BAB 3 ANALIS A S IS TEM YANG BERJALAN
3.1
Riwayat Perusahaan PT. TIKI JNE atau JNE didirikan pada tahun 1990 dan memulai kegiatan usahanya yang terpusat pada penanganan kegiatan kepabeanan / import kiriman barang / dokumen serta pengantarannya dari luar negeri ke Indonesia. Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan Internasionalnya dengan bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa negara Asia (ACCA) yang bermarkas di Hong Kong yang kemudian memberi kesempatan kepada JNE untuk mengembangkan wilayah antaran sampai ke seluruh dunia. M utu layanan dan kemampuan JNE telah pula diakui pemerintah Indonesia melalui pemberian penghargaan “Adhikarya Pos” pada tahun 1996 dan 2001. Saat ini JNE yang didukung lebih dari 1000 karyawan dan tidak kurang dari 600 gerai yang tersebar luas di seluruh penjuru Indonesia, melayani pengiriman cepat, lewat situs yang efektif dan efisien, JNE juga memberikan kemudahan akses atas informasi seputar layanan JNE. Kehandalan JNE juga telah dibuktikan dengan diraihnya berbagai bentuk penghargaan serta sertifikasi ISO 9001:2000 atas jasa layanan yang telah diberikan untuk masyarakat luas.
60
61 3.1.1
Perizinan
Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) No. 04416/1.824.51.
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) No. 01.539.710.2-036.000.
Surat Izin Pengusaha Jasa Titipan (SIPJT) No. 240/SIPJT/DIRJEN/1996.
Surat Izin Usaha Jasa Pengurusan Transportasi (SIUPJT) No. B.272/AL.003/KW.IX/99.
Sertifikat Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) No. 275/WBC.45/KJ-03/PPJK/1997.
Angka Pengenal Importir-umum (APR-U) No. 090200596.
Tanda Daftar Perusahaan Perseroan Terbatas (TDPPT) No. 09.02.1.63.07745.
Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak No. PEM -002 45/WPJ.05/KP 0803/2007.
3.1.2
Domisili No.281/1.824.03/2009.
Penghargaan dan Keanggotaan Penghargaan •
ADIKARYA POS - Tahun 1998.
•
ADIKARYA POS - Tahun 2001.
•
SATYALANCANA WIRAKARYA - Tahun 2004.
•
SUPERBRANDS Indonesia - Tahun 2005.
•
ANUGRAH PRODUK ASLI INDONESIA - Tahun 2008.
•
SATYALANCANA WIRAKARYA - Tahun 2009.
62 Anggota Asosiasi •
ASPERINDO (Asosiasi Perusahaan Jasa Pengiriman Ekspress Indonesia).
3.1.3
•
FIATA (International Federation of Freight Forwarders Associations).
•
IATA (International Air Transport Associations).
•
GAFEKSI (Gabungan Forwarder & Expedisi Indonesia).
Alamat Perusahaan Kantor Pusat Jl. Tomang Raya No. 11, Jakarta 11440, Indonesia Telp. (021) 566 5262, 563 3232, Fax. 021 567 1413 email :
[email protected] , website : http://www.jne.co.id Operation Office Jl. Tomang Raya No. 3, Jakarta Barat Telp. (021) 566 5262, 563 3232, Fax. 021 567 1413 Finance Office Jl. Letjen S. Parman Kav. P1, Jakarta Barat Telp. (021) 5358282, Fax. (021) 5323224 HRD Office Ruko Taman Niaga Roxy No. 62 A-B Jl. Biak, Jakarta barat
63 3.1.4
Visi dan Misi Perusahaan Visi M enjadi perusahaan dengan standar Internasional dibidang jasa distribusi yang mampu melayani kebutuhan segenap lapisan masyarakat dan dapat diterima menjadi tuan rumah di negeri sendiri. Misi 1. M emadukan
jasa
pengiriman,
kepabeanan,
pergudangan,
pendistribusian dalam satu sistem yang terintegrasi secara efektif dan fleksibel. 2. M endayagunakan jaringan dan infrastruktur yang dimiliki sebagai kontribusi pada proses perputaran roda ekonomi dengan didukung SDM yang professional dan memiliki integritas moral yang tinggi. 3. M emanfaatkan perkembangan teknologi informasi secara tepat guna. 4. M endorong pertumbuhan usaha yang berkeseinambungan dalam rangka
mencapai
kesejahteraan
karyawan
dan
senantiasa
meningkatkan tanggung jawab sosial. 3.1.5
Layanan dan Jasa Perusahaan 1. Jasa Kurir Dalam Negeri & Intra Kota Dengan keberadaan jaringan dalam negeri yang dapat diandalkan JNE menjamin kecepatan pengantaran keseluruh wilayah di Indonesia. Beroperasi 24 jam sehari, 7 hari seminggu, JNE menawarkan waktu penjemputan dan transit yang cepat dan fleksibel kepada pelanggan.
64 2. Jasa Kurir Luar Negeri JNE memindahkan dokumen hingga paket besar ke berbagai tujuan di seluruh dunia dengan kecepatan dan kehandalan yang teruji. JNE juga melayani pengantaran khusus untuk kiriman peka waktu hingga tujuan akhir. Semua kiriman dimonitor setiap saat melalui program situs JNE oleh para tim kami secara professional. 3. Jasa Kargo Laut Dan Udara Kecepatan dan keamanan serta keakuratan kegiatan impor dan ekspor adalah jaminan JNE kepada pelanggan untuk keperluan jasa Kargo Laut dan Udara. Dengan jaringan luas dan strategis diberbagai negara, JNE memiliki sumber daya dan kemampuan menangani pengiriman kargo laut dan udara kemana saja setiap saat. 3. Jasa Layanan Kepabeanan Antisipasi dan persiapan proses kepabeanan telah ditangani sepenuhnya untuk menghindari keterlambatan.
Pengalaman
telah
menjadikan JNE dipilih oleh berbagai institusi pemerintah dan non pemerintah untuk menangani distribusi dan kepabeanan untuk proyekproyek mereka. 4. Jasa Perpindahan, Angkutan Darat & Pergudangan JNE menyediakan jasa perpindahan dan pengepakan barang seluruh isi kantor, pabrik, galeri atau rumah memindahkannya ke lokasi baru serta membuka pengepakan. JNE mengadakan kunjungan untuk mendiskusikan pengemasan, pengepakan serta pengaturan transportasi angkutan yang tepat sampai ke tujuan.
65 5. Logistik & Distribusi Dengan lebih dari 50 kantor cabang dan lebih dari 150 depot pengantaran di berbagai kota di Indonesia, JNE dapat melayani tepat dan cepat pengelolaan logistik dan pengantaran bagi banyak perusahaan terkemuka. Selain memiliki tim yang professional. JNE dapat melayani pelanggan dengan fleksibel sesuai kebutuhannya. 6. Jasa Penjemputan Bandara Bertujuan untuk menjamin kelancaran proses kedatangan, transit atau keberangkatan para pelanggan, JNE menyediakan jasa pendamping melalui proses
imigrasi dan
kepabeanan.
M engatur
transportasi,
penginapan serta reservasi tiket, membantu pelanggan menghindari keterlambatan dan antrian yang tidak perlu. 7. Pengiriman Uang Layanan pengiriman uang 24 jam melalui Western Union di JNE Tomang.
66
3.1.6
S truktur Organisasi Perusahaan Pada gambar 3.1 dapat kita lihat struktur organisasi dari PT. TIKI JNE (S. Parman).
supervisor
staff
staff
supervisor
supervisor
supervisor
supervisor
staff
staff
staff
staff
supervisor
supervisor
staff
staff
staff
66
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
supervisor
3.1.7
67 Tugas danWewenang 1. Presiden Komisaris dan Komisaris Komisaris mewakili pemegang saham dalam mengawasi dan member arahan kepada direksi sesuai dengan strategi yang dijalankan perusahan. Tugas dan wewenangnya sebagai berikut :
M engawasi kebijakan dalam pelaksanaan operasional perusahaan, laporan audit, dan tindak lanjut temuan audit.
M eyakini bahwa pengelolaan perusahaan telah dijalankan sebagaimana mestinya.
M enyelenggarakan rapat sekurang-kurangnya 1 bulan sekali.
2. Presiden Direktur Tugas dan wewenang :
M emimpin perusahaan secara keseluruhan menyangkut fungsi – fungsi perusahaan dan membina serta mengarahkan jajaran bawahannya untuk mencapai tujuan perusahaan.
Bertanggung jawab langsung kepada Presiden Komisaris yang ditunjuk dari Rapat Umum Pemegang Saham dalam penyelenggaraan perusahaan dan membawahi serta mengordinir kegiatan perusahaan
3. Direktur Keuangan Tugas dan wewenang:
Bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan perusahaan yang meliputi seluruh kegiatan keuangan berupa analisa arus masuk dan keluarnya uang
M engontrol dan mengelola semua aktifitas akutansi yang ada
68
M enetapkan dan
melaksanakan kebijaksanaan dalam sistem prosedur
akutansi 4. Direktur Eksekutif Tugas dan wewenang :
Bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana strategi dan kebijakankebijakan organisasi mengatasnamakan Rapat Umum Anggota.
Bekerja sama dengan Direktur dari divisi lain untuk membuat visi strategis yang sejalan dengan tujuan organisasi dan mengarahkan sumber daya organisasi untuk mencapai visi tersebut
M embuat agenda kerja yang efektif dan memastikan pemenuhan criteria dievaluasi secara berkesinambungan
5. Direktur M arketing Tugas dan wewenang :
Bertanggung jawab kepada Presiden Direktur dan mengoordinir General Manager Operasional (Marketing and Administration Division)
M engawasi dan mengkoordinasi segala usaha pencapaian sasaran usaha yang telah ditentukan dalam RSUP
M erencanakan arah kebijakan perusahaan sebagai implementasi rencana pengembangan perusahaan yang telah ditetapkan oleh RSUP
M emberikan pengarahan dan mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja,
anggaran
belanja dan
pendapatan
tahunan
serta tentang
pengendalian kegiatan perusahaan sehingga tercapai hasil usaha yang optimal
69 6. Direktur Operasional Direktur Operasional bertanggung jawab dalam penerapan sistem operasional yang efektif dan pemeliharaannya agar sesuai dengan persyaratan yang diatur dalam prosedur operasional. Berhubungan dengan aktifitas penilaian, pengawasan uji kompetensi, dan auditor, penguji, perumus, dan tenaga ahli serta kegiatan administrasi dan pengelolaan sumber daya manusia. Direktur Operasional juga mengawasi kinerja dari divisi operasional, antara lain : a. IT Senior M anager Tugas dan wewenang:
Bertanggung
jawab
terhadap
departemen
IT
dibawahnya dan
memastikan fungsi dan tanggung jawabnya berjalan sebagaimana mestinya .
M enyusun strategi dan rencana IT untuk jangka pendek, menengah, dan panjang berdasarkan strategi dan rencana perusahaan
M enganalisa dan mengkaji perkembangan teknologi informasi untuk menjadi landasan
bagi penetapan dan penyusunan
rekomendasi
pengembangan IT untuk perusahaan
M enyusun anggaran dan mengontrol penggunaan dan realisasi anggaran departemen IT untuk memastikan efektifitas dan efisiensinya
b. IT Planning and Development M anager Tugas dan wewenang :
70
Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembangan database dan sistem aplikasi IT yang digunakan serta menyusun rencana dan anggaran untuk pengembangannya
M elakukan kerjasama dengan pihak purchasing dalam rangka pengadaan software untuk keperluan pembangunan sistem aplikasi IT
M enyeleksi, merekomendasikan, dan memberikan pelatihan yang tepat kepada staff IT di departemennya.
c. IT Strategy and Planning Supervisor Tugas dan wewenang : M embantu atau memberikan masukan untuk mengembangkan dan menyusun strategi dan rencana IT jangka pendek, menengah dan panjang serta membantu menganalisa dan mengkaji perkembangan teknologi M elakukan survey secara berkala terhadap manfaat yang diperoleh user setelah pelaksanaan implementasi sistem aplikasi IT M engukur dan menganalisa key performance indicator dari dampak penerapan sistem aplikasi terhadap perusahaan d. IT Application and Development Supervisor Tugas dan wewenang : Bertanggung
jawab
terhadap
perencanaan,
pemeliharaan,
dan
pengembangan sistem aplikasi yang dibutuhkan M engoordinasi para programmer (Application Developer)
dalam
membuat sistem aplikasi sesuai dengan rancangan yang telah disusun oleh system analist
71 Bekerja sama dengan System Analist dan Database administrator untuk mengembangkan dan mengujicoba sistem aplikasi e. IT System Analist and Database Administrator Supervisor Tugas dan wewenang :
M erencanakan dan merancang pembangunan sistem aplikasi yang akan digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan
Bertanggung
jawab
terhadap
perencanaan,
pemeliharaan,
dan
pengembangan database beserta data storage, backup dan recovery.
Bekerja sama dengan application developer dalam penyusunan dokumen teknik dan buku panduan penggunaan untuk user
M engelola akses user ke database server (permissions & priviledges)
f. IT Infrastructure and Operational M anager Tugas dan wewenang :
Bertanggung jawab atas pengembangan dan pemeliharaan infrastruktur serta kelancaran operasi IT untuk mendukung aktifitas perusahaan.
M engusulkan dan mempersiapkan sarana dan prasarana IT yang akan digunakan oleh perusahaan.
M enyusun konsep kerjasama dengan para vendor IT secara win-win solution sesuai prosedur yang telah ditetapkan.
M engarahkan dan mengkoordinir penciptaan manajemen pelayanan IT yang efektif kepada seluruh end-user
g. IT Network and Security Supervisor Tugas dan wewenang :
72
Bertanggung jawab atas pengembangan dan pemeliharaan jaringan komunikasi (LAN, WAN, VoIP, Network Security, dan NM S / Network Management System)
M engawasi pelaksanaan instalasi dan implementasi perangkat jaringan sampai berjalan dengan baik.
M enyusun policy atau aturan end-user akses didalam jaringan
M engikuti perkembangan IT terkini khususnya mengenai teknologi jaringan
h. IT Hardware System Supervisor Tugas dan wewenang :
Bertanggung jawab atas pengembangan Hardware dan Operating System yang digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan
Lingkup perangkat server dan area yang menjadi tanggung jawabnya adalah : Server Operasional M y Orion, Email Server, Web Server, FTP Server, NAS / Storage, dan server pendukung lainnya di ruang Server Data Center
M elakukan inventarisasi seluruh perangkat keras beserta OS dan konten yang dipasang secara berkala
i. IT Helpdesk Supervisor Tugas dan wewenang :
Bertangung jawab atas pelayanan IT kepada end-user dalam penggunaan aplikasi agar tetap efektif dan memuaskan
M enangani permasalahan di tingkat pertama atau berfungsi sebagai Single Point of Contact untuk permintaan layanan dan bantuan dari user
73
M ensupervisi kegiatan update tariff ke master data di data center, kegiatan
backup
data secara berkala,
dan
kegiatan
sosialisasi
implementasi program aplikasi baru ke seluruh end-user.
M emastikan keberadaan layanan untuk menjamin SLA (7 x 24 jam)
M engawasi dan mengontrol kegiatan user support
j. IT Technical Support Supervisor Tugas dan wewenang :
Bertanggung jawab atas seluruh permasalahan dan pemeliharaan perangkat PC desktop, printer, scanner beserta kelengkapannya.
M elakukan inventarisasi seluruh perangkat desktop end user secara berkala
M embersihkan perangkat fisik PC dan aplikasi-aplikasi yang tidak diperlukan dan virus-virus yang ditemukan di PC end user secara berkala
M engawasi
dan
melakukan
permintaan
suku
cadang
PC
dan
perlengkapannya 3.2
Sistem yang Sedang Berjalan 3.2.1
Proses Bisnis yang Berjalan Proses bisnis pada PT. TIKI JNE saat ini adalah melakukan pengiriman
barang baik paket maupun dokumen sesuai order dari customer yang diterima oleh agen atau gerai, serta kantor cabang utama yang tersebar di seluruh daerah di Indonesia. Berikut bagan prosedur operasional dalam proses bisnis pada PT. TIKI JNE :
74
Kantor Pusat
Cabang
Agen
Cabang
Agen
Agen
Cabang
Agen
Agen
Agen
Gambar 3.2 Bagan prosedur operasional Keterangan : 1. Kantor Pusat M embawahi tiap cabang secara langsung untuk menyediakan pelayanan dan infrastruktur jaringan yang terhubung langsung ke kantor pusat dalam melakukan komunikasi data. Kemudian menyuplai segala kebutuhan yang dibutuhkan oleh cabang secara keseluruhan. 2. Kantor Cabang M embantu kantor pusat dalam menyediakan pelayanan terhadap customer sekaligus membawahi tiap agen dalam melakukan proses bisnis dan komunikasi data ke kantor pusat. Seluruh cabang telah terkomputerisasi yang terhubung langsung ke data center (Kantor Pusat). 3. Agen M erupakan mitra bisnis yang membantu dalam melayani customer untuk melakukan pengiriman barang. Komunikasi data pada agen masih manual dan bergantung pada cabang. Beberapa agen telah terkomputerisasi namun belum terhubung langsung ke jaringan kantor pusat maupun cabang.
75 Adapun gambaran umum proses bisnis yang berjalan pada PT. TIKI JNE adalah sebagai berikut :
Dari sisi Kantor cabang utama (real time online) 1. Order dari customer dirterima oleh petugas. 2. Barang diterima oleh petugas. 3. Data customer langsung di entry ke database pusat melalui aplikasi My Orion secara online. 4. Petugas mencetak connote atau resi pengiriman. 5. Barang siap dikirim.
Dari sisi Agen (manual) 1. Order dari customer diterima oleh agen. 2. Barang diterima oleh agen. 3. Agen menulis data customer pada connote atau resi pengiriman secara manual kemudian diberikan kepada customer. 4. Resi pengiriman (connote) beserta barang akan dikirim ke cabang terlebih dahulu pada malam hari sekitar pukul 21.00 – 22.00. Biasanya agen sendiri yang mengantar namun dapat juga dijemput oleh kurir dari kantor operasional sesuai dengan ketentuan. 5. Barang dan resi pengiriman diterima oleh kantor operasional (cabang) untuk dilakukan pengecekan. 6. Resi pengiriman atau connote di entry oleh petugas ke dalam database pusat melalui aplikasi M y Orion. 7. Barang siap dikirim ke tujuan.
76 Pengiriman data dari kantor cabang ke kantor pusat sudah real-time online. Data langsung masuk ke database server pusat sehingga status pengiriman barang dapat langsung di trace maupun tracking oleh customer melalui website JNE dengan memasukkan nomor resi pengiriman atau connote. Dengan begitu customer dapat mengetahui status barangnya. Sedangkan dari sisi agen, proses binis masih berjalan manual sehingga customer belum dapat melihat status barangnya sebelum agen mengirim resi pengiriman ke kantor cabang utama untuk dimasukkan ke database pusat.
3.2.2
Sistem Jaringan yang Berjalan Topologi jaringan yang digunakan PT. TIKI JNE secara garis besar dapat
digolongkan sebagai topologi star. Seluruh lalu lintas dan komunikasi data dari kantor pusat dan kantor cabang akan menuju ke server pusat yang berada di Jakarta (S. Parman) sebagai data center. Secara global topologi jaringan PT. TIKI JNE dapat diilihat pada Gambar 3.3 :
77
Gambar 3.3 Topologi jaringan PT. TIKI JNE (S. Parman) 77
78 Keterangan : 1. Gambar 2 kantor cabang yang terhubung melalui VPN M PLS mewakili 67 kantor cabang di seluruh Indones ia yang terhubung dengan kantor pusat 2. Workstation yang ada di kantor pusat dan di kantor cabang, kantor Tomang 3, 6, 11, dan kantor Biak mewakili seluruh end-device yang berada di jaringan LAN masing - masing Sumber internet yang digunakan pada kantor pusat berasal dari Internet Service Provider (ISP) Telkom dengan bandwidth sebesar 12 M bps. Komunikasi jaringan dalam (LAN) kantor S.Parman dengan jaringan publik harus melalui sebuah router. Router tersebut berfungsi sebagai gerbang antara jaringan pribadi dengan jaringan publik. Di router tersebut dilakukan fungsi – fungsi routing IP, DHCP Server, Network Address Translation (NAT), sebagai gateway dari jaringan M PLS dan juga berfungsi sebagai firewall. Jaringan pusat PT. TIKI JNE tidak menggunakan firewall dengan merk dari vendor tertentu dikarenakan biaya firewall yang tinggi. Dari router tersebut jaringan pusat PT. TIKI JNE dibagi menjadi 3 segmen jaringan dengan menggunakan 3 buah switch. Pembagian tersebut dilakukan menurut fungsi dari masing – masing segmen. Segmen pertama (192.168.1.0/24) adalah segmen jaringan privat dari kantor S.Parman atau jaringan LAN. Segmen kedua (192.168.2.0/28) adalah front-end server, yaitu server - server yang berfungsi untuk melindungi jaringan privat. Network traffic melewati front-end terlebih dahulu sebelum memasuki jaringan. Server ini biasanya memang disediakan untuk diakses dari jaringan publik. Sedangkan
79 segmen ketiga (192.168.0.0/24) adalah back-end server, yaitu server – server yang tidak terhubung secara langsung ke jaringan publik, user dan eksternal proses. Biasanya server back-end merupakan server dengan tingkat keamanan yang kritis, jadi hanya bisa diakses oleh pihak yang benar-benar mempunyai hak akses. Server – server yang ada di front-end server antara lain server monitoring, SM TP, DNS, Web, dan GPS. Server monitoring digunakan untuk memonitor traffic jaringan, server SM TP digunakan sebagai server untuk pengiriman email, server DNS digunakan untuk merubah dari IP yang digunakan di JNE menjadi nama yang lebih mudah diingat,server Web digunakan sebagai server untuk website JNE, dan server GPS adalah server yang sempat dicoba diimplementasikan untuk mengetahui posisi kendaraan pengiriman barang, tetapi sekarang sudah tidak digunakan lagi. Sedangkan server – server yang ada di back-end server antara lain Orion Application & Server Database, Syslog & Web Cache, M ail, dan VoIP. Server Orion adalah server aplikasi yang digunakan untuk operasional bisnis sehari-hari, server database adalah server yang berfungsi sebagai database perusahaan, server Syslog & Web Cache digunakan sebagai proxy server untuk menampung file-file web yang sering diakses dan untuk menyaring alamat web yang tidak boleh diakses, server M ail digunakan untuk menyimpan e-mail yang keluar dan masuk, sedangkan server VoIP digunakan untuk menangani segala hal yang berkaitan dengan VoIP seperti konektivitas, distribusi IP dan lain-lain.
80 Tabel 3.1 Tabel IP server pada Back-End Server
Alamat IP
Orion
192.168.0.27 – 192.168.0.31/24
M ail
192.168.0.18/24
Syslog
192.168.0.9/24
Proxy / Web Cache
192.168.0.239/24
VOIP
192.168.0.248/24
FTP
192.168.0.238/24
Tabel 3.2 Tabel IP server pada Front-End Server
Alamat IP
DNS
192.168.2.5/28
Web
192.168.2.6/28
SM TP
192.168.2.2/28
M onitoring
192.168.2.3/28
Kantor pusat yang terletak di Jalan S. Parman (Jakarta) terhubung secara langsung dengan Kantor Cabang Tomang (3, 6, 11), Kantor Cabang Intracity (Biak), dan Kantor Cabang Perwakilan diseluruh Indonesia yang dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Kantor pusat – Kantor cabang Tomang (3, 6, 11) dan Kantor cabang Biak Jaringan pada kantor pusat ini terhubung langsung secara leased line melalui cloud M etro Ethernet milik PT Telkom Indonesia yang disewa penggunaannya ke tiga kantor cabang yang berada di Tomang dan kantor cabang Biak yang ada di Roxy melalui media transmisi fiber optic dengan
81 besar bandwidth 10M bps. Jarak antar kantor tersebut tidak begitu jauh sehingga transfer data menjadi cepat. 2. Kantor pusat – Kantor perwakilan seluruh Indonesia PT. TIKI JNE memiliki 67 kantor perwakilan yang tersebar diseluruh Indonesia. Jaringan pada kantor ini terhubung menggunakan VPN-M PLS yang juga menyewa penggunaan infrastrukturnya ke pihak ketiga yaitu PT Telkom dengan besar bandwidth masing – masing cabang bervariasi yaitu 64 Kbps dan 128 Kbps. Untuk berkomunikasi antar cabang digunakan VOIP. Setelah user terhubung melalui VPN MPLS maka selanjutnya user dapat mengakses resource yang berada pada jaringan lokal PT. TIKI JNE. Contohnya seperti sebagai berikut :
Aplikasi JNE Chat Room yang terletak pada IP 192.168.0.12/24
Aplikasi My Orion yang terletak pada IP 192.168.0.27/24
Web server yang terletak pada IP 192.168.2.6/28
M ail server yang terletak pada IP 192.168.0.18/24
FTP server yang terletak pada IP 192.168.0.238/24
Untuk berkomunikasi di lingkungan intranet atau antar cabang PT. TIKI JNE menggunakan Voice over Internet Protocol (VoIP) dan
melalui
program chatting internal JNE Chat Room. Adapun beberapa perangkat keras maupun lunak yang umum digunakan PT. TIKI JNE antara lain sebagai berikut :
82
Perangkat Lunak 1. Aplikasi My Orion (core system integrated) M erupakan aplikasi utama pendukung kegiatan pada PT. TIKI JNE. Berbagai macam fungsi untuk pembuatan
data entry,
report, cash register, dll. Aplikasi ini digunakan oleh seluruh kantor cabang maupun perwakilan yang tersebar di seluruh Indonesia 2. M icrosoft Office License M erupakan aplikasi yang standar digunakan untuk mengerjakan perkerjaan – pekerjaan administrasi kantor. Aplikasinya antara lain M icrosoft Word, M icrosoft Excel, M icrosoft Powerpoint, dan lain – lain. 3. Database Oracle License M erupakan aplikasi database milik vendor Oracle yang digunakan PT. TIKI JNE untuk mengelola database perusahaan. 4. JNE Chat Room M erupakan aplikasi chatting yang disediakan untuk komunikas i karyawan internal PT. TIKI JNE di seluruh Indonesia.
Perangkat Keras 1. Server Dell Power Edge SC430. 2. Router Cisco 2600 dan M aipu 8110 (kantor cabang), M ikrotik RB 1100 13 port (kantor pusat). 3. Switch 3Com 24 port. 4. VoIp Gatekeeper Server.
3.3
83 Analisa Sistem Jaringan yang Berjalan 3.3.1
Permasalahan yang dihadapi Sebagai salah satu upaya untuk meningkatkan brand image perusahaan,
PT. TIKI JNE sebagai perusahaan yang menawarkan jasa distribusi barang yang sedang berkembang, dalam waktu dekat bermaksud melakukan komputerisasi agen dengan tujuan meningkatkan efisiensi waktu kerja sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan terhadap customer dan meningkatkan image perusahaan di mata customer. Informasi ini didapatkan menurut hasil wawancara penulis terhadap Staff IT Operation PT. TIKI JNE. Agen sebagai mitra yang membantu perusahaan dalam proses bisinis juga memiliki peran penting karena sebagian besar customer mengenal JNE dan melakukan pengiriman melalui agen. Berdasarkan analisa sistem yang sedang berjalan pada PT. TIKI JNE, survey lapangan dan wawancara dengan Staff IT sebagai narasumber, dapat diketahui bahwa permasalahan yang dihadapi oleh PT. TIKI JNE adalah : 1. Saat ini PT. TIKI JNE belum memiliki infrastruktur jaringan yang menghubungkan secara langsung antara agen dengan data center sehingga agen tidak dapat menggunakan aplikasi utama (My Orion) yang digunakan untuk pertukaran data secara langsung ke data center yang berada di kantor pusat (S. Parman). 2. Pengiriman data dari agen ke kantor pusat harus melalui kantor cabang utama terdekat terlebih dahulu. Hal ini dianggap mengganggu efisiensi perusahaan terutama dalam hal waktu yang mengakibatkan
84 proses bisnis berjalan lambat karena penundaan (delay) dalam pertukaran data. 3. Belum adanya jaringan komunikasi data antara agen dengan data center mengakibatkan data pengiriman
barang tidak dapat di-
tracking langsung apabila data dari agen belum dikirim ke data center. Tracking memungkinkan customer untuk dapat mengetahui status pengiriman barang secara real-time. Kemampuan tracking barang ini sangat penting sebagai upaya peningkatan layanan kepada customer. Oleh karena itu PT. TIKI JNE membutuhkan suatu infrastruktur jaringan yang mampu memfasilitasi agen untuk dapat mengakses aplikasi utama (M y Orion) yang digunakan untuk pertukaran data secara langsung ke data center yang berada di kantor pusat. 3.3.2
Kebutuhan Perusahaan M elihat permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka PT. TIKI JNE
membutuhkan solusi sebagai berikut : 1. M emiliki sistem jaringan yang dapat diandalkan dengan biaya yang rendah untuk diimplementasikan pada perusahaan agar agen dapat terhubung dengan data center yang ada di kantor pusat dan menggunakan aplikasi utama M y Orion. 2. M embutuhkan
jaringan
yang dapat
menangani permasalahan
pertukaran data, yakni pada saat proses bisnis pada agen berjalan, karena tiap agen tidak selalu terkoneksi ke kantor pusat selama 24
85 jam melainkan hanya dibutuhkan pada saat ingin melakukan pengiriman data melalui aplikasi M y Orion yang terdapat di kantor pusat. 3. M embutuhkan sistem jaringan pribadi yang cepat dan aman, karena pertukaran data sangat kritikal dalam proses bisnis perusahaan.
3.4
S olusi Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang di hadapi oleh PT. TIKI JNE, penulis telah menganalisa dan mempertimbangkan solusi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan tersebut. Solusi tersebut adalah membangun sebuah sistem jaringan komputer yang cocok untuk di implementasikan pada perusahaan yaitu menggunakan teknologi VPN dengan memperhatikan aspek – aspek sebagai berikut : 1. Teknologi ini dipilih karena tiap Agen tidak selalu terhubung ke kantor pusat selama 24 jam melainkan hanya dibutuhkan pada saat ingin melakukan pengiriman data. 2. VPN yang dibuat dapat memudahkan komunikasi antara data center (kantor pusat) dengan A gen agar lebih menghemat waktu dalam melakukan pertukaran data. 3. PT. TIKI JNE masih memiliki IP Publik yang tidak terpakai sehingga dapat dimanfaatkan untuk membangun jaringan VPN ini. 4. M engingat proses bisnis PT. TIKI JNE yang real time online, segala sesuatu yang berhubungan dengan keamanan data meliputi keutuhan dan kerahasiaan data merupakan masalah yang kritikal. Oleh karena itu hanya user (Agen)
86 yang dipercaya yang dapat menggunakannya. VPN memiliki fitur keamanan tersebut. 5. Dalam segi biaya operasional, teknologi VPN lebih murah dibandingkan teknologi lain. Banyaknya Agen yang tersebar diseluruh Indonesia menyebabkan besarnya biaya yang harus dikeluarkan jika menggunakan teknologi WAN lainnya seperti leased line, M PLS, dan dial-up. Tabel 3.3 Tabel Perbandingan Biaya Implementasi WAN Teknologi
Biaya Instalasi per site
Biaya per bulan per site
Leased Line
Rp. 2.000.000
Rp. 9 – 12 juta*
MPLS
Rp. 2.000.000
Rp. 1,3 – 3 juta*
Dial-Up
Rp. 2.000.000
Rp. ± 600.000*
VPN
-
Rp. ± 200.000*
Keterangan : ∗
: Biaya tergantung besarnya bandwidth
