Skema: Skema A, Skema B, Skema C Jenis Laporan: Tengah Tahunan, Tahunan
LAPORAN IMPLEMENTASI
PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD)
Tahun 2012
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2012 1
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN IMPLEMENTASI PHK-PKPD Periode Anggaran Tahun 2012
1. 2. 3. 4.
4. 5.
Nama Perguruan Tinggi Fakultas Penanggung Jawab Direktur Eksekutif Nama Alamat Telepon Kantor Telepon Cellular Fax e-mail Skema Jenis Laporan
Menyetujui, Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Syiah Kuala
Dr. dr. Mulyadi, Sp.P NIP. 19620819 199002 1 001
: Universitas Syiah Kuala : Kedokteran : Prof. Dr. Ir. Samsul Rizal, M.Eng : Dr. dr. Zinatul Hayati, M.Kes., Sp.MK (K) : Ruang C Gedung A Lt.1 Fakultas Kedokteran Unsyiah Darussalam Banda Aceh : 0651-7555599 : 081360335302 : 0651-7551843 :
[email protected] : Skema A, Skema B, Skema C Tengah Tahunan, Tahunan
Banda Aceh, 27 Agustus 2012 Mengesahkan, Direktur Eksekutif PHK-PKPD
Dr. dr. Zinatul Hayati, M.Kes., Sp.MK (K) NIP. 19640305 199802 2 001
2
RINGKASAN EKSEKUTIF Rancangan global Program Hibah Kompetisi ini secara keseluruhan disusun untuk meningkatkan kompetensi lulusan sehingga menghasilkan lulusan yang berkualitas dan profesional di bidang kedokteran. Sasaran pokok yang ingin dicapai dalam PHK-PKPD HPEQ ini antara lain adalah penguatan kurikulum KBK dengan metode PBL, peningkatan akreditasi program studi oleh BAN PT dari akreditasi B menjadi akreditasi A, tingginya angka kelulusan uji kompetensi, tercapainya penguatan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam bidang Tropical Medicine guna mencapai kompetensi tinggi lulusan dalam bidang tersebut serta tercapainya penguatan kurikulum pendidikan manajemen bencana. Untuk pelaksanaan program ini PSPD FK Unsyiah telah mengusulkan anggaran pada tahun II sebesar Rp.8.557.305.000,00 yang terdiri dari dana hibah sebesar Rp.8.157.305.000,00 dan dana pendamping dari institusi sebesar Rp.400.000.000,00. Program pengembangan yang di rancang dituang dalam 4 aktivitas utama yaitu (1) Penguatan Implementasi KBK dengan Metode PBL untuk Mencapai Kompetensi Standar Lulusan; (2) Peningkatan Kemampuan Clinical Skills Mahasiswa untuk Meningkatkan Daya Saing Lulusan; (3) Penguatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dalam Bidang Tropical Medicine dan (4) Peningkatan Kemampuan Lulusan dalam Bidang Disaster Management. Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara hingga periode 31 Juli 2012 beberapa diantaranya sudah mencapai target. Pelaksanaan kurikulum berbasis kompetensi dari target 90% sudah mencapai 100%, Kelulusan uji kompetensi pada ujian pertama dari target 60% sudah mencapai 74,60%, Nilai rata-rata uji kompetensi lulusan dari target 70% sudah mencapai 71,3%. Sementara itu waktu rata-rata alumni menunggu pekerjaan pertama dari target 4 bulan sudah mencapai 3,5 bulan, IPK rata-rata lulusan dari target 3 sudah mencapai 3,1, IPK lulusan 3.0 dari target 35% sudah mencapai 54,2%. Persentase kehadiran tutor ahli dari target 60% sudah mencapai 65%. Indikator Kinerja Utama yang belum mencapai target adalah Akreditasi Program Studi dengan target A namun hingga saat ini belum dilakukan akreditasi ulang karena akreditasi terakhir baru diperoleh pada tahun 2010 dengan nilai B. Status kemajuan fisik Domestic Degree Training (DDT) untuk 6 orang peserta S3 dan 3 orang peserta S2 adalah lanjutan kegiatan tahun 2011, sedangkan peserta baru tahun 2012, hanya 2 orang yang sudah mendapat LoA. Hal ini disebabkan karena beberapa staf pengajar CPNS baru selesai mengikuti prajabatan sehingga baru dapat mengikuti test masuk periode terakhir. Sementara itu ada 12 calon peserta S3 yang direncanakan namun sudah mendapat beasiswa PEMDA Aceh yang nilai beasiswanya jauh lebih besar. Status kemajuan fisik kegiatan Domestic Non Degree Training (DNDT) hingga saat ini baru mencapai 10%. Dari 17 peserta yang direncanakan mengikuti DNDT, baru 1 orang yang sedang menyelesaikan kegiatan training ELISA di PT. Biofarma Bandung. Sementara ada 6 orang peserta yang sudah diminta LoA dari UNPAD namun hingga saat ini belum ada balasan, sedangkan 10 calon peserta lainnya masih berusaha mencari LoA. Status kemajuan fisik kegiatan Lokakarya baru mencapai 14,3%. Dari 7 judul yang direncanakan baru 1 kegiatan yang terlaksana. Sementara itu 6 judul lainnya belum terlaksana karena masih menyesuaikan dengan jadwal narasumber nasional dan lokal dan direncanakan beberapa judul akan dilaksanakan setelah lebaran ini. Kegiatan policy study ada 2 kegiatan yang saat ini sudah mencapai kemajuan fisik sebesar 30%. Kegiatan Hibah Penelitian hingga saat ini sudah berjalan dengan kemajuan fisik sekitar 30%. Dari 10 proposal yang masuk telah disahkan pemenang sebanyak 3 judul. Saat ini sudah dilakukan site visit oleh tim reviewer dan akan segera dimintakan laporan kemajuan. Sementara itu kegiatan Hibah Pengajaran hingga saat ini sudah berjalan dengan 3
kemajuan fisik sekitar 20%. Alokasi anggaran dalam RKAKL yang tersedia untuk Hibah Pengajaran adalah sebanyak 5 judul, dengan demikian proposal yang harus diterima untuk memenuhi 3:1 adalah sebanyak 15 proposal. Namun proposal yang diterima awalnya hanya 3 proposal kemudian dilakukan penambahan waktu sebanyak 2 kali, sehingga proposal yang masuk mencapai 6 judul. Oleh karena itu hanya 2 judul yang dapat didanai. Saat ini sudah dilakukan site visit oleh tim reviewer dan akan segera dimintakan laporan kemajuan. Minimnya jumlah proposal yang masuk disebabkan antara lain adalah karena kurang pahamnya staf pengajar tentang model yang akan dibuat untuk Hibah Pengajaran. Persyaratan yang ada dalam Panduan Hibah Pengajaran dari CPCU yang mengharuskan hibah ini diusul oleh Koordinator Blok merupakan kendala tersendiri karena jumlah blok yang ada dalam kurikulum hanya 21 buah (sudah termasuk blok proposal dan skripsi). Status kemajuan fisik kegiatan pengadaan barang diperkirakan masih di bawah 20%. Untuk item pengadaan barang NCB luncuran tahun 2011 hingga saat ini masih stagnan karena belum mendapat Nol BER dari WB namun saat ini sedang diupayakan menyamakan persepsi dengan bagian pengadaan CPCU. Sementara itu untuk item pengadaan barang NCB tahun 2012 belum mendapat NOL proc plan yaitu Pengadaan alat laboratorium riset sebesar Rp. 1.145.513.000,- dan Pengadaan alat laboraorium biomedik Rp 860.840.000,-. Item barang shoping akan segera dilaksanakan karena semuanya sudah mendapat NOL kecuali Pengadaan alat laboratorium keterampilan medik yang belum mendapat NOL proc plan. Civil work yang merupakan NCB sudah mendapat NOL proc plan sehingga saat ini sudah dapat dilanjutkan ke penyusunan dokumen lelang. Pengadaan jasa hingga saat ini belum dapat dilakukan karena sulitnya mencari konsultan yang bersedia menetap selama minimal 10 hari. Status penyerapan keuangan hingga 31 Juli 2012 baru 1 %. Serapan keuangan ini terjadi pada kegiatan lokakarya sebesar Rp. 14.138.000,- dan manajemen program sebesar Rp. 35.531.550,-. Beberapa kegiatan yang telah dilaksanakan namun belum dapat direalisasikan keuangan disebabkan karena pembuatan kontrak dan kelengkapan administrasi pencairan dana yang belum selesai. Dalam perjalanan setengah tahun 2012 proyek ini masih dirasakan terulangnya beberapa permasalahan tahun 2011. Permasalahan keuangan yang terjadi pada tahun ini antara lain adalah terlambatnya persetujuan DIPA dari DJA karena beberapa mata anggaran atas nama Unsyiah masih diberi bintang. Bintang baru dibuka pada bulan April setelah semua data pendukung dibahas di DJA bersama Biro Perencanaan Unsyiah. Permasalahan berikutnya adalah saat PIU akan menandatangani kontrak per kegiatan dengan P2T Unsyiah terkendala dengan tidak adanya rekening penampung PIU. Hal ini disebabkan karena rekening penampung PIU tahun 2011 sudah ditutup atas rekomendasi BPK karena tidak adanya izin Menkeu. Setelah berkonsultasi dengan Rektor lalu Biro Keuangan memberikan nomor rekening atas nama Rektor yang sudah mendapat izin Menkeu, namun ternyata rekening tersebut hanya mendapat izin untuk menampung dana beasiswa DIKTI. Setelah dicek rekening Rektor yang lain ternyata juga tidak ada yang mendapat izin untuk menampung dana hibah. Setelah hal ini berlarut-larut lalu diputuskan untuk menggunakan langsung rekening pribadi penerima hibah baik program Degree Training, research grant, teaching grant maupun policy study, sedangkan kegiatan yang lain menggunakan sistem UP. Hambatan dalam kegiatan DNDT adalah sulitnya melakukan komunikasi dengan institusi yang dituju untuk mendapat LoA. Sementara untuk kegiatan DT terhambat karena ada 12 orang staf pengajar yang telah dicalonkan sebagai peserta S3 HPEQ namun telah mendapat beasiswa PEMDA Aceh. Beberapa kendala lain yang dihadapi pada tahun ini adalah lambatnya persetujuan TOR oleh CPCU dan lambatnya pemberian NOL dari WB.
4
Perjalanan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) yang didanai dari Proyek HPEQ pada pertengahan tahun ini sudah berada pada pertengahan proyek karena sudah berjalan selama 1,5 tahun. Pengelolaan program PHK ini merupakan pengalaman tersendiri yang tidak diperoleh dari unsur tri dharma perguruan tinggi. Pengelola dituntut untuk berperan dalam manajemen pengelolaan program. Di samping itu pengalaman dalam menyusun perencanaan baik perencanaan kegiatan maupun keuangan merupakan unsur yang sangat penting dalam pengembangan kapasitas pengelola program. Pengalaman mengelola PHK baik PHK PKPD ini atapun PHK sebelumnya, telah menjadi modal untuk meningkatkan kinerja SDM baik di tingkat fakultas maupun universitas. Sebagian personil yang pernah terlibat dalam manajemen PHK sebelumnya maupun task force ada yang telah diangkat menjadi unsur pimpinan di tingkat fakultas dan ada yang telah ditunjuk untuk memimpin lembaga-lembaga strategis di Unsyiah. Dampak yang diharapkan dari penunjukan ini adalah perubahan paradigma pengelolaan institusi. Beberapa good practice dari aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan dalam hibah ini telah menjadi lesson learnt dan mulai dikembangkan secara lebih luas sebagai kegiatan universitas. Staf Pengajar semakin memahami bahwa setiap kegiatan yang akan dilakukan yang berimplikasi pada keuangan yang dikeluarkan, harus melalui suatu perencanaan yang sesuai dengan aturan perundangan yang berlaku. Rencana pengeluaran anggaran sampai Desember 2012 diperkirakan sedikit akan meleset dari perencanaan awal. Beberapa komponen biaya yang dikhawatirkan tidak terserap diantaranya adalah pengadaan jasa dan sebagian kegiatan pengembangan staf (S2 dan S3). Apabila kegiatan tersebut tidak mampu dilaksanakan maka diperkirakan serapan anggaran dana yang bersumber dari WB sampai akhir Desember 2012 dari total anggaran Rp.8.157.305.000,- hanya mencapai Rp.7.400.000.000,-. Rencana realisasi keuangan pada bulan Agustus adalah pencairan dana DDT, DNDT, RG, TG dan PS. Pada bulan September direncanakan akan dilakukan pengadaan barang shoping yang sudah mendapat NOL. Beberapa kegiatan pengembangan staf bergelar akan mengikuti test masuk pada bulan September, sedangkan kegiatan non degree belum ada yang akan dilaksanakan pada bulan Agustus karena berkenaan dengan berlangsungnya bulan puasa Ramadhan dan hari raya idul fitri. Demikian pula halnya dengan lokakarya. Pencapaian target indikator kinerja direncanakan akan terpenuhi pada bulan Desember 2012 kecuali pencapaian akreditasi prodi oleh BAN PT. Upaya-upaya yang telah dilakukan guna mempercepat pencapaian indikator kinerja antara lain adalah Sosialisasi Kegiatan PHK-PKPD HPEQ bagi seluruh tenaga pengajar di Fakultas Kedokteran Universitas Syiah Kuala kegiatan reguler dalam penyamaan persepsi tutor untuk satu skenario melalui berbagai kegiatan seperti breefing. Peningkatan kualitas modul dan skenario dilakukan oleh Koordinator Blok melalui revisi modul dan skenario secara periodik. Peningkatan kapasitas Koordinator Blok dalam membuat modul dan menyusun skenario akan dilaksanakan melalui pengiriman staf pengajar untuk mengikuti pendidikan tidak bergelar. Untuk meningkatkan indikator kinerja terhadap jumlah penelitian staf maka telah diselenggarakan Pelatihan Penyusunan Proposal Research Grant PHK-PKPD HPEQ FK Unsyiah bagi seluruh staf pengajar.
5
DAFTAR ISI
LEMBARAN PENGESAHAN ..................................................................................... 2 RINGKASAN EKSEKUTIF ......................................................................................... 3 DAFTAR ISI ................................................................................................................ 6 BAB I
PENDAHULUAN .................................................................................. 7
BAB II
IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM ........................ 8 1. Organisasi pelaksana kegiatan serta keterkaitannya dengan Struktur Organisasi Perguruan Tinggi yang belaku saat ini. ......................................................................... 10 2. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan dalam struktur organisasi perguruan tinggi, termasuk keterlibatan dari para penanggungjawab unit-unit penerima hibah. ...................... 10 3. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan dalam struktur organisasi perguruan tinggi, termasuk keterlibatan dari para penanggungjawab unit-unit penerima hibah. ..................................... 11 4. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Program Khususnya menyangkut Pengelolaan Keuangan dan Pengadaan ......................... 11 5. Hambatan dan kendala serta kiat-kiat dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi serta best practices yang diperoleh .......................................................................................... 12
BAB II I
HASIL YANG DICAPAI 1. Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara serta analisis .................................................................................... 13 2. Status Kemajuan Fisik untuk semua komponen biaya ....................... 14 3. Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktivitas ............... 17 4. Analisis Capaian Kinerja Program, Pengadaan dan Keuangan hingga 31 Juli 201 ............................................................................ 17 5. Analisis Capaian Kualitatif untuk masing-masing aktivitas seperti good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir dll. .................................................................. 17
BAB IV
RENCANA SELANJUTNYA 1. Rencana Pengeluaran Anggaran sampai Desember 2012 .................. 19 2. Rencana implementasi program, pengadaan dan keuangan untuk periode Agustus hingga Desember 2011 ................................. 19 3. Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga Desember 2011 ................................................................................ 19
6
BAB V
EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS ....................................................................................... 20
BAB VI
LAPORAN CAPAIAN FISIK ............................................................. 21
BAB VII
LAMPIRAN ........................................................................................ 22 1. Kemajuan Fisik Pelaksanaan Program Tahun 2012 2. Realisasi Anggaran Per Program dan Aktivitas Tahun 2012 3. Realisasi Anggaran Per Komponen Biaya Tahun 2012 4. Rencana Realisasi Anggaran sampai dengan Desember 2012 5. Rencana Realisasi Anggaran per Program dan Aktivitas sampai dengan Desember 2012
7
BAB I PENDAHULUAN Perjalanan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) yang didanai dari Proyek HPEQ hingga saat ini sudah berada pada pertengahan proyek. Selama kurun waktu satu setengah tahun implementasi program ini, banyak hal yang menjadi catatan yang harus dituangkan dalam laporan ini baik dukungan maupun kendala. Oleh karena itu penyusunan Laporan Tengah Tahun 2012 PHK-PKPD HPEQ ini penting dilakukan guna mengevaluasi kemajuan Rencana Implementasi Program (RIP) yang telah disusun agar segera dapat ditemukan titik permasalahan untuk segera diperbaiki. Rancangan global Program Hibah Kompetisi ini keseluruhannya disusun guna meningkatkan kompetensi lulusan sehingga menghasilkan lulusan yang berkualitas dan profesional di bidang kedokteran. Institusi pendidikan kedokteran sebagai tempat mendidik para calon dokter harus mengikuti perkembangan terkini dari paradigma pendidikan dokter yang menuntut banyak perubahan. Salah satu perubahan yang paling mendasar adalah pergantian kurikulum dari KIPDI II ke KIPDI III. Dengan diberlakukannya KIPDI III maka PSPD FK Unsyiah sejak tahun 2006 telah mengganti kurikulum dari konvensional ke KBK dengan metode PBL. Sasaran pokok yang ingin dicapai dalam PHK-PKPD HPEQ ini antara lain adalah penguatan kurikulum tersebut. Untuk mencapai Standar Kompetensi Dokter Indonesia, clinical skills merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh setiap lulusan dokter di Indonesia. Hal ini penting dilaksanakan dalam rangka meningkatkan daya saing lulusan. Sebagai konsekuensinya seluruh Fakultas Kedokteran di Indonesia harus menjabarkan kompetensi tersebut ke dalam kurikulum. Pembentukan Clinical Skills Laboratory di FK Unsyiah telah dilakukan sejak awal implementasi KBK dengan metode PBL. Oleh karena itu sasaran berikutnya dari PHK-PKPD HPEQ di Fk Unsyiah adalah Peningkatan Kemampuan Clinical Skills Mahasiswa. Pelaksanaan penelitian dan pengabdian masyarakat oleh staf pengajar merupakan unsur tri dharma perguruan tinggi yang harus dipenuhi oleh suatu institusi pendidikan termasuk didalamnya adalah terbitnya publikasi ilmiah dari staf pengajar. Hal ini juga terkait dengan penilaian akreditasi dan reputasi suatu lembaga pendidikan. Oleh karena itu penguatan penelitian dan pengabdian masyarakat oleh staf pengajar merupakan sasaran pokok lainnya dalam program ini. Sesuai dengan renstra Unsyiah maka penelitian yang diutamakan dalam proyek PHK-PKPD HPEQ di Fk Unsyiah adalah bidang Tropical Medicine. Aceh merupakan salah satu wilayah di Indonesia yang rawan bencana. Ancaman gempa hebat, banjir, tsunami, kelaparan dan lain-lain setiap saat dapat terjadi di daerah ini. Bencana alam ini disebabkan karena letak geografisnya yang berada di dekat titik pergeseran lempeng Austro-Asia. Selain bencana alam, Aceh juga pernah mengalami konflik bersenjata yang begitu lama. Menyikapi hal di atas, PSPD FK Unsyiah telah merancang Blok Disaster Management sebagai blok khusus dalam kurikulum KBK. Namun demikian hasil evaluasi diri menunjukkan bahwa penerapan blok ini belum mencapai learning objective yang diinginkan. Modul dan skenario yang dibuat oleh koordinator blok lebih mengarah pada bidang emergency dan traumatology serta masih terfokus hanya pada profesi dokter, padahal dalam penanggulangan bencana harus dilakukan koordinasi antar profesi. Implementasi blok ini dilakukan dalam bentuk simulasi bencana dengan melibatkan masyarakat (community-based education), namun ketersediaan modul masih lemah. Untuk itu perlu dikembangkan modul manajemen bencana dalam bentuk pendidikan antar profesi (interprofessional education). 8
Dari uraian di atas maka PHK-PKPD FK Unsyiah telah mengusulkan 4 aktivtas dalam proyek ini. Program pengembangan yang di rancang dituang dalam 4 aktivitas utama yaitu: 1. Penguatan Implementasi KBK dengan Metode PBL untuk Mencapai Kompetensi Standar Lulusan. Aktivitas ini dilakukan melalui 3 subaktivitas yaitu: 1.1 Peningkatan Kualitas Belajar Mengajar Dalam Sistem Tutorial, 1.2 Peningkatan Akses Sumber Belajar bagi Mahasiswa dan 1.3 Penguatan Unit Penunjang Pendidikan. 2
Peningkatan Kemampuan Clinical Skills Mahasiswa untuk Meningkatkan Daya Saing Lulusan. Aktivitas kedua juga akan dilakukan melalui 3 subaktivitas yaitu: 2.1 Penguatan Manajemen Clinical Skills Laboratory; 2.2 Peningkatan Kelulusan OSCE Mahasiswa pada Ujian Pertama dan 2.3 Peningkatan Kualitas Belajar Mandiri.
3
Penguatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dalam Bidang Tropical Medicine. Aktivitas ketiga dilakukan melalui 3 subaktivitas yaitu: 3.1 Penguatan Penelitian dan Publikasi Staf Pengajar Dalam Bidang Tropical Medicine dan 3.2 Peningkatan Pengabdian Kepada Masyarakat Staf Pengajar Dalam Bidang Tropical Medicine.
4
Peningkatan Kemampuan Lulusan dalam Bidang Disaster Management. Aktivitas ini dilakukan melalui 3 subaktivitas yaitu: 4.1 Pengembangan Pendidikan Manajemen Bencana Secara Interprofessional Education dan 4.2 Pengembangan Pendidikan Manajemen Bencana Berbasis Masyarakat (Community-Based Education).
Apabila keempat aktivitas di atas dapat tercapai dengan baik maka muaranya yang diharapkan adalah adanya peningkatan akreditasi program studi oleh BAN PT dari akreditasi B menjadi akreditasi A, tercapainya peningkatan kualitas lulusan yang tercermin dari tingginya angka kelulusan uji kompetensi, tercapainya penguatan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam bidang Tropical Medicine guna mencapai kompetensi tinggi lulusan dalam bidang tersebut serta tercapainya penguatan kurikulum pendidikan manajemen bencana. Untuk pelaksanaan program ini PSPD FK Unsyiah telah mengusulkan anggaran pada tahun II sebesar Rp.8.557.305,00 yang terdiri dari dana hibah sebesar Rp.8.157.305,00 dan dana pendamping dari institusi sebesar Rp.400.000.000,00.
9
BAB II IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 1. Organisasi pelaksana kegiatan serta keterkaitannya dengan Struktur Organisasi Perguruan Tinggi yang belaku saat ini. Struktur Organisasi dibuat sedemikian rupa sehingga melibatkan pejabat di tingkat rektorat dan tingkat fakultas dengan tujuan untuk dapat mengelola proyek secara efektif. Selain itu juga menyertakan staf pengajar yang memiliki kapasitas dan pengalaman terkait dan merekrut staf pendukung yang bekerja full time. Dalam pelaksanaan kegiatan PHKPKPD tahun 2012, Rektor berfungsi sebagai Penanggung Jawab dan Wakil Rektor I sebagai Wakil Penanggung Jawab yang sekaligus berperan sebagai Pengarah/Pembina Program. Selanjutnya Dekan Fakultas Kedokteran berperan sebagai Ketua Pelaksana. Untuk mengelola kegiatan harian pelaksanaan proyek ditempatkan satu orang Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab langsung kepada Ketua Pelaksana. Dalam pengelolaan proyek, Direktur Eksekutif dibantu oleh 4 orang koordinator yaitu Koordinator Program, Koordinator Keuangan, Koordinator Pengadaan serta Koordinator Kesekretariatan, sedangkan pelaksanaan aktivitas-aktivitas dikelola oleh 4 (empat) orang person in charge (PIC). Semua SDM yang ditempatkan sebagai koordinator dan PIC adalah merupakan staf pengajar kecuali Koordinator Kesekretariatan yang merupakan Kepala Tata Usaha Fakultas. Untuk memudahkan koordinasi dengan Biro Keuangan Unsyiah maka Kepala Biro Keuangan ditempatkan sebagai narasumber dalam struktur organisasi. Untuk memudahkan koordinasi di tingkat fakultas maka Pembantu Dekan Bidang Akademik, Bidang Administrasi dan Keuangan dan Bidang Kemahasiswaan juga ditempatkan sebagai narasumber. 2. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan dalam struktur organisasi perguruan tinggi, termasuk keterlibatan dari para penanggungjawab unit-unit penerima hibah. Untuk kelancaran pelaksanaan program ini, maka Project Implementation Unit (PIU) PHK PKPD FK Unsyiah telah diberikan satu ruangan khusus sebagai sekretariat perkantoran. Semua koordinator dan PIC diwajibkan hadir setiap hari ke kantor walau hanya 1 -2 jam saja. Sedangkan untuk urusan administrasi dilaksanakan oleh 6 orang staf pendukung yang bekerja full time. Selain itu secara rutin dilaksanakan rapat mingguan yang dipimpin oleh Direktur Eksekutif pada setiap hari Jumat Pukul 14.00 WIB sampai selesai. Absen harian dan absen rapat diberlakukan baik untuk task force maupun staf pendukung. Direktur Eksekutif secara berkala memantau dan mengevaluasi absensi tersebut. Direktur Eksekutif melakukan koordinasi pelaksanaan aktivitas dengan semua koordinator dan PIC dari tiap aktivitas. Dalam pelaksanaan kegiatan, Direktur Eksekutif dibantu oleh Koordinator Program berkoordinasi dengan Para Staf Pengajar, Ketua Unit, Kepala Bagian dan Koordinator Pendidikan dengan meminta masukan dari Para Nara Sumber PIU. Direktur Eksekutif secara rutin meminta persetujuan semua kegiatan kepada Ketua Pelaksana (Dekan). Selanjutnya Direktur Eksekutif bersama-sama dengan Koordinator Program dan PIC melakukan eksekusi tiap-tiap sub aktivitas. Menyangkut surat-menyurat, arsip dan administrasi lainnya dalam pelaksanaannya staf pendukung berkoordinasi dengan Koordinator Kesekretariatan. Namun demikian ditahun kedua ini FK Unsyiah mengalami pergantian pimpinan pada bulan April. Hal ini sedikit mengganggu stabilitas kegiatan karena unsur pimpinan yang baru harus mempelajari terlebih dahulu substansi dari proyek ini. 10
Untuk memudahkan dalam pengelolaan setiap komponen dari sub aktivitas maka setiap PIC diberi tugas untuk mengelola satu komponen kegiatan hingga tuntas. Misalnya pengelolaan Hibah penelitian dikawal oleh 1 orang PIC yang harus bertanggung jawab mulai dari membuat panduan, sosialisasi panduan, undangan penerimaan proposal, penentuan Tim Reviewer, undangan presentasi proposal, penilaian Tim Reviewer, permohonan pengesahan pemenang ke CPCU, pengumuman pemenang, monev Tim Reviewer, permintaan laporan hingga seminar hasil penelitian. Demikian pula untuk komponen kegiatan lainnya baik Hibah Pengajaran, degree training, non degree training dan lokakarya. Pengelolaan proyek dilakukan dengan memenuhi prinsip-prinsip keterbukaan dan transparansi. Hal ini meliputi pelaporan secara rutin atas pelaksanaan proyek kepada pimpinan universitas dan pimpinan fakultas, serta para stakeholder. Pelaporan tersebut dilakukan oleh Tim Monev-int setiap tiga bulan dan juga dibuat laporan tahunan pada akhir tahun. Pada tahun 2012 PIU juga telah mengembangkan web pada situs phkpkpdhpeq.unsyiah.ac.id 3. Pengembangan Kapasitas Pengelola Program agar terjadi proses konsolidasi yang lancar Pengelolaan program PHK merupakan pengalaman tersendiri yang tidak diperoleh dari unsur tri dharma perguruan tinggi. Disini pengelola dituntut untuk berperan dalam manajemen pengelolaan program. Di samping itu pengalaman dalam menyusun perencanaan baik perencanaan kegiatan maupun keuangan merupakan unsur yang sangat penting dalam pengembangan kapasitas pengelola program. Hal ini akan memudahkan dalam mengaplikasikan penyusunan perencanaan fakultas oleh Tim SP4 yang dilakukan secara rutin yang selama ini masih belum dapat dipahami dengan baik. Namun demikian tidak semua tim task force memiliki komitmen yang tinggi dalam melaksanakan proyek ini, apalagi seorang klinisi yang mana waktunya lebih banyak terfokus di klinik. Oleh karena itu saat ini sepertinya tri dharma perguruan tinggi sebagai tugas dosen sudah tidak relevan lagi melainkan harus ditambah satu lagi yaitu fungsi perencanaan. Pengelolaan program PHK menyita banyak waktu, pikiran, tenaga bahkan materi dari pengelola khususnya yang berstatus staf pengajar. Oleh karena itu sudah selayaknya untuk fungsi ini DIKTI dapat memberikan penghargaan yang lebih dalam penghitungan angka kredit kepangkatan dosen. 4. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Program Khususnya menyangkut Pengelolaan Keuangan dan Pengadaan Menyangkut masalah keuangan, Direktur Eksekutif bersama dengan Koordinator Keuangan berkoordinasi dengan Biro Keuangan dalam hal pencairan dana di universitas. Mekanisme pengelolaan keuangan yang diperoleh dari dana hibah PHK-PKPD dan dana pendamping dari PNBP FK Unsyiah yang telah dialokasikan ke dalam DIPA Universitas Syiah Kuala dilakukan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Pencairan dana kegiatan dilakukan sesuai kebutuhan dan waktu pelaksanaan dengan merujuk kepada TOR kegiatan. Setiap pencairan dan penggunaan dana dipertanggungjawabkan dengan bukti yang berlaku. Semuanya dimasukkan ke dalam laporan keuangan untuk dapat diperiksa oleh pihak auditor. Untuk urusan pengadaan khususnya barang, PIU secara intens berkoordinasi dengan Pejabat Pembuat Komitmen Proyek Pengembangan Pendidikan Tinggi (PPK P2T) Universitas Syiah Kuala. Dalam pelaksanaannya mengacu kepada pedoman pengadaan 11
barang dan jasa yang berlaku serta mengacu pada Project Management Manual (PMM). Kesesuaian hasil pengadaan barang dan jasa dengan spesifikasi pekerjaan yang telah diusulkan akan diverifikasi oleh pengguna pada saat diserahterimakan. 5. Hambatan dan kendala serta kiat-kiat dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi serta best practices yang diperoleh Dalam perjalanan setengah tahun 2012 proyek ini masih dirasakan terulangnya beberapa permasalahan tahun 2011. Permasalahan keuangan yang terjadi pada tahun ini antara lain adalah terlambatnya persetujuan DIPA dari DJA karena beberapa mata anggaran atas nama Unsyiah masih diberi bintang. Bintang baru dibuka pada bulan April setelah semua data pendukung dibahas di DJA bersama Biro Perencanaan Unsyiah. Permasalahan berikutnya adalah saat PIU akan menandatangani kontrak per kegiatan dengan P2T Unsyiah, terkendala dengan tidak adanya rekening penampung PIU. Hal ini disebabkan karena rekening penampung PIU tahun 2011 sudah ditutup atas rekomendasi BPK karena tidak adanya izin Menkeu. Setelah berkonsultasi dengan Rektor lalu Biro Keuangan memberikan nomor rekening atas nama Rektor yang sudah mendapat izin Menkeu, namun ternyata rekening tersebut hanya mendapat izin untuk menampung dana beasiswa DIKTI. Setelah dicek rekening Rektor yang lain ternyata juga tidak ada yang mendapat izin untuk menampung dana hibah. Setelah hal ini berlarut-larut lalu diputuskan untuk menggunakan langsung rekening pribadi penerima hibah baik program Degree Training, research grant, teaching grant maupun policy study, sedangkan kegiatan yang lainnya menggunakan sistem UP. Hambatan dalam kegiatan DNDT adalah sulitnya melakukan komunikasi dengan institusi yang dituju untuk mendapat LoA. Sementara untuk kegiatan DT terhambat karena ada 12 orang staf pengajar yang telah dicalonkan sebagai peserta S3 HPEQ, namun telah mendapat beasiswa PEMDA Aceh. Beberapa kendala lain yang dihadapi pada tahun ini adalah lambatnya persetujuan TOR oleh CPCU dan lambatnya pemberian NOL dari WB.
12
BAB III HASIL YANG DICAPAI 1. Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara serta analisis Status Indikator Kinerja Utama hingga periode 31 Juli 2012 beberapa diantaranya sudah mencapai target. Pelaksanaan kurikulum berbasis kompetensi dari target 90% sudah mencapai 100%, Kelulusan uji kompetensi pada ujian pertama dari target 60% sudah mencapai 74,60%, Nilai rata-rata uji kompetensi lulusan dari target 70% sudah mencapai 71,3%. Sementara itu waktu rata-rata alumni menunggu pekerjaan pertama dari target 4 bulan sudah mencapai 3,5 bulan, IPK rata-rata lulusan dari target 3 sudah mencapai 3,1, IPK lulusan 3.0 dari target 35% sudah mencapai 54,2%, Persentase kehadiran tutor ahli dari target 60% sudah mencapai 65%. Indikator Kinerja Utama yang belum mencapai target adalah Akreditasi Program Studi dari target A namun hingga saat ini belum dilakukan akreditasi ulang karena akreditasi terakhir baru diperoleh pada tahun 2010. Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara hingga periode 31 Juli 2012 dapat dilihat pada Tabel 1 di bawah. Tabel 1. Status Indikator Kinerja Utama Target 90
2012 Capaian 100
1
Pelaksanaan kurikulum berbasis kompetensi (%)
2009 Baseline 80
2
Kelulusan uji kompetensi pada ujian pertama (%)
53,9
60
74,60
3
50,01
70
71.3
4
4
3,5
5
Nilai rata-rata uji kompetensi lulusan Waktu rata-rata alumni menunggu pekerjaan pertama (bulan) Rata-rata lama masa studi (tahun, bulan)
3,8
NA
6
IPK rata-rata lulusan
3,9 2,85
3,0
3.01
7
IPK lulusan 3.0 (%)
30,05
35
54,2
8
Persentase kehadiran tutor ahli Tingkat kepuasan mahasiswa terhadap proses tutorial Nilai A dalam sistem tutorial (%)
44,5
60
65
46.67
60
NA
2,32
3
NA
No
4
9 10
Indikator
Status Indikator Kinerja Antara hingga periode 31 Juli 2012 beberapa diantaranya juga sudah mencapai target. Persentase kehadiran tutor ahli sudah mencapai 65% dari target 60%, Nilai A dalam sistem tutorial sudah mencapai 3,5% dari target 3%. Namun demikian beberapa indikator kinerja antara masih berstatus NA karena belum dilakukan evaluasi, misalnya tingkat kepuasan mahasiswa terhadap proses tutorial, Kehadiran instruktur ahli, Mahasiswa yang mengikuti remedial OSCE dan tingkat kepuasan mahasiswa terhadap kegiatan clinical skills. Direncanakan evaluasi tersebut akan dilaksanakan pada akhir tahun 2012. Status Indikator
Kinerja Antara hingga periode 31 Juli 2012 dapat dilihat pada Tabel 2 di bawah.
13
Tabel 2. Status Indikator Kinerja Antara 2012 2009 Capaian Baseline Target I. Penguatan Implementasi KBK dengan Metode PBL untuk Mencapai Kompetensi Standar Lulusan 1 Persentase kehadiran tutor ahli 44,5 60 65 Tingkat kepuasan mahasiswa terhadap 2 46.67 60 NA proses tutorial 3 3,5 2,32 3 Nilai A dalam sistem KBK (%) II. Peningkatan Kemampuan Clinical Skills Mahasiswa untuk Meningkatkan Daya Saing Lulusan Kehadiran instruktur ahli (%) 26 60 NA 1 Mahasiswa yang mengikuti remedial OSCE 36,4 20 NA 2 (%) Tingkat kepuasan mahasiswa terhadap 48,89 60 NA 3 kegiatan clinical skills (%) Jumlah panduan elektronik clinical skills 0 10 12 4 III. Penguatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dalam Bidang Tropical Medicine 1 Nilai A mahasiswa blok Tropical Medicine 1,2 5 NA (%) No
2
Indikator
Jumlah penelitian staf pengajar per tahun
11
3
13
Jumlah publikasi dosen pada majalah 4 5 terakreditasi Nasional per tahun 4 Jumlah publikasi dosen pada majalah 2 2 internasional 5 Jumlah paper yang dipresentasikan pada 7 10 seminar nasional per tahun 6 Jumlah paper yang dipresentasikan pada 8 10 seminar internasional 7 Jumlah Pengabdian Masyarakat 0 3 IV. Peningkatan Kemampuan Lulusan dalam Bidang Disaster Management 1 Nilai A mahasiswa Blok Dissasster 3,7 5 Management (%) 2 Tersedianya modul simulasi bencana di 0 1 laboratorium lapangan 3 Tersedianya skenario yang mencakup Community-Based Education on Disaster 0 2 Management 4 Jumlah skenario yang melibatkan 0 2 stakeholder dalam penyusunannya 5 Jumlah riset di bidang Dissasster 0 1 Management 6 Jumlah publikasi dosen dalam bidang 0 1 Dissasster Management
16 8 1 15 4 5 NA 1 4 1 2 0
2. Status Kemajuan Fisik untuk semua komponen biaya Status kemajuan fisik Domestic Degree Training (DDT) untuk 6 orang peserta S3 dan 3 orang peserta S2 merupakan lanjutan kegiatan tahun 2011 (Tabel 3), sedangkan peserta baru tahun 2012 baru ada 2 orang yang sudah mendapat LoA. Hal ini disebabkan 14
karena beberapa staf pengajar CPNS baru selesai mengikuti prajabatan sehingga baru dapat mengikuti test masuk periode terakhir. Sementara itu ada 12 calon peserta S3 yang direncanakan namun sudah mendapat beasiswa PEMDA Aceh yang nilai beasiswanya jauh lebih besar. Tabel 3. Nama Penerima Beasiswa DDT PHK PKPD HPEQ Unsyiah Lanjutan Thn 2011 No
Nama Peserta
Program
Bidang Studi
1 2 3 4 5 6 7 8 9
dr. Reno Keumalazia K, Sp.PA dr. Tilaili Ibrahim M. Kes dr. Jufriady Ismy, Sp.U dr. T. Heriansyah, Sp.JP dr Nova Dian Lestari,Sp.S dr. Azhari Gani Sp.PD dr. Fauzul Husna dr. Winda Aulia dr. Nurwahyuniawati
S3 S3 S3 S3 S3 S3 S2 S2 S2
Ilmu Kedokteran Ilmu Kesehatan Masyarakat Ilmu Kedokteran Ilmu Kedokteran Ilmu Kedokteran Ilmu Kedokteran Farmakologi Imunologi Imunologi
Tempat Studi USU USU UNPAD UI USU USU UI UI UNAIR
Status kemajuan fisik kegiatan Domestic Non Degree Training (DNDT) hingga saat ini baru mencapai 10%. Dari 17 peserta yang direncanakan mengikuti DNDT, baru 1 orang yang sedang menyelesaikan kegiatan training ELISA di PT. Biofarma Bandung (Tabel 4). Sementara ada 6 orang peserta yang sudah diminta LoA dari UNPAD namun hingga saat ini belum ada balasan, sedangkan 10 calon peserta lainnya masih berusaha mencari LoA. Status kemajuan fisik kegiatan Lokakarya baru mencapai 14%. Dari 7 judul yang direncanakan baru 1 kegiatan yang terlaksana (Tabel 5). Sementara itu 6 judul lainnya belum terlaksana karena masih menyesuaikan dengan jadwal narasumber nasional dan lokal dan direncanakan beberapa judul akan dilaksanakan setelah lebaran ini. Kegiatan policy study ada 2 kegiatan yang saat ini sudah mencapai kemajuan fisik sebesar 30% (Tabel 6). Tabel 4. Kegiatan DNDT yang telah selesai dilaksanakan No. 1
Nama Dr. M.Kes.,AIF
Judul Pelatihan
Institusi tujuan PT Biofarma
Yusni,
Status On going
ELISA
Tabel 5. Kegiatan Lokakarya yang telah selesai dilaksanakan No.
1
Institusi Asal Narasumber Peningkatan kualitas Dr. Drs. Hadyana Sukandar, FK UNPAD pembimbing skripsi M.Sc dalam metodologi FMIPA penelitian Dr. Ir. Mariana, M.Sc UNSYIAH Judul Lokakarya
Narasumber
Jadwal Pelaksanaan 13-14 April 2012
Tabel 6. Nama Ketua Tim dan Judul Kegiatan PS 2012 No 1 2
Nama dr. Azwar, Sp.MK., Sp.THT-KL dr. Sofia, M.Sc
Judul Policy Study Full Time Equivalen Manajemen SIM PBL
Kegiatan Hibah Penelitian hingga saat ini sudah berjalan dengan kemajuan fisik sekitar 30%. Dari 10 proposal yang masuk telah disahkan pemenang sebanyak 3 judul (Tabel 7). Saat ini sudah dilakukan site visit oleh tim reviewer dan akan segera dimintakan 15
laporan kemajuan. Sementara itu kegiatan Hibah Pengajaran hingga saat ini sudah berjalan dengan kemajuan fisik sekitar 20%. Alokasi anggaran dalam RKAKL yang tersedia untuk Hibah Pengajaran adalah sebanyak 5 judul, dengan demikian proposal yang harus diterima untuk memenuhi 3:1 adalah sebanyak 15 proposal. Namun proposal yang diterima awalnya hanya 3 proposal kemudian dilakukan penambahan waktu sebanyak 2 kali, sehingga proposal yang masuk mencapai 6 judul. Oleh karena itu hanya 2 judul yang dapat didanai(Tabel 7) . Saat ini sudah dilakukan site visit oleh tim reviewer dan akan segera dimintakan laporan kemajuan. Minimnya jumlah proposal yang masuk disebabkan antara lain adalah karena kurang pahamnya staf pengajar tentang model yang akan dibuat untuk Hibah Pengajaran. Persyaratan yang ada dalam Panduan Hibah Pengajaran dari CPCU yang mengharuskan hibah ini diusul oleh Koordinator Blok merupakan kendala tersendiri karena jumlah blok yang ada dalam kurikulum hanya 21 buah (sudah termasuk blok proposal dan skripsi). Tabel 7. Nama Ketua Tim dan Judul Kegiatan RG 2012 No.
Ketua Tim
1
Dr.Yusni,M.Kes.,AIF
2
dr. Firdalena Meutia, M.Kes., Sp.M
3
dr.T.Puspa Dewi, Sp.OG
Judul Kajian kemampuan seledri sebagai herbal anti stres immunomodulator melalui respon supresi kontisol plasma pada tikus wistar Isolasi Indentifikasi dan karakterisasi bakteri penyebab infeksi nosokomial di RSUDZA Seroepidemiologi streptokokus grup B dari Sekret Vagina penderita komplikasi obstetri di RSUDZA Banda Aceh
Tabel 8. Nama Ketua Tim dan Judul Kegiatan TG 2012 No.
Ketua Tim
1
Dr. Mudatsir, M.Kes
2
dr. Sitti Hajar, Sp.KK
Judul Penguatan praktikum pada blok Tropical Medicine melalui identifikasi penyebab infeksi secara integratif dan komprehensif Pengembangan Konten E-Learning Blok Alergy, Immunology dan Infeksi
Status kemajuan fisik kegiatan pengadaan barang diperkirakan masih di bawah 20%. Untuk item pengadaan barang NCB luncuran tahun 2011 hingga saat ini masih stagnan karena belum mendapat Nol BER dari WB namun saat ini sedang diupayakan menyamakan persepsi dengan bagian pengadaan CPCU. Sementara itu untuk item pengadaan barang NCB tahun 2012 belum mendapat NOL proc plan yaitu Pengadaan alat laboratorium riset sebesar Rp. 1.145.513.000,- dan Pengadaan alat laboraorium biomedik Rp 860.840.000,-. Item barang shoping akan segera dilaksanakan karena semuanya sudah mendapat NOL kecuali Pengadaan alat laboratorium keterampilan medik yang belum mendapat NOL proc plan. Civil work yang merupakan NCB sudah mendapat NOL proc plan sehingga saat ini sudah dapat dilanjutkan ke penyusunan dokumen lelang. Pengadaan jasa hingga saat ini belum dapat dilakukan karena sulitnya mencari konsultan yang bersedia menetap minimal 10 hari.
16
3. Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktivitas Status penyerapan keuangan hingga 31 Juli 2012 baru 1 %. Serapan keuangan ini terjadi pada kegiatan lokakarya sebesar Rp. 14.138.000,- dan manajemen program sebesar Rp. 35.531.550,-. Beberapa kegiatan yang telah dilaksanakan namun belum dapat direalisasikan keuangan disebabkan karena pembuatan kontrak dan kelengkapan administrasi pencairan dana yang belum selesai. 4. Analisis Capaian Kinerja Program, Pengadaan dan Keuangan hingga 31 Juli 2011 Empat aktivitas yang diusul dalam PHK PKPD Unsyiah belum berjalan sesuai dengan harapan. Rendahnya capaian kineja per 31 Juli 2012 baik fisik maupun keuangan disebabkan karena banyak faktor. Permasalahan keuangan yang terjadi pada tahun ini antara lain adalah terlambatnya persetujuan DIPA dari DJA karena beberapa mata anggaran atas nama Unsyiah masih diberi bintang. Bintang baru dibuka pada bulan April setelah semua data pendukung dibahas di DJA bersama Biro Perencanaan Unsyiah. Permasalahan berikutnya adalah saat PIU akan menandatangani kontrak per kegiatan dengan P2T Unsyiah terkendala dengan tidak adanya rekening penampung PIU. Hal ini disebabkan karena rekening penampung PIU tahun 2011 sudah ditutup atas rekomendasi BPK karena tidak adanya izin Menkeu. Setelah berkonsultasi dengan Rektor lalu Biro Keuangan memberikan nomor rekening atas nama Rektor yang sudah mendapat izin Menkeu, namun ternyata rekening tersebut hanya mendapat izin untuk menampung dana beasiswa DIKTI. Setelah dicek rekening Rektor yang lain ternyata juga tidak ada yang mendapat izin untuk menampung dana hibah. Setelah hal ini berlarut-larut lalu diputuskan untuk menggunakan langsung rekening pribadi penerima hibah baik program Degree Training, research grant, teaching grant maupun policy study, sedangkan kegiatan yang lain menggunakan sistem UP. Hambatan dalam kegiatan DNDT adalah sulitnya melakukan komunikasi dengan institusi yang dituju untuk mendapat LoA. Sementara untuk kegiatan DT terhambat karena ada 12 orang staf pengajar yang telah dicalonkan sebagai peserta S3 HPEQ, telah mendapat beasiswa PEMDA Aceh. Beberapa kendala lain yang dihadapi pada tahun ini adalah lambatnya persetujuan TOR oleh CPCU dan lambatnya pemberian NOL dari WB. 5. Analisis Capaian Kualitatif untuk masing-masing aktivitas seperti good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir dll. Perjalanan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) yang didanai dari Proyek HPEQ pada pertengahan tahun ini sudah berada pada pertengahan proyek karena sudah berjalan selama 1,5 tahun. Pengelolaan program PHK ini merupakan pengalaman tersendiri yang tidak diperoleh dari unsur tri dharma perguruan tinggi. Pengelola dituntut untuk berperan dalam manajemen pengelolaan program. Di samping itu pengalaman dalam menyusun perencanaan baik perencanaan kegiatan maupun keuangan merupakan unsur yang sangat penting dalam pengembangan kapasitas pengelola program. Pengalaman mengelola PHK baik PHK PKPD ini atapun PHK sebelumnya, telah menjadi modal untuk meningkatkan kinerja SDM baik di tingkat fakultas maupun universitas. Sebagian personil yang pernah terlibat dalam manajemen PHK sebelumnya maupun task force ada yang telah diangkat menjadi unsur pimpinan di tingkat fakultas dan ada yang telah ditunjuk untuk memimpin lembaga-lembaga strategis di Unsyiah. Dampak yang diharapkan dari penunjukan ini adalah perubahan paradigma pengelolaan institusi. 17
Beberapa good practice dari aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan dalam hibah ini telah menjadi lesson learnt dan mulai dikembangkan secara lebih luas sebagai kegiatan universitas. Staf Pengajar semakin memahami bahwa setiap kegiatan yang akan dilakukan yang berimplikasi pada keuangan yang dikeluarkan, harus melalui suatu perencanaan yang sesuai dengan aturan perundangan yang berlaku.
18
BAB IV RENCANA SELANJUTNYA 1. Rencana Pengeluaran Anggaran sampai Desember 2012 Rencana pengeluaran anggaran sampai Desember 2012 diperkirakan sedikit akan meleset dari perencanaan awal. Beberapa komponen biaya yang dikhawatirkan tidak terserap diantaranya adalah pengadaan jasa, dan sebagian kegiatan pengembangan staf (S2 dan S3). Apabila kegiatan tersebut tidak mampu dilaksanakan maka diperkirakan serapan anggaran dana yang bersumber dari WB sampai akhir Desember 2012 dari total anggaran Rp.8.157.305.000,- hanya mencapai Rp.7.400.000.000,-. 2. Rencana implementasi program, pengadaan dan keuangan untuk periode Agustus hingga Desember 2011 Rencana realisasi keuangan pada bulan Agustus adalah pencairan dana DDT, DNDT, RG, TG dan PS. Pada bulan September direncanakan akan dilakukan pengadaan barang shoping yang sudah mendapat NOL. Beberapa kegiatan pengembangan staf bergelar akan mengikuti test masuk pada bulan September, sedangkan kegiatan non degree belum ada yang akan dilaksanakan pada bulan Agustus karena berkenaan dengan berlangsungnya bulan puasa Ramadhan dan hari raya idul fitri. Demikian pula halnya dengan lokakarya. 3. Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga Desember 2011 Pencapaian target indikator kinerja direncanakan akan terpenuhi pada bulan Desember 2012 kecuali pencapaian akreditasi prodi oleh BAN PT. Upaya-upaya yang telah dilakukan guna mempercepat pencapaian indicator kinerja antara lain adalah Sosialisasi Kegiatan PHK-PKPD HPEQ bagi seluruh tenaga pengajar di Fakultas Kedokteran Universitas Syiah Kuala kegiatan reguler dalam penyamaan persepsi tutor untuk satu skenario melalui berbagai kegiatan seperti breefing. Peningkatan kualitas modul dan skenario dilakukan oleh Koordinator Blok melalui revisi modul dan skenario secara periodik. Peningkatan kapasitas Koordinator Blok dalam membuat modul dan menyusun skenario akan dilaksanakan melalui pengiriman staf pengajar untuk mengikuti pendidikan tidak bergelar. Untuk meningkatkan indikator kinerja terhadap jumlah penelitian staf maka telah diselenggarakan Pelatihan Penyusunan Proposal Research Grant PHK-PKPD HPEQ FK Unsyiah bagi seluruh staf pengajar.
19
BAB V EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS Hingga saat ini desain terhadap perencanaan program yang telah dilakukan sudah cukup baik dan sesuai dengan kebutuhan namun dalam pelaksanaan di lapangan terdapat beberapa kendala seperti proses birokrasi yang memakan waktu lama, kurangnya pemahaman pihak terkait lainnya terhadap pentingnya pelaksanaan aktivitas ini, terbatasnya sumber daya manusia yang hendak dijadikan peserta program akibat ada pembatasan misal umur, status kepegawaian, terlambatnya jawaban dari pihak institusi yang dituju akibat padatnya jadwal institusi tersebut akan kegiatan-kegiatannya serta proses pencairan dana yang berjalan lambat.
20
