LAPORAN IMPLEMENTASI PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD) Tahun 2013

Skema:"!Skema&A,""

Skema&B,"!Skema&C&

Jenis&Laporan:&!Tengah&Tahunan,&"Tahunan" " "

LAPORAN IMPLEMENTASI PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD) Tahun 2013 & " "

" "

UNIVERSITAS&JEMBER& & Direktorat&Jenderal&Pendidikan&Tinggi& Kementerian&Pendidikan&Nasional& 2013&&

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN IMPLEMENTASI PHK-PKPD Periode Anggaran 2013

1.

Nama Perguruan Tinggi

: Universitas Jember

2.

Fakultas

: Kedokteran

3.

Penanggung Jawab

: Rektor Universitas Jember

4.

Direktur Eksekutif Nama

: dr. Cholis Abrori, M.Kes., M.Pd.Ked.

Alamat

: Fakultas Kedokteran Universitas Jember, Jl. Kalimantan 37 Jember

Telepon Kantor

: 0331 337877

Telepon Cellular

: 08121519580

Fax

: 0331 337877

e-mail

: [email protected]

5.

Skema

: ☐ Skema A, !Skema B, ☐Skema C

6.

Jenis Laporan

: ☐Tengah Tahunan, !Tahunan

Menyetujui, Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Jember

dr. Enny Suswati, M.Kes. NIP. 19700214 199903 2 001 !

Jember, Mengesahkan, Direktur Eksekutif PHK-PKPD

dr. Cholis Abrori, M.Kes., M.Pd.Ked. NIP. 19710571 199803 1 003

LAPORAN

Ringkasan Eksekutif

RINGKASAN EKSEKUTIF Program Hibah Kompetensi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Jember (FK UNEJ) ditujukan untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan pendidikan sehingga menghasilkan dokter yang berkualitas. Dalam kegiatan tersebut FK Unej telah menetapkan program kegiatan yang terbagi dalam lima aktivitas. Pertama, pemantapan implementasi KBK model SPICES pada tahap akademik yang berorientasi agromedik, diharapkan dapat menghasilkan luaran yang bermutu dan berguna bagi masyarakat. Kedua, pengembangan model pembelajaran klinik berbasis komunitas agroindustri, merupakan wujud nyata dalam memenuhi kebutuhan masyarakat khususnya komunitas agroindustri. Ketiga, Pengembangan sistem asesmen dan evaluasi mahasiswa berbasis kompetensi, untuk mendorong motivasi belajar mahasiswa serta pengembangan potensi mahasiswa. Keempat, Pengembangan manajemen internal melalui pemantapan implementasi sistem penjaminan mutu, untuk memberi jaminan kualitas kepada masyarakat sebagai pengguna lulusan serta produk luaran lainnya. Kelima, Pengembangan sistem informasi manajemen dan sistem manajemen pembelajaran berbasis teknologi digital, sehingga menjadi seluruh kegiatan menjadi terkoordinasi, terintegrasi, efektif dan efisien. Implementasi kegiatan tahun 2013 merupakan tahap penyempurnaan dari seluruh kegiatan PHK-PKPD. Pada tahun 2013 ini diimplementasikan kurikulum tahap akademik dan model pembelajaran klinik dengan modul baru hasil hibah pengajaran, dimulainya penerapan metode asesmen CBT dan OSCE baik di tingkat fakultas maupun nasional, penerapan manajemen internal dan penjaminan mutu, serta dukungan sistem informasi yang memadai. Sampai di akhir tahun kegiatan, sebagian kegiatan belum bisa dilaksanakan karena kesulitan penataan ulang jadwal setelah terjadi keterlambatan pencairan dana DIPA tahun 2013. Konsekuensinya sebagian kegiatan tidak jadi dilaksanakan sesuai dengan kesepakatan dengan reviewer Dikti pada saat monitoring dan evaluasi. Pada tahun 2013 ini banyak terjadi pergantian personalia karena harus melanjutkan tugas pendidikan, sehingga perlu penyesuaian-penyesuaian dan regenerasi yang cepat. Salah satu indikator utama keberhasilan program berupa peningkatan status akreditasi B telah dicapai pada pertengahan tahun ini yang semula ditargetkan pada tahun ketiga. Beberapa indikator lain IPK mahasiswa dan lama studi sudah mencapai target di tahun 2012. Sedangkan persentase kelulusan UKDI pada kesempatan pertama tahun 2012 mencapai 88% dari target 2012 sebesar 89%, namun pada tahun 2013 ini terjadi penurunan yang cukup tajam, yaitu sebsar 76,7%. Tidak tercapainya persentase kelulusan UKDI ini menjadi bahan evaluasi untuk perbaikan seluruh sistem terkait dengan pembelajaran dan asesmen. Keberadaan program PHK-PKPD ini telah memberikan pengalaman bagi para dosen dan staf dalam mengelola kegiatan secara terencana, terpadu, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Kemampuan pengelolaan kegiatan dirasakan meningkat oleh seluruh sivitas akademika serta memberikan dampak peningkatan suasana akademis. Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan selama tahun 2013 serta capaian-capaian yang dihasilkan telah diidentifikasi untuk selanjutnya dianalisis dan dijadikan masukan dalam pengembangan program di FK Unej. Perbaikan dilakukan mulai dari struktur organisasi, manajemen internal, mekanisme kegiatan, sarana penunjang kegiatan, serta pengelolaan keuangan. Koordinasi dengan berbagai pihak serta konsolidasi internal ditingkatkan lebih intensif sehingga memperbaiki iklim bekerja dalam program ini.

Laporan Akhir Tahun 2013 PHK-PKPD Universitas Jember

|v

Bab 1 PENDAHULUAN

BAB 1 PENDAHULUAN FK UNEJ senantiasa mengadakan perbaikan pada seluruh aspek dengan prioritas pengembangan pada sumberdaya manusia, kurikulum dan proses pembelajaran, sarana dan prasarana, serta manajemen organisasi. Program Hibah Kompetisi – Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) yang diimplementasikan mulai tahu 2011 ini diharapkan dapat mendukung upaya-upaya tersebut sehingga FK UNEJ menghasilkan lulusan yang berkualitas dan dapat memberikan peran yang sentral dalam pembangunan masyarakat Indonesia. Program ini berjudul “Pemantapan Implementasi KBK Model SPICES yang Berorientasi Agromedik dengan Manajemen Internal Berkualitas dan Ditopang Sistem Informasi Manajemen Berbasis Teknologi Digital”. Tujuan dari program ini adalah untuk menghasilkan lulusan dokter yang berkualitas sesuai dengan tuntutan kebutuhan masyarakat khususnya komunitas agroindustri yang merupakan kelompok masyarakat paling besar di Indonesia. Komunitas masyarakat agroindustri bukan hanya kelompok masyarakat yang tinggal di wilayah pedesaan, namun juga mereka yang melakukan aktivitas pengolahan bahan alam seperti pabrik kertas, pabrik kain, pabrik cat, serta produsen mesin-mesin pertanian yang umumnya tinggal di wilayah perkotaan, termasuk juga aktivitas peternakan, nelayan, serta pertambangan. Indonesia membutuhkan dokter yang bermutu serta tanggap terhadap kondisi lingkungan agroindustri yang terus berkembang, dan hal ini sejalan dengan visi dan misi yang diemban oleh FK UNEJ. Dengan program ini diharapkan menghasilkan dokter yang memiliki kesadaran dan peka terhadap kebutuhan kelompok masyarakat yang tinggal di wilayah yang jauh dari perkotaan. Program ini diharapkan akan memperbaiki kualitas implementasi KBK model SPICES di FK UNEJ melalui pengembangan input, proses, dan output. Proses seleksi mahasiswa baru menjadi salah satu faktor penentu kualitas lulusan perlu terus diperbaiki dan dikembangkan sehingga menjadi suatu sistem yang mantap dan menjamin kualitas calon mahasiswa. Di sisi lain pelaksanaan kurikulum perlu diupayakan sesuai dengan best evidence medical education sehingga seluruh proses dapat dipertanggungjawabkan dan dijamin kualitasnya. Pengembangan sistem evaluasi mahasiswa menjadi salah satu faktor penting untuk mengukur sejauh mana proses pembelajaran telah dijalankan dan sebagai umpan balik bagi penyelenggara pendidikan untuk melakukan perbaikan. Perbaikan output perlu dilakukan dengan mengembangkan sistem pelacakan lulusan Perbaikan mutu manajemen internal dengan bantuan sistem informasi dan manajemen berbasis teknologi digital diharapkan akan memperbaiki kualitas penyelenggaraan kegiatan di FK UNEJ. Pemanfaatan kemajuan teknologi diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam bekerja serta menghasilkan kegiatan yang bermutu tinggi. Bantuan teknologi informasi dibutuhkan dalam implementasi KBK model SPICES ini sebagai sumber belajar, sebagai media belajar, pengelolaan jadwal kegiatan khususnya rotasi klinik, administrasi sistem evaluasi, serta menjadi pangkalan data untuk berbagai keperluan termasuk evaluasi diri, akreditasi, dan perencanaan program. Untuk memberikan kepuasan kepada berbagai pihak yang terlibat, maka program ini juga disertai dengan pemantapan sistem penjaminan mutu yang saat ini masih memiliki banyak kelemahan. Program ini dirancang dalam empat sub-program yang saling berkaitan. Masing masing subprogram akan dikelola oleh seorang pemegang program yang berkoordinasi satu dengan yang lain untuk melaksanakan kegiatan secara sinergi dan berkolaborasi. Masing-masing subprogram terdiri atas aktivitas kegiatan yang dilengkapi dengan dokumen tentang latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan rancangan, sumberdaya yang dibutuhkan jadwal pelaksanaan, serta indikator keberhasilan aktivitas. Program ini ditetapkan berdasarkan hasil pemikiran tim taskforce setelah melakukan evaluasi diri dan kemudian dibahas dalam rapat Laporan Akhir Tahun 2013 PHK-PKPD Universitas Jember|

1

!

Bab 1 PENDAHULUAN

dosen untuk mendapatkan masukan serta telah dikonsultasikan dengan pihak UNEJ melalui Rektor. Agar kegiatan dapat berjalan dengan mudah telah ditetapkan sub-program kegiatan sebagai berikut. 1) Pemantapan implementasi KBK model SPICES pada tahap akademik yang berorientasi agromedik 2) Pengembangan model pembelajaran klinik berbasis komunitas agroindustri 3) Pengembangan sistem evaluasi mahasiswa 4) Penguatan manajemen internal dan pemantapan implementasi sistem penjaminan mutu 5) Pengembangan sistem informasi manajemen berbasis teknologi digital yang menopang kegiatan akademik Pada tahun 2013 dilakukan penyesuaian-penyesuaian terutama pada penjadwalan kegiatan karena sebagian besar kegiatan baru bisa dilaksanakan pada bulan Juli 2013. Analisis dilakukan untuk menata ulang kegiatan yang masih mungkin diimplementasikan pada tahun 2013.

2 | Laporan Akhir Tahun 2013 PHK-PKPD Universitas Jember

Bab 2 Implementasi dan Pengelolaan Program

BAB 2 IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 4.1 Organisasi Pelaksana Kegiatan Program Hibah Kompetisi – Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) di FK UNEJ dikelola oleh satu tim yang dipimpin oleh Ketua Pelaksana Program, yaitu Dekan. Penyusunan kegiatan dan implementasi PHK-PKPD ini dikoordinir oleh Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab kepada Dekan. Struktur organisasi pengelola program PHK-PKPD FK UNEJ dapat dilihat pada Gb 1. Gambar 1. Struktur Organisasi Pengelola PHK-PKPD FK Universitas Jember

! !

! !

! !

! !

! !

! !

! !

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

! ! ! ! Task!Force!

!!!

!!

!

!

(

((

((

!!!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

(

(

!!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!!

!!!

KETUA( PELAKSANA( (DEKAN)(

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

((

((

!

!

!

!

!

!

!

!!!

!!!

(((

((!

((

((

!!!

!!!

!!!

!!!

!!!

!!!

!!!

!

!

!

!!

!

!!!

!!

!

Koord.! Program!

!

!!

!!

!!

!

!!

!!

!!

!!!

!!

!!

!!

PIC!1!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!! !!

!!!

!

((

DIREKTUR( EKSEKUTIF(

(

(

( !!

( !!

((

!

!!!

!!!

!! !

!

! !

!!

!!

!!

!!!

!! !!

((!

!!!

!!!

!!!

!! !

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!!!

!!!

!!!

!!!

!

!!

!!

!

!!

!!

!

!!

((

((

!!! !!!

!!!

!!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!! !

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

PIC!4! !!

!

!! !!

(

! ! Koord.!Adm.!&! Keu.!

PIC!2!

!!

! !

!

!

!!!

! !

!

!

!

! !

!

!

!

! !

!

!

!!

! !

!

!

!

! !

!

!

!

! !

!

!

!

! !

!

!

!

! !

((

!

!!

! !

((

!! !!

DIREKTUR( (REKTOR)(

PIC!3!

!

!

!!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

!!

! !

!!

!!

!

!!

!!!

Koord!! Pengadaan!

!!

!!

!!

!! !!

!

!

!

!

!

Kesekretariatan!

!! !!

!!

!!

PIC!5!

!!

!

!! !!

!!!

!

!!! !

!

!

!!

!! !

!

!

!!

!! !

!

!

!!

!!!

!!!

!!!

!!

!!


|3

!

!

Bab 2 Implementsi dan Pengelolaan Program

4.2 Mekanisme Kerja Antar Pelaksana Kegiatan Rektor bertindak selaku direktur yanga bertanggung jawab atas keseluruhan program sebagai bentuk komitmen Universitas terhadap PHK-PKPD. Dekan bertindak selaku Ketua Pelaksana Program, bertanggung jawab kepada Rektor terhadap keseluruhan pelaksanaan program dan pengawasan manajemen program. Direktur Eksekutif bertanggung jawab kepada Dekan tentang keseluruhan pengelolaan program yang meliputi perencanaan, implementasi, evaluasi program sampai dengan pengawasan manajemen program PIC bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif terhadap pelaksanaan setiap kegiatan sesuai dengan jadwal dan anggaran yang telah ditetapkan dalam PHK-PKPD agar dapat mencapai target yang telah ditetapkan dan diukur dengan indikator kinerjanya. PIC juga bertanggung jawab menyusun laporan kegiatan internal dan laporan tahunan secara regular untuk diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif. Tim Monevin adalah bagian dari Badan Penjaminan Mutu (BPM) UNEJ. Tim Monevin ini melaksanakan fungsi Quality Assurance dengan melakukan monitoring dan evaluasi internal terhadap pelaksanaan PHK-PKPD, baik kinerja program maupun administrasi pengadaan barang jasa dan keuangan. Mekanisme koordinasi untuk implementasi, sistem monitoring dan evaluasi dilaksanakan secara terintegrasi dengan fungsi-fungsi organisasi fakultas sebagai berikut: a. Koordinasi implementasi PHK-PKPD FK UNEJ dilakukan di tingkat fakultas dengan melibatkan bagian dan unit terkait sesuai dengan fungsinya melalui rapat rutin dan rapat-rapat lainnya terkait dengan perencanaan, implementasi dan evaluasi program. b. Monitoring dan evaluasi internal dilakukan oleh Tim Monev Internal berdasarkan laporan komprehensif regular sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan meliputi desk evaluation terhadap laporan dan site visit. c. Hasil monitoring dan evaluasi internal, selanjutnya diberikan kepada Rektor untuk ditindaklanjuti sesuai dengan temuan dan rekomendasi dari Tim Monev Internal. Untuk menjalankan program PHK-PKPD ini FK UNEJ menjalin kemitraan dengan FK Unair yang disusun bersama. Untuk kelancaran program ini telah ditetapkan koordinator kemitraan dan kegiatan yang akan dilaksanakan. Tim monitoring dari FK Unair melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan dan mengadakan pertemuan dengan Tim PHK-PKPD FK Unej empat kali dalam setahun. Sebagai satu kesatuan sistem dalam universitas, pengadaan barang dengan dana PHK-PKPD juga akan dilaksanakan oleh Tim Pengadaan Barang UNEJ yang pelaksanaannya didasarkan pada peraturan yang berlaku. Tahapan pengadaan barang disertai dengan interval waktu untuk setiap tahapan diatur dalam Perpres 54/2010. Untuk menjamin proses pengadaan berlangsung tepat waktu, mekanisme pengadaan barang perlu dilengkapi dengan SOP yang harus dipatuhi oleh pihak-pihak terkait. Agar barang yang diadakan sesuai dengan kebutuhan user, maka jenis barang dan spesifikasi teknis ditetapkan oleh user. Perwakilan user dilibatkan dalam proses pengadaan barang, utamanya sebagai tim penerima barang sehingga kesesuaian spesifikasi antara barang yang ingin dibeli dengan barang yang diterima bisa dijamin. Barang yang telah diserahterimakan diinventarisasi dan didata kedalam Sistem Informasi Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAKBMN). Dana yang dikelola Tim PHK-PKPD terintegrasi dengan dana DIPA Universitas, sehingga mekanisme pengelolaannya juga mengikuti ketentuan pengelolaan dana DIPA. Khusus dana untuk pengadaan barang langsung dikelola oleh universitas dengan mekanisme pembayaran barang melalui transfer antar-rekening. Untuk mencairkan dana yang dikelola oleh Tim PHKPKPD diawali dengan pengajuan dana ke universitas yang dilengkapi dengan rincian penggunaan dana dan TOR kegiatan. Dana tersebut oleh Bendahara (PUMK) PHK-PKPD 4 | Laporan Akhir Tahun 2013 PHK-PKPD Universitas Jember


dialokasikan sesuai dengan peruntukannya dan dipertanggungjawabkan secara transparan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Daya serap keuangan dilaporkan secara berkala kepada pimpinan institusi dan DIKTI. Monitoring dan evaluasi internal (monevin) terhadap implementasi kegiatan PHK-PKPD ini dilaksanakan untuk menjamin agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana. Monevin kegiatan akan dilaksanakan melalui tiga pendekatan: (i) monev bulanan oleh ketua tim, (ii) monev triwulanan oleh ketua tim bersama-sama dengan pimpinan unit kerja, dan (iii) monev semesteran oleh universitas yang dikoordinasikan oleh BPM. Sistem ini dilengkapi dengan SOP dan panduan, sehingga antara grantee dengan BPM memiliki kesamaan persepsi apa yang harus dilakukan oleh grantee maupun reviewer/auditor. Didalam SOP/panduan tersebut juga dilengkapi dengan agenda kegiatan selama site visit. Laporan hasil monevin disampaikan kepada pimpinan institusi, pimpinan unit kerja, dan Ketua Tim PHK-PKPD. Selain itu diluar monevin bulanan, triwulanan dan semesteran, selama program kegiatan berlangsung Tim Monevin dapat mendampingi kegiatan dan memberikan umpan balik dan masukan secara langsung apabila diperlukan. 4.3 Pengembangan Kapasitas Pengelola Program Pengelola PHK-PKPD FK Unej sebagian besar adalah dosen baru yang masih minim pengetahuan dan pengalaman dalam menjalankan kegiatan di perguruan tinggi. Kondisi ini dipilih karena keterbatasan jumlah tenaga dosen yang ada saat ini. Tenaga yang terlibat umumnya adalah dosen yang baru diangkat PNS yang belum pernah terlibat dalam pengelolaan hibah serupa dan berlatar belakang pendidikan belum S2 maupun S3. Sementara itu tugas utama dalam tridharma PT tidak bisa ditinggalkan. Di sisi lain tuntutan untuk segera mengikuti pendidikan lanjutan S2 dan S3 memerlukan perencanaan dan persiapan yang matang. Agar PHK-PKPD di FK Unej dapat berjalan dengan baik, telah dilakukan berbagai upaya untuk meningkatkan kapasitas pengelola program. Konsolidasi internal telah dilakukan dan mengidentifikasi potensi masing-masing serta berbagi pengalaman dari para dosen yang sebelumnya pernah mengelola kegiatan. Para pengelola mempelajari SOP serta berbagai peraturan terkait dengan pelaksanaan kegiatan. Bila dalam pelaksanaan kegiatan menemukan permasalahan dilakukan diskusi dan konsultasi ke berbagai pihak terkait untuk memperoleh alternatif penyelesaian masalah. Penetapan kemitraan FK Unej dengan FK Unair merupakan hal yang strategis dalam pelaksanaan program ini. Bimbingan dan arahan yang diberikan Tim FK Unair mempercepat peningkatan kapasitas pengelolaan program. Pendampingan dalam menyusun proposal, RIP, serta TOR, memberikan pengalaman yang dapat meningkatkan kapasitas pengelola program. Konsultasi berbagai permasalahan yang didapatkan selama menjalankan program dapat membantu dalam mendapatkan solusi serta mengambil keputusan yang tepat. Tim FK Unair juga telah menjadi mediator antara Tim FK Unej dengan pihak-pihak terkait bila terdapat permasalahan. Upaya meningkatkan kapasitas pengelola program juga dilakukan dengan menyertakan para pengelola mengikuti berbagai pelatihan dan studi banding ke berbagai institusi. Hasil kegiatan tersebut didiseminasikan untuk berbagi pengalaman dengan pengelola yang lain. Selama mengikuti pelatihan biasanya staf juga berbagi pengalaman dengan institusi lain dan menambah pengalaman dalam mengelola kegiatan. Untuk meningkatkan kapasitas pengelola program telah dilakukan upaya pembinaan dan regenerasi meskipun upaya ini agak terlambat mengingat waktu kegiatan sudah berjalan. Dilakukan perekrutan tenaga untuk mendampingi para PIC dan koordinator pelaksana kegiatan. Upaya menyertakan dalam berbagai workshop juga dilakukan sehingga kapasitas Laporan Akhir Tahun 2013 PHK-PKPD Universitas Jember

|5

!

!

Bab 2 Implementsi dan Pengelolaan Program

masing-masing personil dapat ditingkatkan. Kelemahan di bebarapa personalia telah diidentifikasi dan diupayakan dengan meminta bantuan tenaga pendamping dari Badan Penjaminan Mutu (BPM Unej). Konsultasi dengan BPM dilakukan saat monitoring menghasilkan beberapa kesepakatan dalam pendampingan tersebut. Bantuan tenaga juga diperoleh dari tenaga bidang TI yang memperkuat tim di aktivitas 5 yang banyak berhubungan dengan IT. 4.4 Sistem Prosedur dan Pengelolaan Sebagai satu kesatuan sistem dalam universitas, pengadaan barang dengan dana PHK-PKPD juga akan dilaksanakan oleh Tim Pengadaan Barang UNEJ yang pelaksanaannya didasarkan pada peraturan yang berlaku. Tahapan pengadaan barang disertai dengan interval waktu untuk setiap tahapan diatur dalam Guideline: Procurement under IBRD Loans and IDA credits, dated May 2004. Untuk menjamin proses pengadaan berlangsung tepat waktu, mekanisme pengadaan barang perlu dilengkapi dengan SOP yang harus dipatuhi oleh pihak-pihak terkait. Agar barang yang diadakan sesuai dengan kebutuhan user, maka jenis barang dan spesifikasi teknis ditetapkan oleh user. Perwakilan user dilibatkan dalam proses pengadaan barang, utamanya sebagai tim penerima barang sehingga kesesuaian spesifikasi antara barang yang ingin dibeli dengan barang yang diterima bisa dijamin. Direncanakan barang yang telah diserahterimakan diinventarisasi dan didata kedalam Sistem Informasi Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAKBMN). Proses pengadaan tidak dapat dilaksanakan tahun 2011 meskipun salah satu dokumen yang diajukan telah mendapat persetujuan dari WB. Hal ini disebabkan karena terjadi kekeliruan data di RKAKL yang disetujui oleh Direktorat Jenderal Anggaran Kementerian Keuangan RI (DJA). Usulan revisi RKAKL tidak mendapatkan persetujuan dari Bagian Perencanaan dan Anggaran Dirjen Dikti karena peraturan yang ada tidak memungkinkan dilakukan perubahan. Namun demikian anggaran tersebut telah diluncurkan pada tahun anggaran tahun berikutnya dan direncanakan akan diimplementasikan pada tahun 2012. Dana yang dikelola Tim PHK-PKPD terintegrasi dengan dana DIPA Universitas, sehingga mekanisme pengelolaannya juga mengikuti ketentuan pengelolaan dana DIPA. Khusus dana untuk pengadaan barang langsung dikelola oleh Unej dengan mekanisme pembayaran barang melalui transfer antar-rekening. Untuk mencairkan dana yang dikelola oleh Tim PHK-PKPD diawali dengan pengajuan dana ke Unej yang dilengkapi dengan rincian penggunaan dana dan TOR kegiatan. Dana tersebut oleh Bendahara (PUMK) PHK-PKPD dialokasikan sesuai dengan peruntukannya dan dipertanggungjawabkan secara transparan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Daya serap keuangan dilaporkan secara berkala kepada pimpinan institusi dan DIKTI. Pada saat pengusulan anggaran tahun 2011 disusun RKAKL yang diintegrasikan dengan anggaran DIPA Unej. Pada saat proses pemasukan data ke dalam aplikasi sistem TI keterlibatan Tim PHK-PKPD belum maksimal, sehingga ketika terjadi kekeliruan tidak terpantau dan terdeteksi secara dini. RKAKL yang disetujui oleh DJA terdapat kekeliruan mata anggaran serta sumber pendanaan yang berdampak pada implementasi program. Dampak tersebut berupa penundaan kegiatan sampai diperoleh kepastian Anggaran dari Dirjen Dikti. Dengan kekeliruan RKAKL tersebut, agar kegiatan dapat tetap berjalan dengan baik perlu dilakukan penyesuaian terhadap beberapa mata anggaran yang tidak dapat dicairkan. Serapan anggaran yang direncanakan dalam setiap kwartal tidak sesuai dengan implementasinya. Pengunduran kegiatan menyebabkan padatnya kegiatan di akhir tahun sehingga beban pengelolaan keuangan menjadi tinggi dan tidak maksimal.



4.5 Hambatan dan Kendala Implementasi program ini menemui beberapa kendala yang mengganggu pencapaian target kegiatan. Organisasi kegiatan dalam Tim PHK-PKPD dirasakan belum optimal sehingga perlu dilakukan penyesuaian-penyesuaian, misalnya pergantian personil karena sebagian anggota Tim mengikuti pendidikan lanjut sehingga perlu restrukturisasi organisasi. Pelibatan staf yang masih muda dinilai lebih efektif dibandingkan staf senior yang sudah memiliki kesibukan tinggi. Salah satu hambatan dalam pelaksanaan kegiatan adalah terlambatnya persetujuan anggaran oleh Dirjen Anggaran, sehingga dana baru bisa digunakan bulan Juli 2012. Hal ini disebabkan karena kurang lengkapnya data yang diterima DJU pada saat pembahasan persetujuan anggaran. Padahal dari tim PHK-PKPD Universitas telah menyiapkan seluruh dokumen yang diperlukan. Lemahnya koordinasi antara taskforce dengan pengelola perencanaan keuangan dengan Unej perlu diperbaiki untuk kegiatan yang akan datang. Agar kegiatan dapat terselenggara dengan baik, tim taskforce harus bekerja keras melakukan penyesuaian jadwal dengan anggaran yang telah disetujui. Setiap TOR kegiatan harus dikirim ke CPCU HPEQ, namun jawaban dan persetujuan TOR kadang memerlukan waktu yang lama, sehingga menghambat kegiatan. Untuk mempercepat proses review TOR dilakukan pengiriman dan review langsung dengan mengadakan perjanjian dengan reviewer. Struktur organisasi yang ada saat ini dinilai belum cukup mengakomodasi tugas-tugas dan fungsi yang harus diemban sehinga kegiatan menjadi tidak efektif. Agar mekanisme kegiatan dapat berjalan efektif perlu dilakukan perubahan struktur organisasi pengelola program sehingga seluruh fungsi-fungsi organisasi dapat dilaksanakan dan beban pekerjaan terdistribusi dengan merata. Struktur organisasi yang baru perlu ditambahkan personil yang menjalankan fungsi-fungsi koordinasi sehingga kegiatan menjadi lebih efektif. Gambar berikut adalah perubahan struktur organisasi pengelola PHK-PKPD FK Unej yang telah sisahkan melalui SK Rektor. Adanya tambahan koordinator program dan koordinator pengadaan dalam struktur organisasi di tahun 2012 ini dapat memperbaiki pelaksanaan kegiatan. Koordinator program bertugas mengkoordinasikan kegiatan diantara PIC, memantau penyusunan TOR, pelaksanaan, dan laporan di setiap kegiatan. Koordinator pengadaan bertugas mengkoordinasikan rencana pengadaan, mempersiapkan tim pengadaan, pelaksanaan pengadaan, serta pelaporan kegiatan pengadaan. Beberapa PIC kegiatan masih belum optimal menjalankan tugasnya, sehingga untuk beberapa kegiatan koordinator program harus turun tangan mengerjakan tugas-tugas tersebut.


|7

!

!

Bab 3 Hasil yang Dicapai

BAB 3 HASIL YANG DICAPAI 2.1 Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Tambahan Keberhasilan program kegiatan dapat dilihat dari indikator kinerja utama dan indikator kinerja tambahan sebagai berikut. Tabel 1. Indikator Kinerja Utama 2011 No

Keterangan

Baseline

2012

2013

Target

Capaian

Target

Capaian

Target

Capaian

1.

Akreditasi

NA

C

B

B

B

B (LAM)

B

2.

Persentase Lulus UKDI pada kesempatan I

87

88

77,8

89

88

90

76,6

3.

Persentase modul KBK baru

0

30

0

60

60

100

62

4.

Persentase jumlah mahasiswa yang mendapatkan nilai minimal B pada kesempatan I ujian tulis blok

-

30

55,8

35

35

40

35

5.

Persentase jumlah mahasiswa yang mendapat nilai minimal B pada kesempatan I akhir semester

-

80

55,8

85

80

90

80

6.

IPK rata-rata lulusan sarjana

2,85

2,90

2,92

2,95

3,01

3,00

3.12

7.

IPK rata-rata lulusan dokter

2,83

2,90

2,98

2,95

3,10

3,00

3,16

8.

Lama studi rata-rata Tahap Sarjana (bulan)

52,3

50

45,6

48

45

45

42,4

9.

Lama studi rata-rata Tahap Profesi (bulan)

28,6

27

25,4

26

24

25

26,6

10.

Persentase kegagalan studi

8

<6

2

4

0

2

0

11.

Persentase mahasiswa dikelola oleh Bimbingan & Konseling

12

8

-

4

0

2

0

Sampai pada akhir Desember 2013 indikator kinerja utama telah mencapai target untuk indikator: akreditasi (1), Persentase jumlah mahasiswa yang mendapatkan nilai minimal B pada kesempatan I ujian tulis blok (4), IPK rata-rata lulusan sarjana (6), IPK rata-rata lulusan dokter (7), lama studi rata-rata tahap Sarjana (8) lama studi rata-rata tahap profesi (9), dan persentase kegagalan studi (10). Ketercapaian indikator ini tidak terlepas dari peran PHKPKPD yang juga mengakselerasi beberapa kegiatan pembelajaran di FK Unej. Indikator (2) persentase kelulusan UKDI pada kesempatan pertama mengalami penurunan dari 88% menjadi 76,6%. Meskipun sudah diprediksikan sejak awal, kondisi ini tetap perlu mendapat perhatian sebagai bahan evaluasi untuk melakukan perbaikan menyelurung penyelenggaraan pendidikan. Untuk Indikator (3) Persentase modul KBK yang baru pada tahun 2013 masih belum ada peningkatan, karena sampai sekarang program hibah modul untuk tahun 2013 masih dievaluasi pelaksanaannya. Kegiatan PHK-PKPD telah memberikan dampak nyata pada aktivitas di FK Unej. Interaksi antardosen dan karyawan menjadi lebih intensif, sehingga memberikan kesempatan berbagi pengalaman serta pemecahan permasalahan. Pemahaman terhadap kurikulum, pembelajaran klinik, asesmen, pengelolaan, serta pemanfaatan teknologi informasi menjadi lebih baik. !

8 | Laporan Akhir Tahun 2013 PHK-PKPD UniversitasJember

Bab 3 Hasil yang Dicapai Tabel 2. Indikator Kinerja Antara Aktivitas Pemantapan Implementasi Kurikulum Berbasis Kompetensi Model SPICES Berorientasi Agromedik No. Keterangan

Baseline

2011 Target Capaian

2012 Capaian Target

Target

2013 Capaian

Tersusun Tersusun Implementasi 3 modul

9 modul

9

1.

Blueprint kurikulum

0

2.

Piranti lunak kurikulum

0

-

-

Ada

Uji coba

3.

Jumlah rancangan pembelajaran

0

-

-

12

12

20

13

4.

Jumlah modul berorientasi agromedik

4

6

6

12

12

20

13

5.

Indeks kepuasan mahasiswa (skala 1-4)

2,6

2,6

2,56

2,8

2,7

3,0

2,9

6.

% kelulusan blok pada ujian I

30

30

62

45

60

60

94.09

7.

% nilai A di setiap blok

10

15

6,9

20

8

25

28,03

8.

IPK Sarjana

2,85

2,90

2,92

2,95

3,01

3,00

3,12

Implementasi Implementasi

a. Capaian Pada tahun 2012 kurikulum baru telah diimplementasikan, sedangkan piranti lunak yang disiapkan telah diujicobakan dan masih perlu pengembangan lebih lanjut sehingga diharapkan dapat mempermudah dalam penyelenggaraan modul blok beserta evaluasinya. Untuk saat ini piranti lunak sudah dapat diakses melalui website universitas. Penetapan agromedis sebagai ciri khas lulusan FK Unej menjadi muatan dalam kurikulum ini dan diintegrasikan dalam setiap kajian dan mewarnai modul blok yang telah mendapat pendanaan dari hibah penyusunan modul. Materi agromedis telah ditetapkan dari kegiatan ini melalui kegiatan pengembangan sistem yang telah dilaksanakan dengan menjaring masukan dari seluruh stakeholder. b. Hambatan dan Pemecahan Kegiatan PHK-PKPD pada tahun 2013 ini jadwal kegiatan mundur dari rencana, padahal beberapa kegiatan bersifat berurutan. Sebagian modul belum dipresentasikan di forum nasional masih harus menyesuaikan jadwal kegiatan. c. Rencana Selanjutnya Pada tahun 2013 kegiatan hibah penyusunan modul hanya diselenggarakan 1 judul karena berdasarkan pedoman penyelenggaraan kuota maksimal adalah 20 judul hibah pengajaran yang eligible didanai dari 1 project. Hal ini baru diketahui awal tahun 2013, sehingga total hibah pengajaran yang dihasilkan sejumlah 20 judul (13 judul tahap akademik dan 7 judul tahap profesi). Hingga saat ini sudah 9 modul tahap akademik yang sudah diimplementasikan sejak tahun 2012. Hingga saat ini masih ada 7 modul berorientasi agromedik yang belum tersusun yang merupakan dokumen pelengkap implementasi kurikulum. Semula modul tersebut akan didanai oleh PHK-PKPD, namun karena keterbatasan kuota, FK Unej diharapkan dapat memfasilitasi penyelesaian kekurangan modul tersebut sehingga kurikulum baru yang telah mulai diterapkan pada tahun 2012 dapat berjalan dengan baik.


|9

!

!


Tabel 3. Indikator Kinerja Antara Aktivitas Pengembangan Model Pembelajaran Klinik Berbasis Komunitas Agroindustri No, Keterangan

Baseline

2011 Target Capaian

2012 Capaian Target

2013 Target

Capaian

1.

Blueprint pembelajaran klinik

0

Ada

Ada

Implementasi

Ada

Implementasi

Implementasi

2.

Jumlah rancangan pembelajaran klinik

0

-

-

12

7

12

7

3.

Jumlah modul pembelajaran klinik

0

-

-

12

7 draft

12

7

4.

Jumlah rumah sakit pendidikan dalam jejaring

4

4

4

5

4

6

4

5.

Jumlah puskesmas yang berorientasi agromedik sebagai wahana belajar

0

0

0

2

4

4

9

6.

IPK lulusan pendidikan profesi dokter

2,83

2,85

2,94

2,9

3,01

3,00

3,16

7.

Indeks kepuasan mahasiswa terhadap pembelajaran klinik

NA

2,6

2,6

2,75

2,6

3

2,8

a. Capaian Pada tahun 2011 blueprint pembelajaran klinik telah tersusun dan pada tahun 2012 rencana mulai diimplementasikan. Sebanyak 7 modul hibah pengajaran telah selesai disusun dan diharapkan pada tahun 2014 sudah mulai diimplementasikan. Materi agromedis telah ditetapkan dari kegiatan ini melalui kegiatan pengembangan sistem yang telah dilaksanakan dengan menjaring masukan dari seluruh stakeholder. Sebagian besar dosen klinis telah mengikuti lokakarya pembelajaran klinis terlibat dalam pengembangan blueprint model pembelajaran klinis. b. Hambatan dan Pemecahan Aktivitas program ini melibatkan dosen klinis memiliki jadwal kegiatan padat karena harus menjalankan tugas pelayanan pasien serta pendidikan mahasiswa FK Unej di tingkat profesi. Akibatnya tidak semua dosen klinis dapat berpartisipasi mengikuti kegiatan PHK-PKPD ini. Agar partisipasi dosen klinis dapat terjaga, pemilihan waktu yang tepat serta informasi lebih dini kepada para dosen klinis yang diharapkan terlibat, sehingga mereka dapat mengatur jadwal kegiatan dengan baik. Penyusunan hibah modul klinis juga menemui kendala personalia. Untuk mengatasi hal tersebut dalam setiap tim modul klinis ditambahkan personalia dari dosen preklinis agar dapat meningkatkan kinerja tim dalam penyusunan modul. Di sisi lain, variasi latar belakang asal dan pendidikan dari para klinisi seringkali memunculkan perbedaan dalam mengimplementasikan kurikulum. Untuk itu, perlu konsolidasi internal yang intensif di setiap laboratorium agar permasalahan ini dapat diatasi. c. Rencana Selanjutnya Implementasi model pembelajaran di tahap klinis memerlukan kesamaan pemahaman dalam model pembelajaran yang akan diterapkan. Untuk itu perlu diadakan pertemuan yang intensif dan melibatkan banyak pihak, sehingga rancangan pembelajaran dan modul yang telah disusun dapat diimplementasikan dengan baik sesuai dengan visi, misi dan tujuan pendidikan dokter di FK Unej. 10 | Laporan Akhir Tahun 2013 PHK-PKPD UniversitasJember

Bab 3 Hasil yang Dicapai Tabel 4. Indikator Kinerja Antara Aktivitas Pengembangan Sistem Asesmen dan Evaluasi Mahasiswa Berbasis Kompetensi No,

2011 2012 Baseline Target Capaian Target Capaian

Keterangan

Target

2013 Capaian

1.

Blueprint sistem evaluasi mahasiswa

NA

Ada

Ada

Implem implemen Implemen Implementa tasi si entasi tasi

2.

Tersusun pedoman model penerimaan mahasiswa baru

NA

Ada

NA

Implem entasi

NA

Implemen tasi

NA

3.

Jumlah soal ujian tulis yang memenuhi kriteria soal yang baik

NA

100

100

250

200

500

300

4.

Jumlah soal OSCE yang memenuhi kriteria soal yang baik

NA

14

14

28

25

42

40

5.

Jumlah departemen yang melaksanakan OSCE & Mini Cex

2

2

2

4

4

7

7

6.

Persentase kelulusan dalam UKDI pada kesempatan I

87

88

77,8

89

88

90

92

7.

Persentase mahasiswa bermasalah yang berhasil ditangani

NA

-

NA

15

NA

30

NA

a. Capaian Pada tahun 2012 dalah tahap implementasi dari blueprint asesmen dan evaluasi di FK Unej. Pada tahun ini telah diselenggarakan berbagai pelatihan baik internal maupun pengiriman ke luar sehingga FK Unej dapat menyelenggarakan kegiatan asesmen secara mandiri. Telah dilaksanakan Uji Coba OSCE Nasional dan FK Unej telah menjadi institusi yang mandiri dalam menyelenggarakan OSCE Nasional. Untuk pelaksanaan CBT saat ini FK Unej telah menyiapkan fasilitasnya, namun untuk implementasinya akan dilaksanakan pada tahun 2013. Pada tahun ini jumlah soal CBT yang memenuhi kriteria baik mencapai 300 soal dari target 500 soal, ini menurun dibandingkan dengan hasil yang dicapai pada tahun 2011. Kriteria soal yang baik ini merujuk pada cara membuat soal yang baik dalam Uji Kompetensi Dokter Indonesia. Meskipun tidak menjadi indikator kinerja, terselenggaranya OSCE baik Nasional maupun lokal merupakan kemajuan yang telah dicapai FK Unej saat ini. Sedangkan penyelenggaraan Ujian CBT Blok diharapkan dapat dilaksanakan pada tahun 2014. b. Hambatan dan Pemecahan Meskipun telah beberapa kali menyelenggarakan OSCE nasional secara mandiri, namun dalam penyiapannya masih memerlukan SOP yang memayungi penyelenggaraan OSCE berikutnya. Misalnya untuk pengelolaan Bank Standardized Patient perlu pengelolaan khusus dan dikhawatirkan bila program PHK-PKPD telah berakhir tidak bisa disiapkan dengan baik karena membutuhkan komitmen yang kuat dari institusi untuk menganggarkan dan memberdayakan para personil yang ada. Berbagai komponen dalam OSCE yang lain juga memerlukan perhatian yang sama. Untuk persiapan CBT, hingga saat ini software yang dijanjikan oleh Dikti masih belum dapat digunakan, padahal rencananya ujian CBT dan penerapan metode standard setting yang dipilih membutuhkan fasilitas tersebut. Untuk itu, akan diupayakan membuat software sendiri sehingga implementasi CBT untuk ujian blok bisa segera dilaksanakan. Hingga saat ini baru 7 departemen (Lab. Klinik) yang menyelenggarakan OSCE dan mini CEx. Hal ini disebabkan karena sebagian departemen memiliki jumlah staf yang terbatas sehingga tidak memungkinkan melaksanakan OSCE. Sedangkan untuk melaksanakan mini CEx membutuhkan pengalaman dan motivasi yang tinggi yang hingga saat ini masih perlu banyak pengembangan.


| 11

!

!


IHT pembuatan soal klinik untuk ujian blok merupakan angkatan ke-2 semula direncanakan dilaksanakan pada tahun 2013 dengan pertimbangan banyak dosen baru dan dosen lama yang belum mengikuti pelatihan. Namun IHT ini tidak dapat diselenggarakan karena ketidaksinkronan antara jadwal fakultas dengan narasumber akibat penjadwalan ulang setelah terjadi keterlambatan pencairan dana. Demikian juga Lokakarya revitalisasi MEU tidak terselengara karena sulitnya menentukan jadwal yang sesuai dari narasumber yang akan dihadirkan. Komisi Bimbingan dan Konseling telah dibentuk hasil studi kebijakan dan pengembangan sistem pada tahun 2011. Namun komisi ini belum bekerja sesuai rencana bahkan personalia tim yang telah dibentuk saat ini sedang dalam tugas belajar dan belum ditetapkan penggantinya, sehingga program bimbingan konseling tidak dapat berjalan optimal. c. Rencana Selanjutnya Mengingat komponen dasar penyelenggaraan sistem asesmen dan evaluasi telah disiapkan selama tahun 2011-2013 maka pada tahun 2013 FK Unej diharapkan dapat menyelenggarakan ujian CBT secara mandiri, baik di tingkat nasional maupun tingkat institusi. Implementasi CBT ini tiak hanya untuk memfasilitasi mahasiswa FK dalam ujian, tetapi juga profesi kesehatan lain seperti Ujian Bidan, Ujian Ners, Ujian Perawat, serta Ujian lain yang membutuhkan perangkat CBT ini. Dari hasil evaluasi, OSCE yang diselenggarakan masing-masing departemen dirasakan kurang efektif dan efisien, sehingga ke depan diharapkan diselenggarakan OSCE komprehensif yang mengakomodasi seluruh departemen, dan bagi mahasiswa dijadikan sebagai persiapan untuk mengikuti OSCE nasional. Beberapa IHT yang tidak terselenggara diharapkan dapat difasilitasi oleh FK Unej dan menjadi program yang rutin untuk pengembangan SDM. Agar Komisi Bimbingan dan Konseling dapat berjalan optimal hendaknya FK Unej membentuk tim yang baru sehingga keberlangsungan program dapat terjamin. Tabel 5. Indikator Kinerja Antara Penguatan Manajemen Internal dan Implementasi Sistem Penjaminan Mutu No. Keterangan 1.

Blueprint Manajemen Internal dan Penjaminan Mutu

2.

Baseline

2011 Target Capaian

2012 Target

2013 Capaian

Implementasi implementasi

Target

Capaian

Implementasi

Implementasi

NA

Ada

Ada

Rentang beban kerja dosen (sks)

8 - 27

10 - 22

10-20

12 -20

12-20

12 - 18

12 - 18

3.

Indeks kepuasan mahasiswa terhadap layanan administrasi

2,67

2,8

2,8

3,0

3,0

3,1

3,0

4.

Jumlah SOP yang sudah dibuat oleh fakultas

0

10

30

20

30

30

30

5.

Jumlah auditor akademik yang terlatih

3

4

4

5

4

6

4

6.

Akreditasi

Belum

C (BAN)

B

B

B

B (LAM)

B

a. Capaian Pada tahun 2011 kegiatan ini telah menghasilkan Blueprint Sistem Manajemen Internal dan Implementasi Sistem Penjaminan Mutu. Dalam blueprint ini telah disepakati struktur organisasi terkait dengan implementasi kurikulum serta komponen pengukung kegiatan FK Unej. Selain itu juga disepakati sistem penjaminan mutu yang akan diterapkan di FK Unej.



Sebagian staf telah mendapatkan pelatihan di bidang penjaminan mutu dan diharapkan akan mempercepat pengembangan kualitas pengelolaan di FK Unej. b. Hambatan dan Pemecahan Implementasi blueprint sistem manajemen internal dan penjaminan mutu masih menemui kendala. Salah satu kendala adalah masih belum adanya penganggaran dari institusi untuk menjalankan beberapa fungsi komisi yang telah ditetapkan. Akibatnya kegiatan di beberapa komisi tidak banyak dilaksanakan. c. Rencana Selanjutnya Agar kegiatan dapat berjalan dengan baik perlu koordinasi dan komitmen dari pihak institusi secara internal, sehingga beberapa hal yang sudah disepakati dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana. Tabel 6. Indikator Kinerja Antara Aktivitas Pengembangan Sistem Manajemen Informasi dan Sistem Manajemen PembelajaranBerbasis Teknologi Digital No.

2011 Target Capaian

2012 Capaian Target

2013 Target

Capaian

Ada

Implementasi

Implementasi

Utk SE

Ada

Utk Akreditasi

Ada

1

12

Ada

20

Ada

Ada

Ada

Ada

Ada

Ada

Ada

NA

Ada

Ada

Ada

Ada

Ada

Ada!

Pemanfaatan sistem TI sebagai media pembelajaran, komunikasi & koordinasi antarunit kerja termasuk RS

NA

Ada

Ada

Ada

Ada

Ada

Ada!

Sistem pengelolaan soal ujian berbasis teknologi digital

NA

Ada

Belum

Ada

Ada

Ada

Ada!

Keterangan

Baseline

1.

Blueprint Pengembangan SIM dan LMS

NA

Ada

Ada

Implementasi

2.

Pengelolaan data yang terintegrasi berbasis teknologi digital

NA

ada

ada

3.

Pemanfaatan TI untuk pengelolaan & evaluasi modul

1

6

4.

Pemanfaatan TI dalam pengelolaan jadwal pembelajaran terpadu

NA

5.

Pemanfaatan TI dalam Pengelolaan administrasi kegiatan pembelajaran

6.

7.

!

a. Capaian Pada tahun 2011 telah dihasilkan Blueprint Pengembangan SIM dan LMS. Sedangkan pada tahun 2012 telah disiapkan perangkat IT untuk melaksanakan SIM dan LMS. Proses pengadaan telah selesai pada Desember 2012. Diharapkan pada tahun 2013 ini perangkat IT dapat digunakan untuk pengembangan SIM dan LMS. b. Hambatan dan Pemecahan Aktivitas pengembangan SIM dan LMS ini memerlukan fasilitas penunjang TI, sementara pengadaan peralatan ini di tahun 2012 baru pada bulan Desember terealisasi. Perangkat IT tersebut baru bisa terpasang pada bulan November 2013 karena terkendala perbaikan atap Laporan Akhir Tahun 2013 PHK-PKPD Universitas Jember

| 13

!

!


yang baru selesai pada bulan Oktober 2013. Hingga saat ini jaringan IT belum bisa digunakan terkait pemasangan jaringan internet yang belum selesai dari Universitas. c. Rencana Selanjutnya Diharapkan pada awal tahun 2014 seluruh kegiatan SIM dan LMS dapat dilanjutkan dan dilaksanakan oleh Fakultas mengingat program PHK-PKPD telah berakhir. 2.2 Status Kemajuan Fisik dan Serapan Keuangan Status kemajuan fisik dan serapan keuangan dapat dibaca di bagian lampiran laporan ini. Akselerasi kegiatan memberikan dampak positif dalam meningkatkan serapan keuangan pada akhir program di tahun pertama. Kemajuan fisik kegiatan mencapai 100% dari rencana serapan yang telah direvisi pada rekonsiliasi sebelumnya.


Bab 4 Rencana Selanjutnya

BAB 4 RENCANA SELANJUTNYA 4.1 Rencana Anggaran Rekapitulasi realisasi anggaran perkomponen biaya dapat dilihat pada tabel berikut. Tabel 4.1 Rekapitulasi Realisasi Anggaran Per Komponen Biaya Keadaan Sampai dengan 31 Desember 2013 NO.

KOMPONEN BIAYA

1

(DISESUAIKAN DENGAN ELIGIBLE COMPONENT PADA PANDUAN) 2

1

SATUAN

3

SASARAN

PRESTASI*)

Jumlah

Rp. (dalam ribu)

Jumlah

% Fisik

Rp. (dalam ribu)

% Keuangan

4

5

6

7=6/4

8

9=8/5

Pengadaan Barang & Jasa 1.1. Peralatan laboratorium

Paket

8

8 4.357.772

1.2. Furniture

Paket

1

100,00

4.348.751

99,79

100,00

227.858

99,04

-

-

-

-

-

-

100,00

634.608

99,26

100,00

97.975

97,98

-

-

-

-

-

-

100,00

30.578

48,25

-

-

-

91,67

141.400

84,77

-

-

-

116,67

94.302

71,44

-

-

-

72,73

82.432

63,77

38,10

180.000

25,71

-

-

-

100,00

26.500

58,24

-

-

-

1 230.059

1.3. Tenaga Ahli. Domestik

Orang-Bulan

0

0 -

Internasional

Orang-Bulan

0

1.4. Buku dan jurnal

Paket

2

1.5. Pekerjaan Sipil

Paket

1

1.6. Software

Paket

1

0 2 639.345 1 100.000 0 110.000

2

Pengembangan Program 2.1. Lokakarya

Kegiatan

1

0 15.000

2.2. Pengembangan Sistem

Kegiatan

3

2.3. Policy Study

Kegiatan

0

3 63.380 0 -

3

Pengembangan staff 3.1. Bergelar Dalam Negeri

Orang-Bulan

48

44 166.800

Luar Negeri

Orang-Bulan

0

0 -

3.2. Tidak Bergelar Dalam Negeri

Orang-Bulan

12

14 132.000

Luar Negeri

Orang-Bulan

2

Kegiatan

11

0 104.000

IHT

8 129.270

4

Insentif Staf 4.1. Hibah Pengajaran

Hibah

21

8 700.000

4.2. Hibah Penelitian

Hibah

0

0 -

5

Komponen khusus 5.1. Kemitraan

Kegiatan

1

1 45.500

6

Manajemen Program dan Monevin 6.1. Manajemen Program

Kegiatan

0

0 -

6.2. Monevin

TOTAL

6.793.126

5.864.404


| 15

!

!

Bab 4 Rencana Selanjutnya

Realisasi anggaran PHK-PKPD FK Unej sampai dengan akhir Desember 2013 telah mengalami penyesuaian dengan meluncurkan sebagian anggaran ke tahun berikutnya, setelah memperhitungkan kemungkinan sisa waktu 4 bulan efektif untuk implementasi kegiatan dari September sampai dengan Desember 2012. Upaya akselerasi kegiatan dilakukan sehingga seluruh kegiatan yang dijadwalkan di tahun 2012 (hasil revisi) dapat terlaksana. Seluruh kegiatan telah selesai dilaksanakan pada akhir Desember 2012. 4.2 Rencana Implementasi Program, Pengadaan dan Keuangan Rencana implementasi program dan keuangan untuk tahun 2013 telah selesai dilaksanakan. Beberapa kegiatan tidak bisa dilaksanakan disebabkan oleh beberapa faktor antara lain keterlambatan pencairan anggaran sehingga program baru bisa dilaksanakan mulai bulan Juli 2013. Seluruh kegiatan telah berakhir pada akhir Desember 2013. Terdapat 3 In House Training yaitu IHT Pengembangan Soal Klinik untuk Ujian Blok, IHT Pelatihan Motivasi, IHT Pemanfaatan E-Learning dengan Web Blog disebabkan karena kesulitan sinkronisasi jadwal antara dengan narasumber dengan peserta, keterlambatan tersedianya fasilitas IT, dan waktu yang tersedia tidak memadai untuk dilaksanakan. Hibah Pengajaran Perangkat Penunjang KBK Model Spices yang Berorientasi Agromedik hanya dilaksanakan untuk 1 modul (dari rencana 12 modul) karena jumlah modul total untuk PHK PKPD sudah mencapai kuota yaitu sebanyak 20 modul sehingga Hibah Pengajaran Pengembangan Modul Pendidikan Klinik Orientasi Komunitas Agroindustri juga tidak dilaksanakan. Pada tahun 2013 seluruh paket pengadaan barang dan jasa berjalan lancar dan telah selesai dilaksanakan. 4.2 Rencana Pencapaian Target Indikator Kinerja Antara Rencana pencapaian target indikator kinerja antara perlu dilakukan penyesuaian-penyesuaian mengingat telah dilakukan perencanaan dan penjadwalan ulang kegiatan. Beberapa indikator kinerja sulit dilakukan pengukuran sehingga perlu didefinisikan kembali beberapa indikator tersebut sehingga mudah diukur. Beberapa kegiatan juga akan dikaji untuk penetapan indikator antara sesuai dengan dinamika yang ada.


Bab 5 Evaluasi terhadap Disain Implementasi dan Aktivitas

BAB 5 EVALUASI TERHADAP DISAIN IMPLEMENTASI DAN AKTIVITAS 5.1 Kekuatan dan Kelemahan Kekuatan dari PHK-PKPD di FK Unej ini adalah program sudah ditata dan dirancang secara terpadu dan saling mendukung dengan urutan kegiatan yang diselaraskan dengan upaya pencapaian target kegiatan. Masing-masing kegiatan saling menunjang pencapaian target kegiatan. Apabila dilaksanakan sesuai dengan rencana, program ini akan meningkatkan kapasitas institusi sehingga penyelenggaraan pendidikan menjadi efektif. Staf dosen yang muda menjadi modal yang dapat diandalkan untuk mendukung kegiatan. Komitmen Universitas untuk mendukung kegiatan dinyatakan dalam kesediaan rektor untuk menganggarkan dana pendamping sebesar 10% sehingga mendukung keterlaksanaan program. Beberapa kelemahan telah diidentifikasi dari implementasi tahun 2013 adalah semakin berkurangnya jumlah personalia yang bisa terlibat dalam PHK-PKPD. Sebagian besar dosen yang ada harus menjalankan tugas belajar ke jenjang yang lebih tinggi. Padahal kegiatan ini membutuhkan sumberdaya manusia yang tidak sedikit. Proses regenerasi personalia taskforce tidak bisa dijalankan dengan maksimal karena selain dari sisi jumlah juga rekrutmen dosen baru masih menemui kendala. 5.2 Penyesuaian dan Perubahan Berdasarkan analisis terhadap kekuatan dan kelemahan dari program ini telah dilakukan upaya perbaikan dan penyesuaian kegiatan. Beberapa kelemahan dalam disain dan implementasi telah dilakukan usaha perbaikan demi mewujudkan keberhasilan program namun demikian kendala utama adalah terbatasnya sumberdaya manusia yang diperlukan untuk implementasi kegiatan. Beberapa langkah yang telah dilakukan sebagai berikut. a. Melakukan konsolidasi internal khususnya dalam aspek kepemimpinan dan kapasitas personalia yang menjalankan program b. Melakukan restrukturisasi dengan merampingkan organisasi sehingga memperjelas tugas dan fungsi masing-masing personalia dalam tim. c. Melakukan identifikasi terhadap masing-masing kegiatan untuk kemudian dilakukan prioritas kegiatan dan sinkronisasi sehingga program dapat dilaksanakan dengan lebih baik Penyesuaian dan perubahan yang akan dilakukan perlu dikoordinasikan dengan pihak FK Unej serta dikonsultasikan dengan Mitra Program Tim FK Unair untuk mendapatkan saran dan masukan demi terlaksananya kegiatan yang lebih baik. Karena dalam berbagai kegiatan banyak melibatkan mitra sebagai narasumber serta rujukan, maka seluruh kegiatan hendaknya dilakukan sinkronisasi dan penyelarasan sehingga kegiatan dapat berjalan lebih efektif.


| 17

LAMPIRAN

Lampiran(4.(Status(penyerapan(keuangan(untuk(pelaksanaan(aktivitas Keadaan Sampai dengan 31 Desember 2013 NO.

KOMPONEN BIAYA

SATUAN

(DISESUAIKAN DENGAN ELIGIBLE COMPONENT PADA PANDUAN)

PRESTASI*)

Jumlah

Rp. (dalam ribu)

Jumlah

% Fisik

Rp. (dalam ribu)

% Keuangan

3

4

5

6

7=6/4

8

9=8/5

1.1. Peralatan laboratorium

Paket

8

4,357,772

8

100.00

4,348,751

99.79

1.2. Furniture

Paket

1

230,059

1

100.00

227,858

99.04

Domestik

Orang-Bulan

0

-

0

-

-

-

Internasional

Orang-Bulan

0

-

0

-

-

-


Paket

2

639,345

2

100.00

634,608

99.26


Paket

1

100,000

1

100.00

97,975

97.98

1.6. Software

Paket

1

110,000

0

-

-

-

2.1. Lokakarya

Kegiatan

1

15,000

0

-

-

-


Kegiatan

3

63,380

3

100.00

30,578

48.25

2.3. Policy Study

Kegiatan

0

-

0

-

-

-

Dalam Negeri

Orang-Bulan

48

166,800

44

91.67

141,400

84.77

Luar Negeri

Orang-Bulan

0

-

0

-

-

-

Dalam Negeri

Orang-Bulan

12

132,000

14

116.67

94,302

71.44

Luar Negeri

Orang-Bulan

2

104,000

0

-

-

-

Kegiatan

11

129,270

8

72.73

82,432

63.77

4.1. Hibah Pengajaran

Hibah

21

700,000

8

38.10

180,000

25.71

4.2. Hibah Penelitian

Hibah

0

-

0

-

-

-

Kegiatan

1

45,500

1

100.00

26,500

58.24

Kegiatan

0

-

0

-

-

-

1 1

SASARAN

2 Pengadaan Barang dan Jasa

1.3. Tenaga Ahli.

2

3

Pengembangan Program

Pengembangan staff 3.1. Bergelar

3.2. Tidak Bergelar

IHT 4

5

Insentif Staf


6

Manajemen Program dan Monevin 6.1. Manajemen Program 6.2. Monevin TOTAL

6,793,126

5,864,404

*)Diisi&dengan&jumlah&paket&yang&sudah&selesai&proses&pengadaannya&(hingga&penerimaan&barang)&atau&pekerjaan&yang&sudah&dilaksanakan&sesuai& dengan&satuannya &&&&

REKAPITULASI+REALISASI+ANGGARAN+PER+PROGRAM+DAN+AKTIVITAS!!!(dalam+ribuan+rupiah) REALISASI ANGGARAN SAMPAI DENGAN 31 Desember 2013 (Rp dalam ribu)

RENCANA ANGGARAN 2013 (Rp dalam ribu) Komponen BIAYA 1

2

SISA ANGGARAN TAHUN 2013 (Rp dalam ribu)

PHK-PKPD

PT

Total

%

PHK-PKPD

PT

Total

%

PHK-PKPD

PT

Total

3

4

5

6

7

8

9

10

11= 3-7

12= 4-8

13=11+12

Aktivitas Pemantapan Implementasi KBK Model SPICES Berorientasi Agromedik 1 2 3

4

5

6 7

NDTDN Peningkatan Kualitas Pembelajaran NDTLN Peningkatan Kualitas Pembelajaran Hibah Pengajaran Perangkat Penunjang Kbk Model Spices Yang Berorientasi Agromedik DTDN Peningkatan Kualitas Staf Akademik Fakultas Kedokteran Universitas Jember Pengembangan Sistem Evaluasi Implementasi Kurikulum Berbasis Kompetensi Berorientasi Agromedik Pengadaan Barang dan Jasa

132,000

132,000

1.78

94,302

104,000

104,000

1.40

-

334,650

4.51

40,000

-

40,000

0.64

280,000

14,650

294,650

166,800

2.25

141,400

-

141,400

2.28

25,400

-

25,400

320,000

14,650

166,800

-

94,302

1.52

37,698

-

104,000

37,698 104,000

4,460

1,750

6,210

0.08

4,150

1,750

5,900

0.10

310

-

310

1,190,427

-

1,190,427

16.05

1,182,947

-

1,182,947

19.07

7,480

-

7,480

2,274,386

2,274,386

30.66

2,274,386

-

2,274,386

36.67

-

-

-

8

Pengadaan Barang dan Jasa (Pengalihan 2012) Pustaka (Pengalihan 2012)

218,360

218,360

2.94

217,250

-

217,250

3.50

1,110

-

1,110

9

Furniture

230,059

230,059

3.10

227,858

-

227,858

3.67

2,201

-

2,201

10

Software (Pengalihan 2012)

110,000

110,000

1.48

-

-

-

110,000

11

Pekerjaan Sipil

100,000

100,000

1.35

97,975

-

-

110,000

97,975

1.58

2,025

2,025

Aktifitas Pengembangan Pembelajaran Klinik Berbasis Komunitas Agroindustri 1

2

3

4 5

Hibah Pengajaran Pengembangan Modul Pendidikan Klinik Orientasi Komunitas Agroindustri (Pengalihan 2012) Hibah Pengajaran Pengembangan Modul Pendidikan Klinik Orientasi Komunitas Agroindustri Pengembangan Sistem Pengembangan Strategi Paparan Klinis Dini di Komunitas Agroindustri dan Layanan Primer dalam KBK Model SPICES Pengadaan Barang dan Jasa (Pengalihan 2012) Pustaka (Pengalihan 2012)

140,000

6,300

146,300

1.97

140,000

1,750

141,750

2.29

-

4,550

4,550

240,000

11,850

251,850

3.40

-

-

-

-

240,000

11,850

251,850

50,000

11,750

61,750

0.83

19,627

4,250

23,877

0.38

30,374

7,500

37,874

624,547

624,547

8.42

624,547

-

624,547

10.07

-

-

-

417,358

417,358

5.63

417,358

-

417,358

6.73

-

-

-

2,900

-

2,900

Aktifitas Pengembangan Sistem Asesmen dan Evaluasi Mahasiswa Berbasis Kompetensi 1 2 3 4 5

IHT Assasement dalam Bimbingan Keterampilan Klinik IHT Assasement dalam Tutorial

12,310

1,750

14,060

0.19

9,410

1,750

11,160

0.18

12,310

1,750

14,060

0.19

10,005

1,750

11,755

0.19

2,306

-

2,306

IHT Pengembangan Soal Klinik untuk Ujian Blok IHT Pemberian Umpan Balik yang Konstruktif Pengembangan Sistem Implementasi Sistem Asesmen Dan Evaluasi dalam KBK

12,310

1,750

14,060

0.19

-

-

-

-

12,310

1,750

14,060

12,310

1,750

14,060

0.19

10,216

1,750

11,966

0.19

2,095

-

2,095

8,920

1,750

10,670

0.14

6,802

3,750

10,552

0.17

2,118

(2,000)

118

268,412

268,412

3.62

266,871

266,871

4.30

1,541

-

1,541

3,627

3,627

0.05

-

-

-

3,627

-

3,627

6

Pengadaan Barang dan Jasa

7

Pustaka

Aktifitas Penguatan Manajemen Internal dan Implementasi Penjaminan Mutu 1 2 3 4 5

IHT Leadership Pendidikan Tinggi Fakultas Kedokteran Universitas Jember IHT Pelatihan Motivasi Fakultas Kedokteran Universitas Jember IHT Pengembangan Penjaminan Mutu Kegiatan Akademik IHT Pelatihan peningkatan kualitas penyelenggaraan laboratorium agromedis Lokakarya Revitalisasi MEU Fakultas Kedokteran Universitas Jember

12,500

1,750

14,250

0.19

12,000

12,500

1,750

14,250

0.19

-

12,500

1,750

14,250

0.19

10,800

12,500

1,750

14,250

19,820

0.32

500

(6,070)

(5,570)

-

-

12,500

1,750

14,250

4,434

15,234

0.25

1,700

(2,684)

(984)

11,100

1,750

12,850

0.21

1,401

-

1,401

15,000

1,750

16,750

0.23

-

-

-

-

15,000

1,750

16,750

10,010

1,750

11,760

0.16

-

-

-

-

10,010

1,750

11,760

10,010

1,750

11,760

0.16

8,898

1,750

10,648

0.17

1,113

-

1,113

10,010

1,750

11,760

0.16

10,005

1,750

11,755

0.19

6

-

6

45,500

0.61

26,500

-

26,500

0.43

19,000

-

19,000

303,046

303,046

4.89

-

252,904

252,904

337,300

6,201,704

100.00

928,722

287,700

1,216,422

0.19

7,820

Aktifitas Pengembangan SIM dan SMP Berbasis Teknologi Digital 1

IHT Pemanfaatan E-learning dengan Web Blog Fakultas Kedokteran Universitas Jember 4 IHT Knowledge Management System Fakultas Kedokteran Universitas Jember 5 IHT Pengelolaan Jurnal Online Fakultas Kedokteran Universitas Jember Manajemen Kemitraan 1

Komponen Khusus Kemitraan UNAIR dengan UNEJ Manajemen Internal

Manjamen Program dan Monevin TOTAL

45,500

-

555,950

555,950

7.49

6,793,126

625,000

7,418,126

100.00

5,864,404

% Dana PT4

""""""""""""""""""""""""! 1"Realisasi"anggaran"sesuai"sampai"dengan"31"Desember"2013. 2"PHK"="Dana"dari"PHK!PKPD"(loan). 3"PT=$Dana$dari$Perguruan$Tinggi,$berupa"dana"pendamping$yang$wajib$disediakan"oleh"PT"ditambah"dengan"dana"tambahan"yang"disediakan"oleh"PT"(non#committed#matching#funding)." 4"Persentase"Dana"masing!masing"komponen"terhadap"Total"dana"Dana"tahun"2013.

REKAPITULASI+REALISASI+ANGGARAN+PER+KOMPONEN+BIAYA1"""(dalam+ribuan+rupiah)

1 1

REALISASI ANGGARAN SAMPAI DENGAN 31 Desember 2013(Rp dalam ribu)*)

RENCANA ANGGARAN 2013 (Rp dalam ribu)

Komponen BIAYA 2

PHK 3

PT 4

Total 5

% 6

PHK 7

PT 8

Total 9

% 10

SISA ANGGARAN 2013 (Rp dalam ribu)*) PHK 11= 3-7

PT 12= 4-8

Pengadaan Barang dan Jasa 1.1. Peralatan laboratorium 1.2. Furniture

4,357,772

-

4,357,772

58.74

4,348,751

4,348,751

70.12

9,021

-

9,021

230,059

-

230,059

3.10

227,858

227,858

3.67

2,201

-

2,201

-

-

1.3. Tenaga Ahli.

2

Domestik

-

-

-

-

-

-

Internasional

-

-

-

-

-

-

-


639,345

-

639,345

8.62

634,608

634,608

10.23

4,737

-

4,737


100,000

-

100,000

1.35

97,975

97,975

1.58

2,025

-

2,025

1.6. Software

110,000

-

110,000

1.48

-

-

-

110,000

-

110,000

-

-

2.1. Lokakarya

15,000

1,750

16,750

0.23

-

-

-

15,000

1,750

16,750


63,380

15,250

78,630

1.06

30,578

40,328

0.65

32,802

5,500

38,302

-

-

-

-

-

-

Pengembangan staff

-

-

3.1. Bergelar

-

-

-

Pengembangan Program

2.3. Policy Study 3

Dalam Negeri Luar Negeri

9,750

-

166,800

-

166,800

2.25

-

-

-

-

141,400

141,400

2.28

25,400

-

25,400

-

-

-

-

-

3.2. Tidak Bergelar

4

132,000

1.78

104,000

-

104,000

1.40

-

129,270

19,250

148,520

2.00

82,432

132,000

Luar Negeri IHT

94,302

94,302

22,754

700,000

32,800

732,800

-

-

-

9.88

180,000

1,750

-

45,500

0.61

-

-

104,000

-

104,000

1.70

46,838

(3,504)

43,334

181,750

2.93

-

520,000

31,050

551,050

-

-

-

-

555,950

555,950

7.49

6.2. Monevin

TOTAL

7,418,126

100

-

-

6,793,126

625,000

19,000

-

-

303,046

303,046

4.89

-

252,904

252,904

-

-

-

337,300

6,201,704

100

928,722

287,700

1,216,422

% Dana PT4 1(Realisasi(anggaran(sesuai(sampai(dengan(31(Desember(2013 2(PHK(=(Dana(dari(PHK?PKPD 3(PT#=#Dana#dari#Perguruan#Tinggi,#berupa(dana(pendamping#yang#wajib#disediakan(oleh(PT(ditambah(dengan(dana(tambahan(yang(disediakan(oleh(PT((non#committed#matching#funding) 4(Persentase(Dana(masing?masing(komponen(terhadap(Total(dana(Dana(tahun(2013

*)Untuk(laporan(tahunan(maka(kolom(ini(diisi(dengan(realisasi(atau(sisa(anggaran(sampai(dengan(Desember(2013

19,000

0.43

5,864,404

26,500

26,500

Manajemen Program dan Monevin 6.1. Manajemen Program

37,698

105,186

-

45,500

-

-

37,698


1.52

Insentif Staf 4.2. Hibah Penelitian

6

-

Dalam Negeri

4.1. Hibah Pengajaran 5

Total 13=11+12

LAPORAN IMPLEMENTASI PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD) Tahun 2013

Recommend Documents