JAARVERSLAG 2011 EN 2012
Maart 2013
1
Inhoudsopgave
1. Inleiding 2. Onderzoeken 2.1 Effectiviteit behandeling bezwaarschriften 2.2 Verstrekte geldleningen en garanties derden 3. Kennismakingen, deelname aan overleggen en vergaderingen 3.1 Kennismaking met de gemeentesecretaris/algemeen directeur 3.2 Kennismaking met de raadsfracties en inventarisatie van Onderzoeksonderwerpen 3.3 Contacten met het Presidium 3.4 Auditcommissie 3.5 NVRR 3.6 Vergaderingen 4. Overige activiteiten en ontwikkelingen 4.1 Onderzoek functioneren Rekenkamercommissie Ede 4.2 Overleg gezamenlijk onderzoek Permar 5. Budget 2011 en 2012 6. Samenstelling commissie
3 3 4 4 5 5 5 5 5 5 6 6 7
2
1. Inleiding De Rekenkamercommissie legt met dit verslag verantwoording af van de werkzaamheden die de commissie in 2011 én 2012 heeft uitgevoerd. De Rekenkamercommissie toetst het gevoerde bestuur van de gemeente Ede op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Uit onderzoek moet blijken of de uitvoering van het beleid: - voldoet aan de wettelijke kaders en regelgeving; - zonder verspilling is verlopen; - en of de beoogde effecten ook daadwerkelijk bereikt zijn. Met onafhankelijk onderzoek wil de commissie bijdragen aan de verbetering van de kwaliteit van het openbaar bestuur. In de onderzoeken wordt teruggekeken naar het verleden met de bedoeling te leren voor de toekomst. Van medio 2011 tot april 2012 beschikte de commissie niet over een functionerende secretaris. Van 1 oktober 2011 tot 1 april 2012 heeft de commissie bestaan uit twee leden. In overleg met het Presidium is ervoor gekozen de prioriteit te leggen bij het starten van het onderzoek naar de bezwarenbehandeling en de werving van nieuwe commissieleden. Tevens is toen besloten om de bepaling uit de Verordening op de Rekenkamercommissie - dat de commissie niet kan beraadslagen of besluiten indien niet meer dan twee leden, de voorzitter inbegrepen, aanwezig zijn - op te schorten totdat de commissie weer voltallig zou zijn. De Rekenkamercommissie is per 1 april 2012 grotendeels vernieuwd: er zijn afgelopen jaar drie nieuwe, externe leden (waaronder de voorzitter) benoemd en er is een ambtelijke secretaris aangesteld. De (deels) vernieuwde commissie heeft in mei en juni 2012 kennisgemaakt met de raadsfracties, het Presidium en de gemeentesecretaris van gemeente Ede. Voorheen, voor 1 april 2012, beschikte de commissie over een voltijds secretaris/onderzoeker. Bij de indiensttreding van de nieuwe secretaris/onderzoeker is gekozen voor een andere opzet. Deze functionaris werkt niet langer volltijds voor de commissie, zodat er meer budget beschikbaar is om onderzoek uit te besteden. Hiermee wordt tevens meer flexibliteit beoogd in de uit te voeren onderzoeken en het soort onderzoek. Deze aanpassing is budgetneutraal uitgevoerd. In het najaar van 2011 is het onderzoek naar een effectieve behandeling van bezwaarschriften na een verkennend onderzoek van start gegaan. Het onderzoek naar verstrekte geldleningen en garanties derden is begin november 2012 opgestart. Naar verwachting zal het onderzoeksrapport van het onderzoek naar een effectieve bezwaarbehandeling aan het eind van het eerste kwartaal van 2013 aan de raad worden aangeboden. Het onderzoeksrapport van het onderzoek naar verstrekte geldleningen derden wordt waarschijnlijk in maart in de Rekenkamercommissie vastgesteld en in het voorjaar 2013 aan de raad aangeboden. De Rekenkamercommissie Ede heeft in 2011 en 2012 verder deelgenomen aan diverse activiteiten (bijvoorbeeld congressen/seminars) betreffende het lokale bestuur en rekenkameronderzoek.
2. Onderzoeken 2.1. Effectiviteit behandeling bezwaarschriften Tijdens de raadscommissie Algemene Zaken en Middelen in oktober 2010 hebben de raadsfracties bij de behandeling van het voorstel 'Vaststelling nieuwe verordening inzake de Commissie voor bezwaarschriften gemeente Ede' - aan de Rekenkamercommissie verzocht een onderzoek te doen naar het gemeentelijke proces aangaande het behandelen van klachten en bezwaren van inwoners van Ede. De Rekenkamercommissie werd verzocht om binnen twee jaar het rekenkameronderzoek te starten. De commissie heeft begin 2011 op basis van een vooronderzoek besloten gehoor te geven aan het verzoek van de raad. De doelstellingen van het klachtrecht en de bezwaarbehandeling verschillen echter inhoudelijk van elkaar: het klachtrecht gaat over bejegening en bezwaarschriften hebben betrekking op besluiten van de gemeente. In feite is er dus sprake van twee aparte onderzoeken. De Rekenkamercommissie heeft er voor gekozen om de effectiviteit van de bezwaarbehandeling als eerste te onderzoeken, omdat de
3
gemeente al in 2011 had besloten om de lokale Ombudscommissie te evalueren. Of een onderzoek van de klachtenbehandeling nog opportuun is na de evaluatie van de Ombudscommissie, zal te zijner tijd worden beoordeeld. Het doel van het onderzoek is inzicht te verschaffen in: - of de processen van het behandelen van bezwaarschriften ertoe leiden dat de doelen van het bezwaarrecht worden gehaald; - hoe deze processen zijn georganiseerd; - hoe het proces van bezwaarbehandeling in de praktijk verloopt; - hoe het door inwoners van Ede wordt ervaren. De commissie heeft bij haar onderzoek gebruik gemaakt van de volgende onderzoeksmethoden: deskresearch, enquête, interviews, een dossierstudie en een rondetafelbijeenkomst. Het onderzoek naar de effectiviteit van de bezwaarbehandeling kent vanwege de volgende redenen een lange doorlooptijd. Het onderzoek is pas na het zomerreces 2011 - in november 2011 - echt van start gegaan, omdat het bepalen van de richting van het onderzoek veel tijd heeft gekost. Het onderzoek is toen vanwege capaciteitsgebrek uitbesteed aan het onderzoeksbureau I&O research. De uitbesteding van de uitvoering van het onderzoek was geen succes: de eerste onderzoekster raakte al spoedig overwerkt, de tweede onderzoekster leverde een concept onderzoeksrapport op dat niet echt leesbaar en kwalitatief onder de maat was. Op 11 december 2012 heeft de commissie samen met Bureau Twaalf een rondetafelbijeenkomst georganiseerd voor ambtenaren, leden van de Bezwaarschriftencommissie en de portefeuillehouder om onderzoeksbevindingen c.q. beelden met hen te delen, te verifiëren en er voor te zorgen dat het onderzoeksrapport straks goed landt in de organisatie. Naar verwachting zal eind eerste kwartaal 2013 het onderzoeksrapport aan de raad worden aangeboden. In het voorjaar van 2011 heeft de toenmalige secretaris / onderzoeker - buiten medeweten van de Rekenkamercommissie - een contract gesloten met een extern bureau voor de uitvoering van het enquêtedeel van het onderzoek. Er is een voorschot betaald, maar de werkzaamheden van het bureau zijn opgeschort en nooit gecontinueerd. De Rekenkamercommissie was pas in oktober 2012 van deze opdrachtverlening op de hoogte. 2.2. Verstrekte geldleningen en garanties derden Voor 2011 stond dit onderzoek gepland, maar door personele wisselingen is dit onderzoek pas november 2012 van start gegaan. In juli 2011 hebben wel enkele oriënterende gesprekken met concernfinanciën plaatsgevonden. Voor het realiseren van maatschappelijke doelen maakt de gemeente soms gebruik van het instrument leningen en garanties. Het doel van dit onderzoek is om na te gaan of de gemeente dit instrument doeltreffend inzet en de wijze waarop zij dit doet. Tijdens de kennismakingen met de raadsfracties en het Presidium in mei en juni 2011 werd het belang van een onderzoek naar dit onderwerp nogmaals bevestigd. Het onderzoek bestaat uit een documentenstudie, dossierstudie en interviews. De Rekenkamercommissie heeft besloten om dit onderzoek uit te besteden. In oktober 2012 heeft het offertetraject plaatsgevonden en is de opdracht gegund aan het adviesbureau Peter Houtsma. Naar verwachting wordt het onderzoeksrapport in maart 2013 in de Rekenkamercommissie vastgesteld en na het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor in het voorjaar 2013 aan de raad aangeboden.
3. Kennismakingen, deelname aan overleggen en vergaderingen 3.1 Kennismaking met de gemeentesecretaris/algemeen directeur Op 2 mei 2012 hebben de voorzitter en de secretaris van de Rekenkamercommissie kennisgemaakt met de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Tijdens dit gesprek is onder meer gesproken over het afstemmen van rekenkameronderzoeken met interne onderzoeken, het aanwijzen van een ambtelijke contactpersoon voor onder meer het opvragen van informatie tijdens een rekenkameronderzoek en de planning van een onderzoek (m.n. de afronding hiervan).
4
3.2. Kennismaking met de raadsfracties en inventarisatie van onderzoeksvoorwerpen Op 7 mei en 4 juni 2012 heeft de Rekenkamercommissie kennisgemaakt met de raadsfracties. Naast kennismaken met de fractie wilde de commissie graag ook van de raadsfractie horen welke onderwerpen voor onderzoek bij de fractie leven. Tijdens deze kennismakings- en inventarisatieronde werden een groot aantal onderwerpen genoemd. Op basis van de selectiecriteria uit het onderzoeksprotocol heeft de commissie de volgende onderzoeksonderwerpen voor 2013 geselecteerd: Grondprijzenbeleid, verbonden partijen/op afstand gezette partijen en de informatievoorziening rond grote projecten (de laatste twee onderzoeksonderwerpen zijn vervolgonderzoeken). Voor meer informatie over deze onderzoeksonderwerpen wordt verwezen naar het Onderzoeksplan 2013. 3.3. Contacten met het Presidium In 2011 heeft de Rekenkamercommissie twee maal met het Presidium overlegd. De overleggen vonden met name plaats naar aanleiding van het niet verlengen van de aanstellingstermijn van de voorzitter, het afscheid van twee andere leden en de de facto ontbrekende secretariële ondersteuning van de commissie. Op 25 juni 2012 heeft de Rekenkamercommissie kennisgemaakt met het Presidium. Tijdens deze bijeenkomst heeft de commissie verslag gedaan van de kennismakings- en inventarisatieronde langs de raadsfracties en van de stand van zaken van lopende onderzoeken (betreft het onderzoek effectiviteit van de bezwaarbehandeling en het onderzoek verstrekte geldleningen en garanties derden). Het is de bedoeling dat de Rekenkamercommissie voortaan periodiek met het Presidium overlegd (circa 2 keer per jaar). 3.4. Auditcommissie De voorzitter van de Rekenkamercommissie neemt deel aan de auditcommissie. Deze commissie vervult een belangrijke rol in het overleg met en de aansturing van de gemeentelijke accountant en de controlewerkzaamheden, die door de accountant uitgevoerd worden. Daarnaast vervult de commissie een rol in de afstemming van de interne controle-onderzoeken van de gemeente met de onderzoeken van de Rekenkamercommissie en de werkzaamheden van de accountant. 3.5. NVRR De commissie is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De voorzitter en de vice-voorzitter hebben op 20 april 2012 deelgenomen aan het NVRRjaarcongres 2012 "Na evaluatie de blik vooruit". 3.6 Vergaderingen De Rekenkamercommissie hield in 2011 negen reguliere vergaderingen; dit was op de volgende data: 19 januari, 2 maart, 28 maart, 20 april, 11 mei, 15 juni, 30 juni, 31 augustus en 5 oktober 2011. In 2012 vonden 10 reguliere vergaderingen plaats; dit was op de volgende data: 10 april, 1 mei, 30 mei, 20 juni, 9 juli, 15 augustus, 11 september, 2 oktober, 14 november, 4 december 2012. Op 11 december organiseerde de Rekenkamercommissie samen met Bureau Twaalf een rondetafelbijeenkomst in verband met het lopende onderzoek effectiviteit bezwaarbehandeling. Verder vonden er gedurende 2011 en 2012 verschillende overleg- en werkbijeenkomsten plaats.
4. Overige activiteiten en ontwikkelingen 4.1. Onderzoek functioneren Rekenkamercommissie Ede Op verzoek van het Presidium heeft in juli en augustus 2011 het bureau Zenc een kort onderzoek uitgevoerd naar het functioneren van de Rekenkamercommissie. Aanleiding voor dit onderzoek was de impasse waarin de samenwerking tussen de commissieleden en de secretaris/onderzoeker sinds de eerste helft van 2011 verkeerde. De commissie kon zich uiteindelijk niet vinden in de uitgebrachte rapportage. In overleg met het Presidium is verder geen gevolg gegeven aan dit onderzoek.
5
4.2. Overleg gezamenlijk onderzoek Permar De Rekenkamercommissie Ede nam in het laatste kwartaal van 2012 deel aan een overleg - met de andere gemeenten die deel uitmaken van de gemeenschappelijke regeling De Permar - over een mogelijk gezamenlijk onderzoek naar de financiële situatie van de Permar. Het onderzoek zou verder moeten resulteren in een beschrijving van enkele toekomstscenario’s en het formuleren van aanbevelingen over hoe de sturingsmogelijkheden van de raden kunnen worden verbeterd. Uiteindelijk is besloten dat er geen gemeenschappelijk rekenkameronderzoek komt naar de Permar, omdat er bij de commissies geen gezamenlijk draagvlak bestaat voor de richting van het onderzoek.
5. Budget 2011 en 2012 De Rekenkamercommissie heeft van de raad budget gekregen voor de volgende kostenposten: - de vergoeding van de commissieleden; - de reis- en verblijfkosten; - de contributies en lidmaatschappen; - het drukwerk en diverse kosten; - externe onderzoeksgelden; - de personele lasten van de ambtelijk secretaris. Wanneer de personele lasten van de ambtelijk secretaris buiten beschouwing worden gelaten bedroeg het jaarbudget in 2011 en 2012 € 37.500,- respectievelijk € 32.654,-.
Uitputting budget 2011 Kostenpost
Budget
Realisatie
Personele lasten secretaris Vergoeding commissieleden Reis- en verblijfkosten Contributies/lidmaatschappen Drukwerk en diversen Externe onderzoeksgelden Totaal
€ 75.268,€ 20.000,€ 1.000,€ 1.000,€ 5.500,€ 10.000,€ 112.768,-
€ 75.268€ 16.200,€ 1.202,€ 825,€ 343,€ 7.949,€ 101.787,-
Verschil budgetrealisatie (vrijval) € 0,00 € 3.800,€ 202,(-/-) € 175,€ 5.157,€ 2.051,€ 10.981,-
In 2011 is niet het gehele budget opgesoupeerd, omdat drie leden van de commissie gedurende het jaar zijn afgetreden (zie hieronder punt 6.). Verder is hierdoor in 2011 minder onderzoek verricht. Uitputting budget 2012 Kostenpost
Budget
Realisatie
Personele lasten secretaris Vergoeding commissieleden Reis- en verblijfkosten Contributies/lidmaatschappen Drukwerk en diversen Externe onderzoeksgelden Totaal
€ 76.846,€ 20.000,€ 4.000,€ 1.000,€ 2.500,€ 5.000,€ 109.500,-
€ 50.164,€ 16.650,€ 1.663,€ 825,€ 8.009,€ 30.288,€ 107.599,-
Verschil budgetrealisatie (vrijval) € 26.682,€ 3.350,€ 2.337,€ 175,€ 5.509,- (-/-) € 25.288,- (-/-) € 1.747,-
Het budget voor de vergoeding aan de comissieleden is in 2012 niet geheel uitgeput, omdat de nieuwe commissieleden pas op 1 april 2012 zijn benoemd en vanaf die datum voor de commissie werken (zie hieronder ook punt 6.).
6
6. Samenstelling commissie In 2011 was de commissie als volgt samengesteld: De heer C. de Vries (voorzitter) Mevrouw M. Wittebol Mevrouw P. Zinkstok-Bruins De heer H. Kohsiek De heer H. van der Meij De heer C. olde Kalter (secretaris) Op 31 juli 2011 is de benoemingstermijn van de voorzitter, de heer De Vries, verstreken en niet verlengd. Overeenkomstig hun aankondiging eind 2010 zijn de leden mevrouw Zinkstok-Bruins en de heer Van der Meij per 1 oktober 2011 afgetreden. Per 1 april 2012 bestaat de (deels) vernieuwde commissie uit de volgende leden: De heer J. van Kroonenburg (voorzitter) Mevrouw M. Wittebol (vice-voorzitter) De heer F. Janse De heer H. Kohsiek De heer A. Swinkels De heer S. de Jong (secretaris)
7
