NetLib Sz 21 Integrált Könyvtári Rendszer. Felhasználói kézikönyv

NetLib | Sz 21 Integrált Könyvtári Rendszer Felhasználói kézikönyv

Szilágyi Loránd – Lévai Gábor – Büki Balázs

NetLib | Sz 21 Integrált Könyvtári Rendszer Felhasználói kézikönyv

Budapest, NetLib Kft., 2007.

A borítót tervezte: Benkı Tibor (www.kreo.hu)

Copyright©2007. NetLib Kft.

ISBN 978-963-06-2539-5

www.netlib.hu

Elıszó Örömmel nyújtjuk át most a NetLib | Sz-21 Integrált Könyvtári Rendszer 6-os verziójához tartozó felhasználói kézikönyvet. Az elmúlt egy évben – mialatt a 6-os verzión dolgoztunk, és persze korábban is – sokszor, sokan mondták el véleményüket, fogalmazták meg kéréseiket, igényeiket a programmal kapcsolatban. Igyekeztünk és továbbra is igyekszünk véleményüket meghallgatni, ötleteiket bedolgozni a programba, hogy a legkisebb egyfelhasználós rendszertıl kezdve a legnagyobb megyei könyvtárakban futó rendszerekig minden felhasználó megelégedéssel tudja használni a programot. Várjuk kéréseiket, megjegyzéseiket az alábbi elérhetıségeken: Honlap: www.netlib.hu E-mail: [email protected] Tel., fax: (06) 1 / 422-04-80 Mobil: (06) 20 / 324-37-02 Ügyfélszolgálati idı: Hétfı, szerda: 9.00-tól 17.00-ig Péntek: 9.00-tól 13.00-ig.

A NetLib csapata: Szilágyi Loránd, Lévai Gábor, Bata-Király Edina és Büki Balázs

5

www.netlib.hu

Hogyan is álljunk neki? (Nem kell félni!) Ez a fejezet azoknak szól, akik most ismerkednek a rendszerrel, de kicsit bonyolultnak, áttekinthetetlennek találják elsı látásra. Gyakorlati példákból kindulva, képernyıképekkel illusztrálva végigmegyünk egy-egy alapfolyamaton, és bemutatjuk, mikor hova kell kattintani, illetve hová mit kell beírni az adott feladat sikeres elvégzéséhez. Az alábbi egyszerő feladatokra térünk ki: • Egykötetes könyv rögzítése MNB háttéradatbázis-támogatással • Egyszerő keresés a Keresı segítségével

Egykötetes könyv feldolgozása MNB adatbázis támogatással Indítsuk el a Szikla programot, gépeljük be a felhasználói azonosítót és a jelszót. Kezünkben van Szabó Magda Abigél címő egykötetes regénye. Ebbıl következik, hogy az „Adatbevitel/Könyv/Egykötetes” adatbeviteli őrlapot kell megnyitnunk az alábbiak szerint:

6

www.netlib.hu Az üres őrlap a következıképpen néz ki:

Most kattintsunk az „Adatbázis” menüpontra, mert az őrlapot a könyv adataival nem egyedül akarjuk kitölteni, hanem az MNB adatbázist fogjuk segítségül hívni:

A „Fıcím” mezıbe írjuk be a regény címét: Abigél. A kis ablakban megjelenik, hogy 13 db Abigél fıcímő dokumentum van az MNB-ben, 7

www.netlib.hu hátul pedig az őrlap kitöltıdik az elsı dokumentum adataival. Mivel a mi kezünkben is a 4. kiadás van, csak az „I” gombra kell kattintanunk (A „I” azt jelenti: „Igen, ez az a dokumentum, amit a kezemben tartok”. Ha az „N”-re kattintunk, az azt jelenti: „Nem, ez nem pontosan az a leírás, amit keresek, de sok adat egyezik, ezért szeretnék ezzel a leírással tovább dolgozni.”)

8

www.netlib.hu Az őrlap bizonyos adatmezıi kék színőre változtak, azok nem módosíthatók, viszont a sárga mezık adataival most kibıvíthetjük a leírást.

9

www.netlib.hu Ha elkészültünk a kötetleírással, a „Rögzítés” gombbal léphetünk tovább a példányadatok őrlapjára:

A „Példányadat őrlapon” a leltári szám kitöltése kötelezı. A többi mezı kitöltése opcionális. Ha a leltári szám mezıbe egy kérdıjelet írunk, a gép automatikusan kiosztja a következı leltári számot. Ha a „Rögzítés” gombra kattintunk, a rendszer eltárolja a példányinformációkat is, majd egy üzenetet küld a kiosztott leltári számról. (Új dokumentum esetén járható ez az út, korábban beleltározott kötet esetében a már meglevı leltári számon való eltárolásról értesít a program.)

10

www.netlib.hu

Ha az „OK” gombra való kattintással elfogadjuk a rögzítés tényét, két irányba léphetünk tovább; ha az adott kötetbıl további példányokat kívánunk rögzíteni, ezt megtehetjük a megnyíló új őrlapon, ha pedig egy másik kötet feldolgozását kezdenénk meg, a „Bezár” menüpontra kattintva egy üres kötetőrlapot kapunk.

11

www.netlib.hu

Egyszerő keresés A Szikla keresıje a fıképernyı menüsorából indítható. Egyfelhasználós esetben a rendszer felajánlja a keresıadatbázis frissítést.

Attól függıen, hogy mikor rögzítettünk új adatokat az „Adatbevitel” menüben, válaszolhatunk igennel és nemmel is. Igen válasz esetén a keresıadatbázis 20-60 másodperc alatt frissül, az állomány nagyságától függıen. Többfelhasználós esetben a fenti kérdés nem jelenik meg, a keresıadatbázis frissítését a rendszergazda, vagy egy kijelölt könyvtáros karbantartás üzemmódban végzi el. A megnyíló keresıablak három logikai részre bontható:

12

www.netlib.hu A legfelül található mezıkben a keresés feltételeit lehet beállítani (adatbázis, dokumentumtípus, keresési szempont, ill. csonkolás, ékezet nélküli keresés, stb.) Az ablak középsı részében lehet a keresıkérdést beírni. A beírást segédlisták támogatják. A keresıablak alsó részére kerülnek a találati halmazok, amelyek egy adott keresés lefuttatása után képzıdnek. A találati halmazok listája az eddig lefuttatott keresések találati halmazait tartalmazza. A találati lista elemei között halmazmőveleteket lehet elvégezni, ezt nevezzük összetett keresésnek.

Egy keresés indításához minimálisan a következıket kell tennünk: Meg kell adnunk egy keresési szempontot. Általában a „fıcím” vagy a „minden szerzı” beállítást szoktuk választani, most is a „fıcím”-et adtuk meg. Ezután be kell írnunk a keresendı adatot, jelen esetben a könyv fıcímét: Abigél

13

www.netlib.hu A keresés lefuttatásához a „Keres” gombra kell kattintanunk. A találati halmazok listájában rögtön megjelenik az elsı találati halmaz: 2 ilyen fıcímő dokumentumot talált a rendszer az adatbázisunkban. Most választhatunk: Ha a „Megjelenít” gombra kattintunk, a találati halmaz egybıl megjelenik egy külön ablakban, méghozzá az alapértelmezett (cédula-) formátumban:

14

www.netlib.hu Ha azonban a „Beállít” --> „Megjelenít” gombra kattintunk, elıször megnyílik egy úgynevezett „Megjelenítési beállítások” ablak. Itt egy adott találati halmaz megjelenítési módját és a megjelenítési mód paramétereit állíthatjuk be. Itt válasszuk a „Táblázat” rádiógombot:

A táblázatos megjelenítési mód egy másik hatékony eszköz keresésünk eredményének megtekintéséhez. Itt a találati halmazok rendezésére is lehetıség van az oszlopcímekre kattintva:

Ha az elsı lépésekhez bátorságot adott ez a fejezet, már nem nehéz apránként továbblépni, és felfedezni a program szerteágazó tulajdonságait és funkcióit.

15

www.netlib.hu

Minimális hardver és operációs rendszer követelmény • • • • • • • •

Pentium III 600 MHz CPU (szerver esetében: függ a munkaállomások számától) 128 MB RAM (szerver esetében: 256 MB) 1 GB szabad HDD kapacitás CD-ROM, magyar billentyőzet, egér VGA és monitor: min. 600*800-as képfelbontás, 16 bites színmélységgel Szünetmentes tápegység (többfelhasználós esetben elég a szerverhez) Használható operációs rendszerek: Windows 2000 vagy Windows XP (a szerver lehet LINUX is!) Nem használható operációs rendszerek: Win95, Win98, WinME.

A program telepítése Egyfelhasználós telepítési útmutató 1.) A telepítı CD-t helyezze be a CD meghajtóba és indítsa el az Setup.exet!

2.) Ha a telepítés sikeresen befejezıdött a SZIKLA indítása elıtt le kell futtatni a

Start menü -> Programok -> Szikla -> Telepítı

nevő programot, és a szerzıdésben található telepítı kód segítségével a Szikla programot mőködıképes állapotba kell hozni. Ezt a mőveletet kizárólag az elsı indítás elıtt kell elvégezni. A telepítı programra a továbbiakban csak akkor lesz szükség, ha az Internetrıl letöltött (vagy postán érkezı) programfrissítést szeretnék használatba venni. 3.) Felhasználók definiálása

16

www.netlib.hu A Szikla programba csak elıre meghatározott személyek léphetnek be. A program mindig tudni akarja, hogy éppen ki dolgozik vele, ezért indulásakor egy felhasználó azonosítót és egy jelszót kér. A fejlesztık feltételezése szerint a rendszernek van egy üzemeltetıje, a szakmában megszokott elnevezések alapján legyen İ a rendszergazda. A legtöbb könyvtárban a mi szóhasználatunk szerinti rendszergazda az intézmény igazgatója, vagy az általa megbízott könyvtárvezetı. A rendszergazda hatáskörébe tartozik, hogy a program számára értelmezhetı bejelentkezési formákat definiáljon, azaz a rendszergazda feladata, hogy könyvtárosainak felhasználó azonosítót, jelszót és ehhez tartozó jogosultságokat adjon. A rendszernek része tehát egy felhasználó kezelı program (felh_kezelo.exe), amelyet kizárólag a rendszergazdának van joga futtatni: Start menü -> Programok -> Szikla -> Felhasználó kezelı A felhasználó kezelı program csak a rendszergazda jelszavával indul. A rendszergazda alapértelmezett jelszava a "jelszó", amit a rendszergazdának célszerő rögtön az elsı indítás során megváltoztatnia, hogy fenntartsa rendszergazdai jogkörének kizárólagosságát! A rendszergazdai jelszót is a felhasználó kezelı programmal lehet megváltoztatni. A programba ettıl kezdve csak azon személyek léphetnek be, akik a rendszergazdától erre jogosultságot szereztek. A rendszergazda engedélyezhet ill. korlátozhat bizonyos tevékenységeket a könyvtáros munkakörének megfelelıen. A rendszergazda saját azonosítójával: „rendszergazda” és jelszavával: „jelszó” beléphet a Szikla programba is, és ott korlátozások nélkül dolgozhat (tehát önmagának szükségtelen jogosultságot kreálnia). Megjegyezzük, hogy iskolai könyvtárakban ill. azokban az intézményekben, ahol csak egy-két könyvtáros dolgozik, nem érdemes a könyvtárosok jogkörét semmilyen formában sem korlátozni. A tapasztalat azt mutatja, hogy ezeket a lehetıségeket csak nagyobb (specializáltabb vagy hierarchizáltabb) könyvtárak esetében érdemes és fontos kihasználni. Ellenkezı esetben bizonyos tevékenységek elérhetıségének hiánya a könyvtáros mindennapi munkájának eredményességét veszélyezteti. Javasoljuk tehát, hogy a rendszergazda csak abban az esetben korlátozza egy könyvtáros bárminemő jogosultságát, ha az kifejezetten indokolt. A felhasználó kezelı program csak akkor indítható, ha a Szikla program nem fut. 4.) Környezet

17

www.netlib.hu Területi beállítások: Dátum formátum: Idı formátum:

éééé.hh.nn. óó:pp:mm

Megjelenítés tulajdonságai: Felbontás: Szín: Betőméret:

min. 600 x 800 min. 16 bit normál

Többfelhasználós telepítési útmutató Windows 2000 vagy Windows XP alá

18

www.netlib.hu 1.) A telepítı CD-t helyezze be a szerver gép CD meghajtójába és indítsa el a setup.exe-t! 2.) Ha a telepítés sikeresen befejezıdött, el kell indítani a telepito.exe-t: Start menü -> Programok -> Szikla -> Telepítı Ez a program a szerzıdésben található 8-8-4 formátumú telepítı kód segítségével a szikla21.exe -t mőködıképes állapotba hozza. Ezt a mőveletet kizárólag az elsı indítás elıtt kell elvégezni. A telepítı programra és kódra a továbbiakban csak akkor lesz szükség, ha az Internetrıl letöltött (vagy postán érkezı) programfrissítéseket szeretnék használatba venni. 3.) Kiszolgáló (szerver) komponensek: A Szikla kiszolgáló program két önálló komponensbıl áll: az ún. „read only server”-bıl (=RO) és az ún. „read-write server”-bıl (=RW). A többfelhasználós program csak akkor lesz használható, ha mind a két szerver-komponens elindult. A szerverek akkor tudnak elindulni, ha a hozzájuk tartozó paraméterfájlokat a helyi környezetnek megfelelıen beállítottuk. Mindkét szerver komponenshez tartozik tehát egy-egy konfigurációs paraméterfájl: a „qm_ros_a.fds” és a „qm_rws_a.fds”. A #-kal kezdıdı sorok a megjegyzések, a szerver indulásakor ezeket figyelmen kívül hagyja. Az elsı 8 valódi paramétersort megváltoztatni nem szabad, mert különben a rendszer nem indul el. A szerver program helye: Program Files\Szikla A szerver program neve: Service program: sz21_svc.exe Karakteres (terminál ablakos): sz21_srv.exe Mindkét kiszolgáló komponenst ugyanazzal a programmal kell elindítani más-más paraméterrel.

4.) Beállítandók a qm_ros_a.fds és a qm_rws_a.fds fájlokban

19

www.netlib.hu A „SITE=” kezdető sorokba kell írni a telepítés célkönyvtárát. A „\” jelet a path végére kell tenni! Ezekhez a sorokhoz csak abban az esetben kell nyúlni, ha a program nem a Program Files\Szikla mappában van. A „CADR=” kezdető sorba kell írni az RO ill. az RW szerverek (fix!) IP címét. Az IP cím számait az összes paraméterfájlban számonként 3 karakteren balról nullákkal feltöltve kell beírni! A „ADDR=” kezdető sorba kell írni azon kliensek IP címtartományát akik a szerverre kapcsolódhatnak. A „MASK=” kezdető sorban lehet „maszkolni” a ADDR IP címtartományát. 5.) A kiszolgáló programok melletti kliens program paraméterfájljának beállítása A fájl helye: Program Files\Szikla A fájl neve: sz21_cli.par Beállítandók a sz21_cli.par fájlban: A „SRVR=” kezdető sorba kell írni, hogy milyen üzemmódban akarjuk futtatni a szerver alkalmazásokat: C: terminál ablakos üzemmód S: service üzemmód A „RADR=” kezdető sorba kell írni a RO szerver IP címét A „WADR=” kezdető sorba kell írni a RW szerver IP címét 6.) A kliens program paraméterfájljának beállítása A fájl helye: Program Files\Szikla\Kliens A fájl neve: sz21_cli.par Beállítandók a sz21_cli.par fájlban: A „SRVR=” kezdető sorba ‘N’-et kell írni A „RADR=” kezdető sorba kell írni a RO szerver IP címét A „WADR=” kezdető sorba kell írni a RW szerver IP címét 20

www.netlib.hu

Mindkét sorba a szerver fix IP címét kell írni, számonként 3 karakteren ábrázolva, balról nullákkal feltöltve! (pl.: nem 10.0.0.1, hanem 010.000.000.001, vagy: nem 192.168.1.1, hanem 192.168.001.001) 7.) A munkaállomások telepítése A „Program Files\Szikla\Kliens” mappát egy olyan helyre kell másolni, ahonnan megosztva minden munkaállomás eléri. A munkaállomásokra egy olyan parancsikont kell másolni, amely a kliens mappában lévı szikla21.exe fájlra mutat. A parancsikonban a munkamappa (az indítás helye) a megosztott kliens mappa hálózati címe legyen. 8.) A szerverek indítása A „Program Files\Szikla” mappából indított kliens (=szikla21.exe) automatikusan elindítja a szervereket is. Kézi indítás parancssorból (csak rendkívüli esetben ajánljuk): terminál ablakos: RO: sz21_srv a terminál ablakos: RW: sz21_srv A service: RO: sz21_svc a service: RW: sz21_svc A 9.) A szerverek leállítása Ha az utolsóként kijelentkezı kliens „leállító”-ként, vagy „rendszergazda”-ként volt bejelentkezve, akkor a program rákérdez, hogy a kiszolgálók (=szerverek) tovább fussanak-e. (Rendkívüli leállítás: kill_srv.exe.) 10.) Felhasználók definiálása A Szikla programba csak elıre maghatározott személyek léphetnek be. A program mindig tudni akarja, hogy éppen ki dolgozik vele, ezért indulásakor egy felhasználó azonosítót és egy jelszót kér. A fejlesztık feltételezése szerint a rendszernek van egy üzemeltetıje, a szakmában megszokott elnevezések alapján legyen İ a rendszergazda. A legtöbb könyvtárban a mi szóhasználatunk szerinti rendszergazda az intézmény igazgatója, vagy az általa megbízott könyvtárvezetı. A 21

www.netlib.hu rendszergazda hatáskörébe tartozik, hogy a program számára értelmezhetı bejelentkezési formákat definiáljon, azaz a rendszergazda feladata, hogy könyvtárosainak felhasználó azonosítót, jelszót és ehhez tartozó jogosultságokat adjon. A rendszernek része tehát egy felhasználó kezelı program (felh_kezelo.exe), amelyet kizárólag a rendszergazdának van joga futtatni: Start menü -> Programok -> Szikla -> Felhasználó kezelı A felhasználó kezelı program csak a rendszergazda jelszavával indul. A rendszergazda alapértelmezett jelszava a "jelszó", amit a rendszergazdának célszerő rögtön az elsı indítás során megváltoztatnia, hogy fenntartsa rendszergazdai jogkörének kizárólagosságát! A rendszergazdai jelszót is a felhasználó kezelı programmal lehet megváltoztatni. A programba ettıl kezdve csak azon személyek léphetnek be, akik a rendszergazdától erre jogosultságot szereztek. A rendszergazda engedélyezhet ill. korlátozhat bizonyos tevékenységeket a könyvtáros munkakörének megfelelıen. A rendszergazda saját azonosítójával: „rendszergazda” és jelszavával: „jelszó” beléphet a Szikla programba is, és ott korlátozások nélkül dolgozhat (tehát önmagának szükségtelen jogosultságot kreálnia). Megjegyezzük, hogy iskolai könyvtárakban ill. azokban az intézményekben, ahol csak egy-két könyvtáros dolgozik, nem érdemes a könyvtárosok jogkörét semmilyen formában sem korlátozni. A tapasztalat azt mutatja, hogy ezeket a lehetıségeket csak nagyobb (specializáltabb vagy hierarchizáltabb) könyvtárak esetében érdemes és fontos kihasználni. Ellenkezı esetben bizonyos tevékenységek elérhetıségének hiánya a könyvtáros mindennapi munkájának eredményességét veszélyezteti. Javasoljuk tehát, hogy a rendszergazda csak abban az esetben korlátozza egy könyvtáros bárminemő jogosultságát, ha az kifejezetten indokolt. A felhasználó kezelı program csak akkor indítható, ha a kiszolgálók sem futnak! Van egy foglalt felhasználó azonosító név, amelynek használatakor a bejelentkezınek a rendszergazda által meghatározott jogkörökön kívül van valamilyen további jogosultsága is: karbantartó :Ha a szerver géprıl, a telepítéskori célmappából (tehát nem valamelyik kliens-bıl) indítjuk a programot és karbantartóként jelentkezünk be, akkor a program (a rendszergazdai bejelentkezéshez hasonlóan) 22

www.netlib.hu felkínálja a nem normál üzemmódot (=karbantartás) üzemmódot is, amely esetben elindíthatjuk az Egyéb -> karbantartás menüpontban található mőveleteket. 11.) Környezet Területi beállítások: Dátum formátum: Idı formátum:

éééé.hh.nn. óó:pp:mm

Megjelenítés tulajdonságai: Felbontás: Szín: Betőméret:

min. 600 x 800 min. 16 bit normál

23

www.netlib.hu

Többfelhasználós telepítési útmutató Linux szerverre A szerver telepítése 1.) A CD-n található „home_szikla21” mappa tartalmát be kell másolni a „/home/szikla21” mappába. 2.) A CD-n található „etc_szikla21” mappa tartalmát be kell másolni a „/etc/szikla21” mappába. 3.) A szerver (kiszolgáló) komponensek A Szikla szerver két komponensbıl áll: az ún. „read only server”-bıl (=RO) és az ún. „read-write server”-bıl (=RW). A hálózatos Szikla csak akkor lesz használható, ha mind a két szerver-komponens elindult. A szerverek akkor tudnak elindulni, ha a hozzájuk tartozó paraméterfájlokat a helyi környezetnek megfelelıen beállítottuk. Mindkét szerverhez tartozik tehát egy-egy konfigurációs paraméterfájl: a „qm_ros_a.fds” és a „qm_rws_a.fds”. Ezek a fájlok a „/etc/szikla21/fds” mappában találhatók. A #-kal kezdıdı sorok a megjegyzések, a szerver induláskor ezeket figyelmen kívül hagyja. Az elsı 8 valódi paramétersort megváltoztatni nem szabad, mert különben a rendszer nem indul el. 4.) Beállítandók a qm_ros_a.fds és a qm_rws_a.fds fájlokban A „CADR=” kezdető sorba kell írni az RO ill. az RW szerverek (fix!) IP címét. Az IP cím számait az összes paraméterfájlban számonként 3 karakteren balról nullákkal feltöltve kell beírni! (pl.: nem 10.0.0.1, hanem 010.000.000.001, vagy: nem 192.168.1.1, hanem 192.168.001.001) A „ADDR=” kezdető sorba kell írni azon kliensek IP címtartományát, amelyek a szerverre kapcsolódhatnak. A „MASK=” kezdető sorban lehet „maszkolni” a ADDR IP címtartományát. A „SDIR=”” kezdető sorban kell a biztonsági mentések helyét meghatározni.

24

www.netlib.hu 5.) A szerverek indítása A démonokat az „/etc/szikla21/bin/start” batch programmal tudjuk elindítani. A sikeres indítás után a „/etc/szikla21/lck” mappában megjelenik két fájl. A sikertelen indítás okát „/etc/szikla21/log” mappában található fájlokból vizsgálhatjuk. 6.) A szerverek leállítása Az utolsóként kijelentkezı (és leállítási jogosultsággal rendelkezı) kliens program felajánlja a kiszolgáló szerverek leállítását is. A munkaállomások telepítése 7.) A CD-n található KLIENS mappát egy olyan helyre kell másolni, ahonnan megosztva minden munkaállomás eléri. A munkaállomásokra egy olyan parancsikont kell másolni, amely a KLIENS mappában lévı szikla21.exe fájlra mutat. A parancsikonban a munkamappa (az indítás helye) a megosztott KLIENS mappa hálózati címe legyen. 8.) A kliensek paraméterfájljának beállítása A megosztott KLIENS mappában található egy „sz21_cli.par” nevő fájl. Beállítandók a „sz21_cli.par” fájlban: A „RADR=” kezdető sorba kell írni a RO szerver IP címét A „WADR=” kezdető sorba kell írni a RW szerver IP címét Az IP cím számait az összes paraméterfájlban számonként 3 karakteren balról nullákkal feltöltve kell beírni! (pl.: nem 10.0.0.1, hanem 010.000.000.001, vagy: nem 192.168.1.1, hanem 192.168.001.001) 9.) A munkaállomások környezeti beállításai Területi beállítások: Dátum formátum: Idı formátum: Megjelenítés tulajdonságai: Felbontás: Szín: Betőméret:

éééé.hh.nn. óó:pp:mm

min. 600 x 800 min. 16 bit normál

25

www.netlib.hu

10.) Felhasználók definiálása A Szikla programba csak elıre meghatározott személyek léphetnek be. A program mindig tudni akarja, hogy éppen ki dolgozik vele, ezért indulásakor egy felhasználó azonosítót és egy jelszót kér. A fejlesztık feltételezése szerint a rendszernek van egy üzemeltetıje, a szakmában megszokott elnevezések alapján legyen İ a rendszergazda. A legtöbb könyvtárban a mi szóhasználatunk szerinti rendszergazda az intézmény igazgatója, vagy az általa megbízott könyvtárvezetı. A rendszergazda hatáskörébe tartozik, hogy a program számára értelmezhetı bejelentkezési formákat definiáljon, azaz a rendszergazda feladata, hogy a könyvtárosainak felhasználó azonosítót, jelszót és ehhez tartozó jogosultságokat adjon. A rendszernek része tehát egy felhasználó kezelı program („/home/szikla21/felhkez”). A felhasználó kezelı program csak a rendszergazda jelszavával indul. A rendszergazda alapértelmezett jelszava a "jelszó", amit a rendszergazdának célszerő rögtön az elsı indítás során megváltoztatnia, hogy fenntartsa rendszergazdai jogkörének kizárólagosságát! A rendszergazdai jelszót is a felhasználó kezelı programmal lehet megváltoztatni. A programba ettıl kezdve csak azon személyek léphetnek be, akik a rendszergazdától erre jogosultságot szereztek. A rendszergazda engedélyezhet ill. korlátozhat bizonyos tevékenységeket a könyvtáros munkakörének megfelelıen. A rendszergazda saját azonosítójával: „rendszergazda” és jelszavával: „jelszó” beléphet a Szikla programba is, és ott korlátozások nélkül dolgozhat (tehát önmagának szükségtelen jogosultságot kreálnia). Megjegyezzük, hogy iskolai könyvtárakban ill. azokban az intézményekben, ahol csak egy-két könyvtáros dolgozik, nem érdemes a könyvtárosok jogkörét semmilyen formában sem korlátozni. A tapasztalat azt mutatja, hogy ezeket a lehetıségeket csak nagyobb (specializáltabb vagy hierarchizáltabb) könyvtárak esetében érdemes és fontos kihasználni. Ellenkezı esetben bizonyos tevékenységek elérhetıségének hiánya a könyvtáros mindennapi munkájának eredményességét veszélyezteti. Javasoljuk tehát, hogy a rendszergazda csak abban az esetben korlátozza egy könyvtáros bárminemő jogosultságát, ha az kifejezetten indokolt.

26

www.netlib.hu A felhasználó kezelı program csak akkor indítható az adatbázis szerver démonok nem futnak. A felhasználó program neve: „felhkez” Helye: „/home/szikla21” Ha paraméterek nélkül indítjuk el, akkor információkat kapunk a használatról: [root@sziklaszerver /home/szikla21]# ./felhkez Hibas parameter! Hasznalat: felhkez a/d/m/i/l/p a : add d : delete m : modify i : info l : list p : rendszergazdai password csere

Új felhasználó létrehozásakor vagy meglévı módosításakor jogosultságokat adhatunk az „1”-es, jogosultságot megvonhatunk a ’0’-ás számjegyekkel. Pl.: [root@sziklaszerver /home/szikla21]# ./felhkez a Rendszergazda jelszava: jelszó Uj azonosito: Magdi Uj nev: Vargáné Szálas Magdolna Uj jelszo: matyi |-----------adatfelvitel ||----------hozzaferes a tiltott dokumentumokhoz |||---------korlatozasi jogkor ||||--------kereses |||||-------betekintes a nem publikus allomanyba ||||||------rendszerinformaciok lekerdezese |||||||-----kolcsonzes ||||||||----kolcsonzes korlatlan jogkorrel |||||||||---egyeb ||||||||||--kiszolgalo leallitas |||||||||||-kolcsonzesi parameterek beallitasa Uj jogkor: 11111111101 Felirva!

27

www.netlib.hu

Néhány fontos üzemeltetési tanács •

• • • • • • • • • •

28

A számítógép újraindítása vagy lekapcsolása elıtt a Szikla programból szabályosan ki kell lépni. Hálózatos verzió esetén a szerver leállítása vagy újraindítása elıtt a háttérben futó kiszolgálót (service vagy démon alkalmazásokat) is szabályosan – kliensbıl kell leállítani. Az operációs rendszerbıl mindig szabályosan kell kilépni. A programot kizárólag a megfelelı hardver és operációs rendszer környezetben szabad csak futtatni. A vírusfertızés elkerülése érdekében a könyvtári gépeken az Internetet és külsı adathordozókat csak komoly körültekintéssel szabad használni: tőzfal, vírusellenırzı szoftver. A Szikla programot használó gépen minél kevesebb más szoftver legyen telepítve és használva. A Szikla programmal egyidıben más programot ne használjunk A Szikla programot futtató gép (többfelhasználós verzió esetében a szerver) kötelezıen szünetmentes áramforrással legyen biztosítva. A Szikla programból külsı adathordozóra minden nap biztonsági mentést kell készíteni! Ha a program adatbázishibát jelez, a munkát azonnal fel kell függeszteni, mert a sérült adatbázissal történı munka az adatbázis állapotát tovább rontja. A programfrissítéseket folyamatosan le kell tölteni az Internetrıl (www.netlib.hu)! Minden programfrissítés után minden adatbázis újraindexelését és szinkronizálását el kell végezni.

www.netlib.hu

Programfrissítés A 6-os verzió újdonsága az automatikus programfrissítés lehetısége. A Szikla rendszer indításakor a program megnézi, hogy került-e fel újabb verzió a Szikla szerverre. Ha igen, egy üzenetben jelzi, hogy a programfrissítés letölthetı:

Ilyen esetben a következı a teendı: - Egyfelhasználós esetben az „Egyéb/Programfrissítés” menüpontot kell választani. (Egyfelhasználós rendszerben a normál és a karbantartó üzemmód nem különül el.) - Többfelhasználós Windows rendszer esetén karbantartó (kizárólagos, azaz nem normál) üzemmódban kell elindítani a programot, majd így kell az „Egyéb/Programfrissítés” menüpontot választani. A megerısítést kérı kérdésre adott igen válasz után a rendszer letölti és telepíti a programfrissítést, majd elvégzi az indexelést, a szinkronizálást és a kapcsolatrendszer vizsgálatát. Mindezek végeztével, az ENTER billentyő lenyomásával a program újraindul és bejelentkezve folytathatjuk a munkát az új verzióval. Ha külön értesítés nélkül az „Egyéb/Programfrissítés” menüpontot választjuk, az alábbi üzenetet kapjuk:

29

www.netlib.hu

Ilyen módon bizonyosodhatunk meg legkönnyebben arról, hogy a legfrissebb verziót használjuk-e, bátran bezárhatjuk az ablakot a „Nem” gombra való kattintással. Egyedi esetben szükség lehet rá, hogy igennel válaszoljunk, a program felajánlja ezt a lehetıséget, de alapértelmezésben ez felesleges. Linuxos adatbázisszerver esetén az automatikus programfrissítés lehetısége nem áll fenn. A távkarbantartási szolgáltatással rendelkezı könyvtárak esetében a frissítést a Szikla ügyfélszolgálat munkatársai végzik el távolról, egyéb esetben a linuxos szerver rendszergazdájának kell azt elvégeznie. Kérdés esetén az ügyfélszolgálat munkatársaitól telefonos segítséget lehet kérni. Amennyiben a Szikla szervernek nincs internetkapcsolata, vagy az korlátozott, az alább leírt hagyományos módon kell a programfrissítéseket elvégezni. Ilyen esetben a konfigurációkezelıben beállítható, hogy a program ne is próbáljon meg az interneten programfrissítést keresni, mert az idıtúllépésre várakozás lelassítja a program indulását.

Egyfelhasználós esetben • • • • • •

30

A mővelet megkezdése elıtt meg kell gyızıdni, hogy van-e biztonsági mentés! Minden futó programot le kell állítani. Az Internetrıl letöltött „sz21upd.net” fájlt be kell másolni a telepítéskori célkönyvtárba (általában „Program Files\Szikla” vagy „Program Files\Sziren-21" mappába). El kell indítani a „telepito.exe” programot. Ellenırizni kell, hogy a megjelenı ablak címsorában (fölsı kék csíkon) megjelenik-e a „Programfrissítés...” felirat (ha nem, akkor az „sz21upd.net” fájlt nem jó helyre másoltuk). Csupa nagy betővel be kell írni a telepítı kódot (a szerzıdésben megtalálható).

www.netlib.hu • • • •

•

•

A sikeres programfrissítésrıl üzenet érkezik. Ezután a telepítı programból ki kell lépni. El kell indítani a Szikla programot. Az adatbázisokat indexelni kell: Egyéb -> Karbantartás -> Dokumentum adatbázis mőveletek -> Újraindexelés Egyéb -> Karbantartás -> Kölcsönzési adatbázis mőveletek -> Újraindexelés ->…sorba mindhárom adatbázist! Az adatbázisokat szinkronizálni kell: Egyéb -> Kizárólagos mőveletek -> Szinkronizálás Egyéb -> Kizárólagos mőveletek -> Kapcsolatrendszer vizsgálat Kölcsönzés -> Statisztika (fül fönt) -> Szinkronizálás (gomb lent) Azokat a hibákat, amiket a kapcsolatrendszer vizsgálat nem tudott kijavítani, felajánlja törlésre. A törlés után újabb szinkronizálást, majd kapcsolatrendszer ellenırzést érdemes futtatni egészen addig, amíg minden hiba el nem tőnik.

Többfelhasználós programfrissítés Windows szerverrel • • • • • • • • • •

A mőveletet a szerver gépen kell elvégezni. A mővelet megkezdése elıtt meg kell gyızıdni, hogy van-e biztonsági mentés! Minden futó programot le kell állítani. A Szikla rendszer kiszolgálóit is le kell állítani! A kiszolgáló (szerver) az a két „SZ21_SVC.EXE” szolgáltatás (service), amelynek futása a szervergép feladatkezelıjében ellenırizhetı. Az Internetrıl letöltött „sz21upd.net” fájlt be kell másolni a telepítéskori célkönyvtárba (általában „Program Files\Szikla” vagy „Program Files\Sziren-21” mappába). El kell indítani a „telepito.exe” programot. Ellenırizni kell, hogy a megjelenı ablak címsorában (fölsı kék csíkon) megjelenik-e a „Programfrissítés...” felirat (ha nem, akkor az „sz21upd.net” fájlt nem jó helyre másoltuk). Csupa nagy betővel be kell írni a telepítı kódot (a szerzıdésben megtalálható). A sikeres programfrissítésrıl üzenet érkezik. Ezután a telepítı programból ki kell lépni. El kell indítani a „szikla21.exe”-t, rendszergazda-ként kell bejelentkezni, és a karbantartás (=nem normál) üzemmódot kell választani, majd kérni kell az adatbázisok teljes újraindexelését. 31

www.netlib.hu •

•

•

Az adatbázisokat szinkronizálni kell: Egyéb -> Kizárólagos mőveletek -> Szinkronizálás Egyéb -> Kizárólagos mőveletek -> Kapcsolatrendszer vizsgálat Kölcsönzés -> Statisztika -> Szinkronizálás (gomb lent) Azokat a hibákat, amiket a kapcsolatrendszer vizsgálat nem tudott kijavítani, felajánlja törlésre. A törlés után újabb szinkronizálást, majd kapcsolatrendszer ellenırzést érdemes futtatni egészen addig, amíg minden hiba el nem tőnik. Ha a munkaállomások megosztásból látják a kliens programot, akkor a megosztás helyére oda kell másolni az új „szikla21.exe” és az „sz21_a.dll”-t. Ha a kliens program minden munkaállomásra ki volt másolva, akkor a „szikla21.exe”-t és az „sz21_a.dll”-t minden gépre ki kell másolni.

Többfelhasználós programfrissítés LINUX szerverrel • • •

Biztonsági mentést kell készíteni root-ként kell bejelentkezni A kiszolgáló démonokat szabályosan (kliensbıl) le kell állítani, ha ez nem megy, akkor a kill parancsot kell használni. A futó program-komponensek process ID-jai a „/etc/szika21/lck” könyvtárban egy-egy fájlban vannak, így ezeket kiolvasva lehet a kill parancs használatához szükséges process ID-kat kiolvasni pl: tail –f /etc/szikla21/lck/qm_ros_a.lck …12345…
CTRL+C kill 12345 tail –f /etc/szikla21/lck/qm_rws_a.lck …12348…
CTRL+C kill 12348

•

Minden frissítés elıtt le kell tölteni a linux karbantartó csomagot (linux.tgz) és ki kell bontani a „/home/szikla21” mappába. Pl.: gzip –d linux.tgz tar –xf linux.tar

•

32

Le kell tölteni egy programfrissítést (sz21upd.net) és be kell másolni a „/home/szikla21” mappába

www.netlib.hu •

El kell indítani a „/home/szikla21” -ben található „telepito” programot paraméterként a programkönyvtár etc-n belüli helyét megadva, általában így: /telepito szikla21

•

Az újonnan telepített fájlokhoz a telepítı nem ad jogot, így bizonyos alap Linux beállítások esetén az újonnan keletkezett fájloknak jogot kell adni. A megoszott KLIENS mappára és az abba levı temp (ideiglenes) fájlokra írási jogot is kell adni. • Ha a program azt üzeni, hogy a „telepítés sikeresen megtörtént”, akkor el kell indítani a „/home/szikla21”-ben található „indexelo” programot két paraméterrel: elsı paraméterként a program-direktorik etc-n belüli helyét kell megadni második paraméterként egy "0"-t (nullát). Pl.: /indexelo szikla21 0

•

el kell indítani a „szinkronizalo” programot két paraméterrel: elsı paraméterként a program-direktorik etc-n belüli helyét kell megadni második paraméterként pedig egy "0"-t (nullát), vagy "1"-et (egyet) 0: kapcsolatrendszer vizsgálat a hibásak törlése nélkül 1: kapcsolatrendszer vizsgálat a hibásak törlésével. Pl.: /szinkronizalo szikla21 0

•

• •

A hibás rekordokat a program a hierarchikus adatbázisszerkezet miatt csak több (legfeljebb három) lépésben tudja kitörölni, tehát a szinkronizáló programot ’1’-es paraméterrel addig kell futtatni, amíg az ellenırzı már nem mutat hibát. A „/home/szikla21/KLIENS” mappában keletkezı fájlokat át kell másolni a SAMBA megosztás helyére, vagy ki kell másolni a munkaállomásokra. Lehet indítani a kiszolgáló démonokat az „/etc/szikla21/bin/start” batch programmal

33

www.netlib.hu

MNB Adatbázisbıvítés betöltése Ha a Szikla rendszert futtató munkaállomásnak van internetkapcsolata és a tőzfalbeállítások lehetıvé teszik (195.70.50.23:55555), új adatbáziscsomag megjelenésekor a rendszer érzékeli azt és felajánlja az automatikus adatbázis-frissítés lehetıségét:

Az „Igen” gombra való kattintás esetén a program letölti az MNB adatbázis aktuális frissítését. Ez 20-30 percig tarthat, egyfelhasználós esetben addig egy fekete DOS ablakot láthatunk, amit nem szabad bezárni. A „Nem” gombra való kattintás esetén a Szikla szerver elindul, de minden újraindításkor ismét felajánlja az adatbázisfrissítést, amíg azt el nem fogadjuk az „Igen” gombbal. A konfigurációkezelı „Általános” fülén ki kell kapcsolni az adatbázisfrissítések figyelését, amennyiben a Szikla rendszert futtató munkaállomásnak nincs internetkapcsolata, vagy a kapcsolat a tőzfalbeállítás miatt korlátozott, mert a szerver eleve reménytelen keresése miatt a program indulása jelentısen lelassulhat. Ebben az esetben az alábbi, manuális módon kell frissíteni:

Manuális frissítés egyfelhasználós esetben • • •

34

A CSOM_NET.NUV nevő fájlt a „Program Files\Szikla\SZ21AB” mappába kell letölteni, vagy a letöltés után bemásolni. Az Egyéb->Kizárólagos mőveletek->MNB Adatbázis bıvítése menüpontra kell kattintani. A megjelenı (fekete) DOS-ablakot a mővelet befejezıdése elıtt nem szabad bezárni!

www.netlib.hu

Manuális frissítés Windows-alapú többfelhasználós rendszer esetében • •

•

A CSOM_NET.NUV nevő fájlt a szerver gép „Program Files\Szikla\SZ21AB” mappájába kell letölteni, vagy a letöltés után bemásolni. Az Egyéb->Kizárólagos mőveletek->MNB Adatbázis bıvítése menüpontra kell kattintani. Ezt a mőveletet vagy karbantartás (=nem normál) üzemmódban, vagy kizárólagos (egyedüli) kliensként tudjuk végrehajtatni. Ha karbantartás üzemmódban vagyunk, akkor egy (fekete) DOSablak jelenik meg, amelyet a mővelet befejezıdése elıtt nem szabad bezárni!

Manuális frissítés többfelhasználós LINUX-os rendszer esetén • •

A CSOM_NET.NUV nevő fájlt a szerver gépen a „/home/szikla21/SZ21AB” mappába kell letölteni, vagy a letöltés után bemásolni. Az Egyéb -> Kizárólagos mőveletek -> MNB Adatbázis bıvítése menüpontra kell kattintani. Ezt a mőveletet csak kizárólagos (egyedüli) kliensként tudjuk végrehajtatni.

Adatbiztonság, mentések A könyvtári rendszer használata során a bevitt adatok a legértékesebbek. A program minden nagy probléma esetén újratelepíthetı, de az adatok védelmérıl a felhasználónak kell gondoskodnia! Hardver hiba, vírusfertızés, áramszünet, operációs rendszer hiba vagy bármely más mőködési zavar estén az eredeti állapot visszaállítását csak abban az esetben tudjuk megoldani, ha az adatok mentése a dokumentációban leírt módon történik. Nagyon fontos tehát a mentési rend megtartása. Nem gyızzük hangsúlyozni a mentések fontosságát: inkább legyen eggyel több mentésünk, mint egy sem! A mentés két alapszabálya a következı: 1. A mentést mindig külsı adathordozóra kell készíteni. Nem elég ugyanarra a merevlemezre másolatokat készíteni, ahol az adatbázisok is mőködnek! Külsı adathordozó a floppy, a CD, vagy egy hálózatba kapcsolt másik számítógép merevlemeze. A floppy a legkevésbé biztonságos eszköz, 35

www.netlib.hu ezért használata alapos körültekintést igényel. Floppys mentés esetén az ötnapos mentési rend betartását javasoljuk. Ez azt jelenti, hogy öt floppyval dolgozunk, a hét minden napjára egy külön floppyt rendszeresítünk. Minden hétfın a hétfıi, minden kedden a keddi, … , minden pénteken a pénteki floppyra mentünk. Ugyanaz a floppy így hetenként egyszer kerül sorra. Ha a mentés már nem fér rá egy floppyra, akkor naponta két floppyra mentünk. A floppy garnitúrákat félévente le kell cserélni. 2. Rendszeresség. A mentéseket soha nem ötletszerően, hanem mindig meghatározott gyakorisággal, lehetıleg naponta ugyanabban az idıpontban kell elvégezni. Bizonyos idıközönként érdemes az egész programdirektorit egy CD-re írni. A mentéseket soha ne a számítógép közelében tároljuk, idınként egy-egy mentést vigyünk haza, vagy töltsük fel az Internetes SZIKLA adatbázisba. (Volt már példa arra, hogy egy könyvtári adatbázis megmentésének az volt az egyetlen módja, hogy a SZIKLÁ-ból töltöttük le és adtuk vissza.) A legtöbb könyvtárban felelıst neveznek ki, akinek az a feladata, hogy a mentési rendet kialakítja, a mentéseket rendszeresen elvégzi, ellenırzi, archiválja, rendszerezi. Egyfelhasználós esetben a mentést az Egyéb -> Mentés menüponttal végezhetjük el. A merevlemezre készített mentéseket vagy ki kell írni egy CD-re is, vagy a hálózatra ki kell másolni. Többfelhasználós esetben, ha állandóan futó szervert használunk, akkor az Egyéb -> Kizárólagos mőveletek -> Adatmentés a kiszolgálón menüponttal tudunk menteni. Ha a kiszolgálókat naponta leállítjuk, akkor a program az utolsóként kijelentkezı (és leállítási) jogosultsággal rendelkezı felhasználónak nemcsak a kiszolgálók leállításának lehetıségét, hanem egy biztonsági mentés elkészítését is felajánlja. Mindkét esetben a mentés fájl a qm_qws_a.fds fájl „SDIR=” kezdető sorában beállított helyre készül. Ennek a mentés fájlnak a külsı adathordozóra történı archiválásáról a rendszergazdának kell gondoskodnia! Minden mentés alkalmával egy darab mentés fájl készül, amely minden olyan adatot tartalmaz, amiknek a segítségével a rendszert „talpra lehet állítani”. Ha floppyra mentünk és a mentés fájl nem fér rá egy floppyra, akkor a program szétdarabolja, és sorban bekéri a lemezeket. A mentés fájlba az adatbázisok teljes tartalma bekerül, nem csak az utolsó mentés óta történt bıvítések!

36

www.netlib.hu

Mentés a www.netlib.hu szerverre Új lehetıség a www.netlib.hu szerverre történı mentés egyenesen a programból. Ez a lehetıség használható akkor is, ha a SZIKLA lelıhelyadatbázisba kívánunk új mentést küldeni saját adatbázisunkról. A mentés készítése egyszerő: válasszuk az Egyéb/Mentés a www.netlib.hu szerverre menüpontot. - Egyfelhasználós esetben a program ekkor megvizsgálja az adatbázis integritását, elkészíti a mentést, majd a kész mentést az 55555-ös TCP porton megkísérli feltölteni a www.netlib.hu szerverre, amelynek IP-címe 195.70.50.23. Sikeres feltöltés esetén a program üzenetet küld, ha pedig a helyi tőzfalbeállítások miatt a felküldés nem volt sikeres, a program ezt is egy üzenetben közli:

- Többfelhasználós esetben azért, hogy ne csak kizárólagos üzemmódban lehessen mentést küldeni, nem a pillanatnyi adatokat küldi el a www.netlib.hu szerverre, hanem az „Egyéb/Kizárólagos mőveletek /Adatmentés a kiszolgálón” menüponttal végzett utolsó mentést. Tehát amennyiben a friss mentést akarjuk a Szikla szerverre küldeni, a következı sorrendet kell betartani: 1. Egyéb/Kizárólagos mőveletek/Adatmentés a kiszolgálón 2. Egyéb/Mentés a www.netlib.hu szerverre A távkarbantartással rendelkezık mentései a Szikla szerverre automatikusan megtörténnek, azokban a könyvtárakban ezt a menüpontot csak egyedi esetekben kell használni.

A program indítása Többfelhasználós üzemmódban a program indítása a kiszolgáló programok elindításával kezdıdik. Windows alapú szerver esetében a kiszolgálókat a szerver géprıl indított kliens program is el tudja indítani. 37

www.netlib.hu

Linux-os szerveren a kiszolgálókat az „/etc/szikla21/bin/start” batch programmal tudjuk elindítani. A program indításakor felhasználó-azonosítót és jelszót kér. Ez több okból szükséges. A rendszerbe nem tud akárki belépni, ami nyilvános munkaállomások esetén alapkövetelmény. A belépési jelszavakhoz tevékenységek engedélyezése illetve tiltása köthetı. Mindezek az adatbiztonságot garantálják, és így a különbözı munkákat csak arra illetékes személyek végezhetik el. A rendszer naplózása nyomon követhetıvé teszi, hogy ki, mikor, milyen módosítást hajtott végre az adatbázisban. Ez sokszor fontos segítség lehet, pl. adatfelvitelnél vagy kölcsönzéskor egy-egy vitás esetre való visszaemlékezéshez. Windows szerver esetén a szerver gépen, „rendszergazda”-ként bejelentkezve, egyfelhasználós (=nem normál) üzemmódban is el tudjuk indítani a programot. Ilyenkor karbantartás típusú mőveleteket tudunk elvégezni. Ha a rendszergazdán kívül valaki másnak is szeretnénk engedélyezni ezt a lehetıséget, akkor a felhasználó kezelıben létre kell hozni egy „karbantartó” azonosítót. Ez a felhasználó az ott beállított funkciókon túl karbantartási feladatokat is el tud végezni. Vannak azonban olyan menüpontok, amelyeket kizárólag rendszergazda jogosultsággal indíthatunk el. A programba a rendszergazda jogosultságon kívül kizárólag a felhasználó kezelı (felh_kezelo.exe) programmal létrehozott azonosítókkal léphetünk be. Ilyenkor azokat a funkciókat érhetjük el amelyeket az adott azonosítóhoz rendelve engedélyeztek számunkra. Ha az „Azonosító” és a „Jelszó” mezıket is üresen hagyjuk és így lépünk be az „OK” gombbal, akkor csak a „Keresés” és a „Help” menüpont lesz aktív. Teljes jogosultságú sikeres bejelentkezés után jelenik meg a program fımenüje. Ezek vízszintesen egymás mellett lévı választási lehetıségek: Adatbevitel, Keresés, Kölcsönzés, Egyéb, Bezár, Help. Ha bármelyikre kattintunk az egérrel, vagy egy legördülı almenüben további lehetıségek közül választhatunk (pl. Adatbevitel), vagy egy visszakérdezés után azonnal megjelenik a kiválasztott ablak (pl. Kölcsönzés).

38

www.netlib.hu

A program leállítása Többfelhasználós esetben a munkaállomásból történı kilépés során a szerveren futó kiszolgálók nem állnak le automatikusan. Ha a szervert minden nap ki szokták kapcsolni, akkor elıtte a kiszolgálók leállításáról sem felejtkezhetünk el. A kiszolgálókat normál esetben a leállítási jogosultsággal is rendelkezı, a munkaállomásokból utolsóként kilépı felhasználó tudja leállítani. A jelszó nélküli (keresésre) bejelentkezett felhasználó kilépéskor még akkor sem tudja a kiszolgálókat leállítani, ha utolsóként lépett ki. Minden más bejelentkezınek a felhasználó kezelı programban adhatunk leállítási jogosultságot. A rendszergazda sem tudja leállítani a kiszolgálót, ha valaki más használja még a programot, tehát ha nem utolsóként lép ki. Más alól senki sem „lıheti ki” a szervereket. Ha egy KLIENS program nem szabályosan lett bezárva, akkor a kilépést a kiszolgáló nem érzékeli, és a bejelentkezettek számát rosszul ítéli meg. Emiatt az utolsó kilépınek nem lesz lehetısége a kiszolgálók szabályos leállítására. Ilyenkor a „kill_srv.exe” programot kell elindítani, a kiszolgálók leállítása érdekében. Ez csak akkor fog mőködni, ha az „sz21_cli.par fájl” végén az alábbi sorok is szerepelnek: RKIL=54322 WKIL=54323

Linux szerver esetén ilyenkor egy „kill” paranccsal kell a futó démonokat leállítani.

39

www.netlib.hu

Ablakok A fıfunkciók közül egyszerre maximum négy indítható el. A program használatakor a képernyın sokszor egyidıben több ablak is látható. Ezek különbözı fajta ablakok lehetnek. Vannak olyan ablakok, amelyek képernyıre kerülés után addig nem hagyhatók el, amíg a bennük levı mőveletet végre nem hajtjuk, vagy be nem zárjuk. Ilyen pl. az adatbázisból való honosítás esetén az az ablak, amiben kiválaszthatjuk a dokumentumot fıcím, vagy ISBN alapján. Vannak olyan típusú ablakok, amelyek közül, ha egyszerre több meg van nyitva, akkor közöttük szabadon tudunk váltani. Az elıtérben lévı aktív ablak fölsı címsora kék színő, a többi ablaké pedig szürke. Ha egy másik ablak a háttérben kilóg az aktív ablak alól, és annak bármelyik részére bal füllel rákattintunk, akkor az az ablak kerül elıtérbe. Az ablakokat a jobb fölsı sarokban lévı gombokkal tudjuk félretenni, kicsinyíteni, nagyítani, illetve bezárni. Elıfordulhat például az, hogy adatbevitel közben kölcsönzünk, ezt megtehetjük úgy, hogy az adatbevitelt felfüggesztjük, de nem lépünk ki belıle, hanem csak félretesszük az ablakot, megnyitjuk a kölcsönzés menüt, majd a kölcsönzés befejezése után ott folytatjuk a rögzítést, ahol azt abbahagytuk.

Az ablakok mérete Ahol az ablak kereténél az egér kettıs (jobbra-balra mutató) nyíllá változik, ott az ablaknak az a széle mozgatható, és így az ablak méretét meg lehet változtatni.

Az ablakok mozgatása Az ablak legfelsı keskeny (általában kék színő) csíkját címsornak nevezzük. Ha az ablak címsorán lenyomva tartjuk az egér bal gombját, akkor az egér mozgatásával az ablakot áttudjuk helyezni. Ha két ablak zavaróan takarja egymást, akkor ezzel a módszerrel tudjuk legegyszerőbben áthelyezni az ablakot a képernyı egyik részébıl egy másikba.

40

www.netlib.hu

Segítı táblázatok A program használatakor számtalan segítı táblázat áll a rendelkezésre. Ezek egy része helyben bıvíthetı (pl. kiegészítı adatok); más részét csak a szerzık módosíthatják (pl. szerzıi minıségek, címtípusok); valamint vannak olyan típusú segítségek is, amelyek az MNB-ben, vagy a saját állományban már szereplı adatokat kínálják fel ABC rendben. (pl. szerzık, címek, kiadók). Ez utóbbi táblázatok tartalma az adatbázisok pillanatnyi tartalmából épül fel, tehát azáltal módosulnak, bıvülnek, hogy adatbázisunk tartalmát módosítjuk, bıvítjük. A szerkeszthetı táblázatokat az Egyéb -> Kizárólagos mőveletek -> Listakezelı menüpontban tudjuk bıvíteni, módosítani. A segítı táblázatok megjelenése automatikus, az adott mezıben történı elsı billentyőleütésre megjelenik. A segítı táblázatok mőködése között azonban olyan szempontból is van különbség, hogy amíg a rendszer által biztosított ill. a saját magunk által (a listakezelıben) bıvíthetı táblázatok használata során a táblázatokban mindig az összes lehetıség megjelenik, addig az adatbázisból származó segítségek esetén a táblázat mindig csak a már beírt betővel (vagy betőkkel) kezdıdı lehetıségeket tünteti fel. Ha duplakattintással kiválasztunk egy sort, akkor annak tartalma a mezıbe íródik és a segítı ablak eltőnik. A segítı táblázatok között egy további lényeges különbség is mutatkozik abból a szempontból, hogy milyen típusú mezıhöz kapcsolódik: 1. A kötött tartalmú mezıhöz kapcsolódó segítı táblázat (színe zöld: csak a listában szereplı adatok közül választhatunk): A listából a kiemelt (általában kék) színő sort <ENTER>-rel a mezıbe tehetjük. Csak a listában szereplı adatok kerülhetnek az adatmezıkbe. Amennyiben az általunk beírt szöveggel megfelelı elejő szó már nincs a listában, az ablakban lévı kék csík megszőnik. Ilyenkor az <ENTER> üres mezıt eredményez. 2. A szabad szöveges mezıhöz kapcsolódó segítı táblázat (színe sárga: lehet listából választani, egyébként szabadszöveges): <ENTER> hatására itt is az lesz a mezıbe írt adat, amin a kék csík éppen áll, függetlenül attól, hogy mit írtunk eddig a mezıbe. Amennyiben mégis az általunk beírt szöveget szeretnénk megtartani, és például a kék csíkkal kijelölt szöveg nem egyezik az általunk beírttal, az <ESC> billentyőt kell megnyomni, ekkor a segítı ablak anélkül eltőnik, hogy a kijelölt sor tartalma a mezıbe

41

www.netlib.hu kerülne. Amennyiben az általunk beírt szöveggel megegyezı elejő szó már nincs a listában, az ablak szintén megszőnik. Az adatbázistartalomból felépülı táblázatok automatikus megjelenítését az adatfelvitel során ki is kapcsolhatjuk az adatfelviteli őrlapokon a beállítás menüpontban.

Üzenı ablakok A program majdnem minden mővelet végrehajtása elıtt megerısítést kér, ill. a mővelet sikeres vagy sikertelen végrehajtásáról üzenetet küld. Ezeket a kérdéseket és üzeneteket egy olyan típusú ablakban jeleníti meg a program, amelyeket csak abban az esetben tudunk elhagyni vagy bezárni, ha az adott kérdésre válaszoltunk ill. az adott üzenetet (az „OK” gombra kattintva) elfogadjuk.

Legördülı mezık Vannak olyan mezık, amelyek rendszerint ugyanazt a néhányféle adatot tartalmazhatják. Ezeket a lehetıségeket az egér bal gombjával a mezı jobb szélén található lefelé mutató nyilacskára kattintva egy legördülı ablakocskában tekinthetjük meg, és a lista valamelyik elemére kattintva választhatunk is közülük. Ezek között a legördülı listák között is vannak olyanok, amelyeket szabadon kialakíthatunk a listakezelıben (ilyen pl. a lelıhelyek) és vannak olyanok, amelyek a rendszer részeként nem változtathatók (ilyen pl. a beszerzés vagy a selejtezés módjai).

Segítı ablakok (Help-ek) A program használatát a kézikönyv mellett beépített help-ek segítik. Ezek az adott mezı kitöltéséhez, vagy az adott helyen elvégezhetı feladathoz adnak segítséget, de általános, tartalomjegyzék szerinti segítség is kérhetı. Az adott mezıre vonatkozó segítı ablakokat mindig az funkcióbillentyő megnyomásával jeleníthetjük meg. Néhány általánosabb tartalmú vagy összefoglaló jellegő segítséget elérhetünk (ha van ilyen) a „Help” menüponttal vagy a „Help” gombbal.

Az ablakok használatának összefoglalása A program használatakor ablakok nyílnak meg. Az ablakok menüket, táblázatokat, mezıket, feliratokat, ill. gombokat tartalmazhatnak. Egy 42

www.netlib.hu ablakot akkor vehetünk használatba (pl. írhatunk a mezıibe), ha ez az ablak az aktív. Ez azt jelenti, hogy ez az ablak van legfelül, ennek az ablaknak a címsora eltérı színő (legtöbbször kék). A nem aktív ablakok színe általában szürke. Aktívvá úgy tehetünk egy ablakot, ha az egér bal fülével az ablak felületére kattintunk. Az aktív ablakok kapcsán rögtön megemlítjük az aktív mezı fogalmát. Egy aktív ablakon belül azt a mezıt nevezzük aktívnak, amelyben egy függıleges vonal villog (ezt kurzornak nevezzük). Szöveget beírni mindig csak az aktív mezıbe lehet. Aktívvá a mezı felületén történı egérkattintással lehet tenni, vagy a billentyővel tudunk egy aktív mezırıl a következıre lépni (a következıt tenni aktívvá). Az ablakok a jobb felsı sarokban található vízszintes vonallal félre tehetık, a négyzettel méretük változtatható, az „X”-szel bezárhatók. Sok helyen az ablakba külön bezár gombot is tettünk. Az ablakok általában "megfoghatók" és odébb tehetık, de igyekeztünk úgy tervezni a helyüket, hogy erre lehetıleg ne legyen szükség. Vannak ablakok, amikbıl nem lehet átmenni másikba anélkül, hogy az ott kijelölt feladatot el ne végeztük volna, és csak az ablak bezárása után tudunk más feladatot végrehajtani. Lehetıségünk van arra, hogy pl. adatfelvitel közben az adatfelviteli ablakot letegyük és kölcsönözzünk, vagy valamilyen más feladatot hajtsunk végre, majd visszatérjünk és folytassuk az adatbevitelt ott, ahol abbahagytuk. Az ún. egyfelhasználós Szikla is lehetıvé teszi tehát egy munkaállomáson egyidejőleg két feladat végrehajtását.

Billentyőzet, egér A Szikla programban nagyon sok feladatot egérrel is és billentyőzettel is el lehet végezni. A menük pl. a bal egérgombbal történı kattintással vagy az lenyomásával is elérhetık. Az adatfelviteli őrlapokon a mezık között az egérrel szabadon tudunk váltani, a billentyőzetrıl pedig a <(Shift+)TAB>, vagy a nyilakkal tudunk sorban lépkedni. A Szikla programban is mőködnek a Windows-ban mindenütt megszokott funkcióval ellátott billentyőkombinációk ill. a jobb egérgombos gyorsmenü lehetıségek. Ilyen pl. a szövegblokk-másolás (-vel eltesszük, -szel kitöröljük és eltesszük, a -vel pedig az új helyre letesszük).

43

www.netlib.hu

Adatfelvitel A feldolgozás módszertana Sokszor elhangzik a kérdés, milyen módszer szerint érdemes az adatfelviteli munkát végezni. Milyen forrásból dolgozzunk? Hogyan valósítható meg a feldolgozással párhuzamosan a (kézi vagy gépi) kölcsönzés? Hogyan kövessük nyomon a feldolgozást, hogyan mérhetı, ellenırizhetı, tervezhetı legjobban munkánk?

Milyen forrásból dolgozzunk? A könyvtár minden dokumentumát rögzíteni kell a program adatbázisába. Ez az elsı, legnagyobb, leghosszadalmasabb és legnehezebb feladat. Minden más könyvtári munkafolyamatnak az elkészült adatbázis az alapja. Az elsı kérdés, hogy milyen forrásból dolgozzunk: a cédulakatalógusból, a leltárkönyvbıl, vagy a polcról minden egyes könyvet kézbe véve. A leltárkönyvvel az a probléma, még ha precízen is volt vezetve, akkor is kevés adatot tartalmaz. Ha van pontos raktári cédulakatalógusunk, az nagy segítség lehet, de még ebben az estben sem nélkülözhetı, hogy a feldolgozás végeztével egy teljes állományellenırzést végezzünk. Csak ezt követıen mondhatunk le a kézi nyilvántartások vezetésérıl. A legtöbb könyvtárban sem a leltárkönyv, sem pedig a cédulakatalógus nem alkalmas arra, hogy belılük a könyvtár valóságos dokumentumállományát feltárjuk. Néhány kivételtıl eltekintve a könyvtárak a polcról történı feldolgozást részesítik elınyben. Ennek utolérhetetlen elınye, hogy az elkészült adatbázis a könyvtár tényleges adatállományát tükrözi, és ettıl kezdve a gépi nyilvántartás teljes egészében fölválthatja a kézi munkafolyamatokat. A polcról történı munka fölér egy teljes állományellenırzéssel. Ma már sok könyvtár a gépesítéssel egy idıben a vonalkódozást is elindítja. Ebben az esetben a polcról történı munka azért is nyilvánvaló, mert a vonalkód etikett címkék beragasztása végett a könyveket egyébként is kézbe kell venni. A szakirodalom pontos tartalmi feltárását, a dokumentum kézbevétele nélkül még gyakorlott könyvtáros sem tudja oly módon elvégezni, hogy az a valóságnak és a visszakereshetıség követelményrendszerének maximálisan megfeleljen!

44

www.netlib.hu

Kölcsönzés a felvitellel párhuzamosan A polcról történı munka azt jelenti, hogy ki kell választani a könyvtár egyik sarkát, és onnan indulva szisztematikusan minden könyvet leemelünk a polcról és adatait berögzítjük a gépbe. Két dologra kell következetesen odafigyelni: 1.) Ha egy dokumentum adatainak rögzítése megtörtént, a dokumentumon (ceruzával) jelezni érdemes, hogy ne kerüljön újra feldolgozásra! 2.) A kölcsönzésbıl visszahozott könyvet addig a polcra visszatenni nem szabad, amíg az a gépbe rögzítve nem lett, függetlenül attól, hogy tartunk-e már a könyvtár azon polcainál, ahová a könyvet vissza kell helyezni! Mindig lehetnek kölcsönzésben olyan könyvek amelyek éppen arra a polcra valók, amelynek feldolgozását végezzük. Ezek a könyvek kimaradnának a feldolgozásból, ha a visszahozatal után rögtön be nem rögzítenénk adataikat. Ebbıl az is következik, hogy a feldolgozás során kezünkbe kerülhet olyan könyv is, ami már egy kölcsönzés miatt korábban fel lett dolgozva. Ezért is kell a rögzítések tényét a könyvben is adminisztrálni. Ennek a módszernek az is elınye, hogy egy idı után a forgó állomány jelentıs része megjelenik az adatbázisokban, ami nagy mértékben segíti és gyorsítja a gépi kölcsönzést.

Az őrlapok, adatmezık kitöltésének mélységérıl A „Bibliográfiai adatok” rögzítésekor két dolgot kell elsıdlegesen szem elıtt tartanunk: a különbözı könyvtári adatbázisok „konformizálásának” igénye miatt a szabványok (és szabályok) betartásának fontossága megnıtt. (Ez azt jelenti, hogy az adatbázisokat többféle eszközzel, többféle platformon, nagyobb nyilvánosság számára is elérhetıvé kívánjuk tenni.) A másik szempont, amelyre legalább ennyire tekintettel kell lennünk, az adatbázisok sokrétő felhasználhatóságának, pontos visszakereshetıségének igénye. Ezen szempontok érvényesítésének módjáról az adatfelvitelrıl szóló fejezetben még foglalkozunk. A „Példány adatok” felvitelének kritériumait a retrospektív (visszamenıleges) és a folyamatos állománygyarapítási anyag feldolgozása szempontjából is meg kell különböztetnünk. Retrospektív feldolgozás esetén nem minden példány adat fontos, pl. a beszerzési adatok sem, kivéve akkor, ha a könyvtár visszamenılegesen is reprezentálni akarja a 45

www.netlib.hu számítógépben a régi leltárkönyvek és jegyzékek valamennyi adatát. (Ha van precíz kézi leltárkönyv, akkor felesleges; ha nincs, akkor úgysem tudjuk a retrospektív anyag minden példány adatát precízen rögzíteni, ezenkívül a kézzel írt leltárkönyv lapozgatása jelentıs többletmunkát jelent.) A folyamatos állománygyarapítási anyag feldolgozása esetében azonban a példány adatok teljes és pontos rögzítése nélkülözhetetlen, ha a kézi feldolgozást elhagyva a teljes gépesítés irányába haladunk.

Selejtezett vagy selejtezésre szánt dokumentumok sorsa Sokan az elsı állományellenırzés (gépi leltározás) alkalmával jönnek rá, hogy a selejtezett dokumentumokat is rögzíteni kellett volna az adatbázisba. Ennek elmulasztása esetén a teljes selejtállomány a hiánylistán szerepel. A selejtezett leltári számoknak is bent kell lenniük az adatbázisban. Erre nemcsak az állományellenırzés végett van szükség, hanem e nélkül a kézi leltárkönyv vezetését sem hagyhatjuk el, amely minden létezı leltári szám sorsáról pontosan tájékoztat. Sok leltárvezetési és feldolgozási hibát el tud kerülni, ill. fel tud ismerni az a könyvtáros, aki elıször a selejtezett leltári számokat rögzíti a leltárkönyvbıl. Ha csak ezt követıen állunk neki az élı állomány feldolgozásának, sok elgépelt leltári számra bukkanhatunk, megtalálhatjuk a polcon maradt selejtezett könyveket, kiszúrhatjuk a duplikált leltári számokat stb. Javasoljuk tehát, hogy a feldolgozási munka úgy kezdıdjön, hogy a leltárkönyvbıl (az Egyéb -> Selejtezés, Törlés, Módosítás -> Selejtállományba történı rögzítés funkció segítségével) a selejtezett dokumentumok leltári számát vigyük gépre.

46

www.netlib.hu

Bibliográfiai rekord és példány rekord A könyvtár-informatikai adatbázisok megjelenésekor sokszor találkozhattunk olyan szerkezeti megoldásokkal, amelyek lényegében azon az egyszerő elven alapultak, hogy egy dokumentum az adatbázis egy rekordjának felel meg. Ez a rekord legtöbbször tartalmazta a címet, szerzıket, kiadót, leltári számot, raktári jelzetet, lelıhelyet, stb. Ha egy dokumentumból több példányunk is volt, akkor minden példány minden adatával együtt egy-egy külön rekordban szerepelt. Késıbb, adatbázishelytakarékossági szempontból, ill. a gyorsabb feldolgozás reményében olyan megoldások láttak napvilágot, amelyek egy dokumentumrekord rögzítése után (ezt nevezik forráspéldánynak) a többes példányokat egyszerően megtöbbszörözéssel engedték rögzíteni. Ennek a megoldásnak az a lényege, hogy a további példányok rekordjai csak leltári számot és a kapcsolatot meghatározó forráspéldány leltári számát tartalmazták. A könyvtár-informatikai rendszerek napjainkban még korszerőbb adatbázisszerkezeti megoldásokat alkalmaznak. A Szikla is az úgynevezett hierarchikus adattárolási modellnek megfelelıen mőködik, annak minden elınyét és lehetıségét kihasználva. Ennek a technikának az a lényege, hogy megkülönböztetünk legalább két adattárolási szintet. Létezik az úgynevezett bibliográfiai szint és a példány szint. Ez azt jelenti, hogy minden dokumentum legalább két szeparált rekordban tárolódik, amelyek értelemszerően egymásra hivatkoznak. Az elsı rekord tartalmazza a bibliográfiai leírás adatelemeit, tehát minden olyan adatmezı ebben a rekordban szerepel, amelyek egy adott kiadás esetén azonosak (a 7 fı adatcsoport: cím és a szerzıségi közlés, kiadás, megjelenés, terjedelem, sorozat, terjesztési adatok, megjegyzés, a tárgyszavak, ETO számok és az egyéb bibliográfiai jellegő kiegészítések). A másik rekordban, a példány rekordban a dokumentum azon adatai szerepelnek, amelyek azonos kiadás esetében sem feltétlenül azonosak, tehát vagy különböznek (ilyen például a leltári szám és a vonalkód) vagy különbözıek lehetnek, de nem feltétlenül különbözıek (ilyen például a lelıhely, vagy a raktári jelzet). Abban az esetben, ha egy olyan egykötetes könyvet szeretnénk rögzíteni, amelybıl három egyforma példányt vásároltunk, akkor készíteni fogunk egyszer egy bibliográfiai rekordot és ehhez három példányrekordot kapcsolunk. A bibliográfiai rekordokat a „Bibliográfiai rekord” őrlapon, a példány rekordokat a „Példány” őrlapon tudjuk rögzíteni. Így minden egykötetes

47

www.netlib.hu dokumentum két rekordból áll, azonban két dokumentumnak lehet azonos a bibliográfiai rekordja.

Ez a hierarchia tovább mélyül a többkötetes mővek, ill. az analitikával ellátott bibliográfiai rekordok rögzítése esetén. Többkötetes mővek rögzítésekor a bibliográfiai rekordon belül is megkülönböztetünk két szintet (többlépcsıs monografikus leírási modell): létezik az úgynevezett „Közös adat”, amely azokat az adatokat tartalmazza, amelyek egy adott többkötetes mő esetében minden kötetre egységesen vonatkoznak. A kötet-leírások tartalmazzák a bibliográfiai leírás azon részét, amelyek kizárólag az egyes kötetekre vonatkoznak. Vannak olyan adatok, amelyek csak a közös adatnál (például: kötetek száma) ill. csak a kötetleírásnál szerepelhetnek (pl.: kötetjelzés), de vannak olyanok is, amelyek mindkét rekordban elıfordulhatnak (pl.: cím, megjelenés éve, stb.). Többkötetes mővek rögzítése esetén tehát elsıként a közös adatokat tartalmazó rekordot kell rögzítenünk, amelyhez annyi kötet-bibliográfiai rekord kapcsolódik, ahány kötete van a dokumentumnak. A példány rekordok mindig a kötet-rekordok kapcsolódnak: pontosan annyi darab, ahány példány az adott kötetbıl rendelkezésünkre áll. Az analitika rekordokat (a példány rekordokhoz hasonlóan) a kötet-bibliográfiai rekordokhoz kapcsolhatjuk.

48

www.netlib.hu

Fontos megérteni, hogy az adatféleségek szétválasztása csak az adattárolás és az adatkezelés szintjén jelentkezik, a dokumentum megjelenítése (keresések) vagy hasznosítása (kölcsönzési manıverek) esetén minden dokumentum az összes adatával (bibliográfiai adataival és példány adataival) együtt látszik és egységében kezelhetı.

49

www.netlib.hu

Adatfelviteli menü A programba való bejelentkezés után a fıablak felsı sorában egy menüt kapunk. Az egér bal fülével az „Adatbevitel” menüpontra egyszer kattintva egy legördülı ablak jelenik meg, amelyben a külön szabvánnyal rendelkezı dokumentumok listája látható.

Amely menüpontok szélén egy jobbra nyíl látható, az nem választható ki közvetlenül, mert annak almenüje van. Ezek az almenük akkor nyílnak meg, ha azok valamelyikére rátoljuk az egeret.

Adatfelviteli üzemmódok Az őrlapkitöltés módszereit tekintve, alapvetıen kétféle lehetıség közül választhatunk: egyszerősített vagy mélyleíró rögzítési mód. Mindkét üzemmódban kérhetjük az őrlapok adatbázis támogatással történı kitöltését is. Mindkettınek megvannak az elınyei, hátrányai és szabályai. A program alapértelmezett üzemmódja dokumentumtípusonként (konfigurációs fájlokban) beállítható. Az egyik üzemmódról a másikra váltani a bibliográfiai rekord őrlapok „Beállítás” menüpontjaiban lehet (bal fölsı pipa). A mélyleíróból az egyszerősített üzemmódba történı átlépést a program nem tiltja meg, de adatvesztéssel járhat, ha elızıleg kihasználtuk azokat a többletlehetıségeket, amelyeket az egyszerősített őrlap nem biztosít. Az 50

www.netlib.hu egyszerősített üzemmódból a mélyleíróba történı váltás esetén ez a veszély nem áll fenn.

Az adatfelviteli őrlapokról Az őrlapok szerkezete Szerkesztıablakos őrlap Az adatrögzítı jogos elvárása, hogy egy dokumentum minden adatát lehetıleg egyetlen képernyın, a görgetısáv használata nélkül lásson, vagy közvetve el tudjon érni. Ezért a program bibliográfiai rekord őrlapjai szerkesztıablakos elrendezésőek, azaz olyan szerkezetőek, hogy az adatmezık mellett az őrlap alján található egy úgynevezett szerkesztı ablak is. Az őrlap összes mezıjének tartalma kizárólag ebben a szerkesztı ablakban módosítható, bıvíthetı. Ez a szerkesztı ablak (és ezáltal az összes mezı) korlátlan mennyiségő adat befogadására alkalmas. Az éppen aktuális mezıben mindig csak a rendelkezésre álló helynek megfelelı adatmennyiség látszik, a szerkesztı ablakban azonban mindig a teljes adattartalom elérhetı. A kiválasztott mezı színében tér el a többitıl. Egyik mezırıl a másikra áttérni az egér, vagy a , vagy a () billentyők segítségével lehet. Táblázatos adatfelviteli őrlap A program képernyıi között találkozhatunk az ún. táblázatos adatfelviteli őrlapokkal is (fıleg a mélyleíró üzemmódban, de az egyszerősítettben is elıfordul, például a rendszó ablakban). Ezen ablakok felépítése a következı: az ablak felsı részén találhatók azok a mezık, amelyek egy bizonyos szempontból összetartozónak tekinthetık (például egy rendszó elkülöníthetı adategységei, mint a szerzıi minıség, a vezetéknév, a keresztnév és a kronológia). Ezek együttesen képezik majd a táblázatnak egy sorát. Az adatmezık és a táblázat között gombok találhatók (például hozzáad, lecserél). Ezek segítségével tudjuk az adatmezık aktuális tartalmával feltölteni, ill. módosítani a táblázatot. Ha például a szerkesztıablak tartalma közvetlenül nem módosítható (mélyleíró üzemmód), akkor a jobb alsó sarokban található „Részletezés” gomb aktívvá válik. Vagy ezzel a gombbal, vagy a -vel megnyithatunk egy, a kiválasztott adatmezıhöz tartozó, táblázatos adatfelviteli őrlapot rejtı részletezı ablakot.

51

www.netlib.hu Közvetlen mezıkitöltéses őrlap Ha egy őrlapon a mezık nem túlságosan sokfélék és feltételezhetıen nem túlságosan terjedelmes az oda felviendı adatok mennyisége, akkor az ún. közvetlen mezıkitöltéses őrlapokat használjuk. Ilyen rendszerő pl. a példányadatok őrlapja, amely minden dokumentumtípus esetében azonos. Az őrlapon található mezıkbe közvetlenül írhatunk, a mezıkbe egy egérkattintással tudjuk a kurzort elhelyezni.

Az őrlapok színei Az adatfelviteli őrlapokon a színek a tájékozódást segítik. Segítségükkel az adatrögzítı azonnal tudja, hogy melyik adatfelviteli módban, az adatrögzítés melyik fázisában van és ott milyen lehetıségei vannak az adatok módosítására. Az egyszerősített üzemmódban az őrlap alapszíne a barna, a kiemelt mezı sárga, amelybe a szintén sárga szerkesztı ablakon keresztül írhatunk. A mélyleíró alapszíne a fehér, ahol a kiválasztott mezı színe zöld, amely csak a részletezı táblázatok segítségével tölthetı ki. A mélyleíró üzemmódban is vannak sárga, a szerkesztı ablak közvetlen kitöltésével módosítható mezık. A kék mezık azt jelzik, hogy az adatokat nem magunk töltöttük ki, hanem pl. egy külsı adatbázisból származnak, és nem is módosíthatjuk ıket. A piros őrlapon lévı adat mindig rögzített állapotban van.

Egykötetes őrlapja

könyv

bibliográfiai

rekord

Könyv, Atlasz, CD-ROM, Aprónyomtatvány A könyveken kívül ugyanezen az őrlapon kezeljük a CD-ROM-okat, az atlaszokat és az aprónyomtatványokat. A jobb alsó sarokban található legördülı mezıbıl választhatjuk ki, hogy a rögzítendı dokumentum valójában melyik dokumentumtípusba tartozik.

52

www.netlib.hu A könyvek és az atlaszok dokumentumtípus szerinti megkülönböztetése a legtöbb könyvtárban indokolatlan. Az atlaszokat az OSZK is a könyvek őrlapján dolgozza fel (ezért találhatók meg az MNB adatbázisban) és a legtöbb könyvtár is hasonlóan jár el. A térképeknek külön leíró szabványuk van, ezért azokat a szabvány szerinti őrlapon érdemes feldolgozni. A CD-ROM okat és az aprónyomtatványokat is a könyv őrlapon dolgozzuk fel, de érdemes megjelölni ıket, hogy dokumentumtípus szerint is tudjunk rájuk keresni.

A mezıkitöltést segítı listák A jobb alsó sarokban található gomb segítségével választhatjuk meg, hogy a mezık kitöltését segítı táblázatok tartalma melyik adatbázisból épüljön fel. Az „S=” jelenti a saját adatbázisunkat, az „M=” pedig az MNB adatbázist. A két állapot között a jobb egérgombbal tudunk váltani.

Menü Az egykötetes könyv adatfelviteli őrlapjának kiválasztásával a képernyıre kerül az egykötetes könyvek bibliográfiai leírását lehetıvé tevı őrlap ablaka. (A példány őrlap csak a bibliográfiai őrlap kitöltése és rögzítése után jelenik meg. Példány rekordokat csak rögzített bibliográfiai rekordokhoz kapcsolhatunk.) A bibliográfiai rekord őrlap felsı vízszintes sorában a következı menüpontok láthatók:

53

www.netlib.hu Adatbázis Itt különféle adatbázisokból vehetünk át kész bibliográfiai leírásokat. Az „Adatbázis” menüpontra kattintva ez az ablak jelenik meg:

Rögzítés Az elkészített bibliográfiai leírást erre a menüpontra történı kattintással kell rögzítenünk adatbázisunkba. A rögzített bibliográfiai rekord őrlap színe piros. Itt a mezık tartalmát már nem módosíthatjuk (csak a „Bıvít/Módosít” menüpont segítségével). Rögzített bibliográfiai rekord újból nem rögzíthetı. Példányokat és analitikákat csak rögzített bibliográfiai rekordokhoz kapcsolhatunk. Sikeres rögzítés után a program a példány őrlapot automatikusan fölteszi a képernyıre. Minden rögzített bibliográfiai rekordhoz legalább egy példány adatait rögzíteni kell. Ameddig ez nem történik meg, addig a program más mővelet elvégzését nem teszi lehetıvé. „Levegıben lógó” bibliográfiai rekordok nem lehetnek az adatbázisban. Csak olyan könyvek bibliográfiai rekordját rögzítsük tehát adatbázisunkba, amelyeknek már ismerjük a példány adatait is. Ha példány rögzítése nélkül lépünk ki az őrlapból, akkor a bibliográfiai rekord törlıdik! Bıvít / módosít Egy már kész bibliográfiai rekordot utólag bármikor bıvíthetünk, módosíthatunk. Ezzel a menüponttal jeleníthetı meg az a keresı ablak, amelynek a segítségével a módosítandó rekordokat ki tudjuk választani. Minden bibliográfiai rekordot csak a saját őrlapján módosíthatunk. Gyakori hiba, hogy többkötetes mő valamely kötetének rekordját szeretnénk módosítani, és ezzel az egykötetes őrlapon próbálkozunk. Ebben az esetben 54

www.netlib.hu a módosító ablak keresıje nem találja meg a módosítandó bibliográfiai rekordot. (Bizonyos esetekben célszerőbb az „Egyéb” fımenüben található „Selejtezés, törlés, módosítás” menüpont segítségével leltári szám alapján kiválasztani a módosítandó tételt, mert ebben az esetben nem kell tudnunk, hogy azt mely őrlapon rögzítettük, ezt a program kitalálja, és automatikusan elıhívja és kitölti a módosítandó dokumentum adataival. Ott azonban csak leltári szám alapján találjuk meg a dokumentumokat.) Cédula

A leírás alatt lévı bibliográfiai rekordunk pillanatnyi állapotát katalóguscédula formában nézhetjük meg (). Az bármely mezıben használható és ugyanaz a hatása. Az mindig annak az őrlapnak a céduláját mutatja meg, amelyiken állunk. Ha a többkötetes mővek kötet őrlapján állunk, akkor inkább lehet szükségünk a háttérben lévı közös adat cédulájára, amit a billentyőkombinációval is elérhetünk. Ha egy már korábban rögzített közös adathoz kapcsolunk újabban megjelenı köteteket, akkor a kötet rögzítése elıtt a háttérbe ki kell választanunk a megfelelı közös adatot. Erre szolgál a harmadik almenüpont, amelyet a <Shift+F9> billentyőkombinációval is kérhetünk, de csak a többkötetes őrlapok valamelyikén:

55

www.netlib.hu Kapcsolat Ennek a menüpontnak a segítségével egy bibliográfiai tételhez kapcsolhatunk analitikákat, annotációkat, képeket és egyéb multimédiás dokumentumokat. Példány Megjeleníti a példány őrlapot, ahol a már rögzített bibliográfiai rekordhoz (újabb) példányokat rögzíthetünk. Pl. bibliográfiai rekord módosítása után a példány őr1ap nem jelenik meg automatikusan, ilyenkor, ha szükséges, a „Példány” menüponttal kérhetjük. Beállítások Az őrlap kitöltése elıtt (vagy közben) az itt megjelenı ablakban lehet különféle szempontok szerinti beállításokat elvégezni. Sok más lehetıség mellett a legfontosabb, hogy itt lehet választani az „Egyszerősített”, vagy a „Mélyleíró üzemmód” között is.

Új tétel, mezık törlése Üressé teszi a képernyı összes adatbeviteli mezıjét.

56

www.netlib.hu

Egyszerősített rögzítési mód Az egyszerősített rögzítési módot azoknál az egyszerő szerkezető dokumentumleírásoknál választhatjuk, ahol az egyezményes jelek helyes használata a program számára egyértelmően meghatározza a leírt tartalom jelentését. Ahol ez nem áll fenn, ott a mélyleírót kell használni! Minden őrlap esetében az egyszerősített üzemmód az alpértelmezett, a mélyleíróra váltani (vagy onnan vissza) a „Beállítás” menüpont segítségével lehet. Az egyszerősített üzemmódban a mezık barna színőek, a kiválasztott mezı pedig sárga, a jobb alsó sarokban a „Részletezés” gomb inaktív. A mezık kitöltésekor az egyezményes jeleket használni kell. Ebben az üzemmódban nagyon fontos ezek ismerete és precíz alkalmazása, mert ellenkezı esetben a keresı rendszer hibás ill. hiányos eredményt mutathat. Az egyszerősített feldolgozás egyik alapszabálya, hogy az egyezményes jeleket kizárólag szeparátorként használhatjuk. Ha pl. a cím önmagában is tartalmaz kettıspontot, akkor azt mindenképpen a mélyleíróval kell leírnunk, mert különben a program a kettıspont utáni részt alcímnek fogja értelmezni. Az adatfelvitel során a mezık kitöltésekor a kis és nagybetőkre, a névelıkre, az ékezetekre és mellékjelekre oda kell figyelni, és pontosan a forrásdokumentumon feltüntetett módon kell az adatokat rögzíteni. Ez azonban csak az adatfelvitel során fontos az adatok pontos tárolása és megjeleníthetısége érdekében. A keresı programok természetesen a megszokott és elvárható rugalmassággal kezelik a keresendı adat meghatározásakor kényelmi szempontból alkalmazott pontatlanságokat. A leírás pontossága a mezınkénti adatbázis-támogatás szempontjából sem nélkülözhetı. Fontos továbbá a központozó jelek helyes használata, mert néhány esetben egyazon mezın belül is többször (pl. a szerzık esetében), vagy többféle formában lehet rá szükségünk. Pl. a megjelenés helye és a kiadó mezıben a „ : ” (helyköz, kettıspont, helyköz) után már nem a megjelenés helyei, hanem a kiadók közül választhatunk a legördülı adatbázislistáról. Az egyszerősített adatfelviteli módszer elınye, hogy áttekinthetı, gyors, használata ugyanakkor bizonyos korlátokat is jelenthet, pl.: • feltétlenül szükséges az egyezményes jelek ismerete és helyes használata;

57

www.netlib.hu • • • • •

csak háromféle címtípus használható: fıcím, párhuzamos cím, és alcím; a szerzıknél csak személy típusú rendszavakat; egy rendszónál pedig csak egy szerzıi minıséget, vezeték- és keresztnevet, valamint kronológiát adhatunk meg; kiegészítı adatokat nem adhatunk meg; a bibliográfiai rekord tulajdonságainál pedig csak a dokumentum állapotát határozhatjuk meg (az F8-billentyővel választhatunk elıfeldolgozott vagy végleges között); a mélyleírónál jóval kevesebb mennyiségő adat és összefüggés tárolására képes.

Címadatok fıcím = párhuzamos cím : alcím ; második fıcím = második párhuzamos cím : második alcím

Ez az egyetlen mezı az egykötetes bibliográfiai rekord őrlapon, amit a program szerint is kötelezı kitölteni. Minden központozó jel elıtt és után kötelezı a szóköz. Fıcímet mindig kötelezı megadni. Ez azt is jelenti, hogy az elsı központozó jel elıtti címet mindig fıcímként értelmezi a program. Minden címtípus ismétlıdhet. A fıcímeket a pontosvesszı, a párhuzamos címeket az egyenlıségjel, az alcímeket pedig a kettıspont választja el egymástól, ill. az elıtte lévı címadattól. A párhuzamos- és alcímeket mindig fıcímenként kell leírni. Pl.: Az alma = The apple ; A körte = The pear vagy Egri csillagok : Bornemissza Gergely élete

A központozó jelek segítségével kizárólag fı-, párhuzamos- és alcímeket tudunk rögzíteni. Ha más címtípusba tartozó címeket is fel szeretnénk sorolni, akkor használjuk a mélyleíró üzemmódot. Ha a cím mezıbe egy leltári számot írunk és megnyomjuk az funkcióbillentyőt, akkor ellenırizni tudjuk, hogy az adott leltári számú dokumentumot rögzítettük-e már az adatbázisba. Ha a cím mezıbe egy létezı leltári számot írunk és megnyomjuk az funkcióbillentyőt, a már leírt dokumentum bibliográfiai rekordja kerül a képernyıre. Ez nem módosítási funkció, hanem egy már leírt bibliográfiai

58

www.netlib.hu rekord adatainak felhasználását teszi lehetıvé egy új bibliográfiai rekord rögzítéséhez. Ha a cím mezıt kitöltöttük és átlépünk egy következı mezıbe, akkor a program ellenırzi, hogy van-e már az adott dokumentumtípusból ilyen címő dokumentum az adatbázisban. Ha igen akkor egy táblázatot jelenít meg:

Ebben a táblázatban ellenırizhetjük, hogy az éppen rögzíteni kívánt könyv azonos-e valamelyik már korábban rögzített dokumentummal. Ha igen, akkor a megfelelı sor kiválasztásával és a „Példányt hozzávesz” gombbal lehetıségünk van azt elıvenni és egy újabb példányt rögzíteni hozzá. Ha a rögzítendı tétel minden korábbitól különbözı, akkor meg kell nézni, hogy melyik kiadáshoz hasonlít leginkább. Ha van a táblázatban olyan leírás, amelynek részei a most készítendıhöz felhasználhatóak, akkor azt (az „Őrlapot kitölt” gombbal”) az őrlapra kérhetjük és a szükséges adatok átírásával gyorsabban elkészülhetünk. Ez az eljárás a forrásként felhasznált tételt soha nem módosítja, annak adatait egy egészen új rekord készítéséhez használtuk fel. A táblázat megfelelı sora duplakattintással és jobb-egérgombos menüvel is kiválasztható.

59

www.netlib.hu

Szerzıségi közlés szerzı1, szerzı2 ; másik féle szerzı1, másik féle szerzı2 ; harmadik féle szerzı1, harmadik féle szerzı2

Amikor bibliográfiai leírást készítünk, akkor a szerzıket kétféle módon, két különbözı helyre is le kell írnunk. Mindkettı leírásra szükség van, más a szerepük és más szabályok vonatkoznak rájuk. A szerzık egyikféle leírási formáját úgy hívjuk, hogy szerzıségi közlés, a másikat pedig úgy, hogy egységesített besorolási adatok, rövidebben rendszavak. A szerzıségi közlés a szerzıknek a dokumentumon feltüntetett formában történı, közremőködési formák szerint csoportosított, és a megfelelı egyezményes jelekkel tagolt felsorolása. A szerzıségi közlésnek kizárólag a megjelenítéskor van szerepe. Ezt az adatsort láthatjuk pl. a katalóguscédulán a cím és a „/” jel után. A rendszó táblázatba a szerzık az egyezményes besorolási szempontrendszer alapján meghatározott formában és írásmódban kerülnek rögzítésre, a szerzıi minıség és kronológia feltüntetésével. A keresı program kizárólag a szerzık rendszó-formáját azaz az egységesített formáját használja. A katalóguscédulán a rendszó táblázatban elsı helyen felsorolt elsıdleges szerzı kerül a kiemelt szerzıségi adat, a fıtétel helyére; a többi elsıdleges szerzı - ha vannak ilyenek – a cédula aljára „Tft.”, további fıtétel rövidítésével jelölve. A nem elsıdleges szerzık szintén a cédula aljára kerülnek, mint „Mt.” Melléktételek a szerzıi minıség és kronológia információkkal együtt. Pl.: Szerzıségi közlésben használatos forma: Rendszó forma: Antoine de

Antoine de Saint-Exupéry Saint-Exupéry,

Elıször szerzıségi közlést kell írnunk, a rendszavak táblázatának kitöltése csak eztán következhet. Az egyazon szerzıi minıséghez tartozó szerzıket vesszıvel, az eltérı szerzıi minıségő szerzıket ill. szerzıségi csoportokat pontosvesszıvel választjuk el egymástól. Az elsıdleges szerzık, a szerzık, és a társszerzık esetén a szerzıi minıséget nem kell (nem szabad) feltüntetni, az összes többi esetben a szerzıi minıségeket rövidítve kell a csoportok (nevek) elé írni. (A könyvtári gyakorlatban megszokott 60

www.netlib.hu rövidítések a Help-ben megtalálhatók.) A vesszı mögé, a pontosvesszı elé és mögé szóközt kell tenni: Pl.: Varga Mária, Tóth Edit ; ford. Németh Andor, Gazsi Beáta ; utószó Fodor Ferenc

Mivel az egyszerősített adatfelviteli üzemmódban egy rendszóhoz csak egy közremőködési féleség párosítható, azokat a bibliográfiai rekordokat, ahol egy vagy több szerzı többféle szerzıi minıségben is szerepel, a mélyleíró őrlapon javasoljuk rögzíteni. Ebben az adatfelviteli módban ezeket a szituációkat csak úgy lehet megoldani, hogy az adott szerzıt a rendszó táblázatban közremőködési formánként felsoroljuk. Abban az esetben, ha a rendszavakat a program segítségével kívánjuk a szerzıségi közlésbıl elıállítani, a vesszıt és a pontosvesszıt kizárólag a fent leírt tagolásokhoz használjuk, mert ellenkezı esetben az algoritmus nem használható táblázatot eredményez. Szerzıi minıségek felsorolása esetén sem a vesszıt, hanem az „és” -t használjuk. A szerzıségi közlésben egyébként szabad szöveges információkat is elhelyezhetünk, de kizárólag csupa kis kezdıbetőkkel. Pl.: írta Simon Edina ; vál. és összeáll. testvére Simon Orsolya

Rendszavak A szerzıségi közlés leírása után a rendszó táblázat kitöltése következik. A rendszó táblázatot teljes egészében kézzel is kitölthetjük, de kérhetjük a programot, hogy kísérelje meg a szerzıségi közlés alapján azt elıállítani. A szerzıségi közlésbıl a rendszavakat a <Shift+F8> billentyőkombinációval lehet elıállíttatni. A rendszavak véglegesítése után a szerzıségi közlés tetszıleges alakúra hozható. A szerzıségi közlés utólagos módosítása kizárólag abban az esetben érinti a rendszavakat, ha a <Shift + F8> billentyőkombinációval erre külön utasítjuk a programot. Az billentyő frissítés nélkül hozza fel a már meglévı rendszavak táblázatát, ahol azokat tetszés szerint lehet módosítani, bıvíteni. A rendszavak módosítása soha nem érinti magát a szerzıségi közlést. Ha újabb szerzıt írunk a rendszó táblázatba, akkor az a szerzıségi közlésben nem jelenik meg automatikusan. Gyakran elıfordul, hogy a rendszó táblázat sokkal bıvebb, mint ahány szerzıt a szerzıségi közlés tartalmaz, hiszen a szerzıségi közlésbe szerzıi minıségenként legfeljebb három szerzıt írhatunk, a többiek létezését „et al.” rövidítéssel jelezzük. 61

www.netlib.hu Az és a <Shift+F8> mőveletek a szerkesztı ablak területén a jobb egérgomb használatával is elérhetık. Ha a szerzıségi közlés mezıt a rendszó táblázat kitöltése nélkül hagyjuk el, akkor a program figyelmeztet, hogy a rendszó táblázat még üres és felajánlja, hogy segít kitölteni.

Igen

Automatikus rendszó kitöltést kérünk, amit ellenıriznünk kell, és adott esetben - pl. idegen nevő szerzık esetében - módosítanunk kell.

utólag

Nem

Kézzel töltjük ki a rendszavakat, függetlenül attól, hogy mit írtunk a szerzıségi közlésbe.

Mégse

Nem kérünk rendszót (ez alig fordulhat elı, ha van szerzı).

Az automatikus kitöltés során keletkezı táblázatot nem lehet minden alkalommal olyan formában elfogadni, ahogyan az automatizmus elıállította, pl. az idegen szerzık esetén a rendszót kijelölve és a megfordít gombra kattintva, a rendszót a kívánt formára kell hoznunk. Ha precízen használtuk a központozó jeleket és a szerzıi minıségek rövidítéseit, akkor nagy valószínőséggel mást nem is kell módosítanunk. Figyelni kell azonban, hogy nagybetővel csak a szerzık neveit írjuk, az összes többi szó kisbetős legyen. Ha egy szerzı elé a Help-ben is megtalálható rövidítési lista alapján adjuk meg a szerzıi minıséget, a szerzı a megfelelı szerzıi minıséggel együtt kerül be a rendszavak közé. A vesszı és a pontosvesszı csak a szerzık tagolásához használható, különben a program nem megfelelı rendszavakat képez.

62

www.netlib.hu A rendszó táblázat automatikus kitöltése Ha pl. a szerzıségi közlés Lev Tolstoj ; ford. Makai Imre

akkor az automatikus rendszókitöltés funkció így tölti ki a rendszó táblázatot:

Itt azonban a Lev Tolstoj ilyen formában nem jó rendszó, ezért a táblázat elsı sorát ki kell jelölni, és a „Megfordít” gombra való kattintással vagy az megnyomásával be lehet állítani a helye s sorrendet:

63

www.netlib.hu Rendszótáblázat kézi kitöltése Elıfordulhat, hogy az automatikus rendszó kitöltés azért sem jó, mert a szerzıi minıség esetében szabadabb meghatározást alkalmaztunk. Pl.: a rajzokat készítette típusú szerzıségi közlés sorból a program nem tudja kitölteni, hogy az illetı egy illusztrátor. Ilyen esetben a szerzıi minıség az adott névnél üres marad, amit utólag kell pótolnunk. A rendszavakat mindig érdemes alaposan átnézni, mert a szerzıkre vonatkozó keresések ezekre a rendszó-táblázatokra épülnek. Az adott kiadáshoz tartozó szerzıségi közlés mezınek nincs külön rendszótáblázata, az ott elıforduló szerzıket is ebbe a táblázatba kell fölvenni. Gyakran elıfordul, hogy a szerzıségi közlésben nem soroljuk föl az összes szerzıt, azonban a rendszavak közt illik az összes létezıt szerepeltetni. Ekkor a program által a szerzıségi közlésbıl elıállított táblázatot kézzel kell tovább bıvíteni. A rendszó-táblázat bıvítése nincs hatással a szerzıségi közlés mezıre. Idegen nevő szerzık esetében soha ne írjuk a vesszıt a keresztnév után, helyette tegyünk pipát a „Vesszı” jelölınégyzetbe. A tárgyi melléktételt (akirıl szól a dokumentum) szintén a rendszó táblázatba kell fölvennünk. A „Hozzáad” gomb használata elıtt tegyük be a pipát a „Tárgyi mt.” pipadobozba (ekkor a szerzıi minıség mezı inaktívvá válik). A rendszó-táblázat elkészülte után a szerzıségi közlés szabadon szerkeszthetı. A szerzıségi közlés mezı tartalmának változása nem érinti a rendszó-táblázat tartalmát (hacsak annak újbóli elemzésére nem kérjük a programot a <Shift+F8>-cal).

Kiadásjelzés A kiadásjelzést a kétféle adatfelviteli módban (egyszerősített vagy mélyleíró) egyformán kell leírni. Pl.: 16. kiad.

(Mélyleíró üzemmódban a cím mezı közvetlenül nem írható, ezért ott ebbıl a mezıbıl indítható az automatikus őrlapkitöltés funkció. Ha tehát ebbe a 64

www.netlib.hu mezıbe egy már létezı leltári számot írunk és megnyomjuk az billentyőt, akkor a program kitölti a képernyıt ennek a dokumentumnak a bibliográfiai adataival. Ez abban az esetben lehet hasznos segítség, ha a rögzítendı dokumentum jelentısen hasonlít egy már rögzített dokumentumhoz. Ez nem módosítás funkció, hanem egy már létezı bibliográfiai adatait hívjuk segítségül egy új rögzítéséhez.)

Az adott kiadás szerzıségi közlése Ebben a mezıben azokat a szerzıségi adatokat kell leírni, amelyek minden kétséget kizáróan csak az adott kiadásra vonatkoznak. Ehhez a mezıhöz nem tartozik külön rendszó táblázat, sem az azt kitöltı automatizmus, az ide kerülı szerzıket kézzel kell a rendszó táblázatba írni. Pl.: az elıszót írták Hacsek Ernı és Sajó Péter vagy a Magyar Építımővészek megbízásából vagy Reich Károly illusztrációival vagy lezárva 1963. aug. 30.

Megjelenés helye és a kiadó megjelenés helye : kiadó

A megjelenés helyét a dokumentumon közölt formában kell leírni. Ha több megjelenési hely is fel van tüntetve, akkor azokat a leírásban pontosvesszıvel kell elválasztani egymástól. Ha a megjelenési hely ismeretlen, a megjelenés valószínő helyét szögletes zárójelben kell leírni. Ha a megjelenési hely nem állapítható meg, e tényt a latin betős leírásban a „Sine loco” kifejezés szögletes zárójelbe tett rövidítésével ([S.l.]) kell jelezni. Használható a magyar „Hely nélkül” kifejezés szabványos rövidítése is ([H.n]). A kiadó nevét a dokumentumon közölt formában kell leírni. Ha több kiadó is fel van tüntetve, akkor azokat a leírásban kettısponttal kell elválasztani egymástól. Ha a kiadó ismeretlen (és más adattal - pl. a dokumentum terjesztıjének megnevezésével - nem helyettesíthetı), e tényt a latin betős leírásban a „Sine nomine” kifejezés szögletes zárójelbe tett rövidítésével ([S.n.]) kell jelezni. Használható a magyar “Kiadó nélkül” kifejezés szabványos rövidítése is ([K.n]). 65

www.netlib.hu

Több megjelenési hely és kiadó esetén a megjelenési hely - kiadó párokat pontosvesszıvel kell elválasztani egymástól. Az egyezményes jelek elé és mögé szóközt kell tenni. Ha mindkét adat hiányzik, akkor a szögletes zárójelek összevonhatók: [S.l. : S.n.] Pl.: egy megjelenési hely, egy kiadó: Budapest : Móra kiadó több megjelenési hely, egy kiadó: Bp. ; Pécs : Kossuth egy megjelenési hely, több kiadó: Vác : Európa : Móra több megjelenési hely, több kiadó (ha az összetartozás nincs jelezve): Szeged ; Szolnok : Szépirod. : Móra több megjelenési hely - kiadó páros szerepel: Budapest : Móra ; Uzsgorod : Kárpáti kiadó

Ha a megjelenési hely mögé nem írunk kiadót, automatikusan kiegészül a [S.n.] rövidítéssel. Mind megjelenés helye, mind pedig a kiadó többszörözhetı; de sem a megjelenés helye, sem a kiadó egyetlen párosban sem hagyható el, mert az egyezményes jelek szerinti tagolás kizárólag ebben az esetben egyértelmő!

Megjelenés éve Mindig a dokumentumon szereplı évszámot kell a leírásban rögzíteni. Pl.:

1975

Ha a megjelenés éve hibásan szerepel a dokumentumon és ismerjük a valódi megjelenési évet is, akkor a hibás évszám után, szögletes zárójelben, egy felkiáltójel mögé a jó évszámot is le kell írni. Pl.:

66

1944 [!1945]

www.netlib.hu Ha a megjelenés éve nem ismert, de meg lehet becsülni, akkor a becsült évszámot, vagy idımeghatározást szögletes zárójelbe téve kell leírni. (A szögletes zárójel egyébként egy bibliográfiai leírásban mindig olyan jelentéssel bír, hogy az adat nem a fıforrásból vagy nem is a dokumentumról származik.) Ha a becslést a példában írt formában adjuk meg, akkor az intervallum közbensı értékeire is kereshetünk. A túl nagy intervallumok használatát kerülni kell! Pl.:

[1918-1939]

Ha a megjelenés éve nem a mi idıszámításunknak megfelelı formában van a dokumentumon feltüntetve, akkor az évszám után, szögletes zárójelben az átszámított évszámot is érdemes leírni. Pl.:

5633 [1872]

Ha csak a copyright évszám van feltüntetve, akkor azt a következıképpen kell leírni: Pl.:

cop. 1973

Ha az évszám a dokumentumon nincs feltüntetve, és megbecsülni sem tudjuk, akkor lehet alkalmazni erre utaló rövidítéseket: Pl.:

[n.a.]

Nyomda (nyomda helye : nyomda neve)

A nyomda mezı kitöltése nem kötelezı; de abban az esetben, ha más megjelenési információval nem rendelkezünk (fıleg régi könyvek esetében), ajánlatos leírni. A nyomdai adatokat a megjelenési adatokhoz hasonló szerkezetben kell leírni. A nyomda helyét a dokumentumon közölt formában kell leírni. Ha több nyomtatási hely is fel van tüntetve, akkor azokat a leírásban pontosvesszıvel kell elválasztani egymástól. Ha a nyomtatás helye ismeretlen, egy szögletes zárójelbe tett kérdıjellel kell helyettesíteni. A nyomda nevét a dokumentumon közölt formában kell leírni. Ha több nyomda is fel van tüntetve, akkor azokat a leírásban kettısponttal kell elválasztani egymástól. Ha a nyomda neve ismeretlen, egy szögletes 67

www.netlib.hu zárójelbe tett kérdıjellel kell helyettesíteni. Ha sem a nyomda helye, sem a nyomda neve nincs feltüntetve, akkor a mezıt üresen kell hagyni. A nyomda helye - nyomda neve párokat pontosvesszıvel kell elválasztani egymástól. Az egyezményes jelek elé és mögé szóközt kell tenni. A nyomdai adatokat zárójelbe kell tenni, ha ezt elmulasztjuk, akkor a program a mezıt elhagyva, ezt automatikusan megteszi. Pl.: (Budapest : Fodor) vagy (Budapest : [?]) vagy ([?] : Fodor)

Oldalszám A program a beírt szám mögé automatikusan odaírja a „ p.” rövidítést, ha ezt mi elhagytuk.

Illusztráció Ha a dokumentum illusztrált, de nincs megnevezett illusztrátor, akkor ezt a tényt ebben a mezıben jelezzük az „ill.” rövidítéssel.

Méret A program a beírt szám mögé automatikusan odaírja a „cm” rövidítést.

Melléklet Ha a dokumentumhoz melléklet tartozik, akkor azt ebben a rovatban kell megemlíteni. Ha a melléklet külön tételként is nyilvántartásba kerül, akkor érdemes annak leltári számát szögletes zárójelbe téve a melléklet megnevezése mögé írni. Ugyanígy érdemes a melléklet leírásában leltári számmal együtt feltüntetni, hogy az melyik fıdokumentumhoz tartozik.

Sorozat (Sorozatcím / sorozat szerzıségi közlése, ISSN szám ; sorozati szám)

68

www.netlib.hu A sorozatcím kivételével minden adat elhagyható. A rendszavakat a sorozat szerzıségi közlésébıl a program nem választja ki automatikusan, ha szükséges, a szerzıségi közlés mezınél az billentyővel elıhívott rendszó ablakban kell felsorolni ıket. A sorozat adatait zárójelbe kell tenni, ha ezt elmulasztjuk, akkor a program automatikusan megteszi. Ha a dokumentum egyszerre több sorozatba is tartozik, akkor a sorozatleírásokat külön-külön zárójelbe tesszük, és közéjük pontot teszünk, ilyenkor azonban a zárójelezést nem bízhatjuk a programra!

Pl.: (Gyorsuló idı / sorozat szerk. Tóth Anna, ISSN 1234-1234 ; 2) vagy (Diákkönyvtár) . (Történelmi olvasókönyv)

Ha a sorozatnak alsorozatai, vagy alsorozati megjelölései, esetleg alcímei is vannak, akkor ezt a leírást csak a mélyleíró üzemmódban tudjuk precízen elkészíteni. Ha a legördülı listából a billentyőzet segítségével választunk ki egy sorozatcímet, akkor a program automatikusan mögé írja az ISSN számot. Ha az ISSN számmal kezdjük a beírást, akkor is érkezik legördülı lista. Ez esetben a megfelelı szám kiválasztásakor a program a sorozatcímet írja be az ISSN szám elé.

Terjesztési adatok ISBN szám kötés : ár (magyarázat)

Erre a helyre az ISBN számot, a kötést és az ún. bibliográfiai (a dokumentumon feltüntetett) árat írjuk, ha van függetlenül attól, hogy mit fizettünk a dokumentumok vásárlásakor. A számlán szereplı (beszerzési) árat a „Példány őrlapon” kell majd megadni. Ha a dokumentumon nem szerepel ár, akkor azt is jelezni kell. Pl.: kötött : ár nélkül vagy ISBN 963 7382 32 3 főzött : 390,- Ft vagy ISBN 963 1556 37 5 kötött : 990,- Ft (díszkötésben)

69

www.netlib.hu Ha a könyvön hibás az ISBN szám és ismerjük a helyeset is, akkor a hibás ISBN szám után, szögletes zárójelben, egy felkiáltójel mögé a hibátlan ISBN számot is le kell írni. Az ISBN számot a program szintaktikai és szemantikai szempontból is szigorúan ellenırzi, és hiba esetén figyelmeztetést küld. Pl.: ISBN 963 7382 32 3 [!ISBN 963 7382 32 4] főzött : 390,- Ft

A 6-os verzió fel van készítve a 13 jegyő ISBN használatára. Ezen esetben szintén folymatosan kell beírni az adatokat: ISBN 978 963 200 100 0 főzött : 3900,- Ft

Tárgyszavak, ETO-k Korlátlan számú tárgyszó és ETO rögzíthetı. A tárgyszavakat és az ETOkat vesszıvel kell elválasztani egymástól. Az olyan kifejezések használatát, amelyekben van vesszı, itt nem használhatjuk (csak a mélyleíróban), mert különben a vesszı elıtti és a vesszı utáni rész külön tárgyszóként szerepel majd a keresı adatbázisban. Pl.: Ókor, Római Birodalom, Néró

70

www.netlib.hu Funkcióbillentyők:

F6: Ha a kurzort egy már beírt tárgyszóra vagy ETO-ra tesszük, akkor az F6 a legördülı listába teszi a neki megfelelı tárgyszó vagy ETO párját.

SHIFT+F6: A kiválasztott tárgyszó ill. ETO csonkolt keresése. Bizonyos kifejezéseket csak így van értelme keresni, mert az adatbázisban gyakran elıfordul, hogy a győjtıfogalmak mögött zárójelben találhatók meg a tizedes osztásoknak megfelelı pontosítások. Pl.: drog, sakk.

Az és a <SHIFT F6> funkciók a Szikla mini-ben és a Szikla basic-ben nem mőködnek.

F7: A funkcióbillentyő használatához nem szükséges, hogy legyen beírva tárgyszó vagy ETO, mert ez a mővelet azokat a tárgyszavakat teszi a legördülı listába, amelyeket a korábban készített, azonos címő dokumentumok leírásában szerepeltettünk.

71

www.netlib.hu

Az tehát a fıcím alapján tölti fel a legördülı listát. Megnézi, hogy van-e már az adatbázisunkban azonos fıcímő tárgyszavazott leírás.

F8: Automatikus csoportképzés: Az funkcióbillentyő egy tárgyszón vagy ETO-n állva használható. Segítségével azokat a tárgyszavakat győjthetjük a legördülı listába, amelyeket annak a tárgyszónak a környezetében használtunk korábban amelyiken állva az billentyőt leütöttük. Ha tehát beírjuk pl. azt a tárgyszót, hogy „okkultizmus”, akkor a program megnézi, hogy ezt a tárgyszót használtuk-e már. Ha igen, akkor kigyőjti az összes olyan tárgyszót, amelyet a leírásokban az „okkultizmus” mellé még felsoroltunk.

Mindhárom esetben a legördülı lista elemei úgy használhatók fel, hogy a billentyőt lenyomva tartva kijelöljük azokat, amelyekre szükségünk van, majd a jobb egérgomb menüjének segítségével vagy a tárgyszó, vagy az ETO mezıbe illesztjük ıket. A fenti funkcióbillentyők a 6-os verzióban már mélyleíró üzemmódban is használhatók.

72

www.netlib.hu

Cutter Ha a mezı üres, rálépve automatikusan kitöltıdik, de szükség esetén módosítható. Háromnál több elsıdleges szerzı, vagy elsıdleges szerzı hiányában a cutter a címbıl számítódik ki. Ha ettıl eltérı esetekben is a címrendszó alapján szeretnénk cutter számot adni, akkor a cím kitöltése után és a szerzı kitöltése elıtt lépjünk a cutter mezıbe. Az billentyő hatására függetlenül a pillanatnyi tartalomra a mezı tartalma újraszámolódik.

Szakjelzet Az billentyő hatására az elsıként beírt ETO szám elsı 3 számjegyével kitölti ezt a mezıt. (Ezt a lehetıséget komoly körültekintéssel érdemes csak használni tekintettel a raktározási szaktáblázat és az ETO különbözıségeire. Ld. például: nyelvészet!) A cutter- és a szakszám (a raktári jelzet) tulajdonképpen példányadat, mert elvileg két azonos dokumentumnak is adhatunk eltérı raktári jelzeteket. Gondoljunk csak azokra a dokumentumokra, amelyek szakkatalógusba történı besorolása nem egyértelmő. Ilyenkor a dokumentum egy-egy példánya az alternatív lehetıségek mindegyikében rendre elıfordul. Mivel azonban a raktári jelzet az esetek legnagyobb részében a példányok összességét tekintve is egyértelmően azonos, a bibliográfiai rekord őrlapon is helyet kapott. Ennek két elınye van: az egyik, hogy a keresı katalóguscédula-formátumú megjelenítıje a raktári jelzetet nem (csak) a példányok mellett, hanem a megszokott módon, a cédula tetején is feltünteti, másrészt a bibliográfiai rekord őrlapon kitöltött cutter ill. szakjelzet mezık tartalma (ha ez a beállításokban engedélyezve van) automatikusan bekerül a példány őrlap megfelelı mezıibe.

Kiegészítı adatok Csak mélyleíró üzemmódban használható.

Tulajdonságok Amikor egy bibliográfiai leírást rögzítünk, akkor egyszerősített üzemmódban a leírásnak két állapota lehet: végleges és elıfeldolgozott. A két érték között az billentyővel tudunk váltani. Elıfeldolgozást abban az esetben végzünk, ha a dokumentum még annyira új, hogy az MNB 73

www.netlib.hu adatbázisban nem szerepel, de van esélye annak, hogy az Internetrıl letöltött soron következı csomagok valamelyikében ez megtalálható lesz. Ilyenkor a teljes leírást nem célszerő begépelni, hanem a következı mezıket kell csak kitölteni: • Fıcím • ISBN • Tárgyszavak (nem kötelezı) • Tulajdonságok mezıt „elıfeldolgozott” státuszba állítjuk (F8) Ekkor a programot utasítjuk, hogy ezt a tételt késıbb kísérelje meg az MNB adatbázishoz kapcsolni úgy, hogy a hiányzó mezık adatait pótolja. Az utólagos kapcsolódás csak abban az esetben sikerül, ha a fıcím is és az ISBN szám is teljes terjedelmében pontosan egyezik és természetesen az elıfeldolgozott állapotot jeleztük. (Megjegyezzük, hogy a tárgyszavazást már az elıfeldolgozás során érdemes elvégezni, ha az MNB adatbázis tárgyszavai ki vannak kapcsolva.

Rögzítés Amikor elkészült a leírás, az ablak felsı sorában található „Rögzítés” menüponttal eltárolhatjuk az elkészített bibliográfiai rekordot. Ekkor képernyıre kerül a példányadatok rögzítése ablak, amelybe még a példány adatainkat is rögzíteni kell, a felsı sorban található „Rögzítés” menüpont segítségével. Ha példányadat rögzítése nélkül akarjuk bezárni a rögzített bibliográfiai rekord őrlapját, akkor az alábbi figyelmeztetés érkezik:

Ha a „Nem” gombot választjuk, akkor a már rögzített bibliográfiai rekord törlıdik az adatbázisból, majd az ablak bezáródik. Ha az „Igen” gombot választjuk, akkor a bibliográfiai rekord nem törlıdik, az ablak nem záródik be, és automatikusan megjelenik a „Példány őrlap”, ahol lehetıségünk van példányadat rögzítésére. 74

www.netlib.hu

Pédány őrlap menüje Ezen az őrlapon fejezzük be egy adott kiadás összes dokumentumának leírását azok példány adatainak rögzítésével. A példány-rekordok az elızetesen rögzített bibliográfiai rekordhoz kapcsolódnak.

Rögzítés Az őrlap kitöltése után a „Rögzítés” menüponttal tároljuk el az új, vagy módosított példány adatokat.

Példány információk A példány információk menüpont megmutatja, hogy a háttérben meghúzódó, rögzített bibliográfiai rekordhoz mely példány rekordok 75

www.netlib.hu kapcsolódnak. Az így megjelenı ablak segítségével tudjuk pl. a példányadatokat módosítani, selejtezni vagy a teljes leírást katalóguscédula formában megtekinteni vagy akár kinyomtatni. Módosítás üzemmódban a „Példány információk” menüpont nem aktív, ilyenkor vagy rögzíteni kell, vagy a „Mezık törlése” funkciót kell kiválasztani.

A program az adott bibliográfiai rekordhoz tartozó példányadatokat sorszámozva, táblázatban jeleníti meg. Amennyiben módosítani akarunk valamelyik példányon, az egér bal fülével rákattintunk egyszer (ekkor a sor kék lesz), majd a „Módosít” gombra bal füllel kattintunk. (A kiválasztott sort duplakattintással is kiválaszthatjuk módosításra.) Ha a példányőrlap módosítás üzemmódban van, akkor az ablak címsorában (fölsı kék csík) megjelenik az alábbi felirat:

Ekkor a rögzítés menüpont nem új példányt rögzít, hanem a módosításra kiválasztott rekord tartalmát az őrlap adataival lecseréli. A leltári számot is lehet módosítani, de értelemszerően csak olyanra, amely leltári szám még nem foglalt. Ha selejtezni akarjuk a példányt, akkor a megfelelı sor kiválasztása után a „Selejtezés” gombra kattintunk. Ekkor a selejtezés módja és a selejtezési jegyzékszám mezık megjelennek az ablakban. Ezek megadása után a példány selejtezhetı. A tényleges selejtezés a „Selejtezés” gombra való kattintással történik meg. A „Mégse” gombbal selejtezés nélkül bezárhatjuk az ablakot.

76

www.netlib.hu

Mezık törlése Üríti az őrlap adatmezıit. Adatbázis-tartalmat nem érintı funkció! Figyelem: egyazon bibliográfiai rekordhoz kapcsolódó többes példányok adatainak rögzítéskor, az őrlapkitöltést megkönnyítendı, a „Rögzítés” funkció az őrlap azon mezıit nem üríti, amelyek nagy valószínőséggel minden példány esetében azonosak. A „Mezık törlése” funkció az őrlap egyetlen mezıjét sem hagyja érintetlenül. Ha az adott bibliográfiai rekordhoz nem tartozik több példány, akkor a „Bezár” menüponttal vagy az ablak jobb felsı sarkában található „X”-szel bezárhatjuk az ablakot.

Ekkor visszakapjuk a már rögzített dokumentum bibliográfiai adatainak őrlapját. A képernyı mezıi piros színőek, jelezve, hogy a tétel rögzített. A „Mezık törlése” menüpontra kell kattintanunk ahhoz, hogy új bibliográfiai leírás kezdhessünk el szerkeszteni (a mezık színe újra barna lesz). Ha az MNB adatbázisból dolgozunk, akkor elég az „Adatbázis” menüpontra kattintani, a válogató ablak megjelenése elıtt egy biztonsági kérdés után a képernyı tartalma is törlıdik.

Áll. ell. Be (vagy Áll. ell. Ki) Ennek a menüpontnak a jelentését az állományellenırzésrıl szóló részben találjuk meg.

Más tétel módosítása Egyéb -> Selejtezés, törlés, módosítás funkció ablakot teszi fel a képernyıre. Amennyiben sorozatban példányadatokat módosítunk és a következı tétel nem a soron következı leltári számú dokumentum, akkor a leggyorsabb megoldás ebbe az ablakba a leltári számot beírni és a példány módosítás gombbal a példány adatait, módosításra, az őrlapra készíteni. 77

www.netlib.hu

Példány őrlap mezıi Leltári szám

A leltári szám olyan azonosító szám, amely a könyvtári állomány minden egyes példányát egyedileg azonosítja és megkülönbözteti akármelyik másiktól. Ezt az adatot minden rögzítendı dokumentum esetén kötelezı megadni. A leltári szám lehetséges formátuma: betőjelzet, szám, pont és tört rész. Maximum négy betős betőjelzet után maximum 9 jegyő szám és további maximum 3 jegyő törtrész következhet. A törtrész elıtt pont „.” áll. Sem a betőrész és a számrész közé, sem pedig a pont elé vagy mögé nem tehetünk szóközt. (Pl.: VK234.1) A leltári számok az adatbázisban nem ismétlıdhetnek. Abban az esetben tehát, ha dokumentumtípusonként külön-külön leltárkönyvet vezetünk, az ütközések elkerülése végett elkerülhetetlen a leltári számok elıtti megkülönböztetı betőjelzetek használata. A dokumentum-fajtánként eltérı betőjelzetek használata még akkor is hasznos lehet, ha ezt a nyilvántartási szabályok egyébként nem indokolnák (pl. statisztikák készítéséhez nagy segítség). A betőjelzet nélküli dokumentumok általában a könyvek. A betőjelzet maximum 4 db, csupa nagy, mellékjel nélküli (az angol ábécébıl való) betőbıl állhat. A tört rész használatát lehetıleg el kell kerülni! A tört részt abban az estben nem tudjuk mellızni, ha pl. a leltárkönyvben egyazon leltári szám alatt dokumentumok egész csoportja található. Ez fıleg brosúrák és többkötetes dokumentumok esetében szokott elıfordulni. Ha az átsorszámozás nem lehetséges, nem tehetünk mást, mint hogy segítségül hívjuk a törtrész eszközkészletét, de azzal tisztában kell lennünk, hogy több esetben lesz problémánk vele (pl. leltározáskor). A leltári szám lehet pl.: 2, 100.1, TK2, TK2.1 stb. formájú. Az elıforduló betőjelzeteket az Egyéb -> Kizárólagos mőveletek -> Betőjelzet és formátum definíciók menüben kell meghatározni. Csak az 78

www.netlib.hu elızıleg ott felsorolt betőket vagy betőcsoportokat lehet a leltári számok elıtt használni. A bibliográfiai rekordhoz egyetlen rögzítéssel egyszerre több egymás után következı leltári számot is rendelhetünk, amennyiben a leltári számon kívül minden egyéb példányadat azonos. Pl.: 2-5 B2-B5 10.1-10.4 B10.1-B10.4 10.1-14.1 B10.1-B14.1 B14.1

rögzítıdik: 2, 3, 4, 5 rögzítıdik: B2, B3, B4, B5 rögzítıdik: 10.1, 10.2, 10.3, 10.4 rögzítıdik: B10.1, B10.2, B10.3, B10.4 rögzítıdik: 10.1, 11.1, 12.1, 13.1, 14.1 rögzítıdik: B10.1, B11.1, B12.1, B13.1,

1.1-5.5

hibás formátum!!!

Elírás elleni védelmi okokból legfeljebb 100 elemő intervallumot adhatunk meg. Egy bibliográfiai rekordhoz tartozó több mint 100 egymást követı leltári számú példány rögzítését több lépésben tudjuk elvégezni. A pontozott intervallumnál arra kell nagyon figyelni, hogy a pont elıtti és a pont utáni részt egyszerre nem intervallumozhatjuk, mert az a program számára nem egyértelmő. ?

betőjelzet nélkül a soron következı leltári számot adja.

B?

az adott betővel kezdıdı számokon belül a soron következı legnagyobb leltári számot adja. a soron következı legnagyobb leltári számot adja .1-es törtrésszel. a B típusú dokumentumból a soron következı legnagyobb számot adja .1-es törtrésszel. Pl.: Ha eddig B200-as volt a legnagyobb, akkor B201.1-et ad.

?.1 B?.1

A kérdıjelet az funkcióbillentyő használatával is a mezıbe írhatjuk. A kérdıjel használata esetén intervallumot nem adhatunk meg. A kérdıjel a rögzítés pillanatában aktivizálódik, a sikeres rögzítésrıl tájékoztató ablakban üzeni meg a program, hogy mely leltári számot kaptuk valójában. Ezt kell följegyezni és a dokumentumba írni. Leltári számot módosítani is csak olyan másik számra lehet, amilyen még nincs az adatbázisban. Módosításkor a kérdıjelet biztonsági okokból nem 79

www.netlib.hu használhatjuk. Ha a leltári szám mezıt üresen hagyjuk, akkor a program rögzítéskor megkérdezi, hogy kérünk-e automatikus számozást. Ezt a lehetıséget természetesen csak a betőjelzet nélküli dokumentumok esetén használhatjuk. A selejtezett dokumentumok leltári számai csak abban az esetben használhatók fel újra, ha azok a selejtállományból is ki lettek törölve (az Egyéb -> Selejtezés, törlés, módosítás menüpontnál). Ha az adatbázisban elıforduló legnagyobb leltári számot töröltük, akkor az automatikus számozás (kérdıjel) funkció használata elıtt még egy szinkronizálást is el kell végezni, mert különben a soron következı szám továbbra is a törölt utáni érték lesz. A leltári szám mezı jobb szélén két lefelé mutató nyilacskát is láthatunk. A mezı mellettire kattintva egy legördülı lista jelenik meg, amelybıl választhatunk betőjelzete az elızetesen definiáltak közül. A második nyíl, a „V” gomb azt tudja, hogy ha rákattintunk, akkor az adatbázisunkban megtalálható, a leltári szám mezıbe írt érték utáni elsı elıforduló számhoz tartozó dokumentum példány adatait módosításra készíti elı a képernyın, tehát ezzel lapozhatunk elıre a leltári számok sorrendjében. Ekkor a háttérben meghúzódó (rögzített, piros) bibliográfiai rekord őrlap tartalma a példányadatokkal együtt értelemszerően változik.

Ha a dokumentumra ragasztott vonalkód magát a leltári számot tartalmazza, akkor azt nem szabad (nincs értelme) a vonalkód mezıbe külön is beírni.

Vonalkód Sok könyvtárban a leltári számtól független vonalkódot ragasztanak a dokumentumba. Ennek praktikus oka, hogy a legyártott vonalkódokat tetszıleges sorrendben, gyorsan be lehet ragasztani a dokumentumba, nem kell figyelni, hogy az megegyezzen a leltári számmal. A vonalkód behelyezésének elsıdleges oka a kölcsönzés könnyebbé és biztonságosabbá tétele. A program fel van készítve arra, hogy a kölcsönzés egyenértékően 80

www.netlib.hu végezhetı legyen a leltári számok vagy az attól független vonalkódok alapján. A vonalkódozást a feldolgozással párhuzamosan érdemes végezni, mert mind a feltáráshoz, mind pedig a vonalkódozáshoz a dokumentumot kézbe kell venni. Ha ez nem megoldható, akkor javasoljuk vonalkódozás leltározással összekapcsolt megvalósítását. Ennek gördülékenységét a program is támogatja eszközkészletével. Fontos, hogy a vonalkódot mindig a kézi vonalkódolvasó készülék segítségével kell a mezıbe írni, mert a vonalkód alatt feltüntetett forma nem minden (beállítási) esetben azonos a ténylegesen beolvasott formával. A vonalkód tetszıleges összeállítású lehet, betőket és számokat egyaránt tartalmazhat. Célszerő minél rövidebb, egyszerőbb, kizárólag számjegyeket tartalmazó etiketteket alkalmazni.

Cutter, Szakjelzet Ha a bibliográfiai rekord őrlap „Beállítás” menüpontjában ezt engedélyezzük, akkor e mezık tartalma automatikusan kitöltıdik a bibliográfiai rekord őrlap megfelelı mezıinek tartalmával. Ha nem kértük a mezık automatikus kitöltését, akkor az billentyővel is hasonló eredményt érhetünk el.

Beszerzés dátuma Alapértelmezett tartalom a napi dátum. A kis nyílra az egér bal fülével kattintva egy kis naptárat kapunk. A pontos dátumot, ha az közeli, akkor ennek segítségével érdemes kijelölni, ha távoli, akkor célszerőbb a dátumot közvetlenül a mezıbe írni. A program csak hibátlan dátumot fogad el! A beszerzés dátuma fontos (leltárkönyvi) adat, amelyet általában a számla dátuma alapján töltünk ki.

Beszerzési ár Ha a „Bibliográfiai rekord” őrlap „Beállítás” menüpontjában ezt engedélyezzük, akkor tartalma automatikusan kitöltıdik a bibliográfiai árral. Ezt a beállítást csak az új könyvek esetében érdemes használni, ahol a bibliográfiai ár és a beszerzési ár nagy valószínőséggel azonos. Ha ezt a beállítást nem alkalmazzuk, akkor az billentyővel ezt a segítséget utólag is igénybe vehetjük. A beszerzési ár mezı kitöltésére négy fontos szabály vonatkozik:

81

www.netlib.hu •

A beszerzési árat mindig forintban kell meghatározni (a valutában vásárolt könyvek árát a vásárlás napján érvényben lévı árfolyamon forintba átszámítva kell leírni! • A mezıbe mindig a bruttó árat kell írni! • A mezıbe csak számjegyeket írhatunk, ill. a régi könyvek esetében a fillérek jelölésére a pontot. • Olyan többkötetes mővek esetében, ahol a beszerezési ár a kiadvány egészére vonatkozik (ahol a köteteknek nincs dokumentumonkénti ára) a beszerzési árat kizárólag az elsı kötet példányaihoz szabad beírni! Ezen szabályok figyelmen kívül hagyása súlyos, a leltárkönyv vagyoni elszámolásának hitelességét veszélyeztetı, és ráadásul nagyon nehezen felderíthetı hibát eredményez!

ÁFA Az ÁFA mezıbe a nettó ár ÁFA tartalmát kell írni százalékban kifejezve. Hatféle áfa-kategóriába tartozó dokumentummal találkozhatunk: 0, 5, 12, 15, 20, 25.) A százalékjelet nem kell (nem szabad) a számok mögé írni! (Sokan kérdezik, a program miért nem fogadja el a 10,71 %-os ÁFÁ-t. A bruttó ár 10,71%-a azonos a nettó ár 12%-ával, tehát elfogadja.)

Lelıhely, Részleg Ezek nem szabadon kitölthetı mezık, egy-egy elıre feltöltött legördülı lista elemi közül választhatunk. A használatos lelıhelyek és részlegek listáját az Egyéb ->Kizárólagos mőveletek -> Listakezelı menüpontban tudjuk feltölteni.

Mechanikus raktári jelzet (Mrj) Kevés könyvtár használja. Formátumát a „.cfg” fájlokban határozhatjuk meg. Ez az egyetlen olyan konfigurációs beállítás, amelynél fontos, hogy minden egyes felhasználó esetében be legyen állítva, mégpedig azonos módon! Ahol a könyveket raktárban (raktár jellegő tároló rendszerekben) általában nagyság szerint elkülönítve helyezik el, ott nagyon fontos azonosító, hiszen a mechanikus raktári jelzet határozza meg a dokumentum helyét. Minden egyes dokumentumnak a többiétıl eltérı mechanikus raktári jelzete van. 82

www.netlib.hu A mechanikus raktári jelzet használata elıtt célszerő annak formátumát pontosan meghatározni. Ez a formátum az elsı használat elıtt viszonylag szabadon megválasztható, maximum öt tagból állhat, ezeken a tagokon belül vagy szám, vagy bető állhat, egy tag hossza maximum hat karakter lehet, a tagok között egy-egy szeparáló karakter is állhat. A formátum felhasználást követı megváltoztatása nem megfelelı sorrendő, ennek következtében használhatatlan mrj szerinti listákat eredményezhet. Pl.: A definiált forma legyen: AAAAAA-999999.999999 Ebben az esetben elfogadható jelzetek pl.: A-12, B-25.15 A definiált forma legyen: AAAAAA/999999-AAAAAA Ebben az esetben elfogadható jelzetek pl.: A/12-C B/25 A definiált forma legyen: AAAAAA999999.999999 Ebben az esetben elfogadható jelzetek pl.: A12, CA25.15

Kiegészítı adatok A mélyleíróban tárgyalt módszerhez nagyon hasonlóan a „Részletezés” gombbal a példányokhoz is írhatunk kiegészítı adatokat. Pl.: possessor, dedikáció, pecsét, stb.

Tulajdonságok Szintén a „Részletezés” gombra kattintva adhatjuk meg. Ekkor egy ablak jelenik meg, melynek fölsı részében olyan információk találhatók, amit nem módosíthatunk (rögzítés módja, forrás adatbázis, programverzió, a rögzítı személy, rögzítés dátuma, utolsó módosító, utolsó módosítás dátuma):

83

www.netlib.hu

Az ablak alsó részében a példány hozzáférési lehetıségeit adhatjuk meg. Itt fontos megjegyezni, hogy ezeket a lehetıségeket csak nagyon indokolt esetben érdemes alkalmazni. Ha tervszerőség nélkül állítgatjuk a rekordok hozzáférési paramétereit, akkor saját magunk, vagy kollégáink munkáját akadályozhatjuk.

Megjegyzés A példányhoz kereshetünk.

84

megjegyzést is adhatunk, amelyeknek szavaira is

www.netlib.hu

Kolligátum A könyvtári gyakorlatban azokat a köteteket nevezzük kolligátumoknak, amelyek több, valaha önállóan megjelent, késıbb (utólag) egybekötött, külön-külön bibliográfiai leírással rendelkezı (rész)dokumentumból állnak, de mivel egyetlen kötetben vannak, a nyilvántartásban is egyetlen leltári számon szerepelnek. A Szikla program a kolligátumok precíz, szabványos leírását teszi lehetıvé. Egy gyakorlati példából induljunk ki. Két könyvet egybekötnek, majd beleltároznak. A leltári szám legyen 25. Elkészítjük a kolligátum fizikailag elsı dokumentumának bibliográfiai rekordját, majd a példányadatoknál jelezzük, hogy ez egy kolligátum, mégpedig a kolligátum elsı kötete. A leltári szám mezıbe a 25-öt írjuk. Ezután elkészítjük a kolligátum második dokumentumának bibliográfiai rekordját, majd a példányadatoknál szintén jelezzük, hogy ez is egy kolligátum, mégpedig a kolligátum további kötete. Ekkor fönt az azonosítók mezıben a leltári szám és a vonalkód mezı inaktív lesz, és ha volt is benne valami, akkor törlıdik. Lent pedig meg kell adnunk a kolligátum elsı kötetének leltári számát (ami magának a kolligátumnak a leltári száma, azaz 25).Amennyiben olyan a kolligátum, hogy minden tagja külön leltári számmal rendelkezik, úgy ezt nem tekintjük annak, a bibliográfiai leírásokat külön el kell készíteni, leltári számmal kell ellátni, és a megjegyzés mezıben kell jelezni, hogy mely leltári számú dokumentumokkal van fizikailag egybekötve.

85

www.netlib.hu

Mélyleíró rögzítési mód A mélyleíró koncepciójában különbözik az egyszerősített adatfelviteltıl. Míg ott az egyezményes jelek használatával jelezzük a program számára az adatelemek egységeit és jelentését, itt minden adatelem kitöltése a neki megfelelı ablakocskában történik, így sokkal precízebben és részletesebben készíthetünk el bibliográfiai leírásokat. A mélyleíró adatrögzítési felületen minden adatmezı színe fehér, az éppen kiválasztott mezı színe pedig sárga, vagy zöld. Kiválasztáskor azok a mezık sárgák, amelyekbe a szerkesztıablak használatával írhatunk. Azok a mezık, amelyekbe csak a részletezı gomb által felhozott részletezı ablak segítségével írhatunk, zöld színőek. Ez alól az egyetlen kivétel a szerzıségi közlés adatsora. Ebben az esetben a részletezı gomb használatával tudjuk a rendszavakat felsorakoztatni. A rendszavakból a program automatikusan készít egy szerzıségi közlést, ezt azonban - mivel az adatmezı sárga - tetszés szerint át tudjuk írni anélkül, hogy közben a rendszavakon változtatnánk. Látszik tehát, hogy a szerzık esetében fordított a logika az egyszerősített adatfelvitelhez képest, mert ott a program a szerzıségi közlésbıl (ha az egy megfelelı szabályszerőséget mutat) próbálja a rendszavakat automatikusan kiválasztani. A mélyleíró rögzítésmód lassabb, de nem igényli az egyezményes jelek tökéletes ismeretét és a lehetı legösszetettebb szituációk precíz, egyértelmő és szabványos (értve ezalatt a magyar könyvtári szabványokat és a HUNMARC-ot is) kezelésére is megoldásokat tartalmaz. A könyvtári gyakorlatban elıforduló összes bibliográfiai rekord- és adatféleség leírására lehetıséget biztosít. További elınyök: • • • • • • • • • 86

53 féle címtípus; személy mellett testület és rendezvény, mint szerzıségi adat; egy szerzınek több szerzıi minısége is lehet; önmagukban is egyezményes jeleket rejtı tartalmak egyértelmő leírása (táblázatos felvitel); szerzık nemzetisége; kiegészítı adatok szabadon bıvíthetı adatféleségekkel; több fıcím esetén fıcímenkénti szerzıségi adatok meghatározása; sokkal többféle adat és összefüggés írható le, mint az egyszerüsített üzemmódban; nem szükséges az egyezményes jelek ismerete.

www.netlib.hu

A részletezı ablakok felépítése minden adatmezınél egyforma: az ablak alsó felében lévı táblázatban kell összegyőjteni az adatokat. A táblázat egy sorát az ablak fölsı felében található, összetartozó mezık kitöltésével lehet megadni vagy módosítani, és a hozzáad ill. a lecserél gombokkal lehet a táblázat megfelelı helyére beilleszteni. Ezt követıen az „OK” gombra kattintva a táblázatot tartalmazó ablak eltőnik, a táblázat tartalma pedig, a szabványos (egyezményes jelekkel tagolt) megjelenítési formában beíródik a bibliográfiai rekord őrlap megfelelı mezıjébe. A megjelenített forma nem tárolódik (kizárólag a szerzıségi közlés esetében). A „Kilépés” gomb a táblázat megjelenéskori állapotát állítja vissza, így a „Bibliográfiai rekord” őrlap megfelelı mezıje is változatlan marad, és a részletezı ablak is eltőnik.

Részletezı ablakok

Hozzáad: az ablak fölsı részében kitöltött adatokat új sorként a győjtı táblázatba teszi. Lecserél: A táblázat kijelölt sorát (kék vagy szürke csík van rajta) lecseréli a fölsı ablakrészben található mezık tartamával. Így tudjuk a táblázat hibás sorait javítani. 87

www.netlib.hu Mezık törlése: a fölsı ablakrészben lévı mezıket kiüríti (a táblázat tartalmát nem!). Töröl mindent: Az ablakban lévı összes adatot törli, a mezıket is és a táblázatot is. Módosít: a táblázatban lévı kijelölt (kék vagy szürke színő) sor elemeit az ablak fölsı részében található mezıkbe teszi, hogy azt módosítani tudjuk. Szokásosan a módosítás után a lecserél gombbal visszahelyezzük a javított adatokat. Töröl: a táblázatból a kijelölt sort kitörli. OK: az addig bevitt adatokat a bibliográfiai leírás megfelelı adatcsoportjának mezıjébe helyezi, a részletezı ablakot bezárja és visszatér a bibliográfiai rekord őrlapjához. Kilépés: az addigi adatok módosítása nélkül bezárja a részletezı ablakot és visszatér a bibliográfiai rekord őrlapjához. Föl, Le nyilak: a táblázat sorainak sorrendjét tudják változtatni oly módon, hogy a táblázat kijelölt sorát mozgatják föl ill. le a táblázatban. Másképpen fogalmazva: a kijelölt sort kicseréli a fölötte ill. alatta lévı sorral. Mezık automatikus ürítése: Ha be van pipálva, akkor a „Hozzáad” ill. a „Lecserél” gombok a mezık tartalmát nem csak a táblázatba írják, hanem ugyanakkor a felsı részben lévı mezıket ki is törlik. A táblázat sorainak kijelölését mővelet-végrehajtás nélkül a jobb egérgomb használatával lehet megszüntetni. A jobb egérgomb használata során megjelenı menü további lehetıségei megegyeznek a gombok funkcióival.

Vannak azonban olyan ideiglenes győjtıtáblázatok (a többlépcsıs részletezı ablakoknál) ahol a táblázat adatait csak a táblázat felületén megnyomott jobb egérgomb segítségével elıhívott menü segítségével módosíthatjuk, törölhetjük, mozgathatjuk, stb. Ezekhez a táblázatokhoz mindig tartozik egy jobbra nyíl gomb, ill. egy dupla jobbra nyíl gomb. Ha a táblázatnak van kijelölt (megkülönböztetett színő sora), akkor a nyíl duplának látszik, ha nincs, akkor pedig szimplának. A gomb kétféle állapota kétféle mőködésmódot jelent: a szimpla nyíl a táblázathoz hozzáad egy új sort, a dupla nyíl a táblázat kijelölt sorát lecseréli a mezı adataira.

88

www.netlib.hu

Címadatok részletezése A mezık szélén található gombon jobb füllel kattintva kiválaszthatjuk a segítı adatbázist (‘S=‘ saját adatbázis, ‘M=‘ MNB adatbázis). Cím típusa Itt 53 féle címtípus közül választhatunk. Ebbe a mezıbe csak azokat a címtípusokat írhatjuk be, amelyek a listában szerepelnek. Minden dokumentumnak van legalább egy fıcíme vagy egy közös fıcíme. A címtípusok listája beíráskor automatikusan legördül, vagy dupla kattintással elıhívható. Ha a listában van kékkel kijelölt sor, akkor az Enter billentyővel lehet elfogadni, vagy a lista tetszıleges elemét szintén dupla kattintással tudjuk beemelni. A legördülı listát az Enter vagy az Escape billentyőkkel lehet eltüntetni. Gyorsbillentyők: F8 : fıcím F7 : egyéb cím F6 : alcím F5 : párhuzamos cím Ha a kiválasztott címtípus az alcím, akkor megjelenik a „Közös alcím” jelölınégyzet. Ennek használatára akkor van szükség, ha a szerzıségi adatokat fıcímenként írjuk le, mert ilyenkor a közös alcímnek nem az utolsó fıcím után, hanem az utolsó fıcímhez tartozó utolsó szerzıségi adat után kell szerepelnie. Pl.: A kıszívő ember fiai / Jókai Mór ; Az ember tragédiája / Madách Imre : kötelezı olvasmányok

Ha a kiválasztott címtípus a vagylagos cím, akkor megjelenik egy újabb mezı: „a vagylagos cím kötıszava”. Alapértelmezett tartalma: ”avagy”. A kötıszó a besorolás szempontjából nem a cím része. Cím Ebbe a mezıbe kell a beállított címtípusnak megfelelı címet beírni. Ha a dokumentumnak több címe is van, akkor azokat egyenként kell hozzáadni a táblázathoz. Ebbe a mezıbe (az egyszerősített őrlappal ellentétben) azokat a

89

www.netlib.hu címeket is szöveghően leírhatjuk, amelyek önmagukban is tartalmaznak egyezményes jeleket (például kettıspontot). A cím elsı betőjének megadásakor egy gördülı ablak jelenik meg, ABC rendben mutatva az általunk beírt eddigi cím után következı címeket. A képernyın látható bármelyik cím dupla kattintással kiválasztható. Az Enter billentyő hatására az lesz a cím, amely a listában kékkel ki van jelölve. Ha nem kívánjuk a lista elemeit felhasználni, akkor az Esc billentyővel tudjuk a legördülı táblázatot eltüntetni. Ha valakit zavar a folytonosan megjelenı legördülı segítség, akkor az automata címkeresı pipát kivéve, ezt a lehetıséget ki lehet kapcsolni. (Ez a beállítás is alapértelmezetté tehetı a konfigurációkezelı megfelelı sorának módosításával.)

Szerzıségi adatok részletezése Rendezésbıl kihagyandó karakterek száma A címekre nem mindig abban a formában tudunk keresni, ahogy azt rögzítettük. A keresı adatbázisba pl. névelık nélkül kerülnek a címek. A névelık és a jelek levágását az egyszerősített üzemmódban egy automatizmus intézi, az algoritmus azonban bizonyos, nem egyértelmő esetekben nem helyesen ítéli meg a cím elejérıl levágandó karakterek számát, ezért itt ezt is be tudjuk állítani. Alapértelmezés: „a”=automatikus. Ekkor a névelık: A, Az, Der, Die, Das, The, Le és néhány egyéb karakter (például: idézıjel, zárójelek stb.) , valamint az ezt követı szóköz a keresıadatbázisba kerülés során automatikusan lemarad a cím elejérıl. Amennyiben ez az automatizmus nem megfelelıen kereshetı formát eredményezne, itt adhatjuk meg a levágandó karakterek számát: 0-9-ig. Az „egy” szócskát a program nem veszi le automatikusan, mert nem tudja megítélni, hogy az határozatlan névelı vagy számként értendı. Ha pl. a cím: Le a kalappal!, akkor a rendezésbıl kihagyandó karakterek száma nem maradhat „a”, át kell írni „0”-ra, mert különben a program francia névelıt gyanítva levágna három karaktert. Ha az Egy ember élete címő dokumentumot az „ember”-hez szándékozunk besorolni, akkor az „a”-t át kell írni „4”-re.

90

www.netlib.hu „Az a szép…” analitika alapértelmezés szerint a szép szóhoz lesz besorolva, ha ezt nem tartjuk megfelelı megoldásnak, akkor az „a”-t át kell írni „0”ra. Automata címkeresı Ha be van pipálva, akkor a cím beírásakor a legördülı ablakban megjelennek a már bevitt címek. Megjelenítendı cím (A HUNMARC-ból származó indikátor.) Kivenni akkor indokolt, ha a címet a katalóguscédulán nem akarjuk szerepeltetni. Pl.: az eredeti címet a címek közé föl kell venni, hogy kereshetı legyen, de a cédulán nagyon ritkán és csak akkor jelenik meg, ha az a dokumentumon a leírásnak megfelelıen szerepel. Fıforrásból származó cím Ha nincs bepipálva, akkor a cím szögletes zárójelbe kerül. Mezık automatikus ürítése Ha be van pipálva, akkor a „Hozzáad” ill. a ”Lecserél” gombok a mezık tartalmát nemcsak a táblázatba írják, hanem ki is törlik. Alapértelmezés szerint mind a négy pipa szerepel. Szerzıségi adatok részletezése A visszakereshetıség szempontjából az egyik legfontosabb adatcsoport a szerzıké. Ezért a mélyleíró egyik legösszetettebb részletezı ablaka a rendszó-táblázat feltöltését szolgáló ablak. A szerzıségi adatcsoport filozófiája a kétféle üzemmódban (az egyszerősített és a mélyleíró) között nagyon eltér egymástól: - az egyszerősített üzemmódban a könyvtárosnak a szerzıségi közlést kell elkészítenie lehetıleg oly módon, hogy az automatikus rendszókitöltı mechanizmus minél pontosabban hozza létre a rendszó-táblázatot, amelyet szükség esetén tudunk pontosítani, bıvíteni; - a mélyleíró fordítva mőködik. A feldolgozónak a rendszó-táblázatot kell kitöltenie oly módon, hogy a rendszavak pontos formai jellemzıi mellett olyan információkat is meghatároz, amelyek a szerzıségi közlés minél valószínőbb összeállítását segítik elı. A mélyleíró rögzítésmódban a 91

www.netlib.hu szerzıségi közlést a rendszó-táblázat alapján a program állítja össze, ismerve a megfelelı szabályokat és központozó jeleket. Az így elkészült szerzıségi közlést természetesen szabadon átírhatjuk (ha például az nem felel meg a címlapon leírtaknak) anélkül, hogy a rendszavak a háttérben módosulnának. Új szerzıségi adat A szerzıségi közlés lehet személy, testület, rendezvény. (A háromféle típus megkülönböztetése a HUNMARC-ból származik és megfelel az elsıdleges szerzık esetében a 100, 110, 111 ill. az egyéb szerzıi minıségek esetében a 700, 710, 711 -es hívójelő mezıknek.) Alapértelmezés a személy. Az adatok alapértelmezésben fıforrásból származnak, ha nem, vegyük ki a pipát. Ekkor a szerzıségi adat szögletes zárójelbe kerül. Fıcím Amennyiben több fıcímet adtunk meg, kiválaszthatjuk, hogy ezek közül az éppen leírandó szerzı melyikre vonatkozik. Alapértelmezés: mindre. Ha a szerzıségi közlések a fıcímekre megkülönböztetı módon vonatkoznak, akkor a cím és szerzıségi adatok formailag a szerzıségi közlésben jelennek meg, a címsor szimbolikusan át lesz húzva. Szerzıi minıség Itt több mint 70-féle közremőködési forma közül választhatunk. Ebbe a mezıbe csak azokat a szerzıi minıségeket írhatjuk be, amelyek a listában szerepelnek. (Ha olyan szerzıi minıséggel találkozik, amely nem szerepel a listán, és a közremőködés jellege alapján fogalmilag egyik kategóriába sem sorolható, kérjük, értesítse a programfejlesztıket!) Szerzıi minıséget nem kötelezı megadni (de érdemes!). Ha egy szerzıhöz több szerzıi minıséget is szeretnénk megadni, akkor azokat a mezı jobb oldalán található táblázatban kell összegyőjtenünk. A táblázatba új szerzıi minıséget a ‘>‘ gomb használatával tehetünk. A táblázat egy elemét úgy tudjuk lecserélni, ha kiválasztjuk a cserélendı sort, ilyenkor a ‘>‘ gomb felirata ‘>>‘-ra változik. Ez a gomb nem új elemként teszi hozzá a táblázathoz a szerzıi minıséget, hanem lecseréli a kijelöltet. A táblázat egy sorának kijelölését megszüntetni, a táblázat egy sorának törlését, ill. a táblázat sorainak sorrendjét megváltoztatni a jobb egérgombbal elıbukkanó

92

www.netlib.hu menü segítségével tudjuk. A program az elsıdleges szerzıket kiemelt rendszóként, az összes többi szerzıi minıséget egyéb rendszóként kezeli. A szerzıi minıségek listája beíráskor automatikusan legördül, vagy dupla kattintással elıhívható. Ha a listában van kékkel kijelölt sor, akkor az Enter billentyővel lehet elfogadni, vagy a lista tetszıleges elemét szintén dupla kattintással tudjuk beemelni. A legördülı listát az Enter vagy az Escape billentyőkkel lehet eltüntetni. Gyorsbillentyők: F8 : elsıdleges szerzı F7 : fordította F6 : illusztrálta F5 : készítette Névmegelızı névkiegészítı A Névmegelızı (név)kiegészítıkrıl azt fontos tudni, hogy általában (még idegen nevő szerzık esetében is) a vezetéknév elıtt álló, de nem a vezetéknevet képezı névtagot jelentik (kivétel a családi állapotra utaló névkiegészítések). A névmegelızı névkiegészítı lehet rangot, családi állapotot, tudományos fokozatot, névutalót, névrövidítést kifejezı kiegészítı is. Pl.: dr. Kiss István Mr. Peter Rainer Antoine de Saint-Exupéry S. Nagy Anna

esetében:

esetében:dr. esetében:Mr. de esetében:S.

Vezetéknév A vezetéknév ablaka melletti gombon az „S=” és az „M=” közül a jobb egérgombbal választhatunk. Ha a Szerzık automatikus keresése pipa be van téve, akkor „S=” esetén a már korábban saját magunk által rögzített szerzık közül, az „M=” esetén pedig a MNB-adatbázisban elıforduló szerzık közül választhatunk a legördülı listából. Ha a pipa nincs betéve, akkor nincs legördülı lista. A listából történı választás esetén a teljes név a vezetéknév mezıbe kerül, ami így nem maradhat. A vezetéknév mezıben lenyomott billentyővel, vagy az egér jobb gombjára kattintás után feltünı „Szétbont” menüpont választásával a név részei a megfelelı mezıkbe átkerülnek. Ennek a mőveletnek az eredményét ellenırizni kell, mert több tagú, ill. idegen eredető szerzık esetében a többféle elvi megoldás

93

www.netlib.hu közül az algoritmus nem feltétlenül a helyes (a számunkra megfelelı) megoldást választja. Keresztnév A keresztnév megállapítása sokszor nem magától értetıdı feladat. Ez talán evidensnek tőnı észrevétel, de a tapasztalat azt mutatja, hogy az idegen eredető szerzık nevének leírásakor monoton munka során a gyakorlott leíró is gyakran fölcseréli a vezeték ill. a keresztnevet. Ezért is javasoljuk, hogy a táblázat elkészültekor a sorokat egyenként kiválasztva a „Megmutat” gomb nyomva tartásával ellenırizzük az adott szerzı rendszó ill. a megjelenítendı formáját. Keresztnév elıre Mint a bevezetıben már említettük, rendszavainkat a megjelenítésre vonatkozó információval is el kell látnunk. Ebbıl a szempontból a magyar és a legtöbb idegen eredető szerzık nevének szerzıségi közlésben használatos formája között mutatkozik az a fontos különbség, hogy a név melyik tagja szerepel elöl. Ha a Keresztnév elıre pipát betesszük, akkor a szerzıségi közlés sorban a keresztnév kerül elıre. Ettıl függetlenül a rendszó a vezetéknév alapján kereshetı vissza. Kronológia A szerzık születési és halálozási dátumát jelenti. A kronológiai adatokat nem kell zárójelbe tenni, mert azt a program maga megteszi. Fontos, hogy a kronológia szorosan a rendszó részét képezi, a cédulán a szerzıségi közlésbe nem kerül, de a melléktételeknél a szerzı neve mellett megjelenik. Ez az információ nagymértékben növeli az adatbázis információs értékét, arról nem is beszélve, hogy azonos nevő szerzık esetén ez az egyetlen eligazodási szempont a keresıben. Nemzetiség A szabványokban nem szerepel, de fontosnak tartjuk, mert így lehetıség nyílik például adott nemzetiségő szerzık kigyőjtésére. Itt majdnem ugyanazok a funkcióbillentyők használhatók, mint a nyelv mezı esetében ( – magyar, – amerikai, – német, – francia).

94

www.netlib.hu Megmutat Az egér bal fülének nyomva tartása mellett megmutatja a táblázatban kiemelt színnel jelölt adatsor megjelenítendı formáját (a katalóguscédulán), valamint a rendszó formáját (a kereshetıség szemszögébıl). A rendszavak kitöltése után automatikusan kitöltıdik a szerzıségi közlés sor, amibe bármit beírhatunk anélkül, hogy a rendszavak a háttérben módosulnának. Amennyiben a rendszavakban ezek után módosítunk, a program mindig megkérdezi, hogy a szerzıségi közlés sort is ennek megfelelıen módosíthatja-e. Ha „Nem”-mel válaszolunk, akkor az általunk a szerzıségi közlésbe beírt szabadszöveges kiegészítések megmaradnak, a szerzıségi közlés változatlan marad, az esetleges bıvítést kézzel kell elvégezni. Ha „Igen”-nel válaszolunk, akkor a program a rendszavak alapján újra kitölti a szerzıségi közlés mezıt, korábbi módosításaink elvesznek. Van néhány olyan eset, amikor a rendszó-táblázat és a szerzıségi közlés nem tekinthetı konzekvensnek. Tipikus példa az idegen nyelvő könyvek esete, amikor a szerzıi minıségek a szerzıségi közlésben a dokumentum nyelvén, a rendszó-táblázatban pedig természetesen magyarul szerepelnek. Ezekben az esetekben nem érdemes a rendszó-táblázat által készített szerzıségi közlést kézzel átszerkeszteni, egyszerőbb megoldás a szerzıségi közlést kézzel elkészíteni, majd a rendszó táblázatot utólag feltölteni. Ekkor a részletezı ablak bezárása utáni kérdésre, hogy felülírható-e a szerzıségi közlés értelemszerően „Nem”-mel fogunk válaszolni. Testületi név A testületi szerzık nevének leírásakor sokszor jelent dilemmát, hogy a visszakereshetıség, vagy a pontos, szöveghő leírás két egyformán fontos szempontja közül melyiket tekintsük elıbbre valónak.

Pl. ha a testületi szerzı a Mőszaki Egyetem Építımérnöki Kar Magasépítı Szak, akkor nehéz eldönteni, hogy ezzel mi legyen a teendı. Ha a teljes nevet leírjuk, akkor leszünk a leginformatívabbak, és a szabványnak is az felel meg, hogy változtatás nélkül tüntessük fel a dokumentumon szereplı adatokat. Ez a megoldás azonban a visszakereshetıség szempontjából a leghátrányosabb, mert csak abban az esetben lesz a dokumentum szerzı szerint megtalálható, ha a teljes nevet pontosan ismerjük és használjuk. 95

www.netlib.hu

Ennek a problémának a megoldására született az az ötlet, hogy a teljes testületi nevet részekre tagolva egy táblázat elemeiként írhatjuk le. A megjelenítı ilyenkor a táblázat sorait egymás mögé főzve a teljes nevet mutatja, a keresıbe pedig a név minden olyan tagja külön-külön is bekerül, amelyek a táblázat egy-egy sorát képezik. A testületi név táblázata a testületi név mezı mellett szerepel és a jobbra nyíl gomb segítségével tudjuk feltölteni. A táblázat elemeit a táblázat felületén használt jobb egérgomb segítségével tudjuk módosítani, törölni, mozgatni. Tárgyi melléktétel A tárgyi melléktétel nem a közremőködés valamilyen formáját jelenti (ezért nem is rendszó), hanem azoknak a személyeknek a neveit jelenti, akikrıl a dokumentum közvetlenül, vagy akár csak közvetett értelemben szól. A tárgyi melléktételek használata sajnos egyre inkább kezd eltőnni a könyvtári gyakorlatból, pedig értékes, hasznos adat, nagymértékben hozzájárul az adatbázis, mint a tájékoztatás eszközének felhasználásához. Ha a dokumentum nem egy személyrıl, hanem például egy tárgyról vagy fogalomról szól, akkor a tárgyat ill. fogalmat nem tárgyi melléktételként, hanem tárgyszóként érdemes feltüntetni. (A tárgyi melléktételeket a cédula alján „*”-gal jelöljük.) Ha tárgyi melléktétel pipát betesszük, akkor (a szerzıi minıségen kívül) a személy minden adatát a rendszóhoz hasonlóan megadhatjuk.

Szerzıi minıségek rövidítve Ha ezt a lehetıséget bejelöljük, akkor a szerzıségi közlésben a nevek mellett a szerzıi minıségek rövidített formában jelenítıdnek meg.

Megjelenés helye és a kiadó A részletezı ablak felépítése kissé eltér az eddigiektıl. Három részbıl áll. Baloldalt fönt a „Megjelenés helye” (+3 járulékos adata) és a „Kiadó” mezıit láthatjuk.

96

www.netlib.hu

Mivel lehetséges, hogy egy dokumentum egy kiadónál több helyen, avagy egy helyen több kiadó közös gondozásában jelent meg, ezért elsı lépésként az összetartozó megjelenési helyeket ill. kiadókat a jobbra nyíl gombbal a jobb oldali ideiglenes táblázatban kell összegyőjtenünk. Ezt követıen a „Hozzáad” gombbal az alsó végleges táblázatba helyezzük ezt a megjelenési hely(ek)bıl és kiadó(k)ból álló összeállítást. Ha több megjelenési hely - kiadó párosítás is szerepel a dokumentumon, akkor az eljárást megismételhetjük.

A „Hozzáad” gomb csak abban az esetben használható, ha az ideiglenes győjtıtáblázatok mindegyikében van már legalább egy-egy adat. Ha nem ismerjük a megjelenési helyet és / vagy a kiadót, akkor üres mezı esetén is a jobbra nyíl gomb(ok)ra kell kattintanunk. Ebben az esetben a megjelenési helyek táblázatába a [s.l.], a kiadók táblázatába pedig a [s.n.] szabványos rövidítés kerül. Módosításkor a legalsó táblázat kijelölt sorára duplán kattintva elıször az ideiglenes győjtıtáblázatok töltıdnek ki, majd azok megfelelı sorát kiválasztva szintén duplakattintással kerülnek az adatok a szerkesztı 97

www.netlib.hu mezıkbe. A módosítás végrehajtása után elıször a dupla jobbra nyíl (>>) ill. a „Lecserél” gombokkal tudjuk a módosított állapotot az alsó táblázatban is érvényesíteni. A szimpla jobbra nyíl (>) akkor válik duplává, ha a táblázatban van kijelölt sor. A kijelölést a jobb egérgombbal tudjuk megszüntetni.

Megjelenés éve A részletezı ablak felépítése és használata a fentebb már tárgyaltakéhoz képest semmi újdonságot nem tartalmaz.

A megjelenési év mezı kitöltéséhez egy fontos észrevételt szeretnénk tenni. A régi programokból történı konvertálások során talán ennél a mezınél találkozhattunk a legkülönfélébb megoldásokkal (a nem egyértelmő esetekben). A szabvány ill. a könyvtári gyakorlat valóban sokféle megoldást ismer.

98

www.netlib.hu Ezek közül néhány: [n.a.] vagy [é.n.] nincs adat vagy évszám nélkül [199?] nincs adat, a leíró feltételezi, hogy a kilencvenes évek [17??] nincs adat, a leíró feltételezi, hogy a hétszázas évek [19]99 a dokumentumon ’99 szerepel [1995-00] a kilencvenes évek második felében A számítógépes adatfelviteli terminológiának egyik megoldás sem felel meg igazán. Most is azt kell elsısorban figyelembe vennünk, hogy a keresı program milyen adatokat tud értelmezni, a keresı ember hogyan gondolkodik, mit keres. A „nincs adat” vagy „évszám nélkül” megjelölésnek semmilyen használható információtartalma nincs azon kívül, hogy a dokumentumon a megjelenési évszám nem volt feltüntetve. Ha lehetséges, érdemes egy becsült megjelenési évet vagy évszám intervallumot meghatároznunk. A szögletes zárójelet itt sem kell használni, mert a program automatikusan intézi. Pl.:

[1957-1958] [1800-1810] [1918-1939]

Ha az évszámot ebben a formában adjuk meg, akkor a keresı program képes arra, hogy ha az intervallum valamely köztes értékét keresik, az akkor is találatot eredményez. (Pl. ha valaki 1996-ot keres, akkor a [1995-1999] et is megtalálja a program.) Éppen emiatt azonban arra is vigyázni kell, hogy túl nagy intervallumokat ne használjunk, mert akkor a keresések során nagyon bı találati halmazokkal fogunk találkozni.

Nyomdai adatok Az ablak felépítése és a feldolgozási módszer megegyezik a megjelenési hely és a kiadó esetében leírtakéval.

99

www.netlib.hu

Sorozat A szabvány a sorozatok esetében sokat változott. Gyakorlatilag megszőnt az alsorozat és az alsorozati megjelölés fogalma. A program ugyan lehetıséget ad a régebbi típusú dokumentum-leírások rögzítésére is, de ezt nem feltétlenül érdemes kihasználni, ennek a kérdéskörnek az egyszerősítése idıszerő és praktikus megoldás volt. A tapasztalat is azt mutatja, hogy a sorozatleírások esetében a sorozat-hierarchiát a sorozatcímek sorrendjével és / vagy címtípusával bıven elegendı jelezni. Itt hívjuk fel a figyelmet arra a gyakori félreértésre is, hogy a sorozat címének leírásakor a címtípus mezıbe a sorozatcímet választják ki. Ez hibás megoldás, a dokumentum címeihez hasonlóan a sorozatok címeinek típusa is fıcím, alcím ill. párhuzamos cím lehet. A sorozatcím címtípusként történı kiválasztására a címadatok részletezésénél kerülhet sor akkor, ha a sorozat címének nagyobb a jelentısége, mint a dokumentum fıcímének és emiatt a sorozat címét is fölveszik a dokumentum címei közé (megjelölve, hogy ez egy sorozatcím), hogy a sorozat kereséskor a címek között keresgélve is találatot kapjunk.

A bal fölsı sarokban „Sorozat” vagy „Alsorozat” leírása közül választhatunk az ún. rádiógombok segítségével. Elıször mindig sorozatot kell leírni, utána következhet(nek) az adott sorozathoz tartozó alsorozat(ok).

A szerzıi adatokkal nem zsúfoltuk az ablakot, de ha szükséges, akkor a jobb fölsı sarokban lévı szerzı dobozkába tett pipával megjelennek a sorozat szerzıségi adataihoz szükséges mezık. (Nagyon ritka). A sorozatleírás is többlépcsıs úgy, mint a megjelenési hely és a kiadó, valamint a nyomdai adatok részletezése. Elsı lépésként a sorozat címének (címeinek) ideiglenes táblázatát kell kitölteni oly módon, hogy a cím típusa és a cím mezık kitöltése után a jobbra nyíl gombbal (>) a mezık tartalmát a táblázatba áttesszük. Az ISSN szám mezıbe az ‘ISSN’ rövidítést nem kell a számok elé odaírni. Megadhatjuk a sorozati számot és a szerzıségi adatokat, ha ezek fontos jellemzıi a sorozatnak vagy a sorozat ezen tagjának. A címtáblázat kitöltése kötelezı. Ha egy sorozatleírással kész vagyunk, akkor 100

www.netlib.hu a „Hozzáad” gombbal tehetjük az alsó győjtıtáblázatba az összetartozó adatokat egy újabb sorként. Természetesen elıfordulhat az is, hogy egy kötet egyidejőleg több sorozatnak is tagja, ekkor a teljes mőveletsort meg kell ismételni, ekkor az alsó győjtıtáblázatnak több sora is lesz.A sorozatok adatainak utólagos módosítása úgy történik, hogy a kiválasztott soron dupla kattintással a fölsı ablakrészbe is átesszük az adatokat. Ott a címadatokon kívül minden közvetlenül átírható. A címadatok az ideiglenes címadattáblázatba kerülnek, ahol a címeket egyenként tudjuk módosítani úgy, hogy kiválasztjuk az adott címet és duplakattintással az adatokat áthelyezzük a táblázat bal oldalán lévı mezıkbe. Ott azok átírhatók, majd a dupla jobbra nyíl gombbal visszahelyezhetık a táblázatba, a módosított sor helyére. A „Lecserél” gombbal pedig a teljes, immár módosított sorozatleírást véglegesíthetjük az alsó győjtıtáblázatban.

Terjesztési adatok A részletezı ablak kitöltése az eddigiekhez képest nem tartalmaz új elemet. Az ISBN számnál csak a számot kell megadni. Több ISBN szám is megadható.

Megjegyzés Szabadszöveges mezı, a szokásos egyezményes (.-) jelekkel tagolva kitölthetı. A megjegyzés szövegében elıforduló szavakra lehet csak visszakeresni. Fontosabb információk, rendszerezettebb, megjegyzéstípusokba elkülöníthetı, következetesen visszatérı adatféleségek rögzítéséhez a kiegészítı adatok táblázatának használatát ajánljuk. A példányokra vonatkozó megjegyzéseket a példány őrlapon van lehetıség megadni (pl.: sérült).

Tárgyszavak, ETO-k A könyvtáros nehezebb, de igen fontos feladata a „téma” szerinti feltárás. Lelıhely-adatbázisok keresés-módszertani statisztikái arról tanúskodnak, hogy a könyvtári adatbázisokban történı tájékozódás során a leggyakrabban igénybevett keresési szempont a tárgyszó ill. az ETO. Egy dokumentumadatbázis használhatósága a visszakereshetıség szemszögébıl leginkább azon múlik, hogy a benne található leírások elkészítésekor a könyvtáros mekkora hangsúlyt fektetett a „téma” kidolgozására.

101

www.netlib.hu A tárgyszavak és az ETO-k szerkesztését az adatcsoport hangsúlyos mivoltának megfelelıen többféle eszköz támogatja. A legördülı ablakok tartalma többféle is lehet. A lehetıségek közül a „Beállítás” menüpontban választhatunk. Készíthetünk korlátlan mélységő hierarchikus tárgyszójegyzéket, amely egyaránt segíti a feldolgozást végzı könyvtárost, és a keresést végzı felhasználót. Ha tárgyszójegyzék nélkül dolgozunk, a program segítségképpen a legördülı listában a már korábban használt tárgyszavakat jeleníti meg ABC rendben, amely a tárgyszójegyzékekhez hasonló módon a feldolgozó és a keresı gondolkodásmódjának közeledését segíti. A tárgyszó-ETO átjárhatóságot biztosító adatbázis teszi lehetıvé, hogy az ETO-val feldolgozott dokumentumok között keressünk a tárgyszavak használatával.

Cutter Ha a mezı üres, rálépve automatikusan kitöltıdik, de szükség esetén módosítható. Háromnál több elsıdleges szerzı, vagy elsıdleges szerzı hiányában a cutter a címbıl számítódik ki. Ha ettıl eltérı esetekben is a címrendszó alapján szeretnénk cutter számot adni, akkor a cím kitöltése után és a szerzı kitöltése elıtt lépjünk a cutter mezıbe. Az billentyő hatására függetlenül a pillanatnyi tartalomra a mezı tartalma újraszámolódik.

Szakjelzet Az billentyő hatására az elsıként beírt ETO szám elsı 3 számjegyével kitölti ezt a mezıt. (Ezt a lehetıséget komoly körültekintéssel érdemes csak használni tekintettel a raktározási szaktáblázat és az ETO különbözıségeire. Ld. például: nyelvészet!) A cutter- és a szakszám (a raktári jelzet) tulajdonképpen példányadat, mert elvileg két azonos dokumentumnak is adhatunk eltérı raktári jelzeteket. Gondoljunk csak azokra a dokumentumokra, amelyek szakkatalógusba történı besorolása nem egyértelmő. Ilyenkor a dokumentum egy-egy példánya az alternatív lehetıségek mindegyikében rendre elıfordul. Mivel azonban a raktári jelzet az esetek legnagyobb részében a példányok összességét tekintve is egyértelmően azonos, a „Bibliográfiai rekord” őrlapon is helyet kapott. Ennek két elınye van: az egyik, hogy a keresı katalóguscédula-formátumú megjelenítıje a raktári jelzetet nem (csak) a példányok mellett, hanem a megszokott módon, a cédula tetején is feltünteti, másrészt a bibliográfiai rekord őrlapon kitöltött cutter ill.

102

www.netlib.hu szakjelzet mezık tartalma (ha ez a beállításokban engedélyezve van) automatikusan bekerül a példány őrlap megfelelı mezıibe.

Nyelv Szabadszöveges mezı, a dokumentum nyelveit adhatjuk meg, egymástól vesszıvel elválasztva. Funkcióbillentyők: F8 F7 F6 F5

magyar angol német francia

Kiegészítı adatok A kiegészítı adatok mezı olyan értékes és fontos, a bibliográfiai és egyéb szabványokban egyébként nem szereplı adatok visszakereshetı leírását teszi lehetıvé, amelyek fıleg régebbi könyvekkel rendelkezı könyvtárak számára nem nélkülözhetık. A példányokra vonatkozó (egyedi) kiegészítésket itt ne írjuk le! Az adat megnevezése: Itt a megjegyzésféleségek listájából kell egyet választanunk. Csak a legördülı lista elemeit használhatjuk, de a lista szabadon bıvíthetı az Egyéb -> Kizárólagos mőveletek -> Listakezelı menüpont segítségével. Adat: a megnevezésnek megfelelı adat (maga az információ). Az adat megnevezésének feltüntetése: Ha a pipát kivesszük, akkor a katalóguscédulán az adat megnevezése nem jelenik meg, csak maga az adat. A kiegészítı adatokban leírt információk a keresıvel az adat megnevezésének kiválasztásával tételesen visszakereshetık. (A megjelenítıben szabályozható, hogy a kiegészítı adatok a leírás végére, vagy pedig közvetlenül a megjegyzés mezı mögé kerüljenek.)

Tulajdonságok Amikor bibliográfiai leírást rögzítünk, akkor az általunk begépelt adatokon túl további fontos információk is a tárolódnak a rögzített rekord részeként, ezeket rekord-tulajdonságoknak nevezzük. A tárolt információ egy részét a program maga állapítja meg, ezeket csak megnézni tudjuk, módosítani nem. Ilyenek például a verziószám, rögzítı 103

www.netlib.hu neve, a rögzítés dátuma, módja, stb. Vannak olyan tulajdonságok, amelyekrıl a helyi szabályozás szerint a könyvtár dönthet, a Tulajdonság ablak alsó felében ezeket láthatjuk:

A hozzáférési adatok részletezése: -A Módosítás, törlés mezıben választható opciók: szabad, nem szabad. -A Példányok keresése mezıben választható opciók: szabad, nem szabad. -A Példányok kölcsönzése mezıben választható opciók: szabad, nem engedélyezett, csak kezessel, csak fedezettel, csak könyvtári alkalmazottnak, könyvtárigazgatói engedéllyel, egyedi elbírálás alapján, csak kutatónak, diáknak nem, 14 éven felülieknek, 16 éven felülieknek, 18 éven felülieknek. -Az Internetes adatbázisban mezıben választható opciók: szerepelhet, nem szerepelhet. - A leírás állapota mezıben választható opciók: végleges, elıfeldolgozott, bıvítendı, módosítandó, átnézendı, törlendı. Kölcsönzési idı: Ha az adott dokumentum esetében egyedi kölcsönzési idıt kívánunk beállítani, itt tehetjük meg. Az ide beírt érték minden esetben felülbírálja a kölcsönzési beállításoknál megadott értéket.

104

www.netlib.hu

Egykötetes könyv rögzítése háttéradatbázis támogatással A Szikla programok egyik legnépszerőbb lehetısége, hogy az őrlapok kitöltését azon könyvek feldolgozása esetén, amelyek a háttéradatbázisokban már megtalálhatók, nem kell kézzel elvégezni. Az adatrögzítés támogatásához többféle adatbázist használhatunk. Az egyik az MNB Adatbázis, amely az 1976 óta Magyarországon megjelent könyvek leírását tartalmazza (jó néhányat analitikával együtt). A Tankönyvi Adatbázis rekordjainak nagy elınye, hogy tárgyszavakkal és szakjelzettel is el vannak látva. Azon könyvtárakban, ahol vannak még 1976 elıtti, feldolgozatlan dokumentumok, nagy segítség a legnagyobb háttéradatbázis: a SZIKLA (Szinkronizált Központi Lelıhely Adatbázis). Ez több mint 220 Szikla programot használó, válogatott könyvtár tizenegy millió feldolgozott dokumentumát tartalmazza. A nem Sziklát-t használó könyvtárak adatait is fel tudjuk használni, ha azok rendelkeznek Z39.50 interfésszel, vagy rekordjaikat más fórumokon, (HUN)MARC formátumban elérhetıvé teszik.

Honosítás Az MNB Adatbázisban szereplı leírásokat többféle módon is felhasználhatjuk. Ezen lehetıségek megértéséhez szükséges elıbb az MNB (Magyar Nemzeti Bibliográfia) Adatbázis mőködését tanulmányoznunk. Errıl az adatbázisról elsısorban azt kell tudnunk, hogy rekordszáma nemcsak növekszik, hanem adattartalma visszamenılegesen is bıvül, módosul, tisztul. Történik ez a hibák javításakor, az adatok módosulásakor, a leírások utólagos bıvítésekor. (Változhat a kronológia a szerzı halála esetén, pl. „1917-” -rıl „1917-2002” –re, vagy sokszor változik pl. az ETO is.) Ha az MNB adatbázis valamely rekordját pillanatnyi állapotában átvesszük és rögzítjük a saját adatbázisunkba, akkor a forrás adatbázis esetleges késıbbi változásait nem tudjuk felhasználni. Ennek a problémának a megoldására a fejlesztık kidolgozták a h o n o s í t á s nak elnevezett eljárást, amelynek lényege, hogy az MNB adatbázisban megtalált leírás adattartalma fizikailag nem másolódik át a saját adatbázisunkba, hanem a leírás egyedi azonosító száma kerül csak tárolásra, amelynek segítségével a leírás legfrissebb állapota annak eredeti helyérıl mindig elérhetı. A módszer lényegi következménye, hogy a leírás azon részei, amelyek az MNB adatbázisban szerepelnek, nem módosíthatók, mert azok tartalma dinamikusan változhat, és frissítéskor az általunk eszközölt módosítások 105

www.netlib.hu felülíródnának. Honosítani tehát csak azokat a bibliográfiai leírásokat lehet, amelyek pontosan megegyeznek a feldolgozandó dokumentum leírásával, mert módosításra honosításkor nincs lehetıségünk.

Átemelés A honosítás funkciót kizárólag az MNB adatbázis rekordjaival kapcsolatban tudjuk alkalmazni, a többi adatbázisból a tételeket csak á t e m e l n i tudjuk, ami azt jelenti, hogy az adatok fizikailag is átkerülnek a saját adatbázisunkba. Ilyenkor az átemelt rekordnak nincs már kapcsolata a forrásadatbázissal, így azok frissülésérıl nem szerezhetünk tudomást, azonban az átemelt leírásokat szabadon módosíthatjuk. Az MNB Adatbázis tételeit nemcsak honosítással, hanem átemeléssel is hasznosíthatjuk. Ezt akkor célszerő használni, ha az MNB adatbázisban nem találjuk meg pontosan azt a leírást, amelyre szükség van. Ilyenkor kereshetünk egy hozzá nagyon hasonlót, amelyet átemelve és a szükséges módosításokat elvégezve a kézi leírásnál gyorsabban készíthetünk saját bibliográfiai rekordokat. Összefoglalva tehát átemeléskor a háttéradatbázisokból kiválasztott rekord adattartalmával kitöltıdik az őrlap, amelyet aztán szabadon átírhatunk, és rögzítéskor a módosított rekord összes adata átkerül a saját adatbázisunkba. Ilyenkor az adatbázis-kapcsolat megszőnik, nincs is rá szükség, mert a forrásadatbázist csak az őrlap kitöltéséhez használtuk. Apróbb helyesírási hibák javításához az egyébként megtalált tételeket nem érdemes a honosítás helyett átemelni, az adatbázis-kapcsolatot egy „szépséghiba” miatt nem érdemes feláldozni. Más a helyzet a visszakereshetıséget veszélyeztetı elírásokkal, ezeket a honosítás lehetısége esetén sem szabad változatlan formában elfogadni. Pl. „A gyertyák csonkig égnek” címő Márai regény az adatbázisban így szerepel: „A gyertyak csonkig égnek”. A mérlegelésnél érdemes számba venni, hogy szépirodalomnál különösen fontos a címre vagy a cím részeire történı keresési lehetıség, így ebben az esetben érdemes javítani. A honosítás („I”) funkció kizárólag az MNB Adatbázis esetében használható, az összes többi forrás esetében csak az átemelés („N”) használható.

106

www.netlib.hu

Az Adatbázisok ablak fölépítése és használata A megfelelı tétel kiválasztásához elıször el kell döntenünk, hogy melyik adatbázisforrást használjuk:

• • • • • • •

Az Országos Széchenyi Könyvtár Magyar Nemzeti Bibliográfia Adatbázisa (MNB 1976-tól napjainkig) KELLÓ Új Könyvek adatbázis (2007. jan. 1.-tıl) Tankönyvi Adatbázis (Karlovitz János Tibor munkája) – Külön meg kell rendelni! A gyarapítási adatbázis dezideráta rekordjai SZIKLA (Szinkronizált Központi Lelıhely Adatbázis): kb. 220 SZIKLÁ-t használó könyvtár kész adatbázisa Z39.50 szerverek HUNMARC források

A három utolsó lehetıség a Bibliogáfiai Letöltı Modul része, ami külön rendelhetı Szikla-modul. Mikor melyik adatbázist használjuk? MNB Az 1976 utáni Magyarországon megjelent könyveket érdemes az MNB-bıl átvenni, még akkor is, ha azok máshol is megtalálhatók, mert annak a minısége a legjobb. A ’76 elıtti könyvek esetében érdemes a SZIKLÁ-ban keresni, külföldi könyveknél pedig ajánljuk a Z39.50 szervereket. Néhány könyvtár fel kíván használni más forrásból származó HUNMARC rekordokat. Ezek a megfelelı elıkészítés után a „HUNMARC rekordok”

107

www.netlib.hu forrás kiválasztásával érhetık el. Lásd az „Egyéb/HUNMARC/Import” menüpontot.

KELLÓ A kiválasztható adatbázisok listája a 6-os verzióban a KELLÓ (Könyvtárellátó Közhasznú Társaság) új könyvekrıl készített bibliográfiai leírásainak letöltési lehetıségével bıvül. Eddig könyvtáraink az új könyvek adatainak rögzítését az OSZK (Országos Széchenyi Könyvtár) MNB (Magyar Nemzeti Bibliográfia) Adatbázisának kéthetenként megjelenı, évi 24 rekordcsomagja segítségével végezhették el. A fejlesztésre azért volt szükség, mert az OSZK az MNB építésekor ki van szolgáltatva a köteles példányok beküldési rendszerének, így az elmúlt években többször is elıfordult, hogy a könyvtári beszerzések megelızték a bibliográfiai rekordok központi feldolgozását. A KELLÓ a kiadókkal áll kapcsolatban, így lehetısége van (egyébként közvetlen üzleti érdeke is), hogy az új könyveket a megjelenést követıen szinte azonnal feldolgozza. Ezt egy megfelelı technikai és személyzeti apparátussal, szakmailag magas színvonalon oldja meg, így a KELLÓ rekordok alkalmasak arra, hogy azokat a SZIKLA program dokumentumadatbázisába átemeljük. Az Adatbázis-követés szolgáltatás rekordállományának forrását azonban nem lecserélni, hanem kibıvíteni szándékozunk, mert az MNB Adatbázis továbbra is fontos eszmei és használati értéket képvisel. Az MNB fontos tulajdonsága, hogy nemcsak új rekordokkal bıvül, hanem az állomány visszamenıleg is folyamatosan frissül. A teljes adatbázist karbantartják, javítják, végzik szabvány-aktualizálást, stb. A KELLÓ-val ellentétben az MNB csomagjaiban nemcsak az új leírásokat, hanem a régiek javításait is megkapjuk. A Szikla program többek között ezért biztosítja az ún. hivatkozásos kapcsolat létrehozását a saját és az MNB rekordjai között. Így tudnak pl. a könyvtári állomány bibliográfiai leírásai automatikusan, „észrevétlenül” kijavulni. Az MNB további elınye, hogy teljes körő, bizonyos esetekben analitikus leírásokat készít.

108

www.netlib.hu Az Adatbázis-követés szolgáltatás megrendelése esetén az MNB Adatbázis új leírásainak használatba vétele az eddig megszokott módon történik: a Szikla program az új csomagok megjelenését figyeli és felhasználói utasításra le- ill. betölti a rendszerbe. (A MNB rekordok lokális jelenléte a hivatkozásos kapcsolatok lehetısége miatt indokolt.) A KELLÓ leírásait az Internetes SZIKLA rekordjaihoz hasonlóan csak „átemelni” lehet, tehát a rekordok a forrásadatbázissal utólagos kapcsolatban nincsenek, így a KELLÓ csomagok nem a könyvtári számítógépeken, hanem a mi központi szerver gépünkön győlnek. A program csak egy-egy konkrét rekordot tölt le az Internetkapcsolat segítségével.

SZIKLA A SZIKLA csak azon számítógépekrıl érhetı el, amelyek közvetlen Internetkapcsolattal rendelkeznek. Az adatbázis szerver a www.netlib.hu címen (amelynek IP-címe és portja jelenleg 195.70.50.23:55555)található. Ezeket az értékeket a tőzfal megfelelı beállításához a rendszergazdával tudatni kell. A SZIKLÁ-ban történı keresésnél érdemes a címet minél pontosabban beírni (akár a pontos keresés lehetıséget használni), hogy az amúgy is bı találati halmazok méretét a rövidítések miatt felesleges (elıre kiszőrhetı) találatokkal ne növeljük. Nagyon hasznos, új lehetıség, hogy a SZIKLÁban (de csak ott!) történı keresésnél a cím mögé a megjelenés évét is be lehet írni. Így a rögzítés elıtt átnézendı találatok száma azonnal töredékére csökkenhet. Ha az évszámmal együtt nincs találat, érdemes csak a címet is keresni, mert lehet, hogy egy másik kiadás megvan. Még mindig egyszerőbb egy hasonlót átírni, mint egy teljesen újat készíteni.

109

www.netlib.hu Az évszám szerinti keresésnél a program nem a teljes adatbázisban keres, mert ez jelentıs keresési-idı növekedést okozna. Ehelyett a keresett címőekbıl a „Találatok száma max.:” mezıben megadott számmal maximált halmaz (tehát pl. az elsı 100 találat) elemei közül választja ki az évszámnak is megfelelıt. Így az is elıfordulhat, hogy ha nem vesszük elég nagyra a „Találatok száma max.” mezı értékét, akkor az évszám szerinti szőkítésnél annak ellenére nem kapunk eredményt, hogy az valójában létezik. Pl.: a cím legyen „Róma” kezdető, az évszám 1971. A Rómák halmazának elsı száz elemében 1 db olyan van ami 1971-ben jelent meg, az elsı háromszázban már 5 db:

A SZIKLA adatbázis egyazon dokumentumról is több, különbözı minıségő rekordot tartalmazhat, érdemes tehát a találati halmaz elemeit átlapozni, a legjobb minıségőt kiválasztani és rögzítés elıtt még azt is ellenırizni, módosítani. Z39.50

Amikor az adatbázis legördülı listájából a Z39.50-et választjuk ki, akkor két új beállítási lehetıség is megjelenik. Ki kell még választanunk, vagy be kell írnunk, hogy melyik szervertıl kérdezünk. Alapértelmezett a MOKKA szerver (www.mokka.hu:5210) elérhetısége, de a célszerver közvetlenül a keresés elıtt is beírható. A szerver címének formátuma: IP:port vagy 110

www.netlib.hu URL:port. A találatok számát érdemes keresés elıtt maximálni, mert ha túl nagy a találati halmaz, hosszú perceket várakozhatunk. A Z39.50 kérdésekre adott válaszcsomagokban nemcsak a darabszám információ utazik a hálózaton, hanem a találati halmaz összes elemének teljes rekordtartalma! Itt a cím szerinti keresés fontos tulajdonsága, hogy a cím szavait tetszıleges sorrendben is megadhatjuk. Amennyiben a gépnek nincs Internetkapcsolata, vagy az korlátozott, az idıtúllépésre való várakozás hosszabb idıt vesz igénybe. Ha tartósan ilyen gépnél dolgozunk, a konfigurációkezelıben kikapcsolhatók az Internetkapcsolatot igénylı adatbázisok. (KELLO, SZIKLA, Z39.50) Az egyenlıségjel

A „Fıcím” vagy az „ISBN szám” beírása után az egyenlıségjel gombra kattintva kell keresni (vagy az <Enter> billentyő lenyomásával!). A mögötte lévı szürke mezıben látható a keresés eredménye. Ha pl. a „Fıcím” mezıbe ezt írjuk: „egri csill”, majd az egyenlıség jelre kattintunk, akkor a szürke mezıben ezt fogjuk látni: „37 (1.)”. Ez azt jelenti, hogy az adatbázisban 37 db olyan dokumentum van, amelynek a fıcíme úgy kezdıdik, hogy „egri csill”. A zárójelben lévı „1”-es az jelenti, hogy a program a találati halmaz elsı elemével automatikusan kitöltötte az őrlapot. Nyíl gombok

A találati halmaz elemei között tudunk lapozgatni. A zárójelben lévı szám mindig azt mutatja, hogy a találati halmaz hányadik elemét látjuk a háttérben az őrlapon. Keresés Cím szerinti keresésnél nem kell névelıt használni. „Az arany ember” címő könyvet így keressük: „arany ember”. Kereséskor elhagyható az idézıjel, a zárójel és minden jel, ami nem szám vagy bető. Kereséskor a kis- és a

111

www.netlib.hu nagybető nincs megkülönböztetve, írhatunk mindent akár csupa kisbetővel is. Érdemesebb mindig elıször ISBN számmal próbálkozni, mert az pontosan azonosít egy könyvet, cím szerinti keresésnél elıfordulhat, hogy több tucat könyvet is át kell lapozni, mire megtaláljuk a nekünk megfelelıt. Ha ISBN szám szerint keresünk, akkor az „ISBN” szót nem kell beírni. A számok közé nem kell sem szóközt, sem kötıjelet tenni. A program elfogadja azt is, ha 978-cal vagy 978963-mal kezdjük a beírást, de ha a 13 jegyő ISBN elsı hat számjegyét lehagyjuk, a program kiegészíti. Az utolsó szám beírása sem szükséges, mert az ISBN 13. számjegye az elsı 12-bıl kiszámítható ellenırzı szám. Ha ISBN szerint nincs találat, érdemes cím szerint is megpróbálni. A hibás ISBN számok miatt az is elıfordul, hogy egy ISBN számra több találat is van, ilyenkor a nyilakkal a megfelelı leíráshoz kell lapozni, ha pedig nincs találat, hagyjuk el az utólsó számot, mert elıfordulhat, hogy az hibás. Az ISBN leolvasása vonalkódolvasóval is lehetséges! Pontos keresés Ha cím alapján keresünk, akkor a program az alapértelmezett beállítások szerint (a „Pontos keresés”-nél nincs pipa) úgy mőködik, hogy megkeresi az összes olyan dokumentumot, amelynek fıcíme a mezıbe írt betősorral kezdıdik. Ezért a címeket nem indokolt teljes hosszában begépelni, mert annál nagyobb valószínőséggel fogjuk elhibázni és nem kapunk találatot. A túlzott rövidítésnek pedig az a veszélye, hogy túl nagy halmazt kell majd átlapoznunk. Ha az ablak jobb szélén található kis négyzetbe betesszük a pipát, akkor a program olyan üzemmódba áll, hogy kizárólag a betősorral pontosan megegyezı fıcímő dokumentumokat hozza ki találatnak. Ha pl. a „Fıcím” mezıbe csak egy „f” betőt írunk és „pipa nélkül” keresünk, akkor a találati halmaz elemszáma 10162 lesz (1976-2006.08-as adatbázisból keresve). Van tehát összesen 10162 db „f” betővel kezdıdı egykötetes mő. Ha „pipával” keressük az „f” betőt, akkor csak egyetlen találatunk lesz, mert egyetlen olyan dokumentum van az adatbázisban (és ez is meglepı), amelynek a fıcíme egyetlen „f” bető:

112

www.netlib.hu

Megjelenítés katalóguscédula-formátumban Az gombra kattintva a találati halmaz elemeit katalóguscédula formában is megtekinthetjük. Ha a katalóguscédula ablak háttérszíne sárga, akkor a benne ábrázolt tételrıl lehet tudni, hogy már honosítva van. A még nem honosított tételek cédulaablaka fehér. Honosítás az „I” gombbal Az „I” gombbal tudjuk a kiválasztott tételt honosítani. Az „I” azt jelenti, hogy „igen”, ez pontosan az a tétel, amit kerestünk. Az „I” -re kattintva az Adatbázis ablak eltőnik, a háttérben pedig az őrlap a kiválasztott tétel elemeit tartalmazza. Azoknak a mezıknek a színe, amelyek a háttéradatbázisból származnak és nem lehet ıket módosítani, kék színőek lesznek. A sárga vagy fehér mezık tartalma szabadon módosítható, kitölthetı. Tudunk pl. az adatbázisból származó bibliográfiai reokrodhoz saját tárgyszavakat, ETO-kat vagy saját megjegyzést illeszteni, majd rögzítés után kapjuk meg a példány adatok őrlapját, ahol rögzíthetjük pl. a leltári számot és a beszerzési adatokat is. Átemelés az „N” gombbal Az „N” gombbal tudjuk a kiválasztott tételt átemelni, azaz oly módon átvenni az adatbázisból, hogy az adatelemeket az őrlapon módosítani tudjuk, majd a bibliográfiai rekordot, mint egy saját készítéső leírást rögzíthetjük saját adatbázisunkba. Kilépés változtatás nélkül: „X” gomb A „X” gombbal tudunk az adatbázis ablakból oly módon kilépni, hogy a háttérben az őrlap tartalma üres marad.

113

www.netlib.hu

Analitikák kezelése Analitikus feltárás kézi feldolgozásnál Egy dokumentum analitikus feltárását kézi rögzítés esetén a példányrekord elkészítése, és rögzítése után kezdhetjük meg. Ha visszakaptuk a rögzített kötetrekord ablakot, amelynek színe piros, a „Kapcsolatok/Analitikák” menüpontra kell kattintanunk. Ekkor az alábbi őrlap nyílik meg:

Az őrlap mezıi hasonlóan tölthetık ki, mint a pl. a kötetadatok őrlapjának mezıi. Itt is választható az egyszerő mellett a mélyleíró rögzítési mód. Az analitika címének és szerzıségi közlésének leírása után a Terjedelem-adatok következnek. Könyvek esetén a kezdı és befejezı oldalszámot kell beírnunk (pl.: 15-34.p.). Egyéb dokumentumtípusnál (CD, CD-ROM, Videokazetta, DVD) szabadon használhatók a mezık a zene- ill. film trackek, fejezetek, stb. számának és hosszának rögzítésére. Az egyetlen lényeges dolog, hogy az adott könyvtár egységesen használja a mezıket. A mezık kitöltése után a „Rögzít” menüpont segítségével rögzíthetjük az analitika-tételt és kezdhetünk el egy újat, vagy léphetünk ki az analitikák őrlapjáról.

114

www.netlib.hu

Analitikus feltárás MNB-adatbázis támogatással Az MNB adatbázis tartalmaz analitikákkal kibıvített leírásokat. Sajnos azonban az MNB analitikus feldolgozása számos tétel esetében kimerül a szerzıségi adatok szerepeltetésében. Például egy szépirodalmi antológia esetében, csak a kötetben szereplı szerzık adatait tartalmazza a rekord, az analitika címét és az oldalszámokat már nem. Egy analitikákkal kibıvített rekord honosítása esetén, tehát ha az „I” betőre kattintással vesszük át, a következı kérdést teszi fel a program:

A következı válaszokat adhatjuk: Igen: Az analitikák adatai is úgy kerülnek át, ahogy a bibliográfiai rekord, azaz nem módosítható formában. Nem: Az analitika rekordok nem honosítással, hanem átemeléssel kerülnek át az adatbázisunkba, így azokat módosítani is tudjuk. Mégse: A rekordhoz tartozó analitikák nem kerülnek be az adatbázisunkba. A fentebb leírt okból bizonyos tételeknél feltétlenül a „Nem” gomb használata javasolt, így az analitikus rekord feldolgozása folytatható. Ha egy analitikákkal kibıvített rekordot átemelünk, tehát az „N” betőre kattintva vesszük át az MNB adatbázisból, az analitikákat is csak módosítható (átemeléssel és nem honosítással) formában rögzíthetjük. Választási lehetıségünk a következı:

115

www.netlib.hu A következı válaszokat adhatjuk: Igen: A bibliográfiai rekord módosítható formában kerül át, és az analitikákhoz tartozó adatok is módosíthatóak maradnak. Mégse: A rekordhoz tartozó analitikák nem kerülnek be az adatbázisunkba. Akár honosítjuk, akár átemeljük az analitikus adatokat tartalmazó rekordot, ha az analitikák rögzítését is kérjük, a program ezt megteszi, majd az alábbihoz hasonlító ellenırzı üzenetet küldi:

Az analitikák bármikor megtekinthetık a katalóguscédulán, amit a bibliográfiai őrlapokon az billentyővel, vagy a „Cédula” menüponttal jeleníthetünk meg.

Analitikus rekordok módosítása A bibliográfiai rekordhoz tartozó analitikus rekordokat kétféleképpen módosíthatjuk: Az egyik lehetıség, hogy a rögzített bibliográfiai őrlapon a „Cédula” menüpontra kattintunk, vagy az gombbal kérjük a cédula nézetet. Ekkor nemcsak a bibliográfiai adatok céduláját kapjuk meg, hanem a rögzített analitikus rekordok listáját is. Ha egy analitikus rekordra duplán kattintunk, vagy a jobb egérgombbal való kattintás után megjelenı menüben a „Módosítás” menüpontot választjuk, az adott analitika-rekord megnyílik módosításra:

116

www.netlib.hu

Az analitikus rekord módosításának másik módja, ha a bibliográfiai őrlapon a „Bıvít/Módosít” menüpontra kattintunk. Ekkor az alábbi ablak nyílik meg:

Itt meg kell adnunk az analitikus adatokat is tartalmazó rekord fıcímét vagy leltári számát, és az „Analitika bıvítése, módosítása” gombra kell kattintanunk. A megjelenı bibliográfiai leírás cédulájának alsó felében található analitikus rekordok egyikét kell megnyitnunk.

117

www.netlib.hu

Többkötetes könyvek rögzítése A Szikla program a többkötetes könyvek rögzítéséhez a többlépcsıs, monografikus leírási modellt alkalmazza. Ez annyit jelent, hogy a többkötetes bibliográfiai leírások két hierarchikus egységbıl állnak. Minden többkötetes leírásnak van egy olyan része, amely az összes kötetre vonatkozik. Ezek a közös adatok. A közös adat rekord a bibliográfiai leírások azon részeit foglalja össze, amelyek a kötetek összességére vonatkoznak, vagy amelyek az összes kötetre nézve azonosak. Vannak olyan adatcsoportok, amelyek nagy valószínőséggel mindig a közös adat őrlapján kerülnek rögzítésre, vannak olyanok is, amelyek mindig a kötetleírás részei és vannak olyanok is, amelyek akár a közös adatok között, akár a kötet adatok között szerepelhetnek. Egy többkötetes dokumentum-leírás egy közös adat rekordból és annyi kötet adat rekordból épül fel, ahány kötetes a mő. A hierarchiában a kötetleírások a közös adathoz, a példányadatok a kötetleírásokhoz kapcsolódnak. Egy olyan kétkötetes könyv komplett leírása, amelybıl 2 példánnyal is rendelkezünk, 7 rekordból épül fel. Egy már rögzített közös adathoz legalább egy kötet rekordot is rögzíteni kell (ahhoz pedig legalább egy példány rekordot). Ha a közös adat rögzítése után, kötet rögzítése nélkül lépünk ki, akkor az alábbi figyelmeztetés érkezik:

Teljes egészében saját készítéső többkötetes leírás Kézi rögzítéskor is ezt a logikát kell követnünk. A közös adatok rögzítése után a program automatikusan megnyitja a kötet őrlapot. Egy kötet rögzítésekor szintén automatikusan megnyílik a példányadatok őrlapja, ahol 118

www.netlib.hu az adott kötet példányait rögzíthetjük. Ha ugyanahhoz a közös adathoz szeretnénk újabb kötetet rögzíteni, akkor a kötet őrlapon a „Új tétel/Mezık törlése” menüpontot kell választani:

Ekkor a program visszakérdez, hogy csak a kötet őrlapot, vagy a háttérben lévı közös őrlapot is üríteni szeretnénk-e. Jelen esetben csak a kötet őrlapot ürítjük (a „Nem” gombbal), és azt kitöltve, majd rögzítve példány adatokat is kapcsolhatunk hozzá.

Az billentyő a többkötetes őrlapok esetén is az aktuális ablak tartalmát mutatja meg cédula formában. Ha tehát a kötet őrlapon állunk és megnyomjuk az billentyőt, akkor a kötet céduláját kapjuk, ha a közös adat őrlapon állunk és megnyomjuk az billentyőt, akkor a közös adat céduláját látjuk, a hozzá kapcsolódó kötetek felsorolásával együtt. Ha a kötet őrlapon állunk, akkor leginkább nem a kötet cédulájára vagyunk kíváncsiak, hanem a háttérben lévı közös adat cédulájára is. Ilyenkor (a kötet őrlapon állva) a billentyőkombinációval (vagy a Cédula -> Közös adat cédulája menüponttal) tudjuk a közös adat céduláját a képernyın megjeleníteni. Ha a mezık törlése funkció kiválasztásánál feltett kérdésre az „Igen” gombbal válaszolunk, tehát a kötet és a közös adat őrlapjának törlését is kérjük, akkor a program vissza is tér a közös adat őrlaphoz. Erre akkor van szükség, ha egy egészen új többkötetes mő feldolgozását kezdjük meg. A többkötetes könyvek kézi feldolgozásának folyamatábrája:

119

www.netlib.hu

Egy másik, talán még egyszerőbb módszer az, ha minden új kötet leírásához úgy kérünk üres őrlapot, hogy elıvesszük a közös adat céduláját (a „Cédula-> Közös adat cédulája” menüponttal) és ott az „Új kötet” menüpontot választjuk:

120

www.netlib.hu

Többkötetes könyvek feldolgozása háttéradatbázisból honosítással A többkötetes mővek adatbázis-támogatással történı rögzítését többféle módszer szerint is elvégezhetjük. A „klasszikus” megoldás, ha ilyenkor is a közös adatok felıl indulunk. Megnyitjuk tehát a közös adat őrlapot, és az „Adatbázis” menüpont segítségével kiválasztjuk, majd rögzítjük a közös adatot. Ekkor a program nem a kötet őrlapot adja fel automatikusan, mint a kézi rögzítésnél, hanem a közös adat céduláját jeleníti meg. A „Cédula” ablak alsó részén a program felsorolja az összes olyan kötetet, amelyek az adatbázisban ehhez a közös adathoz kapcsolódnak:

Az ablak alsó részében található kötet táblázatból dupla egérkattintással tudjuk kiválasztani a köteteket rögzítésre (ill. a már rögzített tételeket módosításra). Ilyenkor a kötet őrlap kerül a képernyıre, amely az általunk kiválasztott kötet adataival lesz kitöltve. Ezt rögzíthetjük, és példány adatokat kapcsolhatunk hozzá. További kötetek kiválasztásához a közös adat cédula ablakát kell elıvennünk. Mivel a kötet őrlapon állunk ezt a Cédula -> Közös adat cédulája menüponttal (vagy a billentyővel) tudjuk megtenni: 121

www.netlib.hu

A kötetek táblázatában látszik, hogy az elsı, már rögzített kötet állapot oszlopában megjelent az „R”(=rögzített) bető. Ahol az állapot mezı üres, az azt jelenti, hogy azok a kötetek a háttéradatbázisban ugyan szerepelnek, de mi még nem vettük át ıket saját adatbázisunkba. Most duplakattintással a második kötetet választjuk ki, rögzítjük, példányt kapcsolunk hozzá, majd a -el újra elıvesszük a közös cédulát a harmadik kötet kiválasztásához ...

122

www.netlib.hu

Többkötetes dokumentum feldolgozása adatbázisból és kézzel Ha a kezünkbe kerülne egy olyan negyedik kötet, amely ehhez a közös adathoz tarozik, de az MNB Adatbázisban (és így a kötetlistában) nem szerepel, akkor azt kézzel kell rögzítenünk és a közös adathoz kapcsolnunk. Ehhez a közös adat megırzésével egy üres kötet őrlapot kell kérnünk a közös adat cédula „Új kötet” menüpontjával, vagy a kötet őrlapon az „Új tétel/Mezık törlése” menüpont segítségével (a feltett kérdésre a „Nem” gombbal) csak a kötet őrlapot töröljük, kézzel kitöltjük, rögzítjük, majd példányadatokat kapcsolunk hozzá. A közös adat cédula ablakában a saját rögzítéső kötetek esetében az állapot mezıben „S” bető szerepel:

123

www.netlib.hu

1. folyamatábra:

124

www.netlib.hu 2. folyamatábra

A duplakattintás az „R” vagy „S” jelő köteteket módosításra veszi elı: megnyitja, majd a már rögzített adatokkal kitölti a kötet őrlapot, az ablak címsorában pedig megjelenik a „Módosítás” felirat. Ilyenkor az adatokat tetszılegesen átírhatjuk, majd a „Rögzítés” menüponttal kell a változtatásokat elmenteni. A többkötetes mővek adatbázisból történı feldolgozását a közös adat közvetlen rögzítése nélkül is elvégezhetjük oly módon, hogy a közös adatok őrlapját nem töltjük ki, mindig a kötet őrlapot vesszük elı az adatbázsiból, mintha egykötetes mővet dolgoznánk fel, csak a kötet őrlapon kell állnunk. Ilyenkor a program a közös adatok sorsát maga ellenörzi és intézi: Ha olyan kötet adatot honosítunk, amely már rögzített közös adathoz tartozik, akkor a közös adat nem fog duplikálódni, a kötet automatikusan a már honosított közös adahoz fog kapcsolódni. Ha a közös adat még nem volt honosítva, akkor a honosított kötet rögzíteskor a program automatikusan a közös adatot is rögzíteni fogja. Ez a megvalósítás sokat gyorsít a többkötetes mővek feldolgozásán, hátránya pedig az, hogy elkerülheti figyelmünket az az eset, amikor egyazon többkötetes mő kötetleírásai több különbözı közös adathoz kapcsolódnak. Ez egyébként nem hiba, csak „esztétikailag” vagy az áttekinthetıség szempontjából kifogásolható.

125

www.netlib.hu

Módosítás A módosítás elvégzése elıtt a dokumentum tárolt adatait elı kell készítenünk arra az őrlapra, amelyen azt rögzítettük. Módosításkor azt is tudnunk kell, hogy a módosítandó adat a bibliográfiai rekord, az analitika vagy a példány őrlapon szerepel. A módosító őrlap kiválasztását kétféle módon tehetjük meg:

A bibliográfiai rekord őrlapokon található Bıvít/Módosít menüponttal

Ennek elınye, hogy fıcím alapján is kikereshetjük a módosítandó tételt, viszont pontosan tudnunk kell, hogy a dokumentumot melyik őrlapon rögzítettük, mert a dokumentumok csakis ugyanazon az őrlapon módosíthatók. A kiválasztás szempontjának kijelölése után be kell írnunk vagy a címet, vagy a leltári számot, és az egyenlıségjel gombra kattintva kikeressük a dokumentumot. A találati halmaz elemei között lapozhatunk a nyíl gombokkal. Ha kiválasztottuk a megfelelı tételt, akkor a „Bibliográfia bıvítése, módosítás” gombra kattintva kérhetjük a kitöltött bibliográfia módosító őrlapot. A „Példány bıvítése, módosítása” gombbal az adott bibliográfiai rekordhoz kapcsolódó példány adatok táblázatát kapjuk, ahol a megfelelı leltári számon végzett duplakattintással kerülnek az adatok a módosító példány őrlapra.

126

www.netlib.hu

Az Egyéb -> Selejtezés, Törlés, Módosítás menüponttal

Itt csak leltári leltári számmal kereshetünk, de ennek a megoldásnak az az elınye, hogy nem kell azon gondolkodnunk, hogy melyik őrlapon rögzítettük a módosítandó tételt. Nem kell az adatfelviteli őrlapot megnyitni, a „Módosítás” rádiógomb kiválasztása után csak azt kell tudnunk, hogy a módosítandó adat a bibliográfiai rekord vagy a példány őrlapon található-e, és az ennek megfelelı gombra kell kattintani.

Selejtbıl élı Selejtezett dokumentumot úgy lehet újra élıvé tenni, hogy a példány őrlapot kell elıhívni módosításra és a jobb alsó sarokban lévı pipát kell kivenni, majd a „Rögzítés” menüponttal rögzíteni.

127

www.netlib.hu

Módosítás többkötetes dokumentumok esetén Többkötetes mővek esetén a „Bibliográfiai rekord módosítása” gomb a közös adatot veszi elı. Ha kötetleírásokat szeretnénk módosítani, akkor a közös adat őrlapon -cel meg kell jelenítenünk a cédulaformátumot és a megfelelı kötetet egy duplakattintással kell kiválasztani módosításra. Ha vissza akarunk térni a közös adat őrlapra, az -cel elıhozott cédulán „Módosítás” menüpontra kell kattintani. Így egy többkötetes dokumentum mindhárom szintje „bejárható”, anélkül, hogy a közös adatot újra ki kellene választani.

Kötetadatok módosítása és bıvítése honosított dokumentumok esetén

Ha a cédulán az állapot oszlopban egy mezı üres, az azt jelenti, hogy ez a kötet a háttéradatbázisban elvileg a közös adathoz kapcsolódik, de ez a mi 128

www.netlib.hu adatbázisunkban még nincs rögzítve (vagy nem honosítással vettük át). Az „R” bető azt jelenti, hogy már honosítottuk, a „S” bető pedig azt jelenti, hogy azt a kötetleírást saját magunk készítettük. Ha olyan kötet fölött végzünk dupla kattintást, ahol az állapot mezı üres, akkor a program azt a tételt rögzítésre teszi fel az őrlapra. Ha rögzített, tehát „R” vagy „S” állapotú kötet során végzünk duplakattintást, akkor a program módosításra teszi azokat az őrlapra. Az őrlapok címsorában, fölsı (általában kék) csíkban, mindig ellenırizhetjük, hogy melyik őrlapon vagyunk és éppen új tételt rögzíthetünk vagy régit módosíthatunk-e rajta. Módosítás üzemmódban a címsorban mindig a módosítást jelzı felirat olvasható:

Itt fontos megjegyeznünk, hogy segítségével végzett a státuszmódosítás (honosított illetve átemelt rekordok között) mőködik többkötetetes dokumentumok esetén is. Az egyetlen szabály, hogy ha teljes státuszmódosítást akarunk, elıször a kötetek státuszát kell módosítanunk, és csak aztán lehet a közös adat őrlapján a státuszmódosítást elvégezni. Nem képzelhetı el olyan rekord, melynek közös adatai átemeltek („N”), kötetadatai pedig honosítottak („I”).

129

www.netlib.hu

Adatfelviteli hatékonyság A számítógép a könyvtáros és a könyvtárfelhasználó egyik leghatékonyabb segítı eszköze. A számítógép hatékonysága akkor kezd nyilvánvalóvá válni, ha a könyvtári dokumentumok adatai (elsısorban a dokumentumok bibliográfiai adatai) a szoftver adatbázisába rögzítésre kerültek. Ez azonban nehéz és hosszadalmas feladat. Az eredményességet sokan úgy próbálják erıltetni, hogy a feldolgozás folyamatát szigorúan ütemezik. Tapasztalataink azonban azt mutatják, hogy egy adott idıszakra vonatkozó feldolgozható dokumentumok mennyisége számos tényezı függvénye. Ezek közül néhány címszavakban: • • • • • • • • • • • • • • •

130

a könyvtáros könyvtártudományi szakismerete, könyvtárosi végzettsége, a könyvtáros feldolgozói gyakorlata, idegennyelv ismerete a könyvtáros számítógépes szakismerete, a könyvtáros számítógépes gyakorlata, a könyvtáros számítógéppel végzett feldolgozói gyakorlata, a könyvtáros Szikla-ismerete ill. gyakorlata, a könyvtáros habitusa, alapossága, érzékenysége és sok más emberi tényezı a számítógép kapacitása, teljesítménye, a feldolgozó munkahelyének, eszközeinek komfortja, munkahelyi légkör, munkabeosztás, a feldolgozó munkájának zavartalansága a feldolgozást segítı asszisztencia száma, minısége a feldolgozást segítı eszközök elérhetısége (Internet, szakirodalom, szabványok, raktározási táblázatok, stb.) a dokumentum fajtája, jellege: szépirodalom vagy szakirodalom, speciális vagy audiovizuális, egy- vagy többkötetes esetleg kolligátum, stb. a feldolgozás forrása: polcról levett vagy odakészített dokumentum, raktári katalóguscédula, leltárkönyv, esetleg kombinálva (ez utóbbi a leggyakoribb). a források minısége, precizitása, cédulák régi vagy új szabvány szerintiek rögzítési módszer: egyszerüsített (egyezményes jelekkel) vagy mélyleíró (táblázatos)

www.netlib.hu •

•

• •

a feldolgozás elemeinek száma: tervezés, átgondolás -> mozgatás -> információgyőjtés -> formai feltárás -> tartalmi feltárás -> példányinformációk leírása -> (cédulanyomtatás) -> szükséges kézi adminisztráció: feldolgozottság megjelölése, pecsétek, bejegyzések a könyvben, raktári információk felragasztása, leltárba vezetés, gazdasági adminisztráció -> mozgatás a feldolgozás minısége, a rögzítendı adatok mennyisége, minısége: bibliográfia leírás: 7 fı adatcsoport + nem szabványos de a visszakereshetıséget, statisztikát segítı fontos kiegészítések pl.: tárgyi melléktételek, írói álnevek, stb. a formai feltárás változatai: egy- vagy többlépcsıs, monografikus, analitikus, ... a tartalmi feltárás változatai: tárgyszó és/vagy ETO, saját vagy kész tárgyszójegyzék használata, egyszintő vagy hierarchikus tezaurusz, ETO: csak fıcsoportok vagy alosztások is...

A könyvtári állomány összetétele: • 1976 elıtti vagy utáni (adatbázis-támogatás csak a 1976 utánira van), • magyar vagy külföldi (adatbázis-támogatás csak a magyarra van), • könyv vagy más (adatbázis-támogatás csak a könyvekre van). Mivel ezen szempontok objektíven nem mérhetık, az elvárásokat megfogalmazó vezetınek a fenti tényezıket alaposan mérlegelnie kell. A feldolgozás komoly szellemi alkotómunka, a feldolgozás ütemezése csak a feldolgozást végzıvel közösen, az ı visszajelzései alapján történhet. Amennyiben a döntéshozó elképzelését feltétlenül számszerősíteni óhajtja, javasoljuk, hogy elvárásait lehetıleg egy viszonylag hosszabb idıszakra összesítve fogalmazza meg és ellenırizze. A túl rövid idıszak (db/óra vagy db/nap) indokolatlanul szigorú és nincs tekintettel a dokumentumok és a körülmények sokféleségére. Azonban a túl hosszú (db/év) idıszak sem optimális, mert nem ad lehetıséget a tapasztalatokra épülı korrekcióra (nagy számokkal mindkét irányban könnyebb tévedni).

131

www.netlib.hu

Funkcióbillentyők az adatfelviteli őrlapokon F1 F2 CTRL+F2

F3 CTRL+F3

F4 F5

F6

SHIFT+F6

F7

132

Az adott mezıhöz tartozó Help ablakot nyitja meg Mélyleíró üzemmódban az adott mezıhöz tartozó részletezı ablakot nyitja meg Bármely mezınél használható. Státuszmódosítást hajt végre, honosított tételbıl átemelt tételt csinál (I -> N), illetve fordítva: átemelt tételbıl honosítottat (N -> I). A beállítás őrlapon (vagy a konfigurációkezelıben) meghatározott szöveget illeszti a mezıbe Az egyszerősített adatfelviteli ürlapról a mélyleíróba vált. Méleíró esetén pedig visszavált az egyszerősített leírás üzemmódjába. A beállítás őrlapon (vagy konfigurációkezelıben) meghatározott szöveget illeszti a mezıbe A rendszótáblázat ablakában a megfordít gomb funkciója érhetı el. A nyelv mezınél használva az alábbi szót írja be: francia A nyelv mezınél használva az alábbi szót írja be: német A tárgyszó vagy ETO mezıben egy tárgyszón vagy ETO-számon állva megkeresi (PONTOS! kereséssel) és megmutatja annak ETO szám, ill. tárgyszó megfelelıjét. A tárgyszó vagy ETO mezıben egy tárgyszón vagy ETO-számon állva megkeresi (CSONKOLT! kereséssel) és megmutatja annak ETO szám, ill. tárgyszó megfelelıjét. A cím mezınél használva az oda beírt leltári szám létezését ellenırzi A nyelv mezınél használva az alábbi szót írja be: angol A nemzetiség mezınél használva az alábbi szót írja be: amerikai A tárgyszó mezınél állva az azonos fıcímő dokumentumokhoz írt tárgyszavakat teszi be.

www.netlib.hu

F8

SHIFT+F8

F9 CTRl+F9

SHIFT+F9

F10

A cím mezınél használva az oda beírt leltári számhoz tartozó leírás adatait egy új rögzítéséhez az őrlapra teszi A szerzıségi közlés mezınél használva a rendszó ablakot nyitja meg A cutter mezınél használva annak tartalmát újraszámolja A szakjelzet mezınél használva kitölti azt az elsıként beírt ETO szám alapján A nyelv mezınél használva az alábbi szót írja be: magyar A tulajdonságok mezınél használva a végleges állapotot elıfeldolgozottra állítja, az elıfeldolgozottat pedig véglegesre. A mélyleíróban a Megjelenés országa mezınél használva az alábbi szót írja be: Magyarország A tárgyszó vagy ETO mezıben egy tárgyszón vagy ETO-számon állva megkeresi, hogy az a tárgyszó vagy ETO milyen más tárgyszavak vagy ETO-k környezetében lett már használva a korábbi leírásokban. A rendszó ablakot nyitja meg és az abban lévı táblázatot kitörli, majd újra feltölti a szerzıségi közlés alapján. Az őrlap tartalmát mutatja meg katalóguscédula formátumban. A kötet őrlapon használható, a háttérben lévı közös adat céduláját mutatja, az ahhoz kapcsolt kötetekkel együtt. Egy már létezı közös adat kiválasztását megvalósító ablakot nyit meg egy ahhoz kapcsolódó új kötet rögzítése céljából. Az őrlap menüjére lép (Windows funkció)

133

www.netlib.hu

Karaktertáblázat ! % ) 1 5 9 = A E I M Q U Y ] a e i m q u y }  … ‰ Ť ‘ • ™ ť ˇ Ą © ± 134

: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :

033 037 041 045 049 053 057 061 065 069 073 077 081 085 089 093 097 0101 0105 0109 0113 0117 0121 0125 0129 0133 0137 0141 0145 0149 0153 0157 0161 0165 0169 0173 0177

" & * . 2 6 : > B F J N R V Z ^ b f j n r v z ~ ‚ † Š Ž ’ – š ž ˘ ¦ Ş ® ˛

: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :

034 038 042 046 050 054 058 062 066 070 074 078 082 086 090 094 098 0102 0106 0110 0114 0118 0122 0126 0130 0134 0138 0142 0146 0150 0154 0158 0162 0166 0170 0174 0178

# ' + / 3 7 ; ? C G K O S W [ _ c g k o s w {  ‡ ‹ Ź “ — › ź Ł § « ś ł

: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :

035 039 043 047 051 055 059 063 067 071 075 079 083 087 091 095 099 0103 0107 0111 0115 0119 0123 0127 0131 0135 0139 0143 0147 0151 0155 0159 0163 0167 0171 0175 0179

$ ( , 0 4 8 < @ D H L P T X \ ` d h l p t x | € „  Ś  ”  ś ¤ ¨ ¬ ° ´

: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :

036 040 044 048 052 056 060 064 068 072 076 080 084 088 092 096 0100 0104 0108 0112 0116 0120 0124 0128 0132 0136 0140 0144 0148 0152 0156 0160 0164 0168 0172 0176 0180

www.netlib.hu µ ą ˝ Á Ĺ É Í Ń İ Ů Ý á ĺ é í ń ı ů ý

: : : : : : : : : : : : : : : : : : :

0181 0185 0189 0193 0197 0201 0205 0209 0213 0217 0221 0225 0229 0233 0237 0241 0245 0249 0253

¶ ş ľ Â Ć Ę Î Ň Ö Ú ł â ć ę î ň ö ú Ń

: : : : : : : : : : : : : : : : : : :

0182 0186 0190 0194 0198 0202 0206 0210 0214 0218 0222 0226 0230 0234 0238 0242 0246 0250 0254

· » Ŝ Ă Ç Ë Ď Ó × Ő ß ă ç ë ď ó ÷ ő ˙

: : : : : : : : : : : : : : : : : : :

0183 0187 0191 0195 0199 0203 0207 0211 0215 0219 0223 0227 0231 0235 0239 0243 0247 0251 0255

¸ Ľ Ŕ Ä Č Ě ð Ô Ř Ü ŕ ä č ě ñ ô ř ü

: : : : : : : : : : : : : : : : : :

0184 0188 0192 0196 0200 0204 0208 0212 0216 0220 0224 0228 0232 0236 0240 0244 0248 0252

135

www.netlib.hu

Keresés A Szikla „Keresı” funkciójának a feladata a rendszer által kezelt állományokban tárolt bibliográfiai, példány és egyes esetekben kölcsönzési információk visszakeresése.

Alapfogalmak Keresıablak: A Szikla rendszer keresı- (OPAC-) funkciójának fıablaka. Itt lehet megfogalmazni a keresıkérdést, beállítani a keresés körülményeit és mőveleteket végezni a találati halmazokkal. Keresési feltételek: A Szikla keresıablakának azon része, ahol a keresés feltételeit lehet beállítani (adatbázis, dokumentumtípus, keresési szempont, ill. csonkolás, ékezet nélküli keresés, stb.) Keresıkérdés: A keresıablak azon mezıje, ahová a keresıkérdést kell beírni. A beírást segédlisták támogatják. Találati halmazok: Egy adott keresés lefuttatása után a találatok listába (halmazba) győlnek. A találati halmazok listája az eddig lefuttatott keresések találati halmazait tartalmazza. A találati lista elemei között halmazmőveleteket lehet elvégezni, ezt nevezzük összetett keresésének. Megjelenítési beállítások: Egy adott találati halmaz megjelenítési módja és a megjelenítési mód paraméterei állíthatók be ebben az ablakban. Találati halmazok megjelenítési módja: Egy adott találati halmaz megjelenítésekor a rekordok egy külön ablakban jelennek meg. Az ablak hasonlít a Windows Jegyzettömb ablakához, innen érhetık további keresési, nyomtatási és mentési funkciók

136

www.netlib.hu

A keresıadatbázis (keresıállomány) frissítése A keresı funkció indulása egy- illetve többfelhasználós esetben eltér egymástól. Egyfelhasználós esetben egy kérdés jelenik meg:

A lehetséges válaszok hatása:

Igen: a program elvégzi a keresı adatbázis frissítését, ami után a keresés funkció az adatbázis tényleges állapotát fogja mutatni. Nem: frissítés nem történik, a keresésben nem lesz látható a legutóbbi frissítés óta történt módosítások hatása. Mégsem:

nem indul el a keresı.

Az „Igen”-t akkor érdemes választani, ha fontos, hogy minden részletében a tényleges állapotot lássuk, például ilyen lehet, ha ellenırizni szeretnénk, hogy a legutoljára végzett módosítás helyes volt-e. Javasoljuk, hogy jelentıs mennyiségő módosítás után, a programból való kilépés elıtt végezzék el a keresı adatbázis frissítését oly módon, hogy a kilépés elıtt a „Keresés”-t indítva a megjelenı fenti ablakban az „Igen”-t választják. Többfelhasználós esetben nem jelenik meg ilyen üzenet, a frissítés az Egyéb -> Kizárólagos mőveletek -> Keresıadatbázis frissítése funkcióval végezhetı el. 137

www.netlib.hu

A keresı ablak fölépítése A keresı program indulása után az alábbi képernyı lesz látható:

Funkciója szempontjából a képernyı tartalma vízszintesen 3 részre osztható, amelyek a keresés során általában fölülrıl lefelé használandók: A fölsı harmadban lévı mezıcsoport a keresési folyamat körülményeinek beállítására szolgál. Alatta a ”Keresendı adat” mezı és amellett a „Keres” feliratú gomb pedig a keresés tényleges végrehajtására használandó. A képernyı alsó felét elfoglaló táblázat (amely kezdetben üres, késıbb pedig a végrehajtott keresések eredményét tartalmazza) és a mellette lévı gombok a keresés eredményének kezelését teszik lehetıvé. Egy sikeres keresés eredményét a továbbiakban találati halmaznak hívjuk, ez megfelel a táblázat egy sorának. Találati halmaz keletkezik korábban készítettek közötti logikai mővelet végrehajtásával is, ha a mővelet eredmény tartalmaz dokumentumot.

138

www.netlib.hu

Keresési módozatok A keresések bonyolultságuk szempontjából két csoportra oszthatók: egyszerő keresésnek nevezzük akkor, ha a „Keresendı adat” egyszeri kitöltésével a feladat megoldható, ekkor nincs szükség találati halmazok közötti mőveletvégzésre, az eredmény azonnal megjeleníthetı, összetett keresésnek hívjuk akkor, ha csak több lépésben, a „Keresendı adat”többszöri kitöltésével, esetleg közben a „Keresési szempont” változtatásával, több lépésben lehet a keresést végrehajtani, amelyek között találati halmazokkal végzett mővelet is van. Egy egyszerő keresés végrehajtásának lépései 1. 2. 3.

4. 5.

beállítjuk a keresés körülményeit a képernyı fölsı részén, beírjuk a keresni kívánt szöveget, a „Keres” gombra kattintva vagy arról értesít a program, hogy nincs találat, vagy a találati halmazok végére bekerül egy sor, amely tartalmazza azt, hogy milyen dokumentumtípusok között, milyen keresési szempont alapján milyen szövegre kerestünk, valamint azt, hogy hány találat van. a „Megjelenít” gombra kattintva felugró ablakban beállítjuk a megjelenítés kívánt formáját. az „OK” gombra kattintva megkapjuk a találati halmazról készült listát a kívánt formában.

Összetett keresés végrehajtásának lépései Összetett keresés esetén a 3. pontot többször is végrehajtjuk, ennek megfelelıen a találati halmazok területe több sort fog tartalmazni. Ezután a találati halmazok közül kijelöljük azokat, amelyeket valamilyen logikai kapcsolatba szeretnénk hozni, majd a megfelelı mővelet gombjára kattintva elkészítünk egy újabb találati halmazt, amely vagy az összetett keresés eredményét tartalmazza, vagy csak egy közbensı részeredményt, ekkor újabb logikai mőveletet végezhetünk a szükséges halmazok között. A megjelenítés elıtt kijelöljük azt a halmazt, amelyet látni szeretnénk, majd az egyszerő kereséssel azonos módon megjelenítjük az eredményt. A következı részben ennek a folyamatnak a lépéseit tekintjük majd át részletesen.

139

www.netlib.hu

A keresés folyamata A keresési beállítások A keresı ablak fölsı részen a keresés körülményeinek meghatározása történik:

Ennek a beállító területnek a bal oldalán szöveges mezık, a jobb oldalán pedig be- illetve kikapcsolható vezérlımezık (pipák) találhatók. A szöveges részen lehet beállítani: az „Adatbázis”-t és a „Dokumentumtípus”-t amelyekben keresni szeretnénk, és a 'Keresési szempont'-ot, ami alapján a keresést el akarjuk végeztetni. Az adatbázis beállítása FONTOS! Az Adatbázis váltása törli a találati halmazokat és alapállapotba hozza a 'Keresési szempont' mezıt (azaz visszaáll a fıcím szerinti keresésre), ezért elıször mindig az „Adatbázis”-t állítsuk be! Ez azért van így, mert az egyes adatbázisoknál nem azonosak a lehetséges keresési lehetıségek, valamint a találati halmazok közötti mőveletek csak egy adatbázison belül végezhetık el. Az „Adatbázis” beállítást úgy módosíthatjuk, hogy a mezı jobb oldalán lévı gombra kattintva egy legördülı listát hívunk elı, majd annak a megfelelı során kattintva kijelöljük.

140

www.netlib.hu

Az adatbázisváltás elıtt egy kérdés jelenik meg, amely figyelmeztet a következményre és csak az „Igen”-re kattintás esetén kapcsol át a kiválasztottra:

Ha a saját adatbázist választjuk és használjuk a letéti modult, azt is kiválaszthatjuk, hogy a letéti anyagban, az ellátó könyvtár anyagában, vagy a teljes állományban akarunk keresni:

Ha az ellátórendszerhez tartozó dokumentumok betőjelzet szerint vannak elkülönítve, akkor az ellátórendszeri betőjelzetet úgy kell felvenni a betőjelzet definícióknál (Egyéb/Kizárólagos mőveletek/Betőjelzet és formátum definíciók), hogy a magyarázat mezıbe az „Ellátó” szót írjuk. Ha így teszünk és itt az „ellátó nem” sort választjuk ki, a keresésékor csak az ellátó könyvtár saját állományából kapunk találatot, tehát az ellátó könyvtárban a letéti könyvtárak számára feldolgozott dokumentumok elrejthetık, (hiszen azok nem is érhetık el helyben.) Ha (pl. az olvasói munkaállomásokon) erre a beállításra nincs szükség, a konfigurációkezelıben letilthatjuk. Ez a mezı alkalmas arra is, hogy bármely betőjelzetes állományrészt a keresıben kikapcsoljunk.

141

www.netlib.hu A dokumentumtípus beállítása A ”Dokumentumtípus” úgy állítható be, hogy a mezı jobb oldalán lévı gombra kattintva egy kitöltendı táblázatot hívunk elı, majd ezen a szükséges dokumentumtípusok melletti pipát be- illetve kikapcsoljuk. Ha az „Összes” melletti pipát bekapcsoljuk, a többiek mind törlıdnek, illetve ha bármelyik másikat bekapcsoljuk, az „Összes” automatikusan törlıdik. A beállítást az „OK”-val rögzítjük.

A dokumentumtípusok esetében további finomításokra is lehetıség van. Ha külön szeretnénk keresni pl. a DVD lemezek és a videokazetták között, ezt a következıképpen tehetjük meg: a Szikla könyvtárban hozzunk létre egy „doktip” nevő fájlt (kiterjesztés nélkül). Ebben soroljuk fel a betőjelzeteket magyarázatokkal. Pl.: VK = VHS videó DVD = DVD lemez Ezután a „Dokumentumtípus” mezı második almezıjében, a legördülı lista segítségéve finomítani tudjuk a dokumentumtípus szerinti keresést:

Így lehet a video-dokumentumokon belül csak a VHS kazetták között keresni.

142

www.netlib.hu A keresési szempont beállítása A „Keresési szempont” tartalmát úgy módosíthatjuk, hogy a mezı jobb gombra kattintva egy legördülı listát hívunk elı, majd oldalán lévı annak a megfelelı során kattintva kijelöljük. Ha a lista túl sok sort tartalmaz, a jobb szélén lévı csúszkával (görgetısávval) a tartalom le-föl mozgatható. A mozgatás úgy történik, hogy az egér bal fülét a csúszkán lenyomva tartjuk és az egérrel függılegesen mozgatjuk le-föl, a tartalom ezzel egyidıben változik. A lista tartalma függ attól, hogy melyik adatbázist választottuk. A példa a saját adatbázisban való keresést mutatja. Más adatbázisok esetén például az itt kijelölt keresési mezı ('leltári szám') nem szerepel. A keresési szempontok a 6-os verzióban ABC-sorrendbe kerültek, hogy a könyvtárosi gondolkodásmóddal nem rendelkezı keresık ill. az olvasók számára megkönnyítse a keresıkérdés megfogalmazását. Egy új keresési szempont is belekerült a legördülı listába, sıt, ez lett az alapértelmezett: az összes. Ebben az esetben a összes indexben keres a keresı. (Pl. ha Kossuth a keresıkérdés, akkor a Kossuth címő, a Kossuth által írt, a Kossuthról szóló, valamint a Kossuth kiadónál megjelent dokumentumok is a találati halmazban lesznek)

143

www.netlib.hu Fontos még megjegyezni, hogy ez az új keresési szempont csak a bibliográfiai mezıkben keres, a példányadatok között nem. Az „Összes”-t választva keresési szempontként, a beírt keresıszavakat a rendszer szavanként kikeresi, és uniót alkot belılük (logikai és) Tehát ilyen keresıkérdést is feltehetünk, a szavakat egymás után csak szóközzel elválasztva:

Ekkor a találat az Egri csillagok 1992-es kiadása lesz. Ha egy több szóból álló kifejezést vagy összetartozó szavakat akarunk keresni, az adott szavakat idézıjelbe kell tenni. Funkcióbillentyők használata a ”Keresési szempont” kiválasztására a „Keresendı adat” mezıben állva: F4 F5 F6 F7 F8 F9

fıcím leltári szám cím szava minden szerzı minden cím elsıdleges szerzı

Keresési szempont gyors beállítása egérrel: Dupla kattintás a „Keresési szempont” szövegen a tárgyszó szerinti keresést választja ki. A fölsı három mezı egy lehetséges beállítása:

Néhány keresési szempont esetén további beállítást is el kell végezni, ezek: adott címtípus, adott szerzıi minıség, fizikai adatok, kiegészítı adatok, tárgyszó.

144

www.netlib.hu Ezekben az esetekben (a tárgyszó kivételével) megjelenik egy újabb mezı amelybe egy listából kell kiválasztanunk a felajánlott lehetıségek valamelyikét.

Ha az újonnan megjelent mezıbe a billentyőzetrıl beírunk valamit, vagy az egér bal fülével duplán kattintunk, megjelenik egy zöld lista, amelybıl ki kell választanunk a megfelelıt. A kiválasztás billentyőzetrıl: addig kell írni a címtípus nevének elsı néhány karakterét, amíg a program a megfelelıt jelöli ki a listából, ekkor <ENTER>-rel bekerül a helyére, Kiválasztás egérrel: az egér bal fülével a lista megfelelı elemén kattintva ugyanez történik. A listában a le- illetve fölfelé nyilakkal is mozoghatunk. Mint a listát tartalmazó ablakok nagy részénél, a jobb oldalon egy mozgatható csúszka jelenik meg, ha nem fér el az összes sor.

145

www.netlib.hu

A keresı ablak jobb fölsı sarkában található vezérlı mezıkkel a keresés végrehajtásának módját szabályozhatjuk a kis négyzetekben lévı pipák beés kikapcsolásával.

Csonkolt keresés bekapcsolva minden olyant megtalál, ami a beírttal szöveggel kezdıdik; kikapcsolt állapotban pontosan azt keresi amit beírtunk a 'Keresendı adat' mezıbe. Ha pl. a címek szavai szerint csonkolva keressük az „alma” szót, akkor találat lesz pl. az „almanach” szó is, mert ez is úgy kedıdik, hogy „alma”. Ékezet nélküli keresés bekapcsolva az ékezeteket nem veszi figyelembe sem az adatbázis tartalmánál, sem a beírt 'Keresendı adat'-nál; kikapcsolva pontosan azt keresi amit beírtunk.

146

www.netlib.hu Ha pl. Puskin-t keresünk elsıdleges szerzı szerint, akkor ha ékezettel keresünk nem lesz találat, mert az eredeti név transzliterált formája így néz ki: Puškin. MEGJEGYZÉSEK: • a keresés során a kis- és nagy betőket a program nem különbözteti meg, tetszılegesen használhatjuk bármelyiket, • nem magyar nevő szerzık szerinti keresés esetén ajánlott ezt a mezıt bekapcsolni, mert a transzliterált névalakok sok esetben csak így találhatók meg. • ha bekapcsoljuk, hamis találatokat is kaphatunk (pl: 'veres'-t keresve találat a 'verés', és a 'véres' is) Mindezek miatt a 6-os verzióban a szerzı-tipusú keresési szempontok választása esetén az ékezet nélküli keresés az alapértelmezett beállítás. Analitikában is keres bekapcsolva a keresés során figyelembe veszi a dokumentumok leírásához tartozó analitikák adatait is, de ennek csak akkor van hatása, ha a kiválasztott keresési szempont analitikában elıfordulhat (cím, szerzı, tárgyszó, ETO); kikapcsolva az analitikákban nem keres. Legördülı lista bekapcsolva a „Keresendı adat” mezı kitöltése közben egy vagy kettı ablak jelenik meg, amelyek a keresést segítı információkat tartalmaznak, kikapcsolva nem jelenik meg segítı ablak. Ha a rendszerben telepítve van az OSZK által készített bibliográfiai rekordokat tartalmazó MNB adatbázis, akkor a saját adatállományban történı keresés esetén két segítı ablak jelenik meg, más esetekben csak egy. Ha kettı látható, akkor a bal oldali a saját adatbázisból, a jobb oldali pedig az MNB adatbázisból származó adatokat tartalmazza. Az ablak(ok) tartalma a „Keresendı adat” mezı kitöltése közben úgy változik, hogy mindig a már beírt szöveg alapján ABC (számot tartalmazó mezı esetén növekvı) sorrendben megmutat a megfelelı adatbázisból néhány olyan értéket, amely a beírt szórésszel kezdıdik. Ha valamelyik ablak eltőnik, akkor a hozzá tartozó adatbázis nem tartalmazza az általunk beírt szöveget a kijelölt keresési szempont mezıben. Ha a beírás hatására nem lesz segítı ablak, 147

www.netlib.hu akkor biztos, hogy a keresés nem lesz eredményes, ezért ekkor már nem is kell a „Keres” gombra kattintani. A támogató ablakok arra is használhatók, hogy tartalmukat a „Keresendı adat” mezıbe átemelve meggyorsítsuk a keresés végrehajtását: ha valamelyik ablakban látható az általunk beírni kívánt szöveg, azon kattintva beíródik a mezıbe. Az alábbi példában csak annyit írtunk, hogy 'ember', majd a jobb oldali segítı ablak megjelölt során kattintottunk.

Az eredmény ez lett:

Nagyon fontos megszolni, hogy a keresendı adat mezıben az <ENTER> billentyőt csak abban az esetben használhatjuk a keresési mőveletsorozat folytatására, ha a legördülı listában az a sor van kijelölve, amit keresni szeretnénk. Db is (Darabszám is látható a legördülı listában) bekapcsolva az MNB adatbázisból honosított tételek számának kijelzésére szolgál, amely az MNB adatbázishoz tartozó támogató ablakban a sor bal szélén látható. Ez a mővelet többfelhasználós üzemmódban jelentısen lelassíthatja a keresett szöveg beírását, ezért alapértelmezésben nincs bekapcsolva. kikapcsolva a támogató ablak nem tartalmaz a honosításra vonatkozó számot.

148

www.netlib.hu Selejtállományban keres A Selejtállományban keres pipa CSAK A SAJÁT ADATBÁZISBAN VALÓ KERESÉSKOR HATÁSOS! Ennek a mezınek kettıs a hatása: egyrészt befolyásolja a keresés végrehajtását: bekapcsolva a már leselejtezett dokumentumok között keres; kikapcsolva az élı példányokra vonatkozó adatokat nézi át. másrészt hatása van a megjelenítésre is, ha kérünk példány adatot is: bekapcsolva csak a selejtezett dokumentumok leltári számát jeleníti meg; kkapcsolva csak az élı példányok leltári számát jeleníti meg. Névváltozat bekapcsolva a keresés során használja a NÉVVÁLTOZAT adatbázist, és az egy személy által használt névalakok mindegyike találat lesz, bármelyik formában is kerestük, kikapcsolva csak a beírt változatban szereplı esetek lesznek találatok. A névváltozat adatbázist az Egyéb -> Névváltozat menüpontban lehet feltölteni, módosítani. Tsz-ETO A tárgyszó és az ETO szerinti keresésnél hatásos, ezek átjárhatóságát valósíthatjuk meg ennek a funkciónak a segítségével. A tárgyszó-ETO kapcsolatokat tároló adatbázis az Egyéb -> Tárgyszó-ETO kapcsolatok menüpontban bıvíthetı, módosítható. Kikapcsolva kizárólag a „Keresendı adat” mezıbe írt értéket vizsgálja a program. Bekapcsolva a keresendı adat mezıbe írt tárgyszót vagy ETO-t, a „Keres” gombra történı kattintás során elıször a Tárgyszó-ETO Kapcsolati adatbázisban keresi meg a program. Elıveszi azokat a csoportokat amelyekben a megadott kifejezés elıfordul. (Ha a keresés alkalmával a csonkolás pipa is be volt téve, akkor azokat a csoportokat is kiválasztja a program, amelyekben a megadott kifejezéssel kezdıdı szavak vagy számok 149

www.netlib.hu is elıfordulnak.) Ezen csoportok egyesített tartalmát a program, mielıtt a dokumentum adatbázisban kezdene keresni, további szelektálás végett, egy táblázatban jeleníti meg.

Minden kifejezés elıtt két csillag szerepel. Az elsı csillag jelentése, hogy a kifejezés részt vegyen-e a dokumentum adatbázisban történı keresésben. A második oszlopban akkor lehet csillag, ha az elsıben is van. A második csillag jelentése, hogy a kifejezés csonkoltan vegyen részt a keresésben. Ha az elsı oszlopban van csillag, a másodikban nincs, akkor a kifejezés pontos egyezését vizsgálja majd a keresı program. Összefoglalva: Nincsenek csillagok * * * *

:

nem lesz keresve : csonkolt keresés : pontos keresés : nem fordulhat elı

A csillagok állapotán a megfelelı sor kiválasztása után dupla egérkattintással tudunk változtatni. A táblázat elemeinek szerepén egyszerre is tudunk változtatni a táblázat fölött végrehajtott job egérkattintással megjelenı menü segítséségvel.

150

www.netlib.hu

Ha a táblázat elemeinek további szerepét tisztáztuk, akkor a keresést a „Keres” gombra történı újbóli kattintással tudjuk végrehajtatni.

A keresendı adat és a keresés gomb A keresési körülmények beállítása után következik a „Keresendı adat” kitöltése.

Ennek a mezınek a tartalmát háromféle módon adhatjuk meg: • billentyőzetrıl beírjuk a teljes keresendı szöveget, • a beírás hatására megjelenı táblázatokból az elızı példában leírt módon (a megfelelı soron az egér bal fülével kattintva) kiválasztjuk a megfelelıt, • a korábbi kereséskor beírt és a program által megjegyzett szövegek közül választunk oly módon, hogy a mezı jobb szélén lévı gombra kattintva elıhívjuk a korábban végrehajtott keresések szövegeit tartalmazó legördülı listát, és itt is a megfelelın kattintunk a bal füllel. Például 5 keresés végrehajtása után így nézhet ki a táblázat. Ez a funkció fıleg akkor hasznos ha egy korábbi keresést akarunk más körülmények között végrehajtani, vagy egy hosszú szövegen keveset szeretnénk módosítani.

Intervallum a „Keresendı adat” mezıben Az alábbi keresési szempontok esetében intervallumot is megadhatunk: leltári szám, beszerzés dátuma, rögzítés dátuma.

151

www.netlib.hu Ha pl. a keresési szempont a leltári szám, akkor a „Keresendı adat” mezıbe írható: 10000-15000 Ha pl. a keresési szempont a beszerzés dátuma, akkor a „Keresendı adat” mezıbe írható: 2003.01.01-2003.12.31 Ha pl. a keresési szempont a rögzítés dátuma, akkor a „Keresendı adat” mezıbe írható: 2004.02.28-2004.02.29.59 Fontos, hogy ha a rögzítés dátuma mezınél a ’.59’-et lehagyjuk az intervallum végérıl, akkor egy napot, ha odaírjuk, akkor két napot keres a program, mert a rögzítés dátuma idıponttal együtt tárolódik. A „Keres” gomb Miután kitöltöttük ezt a mezıt, a mellette lévı „Keres” gombra kattintva indíthatjuk magát a keresési mőveletet. Ha a keresésnek van eredménye, az egy találati halmaz formájában szinte azonnal megjelenik a halmazlista végén. A keresés során elıfordul néhány olyan helyzet, amikor nem keletkezik találati halmaz, mert nincs olyan dokumentum, amely megfelelne a feltételeknek. Egyik ilyen eset, amikor eredménytelen a keresés, máskor pedig logikai mővelet eredményeként keletkezne üres találati halmaz. Ilyen esetekben egy figyelmeztetés jelenik meg, amelynek az „OK” gombjára kattintva folytathatjuk a munkát. Ekkor a találati halmazokat tartalmazó lista nem változik. Néhány ilyen figyelmeztetés:

A keresés eredménye A keresési mőveletek eredményét a program az ablak alsó felét elfoglaló táblázatban tárolja, amelynek egy sora megfelel egy keresési mővelet eredményének. Mellette a találati halmazok közötti mőveletek vezérlésére szolgáló gombok állnak.

152

www.netlib.hu

A lista tetején lévı fejléc (ennek függıleges határvonalai az egérrel mozgathatók jobbra-balra) elsı mezıje jelzi, hogy melyik adatbázisban keresünk:

A fejlécsor alatt sorszámozva állnak az egyes találati halmazok adatai: Az adatbázis neve alatti rész tartalma: • a sor elején álló (B) vagy (P) vagy (V) jelzi, hogy bibliográfiavagy példányadatokat, vagy mindkettıt tartalmaz (vegyes), • keresési szempont, • zárójelben a dokumentumtípus, amelyek között a keresés történt: (Összes) vagy a kiválaszott(ak), ha több van, közöttük + jel, adatbázis neve, ahol kerestünk (ez az összes találati halmaz esetén azonos) • 'keresendı adat': amit kerestünk illetve a halmazmővelet megjelölése, • 'db': a találati halmaz darabszáma. Bármely találati halmaz elemeit ki tudjuk listáztatni, vagy a halmazt logikai mőveletek elvégzésére használhatjuk fel, hogy újabb halmazokat képezzünk. Halmazok tehát nem csak a „Keres” gomb hatására képzıdhetnek, hanem halmazmőveletek eredményeképpen is. A további mővelethez ki kell jelölni egy vagy több találati halmazt, egy kijelöléséhez az egérrel a megfelelı soron kell kattintani, több halmaz kijelöléséhez a gombot kell lenyomva tartani. A megjelenítéshez

153

www.netlib.hu mindig egy halmazt, a mőveletekhez pedig a szükséges számú halmazt kell kijelölni.

Megjelenítési beállítások A keresési folyamat befejezı lépése egy találati halmaz megjelenítése. Ehhez egy halmazt jelöljünk ki, majd a 'Megjelenít' gombra kattintsunk. Ekkor egy új ablakban megjelenítés beállítási lehetıségei jelennek meg. Ennek az ablaknak a tartalma több tényezıtıl függ és egy gombra kattintva is lényegesen megváltozhat, mindig az éppen kiválasztott megjelenítési módhoz tartozó beállítási lehetıségek látszanak. Az alábbi ábra az induláskori tartalmat mutatja abban az esetben, ha a saját adatbázisban végzett keresés eredményét szeretnénk megjeleníteni. Az ablak fölsı címsorában megjelenik a kiválasztott halmaz 'keresendı adat' mezıjének tartalma jelezve, hogy amíg másikat nem választunk errıl a találati halmazról készíthetünk listát vagy listákat.

Elsı lépésként el kell dönteni, hogy a megjelenítést milyen formában kérjük. Az ablak bal fölsı sarkában lévı gombok egyikére kattintva választhatjuk ki a megfelelıt (MNB Adatbázisból történt keresés esetén a „Leltárkönyv formátum”-ot nem választhatjuk.). 154

www.netlib.hu

Az ablak megjelenésekor a katalóguscédula van bejelölve. Ha ebben a formában szeretnénk a keresés eredményét megtekinteni, ezt nem kell változtatni. Jelenleg ezt az öt formát ismeri a program:

Az ablak tartalma azonnal a kiválasztott formátumhoz igazodik és a jobb oldalon megjelennek a választott listához tartozó beállítási lehetıségek. Az esetek jelentıs részében ezek használata nélkül is megfelelı eredményt ad a program az „OK” gombra kattintva, mert az elıre beállított értékek és módok a leggyakrabban elıforduló esetekben megfelelıek. Akár módosítunk a beállításokon, akár nem, mindig az „OK” gombra kattintva indíthatjuk el a megjelenítést. Katalóguscédula A katalóguscédula formájú lista beállító mezıi:

155

www.netlib.hu Folyóiratok tömörített megjelenítése A találati halmazban a folyóiratok esetében a különbözı számok nem külön rekordként, hanem évfolyamonként egy rekordon belül felsorolva látszanak. Ha a pipa nincs betéve:

Ha a pipa be van téve:

156

www.netlib.hu Kölcsönzési információk feltüntetése A találati listában, a kölcsönzésben lévı dokumentumoknál a leltári szám mögött zárójelben a várható visszahozatali határidı is látszik:

A találat listában nemcsak a kölcsönzésben levı, hanem a foglalásban levı dokumentumok is látszanak:

157

www.netlib.hu A „Találatcentrikus output” a dokumentumleírást a találatrekordtól indítva jeleníti meg a hierarchiában fölfelé haladva. Ha tehát a találat egy többkötetes mő valamelyik analitikájában volt, akkor az eredményben ez az egy anlitika lesz látható, mögötte fog állni az az egy kötetleírás amelyhez ez az analitika kapcsolódik, és a végére kerül a közös adat amelyhez ez a kötet tartozik. A „Hierarchikus output” szerinti megjelenítés a rekordhierarchiát a legfölsı rekordtól indulva lefelé haladva jeleníti meg, függetlenül attól, hogy a találatrekord melyik hierarchiszinten keletkezett. Ilyenkor az is beállítható, hogy egy-egy szinten az összes rekord meg legyen jelenítve, ne csak az az egy, amelyben a találat volt (összes kötet és összes analitika). Rövid lista A rövid lista beállító mezıi:

Ha a „Teljes szélesség” be van kapcsolva, a program nem veszi figyelembe a szerzı és a cím adatmezıben megjeleníthetı karakterekre vonatkozó korlátozást, hanem a teljes tárolt adatot megjeleníti a listán. Ez nehezebben olvasható formát eredményez, de minden mezıt teljes tartalmával mutat meg. Ha ez a vezérlı mezı (pipa) ki van kapcsolva, akkor a „Szerzı” és „Cím” mezık pontosan a mellettük levı számnak megfelelı karaktert fognak tartalmazni, a hosszabbak csonkolódnak. Az elıttük lévı rádiógombbal azt szabályozhatjuk, hogy melyik álljon elöl a sorban. A megjelölt lesz elöl.

158

www.netlib.hu Irodalomjegyzék Az irodalomjegyzék beállító mezıi:

Leltárkönyv formátum A leltárkönyv formátumú lista beállító mezıi:

Táblázatos megjelenítés forma Sok könyvtárhasználó nem elég képzett a könyvtárosok által kedvelt katalóguscédula-formátum megértéséhez. Az internetes keresırendszerek sem használják a hagyományos formátumokat. A Szikla is bıvült egy olyan megjelenítés formátummal, amely a nem könyvtáros felhasználók számára használhatóbb megjelenítést eredményez. A táblázatos megjelenítési forma lényege, hogy a találati halmaz adatmezıi egy olyan táblázatban jelennek meg, amelynek minden sora egy rekord, minden oszlopa pedig egy adatmezı. A rekordok adatmezık szerinti rendezése egy kattintással megvalósítható. A táblázatos megjelenítés ablaka a következı:

159

www.netlib.hu

Látható, hogy az oszlopcímkék mozgathatók, az ablak igény szerint átméretezhetı. Egy soron <ENTER>--t ütve vagy egérrel rákattintva az adott rekord jelenik meg cédulaformátumban. Bal egérgombbal kattintva egy rekordon az alábbi menü jelenik meg:

Katalóguscédula: megmutatja a rekordot katalóguscédula formátumban. Módosítás: a rekordot megnyitja módosításra a megfelelı bibliográfiai őrlapon (Jogosultsághoz kötött: csak feldolgozói jogosultságú felhasználók esetén.) Elıjegyzés: Az adott dokumentumot elı lehet jegyezni, az ekkor megjelenı ablakba be lehet írni az elıjegyzı olvasójegy-számát. (Jogosultsághoz kötött.) Kölcsönzési információk: Az adott rekord kölcsönzési állapotát jeleníti meg egy ablakban. Ha könyvtáros van bejelentkezve, akkor az is látszik, hogy kinél van, ha olvasó, akkor csak a visszahozatali határidı. Az oszlopcímkékre egyszer kattintva rendezni lehet a táblázatot az adott mezı szerint, pl. az évszám mezıcímkére egyszer kattintva évszám szerinti rendezést kapunk, ahol elıl szerepelnek az évszám nélküli dokumentumok, majd a legrégebben kiadott, végül a legújabb mővek. Ha kétszer kattintunk

160

www.netlib.hu egy mezıcímkére, akkor a rendezés fordított lesz: a legfrissebben megjelent mővek kerülnek a táblázat elejére. Az aktuális oszlopot és rendezési irányt az oszlopcím mezıben látható felfelé ill. lefelé mutató nyilacska jelzi. A táblázatos megjelenítés forma lehetséges beállításai a következık:

A táblázat oszlopait igény szerint be- ill. kikapcsolhatjuk. Az alapértelmezett beállítások egy átlagos könyvtárhasználó igényeinek kíván megfelelni, egy képzettebb olvasó kibıvítheti a megjelenítendı adatoszlopokat. Pl: ha valaki Kiadó szerint kívánja rendezni saját találati halmazát - ilyen rendezésre eddig nem volt lehetıség. Az elsıdleges és másodlagos rendezés szempontját is beállíthatjuk, csak ki kell jelölnünk a legördülı listákból. Így lehet pl. két kattintással egy elıször a kiadók, aztán a kiadási év szerint rendezett listát kapni egy kötelezı olvasmány elérhetı köteteirıl. A 6-os verzióban két új (beállítható) oszlop került a listába: - Megjegyzés: a bibliográfiai rekordhoz tartozó megjegyzést is megjeleníti. Ha van valamilyen nem bibliográfiai adat, amit meg akarunk jeleníteni az olvasók számára, azt ide írhatjuk.

161

www.netlib.hu - Csak linkek: lehetıség van a megjegyzés mezıbe webhivatkozásokat rögzíteni. Ha ez az oszlop is meg van jelenítve, a webcím kattintható linkként jelenik meg a táblázatban. (Pl. egy DVD filmrıl találunk információs oldalt az interneten, az olvasónak egy kattintással elérhetıvé tehetjük a filmrıl szóló információkat.) A táblázat elsı oszlopa vagy az adott kötet példányainak leltári számait sorolja föl, vagy jelzi hogy hány példány kapcsolódik a kötethez, többkötetes mővek esetén pedig ebben a mezıben jelenik meg a közös adathoz tartozó kötetek száma. Ha nem a leltári számokat, hanem a kötetszámot szeretnénk ebben az oszlopban megjeleníteni, a „Kapcs. Mezıben a leltári számok felsorolása” sorban a pipát ki kell vennünk. Ha a „Kötet találatok esetén közös adatok feltüntetése” beállítás be van pipálva, a program automatikusan megjeleníti a közös adatot is, nem csak a kötetadatot. Pl.: kikapcsolva, a Világirodalmi Lexikon keresıkérdésre a következı találatokat kapjuk: A-Cal Cam-E F-Groc

Ha a fenti opciót a pipával bekapcsoljuk akkor a találatok így fognak megjelenni: Világirodalmi Lexikon. A-Cal Világirodalmi Lexikon. Cam-E Világirodalmi Lexikon. F-Groc

Rendezés A „Rendezés” funkcióval a találati listán elhelyezkedı tételek sorrendjét határozhatjuk meg. A találatok sorbállítását a „Rendezés” pipa használatával és a rendezési szempont mezıkkel állíthatjuk be. Ha a „Rendezés” funkció nincs bekapcsolva (katalóguscédula és rövid lista esetén ez az alapértelmezés), a dokumentum-leírások az adatbázisban való tárolási sorrendben kerülnek a listára. Hosszabb lista esetén ez már nehézkessé teheti például a kinyomtatott példány használatát, vagy akár a képernyın egy adott mő megtalálását, ezért lehetıség van ettıl eltérı sorrend beállítására. 162

www.netlib.hu Irodalomjegyzék esetén mindig van rendezési szempont beállítva, amit nem lehet megváltoztatni (elsı szerzı, fıcím). Leltárkönyv forma esetén pedig leltári szám szerint sorba rendezve kapjuk a tételeket. Kezdetben a rendezés nélküli állapot így jelenik meg:

Ha bekapcsoljuk a „Rendezés”-t, elérhetıvé válik a két rendezési szempontot megadó mezı, alapértelmezésben csak az elsıdleges van kitöltve, tartalma „fıcím”. Ha ezen nem változtatunk semmit, akkor a listán a dokumentációk fıcímeik szerint rendezve jelennek meg, az azonos címőek sorrendje véletlenszerő lesz.

Ha más rendezettséget akarunk beállítani a mezıre kattintva elıhívhatjuk a lehetséges rendezési szempontokat tartalmazó ablakot, amelybıl szintén egy kattintással kiválaszthatjuk a megfelelıt. Példánkban a „Fıcím” helyett az „Elsı szerzı”-t választjuk elsıdleges szempontnak, ekkor a szerzı neve szerint ABC sorrendben jelennek meg a leírások.

Ha még azt is szabályozni akarjuk, hogy az elsı szempont szerint nem megkülönböztethetı tételek milyen sorrendben álljanak, akkor a második mezıt is beállíthatjuk. Az alábbi esetben ide a fıcímet választottuk, aminek az lesz a hatása, hogy az egy szerzı mővei cím szerinti sorrendben fognak a listára kerülni.

163

www.netlib.hu

Összesítés készítése Ha az „Összesítés készítése” vezérlıgombot bekapcsoljuk, az elkészített lista megjelenítése után összesített információt kaphatunk a találati halmazhoz tartozó példányokról és arról, hogy közülük pillanatnyilag hány kölcsönözhetı. Ha minden beállítás megfelelı, az „OK” gombra kattintva indítjuk el a megjelenítendı lista összeállítását, ha pedig már nem szeretnénk további listát készíteni a kiválasztott találati halmazról, a „Kilép” gombbal szüntetjük meg az ablakot.

Megjelenítés KIGYŐJTÉS, RENDEZÉS, ÖSSZEÁLLÍTÁS – lista elkészítése a beállításoknak megfelelıen. Számláló és folyamatjelzı csík változása is jelzi, hogy a program hogyan halad a feladat végrehajtásával. Ha valamilyen okból nem akarjuk kivárni, hogy a teljes találati halmazt feldolgozza, az <ESC> billentyővel megszakíthatjuk a folyamatot, ekkor egy jóváhagyást kérı ablak jelenik meg.

Ezen az ablakon a gombokon megjelenı szövegeket nem a Szikla program írja ki, hanem az attól függ, hogy milyen nyelvő operációs rendszert használunk. A fölsı példa egy angol Windows esetén megjelenı változatot mutat be. Magyar nyelvő szoftver használata esetén „Igen”és „Nem” szerepel, ahogyan az alsó változaton látható. Ez a helyzet más ablakok esetén is elıfordulhat. Ha az „Igen”-t választjuk, az eddig elkészült listát tekinthetjük meg, ha a „Nem”-et, a feldolgozás folytatódik.

164

www.netlib.hu

Találati halmazok A Szikla keresıprogramjának elızıekben leírt funkcióival az egyszerő kereséseket lehet végrehajtani, az olyanokat, amelyekhez a keresési körülmények beállítása után a „Keresendı adat” egyszeri kitöltése után kapott találati halmaz megadja a választ. Nem minden keresés hajtható végre ilyen módon. Ha a keresendı dokumentumoknak egyszerre kell megfelelni többféle feltételnek, akkor elıször egy-egy találati halmazt kell készítenünk az egyes feltételeknek megfelelı tételekbıl, majd kiválasztani azokat, amelyek mindegyik feltételnek megfelelnek. Például ha az a feladatunk, hogy keressük meg az MNB adatbázisban azokat az 1998-ban Pécsett megjelent dokumentumokat, amelyek címében elıfordul 'tanulmány' kezdető szó, akkor elıször a három feltételnek egyenként megfelelı találati halmazt készítjük el:

Látható, hogy az egyes feltételeknek külön-külön több ezer dokumentum felel meg. A feladatot meg lehetne oldani úgy, hogy valamelyik találati halmazt megjelenítve kiválogatjuk a megfelelıket, de ez nem érne véget reális idı alatt. A halmazok közös részének elıállításával a program megtalálja a keresett dokumentumokat (a példában összesen 7), amelyek mindegyik feltételnek megfelelnek.

Az ilyen és hasonló feladatok megoldásához használható eszközök leírása szerepel a következı részben. A találati halmazok közötti mőveletek végrehajtását a keresı ablak jobb oldalán látható gombcsoporttal vezérelhetjük. A mővelet végrehajtásának menete: 1. a billentyőt lenyomva tartva az egér bal fülével kijelöljük azokat a halmazokat, amelyek között a mőveletet el kell végezni, 165

www.netlib.hu 2.

a mővelet gombjára kattintunk,

A program válasza az alábbiak valamelyike lehet: 1. hibaüzenet, mert már a kezelhetı maximális számú találati halmazt létrehoztuk, az eredményt nem tudja tárolni, a sikeres végrehajtáshoz törölni kell legalább egy halmazt, 2. hibaüzenet arról, hogy nem a megfelelı számú halmazt jelöltük ki, 3. üzenet arról, hogy a mővelet eredménye nem tartalmaz semmit, ilyen halmazt nem tárol, 4. készít egy új találati halmazt a mővelet eredményével, ez lesz a legnagyobb sorszámú.

Mőveletek halmazokkal A találati halmazok között végezhetı mőveletek gombjai

Az egyes gombokhoz tartozó halmazmőveletek hatását az alábbi ábrákon szemléltetjük. Az ábrákon ’A’-val és ’B’-vel jelölt ellipszis egy-egy tetszıleges találati halmazt szemléltet, a sötét rész mutatja a mővelet eredményét:

metszet; eredmény: az 'A'-ba is és a 'B'-be is tartozók a mővelethez legalább 2 találati halmazt kell kijelölni

unió; eredmény: az 'A'-ba vagy a 'B'-be (esetleg mindkettıbe) tartozók a mővelethez legalább 2 találati halmazt kell kijelölni

166

www.netlib.hu

kizáró vagy; eredmény: az 'A'-ba vagy a 'B'-be, de csak egyikbe tartozók a mővelethez pontosan 2 találati halmazt kell kijelölni

komplementer; eredmény: minden, ami nem tartozik 'A'-ba a mővelethez pontosan 1 találati halmazt kell kijelölni A következı mőveleteknél a két kijelölt halmaz szerepe nem azonos, az ’A’ mindig a kisebb sorszámút jelöli, a ’B’ pedig a nagyobbat.

eredmény: az 'A'-ba tartozók közül azok, amelyek nem tartoznak 'B'-be a mővelethez pontosan 2 találati halmazt kell kijelölni

eredmény: a 'B'-be tartozók közül azok, amelyek nem tartoznak 'A'-ba a mővelethez pontosan 2 találati halmazt kell kijelölni Az alábbi példa szemléltet néhányat a fenti mőveletek közül. Az MNB adatbázisban történt keresésekkel az alábbiakat hoztuk létre: 1. halmaz: az összes mő, amiben Arany János közremőködött 2. halmaz: összes mő, amiben William Shakespeare közremőködött

167

www.netlib.hu Találati halmazok közötti mőveletekkel pedig (mindig az 1-es és a 2-es a kijelölt): 3. halmaz: „És” mővelet: az összes olyan mő, amelyben Shakespeare is és Arany János is közremőködı, 4. halmaz: „1 és nem 2” mővelet: Arany János azon mővei, amelyek nem kapcsolatosak Shakespeare-rel, 5. halmaz: „2 és nem 1” mővelet: Shakespeare azon mővei amelyek nem kapcsolatosak Arany Jánossal (pl. nem magyar nyelvő vagy nem Arany fordította). Találati halmazt készíthetünk még a „Honosított” gomb segítségével is. Ez csak akkor mőködik, ha az MNB adatbázisban keresünk, egyéb esetben a gomb nem használható.

Ekkor egy olyan találati halmaz készül, amely azokat az MNB-beli tételeket tartalmazza, amelyekbıl már honosítottunk, azaz megtalálhatók a könyvtár saját állományában. Ennek segítségével bármely MNB-beli keresés eredményeként készített találati halmazról azonnal megtudhatjuk („És” mővelettel), hogy azok közül mely tételek találhatók meg a könyvtárban. A találati halmazok törlésére használhatók:

A „Töröl” gomb a kijelölt halmaz(oka)t törli, a másik pedig mindet, de ekkor egy jóváhagyó választ vár a program:

168

www.netlib.hu

Egyszerő keresı Bevezetés Az internetes technológiák terjedésével az olvasók egyre gyakorlottabbak a böngészésben, azon belül is a keresésre használt Google-típusú oldalak használatában. Ezek lényege, hogy keresırobotok felindexelik a honlapokat, majd a keresésre adott találatok halmaza nem más, mint az ezekre a honlapokra mutató hivatkozások (linkek) listája. Az internetezı felkeresi a honlapokat, majd maga dönti el, hogy relevánsak vagy nem az ott található információk. A Szikla „Google-szerő” keresıje azok számára hozza közel a bibliográfiai leírásokban rejtızı információkat, akik az internetes keresırendszerek használatában gyakorlottak.

Az egyszerő keresı ablaka A keresı egyetlen ablakból áll, mely két részre osztódik: a felsı rész a keresı-mezıt (ill. mezıket) és a kereséshez tartozó beállításokat foglalja magába. Az alsó részt a találati halmaz megjelenítıjének nevezzük, itt egy sor egy találatnak felel meg (hasonlóan a Google találati weblapjához).

A találati halmaz egy-egy sorára kattintva a találat részletes bibliográfiai leírása jelenik meg katalóguscédula-formátumban. <ESC>-et nyomva visszatérhetünk a találati ablakba. A

keresıszó

(keresıszavak)

begépelésének

elkezdésekor

egy 169

www.netlib.hu segédlista nyílik meg, ahogy azt a hagyományos keresıben megszokhattuk. A keresıkérdés megfogalmazása után a „Keresés” gombbal indíthatjuk a keresést. Alapértelmezetten a keresıkérdést csonkolja a keresı, de ha bepipáljuk a „Pontos keresés” jelölınégyzetet, csak az adott karakterek vesznek részt a keresésben.

Keresési indexek A keresés indítás elıtt meghatározhatjuk, hogy melyik indexben (a bibliográfiai rekordok melyik mezıjében) keresünk. A alapértelmezés az „Összes”, ami azt jelenti, hogy a bibliográfiai rekord összes mezıjében keres a program. Itt is tettenérhetjük a „Google-szerő” mőködést, hiszen az internetes keresések sem „minısítik” a keresıkérdést, hanem minden találatot visszaadnak, melyben a keresıkérdés szerepel. Ha viszont pontosabb, irányítottabb keresést akarunk végezni (pl. a Babits kiadó által kiadott könyvekre vagyunk kiváncsiak), akkor a mezıbe a kívánt indexet állíthatjuk be:

Mőveletek a sorok szavai között Ha több keresıszót használunk a szavak közötti alapértelmezett logikai kapcsolat az „és”, tehát a keresıszavakhoz tartozó találati halmazok unióját jeleníti meg a program. Ha viszont az alábbi mezıben az „és” helyett a „vagy” mőveletet választjuk ki, a találati listában a keresıkérdések metszetét kapjuk meg.

170

www.netlib.hu A találatok – ellentétben a hagyományos keresı mőködésével – nem halmazokban jelennek meg, hanem rögtön a keresıkérdésnek megfelelı rekordok (azaz a dokumentumok adatai: szerzı, cím) jelennek meg soronként. A találati halmazt böngészve egy sorra kattintva vagy „Entert” nyomva kapjuk meg a találati rekord teljes tartalmát katalóguscédula formátumban.

Mővelet a két sor között Az egyszerő keresıben is van lehetıség kettıt (de csak kettı) találati halmaz közötti mőveletek végrehajtására.

Ha a „Szőkítés” négyzetbe pipát teszünk, láthatóvá válik egy újabb keresısor, ahol újabb keresıszavakat adhatunk meg. A két keresısor közötti logikai kapcsolatot is beállíthatjuk: unió, metszet és kivonás mővelet elvégzésére van lehetıség.

171

www.netlib.hu

Kölcsönzés Bevezetés Fontos, hogy a kölcsönzı modult a dokumentum-adatbázis feltöltése nélkül is használhatjuk. Még fel nem dolgozott dokumentumok kölcsönzésekor célszerő a leltári számon kívül a címet és a szerzıt is beírni, az egyszerőbb azonosíthatóság végett. (Az elgépelt leltári szám is csak ebben az esetben tisztázható.) A leltári számokhoz tartozó egyéb adatok begépelését csak egyszer kell elvégezni, a dokumentumpéldány minden újabb kölcsönzésekor a program a címre és a szerzıre is „emlékezni” fog. Ha a leltári számhoz annak elsı kölcsönzéskor nem kapcsoltunk más adatot, akkor ezt a késıbbi kölcsönzésekkor sem pótolhatjuk. Amennyiben a dokumentum feldolgozásra kerül, a következı kölcsönzéskor annak adatai már a dokumentum-adatbázisból kerülnek felhasználásra. Mivel minden kölcsönzés alapja a leltári szám, ezért a leltári szám nélküli dokumentumok kölcsönzése oly módon valósítható meg, hogy a programot arra utasítjuk, hogy egy fiktív leltári számot generáljon. Ezt úgy valósíthatjuk meg, hogy a „Beállítás” oldalon erre a célra egy külön betőjelzetet definiálunk. A leltári szám mezıbe írt kérdıjel a programot arra utasítja, hogy kölcsönzéskor a dokumentumnak a beállított betőjelzettel megkülönböztetett, soron következı számot adja.

Ablakok A kölcsönzési mőveletek végrehajtásához szükséges őrlapok és kezelıfelületek tervezésekor arra törekedtünk, hogy minél áttekinthetıbb legyen. A különbözı kölcsönzési mőveletek elvégzéséhez nem kell újabb menüpontokat aktiválni, vagy ablakokat váltani, görgetni. Az összes kölcsönzéssel kapcsolatos mővelet 4 ablakon oszlik meg. Ezek között az ablakok között egyetlen egérkattintással tudunk váltani. A 4 ablak:

A továbbiakban ezeket az ablakokat, ill. a rajtuk elérhetı mőveleteket, beállításokat fogjuk végigvenni logikai sorrendben. Az elsı teendınk, amikor használatba vesszük a kölcsönzési modult, hogy beállítjuk a kölcsönzési paramétereket.

172

www.netlib.hu

Beállítások Dokumentumtípusonkénti kölcsönzési beállítások táblázata

Mind a 9-féle dokumentumtípusnak (könyv, videodokumentum, hangdokumentum, multimédiás CD-ROM, kotta, térkép, atlasz, folyóirat, cikk) külön-külön állíthatjuk öt féle paraméterét: az egyidejőleg kölcsönözhetı dokumentumok számát, a kölcsönzési idıt, a meghosszabbítási idıt, a türelmi idıt és akésedelmi bírság mennyiségét. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy egy egérkattintással kiválasztjuk az ablak felsı részében található táblázat megfelelı sorát. Ekkor a táblázat feletti mezık kitöltıdnek a pillanatnyilag érvényben lévı adatokkal. Ezeket változtatás után a táblázat fölött, jobbra található „Lecserél” gombbal tudjuk visszaírni a táblázatba. Sok esetben elıfordul, hogy egyazon dokumentumtípuson belül is többféle csoportba soroljuk dokumentumainkat és a leltári szám elıtt használt betőjelzettel különítjük el ıket egymástól. Éppen ezért, ebben a táblázatban nemcsak dokumentumtípusonként, hanem betőjelzetenként is beállíthatjuk a paramétereket. A táblázat alsó soraiban találjuk a definiált betőjelzeteket. A program elsıdlegesen a betőjelzethez tartozó értékeket veszi figyelembe, ezért fontos, hogy ezek is pontosan legyenek beállítva! A már nem definiált betőjelzeteket az billentyővel tudjuk kitörölni a táblázatból.

Egyéb beállítások

173

www.netlib.hu Kölcsönözhetı dokumentumok száma összesen A könyvtárból elvihetı dokumentumok számát összességében, dokumentumtípustól függetlenül is szabályozhatjuk. Ez a beállítás a dokumentumtípusonkénti szabályozásnál erısebb korlátozás, amely azt jelenti, hogy egy kölcsönzı csak abban az esetben viheti el az adott dokumentumból az ott beállított darabszámot, ha a már nála lévıkkel együtt sem lépi túl az ebben a mezıben meghatározott maximumot. Meghosszabbítások száma Egy kölcsönzésben lévı dokumentumot ennyiszer lehet újrakölcsönzés nélkül meghosszabbítani. Újrakölcsönzéskor a meghosszabbítások számlálása újraindul. Foglalásban tartás idıtartama Ha visszahoznak egy elıjegyzett dokumentumot, akkor a program ezt a dokumentumot lefoglalja annak a személynek, aki ezt elsıként elıjegyezte. Ettıl kezdve az ebben a mezıben beállított napig más nem viheti el ezt a dokumentumot. Ha a foglalásban tartás idıtartama alatt a dokumentumot az elıjegyzı olvasó nem viszi el, akkor a dokumentum annak az olvasónak a nevére foglalódik le, aki az elıjegyzık sorrendjében a következı helyen állt. Ha nincs több elıjegyzı, akkor a dokumentum felszabadul és bárki, aki az egyéb kritériumoknak megfelel, elviheti. Késedelmi bírság A lejárati határidı után visszahozott dokumentumra vonatkozó bírság összege 1 késedelmi napra. A program a késedelem napjaiba a hétvégeket és az ünnepnapokat is beleszámolja. Állítható, hogy a türelmi idı letelte után történı késedelmes visszahozatalok esetén a bírság összegének meghatározása szempontjából a türelmi idı is beleszámít-e a késedelem napjaiba. Kölcsönzési meghosszabbítás módja

Ebben a mezıben kétféle lehetıség közül választhatunk: Beállíthatjuk, hogy az új visszahozatali határidı a meghosszabbítás eseményének napjához, 174

www.netlib.hu vagy az elızı visszahozatali határidıhöz képest változzon annyi nappal, amennyi az adott dokumentumtípus meghosszabbításra vonatkozó beállítások szerint lehetséges. Tagsági meghosszabbításának módja

Ebben a mezıben kétféle lehetıség közül választhatunk: Beállíthatjuk, hogy a tagsági meghosszabbításakor az utolsó beiratkozás dátuma a tagsági lejárati napja, vagy a meghosszabbítás eseményének napja legyen. Fix kölcsönzési határidı Ebben a dátum mezıben meghatározhatunk egy olyan visszahozatali határidıt, amely a kölcsönzés dátumától függetlenül minden kölcsönzésre mint végsı határidı vonatkozik. Beállíthatjuk azt is, hogy minden kölcsönzés visszahozatali határideje az egyéb beállításoktól függetlenül a fix visszahozatali határidı legyen. Ha ezt nem kérjük, akkor a kölcsönzési határidı a kölcsönzés napjától és a beállított kölcsönzési idıtıl függıen még lehet korábbi is, mint a fix visszahozatali határidı. A program ebben az esetben csak akkor korrigálja a visszahozatali határidıt, ha az egyébként túllépte volna a beállított fix visszahozatali határidıt. Tagsági érvényessége

A tagsági érvényességének beállításakor 3 lehetıség közül választhatunk: 1. A program nem figyeli: Ebben az esetben minden olvasó, aki az adatbázisban szerepel, beiratkozástól függetlenül kölcsönözhet. 2. A beiratkozástól számítva x hónapig: Ebben az esetben az az olvasó kölcsönözhet, akinek az utolsó beiratkozása óta eltelt idı kevesebb, mint x hónap. 3. Egy fix dátumtól x hónapig: Ebben az esetben az az olvasó kölcsönözhet, akinek az utolsó beiratkozása a fix határidı és a fix határidıt követı x. hónap közé esik.

175

www.netlib.hu Elıjegyzés érvényességének határideje Ha egy elıjegyzett dokumentumot az itt meghatározott határidın belül nem hoznak vissza, akkor az elıjegyzés automatikusan megszőnik. Az alapértelmezett beállítás 90 nap. Lejárat utáni felszólítások A program a dokumentumtartozással rendelkezı olvasókat attól függıen, hogy a náluk lévı dokumentumok visszahozatali határideje mennyi ideje járt le, háromféle felszólítási kategóriába sorolja. Egy-egy olvasó egyidejőleg több kategóriában is szerepelhet, ha több eltérı lejáratú dokumentumtartozása van. A háromféle határidıt a kölcsönzési, a türelmi és a felszólítás-nyomtatási idıktıl függıen érdemes állítani. Betőjel A kölcsönzési mővelet végrehajtásának feltétele, hogy minden kölcsönzött dokumentumnak kötelezıen legyen leltári száma. Ez a feltétel azonban nem minden dokumentum esetében áll fenn a kölcsönzés pillanatában. Erre az egyik legjellemzıbb példa a folyóirat-kölcsönzés. Ilyen esetekben a program képes a kölcsönzés pillanatában automatikusan az itt meghatározott bevezetı betőjellel kezdıdı, soron következı, még fel nem használt leltári számot generálni. Ehhez a „Leltári szám” mezıbe egy kérdıjelet kell írni (). A generált leltári számot érdemes ráírni a folyóiratra (vagy brosúrára), hogy a késıbbiekben már ezt használjuk. Így az elsı kölcsönzéskor beírt adatok (cím, évfolyam, szám) a késıbbiekben automatikusan megjelennek az őrlapon. (Folyóirat kölcsönzéskor az „évfolyam” és „szám” adatokat a szerzıhöz lehet írni.) Ajánlott betőjel: Q vagy W. Dátum A könyvtárosok a számítógép dátumát szokták átállítani, hogy visszamenıleges idıpontban esedékes kölcsönzési mőveleteket is el tudjanak végezni. (Pl. a péntek délután visszahozott könyveket csak hétfın délelıtt írják a Sziklába úgy, hogy elıtte a számítógép dátumát visszaállítják péntekre.) Ez több okból is nagyon veszélyes. Bizonyos automata ellenırzı folyamatok (pl. elıjegyzés aktualitás ellenırzés, stb.) következtében az adatbázisban történı változások a dátummódosítás során nem állítódnak vissza, ezért a program mőködésében súlyos rendellenességre lehet számítani. Ha elfelejtjük a dátumot visszaállítani, a 176

www.netlib.hu program más moduljaiban és adatbázisaiban is komoly kavarodást idézhetünk elı, nem beszélve a számítógépen futó más szoftverekrıl. Ezért azt javasoljuk, hogy a dátummódosítást lehetıleg kerüljék el! Ha ez mégis elkerülhetetlen, akkor ne a számítógép rendszeróráját állítsák, hanem a kölcsönzı program saját belsı dátumvezérlıjét. Ennek elınye, hogy bizonyos folyamatokra nincs hatással, másrészt a program minden indulásakor visszaáll a rendszeróra szerinti értékekre, de a szoftver mőködösében még ennek a megoldásnak a használatával is okozhatunk zavarokat! Tiltott lelıhelyek

Ebben a táblázatban szereplı lelıhelyeken nyilvántartott dokumentumok kölcsönzése nem engedélyezett. A lelıhelyek táblázatából a kijelölt elemet a jobbra mutató szimpla nyíl gomb segítségével tudjuk a tiltott lelıhelyek közé fölvenni. A dupla nyíl gomb a tiltott lelıhelyek táblázat kijelölt elemét cseréli le a lelıhelyek táblázatban kijelölt elemre. A „T” feliratú gomb a tiltott lelıhelyek táblázatának kijelölt elemét törli. A „TM” feliratú gomb a tiltott lelıhelyek táblázatának teljes tartalmát törli. Jogosultság Minden olvasót, akit az adatbázisba rögzítünk, besorolhatjuk a saját magunk által elızetesen (a listakezelıben, Egyéb: Kizárólagos mőveletek: Listakezelı) definiált kategóriák valamelyikébe. Besorolás lehet pl.: tanár, diák, helyi könyvtáros, kutató, stb. Ezt a lehetıséget felhasználhatjuk arra, hogy az egyes kategóriákba tartozó személyek csoportjáról külön-külön statisztikákat készítsünk. Egy másik fontos lehetıség, hogy az egyes besorolás-kategóriákhoz ún. extra jogokat kapcsolhatunk. A kölcsönzési beállítások ablakának jobb felsı sarkában található „Jogosultság” gombra kattintva megjelenik az alábbi ablak:

177

www.netlib.hu

A legördülı listában kiválaszthatjuk az általunk elızetesen definiált besorolások bármelyikét, majd kijelölhetünk hozzá extra jogosultságokat. Ettıl kezdve ezek az extra jogosultságok vonatkoznak mindazokra a személyekre, akik ebbe a besorolási kategóriába tartoznak. Egy besorolási kategóriába azon személyek tartoznak, amelyek rögzítésekor a kölcsönzık adatainak karbantartása őrlapon a besorolás mezıt a megfelelı értékre állítottuk.

Pipák

178

www.netlib.hu Elıjegyzett dokumentum meghosszabbítható Ha ebben a mezıben nincs pipa, akkor azokat a kölcsönzésben lévı dokumentumokat, amelyekre elıjegyzés van érvényben, nem lehet meghosszabbítani. (Pénzzel) tartozó kölcsönözhet Ha ebben a mezıben nincs pipa, akkor azok a személyek, amelyeknek pénztartozása van, újabb dokumentumot nem vihetnek el. Mővelet végrehajtáskor megerısítést kér Ha ebben a mezıben van pipa, akkor a program minden kölcsönzéssel kapcsolatos mővelet (pl. kölcsönzés, visszahozatal, meghosszabbítás, elıjegyzés, foglalás, személy rögzítés, személy módosítás, személy törlés, stb.) végrehajtása elıtt a biztonság kedvéért visszakérdez. Ilyenkor a mőveletet végrehajtó gomb kiválasztása után is van még lehetıségünk arra, hogy meggondoljuk magunkat. Megjegyzés: Ezt a lehetıséget a tanulás fázisában mindenképpen érdemes használni. Vonalkód olvasó használata esetén ez a lehetıség kényelmetlen. Sikeres végrehajtásról üzenetet küld Ha ebben a mezıben van pipa, akkor a program minden kölcsönzéssel kapcsolatos mővelet (pl. kölcsönzés, visszahozatal, meghosszabbítás, elıjegyzés, foglalás, személy rögzítés, személy módosítás, személy törlés, stb.) végrehajtása után abban az esetben is visszaüzen, ha a mővelet sikeres volt. (Egy mővelet sikertelenségérıl a program minden esetben tájékoztatja a felhasználót.) Megjegyzés: Ezt a lehetıséget a tanulás fázisában mindenképpen érdemes használni. Vonalkód olvasó használata esetén ez a lehetıség kényelmetlen. Kölcsönzéskor, ill. visszahozatalkor bizonylatot nyomtat Beállíthatjuk, hogy a program kölcsönzéskor ill. visszahozatalkor nyomtasson bizonylatot, amely tartalmazza a kölcsönzı személy, a kölcsönzött dokumentum és a kölcsönzési mővelet pontos adatait. Ha nem a takarékos üzemmódot használjuk, akkor a bizonylat A4-es terjedelmő.

179

www.netlib.hu Megjegyzés: Ez a lehetıség a kölcsönzés-visszahozatal menetét lassítja, így nagy forgalmat bonyolító könyvtárak esetén nem javasoljuk. Takarékos (sor) üzemmódban nyomtat bizonylatot Leporellós mátrixnyomtatók esetén a bizonylatnyomtatást olyan üzemmódba lehet kapcsolni, ahol egy kölcsönzés ill. visszahozatal legfontosabb adatai egy sorban jelennek meg. Ez a lehetıség papírtakarékos és nagymértékben leegyszerősíti az iratkezelést. A visszahozatali határidı a fix határidı legyen Ha ebben a mezıben van pipa, akkor minden kölcsönzés visszahozatali határideje a dokumentumtípustól és betőjelzettıl függetlenül a fix határidı mezıben beállított dátum lesz. Ha ebben a mezıben nincs pipa, akkor a program csak abban az esetben állítja a visszahozatali határidıt a fix határidı mezıben beállított dátumra, ha a dokumentumtípusonkénti (ill. a betőjelzetenkénti) beállítás alapján számolt határidı túllépné a fix határidıt. Bírságszámítás türelmi idıvel együtt Ha ebben a mezıben van pipa, akkor a program a türelmi idı letelte után visszahozott dokumentumokra a bírságot a visszahozatali határidı óta eltelt napok alapján számítja ki. Ha ebben a mezıben nincs pipa, akkor a program a türelmi idı letelte után visszahozott dokumentumokra a bírságot a türelmi idı lejárta óta eltelt napok száma alapján számítja ki. Ha a tényleges visszahozatal a határidı után, de a türelmi idın belül történik, akkor nem kell bírságot fizetni. Ha a tényleges visszahozatal a türelmi idı lejárta után történik, akkor állítható, hogy a bírság mely idıszakra legyen kiszámolva:

180

www.netlib.hu 1 – Bírság számítás a türelmi idıvel együtt, azaz a vissza hozatal határidejétıl számítva 2 – Bírság számítás a türelmi idı nélkül, azaz a türelmi idı lejárta és a tényleges vissza hozatal közti idıszakra számítva Vonalkód használata Ennek a beállításnak az a következménye, hogy kölcsönzéskor a kölcsönzı személy kiválasztása után a kurzor automatikusan (nem a leltári szám, hanem) a vonalkód mezıbe áll. Megjegyzés: Fontos, hogy ebbe a mezıbe csak akkor tegyünk pipát, ha a vonalkód nem a leltári számot tartalmazza. Név mellett születési dátum Az alapértelmezett beállítás szerint a név mezıkhöz tartozó legördülı listákban szereplı nevek mellett a törzsszám, ill. ha van, akkor az osztály bejegyzés látható a név mögött zárójelben, az azonos nevő személyek megkülönböztetése céljából. Ha ebbe a mezıbe pipát teszünk, akkor a név mellett az osztály helyett a személy születési dátuma szerepel. Megjegyzés: Ennek a pipának a használatát a közmővelıdési könyvtárak számára javasoljuk. Rögzítés után nem minden mezı ürítése

Iskolákban a diákok adatainak rögzítése legtöbbször osztályonként történik, így sokat segít, ha pl. az osztály, a beiratkozási és a születési év mezık tartalma nem törlıdik minden rögzítéskor, mert ezek valószínőleg egy következı beiratkozó estében is azonosak. Ha egy új osztály tanulóinak adatait kezdjük rögzíteni, vagy más okból szükséges, akkor a „Mezık törlése” gombbal az őrlap minden mezıjét törölhetjük. (A dátum típusú mezık esetében a törlés a napi dátura történı beállítást jelenti.).

181

www.netlib.hu

Kölcsönzık adatainak karbantartása Új beiratkozó rögzítése A törzsszám, a név és a születési dátum megadása kötelezı. A soron következı törzsszámot a törzsszám mezıbe írt kérdıjel (F7) segítségével automatikusan kérhetjük. Új tagot rögzíteni a megfelelı mezık kitöltése után a piros rögzítés gomb használatával tudunk. Az azonos nevő személyeket feltétlenül különböztessük meg (pl.: Kovács István, Kovács István 2). Amikor új nevet írunk be az automatikus legördülı listában azonnal látszik, hogy van-e már a most rögzítendıvel azonos alakú név az adatbázisban. A névmegkülönböztetı számokat vagy jeleket mindig a név mögé írjuk! Állandó és levelezési cím A cím mezık szerkezete szigorúan kötött: Elöl áll az irányítószám, mögötte szóközzel elválasztva a város és végül vesszı-szóközzel elválasztva áll az utca, házszám. Pl.: 1122 Budapest, Városmajor u. 11/b.

A levelezési címet csak abban az esetben kell külön kitölteni, ha az különbözik az állandó lakcímtıl. Születési dátum A születési dátum (és általában a dátum típusú) mezı beállítását többféleképpen tehetjük meg. A mezı szélén található legördítı nyilacska segítségével egy naptár jeleníthetı meg. A hónapok között lépegetni a jobb és a bal szélen található nyílakkal lehet, az évek között pedig az évszámra kattintva. A kiválasztott napra kattintva érvényesíthetı a találat.

182

www.netlib.hu A dátum mezı részeinek tartalma közvetlenül is átírható. A mezı csak formailag és tartalmilag hibátlan (létezı) dátumot fogad el. A hónapot és a napot két számjegyen kell ábrázolni, az egy számjegyőek elé nullát kell írni. Jelszó Minden személy választhat magának jelszót (min. 4 különbözı szám vagy bető), amelynek ismeretében az illetı a róla nyilvántartott adatokról és a nála lévı dokumentumokról az Interneten keresztül informálódhat, elıjegyzést, foglalást esetleg hosszabbítást kérhet. (Ezt a szolgáltatást az Internetes kölcsönzı modul nyújtja, amelyet külön lehet megvásárolni.) Besorolás A besorolás egy legördülı mezı, amelynek segítségével a listakezelıben (Egyéb -> Kizárólagos mőveletek -> Listakezelı) elızetesen definiált kategóriák valamelyikébe sorolhatjuk az adatbázisunkba kerülı beiratkozót. Ez fontos mezı, több szerepe is van. Egyrészt a mőveleti statisztikát ezen kategóriákra külön-külön is kérhetjük, másrészt extra jogosultságokat is a besorolás mezın keresztül biztosíthatunk a tagok számára. Egy iskola forgalmi statisztikát külön a tanárokra és külön a diákokra csak abban az esetben készíthet, ha a beiratkozók a két kategória valamelyikével meg vannak jelölve! Osztály Az osztály egy legördülı mezı, ahol az osztálypárok definiálása során kialakított táblázat bal oldali oszlopában szereplı osztályok közül választhatunk. Ez a mezı tehát csak abban az esetben használható, ha az osztálypárok táblázatát kitöltöttük. Hitelesítı kód A hitelesítı kód egy olyan PIN kód jellegő azonosító, amit maga a beiratkozó ad meg, és arra való, hogy az illetı csak ennek a hitelesítı kódnak az ismeretében kölcsönözhet. Ez a lehetıség biztosítja, hogy a kölcsönzı nevére az ı hitelesítı kódjának ismerete nélkül még a könyvtáros sem írhat dokumentumokat, így azokat letagadni sem lehet. A hitelesítı kód mezıbe írt azonosító betőinek helyén csillagok látszódnak, amelyeket sem elolvasni, sem másolni nem lehet. Ha az illetı elfelejti, akkor a könyvtáros nem tudja megnézni, de ki tudja törölni és adhat helyette másikat.

183

www.netlib.hu Részleg A könyvtárban mőködı részlegeket a listakezelıben elızetesen definiálni kell. A részlegek mezı szélén található legördítı nyilacska segítségével egy ablakot jeleníthetünk meg:

A bal oldalon található táblázatban fel vannak sorolva a könyvtárban mőködı (elızetesen definiált) részlegek. A jobb oldali táblázatba át kell emelni azokat a részlegeket, amelyekbe a tag beiratkozott. A bal oldali táblázat kijelölt elemét a szimpla jobbra nyíllal (>) írhatjuk a jobb oldali táblázatba. A dupla jobbra nyíllal (>>) a bal oldal összes eleme a jobb oldali táblázatba kerül. A ‘T’ gomb a jobb oldali táblázat kijelölt elemét törli. A ‘TM’ gomb a jobb oldali táblázat összes elemét törli. Megjegyzés A megjegyzés mezı tartalma a kölcsönzési mőveletek őrlapján is megjelenik, tehát minden alkalommal szemünk elé kerül, amikor az illetı személy valamilyen mőveletet végez. Ezt a mezıt tehát arra is használhatjuk, hogy emlékeztessük magunkat vagy kollégáinkat az illetı személlyel kapcsolatos legfontosabb tudnivalókról vagy teendıkrıl.

184

www.netlib.hu Kezes (jótálló) A kezes (jótálló) adatain belül a név elıtt egy „pipa” mezı található. Ha ez a pipa be van téve, akkor a program a második és a harmadik felszólítást nem a beiratkozó, hanem a jótálló nevére és címére nyomtatja majd.

Fénykép tárolása Lehetıség van az olvasókról fénykép rögzítésére, ezzel kiszőrhetjük az esetleges visszaéléseket, ha valaki más nevében akar kölcsönözni. A rendelkezésre álló fényképeket más segédprogrammal (pl. Irfan View) 120x200 pixelesre kicsinyítsük le és JPEG formátumban mentsük el. Ha ez megtörtént, a ’Kép tallóz’ gombbal emelhetjük be a képet a programba. A Szikla ezután eltárolja a saját adatbázisában a képeket, tehát az eredeti helyen való tárolásra nincs szükség.

185

www.netlib.hu

Tagok keresése A rögzített tagokat ezen az őrlapon háromféle szempont alapján tudjuk visszakeresni: törzsszám, név és osztály. A keresés menete a következı: üres képernyın kitöltjük azt a mezıt, amely alapján keresünk, (a többi mezı legyen üres!) majd a piros „Keres” gombra kattintunk. A keresési szempontnak megfelelı találatok közül az elsı adatai jelennek meg a képernyın. A keresı gombtól jobbra egy szürke mezıben láthatjuk a találatok számát és azt az információt (mögötte zárójelben), hogy ezek közül hányadik látható az ablakban. A találati szám fölötti föl-le nyilakkal lapozhatunk a találati halmaz elemei között.

Tagok adatainak módosítása Az alapértelmezett felállás szerint a „Módosítás” gomb szürke és nem engedélyezett, a „Rögzítés” pedig piros és engedélyezett. A párhuzamos módosítások veszélyeinek elkerülése érdekében a módosítandó tételt a módosítás megkezdése elıtt le kell foglalnunk. Ez a biztosítéka annak, hogy ameddig a módosítást be nem fejezzük, más a rekordhoz módosítási céllal nem nyúlhat. A módosítás menete tehát a következı: üres képernyın be kell írnunk annak a személynek a törzsszámát vagy a nevét, akinek az adatait módosítani szeretnénk, majd a „Foglal” gombra kell kattintanunk. A program kikeresi a tagot az adatbázisból és a módosítható tartalmat megjeleníti a képernyın, amelynek színe sárgára vált, jelezve, hogy módosítás üzemmódban vagyunk. A „Foglal” gomb tehát ki is keresi a módosítandó rekordot. Természetesen a „Keres” gombbal is kereshetünk, de a módosítás elıtt a foglalást nem mulaszthatjuk el. A név mezıbe nem vagyunk kötelesek a teljes nevet beírni. A program ilyen esetben az összes olyan tagot kikeresi, akinek neve a beírt betősorozattal kezdıdik. Ilyenkor a „Foglalás” gomb fölötti szürke mezı mutatja a találatok számát és a képernyın látható találat sorszámát. A kis nyilakkal ( ^ és v ) a módosítandó találatok közül választhatunk. „Módosítás” üzemmódban a „Rögzítés” gomb szürke és nem engedélyezett, a „Módosítás” gomb piros és engedélyezett. A mezık tartalmát tetszılegesen átírhatjuk, a módosított állapotot a „Módosítás” gombbal tudjuk elmenteni.

186

www.netlib.hu

Személy törlése a nyilvántartásból A törlendı személyt a nyilvántartásból elıbb a „Keres” gombbal ki kell keresni, majd miután meggyızıdtünk, hogy valóban annak a személynek az adatait látjuk a képernyın akit törölni szeretnénk, akkor a piros „Törlés” gombbal ki tudjuk törölni az adatbázisból.

Osztálypárok definiálása Az oktatási intézményekben a tanulók neve mellett érdemes följegyezni, hogy az illetı melyik osztályba jár. Ez az információ azonban (jó esetben) minden évben változik. Rendkívül kényelmetlen lenne, ha minden iskolai év végén vagy elején az összes tanuló adatait egyenként kellene módosítanunk ahhoz, hogy az osztálybejegyzéseket a helyére tegyük. Erre való az osztálynövelés funkció, amely egy elıre feltöltött táblázat segítségével minden tanulót automatikusan egy következı osztályba léptet. Az „Osztálypárok definiálása” gombbal ezt a táblázatot jeleníthetjük meg. A forrás és a cél mezıbe kell írnunk az osztálypárokat (melyik osztály melyikbe lép). Az forrás=>cél osztálypárt a „Hozzáad” gombbal tudjuk a táblázatba tenni. A táblázat kijelölt sorát a „Módosítás” gombbal a forrás=>cél mezıkbe írhatjuk, ahol azokat módosítani tudjuk, majd a „Lecserél” gombbal visszaírhatjuk a táblázatba. A kijelölt sort a „Töröl” gombbal tudjuk törölni. A 187

www.netlib.hu föl le nyilakkal a kijelölt sor táblázatban elfoglalt helyét tudjuk változtatni. Az utolsó (végzıs) évfolyamban az osztályok párja csupa nagy betős ‘VÉGE’ legyen. Ezt a Cél mezıbe legegyszerőbben az F8 gombbal írhatjuk be. Az osztálypárképzés legfontosabb szabálya, hogy minden osztálynak, aki a jobb oldalon szerepel a bal oldalon is szerepelnie kell. Ez több szempont miatt is fontos, pl. az őrlap osztály mezıjében csak a táblázat bal oldalán szereplı osztályok választhatók ki!

Osztálynövelés Az osztálynövelést nem lehet visszavonni, ezért csak akkor futtassuk, ha aktuális és indokolt (évenként egyszer). Az osztálynövelés elıtt ellenırizzük, hogy az osztálypár-táblázat a szabályoknak megfelelıen, hiánytalanul van-e kitöltve. A program a tartozástól függetlenül mindenkit a táblázatnak megfelelı osztályba léptet. A szükséges korrekciókat (pl. bukások, vagy kettébomló osztály) utólag, kézi módosítással kell elvégezni.

Végzısök törlése A végzıs (osztály = VÉGE) tanulókat az adatbázisból egy kattintással ki tudjuk törölni. A program azonban csak azokat a végzıs tanulókat törli, akiknek nincs dokumentumtartozása.

Tartozás kezelése A „Tartozás” gombra kattintva lehetıségünk adódik a pénzbeli tartozások nyilvántartására is. A tartozás táblázat hátterében a személyi adatlap sárga színő, amely azt jelzi, hogy módosítás üzemmódban vagyunk. Minden tartozási tétel esetén az összegen kívül a tartozás okát, dátumát és egy megjegyzést is fölírhatunk. A késedelmesen visszahozott dokumentumokra kiszabott és be nem fizetett bírságokat a program jóváhagyás ellenében szintén erre a személyenként vezetett listára írja. A program a tartozásokat összesíti és kölcsönzéskor figyeli. Beállítható, hogy rendezetlen tartozás esetén a program a tartozó személynek újabb kölcsönzést ne engedélyezzen. Amikor egy olyan dokumentumot hoznak vissza, amelyre késedelmi bírság szabható ki, akkor az alábbi figyelmeztetı ablak jelenik meg:

188

www.netlib.hu

Amennyiben a kérdésre „Nem”-mel válaszolunk, tehát a kölcsönzı személy a visszahozatal alkalmával nem tudja a tartozást leróni, a tartozás az alábbi táblázatba kerül:

Amennyiben az „Igen” gombra kattintunk, tehát az illetı azonnal kifizeti a tartozását, a tartozás nem íródik a táblázatba, de a befizetési esemény a statisztika adatbázisban tárolódik. Amennyiben egy késıbbi tartozáskiegyenlítés alkalmával a tartozás táblázatból törlünk egy sort, ez az esemény szintén tárolódik a statisztika adatbázisban, befizetési-esemény rekordként.

189

www.netlib.hu

Kölcsönzési mőveletek Ebben az ablakban mind az ötféle kölcsönzési mőveletet el tudjuk végezni: kölcsönzést, visszahozatalt, meghosszabbítást, elıjegyzést és foglalást. Az ablak felépítése mind az öt mővelet esetén hasonló. A mőveletek között a jobb alsó sarokban található „rádiógombok” segítségével választhatunk.

A bal fölsı ablakrészben mindig a mőveletben résztvevı dokumentum (amit elvisznek vagy visszahoznak), a jobb felsı ablakrészben pedig a mőveletben résztvevı személy (aki elvisz vagy visszahoz) adatai látszanak. A bal alsó táblázatokban a végzett mővelettıl függetlenül mindig az illetı személynél kölcsönzésben lévı dokumentumokat, ill. érvényben lévı elıjegyzéseit, foglalásait láthatjuk. A táblázatok oszlopai azok tartalmára utaló feliratok szürke sorában az elválasztó vonalak mozgatásával átméretezhetık.

A kölcsönzés menete Csak olyan személy kölcsönözhet, akit elızıleg a Kölcsönzık adatainak karbantartása őrlapon rögzítettünk. A törzsszám mezıbe írjunk egy törzsszámot és nyomjuk meg az <<ENTER>>-t, vagy a vonalkódolvasó segítségével az olvasójegyrıl olvassuk be kölcsönzı törzsszámát. Ha létezik ilyen törzsszámon nyilvántartott személy az adatbázisunkban, akkor az ı adatai és a nála lévı dokumentumok listája automatikusan megjelennek az őrlapon. Ha nem tudjuk az illetı törzsszámát, akkor a név mezıt is használhatjuk. Itt a név elsı betőinek leírása után egy azonnal megjelenı legördülı listából kiválaszthatjuk az olvasót. Ezt követıen a kurzor automatikusan vagy a leltári szám, vagy a vonalkód mezıbe lép. (Ezt a „pipa” beállításoknál tudjuk szabályozni.) Itt vagy a leltári számot kell beírnunk, vagy a vonalkódolvasóval a dokumentumra ragasztott vonalkódot kell beolvasnunk. Ha a kölcsönzéshez a leltári számot használjuk, akkor a leltári szám begépelése után vagy az <<ENTER>> billentyővel, vagy a piros „Kölcsönzés” gomb használatával 190

www.netlib.hu tudjuk a kölcsönzési mőveletet végrehajtani. Vonalkód használata esetén a vonalkódszám leolvasása után a kölcsönzési mővelet további beavatkozás nélkül is le tud zajlani. Ennek az a feltétele, hogy a vonalkódolvasó beállításaiban szerepeljen, hogy az utolsó beolvasott karakter mögött rögtön küldjön egy <<ENTER>>-t, és ne legyen aktiválva a biztonsági visszakérdezés. A sikeres kölcsönzés adatai a táblázatba új sorként kerülnek be. Mindig az utoljára kölcsönzött dokumentumot látjuk a táblázat legalsó sorában. A személy adatai mindaddig a képernyın maradnak, amíg egy újabb kölcsönzıt ki nem választunk. A kurzor minden kölcsönzés után visszaugrik a leltári szám vagy a vonalkód mezıbe, így egymás után gyorsan több dokumentumot is ki tudunk adni ugyanannak a személynek. A kölcsönzı program fontos tulajdonsága, hogy olyan dokumentumok kölcsönzését is megengedi, amelyek még nincsenek a dokumentumadatbázisba rögzítve. Ha elıször kölcsönzünk ilyen dokumentumot, a leltári szám beírása és a Kölcsönzés indítása után – ha a visszakérdezés be van kapcsolva – láthatjuk, hogy a dokumentum további adatai (pl. a cím és a szerzı mezık) üresen maradtak. Ilyenkor kézzel is beírhatjuk a hiányzó adatokat. Ezt egyébként elég egyszer, a konkrét dokumentum elsı kölcsönzésekor megtenni, mert a további kölcsönzések alkalmával az őrlap mezıi automatikusan kitöltıdnek, a program a korábbi kölcsönzések adataira emlékezni fog. Ez persze nem jelenti azt, hogy az adatok a dokumentum adatbázisban is megjelennek: a kölcsönzéskor beírt adatok kizárólag az ismételt kölcsönzési mőveletek során kerülhetnek felhasználásra. Ha egy dokumentum adatait az elsı kölcsönzés során elgépeltük, akkor azt már csak úgy tudjuk javítani, hogy rögzítjük a dokumentum adatbázisba. Az őrlapkitöltéshez a források sorrendje: 1. dokumentum adatbázis, 2. statisztika adatbázis (korábbi kölcsönzések adatai), 3. őrlap mezıi.

A kölcsönzés adatai Ha egy kölcsönzés visszahozatali határidejének számítását nem bízzuk a programra, mert a beállításoktól eltérı módon kívánjuk meghatározni, akkor leltári szám beírása után és a piros „Kölcsönzés” gombra kattintás elıtt a kölcsönzési napok számát, vagy a visszahozatal határidejét kézzel is beállíthatjuk. Van két olyan mezı, amelyek tartalma visszahozatalkor is megjelenik, így ezek segítségével tudjuk emlékeztetni magunkat, vagy tudunk üzenni a 191

www.netlib.hu kollégáknak: a fizikai állapot mezıbe írhatjuk például azt, ha egy könyvet erısen rongált állapotban visznek el, így a visszahozatalt intézı kolléga nem gyanúsítja az olvasót. Hasonlóan célszerő a melléklettel együtt kiadott dokumentumok esetén ezt a tényt a megjegyzés mezıben jelezni, hogy visszahozatalkor a komplett csomag számonkérhetı legyen.

A visszahozatal A visszahozatal a kölcsönzésénél is egyszerőbb, mert elég a leltári számot, vagy a vonalkódot beírni és <<ENTER>>-t nyomni. A program azonnal kikeresi és megjelenítni a visszahozott dokumentum, a visszahozó személy és a nála lévı egyéb dokumentumok adatait is. Ha visszahozatal üzemmódban vagyunk (a „Visszahozatal” rádiógomb van kiválasztva), akkor a dokumentumtartozást megjelenítı táblázat kiválasztott során történı dupla egérkattintás visszahozatalra készíti elı a dokumentumot, így nem kell sem a vonalkódokat leolvasni, sem pedig a leltári számokat begépelni. Ha a visszahozatalra kiválasztott dokumentum adatai megjelennek a képernyın, akkor nincs más teendı, mint a piros „Visszahozatal” gombra kattintani. Egyszerre több dokumentumot is visszavehetünk, ha a táblázatban egyszerre több sort jelölünk ki a CTRL billentyő segítségével. Ha a táblázat bal fölsı sarkában lévı csillagra (*) kattintunk, akkor a kijelölés invertálódik, ha tehát eddig semmi nem volt kijelölve, akkor a táblázat minden sora kijelölıdik, és az összes dokumentum egyetlen kattintással visszavételezhetı.

Meghosszabbítás Miután a meghosszabbítás funkciót a megfelelı rádiógombbal kiválasztottuk, elég a meghosszabbítandó dokumentum leltári számát beírni, és a „Meghosszabbítás” gombra kattintani. Ha meghosszabbítás üzemmódban vagyunk, akkor a táblázat egy során történı dupla egérkattintás, meghosszabbításra fölteszi az őrlapra a dokumentum adatait. Akármelyik funkcióban is állunk éppen (akármelyik mőveleti rádiógomb van kiválasztva) a dokumentumtartozás táblázatában lévı tétel fölött végzett jobb egérkattintás hatására megjelenik egy kis legördülı menü

192

www.netlib.hu

ahol a kijelölt tételt azonnal visszahozatalra ill. meghosszabbításra vehetjük elı. Ilyenkor a program átlép a kiválasztásnak megfelelı funkcióba és a dokumentum, valamint a vonatkozó személy adatait az őrlapra teszi. Ezután már csak a megfelelı mőveletet kell elvégezteti a „Visszahozata”l vagy a „Meghosszabbítás” gombokkal.

Elıjegyzés és foglalás Elıjegyezni olyan könyvet szoktunk, amelyek nincsenek a könyvtárban, mert mások kikölcsönözték azokat. Az elıjegyzésrıl fontos tudni, hogy mindig címre és szerzıre vonatkozik, soha nem leltári számra. Érdemes ennek okát meggondolni. Ha például a könyvtári nyilvántartásban szereplı 10 db Egri csillagok mind kölcsönzésben van, és én egy leltári számra kérnék elıjegyzést, akkor a legrosszabb esetben még az is elıfordulhat, hogy már 9-et visszahoztak, de engem még mindig nem értesítettek, mert éppen az az egy nincs még bent, amit én elıjegyeztem. Ha az elıjegyzés címre vonatkozik, akkor ez nem fordulhat elı, mert ha az elsı olyan címő könyvet visszahozzák, amit elıjegyeztem, akkor már mehetek is érte. Az elıjegyzett könyvek visszahozatalkor lefoglalódnak annak a személynek a nevére, aki azt elsıként elıjegyezte. A foglalás tehát (az elıjegyzéssel ellentétben) mindig leltári számra történik. Itt az lenne súlyos hiba, ha a foglalás is címre és szerzıre vonatkozna, mert akkor – az elızı példánál maradva – ha mind a 10 „Egri csillagok”-at visszahozzák, akkor mindet le is foglalnám. Ha a foglalás leltári számra történik, akkor az elsı beérkezı kötetet félreteszik nekem, a többit vihetik mások. Elıjegyzéskor tehát a leltári szám mezı üres, ha azonban visszahoznak egy elıjegyzett könyvet, akkor az elıjegyzés foglalássá alakul és a foglalás adatai a leltári számmal kiegészülnek.

193

www.netlib.hu Foglalást az elıjegyzéstıl függetlenül is tehetünk. Lefoglalni csak olyan dokumentumot enged a program, ami bent van a könyvtárban és egyébként is kölcsönözhetı. Ha pl. valaki telefonon érdeklıdik egy könyv megléte felıl, akkor azt foglalással tudjuk félretenni a nevére, hogy beérkezése elıtt más ne vigye el. Elıjegyzésnél nagyon fontos a cím és a szerzı adatainak pontos kitöltése, mert az elıjegyzés csak abban az esetben lesz érvényes, ha az betőrıl betőre egyezik a dokumentum rögzített adataival. A pontosság elısegítése érdekében elıjegyzéskor célszerő a leltári számot segítségül hívni. Ha elıjegyzéskor a cím mezıbe leltári számot írunk és megnyomjuk az F8 gombot, akkor a cím és a szerzı kitöltıdnek, a leltár szám pedig eltőnik, mert arra csak a kereséshez volt szükségünk az elıjegyzés adatai között már nem szerepelhet.

Elıjegyzés, foglalás törlése Elıjegyzést és foglalást törölni az alsó táblázat megfelelı során végzett jobb egérkattintással tudunk.

Elıjegyzés határidejének hosszabbítása Elıjegyzési határidıt módosítani az alsó táblázat megfelelı során végzett jobb egérkattintással tudunk. Ilyenkor „Az elıjegyzés határideje:” mezıbe beállított új érték kerül a régi helyébe.

194

www.netlib.hu

A kölcsönzési őrlapon elérhetı lekérdezések A napi gyakorlatban felmerülı leggyakoribb kérdések: - Egy konkrét személynél mi van kölcsönzésben? - Egy(féle) dokumentum ki(k)nél van? - Egy konkrét személynél mik voltak korábban? - Egy(féle) dokumentum ki(k)nél volt korábban?

Egy konkrét személynél mi van kölcsönzésben ? Erre a kérdésre a legegyszerőbben úgy kapjuk meg a választ, hogy a kölcsönzés őrlapon beírjuk az illetı személy törzsszámát vagy nevét, majd <<ENTER>>. (Az <<ENTER>> billentyő megnyomásával általában egyenértékő a szóban forgó mezı felületén az egér bal fülével végzett duplakattintás.) Az őrlap közepén található „Nyomtatás” gomb használatával a táblázat tartalmát ki is tudjuk nyomtatni. Fontos: a nyomtatás csak akkor fog mőködni, ha a Statisztikák őrlap Output beállítás ablakában (alul) a „Nála lévı információk megjelenítése”: mezık ki vannak töltve! Ezekkel a mezıkkel a megjeleníthetı karakterek számát (a felhasználható terület nagyságát) szabályozhatjuk.

Egy(féle) dokumentum ki(k)nél van ? Erre a kérdésre a legegyszerőbben úgy kapjuk meg a választ, hogy a Kölcsönzés őrlapon a dokumentum leltári számát vagy címét beírjuk a megfelelı mezıbe, majd a mezı elıtti feliratra („Leltári szám:” vagy „Cím:”) a bal egérgombbal duplán kattintunk.

A leltári szám mezıben az <<ENTER>>-t is használhatjuk, de csak abban az esetben, ha a mőveletvégrehajtás elıtti visszakérdezés be van állítva, mert különben a program a dokumentumot azonnal vissza is vételezi. Ha 195

www.netlib.hu cím alapján kérdezünk, akkor a válasz nem feltétlenül egyértelmő, mert egy adatbázisban több azonos címő dokumentum is elıfordulhat, amelyek különbözı embereknél lehetnek kölcsönzésben. Ilyenkor a törzsszám melletti szürke mezıben láthatjuk a találatok számát, a kis nyilakkal pedig lapozhatunk a találatok között. A zárójelben lévı szám informál bennünket arról, hogy a találati halmaz hányadik elemét látjuk a képernyın.

Egy konkrét dokumentum kinél volt korábban? A kölcsönzési ablakban egy adott dokumentum kiválasztása után az „E” gomb segítségével lekérdezhetı a dokumentum „története”. Gyors válasz adható pl. a „Volt-e már nálam ez a könyv?” kérdésre is. A táblázat sorai bármely oszlop adatai szerint sorbarendezhetıek az oszlopfıre történı kattintással.

Egy olvasónál mik voltak korábban? A fenti „dokumentumtörténet párja az „olvasótörténet”, azaz hogy az adott olvasónál milyen dokumentumok voltak korábban. Ezt a táblázatot az olvasó adatait tartalmazó adatsor alján található „E” (Elızmények) gombra kattintva érhetjük el.

196

www.netlib.hu Olykor szükség lehet rá, hogy részletesebben keressük vissza egy adott olvasóhoz tartozó összes eseményt, tehát nemcsak a kölcsönzést, hanem a hosszabbítást, stb. is. Az „E” gomb mellett új a „H” azaz „History” gomb, erre kattintva nyithatjuk ki ezt a részletesebb adatokat tartalmazó táblázatot, amely az adott mőveletet elvégzı könyvtáros nevét is tartalmazza.

A táblázatokat az oszlopok szerint itt is rendezni lehet az oszlopfıkre való kattintással. A rendezési irány megváltoztatásához ismételt kattintásra van szükség. A keresés menüre kattintva a táblázatok tartalmában keresni is tudunk:

197

www.netlib.hu

A statisztika őrlapon elérhetı lekérdezések A kölcsönzéssel kapcsolatos információk feltárásához egy komplett keresırendszer áll a felhasználók rendelkezésére. A kölcsönzéssel összefüggı adatok három különbözı adatbázisban tárolódnak: 1.) Kölcsönzési adatbázis: Minden kölcsönzés alkalmával ebbe az adatbázisba kerül egy újabb feljegyzés, amely a visszahozatal során törlıdik. Ebbıl az adatbázisból tehát a pillanatnyilag kölcsönzésben lévı dokumentumokról, az érvényes elıjegyzésekrıl és a foglalt dokumentumokról tájékozódhatunk. 2.) Személy adatbázis: Ebben az adatbázisban tárolódnak a könyvtárba beiratkozott olvasók adatai. 3.) Statisztika adatbázis: Ennek az adatbázisnak kettıs funkciója van. Ide kerülnek egyrészt a kölcsönzési adatbázisból visszahozatalkor törlıdött rekordok, másrészt minden kölcsönzéssel kapcsolatos mővelet során felíródik ide egy kis információcsomag, amelybıl többek között az idıszakos mőveleti statisztikák is készülnek. A kölcsönzési keresıprogram használata során az elsı lépés, hogy ki kell választanunk a három adatbázis közül, melyikben fogunk keresni. Ezután két dolgot tehetünk: az adatbázis teljes tartalmát kérjük az „Összes” gomb segítségével,

vagy Keresési szempont-ot választunk, kitöltjük a Keresendı adat mezıt és a „Keres” gombbal elindítjuk a kigyőjtést. => Az „Összes” gomb használatára leggyakrabban a személy adatbázissal kapcsolatban lehet szükségünk.

198

www.netlib.hu Feladat: Készítsünk teljes listát azokról az olvasókról, akiknek dokumentumtartozása van, mégpedig osztályonként ABC rendben. A tanulók neve mellett szerepeljenek a náluk lévı dokumentumok is. Megoldás: Válasszuk a személy adatbázist, majd kattintsunk az „Összes” gombra. Ennek hatására a táblázatban megjelenik egy találati halmaz, amely a személy adatbázis minden egyes elemét tartalmazza. A következı lépés a megjelenítés körülményeinek meghatározása: A bal alsó sarokban a „Csak a tartozó személyek megjelenítése” mezıbe egy egérkattintással „pipát” teszünk, így utasítjuk a programot arra, hogy az a tanuló, akinek a nevén nincs dokumentum, ne kerüljön a listára. A „Nála lévık” „pipával” pedig azt kérjük, hogy tanulónként a tartozáslista is kigyőjtésre kerüljön. Az osztály szerinti rendezést a jobb alsó sarokban választjuk ki. A „Megjelenítés” (gomb) elıtti utolsó lépés a lista megjelenési formájának és kinézetének meghatározása az „Output beállítás” gomb segítségével:

A megjelenı listában a találati halmaz minden eleme a lista egy sorát fogja jelenteni. Ebben a táblázatban egy listabeli sor összetételét határozhatjuk meg: milyen adatok, milyen szélességben és milyen sorrendben kövessék

199

www.netlib.hu egymást. A találati halmazt megjelenítı táblázat oszlopai a következık lehetnek: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

törzsszám név levelezési cím megye település állampolgárság nem iskolai végzettség családi állapot születési hely születési dátum osztály besorolás mővelet könyvtáros leltári szám cím dokumentum típus szerzı szakjelzet lelıhely részleg kölcsönzés dátuma visszahozatal határidı elıjegyzés/foglalás dátuma telefonszám megjegyzés foglalkozás visszahozatal dátuma típus e-mail cím ár tartozás

A „Hozzáad” gombbal új megjelenítendı mezıket tehetünk a sor végére. A felesleges mezıktıl a kijelölés után a „Töröl” gomb segítségével 200

www.netlib.hu szabadulhatunk meg. A mezık sorrendjét a föl („∧”) ill. a le („∨”) gombokkal változtathatjuk. Az ablakot bezárni az „OK” gombbal (vagy az X-szel) tudjuk. A megjelenítés elıtt a tételek sorrendjét is meg lehet határozni az alábbi rendezési szempontok szerint:

Ezt követıen a „Megjelenít” gombra kattintva, majd a megnyíló ablakban egy tetszıleges fájlnév beírása után a „Megnyitás” gombbal jeleíti meg az eredményt tartalmazó fájlt. A kölcsönzési keresırendszer alaposabb megértése érdekében nézzük meg, hogy a már föltett két klasszikus kérdésre hogyan adhatunk választ ezen a felületen is. A kérdések tehát: - Egy konkrét személynél mi van kölcsönzésben? - Egy(féle) dokumentum ki(k)nél van ? Ezekre a kérdésekre a választ a Kölcsönzési adatbázisban találhatjuk meg. Az elsı kérdésnél a keresési szempont a törzsszám vagy a név, a második kérdésnél pedig a leltári szám vagy a cím. A megjelenítés (output) beállításainál érdemes az alábbi kiegészítéseket megtenni:

201

www.netlib.hu

Egy ehhez hasonló beállítás azért is célszerő, mert mindkét adatbázisból (Kölcsönzési és Személy) származó találati halmaz megjelenítésére alkalmas, így ritkábban kell változtatni rajta.

202

www.netlib.hu

Statisztikák A statisztika adatbázisban a kölcsönzési adatok visszamenılegesen is tárolódnak. A Kölcsönzési adatbázis és a Statisztika adatbázis között a választóvonal a visszahozatal pillanata. A visszahozatal elıtt az adatok a kölcsönzési adatbázisban, a visszahozatal után a statisztika adatbázisban vannak. Így tehát az olvasói szokások egy korábbi idıszakra is vizsgálhatók akár egyénileg, akár az olvasók egy jól definiált csoportjára vonatkozóan. A Statisztika adatbázis segítségével megválaszolható kérdések zöme azonban a forgalmi statisztikákra vonatkoznak. Mint már említettük, a Statisztika adatbázis másik funkciója, hogy minden kölcsönzéssel kapcsolatos mőveletrıl tárol információkat: ki, mikor, mit, hogyan tett. Ezzel kapcsolatban a legfontosabb tudnivaló, hogy minden mőveletnek van egy azonosító száma: Kölcsönzés Visszahozatal Meghosszabbítás Elıjegyzés Foglalás 14 év feletti helybenhasználat 14 év feletti távhasználat 14 év alatt helybenhasználat 8 14 év alatt távhasználat

1 2 3 4 5 6 7 9

Ezt azért könnyő megjegyezni, mert a kölcsönzési ablakban a mőveletek „rádiógombjai” ebben a sorrendben követik egymást. Amikor tehát forgalmi statisztikát készítünk, elsı lépésként a Statisztika adatbázis-t kell választanunk. A keresési szempont a Mővelet, a keresendı adat pedig valamelyik sorszám az öt közül. Ha az ablak jobb szélén található „Idıintervallum” mezıbe pipát teszünk, akkor a keresendı adat mezı alatt megjelenik két dátum mezı. Itt tudjuk a mőveleti statisztikát egy adott idıszakra vonatkoztatni. Ha a keresendı adat mezıbe 1-et írunk és a „Keres” gombra kattintunk, akkor az adott idıszakban végrehajtott kölcsönzések számát kapjuk.

203

www.netlib.hu Bizonyos könyvtártípusokban a forgalmi statisztikát a tizennégy éven aluliakra külön kérik. Az egérrel kattintsunk rá arra a mőveleti számhalmazra, amelybıl ki akarjuk győjteni a 14 év alattiakra vonatkozó részhalmazt. Ekkor a kiválasztott sor kék színő lesz. Ezt követıen a „<14” feliratú gombra kattintva egy újabb halmazt képezhetünk.

Az így kapott számadat a kölcsönzések (kölcsönzött dokumentumok) száma, nem a kölcsönzı személyek száma. Ez utóbbi kiszámítását is kérhetjük a programtól az alábbi módon. Az egérrel kattintsunk rá arra a mőveleti számhalmazra, amelyet vizsgálni szeretnénk. A kiválasztott sor kék színő lesz. Ezt követıen a „Személy db” feliratú gombbal tudjuk a halmazból a kölcsönzı személyek számát kiszámoltatni. Ilyenkor nem egy újabb találati halmaz képzıdik, hanem a kijelölt találati halmaz darabszáma mögé két szám kerül. Az elsı szögletes zárójelbe, a második kerek zárójelbe. A szögletes zárójelben a kölcsönzési alkalmak, a kerek zárójelben pedig a (különbözı) kölcsönzı személyek számát láthatjuk. Az „Személy db” gomb használatakor az idıintervallumnak azonosnak kell lennie a halmaz keletkezéskor beállítottal, azt elıtte megváltoztatni nem szabad, különben hibás eredményt kapunk!

Beiratkozott olvasók száma A beiratkozott olvasók számának meghatározását a tagsági érvényességének beállításától függıen eltérı módon határozhatjuk meg. Ha a tagsági a beiratkozás napjától függetlenül minden beiratkozó esetében egy meghatározott idıponttól kezdve (pl. január 1. vagy szeptember 1.) egy meghatározott idıtartamra (pl. 1 naptári vagy egy iskolai évre) szól, akkor egy adott idıtartam alatt beiratkozottak számát kizárólag az adott idıintervallum alatt vagy legfeljebb annak pontosan a végén, az újabb idıszak, az újbóli beiratkozások megkezdése elıtt határozhatjuk meg. A kereséshez a személyi adatbázist és az „utolsó beiratkozás dátuma” keresési szempontot kell választanunk, a keresendı intervallum kezdete kizárólag a fix idıpont, az intervallum vége kizárólag a vizsgálat napja lehet.

204

www.netlib.hu A visszamenıleges meghatározás azért nem lehetséges, mert az újabb idıszakban is beiratkozók utolsó beiratkozási dátuma már nem a vizsgált idıtartamba esik! Ha a tagsági érvényessége a beiratkozás napjától egy maghatározott idıtartamra érvényes, akkor a beiratkozottak számát bármely idıpontban megvizsgálhatjuk, de a vizsgált intervallum itt is kizárólag a napi dátumot megelızı érvényességi idıtartam lehet. A tizennégy éven aluli beiratkozottak számát nem a „<14” gomb segítségével határozhatjuk meg (mert az kizárólag a mőveleti keresésekre használható), hanem a születési dátum alapján ki kell keresnünk az összes tizennégy évnél fiatalabbat, majd meg kell nézni ennek metszetét („És” logikai mővelet) a beiratkozottak halmazával.

A statisztika gomb Ha az ”Idıintervallum” mezıbe pipát teszünk, akkor a „dátum intervallum” mezık mellett aktív lesz egy „Statisztika” feliratú gomb is. Ennek a gombnak a megnyomásával a beállított idıszakra vonatkozóan egy komplett, összesített statisztikát készíthetünk. A gomb melletti elsı pipa mezı azt jelenti, hogy a statisztikát részlegekre, a második pipa mezı pedig azt jelenti, hogy besorolási kategóriákra lebontva kérjük az összesített statisztikát.

Ha betesszük a „Statisztika” gomb melletti elsı pipát, akkor a mőveleti statisztikát részlegenkénti, ha a második pipát, akkor pedig besorolásonkénti bontásban kapjuk.

205

www.netlib.hu

Forgalmi statisztikák STATISZTIKA

2003.02.01.

-

2003.02.28. -ig:

KÖLCSÖNZÉS ÖSSZESEN:

4930 [1796] (1323),

14 alatti: 939 [350] (270)

MEGHOSSZABBÍTÁS ÖSSZESEN:

1691 [724] (678),

14 alatti: 245 [119] (110)

KÖLCS. + MEGHOSSZ. ÖSSZESEN: 6621 [2155] (1581),

14 alatti: 1184 [392] (302)

VISSZAHOZATAL ÖSSZESEN:

4928 [1888] (1429),

14 alatti: 933 [355] (279)

ELİJEGYZÉS ÖSSZESEN:

62 [48] (45),

14 alatti: 9 [7] (6)

FOGLALÁS ÖSSZESEN:

2 [2] (2),

14 alatti: 0 [0] (0)

Összes mővelet:

11612 [2772] (1916), 14 alatti: 2126 [510] (369)

Helyben használat Távhasználat 10

: 432, : 71,

14 alatti: 112 14

alatti:

|--------------------------------------|------------| | Könyvtárhasználat | | |--------------------------------------| Kölcsönzött| | Összesen | Összesbıl | dokumen| |-------------------------| a kölcsön- | tumok | |személyes | távhasz| zések | | |használat | nálat | | | --------|--------------------------------------|------------| Össze- | | | | | sen | 3204 | 71 | 2155 | 6621 | | | | | | --------|--------------------------------------|------------| Ebbıl | | | | | 14 éven | 622 | 10 | 392 | 1184 | aluli | | | | | -----------------------------------------------|------------|

206

www.netlib.hu

A statisztika táblázat értelmezése KÖLCSÖNZÉS ÖSSZESEN:

: 4930 [1796] (1323)

Az a szám, ami nincs zárójelben, a kölcsönzött dokumentumok számát mutatja. A második, szögletes zárójelbe tett szám a kölcsönzési alkalmak számát jelenti, vagyis azt, hogy összesen hányszor kölcsönöztek. Ha egy ember egy adott intervallumban többször is kölcsönöz, akkor ı mindannyiszor meg lesz számolva, hiszen a könyvtár (a kölcsönöztetı) szempontjából teljesen indifferens, hogy két különbözı dokumentumot két különbözı, vagy netán egyazon ember visz el két különbözı alkalommal. A harmadik, kerek zárójelbe tett szám a kölcsönzı személyek számát adja meg, függetlenül attól, hogy hányszor jártak a könyvtárban. (Másképpen fogalmazva azon beiratkozott olvasók száma, akik az adott idıszak alatt legalább egyszer kölcsönöztek is.) Ha egy olvasó az adott intervallumban többször is kölcsönzött, ıt a program csak egy embernek számolja! Helyben használatnak nevezzük azt az esetet, amikor valaki használja ugyan a könyvtárat, de a kölcsönzési mőveletek egyikét sem veszi igénybe. Távhasználatnak nevezzük azt az esetet, amikor valaki személyes megjelenése nélkül veszi igénybe a könyvtári szolgáltatások akármelyikét: pl. telefonál, e-mail-t ír, mással üzen. Funkcióbillentyők: F5 – 14 éven aluli helyben használat F6 – 14 éven aluli távhasználat F7 – 14 éven feletti helyben használat F8 – 14 éven feletti távhasználat Ezek a funkcióbillentyők a kölcsönzési őrlapon a leltári szám és a törzsszám mezıben használhatók.

207

www.netlib.hu

Pénzbefizetések nyomonkövetése A Statisztika fülön az „Idıintervallum” pipa bekapcsolása és az ettıleddig mezık beállítása után a „Befizetések” gombbal tudjuk egy konkrét idıszak befizetéseit megtekinteni, rendszerezni, összegezni.

Az eredmény egy Excel táblázat:

Amennyiben a konfiguráció-kezelıben az Excel program helye be van állítva, az eredményfájl azonnal meg is nyílik. A fájl a SZIKLA program indítási mappájába kerül, mint minden egyéb lekérdezésekkel kapcsolatos eredményfájl, pl.: temp_20070510212920.xls A táblázatban a befizetések idırendi sorrendben látszanak, de az Excel program, Adatok/Sorba rendezés menüpontjával a táblázat kijelölt része minden oszlop szerint rendezhetı.

208

www.netlib.hu

Top-statisztikák A statisztika adatbázis bármely részhalmazára vonatkozóan készíthetünk ún. top-statisztikát, amely azt jelenti, hogy a program a halmaz adatai közül vagy a mőveket (=cím+szerzı) vagy a szerzıket kiemeli és elıfordulásának száma (gyakorisága) szerint sorba rendezve jeleníti meg. A forráshalmazt elıállíthatjuk egy – a statisztika adatbázisban elvégzett – kereséssel, vagy egy idıintervallum szerinti szőkítéssel (Idıintervallum pipa és „Összes” gomb):

A találatok táblázatában az eredményhalmazt ki kell jelölni és a jobb oldali gombsorból a „Top” funkciót kell választani.

A megjelenı ablakban a találati halmaz elemeit tovább szőkíthetjük dokumentumtípus és mőfaj szerint, választhatunk a mővek vagy a szerzık rangsorolása között és beállíthatjuk az eredménylista tételszámát is.

209

www.netlib.hu

Felszólítások kezelése Azok az olvasók, akik a kölcsönzéskor meghatározott határidıre a dokumentumot nem hozták vissza, bizonyos idıközönként felszólításokat kapnak. A felszólítások küldésének elıfeltétele, hogy az intézmény adatlapja legyen kitöltve: Egyéb -> Kizárólagos mőveletek -> Adatlap menüpont.

A legtöbb könyvtárban egy tartozásért legfeljebb három levelet küldenek. A Szikla programban beállítható, hogy a lejárat után az egyes felszólítások küldése mikortól esedékes.

A beállításnál bizonyos szempontokat érdemes figyelembe venni. Az elsı felszólítás ideje legyen nagyobb mint a türelmi idı. Két felszólítási kategória között mindig nagyobb idıt kell beállítani, mint amilyen idıközönként a felszólításokat küldjük. Így lehet elkerülni, hogy a tartozó az elsı felszólító után rögtön a harmadikat kapja.

210

www.netlib.hu A felszólításokat rendszeres idıközönként kell küldeni. A felszólítandók listáját részlegenként is kérhetjük. A felszólítások kezelését segítı ablakot a „Statisztika” fül jobb alsó sarkában lévı gomb segítségével jeleníthetjük meg.

Ha a fenti beállításokkal dolgozunk, akkor a megjelenı ablak tartalmának jelentése a következı: Az elsı táblázatban azoknak az olvasóknak a nevei szerepelnek, akiknél van olyan dokumentum, amelynek a visszahozatali határideje több mint 14 napja, de kevesebb, mint 28 napja járt le. A másodikban azok akiknél olyan könyv van amelyik több mint 28, de kevesebb mint 35 napja járt le. A harmadik táblázatba kerülnek azok, akiknél van 35 napot meghaladó dokumentumtartozás. A név mögött azoknak a dokumentumoknak a leltári számai vannak felsorolva, amelyek miatt az olvasó az adott felszólításkategóriába került. Egy személy egyszerre akár több oszlopban is szerepelhet, ha több különbözı lejáratú tartozása van. Ezt mutatja az alábbi példa, amelynek megértéséhez azt is tudni kell, hogy a fenti beállításokat alkalmazva 2005. november 25-én készült:

Minden név elıtt van három pipadoboz. Az elsı azt jelenti, hogy az illetı ebben a felszólításkategóriában ezekért a dokumentumokért kapott-e már SMS felszólítást. Ha a pipa bent van azt jelenti, hogy még nem, ha a pipa nincs bent, az azt jelenti, hogy már kapott. A második pipaoszlop jelentése az e-mail, a harmadiké a levélnyomtatás. A pipákat kézzel is betehetjük, az 211

www.netlib.hu azt jelenti, hogy a felszólítás küldését meg szeretnénk ismételni. Változtatás nélkül a pipák száma azt jelenti, hogy az utolsó felszólításküldés óta hány új tartozás képzıdött. A „Be” gombbal az összes pipát betehetjük, a „Ki” gombbal az összeset egyszerre kivehetjük

A táblázatok alján lévı „SMS” gombbal minden olyan olvasó SMS-t kap, akinek a neve elıtt az elsı oszlopban pipa van. A táblázatok alján lévı „Email” gombbal minden olyan olvasó e-mail-t kap, akinek a neve elıtt a második oszlopban pipa van. A táblázatok alján lévı „Nyomtat” gombbal minden olyan olvasó számára nyomtatunk levelet, akinek a neve elıtt a harmadik oszlopban pipa van. A táblázatokból a jobb egérgombbal a névre kattintva egyesével is küldhetünk felszólításokat:

Felszólítás postai levélben A postai felszólításokat nyomtatás után „harmonikába” (három egyforma részre) kell hajtogatni, majd ablakos borítékba helyezni. A címzett adatai éppen az alakban fognak látszani. A beállítási lehetıségek megtekinthetık a konfigurációkezelırıl szóló fejezetben. Álljon itt egy példa az alapértelmezett beállítások szerinti nyomtatott formára:

212

www.netlib.hu Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár 3300 Eger, Kossuth L. u. 16.

Tóth Sándor Budapest Örs vezér tere 1. 1148

Tárgy: 2. felszólítás

Kedves Tóth Sándor! Az alábbi dokumentumok kölcsönzési határideje több mint 30 napja lejárt! Kérjük, hogy azokat könyvtárunkba haladéktalanul visszahozni szíveskedjen! Ha idıközben a dokumentumo(ka)t visszahozta, kérjük, tekintse levelünket tárgytalannak! Az Ön késedelmi tartozása a keltezés napján: 280,- Ft, amely összeg naponta, dokumentumonként 5 Forinttal növekszik! A bírság összege a kezelési költséget nem tartalmazza! 1254 : Isten öreg bojtárjának vallomásai (Gyökössy Endre)

Üdvözlettel: Kovács Emma könyvtáros Kelt.: 2005.12.05.

Felszólítás E-mail-ben E-mail azoknak az olvasóknak küldhetı, akiknek a személyi őrlapján az email cím mezı is ki van töltve. Vesszıvel elválasztva több e-mail cím is megadható, de a program a küldéssel mindig csak az elsıként leírt címre próbálkozik. Az e-mail felszólítás szövege alapértelmezésben azonos a nyomtatáshoz beállított szöveggel, de a konfigurációkezelıben a szöveg megváltoztatható. Pl.:

213

www.netlib.hu

################################################## [1] SZIKLA-21 eMail Service (0.0.2ß) -- 2005.12.05. 12:54:03 ID: 2227ee21e00c4a7280eb358338bbc326 Feladó: Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár Választ csak ide küldhet: [email protected] web: www.brody.iif.hu ################################################## [2] Kedves

Tóth

Sándor!

Az alábbi dokumentumok kölcsönzési határideje több mint 30 napja lejárt! Kérjük, hogy azokat könyvtárunkba haladéktalanul visszahozni szíveskedjen! Ha idıközben a dokumentumo(ka)t visszahozta, kérjük, tekintse levelünket tárgytalannak! Az Ön késedelmi tartozása a keltezés napján: 280,- Ft, amely összeg naponta, dokumentumonként 5 Forinttal növekszik! A bírság összege a kezelési költséget nem tartalmazza!

Tartozás(ok): 1254 : Isten öreg bojtárjának vallomásai (Gyökössy Endre) Üdvözlettel: Kovács Emma könyvtáros Kelt.: 2005.12.05. Nyitvatartás: H, Sz, P: 9-16-ig ################################################## [3]

Felszólítás SMS-ben Az SMS-küldés azokban a könyvtárakban lehetséges, akik ezt a szolgáltatást megrendelik. Ehhez a könyvtárnak szüksége van egy olyan mobiltelefonra, amelynek számát feladóként láttatni akarja a program által küldött SMS-ekben. Ezt a telefonszámot regisztráltatni kell nálunk az ügyfélszolgálaton. Ennek folyamata a következı: 1.) Önök elküldik nekünk egy mail-ben a telefonszámot. 2.) Mi regisztráljuk. Ekkor kapni fognak egy jelszót SMS-ben arra a mobiltelefonra. 3.) Önök elküldik nekünk ezt a jelszót is, mi beépítjük a rendszerbe, majd küldünk egy programfrissítést. 4.) A programfrissítés betöltése után az SMS-küldés használható. 214

www.netlib.hu A Help->Információk ablakban ellenırizhetı, hogy az SMS-küldés feltételei adottak-e:

A telefonszám megadásának szabályai Értelemszerően azok az olvasók kaphatnak SMS értesítéseket és felszólításokat, akiknek személyi őrlapján mobil-telefonszámot is rögzítettünk. (Vezetékes számra a program nem küld SMS-t.) A megfelelı mezıben vesszıvel elválasztva több telefonszámot is megadhatunk. Az sem megkötés, hogy a mobilszám legyen az elsı helyen, lehet a vezetékes szám mögött is. Lehet több mobilszámot is megadni, de a program minden esetben az elsı jó mobilszámra próbál küldeni. Ha valaki megadja ugyan mobilszámát, de ahhoz nem járul hozzá, hogy arra SMS-t küldjünk, akkor a telefonszámot kacsacsırök (< >) közé kell tenni:

A mobilszámot a szolgáltatókat megkülönböztetı elıhívószámmal kell kezdeni: 20, 30 vagy 70. Ez elé nem írhatunk semmit! (A jó számokat a program küldés elıtt automatikusan kiegészíti az ország elıhívószámával.) A mobilszámok tagolására egyébként bármilyen jelet (pl. zárójelet, perjelet) használhatunk. Néhány példa a helyes és a helytelen telefonszám beírásra:

215

www.netlib.hu

Az SMS-küldés folyamata A csoportos SMS-küldések elıtt a program kitölt egy táblázatot, ahol minden olyan nevet szerepeltet, akiket az SMS küldésre kijelöltünk. A program minden név mellé odaírja az értelmezni próbált mobiltelefonszámot és azt, hogy tudta-e értelmezni, meg fogja-e kísérelni arra az SMS elküldését. A táblázat ablakának címsorában összesítést is láthatunk a küldésre kijelölt és az ebbıl ténylegesen küldhetı üzenetek számáról, valamint az egyenlegrıl.

Az ’SMS státusz’ oszlop küldés elıtti lehetséges értékei:

216

www.netlib.hu "Hibás telefonszám!" szám. "Tiltott szám!" nem járul hozzá.. "Belsı hiba: [hibakód]" "Küldhetı." meg lehet kísérelni.

– Nincs megadva, vagy formailag hibás a – „Kacsacsırös”, az olvasó a küldéshez – A szám ellenırzése közben hiba lépett föl. – A szám formailag hibátlan. A küldést

A küldés után az eredményrıl ugyanebben a táblázatban kapunk visszajelzést az ’SMS státusz’ oszlopban. A táblázat ablakának címsorában összesítést is láthatunk a küldésre kijelölt, az ebbıl ténylegesen küldhetı és a végül sikeresen elküldött üzenetek számáról, valamint az új egyenlegrıl.

Az ’SMS státusz’ oszlop küldés elıtti lehetséges értékei: "Elküldve." – A szervergép a kérést átvette. "Hiba a küldés során: [hibakód]"– Az SMS küldése közben hiba lépett föl. "A küldésrıl nincs információ!" – A küldésrıl most nincs információ (késıbb még lehet).

Az elküldött felszólítások sorsának utólagos ellenırzése A folyamatosan fennálló dokumentumtartozások esetében az adott dokumentumra vonatkozó összes elküldött felszólításról kérhetünk listát. Ehhez a „Kölcsönzés” ablakban a tartozások táblázatában, a kérdéses tétel sorára jobb egérgombbal kattintva a megjelenı menüben a „Felszólítás információk” menüpontot választjuk (bal egérgombbal).

217

www.netlib.hu

A válasz ablakban a felszólítás sorszámát (1., 2. vagy 3.), a felszólítás típusát (levél, e-mail vagy SMS) és az elküldés dátumát láthatjuk. Az SMSfelszólítások esetében az SMS pillanatnyi (lekérdezéskori) állapotáról és az utolsó állapotváltozás dátumáról is tájékozódhatunk.

A lehetséges SMS állapot értékek: "elküldve: [dátum, idı]" - A szerver az SMS-t továbbításra átvette. "célhálózatba továbbítva: [dátum, idı]" - A SMS a megfelelı szolgáltatóhoz átküldve. "hiba történt: [dátum, idı]" - Lekérdezés közben (valószínüleg kommunikációs) hiba történt. "törölve: [dátum, idı]" - Az SMS-t a szolgáltató továbbítás nélkül törölte. "megkapta: [dátum, idı]" - A célszemély az SMS-t a telefonjára megkapta. "tiltott szolgáltató: [dátum, idı]" - A szerver az SMS-t a szolgáltató felé nem tudta továbbítani. "ismeretlen állapot: [dátum, idı]" - Az SMS-rıl egyenlıre értékelhetı visszajelzés a szervertıl nem érkezett.

218

www.netlib.hu

Körlevél E-mail ill. SMS-körlevelet az olvasók bármely csoportjának küldhetünk a következıképen: A statisztika oldalon a legördülı listából a személyi adatbázist válasszuk. Keressük ki pl. azokat, akik be vannak iratkozva, vagy egyszerően az összes olvasót tegyük egy halmazba:

Ha a táblázatban már több sor (halmaz) van, akkor egy egérkattintással válasszuk ki azt, amelyben azok az olvasók vannak, akiknek küldeni szándékozunk. Ezután a jobb oldali gombsorból válasszuk ki a „Körlevél” funkciót:

219

www.netlib.hu A megjelenı ablakban két jelölınégyzet segítségével szabályozhatjuk, hogy a kiválasztott olvasók a körlevelet SMS-ben, e-mail-ben vagy mindkét formában kapják-e meg. A levél tárgyát akkor kell kitölteni, ha az e-mail pipát is betettük. A nagy fehér őrlapra gépelhetjük a körlevél szövegét. Ha SMS-t is küldünk, akkor a jobb alsó sarokban figyelni kell a szöveghosszszámlálót, mert az SMS szövege nem lehet 160 betőnél hosszabb. Ha nem egy kijelölt halmaz tagjainak szeretnék küldeni, hanem csak egyetlen személynek, akkor azt legegyszerőbben úgy tehetjük meg, hogy a „Csak neki” pipát használjuk, és mellé beírjuk a telefonszámot vagy az email címet.

Témafigyelés A témafigyelés egy olyan szolgáltatás, amelynek segítségével az olvasókat az új dokumentumokról gyorsan, folyamatosan és névre szólóan tájékoztathatjuk. Ehhez az olvasók igényeket, érdeklıdési körüknek megfelelı szempontokat adhatnak. Az új dokumentumok rögzítésekor a program ezeket a bejegyzéseket átnézi, és egyezés esetén a beállításoknak megfelelıen egy SMS-t vagy egy e-mail-t küld a megfelelı olvasó(k)nak.

Az olvasói igényeket a Kölcsönzés ablak Kölcsönzık adatainak karbantartása oldalon fogalmazhatjuk meg a jobb oldali gombsor Témafigyelés funkció kiválasztásával:

220

www.netlib.hu Egy olvasó egyszerre több igényt is megfogalmazhat, ezeket a táblázatban kell összegyőjteni oly módon, hogy a táblázat fölötti mezıket kitöltjük, és a „Hozzáad” gombbal létrehozunk egy új sort. A táblázat sorait a program a ’vagy’ logikai mővelet szerint, egy soron belül az oszlopokat pedig az ’és’ logikai mővelet szerint értelmezi. Ez azt jelenti, hogy ha több egymástól független szempontot szeretnénk meghatározni, amelyeket a programnak külön-külön meg kell vizsgálnia és azok közül bármelyik egyezése esetén reagálnia kell, akkor ezeket a szempontokat külön sorokba kell tennünk. Ha azonban azt szeretnénk, hogy program a több szempont egyidejő egyezését vizsgálja, akkor azokat egy sorba kell írnunk.

Minden szempontra külön meghatározható, hogy állandó-e vagy ideiglenes. Ez azt jelenti, hogy ha az Állandó pipa nincs betéve, az értesítés egyszeri, ilyenkor a program a témafigyelés bejegyzést (a táblázat megfelelı sorát) az elsı értesítés után törli. Ha az Állandó pipa be van téve, akkor a figyelésértesítés folyamatos. Az egyszeri értesítést akkor célszerő használni, ha az olvasó egy egészen konkrét dokumentumra vár, mert abból valószínőleg egy példányra van szüksége, így a témafigyelés bejegyzést nem kell kézzel törölni. A Foglalás pipa arra való, hogy azt a dokumentumot, amely érkezésérıl az olvasót értesítjük, azonnal le is foglaljuk az ı nevére. Ezt a lehetıséget is konkrét dokumentum esetén érdemes használni, mert pl. a tárgyszó figyelésnél elıfordulhat, hogy olyan dokumentumról küldünk értesítést, amely az olvasónak már megvan.

Beállítható, hogy az olvasó témafigyelés értesítıit e-mail-ben vagy SMSben, vagy mindkét formában kapja-e. Az e-mail küldés a bibliográfia rekord rögzítésekor automatikusan, észrevétlenül történik. Az SMS küldés elıtt az ilyenkor szokásos táblázat jelenik meg, amelyben láthatjuk, hogy a program szerint kinek kellene küldeni, kinek kísérelhetı meg, és végül – a küldés után – kinek sikerült eljuttatni. Táblázat SMS küldés elıtt:

221

www.netlib.hu

Táblázat SMS küldés után:

Példák: Ha Mitton Jacqueline Csillagászat címő könyvének megjelenésére vár egy olvasó, akkor a táblázatot így kell kitölteni:

222

www.netlib.hu

Ha a címet és a nevet külön sorba írnánk, akkor minden Csillagászat címő mőrıl és Jacqueline bármely mővérıl értesítést küldenénk:

Tegyük fel, hogy valakit egyaránt érdekel a teológia, a kozmológia és a csillagászat. Értesítést vár az olvasó, ha olyan dokumentum érkezik, amely e témák közül feldolgozáskor valamelyik tárgyszót megkapja:

223

www.netlib.hu

Az Egyéb fımenü Dokumentum adatbázis információk

Dokumentum adatbázisunk rekordösszetételét ezekbıl a táblázatokból ismerhetjük meg. A fölsı táblázatban mindig a fölötte lévı legördülı listából kiválasztott dokumentumtípus szerinti, az alsó táblázatban pedig a teljes adatbázis összesítését láthatjuk.

Selejtezés, Törlés, Módosítás Jelen szoftver esetében a selejtezést és a törlést megkülönböztetett értelemben használjuk. A „selejtezés” kifejezés alatt a könyvtári gyakorlatnak megfelelıen azt értjük, hogy egy elveszett vagy elavult, illetve használhatatlanná vált (vagy egyéb okból a könyvtár állományából kikerült) dokumentumot a nyilvántartásban megjelölünk és a nyilvántartott adatokat a selejtezés adataival (módja, dátuma, jegyzékszáma) kiegészítjük. A selejtezett dokumentum, tehát nem törlıdik az adatbázisból, ahogyan egy selejtezett dokumentumot sem törlünk, vágunk vagy radírozunk ki a leltárkönyvbıl. Jelezzük, hogy ez a dokumentum az élı állományban már nem érhetı el, de a selejtállományban továbbra is kereshetı, listázható, stb. A selejtezett dokumentumok leltári száma nem használható fel újra, ahogyan egy leltárkönyvben sem írunk a selejtezett dokumentumok helyére újakat. 224

www.netlib.hu

A „törlés” kifejezést inkább informatikai értelemben használjuk. Jelentése az, hogy az adatbázisból egy dokumentumot végérvényesen eltávolítunk, nem megjelöljük vagy áthelyezzük, hanem oly módon töröljük, minta soha nem is szerepelt volna a nyilvántartásban. Ez a mővelet a selejtezés helyett nem alkalmazható. A könyvtári gyakorlatban ritkán szükséges, a gyakorlásképpen fölvitt tételek eltávolítására, vagy az elgépelt leltári számok felszabadítására használjuk. A törlés szigorú feltétele, hogy a törlésre szánt dokumentumot elızıleg le kell selejtezni. Csak selejtezett dokumentumokat enged a program kitörölni. Az élı állományból történı törlés menete tehát az, hogy elsı lépésként leselejtezzük, második lépésként töröljük a rekordo(ka)t az adatbázisból.

A törlésrıl és a selejtezésrıl fontos tudni, hogy mindig dokumentumra vonatkoznak, nem rekordokra. Egy dokumentum több rekordból is összetevıdhet. Az egykötetes könyvek mindig két rekordból, egy bibliográfiai és egy példány rekordból épülnek fel. Egy dokumentum selejtezése vagy törlése esetén a felhasználónak nem kell azzal törıdnie, hogy az adott mővelet mely rekordokat érint. Ezt a program figyeli és saját hatáskörében intézi. Két azonos mő az adatbázisban általában úgy szerepel, hogy két példány rekord egy bibliográfiai rekordhoz kapcsolódik. Ha például a két dokumentum közül csak az egyiket selejtezzük le, akkor a programnak adminisztrálni kell, hogy az egy közös bibliográfiai rekordhoz egy élı és egy selejtezett példány rekord is kapcsolódik. Ezen leselejtezett dokumentum törlése esetén csak a példány rekord törölhetı, mert a bibliográfiai rekordhoz még egy másik élı objektum is tartozik. Ha késıbb a másik dokumentumot is töröljük, akkor ez a mővelet már két rekordot is érint, a program ekkor a példány rekordon kívül a bibliográfiai rekordot is törölni fogja. Többkötetes mővek esetében a szituációk még összetettebbek, 225

www.netlib.hu erre nem is térünk ki, mert - mint már volt szó róla - a felhasználónak csak a dokumentumot kell kezelnie, selejtezéskor és törléskor csak a leltári számot kell megadnia, a rekordokkal kapcsolatos mőveleteket a program az adatbázis összefüggései alapján önállóan végzi.

Selejtezés Selejtezni csak olyan leltári számot tudunk, amely már (élıként) szerepel az adatbázisban. A selejtezés kétféleképpen történhet: 1.) Egyéb -> Selejtezés, törlés, módosítás menüpont: Az ablak bal oldalán a „Selejtezés” rádiógombot kell választani. Ennek hatására a jobb oldalon megjelenik a leltári szám, a selejtezés módja, a selejtezési jegyzékszám, az ár és az áfa mezı. A leltári szám mezıbe intervallumot is írhatunk! A megadható intervallum maximális mérete a konfigurációkezelıben szabályozható. Olyan intervallumot is megadhatunk, amelynek közbülsı elemei nem selejtezhetık hiánytalanul (mert már selejtezve vannak, vagy mert még nincsenek az adatbázisban). Ezeket a program kihagyja a többit selejtezi, az eredményrıl pontos üzenetet küld:

A selejtezési jegyzékszámot úgy érdemes kitölteni, hogy az évszámot írjuk elıre: pl. 2004/2. (Így egyetlen kereséssel kigyőjthetı lesz pl. egy év összes selejtezett dokumentuma.) A mezık kitöltése után a „Selejtezés” gombra kell kattintani. Selejtezéskor megadhatjuk a (bruttó) árat és az ÁFÁ-t. Vigyázat! Ilyenkor a példány rekord beszerzési ár mezıjének értéke akkor is felülíródik, ha az eredetileg nem volt üres!

226

www.netlib.hu

2.) A selejtezetés másik módja, hogy a példány őrlapon a „Példány információk” menüpontra kattintunk és megjelenı táblázat egy vagy több elemének kiválasztása után a „Selejtezés” gombra kell kattintani. Amennyiben egyszerre több tételt kívánunk selejtezni, a táblázat több sorát is kijelölhetjük a CTRL + bal egérkattintás segítségével. Egy vagy több sor kiválasztása után a selejtezés funkciót a jobb egérgomb használatával is elérhetjük.

Törlés Egyéb -> Selejtezés, törlés, módosítás menüpont: Az ablak bal oldalán a „Törlés” rádiógombot kell választani. Ennek hatására a jobb oldalon megjelenik a leltári szám mezı. Csak olyan leltári számokat törölhetünk ki 227

www.netlib.hu nyomtalanul, amelyek a selejtállományban vannak. Törléskor nem adhatunk meg intervallumot.

Selejtállományba történı rögzítés A selejtállományba egy dokumentum nem csak úgy kerülhet, hogy egy feldolgozott (az élı állományban szereplı) tételt selejtezünk, hanem a selejtállományba közvetlenül is rögzíthetünk. Ez egyrészt a polcokon már nem (csak a leltárkönyvekben) szereplı selejtezett tételek adatbázisba kerülésének legegyszerőbb módja, másrészt hasznos lehetıség abban az estben is, ha pl. a polcról történı feldolgozás közben olyan könyv kerül a kezünkbe, amit biztosan le fogunk selejtezni. Ekkor ezt a könyvet már nem érdemes az élı állományba felvinni, elegendı közvetlenül a selejtállományba rögzíteni.

228

www.netlib.hu

A selejtezett leltári számok rögzítésére elsısorban azért van szükség, hogy állományellenırzéskor ezek a tételek ne a hiánylistán szerepeljenek, továbbá egy könyvtári rendszer csak akkor tud minden könyvtári munkafolyamatot támogatni, az összefüggések felkutatásában segíteni, ha képes pl. selejtezési jegyzékeket, teljes cím- és csoportos leltárkönyveket, statisztikákat készíteni. Ehhez pedig elengedhetetlen a selejtállomány pontos és hiánytalan feldolgozása a program adatbázisába. A selejtállományba történı rögzítéshez az Egyéb -> Selejtezés, törlés, módosítás menüpontra kell kattintani. A megjelenı ablak bal oldalán a „Selejtállományba történı rögzítés” rádiógombot kell választani.

229

www.netlib.hu

Selejtállományba történı rögzítésnél intervallumot is megadhatunk. Ha vannak az intervallumnak olyan közbülsı elemei, amelyek már szerepelnek az adatbázisban azokat kihagyja, a többit rögzíti. Az eredményrıl pontos üzenetet ír. (Egyszerre 100-nál több tételt nem lehet selejtezni, de ha ez a biztonsági korlát nem megfelelı, a konfigurációkezelıben állítható az intervallum maximális mérete).

Selejtezési javaslat kezelése Néhány könyvtárban a selejtezés folyamata két lépésbıl áll. Ez azt jelenti, hogy a selejtezésre szánt (elveszett, elavult) dokumentumokat nem selejtezik le kapásból, hanem elıször egy ún. javaslati jegyzékre győjtik. A javaslati jegyzéken lévı tételek még az élı állományban vannak. A keresıben is látszanak még, kölcsönözni is lehet ıket, de a program mindkét esetben egy megjegyzésben tudatja velünk a tényt, hogy ezt a dokumentumot elıbb-utóbb le akarják selejtezni.

230

www.netlib.hu A javaslati jegyzéket bármikor ki tudjuk listázni, nyomtatni (Leltárkönyvek, elemzés menüpont -> Selejtezési javaslat gomb). Ha szükséges, törölhetünk róla tételeket (Egy tétel törlése a javaslati listáról). A törlés itt azt jelenti, hogy mégsem javasoljuk selejtezésre! A végleges javaslati lista elemeit egy gombnyomásra le tudjuk selejtezni (A javaslati lista tételeinek selejtezése), ilyenkor a lista ki is ürül. A javaslati jegyzéket selejtezés nélkül is üríthetjük a „Teljes törlés” gomb segítségével. A program lehetıséget ad arra, hogy a javaslati jegyzék készítésekor minden egyes tételnek külön-külön jegyzékszámot adjunk. Selejtezéskor a program kétféle képen tud viselkedni, attól függıen, hogy a „Mindet” pipa be van-e kapcsolva, vagy sem. Ha a „Mindet” pipa be van kapcsolva, akkor a program a javaslati jegyzék minden egyes elemét le fogja selejtezni, mégpedig azzal a jegyzékszámmal, amelyikkel a javaslati jegyzékre föl lett véve. Selejtezéskor is megadható egy jegyzékszám (a „Sel. Jegyzékszám:” mezıbe), de a program ezt csak azoknál a tételeknél használja fel, ahol a javaslati jegyzékre kerüléskor nem lett megadva. Ha a „Mindet” pipa ki van kapcsolva, akkor a program csak azokat a tételeket selejtezi a listáról, amelyek jegyzékszáma pontosan megegyezik azzal, amit selejtezéskor a „Sel. Jegyzékszám:” mezıben meghatároztunk. Ezeket törli is a javaslati listáról, a többihez azonban nem nyúl.

A javaslati jegyzék listázásakor is kérhetjük az összes tételt:

231

www.netlib.hu

Vagy kérhetjük csak azokat, amelyek egy konkrét selejtezési jegyzékre fognak kerülni:

232

www.netlib.hu

Módosítás

A módosítás funkció használatát külön fejezetben tárgyaljuk. Leltárkönyvek, elemzés Ezen az oldalon kérhetünk betőjelzetenként teljes vagy többféle szempont szerint szőkített (tehát részleges) cím és csoportos leltárkönyveket, illetve ezek formájára, megjelenítési módjára vonatkozó beállításokat tehetünk. Az ablak fölsı sorában háromféle „fül” segít bennünket a tájékozódásban.

Ha kiválasztjuk a Beállítások fület, akkor két újabb lehetıség adódik. Külön ablakban állíthatjuk be a címleltárkönyv és külön ablakban a csoportos leltárkönyv formai és megjelenési tulajdonságait. Ezek olyan beállítások, amelyeket egy könyvtár esetében általában egyszer kell beállítani, és ritkán szükséges megváltoztatni. A leltárkönyv készítés mikéntjét nemcsak a Beállítások fülön szabályozhatjuk, hanem a készítés oldalain is. Ezek a beállítások azonban a megjelenített dokumentumok halmazának kiválasztására vonatkoznak, s mivel szinte minden leltárkönyv készítésekor szükségünk lehet rájuk, ezért is szerepelnek közvetlenül a leltárkönyv megjelenítı oldalakon.

233

www.netlib.hu

Leltárkönyv beállítások

Az egyedi (cím) leltárkönyvre vonatkozó beállítások A táblázat egy-egy sorában a leltárkönyv egy-egy oszlopát határozhatjuk meg. A táblázat fölötti mezık kitöltésével az alábbi lehetıségek közül választhatunk: • • • • • • • • • • • • •

leltári szám beszerzés dátuma cím; szerzı; kötetjelzés; megjelenési év egység száma raktári jelzet beszerzés módja beszerzési ár ÁFA selejtezési jegyzékszám lelıhely mechanikus raktári jelzet vonalkód beszerzési jegyzékszám

Minden mezıhöz egy mezıhossz is tartozik. A „Hozzáad” gombbal lehet a táblázathoz az új értékeket új sorként hozzávenni, a „Lecserél” gombbal pedig a táblázat kijelölt sorát tudjuk lecserélni a táblázat fölötti mezık tartalmára. A föl-le nyilakkal tudjuk a táblázat bármely kijelölt sorának (a leltárkönyv oszlopainak) sorrendjét változtatni. A program a leltárkönyvi adatokat mindig a megadott hosszúságokban jeleníti meg, a túllógó részt levágja. A táblázat alatt még két beállítási lehetıségünk is van: egyrészt a mezıelválasztó szóközök számának meghatározásával az oszlopok között térköz nagyságát állíthatjuk,

234

www.netlib.hu

másrészt szabályozhatjuk, hogy a beszerzési ár mezıben a nettó vagy a bruttó árat szeretnénk-e látni.

Ha a „Rögzítés” gombbal a megváltoztatott beállításokat el is mentjük, akkor ezek a program következı indításakor is érvényben maradnak.

Az összesített (csoportos) leltárkönyvre vonatkozó beállítások

Az itt található táblázat a szakcsoportokat tartalmazza. Ezen ritkán kell módosítani, legfeljebb az utolsó sorban, az ifjúsági csoportban fordulhat elı könyvtáranként eltérı jelölés („i” helyett valami más). Ha a ”Rögzítés”

235

www.netlib.hu gombbal a megváltoztatott beállításokat el is mentjük, akkor ezek a program következı indításakor is érvényben maradnak. A 6-os verzióban már intervallumok is megadhatók, az új OM statisztika szerinti szakjelzet-csoportosítás így könnyen beállítható.

Egyedi (cím) leltárkönyv készítése Egyidejőleg többféle szempont szerint is meghatározhatjuk azon dokumentumok halmazát, amelyekrıl leltárkönyvet szeretnénk készíteni. Ezeket a szempontokat a program egyszerre veszi figyelembe, tehát a kijelölt szempontok szerinti halmazokat logikai „és” (metszet) kapcsolatba hozza. A leltárkönyv mindig leltári szám szerinti sorrendben jeleníti meg a tételeket. Kérhetünk leltárkönyvet egy meghatározott lelıhelyen vagy részlegen lévı dokumentumokról.

A betőjelzet mezıt nem lehet üresen hagyni, tehát mindenképpen meg kell határoznunk, hogy melyik betőjelzet szerinti leltárkönyvet kérjük. A kiválasztott sorban mindig látható egy zárójelbe tett szám, ami azt mutatja, hogy az adott betőjelzeten belül melyik leltári szám következik. A kiválasztás után a leltári szám intervallum „Ettıl a leltári számtól” mezıjébe beíródik az „1”, az „Eddig a leltári számig:” mezıbe pedig a zárójeles érték. Így a program, ha ezeken nem változtatunk, az adott betőjelzethez tartozó teljes leltárkönyvet megjeleníti.

Az értékek változtatásával természetesen egy szőkebb leltári szám tartomány elemeit is listázhatjuk.

236

www.netlib.hu

Meghatározható, hogy az összes (élı is és selejt is), vagy csak az élı, vagy csak a selejtezett tételeket kívánjuk megjeleníteni:

A ”Csak selejt” rádiógomb kiválasztásakor egy újabb mezı jelenik meg, ahol a selejtezett dokumentumok közül tovább szelektálhatunk selejtezési jegyzékszám szerint:

Ha a leltárkönyv készítése elıtt a duplikáció ellenırzése pipát is betesszük, akkor a program mindegy egyes megjelenített leltári szám esetében megvizsgálja, hogy nem szerepel-e többször is az adatbázisban. Ez csak ott lehetséges, ahol más, vagy korábbi rendszerekbıl származó adatrekordok is elıfordulnak az adatbázisban.

A ”Leltárkönyv készítése” gombra történı kattintás egy fájl megnyitó ablakot jelenít meg, ahol meg kell adnunk egy tetszıleges fájlnevet, ahová a program a leltárkönyv tartalmát el is menti. A „Megnyitás” gomb hatására elkezdıdik a kigyőjtés, majd a fájl tartalmát (a most készített leltárkönyvet) a program a képernyıre vetíti. A 6-os verzió újdonsága, hogy Excel formátumban is elkészíthetı a leltárkönyv az Excel formátum pipa bejelölésével. Másik újdonság, hogy csonkolható a Lelıhely és a Részleg mezı a mezı utáni jelölınégyzet bepipálásával:

237

www.netlib.hu

Ha az ellátórendszerbe tartozó lelıhelyek úgy kezdıdnek, hogy ’Ellátó_Csomád’, ’Ellátó_Váckisújfalu’, stb, akkor a teljes letéti állomány a csonkolás pipa használatával listázható ki egy leltárkönyv-fájlba, ha a Lelıhely mezıbe azt írjuk, hogy „Ellátó”. Akár szövegfájlba, akár Excel formátumba kérjük a leltárkönyvet, a ”Leltárkönyv készítése” gomb megnyomása után azt a program már automatikusan elkészíti, nem kell fájlnevet adni. A kigyőjtés folyamata két fázisból áll, az elsı nem, a második az ESC billentyővel megszakítható.

238

www.netlib.hu

Egyedi (cím)leltárkönyv (selejtezett is!) Leltári . 16939 16940 16941 X16942 16943 X16944 16945 16946 16949 16950 X16951 17534 17535

szám tartomány: 1 - 17537 2003.02.17. 2003.02.17. 2003.02.17. 2003.02.17. 2003.02.17. 2003.02.17. 2003.02.17. 2003.02.17. 2003.02.17. 2003.02.17. 2003.02.17. 2003.12.16. 2003.12.16.

Mikroszámítógép : Számítógép : Kónya 2001 Filozófia : Sági A 1999 Pszichológia 1996 Internet : Hargittai P Internet : Hargittai P Intranet : Móricz A ; 1998 Netware 4 C/C++ prog : Bodor L ; 1998 Programozás : Angs E ; 1999 Programozás : Angs E ; 199 Történelem ; 2002 Történelem 6 ; 2003

681 681 100 150 681 681 681 681 681 519 519 930 930

K K S P H H M E B A A T T

80 69 75 94 31 31 88 58 72 62 62 88 88

a a a a a a a a a a a v v

4000 1500 500 500 1500 1500 1500 1500 800 2000 2000 1995 1995

Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft

0% ÁFÁ-s élı példányok nettó értéke: 11937472.00,- Ft 0% ÁFÁ-s élı példányok bruttó értéke: 11937472.00,- Ft 0% ÁFÁ-s élı példányok darabszáma: 18203 5% ÁFÁ-s élı példányok nettó értéke: 0.00,- Ft 5% ÁFÁ-s élı példányok bruttó értéke: 0.00,- Ft 5% ÁFÁ-s élı példányok darabszáma: 0 12% ÁFÁ-s élı példányok nettó értéke: 12705.00,- Ft 12% ÁFÁ-s élı példányok bruttó értéke: 14230.00,- Ft 12% ÁFÁ-s élı példányok darabszáma: 15 15% ÁFÁ-s élı példányok nettó értéke: 0.00,- Ft 15% ÁFÁ-s élı példányok bruttó értéke: 0.00,- Ft 15% ÁFÁ-s élı példányok darabszáma: 0 20% ÁFÁ-s élı példányok nettó értéke: 0.00,- Ft 20% ÁFÁ-s élı példányok bruttó értéke: 0.00,- Ft 20% ÁFÁ-s élı példányok darabszáma: 0 25% ÁFÁ-s élı példányok nettó értéke: 0.00,- Ft 25% ÁFÁ-s élı példányok bruttó értéke: 0.00,- Ft 25% ÁFÁ-s élı példányok darabszáma: 0 Élı példányok nettó értéke összesen: 11950177.00,- Ft Élı példányok bruttó értéke összesen: 11951702.00,- Ft Élı példányok darabszáma összesen: 18218 0% ÁFÁ-s selejtezett példányok nettó értéke: 400.00,- Ft 0% ÁFÁ-s selejtezett példányok bruttó értéke: 400.00,- Ft 0% ÁFÁ-s selejtezett példányok darabszáma: 1 5% ÁFÁ-s selejtezett példányok nettó értéke: 0.00,- Ft 5% ÁFÁ-s selejtezett példányok bruttó értéke: 0.00,- Ft 5% ÁFÁ-s selejtezett példányok darabszáma: 0 12% ÁFÁ-s selejtezett példányok nettó értéke: 0.00,- Ft 12% ÁFÁ-s selejtezett példányok bruttó értéke: 0.00,- Ft 12% ÁFÁ-s selejtezett példányok darabszáma: 0

239

www.netlib.hu 15% ÁFÁ-s selejtezett példányok nettó értéke: 0.00,- Ft 15% ÁFÁ-s selejtezett példányok bruttó értéke: 0.00,- Ft 15% ÁFÁ-s selejtezett példányok darabszáma: 0 20% ÁFÁ-s selejtezett példányok nettó értéke: 0.00,- Ft 20% ÁFÁ-s selejtezett példányok bruttó értéke: 0.00,- Ft 20% ÁFÁ-s selejtezett példányok darabszáma: 0 25% ÁFÁ-s selejtezett példányok nettó értéke: 0.00,- Ft 25% ÁFÁ-s selejtezett példányok bruttó értéke: 0.00,- Ft 25% ÁFÁ-s selejtezett példányok darabszáma: 0 Selejtezett példányok nettó értéke összesen: 400.00,- Ft Selejtezett példányok bruttó értéke összesen: 400.00,- Ft Selejtezett példányok darabszáma összesen: 1

240

www.netlib.hu Egy

kiválasztott

dokumentumhalmazról

nem

csak

leltárkönyvet

készíthetünk, hanem a gombbal azt is megvizsgálhatjuk, hogy az adott intervallumból mely leltári számok hiányoznak, azaz melyek nem szerepelnek még az adatbázisban. Ez a funkció sokat segít a feldolgozottság állapotának, az adatbázis és a leltárkönyv viszonyának felderítésében. Az Egyéb -> Selejtezés, Törlés, Módosítás menüpont alatt selejtezési javaslati jegyzéket készíthetünk, amelyet ezzel a gombbal tudunk kilistázni:

Összesített (csoportos) leltárkönyv

A mezık szélén található pipa azt jelzi, hogy e szempont szerint most nem szőkítjük a vizsgált csoportot. Ilyenkor a mezı halványszürke színő, azaz 241

www.netlib.hu inaktív (nem használható). Ha a pipát kivesszük, akkor a mezı aktiválódik és lehetıségünk adódik egy bizony szempont alapján szőkíteni a vizsgált tartományt:

Ha könyvtárunk összes létezı dokumentumára kérünk csoportos összesítést, akkor minden mezı mellé tegyük be a pipát: Ha több pipát kiveszünk, akkor lehetıségünk van egyszerre többféle szempont szerint is szőkíteni a vizsgálat tárgyát képezı dokumentumok halmazát. A pipát csak abban az esetben vegyük ki, ha a mezıt valóban fel is szeretnénk használni. Ha a mezı üres és nincs mellette a pipa, az azt jelenti, hogy azokat a tételeket kérjük, ahol ez az adat feldolgozáskor üresen lett hagyva.

A ”Leltárkönyv készítése” gomb megnyomása után a csoportos leltárkönyvet a program már automatikusan elkészíti, nem kell fájlnevet adni.

242

www.netlib.hu Leltári szám tartomány: 1 - 17537.999 Dátum: 2003.01.01. - 2003.12.31. Beszerzés módja: vétel Élı dokumentumok: Szakcsoportok: Db:

Nettó ár:

Bruttó ár:

020 72664.00,- Ft 72664.00,- Ft 1-3,908-,92-99 166 405221.93,- Ft 405775.00,- Ft 5-,9153 140485.00,- Ft 140485.00,- Ft 633 82194.32,- Ft 82377.00,- Ft 731 68498.00,- Ft 68498.00,- Ft 850 119450.68,- Ft 119646.00,- Ft i0 0.00,- Ft 0.00,- Ft Egyéb, vagy szakjelzet nélk.: 54 192244.43,- Ft 192838.00,- Ft ---------------- ------------------------------------Összesen: 507 1080758.36,- Ft 082283.00,- Ft Selejtezett dokumentumok: Szakcsoportok: Db:

Nettó ár:

Bruttó ár:

00 0.00,- Ft 0.00,- Ft 1-3,908-,92-99 0 0.00,- Ft 0.00,- Ft 5-,910 0.00,- Ft 0.00,- Ft 60 0.00,- Ft 0.00,- Ft 70 0.00,- Ft 0.00,- Ft 80 0.00,- Ft 0.00,- Ft i0 0.00,- Ft 0.00,- Ft Egyéb, vagy szakjelzet nélk.: 0 0.00,- Ft 0.00,- Ft -----------------------------------------------------Összesen: 0 0.00,- Ft 0.00,- Ft

243

www.netlib.hu

Névváltozatok kezelése A névváltozat adatbázis arra való, hogy ha egy szerzı neve többféle formában is használatos (pl. írói álnév, lánykori név), akkor függetlenül attól, hogy az egyes dokumentumok leírásában mely formát használtuk, bármely változatra történı kereséskor az összes elıforduló névváltozatra találatot kapjunk. Ezt úgy tudjuk megvalósítani, hogy a névváltozat adatbázisba rögzítjük az összetartozó névcsoportokat. Ha a keresı programban a névváltozat pipát betesszük, akkor a program - szerzı szerinti keresésnél - úgy mőködik, hogy a keresendı adat mezıbe írt nevet elıször a névváltozat adatbázisból keresi ki, onnan elıveszi a név összes változatát, majd ezt követıen a dokumentum adatbázisban már az összes névváltozattal egyenként keres és az eredményeket összesíti. Névcsoportokat úgy tudunk rögzíteni, hogy az összetartozó neveket egyenként a név mezıbe írjuk, majd a ”Hozzáad” gombbal a táblázatba tesszük. Ha az összes összetartozó név a táblázatba került, akkor a csoportot a bal alsó „Rögzítés” gombbal tárolhatjuk el. Új csoport létrehozásakor a táblázat fehér színő.

244

www.netlib.hu Ha egy csoportot késıbb módosítani vagy bıvíteni szeretnénk, akkor elıször ki kell keresnünk. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy kiválasztunk egy nevet a csoportból, amit a név mezıbe írunk, majd a jobb szélsı „Keres” gombra kattintunk. Ha van találat, akkor a csoport már létezı elemei a táblázatba kerülnek, a táblázat sárga színő lesz, ami azt jelzi, hogy módosítás üzemmódban vagyunk. Ha a név több csoportban is megtalálható, akkor a csoportok számát a „Keres” gomb jobb oldalán a szürke mezıben láthatjuk, közöttük lapozni a szürke mezı alatti nyilakkal lehet. A táblázat kijelölt sorát a ”Lecserél” gombbal tudjuk a név mezı tartalmával lecserélni. A módosított táblázatot a bal alsó „Rögzítés” gombbal tudjuk eltárolni.

245

www.netlib.hu

Állományellenırzés Mire való az állományellenırzés (Gépi leltározás)? Az állományellenırzés arra való, hogy a gépben nyilvántartott állomány viszonyát megvizsgáljuk a tényleges könyvtári dokumentumállománnyal. Az állományellenırzés elsıdleges célja a hiány és a nyilvántartás pontatlanságainak feltérképezése.

Az állományellenırzés feltételei, elımunkálatai Állományellenırzést akkor végezhetünk, ha a könyvtár teljes élı dokumentumállománya valamint a selejtezett (és nem foglalt) leltári számok is rögzítve vannak. Ha a feldolgozás során a selejtezett dokumentumok leltári számai még nem lettek rögzítve, akkor azt most a leltározás elıtt el kell végezni. Ha ezzel készen vagyunk, a leltározási rögzítések megkezdése elıtt még mindig van egy fontos feladatunk: A Leltárkönyvek, elemzés menüpontban a Lista a nem rögzített leltári számokról funkció segítségével betőjelzetenként ki tudjuk győjteni azokat a leltári számokat, amelyek alatt még egyáltalán nem szerepel semmilyen rögzített tétel. Ezek egyrészt nyilvántartási vagy feldolgozási hibák miatt létezhetnek, másrészt, a még nem regisztrált hiányból származhatnak. Ezeket egyenként meg kell vizsgálnunk, és rögzítenünk kell. Amelyekrıl semmit nem tudunk kideríteni, a selejtállományba kerülhetnek (esetleg érdemes valahol jelezni, hogy „nyilvántartási hiány”-ról van szó.) A nyilvántartásban selejtezettként szereplıket a selejtállományba, a nyilvántartásban élıként szereplıket az élı állományba kell rögzíteni. Ez utóbbiakat még akkor is az élıbe kell felvinni, ha azok a könyvtárban már nem találhatók, ezek nagy valószínőséggel az állományellenırzési hiánylistán is szerepelnek majd. Teljes állományellenırzés esetén a fenti mőveleteket az összes leltárkönyvre, tehát az összes betőjel szerinti leltári szám intervallumra el kell végeznünk! Végezhetünk részleges leltározást is a különbözı dokumentumtípusokra, leltárkönyvekre (amelyek önálló betőjelzettel rendelkeznek) vagy azokra a dokumentum-csoportokra, amelyek egy külön lelıhelyen vannak nyilvántartva.

246

www.netlib.hu

Az állományellenırzés menete Egyéb -> Állományellenırzés menüpont Az állományellenırzés ablaka két részre van bontva. A fölsı ablakrészben végezzük a dokumentumok rögzítését.

Itt kell minden egyes tétel leltári számát vagy vonalkódját az állományellenırzési adatbázisba rögzíteni. Ha a dokumentumok nincsenek vonalkóddal ellátva, vagy a vonalkódok magát a leltári számot tartalmazzák, akkor a vonalkód használata pipát ki kell venni. Ebben az esetben a kurzor mindig a leltári szám mezıben villog és várja az újabb és újabb leltári számok beírását, vagy beolvasását. Ha a dokumentumok azonosítására a leltári számtól független vonalkódot használunk, akkor a vonalkód használata pipát be kell tenni. Ilyenkor a kurzor mindig a vonalkód mezıben villog és várja az újabb és újabb vonalkódok beolvasását. Ha a kölcsönzés még nem a programmal történik, akkor az állományellenırzést úgy kell kezdeni, hogy a kölcsönzésben lévı dokumentumokat a kölcsönzési nyilvántartásból be kell rögzíteni az állományellenırzési adatbázisba. Ha a kölcsönzés már a programmal történik, akkor ezt a mőveletet nem kell elvégezni, mert a program a hiánylistából majd automatikusan le tudja válogatni azokat a dokumentumokat, amelyek kölcsönzésben vannak. Az állományellenırzéssel párhuzamosan, bizonyos szabályok betartása mellett akár kézi, akár gépi kölcsönzést, akár adatfelvitelt is végezhetünk, azonban ezek a szabályok jelentıs mértékben lassítják is ezeket a

247

www.netlib.hu munkafolyamatokat. Azt javasoljuk, hogy amennyiben megoldható, az állományellenırzés idejére zárjon be a könyvtár és lehetıleg minél hamarabb, minél szervezettebben történjen meg a meglévı dokumentumok rögzítése. Tapasztalataink szerint minél tovább tart egy állományellenırzés, annál nagyobb a kavarodás és a tévesztés lehetısége. Kell egy átgondolt tervet készíteni, föl kell írni az összes lelıhelyet, át kell nézni a könyvtár összes zugát, fiókokat, sarkokat, szekrényeket, dobozokat és minden egyes tételt kihagyás és tévesztés nélkül be kell rögzíteni az állományellenırzési adatbázisba. Ha a Visszakérdez pipa be van téve, a program minden rögzíteni kívánt leltári számot ellenıriz, és úgy kérdez vissza, hogy kiírja a dokumentum címét és szerzıjét. Ha nem egyezı címmel találkozunk, akkor lehetıségünk van az elgépelt leltári számot javítani. A sikeres rögzítésekrıl a visszaüzen pipa hatására kapunk értesítést. Ha késıbb derül ki, hogy egy elgépelt számot rögzítettünk, akkor van lehetıségünk azt az állományellenırzési adatbázisból a ”Törlés” gomb használatával eltávolítani. Ha a cím annak ellenére nem egyezik, hogy a leltári számot nem gépeltük el, akkor azt a könyvet félre kell tenni, nem szabad rögzíteni. Az állományellenırzés közben elıbukkanó nyilvántartási hibákat nem szabad menet közben javítani. Többféle hibára is bukkanhatunk, pl. találhatunk olyan könyveket a polcon, amik a nyilvántartás szerint vagy kölcsönzésben, vagy selejtállományban vannak. Ilyenkor is szól a program. Ezeket a dokumentumokat sem szabad a polcra visszatenni. Bevált ötlet, hogy hibatípusonként eltérı színő (könnyen és nyomtalanul eltávolítható) öntapadós címkét érdemes a félretett dokumentumokra ragasztani.

Egyéb könyvtári munkák az állományellenırzéssel párhuzamosan Amennyiben a könyvtár nem tudja megoldani, hogy az állományellenırzés idejére bezárjon, és egyéb tevékenységeit szüneteltesse, bizonyos szabályok szigorú betartása mellett akár kölcsönzést, akár adatfelvitelt is végezhet. Kézi kölcsönzés az állományellenırzés mellett: Minden kölcsönbe adott, vagy kölcsönzésbıl visszahozott mővet az állományellenırzési adatbázisba rögzíteni kell!

248

www.netlib.hu Gépi kölcsönzés az állományellenırzés mellett: Minden kölcsönbe adott mővet az állományellenırzési adatbázisból törölni, a kölcsönzésbıl visszahozott mővet az állományellenırzési adatbázisba rögzíteni kell! Adatfelvitel az állományellenırzés mellett: Minden - az élı állományba rögzített - új dokumentumot az állományellenırzési adatbázisba is rögzíteni kell. A selejtállományba rögzített vagy selejtezett dokumentumokat az állományellenırzési adatbázisból törölni kell.

Vonalkódozás állományellenırzéssel párhuzamosan Azon könyvtárak, amelyeknek nem volt lehetısége a feldolgozással egy idıben vonalkódot is rögzíteni, érthetıen vonakodva állnak neki egy olyan munkának (a vonalkód etikettek beragasztásának), amelyhez ismételten minden dokumentumot kézbe kell venni, és minden példányrekordot módosítani kell. Ezen könyvtárak sok esetben a vonalkódozást az állományellenırzéssel kötik össze, ahol a dokumentumok kézbe vétele úgyis elkerülhetetlen, így két legyet ütnek egy csapásra: leltároznak és vonalkódoznak egyszerre. Ilyenkor beállítható, hogy a példány őrlapon történı vonalkódbeolvasást követı rögzítés során a dokumentum automatikusan az állományellenırzési adatbázisba is rögzítésre kerüljön. Így a példány rekord módosítását követıen nem kell az állományellenırzési őrlapot is elıhívni és ott a rögzítést külön elvégezni. Ez nagymértékben tudja gyorsítani a folyamatot. Ezt a lehetıséget a példány módosítása őrlapon tudjuk bekapcsolni. A példány őrlapon van egy Áll. ell. be (=Állományellenırzési rögzítés bekapcsolása) feliratú menüpont. Ez csak módosítás üzemmódban aktív. Ha ráklikkelünk, akkor a leltári szám és a vonalkód mezı színe sárgára változik és a bekapcsoló menüpont kikapcsoló menüponttá alakul: Áll. ell. ki (=Állományellenırzési rögzítés kikapcsolása). Ha ebben a bekapcsolt állapotban rögzítjük a vonalkóddal bıvített példány őrlapot, akkor a tétel rögzítése egyúttal az állományellenırzési adatbázisba is megtörténik. A folyamatos vonalkódozás ill. állományellenırzési rögzítés idejére ezt a funkciót állandósíthatjuk is. Ha a konfigurációkelezıben elıre beállítjuk, akkor ezt a lehetıséget nem kell minden módosítás elıtt bekapcsolnunk.

249

www.netlib.hu

Biztonság: adatmentés leltározás közben Az állományellenırzés nagyon intenzív és fárasztó munka, amelynek során – ha több könyvtáros párhuzamosan dolgozik – óránként akár több ezer rögzítés is történhet. Állományellenırzés idején egy nap két biztonsági mentést is készíthetünk külsı adathordozókra. Nagyon fontos szabály, hogy az állományellenırzési mentéskor pontosan le kell írni, meddig van készen a feldolgozás, melyik az utolsó dokumentum, amely még szerepel az adatbázisban. Minden rögzítést végzınek egymástól függetlenül le kell írnia, hol tartott, hogy ha vissza kell állítani a mentést, akkor mindenki pontosan tudja, honnan kell megismételni a rögzítéseket.

Állományellenırzési elemzések Az állományellenırzés során félretett dokumentumok átvizsgálását és javítását még az állományellenırzési elemzés indítása elıtt el kell végezni. Nagyon fontos, hogy minden javítást a dokumentum adatbázisban és az állományellenırzési adatbázisban párhuzamosan kell végezni. Ha pl. leltári számot módosítunk, akkor a javítandó leltári számot az állományellenırzési adatbázisból ki kell venni, azt a számot pedig, amire javítottunk, állományellenırzési adatbázisba is rögzíteni kell. Ha selejtezünk, vagy

250

www.netlib.hu selejtállományba rögzítünk, akkor az állományellenırzési adatbázisból törölnünk kell. Az állományellenırzés ablaka két részre van bontva. Az alsó ablakrészben végezzük az állományellenırzési elemzéseket.

Ezt csak akkor indíthatjuk, ha minden könyvtári dokumentum rögzítése a fölsı ablakrészben megtörtént, és a menetközben nyilvánvalóvá vált hibákat kijavítottuk. Az „Elemzés” gombra kattintva megjelenik egy ablak, ahová a megfelelı mappa kiválasztása után egy fájlnevet kell beírnunk. Az állományelemzési eredmény 4 vagy 5 db fájlban lesz megtalálható, amelyek mind ezzel a névvel kezdıdnek és „.all” kiterjesztést kapnak. Ha elızıleg „Az állományellenırzési adatbázisba nem rögzített leltári számok” pipát is betesszük, akkor 5, anélkül pedig 4 db fájl keletkezik. Ha ezt a pipát betesszük, akkor az állományellenırzési adatbázis egy számtartományba esı „lyukairól” (=nem rögzített számokról) külön listát kaphatunk. A pontozott leltári számok esetében egy újabb pipával szabályozhatjuk, hogy a pont nélküli változat hiánynak számít-e vagy sem: pl.: 100.1 van, de 100 nincs. A 100 luknak tekintendı-e?

251

www.netlib.hu Eredmény fájlok: x_hi.all

x_hk.all

x_nf.all

x_se.all

(x_lu.all)

Ezek a leltári számok a dokumentum-adatbázisban élı példányként szerepelnek, állományellenırzéskor azonban nem kerültek feldolgozásra, és kölcsönzésben sincsenek. Ez tehát a hiánylista. Ezek a leltári számok a dokumentum-adatbázisban élı példányként szerepelnek, állományellenırzéskor azonban nem kerültek feldolgozásra, mert éppen kölcsönzésben voltak. Ezek a leltári számok az állományellenırzés során feldolgozásra kerültek, de a dokumentum adatbázisban még nem szerepelnek. Ezek a feldolgozásból kimaradt mővek. Ezek a leltári számok állományellenırzéskor annak ellenére feldolgozásra kerültek, hogy a dokumentumadatbázisban le vannak selejtezve. Ezek a polcra visszakerült selejtezett mővek. Ezek a leltári számok az állományellenırzési adatbázisból hiányoznak. A számok elıtti rövidítések jelölik, hogy a „lyukak” (=a hiányzó számok), a dokumentum adatbázissal milyen viszonyban vannak:

A Hi(=hiány: nem selejt, nincs kölcsönzésben), Se(=Selej, nincs kölcsönzésben), Ko(=Kölcsönzésben van, nem selejt), Ks(=Kölcsönzésben van és selejt) kezdető számok a dokumentum adatbázisban szerepelnek. A Lu kezdető számok a dokumentum adatbázisban sem szerepelnek, ott is „lyukak”. Ezek akkor fordulhatnak elı, ha az állományellenırzés elıtt ezek sorsát nem vizsgáltuk a Lista a nem rögzített leltári számokról funkcióval a Leltárkönyvek, elemzés menüpontban.

252

www.netlib.hu

Állományellenırzési eredmény értékelése, javítások, utómunkálatok Ha az elemzés elkészült, kinyithat a könyvtár, lehet folytatni az állománygyarapítási és kölcsönzési munkálatokat. Az eredményfájlokra nagyon kell vigyázni, azokat a könyvtári munkafolyamatok beindulását követıen, az adatbázisok megváltozása miatt, reprodukálni már nem lehet. Javasoljuk, hogy az állományellenırzési adatbázist töröljék is ki! Az eredményfájlokból pontos képet kaphatunk adatbázisunk állapotáról és a tényleges dokumentum állományhoz főzıdı viszonyáról. Ezek segítségével az adatbázis minden pontatlansága precízen javítható, és ha minden eredményfájl tartalmát átvizsgáltunk és a szükséges módosításokat elvégeztük, akkor elmondható lesz, hogy az adatbázisunk pontosan tükrözi a könyvtári győjteményt. Ez az alapja a teljes gépesítésnek, a kézi munkafolyamatok kiváltásának és a hiteles, gyors és eredményes tájékoztatásnak, statisztikáknak. Az eredményeket tartalmazó listák szövegfájlok, amelyeket a Jegyzettömb (Notepad.exe) program segítségével utólag is tudjuk módosítani. Más (grafikus) szövegszerkesztıt ne használjunk, mert a hiány újraszámolását a program csak szövegfájl formátumból tudja elvégezni. Ha pl. késıbb néhány dokumentum elıkerül, amelyek a hiánylistán szerepelnek, akkor azokat a sorokat ki tudjuk törölni a fájlból. Még egyszer hangsúlyozzuk, 253

www.netlib.hu hogy ilyen esetben nem az állományellenırzési adatbázisba kell a leltári számot rögzíteni, és az elemzést megismételni, hanem az x_hi.all fájlt kell megnyitni és a megfelelı sort törölni.

Állományellenırzési hiány újraszámolása Gyakran elıfordul, hogy a hiánylista alapos vizsgálata után derülnek ki még olyan rejtett lelıhelyek, ahonnan számos dokumentum elıkerül. Ilyenkor eszünkbe jutnak az évek óta nálunk lévı elfelejtett dokumentumok. Ezen tételek jelentısen tudják módosítani a hiány mértékét. Ezeket a leltári számokat egyenként ki kell törölnünk az „x_hi.all” fájlból, majd az állományellenırzési őrlapon lévı „Újraszámol” gomb segítségével, összegezhetjük a hiányt darabszámra, valamint ÁFA szerinti bontásban nettó és bruttó összegekre. Az „x_hi.all” fájlt a megjelenı megnyitás ablakban tudjuk kiválasztani.

Végleges állományellenırzési hiány selejtezése Ha az állományellenırzési hiánylista véglegesnek tekinthetı, akkor az abban szereplı tételeket le kell selejtezni. Az állományellenırzési őrlapon lévı „Selejtezés” gomb segítségével tudjuk a selejtezést elıkészíteni. A megjelenı ablakban ki kell választani az „x_hi.all” fájlt. A program az abban szereplı leltári számokat az ún. selejtezési javaslati listára teszi. A program a mőveletet csak üres javaslati lista esetén hajtja végre. A javaslati lista elemeinek selejtezését, a selejtezés módjának (=állományellenırzési hiány) meghatározása és a selejtezési jegyzékszám mezı kitöltése után a Selejtezés, törlés, módosítás menüpontban tudjuk végérvényesen leselejtezni.

Az állományellenırzési adatbázis törlése Az állományellenırzési adatbázis teljes ürítését az Egyéb -> Karbantartás > Állományellenırzési adatbázis -> Teljes törlés menüpont indításával végezhetjük el.

254

www.netlib.hu

Tárgyszókezelés A 6-os verzióban új menüpont alá kerültek a tartalmi feltárással kapcsolatos tevékenységek:

Tárgyszó-ETO kapcsolatok, szinonímák A Magyar Nemzeti Bibliográfia Adatbázis leírásai ETO számok segítségével vannak téma szerint feltárva, az adatbázis tárgyszavakat nem tartalmaz. Sok felhasználó számára az ETO rendszerben történı keresés komoly nehézséget jelent. Rajtuk próbál segíteni az ETO számok és alosztások jelentését tartalmazó Tárgyszó-ETO Kapcsolati Adatbázis. Ennek az adatbázisnak a kezelését végzı program mőködése hasonló a névváltozat adatbázist kezelı program mőködéséhez. A jelentés szerint összetartozó tárgyszavakat és ETO számokat csoportokba győjtöttük. Ezeket szabadon tudjuk módosítani és bıvíteni, vagy akár új csoportokat is létrehozhatunk. Egy-egy csoportban tetszıleges számú tárgyszó és ETO szám is lehet. Ez azt jelenti, hogy nemcsak tárgyszó–ETO kapcsolatokat ábrázolhatunk segítségével, hanem tárgyszó-tárgyszó, vagy ETO-ETO kapcsolatokat, tehát szinonímákat és témahivatkozásokat is.

255

www.netlib.hu Ha a táblázat színe fehér, akkor új csoportot hozhatunk létre. A Tárgyszó/ETO mezıbe írt adatokat a „Hozzáad” gombbal tudjuk a táblázat elemei közé írni. Ha meglévı csoportot szeretnénk módosítani vagy bıvíteni, akkor a megfelelı csoport kiválasztásához annak egy elemét kell a Tárgyszó/ETO mezıbe írni, majd a „Keres” gombra kattintani. A „Keres” gombtól jobbra elhelyezkedı szürke mezıben láthatjuk azon csoportok számát, amelyekben a megadott tárgyszó vagy ETO megtalálható. Az alatt lévı föl-le nyilakkal tudunk köztük választani. Módosítás közben a táblázat színe sárga. A táblázat kijelölt elemét a Tárgyszó/ETO mezıbe írt adattal a „Lecserél” gomb váltja fel. A létrehozott, bıvített vagy módosított csoportokat a ”Rögzítés” gombbal tudjuk eltárolni.

Tárgyszólista készítése Ennek a funkciónak a segítségével a leírásainkban felhasznált összes tárgyszót listázhatjuk ABC rendben.

Tárgyszavak csoportos módosítása Ez a menüpont szolgál a tárgyszólista karbantartására. Kicserélhetünk egy tárgyszót egy másikra annak összes elıfordulási helyén.Ha a második (Erre a tárgyszóra) oszlopot üresen hagyjuk, a kiválasztott tárgyszót törölni tudjuk az összes rekordból.

256

www.netlib.hu Továbbra is az Egyéb/Karbantartás menüpontból érhetı el a Szikla rendszer hierarchikus tárgyszókezelıje, mert ennek a funkciónak a használata csak karbantartó (egyfelhasználós) módban lehetséges.

257

www.netlib.hu

Ellátó és letéti modul Bevezetés A modullal való munka elkezdése elıtt meg kell ismernünk azokat a szakkifejezéseket és folyamatokat, amelyek az ellátó- és/vagy letéti rendszerrel kapcsolatosak. • •

Ellátó könyvtárnak nevezzük azt a (megyei vagy városi) könyvtárat, mely a környezı települések kisebb könyvtárait dokumentumokkal ellátja. Letéti könyvtárnak nevezzük azt a kisebb városi vagy községi könyvtárat, mely a saját forráson kívül ellátórendszeri forrásból is építi állományát, és/vagy letéti (forgó) anyagot kap az ellátó könyvtártól.

Az ellátó-rendszer feladatai • •

• •

• • •

• • •

258

Az ellátó könyvtár saját rendszerén belül tudja kezelni letéti könyvtárait is Az ellátó könyvtárban a saját és a letéti állományrész minden könyvtári funkció tekintetében önállónak és egységesnek is legyen értelmezhetı A letétbehelyezés és visszaszállítás folyamata legyen gyors, átlátható és dokumentált A letétbe helyezés legyen „célszerő”: történjen az igények figyelembevételével, elvárható az ismétlıdések kiszőrésének lehetısége… Minden letét és minden konkrét dokumentum „története” is követhetı legyen Teljes körő statisztika (visszamenılegesen is) Az ellátó könyvtár minden letéti könyvtára számára adjon lehetıséget az adatok hozzáférésére és felhasználására: akár online akár offline módon A letéti könyvtár az igényeit meg tudja fogalmazni A letéti könyvtár az ellátó intézménytıl a könyvtár-informatikai eszközöket azonnal felhasználható formában kapja meg A letéti könyvtárban a dokumentum visszaadásának folyamata legyen gyors, átlátható és dokumentált

www.netlib.hu

A ellátó és letéti könyvtárak dokumentum-adatbázisának összetétele Az ellátó könyvtárnak saját dokumentumait négy csoportba célszerő osztania: •

Az ellátó könyvtár saját tulajdona o Saját tulajdonú anyag, amely helyben található és a letéti rendszerben nem vesz részt.

•

Az ellátó könyvtár letéti (forgó) állományrésze: o Helyben található állományrész, amely pillanatnyilag nincs letétben o Letéti állományrész ideiglenes letétben, amely pillanatnyilag valamely letéti könyvtár állományában található

•

A letéti könyvtár tulajdona o A letéti könyvtár tulajdonában lévı állományrész, amely ellátórendszeri forrásból származik és fizikailag soha nincs az ellátó könyvtárban.

Az állományegységeket javasoljuk az alábbi módon megkülönböztetni az ellátó könyvtárban: •

A saját tulajdonú anyag megkülönböztetése: o Dokumentumtípus szerinti betőjelzet (pl. Könyv: nincs, Videó: VK, …) o Helyi adottság szerinti lelıhelyadat (pl. Kézikönyvtár, Olvasóterem, …)

•

A forgó állományrész megkülönböztetése: o Egységes és állandó, forgáskor sem változó betőjelzet szerint: (pl.: L) o Településnév szerinti lelıhely-megkülönböztetés szerint, mely forgáskor változik (pl. Letét – helyben, Letét – Csomád, …) A letéti könyvtár tulajdonába átadott állományrész megkülönböztetése:

•

259

www.netlib.hu o

o

Letétenként (esetleg azon belül dokumentumtípus szerint) különbözı betőjelzet szerint (pl. LA, LAVK, LB, LBVK, …) Letétenként különbözı lelıhely szerint (pl. Letét – Csomád, Letét – …)

A letéti könyvtárnak saját állományát három csoportba célszerő osztania: • • •

Saját tulajdonú anyag, mely saját forrásból származik. Saját tulajdonú anyag, mely ellátórendszeri forrásból származik Az ellátó könyvtár letéti állományából származó ideiglenes letét:

Az állományegységeket javasoljuk az alábbi módon megkülönböztetni a letéti könyvtárban: •

A saját forrásból származó saját tulajdonú anyag megkülönböztetése: o Dokumentumtípus szerinti betőjelzet (pl. Könyv: nincs, Videó: VK, …) o Helyi adottság szerinti betőjelzet szerint (pl. Kézikönyvtár, Olvasóterem, …)

•

Saját tulajdonú ellátói forrásból származó, saját tulajdonú anyag megkülönböztetése: o Egy megkülönböztetı betőjelzet, esetleg azon belül dokumentumtípus szerinti további megkülönbözetés; célszerő az ellátó jelölésrendszerét átvenni (pl. LA, LAVK, …) o Helyi adottság szerinti lelıhely szerint (pl. Kézikönyvtár, Olvasóterem, …)

•

Ideiglenes letétben levı anyag megkülönböztetése: o Állandó és egységes, az ellátó könyvtár által meghatározott betőjelzet szerint (pl. L) o Egységes, az ellátó könyvtár által meghatározott lelıhely szerint (pl. Letét – Csomád)

Az Ellátó és Letéti Modul indítása Az ellátó és letéti modul a SZIKLA programba való belépés után az Egyéb/Ellátó és Letéti Modul menübıl indítható. 260

www.netlib.hu

Az ellátó könyvtárakban használatos funkció-együttes az Ellátó könyvtár funkciói almenüben található, a letéti vagyis az ellátott könyvtárak funkcióegyüttese pedig az Ellátott könyvtár funkciói almenüben

Az ellátó könyvtár funkciói Az ellátó tevékenység folyamata: • Visszavételezés: letéti könyvárakból visszaszállított dokumentumok kezelése • Letétbe helyezés, átcsoportosítás, letéti lelıhelyek szerinti leválogatás • Áttöltés: letéti adatbázisok létrehozása • Letéti listák kezelése: ismétlıdı vagy kimaradt kötetek kezelése • Lekérdezések: letéti helyek és/vagy dátumok szerinti leválogatás • Statisztika A Ellátó könyvtár funkciói almenüt kiválasztva az alábbi párbeszédablak jelenik meg:

261

www.netlib.hu

Átcsoportosítás (lelıhely módosítás) Az átcsoportosítás lehetıségei a következık: • Az összes ilyen lelıhely érték módosítása (pl.: Letét – Csomád
Letét – helyben) • Egy betőjelzethez tartozó összes tétel lelıhelyének módosítása (pl.: Ha a jelzet LA, akkor a Lelıhely legyen Csomád) • Egy szövegfájlban található leltári szám lista beolvasása, és a rekordok lelıhelyadatának módosítása • Egy adott tétel (vagy tétel-intervallum) lelıhelyadatának (lelıhelyadatainak) módosítása Lelıhelyadatok kezelése Lelıhely-módosításkor a korábbi lelıhelyadatokat a program ellenırizni tudja, és egy rádiógomb segítségével kiválasztható az ismétlıdések kezelésének módja. Ez a lehetıség gondoskodik arról, hogy a forgó letéti

262

www.netlib.hu állomány valóban forgó legyen, a könyvtárak hosszabb idı után is lehetıleg a számukra új könyveket kapják.

Ha egy kötet az adott letéti könyvtárban már megfordult • A program megerısítést kérve rákérdez, vagy • Kérdés nélkül, kihagyja az adott letéti anyag válogatásából Mindkét esetben lista készül a kihagyott leltári számokról, amelyek sorsáról a letéti könyvtáros egyedileg dönthet. Egy adott leltári számú kötet „történetét” is meg lehet kérdezni, így a kihagyott dokumentumok sorsáról gyorsan lehet dönteni.

Ha az „ettıl” mezıbe beírunk egy leltári számot és az „i” (=információ) gombra kattintunk, a program kiírja, hogy az adott kötet eddig mely letéti könyvtárakban „járt”. Listák készítése statisztikákhoz A letéti állomány állapotával és mozgásával kapcsolatosan négyfajta lekérdezés kezdeményezhetı.

263

www.netlib.hu

• • • •

Innen ekkor: adott lelıhelyrıl, adott idıben milyen dokumentumok lettek átmozgatva. Ekkor innen: adott idıben, adott lelıhelyrıl milyen dokumentumok lettek átmozgatva. Ide ekkor: adott lelıhelyre, adott idıben milyen dokumentumok lettek átmozgatva. Ekkor ide: adott idıben, adott lelıhelyre milyen dokumentumok lettek átmozgatva.

Az érték mezıbe írt adatot értelemszerően az elsı és a harmadik esetben a „lelıhely dátum idıpont” formában pl.: Csomád 2005.09.01 09:01:10 a második és negyedik esetben pedig a „dátum idıpont lelıhely” formában kell megadni. Pl.: 2005.09.01 12:10:22 Csomád formában kell megadni. Mind a négy opció lényege, hogy használható a csonkolás is, így lehet csak dátumra, illetve csak lelıhelyre is keresni. Néhány példa a lekérdezésekre Ha tehát valaki arra kíváncsi, hogy Csomádra összesen mennyit adtunk, akkor az „IDE EKKOR” szempont szerint keressük a „Csomád” értéket csonkolva. Ha az érdekel bennünket, hogy mi (az ellátó) mennyit adtunk ki összesen, akkor az „INNEN EKKOR” szempont szerint keressük a „Letét – helyben” értéket szintén csonkolva. 264

www.netlib.hu

Ha a kérdés: „Ma mit adtunk Csomádra?” Megoldás: „IDE EKKOR” szempont, „Csomád 2005.09.10” érték csonkolva. Ugyanezek az indexek a keresıben is megtalálhatók, hogy azokra a kérdésekre is válaszolni tudjuk, ahol a logikai halmazmőveletek lehetıségeire is szükség van.

Áttöltés külsı adatbázisba Az áttöltés lehetıségei a következık: • Egy betőjelzethez tartozó összes tétel áttöltése • Egy lelıhelyhez tartozó összes tétel áttöltése A két szempont egyszerre is megadható, ilyenkor az eredmény a két halmaz logikai „és” (metszet) mőveletének eredménye. Az áttöltés folyamat finomhangolása a következı opciókkal lehetséges: •

•

•

Áttöltés az eredeti meghagyásával: ha a pipa bent van a jelölınégyzetben, az áttöltés után az eredeti rekordok megmaradnak, ha a jelölınégyzetbıl a pipát kivesszük, az áttöltés után a rekordokat a program törli az ellátó könyvtár adatbázisából. Áttöltés a betőjelzet meghagyásával: ha a pipa bent van a jelölınégyzetben, az áttöltéskor az eredeti betőjelzet megmarad, ha a jelölınégyzetbıl a pipát kivesszük, az áttöltés során a program törli a betőjelzetet a leltári szám elıl (LA32456 helyett 32456 lesz a leltári szám). Ha az „Új betőjelzet” mezıbe beírunk egy betőjelzetet, a program nem törli, hanem lecseréli azt (A32-bıl B32 lesz). Áttöltés a lelıhely meghagyásával: ha a pipa bent van a jelölınégyzetben, az áttöltés után a rekordok lelıhelyadata megmarad, ha a jelölınégyzetbıl a pipát kivesszük, az áttöltés után a rekordokból a program törli a „Lelıhely” mezı értékét (A Csomádra lekerülı rekordok esetében a lelıhely= Csomád nem biztos, hogy szükséges információ). Ha az „Új lelıhely” mezıbe beírunk egy lelıhelyet, a program nem törli, hanem lecseréli a lelıhely mezı tartalmát.

265

www.netlib.hu Megadható a letéti könyvtár neve és az adatbázis létrehozásának célkönyvtára. Az ebbe a könyvtárba létrejött dokumentum adatbázist lehet CD-n vagy az Interneten keresztül a letéti könyvtár rendelkezésére bocsátani.

Tevékenységek a letéti könyvtárban A letéti könyvtár két fontos tevékenységet végezhet el a modul segítségével: • Törlés: a dokumentum-adatbázis tisztítása, az ellátó könyvtárnak visszajuttatott anyag adatbázisból való törlése. • Betöltés: az újonnan (állandó vagy ideiglenes) letétbe helyezett anyag betöltése a dokumentum-adatbázisba.

Törlés A forgó letéti anyag esetében a letéti könyvtár adatbázisából törölni kell az elszállított köteteket. Törölni lehet: • Lelıhely szerint • Betőjelzet szerint • Egy szövegfájlban található leltári szám lista beolvasása segítségével. Ekkor a „Tallóz” gomb segítségével kereshetjük ki azt a szövegfájlt, mely a törlendı kötetek leltári szám listáját tartalmazza. • Leltári szám vagy leltári szám intervallum szerint

266

www.netlib.hu Betöltés A letéti könyvtár következı feladata az ellátó könyvtárból kapott adatbázis betöltése. • •

A betöltés lehet hozzátöltés, ha a letéti könyvtárnak van saját állománya is. Ebben az esetben a visszaadott letéti dokumentumokat törölni kell. A betöltés lehet a régi adatbázis helyére való betöltés, ha az ellátó könyvtár mindig a teljes állományt adja át. Ekkor a teljes régi adatbázis törlıdik (felülíródik).

Hunmarc import Bármely könyvtári rendszerekbıl vagy Internetes adatbázisokból származó MARC rekordot fel tudunk használni az adatfelvitel során. A MARC rekordokat tartalmazó fájlt a program akkor tudja értelmezni, ha annak „.mrc” a kiterjesztése, és a fájl nevében nincs se pont, se szóköz. (Pl. valami.mrc) A helyes konvertáláshoz ismernünk kell a MARC rekordok karakterkódolását, és az import almenübıl a megfelelıt kell kiválasztanunk. A funkció indítása elıtt ellenıriznünk kell, hogy a rendszerindító szikla21.exe mellett megtalálható-e a REC nevő mappa.

Egy fájltallózó ablak fog megjelenni, ahol ki kell választani a betöltendı „.mrc” fájlt. A program a sikeres betöltésrıl üzenetet küld. A Szikla-21 formátumú rekordok mindegyike egy-egy különálló fájl formájában a REC mappába kerülnek.

267

www.netlib.hu

Az adatfelviteli őrlapok Adatbázis menüpontjának segítségével innen olvassa fel ıket a program, ha a legördülı listából a HUNMARC rekordok lehetıséget választjuk. Ez a sor csak abban az esetben jelenik meg, ha a REC mappában van olyan rekord, amely az adott őrlapon rögzíthetı. A felhasznált rekordok (fájlok) törlıdnek a REC mappából.

Példányadatok csoportos módosítása Veszélyes mővelet! Csak nagy körültekintéssel végezhetı!

268

www.netlib.hu Az ablak bal oldali részén tudjuk kiválasztani, hogy mely példányadatokat szeretnénk módosítani. A jobb oldalon a módosítandó tételek megfelelı mezıinek új adatait állíthatjuk be. A bal oldalon kitöltött mezıknek megfelelı halmazokat a program mindig logikai „és” mővelettel kapcsolja össze. (A „vagy” több egymás utáni mővelettel helyettesíthetı.) A forrásfájl és a leltári szám intervallum lehetıségek csak önmagukban használhatók. A leltári szám intervallumba esı tört számok figyelembe vételéhez a „Pontozott leltári számok” pipát is be kell tenni. A keresés mindig pontos egyezésre történik (csonkolásra biztonsági okból nincs lehetıség). A kiválasztott tételeknek csak az a mezıje változik, amelyik mellett a pipa be van téve. Ha a pipa be van téve, de a mezı üres, akkor a mezı tartalma a módosítás következtében kiürül. Egyszerre több mezı tartalmát is tudjuk módosítani.

269

www.netlib.hu

Konfigurációkezelı Bevezetés A SZIKLA program sokféleképpen paraméterezhetı, sok funkciójának mőködésmódja specializálható. Ezek a beállítási igények nemcsak könyvtáranként, hanem felhasználónként is eltérıek lehetnek. Minden felhasználói azonosítóhoz tartozhat egy egyedi beállításhalmaz, amit a rendszer egy szövegfájlban tárol. A fájl a felhasználó számtalan, a többiekétıl független beállítását tartalmazhatja. A beállítások csak akkor lépnek életbe, ha a valaki ezzel a felhasználó azonosítóval lép be a programba. Minden egyénileg meghatározható beállításnak van egy alapértéke. Amíg ez megfelelı, addig a konfigurációkezelıre (és a késıbiekben tárgyalt konfigurációs fájlokra) nincs szükség. Ha egy könyvtáros az alapbeállításoktól eltérı beállításokat akar használni, akkor a konfigurációkezelı segítségével teheti ezt meg. A könyvtárvezetı pedig (ha rendszergazdaként lép be), bizonyos beállításokat központilag elvégezhet és azok akkor minden könyvtárosnál egyformák lesznek. Nagyobb könyvtáraknál pedig egyegy részleg vagy osztály beállításait lehet központilag elvégezni. A 6-os verzió újdonsága a konfigurációkezelı, melynek segítségével a a korábbi konfigurációs fájlok a programból, grafikus felületen keresztül módosíthatóak. A rendszergazda pedig felhasználók adott csoportjának konfigurációs beállításait egyszerre szerkesztheti.

Konfigurációkezelı Minden bejelentkezett felhasználó jogosult saját beállításainak megváltoztatására. Itt hívjuk fel két dologra a figyelmet: - Csak olyan beállításon változtassunk, aminek ismerjük a hatását!

270

www.netlib.hu - Ha a könyvtárnak vannak saját központi beállításai, azok egyedi megváltoztatása a közös munkát veszélyezteti! A konfigurációkezelı új grafikus felülete Egyéb/Konfigurációkezelı menüpont indításával érhetı el:

az

A beállítható paraméterek témánként a fülekre kattintással érhetık el. A konfigurációs beállítások mentése normál felhasználóként A beállítások mentéséhez a menüsor „Rögzítés” gombjára kell kattintani:

271

www.netlib.hu A rögzítéskor az összes fül minden beállítása egyszerre mentıdik el. Ha a belépett felhasználó nem a „rendszergazda” a rögzítés után az alábbi ablak jelenik meg:

Az ablak üzenetébıl látható, hogy a belépett felhasználó beállításai a felhasználónév.cfg fájlba mentıdtek el. Ez a fájl a Szikla mappában található (ott ahonnan a szikla21.exe-t indítottuk.) A konfigurációs beállítások mentése rendszergazdaként Ha a „rendszergazda” felhasználónévvel lépünk be a programba, majd a szükséges konfiguráció beállítása után a menüsor „rögzítés gombjára kattintunk, az alábbi ablak jelenik meg:

Látható, hogy a program az összes definiált Szikla-felhasználót 272

www.netlib.hu megjeleníti a listában. A rendszergazdának itt lehetısége van (a CTRL billentyő segítségével) több felhasználó kijelölésére, tehát az adott konfigurációs beállítások elmentésére a kijelölt felhasználó(k) számára. Ha itt a kijelölés után a mentés gombra kattintunk, a következı üzenetet kapjuk:

Minden konfigurációs fájl neve megegyezik a felhasználó azonosítóval, kiterjesztése pedig: „.cfg”. A rendszergazda konfigurációs fájlneve tehát: rendszergazda.cfg Ha van még egy felhasználó is definiálva, ahol az azonosító „Mari” és a jelszó „Pityu”, akkor az ehhez tartozó konfigurációs fájl: Mari.cfg. A konfigurációs fájlok új felhasználó létrehozáskor nem keletkeznek automatikusan. Ilyenkor a felhasználó alapbeállításokkal dolgozik. A rendszergazda a konfigurációkezelıben tud létrehozni egy új felhasználó számára új cfg fájt, vagy egy már létezı rendszergazda.cfg fájl másolásával hozhatja azt létre. A „.cfg” fájloknak a szikla21.exe mellett van a helye. Többfelhasználós üzemmódban a konfigurációkezelı a fájlokat a KLIENS mappába is átmásolja. Lehetséges azonban, hogy a Sziklarendszer kliensmappáját a felhasználói gépek egyedi módon érik el, (pl. a KLIENS mappa ki van másolva a munkaállomásokra.) Ekkor kézzel kell átmásolni ide a konfigurációs fájlokat annak érdekében, hogy akár a szerverrıl, akár valamelyik munkaállomásról jelentkezik be a felhasználó, a konfigurációs fájlok beállításai szerint dolgozhasson.

273

www.netlib.hu A konfigurációs fájlokat a program egyszer, induláskor olvassa fel és értelmezi, ha tehát egy adott felhasználó belépése után változtatunk rajtuk, akkor csak a következı programindítás alkalmával jutnak érvényre.

A konfigurációs fájlok fölépítése A konfigurációs fájlok írásának elsıszámú eszköze a konfigurációkezelı, de lehetıség van a hagyományos módon is szerkeszteni a szövegfájlokat. A konfigurációs fájlok egyszerő szövegfájlok, amelyeket a Jegyzettömb (Notepad) programmal tudunk szerkeszteni. A fájlokban kétféle sor található: a „#”-tel kezdıdı sorokban magyarázó szövegeket találunk, ezeket a program beolvasáskor nem veszi figyelembe. A számokkal kezdıdı sorokba írhatjuk a különféle beállításoknak megfelelı értékeket. Minden lehetséges beállításnak vagy egy sorszáma, amelyet a konfigurációs fájlokban minden esetben 4 számjeggyel, balról nullákkal feltöltve ábrázolunk. A harminckilences beállítási sor így néz ki: 0039=

A konfigurációkezelıben található beállítási lehetıségek Általános fül MNB adatbázis frissítés figyelése: Figyelje-e a program, hogy elérhetı-e új MNB adatbázis csomag? Értesítés programfrissítés megjelenésérıl: Figyelje-e a program, hogy elérhetı-e új programfrissítés? Rekordletöltés távoli szerverekrıl: Keresse-e a program távoli szerverekkel (pl. www.netlib.hu) a kapcsolatot, a Bibliográfiai Letöltı Modul használata elıtt? Mőveletvégrehajtás elıtt visszakérdez: A „Biztos benne…?” típusú kérdések engedélyezése Mőveletvégrehajtás után visszaüzen: A mőveletek végrehajtása utáni üzenetek engedélyezése Dátumot nyomtassunk a listákra: A leltárkönyvi és statisztikai listák 274

www.netlib.hu dátummal való ellátása nyomtatáskor Témafigyelés rögzítéskor: Figyelje-e a program egy tétel rögzítésekor, hogy tartalmaz-e a tétel olyan információkat, amelyek figyelésére élı témafigyelési profil van hatályban? Gyarapítási adatbázis kezelése rögzítéskor: Figyelje-e a program rögzítéskor a megrendelt státuszú gyarapítási rekordokat? Ha igen, egy párbeszédablakban átállítható a státusz megrendeltrıl beérkezettre Vonalkódok automatikus átalakítása: Átalakítsa-e a program rögzítéskor a beolvasott vonalkódot a megfelelıre (pl. ö betők cseréje nullákra) Példánymódosítás (vonalkódozás) állományellenırzéssel együtt: A példány adat rögzítésekor az adott leltári számot az Állományellenırzési adatbázisba is bejegyzi (Példány őrlapon alapértelmezetten az „Áll. ell. be” menüpont látható) Vesszı is legyen szeparátor a szerzık legördülı listájában: Lehessen-e használni vesszıt a nem magyar nevek beemelésére a legördülı listákból? HTML output file címkéje (TITLE): Milyen felirat szerepeljen a találati halmaz fájl HTML lapjának fejlécén? CSS fájl neve és elérési útja (path): A CSS fájl a találati halmaz HTML formátumának elkészítéséhez szükséges formátumfájl, használatának igénye esetén meg kell adni az elérési útját. A találati lista címe a HTML output fájlban: Milyen felirat szerepeljen a találati halmaz fájl HTML lapján címként? Böngészı program elérési útvonala: A programból automatikusan induló segédprogram elérési útja (formátum példa: C:\Program Files\program\futtathato.exe). Excel program elérési útvonala: A programból automatikusan induló segédprogram elérési útja (formátum példa: C:\Program Files\program\futtathato.exe).

275

www.netlib.hu Csoportos mőveletek maximális intervallum mérete: Bizonyos esetekben szükség lehet az alapértelmezett 100-as intervallum-korlát megemelésére. Itt állíthatjuk be az alapértelmezéstıl eltérı intervallumot. Mechanikus raktári jelzet formátuma: A mechanikus raktári jelzet max. 6 blokk lehet (ahol 1 blokk max. 9 karakter): bető = A, szám = 9, jelek: -/ ( pl.: két blokk, blokkonként két karakter: AA/99) Könyv fül Automatikus adatbázis támogatás beíráskor (legördülı listák): Nyíljon-e le támogató lista egy adott mezı kitöltésekor? Honosítás funkció engedélyezése (MNB legördülı listája a keresıben): Választható opció legyen-e az I bető az MNB-bıl való rekordkeresésékor (honosítás), vagy csak az N bető legyen választható átemelés)? Ha nem engedélyezett a honosítás, nincs MNB legördülı lista a keresıben. Adathordozó típusának és fizikai adatainak meghatározása: Szerkeszthetı legyen-e a fenti két mezı a könyv őrlapon? CD-ROMok feldolgozása esetén javasolt! MNB tárgyszavak használata: Akarjuk-e, hogy honosításkor az MNBbıl a tárgyszavak is bekerüljenek a saját adatbázisba? Névkövetı névkiegészítı(k) rendszóba kerülése: Akarjuk-e, hogy a névkövetı kiegészítık (uralkodók, tudományos fokozatok) a nevek mellett szerepeljenek a keresıben? Példányadatnál automatikus szakjelzet kitöltés: Akarjuk-e hogy a szakjelzet mezıt a program automatikusan kitöltse? Példányadatnál automatikus cutter-szám kitöltés: Akarjuk-e hogy a cutter-szám mezıt a program automatikusan kitöltse? Példányadatnál automatikus beszerzési ár kitöltés: Akarjuk-e hogy a beszerzési ár mezıt a program a kötet-őrlapon szereplı értékkel automatikusan kitöltse?

276

www.netlib.hu Legördülı lista tartalmának forrása: Melyik adatbázis legyen az alapja a legördülı segédlistáknak? (Választható lehetıségek: MNB vagy Saját adatbázis) Alapértelmezett dokumentumtípus: Mi legyen a könyv őrlapon az alapértelmezett dokumentumtípus? (Választható lehetıségek: könyv, CD-ROM, atlasz, aprónyomtatvány) Alapértelmezett adatfelviteli üzemmód: Melyik legyen az alapértelmezett adatfeviteli üzemmód? (Választható lehetıségek: egyszerő, mélyleíró) Egykötetes könyv őrlapjának F3 mezıje: A szabadon programozható funkcióbillentyő értéke a könyvek őrlapján. Egykötetes könyv őrlapjának F4 mezıje: A szabadon programozható funkcióbillentyő értéke a könyvek őrlapján. Többkötetes könyv közös adat őrlapjának F3 mezıje: A szabadon programozható funkcióbillentyő értéke a többkötetes könyvek közös adat őrlapján. Többkötetes könyv közös adat őrlapjának F4 mezıje: A szabadon programozható funkcióbillentyő értéke a többkötetes könyvek közös őrlapján. Többkötetes könyv kötet adat őrlapjának F3 mezıje: A szabadon programozható funkcióbillentyő értéke a többkötetes könyvek kötet őrlapján. Többkötetes könyv kötet adat őrlapjának F4 mezıje: A szabadon programozható funkcióbillentyő értéke a többkötetes könyvek kötet őrlapján. Video fül Video-dokumentumok őrlapjának F3 programozható funkcióbillentyő értéke őrlapján.

mezıje: A szabadon a video-dokumentumok

Video-dokumentum őrlapjának F4 mezıje: A szabadon programozható 277

www.netlib.hu funkcióbillentyő értéke a video-dokumentumok őrlapján. Alapértelmezett adatfelviteli üzemmód: Melyik legyen az alapértelmezett adatfelviteli üzemmód? (Választható lehetıségek: egyszerő, mélyleíró) Automatikus adatbázis támogatás beíráskor (legördülı listák): Nyíljon-e támogató lista egy adott mezı kitöltésekor? Hang fül Hangdokumentumok őrlapjának F3 mezıje: A szabadon programozható funkcióbillentyő értéke a hangdokumentumok őrlapján. Hangdokumentum őrlapjának F4 mezıje: A szabadon programozható funkcióbillentyő értéke a hangdokumentumok őrlapján. Alapértelmezett adatfelviteli üzemmód: Melyik legyen az alapértelmezett adatfelviteli üzemmód? (Választható lehetıségek: egyszerő, mélyleíró) Automatikus adatbázis támogatás beíráskor (legördülı listák): Nyíljon-e támogató lista egy adott mezı kitöltésekor? Felszólítás fül A felszólítók szövegében elıforduló paraméterek magyarázata a következı: • Az (egy db) #-ot a felszólítás sorszámára, • A (két db) ##-ot a dokumentum darabszámra, • A (három db) ###-ot a lejárat óta eltelt napok számára, • A (négy db) ####-ot a kölcsönzı személy nevére, és a • Az (öt db) #####-ot a tartozás összegére cseréli a program. A felszólítások alapértelmezett szövege a következı: Postai 1., 2. és 3. felszólítás: „Az alábbi <#### által dokumentumok kölcsönzési határideje több, mint ### Kérjük, hogy azokat könyvtárunkba haladéktalanul szíveskedjen! Ha idıközben a dokumentumo(ka)t 278

kölcsönzött> napja lejárt! visszahozni visszahozta,

www.netlib.hu levelünket kérjük tekintse tárgytalannak! Az Ön késedelmi tartozása a keltezés napján: #####,- Ft, amely összeg a tényleges visszahozatal napjáig, a könyvtári szabályzatban meghatározott mértékben folyamatosan növekszik. E-mail 1., 2., 3. felszólítás: „Az alábbi <#### által kölcsönzött> dokumentumok kölcsönzési határideje több, mint ### napja lejárt! Kérjük, hogy azokat könyvtárunkba haladéktalanul visszahozni szíveskedjen! Ha idıközben a dokumentumo(ka)t visszahozta, levelünket kérjük tekintse tárgytalannak! Az Ön késedelmi tartozása a keltezés napján: #####,- Ft, amely összeg a tényleges visszahozatal napjáig, a könyvtári szabályzatban meghatározott mértékben folyamatosan növekszik. SMS 1., 2., 3. felszólítás: „#.FELSZOLITAS: AZ ALABBI ## DOKUMENTUM KOLCS. HATARIDEJE TOBB MINT ### NAPJA LEJART: A konfigurációkezelı ”Felszólítás” lapján további füleket találunk: Posta Felszólítások sorszámozása: Akarjuk-e hogy a felszólító levélen egy sorszám szerepeljen (pl.: 1. felszólítás)? Név mögé írja oda, hogy melyik osztályba jár: Akarjuk-e, hogy a felszólító címzettje mögé iskolai osztályát is? Tételek felsorolása a levél végére: Akarjuk-e, hogy a felszólítás szövege után a program felsorolja azon dokumentumok alapadatait (szerzı, cím, leltári szám), amelyekkel az olvasó tartozik? Harmadik felszólítás automatikus ismétlése ennyi naponként: Akarjuke, hogy a program megadott naponként a harmadik felszólítást ismételje? Ablakos boríték fajtája: Beállíthatjuk, hogy a címzés a felszólító borítékjának melyik oldalára kerüljön (Beállítható lehetıségek: jobb, bal, jobb szél, bal szél). İ lesz az aláíró (ha üres, akkor a bejelentkezett): Az alapértelmezés 279

www.netlib.hu az, hogy a felszólítót nyomtató könyvtáros neve kerül aláírásként a felszólító végére, ha ide beírjuk az igazgató nevét, akkor ı lesz a felszólító aláírója. Az aláíró név mögé kerül: Az aláíró alapértelmezett titulusa ”könyvtáros”, ez átírható bármire ( pl.: könyvtárvezetı, igazgató, stb.) E-mail Felszólítások sorszámozása: Akarjuk-e hogy a felszólító levélen egy sorszám szerepeljen (pl.: 1. felszólítás)? Név mögé írja oda, hogy melyik osztályba jár: Akarjuk-e, hogy a felszólító címzettje mögé az iskolai osztályát is? Tételek felsorolása a levél végére: Akarjuk-e, hogy a felszólítás szövege után a program felsorolja azon dokumentumok alapadatait (szerzı, cím, leltári szám), amelyekkel az olvasó tartozik? Harmadik felszólítás automatikus ismétlése ennyi naponként: Akarjuke, hogy a program megadott naponként a harmadik felszólítást ismételje? İ lesz az aláíró (ha üres, akkor a bejelentkezett): Az alapértelmezés az, hogy a felszólítót nyomtató könyvtáros neve kerül aláírásként a felszólító végére, ha ide beírjuk az igazgató nevét, akkor ı lesz a felszólító aláírója. Az aláíró név mögé kerül: Az aláíró alapértelmezett titulusa ”könyvtáros”, ez átírható bármire ( pl.: könyvtárvezetı, igazgató, stb.) SMS Tételek felsorolása a levél végére: Akarjuk-e, hogy a felszólítás szövege után a program felsorolja azon dokumentumok leltári számát, amelyekkel az olvasó tartozik? Harmadik felszólítás automatikus ismétlése ennyi naponként: Akarjuke, hogy a program megadott naponként a harmadik felszólítást ismételje? İ lesz az aláíró (ha üres akkor a bejelentkezett): Az alapértelmezés 280

www.netlib.hu az, hogy a felszólítót nyomtató könyvtáros neve kerül aláírásként a felszólító végére, ha ide beírjuk az igazgató nevét, akkor ı lesz a felszólító aláírója. Az aláíró név mögé kerül: Az aláíró alapértelmezett titulusa ”könyvtáros”, ez átírható bármire ( pl.: könyvtárvezetı, igazgató, stb.) Elıjegyzési értesítés Az elıjegyzési értesítık magyarázata a következı: • • • •

szövegében

elıforduló

paraméterek

Az (egy db) #-ot elıjegyzés dátumára, A (két db) ##-ot az elıjegyzett dokumentum címére, A (három db) ###-ot a foglalásban tartás idıtartamára, A (négy db) ####-ot a foglalás határidejére cseréli a program.

Az elıjegyzési értesítık alapértelmezett szövege a következı: Levél és E-mail értesítı: „Értesítjük, hogy az Ön által # -én elıjegyzett "##" címő dokumentumot az elıjegyzési határidın belül visszahozták könyvtárunkba. Az elıjegyzett dokumentumot ### napra (#### -ig) az Ön nevére félretettük. Kérjük, hogy a jelzett idıpontig keresse fel intézményünket, vagy ha mégsem tart igényt a dokumentumra, azt szíveskedjen mielıbb telefonon jelezni!” SMS értesítı: „Értesítjük, hogy az Ön által elıjegyzett "##" címő dokumentum könyvtárunkba beérkezett. Átveheti ####-ig. Keresés fül Kölcsönzési információk megjelenítése (picit lassít): Akarjuk-e, hogy a keresıben a kölcsönzési információk is szerepeljenek a példányinformációk sorában, (pl.: kölcsönözve)? A vendégként (jelszó nélkül) bejelentkezık is kereshetnek az MNB-ben és a Tankönyvi adatbázisban?: Akarjuk-e, hogy az MNB és/vagy a Tankönyvi adatbázis kereshetı legyen azon olvasók számára, akik felhasználói név és jelszó nélkül használják a rendszert? Névváltozat adatbázis használata a szerzı szerinti kereséseknél: 281

www.netlib.hu Akarjuk-e, hogy a névváltozatokra is keressen a program, ha ilyenek meg vannak adva a névváltozat-adatbázisban (pl. Homérosz esetén Omeros-ra is keres)? Legördülı lista a keresés támogatásához (távhasználat esetén nem javasolt): Akarjuk-e, hogy legördülı listák segítsék a keresıkérdés megfogalmazását? Távhasználat esetén a listák használata lassítja a rendszert. A legördülı listában darabszámok is legyenek (többfelhasználós verzióban és távhasználat esetén nem javasolt): Akarjuk-e, hogy a legördülı listában az adott elem (pl.: tárgyszó) elıfordulási száma is szerepeljen? A rendszer lassulhat, ha távhasználat esetén választjuk ezt. Legördülı lista elemszáma: Itt állíthatjuk be, hogy hány soros legyen a keresıkérdés megfogalmazását segítı legördülı lista. Megjelenítés külsı szövegszerkesztı szoftverrel (path): A programból automatikusan induló segédprogram elérési útja (pl.: c:\Program Files\Windows NT\Kellékek\wordpad.exe) Ideiglenes fájlok helye és neve (path): Ebben a mappában dolgozik a program a keresés során. A keresı megjelenítı ablakának betőtípusa: A találati halmaz megjelenítı ablakának testreszabásához használható beállítás. A keresı megjelenítı ablakának betőmérete: A találati halmaz megjelenítı ablakának testreszabásához használható beállítás. Alapértelmezett megjelenítési formátum: A keresı „Megjelenítés” gombjának használatakor ebben a megjelenési formátumban jelenik meg a találati halmaz. (Választható lehetıségek: katalóguscédula, irodalomjegyzék, rövid lista leltárkönyv, táblázatos megjelenítés.) Találatcentrikus output alapértelmezés: Akarjuk-e, hogy a találati halmaz megjelenítésekor azon adatok legyenek a tétel elején, amelyekben a keresıkérdés megtalálható? Többkötetes mővek ill. analitikák esetén lehet célszerő.

282

www.netlib.hu Beszerzési hely megjelenítése: Akarjuk-e, hogy a találati lista rekordjainak megjelenítésekor a program a példány beszerzési helyét is megjelenítse? Hagyatékok, adományok keresésekor használható. Dokumentumtípus megjelenítése a fıcím után: Akarjuk-e, hogy a találati lista rekordjainak megjelenítésekor a program a dokumentumtípust is szerepeltesse? Részleg megjelenítése: Akarjuk-e, hogy a találati lista rekordjainak megjelenítésekor a program a részleg mezı tartalmát is szerepeltesse? Folyóiratok tömörített megjelenítése: Akarjuk-e, hogy a találati lista rekordjainak megjelenítésekor a folyóiratok tömörített módon szerepeljenek? (Lásd a ’Folyóiratok tömörített megjelenítése’ alfejezetet a dokumentáció ’Keresés’ fejezetében.) Összes analitika megjelenítése: Akarjuk-e, hogy a találati lista rekordjainak megjelenítésekor a program egy rekord összes analitikáját megjelenítse, vagy elég csak azt, amelyben szerepel a keresıkérdés? Cédulanyomtatás fül A cédulanyomtatás beállítási paraméterei az adott nyomtatón való tesztelés folyamán alakíthatók ki. Az alábbi értékeket lehet megadni: • • • • • •

Katalóguscédula ablak szélessége Katalóguscédula sorainak száma Betőtípus Betőméret Lapok közötti soremelések száma Leltári szám elıtti tabulátorok száma

További beállítási lehetıségek: Többkötetes mővekrıl egylépcsıs cédula: Akarjuk-e, hogy többkötetes mővekrıl is cédula készüljön egylépcsıs leírás szerint? Közös adat elıre kerüljön: Akarjuk-e hogy a többkötetes mővek közös adatai kerüljenek elıre a cédulán?

283

www.netlib.hu Leporellós nyomtató használata: Ha leporellós nyomtatót használunk, a fenti beállításokat a következıre kell állítanunk: • Katalóguscédula ablak szélessége: 250 • Katalóguscédula sorainak száma: 14 • Betőtípus: Arial • Lapok közötti soremelések száma: 4 • Leltári szám elıtti tabulátorok száma: 4 (A katalóguscédula sorainak száma és a lapok közötti soremelések száma összeadva mindig 18 legyen!) Lapokra bontás: Akarjuk-e, hogy többlépcsıs leírás esetén a különbözı lépcsık adatai külön cédulára kerüljenek? Wordpad oldalbeállítások használata: Akarjuk-e, hogy a fenti beállítások helyett a program a Wordpad beállításait használja? (A modern lézer- és tintasugaras nyomtatók használata esetén ez a beállítás a javasolt, a leporellós nyomtatás esetén pedig tiltott! Nyomtatás a cédula ablak sortörése szerint: Akarjuk-e, hogy a cédulaablakban megszerkesztett egyedi formátumban nyomtasson a program? Multimédiás modul fül Ideiglenes fájlok helye (létezı mappa): Ebben a mappában dolgozik a program a multimédiás dokumentumokkal való munka közben. A mappát elıre létre kell hozni, adott esetben minden kliensgépen. Állókép megjelenítı: A programból automatikusan induló segédprogram elérési útja (pl.: c:\Program Files\IrfanView\i_view.exe) Mozgókép lejátszó: A programból automatikusan induló segédprogram elérési útja (pl.: c:\Program Files\Windows Media Player\wmplayer.exe) Hang lejátszó: A programból automatikusan induló segédprogram elérési útja (pl.: c:\Program Files\Winamp\winamp.exe) Szöveg megjelenítı: A programból automatikusan induló segédprogram elérési útja (pl.: c:\Program Files\Windows 284

www.netlib.hu NT\Kellékek\wordpad.exe) Egyéb megjelenítı: A programból automatikusan induló segédprogram elérési útja (pl.: c:\Program Files\Adobe\Acrobat 5.0 CE\Reader\AcroRd32.exe) Ellátórendszer fül Kereshetı adatbázisok között választási lehetıség: Akarjuk-e, hogy a keresıben választható legyen, hogy mely adatbázis-részekben lehet keresni? Ellátórendszeri dokumentumok kereshetısége: Alapértelmezetten mely adatbázis-részekben keressen a keresı? (Választható lehetıségek: összes, ellátó nem, csak ellátó) Letéti könyvtárak felsorolása: Itt kell felsorolnunk a letéti könyvtárakat zárójelben a könyvtár-azonosítójukkal. A lista elemeit pontosvesszıvel kell elválasztanunk Pl.: Csomád (0609); Váckisújfalu (0608). Folyóirat fül Folyóiratok őrlapjának F3 mezıje: A szabadon programozható funkcióbillentyő értéke a folyóiratok őrlapján Folyóiratok őrlapjának F4 mezıje: A szabadon programozható funkcióbillentyő értéke a folyóiratok őrlapján. Alapértelmezett adatfelviteli üzemmód: Melyik legyen az alapértelmezett adatfelviteli üzemmód? (Választható lehetıségek: egyszerő, mélyleíró) Automatikus adatbázis támogatás beíráskor (legördülı listák): Nyíljon-e támogató lista egy adott mezı kitöltésekor? Cikk fül Cikk őrlapjának F3 mezıje: A szabadon funkcióbillentyő értéke a cikkek őrlapján.

programozható

Cikk

programozható

őrlapjának

F4

mezıje:

A

szabadon

285

www.netlib.hu funkcióbillentyő értéke a cikkek őrlapján. Alapértelmezett adatfelviteli üzemmód: Melyik legyen az alapértelmezett adatfelviteli üzemmód? (Választható lehetıségek: egyszerő, mélyleíró) Automatikus adatbázis támogatás beíráskor (legördülı listák): Nyíljon-e támogató lista egy adott mezı kitöltésekor?

Térkép fül Térkép őrlap F3 mezıje: A szabadon programozható funkcióbillentyő értéke a térképek őrlapján. Térkép őrlap F4 mezıje: A szabadon programozható funkcióbillentyő értéke a térképek őrlapján. Alapértelmezett adatfelviteli üzemmód: Melyik legyen az alapértelmezett adatfelviteli üzemmód? (Választható lehetıségek: egyszerő, mélyleíró) Automatikus adatbázis támogatás beíráskor (legördülı listák): Nyíljon-e támogató lista egy adott mezı kitöltésekor? Kotta fül Kotta őrlap F3 mezıje: A szabadon programozható funkcióbillentyő értéke a kották őrlapján. Kotta őrlap F4 mezıje: A szabadon programozható funkcióbillentyő értéke a kották őrlapján. Alapértelmezett adatfelviteli üzemmód: Melyik legyen az alapértelmezett adatfelviteli üzemmód? (Választható lehetıségek: egyszerő, mélyleíró) Automatikus adatbázis támogatás beíráskor (legördülı listák): Nyíljon-e támogató lista egy adott mezı kitöltésekor? Kölcsönzés

286

www.netlib.hu Automatikus mőveletváltás (Nagy körültekintéssel!): Akarjuk-e, hogy kölcsönzéskor ne kelljen kézzel váltani a különbözı kölcsönzési mőveletek között. (Kevésbé gyakorlott könyvtárosok számára a tévesztés veszélyei miatt nem javasolt!) Ideiglenes fájlnevek automatikus generálása (Nem nyílik fájl-tallóz): Akarjuk-e, hogy a lista- és statisztika-készítési mőveleteknél saját egyedi fájlnevet lehessen megadni? Törzsszámok beírása vonalkódolvasó használatával (automatikus átalakítás szükséges): Akarjuk-e a vonalkódolvasót a kölcsönzık törzsszámainak leolvasására is használni? A még nem feldolgozott dokumentumok kölcsönzései az őrlap adataival történnek (Nagy körültekintéssel): Akarjuk-e, hogy a fel nem dolgozott dokumentumok kölcsönzése esetén az alapadatok a kölcsönzéskor módosíthatóak legyenek? . (Kevésbé gyakorlott könyvtárosok számára a tévesztés veszélyei miatt nem javasolt!) Visszahozatalkor elıjegyzések keresése (távhasználatnál gyorsít, ha kikapcsoljuk): Akarjuk-e, hogy egy dokumentum visszavételekor a program megnézze, hogy vár-e valaki az adott mőre? Csak távhasználat esetén javasolt kikapcsolni! Részlegenkénti statisztika számítása a személyek őrlapján bejelölt részleg(ek) alapján: Akarjuk-e, hogy a részlegenkénti statisztika számolásakor a személyekhez tartozó részlegek alapján történjen a statisztikaszámolás? A részlegenkénti statisztika alapértelmezésben a dokumentumok szerinti részlegekre bontva készül el. Ennyi beírt karakterszámtól indul a legördülı lista a név mezıben: (Csak távhasználat esetén célszerő megnövelni): Alapesetben a legördülı lista azonnal lenyílik, távhasználat esetén indokolt lehet úgy beállítani, hogy csak a 3-4 beírt karakter után nyíljon ki a segédlista.

Gyarapítási modul Bevezetés 287

www.netlib.hu A Szikla rendszer régóta várt modulja a gyarapítási modul. Ezzel a modullal lett teljessé a Szikla fejlesztıinek elképzelése, hogy könyvtári munka egészéhez informatikai segítséget adjanak egy programon belül. A könyvtári gyarapítási folyamat két nagy részre tagolódik. Az elsı az adatgyőjtés, amelynek lényege, hogy a beszerezni kívánt dokumentumról minél több adatot szerezzünk be és tároljunk rendszerünkben. Ezek elsısorban bibliográfiai adatok, de sok más segédadat is fontos, pl. a forgalmazó, esetleges akciók, árleszállítások. A gyarapítási folyamat ezen elsı részének eredménye egy úgynevezett dezideráta katalógus, illetve egy dezideráta adatbázis. (A szó a latin desidero=kíván, óhajt, vágyik szóból ered). Az informatikai megközelítés lényege, hogy a dezideráta adatbázisba bevitt adatokat a könyvtári munkafolyamatok késıbbi szakaszában fel lehessen használni, azokat ne kelljen újra begépelni. Pl. ha egy dezireráta rekord az adott dokumentum szerzıjét, címét és ISBN-jét tartalmazza (amely adatokat egy kiadói katalógusból írtunk be), akkor a beszerzés után a feldolgozást ott folytathatjuk, ahol abbahagytuk, azaz a bevitt adatok revíziója után, rögtön a többi adatcsoportokkal kell foglalkoznunk. A gyarapítási folyamat másik eleme a megrendelés, ill. a megrendelések nyilvántartása. Ennek megfelelıen a modul másik nagy alrendszere a szerzeményezés. A dezideráta rekordok összegyőjtése után – amikor arra alkalom adódik – el kell indítani a beszerzési folyamatot. Itt már nemcsak bibliográfiai adatokkal kell foglalkoznunk, hanem pénzügyi adatokkal is. Tisztában kell lennünk, hogy milyen források állnak rendelkezésünkre; milyen szállítótól, milyen határidıvel, milyen esetleges kedvezménnyel vásárolhatjuk meg a dokumentumokat. Ha egy adott költségvetési keretbıl kell gazdálkodnunk, akkor pontosan kell tudnunk, annak mekkora része áll még rendelkezésre. Meg kell rendelnünk a dokumentumokat, a rendelt tételeket leszállítás után ellenıriznünk kell, stb.

Ezen folyamatok informatikai háttér nélkül ma már nehezen átláthatóak. A Szikla rendszer gyarapítási moduljának szerzeményezési almodulja segíti ezeket a feladatokat precízen elvégezni.

288

www.netlib.hu

A dezideráta adatbázis feltöltése A könyvtáros szinte minden könyvtári munkafolyamat végzésekor eljuthat a gondolatra, hogy egy adott dokumentumot (vagy további példányokat) be kellene szerezni. Az alábbi ábrán látható, hogy hányféle forrásból lehet a dezideráta adatbázist feltölteni:

Most vegyük sorra a lehetıségeket, elıször a gyarapítási modul alapablakának lehetıségeit bemutatva:

A gyarapítási modul fı ablaka A gyarapítási adatbázisnak van egy saját adatfelviteli és lekérdezı őrlapja: Az „Egyéb/Gyarapítási modul” menüponttal nyitható meg,. Itt a gyarapítási adatbázist közvetlenül is fel lehet tölteni és le lehet kérdezni. A gyarapítási modul alap-ablaka integrált keresési és adatfelviteli lehetıséget nyújt. Új rekord készítésekor az őrlap mezıi fehér színőek, módosítás üzemmódban sárga színőek. A gyarapítási rekordot mindkét üzemmódban az őrlap adatainak kitöltése után a „Rögzítés” menüponttal tudjuk eltárolni.

289

www.netlib.hu

A dezideráta rekordok adatai két csoportba sorolhatók: bibliográfiai adatok és szerzeményezési adatok.

Bibliográfiai adatok A bibliográfiai mezıket tetszés szerint tölthetjük ki, de javasolt csak azokat kitölteni, amelyeknek adattartalmában biztosak vagyunk, hogy ne kelljen sokat javítani, ha a feldolgozáskor a gyarapítási tételbıl indulunk ki. Szerzeményezési adatok A szerzeményezési adatok közül a költséghelyek és a rendelési helyek könyvtáranként eltérıek, így azok fajtáit az elsı felhasználás elıtt egy-egy táblázatban fel kell sorolni. Erre szolgál a „Költséghelyek” és a „Rendelési helyek” menüpont az őrlap felsı sorában:

290

www.netlib.hu

Költséghelyek A „Költséghelyek” ablaka a következıképpen néz ki:

Itt kell megadnunk azoknak a költségvetési forrásoknak a jellemzıit, amelyeket a gyarapítási munka során igénybevehetünk. A szükséges adatok egy része adminisztratív: keretösszeg forrása, gazdálkodási egység; másik része a pénzügyi-kalkulációs feladatok elvégzését segíti: Teljes keret, szabad keret, költség eddig. A táblázat feltöltésekor át kell gondolni a könyvtár pénzügyifenntartási körülményeit, és a megfelelı sorokba a különbözı költségvetési forrásokat kell felvenni. Késıbb, a rendelések során a különbözı költséghelyek pénzügyi adatmezıi automatikusan módosulnak, így bármikor megtekinthetık, pl. az egyes források pillanatnyi helyzete. Amennyiben igaz, hogy egyazon költséghely forrásából beszerzett dokumentumok egyazon leltári szám elıtti betőjelzetet kapnak, vagy egyazon lelıhelyre ill. részlegre kerülnek, akkor érdemes ezeket a példányspecifikus adatokat már itt, a költséghelyeknél meghatározni. Így a már beérkezett dokumentumok feldolgozásakor a „Példány őrlap” megfelelı mezıi is automatikusan töltıdnek ki.

291

www.netlib.hu

Rendelési helyek A másik fontos elıre kitöltendı táblázat a „Rendelési helyek” táblázata:

Itt kell összegyőjtenünk azokat a könyvkereskedı cégeket, intézményeket, akiknek a rendeléseket el fogjuk küldeni. Az itt bevitt adatok alapján készít, ill. küld el rendeléseket a program. Egy rendelési hely fölvételekor kötelezı mezı a „rendelés módja”, és az annak megfelelı további adatmezı:

A „Költséghely” és a „Rendelési hely” rekordonként nem adható meg, ezeket konkrét rendeléseink során határozhatjuk meg.

292

www.netlib.hu

Pillanatnyi állapot Egy gyarapítási tétel egyetlen kötelezı mezıje a „Pillanatnyi állapot mezı”:

Egy rendelési rekord állapotát lehet itt állítani: -Igény: amikor a rekordot elıször felvesszük -Jóváhagyott: amikor az arra jogosult könyvtáros a beszerzési igényt jóváhagyja -Megrendelt: amikor a rekordhoz tartozó kötet megrendelésre került -Visszaigazolt: amikor a megrendelést a szállító visszaigazolta, tehát teljesíteni tudja. -Beérkezett: amikor a kötet megérkezett a könyvtárba és elkezdıdhet a feldolgozás. -Megvásárolt: ha az adott kötetet közvetlenül sikerül megvásárolni (könyvesbolti készpénzes vásárlások esetén). -Feldolgozott: ha beérkezett, feldolgozásra is került, de a gyarapítási rekordot valamiért még meg akarjuk tartani. -Egyéb: a helyi körülményekre alkalmazva szabadon használható Igény típusa A gyarapítási adatok közül az egyik a „gyarapítási igény típusa”. Használata azért lehet fontos, mert a rendelkezésre álló pénzeszközök nagy valószínőséggel nem elegendıek az összes vágyott dokumentum megvásárlására. Ha a könyvtárosok a dezideráta adatbázis építésekor ilyen járulékos információkat is megadnak, egy adott megrendelés összeállításakor könnyebb döntést hozni, egy-egy keresés megmutatja, hogy mi az adott dokumentum igénylésének háttere.

293

www.netlib.hu

A következı opciók közül lehet választani: Prioritásos könyvtári igény: A könyvtárosok, vagy a könyvtárvezetı döntése szerint sürgısséggel, vagy a lehetı leghamarabb beszerzendı dokumentum Könyvtári igény: A könyvtárosok által elıbb-utóbb beszerzendınek jelölt dokumentumok Proiritásás olvasói igény: Sok olvasó vagy kevés, de annál fontosabb olvasó által igényelt dokumentum Közvetett olvasói igény: A tájékoztató vagy a kölcsönzı könyvtáros által jelzett olvasói igény Közvetlen olvasói igény: Az olvasó vagy olvasók által közvetlenül (szóban, levélben, honlapon) igényelt dokumentum Többszörözés: A könyvtár állományában már meglevı dokumentumok további példányai iránti igény Pótlás: Ellopott, elveszett vagy megcsonkított dokumentum pótlása iránti igény Beérkezéskori teendı A gyarapító könyvtáros meghatározhatja, hogy mi történjen a megrendelt és beérkezett dokumentum dezideráta-rekordjával, amely alapján azt megrendelték.

294

www.netlib.hu Választható lehetıségek: Generál beállítás szerint: A konfigurációkezelıben megadott alapértelmezett feladatot végzi el a program Állapotváltozás, és mindenképpen új dezideráta rekord születik: A dezideráta rekord megrendeltbıl beérkezett státuszúra változik, és új igény státuszú dezideráta rekord születik Állapotváltozás, és ha szükséges, új dezideráta rekord születik: A dezideráta rekord megrendeltbıl beérkezett státuszúra változik, és csak akkor születik új igény státuszú dezideráta rekord, ha nem a beállított igényelt példányszám érkezik be Dezideráta rekord törlése, és mindenképpen új dezideráta rekord születik: Ha úgy döntünk, hogy beérkezett státuszú rekordokat már nem szükséges tárolnunk a dezideráta adatbázisban, beállíthatjuk, hogy a rekord törlıdjön, de ugyanakkor jöjjön létre egy ugyanolyan adattartalmú rekord ’igény’ státusszal Dezideráta rekord törlése, és ha szükséges, új dezideráta rekord születik: A dezideráta rekord törlıdik, ha a megrendelt dokumentum megérkezett, de ha nem a beállított igényelt példányszám érkezik be, új rekord jön létre Kérdezzen rá: A beérkezéskori teendırıl nem most döntünk, hanem a beérkezéskor a pogram rá fog kérdezni a teendıkre Ne legyen változás: Ne a program végezze a dezideráta rekord státuszmódosítását és a dezideráta adatbázis karbantartását Egy gyarapítási rekord története A gyarapítási modul ablakának alsó harmadában mindig az adott rekord „történetét” tudjuk figyelemmel kísérni. Eseménynek számít a gyarapítási rekord születése, állapotváltozása, ill. a szerzeményezési adatok bármelyikének módosítása.

295

www.netlib.hu

Keresés a gyarapítási adatbázisban Mint feljebb láttuk, a gyarapítási modul alap-ablaka egyesíti a keresési és adatfelviteli funkciókat. Kétféle módon lehet keresni a a dezideráta adatbázisban. Az egyik, hogy az üres adatfelviteli őrlap megfelelı sorát kitöltjük és a mezıfelirat gombjára kattintunk:

A másik lehetıség az ablak felsı harmadában található keresımezı kitöltése, majd a „Keres” gombra kattintás. A keresımezıbe az őrlap bármely sorának adatait írhatjuk. A program szavanként újrainduló legördülı segédlistát nyit meg, amelynek tartalma mindig a keresımezı utolsó szavának már begépelt betőivel kezdıdı adatbázisban elıforduló szavak.

Ha több szót is beírunk, akkor azok elıfordulását a program logikai „és” kapcsolatban keresi, tehát egyazon rekordon belüli együttes elıfordulást vizsgál. A „Vagy mővelet” pipával külön utasíthatjuk a programot, hogy a keresı mezıbe írt szavak bármelyikének elıfordulása eredményes keresésének minısüljön. Alapértelmezett beállítás a „Csonkolás”, hogy a szavakat ne kelljen teljesen begépelni. Ha a „Csonkolás” pipát kikapcsoljuk, csak akkor kapunk találatot, ha 296

www.netlib.hu a keresımezı szavai pontosan egyeznek a gyarapítási rekordban elıforduló szavakkal. A találati halmaz elemszámát mindkét esetben a „Keres” gomb melletti szám mutatja. A zárójelben lévı szám azt mutatja, hogy a találati halmaz elemei közül hányadikat látjuk az őrlapon. A találati halmazban a lefelé és felfelé mutató nyilakkal lehet lapozni. A találati halmaz elsı elemét a program azonnal az őrlapra írja, mégpedig módosítás üzemmódban. Ha ebben az állapotban a „Törlés” menüpontra kattintunk, akkor az aktuális (módosításra kiválasztott, lefoglalt) rekord törlıdik a gyarapítási adatbázisból.

Lehetıség van a találati halmaz táblázatos megjelenítésére is, ha a „Listáz” gombra kattintunk:

Itt lehetıségünk van a találati halmaz elemeivel, vagy az elemek egy részhalmazával további mőveleteket végezni a megfelelı menüpont kiválasztásával. A mőveletek mindig a táblázatban éppen kijelölt tételekre vonatkoznak. Több tételt a CTRL billentyő lenyomása mellett végzett egérkettintással tudunk. A megjelenítı ablak táblázatának menüje Rendelés: A kijelölt tételek rendelési adatainak meghatározása és rendelése Kapcsolat ellenırzés: A táblázat tételeinek, azok állapotának ellenırzése és frissítése (Elsısorban az on-line rendelésnél alkalmazható.) Módosítás: A kijelölt tételek szerzeményezési adatainak módosítása. 297

www.netlib.hu Megjelenik egy ablak, ahol a módosítani kívánt szerzeményezési adatokat beállíthatjuk Törlés: A kijelölt tételek végleges törlése a gyarapítási adatbázisból. A gyarapítási adatbáziból selejtezni nem lehet; hangsúlyozzuk, hogy ez a törlés végleges! Összesítés: A kijelölt tételek értékének (ár mezıinek) összesítése Új táblázat: A kijelölt tételekbıl új táblázat készül, vagyis a nem kijelölt tételek lekerülnek az őrlapról Keresés: Ezzel a menüponttal a táblázatban kereshetünk Mentés: A táblázat kijelölt sorait Excel formátumba elmenti

A gyarapítási adatbázis feltöltésének egyéb lehetıségei A Szikla rendszer többféleképpen siet a könyvtáros segítségére a dezideráta adatbázis építésének érdekében. Alább láthatjuk, hogy a programmal végzett különbözı munkafolyamatok során hogyan lehet dezideráta rekordot is felvenni. Adatbevitel Az adatbeviteli munka során két módon lehet dezideráta rekordot létrehozni. Ezeket a lehetıségeket akkor célszerő használni, ha az MNB- vagy a Szikla adatbázis adatait akarjuk egy dezideráta rekord létrehozásához használni; vagy olyan alapos leírást szeretnénk készíteni, amelyet a gyarapítási őrlapon nem tudunk. Késıbb, a beszerzés utáni katalogizálás során ezeket a gyarapításkor készült leírásokat az „Adatbázis”/„Gyarapítási adatbázis” menüpont kiválasztásával teljes egészében felhasználhatjuk. Ha egy adatfelviteli őrlapot kitöltünk, még a „Rögzítés” elıtt válasszuk a „Kapcsolat/Gyarapítás” menüpontot.

Egy újabb ablak jelenik meg, ahol a bibliográfiai adatok mellett a szerzeményezési adatokat adhatjuk meg. Az alábbi szerzeményezési 298

www.netlib.hu őrlap minden olyan esetben megjelenik, ha a gyarapítási rekordot nem közvetlenül a gyarapítási őrlapról keletkeztetjük.

Az ablak kitöltendı mezıi megyegyeznek a szerzeményezési modulban található szerzeményezési mezıkkel. A „Rendelés helye” és a „Költséghely” mezıket kötelezı kitölteni. A többi mezı üresen hagyható. A szerzeményezési őrlap kitöltése és bezárása után, ha rögzítjük a bibliográfiai adatok őrlapját, a rekord nem a dokumentum adatbázisba, hanem a gyarapítási adatbázisba kerül.

299

www.netlib.hu

Ha elfelejtjük a gyarapítási adatokat kitölteni és így rögzítünk, akkor sem kell elılrıl kezdeni a munkát. A megnyíló „Példány őrlap”-ot nem töltjük ki, hanem bezárjuk, majd megyünk a „Kapcsolat/Gyarapítás” menüpontra. Így lehetıség van a rekordot utólag is átmenteni a gyarapítási adatbázisba:

Keresés A kersıben a „Táblázatos megjelenítés” választása esetén van lehetıség dezideráta rekord létrehozásra. Ha egy tételen a jobb egérgombra kattintással elıhozzuk a menüt, abból kiválasztható a „Gyarapítás menüpont”.

300

www.netlib.hu

Ha erre kattintunk, megjelenik a már ismert „Szerzeményezési adatok” őrlapja. Ha a szerzeményezési ablakot az „OK” gombbal bezárjuk, létrejön egy új gyarapítási tétel a keresıben kiválasztott tétel bibliográfiai adataival kiegészülve.

Kölcsönzés Kölcsönzéskor, ha egy dokumentum sérülésérıl vagy elvesztésérıl értesülünk, lehetıség van azonnal egy új gyarapítási tétel létrehozására a „Kölcsönzött dokumentumok adatai” panel bal alsó sarkában található ’G’ gombra való kattintással:

Itt is a szerzeményezési rekordrész adatainak megadása következik. Selejtezés Ha egy vagy több dokumentumot elhasználódás, csonkulás vagy elveszés miatt leselejtezünk, lehetıség van azonnal egy új dezideráta rekord létrehozására is. Ehhez csak a „Gyarapítás” pipát kell bejelölnünk a „Selejtezés” rádiógomb mellet, és így kell a leltári szám 301

www.netlib.hu mezıt kitöltve a dokumentumot leselejteznünk:

Miután a selejtezés megtörtént, megjelenik a szerzeményezési adatok őrlapja, amelynek segítségével gyarapítási rekord létrejöhet.

302

www.netlib.hu

Mentés Egy külön fejezetben tárgyaljuk. Lásd a tárgymutatóban!

Visszatöltés Biztonsági mentés visszatöltésekor minden adat visszafordíthatatlanul törlıdik az adatbázisból. Csak abban az esetben szabad használni ha például gyakorlás céljából vittünk be adatokat, amiket aztán nem kívánunk megtartani.

Kizárólagos mőveletek A kizárólagos mőveletek menüpont alá azok a feladatok vannak csoportosítva, melyeket csak egyedüli felhasználóként indíthatunk. Ezek a menüpontok tehát egyfelhasználós verziók esetében bármikor, többfelhasználós esetben pedig akkor indíthatók, ha rajtunk kívül más éppen nincs bejelentkezve a programba. Azoknál a többfelhasználós programoknál, ahol Windows alapú szervert üzemeltetnek, a „Kizárólagos mőveletek” indításának legcélszerőbb módja, ha a programot karbantartás üzemmódban indítjuk. (Ezt úgy tehetjük meg, hogy a szerver gépen a Sziklába rendszergazdaként lépünk be, majd a „Normál módban fussak?” kérdésre a „Nem” gombbal válaszolunk.) Ilyenkor – karbantartás üzemmódban – a kiszolgáló programok nem futnak (úgy, mint az egyfelhasználós verziókban), a kliens program közvetlenül nyitja meg az adatbázisokat, ezért minden mővelet jelentısen gyorsabb, mint normál üzemmódban. Karbantartás üzemmódba csak a szerver gépen tudunk belépni és csak ott, ahol a szerveren az operációs rendszer Windows alapú, mert a LINUX szervereken egyelıre nem tudunk kliens programot indítani. A „Kizárólagos mőveletek” menüpontban az alábbi almenük közül választhatunk:

303

www.netlib.hu

Elıfeldolgozott tételek adatbázishoz kapcsolása Ez a funkció arra való, hogy a korábban elıfeldolgozott státusszal rögzített bibliográfiai leírásokat megkíséreljük a Magyar Nemzeti Bibliográfia Adatbázis tételeihez kapcsolni. Azokat a leírásokat, amelyeket feldolgozáskor még nem találtunk meg az MNB-ben, de idıközben annak folyamatos frissítése révén belekerültek, most utólag is felhasználhatjuk. Rövidített leírásunk úgy egészül ki, hogy saját rekordjainkból honosított rekordok képzıdnek. Évenként érdemes ellenırizni, hogy a rendszeres frissítés és kapcsolódás ellenére mely tételek maradtak elıfeldolgozottak. Ezt úgy tehetjük meg, hogy a keresıben az „Állapot” szempontot választjuk és az „Elıfeldolgozott” értéket írjuk a keresendı adat mezıbe. Ezeket érdemes kézzel kibıvíteni, mert egy év elteltével már nem valószínő, hogy az MNBben meg fognak jelenni. A menüpont futtatása esetén a program végignézi az adatbázis megjelölt (elıfeldolgozott státuszban levı) rekordjait és megkísérli az új MNB adatbázis rekordokhoz való kapcsolását. A funkció futása után egy tájékoztató ablak jelenik meg, hogy hány tétel adatbázishoz kapcsolása történt meg:

304

www.netlib.hu

Betőjelzet és formátum definíciók A Szikla rendszerrel való munka megkezdésekor – mielıtt az elsı bibliográfiai- és példányrekordok rögzítésének nekiállnánk –, át kell tekintenünk a feldolgozásra váró dokumentumhalmazt. El kell döntenünk, hogy mely dokumentum-típusokat milyen betőjellel különböztetünk meg. A meghatározott dokumentumtípusok vagy állományrészek szerinti betőjeleket az ezen menüpont választásakor megnyíló őrlapon kell rögzítenünk:

305

www.netlib.hu Alapértelmezésként a könyvek kapják a betőjelzet nélküli leltári számokat. A fenti javaslat szerint a DVD-lemezek a DVD, a videokazetták a VK, a zenei CD lemezek a CD, és a CD-ROM lemezek a CDR betőjelzetet kapják. Ezen kívül bármilyen dokumentumtípus vagy állományrész saját betőjelzetet kaphat. Az egyes betőjelek felvételekor lehetıségünk van magyarázatot is főzni az adott betőjelzethez. Ha a program használata során késıbb választjuk ezt a menüpontot, információt kaphatunk arról, hogy már hány adott betőjellel ellátott leltári számú dokumentum található adatbázisunkban.

Keresıadatbázis frissítése Egyfelhasználós rendszer esetén a „Keresı” elindításakor üzenetet kapunk, hogy kívánjuk-e a keresıadatbázist frissíteni. Többfelhasználós rendszer esetében viszont ezt a menüpontot kell használni a keresıadatbázis frissítéséhez. Célszerő minden nap, a könyvtár nyitása elıtt elvégezni ezt a feladatot.

MNB adatbázis bıvítése Az MNB adatbázis frissítése karbantartási rutinfeladat, egy korábbi fejezetben tárgyaltuk.

Adatmentés a kiszolgálón Többfelhasználós Windows- és Linuxos környezetben ezen menüpont használatával lehet teljes mentést készíteni az adatokról és a beállításokról. Az adatmentés módszertanát a kézikönyv elején külön fejezetben tárgyaljuk.

Szinkronizálás A szinkronizálás elsısorban arra való, hogy programfrissítés után a „régi” adatbázisokat az új program magához igazítsa. Többfelhasználós mőködésmódban lehetıleg NE indítsuk el, mert nagyon lassú lesz! Linux szerver esetén a szerver gépen egy külön programmal lehet a szinkronizálást elvégezni (/home/szikla21/szinkronizalo). 306

www.netlib.hu

Néha a szinkronizálást karbantartás céljából is el kell végezni. Pl.: A Szikla mindig tárolja a legnagyobb rögzített leltári számot, hogy amikor automatikusan kérjük a soron következıt, tudja, melyik következik. Ha elgépeljük a leltári számot, és véletlenül túl nagyot rögzítünk, ezt követıen az automatizmus még akkor is rosszat ad, ha közben javítottuk a hibát, egy tétel módosításakor ugyanis a programnak nincs ideje arra, hogy végignézze az egész adatbázist és megkeresse a legnagyobb leltári számot. Ilyen esetekben a szinkronizálás jelenti a probléma megoldását.

Kapcsolatrendszer-vizsgálat Az adatbázis rekordjai bizonyos értelemben nem önállóak, egymásra hivatkoznak, egymást kiegészítik. Pl. egy kétkötetes könyv többlépcsıs, monografikus leírása 5 rekordból áll: 1 közös adat, 2 kötet adat és 2 példány adat. Ez a funkció arra való, hogy az adatbázis rekordjainak kapcsolatait vizsgálja. Ellenırzi, hogy minden közös adathoz kapcsolódnak-e kötetek, minden kötethez kapcsolódnak-e példány rekordok, stb. Ha az ellenırzés során valamely rekordokat hibásnak talál a program, azok rekordsorszámait hibatípusonként felsorolja. Ezek NEM leltári számok, hiszen leltári szám csak a példány rekordokban van! Bizonyos hibás rekordok megtekintésére is van lehetıség, ha módosításkor (Egyéb -> Selejtezés, Törlés, Módosítás) a leltári szám mezıbe a rekordsorszámot írjuk és egy „*”-ot (csillagot) írunk elé:

307

www.netlib.hu Bizonyos (pl. kötet) „hibás” rekordok a rendeltetésszerő használat során is - mint melléktermék – keletkezhetnek, ezért a hibás rekordok törlését fel is ajánlja a program. A törlés elıtt azonban érdemes a hibás tételeket ellenırizni. Ha a kapcsolatrendszer nem talál hibát, akkor ezt az üzenetet kapjuk:

Selejt index konverzió Ezt a karbantartási mőveletet az ügyfélszolgálat instrukciói szerint csak egyedi esetekben kell futtatni.

Listakezelı A betőjelzet és formátum definíciók mellett a listakezelı az a funkció, amelynek segítségével rögzíteni kell bizonyos, a könyvtárra jellemzı specifikus adatokat, a könyvtári állomány rögzítésének megkezdése elıtt. Maga a „Listakezelı” elnevezés is utal arra, hogy itt különbözı, elıre feltöltött listák bıvítésére, módosítására van lehetıségünk. Ezen listák a következık: • • • • • 308

Kiegészítı adatok Fizikai jellemzık Térképészeti tárgyszójegyzék Térképek egyéb címei Atlaszok egyéb címei

www.netlib.hu • • • • •

Atlaszok melléklete Címtípusok Lelıhelyek Részlegek Besorolás

A rögzítés megkezdésekor a „Lelıhelyek”, a „Részlegek”, és a „Besorolás” listára kell figyelnünk.

Lelıhelyek A lelıhelyek lista alapértelmezett ablaka a következı:

Az adott könyvtári állomány lehetséges lelıhelyeit itt kell megadni. A feltöltött lelıhely lista a példány őrlapon a „Lelıhely” mezı legördülı listájában lesz látható. 309

www.netlib.hu Részlegek A „Részlegek” lista alapértelmezett ablaka a következı:

Az adott könyvtár lehetséges részlegeit itt kell megadni. A feltöltött részleglista a példány őrlapon a „Részleg” mezı legördülı listájában lesz látható.

310

www.netlib.hu

Besorolás A „Besorolás” lista alapértelmezett ablaka a következı:

Az adott könyvtárba beiratkozott olvasók besorolásait itt kell megadni. A feltöltött besorolás-lista a Kölcsönzés/Kölcsönzık adatainak karbantartása őrlapon és a Kölcsönzés/Beállítások/ Jogosultság legördülı listákban lesz látható.

Egyéb listák A listakezelıbıl elérhetı további listák módosítása, bıvítése csak egészen speciális igények, vagy speciális könyvtári győjtemények feldolgozásakor szokott felmerülni.

311

www.netlib.hu

Adatlap

A Szikla korábbi verzióitól eltérıen az 5-ös verziótól kezdve ez az őrlap szolgál a könyvtár adatainak rögzítésére. Az itt rögzített adatokat a rendszer a kölcsönzési felszólítások, elıjegyzési értesítık, e-mail és SMS üzenetek küldésénél használja fel.

Honosított tételek leválasztása az MNB-rıl Ez a funkció az adatbázis minden honosított rekordját „átemelt” státuszra módosítja. Ez a mővelet rekordonként is elvégezhetı az őrlapon módosítás üzemmódban a CTRL+F2 billentyőkombinációval. A futtatás eredményeképpen a hivatkozásos rekordkapcsolatok megszőnnek és a rekordok teljes terjedelmükben a saját adatbázisba kerülnek. A mővelet végrehajtása elıtt a következményekrıl ügyfélszolgálatunkon tájékozódni szíveskedjenek.

312

www.netlib.hu

Karbantartás A Karbantartás menüpont alá azok a feladatok vannak csoportosítva, melyeket csak az egyfelhasználós verzióban vagy a hálózatos üzemmódban a szerver gépen indíthatunk, ha az adatbázis-kiszolgáló programok nem futnak.

Újraindexelés A karbantartás mőveletei közül az egyik legfontosabb az indexelés. Ezt minden programfrissítés után el kell indítani. Elıfordul, hogy bizonyos frissítések után a program maga észreveszi, hogy az indexelés indokolt, és „kérés” nélkül nekiáll. Ha ezt nem teszi, akkor nekünk kell indítani: Karbantartás -> Összes adatbázis indexelése. Az adatbázisokat egyenként is indexelhetjük: Karbantartás -> Dokumentum adatbázis mőveletek -> Újraindexelés Karbantartás -> Kölcsönzési adatb. mőveletek -> Újraindexelés -> Kölcs. adatb. Karbantartás -> Kölcsönzési adatb. mőveletek -> Újraindexelés -> Személyi adatb. Karbantartás -> Kölcsönzési adatb. mőveletek -> Újraindexelés -> Statisztika adatb.

Az indexelést nemcsak programfrissítés után kell indítani, hanem amennyiben a rekordszám folyamatosan növekszik, célszerő hetenként (kéthetenként) egyszer elvégezni, mert az adatbázison olyan átalakításokat végez, amely a hatékonyságot jelentısen növeli. Linux szerver esetén a szerver gépen egy külön programmal lehet a szinkronizálást elvégezni (/home/szikla21/indexelo és /home/szikla21/szinkronizalo).

313

www.netlib.hu

Tárgymutató 1 és nem 2 logikai halmaz mővelet 2 és nem 1 logikai halmaz mővelet Adatbázis információk Adatbázis menüpont (könyv őrlapon) Adatbázis támogatás Adatbázisok ablak Adatbeviteli menü Adatfelvitel módszertana Adatfelviteli hatékonyság Adatfelviteli őrlapok Adatfelviteli üzemmódok Adatlap Adatlap Adatmentés Adatmentés a kiszolgálón Adott címtípus mint keresési szempont Adott szerzıi minıség mint keresési szempont ÁFA (példány őrlapon) Alapismeretek Áll. ell. be (Áll. ell. ki) Állandó cím (Kölcsönzık adatai) Állapot (cédula ablakban) Állományellenırzés vonalkódozással együtt Állományellenırzés, Leltározás Alsorozat (mélyleíró) Analitika Analitika módosítása Analitika törlése Analitikában is keres pipa (keresı ablakban) Aprónyomtatvány Ár (beszerzési) Ár (bibliográfiai) Átemelés

314

167 167 224 54 54 107 50 44130 51 50 210 312 35, 36, 37 306 14414582 40-43 77 182 122, 124 77 246 100 114116-, 126 117 147 52 81 69 106, 113

www.netlib.hu Atlasz Automata címkeresı (cím részletezés ablakban) Automatikus rendszó kitöltés Beállítás (felhasználók jogai) Beállítás (telepítés után) Beállítás fül (Kölcsönzés) Beállítás menüpont (könyv őrlapon) Beállítások (címleltárkönyv) Beállítások (csoportos leltárkönyv) Beérkezéskori teendı (gyarapítási őrlap) Befizetések nyomon követése Beiratkozás (kölcs. beáll.) Beiratkozás (új beíratkozó adatainak rögzítése) Beiratkozott olvasók száma Beiratkozottak keresése Besorolás (Kölcsönzık adatai) Besorolás (Listakezelı) Besorolásonkénti ststiazstika Beszerzés dátuma Beszerzési ár Betőjel (kölcs. beáll.) Betőjelzet Betőjelzet és formátum definíciók Bibliográfiai ár Bibliográfiai leírás módosítása Bibliográfiai megjegyzés Bibliográfiai rekord Bírságszámítás türelmi idıvel együtt (pipa kölcs. beáll.) Bizonylat nyomtatás (pipa kölcs. beáll.) Biztonság: adatmentés leltározás, állományellenırzés közben Biztonsági mentés Bıvít módosít menüpont (könyv őrlapon) CD-ROM Cédula menüpont (könyv őrlapon) Cfg fájlok használata

52 91 62 17 18 173 56 234 235 294 208 175 182 204 186 183 310 205 81 81 176 78305 69 126 101 47 180 179 250 35, 36, 37 54, 126 52 55 270 315

www.netlib.hu Cím (mélyleíró) Cím típusa Címadatok (Egyszerősített üzemmódban) Címadatok részletezése Címleltárkönyv Colligatum Cutter (bibl. őrlapon) Cutter (példány őrlapon) Csak a tartozó személyek megjelenítése pipa (kölcsönzés statisztika fül) Csonkolt keresés pipa (keresı ablakban) Csoportos leltárkönyv Csoportos módosítás (példány adatok) Csoportos módosítás (tárgyszavak) Dátum (kölcs. beáll.) Db is pipa (keresı ablakban) Dezideráta adatbázis feltöltése Dokumentum adatbázis információk Dokumentum története (miket kölcsönzött korábban?) Dokumentumtípus beállítása a keresıben Dokumentumtípusok Duplikáció ellenırzés EBA Egyéb menü Egyedi leltárkönyv Egyenlıségjel gomb (Adatbázis ablakban) Egyezményes jelek Egyfelhasználós telepítés Egykötetes könyv bibl. őrlapja Egységesített besorolási adatok Egyszerő keresı Egyszerősített rögzítési mód Egyszerősített üzemmód Ékezet nélküli keresés pipa (keresı ablakban) Elemzés (állományellenırzés végén) Ellátó és letéti modul Elıfeldolgozás Elıfeldolgozott tételek adatbázishoz

316

89 89 58 89 234, 236 85 73, 102 81 199 146 235, 241 268 256 176 148 289 224 196 142 52 237 61 224 234 111 57 16 52 61 16957 50 146 250-252 258 73304

www.netlib.hu kapcsolása Elıjegyzés érvényességének határideje (kölcs. beáll.) Elıjegyzés és foglalás Elıjegyzés határidejének módosítása Elıjegyzés törlése Elıjegyzett dokumentum meghosszabbítható (pipa kölcs. beáll.) E-mail felszólítás Értékelés (állományellenırzés után) És logikai halmaz mővelet Események nyomon követése (Kölcsönzés) ETO (Egyszerősített üzemmódban) ETO (mélyleíró) ETO keresı Excel formátumban leltárkönyvet F9 gomb (Adatbázis ablakban) Fds fájlok Feldolgozott adatok mennyisége, összetétele Felhasználók létrehozása Felszólítás (kölcs. beáll.) Felszólítás e-mail-ben Felszólítás információk Felszólítás levélben Felszólítás SMS-ben Felszólítások kezelése Felszólítások küldése Felszólítások nyomon követése Fénykép (Kölcsönzık adatai) Fix kölcsönzési határidı (kölcs. beáll.) Fizikai adatok mint keresési szempont Foglalás módosításhoz gomb (Kölcsönzık adatainak módosítása) Foglalás törlése Foglalásban tartás idıtartama (kölcs. beáll.) Folyóiratok tömörített megjelenítése pipa (keresı->megjelenítés->katalóguscédula beáll.) Forgalmi statisztikák Fıcím mezı (szerzı részletezı ablakban)

176 193 194 194 179 213 253 166 197 70 101 150 238 113 19, 24 224 17 176 213 217 212 214 210 211 217 185 175 145186 194 174 156

206, 207 92 317

www.netlib.hu Fıcím szerinti keresés (Adatbázis ablakban) Fıforrásból származó cím (cím részletezı ablakban) Fıtétel (Ft) Funkcióbillentyők a keresı ablakban Funkcióbillentyők az adatfelviteli őrlapokon Gyarapítási adatbázis feltöltése adatfelviteli őrlapról Gyarapítási adatbázis feltöltése keresıbıl Gyarapítási adatbázis feltöltése kölcsönzési őrlapról Gyarapítási adatbázis feltöltése selejtezés közben Gyarapítási modul Hardver követelmény Háttéradatbázis Hiány selejtezése Hiány újraszámolása Hierarchikus rekordszerkezet History Hitelesítı kód (Kölcsönzık adatai) Honosítás Honosított gomb a keresı ablakban Honosított tételek leválasztása az MNB-rıl Hozzáad gomb részletezı ablakokon (mélylíró) HUNMARC import I gomb Igény típusa (gyarapítási őrlap) Illusztráció (Egyszerősített üzemmódban) Indexelés Indítás Információk Intervallum keresendı adat mezıben (keresı ablakban) Irodalomjegyzék (keresı->megjelenítı ablak) ISBN (Egyszerősített üzemmódban) ISBN (mélyleíró) ISBN szám szerinti keresés (Adatbázis ablakban) 318

11191 60 144 132 298 300 301 301 288 16 105 254 254 48 197 183 105, 113 168 312 87 267 106, 113 293 68 313 37 224 151 159 69 101 111

www.netlib.hu ISSN (Egyszerősített üzemmódban) ISSN (mélyleíró) Javaslati lista tételeinek selejtezése Jelszó (Kölcsönzık adatai) Jogosultság (kölcs. beáll.) Jótálló (Kölcsönzık adatai) K. vagy logikai halmaz mővelet Kapcsolat menüpont (könyv őrlapon) Kapcsolatrendszer vizsgálat Karaktertáblázat Karbantartás Katalóguscédula az adatfelviteli őrlap tartalmából Katalóguscédula formátum beállításai a keresıben Katalóguscédula megjelenítési formátum KELLO Kép (Kölcsönzık adatai) Kérdıjel használata a leltári szám mezıben Keresendı adat Keresés Keresés (Kölcsönzési adatokban) Keresés a gyarapítási adatbázisban Keresés a különféle adatbázisokban Keresés a különféle állományrészekben (betőjelzet szerinti szőkítés) Keresés dokumentumtípusonként Keresés eredménye Keresés folyamata Keresés gomb (keresı ablakban) Keresési módozatok Keresési szempontok Keresı ablaka Keresıadatbázis frissítése Keresıadatbázis frissítése Keresztnév (szerzı részletezı ablakban) Keresztnév elıre pipa (szerzı részletezı ablakban) Késedelmi bírság (kölcs. beáll.)

69 100 231 183 177 185 167 56 307 134 313 55 155 155 108 185 79 151 136195, 198 296 141 142 142 152 140 151 139 143 138 137 306 94 94 174

319

www.netlib.hu Kezes (Kölcsönzık adatai) Kiadásjelzés (Egyszerősített üzemmódban) Kiadó (egyszerősített üzemmódban) Kiadó (mélyleíró) Kiegészítı adat mint keresési szempont Kiegészítı adatok (csak mélyleíróban) Kiegészítı adatok (példány őrlapon) Kinél van? Kivonás logikai halmaz mővelet Kizáró vagy logikai halmaz mővelet Kizárólagos mőveletek Kolligátum Komp. logikai halmaz mővelet Komplementer logikai halmaz mővelet Konfiguráció kezelı Korábban rögzített azonos fıcímő tételek Kölcsönözhetı dokumentumok száma összesen (kölcs. beáll.) Kölcsönzés Kölcsönzés fül Kölcsönzés menete Kölcsönzési adatbázis Kölcsönzési beállítások dokumentumtípusonként Kölcsönzési események nyomon követése Kölcsönzési információk feltüntetése (keresı>megjelenítés->katalóguscédula beáll.) Kölcsönzési meghosszabbítás módja (kölcs. beáll.) Kölcsönzési mőveletek Kölcsönzési paraméterek beállítása Kölcsönzési statisztikák Kölcsönzéskor, ill. visszahozatalkor bizonylatot nyomtat (pipa kölcs. beáll.) Kölcsönzık adatainak karbantartása fül Költséghelyek Könyv őrlap menüje Körlevél Környezet beállítása Kötés (Egyszerősített üzemmódban) 320

185 64 66 96145103 83 195 167 167 303 85 167 167 270 59 174 172190 190 198 173 197 157 174 190173 203 179 182 291 53 219 18 69

www.netlib.hu Kötet adatok módosítása Közös adat cédulája Közös adat kiválasztása Központozó jelek Közvetlen mezıkitöltéses őrlap Kronológia (szerzı részletezı ablakban) Lapozás a példány őrlapon Leállítás Lecserél gomb részletezı ablakokon (mélylíró) Legördülı lista pipa (keresı ablakban) Legördülı listák Legördülı listák forrása Lejárat utáni felszólítások (kölcs. beáll.) Lekérdezések (Kölcsönzési fülön) Lekérdezések (Statisztika fülön) Lelıhely (példány őrlapon) Lelıhelyek (Listakezelı) Leltári szám mezı (példány őrlapon) Leltárkönyv (cím) készítése Leltárkönyv (csoportos) készítése Leltárkönyvek, elemzés Leltározás elıkészület Leltározás menete Leltározás, Állományellenırzés Leltározási adatok mentése Letéti állományrész keresése Letéti könyvtárak kezelése Levelezési cím (Kölcsönzık adatai) Linux Listakezelı Listakezelı Logikai mővelet találati halmazokkal Más tétel módosítása (példány őrlapon) Mechanikus raktári jelzet (példány őrlapon) Megfordít gomb Meghosszabbítás Meghosszabbítások száma (kölcs. beáll.) Megjegyzés (Kölcsönzık adatai)

128 119, 121 55 57 52 94 80 39 87 147 4152 176 195 198 82 309 78 236 241 233 246 247 246 250 141 258 182 24, 27 41 308 166 77 8263 192 174 184

321

www.netlib.hu Megjegyzés (mélyleíró) Megjegyzés példány őrlapon Megjelenés éve (Egyszerősített üzemmódban) Megjelenés éve (mélyleíró) Megjelenés helye és kiadó (Egyszerősített üzemmódban) Megjelenés helye és kiadó (mélyleíró) Megjelenítendı cím (cím részletezı ablakban) Megjelenítés (keresı ablakban) Megjelenítés (kölcsönzési keresések) Megjelenítési beállítások Megjelenítési formátumok Megmutat gomb (szerzı részletezı ablakban) Melléklet (Egyszerősített üzemmódban) Melléktétel (Mt) Mélyleíró rögzítési mód Mélyleíró üzemmód Mentés Méret (Egyszerősített üzemmódban) Mezık automatikus ürítése (cím részletezı ablakban) Mezık törlése menüpont (példány őrlapon) Mi van nála? Mindet pipa (selejtezési javaslat kezelése ablakban) Mit kölcsönzött korábban? MNB MNB Adatbázis bıvítése MNB Adatbázis bıvítése Mnetés (állományellenırzés közben) Módosít gomb részletezı ablakokon (mélylíró) Módosítás Módosítás (dokumentumok módosítása az Egyéb menüpontból) Módosítás (elıjegyzés határideje) Módosítás (Kölcsönzık adatai) 322

101 84 66 9865 9691 154 199 154 155 95 68 60 86 50 35, 36, 37 68 91 77 195 231 196 105, 107 306 34-35 250 88 126233 194 186

www.netlib.hu Módosítás csoportosan: példány adatok Módosítás csoportosan: tárgyszavak Módosítás menüpont (cédula ablakban) Mőveletek (kölcsönzési statisztikákhoz) Mőveletek találati halmazokkal Mőveletvégrehajtáskor megerısítést kér (pipa kölcs. beáll.) N gomb Nála lévı információk megjelenítése Nála lévık pipa (kölcsönzés statisztika fül) Nemzetiség (szerzı részletezı ablakban) Név mellett születési dátum (pipa kölcs. beáll.) Névmegelızı néviegészítı (szerzı részletezı ablakban) Névváltozat pipa (keresı ablakban) Névváltozatok kezelése Nyelv Nyíl gombok (Adatbázis ablakban) Nyomda (Egyszerősített üzemmódban) Nyomdai adatok (mélyleíró) Oldalszám (Egyszerősített üzemmódban) Osztály (Kölcsönzık adatai) Osztálynövelés Osztályonként tartozáslista Osztálypárok definiálása Output beállítás (kölcsönzési adatok megjelenítése) Összes gomb a statisztika őrlapon Összes mint keresési szempont Összesítés készítése pipa (keresı>megjelenítı ablak) Összesített leltárkönyv Példány információk menüpont (példány őrlapon) Példány leírás módosítása Példány megjegyzés Példány menüpont (könyv őrlapon) Példány rekord Példány őrlap

268 256 128 203 166 179 106, 113 199 199 94 181 93 149 244 103 111 67 99 68 183 188 199 187 199 198 144 164 235 75 126 84 56 47 75 323

www.netlib.hu Példányadatok csoportos módosítása Pénzbefizetések nyomon követése Pénzzel tartozó kölcsönözhet (pipa kölcs. beáll.) Pillanatnyi állapot (gyarapítási őrlap) Pipák (kölcs. beáll.) Pontos keresés pipa (Adatbázis ablakban) Postai felszólítás Programfrissítés Qm_ros_a.fds fájl beállítása Qm_rws_a.fds fájl beállítása R állapot (cédula ablakban) Rendelési helyek Rendezés (kölcsönzési adatok megjelenítése) Rendezés (találati halmazok megjelenítése) Rendezésbıl kihagyandó karaketerek száma (cím részlezetı ablakban) Rendszavak Rendszó táblázat Rendszó táblázat kézi kitöltés Részleg (Kölcsönzık adatai) Részleg (példány őrlapon) Részlegek (Listakezelı) Részlegenkénti statisztika Részletezés gomb (példány őrlapon) Részletezı ablakok (mélyleíró) Rögzítés menüpont (bibl. Őrlapon) Rögzítés menüpont (könyv őrlapon) Rögzítés menüpont (példány őrlapon) Rögzítés után nem minden mezı ürítése (pipa kölcs. beáll.) Rövid lista (keresı->megjelenítı ablak) S állapot (cédula ablakban) Segítség kezdı felhasználók számára Selejt index konverzió Selejtállományba történı rögzítés Selejtállományban keres pipa (keresı ablakban) Selejtbıl élı

324

268 208 179 293 178 112 212 29-33 19, 24 19, 24 125 292 201 162 90 61, 63 61, 63 64 184 82 310 205 83 86 74 54 75 181 158 125 40-43 308 228 149 127

www.netlib.hu Selejtezés Selejtezés Selejtezés (állományellenırzési hiány) Selejtezés, törlés, Módosítás Selejtezés, törlés, módosítás menüpont Selejtezési javaslat Selejtezési javaslati jegyzék listázása Selejtezési jegyzék Sikeres végrehajtáskor üzenetet küld (pipa kölcs. beáll.) SMS felszólítások SMS küldés folyamata Sorozat (Egyszerősített üzemmódban) Sorozat (mélyleíró) Sorozati szám (Egyszerősített üzemmódban) Statisztika adatbázis Statisztika besorolásonként Statisztika fül (Kölcsönzés) Statisztika gomb (kölcsönzés statisztika fül) Statisztika részlegenként Sz21_cli.par fájl beállítása Szakjelzet (bibl. őrlapon) Szakjelzet (példány őrlapon) Személyek adatainak módosítása Személyi adatbázis Szerkesztıablakos őrlap Szerzeményezési adatok Szerzıi minıség (szerzı részletezı ablakban) Szerzıi minıségek rövidítése (szerzı részletezı ablakban) Szerzıségi adatok (mélyleíró) Szerzıségi közlés (Egyszerősített üzemmódban) Szerzıségi közlés (mélyleíró) SZIKLA Színek (őrlapokon) Szinkronizálás Szőkítés (találati halmazokkal) Születési dátum (Kölcsönzık adatai)

46 226 254 224 127 230 232 237 179 214 216 68 100 69 198 205 198 205 205 19, 24 73, 102 81 186 198 51 290 92 96 91 60 90 105, 109 52 306 166 182

325

www.netlib.hu Szőrés dokumentumtípusra Táblázatos megjelenítési formátum (keresı) Táblázatos megjelenítı beállításai Táblázatos őrlap Tagok keresése Tagsági érvényessége (kölcs. beáll.) Tagsági meghosszabbításának módja (kölcs. beáll.) Takarékos (sor) üzemmódban nyomtat bizonylatot (pipa kölcs. beáll.) Találati halmazok (mint a keresés eredménye) Találati halmazok szőkítése Tárgyi melléktétel (mélyleíró részletezı ablakban) Tárgyi melléktétel (Tmt) Tárgyi mt. pipa (Rendszó ablakban) Tárgyszavak csoportos módosítása Tárgyszavazás támogatása Tárgyszó (Egyszerősített üzemmódban) Tárgyszó (mélyleíró) Tárgyszó mezıben funkcióbillentyők Tárgyszó-ETO kapcsolatok, szinonímák Tárgyszójegyzék készítése Tárgyszókezelés Tárgyszólista készítése Tartozás Tartozáslista osztályonként Telefonszám megadásának szabályai Telepítés (egyfelhasználós) Telepítés többfelhasználós verzió (Linux) Telepítés többfelhasználós verzió (Windows) Témafigyelés Terjesztési adatok (Egyszerősített üzemmódban) Terjesztési adatok (mélyleíró) Testületi név (szerzı részletezı ablakban) Tezaurusz (saját) Tíltott lelıhelyek (kölcs. beáll.) Top statisztikák 326

142 159161 51 186 175 175 180 153, 165 166 96 60 63,64 256 7170 101 71255 257 255 256 188199 215 16 24, 27 19 220 69 101 95 257 177 209

www.netlib.hu További fıtétel (Tft) Többfelhasználós telepítés (Linux) Többfelhasználós telepítés (Windows) Többkötetes mővek leírása honosítással Többkötetes mővek módosítása Többkötetes mővek rögzítése Többkötetes mővek saját készítéső leírása Többkötetes mővek vegyes (honosított + saját) Többlépcsıs leírás Törlés (állományellenırzési adatbázis) Törlés (dokumentum databázisból) Törlés (elıjegyzés ill. foglalás) Törlés (Kölcsönzı személy törlése a nyilvántartásból) Töröl gomb részletezı ablakokon (mélylíró) Története (gyarapítási rekordnak) Története egy dokumentumnak Története egy személynek TSZ-ETO kapcsolati adatbázis TSZ-ETO pipa (keresı ablakban) Tulajdonságok Tulajdonságok (mélyleíró) Tulajdonságok (példány őrlapon) Új kötet menüpont (cédula ablakban) Új tétel, mezık törlése (könyv őrlapon) Újraindexelés Utómunkálatok (állományellenırzés) Üzemeltetés Vagy logikai halmaz mővelet Végzısök törlése Vesszı pipa (Rendszó ablakban) Vezetéknév (szerzı részletezı ablakban) Visszahozatal Visszahozatali határidı a fix határidı legyen (pipa kölcs. beáll.) Visszatöltés Vonalkód (példány őrlapon) Vonalkód használata (pipa kölcs. beáll.)

60 24, 27 19 121 128 118118 123 49 254 227 194 187 88 295 196 196, 197 150 149 73 10383120, 123 56 313 253 28 166 188 63,64 93 192 180 303 80 181

327

www.netlib.hu Vonalkódozás állományellenırzéssel együtt Vonalkódozás állományellenırzéssel együtt X gomb (Adatbázis ablakban) Z39.50

77 249 113 110

A 6-os verzió legfontosabb újdonságai Automatikus programfrissítés Egyszerő keresı Gyarapítási modul KELLO rekordok használata adatrögzítéshez Keresés szőkítése állományegységek szerint Biztonsági adatmentés a NetLib Kft. szerverére Új keresési szempont: összes index Felhasználóbarát konfiguráció-kezelı (cfg fájlok helyett) Olvasók fényképes azonosítása Kölcsönzési őrlapon „H” gomb: egy személyhez kapcsolódó események részletes története Leltárkönyv Excel formátumban is Pénzbefizetések nyomon követése Többkötetes leírás közös adatának módosítása céduláról kezdeményezve Új csoportos leltárkönyv készítéshez intervallum-használati lehetıség Új funkcióbillentyők Új oszlopok a táblázatos keresıben 13 jegyő ISBN számok teljes körő kezelése

328

29-30 169-170 288-302 108-109 142 37 143 270-287 185 197

237-238 208 128 235 132-133 161-162 70

www.netlib.hu

Tartalomjegyzék ELİSZÓ

5

HOGYAN IS ÁLLJUNK NEKI? (NEM KELL FÉLNI!)

6

EGYKÖTETES KÖNYV FELDOLGOZÁSA MNB ADATBÁZIS TÁMOGATÁSSAL EGYSZERŐ KERESÉS

6 12

MINIMÁLIS HARDVER ÉS OPERÁCIÓS RENDSZER KÖVETELMÉNY

16

A PROGRAM TELEPÍTÉSE

16

EGYFELHASZNÁLÓS TELEPÍTÉSI ÚTMUTATÓ TÖBBFELHASZNÁLÓS TELEPÍTÉSI ÚTMUTATÓ WINDOWS 2000 VAGY WINDOWS XP ALÁ TÖBBFELHASZNÁLÓS TELEPÍTÉSI ÚTMUTATÓ LINUX SZERVERRE A szerver telepítése A munkaállomások telepítése

16 18 24 24 25

NÉHÁNY FONTOS ÜZEMELTETÉSI TANÁCS

28

PROGRAMFRISSÍTÉS

29

EGYFELHASZNÁLÓS ESETBEN TÖBBFELHASZNÁLÓS PROGRAMFRISSÍTÉS WINDOWS SZERVERREL TÖBBFELHASZNÁLÓS PROGRAMFRISSÍTÉS LINUX SZERVERREL

30 31 32

MNB ADATBÁZISBİVÍTÉS BETÖLTÉSE

34

MANUÁLIS FRISSÍTÉS EGYFELHASZNÁLÓS ESETBEN MANUÁLIS FRISSÍTÉS WINDOWS-ALAPÚ TÖBBFELHASZNÁLÓS RENDSZER

34

ESETÉBEN

35 35

MANUÁLIS FRISSÍTÉS TÖBBFELHASZNÁLÓS LINUX-OS RENDSZER ESETÉN ADATBIZTONSÁG, MENTÉSEK

35

MENTÉS A WWW.NETLIB.HU SZERVERRE

37

A PROGRAM INDÍTÁSA

37

A PROGRAM LEÁLLÍTÁSA

39

ABLAKOK

40

AZ ABLAKOK MÉRETE AZ ABLAKOK MOZGATÁSA

40 40 329

www.netlib.hu SEGÍTİ TÁBLÁZATOK ÜZENİ ABLAKOK LEGÖRDÜLİ MEZİK SEGÍTİ ABLAKOK (HELP-EK) AZ ABLAKOK HASZNÁLATÁNAK ÖSSZEFOGLALÁSA BILLENTYŐZET, EGÉR ADATFELVITEL A FELDOLGOZÁS MÓDSZERTANA MILYEN FORRÁSBÓL DOLGOZZUNK? KÖLCSÖNZÉS A FELVITELLEL PÁRHUZAMOSAN AZ ŐRLAPOK, ADATMEZİK KITÖLTÉSÉNEK MÉLYSÉGÉRİL SELEJTEZETT VAGY SELEJTEZÉSRE SZÁNT DOKUMENTUMOK SORSA

41 42 42 42 42 43 44 44 44 45 45 46

BIBLIOGRÁFIAI REKORD ÉS PÉLDÁNY REKORD

47

ADATFELVITELI MENÜ

50

ADATFELVITELI ÜZEMMÓDOK

50

AZ ADATFELVITELI ŐRLAPOKRÓL

51

AZ ŐRLAPOK SZERKEZETE Szerkesztıablakos őrlap Táblázatos adatfelviteli őrlap Közvetlen mezıkitöltéses őrlap AZ ŐRLAPOK SZÍNEI EGYKÖTETES KÖNYV BIBLIOGRÁFIAI REKORD ŐRLAPJA KÖNYV, ATLASZ, CD-ROM, APRÓNYOMTATVÁNY A MEZİKITÖLTÉST SEGÍTİ LISTÁK MENÜ Adatbázis Rögzítés Bıvít / módosít Cédula Kapcsolat Példány Beállítások Új tétel, mezık törlése EGYSZERŐSÍTETT RÖGZÍTÉSI MÓD CÍMADATOK 330

51 51 51 52 52 52 52 53 53 54 54 54 55 56 56 56 56 57 58

www.netlib.hu 60 61 63 64 64 65 65 66 67 68 68 68 68 68 69 70 73 73 73 73 74

SZERZİSÉGI KÖZLÉS RENDSZAVAK A rendszó táblázat automatikus kitöltése Rendszótáblázat kézi kitöltése KIADÁSJELZÉS AZ ADOTT KIADÁS SZERZİSÉGI KÖZLÉSE MEGJELENÉS HELYE ÉS A KIADÓ MEGJELENÉS ÉVE NYOMDA OLDALSZÁM ILLUSZTRÁCIÓ MÉRET MELLÉKLET SOROZAT TERJESZTÉSI ADATOK TÁRGYSZAVAK, ETO-K CUTTER SZAKJELZET KIEGÉSZÍTİ ADATOK TULAJDONSÁGOK RÖGZÍTÉS PÉDÁNY ŐRLAP MENÜJE

75

RÖGZÍTÉS PÉLDÁNY INFORMÁCIÓK MEZİK TÖRLÉSE ÁLL. ELL. BE (VAGY ÁLL. ELL. KI) MÁS TÉTEL MÓDOSÍTÁSA

75 75 77 77 77

PÉLDÁNY ŐRLAP MEZİI

78

LELTÁRI SZÁM VONALKÓD CUTTER, SZAKJELZET BESZERZÉS DÁTUMA BESZERZÉSI ÁR ÁFA LELİHELY, RÉSZLEG MECHANIKUS RAKTÁRI JELZET (MRJ) KIEGÉSZÍTİ ADATOK TULAJDONSÁGOK MEGJEGYZÉS

78 80 81 81 81 82 82 82 83 83 84 331

www.netlib.hu KOLLIGÁTUM

85

MÉLYLEÍRÓ RÖGZÍTÉSI MÓD

86

RÉSZLETEZİ ABLAKOK CÍMADATOK RÉSZLETEZÉSE Cím típusa Cím SZERZİSÉGI ADATOK RÉSZLETEZÉSE Rendezésbıl kihagyandó karakterek száma Automata címkeresı Megjelenítendı cím Fıforrásból származó cím Mezık automatikus ürítése Szerzıségi adatok részletezése Új szerzıségi adat Fıcím Szerzıi minıség Névmegelızı névkiegészítı Vezetéknév Keresztnév Keresztnév elıre Kronológia Nemzetiség Megmutat Testületi név Tárgyi melléktétel SZERZİI MINİSÉGEK RÖVIDÍTVE MEGJELENÉS HELYE ÉS A KIADÓ MEGJELENÉS ÉVE NYOMDAI ADATOK SOROZAT TERJESZTÉSI ADATOK MEGJEGYZÉS TÁRGYSZAVAK, ETO-K CUTTER SZAKJELZET NYELV KIEGÉSZÍTİ ADATOK TULAJDONSÁGOK EGYKÖTETES KÖNYV RÖGZÍTÉSE HÁTTÉRADATBÁZIS TÁMOGATÁSSAL 332

87 89 89 89 90 90 91 91 91 91 91 92 92 92 93 93 94 94 94 94 95 95 96 96 96 98 99 100 101 101 101 102 102 103 103 103 105

www.netlib.hu 105 106 107 107 108 109 110 111 111 111 112 113 113 113 113

HONOSÍTÁS ÁTEMELÉS AZ ADATBÁZISOK ABLAK FÖLÉPÍTÉSE ÉS HASZNÁLATA MNB KELLÓ SZIKLA Z39.50 Az egyenlıségjel Nyíl gombok Keresés Pontos keresés Megjelenítés katalóguscédula-formátumban Honosítás az „I” gombbal Átemelés az „N” gombbal Kilépés változtatás nélkül: „X” gomb ANALITIKÁK KEZELÉSE

114

ANALITIKUS FELTÁRÁS KÉZI FELDOLGOZÁSNÁL ANALITIKUS FELTÁRÁS MNB-ADATBÁZIS TÁMOGATÁSSAL ANALITIKUS REKORDOK MÓDOSÍTÁSA

114 115 116

TÖBBKÖTETES KÖNYVEK RÖGZÍTÉSE

118

TELJES EGÉSZÉBEN SAJÁT KÉSZÍTÉSŐ TÖBBKÖTETES LEÍRÁS TÖBBKÖTETES KÖNYVEK FELDOLGOZÁSA HÁTTÉRADATBÁZISBÓL

118

HONOSÍTÁSSAL

121 123

TÖBBKÖTETES DOKUMENTUM FELDOLGOZÁSA ADATBÁZISBÓL ÉS KÉZZEL MÓDOSÍTÁS

126

A BIBLIOGRÁFIAI REKORD ŐRLAPOKON TALÁLHATÓ BİVÍT/MÓDOSÍT MENÜPONTTAL

AZ EGYÉB -> SELEJTEZÉS, TÖRLÉS, MÓDOSÍTÁS MENÜPONTTAL SELEJTBİL ÉLİ MÓDOSÍTÁS TÖBBKÖTETES DOKUMENTUMOK ESETÉN KÖTETADATOK MÓDOSÍTÁSA ÉS BİVÍTÉSE HONOSÍTOTT DOKUMENTUMOK

126 127 127 128 128

ESETÉN

ADATFELVITELI HATÉKONYSÁG

130

FUNKCIÓBILLENTYŐK AZ ADATFELVITELI ŐRLAPOKON

132

KARAKTERTÁBLÁZAT

134

KERESÉS

136 333

www.netlib.hu ALAPFOGALMAK A KERESİADATBÁZIS (KERESİÁLLOMÁNY) FRISSÍTÉSE A KERESİ ABLAK FÖLÉPÍTÉSE KERESÉSI MÓDOZATOK Egy egyszerő keresés végrehajtásának lépései Összetett keresés végrehajtásának lépései A KERESÉS FOLYAMATA A KERESÉSI BEÁLLÍTÁSOK Az adatbázis beállítása A dokumentumtípus beállítása A keresési szempont beállítása Csonkolt keresés Ékezet nélküli keresés Analitikában is keres Legördülı lista Db is (Darabszám is látható a legördülı listában) Selejtállományban keres Névváltozat Tsz-ETO A KERESENDİ ADAT ÉS A KERESÉS GOMB Intervallum a „Keresendı adat” mezıben A „Keres” gomb A KERESÉS EREDMÉNYE MEGJELENÍTÉSI BEÁLLÍTÁSOK Katalóguscédula Folyóiratok tömörített megjelenítése Kölcsönzési információk feltüntetése Rövid lista Irodalomjegyzék Leltárkönyv formátum Táblázatos megjelenítés forma RENDEZÉS ÖSSZESÍTÉS KÉSZÍTÉSE MEGJELENÍTÉS

136 137 138 139 139 139 140 140 140 142 143 146 146 147 147 148 149 149 149 151 151 152 152 154 155 156 157 158 159 159 159 162 164 164

TALÁLATI HALMAZOK

165

MŐVELETEK HALMAZOKKAL

166

EGYSZERŐ KERESİ

169

BEVEZETÉS

169

334

www.netlib.hu 169 170 170 171

AZ EGYSZERŐ KERESİ ABLAKA KERESÉSI INDEXEK MŐVELETEK A SOROK SZAVAI KÖZÖTT MŐVELET A KÉT SOR KÖZÖTT KÖLCSÖNZÉS

172

BEVEZETÉS

172

ABLAKOK

172

BEÁLLÍTÁSOK

173

DOKUMENTUMTÍPUSONKÉNTI KÖLCSÖNZÉSI BEÁLLÍTÁSOK TÁBLÁZATA EGYÉB BEÁLLÍTÁSOK Kölcsönözhetı dokumentumok száma összesen Meghosszabbítások száma Foglalásban tartás idıtartama Késedelmi bírság Kölcsönzési meghosszabbítás módja Tagsági meghosszabbításának módja Fix kölcsönzési határidı Tagsági érvényessége Elıjegyzés érvényességének határideje Lejárat utáni felszólítások Betőjel Dátum Tiltott lelıhelyek Jogosultság PIPÁK Elıjegyzett dokumentum meghosszabbítható (Pénzzel) tartozó kölcsönözhet Mővelet végrehajtáskor megerısítést kér Sikeres végrehajtásról üzenetet küld Kölcsönzéskor, ill. visszahozatalkor bizonylatot nyomtat Takarékos (sor) üzemmódban nyomtat bizonylatot A visszahozatali határidı a fix határidı legyen Bírságszámítás türelmi idıvel együtt Vonalkód használata Név mellett születési dátum Rögzítés után nem minden mezı ürítése KÖLCSÖNZİK ADATAINAK KARBANTARTÁSA

173 173 174 174 174 174 174 175 175 175 176 176 176 176 177 177 178 179 179 179 179 179 180 180 180 181 181 181 182

335

www.netlib.hu ÚJ BEIRATKOZÓ RÖGZÍTÉSE Állandó és levelezési cím Születési dátum Jelszó Besorolás Osztály Hitelesítı kód Részleg Megjegyzés Kezes (jótálló) Fénykép tárolása TAGOK KERESÉSE TAGOK ADATAINAK MÓDOSÍTÁSA SZEMÉLY TÖRLÉSE A NYILVÁNTARTÁSBÓL OSZTÁLYPÁROK DEFINIÁLÁSA OSZTÁLYNÖVELÉS VÉGZİSÖK TÖRLÉSE TARTOZÁS KEZELÉSE KÖLCSÖNZÉSI MŐVELETEK A KÖLCSÖNZÉS MENETE A kölcsönzés adatai A VISSZAHOZATAL MEGHOSSZABBÍTÁS ELİJEGYZÉS ÉS FOGLALÁS ELİJEGYZÉS, FOGLALÁS TÖRLÉSE ELİJEGYZÉS HATÁRIDEJÉNEK HOSSZABBÍTÁSA A KÖLCSÖNZÉSI ŐRLAPON ELÉRHETİ LEKÉRDEZÉSEK EGY KONKRÉT SZEMÉLYNÉL MI VAN KÖLCSÖNZÉSBEN ? EGY(FÉLE) DOKUMENTUM KI(K)NÉL VAN ? EGY KONKRÉT DOKUMENTUM KINÉL VOLT KORÁBBAN? EGY OLVASÓNÁL MIK VOLTAK KORÁBBAN?

182 182 182 183 183 183 183 184 184 185 185 186 186 187 187 188 188 188 190 190 191 192 192 193 194 194 195 195 195 196 196

A STATISZTIKA ŐRLAPON ELÉRHETİ LEKÉRDEZÉSEK

198

STATISZTIKÁK

203

BEIRATKOZOTT OLVASÓK SZÁMA A STATISZTIKA GOMB FORGALMI STATISZTIKÁK A STATISZTIKA TÁBLÁZAT ÉRTELMEZÉSE

336

204 205 206 207

www.netlib.hu PÉNZBEFIZETÉSEK NYOMONKÖVETÉSE

208

TOP-STATISZTIKÁK

209

FELSZÓLÍTÁSOK KEZELÉSE

210

FELSZÓLÍTÁS POSTAI LEVÉLBEN FELSZÓLÍTÁS E-MAIL-BEN FELSZÓLÍTÁS SMS-BEN A telefonszám megadásának szabályai Az SMS-küldés folyamata Az elküldött felszólítások sorsának utólagos ellenırzése A lehetséges SMS állapot értékek:

212 213 214 215 216 217 218

KÖRLEVÉL

219

TÉMAFIGYELÉS

220

AZ EGYÉB FİMENÜ

224

DOKUMENTUM ADATBÁZIS INFORMÁCIÓK SELEJTEZÉS, TÖRLÉS, MÓDOSÍTÁS Selejtezés Törlés Selejtállományba történı rögzítés Selejtezési javaslat kezelése MÓDOSÍTÁS LELTÁRKÖNYVEK, ELEMZÉS LELTÁRKÖNYV BEÁLLÍTÁSOK Az egyedi (cím) leltárkönyvre vonatkozó beállítások AZ ÖSSZESÍTETT (CSOPORTOS) LELTÁRKÖNYVRE VONATKOZÓ

224 224 226 227 228 230 233 233 234 234

BEÁLLÍTÁSOK

235 236 241

EGYEDI (CÍM) LELTÁRKÖNYV KÉSZÍTÉSE ÖSSZESÍTETT (CSOPORTOS) LELTÁRKÖNYV NÉVVÁLTOZATOK KEZELÉSE

244

ÁLLOMÁNYELLENİRZÉS

246

MIRE VALÓ AZ ÁLLOMÁNYELLENİRZÉS (GÉPI LELTÁROZÁS)? AZ ÁLLOMÁNYELLENİRZÉS FELTÉTELEI, ELİMUNKÁLATAI AZ ÁLLOMÁNYELLENİRZÉS MENETE EGYÉB KÖNYVTÁRI MUNKÁK AZ ÁLLOMÁNYELLENİRZÉSSEL

246 246 247

PÁRHUZAMOSAN

248 249 250

VONALKÓDOZÁS ÁLLOMÁNYELLENİRZÉSSEL PÁRHUZAMOSAN BIZTONSÁG: ADATMENTÉS LELTÁROZÁS KÖZBEN 337

www.netlib.hu ÁLLOMÁNYELLENİRZÉSI ELEMZÉSEK ÁLLOMÁNYELLENİRZÉSI EREDMÉNY ÉRTÉKELÉSE, JAVÍTÁSOK,

250

UTÓMUNKÁLATOK

253 254 254 254

ÁLLOMÁNYELLENİRZÉSI HIÁNY ÚJRASZÁMOLÁSA VÉGLEGES ÁLLOMÁNYELLENİRZÉSI HIÁNY SELEJTEZÉSE AZ ÁLLOMÁNYELLENİRZÉSI ADATBÁZIS TÖRLÉSE TÁRGYSZÓKEZELÉS

255

TÁRGYSZÓ-ETO KAPCSOLATOK, SZINONÍMÁK

255

TÁRGYSZÓLISTA KÉSZÍTÉSE

256

TÁRGYSZAVAK CSOPORTOS MÓDOSÍTÁSA

256

ELLÁTÓ ÉS LETÉTI MODUL

258

BEVEZETÉS

258

AZ ELLÁTÓ-RENDSZER FELADATAI A ELLÁTÓ ÉS LETÉTI KÖNYVTÁRAK DOKUMENTUM-ADATBÁZISÁNAK

258

ÖSSZETÉTELE

259

AZ ELLÁTÓ ÉS LETÉTI MODUL INDÍTÁSA AZ ELLÁTÓ KÖNYVTÁR FUNKCIÓI Átcsoportosítás (lelıhely módosítás) Lelıhelyadatok kezelése Listák készítése statisztikákhoz Áttöltés külsı adatbázisba TEVÉKENYSÉGEK A LETÉTI KÖNYVTÁRBAN Törlés Betöltés

260 261 262 262 263 265 266 266 267

HUNMARC IMPORT

267

PÉLDÁNYADATOK CSOPORTOS MÓDOSÍTÁSA

268

KONFIGURÁCIÓKEZELİ

270

BEVEZETÉS KONFIGURÁCIÓKEZELİ A konfigurációs beállítások mentése normál felhasználóként A konfigurációs beállítások mentése rendszergazdaként A KONFIGURÁCIÓS FÁJLOK FÖLÉPÍTÉSE A KONFIGURÁCIÓKEZELİBEN TALÁLHATÓ BEÁLLÍTÁSI LEHETİSÉGEK Általános fül 338

270 270 271 272 274 274 274

www.netlib.hu Könyv fül Video fül Hang fül Felszólítás fül Posta E-mail SMS Elıjegyzési értesítés Keresés fül Cédulanyomtatás fül Multimédiás modul fül Ellátórendszer fül Folyóirat fül Cikk fül Térkép fül Kotta fül Kölcsönzés

276 277 278 278 279 280 280 281 281 283 284 285 285 285 286 286 286

GYARAPÍTÁSI MODUL

287

BEVEZETÉS A DEZIDERÁTA ADATBÁZIS FELTÖLTÉSE A GYARAPÍTÁSI MODUL Fİ ABLAKA Bibliográfiai adatok Szerzeményezési adatok Költséghelyek Rendelési helyek Pillanatnyi állapot Igény típusa Beérkezéskori teendı Egy gyarapítási rekord története Keresés a gyarapítási adatbázisban A megjelenítı ablak táblázatának menüje A GYARAPÍTÁSI ADATBÁZIS FELTÖLTÉSÉNEK EGYÉB LEHETİSÉGEI Adatbevitel Keresés Kölcsönzés Selejtezés

287 289 289 290 290 291 292 293 293 294 295 296 297 298 298 300 301 301

MENTÉS

303

VISSZATÖLTÉS

303

339

www.netlib.hu KIZÁRÓLAGOS MŐVELETEK ELİFELDOLGOZOTT TÉTELEK ADATBÁZISHOZ KAPCSOLÁSA BETŐJELZET ÉS FORMÁTUM DEFINÍCIÓK KERESİADATBÁZIS FRISSÍTÉSE MNB ADATBÁZIS BİVÍTÉSE ADATMENTÉS A KISZOLGÁLÓN SZINKRONIZÁLÁS KAPCSOLATRENDSZER-VIZSGÁLAT SELEJT INDEX KONVERZIÓ LISTAKEZELİ LELİHELYEK Részlegek Besorolás Egyéb listák ADATLAP HONOSÍTOTT TÉTELEK LEVÁLASZTÁSA AZ MNB-RİL

303 304 305 306 306 306 306 307 308 308 309 310 311 311 312 312

KARBANTARTÁS

313

ÚJRAINDEXELÉS

313

TÁRGYMUTATÓ

314

A 6-OS VERZIÓ LEGFONTOSABB ÚJDONSÁGAI

328

TARTALOMJEGYZÉK

329

340

www.netlib.hu

Kiadásért felel a NetLib Kft. Nyomda: Jókai Mór Városi Könyvtár, Pápa 2007. ISBN 978-963-06-2539-5

341