Skema: Skema A, Skema B, Skema C Jenis Laporan: Tengah Tahunan, Tahunan
LAPORAN IMPLEMENTASI PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD) Tahun 2012
FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS SWADAYA GUNUNG JATI CIREBON
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional 2012
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN IMPLEMENTASI PHK-PKPD Periode Anggaran Semester 1 Tahun 2012
1.
Nama Perguruan Tinggi
: Universitas Swadaya Gunung Jati Cirebon
2.
Fakultas
: Kedokteran
3.
Penanggung Jawab
: Dr. Affandi, Sp.A.
4.
Direktur Eksekutif Nama
: Dr. Atik Sutisna, Sp.An.
Alamat
: Jl. Terusan Pemuda 1
Telepon Kantor
: 0231-483928
Telepon Cellular
: 0811244511
Fax
: 0231-488923
e-mail
:
[email protected]
5.
Skema1
:
6.
Jenis Laporan2
Skema A, Skema B, Tengah Tahunan,
Skema C Tahunan
Cirebon, 27 Agustus 2012 Menyetujui, Dekan Fakultas Kedokteran Universitas
Mengesahkan, Direktur Eksekutif PHK-PKPD
Dr. H. Affandi, Sp.A
Dr. Atik Sutisna, Sp.An
1 2
Berilah tanda untuk skema yang diajukan. Berilah tanda untuk jenis proposal yang sesuai.
Ringkasan Eksekutif Implementasi pelaksanaan program PHK-PKPD sampai dengan pertengahan tahun 2012 di Fakultas Kedokteran Universitas Swadaya Gunung Jati Cirebon dalam kurun waktu 1,5 tahun telah menunjukan perubahan berikut peningkatan yang signifikan secara menyeluruh. Peningkatan kinerja program 1 Penguatan Tata Pamong dan Peningkatan Kualitas Mahasiswa terlihat di beberapa capaian antara lain tentang penambahaan wawasan dalam peningkatan pemahaman staf institusi tentang Penjaminan Mutu, pengambangan sistem mengenai penjaminan mutu mahasiswa dan pengembangan Standar Oprasional Prosedur mengenai penjaminan mutu bagi tiap-tiap bagian, serta yang utama partisipasi aktif dalam setiap proses tersebut. Beberapa kegiatan belum terlaksana, dikarenakan kegiatan tersebut merupakan kegiatan yang sinambung dengan aktifitas lain, yang terkendala teknis yaitu proses pengadaan jasa tenaga ahli yang membutuhkan waktu dan penyesuaian jadual non degree training dengan lembaga penyedia jasa. Namun demikian, Unswagati berkomitmen terhadap peningkatan mutu mahasiswa dan tata kelola perguruan tinggi, dan akan melaksanakan kegiatan yang tertunda pada periode berikutnya. Program 2 Penguatan Kurikulum telah menunjukkan hasil yang nyata. Kegatan yang menyeluruh membuat fakultas kedokteran Unswagati telah melengkapi modul pendidikan di program pendidikan Sarjana Kedokteran, dan siap melanjutkan program pendidikan Profesi Dokter dan melengkapi modul untuk materi elektif. Sedangkan Program 3 Pengembangan Proses Pembelajaran Pendidikan Dokter cukup hasil yang nyata. Proses pengajaran melalui metoda Tutorial telah efektif dijalankan. Adapun terdapat kendala kegiatan Pengembangan sarana pendidikan Laboratorium klinis, yang masih menunggu proses pengadaan barang. Unswagati akan mengoptimalkan pelaksanaan kegiatan utama pada Program 3. Dapat disimpulkan bahwa kemajuan kegiatan hingga bulan Agustus 2012 telah mencapai sekitar 24,24% dari total keseluruhan. Total penyerapan dana hingga bulan Agustus 2012 sebesar Rp. 2.595.919.500,00 yang terbagi atas penyerapan dana WB dan DRK.
DAFTAR ISI
Lembar Pernyataan ...........................................................................................................
i
Daftar Isi ...........................................................................................................................
ii
Ringkasan Eksekutif .........................................................................................................
iii
Bab I Pendahuluan ..........................................................................................................
1
Bab II Implementasi dan Pengelolaan Program ...............................................................
3
Bab III Hasil Yang Dicapai...............................................................................................
10
Bab IV Rencana Selanjutnya ............................................................................................
12
Bab V Evaluasi Terhadap Desain dan Implementasi Aktivitas .......................................
15
Lampiran ...........................................................................................................................
21
BAB I PENDAHULUAN
Visi – Misi Universitas Swadaya Gunung Jati dilakukan dengan cara mem-breakdown Visi-Misi yang terdapat di statuta ke dalam Visi—Misi serta program 10 tahunan agar lebih operasional dan terukur hasilnya. Sesuai dalam dokumen Statuta Universitas Swadaya Gunung Jati yang merupakan breakdown dari Visi-Misi, visi 2006-2010 Unswagati terbagi menjadi 3 (tiga) aspek, yaitu; pertama, peningkatan kualitas dengan mengembangkan metode pembelajaran yang berbasis pada kebutuhan mahasiswa, serta research sebagai inkubator dalam pengembangan ekonomi-berbasis-pengetahuan. Pada segi financial, upaya mendorong stakeholders untuk berpartisipasi dalam investasi. Kedua, pemerataan melalui penyelenggaraan life-long-education, aktualisasi potensi intelektual dan emosional individu, dan siap bekerja serta memberikan kontribusi positif kepada masyarakat. Ketiga, otonomi dalam pengambilan keputusan yang lebih luas, berimbang dan akuntabilitas yang transparan, serta memiliki struktur legal, finansial dalam proses manajemen yang mendorong inovasi, efisiensi dan excellence. Dari rancangan pengembangan institusi disinergikan dengan capaian pelaksanaan program PHK-PKPD di FK Unswagati tahun 2012 telah menunjukkan perubahan berikut peningkatan yang signifikan. Peningkatan kinerja program terlihat di beberapa capaian program antara lain pengembangan sistem informasi tata kelola perguruan tinggi, tata kelola perpustakaan, sistem manajemen pembelajaran melalui e-learning, dan manual mutu universitas. Peningkatan terhadap beberapa aspek mulai ditunjukkan oleh beberapa unit kerja yaitu; (1) Tersedianya blue print sistem informasi berikut komponen pendukungnya; (2) Peningkatan kapasitas sumberdaya manusia melalui program pendidikan non gelar; (3) Pemanfaatan e-learning oleh beberapa dosen;
(4) Aksesibilitas terhadap
layanan literatur dan koleksi perpustakaan yang cepat dan akurat; dan (5) Inisiasi
1
kerjasama untuk pengembangan alumni Universitas Swadaya Gunung Jati dan terbangunnya sistem tracer study. Berdasarkan atas capaian tersebut di atas maka pada tahun kedua (2012) pelaksanaan program PHK-PKPD, komitmen Universitas Swadaya Gunung Jati terhadap peningkatan kualitas pendidikan di Fakultas Kedokteran melalui pembenahan sistem manajemen perguruan tinggi tetap menjadi salah satu fokus utama. Program diarahkan ke pengembangan – peningkatan – implementasi – perbaikan sistem secara terus menerus. Rencana pelaksanaan kegiatan pada tahun 2012 difokuskan kepada pengembangan hasil capaian program tahun 2011 yang dititikberatkan pada 2 (dua) Program yaitu; (1) Pengakuan Badan Akreditasi Perguruan Tinggi Nasional (BAN-PT); dan (2) Penguatan sistem informasi dalam pengelolaan manajemen Perguruan Tinggi. Program di tahun ini diarahkan pada pengembangan Sumber Daya Manusia yang didukung dengan penguatan sistem pendukung untuk men support sistem utama diikuti oleh peningkatan keterandalan jaringan dan aksesibilitas terhadap sistem tersebut. Penguatan kapasitas sumberdaya manusia secara berkelanjutan juga menjadi agenda utama pada seluruh tahap/tahun implementasi program PHK-PKD ini. Jika diamati bahwa kedua program tersebut saling terkait erat yaitu peningkatan kulaitas layanan berstandar BAN-PT didukung oleh support sistem melalui penguatan dan pembenahan Teknologi Informasi (TI) dimulai dari infrastruktur dan tata kelola. Capaian akhir program tahun ini diharapkan dimilikinya akreditasi BAN-PT serta terbangunnya sistem pendukung bagi implementasi sistem tata kelola perguruan tinggi yang terintegrasi yang telah dibangun pada 2008.
2
BAB II IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 2.1. Organisasi Pelaksanaan Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pada tingkat institusi menjadi tanggungjawab langsung Rektor Universitas Swadaya Gunung Jati yang dalam pelaksanaan manajemen dan pengawasan keseluruhan kegiatan dilaksanakan oleh Dekan Fakultas Kedokteran sebagai Direktur, dan Wakil Dekan 1 Bidang Akademik sebagai Direktur Ekseku 2 Bidang Keuangan dan Kepegawaian. Pelaksanaan kegiatan sehari-hari dilaksanatif dengan koordinasi Penjaminan Mutu (QA) tingkat fakultas. Secara umum, struktur organisasi pelaksanaan PHK-PKPD Fakultas Kedokteran di Universitas Swadaya Gunung Jati adalah sebagai berikut : 1
:
Rektor Unswagati
:
Wakil Rektor I
:
Wakil Rektor II
4.
Penangung Jawab Program Penasehat Bidang Akademik Penasehat Bidang Adm. Dan Keuangan Direktur
:
5.
Direktur Eksekutif
:
6.
Direktur Keuangan
:
7. 8. 9.
: : :
10.
Sekretaris Eksekutif Staf Sekretariat Koordinator Adm Umum dan Keuangan Staf
Dr. H. Affandi, Sp.A Dekan FK Unswagati Dr. H. Atik Sutisna, Sp.An Wakil Dekan 1 FK Eni Suhaeni, M.Kes Wakil Dekan II FK Dr. Harwan Sutomo Ina Nadiyah, S.Si
:
Dwi Mulyaningsih, SE Arie Widyastuti, A.Md
11.
Koordinator Program
:
Dr. Catur Stiya Sulistiyana
2. 3.
3
12.
PIC
13.
Tim Monevin Anggota
: : : : : :
Dr. Catur Stiya Sulistiyana Dr. Tissa Octavira Permatasari Dr. Vivi Meidianawaty H. Lukman Nurhakim, ST. Dr. Ricardi W. Alibasjah, Sp.OG Dr. Yandri Naldy
Sejalan dengan acuan yang telah ditetapkan, di dalam implementasi teknis program akan melibatkan unit internal yang relevan sesuai tugas dan tanggungjawabnya. Tugas dan Tanggung Jawab: Semua posisi inti pada PIU PHK-PKPD Fakultas Kedokteran dipegang pejabat struktural yang memiliki legal viability untuk menjamin akuntabilitas proyek. Penanggungjawab program adalah Rektor. Pejabat Pembuat Komitmen dan Ketua Pelaksana Program adalah Dekan Fakultas Kedokteran yang diberi kewenangan untuk menerbitkan keputusan berkaitan dengan; kepegawaian, ikatan/perjanjian/kontrak kepada pihak ketiga & pengangkatan Panitia pengadaan barang/jasa, dan surat perintah lain. Koordinator Pelaksana Proyek adalah Wakil Dekan I yang bertugas; a) memberikan petunjuk umum pada PIU dan PIC, b) menilai kemajuan (hasil pemantauan) & kualitas kegiatan secara berkala, c) melaksanakan tugas administrasi proyek, b) mengatur pelaksanaan pertemuan &hubungan koordinasi yang diperlukan, c) memberikan bimbingan & koordinasi pelaksanaan proyek, d) melakukan supervisi, pembinaan &bimbingan administrasi proyek, termasuk pengadaan barang & jasa, e) memastikan kelancaran proses perencanaan, pelaporan pelaksanaan kegiatan proyek serta penyerapandana, f) melakukan koordinasi antara Pusat & PIU untuk memastikan kebutuhan dana, g) melakukan koordinasi program dengan PIU, l) menyiapkan laporan reguler pelaksanaan program (triwulan, tengah tahunan & tahunan) bersama-sama dengan Penanggungjawab Kegiatan tiap Komponen dan Penanggung-jawab Monitoring & Evaluasi (Monev). Sekretaris Eksekutif bertugas; a) membantu Direktur Eksekutif dalam pelaksanaan
4
tugas, b) membantu mengatur pelaksanaan pertemuan & hubungan koordinasi, c)membantu memberikan bimbingan & koordinasi pelaksanaan proyek, d) membantu supervisi, pembinaan & bimbingan administrasi proyek, e)membantu memastikan kelancaran proses perencanaan & pelaporan, f)membantu Direktur Eksekutif dalam melakukan koordinasi antara Pusat dan PIU untuk memastikan kebutuhan dana yang diperlukan proyek telahtersedia dalam jumlah yang memadai, g)memimpin
dan
bertanggungjawab
mengkoordinasikan
pelaksanaan
atas
pelaksanaan
kelancaran
tugas
sekretariat,
tugas
h)
sekretariat,i)
mendokumentasikan hasil pelaksanaan program, j) mengatur penyaluran & pengendalian surat dan dokumen program, k)membantu melakukan koordinasi programyang dilaksanakan oleh PIU, l) menyiapkan laporan reguler pelaksanaan program (triwulan, tengah tahunan & tahunan) bersama penanggungjawab kegiatan tiap komponen & Monev. Sekretaris Eksekutif dibantu staf sekretariat. Wakil Direktur Pengadaan Barang & Jasa mempunyai tugas; a) menjabarkan kebijakan pengadaan barang & jasa sesuai rencana & peraturan yang berlaku, b)menerapkan peraturan yang ditetapkan Bank Dunia & Pemerintah Indonesia, c)memberikan masukan
atas
perencanaan,pelaksanaan,
penyusunan
sasaran,
tujuan,
penyelenggaraan & biaya pengadaan barang & jasa per tahun, d) menelaah Petunjuk Operasional Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran yang memuat rincian kegiatan dengan batas alokasi unit cost & target yang akan dicapai dalam bidangnya per tahun selama proyek berjalan, e) membuat laporan pengadaan barang & jasa secara berkala, f) melaporkan kesulitan teknis secara berkala & mengupayakan pemecahannya, g) bekerjasama dengan sekretariat &unit keuangan dalam melaporkan kegiatan. Dalam melaksanakan tugas sehari-hari Wakil Direktur Pengadaan Barang & Jasa dibantu oleh staf
bidang pengadaan barang dan
jasa.Wakil Direktur Keuangaan mempunyai tugas; a)melaksanakan pengelolaan keuangan dari Bendahara Keuangan Universitas, menyimpan & mengeluarkan uang atas perintah & persetujuan Direktur Eksekutif, b) menyelenggarakan administrasi tata usaha keuangan, c) membuat pertanggung jawaban & laporan keuangan sesuai ketentuan, d) membantu Direktur Eksekutif menyusun perencanaan anggaran tahunan & alokasi pada RAB per unit, e) memungut & 5
menyetorkan pajak (PPH 21, 22, 23 & PPN) sesuai surat Sekjen Depdiknas No. 13775/A.3/B/1990 8 Maret 1990), f) bekerjasama dengan sekretariat, Pengadaan Barang & Jasa, dan Rektor dalam merencanakan pembiayaan kegiatan.Dalam melaksanakan tugas sehari-hari Wakil Direktur Keuangan dibantu oleh staf keuangan. Penanggungjawab Kegiatan Monitoring & Evaluasi (Monev) memiliki deskripsi tugas sebagai berikut; a) bertanggungjawab atas kelancaran pelaksanaan tugas monitoring & evaluasi kegiatan proyek, b)membantu Direktur Eksekutif untuk memastikan kelancaran proses perencanaan, pelaksanaan & pembuatan laporan monitoring & evaluasi kegiatan proyek, c)menyusun rencana koordinasi, d) membantu merancang & membangun sistem informasi & monitoring evaluasi berkaitan dengan kemajuan pelaksanaan kegiatan, e)merancang & mengkoordinasikan pelaksanaan sistem pemantauan & evaluasi kemajuan yang dicapai dalam memenuhi indikator utama & tambahan, melalui pemantauan secara regular, f)pemantauan & melaksanakan penilaian secara teratur guna mengukurkemajuan yang dicapai menuju pemenuhan sasaran hibah serta peningkatan kapasitas manajemen, g) membantu pelaksanaan & dokumentasi hasil audit (meliputi; manajemen keuangan, pengadaan barang & jasa, dan sistem penyimpanan, h) merancang & mengkordinasikan Evaluasi Dampak (impact evaluation), untuk menilai efektivitas berbagai alternatif skema pendanaan dalam mencapai tujuan mutu pendidikan, relevansi & efisiensi, i) mengevaluasi & mengkonsolidasikan hasil audit internal, j)membantu perencanaan pelaksanaan Audit Keuangan Eksternal (ExternalFinancial Audit) oleh auditor pemerintah (BPKP) & Irjen Depdiknas) melaksanakan Pengawasan Tetap (Regular Supervision) terhadap pelaksanaan hibah tiap 3 bulan melalui evaluasi terhadap dokumen(desk evaluation), laporan kemajuan fisik (tiap 3 bulan & setahun) serta merancang & mengkordinasikan kunjungan lapangan tiap tahun untuk validasi, l)melaksanakan pengelolaan pengaduan untuk mendukung penyelesaian keluhan/pengaduan melalui jalur penyelesaian yang benar.
6
2.2. Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan Sebelum program berjalan dilakukan perencanaan teknis dengan melibatkan organisasi pelaksana di tingkat institusi, unit pelaksana aktivitas, dan unit kerja internal yang akan dilibatkan. Rapat perencanaan implementasi program ini akan dilakukan secara bertahap, tahap pertama perencanaan yang akan dilakukan antara organisasi pelaksana di tingkat institusi dan unit pelaksana aktivitas untuk mengkaji kembali logical framework program yang akan di rinci lagi ke dalam perencanaan teknis meliputi menyusun (1) breakdown operasional program yang akan dibagi dalam perencanan operasional 1 (satu) bulanan, 3 (tiga) bulanan, dan 6 (enam) bulanan; (2) Menyusun rencana kebijakan dan mekanisme pencairan anggaran biaya operasional, dan (3) Menyusun model koordinasi, monitoring dan evaluasi program. Hasil perencanaan ini akan dibawa pada rapat perencanaan tahap kedua dengan melibatkan unit internal yang terkait dalam setiap aktivitas. Materi yang akan disampaikan dalam rapat koordinasi ini meliputi logical framework program, breakdown operasional program, koordinasi, dan monitoring evaluasi program. Untuk menjamin program berjalan efektif dan sesuai dengan rancangan yang telah dibuat maka model koordinasi adalah sebagai berikut; unit pelaksana aktivitas program akan melibatkan unit kerja internal lain yang relevan dengan aktivitas program. Proses pelaksanaan menjadi tanggung jawab dari unit pelaksana aktivitas termasuk kewenangan untuk mengambil inisiatif terhadap persoalan-persoalan teknis yang dihadapi, pilihan terhadap strategi yang digunakan dalam menyelesaikan persoalan tersebut, sedangkan persoalan-persoalan yang terkait substansi program akan dikoordinasikan dengan organisasi pelaksana tingkat institusi (Wakil Rektor) sesuai dengan ruang lingkup persoalan yang dihadapi. Penetapan arah dan kebijakan program menjadi wewenang sepenuhnya dari pimpinan institusi berdasarkan hasil temuan-temuan di lapangan. Demikian halnya model pelaporan dilakukan secara bertahap dan berjenjang yaitu 3 (tiga) bulanan berisi tentang capaian teknis pelaksanaan aktivitas program, laporan setiap 6 (enam) bulanan berisi tentang capaian kinerja aktivitas 7
program, dan laporan tahunan berisi tentang capaian kinerja program secara menyeluruh dari seluruh aktivitas berikut output dan outcome. Unit internal akan melaporkan aktivitas program kepada koordinator tingkat institusi dan koordinator institusi akan melaporkan kepada pimpinan universitas selaku penanggung jawab program. Dari pelaporan ini kemudian dapat di identifikasi persoalan-persoalan strategis dan siapa yang berkewenangan untuk menyelesaikan sesuai dengan proposi yang telah dibahas di atas. 2.3. Prosedur Pengelolaan dan Pelaporan Keuangan Sistem pengelolaan keuangan HPEQ mengacu pada Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dimana bila terjadi perubahan/pembatalan peraturan pemerintah dalam daftar peraturan yang disajikan, maka yang berlaku adalah peraturan pengganti/terbaru. Mekanisme penganggaran & pencairan dana mengikuti manual prosedur yang berlaku di Universitas Swadaya Gunung Jati. Berikut ini adalah contoh alur mekanisme penganggaran sesuai manual UNSWAGATI; a) PIC bersama staf bagian keuangan menyusun Draf RAB disertai TOR
kegiatan
yang
direncanakan
tahun
mendatang
&
diserahkan
selambat-lambatnya bulan Maret, b) Direktur Eksekutif (Wakil Dekan I) bersama Koordinator Bagian Keuangan (Wakil Dekan II) di bawah koordinasi Dekan melakukan penyusunan RKA-KL dengan melakukan pengkajian & kompilasi Draf RAB & TOR untuk disampaikan pada Rektor pada April-Mei, c) Rektor melakukan pembahasan awal terhadap masukan RKA-KL program maupun Fakultas pada bulan Juli & memberikan masukan untuk perbaikan atau perubahan melalui Dekan pada bulan Juli-Agustus, d) Masukan & perubahan yang perlu dilakukan disampaikan kepada PIC melalui rapat koordinasi bersama anggota PIU tingkat Fakultas, e) PIC menyampaikan perubahan & perbaikan kepada Direktur Eksekutif pada Oktober, untuk dilanjutkan ke Rektor.
8
2.5. Hambatan dan Kendala Hambatan yang dihadapi sampai dengan pertengahan tahun 2012 diantaranya keterbatasan Sumber Daya Manusia yang melaksanakan program dan aktivitas. Sumber Daya Manusia yang ada terdiri dari 34 dosen tetap dan 9 dosen tidak tetap yang harus melaksanakan tridarma perguruan tinggi dan pelaksanaan program HPEQ. Kendala yang terjadi ada beberapa kegiatan yang tertunda, hal ini disebabkan juga keterbatasan waktu dan ijin yang dikeluarkan oleh Rektor Undip tentang penggunaan tenaga pengajar dari FK Undip. Kendala lain yang dihadapi adalah proses pengadaan barang (procurement plan) dikarenakan sampai saat ini FK Unswagati belum memiliki tenaga pengadaan yang memenuhi kualifikasio sehingga harus menggunakan tenaga pengadaan dari Pemerintah Kabupaten dan Kota Cirebon.
9
BAB III HASIL YANG DICAPAI 3.1. Capaian Indikator Utama Indikator utama terdiri dari : INDIKATOR KINERJA
Baseline (2009)
Akhir Tahun 1 (2011)
Akhir Tahun 2 (2012)
Akhir Tahun 3 (2013)
50 %
60 %
70 %
80 %
0
0
80 %
90 %
0
0
2.75
3.00
0
0
C
C
Akhir Tahun 2
Akhir Tahun 3
1. Prosentase proses KBM yang menerapkan pendekatan SPICES 2. Proporsi kelulusan Sarjana Kedokteran
3. Nilai rata-rata IPK lulusan 4. Akreditasi FK Unswagati Indikator Kinerja Tambahan Indikator Kinerja
Akhir Tahun 1
Baseline
Peningkatan Aksesibilitas dan Kualitas Calon Mahasiswa Passing grade ujian masuk FK Rasio keketatan seleksi Jumlah Mahasiswa berprestasi yang lulus seleksi melakukan Registrasi Rata-rata IPK tahun pertama
24,21
32,75
41,5
50,01
1:3
1: 4
1:5
1:6
80%
85%
90%
100%
2,61
2,70
10
2,75
2,80
Analisis capaian indikator : a. Indikator rerata IPK mahasiswa <2,75 disusun ketika mahasiswa FK Unswagati terdiri dari 1 angkatan yang terdiri dari 22 orang dan baru menghadapi satu semester. Sedangkan pada tahun 2012, mahasiswa FK Unswagati terdiri dari 4 angkatan yang totalnya terdiri dari 200 orang. Bila dibandingkan dengan indikator kinerja ke-2 (Jumlah Mahasiswa yang Lulus tiap Blok) dimana target telah dicapai, indikator tersebut dihitung dengan cara menghitung jumlah mahasiswa yang mendapatkan nilai di atas D tiap blok pada tiap angkatan. Dari penghitungan tersebut didapatkan jumlah mahasiswa yang lulus tiap blok (nilai di atas D) lebih dari 85%. Namun karena nilai lulus yang dihitung termasuk nilai C dengan bobot 2,00, sehingga jumlah mahasiswa yang memiliki rerata IPK < 2,75 tidak mencapai target. b. Rerata IPK pun kurang sesuai dijadikan indikator dari perbaikan kurikulum, karena pencapaian IPK mahasiswa sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor. c. Indikator jumlah staf MEU yang sesuai kompetensi belum mencapai target karena satu orang staf MEU yang sedang menjalani pendidikan pasca sarjan Ilmu Pendidikan Kedokteran akan mendapatkan gelar S2 pada tahun 2012 dan 2 orang staf MEU lainnya akan memulai pendidikan pasca sarjana Ilmu Pendidikan Kedokteran pada Maret 2012.
11
BAB IV RENCANA SELANJUTNYA
Rencana selanjutnya pada tahun 2012 dibagi menjadi 2 kegiatan : 1. Penyelesaian kegiatan semester 1 tahun 2012 yang belum terlaksana sampai dengan bulan Juni 2012. Kegiatan yang belum terlaksana pada tahun 2012 semester 1 pada Program Penyempurnaan Organisasi dan Tata Pamong, 1) Lokakarya Sistem Penjaminan Mutu yang akan dilaksanakan pada bulan Juni 2012. Kendala yang dihadapi adalah belum lengkap bahan yang harus dipersiapkan untuk kegiatan Lokakarya. 2) In House Training dan Lokakarya Pengembangan Sistem Seleksi Mahasiswa Baru terkendala karena software untuk Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru yang belum tersedia. Pada program Penguatan Kurikulum sudah dilaksanakan semu aktivitas, tinggal penyelesaian laporan dan keluaran yang diharapkan. Program Pengembangan Proses Pembelajaran Pendidikan Dokter, pengadaan alat-alat skill lab (manikin) sudah dilaksanakan pada quartal 1 tahun 2012. 2. Pelaksanaan Rencana Implementasi Program pada tahun 2012 pada semester 1. Pelaksanaan Implementasi Program Tahun 2012 akan dituangkan dalam RIP 2012 dan Procurement Plant tahun 2012. Tahun 2012 masih mengutamakan penguatan SDM untuk melanjutkan pendidikan lebih lanjut. Program Penyempurnaan Organisasi dan Tata Pamong masih mengutamakan kelengkapan yang disyaratkan dalam akreditasi BAN-PT. Disamping itu server yang ada akan ditingkatkan pemanfaatnnya untuk penerimaan mahasiswa baru secara on-line dan kuliah secara on-line. Pengadaan barang terutama kelengkapan ruang tutorial dan skill lab masih menjadi prioritas program tahun 2012. Disamping itu karena pendirian Fakultas Kedokteran Unswagati masih relatif baru sehingga kebutuhan buku perpustakaan tahun 2012 masih 12
diusulkan. Berdarakan evaluasi 2 tahun terakhir listrik yang tersedia dari PLN sering mengalami gangguan sehingga untuk menjaga kelangsungan dan menghidari keurakan alat-alat elektronik yang ada diusulkan juga untuk pengadaan generator set sekita 120 KVA.
13
BAB V EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS
5.1. Pengelolaan Program dan Capaian Program Pengelolaan terhadap program PHK-PKPD agar sasaran dan target dapat tercapai, terutama dengan mengutamakan fungsi control, yaitu pemantauan & evaluasi yang terdiri dari ; a) Monev internal yang bertujuan untuk mempertahankan sasaran proyek berdasarkan prespektif lembaga pendidikan tinggi, b) Monev eksternal yang bertujuan untuk menjamin pelaksanaan proyek yang sesuai dengan rencana dan keseluruhan sasaran proyek. Tim Monev akan melaksanakan pemantauan dan evaluasi terhadap semua proses pengadaan, pemeliharan semua catatan keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku,mengembangkan rencana dan melaksanakan kegiatan, serta memantau dan mengendalikan kemajuannya sesuai dengan prinsip-prinsip praktek yang baik, transparan dan semangat anti korupsi. Mekanisme
monitoring
&
evaluasi
internal
dilakukan
oleh
Penanggungjawab Kegiatan Monitoring & Evaluasi (Monev) atau Tim QA Fakultas Kedokteran. Pelaksanaan monitoring & evaluasi dilakukan untuk ; 1)menilai kemajuan yang dicapai dalam memenuhi indikator kinerja utama & tambahan, 2) penilaian teratur guna mengukur kemajuan yang dicapai. Evaluasi yang dilakukan yaitu; 1) apakah mekanisme pendanaan telah dilakukan sesuai harapan (tepat prosedur operasional, tepat waktu & tanpa kebocoran dana;
14
2)bagaimana sumbangan program pendanaan terhadap pencapaian hasil & indikator kinerja; dan 3) apa yang dapat disimpulkan mengenai efektivitas setiap mekanisme pendanaan dalam mencapai hasil & efisiensi. Hasil evaluasi dimanfaatkan sebagai bahan pelajaran dan/atau pengalaman penting bagi task force. Tim QA Fakultas Kedokteran didorong lebih fungsional untuk menjamin transparansi, meningkatkan keterbukaan publik & memudahkan review eksternal independen dengan melakukan regular supervision terhadap pelaksanaan hibah tiap 3 bulan, sehingga menghasilkan rekomendasi tindakan yang perlu diambil. Evaluasi tahun 2011, dari indikator kinerja utama persentase proses KBM yang menerapkan pendekatan SPICES. Untuk indikator proporsi kelulusan sarjana kedokteran capaian target sebesar 80% akan dicapai pada akhir tahun 2012. Evaluasi di bulan Juni 2012, Untuk Proses Belajar Mengajar menggunakan pendekatan SPICES , telah terealisasi, hal ini terlihat dari self assessment fakultas untuk tahun 2012, yaitu pada struktur kurikulumnya . Untuk Integrasi Materi Pembelajarannya , kurikulum disusun dalam sistem blok. Tiap blok dikaitkan dengan keseluruhan kompetensi, karena learning outcome tiap blok, diturunkan dari breakdown kompetensi. Kurikulumnya bersifat koheren karena isinya yang disebarkan keseluruh blok mengikuti urutan yang logis- temasuk isi departemental telah diidentifikasi berdasarkan pada learning outcome yang harus dicapai oleh tiap blok kedokteran klinik dan kesehatan masyarakat, memerlukan proses untuk mendapatkan kompetensi riset, ilmiah dan profesional. Ini adalah elaborasi visi dan misi fakultas dan universitas. Program KKN bertujuan agar lulusan Fakultas Kedokteran Universitas Swadaya Gunung Jati kompeten dalam menerapkan ilmu
15
kedokteran di masyarakat. Operasionalisasi strategi proses meletakkan proses pembelajaran pada setting sebenarnya di masyarakat. Evaluasi terutama berdasar pada daftar kompetensi yang dicatat pada program yang bisa dicapai. Pendekatan spiral juga diterapkan pada KKN. Sejak tahun pertama, mahasiswa dipaparkan pada setting masyarakat dan diberi pengalaman untuk bekerja di masyarakat, dan semakin lama paparan dan aktivitas semakin dalam dan kompleks. Model kurikulum menggunakan pendidikan berbasis kompetensi. Model ini memerlukan integrasi disiplin ilmu dan pendekatan multidisiplin di dalam penyampaian kurikulum. Keseimbangan antara pembelajaran yang spesifik dan umum dapat dicapai, karena pada tiap blok pada tiap blok learning outcomenya berupa kompetensi spesifik dan umum. Kurikulum dirancang menggunakan pendekatan spiral dengan kompleksitas yang semakin meningkat sesuai dengan meningkatnya tahun akademik. Pendekatan ini memungkinkan topik-topik dapat diulang kembali pada tahun-tahun yang lebih tinggi, tetapi dengan kedalaman dan keluasan yang semakin meningkat serta dengan peningkatan pemaparan ke praktek. Peta kurikulum memperlihatkan kontinuitas komponen pembelajaran sepanjang masa studi. Komponen-komponen tersebut, mulai tahun pertama sampai akhir rotasi klinik, terintegrasi dan secara spiral bertambah dalam pada akhir masa pendidikan. Semua komponen dibangun bersama dan memuncak pada aplikasi kedokteran masyarakat dalam KKN (Kuliah Kerja Nyata). Integrasi kedokteran klinis dan kesehatan masarakat dirancang sedemikian sehingga penguasaan kesehatan masyarakat dan publik dikombinasikan dengan kompetensi klinik dengan cara sedemikian sehingga kompensi klinis cukup dalam yang dapat diterapkan dipraktek
16
dokter umum atau pada kedokteran preventif di masyarakat. Isi kurikulum selalu di update, karena tiap tahun dilakukan evaluasi blok. Hasil evaluasi dipakai sebagai dasar revisi blok pada tahun berikutnya. Tiap lima tahun evaluasi menyeluruh dilakukan untuk melihat keseluruhan kurikulum. Hasil evaluasi menyeluruh mungkin mengakibatkan perubahan dalam model kurikulum, desain kurikulum atau bahkan output dari pendidikan dokter, seperti yang terjadi pada perubahan kurikulum. Oleh karena lulusan dokter nantinya banyak bekerja di Puskesmas, isi kurikulum yang berhubungan dengan kesehatan masyarakat juga sangat penting. Selama rotasi klinik, dokter muda belajar di Puskesmas selama 6-8 minggu. Program ini disebut P3D. Isi program P3D komprehensif. Isi program dirancang mengintegrasikan dan mensitesis isi. Evaluasi melalui Borang Akreditasi BAN PT FK Unswagati tahun 2012, kemajuan yang dicapai dalam satu setengah tahun ini, yang berkaitan dengan kelulusan. Tahun 2012 dan target kelulusan adalah 80%, realisasi angkatan pertaman lulus Sarjana Kedokteran (S.Ked) sebanyak 20 mahasiswa dari 22 mahasiswa,
telah ada perencanaan Tracer study yang akan dilakukan oleh
Fakultas Kedokteran UNSWAGATI yaitu melalui rencana penyebaran kuesioner kepada para alumni FK UNSWAGATI. Penyebaran kuesioner dilakukan pada saat mereka meminta legalisir ijazah untuk disampaikan kepada atasan langsung, via pos dan melalui telepon. Isi kuesioner meliputi 7 area standar kompetensi dokter Indonesia : komunikasi efektif, ketrampilan klinis, landasan ilmiah, pengelolaan masalah kesehatan, pengelolaan informasi, mawas diri dan pengembangan diri, etika, moral, medikolegal dan profesionalisme serta keselamatan pasien. Selain itu
17
juga meliputi professional behavior, serta informasi kekurangan dan kelebihan alumni yang bekerja di-instansi yang bersangkutan. Berdasarkan evaluasi pada tahun pertama (2011) terhadap Desain dan Implementasi Aktivitas yang dilaksanakan secara umum dapat digambarkan sebagai berikut : Secara rata-rata capaian fisik untuk Program PHK-PKPD FK Unswagati adalah 58.%. Dengan rincian capaian di masing-masing program adalah: Program Penyempurnaan Organisasi dan Tata Pamong ;
54%, Program Penguatan
Kurikulum 44 %, Program Pengembangan Proses Pembelajaran Pendidikan Dokter 52%. Sedang serapan dana secara rata-rata untuk semua program adalah sebesar 51.3%, Implementasi program PHK-PKPD telah terjadi peningkatan kegiatan yang terkait dengan peningkatan SDM, seperti pelaksanaan degree, penyelenggaraan pendidikan non degree untuk menunjang kesetaraan kompetensi dosen, hibah pengajaran untuk mendukung akreditasi. Sedang untuk Program Penguatan Kurikulum itu berdampak pada adanya peningkatan suasana atmosfir akademik dan kegiatan-kegiatan yang berdampak pada peningkatan relevansi dan efisiensi di program studi. Dalam Pelaksanaannya maka capaian masing-masing program dapat digambarkan sbb: 1. Pada Program Penyempurnaan Organisasi dan Tata Pamong: a. Peningkatan Penyempurnaan Organisasi dan Tata Pamong dilakukan dengan melakukan kegiatan Pendidikan Tidak Bergelar
18
(Non-Degree Training). b. Berupaya meningkatkan standar tata pamong yang memenuhi persyaratan standar satu akreditasi BAN-PT, melalui aktivitas lokakarya. c. Berupaya meningkatkan Sistem penjaminan Mutu mahasiswa melalui pendidikan tidak bergelar d. Hasil yang didapat dari kegiatan Pengadaan Tenaga Ahli dan Pendidikan tidak bergelar, hasilnya di Lokakaryakan dengan sehingga diharapakan berupa SOP yang yang telah disepakati bersama. e. Kegiatan peningkatan Layanan akses pendaftaran mahasiswa baru telah dilaksanakan dengan pengadaan server, tetapi kegiatan ini belum dapat berjalan dengan baik karena software untuk kegiatan tersebut belum diusulkan. f. Pengembangan Sistem seleksi mahasiswa baru akan dilakukan perbaikan sesuai dengan hasil yang disampaikan dalam TA.
2. Pada Program Penguatan Kurikulum a. Aktivitas penyusunan kurikulum yang memuat keunggulan spesifik kegawatdaruratandan
Rumah
sakit
Berbasis
Masyarakat,
dilaksanakan dengan menirimkan staf untuk magang di FK Undip dan FK UGM. b. Penyusunan modul pembelajaran yang terstandar diawali dengan
19
mengundang tenaga ahli dari FK Undip dan diadakan hibah pengajaran untuk semua staf pengajar dengan proses seleksi secara terbuka. Pemenang hibah akan membuat modul pembelajaran. Proses ini sedang berjalan sampai tahan penentuan pemenang oleh Tim Penilai yang ditetapkan oleh Dekan FK Unswagati. c. Optimalisasi fungsi MEU akan akan mengirimkan 2 orang staf pengajar ke UGM, namun terkendala oleh peserta yang hanya bias mengikuti kegiatan nonreguler, sehingga untuk mencapai kegiatan tersebut didanai oleh Fakultas.
3. Pada Program Pengembangan Proses Pembelajaran Pendidikan Dokter a. Pengembangan metode Pembelajaran Berbasis Kompetensi melalui penguatan tutorial. Kegiatan diawali dengan pengadaan Jasa Tenaga Ahli Tutorial dari FK UGM ditunjang dengan pengadaan buku. b. Meningkatkan kualitas staf akademik dengan mengirim staf pengajar untuk melanjutkan pendidikan kejenjang yang lebih tinggi.
20
LAMPIRAN
21
