er voldoende krediet ingeschreven is op het investeringsbudget 8341/240000; Gelet op de uitgevoerde voorstudie en de samenwerking met architect Hugo Nicolaes, de ontwerper van het gebouw, alsook op de specificiteit van de zonnezeilen werd bij 3 gespecialiseerde firma’s een prijsofferte gevraagd voor een identiek systeem; Gelet op de prijsvergelijking met 3 leveranciers nl. Solalux, Eindestraat 4 A te 3945 Ham, PW – Solutions VOF, Zilvermeerlaan, 5 te 2400 Mol en KC Technics, Kleine Rauwstraat te 3870 Heers; Gelet op het nazicht en de beoordeling van de ingediende offertes door het architectenbureau Crolla & Nicolaes, Goossensvest 36 te 3300 Tienen;
Aangezien de 3 bovenvermelde firma’s een prijsofferte hebben ingediend en deze offertes geldig weren bevonden; Aangezien de geboden prijzen, excl BTW, zich als volgt situeren: • Solalux, Eindestraat 4 A te 3945 Ham 66.812,00 € • PW – Solutions VOF, Zilvermeerlaan, 5 te 2400 Mol 70.250,00 € • KC Technics, Kleine Rauwstraat te 3870 Heers 70.769,00 € Gelet op de motivatie van het architectenbureau dat de prijsofferte van Solalux voldoet aan de vooropgestelde vereisten, de goedkoopste is en bovendien als enige ook uitgebreide simulaties bevat van de te verwachten beschaduwing van de verschillende terrassen; Na beraadslaging; Met eenparigheid, BESLUIT: Artikel 1. De opdracht tot levering en plaatsing van zonwerende screens en zonnezeilen, zoals bepaald in de gunningvoorwaarden, voor het woonzorgcentrum Villa wordt gegund aan de firma Solalux, Eindestraat 4 A te 3945 Ham voor een bedrag van € 66.812,00 excl BTW. Het doek van de zonnezeilen Jade Deluxe geniet een garantie van 5 jaar doch aflopend met 20% per jaar, op de installatie zelf wordt gedurende 10 jaar 100% garantie gegeven, incl. motor en veersysteem doch met uitsluiting van defecten die te wijten zijn aan onjuist gebruik. De Screens type ZipX 120 genieten een garantie van 5 jaar. Art. 2. De nodige kredieten werden ingeschreven op het investeringsbudget 8341/240000. Art. 3. Een korte samenvatting van dit besluit wordt via een overzichtslijst overgemaakt aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de Heer Provinciegouverneur. 4. Beheersovereenkomst gemeente/OCMW: bespreking en goedkeuring aanpassing “Artikel 7 – secretaris” DE RAAD, Gelet op het voorstel tot aanpassing van “Artikel 7 – secretaris” van de tussen gemeente en OCMW bestaande beheersovereenkomst, goedgekeurd op de OCMW-raad van 23 mei 2012; Aangezien het de bedoeling is om de gemeentesecretaris vanaf 01 april 2013 dubbel te laten lopen met de OCMW-secretaris die op 01 augustus 2013 met pensioen gaat; Aangezien de vacant verklaring van een functie stafmedewerker bij het OCMW ten vroegste op de raadzitting van 17 april 2013 zal behandeld kunnen worden; Aangezien de voorliggende aanpassing van de beheersovereenkomst via e-mail van 05 maart 2013 gunstig geadviseerd werd door de VVSG; Aangezien dit voorstel tot aanpassing van de beheersovereenkomst op 05 maart 2013 per e-mail voorgelegd werd aan het Agentschap Binnenlands Bestuur afdeling VlaamsBrabant en dit op 12 maart 2013 telefonisch gunstig geadviseerd werd op voorwaarde dat er tijdens de periode dat de 2 secretarissen dubbel lopen geen weddenverhoging toegekend wordt aan de gemeentesecretaris; Na beraadslaging; Met eenparigheid, BESLUIT:
Artikel 1. “Artikel 7 – secretaris” van de afgesloten beheersovereenkomst tussen gemeente en OCMW wordt met ingang van 01 april 2013 als volgt aangepast: Artikel 7 – secretaris Vanaf 01 augustus 2013 zal de functie van OCMW-secretaris uitgeoefend worden door de gemeentesecretaris. Wanneer gemeente en OCMW zeer nauw gaan samenwerken en daarbij de ondersteunende diensten samenvoegen, is eenheid van leiding cruciaal. Dit biedt duidelijkheid voor het personeel. In een lokaal bestuur met nauwe samenwerking gemeente-OCMW is het belangrijk dat niet enkel de financieel beheerder, maar ook de secretaris een helikopterview heeft en dus over alle nodige informatie en gegevens beschikt. Bovendien kunnen evaluatieprocedures in onze concrete toestand met samengevoegde ondersteunende diensten, veel correcter verlopen met één gezamenlijke secretaris. Een ander groot voordeel van een gezamenlijke secretaris is dat afwezigheden (verlof of ziekte) perfect kunnen opgevangen worden (via stafmedewerker OCMW zie artikel 8). Het is overduidelijk dat een gezamenlijke secretaris automatisch en spontaan een nog nauwere samenwerking van gemeente en OCMW tot gevolg heeft. Tijdens de maanden april – mei – juni en juli 2013 zal de gemeentesecretaris een aantal vergaderingen binnen het OCMW-bestuur (oa van de sociale dienst) bijwonen om zich te kunnen voorbereiden op de toekomstige taak. Daarnaast zal de nodige specifieke informatie eigen aan het OCMW-bestuur Hoegaarden (zoals bijvoorbeeld alle samenwerkingsverbanden) meegedeeld worden aan de gemeentesecretaris. Hiertoe wordt artikel 75 §3 OCMW-decreet (gezamenlijke secretaris) al van kracht vanaf 01 april 2013.Tot en met 31 juli 2013 behoudt de huidige titularisOCMW-secretaris de volheid van bevoegdheid en zal de gemeentesecretaris wat de OCMW-taken betreft, dubbellopen.
Art.2. Een korte samenvatting van dit besluit wordt via een overzichtslijst overgemaakt aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de Heer Provinciegouverneur. 5. Eedaflegging Bart HENDRIX, gemeentesecretaris, die vanaf 01 augustus 2013 ook de functie van OCMW-secretaris zal uitoefenen en ter voorbereiding hiervan vanaf 01.04.2013 zal dubbellopen met de huidige OCMW-secretaris (*) DE RAAD, Aangezien de huidige OCMW-secretaris met pensioen gaat op 01 augustus 2013; In de openbare zitting van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van heden 20 maart 2013 heeft Bart HENDRIX in handen van de OCMW-voorzitter de eed afgelegd als OCMW-secretaris; Gelet op de onderstaande akte van eedaflegging die ter zitting werd ondertekend; AKTE VAN EEDAFLEGGING SECRETARIS OCMW HOEGAARDEN Heden 20 maart 2013, is voor mij, voorzitter van het OCMW van Hoegaarden, verschenen de heer Bart HENDRIX geboren te Tienen op 27 oktober 1967, dewelke als voltijds vastbenoemd gemeentesecretaris via de afgesloten beheersovereenkomst tussen de gemeente en het OCMW met ingang van 01.04.2013 zal dubbellopen met de huidige OCMW-secretaris en vanaf 01.08.2013 ook effectief en volwaardig de functie van OCMW-secretaris zal uitoefenen. Na kennisgeving van de afgesloten beheersovereenkomst en de daarin vervat zijnde detacheringvoorwaarden, heeft hij heden in de openbare zitting van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn in mijn handen de eed afgelegd, voorgeschreven door de artikelen 20 & 44 van de wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW’s alsook artikel 105 van het OCMW-decreet van 19 december 2008, in de volgende bewoordingen: "Ik zweer de verplichtingen van mijn ambt trouw na te komen" waarvan akte afgeleverd werd aan de heer Bart HENDRIX dewelke samen met mij getekend heeft. De OCMW-secretaris De OCMW-voorzitter,
Bart HENDRIX
Jos CAUWBERGHS
Na beraadslaging; Met eenparigheid, BESLUIT: Artikel 1. de heer Bart HENDRIX wordt met ingang van 01 augustus 2013 aangesteld als secretaris van het OCMW van Hoegaarden en zal, om zich reeds te kunnen inwerken in de materies van het OCMW, vanaf 01 april 2013 kunnen dubbellopen met de huidige OCMW-secretaris. Art. 2. Een korte samenvatting van dit besluit wordt via een overzichtslijst overgemaakt aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de Heer Provinciegouverneur
