Skema: Skema A, Skema B, Skema C Jenis Laporan: Tengah Tahunan, Tahunan
LAPORAN IMPLEMENTASI PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD)
Tahun 2011
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2011 i
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN IMPLEMENTASI PHK-PKPD Periode Anggaran Tahun 2011
1. 2. 3. 4.
4. 5.
Nama Perguruan Tinggi Fakultas Penanggung Jawab Direktur Eksekutif Nama Alamat Telepon Kantor Telepon Cellular Fax e-mail Skema Jenis Laporan
Menyetujui, Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Syiah Kuala
dr. Syahrul, Sp.S (K) NIP. 19620202 198903 1 001
: Universitas Syiah Kuala : Kedokteran : Prof. Dr. Darni M. Daud, MA : Dr. dr. Zinatul Hayati, M.Kes., Sp.MK (K) : Fakultas Kedokteran Unsyiah Gedung E Lt.2 Darussalam Banda Aceh : 0651-7555599 : 081360335302 : 0651-7551843 :
[email protected] : Skema A, Skema B, √ Skema C √ Tengah Tahunan, Tahunan
Banda Aceh, 12 Agustus 2011 Mengesahkan, Direktur Eksekutif PHK-PKPD
Dr. dr. Zinatul Hayati, M.Kes., Sp.MK (K) NIP. 19640305 199802 2 001
i
RINGKASAN EKSEKUTIF Penyusunan Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD HPEQ ini penting dilakukan guna mengevaluasi kemajuan Rencana Implementasi Program (RIP) selama setengah tahun agar segera dapat ditemukan titik permasalahan untuk segera diperbaiki. Rancangan global Program Hibah Kompetisi ini keseluruhannya disusun guna meningkatkan kompetensi lulusan sehingga menghasilkan lulusan yang berkualitas dan profesional di bidang kedokteran. Sasaran pokok yang ingin dicapai dalam PHK-PKPD HPEQ ini antara lain adalah penguatan kurikulum KBK dengan metode PBL, peningkatan akreditasi program studi oleh BAN PT dari akreditasi B menjadi akreditasi A, tingginya angka kelulusan uji kompetensi, tercapainya penguatan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam bidang Tropical Medicine guna mencapai kompetensi tinggi lulusan dalam bidang tersebut serta tercapainya penguatan kurikulum pendidikan manajemen bencana. Untuk pelaksanaan program ini PSPD FK Unsyiah telah mengusulkan anggaran pada tahun I sebesar Rp. 3.827.000,00 yang terdiri dari dana hibah sebesar Rp. 3.427.800.000,00 dan dana pendamping dari institusi sebesar Rp.400.000.000,00. Perjalanan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) yang didanai dari Proyek HPEQ tidak terasa sudah berada pada pertengahan tahun pertama. Pengelolaan program PHK ini merupakan pengalaman tersendiri yang tidak diperoleh dari unsur tri dharma perguruan tinggi. Pengelola dituntut untuk berperan dalam manajemen pengelolaan program. Di samping itu pengalaman dalam menyusun perencanaan baik perencanaan kegiatan maupun keuangan merupakan unsur yang sangat penting dalam pengembangan kapasitas pengelola program. Dalam perjalanan setengah tahun proyek ini telah dirasakan banyak permasalahan walaupun secara perlahan tapi pasti semua permasalahan dapat diatasi. Permasalahan keuangan yang pertama sekali dirasakan adalah dana manajemen program dan honor tim implementasi yang tak kunjung cair. Beberapa kebutuhan manajemen program terpaksa harus ditanggulangi dengan dana pribadi Direktur Eksekutif sedangkan honor tim implementasi diperkirakan akan cair pada awal September. Hambatan dalam kegiatan DNDT pada awalnya adalah permintaan biaya fee institusi dari universitas terkemuka yang melebihi pagu sehingga perlu waktu yang lebih lama untuk negosiasi harga. Sementara untuk kegiatan DT terhambat karena tingginya biaya SPP yang diminta oleh institusi pendidikan terakreditasi (beasiswa PHK PKPD dianggap sama dengan biaya mandiri yang mana SPP yang harus dibayar jauh lebih tinggi dari beasiswa BPPS DIKTI). Di samping itu juga dikenakan biaya pendaftaran yang cukup tinggi . Beberapa kendala lain yang dihadapi pada tahun pertama ini adalah lambatnya pengesahan DIPA, lambatnya persetujuan TOR oleh CPCU, lambatnya pemberian NOL dari WB, rumitnya administrasi dalam pencairan dana karena belum berpengalamannya task force dan staf pendukung serta kurang kuatnya rangkulan dari universitas dalam menyatukan visi baik dengan P2T maupun dengan Biro Keuangan universitas. Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara hingga periode 31 Juli 2011 beberapa diantaranya sudah mencapai target seperti nilai uji kompetensi dan IPK mahasiswa. Status kemajuan fisik untuk DT diperkirakan masih 15%. Dari 11 peserta S3 yang direncanakan baru 4 orang yang telah memiliki surat penerimaan dari universitas tujuan, sementara itu ada 3 peserta lagi yang akan mengikuti test masuk pada bulan Agustus. Untuk Program S2, ada 2 orang peserta training yang telah memiliki surat penerimaan dari universitas tujuan, 1 peserta lagi telah mengikuti test masuk namun i
belum ada pengumuman penerimaan, 1 orang lainnya akan mengikuti test masuk pada bulan Agustus, sedangkan 1 orang lainnya telah diterima dengan beasiswa BPPS DIKTI. Status kemajuan fisik kegiatan DNDT adalah 16,5%. Dari 11 peserta yang direncanakan mengikuti DNDT, 5 orang diantaranya telah menyelesaikan kegiatannya. Sementara itu 1 orang peserta yang sudah terjadwal untuk mengikuti training E-learning ke ITB pada bulan Juli, terpaksa ditunda hingga bulan September karena biaya kegiatan belum dapat dicairkan. Status kemajuan fisik kegiatan pengadaan barang diperkirakan masih 29%. Untuk kegiatan pengadaan barang NCB sudah mendapat Nol dari WB namun ketika akan dilelang harga yang ada dalam dokumen lelang sudah tidak sesuai lagi karena beberapa alat manikin sudah mengalami kenaikan harga yang signifikan. Walaupun demikian P2T universitas akan segera melakukan pengumuman lelang yang dijadwalkan tanggal 18 Agustus. Untuk pengadaan first prior hingga saat ini belum mendapat NOL hingga kegiatan yang lainnya ikut terhambat untuk dilaksanakan. Pengadaan jasa hingga saat ini belum dapat dilakukan karena sulitnya mencari konsultas yang non PNS. Kegiatan Lokakarya baru terlaksana 1 kegiatan, sementara itu 1 kegiatan lagi direncanakan akan dilaksanakan pada tanggal 15-16 September 2011, sedangkan 2 kegiatan lokakarya lainnya sedang dalam proses mencari narasumber. Kegiatan policy study yang dapat dilaksanakan hanya 1 kegiatan dari 3 yang direncanakan. Hal ini disebabkan karena adanya kesalahan dalam menyusunan mata anggaran dalam RKAKL. Walaupun perubahan mata anggaran sudah dilakukan oleh Kanwil Keuangan namun belum diperoleh RKAKL perubahan. Kegiatan Hibah Penelitian hingga saat ini sudah berjalan dengan kemajuan fisik sekitar 30%. Dari 21 proposal yang masuk telah disahkan pemenang sebanyak 6 judul. Sementara itu kegiatan Hibah Pengajaran hingga saat ini sudah berjalan dengan kemajuan fisik sekitar 14%. Alokasi anggaran dalam RKAKL yang tersedia untuk Hibah Pengajaran adalah sebanyak 5 judul, dengan demikian proposal yang harus diterima untuk memenuhi 3:1 adalah sebanyak 15 proposal. Namun proposal yang diterima awalnya hanya 5 proposal sehingga dilakukan penambahan waktu sebanyak 2 kali, sehingga proposal yang masuk mencapai 9 judul. Saat ini proses seleksi sudah dilakukan dan segera akan meminta pengesahan CPCU untuk disetujui pelaksanaan 4 judul hibah ini. Minimnya jumlah proposal yang masuk disebabkan antara lain adalah karena kurang pahamnya staf pengajar tentang model yang akan dibuat untuk Hibah Pengajaran. Persyaratan yang ada dalam Panduan Hibah Pengajaran dari CPCU yang mengharuskan hibah ini diusul oleh Koordinator Blok merupakan kendala tersendiri karena jumlah blok yang ada dalam kurikulum hanya 21 buah (sudah termasuk blok proposal dan skripsi). Sekiranya setiap pemberi kuliah pakar diperbolehkan untuk mengusulkan proposal ini tentu akan membuka peluang lebih besar untuk penerimaan proposal yang lebih banyak. Status penyerapan keuangan hingga 31 Juli 2011 baru 2 %. Serapan keuangan ini terjadi pada kegiatan DNDT, lokakarya dan manajemen program. Beberapa kegiatan yang telah dilaksanakan namun belum dapat direalisasikan keuangan disebabkan karena pembuatan kontrak dan kelengkapan administrasi pencairan dana yang belum selesai. Pengalaman mengelola PHK baik PHK PKPD ini atapun PHK sebelumnya, telah menjadi modal untuk meningkatkan kinerja SDM baik di tingkat fakultas maupun universitas. Dampak yang diharapkan dari program ini adalah perubahan paradigma pengelolaan institusi. Beberapa good practice dari aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan dalam hibah ini telah menjadi lesson learnt dan mulai dikembangkan secara lebih luas sebagai i
kegiatan universitas. Staf Pengajar semakin memahami bahwa setiap kegiatan yang akan dilakukan yang berimplikasi pada keuangan yang dikeluarkan, harus melalui suatu perencanaan yang sesuai dengan aturan perundangan yang berlaku. Rencana pengeluaran anggaran sampai Desember 2011 diperkirakan akan sesuai dengan perencanaan. Beberapa komponen biaya yang dikhawatirkan tidak terserap diantaranya adalah pengadaan jasa, policy study dan sebagian kegiatan pengembangan staf (S3) dengan total dana berjumlah Rp.620.000.000. Apabila kegiatan tersebut tidak mampu dilaksanakan maka diperkirakan serapan anggaran sampai akhir Desember 2011 dari total anggaran Rp.3.812.800.000.00,- akan mencapai 84%. Pada bulan Agustus direncanakan akan dilakukan pengumuman lelang untuk pengadaan barang NCB. Rencana realisasi keuangan pada bulan Agustus juga belum ada karena beberapa kontrak dan kelengkapannya baru dapat diselesaikan pada awal Agustus sehingga membutuhkan waktu hingga September untuk pencairan dana. Beberapa kegiatan pengembangan staf bergelar akan mengikuti test masuk pada bulan Agustus, sedangkan kegiatan non degree belum ada yang akan dilaksanakan pada bulan Agustus karena berkenaan dengan berlangsungnya bulan puasa Ramadhan. Demikian pula halnya dengan lokakarya. Pencapaian target indikator kinerja direncanakan akan terpenuhi pada bulan Desember 2011 kecuali pencapaian akreditasi prodi oleh BAN PT. Upaya-upaya yang telah dilakukan guna mempercepat pencapaian indicator kinerja antara lain adalah Sosialisasi Kegiatan PHK-PKPD HPEQ bagi seluruh tenaga pengajar di Fakultas Kedokteran Universitas Syiah Kuala pada tanggal 20 Januari 2011. Di samping itu juga dilakukan kegiatan reguler dalam penyamaan persepsi tutor untuk satu skenario melalui berbagai kegiatan seperti breefing. Peningkatan kualitas modul dan skenario dilakukan oleh Koordinator Blok melalui revisi modul dan skenario secara periodik. Peningkatan kapasitas Koordinator Blok dalam membuat modul dan menyusun skenario telah dilaksanakan melalui pengiriman staf pengajar tetap untuk mengikuti pendidikan tidak bergelar. Untuk meningkatkan indikator kinerja terhadap jumlah penelitian staf maka pada tanggal 26 maret 2011 telah diselenggarakan Pelatihan Penyusunan Proposal Research Grant PHK-PKPD HPEQ FK Unsyiah bagi seluruh staf pengajar tetap.
i
DAFTAR ISI
Halaman LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................................ i RINGKASAN EKSEKUTIF .............................................................................................. ii DAFTAR ISI BAB I
.......................................................................................................... v
PENDAHULUAN ................................................................................................ 1 1. Penguatan Implementasi KBK dengan Metode PBL untuk Mencapai ..... 1.1 Peningkatan Kualitas Belajar Mengajar Dalam Sistem Tutorial ....... 1 1.2 Peningkatan Akses Sumber Belajar bagi Mahasiswa dan ................ 1 1.3 Penguatan Unit Penunjang Pendidikan ............................................ 1 2. Peningkatan Kemampuan Clinical Skills Mahasiswa untuk Meningkatkan Daya Saing Lulusan ......................................................... 1 2.1 Penguatan Manajemen Clinical Skills Laboratory ........................... 1 2.2 Peningkatan Kelulusan OSCE Mahasiswa pada Ujian Pertama dan 1 2.3 Peningkatan Kualitas Belajar Mandiri ............................................. 1 3. Penguatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dalam Bidang Tropical Medicine.......................... .......................................................... 1 3.1 Penguatan Penelitian dan Publikasi Staf Pengajar Dalam Bidang ... Tropical Med 3.2 Peningkatan Pengabdian Kepada Masyarakat Staf Pengajar Dalam Bidang Tropical Medicine .................................. 2 4. Peningkatan Kemampuan Lulusan dalam Bidang Disaster Management............................................................................................. 2 4.1 Pengembangan Pendidikan Manajemen Bencana Secara ................ Interprofessio 4.2 Pengembangan Pendidikan Manajemen Bencana Berbasis Masyarakat (Community-Based Education) .................................... 2
BAB II IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM .................................. 2 1. Organisasi pelaksana kegiatan serta keterkaitannya dengan Struktur Organisasi Perguruan Tinggi yang berlaku saat ini................................... 3 2. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan dalam struktur organisasi perguruan tinggi, termasuk keterlibatan dari para penanggungjawab unit-unit penerima hibah. ......................................................................... 3 3. Pengembangan Kapasitas Pengelola Program agar terjadi proses konsolidasi yang lancar............................................................................ 3 4. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Program Khususnya menyangkut Pengelolaan Keuagan dan Pengadaan ...................................................... 4 5. Hambatan dan kendala serta Kiat-kiat dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi serta best practices yang diperoleh .................................... 4
i
BAB III HASIL YANG DICAPAI..................................................................................... 5 1. Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara serta analisis .................................................................................................... 5 2. Status Kemajuan Fisik untuk semua komponen biaya .............................. 7 3. Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktivitas ...................... 9 4. Analisis Capaian Kinerja Program, Pengadaan dan Keuagan hingga 31 Juli 2011 ............................................................................................. 9 5. Analisis Capaian Kualitatif untuk masing-masing aktivitas seperti good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir dll ........ 9 BAB IV RENCANA SELANJUTNYA .............................................................................. 10 1. Rencana Pengeluaran Anggaran sampai Desember 2011 (form 3) ............ 10 2. Rencana Implementasi Program, pengadaan dan keuangan untuk periode Agustus ingá Desember 2011 ..................................................... 10 3. Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hinggá Desember 2011 ....................................................................................... 11 BAB V EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS ....... 11
i
BAB I. PENDAHULUAN Perjalanan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) yang didanai dari Proyek HPEQ hingga saat ini sudah berada pada pertengahan tahun pertama. Selama kurun waktu setengah tahun implementasi program ini, banyak hal yang menjadi catatan yang harus dituangkan dalam laporan ini baik dukungan maupun kendala. Oleh karena itu penyusunan Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD HPEQ ini penting dilakukan guna mengevaluasi kemajuan Rencana Implementasi Program (RIP) selama setengah tahun agar segera dapat ditemukan titik permasalahan untuk segera diperbaiki. Rancangan global Program Hibah Kompetisi ini keseluruhannya disusun guna meningkatkan kompetensi lulusan sehingga menghasilkan lulusan yang berkualitas dan profesional di bidang kedokteran. Institusi pendidikan kedokteran sebagai tempat mendidik para calon dokter harus mengikuti perkembangan terkini dari paradigma pendidikan dokter yang menuntut banyak perubahan. Salah satu perubahan yang paling mendasar adalah pergantian kurikulum dari KIPDI II ke KIPDI III. Dengan diberlakukannya KIPDI III maka PSPD FK Unsyiah sejak tahun 2006 telah mengganti kurikulum dari konvensional ke KBK dengan metode PBL. Sasaran pokok yang ingin dicapai dalam PHKPKPD HPEQ ini antara lain adalah penguatan kurikulum tersebut. Untuk mencapai Standar Kompetensi Dokter Indonesia, clinical skills merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh setiap lulusan dokter di Indonesia. Sebagai konsekuensinya seluruh Fakultas Kedokteran di Indonesia harus menjabarkan kompetensi tersebut ke dalam kurikulum. Pembentukan Clinical Skills Laboratory di FK Unsyiah telah dilakukan sejak awal implementasi KBK dengan metode PBL. Pelaksanaan penelitian dan pengabdian masyarakat oleh staf pengajar merupakan unsur tri dharma perguruan tinggi yang harus dipenuhi oleh suatu institusi pendidikan termasuk didalamnya adalah terbitnya publikasi ilmiah dari staf pengajar. Hal ini juga terkait dengan penilaian akreditasi dan reputasi suatu lembaga pendidikan. Oleh karena itu penguatan penelitian dan pengabdian masyarakat oleh staf pengajar merupakan sasaran pokok lainnya dalam program ini. Program pengembangan yang di rancang pada tahun pertama di PSPD FK Unsyiah dituang dalam 4 aktivitas utama yaitu: 1. Penguatan Implementasi KBK dengan Metode PBL untuk Mencapai Kompetensi Standar Lulusan. Aktivitas ini dilakukan melalui 3 subaktivitas yaitu: 1.1 Peningkatan Kualitas Belajar Mengajar Dalam Sistem Tutorial, 1.2 Peningkatan Akses Sumber Belajar bagi Mahasiswa dan 1.3 Penguatan Unit Penunjang Pendidikan. 2 Peningkatan Kemampuan Clinical Skills Mahasiswa untuk Meningkatkan Daya Saing Lulusan. Aktivitas kedua juga akan dilakukan melalui 3 subaktivitas yaitu: 2.1 Penguatan Manajemen Clinical Skills Laboratory; 2.2 Peningkatan Kelulusan OSCE Mahasiswa pada Ujian Pertama dan 2.3 Peningkatan Kualitas Belajar Mandiri. 3 Penguatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dalam Bidang Tropical Medicine. Aktivitas ketiga dilakukan melalui 3 subaktivitas yaitu:
i
3.1 Penguatan Penelitian dan Publikasi Staf Pengajar Dalam Bidang Tropical Medicine dan 3.2 Peningkatan Pengabdian Kepada Masyarakat Staf Pengajar Dalam Bidang Tropical Medicine. 4 Peningkatan Kemampuan Lulusan dalam Bidang Disaster Management. Aktivitas ini dilakukan melalui 3 subaktivitas yaitu: 4.1 Pengembangan Pendidikan Manajemen Bencana Secara Interprofessional Education dan 4.2 Pengembangan Pendidikan Manajemen Bencana Berbasis Masyarakat (Community-Based Education). Apabila keempat aktivitas di atas dapat tercapai dengan baik maka muaranya yang diharapkan adalah adanya peningkatan akreditasi program studi oleh BAN PT dari akreditasi B menjadi akreditasi A, tercapainya peningkatan kualitas lulusan yang tercermin dari tingginya angka kelulusan uji kompetensi, tercapainya penguatan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam bidang Tropical Medicine guna mencapai kompetensi tinggi lulusan dalam bidang tersebut serta tercapainya penguatan kurikulum pendidikan manajemen bencana. Untuk pelaksanaan program ini PSPD FK Unsyiah telah mengusulkan anggaran pada tahun I sebesar Rp. 3.827.000,00 yang terdiri dari dana hibah sebesar Rp. 3.427.800.000,00 dan dana pendamping dari institusi sebesar Rp.400.000.000,00. BAB II. IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 1. Organisasi pelaksana kegiatan serta keterkaitannya dengan Struktur Organisasi Perguruan Tinggi yang belaku saat ini. Struktur Organisasi dibuat sedemikian rupa sehingga melibatkan pejabat di tingkat rektorat dan tingkat fakultas dengan tujuan untuk dapat mengelola proyek secara efektif. Selain itu juga menyertakan staf pengajar yang memiliki kapasitas dan pengalaman terkait dan merekrut staf pendukung yang bekerja full time. Dalam pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD tahun 2011, Rektor berfungsi sebagai Penanggung Jawab dan Wakil Rektor I sebagai Pengarah/Pembina Program. Selanjutnya Dekan Fakultas Kedokteran berperan sebagai Ketua Pelaksana. Untuk mengelola kegiatan harian pelaksanaan proyek ditempatkan satu orang Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab langsung kepada Ketua Pelaksana. Direktur Eksekutif disini juga merupakan pejabat di tingkat fakultas yaitu Pembantu Dekan Bidang Kerjasama. Hal ini dapat memudahkan koordinasi ke atas dan pemberian instruksi ke bawah. Dalam pengelolaan proyek, Direktur Eksekutif dibantu oleh 4 orang koordinator yaitu Koordinator Program, Koordinator Keuangan, Koordinator Pengadaan serta Koordinator Kesekretariatan, sedangkan pelaksanaan aktivitas-aktivitas dikelola oleh 4 (empat) orang person in charge (PIC). Semua SDM yang ditempatkan sebagai koordinator dan PIC adalah merupakan staf pengajar kecuali Koordinator Kesekretariatan adalah Kepala Tata Usaha Fakultas. Untuk memudahkan koordinasi dengan Biro Keuangan Unsyiah maka Kepala Biro Keuangan ditempatkan sebagai narasumber dalam struktur organisasi. Untuk memudahkan koordinasi di tingkat fakultas maka semua Pembantu Dekan baik Bidang Akademik, i
Bidang Administrasi dan Keuangan maupun Bidang Kemahasiswaan juga ditempatkan sebagai narasumber. 2. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan dalam struktur organisasi perguruan tinggi, termasuk keterlibatan dari para penanggungjawab unit-unit penerima hibah. Untuk kelancaran pelaksanaan program ini, maka Project Implementation Unit (PIU) PHK PKPD FK Unsyiah telah diberikan satu ruangan khusus sebagai sekretariat perkantoran. Semua koordinator dan PIC diwajibkan hadir setiap hari ke kantor walau hanya 1 -2 jam saja. Sedangkan untuk urusan administrasi dilaksanakan oleh 4 orang staf pendukung yang bekerja full time. Selain itu secara rutin dilaksanakan rapat mingguan pada setiap hari Jumat Pukul 14.00 WIB sampai selesai. Absen harian dan absen rapat diberlakukan baik untuk task force maupun staf pendukung. Direktur Eksekutif secara berkala memantau dan mengevaluasi absensi tersebut. Direktur Eksekutif melakukan koordinasi pelaksanaan aktivitas dengan semua koordinator dan PIC dari tiap aktivitas. Dalam pelaksanaan kegiatan, Direktur Eksekutif dibantu oleh Koordinator Program berkoordinasi dengan Para Staf Pengajar, Ketua Unit, Kepala Bagian dan Koordinator Pendidikan dengan meminta masukan dari Para Nara Sumber PIU. Direktur Eksekutif secara rutin meminta persetujuan semua kegiatan kepada Ketua Pelaksana (Dekan). Selanjutnya Direktur Eksekutif bersama-sama dengan Koordinator Program dan PIC melakukan eksekusi tiap-tiap sub aktivitas. Menyangkut surat-menyurat, arsip dan administrasi lainnya staf pendukung berkoordinasi dengan Koordinator Kesekretariatan. Untuk memudahkan dalam pengelolaan setiap komponen dari sub aktivitas maka setiap PIC diberi tugas untuk mengelola satu komponen kegiatan hingga tuntas. Misalnya pengelolaan Hibah penelitian dikawal oleh 1 orang PIC yang harus bertanggung jawab mulai dari membuat panduan, sosialisasi panduan, undangan penerimaan proposal, penentuan Tim Reviewer, undangan presentasi proposal, penilaian Tim Reviewer, permohonan pengesahan pemenang ke CPCU, pengumuman pemenang, monev Tim Reviewer, permintaan laporan hingga seminar hasil penelitian. Demikian pula untuk komponen kegiatan lainnya baik Hibah Pengajaran, training degree, training non degree dan lokakarya. Pengelolaan proyek akan dilakukan dengan memenuhi prinsip-prinsip keterbukaan dan transparansi. Hal ini meliputi pelaporan secara rutin atas pelaksanaan proyek kepada pimpinan universitas dan pimpinan fakultas, serta para stakeholder. Pelaporan tersebut akan dilakukan oleh Tim Monev-int setiap tiga bulan sekali dan juga dibuat laporan tahunan pada akhir tahun. 3. Pengembangan Kapasitas Pengelola Program agar terjadi proses konsolidasi yang lancar Pengelolaan program PHK merupakan pengalaman tersendiri yang tidak diperoleh dari unsur tri dharma perguruan tinggi. Disini pengelola dituntut untuk berperan dalam manajemen pengelolaan program. Di samping itu pengalaman dalam menyusun perencanaan baik perencanaan kegiatan maupun keuangan merupakan unsur yang sangat penting dalam pengembangan kapasitas pengelola program. Hal ini akan memudahkan dalam mengaplikasikan penyusunan perencanaan fakultas oleh Tim SP4 i
yang dilakukan secara rutin yang selama ini masih belum dapat dipahami dengan baik. Oleh karena itu saat ini sepertinya tri dharma perguruan tinggi sebagai tugas dosen sudah tidak relevan lagi melainkan harus ditambah satu lagi yaitu fungsi perencanaan. Pengelolaan program PHK menyita banyak waktu, pikiran, tenaga bahkan materi dari pengelola khususnya yang berstatus staf pengajar. Oleh karena itu sudah selayaknya untuk fungsi ini DIKTI dapat memberikan penghargaan yang lebih dalam penghitungan angka kredit kepangkatan dosen. 4. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Program Khususnya menyangkut Pengelolaan Keuangan dan Pengadaan Menyangkut masalah keuangan, Direktur Eksekutif bersama dengan Koordinator Keuangan berkoordinasi dengan Pembantu Dekan II dalam hal pencairan dana di universitas. Namun hal ini sering tidak efektif sehingga terkadang harus ditempuh jalan pintas dengan menyurati Pembantu Rektor I atau II untuk meminta UP terhadap kegiatan yang harus segera dilaksanakan seperti DNDT dan lokakarya. Mekanisme pengelolaan keuangan yang diperoleh dari dana hibah PHK-PKPD dan dana pendamping dari PNBP FK Unsyiah yang telah dialokasikan ke dalam DIPA Universitas Syiah Kuala dilakukan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Pencairan dana kegiatan dilakukan sesuai kebutuhan dan waktu pelaksanaan dengan merujuk kepada TOR kegiatan. Setiap pencairan dan penggunaan dana dipertanggungjawabkan dengan bukti yang berlaku. Semuanya akan dimasukkan ke dalam laporan kegiatan tahunan untuk dapat diperiksa oleh pihak auditor. Untuk urusan pengadaan khususnya barang, Koordinator Pengadaan secara intens berkoordinasi dengan Pejabat Pembuat Komitmen Proyek Pengembangan Pendidikan Tinggi (P2T) Universitas Syiah Kuala. Dalam pelaksanaannya akan mengacu kepada pedoman pengadaan barang dan jasa yang berlaku serta mengacu pada Project Management Manual (PMM). Kesesuaian hasil pengadaan barang dan jasa dengan spesifikasi pekerjaan yang telah diusulkan akan diverifikasi oleh pengguna pada saat diserahterimakan. 5. Hambatan dan kendala serta Kita-kiat dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi serta best practices yang diperoleh Beberapa permasalahan yang dirasakan, pada akhirnya dapat teratasi walaupun dengan sedikit terseok-seok. Permasalahan keuangan untuk manajemen proyek dan honor tim implementasi merupakan masalah yang pertama sekali dirasakan. Sekretariat PIU telah dibuka sejak bulan November 2010 namun hingga pertengahan tahun 2011 dana manajemen proyek yang hanya berjumlah sekitar 50 juta rupiah belum juga bisa ditarik. Sementara untuk menjalankan sekretariat dibutuhkan banyak sumber daya seperti peralatan kantor, ATK, konsumsi rapat, cleaning service dan lain-lain. Beberapa peralatan modal dan ATK dapat diatasi oleh fakultas, namun dana segar yang dibutuhkan untuk konsumsi rapat, pengiriman berkas ke CPCU, gaji cleaning service, kurir dan lainlain terpaksa harus ditanggulangi dengan dana pribadi Direktur Eksekutif. Dana yang dipinjamkan semuanya tercatat dan dikelola oleh seorang staf pendukung. Ketika pada tanggal 10 bulan Mei lalu UP dana manajemen proyek dapat dicairkan 50%, maka penggunaan dana pribadi telah ditutupi. Untuk honor tim implementasi hingga saat ini i
belum dapat dicairkan, hal ini disebabkan karena terlambatnya pengesahan struktur tarif oleh Rektor (baru disahkan pada bulan Juni 2011). Hambatan dalam kegiatan DNDT pada awalnya adalah permintaan biaya fee institusi dari universitas terkemuka yang sangat tinggi. Biaya yang diminta institusi terkait tidak sesuai/melebihi pagu yang direncanakan sehingga perlu waktu yang lebih lama untuk negosiasi harga atau bahkan mencari institusi lain yang setuju dengan pagu yang dianggarkan. Sementara untuk kegiatan DT terhambat karena tingginya biaya SPP yang diminta oleh institusi pendidikan terakreditasi (beasiswa PHK PKPD dianggap sama dengan biaya mandiri yang mana SPP yang harus dibayar jauh lebih tinggi dari beasiswa BPPS DIKTI). Di samping itu juga dikenakan biaya pendaftaran yang cukup tinggi (di UI mencapai 25 juta rupiah). Beberapa peserta yang sudah direncanakan mendapat beasiswa PHK PKPD beralih untuk memperoleh beasiswa BPPS, sedangkan yang tetap mengambil beasiswa PHK PKPD terpaksa harus membayar sendiri biaya yang tidak tercover dalam PHK PKPD. Kendala yang lain adalah persyaratan umur yang ditetapkan menjadi terbatasnya dalam mencari calon peserta. Beberapa kendala yang dihadapi pada tahun pertama ini adalah: a. Lambatnya pengesahan DIPA, awalnya direncanakan bulan Januari namun baru disahkan pada bulan April. b. Lambatnya persetujuan TOR oleh CPCU sehingga kegiatan baru dapat dimulai pada bulan Mei-Juni. c. Lambatnya pemberian NOL dari WB. Setelah NOL diperoleh ternyata masih ada masalah juga. Harga dalam dokumen lelang sudah tidak sesuai lagi dengan keadaan sekarang karena harga tersebut kami buat pada akhir 2010. d. Rumitnya administrasi dalam pencairan dana. Hal ini juga disebabkan karena belum berpengalamannya task force dan staf pendukung dalam membuat kontrak dan kelengkapannya dengan P2T universitas sehingga untuk membuat satu kontrak saja bisa salah dan memperbaiki berulang-ulang. Padahal kontrak yang harus dibuat cukup banyak dan semuanya dalam keadaan urgen. e. Kurang kuatnya rangkulan dari universitas dalam menyatukan visi baik dengan P2T maupun dengan Biro Keuangan. Sering sekali task force telah berupaya sekuat tenaga untuk merealisasikan kegiatan tapi menjadi mentah kembali ketika sampai di Rektorat. Task force sering patah semangat ketika harus berhadapan dengan Biro Keuangan. Satu kegiatan DNDT (E-learning) yang sudah terjadwal untuk berangkat ke ITB terpaksa batal karena tidak mendapat UP dari Biro Keuangan, padahal LoA sudah ada, jadwal kegiatan sudah terinci dikirim dari ITB, persetujuan TOR sudah ada, hanya sedikit lagi masalah kontrak yang belum selesai. Kejadian seperti ini membuat task force menjadi malu dengan institusi yang mengundang sebab mereka telah menyusun pertemuan-pertemuan dan timnya telah mengalokasikan waktu. Oleh karena itu kami menjadi lebih berhati-hati dalam meminta jadwal dari pihak kedua sebelum ada kejelasan keuangan. BAB III. HASIL YANG DICAPAI 1. Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara serta analisis Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara hingga periode 31 Juli 2011 dapat dilihat pada Tabel 1 di bawah. i
Tabel 1. Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara No
Keterangan
Baseline Target
A. Indikator Kinerja Utama 1 Pelaksanaan kurikulum berbasis kompetensi (%) 2 Kelulusan uji kompetensi pada ujian pertama (%) 3 Nilai rata-rata uji kompetensi lulusan 4 Nilai rata-rata UN mahasiswa baru 5 Nilai rata-rata SNMPTN mahasiswa baru 6 Akreditasi Program Studi oleh BAN PT 7 IPK lulusan > 3.0 (%) 8 IPK rata-rata lulusan 9 Rata-rata lama masa studi tahap akademik (tahun, bulan) 10 Skor TOEFL lulusan 450 (%) B. Indikator Kinerja Antara I. Penguatan Implementasi KBK dengan Metode PBL untuk Mencapai Kompetensi Standar Lulusan 1 Persentase kehadiran tutor ahli 2
Tingkat kepuasan mahasiswa terhadap proses tutorial 3 Nilai A dalam sistem tutorial (%) II. Peningkatan Kemampuan Clinical Skills Mahasiswa untuk Meningkatkan Daya Saing Lulusan 1 Kehadiran instruktur ahli (%) 2 Mahasiswa yang mengikuti remedial OSCE (%) 3 Tingkat kepuasan mahasiswa terhadap kegiatan clinical skills (%) 4 Jumlah panduan elektronik clinical skills III. Penguatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dalam Bidang Tropical Medicine 1 Nilai A mahasiswa blok Tropical Medicine (%) 2
Jumlah penelitian staf pengajar per tahun
2011 Capaian
Target
2013 Capaian
80
90
90
100
100
53,9
60
65.06
70
70
50,01
70
62.62
80
80
50,12
52
NA
53
53
87,18
89
NA
90
90
B
A
B
A
A
30,05 2,85
35 3,0
34 3,03
40 3,2
40 3,2
3,9
3,8
3,9
3,7
3,7
83,7
85
84
90
90
44,5
50
NA
70
70
46.67
55
NA
70
70
2,32
2,7
NA
3,5
3,5
26 36,4
30 30
NA
60 10
60 10
48,89
60
80
80
30
30
10
10
20
20
NA NA
0
10
1,2
5
11
13
i
0
NA 12
3
4 5
6
7
Jumlah publikasi dosen pada majalah terakreditasi Nasional per tahun Jumlah publikasi dosen pada majalah internasional Jumlah paper yang dipresentasikan pada seminar nasional per tahun Jumlah paper yang dipresentasikan pada seminar internasional Jumlah Pengabdian Masyarakat melalui LPM
IV. Peningkatan Kemampuan Lulusan dalam Bidang Disaster Management 1 Nilai A mahasiswa Blok Dissasster Management (%) 2 Tersedianya modul simulasi bencana di laboratorium lapangan 3 Tersedianya skenario yang mencakup Community-Based Education on Disaster Management 4 Jumlah skenario yang melibatkan stakeholder dalam penyusunannya 5 Jumlah riset di bidang Dissasster Management 6
Jumlah publikasi dosen dalam bidang Dissasster Management
4
5
2
2
7
10
8
2
8
8
1
4
4
6
20
20
3
15
15
0
5
5
10
0
3
3,7
5
NA
10
10
0
1
0
5
5
0
2
0
6
6
0
2
0
6
6
0
1
4
3
3
0
1
1
2
2
Indikator kinerja utama hingga periode 31 Juli banyak yang belum ada data, khususnya mengenai penerimaan mahasiswa baru. Hal ini disebabkan karena beberapa data tentang ujian masuk, data tentang mahasiswa baru belum dapat diakses. Implementasi KBK dengan metode PBL dalam kurikulum sudah diterapkan mencapai 90%, hanya tinggal beberapa orang mahasiswa angkatan sebelum 2006 yang masih tersisa dengan kurikulum konvensional. Akreditasi Program Studi sudah dilakukan pada awal tahun lalu namun masih pada Kriteria B. Hal ini dapat dipahami karena memang belum banyak dampak dari proyek PHK ini pada awal tahun pertama yang dapat mendongkrak peningkatan akreditasi PS. 2. Status Kemajuan Fisik untuk semua komponen biaya Status kemajuan fisik untuk tiap-tiap komponen biaya secara rinci dapat dilihat pada Lampiran 3a. Status kemajuan fisik untuk Degree Training per 31 Juli 2011 diperkirakan masih 15%. Dari 11 peserta S3 yang direncanakan baru 4 orang yang telah i
memiliki surat penerimaan dari universitas tujuan, sementara itu ada 3 peserta lagi yang akan mengikuti test masuk pada bulan Agustus sedangkan 4 orang lainnya belum merencanakan. Untuk peserta S2, ada 2 orang peserta training yang telah memiliki surat penerimaan dari universitas tujuan, 1 peserta lagi telah mengikuti test masuk namun belum ada pengumuman penerimaan, 1 orang lainnya akan mengikuti test masuk pada bulan Agustus, sedangkan 1 orang lainnya telah diterima dengan beasiswa BPPS DIKTI. Permasalahan kegiatan Degree Training adalah karena biaya yang ditetapkan oleh semua universitas pelaksana pendidikan terhadap beasiswa PHK PKPD sama dengan jalur mandiri yang mana biaya SPP sangat tinggi dan ditambah biaya masuk. Kelebihan biaya yang tidak tercover dalam RKAKL tentu saja peserta training harus menanggung dengan biaya pribadi. Di samping itu biaya yang disetujui CPCU lebih rendah dari beasiswa BPPS. Status kemajuan fisik kegiatan Pendidikan tidak bergelar di dalam negeri (Domestic Non Degree Training/DNDT) adalah 16,5%. Dari 11 peserta yang direncanakan mengikuti DNDT, 5 orang diantaranya telah menyelesaikan kegiatannya (Tabel 2). Sementara itu 1 orang peserta yang sudah terjadwal untuk mengikuti training E-learning ke ITB pada bulan Juli namun terpaksa ditunda hingga bulan September karena biaya kegiatan belum dapat dicairkan. Bagian keuangan Unsyiah tidak mau mengeluarkan UP karena 5 peserta sebelumnya sudah dikeluarkan UP sebanyak 40 juta rupiah dan pertanggungjawaban belum dapat diberikan karena training saat itu masih berlangsung. Lima orang peserta lainnya hingga saat ini belum mendapatkan surat penerimaan dari institusi tujuan namun telah direncanakan 2 peserta akan mengikuti training ke PT. Biofarma Bandung, 2 orang ke UNPAD dan 1 orang lagi direncanakan ke UNHAS Makasar. Tabel 2. Kegiatan DNDT yang telah selesai dilaksanakan No. 1 2 3
4
5
Universitas tujuan dr Tita Menawati Penguatan Pelaksanaan FK UGM Liansyah OSCE Clinical Skills dr Soraya Rezeki manajemen pasien simulasi FK UGM penyusunan modul dalam FK UNAIR dr Juwita kurikulum berbasis kompetensi Pembuatan skenario dalam FK UNAIR dr Hidayaturrahmi kurikulum berbasis kompetensi dr Teuku Romi pelatihan operasional dan FK UGM Imansyah Putra perawatan alat dan bahan Nama
Judul Pelatihan
Status Selesai Selesai Selesai
selesai
Selesai
Status kemajuan fisik kegiatan pengadaan barang diperkirakan masih 29%. Untuk kegiatan pengadaan barang NCB sudah mendapat Nol dari WB namun ketika akan dilelang harga yang ada dalam dokumen lelang sudah tidak sesuai lagi karena beberapa alat manikin sudah mengalami kenaikan harga yang signifikan. Walaupun demikian P2T universitas akan segera melakukan pengumuman lelang yang dijadwalkan tanggal 18 Agustus. Untuk pengadaan first prior hingga saat ini belum mendapat NOL hingga kegiatan yang lainnya ikut terhambat untuk dilaksanakan. Pengadaan jasa hingga saat ini belum dapat dilakukan karena sulitnya mencari konsultas yang non PNS. Kegiatan Lokakarya hingga saat ini baru terlaksana 1 kegiatan, sementara itu 1 kegiatan lagi direncanakan akan dilaksanakan pada tanggal 15-16 September 2011, i
sedangkan 2 kegiatan lokakarya lainnya sedang dalam proses mencari narasumber. Kegiatan policy study yang dapat dilaksanakan hanya 1 kegiatan dari 3 yang direncakan. Hal ini disebabkan karena adanya kesalahan dalam menyusunan mata anggaran dalam RKAKL. Walaupun perubahan mata anggaran sudah dilakukan oleh Kanwil Keuangan namun belum diperoleh RKAKL perubahan. Kegiatan Hibah Penelitian hingga saat ini sudah berjalan dengan kemajuan fisik sekitar 30%. Dari 21 proposal yang masuk telah lolos seleksi sebanyak 6 judul. Rincian kegiatan yang telah dilaksanakan adalah persetujuan TOR dan panduan hibah, SK Tim Reviewer, penerimaan proposal, evaluasi proposal, pengesahan pemenang dari CPCU dan kontrak. Sementara itu kegiatan Hibah Pengajaran hingga saat ini sudah berjalan dengan kemajuan fisik sekitar 14%. Alokasi anggaran yang tersedia untuk Hibah Pengajaran dapat mendanai 5 judul sehingga proposal yang harus diterima untuk memenuhi 3:1 harusnya sebanyak 15 proposal. Namun demikian proposal yang diterima awalnya hanya 5 proposal sehingga dilakukan penambahan waktu 1 minggu. Setelah dilakukan penambahan waktu, jumlah proposal hanya bertambah 1 sehingga dilakukan lagi penambahan waktu. Setelah dilakukan 2 kali penambahan waktu, total proposal yang masuk hanya 9 judul. Saat ini proses seleksi sudah dilakukan dan segera akan meminta pengesahan CPCU untuk disetujui pelaksanaan 4 judul hibah ini. Minimnya jumlah proposal yang masuk disebabkan antara lain adalah karena kurang pahamnya staf pengajar tentang model yang akan dibuat untuk Hibah Pengajaran. Persyaratan yang ada dalam Panduan Hibah Pengajaran dari CPCU yang mengharuskan hibah ini diusul oleh Koordinator Blok merupakan kendala tersendiri karena jumlah blok yang ada dalam kurikulum hanya 21 buah (sudah termasuk blok proposal dan skripsi). Sekiranya setiap pemberi kuliah pakar diperbolehkan untuk mengusulkan proposal ini tentu akan membuka peluang lebih besar untuk penerimaan proposal yang lebih banyak. 3. Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktivitas Status penyerapan keuangan hingga 31 Juli 2011 baru 2 % (Lampiran 4). Serapan keuangan ini terjadi pada kegiatan DNDT, lokakarya dan manajemen program. Beberapa kegiatan yang telah dilaksanakan namun belum dapat direalisasikan keuangan disebabkan karena pembuatan kontrak dan kelengkapan administrasi pencairan dana yang belum selesai. Walaupun pihak P2T Unsyiah telah memberikan contoh kontrak dari PHK yang lainnya namun kontrak yang telah dibuat oleh PIU berkali-kali harus diperbaiki oleh P2T Unsyiah karena PIU belum berpengalaman dalam penyusunan naskah kontrak, Diperkirakan pada akhir Agustus atau awal September pencairan dana untuk kegiatan yang telah dilaksanakan dapat direalisasikan. 4. Analisis Capaian Kinerja Program, Pengadaan dan Keuangan hingga 31 Juli 2011 Empat aktivitas yang diusul dalam PHK PKPD Unsyiah belum berjalan sesuai dengan harapan. Rendahnya capaian kineja per 31 Juli 2011 baik fisik maupun keuangan disebabkan karena banyak faktor. 5. Analisis Capaian Kualitatif untuk masing-masing aktivitas seperti good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir dll.
i
Pengalaman mengelola PHK baik PHK PKPD ini atapun PHK sebelumnya, telah menjadi modal untuk meningkatkan kinerja SDM baik di tingkat fakultas maupun universitas. Sebagian personil yang pernah terlibat dalam manajemen PHK sebelumnya maupun task force ada yang telah diangkat menjadi unsur pimpinan di tingkat fakultas dan ada yang telah ditunjuk untuk memimpin lembaga-lembaga strategis di Unsyiah. Dampak yang diharapkan dari penunjukan ini adalah perubahan paradigma pengelolaan institusi. Beberapa good practice dari aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan dalam hibah ini telah menjadi lesson learnt dan mulai dikembangkan secara lebih luas sebagai kegiatan universitas. Staf Pengajar semakin memahami bahwa setiap kegiatan yang akan dilakukan yang berimplikasi pada keuangan yang dikeluarkan, harus melalui suatu perencanaan yang sesuai dengan aturan perundangan yang berlaku. BAB IV. RENCANA SELANJUTNYA 1. Rencana Pengeluaran Anggaran sampai Desember 2011 (Form 3) Rencana pengeluaran anggaran sampai Desember 2011 diperkirakan akan sesuai dengan perencanaan. Beberapa komponen biaya yang dikhawatirkan tidak terserap diantaranya adalah pengadaan jasa (Rp.120.000.000), 2 kegiatan policy study (Rp.100.000.000) dan 4 kegiatan pengembangan staf (S3) (Rp.400.000.000) sehingga keseluruhannya berjumlah Rp.620.000.000. Apabila kegiatan tersebut tidak mampu dilaksanakan maka diperkirakan serapan anggaran sampai akhir Desember 2011 dari total anggaran Rp.3.812.800.000.00,- akan mencapai 84%. 2. Rencana implementasi program, pengadaan dan keuangan untuk periode Agustus hingga Desember 2011 Pada bulan Agustus direncanakan akan dilakukan pengumuman lelang untuk pengadaan barang NCB. Rencana realisasi keuangan pada bulan Agustus juga belum ada karena beberapa kontrak dan kelengkapannya baru dapat diselesaikan pada awal Agustus sehingga membutuhkan waktu hingga September untuk pencairan dana. Beberapa kegiatan pengembangan staf bergelar akan mengikuti test masuk pada bulan Agustus, sedangkan kegiatan non degree belum ada yang akan dilaksanakan pada bulan Agustus karena berkenaan dengan berlangsungnya bulan puasa Ramadhan. Demikian pula halnya dengan lokakarya. Adapun rencana selanjutnya adalah mengusahakan agar sisa program kegiatan terutama DNDT dapat dilaksanakan (masih ada 6 program DNDT yang belum dilaksanakan ) dengan cara meminta para peserta yang sudah terpilih untuk tetap proaktif di dalam mencari informasi pada institusi tujuannya. Untuk program pendidikan non gelar ke luar negeri (ONDT) saat ini belum ada perkembangan dikarenakan belum ada jawaban dari pihak institusi yang dituju. Untuk program pendidikan bergelar dalam negeri S2 dan S3 saat ini masih menunggu namanama peserta yang sudah mengikuti ujian masuk namun belum ada pengumuman kelulusan sedangkan untuk para peserta yang sudah memperoleh kelulusan ujian masuk sedang dalam pengurusan surat tugas belajar dalam rangka untuk memenuhi kelengkapan administrasi yang akan dikirim ke CPCU.
i
3. Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga Desember 2011 Pencapaian target indikator kinerja direncanakan akan terpenuhi pada bulan Desember 2011 namun untuk beberapa indikator belum dapat dipenuhi seperti pencapaian akreditasi prodi oleh BAN PT. Upaya-upaya yang telah dilakukan guna mempercepat pencapaian indicator kinerja antara lain adalah Sosialisasi Kegiatan PHKPKPD HPEQ bagi seluruh tenaga pengajar di Fakultas Kedokteran Universitas Syiah Kuala pada tanggal 20 Januari 2011. Di samping itu juga dilakukan kegiatan reguler dalam penyamaan persepsi tutor untuk satu skenario melalui berbagai kegiatan seperti breefing. Peningkatan kualitas modul dan skenario dilakukan oleh Koordinator Blok melalui revisi modul dan skenario secara periodik. Peningkatan kapasitas Koordinator Blok dalam membuat modul dan menyusun skenario telah dilaksanakan melalui pengiriman staf pengajar tetap untuk mengikuti pendidikan tidak bergelar domestik. Penguatan kualitas belajar mengajar dalam tutorial yang akan difokuskan melalui peningkatan kemampuan dalam merancang modul dan skenario, untuk itu telah dilakukan kompetisi hibah pengajaran dan hibah penelitian. Oleh karena itu pada tanggal 26 maret 2011 telah diselenggarakan Pelatihan Penyusunan Proposal Research Grant PHK-PKPD HPEQ FK Unsyiah bagi seluruh staf pengajar tetap. BAB V. EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS Sejauh ini desain terhadap perencanaan program yang telah dilakukan sudah cukup baik dan sesuai dengan kebutuhan namun dalam pelaksanaan di lapangan terdapat beberapa kendala seperti proses birokrasi yang memakan waktu lama, kurangnya pemahaman pihak terkait lainnya terhadap pentingnya pelaksanaan aktivitas ini, terbatasnya sumber daya manusia yang hendak dijadikan peserta program akibat ada pembatasan misal umur, status kepegawaian, terlambatnya jawaban dari pihak institusi yang dituju akibat padatnya jadwal institusi tersebut akan kegiatan-kegiatannya serta proses pencairan dana yang berjalan agak terhambat.
i
