PROVINCIE VLAAMS-BRABANT OCMW-HOEGAARDEN RAAD voor MAATSCHAPPELIJK WELZIJN ZITTING van 17 april 2013 Aanwezig: Jos Cauwberghs - de voorzitter Godelieve Meulemans, Kris Hendrickx, Jos Steenwinckels, Conny Gevens, Joachim Lelièvre-Damit, Johny Stiers en Freddy Mannaerts - de raadsleden Marc Lebegge - de secretaris Bart Hendrix - gemeentesecretaris en toekomstig OCMW-secretaris Véronique Sermon - voor de steunvergadering - maatschappelijk assistente Verontschuldigd: Julie Lochie - raadslid DAGORDE A.
OPENBARE ZITTING
1. Goedkeuring van het proces-verbaal van de openbare raadzitting van 20 maart 2013 DE RAAD, Het bovenvermelde verslag wordt na lezing goedgekeurd. 2.
Goedkeuring facturen
DE RAAD, Keurt volgende facturen en uitvragen tot uitbetaling goed: - SODEXO, factuur van 31 maart 2013 nr. 8131023951 aangaande de uitbating van de centrale keuken van het WZC voor de som van 15.049,92 euro incl. BTW; - SOLALUX, factuur van 10 april 2013 nr. 2013/0011, eerste deel aangaande het plaatsen van zonnezeilen in het WZC Villa Hugardis voor de som van 28.438,74 euro incl. BTW. 3. Woonzorgcentrum 3.1. Alternating matrassen: keuze van de gunningwijze en gunning van de opdracht Keuze van de gunningwijze DE RAAD, Gelet op de brief dd. 08 maart 2013 van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, afdeling residentiële en gespecialiseerde zorg, waarin expliciet gesteld wordt dat alle bewoners van een woonzorgcentrum moeten kunnen beschikken over een matras aangepast aan hun zorgnood en dat deze kost inbegrepen is in de dagprijs; Aangezien het aldus nodig is om alternating matrassen te huren of aan te kopen; Gelet op het OCMW-decreet van 19 december 2008, art. 52, 161 en 162;
Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, inzonderheid artikel 17, §2, 1°, a; Gelet op het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, inzonderheid artikel 120 eerste lid; Gelet op het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, inzonderheid artikel 3 §3; Gelet op de uitgevoerde voorstudie ivm diverse systemen (oplegmatras of volwaardige alternating matras), de keuze tussen huren of aankopen en het aantal benodigde matrassen; Aangezien de formule aankopen reeds na een termijn van 1 jaar de goedkoopste blijkt te zijn en de levensduur van een alternating matras minimaal 5 jaar is; Aangezien het nodig is om alternating matrassen te desinfecteren voor toewijzing aan een andere bewoner en dit sowieso minimum 2 maal per jaar dient te gebeuren; Overwegende dat het nodig is een opdracht te gunnen met als voorwerp de levering waarvan sprake in artikel 1; Overwegende dat de kostprijs van 1 alternating matras geraamd wordt op 950,00 euro incl. BTW; Overwegende dat er voldoende kredieten ingeschreven zijn op het investeringsbudget 8341/230000 “Villa Hugardis medisch materiaal”; Na beraadslaging; Met eenparigheid, BESLUIT: Artikel 1. Er zal een opdracht worden gegund - waarvan de kostprijs geraamd wordt op 9500,00 euro incl. BTW – met als voorwerp het leveren van 10 alternating matrassen in het WZC Villa Hugardis. Het desinfecteren zal op afroep gebeuren. Art.2. De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmakingregels bij de aanvang van de procedure. Volgende leveranciers zullen geraadpleegd worden: _ ESRI, Evenementenlaan 8, 3001 Heverlee _ VIVANTIA, Sint-Truidensesteenweg 5, 3350 Linter _ Q-care, Agoralaan gebouw A-bis, 3590 Diepenbeek Art.3. De opdracht waarvan sprake in artikel 1 wordt gefinancierd via het investeringsbudget 8341/230000. Art.4. Een korte samenvatting van dit besluit wordt via een overzichtslijst overgemaakt aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de heer Provinciegouverneur. Beoordeling offertes en gunning van de opdracht DE RAAD, Gelet op het OCMW decreet van 19 december 2008, art. 52, 161 en 162; Gelet op het KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Gelet op de beslissing van de Raad van 17 april 2013, waarbij deze de wijze heeft gekozen voor het gunnen van de opdracht en de voorwaarden ervan heeft vastgelegd;
Overwegende dat er voldoende krediet ingeschreven is op het investeringsbudget 8341/230000; Gelet op de prijsvergelijking met 3 leveranciers nl. ESRI, VIVANTIA en Q-care; Aangezien de 3 bovenvermelde firma’s een prijsofferte hebben ingediend en deze offertes geldig werden bevonden; Aangezien de geboden prijzen, incl BTW, voor 7 matrassen zich als volgt situeren: • ESRI 7.614,53 euro • VIVANTIA 6.283,13 euro • Q-care 7.995,68 euro Gelet op het advies van de raad om onmiddellijk 10 alternating matrassen aan te kopen en aldus te trachten om een nog hogere korting te bekomen; Na beraadslaging; Met eenparigheid, BESLUIT: Artikel 1. De opdracht tot het leveren en onderhouden van 10 alternating matrassen, zoals bepaald in de gunningvoorwaarden, voor het woonzorgcentrum Villa Hugardis wordt gegund aan de firma VIVANTIA voor een bedrag van euro 9.536,50 incl BTW. De garantieperiode is bepaald op 2 jaar of 24 maanden. Art. 2. De nodige kredieten werden ingeschreven op het investeringsbudget 8341/230000. Art. 3. Een korte samenvatting van dit besluit wordt via een overzichtslijst overgemaakt aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de Heer Provinciegouverneur. 3.2. Aankoop koffie en koffiezetapparaten: keuze van de gunningwijze De directeur van het WZC Villa Hugardis laat weten slechts 2 offertes ontvangen te hebben en vraagt om dit agendapunt te verdagen naar de volgende raadzitting. Dit zou ook toelaten om de voorgestelde toestellen en koffiesoorten uit te testen en de mening van de bewoners van het WZC te kunnen vragen. De raad gaat akkoord en verdaagd dit agendapunt naar de volgende raadzitting. 4. Samenwerkingsverband Hageland ivm met ICT en e-Government: aanduiding vertegenwoordiger in stuurgroep DE RAAD, Neemt kennis van het e-mailbericht van VERA autonoom provinciebedrijf van 04 april 2013 houdende een oproep tot aanduiding van een mandataris als vertegenwoordiger van OCMW Hoegaarden in de bovenvermelde stuurgroep; Gelet op de interesse hiervoor vanwege raadslid Joachim Lelièvre-Damit (CD&V) en van Connie Gevens als plaatsvervanger; Na beraadslaging; Met eenparigheid, BESLUIT: Artikel 1. Raadslid Joachim Lelièvre-Damit wordt aangeduid als lid van de stuurgroep van het “Samenwerkingsverband Hageland ivm met ICT en e-Government” en zal indien nodig vervangen worden door raadslid Connie Gevens..
Art.2. Een korte samenvatting van dit besluit wordt via een overzichtslijst bezorgd aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de Heer Provinciegouverneur. 5. Personeelsformatie en bijzondere aanpassing aan toekomstige behoeften
aanwerving-
en
bevorderingvoorwaarden:
DE RAAD, Gelet op de reeds op 26 april 2012 genomen principiële beslissing tot aanstelling van een gezamenlijke secretaris voor de gemeente en het OCMW en de huidige voltijdse functie OCMW-secretaris te vervangen door een statutaire functie stafmedewerker; Gelet op het afvloeien van een statutaire verpleegkundige wegens pensionering en de reeds genomen beslissing dd. 25 oktober 2006 om in de toekomst alle functies in het WZC Villa Hugardis contractueel in te vullen; Gelet op de uitbreiding van het takenpakket van de deskundige vrijwilligerswerking met oa huistaak begeleiding en burenbemiddeling; Gelet op de samenvloeiing van diensten van de gemeente en van het OCMW, oa de personeelsdienst, en de daaruit voortvloeiende uitbreiding van de functie deskundige personeel en secretariaat die als een ondersteunende functie gezien wordt naar het diensthoofd personeel toe; Gelet op de pensionering van een statutair animator in het WZC Villa Hugardis en de vervanging ervan in contractueel verband; Gelet op de vaststelling van een continue stijging van de zorgbehoevendheid van de opgenomen bejaarden in het woonzorgcentrum is een aanpassing noodzakelijk van het aantal verzorgenden/zorgkundigen en verpleegkundigen; Gelet op de te krappe personeelsbezetting in de centrale keuken van het WZC Villa Hugardis en de overheveling van vervangingscontracten voor toegekende arbeidsduurvermindering naar deze entiteit is een uitbreiding van het aantal technisch assistenten logistiek keuken noodzakelijk; Gelet op de techniciteit van de taakinhoud van de technisch beambte technische dienst WZC Villa Hugardis wordt deze functie overgeheveld van niveau E naar niveau D; Gelet op de overheveling van een halftime gesco-functie van het gesco-contingent van de gemeente naar het OCMW; Aangezien deze voorstellen een gunstig advies hebben bekomen van het syndicaal overlegcomité op 27 maart 2013 en van het College van Burgemeester en Schepenen op 09 april 2013; Gelet op de vragen van personeelsleden tot pensionering, tot vermindering van hun tewerkstellingsduur en tot eindeloopbaan verlof; Gelet op de tewerkstellingsmaatregelen waar het OCMW maximaal tracht gebruik van te maken; Gelet op het bovenstaande wordt de volgende personeelsformatie nodig geacht om een vlotte en correcte werking van de OCMW-diensten mogelijk te maken; De volgende functies worden bijgevolg binnen de personeelsformatie uitgebreid, verminderd, uitdovend verklaard of gecreëerd:
FUNCTIE
FORMATIE FORMATIE VERSCHI 02/2012 02/2013 L
STATUTAIR
NIVEAU A Stafmedewerker (vervanging OCMW secretaris) (MAT) NIVEAU C Gebrevetteerde verpleegkundige
0
1
1
1,4
0,8
-0,6
0,7 0,75
0,8 1,05
0,1 0,3
0,5 6,2 10,25
1 7,5 12
0,5 1,3 1,75
1,82
2,82
1
0
1
1
1 0,5 0,6 0,9
0 0 0 0
-1 -0,5 -0,6 -0,9
1
0
-1
CONTRACTUEEL
NIVEAU B Deskundige vrijwilligerswerking Deskundige personeel en/of administratie (0,25 SM) NIVEAU C Animatie A2 Gebrevetteerde verpleegkundige Gekwalificeerde bejaardenhelp(st)er NIVEAU D Technisch assistent (logistiek keuken) (0,5 SM) Technisch beambte (techn. dienst) - persoon met arbeidshandicap
UITDOVENDE FUNCTIES OCMW-secretaris (stat) Animatie A1 (stat) Gebrevetteerde verpleegkundige (stat) Technisch beambte externe poetsdienst (contr) Technisch beambte (techn. dienst) - persoon met arbeidshandicap (contr) Nieuwe samenstelling formatie met aftrek van de uitdovende functies Statutair personeel Contractueel personeel GESCO Sociale en fiscale maribel waarvan 1,5 vastbenoemd Tewerkstelling artikel 60§7 Totaal statutair en contractueel Totaal statutair, contractueel, gesco, maribel, tew art 60§7
feb/12
feb/13
12,75 27,22 7,5 0 5
13,15 33,17 8 0 5
39,97 52,47
46,32 59,32
Aangezien voorgesteld wordt om de personeelsformatie aan te passen vanaf 01 juli 2013; Gelet op het voorliggend aangepast organigram van de Gemeente en het OCMW van Hoegaarden;
Na beraadslaging; Met eenparigheid, BESLUIT: Artikel 1. De hierboven vermelde aanpassingen aan de personeelsformatie van het OCMW worden goedgekeurd met ingang van 01 juli 2013. Art. 2. Een eensluidend verklaard afschrift van dit besluit zal overgemaakt worden aan het College van Burgemeester en Schepenen, aan de heer Provinciegouverneur en aan het Agentschap voor Binnenlands Bestuur. 6. Vacature statutair functieomschrijving
stafmedewerker:
vacantverklaring
en
goedkeuring
DE RAAD, Gelet op de goedgekeurde personeelsformatie, dd. 17 april 2013; Aangezien de huidige OCMW-secretaris op 01 augustus 2013 met pensioen gaat en de gemeentesecretaris dan ook OCMW-secretaris wordt; Aangezien er in de personeelsformatie van het OCMW een nieuwe voltijdse statutaire functie stafmedewerker voorzien is; Gelet op de voorliggende functieomschrijving; Overwegende dat deze functie dringend dient ingevuld te worden en bijgevolg wordt voorgesteld om deze vacature onmiddellijk bekend te maken door publicatie in de Streekkrant, de Zondagkrant en op de website van de gemeente en het OCMW; Gelet op het voorstel om deze zeer belangrijke functie in te vullen via een aanwervingprocedure waaraan uiteraard ook interne personeelsleden kunnen deelnemen; Gelet op de bepalingen vervat in titel II van deel 2 van de rechtspositieregeling; Na beraadslaging; Met eenparigheid, BESLUIT: Artikel 1. De voorliggende functieomschrijving “Stafmedewerker A1a-A3a” wordt goedgekeurd. Art.2. De hieronder vermelde statutaire voltijdse betrekking wordt vanaf 01 juli 2013 vacant verklaard: - Stafmedewerker A1a-A3a. Art.3. Deze vacature wordt bekend gemaakt via een advertentie in een plaatselijke krant, op de website van de gemeente en het OCMW alsook in het gemeentelijk infoblad. Art.4. Na een proefperiode van 1 jaar en mits een gunstige evaluatie wordt er via een statutaire benoeming een contract van onbepaalde duur aangeboden. De verdere organisatie van de selectieprocedure zal gebeuren door de voorzitter en de raad overeenkomstig de bepalingen vervat in titel II van deel 2 van de rechtspositieregeling van het OCMW van Hoegaarden. Art.5. Er wordt beslist dat de selectie zal gebeuren via een aanwervingprocedure en dat deze uit 3 delen zal bestaan, nl. een schriftelijk gedeelte dat gescoord wordt op 50 punten, een mondeling gedeelte dat eveneens gescoord wordt op 50 punten en een
assessment gedeelte dat enkel adviserend/richtinggevend zal zijn en dat uitgevoerd zal worden door een erkend extern selectiebureau. Art.6. De aanwervingvoorwaarden worden als volgt bepaald: Stafmedewerker FUNCTIE: Adviseren en ondersteunen van de secretaris, instaan voor de permanente verbetering van de werkingprocessen binnen de gehele organisatie van het lokale bestuur (gemeente en OCMW) FUNCTIEWAARDERING: A1a-A3a TE BEGEVEN VOLGENS: aanwerving FORMELE VEREISTEN BIJ AANWERVING: Houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot een betrekking van niveau A (HOLT licentiaat/master of gelijkgesteld) en over minimaal 5 jaar relevante beroepservaring beschikken. EXAMENPROGRAMMA’S EN SAMENSTELLING SELECTIECOMMISSIE EXAMENPROGRAMMA:
Punten
Schriftelijk gedeelte Proeven : Ondermeer het uitwerken van 1 of meerdere cases Een schriftelijke proef over de kennis van vakken, gekozen volgens de aard van de te begeven betrekking .
50
Mondeling gedeelte Proeven: Evaluatie van de maturiteit, de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten, de relevante ervaring, de motivatie en de interesse voor het werkterrein, aan de hand van een gesprek waarin ook de leidinggevende capaciteiten worden getest
50
Totaal
100
Assessment gedeelte (enkel richtinggevend/adviserend) Proeven: Capacitaire proeven, persoonlijkheidsvragenlijsten, criteriumgericht interview, interactieoefening leidinggevend rollenspel, analyse- en presentatieoefening en/of andere proeven die weerhouden worden na een voorbereidend gesprek met de vertegenwoordigers van Jobpunt Vlaanderen Om geslaagd te zijn moeten de kandidaten 60 % van de punten behalen op het schriftelijk en het mondeling examengedeelte. Samenstelling van de selectiecommissie - 1 deskundige werkzaam in een lokaal bestuur; - 2 externe deskundigen. Assessment center
- wordt aangeduid op voorstel van Jobpunt Vlaanderen, de organisatie waarvan OCMW Hoegaarden vennoot is Art.7. Een korte samenvatting van dit besluit zal via een overzichtslijst overgemaakt worden aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de heer Provinciegouverneur. 7.
Vacature contractueel deskundige personeel en secretariaat: vacant verklaring
DE RAAD, Gelet op de goedgekeurde personeelsformatie, dd 17 april 2013; Gelet op de organisatie van een gemeenschappelijk dienst personeelszaken voor gemeente en OCMW; Gelet op de nood aan een personeelslid ter ondersteuning van de secretaris en de stafmedewerker op het vlak van secretariaat, notulenbeheer en archivering; Gelet op het voorstel om een vacature te plaatsen in De Zondag en De Streekkrant en de vacature ook te publiceren op de website van de gemeente en het OCMW alsook in het gemeentelijk infoblad; Gelet op het voorstel om deze belangrijke functie in te vullen via een aanwervingprocedure waaraan uiteraard ook interne personeelsleden kunnen deelnemen; Gelet op de bepalingen vervat in titel II van deel 2 van de rechtspositieregeling; Na beraadslaging; Met eenparigheid, BESLUIT: Artikel 1. De deeltijdse 30,4/38 contractuele betrekking deskundige personeel en secretariaat wordt vacant verklaard met ingang vanaf 01 juli 2013. Art. 2. Deze vacature wordt bekend gemaakt via een advertentie in een plaatselijke krant, op de website van de gemeente en het OCMW alsook in het gemeentelijk infoblad. Art. 3. Na de proefperiode en mits een gunstige evaluatie wordt er een contract van onbepaalde duur aangeboden. De verdere organisatie van de selectieprocedure zal gebeuren door de voorzitter en de raad overeenkomstig de bepalingen vervat in titel II van deel 2 van de rechtspositieregeling van het OCMW van Hoegaarden. Art. 4. Er wordt beslist dat de selectie zal gebeuren via een aanwervingprocedure en dat deze uit 2 delen zal bestaan, nl. een schriftelijk gedeelte dat gescoord wordt op 50 punten en een mondeling gedeelte dat eveneens gescoord wordt op 50 punten. Art. 5. De aanwervingvoorwaarden worden als volgt bepaald: Deskundige personeelszaken en secretariaat FUNCTIE: De deskundige verzorgt de algemene administratie en verzorgt de dagelijkse personeelsadministratie in al haar facetten (gemeente en OCMW) FUNCTIEWAARDERING: B1-B3 TE BEGEVEN VOLGENS: aanwerving FORMELE VEREISTEN BIJ AANWERVING: Houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot een betrekking van niveau B (HOKT graduaat/bachelor of gelijkgesteld)
EXAMENPROGRAMMA’S EN SAMENSTELLING SELECTIECOMMISSIE EXAMENPROGRAMMA: Schriftelijk gedeelte Een schriftelijke proef over de kennis van vakken, gekozen volgens de aard van de te begeven betrekking . Mondeling gedeelte Proeven: Aan de hand van een gesprek wordt de maturiteit, de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten, de relevante ervaring, de motivatie en de interesse voor het werkterrein, de benodigde vaardigheden/competenties getest. Totaal
Punten 50
50
100
Om geslaagd te zijn moeten de kandidaten 60 % van de punten behalen op elk examengedeelte afzonderlijk. Samenstelling van de selectiecommissie - 3 deskundigen werkzaam in een lokaal bestuur (intern of extern); Art.6. Een korte samenvatting van dit besluit wordt via een overzichtslijst overgemaakt aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de heer Provinciegouverneur. 8.
Aankoop PC’s en software: keuze van de gunningwijze
DE RAAD, Gelet op het OCMWdecreet van 19.12.2008, art. 52, 161 en 162; Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, inzonderheid artikel 17, §2, 1°, a; Gelet op het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, inzonderheid artikel 120 eerste lid; Gelet op het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, inzonderheid artikel 3 §3; Overwegende dat het nodig is een opdracht te gunnen met als voorwerp de levering van de goederen waarvan sprake in artikel 1; Gelet op het voorliggende lastenkohier ‘Computerconfiguraties ten behoeve van het OCMW Hoegaarden’, opgesteld door Jan Hacour, verantwoordelijke voor informatica binnen de gemeente en het OCMW van Hoegaarden; Overwegende dat het geraamd bedrag ongeveer 5000 euro incl. 21% BTW bedraagt;
Overwegende dat er voldoende krediet ingeschreven is op het investeringsbudget 100/240100 ‘Administratie: vervanging PC’s - hardware’ en het investeringsbudget 100/211000 ‘Administratie: vervanging PC’s - software en licenties’; Na beraadslaging; Met eenparigheid, BESLUIT: Artikel 1. Er zal een opdracht worden gegund - waarvan het geraamd bedrag ongeveer 5.000 euro incl. 21% BTW bedraagt - met als voorwerp het leveren en installeren van: 4 personal computers met systeemsoftware, waarvan 3 ten behoeve van de algemene administratie van het OCMW en 1 ten behoeve van het het WZC Villa Hugardis, zoals beschreven in het lastenkohier ‘Computerconfiguraties ten behoeve van het OCMW Hoegaarden’ Art.2. De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmakingregels bij de aanvang van de procedure. Er zullen 5 leveranciers geraadpleegd worden, met name: Nelissen Comp&Com, Tienen, V M computers Tienen; Schaubroeck nv Nazareth; Hard&Soft Hoegaarden en Cipal uit Geel; Art.3. De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gefinancierd worden via: Investeringsbudget 100/240100 ‘Administratie: vervanging PC’s - hardware’’ Investeringsbudget 100/211000 ‘Administratie: vervanging PC’s - software en licenties’ Art.4: Een korte samenvatting van dit besluit zal via een overzichtslijst overgemaakt worden aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de Heer Provinciegouverneur. 9.
Oprichting van een Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst (*)
DE RAAD, Neemt kennis van het door raadslid Johny Stiers uitgeschreven agendapunt en aanhoort zijn toelichting; Gelet op het voorstel van de voorzitter om de bespreking ten gronde van dit agenda te verdagen naar de volgende raadzitting om zodoende de kans te hebben om de betrokken personeelsleden van het OCMW hun mening te kunnen horen; Na beraadslaging; Met eenparigheid, BESLUIT: Artikel 1. Dit agendapunt wordt verdaagd naar de volgende raadzitting. Art.2. Een korte samenvatting van dit besluit wordt via een overzichtslijst bezorgd aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de Heer Provinciegouverneur.
