BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1. Riwayat Perusahaan Departemen Perhubungan telah ada sejak Periode awal Kemerdekaan Indonesia yang dibentuk berdasarkan periode Kabinet Republik Indonesia. Departemen Perhubungan berdiri pada tanggal 12 September 1945 yang saat itu dipimpin oleh Abikusno Tjokrosujono. Sampai saat ini pergantian pemimpin Departemen Perhubungan telah mencapai lebih dari 36 kali. Bahkan pada awal tahun 1960-an hingga pertengahan tahun 1960-an kementrian perhubungan terbagi dalam wilayah darat, laut dan udara. Tugas dan wewenang Inspektorat Jenderal secara umum adalah untuk melaksanakan pengawasan fungsional di lingkungan Departemen Perhubungan. Adapun fungsi-fungsinya adalah sebagai berikut:
Penyiapan
perumusan
kebijaksanaan
pengawasan
fungsional
di
lingkungan Departemen Perhubungan.
Pengawasan fungsional di lingkungan Departemen Perhubungan.
Penyiapan perumusan norma, standar, kriteria, dan prosedur pengawasan di bidang perhubungan;
Pengawasan lain atas petunjuk M enteri Perhubungan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
Pelaksanaan urusan administrasi Inspektorat Jenderal.
43
44 3.2. S truktur Organisasi Agar tujuan utama Departemen Perhubungan dapat tercapai dengan baik, maka diperlukan kerjasama antar pemimpin departemen (M enteri Perhubungan) dengan staf-staf serta seluruh anggota organisasi yang ada. Kerjasama antar sesama Direktorat
Jenderal maupun
Badan-badan
di bawah
naungan
Departemen Perhubungan hanya dapat tercapai jika memiliki struktur organisasi yang baik dan jelas. Dengan struktur yang jelas maka setiap bagian yang memiliki wilayah kerja dan kewenangan yang berbeda dapat melaksanakan tugas masing-masing dan hal ini pun dapat dipertanggung jawabkan. Struktur organisasi adalah serangkaian hubungan antar individu-individu di dalam suatu organisasi yang bekerjasama dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Struktur oranisasi pada Departemen Perhubungan digambarkan dalam suatu bagan atau diagram yang memperlihatkan hubungan fungsi-fungsi, arus tanggung jawab dan wewenang dalam perusahaan. Berikut ini merupkan struktur organisasi dari Departemen Perhubungan serta Inspektorat Jenderal yang menggambarkan dari tingkat atas sampai ke tingkat bawah, antara lain:
45
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Perhubungan : Ruang Lingkup
46 3.3. Wewenang dan Tanggung Jawab Secara garis besar,
struktur organisasi di Inspektorat Jenderal
Departemen Perhubungan adalah sebagai berikut : A. Inspektur Jenderal M elaksanakan pengawasan fungsional di lingkungan Departemen Perhubungan B. Sekertaris Inspektur Jenderal •
M elakukan pengawasan terhadap Inspektur-inspektur di lingkungan Departemen Perhubungan.
•
Penyiapan
perumusan
norma,
standar,
kriteria,
dan
prosedur
pengawasan di bidang perhubungan. •
pelaksanaan urusan administrasi Inspektorat Jenderal.
C. Inspektur I M elakukan pengawasan terhadap badan-badan yang berada dibawah naungan Departemen Perhubungan dengan wilayah kerja antara lain pulau Sumatra, Jawa, M adura, dan sekitarnya. D. Inspektur II M elakukan pengawasan terhadap badan-badan yang berada dibawah naungan Departemen Perhubungan dengan wilayah kerja antara lain pulau Bali, NTB, NTT, dan sekitarnya.
47 E. Inspektur III M elakukan pengawasan terhadap badan-badan yang berada dibawah naungan Departemen Perhubungan dengan wilayah kerja antara lain pulau Kalimantan, Sulawesi, dan sekitarnya. F. Inspektur IV M elakukan pengawasan terhadap badan-badan yang berada dibawah naungan Departemen Perhubungan dengan wilayah kerja antara lain pulau M aluku, Papua, dan sekitarnya G. Inspektur V M elakukan pengawasan terhadap sirkulasi LHA yang berada di wilayah kerja Inspektur I, Inspektur II, Inspektur III, dan Inspektur IV.
3.4. Sistem yang sedang berjalan Selama ini sistem pengarsipan dokumen Laporan Hasil Audit yang dilakukan oleh Inspektorat Jenderal Departemen Perhubungan dikerjakan secara manual, yaitu dengan mencatat setiap dokumen Laporan Hasil Audit yang berada di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Perhubungan, dokumen yang masuk maupun yang dipinjam. LHA tersebut di simpan dalam sebuah lemari arsip tanpa adanya pengklasifikasian yang jelas terhadap dokumen terkait. Daftar LHA dicetak pada beberapa lembar kertas tanpa ada pembukuan yang permanen. Sedangkan untuk mencatat peminjaman LHA, pihak Inspektorat Jenderal Departemen Perhubungan hanya menyediakan sebuah buku yang diperuntukan
48 untuk mencatat setiap peminjaman yang terjadi, tanpa mengetahui apakah dokumen tersebut sudah dikembalikan atau belum.
3.5. Diagram Alir Dokumen pada sistem yang berjalan Berikut akan ditampilkan diagram-diagram aliran dokumen Laporan Hasil Audit pada bagian Inspektorat Jenderal. Diagram alir dokumen Laporan Hasil Audit yang akan ditampilkan merupakan bagian dari sistem yang berjalan. Adapun diagram alir dokumen Laporan Hasil Audit pada sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: a. Tata laksana input dokumen Laporan Hasil Audit Pada tahap ini pegawai yang bersangkutan menerima berkas-berkas Laporan Hasil Audit lalu dilakukan pencatatan berkas-berkas Laporan Hasil Audit tersebut ke dalam form hasil audit.
Gambar 3.2 Tahap Pencatatan Laporan Hasil Audit.
49 b. Tata laksana peminjaman dokumen Laporan Hasil Audit Pada tahap ini dilakukan proses pencatatan proses peminjaman dokumen Laporan Hasil Audit yang dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan.
Gambar 3.3 Tahap Peminjaman Laporan Hasil Audit
c. Tata laksana pengembalian dokumen Laporan Hasil Audit Pada tahap ini dilakukan proses pencatatan terhadap proses pengembalian dokumen Laporan Hasil Audit oleh peminjam dokumen.
50
Gambar 3.4 Tahap Pengembalian Laporan Hasil Audit
d. Tata laksana perpanjangan dokumen Laporan Hasil Audit Pada tahap ini dilakukan proses pencatatan terhadap proses pengembalian dokumen Laporan Hasil Audit oleh peminjam dokumen.
Gambar 3.5 Tahap Perpanjangan Laporan Hasil Audit
51 e. Tata laksana pembuatan rekapitulasi berdasarkan pada Laporan Hasil Audit. Pada tahap ini dibuat berbagai macam statistik tertentu sesuai dengan atribut tertentu yang ada pada Laporan Hasil Audit.
Gambar 3.6 Tahap pembuatan statistik berdasarkan pada Laporan Hasil Audit.
3.6. P ermasalahan yang dihadapi Berdasarkan analisis sistem di atas, maka ditemukan beberapa masalah yang dihadapi oleh Inspektorat Jenderal Departemen Perhubungan. Secara umum masalah yang dihadapi Inspektorat Jenderal Departemen Perhubungan adalah belum adanya sistem yang secara penuh terkomputerisasi dalam mengendalikan distribusi serta sirkulasi LHA dan menghasilkan output berupa laporan
LHA yang masuk
kedalam lingkungan
Inspektorat Jenderal
Departemen Perhubungan, LHA yang dipinjam, siapa yang meminjam, dan status keberadaan LHA di lemari penyimpanan.
52 Secara spesifik masalah yang dihadapi oleh Inspektorat Jenderal Departemen Perhubungan adalah, 1. Sering terjadi kesalahan pengoperasian oleh operator pada proses pemasukan dan pencarian LHA. 2. M udahnya LHA dapat diakses atau dapat dilihat oleh pihak yang kurang berhak. Setiap Inspektorat Jenderal memiliki wewenang untuk wilayahnya masing-masing, untuk setiap LHA suatu wilayah hanya dapat diakses oleh Inspektorat Jenderal yang memiliki wewenang dalam wilayah tersebut. Namun pada sistem yang sedang berjalan ini, LHA suatu wilayah kadang kala dapat diakses oleh semua Inspektorat Jenderal. 3. Sering terjadi duplikasi LHA karena banyak LHA yang dicetak ulang tanpa menghiraukan keberadaan LHA awal. Hal ini terjadi karena lamanya proses pencarian akibat tidak teraturnya penyimpanan yang ada.
3.7. Analisis Kebutuhan Informasi Terdapat dua metode untuk menganalisis kebutuhan informasi, yaitu Centralized Approach dan View Integration Approach. Dalam kasus ini, penulis menggunakan metode centralized approach. M etode centralized approach mengumpulkan setiap kebutuhan user view, lalu menggabungkannya menjadi satu set kebutuhan untuk aplikasi database baru.
53
Gambar 3.7
M etode pendekatan centralized
Dalam menganalisis basisdata terdapat 2 (dua) hal yang perlu diperhatikan secara seksama, antara lain:
1.
Tujuan Pembuatan Basisdata Adapun tujuan dari pembuatan basis data pada Inspektorat Jenderal Departemen Perhubungan adalah sebagai berikut: •
Untuk memelihara data yang ada maupun yang baru diinput.
•
Untuk mengetahui informasi status keberadaan LHA.
•
Untuk mengetahui siapa saja yang pernah meminjam LHA.
54 •
Untuk memberikan laporan akan tingkat penggunaan LHA dalam lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Perhubungan.
2.
Fasilitas yang didukung basisdata Adapun fasilitas yang didukung dari pembuatan basisdata pada Inspektorat Jenderal Departemen Perhubungan adalah sebagai berikut: •
Pencarian dokumen Laporan Hasil Audit.
•
Peminjaman dokumen Laporan Hasil Audit.
•
Pengembalian dokumen Laporan Hasil Audit.
•
Rekapitulasi Laporan Hasil Audit.
Berikut merupakan hasil analisis kebutuhan informasi di Inspektorat Jenderal Departemen Perhubungan dengan deskripsinya, antara lain: 1. Arsip M emberikan informasi umum mengenai Laporan Hasil Audit yang digunakan oleh Inspektorat Jenderal. 2. Pegawai M emberikan informasi mengenai individu yang bekerja sebagai pegawai di Departemen Perhubungan. 3. Jabatan M emberikan informasi mengenai jabatan pegawai
55 4. Peminjaman M emberikan informasi mengenai peminjaman dan pengembalian atas dokumen Laporan Hasil Audit.
3.8. Usulan Pemecahan Masalah Dengan
perancangan
basisdata
menggunakan aplikasi database Visual
Laporan
Hasil
Audit
dengan
Basic .NET dan SQL Server
diharapkan dapat membantu Inspektorat Jenderal Departemen Perhubungan menyelesaikan masalah yang terjadi. Adapun basisdata yang dimaksudkan untuk mendukung : 1.
Pencarian dokumen Laporan Hasil Audit.
2.
Peminjaman dokumen Laporan Hasil Audit.
3.
Pengembalian dokumen Laporan Hasil Audit.
4.
Rekapitulasi Laporan Hasil Audit.
5.
Pemasukan dokumen Laporan Hasil Audit. Program ini dirancang sedemikian rupa agar informasi dokumen-
dokumen Laporan Hasil Audit dapat mudah diperoleh dan tidak mudah hilang. Program ini secara garis besar adalah untuk bagian Inspektorat Jenderal, baik untuk pencarian dokumen maupun untuk mengetahui historical dokumen Laporan Hasil Audit. Setelah perancangan basisdata Laporan Hasil Audit pada Inspektorat Jenderal ini selesai, maka diharapkan dapat mengurangi masalahmasalah yang terjadi pada sistem manual.
