Skema: Skema A, Skema B, Skema C Jenis Laporan: Tengah Tahunan, Tahunan
LAPORAN IMPLEMENTASI PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD) Tahun 2011
Fakultas Kedokteran Universitas Udayana Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional 2011
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN IMPLEMENTASI PHK-PKPD Periode Anggaran Januari-Juli 2011 1.
Nama Perguruan Tinggi
: Universitas Udayana
2.
Fakultas
: Fakultas Kedokteran
2.
Penanggung Jawab
: Prof. Dr. dr. I Made Bakta, SpPD-KHOM
3.
Direktur Eksekutif Nama
: Prof. Dr. dr. Putu Astawa, Sp.OT, M.Kes
Alamat
: Jl. P B Sudirman, Denpasar
Telepon Kantor
: 0361222510
Telepon Cellular
: 0811392123
Fax
: 0361246656
e-mail
:
[email protected]
4.
Skema
:
5.
Jenis Laporan
Menyetujui, Dekan Fakultas Kedokteran Universitas
Prof. Dr. dr. Ketut Suastika, SpPD-KEMD NIP. 19550329 198012 1 001
Skema A,
Skema B,
Tengah Tahunan,
Skema C
Tahunan
Denpasar, 12 Agustus 2011 Mengesahkan, Direktur Eksekutif PHK-PKPD
Prof. Dr. dr. Putu Astawa, Sp.OT, M.Kes NIP. 19530131 198003 1 004
DAFTAR ISI
Halaman Halaman Pengesahan...................................................................................................................i Ringkasan Eksekutif...................................................................................................................1 Bab 1 Pendahuluan.....................................................................................................................2 Bab 2 Implementasi dan Pengelolaan Program..........................................................................3 Bab 3 Hasil yang Dicapai...........................................................................................................6 Bab 4 Rencana Selanjutnya........................................................................................................8 Bab 5 Evaluasi terhadap Desain dan Implementasi Aktivitas..................................................10 Lampiran
RINGKASAN EKSEKUTIF
Pelaksanaan PHK-PKPD FK Unud sudah memasuki pertengahan tahun kedua di Tahun 2011 ini. Secara keseluruhan kinerjanya masih sangat rendah, dibandingkan dengan target yang ingin dicapai pada tahun 2011. Hal ini disebabkan karena beberapa hal, misalnya: keterlambatan dalam mendapatkan persetujuan TOR dari CPCU pusat, kesibukan staf yang terlibat di dalam PHK-PKP ini, harus membina 2 institusi mitra yang juga sangat menyita waktu dan tenaga dari staf FK Unud. Sampai pertengahan tahun pertama ini, memang kegiatan yang direncanakan sedikit, sebagian besar kegiatan direncanakan mulai akhir Juli sampai Desember 2011. Hal ini mengakibatkan beban kerja untuk PHK-PKPD lebih banyak pada pertengahan tahun kedua, disisi lain sistem DIPA menuntut pertanggungjawaban keuangan sudah dilakukan pada bulan November. Hal ini mengakibatkan waktu yang tersedia untuk pelaksanaan PHK-PKPD di pertengahan tahun kedua sangat terbatas. Dalam pelaksanaan kegiatan di pertengahan tahun kedua ini (sampai Desember 2011) staf FK Unud yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung harus memfokuskan diri pada pelaksanaan PHK-PKPD ini. Beberapa langkah strategis juga perlu dilaksanakan untuk mempercepat pelaksanaan program-program yang telah direncanakan, salah satunya adalah dengan melakukan konsultasi yang intensif mengenai TOR ke CPCU pusat, sehingga persetujuan pelaksanaan bisa didapatkan dengan lebih cepat.
1
BAB I PENDAHULUAN
Laporan tengah tahun PHK-PKPD ini disusun sebagai salah satu upaya untuk meningkatkan kapasitas dan kualitas institusi. Tujuan proposal lengkap Skema A ini, adalah untuk meningkatkan reputasi akademik, ilmiah dan daya saing lembaga di tingkat nasional, regional maupun internasional, dalam kedokteran pariwisata (travel medicine). Tujuan lainnya adalah untuk berbagi pengalaman dengan mitra lembaga sejenis yang lebih muda, dan meningkatkan serta meluaskan akses memperoleh pendidikan di fakultas bagi anggota masyarakat yang underprivileged. Dengan pengalaman yang diperoleh melalaui hibah ini dipikirkan akan mempunyai dampak yang bermakna untuk pengembangan kurikulum lembaga secara keseluruhan. Usulan hibah unggulan diatas diharapkan mampu untuk meningkatkan potensi lenbaga dalam kompetensi dan kapasitas penelitian dalam kedokteran pariwisata tanpa mengabaikan misi pengabdian kepada masyarakat dan pendidikan yang merupakan fungsi utama lembaga. Di samping itu, pengalaman yang diperoleh dari pelaksanaan hibah HPEQ ini dapat bermanfaat bagi pengembangan program kemitraan kepada lembaga sejenis yang lebih muda, dan meluaskan akses pendidikan bagi anggota masyarakat secara lebih merata dan lebih memenuhi rasa keadilan. Adapun program/ aktivitas yang akan dilakukan adalah Pengembangan Travel Medicine Sebagai Unggulan FK Unud yang meliputi: 1. Aktivitas 1: penguatan penelitian dan pelayanan untuk mendukung travel medicine sebagai unggulan fk unud 2. Aktivitas 2: penguatan kurikulum berbasis kompetensi untuk menunjang penelitian, pelayanan dan pendidikan di bidang travel medicine 3. Aktivitas 3: perluasan akses pendidikan melalui dana pemerintah maupun swasta 4. Aktivitas 4: Kemitraan FK Unud, PSPD Unram dan Unwar Adapun indikator yang ingin dicapai melalui kegiatan ini adalah:
2
Indikator kinerja Utama
Baseline
Akhir 2011
Akhir 2012
Akhir 2013
Persentase kelulusan UKDI Rata-rata nilai ujian kompetensi lulusan pendidikan dokter (UKDI). Jumlah publikasi dalam jurnal nasional terakreditasi
80% 57,4
82% 58
85% 59
88% 60
6
7
11
17
Jumlah publikasi dalam jurnal internasional Jumlah HaKI
2 0 8
4 0 14
6 0 15
8 1 16
0
25%
75%
95%
Jumlah mahasiswa baru berprestasi akademik tinggi namun mengalami hambatan ekonomi yang menerima beasiswa Persentase pencapaian indikator kinerja utama institusi mitra
Beberapa program yang dirancang untuk tahun 2011 ini tidak berjalan sebagaimana mestinya, sebagian besar hal ini dikarenakan karena keterlambatan untuk mendapatkan persetujuan TOR dari CPCU pusat, selain juga karena kesibukan staf yang terlibat dalam PHK-PKPD ini.
3
BAB 2 IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM
Direktur Eksekutif dan Sekretaris Eksekutif Dalam pelaksanaan tugasnya Direktur (Pembantu Dekan I) sedapat mungkin selalu hadir pada rapat dan kegiatan yang dianggap penting sedangkan kegiatan lainnya mendapat laporan dari PIC masing-masing aktivitas. Dalam kegiatan PIC yang melibatkan staf dosen dan mahasiswa, Direktur Eksekutif selalu berusaha hadir sehingga peserta kegiatan lebih bersemangat. Sesuai jadwal hingga bulan Juli 2011, hampir semua kegiatan PIC belum terlaksana sebagaimana mestinya karena meang jadwal pelaksanaan kegiatan lebih banyak pada pertengahan tahun kedua, selain juga harus menunggu persetujuan TOR dar CPCU pusat di Jakarta. Dari segi
pendanaan karena adanya komitmen
penyediaan dana DRK comitted oleh Rektor dan DRK non committed oleh Fakultas yang direalisasikan dengan baik, secara prinsip tidak ada hambatan pendanaan kegiatan maupun dalam pencairan dana. Pendanaan yang masih belum bisa caiir sampai saat ini adalah dana untuk PIU di tingkat Fakultas, karena melebihi SBU, saat ini dana tersebut sedang diproses untuk dapat dicairkan setelah SOP dari CPCU keluar dan memuat hal tersebut. Secara garis besar Direktur Eksekutif dan Sekretaris Eksekutif telah melaksanakan tugasnya sesuai dengan yang direncanakan. Dalam melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan secara bergantian atau bersama-sama hadir dan memberikan masukan serta pengarahan untuk tercapainya tujuan kegiatan. Hal tersebut dapat dilakukan karena Direktur Eksekutif juga sebagai Pembantu Dekan bidang akademik sedangkan Sekretaris Eksekutif menjabat sebagai Ketua Medical Education Unit. Direktur Eksekutif maupun Sekretaris Eksekutif selalu memberi arahan maupun masukan kepada PIC agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan benar.
Sekretariat Seiring dengan makin banyaknya kegiatan PHK-PKPD, tugas kesekretariatan lebih meningkat khususnya dalam membantu para PIC dalam melaksanakan maupun melaporkan kegiatannya. Secara keseluruhan tugas kesekretariatan dikoordinir oleh Sekretaris Eksekutif dan dibantu tenaga sekretariat lainnya. Peranan sekretariat semakin meningkat disaat melakukan koordinasi kegiatan kemitraan, dimana sekretariat membantu untuk menghubungi narasumber-narasumber atau staf yang akan ditugaskan untuk melaksananakan kegiatan kemitraan.
Bendahara Pelaksanaan kegiatan pengelolaan keuangan program PHK-PKPD FK Unud, untuk tahun 2011 berjalan cukup lancar. Pendanaan kegiatan non fisik sepenuhnya diserahkan kepada PIU untuk dikelola sesuai peruntukannya (swakelola), sedangkan dana untuk kegiatan fisik berupa 4
pengadaan peralatan laboratorium dan bahan pustaka dilaksanakan oleh Pengadaan Universitas, dengan membentuk panitia pengadaan dengan melibatkan divisi pengadaan PIU PHK-PKPP FK Unud. Di tingkat Fakultas, dibentuk panitia penerima barang untuk memastikan peralatan dan buku yang datang sesuai dengan yang diusulkan. Proses pencairan dana diajukan oleh PIU ke KPKN melalui P2T, setelah disetujui oleh KPKN, dana dari KPKN turun ke P2T untuk selanjutnya diteruskan ke PIU. Kegiatan I, II, III, IV
Kegiatan I sampai dengan IV
adalah kelompok kegiatan PHK-PKPD dikoordinir oleh
masing-masing PIC. Semua PIC telah melaksanakan kegiatan sesuai dengan rencana dalam PIP walaupun banyak jadwal yang terpaksa mundur dari waktu yang telah direncanakan karena menunggu persetujuan TOR, kesibukan staf maupun berbenturan dengan jadwal perkuliahan dan kegiatan kemahasiswaan lainnya. Secara rinci laporan masing-masing PIC diuraikan dalam Bab III laporan ini.
5
BAB 3 HASIL YANG DICAPAI
Capaian secara umum kegiatan PHK-PKPD FK Unud secara ringkas terlihat dalam tabel berikut. Tabel 1. Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara No
Keterangan
Baseline Target
Capaian
Target
Capaian
I
Indikator Kinerja Utama
1
Persentase kelulusan UKDI
80%
80%
82%
90%
2
Rata-rata nilai ujian kompetensi lulusan pendidikan dokter (UKDI). Jumlah publikasi dalam jurnal nasional terakreditasi Jumlah publikasi dalam jurnal internasional Jumlah HaKI
57,4
57,4
58
60
6
6
7
0
2
2
4
0
0
0
0
0
8
8
14
0
0
0
25%
15%
3
3
4
0
6
6
7
0
2
2
4
0
2
2
4
0
0
0
15
0
3 4 5 6
7
Jumlah mahasiswa baru berprestasi akademik tinggi namun mengalami hambatan ekonomi yang menerima beasiswa Persentase pencapaian indikator kinerja utama institusi mitra
II
Aktivitas 1 Penelitian dan Pelayanan
1.1
2
2
4
0
1.7
Kerjasama penelitian internasional/multicenter research Jumlah publikasi dalam jurnal nasional terakreditasi Jumlah publikasi dalam jurnal internasional Jumlah staf peneliti dari luar institusi yang datang untuk mendalami travel medicine Jumlah naskah yang direview untuk publikasi jurnal Jumlah publikasi dalam jurnal internasional Jumlah HaKI
0
0
0
0
1.8
Jumlah kerjasama penelitian nasional
3
3
5
0
1.9
Jumlah kerjasama penelitian internasional
4
4
5
0
1.2 1.3 1.4
1.5 1.6
6
2011
1.10
Buku manual standard pengelolaan pelayanan Travel medicine Jumlah staf exchange ke FK Unud
0
0
2
0
2
2
4
0
1.12
Jumlah staf yang terlibat dalam penelitian travel medicine
15
15
30
0
III
Aktivitas 2 Kurikulum
2.1
Jumlah mahasiswa yang mengambil studi elektif di luar negeri Jumlah mahasiswa asing yang mengambil studi elektif di FK Unud Jumlah mahasiswa yang mengambil studi elektif dalam bidang travel medicine Jumlah blok yang mengintegrasikan topik travel medicine
1.11
2.2 2.3
2.4
6
6
10
0
10
10
12
0
45
45
50
0
1
1
3
2
IV
AKtivitas 3 Perluasan Akses
3.1
Hasil policy study
NA
NA
100%
40%
3.2
Buku pedoman system penerimaan mahasiswa kurang mampu tapi berprestasi akdemik Jumlah mahasiswa kurang mampu yang diterima Cakupan propinsi asal mahasiswa
NA
NA
100%
0
8
8
14
0
14
14
15
0
Partisipasi PEMDA/dunia usaha dalam pembiayaan mahasiswa kurang mampu
0
0
1
0
3.3 3.4 3.5
Dari tabel 1 di atas terlihat bahwa status indikator kinerja untuk masing-masing aktivitas, maupun indikator kinerja antara masih sangat kecil dari yang diharapkan. Ini dikarenakan sebagian besar kegiatan PHK_PKPD FK Unud dimulai pada tengah tahun ke dua, sedangkan untuk aktivitas pada tengah tahun pertama lebih banyak terhambat karena menunggu persetujuan TOR dari CPCU pusat serta kesibukan staf yang terlibat dalam PHKPKPD ini. Status kemajuan fisik untuk setiap komponen biaya juga sangat rendah, kurang dari 10% pada akhir Juli 2011 ini. Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas otomatis sampai pertengahan tahun pertama ini masih rendah, sebagian besar dana yang sudah dicairkan adalah dana pendamping yang digunakan untuk membayar honor tenaga kontrak kesekretariatan serta perjalanan dinas. Sedangkan dana pendamping untuk kegiatan lain seperti honor PIU sampai akhir juli 2011 belum berhasil dicairkan. Dana hibah sampai akhir Juli 2011 baru terserap 7
kurang dari 5 % yang sebagian besar adalah untuk kegiatan Policy study serta 1 aktivitas short course non degree ke Okayama University, Jepang. Namun demikian kalau dianalisis secara kualitatif, aktivitas PHK-PKPD ini memberikan budaya kerja baru bagi semua staf, dimana selain juga mengelola program institusi sendiri, seluruh staf yang terlibat juga harus mampu membina 2 institusi lain yang menjadi mitra FK Unud dalam hibah ini. Selain menambah pengalaman tersebut, kegiatan mitran ini juga semakin meningkatkan kredibilitas institusi dalam membina institusi lain. Hal ini juga memberikan pola pikir baru kepada staf untuk menemukan metode yang inovatif dalam mengelola program, terutama dengan keterbatasan sumber daya yang ada.
8
BAB 4 RENCANA SELANJUTNYA
Berdasarkan evaluasi program yang sudah berlangsung sampai akhir Juli 2011, maka PHK-PKPD FK Unud pada pertengahan tahun kedua ini akan dihadapkan dengan kegiatan yang lebih banyak daripada pada pertengahan tahun pertama. Hal ini disebabkan karenba aktivitas PHK-PKPD FK Unud lebih banyak dimulai setelah bulan Juli, hanya sebagian kecil dilaksanakan di pertengahan tahun pertama. Hal ini menuntut PIU bersama PIC-PIC aktivitas PHK-PKPD perlu memfokuskan diri dalam pelaksanaannya. Dalam hal penggunaan dana juga perlu diperhatikan, mengingat pertanggung jawaban dana DIPA umumnya pada bulan November sudah harus selesai. Kegiatan di masing-masing PIC harus segera dilaksanakan, walaupun beberapa TOR sampai saat ini review kedua dan persetujuannya belum keluar dari CPCU pusat. Hal ini perlu dilakukan mengingat keterbatasan waktu untuk dapat melaksanakan kegiatan-kegiatan di masing-masing PIC. Kalau kegiatan ini terhambat maka kemungkinan besar kegiatankegiatan di tahun 2011 baru bisa terlaksana di awal tahun 2012, dan ini akan menambah beban kerja di tahun 2012. Untuk mengatasi hal tersebut salah satu strategi yang bisa ditempuh adalah dengan melakukan konsultasi TOR ke CPCU pusat. Dengan demikian masing-masing PIC dapat memperbaiki TORnya untuk mendapatkan persetujuan pelaksanaan. Proses pengadaan barang (Peralatan Laboratorium dan buku) dan jasa (mengundang TA) pada pertengahan tahun kedua ini hanya menunggu pelaksanaanya saja. NOL dari bank dunia sudah didapatkan. Hal ini akan mempermudah pelaksanaan aktivitas yang terkait dengan pengadaan ini seperti kegiatan lokakarya penyususnan road map penelitian travel medicine dan penyusunan pedoman diagnostik dan pelayanan travel medicine.
9
BAB 5 EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS
Dengan mengacu pada dokumen RIP dari awal proyek sampai dengan hasil pelaksanaan aktivitas sampai tengah tahun 2011, maka beberapa langkah strategis yang dapat dilakukan pada program tahun 2012 adalah: 1. Penyebaran kegiatan di masing-masing aktivitas perlu dipetakan kembali, sehingga kegiatan merata dari awal tahun sampai akhir tahun. Hal ini akan mengurangi beban kerja yang terlalu berat pada pertengahan tahun kedua seperti yang akan terjadi pada tahun 2011 ini. 2. Perlu dilakukan konsultasi TOR yang lebih intensif oleh masing-masing PIC ke CPCU pusat sehingga TOR bisa dperbaiki dengan cepat dan mendapatkan persetujuan lebih awal. Hal ini akan memperlancar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan jadwal yang sudah disepakati. 3. Walaupun TOR belum disetujui namun PIU dan PIC sudah melakukan persiapanpersiapan yang intensif untuk pelaksanaan kegiatran-kegiatan di tahun 2012, misalnya untuk kegiatan Non degree yang memerlukan waktu yang cukup panjang dari awal sampai staf dapat diberangkatkan ke institusi tujuan. 4. Mengingat banyaknya aktivitas pada kegiatan penelitian dan pelayanan travel medicine (aktivitas 1), maka perlu ada staf yang diperbantukan untuk aktivitas tersebut, sehingga program unggulan FK Unud dapat berjalan sebagai mana mestinya.
10
LAMPIRAN
11
