Raad voor Maatschappelijk Welzijn Toelichting
Zitting van 20 april 2016
OPENBARE ZITTING Verslag vorige zitting 1 2016_RMW_0003 8
Verslag open zitting van 16 maart 2016 - Goedkeuring
Het verslag van de vorige zitting wordt ter goedkeuring voorgelegd.
Algemeen Bestuur Onthaal en Administratie 2 2016_RMW_0004 1
Beslissingen secretaris open zitting - Aktename
De secretaris nam beslissingen op volgende data : 11/03/2016, 18/03/2016, 25/03/2016, 01/04/2016, 08/04/2016
Personeel en Organisatie 3 2016_RMW_0005 3
Vernieuwen serverinfrastructuur OCMW, met back-up oplossing voor OCMW en gemeente - lastvoorwaarden en gunning - Goedkeuring
OCMW en Gemeente beschikken momenteel over een serverinfrastructuur die aan vernieuwing toe is. De noodzaak voor het vervangen van de huidige servers heeft te maken met de leeftijd van de servers en het gebrek aan systeem- en dataschijfruimte op de bestaande servers. Sommige toepassingen zoals de notulensoftware, HR tool en toepassingen voor de financiële dienst, tijdsregistratie, … worden gemeenschappelijk gebruikt door medewerkers van OCMW en gemeentebestuur. We moeten ook steeds meer rekening houden met een alsmaar groeiende dataomvang. In dat kader is het interessant om er voor te zorgen dat we in de toekomst een gedeelde infrastructuur bekomen voor OCMW en gemeente. Het netwerk van OCMW en gemeente is momenteel nog gescheiden. Dit betekent dat ieder in zijn eigen domein werkt. De uiteindelijke bedoeling is om de ICT omgeving van zowel het gemeentebestuur als het OCMW te integreren met elkaar door de migratie naar 1 domein. In eerste fase willen we de infrastructuur vernieuwen in het woonzorgcentrum. Het woonzorgcentrum heeft immers nood aan een nieuwe Windows Server om van start te kunnen gaan met het nieuwe mobiele zorgdossier van Corilius. Dit kan niet op de bestaande infrastructuur vermits de bestaande OS versies verouderd zijn en de server te licht is voor een upgrade.
1/5
Het OCMW blijft in de beginfase op haar eigen domein draaien. Hierbij blijft de data op de lokale server staan. De mogelijkheid kan voorzien worden om een server te migreren naar de serverinfrastructuur in de gemeente. Mede doordat het merendeel van het personeel zich op die site bevindt én de link OCMW/Gemeente over een straalverbinding verloopt. In een tweede fase dient dan enkel binnen de Gemeente nog voorzien te worden in een nieuwe server om een volledig redundant systeem te bekomen. Om de eerste fase te realiseren, wordt volgende vernieuwing voorgesteld alsook de geraamde services voor installatie en configuratie:
een nieuwe ESX server voor het WZC waarnaartoe de huidige server gemigreerd wordt en waarbij de nieuwe Windows server voor het mobiele zorgdossier terecht komt.
een bijkomende ESX server zal zowel dienst doen als applicatie server als back-upserver zodat replicatie tussen site WZC/OCMW en Gemeente mogelijk wordt in de toekomst).
stroombeveiliging via UPS op beide servers benodigde licenties en systeemsoftware (Windows, SQL, VM Ware, Veeam back-up) Leven Sociale dienst 4 2016_RMW_0004 6
Koninklijk besluit socio-culturele participatie Kennisneming
Het koninklijk besluit voor de verdeling van de middelen ter bevordering van de participatie en maatschappelijke activering van gebruikers van het OCMW kent volgende middelen toe aan OCMW Langemark - Poelkapelle voor 2016: - socio-culturele participatie: 2.423 euro - kinderarmoede: 1.615 euro
5
2016_RMW_0004 7
Wijziging reglement steunbarema: ten laste name kosten afnamerekening - Goedkeuring
Belfius rekent vanaf 1 juli 2016 per maand 2,35 euro kosten aan voor de afnamerekening, de zichtrekening voor budgetbeheercliënten, die tot op heden gratis is. De budgetrekening zelf, die beheerd wordt door het OCMW, kost de cliënt op heden reeds 0,87 euro. De sociale dienst stelt voor om de kosten ten laste te nemen voor wie in aanmerking komt voor het steunbarema.
6
2016_RMW_0004 8
Organisatie speelstraat Nieuwplaats Poelkapelle en gezinswandeling - Kennisneming
Op woensdag 18 mei 2016 organiseert de sociale dienst in samenwerking met de jeugddienst, sportdienst, bibliotheek en BKO een speelstraat in de Nieuwplaats te Poelkapelle in het teken van de Week van de Opvoeding. Op zondag 22 mei 2016 werkt de sociale dienst mee aan een gezinswandeling in Heuvelland, eveneens in teken van de Week van de Opvoeding. Beide initiatieven werden uitgewerkt onder impuls van Huis van het Kind.
2/5
7
2016_RMW_0005 2
Vernieuwen buitenschrijnwerk van LOI - gunning Goedkeuring
De OCMW-raad keurde op 16 maart 2016 het bestek en de lastvoorwaarden goed voor het vernieuwen van het buitenschrijnwerk voor het LOI, Poelkapellestraat 65. Er werd 1 offerte ontvangen. Er wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen aan de enige aanbieder.
Thuishulp De Wissel 8 2016_RMW_0003 7
Dienstencheque onderneming Thuishulp De Wissel: Aanpassen gebruikersreglement - Goedkeuring
De betaling van de geleverde prestaties in de dienstencheque onderneming Thuishulp De Wissel gebeurt aan de hand van dienstencheques. Om te vermijden dat er grote achterstallen in betalingen zouden ontstaan, wenst de dienst Thuishulp volgende maatregel in het gebruikersreglement in te voeren :
na 12 niet betaalde dienstencheques, de poetshulp opschorten Na betaling van deze tekorten wordt de poetshulp bij betrokken klant opnieuw opgestart. Met betrekking punt 9 "geplande hulp afzeggen" wordt voorgesteld om de zin "Indien de thuiszorgmedewerkers voor een gesloten deur staat en/of de klant afwezig is zonder tijdig verwittigd te hebben kan de dienst beslissen om de geplande uren aan te rekenen (via facturatie)" aan te passen naar "Indien de thuiszorgmedewerkers voor een gesloten deur staat en/of de klant afwezig is zonder tijdig verwittigd te hebben, wordt door de dienst beslist om de geplande uren aan te rekenen via facturatie".
Kinderopvang 9 2016_RMW_0004 4
Leveren van tussendoortjes en vieruurtjes voor de BKO gunning - Goedkeuring
De OCMW-raad keurde op 17 februari 2016 het bestek en de lastvoorwaarden goed voor het leveren van tussendoortjes voor de BKO. Er werden 2 offertes ontvangen. Na onderzoek van de offertes en na onderhandeling (voor sommige posten werd de vermoedelijke hoeveelheid te hoog ingeschat en werd deze verlaagd) wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen aan Solucious nv van Halle tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte. De opdracht wordt afgesloten voor een periode van 4 jaar.
10
2016_RMW_0005 0
Addendum bij de akte tot vestiging van een erfpachtrecht voor de pastorie met tuin, gelegen Brugseweg 40 sectie F, deel van nummer 63D d.d. 20 september 2005 Goedkeuring
Om te kunnen voldoen aan de huidige opvangnood in de buitenschoolse opvang van Sint-Juliaan en tevens te voldoen aan de erkenningsvoorwaarden moet een capaciteitsuitbreiding gerealiseerd
3/5
worden van 9 kinderen. In de OCMWraad van 16 maart werd beslist om de huidige opvang uit te breiden met containerunits. Tussen de kerkfabriek Sint-Juliaan, het College van Burgemeester en Scepenen en de OCMWraad wordt een overeenkomst afgesloten voor de werken aan de pastorie van Sint-Juliaan en omgeving. In een bijeenkomst van 15 maart 2016 werden een aantal afspraken gemaakt. Binnen deze afspraken wordt de inzet gevraagd van de gemeentelijke technische diensten.
Woonzorgcentrum Woonzorgcentrum 11 2016_RMW_0003 6
Onderhoudscontract reinigen vetput keuken Goedkeuring
De keuken van het woonzorgcentrum is uitgerust met een vetput. Een regelmatige lediging is noodzakelijk. Het is wenselijk hiervoor een onderhoudscontract af te sluiten.
12
2016_RMW_0004 3
Bouwen assistentiewoningen - Coördinatie- en begeleidingsopdracht voor het ontwerpen en bouwen van 30 assistentiewoningen (2 fasen van telkens 15 woningen) - lastvoorwaarden en gunningswijze Goedkeuring
In 2015 werd er grond aangekocht om assistentiewoningen te bouwen. Tijdens de OCMW-raad van 17 februari 2016 werd voorgesteld om het bestuur te laten begeleiden tijdens de ontwerp- en bouwfase. Financiering Wij hebben in 2014, in kader van de uitbreiding van het woonzorgcentrum, de laatste factuur ontvangen van Licence to Build (93.936,51 euro). In onze overeenkomst staat dat hun opdracht geschorst wordt zolang er geen definitieve goedkeuring is door VIPA. Van het budget dat we voorzien hadden voor de uitbreiding van het woonzorgcentrum is er op vandaag nog 428.563,44 euro beschikbaar. Wij kregen de melding dat de voorlopige erkenningen voor eind 2020 niet zullen omgezet worden in definitieve erkenningen. Het VIPA-dossier hangt hieraan vast. De resterende middelen kunnen aangewend worden voor de bouw van assistentiewoningen. Zodoende kunnen we hiermee aan de slag voor de aanstelling van een architect en een bureau die de coördinatie op zich neemt. Het voorziene budget werd ook gebruikt om de grond (77.500 euro) aan te kopen. Op vandaag zijn er voor de bouw van de woningen geen middelen voorzien in de meerjarenplanning. De nodige middelen zullen worden voorzien in de eerstvolgende wijziging van het meerjarenplan Opvolging We wensen ons te laten begeleiden tijdens de ontwerp- en bouwfase van de assistentiewoningen. Het bestuur heeft op vandaag niet genoeg menselijke capaciteit om de opvolging van de bouwwerken op zich te nemen. Intern wensen we ons te focussen op de organisatie van de zorg en facilitaire diensten en de verkoop van de woningen. De opdracht gaat om adviesverlening. Het bestuur blijft steeds de regie in handen houden. Om een projectcoördinator aan te stellen dient een open offertevraag te gebeuren. In bijlage vindt u het bestek.
4/5
13
2016_RMW_0004 5
Verval voorafgaande vergunning dagverzorgingscentrum - Kennisneming
De administrateur-generaal verleende het OCMW op 26 februari 2013 een voorafgaande vergunning voor de bouw van een dagverzorgingscentrum. Binnen de 3 jaar moest een stedenbouwkundige vergunning worden voorgelegd. Door het uitstel van de uitbreiding van het woonzorgcentrum is er geen stedenbouwkundige vergunning aangevraagd, waardoor de voorafgaande vergunning vervalt. Het agentschap zorg en gezondheid bracht ons hiervan schriftelijk op de hoogte.
Vragen en antwoord 14 2016_RMW_0005 6
Vragen en antwoord - Aktename
5/5
