Vlaamse Gemeenschapscommissie

Vlaamse Gemeenschapscommissie

Directie Financiën en Algemene Zaken Dienst Financiën BESTEK INZAKE DE LEVERING EN INSTALLATIE van SOFTWAREPAKKETTEN voor Budgettaire, economische en analytische boekhouding Aankoop- en Bestelbeheer Ref. : VGC/AZ/Fin.2004

13/01/2005

Blz. z. 1

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie

1

V.G.C.

REGLEMENTAIRE, ADMINISTRATIEVE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN ....... 5 1.1 REGLEMENTAIRE & ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ............................................................. 5 1.1.1 Bepalingen van toepassing op de opdracht..................................................................... 5 1.1.2 Aanbestedende overheid.................................................................................................. 6 1.1.3 Voorwerp van de opdracht .............................................................................................. 6 1.1.4 Aard van de opdracht ...................................................................................................... 7 1.1.5 Gunningswijze ................................................................................................................. 7 1.1.6 Loten................................................................................................................................ 7 1.1.7 Suggesties ........................................................................................................................ 7 1.1.8 Prijzen en prijzencontrole ............................................................................................... 7 1.1.9 Vorm en inhoud van de offerte ........................................................................................ 8 1.1.10 Draagwijdte van de offerte.............................................................................................. 9 1.1.11 Indiening van de inschrijvingen ...................................................................................... 9 1.1.12 Opening van de inschrijvingen........................................................................................ 9 1.1.13 Geldigheidsduur van de offerte ....................................................................................... 9 1.1.14 Waarborg......................................................................................................................... 9 1.1.15 Kwalitatieve selectie van de firma................................................................................. 10 1.1.16 Keuze van de voordeligste, regelmatige offerte............................................................. 11 1.1.17 Bijkomende informatie en contacten met de administratie ........................................... 11 1.2 CONTRACTUELE BEPALINGEN ............................................................................................... 12 1.2.1 Bepalingen die de uitvoering van de opdracht regelen................................................. 12 1.2.2 Verplichtingen van de partijen ...................................................................................... 12 1.2.3 Termijnen en betekeningen............................................................................................ 12 1.2.4 Vertegenwoordigers van de aannemers ........................................................................ 13 1.2.5 Veiligheid en vertrouwelijkheid..................................................................................... 13 1.2.6 Publiciteit ...................................................................................................................... 13 1.2.7 Reglementering.............................................................................................................. 13 1.2.8 Intellectuele en industriële rechten ............................................................................... 13 1.2.9 Voorwerp van de opdracht ............................................................................................ 14 1.2.10 Technische en functionele specificaties......................................................................... 14 1.2.11 Termijnen voor levering en installatie .......................................................................... 14 1.2.12 Beheer van het project................................................................................................... 15 1.2.13 Plaats van levering ........................................................................................................ 15 1.2.14 Datum van levering en installatie.................................................................................. 15 1.2.15 Vertraging van levering en installaties ......................................................................... 15 1.2.16 Terugtrekking van het materieel.................................................................................... 16 1.2.17 Keuringsprocedure ........................................................................................................ 16 1.2.18 Oplevering ..................................................................................................................... 16 1.2.19 Garantie......................................................................................................................... 16 1.2.20 Documentatie................................................................................................................. 17 1.2.21 Technische hulp............................................................................................................. 17 1.2.22 Onderhoud..................................................................................................................... 18 1.2.23 Opleiding ....................................................................................................................... 18 1.2.24 Borgtocht ....................................................................................................................... 18 1.2.25 Prijs van de aanneming en betaling .............................................................................. 18 1.2.26 Herziening van de prijzen vanaf het tweede jaar van het onderhoudscontract ............ 19

2

OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : FUNCTIONELE VEREISTEN ...................... 20 2.1 ALGEMEEN ............................................................................................................................ 20 2.2 BASISVEREISTEN ................................................................................................................... 20 2.2.1 Wettelijk kader............................................................................................................... 20 2.2.2 Gemeenschappelijke kenmerken.................................................................................... 20 2.2.3 Open architectuur.......................................................................................................... 21

13/01/2005

Blz. 2


V.G.C.

2.2.4 Workflow management .................................................................................................. 21 2.2.5 Document management ................................................................................................. 22 2.2.6 Rapportering ................................................................................................................. 22 2.2.7 Automatisch uitvoeren van opdrachten - scheduler ...................................................... 23 2.3 BEHEER BASISGEGEVENS ...................................................................................................... 23 2.4 AANKOOPBEHEER .................................................................................................................. 24 2.4.1 Marktonderzoek - Prijsvraag ........................................................................................ 24 2.4.2 Interne bestelaanvraag.................................................................................................. 25 2.4.3 Contracten ..................................................................................................................... 26 2.4.4 Bestellingen leveranciers............................................................................................... 27 2.4.5 In ontvangst nemen goederen........................................................................................ 27 2.4.6 Ontvangst factureren van geleverde goederen en diensten........................................... 28 2.4.7 Stockbeheer ................................................................................................................... 28 2.4.8 Opvolging, navolgbaarheid van de entiteiten................................................................ 29 2.5 FINANCIËN ............................................................................................................................. 29 2.5.1 Algemeen rekeningenstelsel........................................................................................... 29 2.5.2 Algemene boekhouding.................................................................................................. 29 2.5.3 De derden boekhouding................................................................................................. 30 2.5.4 Uitgaven ........................................................................................................................ 31 2.5.5 Herinneringen van onbetaalde facturen........................................................................ 35 2.5.6 Thesaurie ....................................................................................................................... 36 2.5.7 Schuldbeheer ................................................................................................................. 38 2.5.8 Ontvangsten................................................................................................................... 38 2.5.9 Beheer vast activa ......................................................................................................... 42 2.5.10 Manuele boekingen........................................................................................................ 43 2.5.11 Analytische boekhouding............................................................................................... 43 2.5.12 Begrotingsboekhouding................................................................................................. 44 2.5.13 Periodieke verrichtingen ............................................................................................... 46 2.6 BEHEER FONDSEN EN OVERBOEKINGEN ................................................................................ 50 2.6.1 Overboekingen begrotingsgewijs .................................................................................. 50 2.6.2 Fondsen ......................................................................................................................... 51 2.6.3 Financieringswijzen ...................................................................................................... 52 2.7 PROGNOSES ........................................................................................................................... 52 2.8 ARCHIVERING ........................................................................................................................ 53 2.9 BACKUP ................................................................................................................................. 53 3

OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : TECHNISCHE VEREISTEN ......................... 55 3.1 ALGEMEEN ............................................................................................................................ 55 3.2 INFRASTRUCTUUR ................................................................................................................. 55 3.3 BEVEILIGING.......................................................................................................................... 56 3.3.1 Toegangsbeveiliging...................................................................................................... 56 3.3.2 Logging.......................................................................................................................... 57 3.4 BEDRIJFSZEKERHEID ............................................................................................................. 57 3.4.1 Algemene principes ....................................................................................................... 57 3.4.2 Volledigheid van de boekingen...................................................................................... 58 3.4.3 Controlemechanismen ................................................................................................... 58 3.4.4 Integriteit van de gegevens............................................................................................ 58 3.5 BESCHIKBAARHEID................................................................................................................ 59 3.5.1 Volumes ......................................................................................................................... 59 3.5.2 Gebruikers ..................................................................................................................... 59 3.5.3 Prestaties ....................................................................................................................... 60 3.6 GEBRUIKSVRIENDELIJKHEID ................................................................................................. 60 3.7 DOCUMENTATIE .................................................................................................................... 61

4

OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : PROJECT VEREISTEN ................................. 63

13/01/2005

Blz. 3


V.G.C.

4.1 PROJECTPLAN ........................................................................................................................ 63 4.1.1 Algemeen ....................................................................................................................... 63 4.1.2 Timing............................................................................................................................ 63 4.2 OPLEIDING ............................................................................................................................. 64 4.2.1 Initiatie .......................................................................................................................... 64 4.2.2 Informatica .................................................................................................................... 64 4.2.3 Gebruikers ..................................................................................................................... 64 4.3 DOCUMENTATIE .................................................................................................................... 64 4.4 MIGRATIE VAN DATA............................................................................................................. 65 5

INSCHRIJVINGSFORMULIER EN INVENTARIS.............................................................. 66 5.1 INSCHRIJVINGSFORMULIER.................................................................................................... 66 5.2 STRUCTUUR VAN DE OFFERTE ............................................................................................... 68 5.3 INVENTARIS FINANCIEEL ....................................................................................................... 69 5.4 INVENTARIS FUNCTIONEEL ................................................................................................... 71 5.5 INVENTARIS TECHNISCH........................................................................................................ 72 5.6 REKENINGENPLAN ................................................................................................................. 73 5.7 BEGROTINGSARTIKELEN ....................................................................................................... 85 ZIE BIJLAGE I.LINK ECONOMISCHE CODE ......................................................................................... 85 LINK ECONOMISCHE CODE ................................................................................................................ 86 5.8 ARTIKELEN VASTE ACTIVA................................................................................................... 96

13/01/2005

Blz. 4


V.G.C.

1 REGLEMENTAIRE, ADMINISTRATIEVE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN

1.1 Reglementaire & administratieve bepalingen 1.1.1 Bepalingen van toepassing op de opdracht De opdracht is onderworpen aan de algemene reglementering betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen opgenomen in de hiernavolgende wettelijke en reglementaire teksten, voor zover ze reeds in werking getreden zijn, te kennen en te aanvaarden : -

-

-

Wet van 24 december 1993 betreffende overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;; K.B. van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; K.B. van 26 september 1996 Koninklijk Besluit van 26 september 1996 betreffende de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken, bijgevoegd bij het vorig besluit ; Koninklijk besluit van 29 januari 1997 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van sommige bepalingen van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en van hun uitvoeringsmaatregelen. De voorschriften vervat in dit bestek. Alle wijzigingen in voornoemde wetten, besluiten en artikels die in werking traden tijdens het uitschrijven van deze opdracht. het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming; de code betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; de algemene reglementering betreffende electrische installaties; elke andere tekst waarnaar de hierboven vermelde teksten verwijzen.

13/01/2005

Blz. 5


V.G.C.

1.1.2 Aanbestedende overheid a. De aanbestedende overheid : Vlaamse Gemeenschapscommissie (hierna de VGC genoemd) Sainctelettesquare 17 1000 Brussel Odette Strouwen e-mail : [email protected] Directie Financiën en Algemene Zaken Lombardstraat 41 1000 BRUSSEL b. Technische begeleiding Dirk Van Der Kerken, Informaticus e-mail : [email protected]

1.1.3 Voorwerp van de opdracht Deze opdracht omvat a. De levering van volgende producten :

o

een geïntegreerde informaticaoplossing op basis van standaardsoftware (-pakketten) en/of specifieke software (op maat);

o

documentatie voor: -de gebruikers (uitvoerende personeelsleden en verantwoordelijken); -de informatici (belast met exploitatie en onderhoud);

o

de software om gegevens over te nemen en de bijbehorende documentatie.

b. De levering van volgende diensten :

-

opleiding van de gebruikers; opleidingen voor informatici; assistentie bij het opstarten; overname van gegevens; onderhoud na waarborg; consultancy ;

13/01/2005

Blz. 6


V.G.C.

1.1.4 Aard van de opdracht Voor de toepassing van de reglementering betreffende de overheidsopdrachten dient deze opdracht beschouwd te worden als een opdracht van levering, onderworpen aan de Europese wetgeving;

1.1.5 Gunningswijze Deze opdracht voor aanneming van leveringen zal worden gegund volgens de procedure van de algemene offerteaanvraag.

1.1.6 Loten De opdracht bestaat uit één lot, samengesteld uit meerdere delen. De VGC behoudt zich het recht voor slechts één deel toe te wijzen en eventueel te beslissen dat het andere gedeelte het voorwerp zal uitmaken van een nieuwe opdracht, eventueel volgens een andere gunningwijze.

1.1.7 Suggesties De inschrijvers hebben het recht alle suggesties die hun nuttig lijken in te dienen. Een suggestie is niet beperkt tot het voorwerp zoals omschreven in het bestek maar moet kaderen in het doel dat door de VCG wordt nagestreefd in dit bestek. Een suggestie mag geen wijziging van de reglementaire en contractuele bepalingen tot gevolg hebben.

1.1.8 Prijzen en prijzencontrole De opdracht zal worden afgesloten gedeeltelijk tegen een forfaitaire en totale prijs en gedeeltelijk in regie voor de aanpassingen van het voorgestelde pakket aan de bestaande software van de VGC. Alle leveringen van materieel en diensten die noodzakelijk zijn voor de installatie, de ontwikkeling, de configuratie, het installeren van parameters, de tests en de inwerkingstelling van de software (standaard en/of op maat) moeten in de prijs zijn inbegrepen. De prijs omvat ook alle maatregelen die de opdrachtgever heeft getroffen om de controle te verzekeren van de kwaliteit van de producten en de documentatie die aan de VGC worden geleverd. Wat betreft de softwarepakketten, moeten eventuele licenties in de prijs inbegrepen zijn. De regieopdracht wordt afgesloten tegen eenheidsprijzen te weten de dagprijs exclusief BTW maar inclusief alle andere kosten. Eveneens wordt een eenheidsprijs per uur weergegeven. Noch verplaatsingskosten, noch maaltijdkosten, noch enige andere kosten kunnen ten laste gelegd worden van de VGC. Het totaal te betalen bedrag wordt bepaald door de hoeveelheden te vermenigvuldigen met de eenheidsprijs. De prijs (exclusief BTW) kan tijdens de duur van de opdracht nooit verhoogd worden. Per gefactureerde dag moeten minimaal 7u36 gepresteerd worden. Per halve dag moeten minimaal 3u48 gepresteerd worden. Alle prestaties die zijn voorzien in de waarborgperiode, moeten in de prijs zijn inbegrepen.

13/01/2005

Blz. 7


V.G.C.

1.1.9 Vorm en inhoud van de offerte De offerte wordt in drievoud (één origineel en twee kopieën) opgesteld overeenkomstig het bijgevoegde inschrijvingsbiljet. Ze wordt in het Nederlands opgesteld en is voorzien van alle documenten die in dit bestek worden opgevraagd. (art. 89 van het K.B. van 8 januari 1996) De offerte moet volgende gegevens bevatten (art. 90 van het K.B. van 8 januari 1996): a) naam, voornamen, hoedanigheid of beroep, nationaliteit en woonplaats van de inschrijver of, zo het om een vennootschap gaat, de handelsnaam of benaming, de rechtsvorm en de hoofdzetel; b) nummer en benaming van de financiële rekening waarop de betalingen moeten worden uitgevoerd, c) de nationaliteit van de eventuele onderaannemers en van de personeelsleden die door de inschrijver worden tewerkgesteld; d) de oorsprong van de te leveren producten die niet afkomstig zijn van een der lidstaten van de Europese Unie, met vermelding, per land van oorsprong, van de waarde, exclusief douanerechten, van het aandeel van deze producten in de inschrijving. Elk exemplaar van de offerte moet eveneens alle documentatie, noodzakelijk voor een goed begrip van de offerte en/of betreffende het voorgestelde materiaal bevatten. De volgende documenten moeten bij de inschrijving gevoegd worden : 1. Voor de inschrijver die personeel tewerkstelt onderworpen aan de Wet van 27 juni 1969 tot wijziging van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de arbeiders, een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van het voorlaatste afgelopen kwartaal t.o.v. de dag van de opening van de inschrijving, waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de voorschriften inzake bijdragen voor de Sociale Zekerheid en de bestaanszekerheid voor een Belgische inschrijver (art. 90 van voornoemd koninklijk besluit, §3) of een gelijkwaardig attest voor een buitenlandse inschrijver (idem, §4). 2. Het curriculum vitae van de door de inschrijver voorgestelde kandidaten (minimum 2) voor het regiegedeelte. 3. Een korte algemene beschrijving van de activiteiten van de firma (max. 2 pagina’s). 4. Een overzicht (max. 2 pagina’s) van de bedrijfsresultaten van de laatste 3 jaar (omzetcijfers, bedrijfslasten, netto bedrijfswinsten of –verliezen, enz. …) 5. De vermelding van eventuele certificaten (vb. ISO 9000 normen). 6. Attesten betreffende de veiligheid en de reglementering betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. 7. Het ingevuld en ondertekend antwoordformulier volgens het model in bijlage. 8. Een lijst van al de bijgevoegde documenten Elke bladzijde van het inschrijvingsbiljet alsook van de andere documenten die deel uitmaken van de offerte, moet zijn geparafeerd door de inschrijver. De technische, commerciële of andere specificaties die zijn vervat in de documentatie die bij de offerte is gevoegd, worden beschouwd als een integraal deel hiervan.

13/01/2005

Blz. 8


V.G.C.

1.1.10 Draagwijdte van de offerte De indiening van een offerte door een inschrijver houdt in dat deze de clausules van dit bestek naleeft. De voorstellen die hij doet als antwoord op de clausules of vragen die erin voorkomen, zijn te beschouwen als verbintenissen van zijn kant. Wanneer hij opdrachtnemer is, zal de inhoud van zijn offerte integraal deel uitmaken van de overeenkomst die hem met de aanbestedende overheid verbindt. Hetzelfde geldt voor de preciseringen die hij geeft op bijkomende vragen.

1.1.11 Indiening van de inschrijvingen (art. 104 van het K.B. van 8 januari 1996) De uiterste ontvangstdatum van de inschrijvingen is vastgesteld op 18 maart 2005 om 10u. Ze worden ingewacht op het secretariaat : VGC t.a.v. Odette Strouwen Lombardstraat 41 1000 Brussel De inschrijvingen worden afgegeven tegen ontvangstbewijs of kunnen per aangetekende zending worden toegestuurd op hetzelfde adres. De offertes worden in een gesloten omslag gestoken waarop is vermeld : -

de datum van de zitting waarop de inschrijvingen worden geopend; de naam en referentie zoals vermeld op het voorblad van dit bestek en met de aanduiding “mag niet geopend worden vóór de zitting van 18 maart 2005”.

Bij inzending over de post wordt die gesloten omslag in een tweede omslag geschoven met de vermelding het adres van het secretariaat zoals het hierboven is vermeld en met de vermelding “inschrijving”.

1.1.12 Opening van de inschrijvingen (art. 106 van het K.B. van 8 januari 1996) De Directeur van de Directie Financiën & Algemene zaken of zijn vertegenwoordiger zal de inschrijvingen openen. Deze opening van de inschrijvingen zal plaatsvinden in zaal 29 op de 5de verdieping van Sainctelettesquare 17 1000 Brussel op 18 maart 2005 om 10.00 uur. Er is geen prijsafkondiging.

1.1.13 Geldigheidsduur van de offerte (art. 116 van het K.B. van 8 januari 1996) In afwijking van voornoemd artikel 116 blijft de inschrijver door zijn offerte gebonden gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de inschrijvingen.

1.1.14 Waarborg (art. 63 en 64 van de algemene aannemingsvoorwaarden) De waarborgtermijn is vastgesteld op 18 maanden.

13/01/2005

Blz. 9


V.G.C.

1.1.15 Kwalitatieve selectie van de firma (artikels 110,69 tot en met 73 van het K.B. van 8 januari 1996) de inschrijver moet de nodige certificaten, attesten en/of verklaringen voorleggen om te bewijzen dat hij zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen genoemd in art. 69 en 69 bis van het genoemde K.B. van 08.01.1996. Kan dus van deelneming aan de opdracht uitgesloten worden, de inschrijver die niet voldoet aan de voorschriften van artikel 69.5 en 69.6 van het genoemde K.B. van 8 januari 1996. De inschrijver is verplicht de volgende documenten bij zijn offerte te voegen: •

•

het RSZ-attest (voor Belgische ondernemingen) of de attesten vermeld in artikel 90, § 3 van het K.B. van 8 januari betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (voor buitenlandse ondernemingen); een attest afgeleverd door een bevoegde overheidsinstelling waaruit blijkt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn verplichtingen betreffende de betaling van de BTW en van zijn belastingen volgens de wettelijke bepalingen van het land van herkomst.

De financiële en economische draagkracht van de inschrijver (art. 70 van het genoemde K.B. van 08.01.1996) kan aangetoond worden door een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet met betrekking tot de producten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, die de onderneming de jongste drie boekjaren geboekt heeft; De technische bekwaamheid van de inschrijver (art. 71 van het genoemde K.B. van 08.01.1996) kan bewezen worden door: •

Studie- en beroepskwalificaties van de dienstverlener en/of van het ondernemingskader en, in het bijzonder, van de verantwoordelijke(n) voor de leiding van de werken;

•

de lijst van de belangrijkste gelijkaardige diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met opgave het bedrag, de datum en de openbare of privé-afnemers ;

•

een verklaring met opgave van de technici of de technische diensten, al dan niet in de onderneming geïntegreerd, die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteitscontrole;

•

een verklaring die de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de dienstverlener en de omvang van het kader weergeeft tijdens de laatste drie jaren ;

•

een beschrijving van de maatregelen die door de dienstverlener genomen werden om de kwaliteit te verzekeren, en van de studie- en onderzoeksmiddelen van zijn onderneming.

13/01/2005

Blz. 10


V.G.C.

1.1.16 Keuze van de voordeligste, regelmatige offerte De VGC zal de aantrekkelijkste offerte of offertes kiezen en hierbij rekening houden met : 1)

de kwaliteit van de voorgestelde oplossing (40 %): a. mogelijkheden van het systeem, m.a.w. het voldoen aan de functionele en technische vereisten zoals deze verder in dit document worden gespecifieerd b. gebruiksvriendelijkheid; c. snelheid voor de gebruikers; d. de mogelijkheid tot integratie met andere toepassingen en /of het importeren of exporteren van gegevens

2) de kostprijs (25%); 3) de projectaanpak en begeleiding bij de invoering (20 %); 4) voorgestelde planning voor de realisatie van het project (10 %) 5) voorgestelde planning en invulling van de opleidingen (5 %)

Indien een offerte verschillende opties voorstelt zal de VGC deze beoordelen, rekening houden met de keuze die haar het interessants lijkt. De kennis van de voorgestelde kandidaten in regie kan worden geverifieerd tijdens een interview. De verplicht vermelde referenties kunnen eveneens worden geverifieerd.

1.1.17 Bijkomende informatie en contacten met de administratie Voor bijkomende informatie kan een afspraak gemaakt worden op het secretariaat. Alle contacten met de VGC en de briefwisseling zal via

Odette.Strouwen e-mail : [email protected] Directie Financiën en Algemene Zaken Sainctelettesquare 17 1000 BRUSSEL

13/01/2005

Blz. 11


V.G.C.

1.2 Contractuele bepalingen 1.2.1 Bepalingen die de uitvoering van de opdracht regelen De uitvoering van de opdracht wordt geregeld door : -

de wetgeving vermeld in 1.1.1 de bepalingen van dit bestek en van de documenten waarnaar het verwijst.

In geval van tegenspraak of verschil gelden deze bepalingen in omgekeerde orde van deze waarin ze opgesomd worden (voor zover de reglementering dit toelaat).

1.2.2 Verplichtingen van de partijen De partijen verbinden er zich toe alle verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen van de opdracht en die opgenomen zijn in artikel 1.2.1, na te leven. De aannemer aanvaardt de verantwoordelijkheid voor de keuze van het materieel, de programmatuur en de procédés met het oog op het bekomen van de beoogde resultaten, zoals beschreven in de functionele en technische eisen. Hij aanvaardt eveneens dat indien zijn offerte bepalingen bevat die tegenstrijdig zijn met de bepalingen van het bestek, de bepalingen van zijn offerte automatisch vervallen. De geschillen betreffende de verplichtingen van de partijen kunnen in gemeenschappelijk overleg geregeld worden. Indien dit onmogelijk blijkt, kunnen de partijen vooraleer naar het recht te stappen, het advies vragen van één of meerdere experts, aanvaard door de partijen in het kader van een minnelijke samenstelling zonder dat het om een arbitrage kan gaan.

1.2.3 Termijnen en betekeningen Voor de uitvoering van de huidige opdracht en tenzij anders wordt overeengekomen, begint elke termijn te lopen de werkdag volgende op de dag waarop het feit dat als beginpunt voor deze termijn dient, zich heeft voorgedaan. Indien de betekening van een beslissing of mededeling een termijn doet lopen, wordt het document ter post aangetekend. In dit geval is het begin van de termijn de eerstvolgende werkdag na de overhandiging bij de post. Wanneer de termijn vastgesteld is in dagen, is hij, tenzij anders wordt overeengekomen, uitgedrukt in kalenderdagen en verstrijkt hij op het einde van de laatste dag van de voorziene periode. Wanneer de termijn vastgesteld is in maanden, wordt hij gerekend van de zoveelste tot de zoveelste; in dien er geen zoveelste in de maand is waarin de termijn eindigt, verstrijkt de termijn op de laatste dag van die maand. Indien de laatste dag van een termijn een zaterdag, een zondag of een feestdag is, wordt de termijn verlengd tot het einde van de eerstvolgende werkdag.

13/01/2005

Blz. 12


1.2.4

V.G.C.

Vertegenwoordigers van de aannemers

Voor het uitvoeren van de opdracht moeten de vertegenwoordigers van de aannemer erkend zijn door het bestuur dat op elk moment deze erkenning kan weigeren of herroepen zonder zich te verantwoorden. In dat geval zal de aannemer over een in gemeenschappelijk overleg vastgestelde periode beschikken om zijn vertegenwoordigers te vervangen.

1.2.5 Veiligheid en vertrouwelijkheid Verplichtingen inzake veiligheid en vertrouwelijkheid kunnen opgelegd worden aan de aannemer en aan zijn vertegenwoordigers om redenen van geheimhouding of openbare veiligheid. Gedetailleerde bepalingen terzake zullen het voorwerp van een bijkomende overeenkomst kunnen uitmaken.

1.2.6 Publiciteit De aannemer verbindt er zich toe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de VGC. Hij mag evenwel de opdracht vermelden als referentie.

1.2.7

Reglementering

De aannemer waarborgt dat hij de Belgische wetten, reglementen en normen zal naleven, meer bepaald deze welke te maken hebben met de reglementering betreffende de veiligheid en bescherming op het werk (Code WW, ARAB, AREI). Hij voegt in bijlage aan zijn offerte alle nodige attesten toe vereist door deze reglementeringen.

1.2.8 Intellectuele en industriële rechten 1.2.8.1 In eigendom van derden De aannemer zal een lijst van de geleverde producten, procédés en systemen opmaken, waarvan de rechten van intellectuele of industriële eigendom berusten bij derden. Hij zal met een geschreven toelating het gebruik ervan door de VGC toelichten. De aannemer zal op ieder ogenblik dit bestuur tegen elke aantijging verdedigen, volgens dewelke de geleverde producten, procédés of systemen een schending zijn van de intellectuele of industriële eigendom van derden. Hij verbindt zich ertoe van hetzij voor de VGC het recht te bekomen om de geleverde producten, procédés of systemen verder te gebruiken, hetzij om ze te vervangen op zijn kosten, zonder nochtans de fundamentele bepalingen ervan te wijzigen. De aannemer zal zonder begrenzing van kostprijs alle schadevergoedingen, intresten lasten en uitgaven betalen die ten laste van de VGC gelegd worden door het gerecht bij een hogergenoemde aantijging, voor zover hij de verdediging kan organiseren volgens eigen inzichten of onderhandelen over een minnelijke schikking. Deze bepalingen ontslaan de aannemer niet van het betalen van schadevergoeding en eventuele intresten in het geval de VGC schade zou geleden hebben.

13/01/2005

Blz. 13


V.G.C.

De aannemer draagt nochtans geen enkele aansprakelijkheid indien de aantijging gebaseerd is op veranderingen, toevoegingen of wijzigingen aangebracht door de VGC of op een gebruik dat niet conform is aan de voorschriften.

1.2.8.2 In eigendom van de aannemer De aannemer zal een lijst opstellen van geleverde producten, procédés en systemen waarop hij een recht van intellectuele of industriële eigendom heeft. Hij zal de voorwaarden voor gebruik door de VGC vaststellen.

1.2.9 Voorwerp van de opdracht Zie punt 1.1.3

1.2.10 Technische en functionele specificaties De minimale technische en functionele specificaties zijn beschreven in deel 2 van dit bijzonder bestek. Indien de gekozen offerte opties bevat of indien zulks bij de installatie nodig blijkt, zullen bijkomende eisen worden vastgesteld door het bestuur dat deze na overleg met de aannemer schriftelijk zal bevestigen.

1.2.11 Termijnen voor levering en installatie De aannemer is verplicht een leveringsplan op te geven, evenals de tijd die hij nodig acht om de levering uit te voeren, na ontvangst van de bestelling. Deze termijnen mogen niet overschreden worden, behalve wanneer de VGC dit in het belang van de goede afloop van de opdracht nuttig acht en zijn schriftelijk akkoord geeft. De startfase begint te lopen de dag na de ontvangst van de bestelbrief; de levering eindigt bij de voorlopige oplevering. Deze termijn wordt evenwel onderbroken voor de tijd noodzakelijk om de keuring zoals voorzien in punt 1.2.17 door de VGC uit te voeren. Indien tijdens de keuring gebreken ontdekt worden moeten deze, na de notificatie door de VGC, onverwijld ongedaan gemaakt worden. De periode hiervoor noodzakelijk wordt aan de termijn voor levering toegevoegd.

13/01/2005

Blz. 14


V.G.C.

1.2.12 Beheer van het project Voor het beheer van en het toezicht op de uitvoering van de opdracht staat de Stuurgroep Financieel Beheer voorgezeten door de Directeur Financiën en Algemene zaken zoals bedoeld in het eerste artikel van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten in. Hij neemt terzake alle nuttige schikkingen die met name betrekking hebben op : -

de keuze uit de diverse opties voorgesteld door de aannemer; de vaststelling en de interpretatie van de tekorten in de bepalingen die de opdracht regelen en het daaraan te geven gevolgd; de eventuele herziening van het tijdschema voor de uitvoering; de keuring en de oplevering van de producten en van de gehele opdracht; de administratie en de boekhouding in verband met de opdracht; de organisatie van een projectteam.

De aannemer en de VGC zullen per brief aan elkaar de naam en de hoedanigheid meedelen van de personen die hen zullen vertegenwoordigen in het projectteam indien een overleg aangaande de uitvoering van de opdracht nuttig mocht blijken.

1.2.13 Plaats van levering De producten zullen geleverd worden in de door de VGC aangeduide lokalen. De leverancier zal tijdens de volledige duur van het project toegang hebben tot de voorziene plaatsen.

1.2.14 Datum van levering en installatie De leveringen van de software zullen gebeuren binnen de 90 dagen na de ontvangst van de bestelling, rekening houdend met de termijnen voorzien in de punten 1.1.13 en 1.2.12; de te leveren diensten binnen een termijn van 120 dagen.

1.2.15 Vertraging van levering en installaties Alleen de ingebruiknemingdata van het globaal systeem zullen verplicht zijn en aanleiding geven tot het toepassen van boetes voor vertragingen als forfaitaire schadevergoeding. Het feit alleen van de overschrijding van de periode, voorzien voor de uitvoering, stelt de aannemer in gebreke. De boetes worden berekend zoals wettelijk bepaald, aan de vigerende rentevoet, per kalenderdag vertraging op de resterende nog te betalen som van de aanneming. In ieder geval dient geen boete te worden betaald, indien de vertraging minder dan 15 kalenderdagen bedraagt. De hiervoor opgesomde bepalingen zijn van toepassing tot maximum 90 dagen na de voorziene datum van installatie. Na afloop van deze periode of vanaf gelijk welk moment, wanneer vaststaat dat de vertraging 90 dagen overschrijdt, mag de VGC hetzij : o o

de maatregelen voorzien in de artikels 66 §2 en 75 §2 van de algemene aannemingsvoorwaarden toepassen; een bijzondere regeling treffen met de aannemer.

13/01/2005

Blz. 15


V.G.C.

1.2.16 Terugtrekking van het materieel In geval de aannemer krachtens de bepalingen van dit bestek verplicht is de producten weg te halen, zal de aannemer de producten weghalen en de installatieplaats in haar oorspronkelijke staat brengen – voor zover deze plaats door hem werd gewijzigd of op zijn aanwijzingen diende gewijzigd te worden – binnen een termijn van veertien dagen te rekenen vanaf de dag volgende op de betekeningdatum. In geval de aannemer het materieel niet heeft weggehaald bij het verstrijken van deze termijn, kan de VGC, na aanmaning, overgaan of door een derde laten overgaan tot het wegnemen van het materieel en het in haar oorspronkelijke staat brengen van de installatieplaats. Alle kosten, onkosten en uitgaven die voortvloeien of zullen voortvloeien uit wegnemingverrichtingen alsmede uit het eventuele opslaan van het materieel zijn aan te rekenen aan de aannemer. De VGC de door haar aangewezen derde kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor beschadigingen die het materieel heeft ondergaan ingevolge wegnemingverrichtingen of opslagvoorwaarden voor zover deze verricht zijn met de zorg die voor de aard van het materieel vereist is.

1.2.17 Keuringsprocedure De VGC zal vanaf de eerste werkdag die volgt op de notificatie van de aannemer per onderdeel of per optie, nagaan dat de producten geleverd zijn, dat de producten goed functioneren en voldoen aan de in deel 2 bepaalde technische en functionele eisen. De notificatie kan slechts plaatsvinden nadat alle producten en diensten van een onderdeel of optie geleverd zijn, voor zover het onderdeel of de optie als een op zichzelf staand en afgesloten geheel kan beschouwd worden.

1.2.18 Oplevering De voorlopige oplevering wordt voorafgegaan door een finale testfase. Na deze oplevering zal tijdens een daaropvolgende weekend de overdracht gebeuren naar de productieomgeving waarna de voorlopige oplevering zal volgen. Indien de volledige keuring van al de producten met succes gerealiseerd werd, zal de VGC de voorlopige oplevering ervan aan de aannemer betekenen de dag volgend op het einde van de keuring. De definitieve oplevering zal verworven worden bij het aflopen van de garantieperiode.

1.2.19 Garantie 1.2.19.1 Aankoop De garantieperiode is vastgesteld op één jaar vanaf de dag van de voorlopige oplevering.

13/01/2005

Blz. 16


V.G.C.

1.2.19.2 Bijzondere bepalingen betreffen de garantieperiode Gedurende deze periode is de aannemer verantwoordelijk voor het goed functioneren van de producten, zoals beschreven in de technische en functionele bepalingen. In geval aan deze eisen niet voldaan is, zal de aannemer, onder de voorwaarden van de algemene aannemingsvoorwaarden : -

het defect materieel herstellen of indien nodig, vervangen; de fouten of onvolmaaktheden in de software, in de procédés, in de handboeken of andere documentatie, verbeteren.

Gedurende deze periode zal de aannemer de hierboven vermelde tussenkomsten uitvoeren binnen de termijnen die door hem normaal voorzien zijn in de onderhoudscontracten waarbij het onderhoud ter plaatse uitgevoerd wordt. Tevens zullen door hem voor deze tussenkomsten geen bijkomende kosten zoals bijvoorbeeld verplaatsingskosten of uurlonen, aangerekend worden.

1.2.20 Documentatie De bijhorende documentatie maakt voor elk onderdeel of optie integrerend deel uit van het te leveren product of de te leveren dienst. Zij zal opgesteld zijn in de taal van de gebruikers nl. het Nederlands. De VGC kan evenwel toelaten dat bepaalde technische documentatie in een andere taal opgesteld is. De aannemer dient in de offerte de documentatie die in dit geval verkeert, aan te duiden. Zij omvat ten minste : -

de handboeken met beschrijving van de installatie en het onderhoud van zowel de hardware als de software; de handboeken in het Nederlands die het dagelijks gebruik mogelijk maken.

De aannemer zal zorgen voor het bijwerken of de vervanging van elk onderdeel van de documentatie waarvan de inhoud verouderd zou zijn als gevolg van een wijziging van het betrokken materieel of de software. Deze aanpassing zal te zijnen laste zijn gedurende de ganse garantieperiode, en zal geleverd worden onder de voorwaarden die over het algemeen van toepassing zijn op alle klanten wat betreft het onderhoud, bij het verlopen van de garantie.

1.2.21 Technische hulp Gedurende de garantieperiode zal de aannemer zonder bijkomende kosten gespecialiseerd personeel ter beschikking stellen van de VGC om de producten in toepassing te brengen. De omvang van deze prestaties zal in gemeenschappelijk overleg vastgesteld worden. De aannemer zal voor de behoeften van deze technische hulp beschikken over ploegen die zodanig verspreid zijn dat een tussenkomst binnen een korte termijn, over het algemeen minder dan 4 uur, kan plaatsvinden. Na afloop van de garantieperiode zal de aannemer op vraag van het bestuur, aan de geldende voorwaarden, de technische steun geven die hij houdt voor het geheel van zijn cliënteel.

13/01/2005

Blz. 17


V.G.C.

1.2.22 Onderhoud De aannemer verbindt zich ertoe het onderhoud te leveren om de producten goed te laten functioneren en/of te herstellen. Deze dienst moet gedurende ten minste vijf jaar na de garantieperiode ter beschikking zijn. Het onderhoudscontract wordt toegekend voor de duur van drie jaar, met mogelijkheid tot verlenging met één jaar, en dit maximaal 2 maal. De aannemer aanvaardt dat de VGC voor dit onderhoud kan kiezen voor een prestatie in regie of voor een onderhoudscontract. Ingeval de VGC kiest voor een herstelling per stuk, zal voor herstellingen waarvan de kostprijs meer dan 10% van de aankoopwaarde bedraagt, een bestek opgemaakt moeten worden (waarvan de kostprijs niet hoger mag zijn dan 1% van de aankoopwaarde). De herstelling zal dan slechts uitgevoerd worden na toelating van de VGC. Een onderhoudscontract dient tenminste van het type “tussenkomst bij de cliënt ter plaatst binnen de 4uur – herstelling binnen de 4 uur” te zijn en dient tevens een toezicht “remote support” te bevatten. De inschrijver zal voor elk van de producten de prijs van een onderhoudscontract voor het 1ste jaar na de garantie opgeven met eventueel een aanpassingsfactor voor de 4 volgende jaren. De prijs zal in alle gevallen uitgedrukt worden in een percentage van de aankoopprijs, of in een percentage van de nieuwwaarde van de producten op het ogenblik van de afsluiting of de verlenging van het contract. De nieuwwaarde zal evenwel nooit hoger kunnen zijn dan de aankoopprijs. De inschrijver geeft ook de prijzen op die hij aanrekent per mandag (eventueel gedifferentieerd naar profiel: projectleider, analyst, programmeur …).

1.2.23 Opleiding De aannemer verbindt er zich toe een opleidingsplan bij zijn offerte te voegen. Dit plan dient te voorzien in een opleiding voor gewone gebruikers, super-gebruikers en technische gebruikers. De aannemer dient een eenheidsprijs per dag opleiding op te geven voor de diverse types van gebruikers, alsook het voorgestelde aantal dagen opleiding per gebruikerstype. Voor meer details, zie “Project Vereisten”.

1.2.24 Borgtocht Bij toepassing van art. 5 van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten wordt een borgtocht van 5% van het globale bedrag van de bestelling(-en), afgerond naar het hoger duizendtal, geëist. De borgtocht wordt gestort uiterlijk 30 dagen na de betreffende bestelling. Indien de borgtocht in speciën gesteld wordt, moet de overschrijving geschieden bij de Deposito- en Consignatiekas, Kunstlaan 30 te 1040 BRUSSEL; De borgtocht zal worden vrijgegeven wanneer de aannemer al zijn verplichtingen zal zijn nagekomen.

1.2.25 Prijs van de aanneming en betaling De opdracht wordt afgesloten tegen een forfaitaire en totale prijs. De in de offerte door de aannemer vermelde prijs dekt alle voorgestelde prestaties met uitzondering van het gedeelte regie. De inschrijver moet echter per onderdeel een afzonderlijke netto eenheidsprijs, t.t.z. verminderd met de korting, vermelden, zodat bij eventueel wegvallen van bepaalde onderdelen de eigenlijke prijs kan bepaald worden. De inschrijver kan ook opties en varianten voorstellen. De eigenlijke prijs wordt dan bepaald door de keuze die het bestuur maakt, op grond van de meerkosten en prijsverminderingen waarvan de offerte melding maakt. Indien de aannemer opties of varianten voorstelt, mag hij in zijn offerte, naast de vereiste technische specificaties ofwel voor elke optie of variante een afzonderlijke prijs, ofwel het prijsverschil (prijsverhoging of –vermindering) tussen de gekozen opties en de basisofferte vermelden.

13/01/2005

Blz. 18


V.G.C.

De prijs van de aanneming kan worden betaald : -

voor de producten : in éénmaal na de voorlopige oplevering overeenkomstig artikel 15, 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden;

-

voor de diensten : - voorzien de in bouwfase : na de voorlopige oplevering; - begeleidingsplan/opleiding : naarmate zij geleverd zijn (eventueel na de voorlopige oplevering).

1.2.26 Herziening van de prijzen vanaf het tweede jaar van het onderhoudscontract Vanaf het tweede jaar van het onderhoudscontract kan de aannemer de prijs herzien volgens de hieronder voorziene formule : P1 = P0 x ( 0.2 + 0.8 x S1/S10 ) P0 = de opgegeven dagprijs P1 = de herziene dagprijs S0 = uursalaris FABRIMETAL op het moment van de toewijzing van de opdracht S1 = uursalaris FABRIMETAL van kracht op het moment van de verlenging. Eenzelfde aanpassing kan ook toegepast worden op de prijzen in regie.

13/01/2005

Blz. 19


V.G.C.

2 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : FUNCTIONELE VEREISTEN 2.1 Algemeen De softwarepakketten voor het beheer van financiën dekken het merendeel van de functionele behoeften van Vlaamse Gemeenschapscommissie. Bijgevolg worden deze standaardbehoeften niet in dit document beschreven, tenzij wanneer hun beschrijving nuttig zou kunnen zijn voor een beter inzicht in het project. In de technische clausules van dit bijzonder bestek wordt een gedetailleerde beschrijving gegeven van de behoeften die specifiek zijn voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie of de behoeften waarmee men vermoedelijk niet standaard te maken heeft. Indien de oplossing van de leverancier afwijkt van de voorgestelde procedure en/of functionaliteit, dan dient dit expliciet vermeld in de offerte.

2.2 Basisvereisten 2.2.1 Wettelijk kader De oplossing moet beantwoorden aan de vereisten van de Belgische en de Europese reglementeringen die van toepassing zijn op overheidsinstellingen. In het bijzonder moet ze ook beantwoorden aan de vereisten die zijn opgelegd door de wet van 16 mei 2003, betreffende de begroting en de boekhouding van de Vlaamse gemeenschappen en gewesten (2004-2007).

2.2.2 Gemeenschappelijke kenmerken We zullen in de software volgende modules onderkennen: -

aankoopbeheer de algemene boekhouding de analytische boekhouding de begrotingsboekhouding.

De modules dienen op een consistente manier met elkaar geïntegreerd te zijn, waarbij het moet uitgesloten zijn dat een gemeenschappelijk gegeven dat in verschillende modules aanwezig is of dat via de verschillende modules via een opvragen kan worden bekomen, een afwijkende waarde of een afwijkend resultaat heeft. Verder moet de software ondersteunen: -

-

Dat er meerdere gebruikers tegelijkertijd in dezelfde of verschillende modules werken. Dat ook in dit geval de wijzigingen steeds consistent zijn, ook als men op dezelfde rekening, op hetzelfde begrotingsartikel of met dezelfde klant of leverancier werkt. Dat er tegelijkertijd door verschillende gebruikers in meerdere boekjaren kan worden gewerkt. Dat er in meerdere periodes in een jaar wordt gewerkt. Dat er meerdere valuta kunnen worden gebruikt.

13/01/2005

Blz. 20


V.G.C.

2.2.3 Open architectuur 2.2.3.1 Business Intelligence tools De software moet het integreren van Business Intelligence tools op een eenvoudige manier toelaten. Dit betekent dat: -

Er een open database architectuur wordt gebruikt (bij voorkeur relationeel) Er een conceptuele laag is gedefinieerd voor het datawarehouse, waarvan de inhoud duidelijk is en dat het datamodel transparant is en goed gedocumenteerd. Een kerngroep van gebruikers moet bij machte zijn dit model te analyseren voor het ontwerpen van bijkomende rapportering.

2.2.3.2 Integratie met andere software De software moet toelaten op rechtstreekse of onrechtstreekse manier te integreren met andere toepassingen, bvb.: -

Begrotingsopmaak: het opladen van een begrotingsopmaak of begrotingswijziging.

2.2.3.3 Open connectiviteit De databank waarin de gegevens zijn opgeslagen moet extern kunnen benaderd worden voor ondervraging en voor integratie door middel van een open verbinding (OLEDB bij voorkeur), met uitwisseling van gegevens in een standaard formaat (tekst formaat of XML). Bvb. Excel rapportering.

2.2.4 Workflow management Het pakket laat toe om een workflow te creëren over de verschillende modules heen, met de mogelijkheid tot goedkeuringen op verschillende niveaus. Het gebruik van digitale handtekeningen dient hierbij in optie te worden voorzien. Indien de digitale handtekening niet kan worden geïmplementeerd, dan dient een bijkomende documentflow – parallel met de goedkeuringsprocedure in het systeem – te worden gecreëerd om de gehandtekende documenten bij de juiste persoon af te leveren. Deze laatste kan dan overgaan naar de goedkeuring in het systeem om de volgende stap in de workflow te starten (na ontvangst en controle van de fysische documenten). De software moet dus toelaten om de wetgeving inzake de regelgeving betreffende overheidsopdrachten op een automatische manier toe te passen: Onderscheid tussen onderhandelingsprocedure, beperkte aanbesteding en openbare aanbesteding voor de uitgaven Onderscheid tussen de aard van de ontvangsten Delegatiebevoegdheden of het toewijzen van machtigingen aan een ambtenaar In elke stap van een workflow is een goedkeuringsprocedure mogelijk die later in het document verder wordt gespecificeerd.

13/01/2005

Blz. 21


V.G.C.

2.2.5 Document management Het pakket laat toe om binnenkomende documenten in te scannen, uniek te identificeren en te koppelen aan workflow en interne gegevens van de bestaande modules (bvb. facturen en andere binnenkomende documenten). Een document kan ook reeds op de client PC digitaal aanwezig zijn. In dat geval dient het document geselecteerd te kunnen worden via een Explorer-like interface om opgeladen te worden naar de server zoals dit gebeurt voor een ingescand document. In een eerste fase (dit bestek) zal dit beperkt worden tot de basisdocumenten zoals bestelbons en facturen. Het digitaliseren van formulieren via standaardisering is tevens onderdeel van het project. De beschikbare formulieren (zoals bvb. T1/T2/T3 documenten zoals verder besproken) moeten beschikbaar zijn als standaardformulieren die uit het pakket kunnen bekomen worden tijdens één van de stappen in de te volgen procedures. Indien de implementatie in de volledige functionaliteit voorziet, kan ook de inhoud reeds worden afgedrukt.

2.2.6 Rapportering 2.2.6.1 Wettelijke rapportering Alle wettelijke rapporten moeten standaard in de software aanwezig zijn: -

rapporteringen zoals voorzien in het besluit van 3 mei 1991 van de Vlaamse regering houdende het begrotings- en rekeningstelsel van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.

2.2.6.2 Andere rapportering Alle rapporten moeten on-line opvraagbaar zijn en voor afdruk in een formaat dat standaard is in een client PC omgeving als daar zijn: -

Excel MS-Word PDF .

Elk window dat gegevens bevat in lijstvorm (set) of in detailvorm (kenmerken één gegeven) dient voorzien te zijn van een afdrukfaciliteit, waarbij de gegevens op een ‘printvriendelijke’ manier worden afgedrukt. Volgende rapportering moet standaard beschikbaar zijn: o Rapporteringen economische boekhouding (balans, resultatenrekening, journaal, bewerkingen op algemene rekening, op individuele rekeningen, beschrijvende gegevens individuele rekeningen …) o Rapportering uitgaven versus financieringsbronnen (incl. de reservefondsen) o Rapportering over de inventaris van alle goederen, bezittingen, rechten en vorderingen en van alle investeringstoelagen en schulden. o Rapporteringen over crediteuren – dossieropvolging

13/01/2005

Blz. 22


V.G.C.

o Rapporteringen over debiteuren – dossieropvolging o Mogelijkheid tot financiële analyses (ratio’s, kasstroomanalyse) o Rapporteringen over het schuldbeheer, (schuldvolume, evolutie van de schuldenlast, simulaties …) o Financiële rapporten over de uitvoering van de meerjarenplanning (incl. investeringsprogramma’s).

2.2.7 Automatisch uitvoeren van opdrachten - scheduler Optioneel is de software voorzien van een scheduler die toelaat om bepaalde opdrachten automatisch te laten verlopen, via een vooropgezet plan: -

Plannen van het tijdstip van uitvoering, eventueel repetitief Plannen van de specifieke opdracht Duidelijke identificatie van de herkomst van de brongegevens (te verwerken) en doelgegevens (resultaten) in functie van de opdracht.

2.3 Beheer basisgegevens De basisgegevens moeten uniek zijn in het geheel van de software; ze moeten door dezelfde code geïdentificeerd worden in alle tabellen en alle betrokken modules moeten ze onderling kunnen delen. De basisgegevens zijn : -

De juridische en boekhoudkundige eenheden : Vlaamse Gemeenschapscommissie De diensten : directie cultuur, directie onderwijs, Elishout verblijf voor jongeren, … De derden : leveranciers, klanten, banken, … Codes met omschrijvingen : BTW-codes, leveringscondities, betalingscondities, … Codes begrotingsplan : economische – en functionele codes Standaardwaarden : standaardkosten, abex-index, … De algemene rekeningen De begrotingsartikelen De artikelen : goederen, opvolging in stock of niet, of diensten.

De gemeenschappelijke verwerkingen voor deze basisgegevens en parameters zijn : -

Het onderhoud: creëren, verwijderen, wijzigen Toegang via meerdere criteria, aan de hand van benaderende sleutels De beschikbaarheid van een veld voor opmerkingen Het opslaan in een historiek van de wijzigingen die aan de parameters zijn aangebracht (optioneel) De automatisering d.m.v. de parametrering van een maximum aan opslagfuncties en meerbepaald de boekingen van de boekhouding en de begroting. Dit moet éénduidig definieerbaar zijn.

13/01/2005

Blz. 23


V.G.C.

2.4 Aankoopbeheer Het beheer van aankopen heeft nood aan een logistiek, met de nodige voorzieningen naar opvolging toe, ook wat betreft begrotingscontrole. Immers via de verbintenissenboekhouding dient erover gewaakt dat er geen budgetoverschrijdingen zijn. De ‘logistieke’ gebruiker dient bij inbreng van zijn aanvraag, dan ook de mogelijkheid te hebben een stand van zaken op te vragen betreffende een begrotingsartikel. De variëteit in aard van producten is divers en kunnen zowel goederen (verbruiksgoederen, vastgoed en duurzame producten) als diensten omvatten. Een greep uit het geheel: -

-

Kantoormeubelen Kantoormateriaal zoals pennen, paperclips, kaften, … Uitleenbaar materiaal zoals apparatuur (camera, geluidsinstallatie, …), tenten, sportmateriaal, … . Ook hier zit het beheer verspreid in enkele decentrale magazijnen. Het uitlenen hoort niet tot dit bestek. Gebouwen en kantoren Auto’s Energiekosten Huurkosten Schoonmaak Beveiliging ….

In dit logistiek systeem zijn volgende bewerkingen voorzien: -

-

Invoer, wijzigen en annuleren van bestelaanvragen Invoer, wijzigen en annuleren van contracten Plaatsen van bestellingen met link naar bestelaanvraag of contract, met vastlegging. Geïntegreerd workflow management dat een goedkeuringsproces vastlegt, gebonden aan enerzijds de hoogte van het bedrag van de aanvraag, het soort (onderhands, beperkt aanbesteding of openbare aanbesteding) en de bevoegdheden van een persoon. Het in ontvangst nemen van de goederen met hoeveelheid- en kwaliteitscontrole en mogelijkheid tot creditering. De controle van de inkomende factuur met link naar bestelbon of contract, met aanrekenen op de vastlegging. Geïntegreerd document management waarbij de inkomende factuur kan worden gescand en genummerd en waarnaar een koppeling kan worden gelegd voor on-line opvraging van het digitale document.

2.4.1 Marktonderzoek - Prijsvraag Het systeem moet een elementaire functie bieden voor het beheer van de prijsvragen gericht aan de leveranciers, in de vorm van een vrije tekst (standaard of niet) en bepaalde gestructureerde informatie : -

Interne unieke identificatie van de prijsvraag Beknopte omschrijving (referentie) van de prijsvraag Datum uitgifte van de prijsvraag Omschrijving van de gewenste goederen of diensten, met mogelijkheid tot het indelen in posten of lijnen. Auteur van de prijsvraag Betrokken dienst van de VGC

13/01/2005

Blz. 24

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie -

V.G.C.

Optioneel een referentie naar het dossier of het project (mogelijkheid zodat dit in een latere fase bij de analytische boekhouding kan worden gekoppeld aan een project) Code van de status van de aanvraag (gevalideerd, verzonden, afgesloten,…) Links naar geassocieerde documenten.

Het moet mogelijk zijn om de prijsvragen te creëren door de inhoud van een goedgekeurde interne aankoopaanvraag te recupereren. Na het creëren van de prijsvraag kunnen deze worden verzenden naar één of meerdere leveranciers. Hiertoe kan in het systeem de inhoud van de prijsvraag worden gerecupereerd, waarbij volgende gegevens worden toegevoegd: -

Leveranciersnummer Datum verzending Code van de status van de aanvraag (gevalideerd, verzonden, afgesloten met offerte, afgesloten zonder offerte…) Links naar geassocieerde documenten.

Ook deze geïndividualiseerde prijsvragen krijgen een unieke identificatie. Als de offerte wordt ontvangen, bestaat de mogelijkheid een referentie van dit document (manueel archief) bij de geïndividualiseerde prijsvraag te plaatsen en eventueel de linken naar gedigitaliseerde documenten.

2.4.2 Interne bestelaanvraag Interne bestelaanvragen worden decentraal opgemaakt op de diensten. Enkel gemachtigde ambtenaren kunnen bestelaanvragen registreren voor begrotingsartikels waarover zij kredietbevoegdheid hebben. Hierbij kan de bevoegdheid ook gedelegeerd worden. Idealiter kunnen er bestelposten geregistreerd worden per begrotingsartikel binnen één bestelaanvraag. Een interne bestelaanvraag kan aanzien worden als een gewone bestelling waarvoor nog goedkeuringen en aanvullingen dienen te gebeuren. Aanvullingen betekent hier het invoeren van bijkomende informatie of het koppelen van documenten. Het systeem moet aan de initiatiefnemer van een aankoop de gelegenheid geven om zijn interne aanvraag in te voeren, waarna deze aanvraag een goedkeuringscyclus zal volgen die afhangt van het geraamde bedrag en de aard van de aankoop. Indien er bestelposten zijn, dan kan elke bestelpost een aparte workflow-afhandeling (goedkeuringsprocedure) hebben, om tot de finale goedkeuring van de uiteindelijke bestelbon te komen. Deze cyclus zal op zijn minst deze mogelijkheden bieden : − −

− − − − −

Minstens twee goedkeuringsniveaus Parametreerbaar in functie van het bedrag en de procedure van de aankoopaanvraag. In de procedure maken we volgend onderscheid : onderhandse opdracht, beperkte aanbesteding, openbare aanbesteding. Mogelijkheid voor volledige of gedeeltelijke goedkeuring van de aankoopaanvraag Mogelijkheid om goedkeuringsniveaus toe te voegen die niet in de parametrering zijn voorzien Updaten van de status van elke aankoopaanvraag volgens het vorderen van de goedkeuringsprocedure Berichtgeving aan de betrokkenen die per functie zijn gedefinieerd Met koppelen van documenten die on-line opvraagbaar zijn (zoals bvb. ingescande offerte).

13/01/2005

Blz. 25


V.G.C.

Het systeem moet het registreren van een vrije tekst (standaard of niet) en van bepaalde gestructureerde informatie mogelijk maken : − − − − − − −

Interne referentie van de aankoop Datum Auteur van de aankoopaanvraag Leveranciersgegevens Het begrotingsartikelnummer waarop geboekt dient te worden. Code of omschrijving van het (de) artikel(en) Links naar geassocieerde documenten.

Op begrotingsniveau zal er : −

− − −

Een niet-blokkerende controle met duidelijke melding zijn van het budget dat beschikbaar is voor het betrokken begrotingsartikel. Doch bij de verdere goedkeuring dient dit ook duidelijk gemeld te worden. Een controle zijn of de initiatiefnemer gemachtigd is om een bestelaanvraag in te dienen voor het begrotingsartikel. Een voorlopige vastlegging gebeuren. Als de bestelaanvraag niet wordt goedgekeurd, dan dient de uitgavenverbintenis (voorlopige vastlegging in dit geval) te worden geannuleerd.

2.4.3 Contracten Een contract voor opdrachten of diensten die gespreid zijn in de tijd en waarvoor periodiek of op afroep wordt gefactureerd, dient geregistreerd te worden door een gemachtigd ambtenaar die kredietbevoegdheid heeft over het betrokken begrotingsartikel. Idealiter kunnen er contractlijnen geregistreerd worden per begrotingsartikel binnen één contract. Het kan hier gaan over bvb. energiekosten, huurkosten, kosten onderhoudscontracten. Deze cyclus zal op zijn minst deze mogelijkheden bieden : −

Het koppelen van documenten die on-line opvraagbaar zijn (zoals bvb. het ingescande contract).

Het systeem moet het registreren van een vrije tekst (standaard of niet) en van bepaalde gestructureerde informatie mogelijk maken : − − − − − − −

Interne referentie van het contract Datum Initiatiefnemer Leveranciersgegevens Het begrotingsartikelnummer waarop geboekt dient te worden Omschrijving van de opdracht of dienst Links naar geassocieerde documenten.

Op begrotingsniveau zal er : − − −

Een niet-blokkerende controle met duidelijke melding zijn van het budget dat beschikbaar is voor het betrokken begrotingsartikel. Een controle zijn of de initiatiefnemer gemachtigd is om een contract in te dienen voor het begrotingsartikel. Een voorlopige vastlegging gebeuren voor contract.

13/01/2005

Blz. 26


V.G.C.

2.4.4 Bestellingen leveranciers Bestellingen worden centraal geregistreerd op de dienst financiën. In principe gebeurt dit steeds op basis van: -

Ofwel een bestelaanvraag Ofwel een contract.

De gegevens van het contract of de bestelaanvraag worden gerecupereerd in de bestelling. Er bestaat de mogelijkheid om een bestelling te annuleren. Men kan enkel bestellingen registreren, gebaseerd op bestelaanvraag, indien de bestelaanvraag de gehele goedkeuringsprocedure heeft doorlopen. Idealiter zou het systeem de mogelijkheid moeten bieden om: − − − −

Een leveringstermijn per bestelpost te bepalen. Per bestelling een bestellingleverancier en een facturatieleverancier te definiëren. Opmaak en lay-out van bestelbon is wijzigbaar naar VGC normen Drukken van bestelbon is op aanvraag en herdrukken is mogelijk.

Op begrotingsniveau zal er : − − − −

Een blokkerende controle met duidelijke melding zijn van het budget dat beschikbaar is voor het betrokken begrotingsartikel. Een controle zijn of de initiatiefnemer gemachtigd is om een bestelling in te brengen. Een definitieve vastlegging gebeuren. Bij annulatie dient de uitgavenverbintenis te worden geannuleerd.

2.4.5 In ontvangst nemen goederen De ontvangstnemingen gebeuren decentraal. De ontvangstnemingen van de aankopen zullen dezelfde structuur hebben als de bestellingen leveranciers. Ze zullen worden geregistreerd door de inhoud van één of meer bestellingen volledig of gedeeltelijk te recupereren. Het systeem moet de mogelijkheid bieden om : − − − − − −

De ontvangstnemingen waarvoor geen verbintenis bestaat, te blokkeren. De termijnplanning voor de levering op te volgen. De gedeeltelijke leveringen te beheren. De te ontvangen facturen te inventariseren. Automatisch de voor de algemene boekhouding te ontvangen facturatiedocumenten aan te maken. Indien er problemen zijn met te ontvangen goederen (kwaliteit of hoeveelheid), dan moet de mogelijkheid bestaan om een gedeelte te crediteren.

13/01/2005

Blz. 27


V.G.C.

2.4.6 Ontvangst factureren van geleverde goederen en diensten De facturen van leveranciers moeten worden geregistreerd : − −

Hetzij door het volledig of gedeeltelijk recupereren van de inhoud van één of meer ontvangen bestellingen. Hetzij door ze volledig te coderen.

De creditnota’s moeten gekoppeld worden aan een factuur. Daarnaast kunnen ook uitzonderlijke opbrengsten geboekt worden, hierbij is er geen link naar de factuur. Dit laatste geval doet zich bij voorbeeld voor ingeval van periodieke eindafrekening waarbij een overschot wordt gecrediteerd of een tekort wordt gedebiteerd. Het systeem dient een procedure voor de goedkeuring van de facturen te voorzien : − − − − − −

Op minstens twee goedkeuringsniveaus : indien stap 4.6 (In ontvangst nemen) gesupporteerd is in de software is slechts één goedkeuringsniveau nodig, namelijk voor ordonnancering. Parametreerbaar in functie van het bedrag van de verbintenis. Met de mogelijkheid om goedkeuringsniveaus toe te voegen die niet in de parametrering zijn voorzien Met de update van de status van elke factuur volgens de vordering van de goedkeuringsprocedure Met melding aan de betrokken actoren die per functie gedefinieerd zijn Met geassocieerde documenten.

De applicatie moet de mogelijkheid bieden om : − − −

De in de algemene en de analytische boekhouding over te nemen boekingen automatisch te maken De van de leveranciers ontvangen creditnota’s te controleren. Bij het factureren krijgt men automatisch een melding dat er openstaande creditnota’s voor de leverancier zijn. Deze kunnen in mindering gebracht worden van het te betalen saldo van de factuur.

Het systeem moet de diensten in staat stellen om de betaling van de facturen van de leveranciers op te volgen, maar de toegang beperkt houden tot de facturen die hen specifiek aangaan. De toegang van een dienst tot facturen zou bijvoorbeeld kunnen vastgelegd worden per begrotingsartikel. Op begrotingsniveau zal er : -

Een aanrekening gebeuren op de definitieve vastlegging (uitvoering van de verbintenis). De vastlegging wordt afgesloten voor de bestelbon. De boekingen op wachtrekeningen worden omgeboekt naar de algemene rekeningen. Ingeval investeringen bijvoorbeeld komt dit op dat moment op de balans van de activa. Indien het gaat om een nieuw activa (gebouw, goed), dan dient eerst dit activa te worden gecreëerd.

2.4.7 Stockbeheer Er dient in een eerste fase geen stockbeheer te gebeuren. Enkel ingeval van vaste activa (patrimoniumbeheer) wordt de boekhoudkundige inventaris bijgewerkt op moment van facturatie. De software dient wel te voorzien in een functie om de boekhoudkundige inventaris bij te werken ingeval van verlies van goederen (vaste activa). - Zie 2.5.9 Beheer vast activa.

13/01/2005

Blz. 28


V.G.C.

2.4.8 Opvolging, navolgbaarheid van de entiteiten De gebruiker dient ten allen tijde een actuele stand te kunnen opvragen van betaalde/onbetaalde facturen, gefactureerde/niet-gefactureerde bestellingen, aangerekende of openstaande bestelaanvragen. Tevens dient hij on-line de nodige ondervragingsmogelijkheden te hebben met onderzoek naar het openstaand krediet op de betrokken begrotingsartikelen van een bestelaanvraag en/of bestelling. Deze opvolging gebeurt bij voorkeur door zogenaamde ‘drill-down’ faciliteiten in de applicatie.

2.5 Financiën 2.5.1 Algemeen rekeningenstelsel Boeken op de 3 rekeningenstelsel (algemeen, analytisch, begroting) dient automatisch te gebeuren op basis van de ingevoerde gegevens (bestelbon, factuur, …). Zowel het algemene rekeningstelsel, als het begrotingsrekeningstelsel is gebonden aan wettelijke voorschriften. De analytische boekhouding volgt het principe van activity based costing en wordt opgebouwd aansluitend op dit project. De implementatie ervan behoort dus niet tot de scope van dit project, maar de software moet wel ondersteuning bieden, minimaal voor de functionaliteit beschreven in punt 2.5.11 Analytische boekhouding. In bijlage is het volledige, actuele rekeningenplan van de algemene rekeningen van de VGC terug te vinden, alsook alle begrotingsartikelen en de actuele link tussen beide. Het Collegebesluit 94/257 tot wijziging van het collegebesluit nr. 91/228 van 20 augustus 1991 tot vaststelling van de functionele en economische classificatie en de classificatie van de algemene en individuele rekeningen werd goedgekeurd door Vlaamse Gemeenschap in ministerieel besluit van 29/11/1994. Dit rekeningenplan is daarop gebaseerd. Het systeem moet het gebruik van meerdere afgeleide rekeningenplannen ondersteunen op een flexibele manier (maw. vrij definieerbaar, individueel per aard, de boekingen op de verschillende stelsels kunnen linken of doorboeken). Het moet mogelijk zijn: -

het aangepaste rekeningenstelsel te gebruiken (VOI) te rapporteren volgens het genormaliseerd CNOC rekeningenstelsel te rapporteren volgens het ESR rekeningenstelsel een begrotingsrekeningenstelsel (cfr. begrotingsartikelen) op te bouwen waarbij de boekingen dynamisch kunnen gelinkt worden aan deze van de algemene boekhouding, per aard van bewerking definieerbaar.

2.5.2 Algemene boekhouding De algemene boekhouding voorziet in: -

Multi-dagboeken Centraliserende rekeningen Het gebruik van wachtrekeningen Het Minimum Genormaliseerd Rekeningenstelsel, automatisch beschikbaar Dubbele datering en inscannen van de stukken (oorsprong en initiatiefnemer) Interactieve invoer met valideringen

13/01/2005

Blz. 29


V.G.C.

Het afletteren of afpunten van de algemene rekeningen (bvb. facturen en betalingen op een bepaalde rekening) De mogelijkheid om de wettelijke prints te editeren volgens minstens één supplementair rekeningenstelsel Het automatisch genereren van de fiscale fiches Extra-legale beheerprints Statistieken en de berekening van ratio’s Simulatie en berekening van de balans/resultatenrekeningen, rekening houdend met niet ingeboekte nota’s. Mogelijkheid om modellen van terugkerende boekingen in het geheugen op te slaan (bvb. mandateringsbon subsidies) Automatische berekening van de BTW Link tussen de facturen en de vereffening Mogelijkheid om staten te genereren Hulpmiddelen voor een audit Beheer van effecten (Schatkistcertificaten en thesauriebewijzen) Berekening van achterstallige balansen Beheer van verplichtingen.

De Vlaamse Gemeenschapscommissie is niet BTW-plichtig. Toch moet de mogelijkheid voorzien zijn om een boekhouding die onderworpen is aan de BTW, te hanteren.

2.5.3 De derden boekhouding De derden boekhouding (klanten, leveranciers, banken, medewerkers, …) dient te voorzien: Een goedkeuringsprocedure voor het creëren van nieuwe derden : o o o o o o

Met op zijn minst twee goedkeuringsniveaus Parametreerbaar volgens het type derde Met de mogelijkheid om goedkeuringsniveaus die niet in de parametrering zijn voorzien, toe te voegen Met update van de status van elke derde, naarmate de goedkeuringsprocedure vordert Met melding aan de betrokken actoren die per functie zijn gedefinieerd Met geassocieerde documenten

Hulptools om de potentiële dubbel gezette elementen op te sporen in de database van derden Een samenvoegingfunctie (centralisatie) van de derdenrekeningen, met inbegrip van de historiek van hun bewegingen en mogelijkheid tot afletteren De toekenning van een statuut per boekhoudkundig stuk (voorbeelden : wachten op goedkeuring, ingeboekt, te betalen, relanceniveau betaling, betaald, geschil,…) De automatische berekening van vervaldata Het opzoeken van een stuk aan de hand van het bedrag, het stuknummer van het systeem of het stuknummer van de derde, de code van de derde, … Het consulteren van de omzet bij de klant/leverancier De mogelijkheid om een link te leggen tussen verschillende stukken in een rekening (facturen, creditnota’s, gedeeltelijke betalingen,…) De mogelijkheid om een gedeeltelijke aflettering te maken van de facturen en de creditnota’s Meerdere bankrekeningen door derden De invoer van een boeking op een derderekening met meerdere vervaltermijnen (gedeeltelijke betalingen).

13/01/2005

Blz. 30


V.G.C.

Per categorie van derden is in het bijzonder het volgende nodig : Klanten : o Beheer van de herinneringen met meerdere herinneringsniveaus Leveranciers : o Het genereren van de te ontvangen facturen op basis van contracten en open leveringen o Aflettering en tegenboeken van de te ontvangen facturen bij de invoer van de inkomende facturen.

2.5.4 Uitgaven 2.5.4.1 Binnenkomende stukken Elke schuldvordering wordt onder documentvorm op de dienst Financiën ontvangen. De schuldvordering moet gestaafd worden: Door documenten die de aanvraag vergezellen Door een bestelling of contract die er aan voorafgaat. Elk binnenkomend stuk wordt actueel gestempeld, gedateerd en gekenmerkt door de ontvanger . De software moet deze systematiek automatiseren door inscanning, identificeren en dateren. De ontvanger moet bijkomende kenmerken kunnen ingeven en de registratie van het binnenkomend stuk kunnen afhandelen volgens één van de stappen, die verder onder deze rubriek worden uiteengezet. De ingescande stukken moeten gekoppeld kunnen worden aan het in de software ingebrachte stuk. De goedkeuringsprocedure, zoals beschreven in punt 4.3 interne bestelaanvraag, is van toepassing voor alle decentraal ingebrachte stukken. Optioneel is de overname van gegevens via OCR-software interessant, zeker indien het gaat over de inbreng van standaard documenten. Idealiter is het mogelijk de stukken te typeren en bijkomende karakteristieken in te brengen. Bij de inbreng van een binnenkomend stuk moeten bijkomende karakteristieken worden ingebracht: - Code fiscale fiche 104 OD (‘Leveringen en werken’, ‘Betaalde huurgelden’, ‘Onteigeningsvergoedingen’, ‘Toegekende toelagen of subsidies’).

2.5.4.1.1 Tengevolge bestelling Dit kan gaan over onder andere: -

Facturen Creditnota’s Onkostennota: Dit zijn gemaakte kosten door een niet-BTW plichtige. Dit is in principe een ‘factuur’ van een niet-BTW plichtige. Actueel gaat hier niet per sé een bestelling aan vooraf (*). (*) In uitzonderlijke gevallen kan hiervoor het formulier U (intern document) worden gebruikt. Dit is voor het terugvorderen van gemaakte kosten door personeelsleden. Zie 2.5.4.1.2.3 Andere met uitbetalingsaanvraag.

Zie 2.4.6

13/01/2005

Blz. 31


V.G.C.

Ontvangst factureren van geleverde goederen en diensten. Met goedkeuringsprocedure: − −

− − − − −

Minstens twee goedkeuringsniveaus Parametreerbaar in functie van het bedrag en de aard van de aankoopaanvraag. In de aard maken we een volgend onderscheid : onderhandse opdracht, beperkte aanbesteding, openbare aanbesteding. Mogelijkheid voor volledige of gedeeltelijke goedkeuring van de aankoopaanvraag Mogelijkheid om goedkeuringsniveaus toe te voegen die niet in de parametrering zijn voorzien Updaten van de status van elke aankoopaanvraag volgens het vorderen van de goedkeuringsprocedure Berichtgeving aan de betrokkenen die per functie zijn gedefinieerd Met koppelen van documenten die on-line opvraagbaar zijn (zoals bvb. ingescande offerte).

2.5.4.1.2 Zonder bestelling In dit geval gaat het meestal over opdrachten (projecten of uitbetalingsopdrachten) die zijn vastgelegd in een collegebesluit (waaronder voor het grootste deel subsidies – 90%).

2.5.4.1.2.1 Subsidies Subsidies worden decentraal voorbereid op de diensten en daarna goedgekeurd via een collegeprocedure. De aanvraag voor subsidies is vergezeld van volgende documenten: Ondertekend collegebesluit T1/T2/T3 documenten. De software moet voorzien in: Voorbereiden subsidies: Inbreng voorbereide subsidies met voorlopige vastlegging Na goedkeuring door het college start de interne goedkeuringsprocedure: − Minstens twee goedkeuringsniveaus − Parametreerbaar in functie van de aard. (in dit geval betreft het subsidies). − Mogelijkheid om goedkeuringsniveaus toe te voegen die niet in de parametrering zijn voorzien − Updaten van de status van de subsidie volgens het vorderen van de goedkeuringsprocedure − Berichtgeving aan de betrokkenen die per functie zijn gedefinieerd − Met koppelen van documenten die on-line opvraagbaar zijn (zoals bvb. collegebesluit). o Bij de laatste stap van de goedkeuring gebeurt de definitieve vastlegging

o o

Schuldvordering subsidies (steeds door dienst financiën) o o

13/01/2005

Op basis van ingevulde T1/T2/T3 documenten uitbetalingsaanvraag en ondertekend collegebesluit wordt opdracht tot ordonnancering gegeven Op basis van goedgekeurde subsidies betalingsplan aanmaken (mandateringsbon) of éénmalig volledig aanrekenen. Een betalingsplan bevat een vast aantal betalingen van een bedrag dat kan variëren per schijf, dat wordt gespreid over een zekere periode. De

Blz. 32


V.G.C.

verdere uitbetalingen dienen op basis van dit goedgekeurd schema automatisch te worden aangerekend. Zoals gezegd in de inleiding van binnenkomende stukken is het aangewezen de stukken te typeren en voor subsidies in het bijzonder zijn volgende bijkomende karakteristieken zinvol: Soort subsidie (forfaitair, infrastructuur, personeel, werking) Aard subsidie (niet-structureel, structureel, opdracht) Overeenkomst is convenant of conventie Nummer besluit Datum besluit.

2.5.4.1.2.2 Opdrachten op basis van Collegebesluit Dit zijn subsidies voor het uitvoeren van een opdracht die kan bestaan uit verschillende deelopdrachten. Bvb. - Het verspreiden van cultuurwaardebons. Dit houdt niet alleen vereffening in op basis van ingediende (gebruikte) cultuurwaardebons, maar ook de aanmaak, promotie, … Actueel is de afhandeling de volgende: -

Voor de ingediende cultuurwaardebons wordt eerst een raming gemaakt met een definitieve vastlegging, waarna de vereffening gebeurt op basis van een afrekeningsnota De andere luiken worden afgehandeld via bestellingen.

De software dient te voorzien in een systeem dat toelaat: -

-

Voorlopige vastlegging te doen op basis van een besluit (decentraal) Definitieve vastlegging te doen op basis van (decentraal) o Ofwel een raming, door de directeur beslist, van de ingediende cultuurwaardebons o Ofwel op basis van een bestelbon die verwijst naar het collegebesluit. Aanrekening op basis van (dienst financiën): o Ofwel ingediende afrekening van de gebruikte cultuurwaardebons o Ofwel inbreng van de factuur die verwijst naar de bestelling.

2.5.4.1.2.3 Andere met uitbetalingsaanvraag Hier gaat het over uitbetalingsaanvragen die vastliggen in de algemene werking van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Als daar zijn: Invorderingsstaten: Dit zijn periodieke terugvorderingen op basis van een afgesloten protocol. Vergoedingen aan de opvanggezinnen Uitbetalen van voordelen eigen aan de werkgever: Deze worden vastgelegd in besluit van de directeur. Verwijzend naar dit besluit kunnen deze kosten worden ingebracht. De verrekening gebeurt via de loondienst; dit gebeurt buiten het kader van deze software. In uitzonderlijke gevallen kan hiervoor het formulier U (intern document) worden gebruikt. Dit is voor het terugvorderen van gemaakte kosten door personeelsleden. Actueel gebeuren definitieve vastlegging en aanrekening in één beweging. Elk van de bovenstaande verrichtingen zal in de toekomst evenwel worden geformaliseerd zodat deze gevallen terug te brengen zijn tot één van voorgaande, maar elk van de mogelijkheden is individueel herkenbaar door een aard of type. 13/01/2005

Blz. 33


V.G.C.

De software dient te voorzien dat: -

Het procédé beschreven in 2.5.4.1.2.2 Opdrachten op basis van Collegebesluit Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.of één van voorgaande. De keuze decentrale invoer of volledige invoer door financiën zal hier beslist worden tijdens de analysefase.

2.5.4.1.2.4 Uitzonderingsbehandeling Als een factuur of andere document dat een uitgave wettigt wordt ontvangen en dat is niet onder één van voorgaande is terug te brengen, dan dient een exceptionele afhandeling te krijgen. Deze factuur dient ‘tijdelijk’ geboekt op een wachtrekening. Na onderzoek moet het verder kunnen afgehandeld worden volgens één van de vorige scenario’s.

2.5.4.2 Kasprovisie Op basis van een besluit van de directeur worden kasprovisies bepaald voor de werking van een bepaalde directie aan een gemachtigd ambtenaar. Actueel is er slechts één centrale kas. De software moet voorzien in opsplitsing van de centrale kas in decentrale kassen, waarbij overdrachten van de centrale naar decentrale kassen gebeuren op basis van het besluit en doorgevoerd door de thesaurier. De thesaurier zuivert de decentrale kassen aan op basis van ingebrachte en ondertekende documenten die een uitgave staven. In de software wordt dit geregistreerd als binnenkomend stuk met definitieve vastlegging en onmiddellijke aanrekening.

2.5.4.3 Lonen De loondienst verwerkt in een aparte software de lonen. Periodiek worden de gegevens van de loondienst aan de dienst Financiën bezorgd.

2.5.4.3.1 Lonen en RSZ De looninformatie die dient ingebracht te worden in de budgettaire boekhouding, wordt bekomen via lijsten: - lijst mandaatboekingen RSZ - lijst lonen per begrotingsartikel - Excel bestand gesubsidieerde contractuelen (GESCO’s). De uitbetalingsopdracht wordt in bestandsvorm aangereikt en door de thesaurier onmiddellijk ingelezen in software van de betrokken bank (met name Publisoft van Dexia). De boekingen in de budgettaire boekhouding gebeuren per begrotingsartikel en niet per personeelslid. De software dient optioneel te voorzien in de mogelijkheid om deze boekingen automatisch op te laden op basis van een tekstbestand. De registratie houdt in: -

Registratie als binnenkomend stuk Registratie definitieve vastlegging Aanrekening.

13/01/2005

Blz. 34


V.G.C.

2.5.4.3.2 Lonen onderwijzend personeel Onderwijzend personeel behoort tot het personeelsbestand van de VGC, maar er is een overeenkomst waarbij de Vlaamse Gemeenschap de lonen berekent en uitbetaalt, maar daartegenover geen subsidie geeft aan de VGC. In feite is het een ‘nul’-operatie maar de inkomsten en uitgaven moeten wel zichtbaar worden gemaakt in de boekhouding. Enkel het brutobedrag (incl.haard en standplaatstoelage) wordt geregistreerd als kost en opbrengst. De registratie gebeurt op basis van een binnenkomend document van de Vlaamse Gemeenschap: ·

Lijst te verrichten boekingen per onderwijsinstelling.

Er gebeurt een boeking per instelling met een bepaald begrotingsartikel. De software dient optioneel te voorzien in de mogelijkheid om deze boekingen automatisch op te laden op basis van een tekstbestand. De registratie houdt in: -

Registratie als binnenkomend stuk Registratie definitieve vastlegging Aanrekening.

2.5.4.4 Uitgaven via niet-budgettair betaalorder 1

Ingeval van loonbeslag wordt een deel van het loon ingehouden en uitbetaald aan een andere derde. Vanuit de loon software gebeurt de laatste stap niet automatisch en de boeking aan de derde wordt manueel nageboekt. De reden is dat de lonen bruto wel budgettair zijn geboekt, maar dat netto enkel het loon, verminderd met het loonbeslag, is uitbetaald.

2

Terugbetaling van terugvorderbare betalingen (bvb. omwille van annulatie van opleidingen door VGC ingericht): o Terugbetaling gebeurt enkel in de algemene boekhouding o Ontvangst wordt verminderd in budgettaire boekhouding Idealiter voorziet de software in de mogelijkheid om dit geautomatiseerd te doen in één stap.

3

Terugbetaling van onrechtmatig gestorte bedragen (VGC is ten onrechte als bestemmeling van de bedragen genomen). In dit geval is er een niet-budgettaire correctie.

2.5.5 Herinneringen van onbetaalde facturen Actueel gebeurt de opvolging van herinneringen via Office producten. De software dient te voorzien in een systeem dat de afhandeling van herinneringen (aanmaningen, rappel) tot betaling van een achterstallige factuur mogelijk maakt. Dit houdt onder andere in: -

Registratie (met scanning, identificering) van het binnenkomend stuk zonder boekhoudkundige implicatie. Er is een mogelijkheid om de betrokken factuur of facturen te koppelen

13/01/2005

Blz. 35


V.G.C.

Een workflow mechanisme dat voorziet in berichtgeving; bvb vanuit de dienst financiën de vraag van ordonnancering aan de betrokken dienst geven, vanuit de dienst de bevestiging dat dit is gebeurd. Bij deze afhandeling zijn er statuswijzigingen van de herinnering.

2.5.6 Thesaurie 2.5.6.1 Voorbereiden betalingen Dit aspect gaat de thesaurie vooraf, zoals onder 5.4 reeds beschreven. Alle schuldvorderingen komen na controle en ondertekening terug bij de dienst financiën, voorzien van de nodige bewijsstukken en vereiste documenten. De originele documenten worden dus steeds geklasseerd door de dienst financiën (en zoals in punt 5.4 beschreven zal het dossier worden ingescand en/of opgeladen). De dienst financiën controleert de dossiervorming. Bij problemen wordt er een nota aan het dossier geniet en wordt het volledige dossier teruggestuurd. Ordonnancering en mandatering De laatste opdracht van de (decentrale) dienst is de opdracht tot ordonnancering. Dit gebeurt dus via een handtekening op de binnenkomende stukken. Op basis van deze handtekening worden de stukken aangerekend door de dienst financien. De dienst financiën kan dan een ordonnanceringslijst (verzamelstaat van aanrekeningen) opmaken. Een goedgekeurde ordonnanceringslijst is een mandateringslijst (collectief uitbetalingsbevel). Alle aangerekende stukken worden in de lijst opgenomen. De software dient te voorzien in een functie die toelaat de ordonnanceringslijst dynamisch op te bouwen, het is te zeggen, dat: -

De lijst kan worden samengesteld op basis van selectieparameters zoals vervaldag, identificatie derde, type binnenkomend stuk De thesaurier moet de actuele toestand kunnen ondervragen betreffende geordonnanceerde (aangerekende), te mandateren en gemandateerde stukken.

De software dient te voorzien in een functie die toelaat de mandateringslijst dynamisch op te bouwen, het is te zeggen, dat: -

De lijst kan worden samengesteld op basis van selectieparameters zoals vervaldag, identificatie derde, type binnenkomend stuk Uit de lijst kunnen bovendien aangerekende stukken gedeselecteerd worden Bij goedkeuring ‘Ter mandatering’ van een lijst krijgen de stukken een status ‘Te mandateren’ Een goedgekeurde ‘Ter mandatering’ lijst krijgt een unieke identificatie waarmee deze terug kan opgeroepen worden en gewijzigd Deze stap kan verschillende malen en door verschillende personen gebeuren.

Een mandateringslijst, samen met alle documenten ter staving, wordt ter ondertekening (goedkeuring) voorgelegd aan de opdrachthouder (hoofd financiële dienst) en leidend ambtenaar. Indien beiden hebben ondertekend wordt de lijst definitief ‘gemandateerd’. Vanaf dan kan deze niet meer worden gewijzigd. De software dient te voorzien in een functie die toelaat de mandateringslijst op te roepen op basis van zijn uniek nummer en te wijzigen of goed te keuren voor mandatering, het is te zeggen, dat:

13/01/2005

Blz. 36


V.G.C.

Uit de lijst kunnen bovendien aangerekende stukken gedeselecteerd worden Bij goedkeuring ‘Gemandateerd’ van een lijst krijgen de stukken een status ‘Gemandateerd’ Een goedgekeurde ‘Gemandateerde’ lijst kan niet meer worden gewijzigd.

2.5.6.2 Uitbetalen De thesaurier maakt een betaallijst op. Hiervoor kan hij een selectie maken uit volgende: -

Alle gemandateerde stukken Alle niet-budgettaire orders.

Hij controleert of de nodige liquiditeiten aanwezig zijn. Er wordt een betaallijst opgemaakt per bankrekeningnummer waarvan betaald wordt. De software dient te voorzien in een functie die toelaat een betaallijst aan te maken door: -

Het ingeven of selecteren van gemandateerde stukken Het ingeven of selecteren van niet-budgettaire orders.

De betaallijst is uniek geïdentificeerd en kan gewijzigd worden, tot het moment dat de thesaurier de betaallijst valideert: -

Er wordt een definitieve lijst gedrukt Er wordt een bestand aangemaakt voor importeren in de externe software Publisoft (Dexia) Betalingsopdrachten via andere banken (KBC en Ethias) gebeuren actueel via een lijst per fax. Optioneel dient automatisering voorzien te worden (Isabel)

De software supporteert buitenlandse bankrekeningnummers (onder andere IBAN rekeningnummer). Alle stukken van de gevalideerde betaallijst krijgen de status ‘betaling in uitvoering’. Hierbij wordt ook een boeking in de algemene rekening gemaakt. De schuld ten overstaande van de leverancier daalt en de betaling in uitvoering wordt op een transferrekening gedaan.

2.5.6.3 Boeken rekeninguittreksels De thesaurier ontvangt dagelijks de rekeninguittreksels van de financiële instellingen op papier en boekt aan de hand hiervan de inkomsten en uitgaven. De software voorziet in de functionaliteit voor het automatisch opladen (elektronisch inlezen) van rekeninguittreksels voor de banken Dexia, KBC, Ethias zoals in onderstaande vermeld. Deze actie dient te kunnen worden gestart door een gemachtigd ambtenaar vanop zijn werkplek. Op dit moment wordt de uitgave als effectief betaald en inkomsten als geïnd geregistreerd in de boekhouding. Voor de uitgaven wordt de transferrekening tegengeboekt en op de effectieve bankrekening wordt geboekt. Volgende uitgaven kunnen worden afgeboekt: -

Betaalde stukken, via nummer betaallijst Aflossingen kapitaal en intrest leningen , debet- en creditintresten via directe boeking op begrotingsartikel en in algemene rekeningen Waarborgen, ,via directe boeking op algemene rekening Betalingen niet geïdentificeerd ,via directe boeking op wachtrekening in algemene boekhouding Transfert gelden van ene naar andere bankrekening, via directe boeking op rekening ‘Interne overboeking’ nu ‘56000’ wijkt af van commerciële -> ‘58000’

13/01/2005

Blz. 37


V.G.C.

Afrekening VISA : uitgaven worden via betaallijst afgeboekt. De bestelling gebeurt via internet, maar volgt voor de rest volledig de uitgaveprocedure van opmaak bestelbon tot betaallijst.

2.5.6.4 Beleggingen De software dient te voorzien in de behandeling van beleggingen.

2.5.7 Schuldbeheer Een lening wordt beschouwd als een recht (zie 2.5.8 Ontvangsten). Actueel verloopt een lening als volgt: o o

o o

In de begroting (externe toepassing) wordt het aangaan van een lening gepland Aangaan van de lening met de bank (contract): vaststellen van het recht (het registreren van het invorderingsrecht dat hieraan in principe voorafgaat, gebeurt tegelijkertijd; tevens wordt de lange termijnschuld tegenover de bank geregistreerd). De grootte van de lening wordt bepaald aan de hand van reeds vastgelegde uitgaven. Op het moment dat de lening is aangegaan wordt een kredietopening ten bedrage van de lening ter beschikking gesteld. Als de kredietopening volledig is opgenomen (via betalingen), gaat de lening in uitvoering en stuurt de bank een aflossingsplan van de lening op papier en wordt het kaskrediet aangezuiverd (inning)

De software moet voorzien in: o o o o o

o

Het registreren van de lening met de algemene kenmerken Het inbrengen van het aflossingsplan met de contractuele schikkingen (vervaldagen, percentages, …). Het jaarlijks aanmaken van de boeking van lange naar korte termijnschuld Idealiter voorziet de software in de mogelijkheid tot het initiëren van een lening (en koppelen) op basis van een aantal geselecteerde definitief vastgestelde uitgaven. Idealiter voorziet de software in het automatisch genereren van de periodieke boekingen die hiermee gepaard gaan: Budgettair: uitgave gewone dienst Algemeen: kost en schuld op korte termijn. Idealiter voorziet de software in een interface om de aflossingsplannen automatisch in te lezen, in samenspraak met de bank (Dexia, KBC, Ethias, …).

2.5.8 Ontvangsten 2.5.8.1 Algemene procedure Elk bedrag dat met zekerheid door een welbepaalde derde tijdens een bepaald dienstjaar aan VGC verschuldigd is, is een invorderingsrecht. Dit kan op basis van een extern document of een ambtshalve opgemaakt intern document. Een vastgesteld recht is een boekhoudkundig doorgeboekt invorderingsrecht. Het is mogelijk dat vastgestelde rechten toch niet inbaar zijn, met name om één van volgende redenen: o o

Wegens een materiële vergissing Bewezen insolventie schuldenaar

13/01/2005

Blz. 38

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie o

V.G.C.

Verminderingen toegestaan door College.

2.5.8.1.1 Invorderingsrecht invoeren Een invorderingsrecht wordt gestaafd door bewijskrachtige stukken of, bij gebrek hieraan, door een opgemaakte invorderingsstaat. De software moet aan de bevoegde ambtenaar de gelegenheid geven om een invorderingsrecht in te voeren, waarna deze een goedkeuringscyclus zal volgen die afhangt van de aard. Hierbij worden geen boekingen gecreëerd, noch in de algemene, noch in de budgettaire boekhouding. Het laat wel toe om de ontvangstprocedure decentraal in te leiden. Deze cyclus zal op zijn minst deze mogelijkheden bieden : − −

− − − − −

Minstens twee goedkeuringsniveaus Parametreerbaar in functie van de aard. In de aard maken we een volgend onderscheid : − Dotaties en trekkingsrechten van hogere overheden − Andere projectgerelateerde subsidies − Geleverde prestaties − Aangegane leningen − Financiële opbrengsten − Terugstorting bedragen.. Mogelijkheid voor volledige goedkeuring Mogelijkheid om goedkeuringsniveaus toe te voegen die niet in de parametrering zijn voorzien Updaten van de status van elk invorderingsrecht volgens het vorderen van de goedkeuringsprocedure Berichtgeving aan de betrokkenen die per functie zijn gedefinieerd Met koppelen van documenten die on-line opvraagbaar zijn (zoals bvb. ingescande of onder digitale vorm beschikbare besluiten).

2.5.8.1.2 Vastgesteld recht De invorderingsrechten (documenten) worden ter kennis gebracht van het hoofd van de financiële dienst ter controle, vermits boeking en latere inning onder zijn toezicht zal gebeuren. De vastlegging of boeking of registratie van een invorderingsrecht is de taak van de financiële dienst. Hier wordt het invorderingsrecht wel boekhoudkundig vastgelegd, dus geboekt op de algemene en budgettaire rekeningen. Het registreren van het vastgesteld recht dient geïntegreerd te zijn met de workflow van het invoeren van het invorderingsrecht: o o

Aansluitend op een goedkeuring Met overname gegevens of omzetting van een ingevoerd invorderingsrecht naar een vastgesteld recht (met behoud van linken naar bewaarde of gescande documenten, …)

2.5.8.1.3 Inning Vanaf het ogenblik dat het invorderingsrecht geboekt werd, is de thesaurier verantwoordelijk voor de opvolging van de te ontvangen geldmiddelen.In tegenstelling met de vaststelling van het recht wat de bevoegdheid is van het college of de gemachtigd ambtenaar is de inning de volledige aansprakelijkheid van de thesaurier en de verantwoordelijkheid van het hoofd van de financiële dienst. 13/01/2005

Blz. 39


V.G.C.

De inning gebeurt enkel in de algemene boekhouding.

De software dient te voorzien: -

Registratie van de inning op basis van een rekeninguittreksel In een opvraging van de staat van het recht naar de inning toe, op basis van een ontvangstenartikel. Optioneel zou de software de rekeninguittreksels kunnen opladen in een wachtportaal, waarbij de ‘voorlopige’ boekingen worden aangevuld door de thesaurier met onder andere de koppeling naar het vastgesteld recht.

2.5.8.1.4 Oninvorderbare rechten Indien een vastgesteld recht niet kan worden geïnd, dan dient dit in het systeem te worden geregistreerd als een ‘oninvorderbaar recht’ als dit in het jaar van de vastlegging gebeurt. Het verschil tussen het vastgesteld recht en het oninvorderbaar recht is dan het netto vastgesteld recht waartegen de inning zal gebeuren. De software dient te voorzien in automatische transacties voor het registreren van oninvorderbare rechten. Tevens dient dit in rapporteringen bijkomend worden opgevraagd om te komen tot het ‘netto vastgelegd recht’.

2.5.8.1.5 Onwaarden Onwaarde is een uitgave op een budgettair artikel en moet worden geregistreerd als een vastgesteld recht van vorige dienstjaren niet meer zal geïnd of verkeerdelijk is geïnd worden. Dit in tegenstelling tot de niet-inning van een recht van huidig dienstjaar; dan wordt het recht oninvorderbaar geboekt ; m.a.w. een vermindering van de ontvangst. •

Niet-geïnd vastgesteld recht vorig dienstjaren Wanneer een vastgesteld recht , opgemaakt in een vorig dienstjaar, met zekerheid niet meer zal geïnd worden, dan moet deze onwaarde als een vastlegging en aanrekening op een specifiek begrotingsartikel worden geboekt. Er wordt een link gelegd naar het oorspronkelijk recht en er kan volledig of gedeeltelijk in onwaarde worden geboekt. In de algemene boekhouding betekent dit een uitzonderlijke kost en schuld op korte termijn (diverse crediteuren). De oorspronkelijke vordering en de korte termijnschuld worden tevens ten opzichte van elkaar tegengeboekt.

•

Geïnd vastgesteld recht vorige dienstjaren Wanneer de onwaarde wordt vastgesteld nadat het vastgesteld recht werd geïnd, dan moet het bedrag van de onwaarde worden terugbetaald. In de budgettaire boekhouding wordt die terugbetaling geboekt als vestlegging en aanrekening op een specifiek begrotingsartikel. In de algemene boekhouding wordt een uitzonderlijke kost en schuld op korte termijn (diverse crediteuren) geboekt. De schuld wordt uiteindelijk aangezuiverd via een betaling van een financiële rekening ‘55xxx’).

De software dient te voorzien in automatische transacties voor het registreren van onwaarden.

13/01/2005

Blz. 40


V.G.C.

2.5.8.2 Dotaties, trekkingsrechten en projectgerelateerde subsidies Het invorderingsrecht wordt vastgesteld bij kennisgeving door de Vlaamse Gemeenschap en hogere overheden aan de VGC dat dotaties en /of fondsen beschikbaar zijn voor een bepaald boekjaar. Het invoeren en de verdere verwerking van deze rechten verloopt volledig zoals beschreven in de procedure in paragraaf 5.8.1.

2.5.8.3 Vergoedingen voor geleverde prestaties Het registreren van de geleverde prestatie komt neer op de registratie van een op te maken factuur of kostennota, met inbegrip van betalingscondities (bvb. binnen de 14 dagen te rekenen vanaf heden, binnen 30 dagen na factuurdatum, …) en BTW condities met een unieke identificatie van de factuurnummer (of kostennota). De software dient te voorzien in -

De registratie van de factuur De koppeling van de factuur aan een invorderingsrecht met automatische overname van gegevens De integratie in de procedure beschreven in stap 5.8.1 met meer concreet het inscannen en identificeren van de originele documenten. Het drukken van de factuur op aanvraag.

Een vergoeding voor geleverde prestaties ontstaat naar aanleiding van facturen opgemaakt door: - Uitleendienst van materiaal (directie G&L) - Opvanggezinnen (directie W&G) - Gehoor- en spraakcentrum (Poolster) - Speelpleinwerking - Inschrijvingsgelden scholen - Verkoop producten scholen. De facturen zijn opgemaakt via een externe software of manueel. Automatische opname van deze facturen behoort in een eerste fase niet tot de scope van deze implementatie. De facturen (of kostennota’s) dienen wel terug manueel te worden ingegeven en ingescand, zodat opvolging mogelijk is.

2.5.8.4 Aangegane leningen Leningen worden vastgesteld op het moment dat de bevoegde ambtenaar de condities van de lening die de kredietinstelling heeft gesteld, aanvaardt. De procedure zoals beschreven in 2.5.8.1 is van toepassing met dien verstande dat: -

De lening een eigenheid heeft zoals een contract Bij de lening een aflossingsplan kan worden ingegeven De richtlijnen in punt 5.7 rond schuldbeheer dienen te worden gevolgd.

2.5.8.5 Financiële opbrengsten, ontvangsten verzekering De financiële opbrengsten worden geregistreerd op het moment van de inning, zowel budgettair als algemeen (maw. Invorderingsrecht, vastgesteld recht en inning worden in één stap doorgevoerd).

13/01/2005

Blz. 41


V.G.C.

2.5.8.6 Terugstorten van bedragen op rekening Deze worden niet als ontvangst geboekt, maar worden enkel in de algemene boekhouding op een wachtrekening geboekt in afwachting de juiste bestemming. Dan volgt de rechtzetting via een nietbudgettair order (zie 2.5.4 Uitgaven).

2.5.9 Beheer vast activa De software dient te voorzien in het beheer van vaste activa. De actuele lijst van vaste activa elementen is toegevoegd in bijlage. Deze elementen behoren tot de buitengewone dienst van de begroting. Vaste activa ontstaan via een uitgave zoals vermeld in dat hoofdstuk en volgen de gewone procedures. De volledige dossiers worden overgemaakt aan financiën. Vaste activa krijgen een steekkaart die is geïdentificeerd door een inventarisnummer: -

Aankopen en toelagen krijgen een inventarisnummer Werken, studies en diensten worden aan het gebouw of het bestaande vaste activa element gekoppeld waarop deze betrekking hebben (krijgen verwijzing naar bestaande steekkaart).

Tevens moeten de vaste activa automatisch worden bijgewerkt naar status en/of bedragen: -

Bij het aanrekenen van facturen die verband houden met investeringen Bij het aanrekenen van toegestane investeringssubsidies.

Ze dienen dan als actief bestanddeel op de balans te worden gebracht -

Bij de aanrekening wordt ALTIJD de link gemaakt naar het inventarisnummer, zodat de waarde van het actief bepaald wordt. Bij werken aan gebouwen wordt dan de som gemaakt van alle bedragen gelinkt aan de inventarisnummer van het gebouw.

De volgende beheersfuncties zijn voorzien: -

waardevermindering tengevolge van bijvoorbeeld beschadiging volledig waardeverlies of buitengebruikstelling waardevermeerdering verkoop van het goed uitzonderlijke afschrijving toepassen terugnemen van afschrijvingen.

De software voorziet ook in volgende elementen: -

Periodieke (te definiëren) automatische herwaardering van de vaste activa obv. ABEX index Afschrijvingstermijnen zijn te definiëren per soort activa Periodiek automatisch aanmaken van de boekingen voor de afschrijving van activa.

13/01/2005

Blz. 42


V.G.C.

Hierbij dient volgende rapportering te worden voorzien: -

Gedetailleerde lijst der investeringen Algemene lijst der investeringen Afschrijvingstabel per vast activum Overzicht detail van de bewegingen op de vaste activa Algemene lijst afschrijvingen Lijst van de bewegingen der afschrijvingen Lijst van de geboekte afschrijvingen per periode Lijst van de vaste activa die buiten gebruik gesteld zijn Historiek van de manuele handelingen Lijst van de vaste activa zonder boekhoudkundige fiches.

2.5.10 Manuele boekingen Manuele boekingen dienen tot een minimum beperkt te worden en worden als uitzonderlijk beschouwd. Deze zijn vereist indien de standaard transacties binnen de software ontoereikend zijn. Deze uitzonderlijke gevallen dienen duidelijk individueel beschreven en gedocumenteerd te worden. Bvb. aankoop gebouw: -

Een gebouw wordt aangekocht tegen een prijs inclusief grond De aankoopprocedure wordt doorlopen zoals beschreven in voorgaande rubriek waarbij het totale bedrag op één begrotingsartikel wordt geboekt Nadat de raming van de prijs van de grond is gebeurd wordt een correctieve boeking gedaan omdat grond niet mag worden afgeschreven.

2.5.11 Analytische boekhouding De analytische boekhouding moet worden opgevat als een basis voor beleidsrapportering. Een degelijke rapportering moet de beleidsmensen hepen om de juiste beslissingen te nemen op grond van juiste en betrouwbare informatie. Een van de hoekstenen voor het uitbouwen van beleidsondersteunende rapportering is de economische boekhouding en begrotingsboekhouding aangevuld met een degelijk uitgebouwde analytische boekhouding. Daarom worden volgende functionaliteiten verwacht in het gedeelte analytische boekhouding: o o o o o o o o

Het aantal kostenplaatsen, kostensoorten en kostendragers in het systeem is onbeperkt Tijdens het boeken moeten nieuwe kostenplaatsen, kostensoorten en kostendragers kunnen aangemaakt worden De analytische boekingen worden in real-time verwerkt Elke kostenrekening of opbrengstenrekening wordt gekoppeld aan een analytische kostenplaats en/of kostendrager, al dan niet met automatische verdeelsleutels Het moet mogelijk zijn om analytische boekingen in te voeren die geen weerslag hebben op de algemene rekeningen Wanneer voor bepaalde rekeningen geen analytische boekingen worden gegenereerd worden de kosten geboekt op een fictieve rekening geboekt (vb. onverdeelde kosten xxx). De analytische resultaten worden per boekjaar afzonderlijk bijgehouden Bij het boeken van facturen moet het mogelijk zijn om afzonderlijk analytische boekingen te genereren per artikel op de factuur

13/01/2005

Blz. 43

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie o o o

o o

V.G.C.

De coherentie tussen de economische boekingen en analytische boekingen moet gewaarborgd zijn De verwerking van de analytische boekhouding moet voor alle modules (aankopen, verkopen, financieel, diverse, …) op dezelfde manier gebeuren De analytische boekhouding moet toelaten om alle kosten, directe en indirecte, toe te wijzen aan een project, dossier, proces of activiteit te boeken. Per dossier of project is het mogelijk om alle kosten in één rapport of opvraging in beeld te brengen. Het moet mogelijk zij de kosten en opbrengsten over verschillende niveau’s te ventileren (implementatie van een hiërarchische structuur). Het aantal niveau’s is onbeperkt. Horizontale en verticale hergroeperingen moet mogelijk zijn

Het is belangrijk om aan te duiden waar het softwarepakket eventueel uitgebreidere functionaliteiten dan hierboven gevraagd kan bieden.

2.5.12 Begrotingsboekhouding 2.5.12.1 Begrotingsopmaak en wijzigingen Het opmaken van de jaarlijkse begroting en de tussentijdse begrotingswijzigingen gedurende het jaar, worden geregistreerd in een externe software. Het boekhoudpakket dient te voorzien in een interface tussen beide systemen om de goedgekeurde begroting en de eventuele begrotingswijzigingen op te laden. Per jaar is er één begrotingsopmaak en kunnen er meerdere begrotingswijzigingen zijn, er is slechts één begroting actief.

2.5.12.2 Meerjarenplanning De offerte dient te vermelden welke mogelijkheden de software biedt inzake meerjarenplanning: -

mogelijkheid tot invoeren van een meerjarenplanning mogelijkheid tot het opladen van een meerjarenbegroting mogelijkheid tot simulaties met (zie ook prognoses) o rekening houdend met het actuele resultaat o rekening houdend met fondsen en leningen o door extrapolatie van een bestaande begroting.

2.5.12.3 Verbintenissen- en rechtenboekhouding

2.5.12.3.1

Uitgaven: verbintenissen

De verbintenissenboekhouding is een verplichte boekhouding voor de Vlaamse Gemeenschapscommissies. De verbintenissenboekhouding is het instrument om aan de verplichtingen te voldoen inzake de wetgeving rond budgetteringsboekhouden. Het legt namelijk de link tussen de begrotingsboekhouding en de traditionele algemene boekhouding. We verstaan onder voorlopige uitgavenverbintenis, de uitgaven waarvoor er een raming (bestelaanvraag of offerte of contract) is gebeurd voor diensten of goederen die moeten worden besteld. Deze verbintenis is voorlopig zolang de bestelbon niet is goedgekeurd. Dit wil zeggen: zolang de goederen of de prestatie niet geleverd zijn. De verbintenis is definitief wanneer de bestelbon is goedgekeurd. De verbintenis wordt aangerekend (of vereffend) wanneer de factuur, die is gerelateerd aan de bestelbon, wordt goedgekeurd.

13/01/2005

Blz. 44


V.G.C.

De vereffening van de betaling staat tegenover de factuur, maar dient in de opvragingsmodaliteiten ook tegenover de vastleggingen en het krediet kunnen worden geplaatst. Een bestelbon of bestelaanvraag die wordt opgesteld, wordt als voorlopige verbintenis ingevoerd. Als de bestelbon niet wordt goedgekeurd, dan wordt de verbintenis van deze uitgave geannuleerd. Als de goedgekeurde factuur met betrekking tot de bestelbon een hoger bedrag vermeldt, dan wordt er een bijkomende verbintenis aangegaan. Als de goedgekeurde factuur een lager bedrag vermeldt, dan zijn er twee opties: -

Ofwel wordt er een gedeeltelijke verbintenis aangegaan Ofwel wordt het resterend deel van de verbintenis geannuleerd.

Als aan het einde van het boekjaar N de bestelbon niet is afgesloten, dan kan het saldo niet meer ten laste van de begroting van het jaar N zijn. Dan moet het naar het boekjaar N+1 worden overgedragen (zie 2.5.12.3.3 Schuldvorderingsstaat – over te dragen kredieten). Voor contracten zijn de vastleggingen steeds voorlopig. Voor meerjarige contracten wordt de vastlegging gedaan bij de aanvang van het boekjaar. Een bestelbon die is gerelateerd aan een contract wordt tevens aangerekend aan het contract wanneer de bestelbon is goedgekeurd. Vermits voor facturen zonder bestelbon vooraf geen vastlegging is gebeurd, dienen deze gevallen met de nodige aandacht te worden beschreven. De mogelijkheid tot het invoeren met optionele vastlegging dient evenwel voorzien. De specificaties omtrent de verdere vereisten voor de uitgaven zijn beschreven in voorgaande hoofdstukken.

2.5.12.3.2

Ontvangsten: rechten

Tevens dient de boekhouding als instrument voor het beheer van vastgestelde rechten en de ontvangsten. Boekhoudkundig onderscheiden we het vastgelegd invorderingsrecht, de inning en eventueel een gedeelte oninbaar recht. De invorderingsrechten zullen evenwel ook decentraal kunnen worden ingebracht en zijn als ‘voorlopig’ te aanzien, tot het hoofd van de financiële dienst de goedkeuring heeft gegeven.

2.5.12.3.3

Schuldvorderingsstaat – over te dragen kredieten

Het analiteitsprincipe bepaalt dat de definitieve vastleggingen die zijn gebeurd in jaar N, steeds verwijzen naar de begroting van jaar N; ook als de betalingen (en eventueel de prestaties daartegenover) pas in de daaropvolgende jaren (N+1, N+2, …) zullen geschieden. Deze saldi kunnen jaarlijks worden overgedragen, zonder invloed te hebben op de begroting van het volgende jaar. Elke betrokken directie geeft aan of de saldi moeten worden overgedragen of dat deze te komen vervallen. Het kan zijn dat kredieten meerdere jaren na elkaar worden overgedragen. Na overdracht naar het volgende jaar kunnen we spreken van ‘gesplitste kredieten’. De software dient te voorzien in de functionaliteit die toelaat de saldi van definitieve vastleggingen (niet aangerekend) selectief of in totaliteit over te dragen. Deze ‘schuldvorderingsstaat’ geeft een overzicht van de openstaande kredieten (zowel gesplitste als niet-gesplitste kredieten).

13/01/2005

Blz. 45


V.G.C.

Idealiter gebeurt de overdracht via een workflow, waarbij de bevestiging decentraal wordt gegeven voor elke vastlegging volgens de bevoegdheden op de artikelen en de bedragen en waarbij op de dienst financiën de overdracht van alle saldi wordt bevestigd. Er dient een on-line opvraagmogelijkheid om de beschikbare kredieten op te vragen, met daarbij een aanduiding van de voorlopige vastleggingen, de definitieve vastleggingen, de aanrekeningen en de niet-gebruikte kredieten. Hierbij dient ook het jaar van het krediet in aanwezig te zijn.

2.5.13 Periodieke verrichtingen 2.5.13.1 Maandelijkse verrichtingen Actueel worden maandelijkse boekingsperioden niet formeel afgesloten. Er zijn wel een aantal wettelijke verplichtingen betreffende maandelijkse rapportering (verplichte archivering – zie besluit Vlaamse Regering 3 mei 1991 art. 31), daarom dient de software te voorzien in maandelijkse afsluitingsperioden en -verrichtingen. Het opzetten en documenteren van de afsluiting dient hierbij voorzien. De rapporten moeten tijdens de afsluiting eerst in een proefversie kunnen gedrukt worden alvorens definitief af te sluiten. Een boekingsperiode kan aldus volgende statussen hebben: actief, voorlopig afgesloten en definitief afgesloten. De afsluitingsdatum kan na het verlopen van de reële einddatum van de periode liggen. Ingeval van de maandafsluiting, dus na de maand. Er dient een 13e boekingsmaand voorzien. (Afgedrukte boeken en bewijsstukken te bewaren tot 5 jaar na afsluiting. Jaarrekening bewaren voor onbeperkte duur). De aangemaakte rapporten moeten ook onder digitale vorm kunnen worden opgeslagen: • •

Proef- en saldibalans (overzicht saldi alle algemene rekeningen) Budgettair dagboek van de afgelopen maand (art.31§ 6): o o o o

•

Dagboek algemene verrichtingen van de lopende maand (art.31§ 6) o o o

•

alle geboekte budgettaire verrichtingen per maand Doorlopende paginanummering Doorlopend budgettair dagboeknummer Elk blad te paraferen (zie besluit 3 mei 1991 art.31 § 3)

Doorlopende paginanummering Doorlopend algemeen dagboeknummer Elk blad te paraferen ! (zie besluit 3 mei 1991 art.31 § 3)

Relatietabel algemene rekeningen en individuele rekeningen : door de verplichte technische link tussen de budgettaire boekhouding en de algemene boekhouding moet elke boeking (op enkele niet-kaskosten en -opbrengsten na) in het journaal gepaard gaan met de overeenkomstige registratie in de budgettaire boekhouding. Deze overzichtstabel laat toe te controleren of alle boekingen werden gelinkt. Bij het technisch onderbreken van het programma om welke reden ook lopen we nu het risico dat een link niet is bijgewerkt wat door controle dan naar boven komt.

13/01/2005

Blz. 46


•

Standopgave uitgave:

•

o overzicht begrotingskredieten o vastleggingen o aanrekeningen o saldi per begrotingsartikel Standopgave ontvangst o o o o

•

overzicht begrotingskredieten vastgestelde rechten oninvorderbare rechten saldi per begrotingsartikel

Kastoestand o o

• •

V.G.C.

overzicht van de rekeningen klasse ‘5’ overzicht liquide middelen en beleggingen

Kastoestand in Excel (een iets andere voorstelling , groepering voor externe rapportering) Samenvatting van de begrotingsrekening: Per economische natuur en functioneel hoofdstuk o o

Uitgaven: begrotingskrediet, definitieve vastleggingen, niet-gebruikte kredieten, aanrekeningen. Ontvangsten: begrotingskrediet, vastgestelde rechten, oninvorderbare rechten, netto vastgestelde rechten..

Vastgestelde uitgaven: o o

Overzicht Per functioneel hoofdstuk: totaal per natuur Overzicht van het dienstjaar

Netto vastgestelde rechten (= vastgesteld – oninbaar) o o •

Overzicht Per functioneel hoofdstuk: totaal per natuur Overzicht van het dienstjaar

Overzicht van inningen t.o.v. vastgestelde rechten op rechtenniveau.

13/01/2005

Blz. 47


V.G.C.

Externe rapportering : op het einde van de maand worden volgende rapporten geprint en vanuit de dienst financiën naar onderstaande personen gestuurd met begeleidende brief (9)

Naar wie ? Ministerie Vlaamse Gemeenschap -Administratieve coördinatie Brussel -Administratie Financiën & Begroting -Minister – President -Inspectie van Financiën -Vlaams Minister Financiën & Begroting -Vlaams Minister Cultuur, Sport, Jeugd en Brussel Collegeleden VGC (3)

Hoofd Financiële dienst VGC

Directeur FAZ VGC

Leidend Ambtenaar VGC

DOCUMENTFLOW -Standopgave begrotingsartikels + Kastoestand -Kastoestand -Kastoestand -Kastoestand -Kastoestand -Kastoestand Kastoestand Detail Individuele rekeningen klasse5 Standopgave begrotingsartikels Kastoestand Detail Individuele rekeningen klasse5 Standopgave begrotingsartikels Samenvatting begrotingsrekening Kastoestand Detail Individuele rekeningen klasse5 Standopgave begrotingsartikels Samenvatting begrotingsrekening Standopgave begrotingsartikels

2.5.13.2 Eindejaarsverrichtingen De software voorziet in de implementatie van ten minste de hierna omschreven richtlijnen. In het kader van de afsluiting van de boekhouding heeft het besluit van de Vlaamse Regering van 3 mei 1991 ( art.61->68) het volgende bepaald : 1) Voor 15 februari van jaar+1 moet een lijst van de over te dragen kredieten naar het volgend boekjaar (Schuldvorderingsstaat) worden opgesteld en voorgelegd aan het College. In art. 61 wordt de te volgen procedure beschreven voor opmaak van die lijst. Naar wie Scholen & diensten VGC (*)Terug naar financiën met opmerkingen.

DOCUMENTFLOW Nota met te volgen procedure en einddatum *Standopgave van beschikbare kredieten en rechten *Lijst openstaande vastleggingen

Deze documenten worden halfjaarlijks, als voorbereiding voor de eindejaarsafsluiting, doorgestuurd voor nazicht en aanvulling Samen met bovenstaande documenten komen de aanmerkingen van de diensten terug. Nog uit te voeren correcties, zoals verhogen bestelbon (want btw of andere kost vergeten) afsluiten van vastlegging want geen factuur meer te verwachten,per vergissing afgesloten vastlegging terug openen, … Nog bijkomende vastlegging te doen wegens niet-geregistreerde subsidie bv foutje financiën.

13/01/2005

Blz. 48


V.G.C.

Na goedkeuring lijst betekent dit dat met het definitief afsluiten van de budgettaire boekhouding kan worden begonnen :

• •

Overboeken van openstaande documenten naar nieuw dienstjaar (kan stuk per stuk): rechten , vastleggingen, aanrekeningen; ook facturen en saldi financiële rekeningen. Berekenen en boeken van het boekhoudkundig resultaat op begrotingsartikel volgend dienstjaar Definitief afsluiten van de budgettaire boekhouding.

2) In art. 62 tot 68 wordt de opmaak van de jaarrekening beschreven. Eerst wordt de begrotingsrekening opgemaakt (art 63) en vergezeld van goedgekeurde lijst over te dragen vastleggingen naar volgend dienstjaar en lijst nog te innen vorderingsrechten. Art 64 bepaalt de afsluiting algemene boekhouding. Alle eindejaarsboekingen zoals in een economische bedrijfsboekhouding worden nu doorgevoerd, zijnde : • • • • • •

afschrijvingen (lineair maar afwijkende % tov econ.boekhouding ) waardeverminderingen herwaarderingen maar op basis van de ABEX-index (= bouwprijsindex voor gebouwen) aflossingstabellen leningen ingelezen via diskette of manueel ingegeven vergelijken en corrigeren in algemene boekhouding bedrag aflossing van leningen dat volgend jaar vervalt berekenen en boeken van lange termijn naar korte termijn schuld berekenen en boeken resultatenrekening naar balans

Extra : •

verrekening van toegestane investeringstoelagen (niet in econ.boekh.)

Balans en resultatenrekening worden opgemaakt .

3) Versturen documenten Naar wie Voornamelijk extern bezorgen van de jaarrekening bestaande uit:

13/01/2005

DOCUMENTFLOW Begrotingsrekening Lijst openstaande rechten Lijst over te dragen vastleggingen Proef-en saldibalans Balans Resultatenrekening Lijst nieuwe investeringen tijdens dienstjaar Detail financiële rekeningen (=kastoestand)

Blz. 49


V.G.C.

2.5.13.3 Opmaak fiscale fiches Eén maal per jaar voor 30 juni moeten officiële fiches 104OD opgemaakt worden en verzonden aan FOD Financiën, documentatiedienst bedrijfsvoorheffing Brussel. Dit in kader van het verstrekken van inlichtingen volgens bepaling van art.327 §1, 1ste lid van het Wetboek inkomstenbelastingen 1992 : • • • •

Leveringen verricht en werken uitgevoerd door privé-sector als bedrag >2.500 euro (excl.btw) op jaarbasis Betaalde huurgelden Uitgekeerde vergoedingen voor onteigeningen ten algemeen nut Toegekende toelagen,subsidies als bedrag >620 euro per jaar.

Eerst kan een overzichtslijst worden geprint en is er mogelijkheid om de code die werd ingebracht bij het invoeren van het binnenkomend stuk nog te gaan aanpassen . Als de overzichtslijst correct is, dan wordt een definitieve versie van de fiches 104OD gedrukt. Ca.1500 stuks per jaar.

2.6 Beheer fondsen en overboekingen 2.6.1 Overboekingen begrotingsgewijs Overboekingen zijn eigenlijke geldtransferten die ontstaan door 1. een tijdelijk ‘parkeren’ van toegekende budgetten. Kan een aanbesteding bijvoorbeeld niet worden uitgevoerd op het moment dat het budget wordt toegekend, dan wordt het geld hiervoor tijdelijk in een fonds gestopt. 2. een transfer van middelen van de gewone naar de buitengewone dienst om buitengewone uitgaven mee te financieren. Bij een overboeking van een ontvangst is steeds een uitgave gekoppeld bij de budgetten van de andere functionele hoofdstukken waar de aanwending van het budget gebeurt. Dit is ook het geval ingeval van een uitgave. Vb.Vlaamse Gemeenschap keurt bedrag goed voor investering in schoolgebouwen Stel dat er tijdelijk geen mogelijkheid is om over te gaan tot een aanbesteding aan gronden of gebouwen: Dan is er een verschuiving van de uitgaven van dit bedrag, van een begrotingsartikel voor de investering van de betrokken directie, naar de uitgaven van een begrotingsartikel van ‘uitgave overboekingen’. Dit ‘uitgegeven’ bedrag betekent dan een ontvangst van dit bedrag in een bepaald fonds. Als later de investering gebeurt: Dan wordt het bedrag uit het fonds onttrokken en dan is er een ontvangst op het begrotingsartikel van ‘ontvangst overboekingen’ van dit bedrag uit het fonds. Bijkomend is er een uitgave van dat bedrag op het begrotingsartikel voor de investeringen van de betrokken directie. Over beide fasen heen is dit dus een nuloperatie. Het doorvoeren van deze overboekingen gebeurt volledig in de externe begrotingssoftware, vooraleer dit ook effectief kan worden uitgevoerd.

13/01/2005

Blz. 50


V.G.C.

2.6.2 Fondsen We maken onderscheid tussen fondsen in de gewone en buitengewone boekhouding: • •

Gewoon reservefonds : wordt uitsluitend gevormd met gewone middelen. Via een overboeking van en naar de gewone dienst wordt het fonds aangelegd of gebruikt. Buitengewoon reservefonds : wordt gevormd met het oog op de toekomstige uitvoering van buitengewone uitgaven. Kan worden aangelegd door overboeking van middelen uit zowel de gewone als buitengewone dienst.

Het opvolgen van de fondsen gebeurt nu extracomptabel want er is geen directe link tussen het aanwenden van het fonds en de corresponderende uitgavenartikels, evenmin tussen de ontvangstenartikels en het aanleggen van het fonds. De software dient wel te voorzien in deze linken en de fondsen moeten individueel identificeerbaar kunnen worden gemaakt. Elk fonds is dus gelinkt aan twee begrotingsartikelen (één voor ontvangst in het fonds, één voor afname uit het fonds). De geplande transacties worden steeds eerst in een begroting (of begrotingswijziging) goedgekeurd alvorens de uitvoering, hierna beschreven, wordt uitgevoerd. Boekingen : • Het aanleggen van een fonds : 1. de ontvangst van de middelen wordt als vastgesteld recht op het desbetreffend begrotingsartikel geboekt in de budgettaire boekhouding 2. transfer geldmiddelen tussen algemene rekeningen ‘55xxx’ in algemene boekhouding 3. via boeking van een aanrekening op een budgettair overboekingsartikel wordt buitengewone/gewone uitgave geregistreerd en tegelijk 4. wordt in de algemene boekhouding een toevoeging geboekt aan het fonds via een boeking op een kostenrekening en de passiefrekening ‘reservefonds’ •

Afname van een fonds ten gevolge van betaling van uitgaven die hiermee worden gefinancierd : 1.

de uitgaven worden aangerekend op de verschillende begrotingsartikels in de budgettaire boekhouding 2. in de algemene boekhouding wordt de kost en schuld tov. leverancier geboekt op moment van aanrekening en bij betaling van de bankrekening van het fonds wordt de schuld verminderd 3. via boeking van een vastgesteld recht op een budgettair overboekingsartikel wordt buitengewone/gewone ontvangst geregistreerd en tegelijk 4. wordt in de algemene boekhouding een afname van het fonds geboekt via boeking op een opbrengstenrekening en de passiefrekening ‘reservefonds’. Over beide fasen heen is dit dus een nuloperatie op budgettair niveau. De software moet voorzien in een systeem dat toelaat de systematiek van de boekingen te configureren zodat bovenstaande afhandeling quasi automatisch gebeurt en de link tussen het aanwenden van het fonds en de corresponderende uitgavenartikels, zowel als tussen de ontvangstenartikels en het aanleggen van het fonds dient op het moment van de transactie te kunnen worden ingegeven. Tevens moeten er voldoende rapporteringsmodaliteiten zijn om de fondsen globaal of individueel op te volgen.

13/01/2005

Blz. 51


V.G.C.

2.6.3 Financieringswijzen Bij een vastlegging dient de oorsprong van de aangewende financiële middelen voorzien te worden. Mogelijke financieringswijzen zijn: -

investerings- of stedenfondsen leningen buitengewone middelen zoals overschotten leningen, verkoop gebouwen andere zoals andere fondsen en speciale budgetten.

Bijkomend wordt één code meegegeven die de herkomst verduidelijkt; dit kan actueel één van volgende zijn: -

LF IF OF PC/KD VG RF OR

Lambermontfonds Impulsfonds Onderwijsfonds Informaticatoelage Vlaamse Gemeenschap Vlaamse Gemeenschap Reservefonds eigenaarsverplichtingen voorschoolse instellingen Overschot buitengewone middelen.

De opvolging van de uitgaven buitengewone dienst, voorzien via deze verschillende financieringswijzen, wordt actueel volledig extracomptabel bijgehouden. De software moet voorzien in de mogelijkheid om de financieringswijze te registreren bij de vastlegging op budgettair artikel, aanrekening , factuur en inventarisnummer (vaste activa). De software moet dan uiteraard ook voorzien in de mogelijkheid tot opvolging en rapportering in functie van deze financieringswijze. Indien de software deze opvolging toelaat via een andere implementatie, dan dient de manier waarop dit is voorzien expliciet te worden vermeld. In een latere fase wordt ook bij het krediet van elk artikel van de buitengewone begroting de financieringswijze weergegeven. Dit betekent dat de kredieten per artikel dan eventueel opgesplitst worden per financieringswijze en herkomst.

2.7 Prognoses Als voorbereiding van de begrotingsopmaak en controle voor de thesaurie is het maken van prognoses primordiaal. De software voorziet in de mogelijkheid tot het maken van prognoses of een rapport met zeker: -

Actuele toestand begroting tov. algemene rekening Overzicht van de fondsen Prognose voor uitbetalingen en ontvangsten: o Kapitaalsaflossingen leningen o Interesten leningen o Contracten o Dotaties federale overheid o Beleggingen o Subsidies o Facturen o Bijdragen RSZ o Bedrijfsvoorheffing o …

13/01/2005

Blz. 52


V.G.C.

Inzake analytische boekhouding moet het pakket toelaten (implementatie ervan behoort niet tot de scope) om een balans op te maken van een project, uitgezet over de perioden dat het project loopt.

2.8 Archivering a. Het boekhoudpakket omvat een archiveringsprocedure om alle boekingen en boekhoudkundige gegevens van afgesloten boekhoudperiodes naar losse opslagdragers over te zetten. b. De archiveringsprocedure gaat gepaard met een procedure waarbij men, vertrekkend van de losse dragers, de gearchiveerde boekingen en gegevens kan herstellen naar keuze in: - De bestanden van de boekhouding: bij de actuele data - Een duale omgeving: apart dossier of boekhoudkundige entiteit. c. Ingeval het boekhoudpakket van versie verandert, moet de nieuwe versie de vereiste mechanismen bevatten om de gearchiveerde boekingen met de vorige versie(s) opnieuw te kunnen lezen of converteren. d. Het archiveringsprogramma controleert of de gevraagde archiveringsdatum zich vóór de datum van de laatste periodieke afsluiting situeert. e. Het archiveringsmechanisme waarborgt dat de gegevens die worden verwijderd ook correct zijn opgeslagen op het archiveringsmedium. Er mag zich dus geen verlies van data voordoen. Als medium van opslag van de gearchiveerde gegevens dient Cd-rom, DVD en tape te worden ondersteund. Van alle gegevens in de boekhouding moet een volledige historiek worden bijgehouden. De gegevens moeten minstens 5 jaar rechtstreeks beschikbaar zijn en kunnen daarna gearchiveerd worden. Ze dienen op het archief ten minste 10 jaar opvraagbaar blijven. Het archiveren zelf zal enkel gebeuren op aanvraag.

2.9 Backup a. De boekhoudsoftware omvat een procedure die het mogelijk maakt om alle bestanden die men voor een volledig herstel van het boekhoudsysteem nodig heeft, te bewaren of op een degelijke wijze verwijst naar een back-up systeem. b. Anderzijds omvat het boekhoudpakket een procedure waarmee het boekhoudsysteem volledig kan worden hersteld vanuit een back-up of op een degelijke wijze verwijst naar een back-up systeem. c. Elke verrichting die een risico inhoudt op verlies of beschadiging van gegevens zal een beroep doen op de back-upprocedure door automatisch een voorafgaande back-up van de gegevens te maken, of bij gebreke daarvan, in elk geval de gebruiker te suggereren om deze voorafgaande back-up te verrichten. d. Het back-upprogramma zal alle nodige mechanismen bevatten om de betrouwbaarheid van de bewaarde elementen te garanderen, met name vergrendeling van alle verrichtingen waarmee boekhoudkundige gegevens tijdens de back-up zouden kunnen worden aangepast, teruglezing van de back-up gepaard gaand met een vergelijking tussen het reservebestand en het originele bestand. e. Ideaal wordt de back-upprocedure automatisch uitgevoerd met regelmatige tussenpozen, b.v. één maal per dag. Deze procedure bestaat hierin dat de benodigde bestanden naar een losse drager worden gekopieerd. Het gaat hier inzonderheid om de gegevensbestanden en de programma’s. Ze maakt het mogelijk om het systeem te herstellen in de staat waarin het zich bevond bij de laatste back-up. De herstelling kan nodig zijn na een werkingsfout of een verkeerde manipulatie. De software moet voorzien in een backup en restore procedure van: De software zelf. De laatste versie van de software moet op een gescheiden medium zijn aangebracht, zowel wat client-software als server-software betreft.

13/01/2005

Blz. 53


V.G.C.

De data. Naast de actuele beveiligingsmogelijkheden qua infrastructuur voor het verzekeren van een correcte en stabiele data-opslag dient er een procedure voorzien, waarbij: Minimaal dagelijks backup (optioneel on-line of off-line) kan worden genomen via een automatische procedure De restore procedure eveneens is geautomatiseerd en gedocumenteerd. Ook indien de procedure gebruik maakt van standaard functionaliteit die heden ten dage aanwezig is in database systemen, dan nog dient de procedure in zijn totaliteit te zijn geautomatiseerd en gedocumenteerd.

13/01/2005

Blz. 54


V.G.C.

3 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : TECHNISCHE VEREISTEN 3.1 Algemeen Van de software wordt verwacht dat deze beantwoordt aan de kwaliteitseisen die actueel aan een software kunnen worden gesteld. In de volgende hoofdstukken zullen wij de eisen opnemen waaraan zeker moet voldaan worden.

3.2 Infrastructuur De toepassing zal bij voorkeur draaien in een web-based omgeving. De leverancier dient aan te geven voor welke modules dit afwijkt. De database is bij voorkeur een relationele database. Daarbij is voor de VGC Microsoft SQL Server de actuele standaard. Indien MS SQL Server wordt weerhouden, dan zal de database op een bestaande database server draaien. Ingeval een andere database keuze, dan wordt deze bij op de applicatieserver voorzien. De applicatie- en/of webserver staan in een TCP-IP Intranet netwerk verbonden, waarbij de gebruikers over een remote netwerk toegang beschikken via een 2Mbps verbinding. Standaard werken de pc-clients onder Windows 2000 of Windows XP. De leverancier dient aan te geven welke systemen verder nog worden ondersteunt en tot wanneer. Standaard is op de pc-clients is Microsoft Office 2000 geïnstalleerd. De leverancier dient aan te geven welke systemen verder nog worden ondersteunt en tot wanneer. In dit kader dient ook te worden aangegeven in welke mate de toepassing integreert met MS Office of andere administratieve pakketten. Alle rapporten moeten in PCL5 formaat kunnen gedrukt worden. De server machine werkt onder Windows server 2003. Indien een web-enabled architectuur wordt voorgesteld, zien wij 2 mogelijke combinaties: -

Linux OS met Apache Web server Windows server 2003 OS met IIS 6.0.

De 2e optie geniet de voorkeur vanwege de actuele standaardisatie binnen de VGC. Indien andere software bijkomend dient geïnstalleerd te worden dan wordt dit ook vermeld in de offerte met aangeven van : -

Het waarom, welke functionaliteit dekt het product af? Licentie politiek van het bijkomende product Totale kostprijs.

Bij voorkeur is er een interface naar MS Active Directory voor het ophalen/definiëren van gebruikers, paswoorden, permissie en beveiligingsaspecten. Eventueel kunnen bijkomende gebruikerskarakteristieken in de software zelf worden gedefinieerd, maar dan met betrekking tot workflow, beveiligde of gelimiteerde datatoegang, dynamische opbouw van de schermen en andere gebruikersgebonden informatie eigen aan de toepassing.

13/01/2005

Blz. 55


V.G.C.

Gebruikersidentificatie en paswoord dienen echter geïntegreerd te zijn met Active Directory zodat een centraal gebruikersbeheer mogelijk is. Het toevoegen en schrappen van gebruikers moet dus worden geïntegreerd. Indien dit niet het geval is wordt gevraagd aan de inschrijver duidelijk te maken op welke manier een integratie binnen MS Active Directory mogelijk is en op welke termijn. De offerte dient duidelijk de architectuur te vermelden van de toepassing. Tevens dienen de minimum specificaties te worden gegeven voor de server- en de pc-client machines en voor alle nodige software producten (soort software of module en de versie). Configuratie van de machine gebeurt door de dienst informatica van de VGC. Het wijzigen van systeemparameters gebeurt enkel door of in overleg met de dienst informatica van de VGC.

3.3 Beveiliging 3.3.1 Toegangsbeveiliging Elk gebruik van het boekhoudpakket moet het voorwerp van een identificatieprocedure van de gebruiker vormen, gevolgd door zijn authentificatie. De software bevat mechanismen die de toegang controleren waardoor het gebruik van elke softwarefunctie uitsluitend voorbehouden blijft aan de bevoegde personen. Het mechanisme dat de toegangsbeveiliging verzekert, maakt het mogelijk om voor elk type van gegevens de toegang tot bepaalde gebruikers of categorieën van gebruikers te beperken. Dit betekent dat we in de software meerdere beveiligingsniveaus terugvinden: Basisidentificatie en authentificatie van de gebruiker, hierbij is het gebruik van een digitale handtekening optioneel. Opbouw van de gebruikersinterface op basis van een gebruikersprofiel. Dit laat dus een dynamische schermopbouw toe. Afbakenen van het gegevensbereik op basis van een gebruikersprofiel en het type gegeven. Meer specifiek laat de software toe rechten toe te kennen aan gebruikers in functie van : o o o o o o

Het gebruikersprofiel (individu of gebruikersgroep) Het soort actie (raadplegen, wijzigen, creëren, schrappen) Het type gegeven dat onderwerp is van de actie (dus tot op veldniveau) Een achterliggend gegeven, bvb. het begrotingsartikel waarvoor men boekingen wenst aan te maken De procedure die men wil uitvoeren (de functie, bvb. bestelbon invoeren) Principe van goedkeuringsbevoegdheden en delegatie van deze bevoegdheden via workflow (zie functionele vereisten).

De offerte moet duidelijk beschrijven hoe de organisatie van de toegangsrechten en workflow gebeurt en kan worden geconfigureerd in de software.

13/01/2005

Blz. 56


V.G.C.

3.3.2 Logging De software laat ook toe om bepaalde verrichtingen te traceren door deze op te slaan in een logbestand met als gegevens: o o o

de identificatie van de auteur de datum en uur van de verrichting het soort verrichting en de betrokken parameters.

Voor courante boekhoudverrichtingen voldoen de dagboeken wellicht aan de vereiste traceerbaarheid. Doch we doelen voornamelijk op occasionele wijzigingen, die juist door hun occasioneel karakter wel eens voor foute invoer kunnen zorgen. Het logboek laat dan toe om snel te achterhalen wat er is misgegaan. We bedoelen meer concreet een logging bij te houden voor wijziging van: o o o o

Signaletische bestanden (rekeningenstelsel, klanten- en leveranciersbestanden, parametertabellen, …) Configuratieparameters Boekingsschema’s Workflow wijzigingen.

De software moet een periodieke archivering van de logbestanden op een ander medium toelaten.

3.4 Bedrijfszekerheid 3.4.1 Algemene principes De software moet conformiteit garanderen met de wetgeving en de regels van de boekhouding zoals ook gesteld in de functionele vereisten. De software maakt het mogelijk om automatisch alle staten te genereren die de onderneming in uitvoering van wettelijke of reglementaire bepalingen moet voorleggen en die gebaseerd zijn op de gegevens die in de boekhoudsoftware werden ingevoerd. Indien een staat niet door de software wordt geproduceerd, wordt dit uitdrukkelijk en duidelijk vermeld in de offerte. Elke staat die door de software wordt geproduceerd, zal strikt overeenstemmen met de voorschriften van de wettelijke of reglementaire bepalingen ter zake. De software bevat geen enkele functie die strijdig is met de wettelijke of reglementaire voorschriften of met de regels van een goede boekhoudpraktijk. Indien de software functies bevat die strijdig zijn met de wettelijke of reglementaire voorschriften of met de regels van een goede boekhoudpraktijk, dan wordt dit uitdrukkelijk en duidelijk vermeld in offerte.

13/01/2005

Blz. 57


V.G.C.

3.4.2 Volledigheid van de boekingen De boekhoudsoftware bezit mechanismen die er over waken dat de boekingen in een zelfde dagboek doorlopend worden genummerd, zonder gaten of dubbele inschrijvingen. De software bevat geen enkel mechanisme dat een wijziging in de doorlopende nummering, zonder gaten of dubbele inschrijvingen, van de boekingen kan teweegbrengen na een centralisatie. De boekhoudsoftware bevat geen enkel mechanisme om een gecentraliseerde boeking te wijzigen of te verwijderen. Elke boeking omvat: -

De datum van het verantwoordingsstuk of de invoerdatum van de boeking De boekhoudkundige valutadatum of minstens de boekhoudperiode die overeenstemt met deze waarin het vermogen door de boeking wordt beïnvloed. De referenties van het boekhoudstuk dat haar verantwoordt (nummer en datum).

De software bezit mechanismen waarmee men de boeking kan opvragen op basis van de referenties van een boekhoudstuk.

3.4.3 Controlemechanismen De software voorziet in functies die toelaten om -

Eventuele incoherentie op te sporen van redundante gegevens Eventuele onevenwichten in de balansen vast te stellen.

3.4.4 Integriteit van de gegevens De software garandeert dat elke transactie in zijn geheel wordt uitgevoerd of, ingeval van een fout, in het geheel niet wordt uitgevoerd. In het tweede geval krijgt de gebruiker een gepaste foutmelding op het scherm. Dit betekent ook dat boekingen (algemeen – analytisch – budgettair) die zijn gekoppeld, ook samen worden doorgevoerd of in het geheel niet. De software werkt met andere woorden transactioneel, waarbij mogelijk meerdere boekingen samen in één transactie worden uitgevoerd. Indien de koppeling dynamisch gebeurt (tijdens configuratie), mag dit geen afbreuk doen aan dit principe.

13/01/2005

Blz. 58


V.G.C.

3.5 Beschikbaarheid 3.5.1 Volumes Ter indicatie geven wij de grootte orde van volumes die zijn vastgesteld in het boekjaar 2003. De tendens is dat deze gegevens nog licht toenemen.

Betaallijsten

2003 totaal 483 2050 15122 21153 21225 0 9495 1059 1059 434

Budgettair journaal Algemeen journaal

52759 69839

Aantal leveranciers met btw Aantal leveranciers zonder btw / begunstigen terugbetalingen personeel Aantal begunstigden subsidies Aantal klanten

4361

Aantal collegebesluiten Voorlopige vastleggingen Definitieve vastleggingen Binnenkomende stukken Aanrekeningen Voorlopige rechten Definitieve rechten Odronnanceringslijsten Mandatenlijsten

4086 5017 ?

% en facturen/prestaties

aantallen subsidies

2050

lonen

andere

0

0

0

56%

8468

27%

4083

11%

1663

6%

908

56%

11846

27%

5711

11%

2327

6%

1269

56%

11885

27%

5731

11%

2335

6%

1274

90%

8545

10%

950

3522 paginas

Schatting 100.000 boekingslijnen

5308 paginas

Schatting min. 250.000 boekingslijnen

er wordt nu immers geboekt op een globaal nummer vb. materieeluitleendienst;opvanggezinnen

Aantal algemene rekeningen Aantal analytische rekeningen Aantal begrotingsartikelen Aantal economische codes

560 1200 455

Aantal bestelbons

25000

3.5.2 Gebruikers Ter indicatie geven we het aantal gebruikers die met het gebruik zullen werken. We maken hier een onderscheid tussen aankoopbeheer en financiën naar gebruik van de software.

Decentraal (alle diensten & scholen) Aankoop Financiën Verkoopfacturen

13/01/2005

Raadplegen 50 50 10

Wijzigen 50 (waarvan 25 voor delegatie) 10 10

Centraal (dienst financiën) Raadplegen 2

Wijzigen 2

10 2

10 2

Blz. 59


V.G.C.

Deze cijfers zijn richtinggevend en kunnen nog variëren, bvb. in de mate dat voor de decentrale invoer wordt gekozen.

3.5.3 Prestaties Rekening houdend met de omgevingscriteria zoals gesteld in de luiken Infrastructuur, Volumes en Gebruikers, dient de software continu beschikbaar te zijn. De antwoordtijden moeten aanvaardbaar zijn, rekening houdend met de frequentie waarmee de specifieke verrichting wordt uitgevoerd en rekening houdend met de complexiteit van de opvraging van de gegevens die er mee gepaard gaat.

3.6 Gebruiksvriendelijkheid De software dient gebruiksvriendelijk te zijn en moet bij voorkeur beantwoorden aan de hierna opgesomde aspecten. Eventuele afwijking hiervan dient expliciet vermeld in de offerte. -

-

Alle verwerkingen gebeuren in real-time, zonder tussenkomst van gespecialiseerd informaticapersoneel of derden. Elke verwerking die hieraan niet voldoet dient te worden vermeld. Bijkomend dient de offerte een overzicht te bevatten die een overzicht geeft van taken die uitgevoerd kunnen worden via een schedular. De batchverwerking (schedular) mag dan ook de interactieve verwerkingen aan het scherm niet blokkeren. De getoonde gegevens op een scherm dienen steeds de actuele toestand van de gegevens in de databank te reflecteren. De gebruikersinterface moet van het grafische type zijn (GUI interface) waarbij de functies zowel muisgestuurd kunnen verlopen als via klavier De lay-out van de schermen moet bij voorkeur kunnen aangepast worden aan de huisstijl De opbouw van de schermen moet hoe dan ook uniform zijn over alle modules van de software. Hierbij dient vooral te worden benadrukt dat o o o o o

-

-

-

Een afdrukfaciliteit die algemeen de mogelijkheid biedt om de gegevens om te zetten naar Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe PDF, tekstbestand en naar keuze op scherm, naar email, naar printer of naar fax. Hierbij verloopt het printerbeheer via de Windows-faciliteiten. Een mogelijkheid om tijdens een invoerfunctie onmiddellijk toegang te krijgen tot het raadplegen én zelfs wijzigen van signaletiekfiches, zonder de oorspronkelijke functie te moeten verlaten (bvb. tijdens de verwerking van een stuk een derde creëren). Voldoende on-line functionaliteit om via zogenaamde ‘drill-thru’ faciliteiten een probleem te onderzoeken of opvragingen te verfijnen: bvb. o o o

-

Een knop (button) op een eenduidige manier gedefinieerd is; het gebruik en het soort verwerking is maw. dezelfde doorheen de toepassing. Uniform gebruik van sneltoetsen, indien van toepassing De enige taal die wordt gebruikt op de scherm is het Nederlands, zowel voor de teksten op het scherm, als hoofdingen, foutmeldingen, … Overal op de schermen wordt hetzelfde lettertype gebruikt Een beschikbare en uniforme helpfunctie op elk scherm

Overzicht begrotingsartikelen met krediet, definitieve vastleggingen, aanrekeningen Van daaruit de mogelijkheid om alle vastleggingen te bekijken Van daaruit de mogelijkheid om alle aanrekeningen te bekijken.

De parametrering van de menustructuur per gebruiker (functies, procedures) De parametrering van de schermopbouw aan een gebruiker (velden, knoppen) De mogelijkheid om rapporten op te bouwen op basis van zelf te maken queries (of queries die bewaard zijn).

13/01/2005

Blz. 60


V.G.C.

3.7 Documentatie De software moet voorzien zijn van de nodige documentatie die al haar externe specificaties beschrijft. De documentatie moet onder gedrukte vorm en onder elektronische vorm worden afgeleverd. De software moet zich gedragen zoals beschreven in de documentatie. Er moet eenduidige conformiteit tussen de software en de bijhorende documentatie bestaan. De software moet beantwoorden aan haar expliciete doelstellingen, d.w.z. ze mag geen functionaliteiten bevatten die niet gedocumenteerd zijn. De softwareproducent overhandigt samen met de software een door hem ondertekende verbintenis waarbij hij aanvaardt om, op het eerste verzoek, aan de controleurs van de FOD Financiën of aan de auditor die daartoe een gerechtvaardigd verzoek verrichten, de technische documentatie bij de software over te maken in de vorm zoals gevraagd door betrokken controleur of auditor. De documentatie geeft een juiste, nauwkeurige en heldere beschrijving, meer bepaald van de volgende aspecten: Voor het gebruik van de software; dit zijn de individuele functiebeschrijvingen: -

-

-

De in- en outputgegevens van de software, d.w.z. de invoeren raadplegingsprocedures van de gegevens met een model van de bijpassende typeschermen, de procedures voor het afdrukken van verslagen met de inventaris en een model van de typestaten die de software genereert; De volledige beschrijving van de controles op de aannemelijkheid van de gegevens die a priori worden verricht bij de gegevensinvoer en a posteriori door het controleprogramma; De on-linehulp en de wijze waarop ze moet worden gebruikt; De wijze waarop men het boekhoudpakket het best organiseert (b.v. hulp bij het instellen van de parameters, organisatietips voor de voorbereiding van het werk, optimale rekeningenstructuur, dagboeken, eventueel multi-bedrijfsgebruik, systeem van testgegevens, enz.); De wijze waarop men de gegevens dient te bewaren of te herstellen; De wijze waarop men de gegevens kan archiveren;

Voor inzicht te verkrijgen in de verwerking en de data: -

De inhoud van de verschillende tabellen en bestanden, met de beschrijving van alle zones, inzonderheid alle parameters die het gedrag van de software kunnen beïnvloeden; De logica van de verwerkingen met de beschrijving van de gebruikte berekeningsmethodes en voorbeelden;

Voor het exploiteren van het systeem: -

-

De vereiste basisconfiguratie van de hardware en van de software om het programma te kunnen gebruiken, en eventueel met de algoritmen om de capaciteit van de configuraties te kunnen berekenen (centraal geheugen in functie van het aantal gebruikers, berekening van de schijfruimte in functie van de volumes); De procedure die moet worden gevolgd voor het installeren van de software; De wijze waarop men na een incident kan terugkeren naar de normale toestand (zie functionele vereisten – Backup). De systeemopdrachten en -functies en de menustructuur; De wijze waarop de goede werking van het systeem op een regelmatige basis kan worden gecontroleerd;

13/01/2005

Blz. 61


V.G.C.

Duidelijke beschrijving van het datamodel met de relaties tussen de tabellen.

Voor het gebruik en implementatie van interfaces met het systeem: - Per interface beschrijving van de procedure - Per interface beschrijving van de foutafhandeling - Per interface beschrijving van de verwachte invoergegevens en beschrijving van de resultaten en/of de verwerking. Naast deze algemene documentatie dient er ook VGC-specifieke documentatie te worden gemaakt in het verloop van het project (zie project vereisten).

13/01/2005

Blz. 62


V.G.C.

4 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : PROJECT VEREISTEN 4.1 Projectplan 4.1.1 Algemeen Een projectplan met aangeduide milestones maakt deel uit van de offerte. Dit projectplan moet in ieder geval de lijnen weergeven die terug te vinden zijn in het bijgevoegd projectplan. We merken op dat de eerste fase, het in kaart brengen van de toestand ‘as is’ reeds zal gebeurd zijn door de interne projectgroep van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De krachtlijnen van het re-engineeringsproces worden tevens gedefinieerd en beschreven. De business analyse met de software leverancier zan van dit punt starten. Tijdens het project wordt naast de eigenlijke implementatie de nadruk gelegd op: -

Het duidelijke verloop van alle bedrijfsprocessen met vermelding van gebruikersprocessen in de software (zie documentatie) Het opleiden en assisteren van de gebruikers, zowel in tijdens de implementatiefase als bij de opstart en in de nazorg fase. Het voorbereiden en doorvoeren van een transitieplan met overname van de gegevens uit het huidige boekhoudpakket ‘Schaubroeck’.

4.1.2 Timing Bij de uitvoering van het project dient volgende timing in acht te worden genomen:

Fase Keuze Softwarepakket o Lastenboek o Aanbestedingsprocedure o Aanschaf Analyse Initiatie Conceptueel ontwerp Prototype Transitie Geïntegreerde testen o Opleiding gebruikers o Documentatie o Data Migratie 1° Fase Productie Nazorg Data Migratie 2° Fase

13/01/2005

Begindatum 15/10/2004

Einddatum 15/04/2004

05/01/2005 15/04/2005 01/05/2005 01/06/2005 01/07/2005 01/09/2005

15/04/2005 30/04/2005 30/06/2005 30/06/2005 31/07/2005 23/12/2005

01/01/2006 01/01/2006 15/02/2006

31/03/2006 31/03/2006

Blz. 63


V.G.C.

4.2 Opleiding 4.2.1 Initiatie De initiatie is een eerste opleiding voor de projectmedewerkers als kennismaking met het pakket. Aldus krijgen zij een algemeen inzicht in de werking van de software en de voorziene functionaliteiten met de bedoeling de communicatie tussen de gebruikers, IT en de leverancier te vergemakkelijken. Daarom gebeurt deze opleiding vlak na de aanschaf en vóór de start van de conceptfase. Deze opleiding is voor een beperkte groep, maximaal 12 projectmedewerkers. De leverancier dient te omschrijven hoe dit wordt georganiseerd. (Opleidingsplan voorzien).

4.2.2 Informatica Het is de bedoeling om een opleiding te voorzien voor ICT als kennismaking met de technische omgeving (infrastructuur) van de toepassing. Dit om de installatie en (technische) parameterisatie van de toepassing te begrijpen en te kunnen ondersteunen. Dit is voor een beperkt aantal gebruikers, maximaal 3. De leverancier dient te omschrijven hoe dit wordt georganiseerd. (Opleidingsplan voorzien).

4.2.3 Gebruikers Gebruikers dienen te worden opgeleid in de fase van geïntegreerde testen. (Initieel opleidingsplan te voorzien door de leverancier welke wordt verfijnd tijdens het project in samenwerking met de projectgroep). De voorkeur gaat hier uit naar het principe ‘Train the trainer’ waarbij de opleiding gegeven wordt door de leverancier aan de sleutelgebruikers, die deel uitmaken van de projectgroep en waarbij zij op hun beurt de eindgebruikers opleiden.

4.3 Documentatie Tijdens het project wordt een documentatiepakket opgebouwd, dat eigen is aan het gebruik van de software binnen de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Deze omvat zeker: -

Een beschrijving van de configuratie van de software op infrastructuur niveau Een beschrijving van de instellingen en configuratie van de software op gebruiksniveau met onder andere: o o o o

13/01/2005

Gebruikersrechten Workflows Mapping van de boekingen Rekeningenstelsels

Blz. 64


V.G.C.

Een bibliotheek aan gebruikte termen: een zogenaamde glossary Een beschrijving van de werkprocessen, met relatie naar gebruik van de software op proceduraal niveau; maar eventueel ook met manueel uit te voeren stappen. De aanzet hiertoe zal reeds zijn gegeven. Er dient wel nog afstemming/mapping te gebeuren, zoals aangehaald in het eerste punt van dit hoofdstuk.

4.4 Migratie van data Het is noodzakelijk dat de gegevens uit het huidig boekhoudpakket ‘Schaubroeck’ kunnen overgenomen worden. Voor de overname van de gegevens dient een aparte prijsopgave meegedeeld te worden. Er moet een maximum aan gegevens worden overgehaald, zodat de VGC : -

tegemoet kan komen aan vragen van interne/externe audit, toezichthoudende overheid,

-

de evolutie van boekhoudkundige cijfers na kan gaan,

-

vergelijkingen allerhande kan maken op de historische data.

Om aan de praktische werking van de financiële dienst te voldoen moeten alle gegevens via computer beschikbaar blijven en zijn van de afgelopen 5 jaar. Indien na het overhalen van de gegevens manuele verrichtingen van een gebruiker moeten gebeuren om de data aan te vullen, dan dient dit gespecificeerd in de offerte. Het overhalen van gegevens zien wij noodzakelijkerwijs in 3 delen gebeuren: -

Einde jaar, begin nieuw jaar: o o

-

-

signalitiek met alle beschrijvende gegevens van rekeningen, codes enz ..... opladen van de begroting via de interface

Na goedkeuring door het college van januari 2006 van de schuldvorderingstaat (midden januari) – Dit betekent meteen de definitieve afsluiting van de budgettaire boekhouding. o o o o o

de schuldvorderingstaat (=openstaande vastleggingen) de openstaande binnenkomende stukken de openstaande aanrekeningen (d.i. nog niet op mandatenlijst en betaallijst gezet) de openstaande definitieve rechten / verkoopfacturen de saldi van de financiële rekeningen

o

…

Na afsluiten van de algemene boekhouding , rond 15/2/2006 : o

13/01/2005

alle andere data en saldi ( o.a. de balansrekeningen, rekeningen klasse O , alle gegevens nodig voor opmaak van fiches 104OD, inventaris vaste activa en schuld, ... ).

Blz. 65


V.G.C.

5 INSCHRIJVINGSFORMULIER EN INVENTARIS 5.1 Inschrijvingsformulier De vennootschap (rechtsvorm, oprichtingsdatum, nationaliteit, maatschappelijke zetel) : Vertegenwoordigd door : ........................................................................................... Volgens volmacht d.d. : ........................................................................................... Geboorteplaats en -datum : ....................................................................................... Hoedanigheid : ........................................................................................... Burgerlijke staat : ........................................................................................... Nationaliteit : ........................................................................................... Beroep : ........................................................................................... Woonplaats : ................................................................postnr................. ................................................................straat - nr..... Inschrijvingsnr. R.S.Z. : ................................... Inschrijvingsnr. B.T.W. : ................................... Handelsregister: ................................... verbindt zich op haar roerende en onroerende goederen deze opdracht betreffende de verdere informatisering van de Vlaamse Gemeenschapscommissie te voeren overeenkomstig de clausules en voorwaarden van de algemene aannemingsvoorwaarden en van het bestek, tegen betaling van de totale som (exlcusief B.T.W.) van .................................................................................................................................................................... .............................................................Euro (voluit) berekend op basis van de hoeveelheden en de eenheidsprijzen die in de hierbij gevoegde inventaris zijn opgegeven. Inlichtingen betreffende de nationaliteit van het personeel van de inschrijver Het personeel van de inschrijver is van ..........................................................nationaliteit. Inlichtingen betreffende de te leveren producten en het te gebruiken materiaal, niet herkomstig uit de lidstaten van de E.E.G. De te leveren producten, niet herkomstig uit de lidstaten van de E.E.G., tellen mee ten belope van de volgende bedragen (douanerechten niet inbegrepen) : Land van herkomst ........................ Euro ......................... Land van herkomst ........................ Euro ......................... Inlichtingen betreffende de sociale zekerheid De inschrijver verklaart bij de R.S.Z. te zijn ingeschreven onder het nr. ................................. en in orde te zijn ten overstaan van deze instelling (1) ofwel Ondergetekende verklaart geen personeel tewerk te stellen dat aan de wetsbepalingen op de sociale zekerheid van de werknemers is onderworpen.(1)

(1) schrappen wat niet past 13/01/2005

Blz. 66


V.G.C.

Bij de inschrijving gevoegde inlichtingen en documenten o

De inschrijver : - verklaart bij de B.T.W. te zijn ingeschreven onder het nr. ............................................. - verklaart dat de betalingen mogen worden verricht op rekening nr. ............................................... ten name van ............................................ te .............................................................. - machtigt de VGC ertoe alle nuttige inlichtingen van financiële of morele aard over hem in te winnen - voegt bij zijn inschrijving :

o

De inventaris, behoorlijk ingevuld, ondertekend en gedateerd;

o

Het attest waaruit blijkt dat hij in orde is met sociale zekerheid en de bestaanszekerheid, zoals bepaald in art. 90 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken;

o

Een prijslijst van de verkochte apparatuur en programmatuur

o

Het bewijs dat het aangeboden materieel voldoet aan de wettelijke verplichtingen inzake veiligheid waarin is voorzien door het ARAB, het AREI en het KB van 23/07/77 tot vaststelling van de veiligheidswaarborgen welke bepaalde elektrische machines, apparaten en leidingen moeten bieden, zoals tot op heden gewijzigd;

o

Een voorstel van uitgewerkte planning inzake de implementatie van het systeem;

o

Een technisch uitgewerkt voorstel betreffende de automatische transitie van de huidige gegevens naar uw systeem.

Gedaan te ............................................., op................................ De inschrijver,

13/01/2005

Blz. 67


V.G.C.

5.2 Structuur van de offerte 1. Identificatie van de leverancier 2. Algemene beschrijving van de offerte 2.1. Aangeboden loten 2.2. Groepering van de loten 2.3. Eventuele varianten 3. Technische voorschriften 3.1. Architectuur van het systeem 3.2. Materieel (hardware) 3.3. Telecommunicatie 4. Software systeem 4.1. Operating system, nutsvoorzieningen en netwerk 4.2. Tools voor de ontwikkeling 4.3. Database 5. Software voor de applicaties 5.1. Architectuur en concept 5.2. Beschrijving met aangeboden module 5.3. Interfaces 5.4. Gebruiksvriendelijkheid 5.5. Archiveren 6. Prestaties 7. Veiligheid 7.1. Systeem 7.2. Logische rechten op toegang 7.3. Bescherming van de databases 7.4. Opvolging exploitatie 7.5. Traceerbaarheid 8. Ondersteuning en diensten 8.1. Documentatie 8.2. Opleidingen 8.3. Methodologie en opvolging van het project 8.4. Installaties 8.5. Analyse 8.6. Parametrering 8.7. Bijstand bij het opstarten 8.8. Recuperatie van gegevens 8.9. Termijnen en planning 9. Garantie en maintenance 10. Commerciële voorwaarden 10.1. Prijzen en inventaris 10.2. Voorwaarden 11. Attesten met betrekking tot de selectiecriteria 12. Antwoord op de functionele en technische behoeften (Zie bijlage 2 en 3) 13. Documentatie die het voorstel illustreert

13/01/2005

Blz. 68


V.G.C.

5.3 Inventaris financieel Deze inventaris vormt een minimumbasis. De inschrijver dient, rekening houdend met de opgelegde structuur, melding te maken van de eventuele lijnen van bijkomende details die hij nuttig acht om een duidelijk inzicht in zijn offerte te krijgen. Hoeveelheid

1

Software systeem

1.1 1.2.

Operating system, nutsvoorzieningen en netwerk Tools voor het beheer

1.3.

Database

Eenheidsprijs INCL. BTW

Totaalprijs

Totaal Software systeem 2.

Software voor de applicaties

2.n.

Softwaremodules die met het lot te maken hebben 2.n+1. Interfaces Totaal software voor de applicaties 3.

Veiligheid

3.1.

Logische rechten op toegang

3.2.

Bescherming van de databases

3.3

Opvolging exploitatie

3.4

Traceerbaarheid Totaal veiligheid

4.

Ondersteuning en diensten

4.1.

Documentatie

4.2.

Opleidingen

4.3

Opvolging van het project

4.4.

Installatie

4.5.

Analyse

4.6.

Parametrering

4.7.

Bijstand bij het opstarten

4.8.

Recuperatie van gegevens Totaal ondersteuning en diensten

13/01/2005

Blz. 69


V.G.C.

AANVANGSTOTAAL 1 tot 4 5. 5.1.

Maintenances tijdens de eerste 5 jaren Software systeem

5.2.

Software voor de applicaties TOTAL MAINTENANCES 5

ALGEMEEN TOTAAL excl. BTW

1 tot 5 BTW

ALGEMEEN TOTAAL INCL. BTW Voor bijkomende prestaties of prestaties in optie dient de inschrijver de eenheidsprijzen per prestatietype en de hoeveelheden te vermelden wanneer de prestatie dit vereist.

Type prestaties

13/01/2005

Hoeveelheid

Eenheidsprijs incl. BTW

Blz. 70


V.G.C.

5.4 Inventaris Functioneel Zie Bijlage 3.

13/01/2005

Blz. 71


V.G.C.

5.5 Inventaris Technisch Zie bijlage II.

13/01/2005

Blz. 72


V.G.C.

5.6 Rekeningenplan Rekening 00001 00002 01001 01002 03001 03002 05001 05002 05001 05002 05201 05202 07001 07002 10000 12000 13011 13013 13021 13023 13031 13033 14104 14105 15111 15117 15131 15137 15211 15217 15231 15237 15411 15417 15421 15427 15431 15437 15611 15617 15631 15637 16000 17101 17103

Omschrijving Beneficiant van de waarborg verleend door derden borgstellers Derden borgstellers Derden waarvoor de VGC zich borg heeft gesteld Beneficiant van de toegestande waarborg Ontvangsten zekerheden Zekerheidsstellers Verplichtingen tot aankoop van vaste activa Credituren wegens verplichtingen tot aankoop van vaste activa Verplichtingen tot verwerving van vaste activa in leasing Credituren wegens verplichtingen tot verwerving van vaste activa in leasing Debituren wegens verplichtingen tot verkoop van vaste activa Verplichtingen tot verkoop van vaste activa Gebruiksrechten op lange termijn van vaste activa Credituren wegens huurgelden en vergoedingen Beginkapitaal Gekapitaliseerde resultaten Gecumuleerd nadelig saldo vorige dienstjaren Gecumuleerd batig saldo vorige dienstjaren Nadelig saldo van het voorgaand dienstjaar Batig saldo van het voorgaand dienstjaar Nadelig saldo eigen dienstjaar Batig saldo van het dienstjaar Gewoon reservefonds Buitengewoon reservefonds Investeringssubsidies, giften en legaten in kapitaal van ondernemingen Verrekening van investeringssubsidies, giften en legaten in kapitaal van ondernemingen Giften en legaten onder vorm van patrimoniale goederen van ondernemingen Verrekening van giften en legaten onder vorm van patrimoniale goederen van ondernemingen Investeringssubsidies,giften,legaten in kapitaal aan van gezinnen en vzw's Verrekening van investeringssubsidies,giften,legaten in kapitaal aan van gezinnen en vzw's Giften en legaten onder vorm van patrimoniale goederen van gezinnen Verrekening van giften en legaten onder vorm van patrimoniale goederen van gezinnen Investeringssubsidies in kapitaal van hogere overheden Verrekening van investeringssubsidies in kapitaal van hogere overheden Investeringssubsidies onder vorm van terugbetaling van aflossingen van leningen door de hogere overheden Verrekening van investeringssubsidies onder vorm van terugbetaling van aflossingen van leningen door de hogere overheden Investeringssubsidies in patrimoniale goederen van hogere overheden Verrekening van investeringssubsidies in patrimoniale goederen van hogere overheden Investeringssubsidies in kapitaal van andere overheden Verrekening van investeringssubsidies in kapitaal van andere overheden Investeringssubsidies onder vorm van patrimoniale goederen van andere overheidsinstellingen Verrekening van investeringssubsidies onder vorm van patrimoniale goederen van andere overheidsinstellingen Voorzieningen voor risico's en kosten Leningen ten laste van de VGC Aflossing van leningen ten laste van de VGC

13/01/2005

Blz. 73

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie 17141 17143 17151 17153 17211 17213 17421 17423 17501 17503 17601 17603 17700 17800 21411 21418 21421 21428 22011 22012 22016 22017 22019 22021 22022 22026 22027 22029 22031 22032 22036 22037 22039 22051 22052 22056 22057 22059 22061 22062 22066 22067 22069 22071 22072 22077 22079 22081 22082 22087

V.G.C.

Leningen en laste van de hogere overheden Aflossing van leningen ten laste van de hogere overheden Sanerings- en consolidatieleningen Aflossing van sanerings- en consolidatieleningen Leningen ten laste van derden Aflossing van leningen ten laste van derden Leasingschulden Aflossing van leasingschulden Prefinancieringsleningen Aflossing van prefinancieringsleningen Openbare leningen Aflossing van openbare leningen Diverse schulden op meer dan 1 jaar Borgtochten op meer dan 1 jaar ontvangen in contanten Plannen van aanleg, urbanisatieplannen en andere studies Afschrijving op plannen van aanleg, urbanisatieplannen en andere studies Opgegeven plannen en studies Afschrijving op opgegeven plannen en studies Landbouwgronden Uitrusting en buitengewoon onderhoud van landbouwgronden Jaarlijkse herwaardering van landbouwgronden Uitzonderlijke herwaardering van landbouwgronden Afschrijving op uitrusting en buitengewoon onderhoud van landbouwgronden Niet bebouwde gronden Uitrusting en buitengewoon onderhoud van niet bebouwde bouwgronden Jaarlijkse herwaardering van niet bebouwde bouwgronden Uitzonderlijke herwaardering van niet bebouwde bouwgronden Afschrijving op uitrusting en buitengewoon onderhoud van niet bebouwde bouwgronden Industrieterreinen Uitrusting en buitengewoon onderhoud van industrieterreinen Jaarlijkse herwaardering van industrieterreinen Uitzonderlijke herwaardering van industrieterreinen Afschrijving op uitrusting en buitengewoon onderhoud van industrieterreinen Gronden van parken, tuinen, sport- en speelpleinen Uitrusting en buitengewoon onderhoud van gronden van parken, tuinen, sport- en speelpleinen Jaarlijkse herwaardering van gronden van parken, tuinen, sport- en speelpleinen Uitzonderlijke herwaardering van gronden van parken, tuinen, sport- en speelpleinen Afschrijving op uitrusting en buitengewoon onderhoud van gronden van parken, tuinen, sport- en speelpleinen Bosgronden en natuurreservaten Uitrusting en buitengewoon onderhoud van bosgronden en natuurreservaten Jaarlijkse herwaardering van bosgronden en natuurreservaten Uitzonderlijke herwaardering van bosgronden en natuurreservaten Afschrijving op uitrusting en buitengewoon onderhoud van bosgronden en natuurreservaten Hout op stam Uitrusting en buitengewoon onderhoud van hout op stam Uitzonderlijke herwaardering van hout op stam Afschrijving op buitengewoon onderhoud van hout op stam Niet af te schrijven beplanting op gronden Af te schrijven beplanting op gronden Uitzonderlijke herwaardering van beplanting op gronden

13/01/2005

Blz. 74

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie 22089 22091 22092 22096 22097 22099 22111 22112 22116 22117 22119 22121 22122 22126 22127 22128 22129 22131 22132 22136 22137 22138 22139 22141 22142 22146 22147 22148 22149 22151 22152 22156 22157 22158 22159 22181 22182 22186 22187 22188 22189 22191 22192 22196 22197 22198 22199

V.G.C.

Afschrijving op beplanting op gronden Andere terreinen Uitrusting en buitengewoon onderhoud van andere terreinen Jaarlijkse herwaardering van andere terreinen Uitzonderlijke herwaardering van andere terreinen Afschrijving op uitrusting en buitengewoon onderhoud van andere terreinen Gronden van gebouwen Uitrusting en buitengewoon onderhoud van gronden van gebouwen Jaarlijkse herwaardering van gronden van gebouwen Uitzonderlijke herwaardering van gronden van gebouwen Afschrijving op uitrusting en buitengewoon onderhoud van gronden van gebouwen Administratieve gebouwen Uitrusting en buitengewoon onderhoud administratieve gebouwen Jaarlijkse herwaardering van administratieve gebouwen Uitzonderlijke herwaardering van administratieve gebouwen Afschrijving op administratieve gebouwen Afschrijving op uitrusting en buitengewoon onderhoud van administratieve gebouwen Schoolgebouwen Uitrusting en buitengewoon onderhoud schoolgebouwen Jaarlijkse herwaardering van schoolgebouwen Uitzonderlijke herwaardering van schoolgebouwen Afschrijving op schoolgebouwen Afschrijving op uitrusting en buitengewoon onderhoud van schoolgebouwen Industriële en exploitatiegebouwen Buitengewoon onderhoud van industriële en exploitatiegebouwen Jaarlijkse herwaardering van industriële en exploitatiegebouwen Uitzonderlijke herwaardering van industriële en exploitatiegebouwen Afschrijving op industriële en exploitatiegebouwen Afschrijving op buitengewoon onderhoud van industriële en exploitatiegebouwen Gebouwen voor sport, cultuur en eredienst Uitrusting en buitengewoon onderhoud voor gebouwen voor sport,cultuur en eredienst Jaarlijkse herwaardering van gebouwen voor sport, cultuur en eredienst Uitzonderlijke herwaardering van gebouwen voor sport, cultuur en eredienst Afschrijving op gebouwen voor sport, cultuur en eredienst Afschrijving op uitrusting en buitengewoon onderhoud van gebouwen voor sport, cultuur en eredienst Op de beginbalans niet gewaardeerde gebouwen zonder specifieke bestemming en monumenten Buitengewoon onderhoud van op de beginbalans niet gewaardeerde gebouwen zonder specifieke bestemming en monumenten Jaarlijkse herwaardering van op de beginbalans niet gewaardeerde gebouwen zonder specifieke bestemming en monumenten Uitzonderlijke herwaardering van op de beginbalans niet gewaardeerde gebouwen zonder specifieke betemming en monumenten Afschrijving van op de beginbalans van niet gewaardeerde gebouwen zonder specifieke bestemming en monumenten Afschrijving op buitengewoon onderhoud van of de beginbalans niet gewaardeerde gebouwen zonder specifieke bestemming en monumenten Andere gebouwen Uitrusting en buitengewoon onderhoud andere gebouwen Jaarlijkse herwaardering van andere gebouwen Uitzonderlijke herwaardering van andere gebouwen Afschrijving op andere gebouwen Afschrijving op uitrusting en buitengewoon onderhoud van andere gebouwen

13/01/2005

Blz. 75

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie 22411 22416 22417 22421 22426 22428 22429 23011 23018 23021 23028 23091 23098 23111 23118 23121 23128 23131 23138 23191 23198 23211 23218 23221 23222 23228 23229 23231 23232 23238 23239 23291 23292 23298 23299 23301 23302 23308 23309 23401 23407 23411 23418 23491 23498 24011 24021 24031 24041 25111 25118

V.G.C.

Terreinen van kunstwerken Jaarlijkse herwaardering van terreinen van kunstwerken Uitzonderlijke herwaardering van terreinen van kunstwerken Kunstwerken Buitengewoon onderhoud van kunstwerken Afschrijving op kunstwerken Afschrijving op buitengewoon onderhoud van kunstwerken Bureaumeubilair Afschrijving op bureaumeubilair Straatmeubilair en verkeerssignalisaties Afschrijving op straatmeubilair en verkeerssignalisaties Ander meubilair Afschrijving op ander meubilair Schrijfmachines Afschrijving op schrijfmachines Reporductiemateriaal Afschrijving op reproductiemateriaal Informaticamaterieel Afschrijving op informaticamaterieel Ander bureaumateriaal Afschrijving op ander bureaumateriaal Fietsen, brom- en mototrfietsen Afschrijving op fietsen, brom- en motorfietsen Auto' s en bestelwagens Buitengewoon onderhoud van auto's en bestelwagens Afschrijving op auto' s en bestelwagens Afschrijving op buitengewoon onderhoud van auto's en bestelwagens Vrachtwagens Buitengewoon onderhoud van vrachtwagens Afschrijving op vrachtwagens Afschrijving op buitengewoon onderhoud van vrachtwagens Speciale en andere voertuigen Buitengewoon onderhoud van speciale en andere voertuigen Afschrijving op speciale en andere voertuigen Afschrijving op buitengewoon onderhoud van speciale en andere voertuigen Machines, exploitatiematerieel en uitrusting B.O. van machines, exploitatiemateriaal en uitrusting Afschrijving op machines, exploitatiematerieel en uitrusting Afschr. op B.O. v machines, exploitatiemateriaal en uitrusting Kunstpatrimonium Uitzonderlijke herwaardering van kunstpatrimonium Veestapel Afschrijving op de veestapel Andere roerende investeringen Afschrijving op andere roerend investeringen Aankoop van en werken aan gronden in uitvoering Aankoop van en werken aan gebouwen in uitvoering Wegen- en infrastructuurwerken in uitvoering Plannen en studies in uitvoering Investeringssubsidies in kapitaal aan privé-ondernemingen Afschrijving op investeringssubsidies in kapitaal aan privé-ondernemingen

13/01/2005

Blz. 76


V.G.C.

Investeringssubsidies in kapitaal aan gezinnen Afschrijving op investeringssubsidies in kapitaal aan gezinnen Investeringssubsidies in kapitaal aan vzw 's Afschrijving op investeringssubsidies in kapitaal aan vzw 's Investeringssubsidies in kapitaal aan andere organismen Afschrijving op investeringssubsidies in kapitaal aan andere organismen Investeringssubsidies in kapitaal aan de hogere overheden Afschrijving op investeringssubsidies in kapitaal aan de hogere overheden Investeringssubsidies in kapitaal aan andere overheden Afschrijving op investeringssubsidies in kapitaal aan andere overheden Zakelijke rechten op onroerende goederen ingevolge erfpacht of opstal Afschrijving op zakelijke rechten op onroerende goederen ingevolge erfpacht of opstal Onroerende goederen in leasing Jaarlijkse herwaardering van onroerende goederen in leasing Uitzonderlijke herwaardering van onroerende goederen in leasing Afschrijving op onroerende goederen in leasing Meubilair in leasing Afschrijving op meubilair in leasing Bureaumateriaal in leasing Afschrijving op bureaumeubilair in leasing Transportmaterieel in leasing Afschrijving op transportmaterieel in leasing Exploitatiematerieel in leasing Afschrijving op exploitatiemterieel in leasing Susidies in kapitaal beloofd door de hogere overheden Gestorte subsidies in kapitaal door de hogere overheden Subsidies onder vorm van terugbetaling van aflossingen van leningen beloofd door de hogere overheden Terugbetaling van aflossingen van leningen door de hogere overheden Subsidies in kapitaal beloofd door andere overheidsinstellingen Gestorte subsidies in kapitaal door andere overheidsinstellingen Gekapitaliseerde intresten Leningen aan ondernemingen Aflossing van leningen aan ondernemingen Waardevermindering van leningen aan ondernemingen Leningen aan gezinnen en vzw's Aflossing van leningen aan gezinnen en vzw's Waardevermindering van leningen aan gezinnen en vzw's Leningen aan de hogere overheden Aflossing van leningen aan de hogere overheden Waardevermindering van leningen aan de hogere overheden Leningen aan andere overheidsinstellingen Aflossing van leningen aan andere overheidsinstellingen Waardevermindering van leningen aan andere overheidsinstellingen Deelnemingen in overheidsondernemingen Nog te storten bedragen voor deelnemingen in overheidsondernemingen Deelnemingen in privéondernemingen Nog te storten bedragen voor deelnemingen in privéondernemingen Vastrentende effecten Waarborgen op meer dan 1 jaar gestort in speciën Voorraad van kantoorbenodigdheden

13/01/2005

Blz. 77


V.G.C.

Voorraad van technische benodigdheden Voorraad van benodigdheden voor gebouwen Voorraad van benodigdheden voor voertuigen Voorraad van goederen bestemd voor verkoop Geboekte waardevermindering op voorraden Debiteuren van exploitatieopbrengsten per natuur en dienstjaar Debiteuren van exploitatieopbrengsten per inividuele rekening Dubieuze debiteuren van exploitatieopbrengsten Terugvorderbare BTW Te ontvangen investeringssubsidies, giften en legaten Te ontvangen werkingssubsidies Op te nemen leningen Op te nemen leasing Te ontvangen openbare leningen Te ontvangen creditintresten op financiële rekeningen Terugvordering van financiële kosten van leningen Te ontvangen intresten van leningen en effecten Te ontvangen dividenden Te ontvangen ristorno's op leningintresten Andere te ontvangen intresten Diverse debiteuren Diverse dubieuze debiteuren Vervallen waarden (effecten) Terugvordering van periodieke aflossingen van leningen Terugvordering van periodieke aflossingen van leningen die binnen het jaar vervallen Terugvordering van leningen aan ondernemingen Terugvordering van leningen aan gezinnen en vzw's Terugvordering van leningen aan de hogere overheden Terugvordering van leningen aan andere overheidsinstellingen Terugvordering van leningen die binnen het jaar vervallen Terugvordering van vervroegde aflossingen van leningen ten laste van derden Opeisbare saldi van leningen aan ondernemingen Opeisbare saldi van leningen aan gezinnen en vzw's Leningen op korte termijn Debetintresten op financiële rekeningen Periodieke aflossingen van leningen Periodieke aflossingen van andere leningen Periodieke aflossingen van leningen die binnen het jaar vervallen Periodieke aflossingen van leasingschulden die binnen het jaar vervallen Delgingsfonds van openbare leningen (aflossingen) Vervroegde aflossingen van leningen bij het Gemeentekrediet Vervroegde aflossingen van ander leningen Financiële kosten van leningen Financiële kosten van andere leningen Delgingsfonds van openbare leningen (intresten) Leveranciers Te ontvangen facturen Aan te rekenen facturen Te betalen BTW BTW te betalen na ontvangst van derden-belastingplichtigen Te betalen belastingen en taksen

13/01/2005

Blz. 78


V.G.C.

Ingehouden bedrijfsvoorheffing Ingehouden roerende voorheffing Belastinginhouding op onroerende werken van niet-geregistreerde aannemers Bijdragen aan RSZPPO en aan andere organismen Inhouding RSZ op onroerend werken (niet geregistreerde aannemers) Bijdragen voor het pensioen van mandatarissen Pensioenbijdrage voor de VGC- en andere pensioenen Te betalen nettobezoldigingen en -vergoedingen Andere inhoudingen op bezoldigingen Gestorte waarborgen en borgtochten Terugvordering van waarborgen op leningen Ontvangen voorschotten en vooruitbetalingen Ontvangen waarborgen en borgtochten Te betalen toegestande leningen Te betalen toegestane subsidies Diverse crediteuren Te betalen deelnemingen Diverse verrichtingen voor derden Terugvordering ten laste van derden Stichtingen en legaten Over te dragen kosten Verworven opbrengsten Over te dragen opbrengsten Toe te rekenen kosten Beheerders der aanrekeningen Te identificeren inningen Ontvangsten opgenomen in de hulpdagboeken Te identificeren betalingen Te ventileren inningen Ten onrechte ontvangen sommen Voorschotten op leningintresten Overname oude budgettaire boekhouding Dexia rekening-courant Voorschotten op leningen Dexia Dexia rekeningen kredietopeningen op leningen Dexia zichtrekeningen voor bijzonder gebruik Dexia rekening toelagen en leningsgelden Dexia rekening leningsgelden met bestemmingswijziging Dexia rekeningen-courant verdiscontering van toelagen Dexia rekeningen kapitalisatie van leninglasten NBB rekening-courant Fortis zichtrekening Andere rekeningen kredietopeningen op leningen Fortis rekening in agentschap Beleggingen op ten hoogste 1 jaar Andere bankrekeningen-courant De Post rekening-courant Kas van de ontvanger Interne overboekingen Dexia betalingen in uitvoering op rekening-courant Dexia betalingen in uitvoering op rekeningen kredietopneing op leningen

13/01/2005

Blz. 79


V.G.C.

Dexia betalingen in uitvoering op zichtrekeningen voor bijzonder gebruik Dexia betalingen in uitvoering op rekening toelagen en leningsgelden Dexia betalingen in uitvoering op rekening leningsgelden met bestemmingswijziging Dexia betalingen in uitvoering op rekeningen-courant verdiscontering van toelagen NBB betalingen in uitvoering o rekening-courant Fortis betalingen in uitvoering op zichtrekening Fortis betalingen in uitvoering op rekening in agentschap Betalingen in uitvoering van beleggingen op ma. 1 jaar Betalingen in uitvoering op bankrekeningen-courant De Post betalingen in uitvoering op rekening-courant Kantorobenodigdheden beheerd als voorraad Technische benodigdheden beheerd als voorraad Benodigdheden voor gebouwen beheerd als voorraad Benodigdheden voor voertuigen beheerd als voorraad Goederen beheerd als voorraad bestemd voor verkoop Kantoorbenodigdheden voor rechtstreeks verbruik Technische benodigdheden voor rechtstreeks verbuik Benodigdheden voor gebouwen voor rechtstreeks verbruik Brandstoffen voor de verwarming van gebouwen Brandstoffen en benodigdheden voor voertuigen voor rechtstreeks verbruik Goederen bestemd voor rechtstreekse verkoop Huur en huurlasten van gehuurde onroerende goederen Reis- en verblijfkosten van VGCpersoneel en mandatarissen Huisvestingskosten van VGCpersoneel Kledingskosten van het personeel Andere kosen te betalen aan het VGCpersoneel Erelonen en vergoedingen voor expertises Erelonen en vergoedingen voor studies en werken van de gewone dienst Erelonen en vergoedingen aan advocaten, artsen en paramedici Auteursrechten, erlelonen en vergoedingen voor optredens en gidsen Vergoeding voor bij de VGC gedetacheerd personeel Erelonen, presentiegelden en vergoedingen voor andere prestaties Administratieve prestaties van derden Kosten voor frankering, telefoon en telegrafie Huur, onderhoud en beheer van meubilair, bureaumaterieel Prestaties van de arbeidgeneeskundige dienst Receptie- en representatiekosten Koten voor documentatie en abonnementen Andere administratieve werkingskosten Technisch prestaties van derden Kosten voor werkkleding Energie voor de exploitatie Werkingskosten scholen Andere technische kosten Prestaties van derden voor de gebouwen Electriciteit voor de gebouwen Gas voor gebouwen Stoom voor de gebouwen Water voor de gebouwen Andere kosten voor de gebouwen Prestaties van derden voor voertuigen

13/01/2005

Blz. 80


V.G.C.

Huurkosten van transportmaterieel Andere kosten voor voertuigen Verzekering van de voertuigen Andere verzekeringen Belastingen,taksen en retributies op onroerende goederen Roerende voorheffing ten laste van de VGC Belastingen en taksen op voertuigen Andere taksen en belastingen Bezoldiging van het VGCpersoneel Bezoldiging van de gesubsidieerde contractuelen Diverse vergoedingen voor prestaties VGCpersoneel Diverse vergoedingen voor prestaties van de gesubsidieerde contractuelen Bezoldiging van het onderwijzend personeel ten laste van de hogere overheid Bezoldiging van het onderwijzend personeel ten laste van de VGC Diverse vergoedingen voor prestaties van het onderwijzend personeel Vakantiegeld van het VGCpersoneel Vakantiegeld van de gesubsidieerde contractuelen Vakantiegeld van het onderwijzend personeel ten laste van de VGC Vergoeding voor laatste ziekte en begrafeniskosten Andere sociale vergoedingen en toelagen Patronale bijdrage aan de RSZPPO voor het VGCpersoneel Patronale bijdrage aan de RSZPPO voor de gesubsidieerde contractuelen Patronale bijdragen aan de RSZPPO op vergoedingen voor prestaties van het VGC-personeel Patronale bijdragen aan de RSZPPO op vergoedingen voor prestaties van gesubsidieerde contractuelen Patronale bijdrage aan de RSZPPO voor het onderwijzend personeel ten laste van de VGC Patronale bijdragen aan de RSZPPO op vergoedingen voor prestaties van het onderwijzend personeel Patronale bijdrage aan de omslagkas voor pensioenen Patronale bijdragen aan de VGC-pensioenkas Patronale bijdragen aan de omslagkas voor het onderwijzend personeel Patronale bijdragen aan de pensioenkas voor het onderwijzend personeel Patronale bidragen aan andere pensioenkassen Vergoeding voor verplaatsingskosten van en naar het werk voor VGCpersoneel Vergoeding voor verplaatsingskosten van en naar het werk van gesubsidieerde contractuelen Vergoeding voor verplaatsingskosten van en naar het werk van het onderwijzend personeel Gratis vervoer verzekerd door de VGC Andere geldelijke tegemoetkomingen VGCpersoneel Andere geldelijke tegemoetkomingen aan de gesubsidieerde contractuelen Andere geldelijke tegemoetkomingen aan het onderwijzend personeel Pensioenen en renten rechtstreeks ten laste van de VGC Verzekering tegen werkongevallen Bijdragen aan de arbeidsgeneeskundige dienst Bijdragen aan de gemeenschappelijke en andere socale diensten Tussenkomst in de vakbondspremies Huur- en intrestsubsidies aan ondernemingen Rechtstreekse werkingssubsidies aan ondernemingen Onrechtstreekse werkingssubsidies aan ondernemingen Rechtstreekse premies en subsidies aan gezinnen Onrechtstreekse werkingssubsidies aan gezinnen,vzw's Subsidies aan de hogere overheden voor werkingskosten van het onderwijs Bijdrage in de werkingskosten en bezoldigingen gedragen door hogere overheden

13/01/2005

Blz. 81


V.G.C.

Bijdragen in bezoldiging en pensioen van het onderwijs Bijdragen in werkingskosten van het onderwijs Bijdragen in de financiële kosten van andere overheidsinstellingen Bijdragen in de werkingkosten van andere overheidsinstellingen Aflossing van leningen ten laste van de VGC Aflossing van leningen ten laste van de hogere overheden Aflossing van leningen ten laste van derden Aflossing van leningen van derde ingevolge beroep op de VGC-waarborg Aflossing van de hoofdzaak van leasingschulden Jaarlijkse aflossing van openbare leningen Financiële kosten van leningen ten laste van de VGC Financiële kosten van leningen ten laste van de hogere overheden Financiële kosten van leningen ten laste van derden Financiële kosten van leningen van derden ingevolge beroep op de VGC-waarborg Financiële kosten van leasingschulden Financiële kosten van openbare leningen Bijdragen in de exploitatieverliezen van openbare ondernemingen Betaalde nalatigheids- of moratoriumintresten en kosten Betaalde levenslange en eeuwigdurende renten Emissiepremies van openbare leningen en leningsommissies Debetintresten op diverse bankrekeninge Administratieve kosten voor het financieel beheer Beheerskosten van de portefeuille Toevoeging aan afschrijvingen op plannen en studies Toevoeging aan afschrijving op uitrusting, buitengewoon onderhoud en beplanting van gronden Toevoeging aan afschrijvingen op gebouwen Toevoeging aan afschrijving op kunstwerken Toevoeging aan afschrijvingen op meubilair Toevoeging aan afschrijvingen op bureaumaterieel Toevoeging aan afschrijvingen op transportmaterieel Toevoeging aan afschrijvingen op machines, explotatiematerieel en uitrusting Toevoeging aan afschrijving op divers roerend patrimonium Toevoeging een afschrijving op zakelijke rechten op onroerende goederen ingevolge erfpacht of opstal Minwaarde op onroerende goederen ingevolge jaarlijkse herwaardering Toevoeging aan waardeverminderingen van voorraden Terugneming van waardeverminderingen van voorraden Vooraadwijzigingen (afname) Rechtzetting van de terugvordering van aflossingen van leningen Rechtzetting van de aflossing van toegestane leningen Toevoeging aan voorzieningen voor risico's en kosten Aanwending van voorzieningen voor risico's en kosten Toevoeging aan afschrijvingen op toegestane investeringssubsidies Onwaarden van de gewone dienst Kleine schadeloosstellingen Onwaarden van de buitengewone dienst Minwaarden bij de realisatie van vaste activa Uitzonderlijke schadevergoedingen Uitzonderlijke minwaarden Uitzonderlijke toevoeging aan afschrijvingen vaste activa Minwaarden op onroerend goedren ingevolge uitzonderlijke herwaardering Andere uitzonderlijke lasten

13/01/2005

Blz. 82


V.G.C.

Toevoeging van de gewone dienst aan gewoon reservefonds Toevoeging van gewone dienst aan buitengewoon reservefonds Toevoeging van buitengewone dienst aan buitengewoon reservefonds Over te dragn batig exploitatieresultaat Over te dragen batig uitzonderlijk resultaat Boeten Opbrengsten uit geleverde prestaties Opbrengsten uit de verkoop van goederen Opbrengsten uit concessies van rechten Diverse opbrengsten Opbrengsten uit verhuring van onroerende goederen Opbrengesten uit de verkoop van houtkappingen Bijdragen van ondernemingen en vzw's in de weddelasten van het gedetacheerde personeel Bijdrage van de hogere overheden in de weddelasten van het gedetacheerd personeel Bijdragen van andere overheidsinstellingen in de weddelasten van het gedetacheerde personeel Ontvangen handgiften Subsidies van hogere overheden voor de bezoldiging van het onderwijzend personeel Subsidies van hogere overheden voor werkingskosten van het onderwijzend personeel Subsidies van hogere overheden voor een specifieke functie Gemeentefonds en speciale fondsen Subsidies van andere overheidsinstellingen voor bezoldiging en pensioenen van het onderwijzend personeel Subsidie van andere overheden voor andere werkingskosten Terugvordering van aflossingen van leningen t.l.v. de hogere leningen Terugvordering van aflossingen van leningen t.l.v. derden Terugvordering van aflossingen van gewaarborgde leningen Aflossing van leningen door ondernemingen Aflossing van leningen door gezinnen en vzw's Aflossing van leningen door de hogere overheden Aflossing van leningen door andere overheidsinstellingen Terugvordering van financiële kosten van leningen ten laste van hogere overheden Terugvordering van financiële kosten van leningen t.l.v. derden Terugvordering van financiële kosten van gewaarborgde leningen Ristorno's op leningintresten Intresten op toegestande leningen op meer dan 1 jaar Inkomsten van deelnemingen in ondernemingen Inkomsten van beleggingen in effecten Nalatigheidsintresten op te innen schuldvorderingen Ontvangen levenslange en eeuwigdurende rente Creditintresten op bankrekeningen Meerwaarden op onroerende goederen tgv jaarlijkse herwaardering Voorraadwijzigingen (toename) Rechtzetting van aflossing van leningen ten laste van de VGC Rechtzetting van de aflossing van leningen ten laste van de hogere overheden Rechtzetting van de aflossing van leningen ten laste van derden Rechtzetting van de aflossing van leningen ten laste van de hoofdzak van leasingschulden Rechtzetting van de aflossing van openbare leningen Verrekening ontvangen investeringssubsidies, giften en legaten Interne werken aan onroerende goederen Uitzonderlijke opbrengsten van de gewone dienst Terugneming van voorzieningen voor risico's en kosten

13/01/2005

Blz. 83

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie 77241 77251 77261 77311 77361 77371 77391 78504 78605 79201 79202

V.G.C.

Meerwaarden bij realisatie van vaste activa Buitengewone schadevergoedingen van derden voor VGC Eenmalige vergoeding voor in erfpacht of in opstal gegeven onroerende goederen Uitzonderlijke meerwaarden Uitzonderlijke verrekening van ontvangen investeringssubsidies Meerwaarden op onroerende goederen ingevolge uitzonderlijke herwaardering Ander uitzonderlijke opbrengsten Afname van gewoon reservefonds ten voordele van de gewone dienst Afname van buitengewoon reservefonds ten voordele van de buitengewone dienst Over te dragen nadelig exploitatieresultaat Over te dragen nadelig uitzonderlijk resultaat

13/01/2005

Blz. 84


V.G.C.

5.7 Begrotingsartikelen Zie bijlage I.

13/01/2005

Blz. 85


V.G.C.

Link Economische code Econ. Code 106-01 106-02 111-01 111-02 111-08 111-09 111-11 111-12 111-19 112-01 112-02 112-12 112-21 112-48 113-01 113-02 113-08 113-09 113-12 113-19 113-21 113-22 113-31 113-32 113-48 115-01 115-02 115-12 115-21 115-41 115-42 115-43 116-01 116-02 117-01 117-02 118-01 121-01 121-02 121-03 121-48

13/01/2005

Naam economische code Rekening Creditnota's en ristorno's gewone dienst 77100 Terugvordering van ten onrechte betaalde personeelsuitgaven 77100 Bezoldiging van het personeel 62001 Bezoldiging van de gesubsidieerde contractuelen 62002 Vergoedingen voor prestaties van het personeel 62008 Vergoedingen voor prestaties van de gesubsidieerde contractuelen 62009 Bezoldiging van het onderwijzend personeel ten laste van de Vlaamse 62011 Gemeenschap Bezoldiging van het onderwijzend personeel ten laste van de VGC 62012 Vergoedingen voor prestaties van het onderwijzend personeel 62019 Vakantiegeld van het personeel 62101 Vakantiegeld van de gesubsidieerde contractuelen 62102 Vakantiegeld van het onderwijzend personeel ten laste van de VGC 62112 Vergoeding voor laatste ziekte en begrafeniskosten 62121 Andere sociale vergoedingen en toelagen 62129 Patronale bijdragen aan de R.S.Z.P.P.O. voor het personeel 62201 Patronale bijdragen aan de R.S.Z.P.P.O. voor de gesubsidieerde contractuelen 62202 Patronale bijdragen aan de R.S.Z.P.P.O. op vergoedingen voor prestaties van het 62208 personeel Patronale bijdragen aan de R.S.Z.P.P.O. op vergoedingen voor prestaties van de 62209 gesubsidieerde contractuelen Patronale bijdragen aan de R.S.Z.P.P.O. voor het onderwijzend personeel ten laste 62212 van de VGC Patronale bijdragen aan de R.S.Z.P.P.O. op vergoedingen voor prestaties van het 62219 onderwijzend personeel Patronale bijdragen aan de omslagkas voor pensioenen 62401 Patronale bijdragen aan de pensioenkas 62402 Patronale bijdragen aan de omslagkas voor pensioenen voor het onderwijzend 62411 personeel Patronale bijdragen aan de pensioenkas voor het onderwijzend personeel 62412 Patronale bijdragen aan andere pensioenkassen 62429 Vergoeding voor verplaatsingskosten van en naar het werk van het personeel 62501 Vergoeding voor verplaatsingskosten van en naar het werk van de gesubsidieerde 62502 contractuelen Vergoeding voor verplaatsingskosten van en naar het werk van het onderwijzend 62512 personeel Gratis vervoer verzekerd door de VGC 62521 Andere geldelijke tegemoetkomingen aan het personeel 62541 Andere geldelijke tegemoetkomingen aan de gesubsidieerde contractuelen 62542 Andere geldelijke tegemoetkomingen aan het onderwijzend personeel 62543 Pensioenen rechtstreeks ten laste van de VGC 62600 Rente rechtstreeks ten laste van de VGC 62600 Premies voor verzekering van arbeidsongevallen 62701 Bijdragen aan de arbeidsgeneeskundige dienst 62702 Bijdragen aan de gemeenschappelijke sociale dienst 62801 Reis- en verblijfkosten van het personeel 61101 Woningvergoeding aan het personeel 61102 Vergoeding voor kledingkosten 61103 Andere vergoedingen 61109

Blz. 86

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie 122-01 122-02 122-03 122-04 122-05 122-06 122-48 123-01 123-02 123-03 123-04 123-06 123-07 123-11 123-12 123-13 123-14 123-15 123-16 123-17 123-18 123-19 123-20 123-48 124-01 124-02 124-03 124-04 124-05 124-06 124-08 124-10 124-12 124-13 124-21 124-22 124-23 124-24 124-48 125-01 125-02 125-03 125-06 125-08 125-10 125-12 125-13 125-14 125-15 125-48 126-01

13/01/2005

V.G.C.

Erelonen en vergoedingen voor expertises Erelonen en vergoedingen voor studies en werken van de gewone dienst Erelonen en vergoedingen aan advocaten, artsen en paramedici Auteursrechten, erelonen en vergoedingen voor optredens, lesgevers, gidsen, e.d. Presentiegelden van commissies en jury's Vergoeding voor bij de VGC gedetacheerd personeel Erelonen en vergoedingen voor andere prestaties Kantoorbenodigdheden beheerd als voorraad Kantoorbenodigdheden voor rechtstreeks verbruik Goederen beheerd als voorraad bestemd voor verkoop Goederen bestemd voor rechtstreekse verkoop Prestaties van derden, eigen aan de functie Frankeringskosten Telefoonkosten Huur- en onderhoudskosten van bureaumaterieel en -meubilair Beheers- en werkingskosten van de informatica Prestaties geleverd door de arbeidsgeneeskundige dienst Procedure- en vervolgingskosten Receptie- en representatiekosten Kosten voor beroepsopleiding van personeel Kosten voor het inrichten van examens en selecties Kosten voor aankoop van boeken en documentatie, abonnementen Kosten eigen aan de functie van verkopen en verhuringen Andere administratiekosten Technische benodigdheden beheerd als voorraad Technische benodigdheden voor rechtstreeks verbruik Technische benodigdheden bestemd om te verkopen, beheerd als voorraad Technische benodigdheden voor rechtstreekse verkoop Aankoop, onderhoud en huur van werkkleding voor het personeel Prestaties van derden, eigen aan de functie Verzekeringen: burgerlijke aansprakelijkheid, diefstal, brand, meubilair, enz. Belastingen, taksen en retributies eigen aan de functie Huur- en onderhoudkosten van technische benodigdheden Levering van energie voor de exploitatie Benodigdheden voor prijsuitdelingen, speelgoed, enz. Kosten voor schoolreizen, uitstappen en openluchtklassen Werkingskosten voor schoolmaaltijden Andere voordelen onderwijs Andere technische kosten Benodigdheden voor gebouwen beheerd als voorraad Benodigdheden voor gebouwen voor rechtstreeks gebruik Brandstoffen voor de verwarming van de gebouwen Prestaties van derden voor de gebouwen, eigen aan de functie Verzekering van de onroerende goederen Belastingen, taksen en retributies op onroerende goederen Levering van electriciteit voor de gebouwen Levering van gas voor de gebouwen Levering van stoom voor de gebouwen Levering van waten voor de gebouwen Andere kosten voor de gebouwen Huur en huurlasten van gehuurde onroerende goederen

61201 61202 61203 61204 61209 61206 61209 60111 60711 60140 60740 61311 61312 61312 61313 61313 61314 61319 61315 61319 61319 61316 61319 61319 60112 60712 60140 60740 61322 61321 61509 61609 61321 61323 61327 61327 61327 61327 61329 60113 60713 60714 61331 61509 61601 61332 61333 61334 61335 61339 61000

Blz. 87

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie 127-01 127-02 127-03 127-06 127-08 127-10 127-12 127-48 128-01 128-02 128-10 129-01 129-02 161-01 161-02 161-03 161-04 161-05 161-06 161-07 161-08 161-09 161-10 161-11 161-12 161-13 161-14 161-48 162-01 163-01 164-01 211-01 211-03 211-04 211-05 212-01 213-01 214-01 214-02 214-03 215-01 217-01 218-01 219-01 221-01 222-01 223-01 224-01 225-01 227-01

13/01/2005

V.G.C.

Materialen voor voertuigen, beheerd als voorraad Materialen voor voertuigen voor rechtstreeks verbruik Olie en brandstof voor voertuigen Prestaties van derden voor voertuigen Verzekeringen van voertuigen Belastingen en taksen op voertuigen Huur van transportmaterieel Andere kosten voor voertuigen Administratieve kosten voor het financieel beheer Administratieve kosten voor het beheer van de portefeuille Roerende voorheffing Commissie op openbare leningen Terugbetalingscommissie van openbare leningen Rechtstreekse prestaties betreffende de functie Verkoop van goederen betreffende de functie Verhuring van roerende goederen betreffende de functie Toegangsgelden Concessies van toegestane rechten Terugvordering van procedure- en vervolgingskosten Tussenkomst ouders in het leerlingenvervoer Tussenkomst ouders in de schoolmaaltijden Tussenkomst ouders in het toezicht en de bijlessen Tussenkomst ouders in de sneeuw- en openluchtklassen Kaprecht Verkoop van kappingen van houtgewassen Verkoop van houthak Terugvordering van voordelen in natura van het personeel Andere ontvangsten en terugvorderingen Prestaties voor de overheidsinstellingen Verhuring van onroerende goederen aan ondernemingen en gezinnen Verhuring van onroerende goederen aan overheidsinstellingen Financiële kosten van leningen ten laste van de VGC Financiële kosten van leasingschulden Financiële kosten van openbare leningen Financiële kosten van sanerings- en consolidatieleningen Financiële kosten van leningen ten laste van hogere overheden Financiële kosten van leningen ten laste van derden Debetintresten op rekeningen bij het Gemeentekrediet Debetintresten op rekening-courant "verdiscontering van toelagen" bij het Gemeentekrediet Debetintresten op andere rekeningen Te betalen nalatigheids- of moratoriumintresten en gelijkaardige resten Emissiepremies voor leningen, commissieloon op leningen Financiële kosten van leningen van derden ingevolge beroep op de VGC- waarborg Te betalen levenslange en eeuwigdurende rente Bijdragen in het exploitatieverlies van de eigen bedrijven Bijdragen in het exploitatieverlies van verenigingen Bijdrage in het exploitatieverlies van de federale en gewestelijke maatschappijen Bijdrage in het exploitatieverlies van het Gemeentekrediet Bijdragen in het exploitatieverlies van andere openbare ondernemingen Uitgiftepremies op openbare leningen

60115 60715 60715 61341 61501 61604 61343 61349 65801 65802 61602 65727 65727 71301 71302 71309 71309 71304 71309 71309 71309 71309 71309 71360 71360 71360 71309 71309 71309 71320 71320 65104 65424 65604 65104 65144 65214 65728 65728 65728 65721 65727 65304 65722 65711 65711 65711 65711 65711 65727

Blz. 88

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie 229-01 261-01 261-03 262-01 263-01 264-01 264-02 264-03 264-04 265-01 268-01 269-01 271-01 272-01 273-01 274-01 275-01 280-01 280-02 301-01 301-02 310-01 321-01 321-02 322-01 322-48 331-01 332-01 332-02 332-03 332-48 380-01 380-03 380-05 380-06 380-48 413-01 413-48 415-01 415-02 431-01 432-01 433-01 434-01 435-01

13/01/2005

V.G.C.

Lasten betreffende bewerkingen van de openbare schuld Intresten op beleggingen in effecten Intresten op toegestane leningen op meer dan één jaar Ristorno's op leningintresten Terugvordering van derden van financiële kosten van leningen te hunnen laste Creditintresten op rekeningen-courant GKB Creditintresten op termijnrekeningen GKB Creditintresten op andere rekeningen-courant Creditintresten op andere termijnrekeningen Nalatigheidsintresten op schuldvorderingen Terugvordering van derden van financiële kosten van door de VGC gewaarborgde leningen Levenslange en eeuwigdurende renten Deelhebbing in de exploitatiewinst van eigen bedrijven Dividenden uit deelnemingen in verenigingen Dividenden uit deelnemingen in federale en gewestelijke maatschappijen Dividenden uit deelnemingen in het Gemeentekrediet Dividenden uit deelnemingen in andere openbare ondernemingen Dividenden uit deelnemingen in privé-ondernemingen Dividenden en teruggave op toegestane concessies Onwaarden op niet geïnde vastgestelde rechten van de gewone dienst Terugbetaling van onwaarden op geïnde vastgestelde rechten van de gewone dienst Huur- en intrestsubsidies aan ondernemingen Rechtstreekse premies en subsidies aan ondernemingen Terugbetaling van exploitatiekosten aan ondernemingen Onrechtstreekse subsidies aan ondernemingen Kleine schadeloosstellingen aan ondernemingen Rechtstreekse premies en subsidies aan gezinnen Subsidies aan verenigingen of instellingen op basis van een reglement Toelagen aan verenigingen instellingen of personen Nominatimtoelagen aan verenigingen of instellingen Kleine schadeloosstellingen aan gezinnen Vergoedingen voor kleine schade Boeten Handgiften Bijdragen van ondernemingen en v.z.w.'s in de weddelasten van het gedetacheerd personeel Andere bijdragen, ristorno's en creditnota's Werkingssubsidies aan de hogere overheden voor het onderwijs Sociale en andere specifieke voordelen aan de hogere overheden voor het onderwijs Tussenkomsten in wedden en werkingsuitgaven gedragen door de hogere overheden Tussenkomst in vakbondspremies Bijdragen in de bezoldiging van het onderwijzend personeel van andere overheidsinstellingen Bijdragen in de pensioenen van het onderwijzend personeel van andere overheidsinstellingen Bijdragen in de werkingskosten van het onderwijs van andere overheidsinstellingen Bijdragen in de financiële kosten van andere overheidsinstellingen Bijdragen in de werkingskosten gedragen door andere overheidsinstellingen

65727 75721 75504 75404 75214 75788 75788 75788 75788 75781 75304 75782 75711 75711 75711 75711 75711 75711 75711 67111 67111 63110 63121 63121 63122 63151 63211 63212 63212 63212 67151 77100 70910 73300 72111 71309 63411 63411 63412 62802 63611 63611 63612 63613 63617

Blz. 89

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie 435-02 441-01 442-01 443-01 443-48 444-01 445-01 461-01 462-01 463-01 463-02 464-01 465-01 465-02 465-05 465-06 465-48 466-01 466-02 466-03 466-04 466-05 466-06 466-07 466-08 466-09 466-48 481-01 482-01 483-01 485-01 485-02 485-06 485-48 489-01 490-01 510-54 512-51 512-53 512-55 514-51

13/01/2005

V.G.C.

Bijdragen in het tekort van de openbare ziekenhuizen Bijdragen in de bezoldiging van het onderwijzend personeel van het vrij onderwijs Bijdragen voor de pensioenen van het onderwijzend personeel van het vrij onderwijs Sociale voordelen aan het vrij onderwijs Andere specifieke voordelen en subsidies aan het vrij onderwijs Bijdragen aan wetenschappelijke instellingen met rechtspersoonlijkheid Bijdragen aan andere openbare instellingen met rechtspersoonlijkheid Bijdragen van de hogere overheden voor de bezoldiging van het onderwijzend personeel Bijdragen van de hogere overheden voor pensioenen van het onderwijzend personeel Bijdragen van de hogere overheden voor de werkingskosten van het onderwijs Bijdragen van de hogere overheden voor de schoolbehoeften Terugvordering van de hogere overheden van de financiële kosten van leningen te hunnen laste Bijdragen van de hogere overheden voor de werkingsuitgaven Bijdragen van de hogere overheden voor de personeelsuitgaven Premie van de hogere overheden voor het gesubsidieerd personeel (Gesco) Bijdragen van de hogere overheden in de weddelasten van het gedetacheerd personeel Andere specifieke subsidies van de hogere overheden Dotaties van de Vlaamse Raad Dotaties van de Vlaamse Raad Dotaties van de Vlaamse Raad Dotaties van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Dotaties van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Dotaties van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Trekkingsrechten Trekkingsrechten Trekkingsrechten Andere bijdragen van de hogere overheden voor algemene doeleinden Bijdragen van andere overheidsinstellingen voor de bezoldiging van het onderwijzend personeel Bijdragen van andere overheidsinstellingen voor pensioenen van het onderwijzend personeel Bijdragen van andere overheidsinstellingen voor werkingskosten van het onderwijs Bijdragen van andere overheidsinstellingen voor de werkingsuitgaven Bijdragen van andere overheidsinstellingen voor de personeelsuitgaven Bjdragen van andere overheidsinstellingen in de weddelasten van het gedetacheerd personeel Andere specifieke bijdragen van andere overheidsinstellingen Vergoedingen voor kleine schade vanwege andere overheidsinstellingen Bijdragen van het vrij onderwijs voor de bezoldiging van het onderwijzend personeel Eenmalige vergoeding voor in erfpacht of in opstal gekregen onroerende goederen van ondernemingen Investeringssubsidies in kapitaal aan privé-ondernemingen Bijdragen in het verlies van privé-ondernemingen Andere buitengewone schadeloosstellingen Waarborgen op meer dan 1 jaar, gestort in speciën

63618 63611 63611 63612 63612 63617 63617 73401 73401 73403 73403 75144 73405 73405 73405 72141 73405 73406 73406 73406 73406 73406 73406 73406 73406 73406 73406 73611 73611 73619 73619 73619 72161 73619 77100 73611 26121 25111 25111 67251 28800

Blz. 90

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie 520-54 522-51 522-52 522-53 522-54 522-55 560-51 560-52 560-53 560-54 564-51 580-51 580-52 580-53 580-54 610-54 615-51 615-52 630-54 631-51 632-51 633-51 635-51 635-52 641-51 642-51 643-51 661-51 662-51 663-51 664-01 665-51 665-52 668-01 669-54 681-51 682-51

13/01/2005

V.G.C.

Eenmalige vergoeding voor in erfpacht of in opstal gekregen onroerende goederen van gezinnen en instellingen ten dienste van gezinnen Investeringssubsdies in kapitaal aan gezinnen Investeringssubsidies in kapitaal aan v.z.w.'s ten dienste van gezinnen Investeringssubsidies in kapitaal aan instellingen ten dienste van gezinnen Schadevergoedingen aan gezinnen wegens burgerlijke aansprakelijkheid Andere schadevergoedingen aan gezinnen Schadevergoedingen ontvangen in kapitaal van ondernemingen Kapitalen van ondernemingen voor bijdrage in investeringen Onvoorwaardelijke giften in kapitaal van ondernemingen Eenmalige vergoeding voor in erfpacht of in opstal gegeven onroerende goederen aan ondernemingen Terugbetaling van gestorte waarborgen op meer dan 1 jaar Schadevergoedingen ontvangen in kapitaal van gezinnen Kapitalen van gezinnen voor bijdrage in investeringen Giften en legaten in kapitaal van gezinnen Eenmalige vergoeding voor in erfpacht of in opstal gegeven onroerende goederen aan gezinnen en instellingen ten dienste van gezinnen Eenmalige vergoeding voor in erfpacht of opstal gekregen onroerende goederen van de hogere overheden Investeringssubsidies in kapitaal aan de hogere overheden Onwaarden op investeringssubsidies in kapitaal van de hogere overheden Eenmalige vergoeding voor in erfpacht of opstal gekregen onroerende goederen van andere overheidsinstellingen Bijdragen in kapitaal aan andere overheidsinstellingen voor investeringen in gronden en gebouwen ten behoeve van het onderwijs Bijdragen in kapitaal aan andere overheidsinstellingen voor uitrusting ten behoeve van het onderwijs Bijdragen in kapitaal aan andere overheidsinstellingen voor gebouwen Bijdragen in kapitaal aan andere overheidsinstellingen voor specifieke doeleinden Onwaarden op investeringssubsidies in kapitaal van andere overheidsinstellingen Bijdragen in kapitaal aan het vrij onderwijs voor gebouwen Bijdragen in kapitaal aan het vrij onderwijs voor uitrusting Bijdragen in kapitaal voor het wetenschappelijk onderwijs Investeringssubsidies in kapitaal van de hogere overheden voor gronden en gebouwen ten behoeve van het onderwijs Investeringssubsidies in kapitaal van de hogere overheden voor uitrusting ten behoeve van het onderwijs Investeringssubsidies in kapitaal van de hogere overheden voor gebouwen Terugvordering van de hogere overheden van aflossingen van leningen ten hunne laste Trekkingsrechten op het investeringsfonds Subsidies in kapitaal van de hogere overheden voor investeringen met specifieke doeleinden Terugvordering van de hogere overheden van de aflossingen van consolidatieleningen Eenmalige vergoeding voor in erfpacht of in opstal gegeven onroerende goederen aan hogere overheden Investeringssubsidies in kapitaal van andere overheidsinstellingen voor gronden en gebouwen ten behoeve van het onderwijs Investeringssubsidies in kapitaal van andere overheidsinstellingen voor uitrusting ten behoeve van het onderwijs

26121 25211 25221 25231 67251 67251 77251 15111 15111 77261 28800 77251 15211 15211 77261 26121 25411 15411 26121 25611 25611 25611 25611 15611 25611 25611 25611 15411 15411 15411 74143 15411 15411 74143 77261 15611 15611

Blz. 91

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie 683-51 685-51 689-54 701-51 701-52 711-51 711-52 711-53 711-54 711-55 711-56 711-57 711-59 711-60 711-62 712-51 712-52 712-53 712-54 712-55 712-56 712-60 713-56 714-56 715-58 721-51 721-52 721-54 721-56 721-57 721-58 721-60 721-62 722-51 722-52 722-53 722-54 722-55 722-56 722-60 723-51 723-52 723-53 723-54 723-55 723-56 723-60 724-51

13/01/2005

V.G.C.

Investeringssubsidies in kapitaal van andere overheidsinstellingen voor gebouwen Investeringssubsidies in kapitaal van andere overheidsinstellingen voor specifieke investeringen Eenmalige vergoeding voor in erfpacht of in opstal gegeven onroerende goederen aan andere overheidsinstellingen Onwaarden op niet geïnde gestelde rechten van de buitengewone dienst Terugbetaling van onwaarden op geïnde vastgestelde rechten van de buitengewone dienst Aankoop van landbouwgronden Aankoop van niet bebouwde bouwgronden Aankoop van industrieterreinen Aankoop van gronden van parken, tuinen, sport- en speelpleinen Aankoop van bosgronden en natuurreservaten Aankoop van andere terreinen Aankoop van gronden en gebouwen Aankoop van terreinen van kunstwerken Aankoop van gronden in uitvoering Aankoop van hout op stam Aankoop van administratieve gebouwen Aankoop van schoolgebouwen Aankoop van industriële en exploitatiegebouwen Aankoop van gebouwen voor sport, cultuur en eredienst Aankoop van monumenten Aankoop van andere gebouwen Aankoop van gebouwen in uitvoering Aanpassingswerken aan andere gebouwen Buitengewoon onderhoud van andere gebouwen Af te schrijven beplanting op gronden Aanleg van landbouwgronden Aanleg van niet bebouwde bouwgronden Aanleg van gronden van parken, tuinen, sport- en speelpleinen Aanleg van andere terreinen Aanleg van gronden van gebouwen Niet af te schrijven beplanting op gronden Aanleg van gronden in uitvoering Bosaanplantingen en herbebossing Oprichting van administratieve gebouwen Oprichting van schoolgebouwen Oprichting van industriële en exploitatiegebouwen Oprichting van gebouwen voor sport, cultuur en eredienst Oprichting van monumenten Oprichting van andere gebouwen Oprichting van gebouwen in uitvoering Aanpassingswerken aan administratieve gebouwen Aanpassingswerken aan schoolgebouwen Aanpassingswerken aan industriële en exploitatiegebouwen Aanpassingswerken aan gebouwen voor sport, cultuur en eredienst Aanpassingswerken aan op de beginbalans niet gewaardeerde gebouwen zonder specifieke bestemming en monumenten Aanpassingswerken aan andere gebouwen Aanpassingswerken aan gebouwen in uitvoering Buitengewoon onderhoud van administratieve gebouwen

15611 15611 77261 67212 67212 22011 22021 22031 22051 22061 22091 22111 22411 24011 22071 22121 22131 22141 22151 22181 22191 24021 22191 22192 22082 22011 22021 22051 22091 22111 22081 24011 22071 22121 22131 22141 22151 22181 22191 24021 22121 22131 22141 22151 22181 22191 24021 22122

Blz. 92

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie 724-52 724-53 724-54 724-55 724-56 724-60 725-51 725-52 725-54 725-56 725-57 725-60 725-62 733-51 733-60 741-51 741-52 741-98 742-51 742-52 742-53 742-98 743-51 743-52 743-53 743-98 744-51 745-51 745-52 745-53 745-98 746-51 747-51 747-60 748-51 748-52 748-53 748-54 748-55 749-51 749-52 749-98 761-51 761-52 761-54 761-56 761-57 761-59 761-62

13/01/2005

Buitengewoon onderhoud van schoolgebouwen Buitengewoon onderhoud van industriële en exploitatiegebouwen Buitengewoon onderhoud van gebouwen voor sport, cultuur en eredienst Buitengewoon onderhoud van op de beginbalans niet gewaardeerde gebouwen zonder specifieke bestemming en monumenten Buitengewoon onderhoud van andere gebouwen Buitengewoon onderhoud van gebouwen in uitvoering Uitrusting en buitengewoon onderhoud van landbouwgronden Uitrusting en buitengewoon onderhoud van niet bebouwde bouwgronden Uitrusting en buitengewoon onderhoud van gronden van parken, tuinen, sport- en speelpleinen Uitrusting en buitengewoon onderhoud van andere terreinen Uitrusting en buitengewoon onderhoud van gronden en gebouwen Uitrusting en buitengewoon onderhoud van gronden in uitvoering Buitengewoon onderhoud van hout op stam Erelonen voor plannen van aanleg, urbanisatieplannen en andere studies Erelonen voor plannen van aanleg, urbanisatieplannen en andere studies in uitvoering Aankoop van bureaumeubilair Aankoop van straatmeubilair en verkeerssignalisatie Aankoop van ander meubilair Aankoop van schrijfmachines Aankoop van reproductiematerieel Aankoop van informaticamaterieel Aankoop van ander bureaumaterieel Aankoop van fietsen, brom- en motorfietsen Aankoop van auto's en bestelwagens Aankoop van vrachtwagens Aankoop van speciale en andere voertuigen Aankoop van machines, exploitatiematerieel en uitrusting Buitengewoon onderhoud van machines, exploitatiematerieel en uitrusting Buitengewoon onderhoud van auto's en bestelwagens Buitengewoon onderhoud van vrachtwagens Buitengewoon onderhoud van speciale en andere voertuigen Aankoop van vee en andere dieren Studies inzake administratieve organisatie en beheer Studies in uitvoering inzake administratieve organisatie en beheer Verwerving van onroerende goederen in leasing Verwerving van meubilair in leasing Verwering van bureaumaterieel in leasing Verwerving van transportmaterieel in leasing Verwering van exploitatiematerieel in leasing Aankoop van kunstvoorwerpen Aankoop collecties voor bibliotheek Andere roerende investeringen Verkoop van landbouwgronden Verkoop van niet bebouwde bouwgronden Verkoop van gronden van parken, tuinen, sport- en speelpleinen Verkoop van andere terreinen Verkoop van gronden van gebouwn Verkoop van terreinen van kunstwerken Verkoop van hout op stam

V.G.C. 22132 22142 22152 22182 22192 24021 22012 22022 22052 22092 22112 24011 22072 21411 24041 23011 23021 23091 23111 23121 23131 23191 23211 23221 23231 23291 23301 23302 23222 23232 23292 23411 21411 24041 26211 26301 26311 26321 26331 23401 23491 23491 22011 22021 22051 22091 22111 22411 22071

Blz. 93

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie 762-51 762-52 762-53 762-54 762-55 762-56 771-51 771-98 772-51 772-52 772-53 772-98 773-51 773-52 773-53 773-98 774-51 776-51 779-51 779-52 779-98 811-51 812-51 815-54 816-51 817-51 819-54 820-51 841-51 841-54 843-53 843-54 861-01 861-51 862-51 865-54 866-51 867-01 867-51 869-54 870-01 870-51 891-01 891-51 891-54 893-01 893-02 893-51 893-52 893-54

13/01/2005

Verkoop van administratieve gebouwen Verkoop van schoolgebouwen Verkoop van industriële en exploitatiegebouwen Verkoop van gebouwen voor sport, cultuur en eredienst Verkoop van op de beginbalans niet gewaardeerde gebouwen zonder specifieke bestemming en monumenten Verkoop van andere gebouwen Verkoop van bureaumeubilair Verkoop van ander meubilair Verkoop van schrijfmachines Verkoop van reproductiematerieel Verkoop van informaticamaterieel Verkoop van ander meubilair Verkoop van fietsen, brom- en motorfietsen Verkoop van auto's en bestelwagens Verkoop van vrachtwagens Verkoop van speciale en andere voertuigen Verkoop van machines, exploitatiematerieel en uitrusting Verkoop van vee en andere dieren Verkoop van kunstvoorwerpen Verkoop bibliotheekcollecties Verkoop van ander roerend patrimonium Leningen aan overheidsondernemingen Volstorting van deelnemingen in overheidsondernemingen Aankoop van vastrentende effecten van overheidsondernemingen Volstorting van deelnemingen in prive-ondernemingen Leningen aan prive-ondernemingen Aankoop van vastrentende effecten van prive-ondernemingen Leningen aan gezinnen en v.z.w.'s Leningen aan de hogere overheden Aankoop van vastrentende effecten van de hogere overheden Leningen aan overheidsinstellingen Aankoop van vastrentende effecten van overheidsinstellingen Periodieke aflossing van leningen door openbare ondernemingen Vervroegde aflossing van leningen door openbare ondernemingen Terugbetaling van deelnemingen in overheidsondernemingen Verkoop van vastrentende effecten van overheidsondernemingen Terugbetaling van deelnemingen in prive-ondernemingen Peridoieke aflossing van leningen door prive-ondernemingen Vervroegde aflossing van leningen door prive-ondernemingen Verkoop van vastrentende effecten van prive-ondernemingen Periodieke aflossing van leningen door gezinnen en v.z.w.'s Vervroegde aflossing van leningen door gezinnen en v.z.w.'s Periodieke aflossing van leningen door hogere overheden Vervroegde aflossing van leningen door hogere overheden Verkoop van vastrentende effecten van de hogere overheden Terugvordering van derden van periodieke aflossing van leningen te hunnen laste Periodieke aflossing van leningen door andere overheidsintellingen Terugvordering van derden van vervroegde aflossingen van leningen te hunnen laste Vervroegde aflossing van leningen doro andere overheidsintellingen Verkoop van vastrentende effecten van andere overheidsinstellingen

V.G.C. 22121 22131 22141 22151 22181 22191 77241 77241 77241 77241 77241 77241 23211 23221 23231 23291 23301 77241 23401 77241 77241 27511 28212 28510 28222 27511 28510 27521 27541 28510 27561 28510 74515 27515 28211 28510 28221 74515 27515 28510 74525 27525 74545 27545 28510 74213 74565 27565 27565 28510

Blz. 94

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie 911-01 911-03 911-04 911-05 911-06 911-51 911-52 911-53 911-54 911-55 911-56 911-57 912-01 912-51 912-52 913-01 913-51 913-52 918-01 951-01 952-51 954-01 955-01 955-51 956-51 957-01 958-01 961-51 961-53 961-54 961-55 961-56 962-51 963-51 968-01 991-01 992-51 994-01 995-51 996-01 997-51 998-01 998-02

13/01/2005

Periodieke aflossing van leningen ten laste van de VGC Periodieke aflossing van leasingschulden Periodieke aflossing van openbare leningen Periodieke aflossing van sanerings- en consolidatieleningen Periodieke aflossing van prefinancieringsleningen Vervroegde aflossing van leningen ten laste van de VGC Onwaarden op leningen ten laste van de VGC Vervroegde aflossing van leasingschulden Vervroegde aflossing van openbare leningen Vervroegde aflossing van sanerings- en consolidatieleningen Vervroegde aflossing van prefinancieringsleningen Onwaarden op leasingsovereenkomsten Periodieke aflossing van leningen ten laste van de hogere overheden Vervroegde aflossing van leningen ten laste van de hogere overheden Onwaarden op leningen ten laste van de hogere overheden Periodieke aflossing van leningen ten laste van derden Vervroegde aflossing van leningen ten laste van derden Onwaarden op leningen ten laste van derden Aflossing van leningen opgenomen door derden, gewaarborgd door de VGC Batig resultaat van de gewone dienst Batig resultaat van de buitengewone dienst Overboeking naar gewoon reservefonds Overboeking naar buitengewoon reservefonds Overboeking naar buitengewoon reservefonds Overboeking van de buitengewone dienst naar de gewone dienst Overboeking van de gewone dienst naar de buitengewone dienst Overboeking van de gewone dienst naar voorzieningen voor risico's en kosten Leningen ten laste van de VGC Leasingovereenkomsten Openbare leningen Sanerings- en consolidatieleningen Prefinancieringsleningen Leningen ten laste van de hogere overheden Leningen ten laste van derden Terugvordering van derden van aflossingen van door de VGC gewaarborgde leningen Nadelig resultaat van de gewone dienst Nadelig resultaat van de buitengewone dienst Overboeking uit het gewoon reservefonds Overboeking uit het buitengewoon reservefonds Overboekingen van de buitengewone naar de gewone dienst Overboekingen van de gewone naar de buitengewone dienst Aanwending van voorzieningen voor risico's en kosten Terugneming van voorzieningen voor risico's en kosten

V.G.C. 64103 64423 64603 64103 64103 17103 17101 17423 17603 17153 17503 17421 64143 17143 17141 64213 17213 17211 64303

68504 68505 68605

66621 17101 17421 17601 17151 17501 17141 17211 74303

78504 78605

66622 77111

Blz. 95


V.G.C.

5.8 Artikelen Vaste Activa Artikel

Omschrijving

220/742-53 aankoop van informaticamaterieel 310/743-52 aankoop wagens 310/744-51 aankoop van machines en uitbatingsmaterieel 310/742-53 aankoop van informaticamaterieel 320/744-51 aankoop van machines en uitbatingsmaterieel 400/631-51 Investeringssubsidies aan Argo 40000/631-51 Investeringssubsidies aan Digo 400/712-52 aankoop containerklassen 400/742-53 aankoop van informaticamaterieel 490/741-98 aankoop van meubilair 490/742-53 aankoop van informaticamaterieel 490/744-51 aankop van audiovisueel materiaal 492/723-52 aankoop, studies en werken aan gebouwen 492/742-53 aankoop van informaticamaterieel 492/744-51 aankoop van machines, exploitatiematerieel en uitrusting 493/741-51 aankoop van meubilair 493/741-98 aankoop van klasmeubilair 493/742-53 aankoop van informaticamaterieel 493/744-51 aankoop van machines, exploitatiematerieel en uitrusting 494/741-51 aankoop van meubilair 494/741-98 aankoop van klasmeubilair 494/742-53 aankoop van informaticamaterieel 494/744-51 aankoop van machines, exploitatiematerieel en uitrusting 496/741-98 aankoop van meubilair 496/742-53 aankoop van informaticamaterieel 496/744-51 aankoop van machines, exploitatiematerieel en uitrusting 497/723-52 aanpassingswerken aan gebouwen 497/741-51 aankoop van bureaumeubilair 497/741-98 aankoop van klasmeubilair 497/742-53 aankoop van informaticamaterieel 497/744-51 aankoop van audio-visueel en didactisch materiaal 498/723-52 aankoop, studies en werken aan gebouwen 498/741-98 aankoop van meubilair 498/742-53 aankoop van informaticamaterieel 498/744-51 aankoop van didactisch materiaal 499/723-52 aanpassingswerken aan gebouwen 499/741-98 aankoop van meubilair 499/742-53 aankoop van informaticamaterieel 499/744-51 aankoop van uitbatingsmaterieel 500/742-53 aankoop van informaticamaterieel 550/724-54 onderhoud Neerhofhoeve 550/744-51 aankoop van uitrusting 55000/744-51 aankoop van materiaal voor jeugdverenigingen 555/744-51 aankoop van machines en uitbatingsmaterieel 560/744-51 aankoop van machines en uitrusting 570/744-51 aankopen voor het communicatiecentrum 570/742-53 aankoop van informaticamaterieel

13/01/2005

Blz. 96


V.G.C.

650/635-51 Investeringstoelagen projecten Stedenfonds 690/723-56 aanpassingswerken aan gebouwen 690/741-51 aankoop van bureaumeubilair 690/742-53 aankoop van informaticamaterieel 690/744-51 aankoop van uitbatingsmaterieel 70001/741-51 aankoop van bureaumeubilair 84000/522-52 investeringssubsidies voor jeugdinfrastructuur 84001/635-51 investeringssubsidies voor bibliotheken 84002/522-52 investeringssubsidies voor culturele infrastructuur 84003/635-51 investeringssubsidies nieuw- en verbouwen en technische uitrusting KVS 84004/522-52 investeringssubsidies voor sportinfrastructuur 850/522-52 investeringssubsidies voor voorschoolse instellingen 85000/522-52 investeringssubsidies voor welzijnsinstellingen 860/522-52 investeringssubsidies voor gezondheidsinstellingen 820/723-51 aankoop, studies en werken aan gebouwen 800/723-51 aankoop, studies en werken aan het Monnaie-house 820/724-51 buitengewoon onderhoud van administratieve gebouwen 820/741-51 aankoop van bureaumeubilair 820/749-51 aankoop en restauratie van kunstvoorwerpen 830/723-52 aankoop, studies en werken aan gebouwen in de onderwijssector 840/723-54 aanpassinsgswerken aan gemeenschapscentra 84000/723-54 aankoop, studies en werken aan gebouwen in de culturele sector 84002/723-54 aankoop, studies en werken in de sportsector 84003/723-54 aankoop, studies en werken Bronks 840/724-54 buitengewoon onderhoud van gemeenschapscentra 840/741-98 aankoop van meubilair voor gemeenschaps- en jeugdcentra 840/744-51 aankoop van uitbatingsmaterieel 850/723-56 aankoop, studies en werken aan gebouwen van voorschoolse instellingen 850/724-56 buitengewoon onderhoud van voorschoolse instellingen 850/744-51 aankoop van uitbatingsmaterieel

13/01/2005

Blz. 97

Vlaamse Gemeenschapscommissie

Recommend Documents