BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1. Sejarah Perusahaan PT. Nissui Investment and Management Indonesia (PT. Nissui) pertama kali berdiri di Indonesia pada tanggal 7 Oktober 2004, berdasarkan Akta Notaris No 3, yang disahkan oleh notaris Ibu Veronika Nataadmadja, S.H.,M.Corp Admin, M.Com (Business Law).
Berita acara pendirian
perusahaan kemudian di sah kan oleh Kementrian Kehakiman Republik Indonesia dengan surat keputusan No. C-25603.HT.01.01-Th 2004, tertanggal 13 Oktober 2004. PT. Nissui Investment and Management Indonesia menjalankan usahanya dengan konsentrasi bisnis pada industri perikanan (fisheries industry), khususnya pembudidayaan udang untuk ekspor. Pusat dari kegiatan PT. Nissui terletak di jalan Wahid Hasyim 158, Jakarta. Sementara lokasi dari tambak – tambak yang dimiliki adalah pada desa Arara (206 HA)dan Pasahari (69 HA), Kepulauan Seram, sementara pabrik pengolahannya terletak di daerah Opin. PT Nissui melalui pemegang sahamnya, Nippon Suisan (Singapore) Pte.Ltd., adalah bagian dari grup Nippon Suisan (Japan) yang mempunyai perusahaan cabang dan rekanan di seluruh dunia. Adapun visi dan misi dari PT. Nissui Investment and Management Indonesia
dan
seluruh
grup
Nippon
Suisan
adalah
bahwa
dengan
46
memaksimalkan sumber daya yang ada, akan dapat memberikan sumbangsih yang lebih baik kepada perekonomian Indonesia dan juga perusahaan. Dengan dukungan lebih dari 1400 orang karyawan, PT. Nissui Indonesia sangat serius berusaha menjalankan visi dan misi, yaitu memaksimalkan sumberdaya yang ada, terutama sumber daya manusianya. Hal ini dapat terlihat dari kebijakan manajemen yang jelas dan terarah. Kebijakan manajemen yang diberlakukan oleh PT. Nissui Investment and Management Indonesia diantaranya adalah mengenai target yang harus dicapai oleh perusahaan selama periode yang telah ditentukan. Target yang sudah dicapai dengan baik antara lain adalah: 1. Sukses menebar bibit udang di semua tambak sebelum 31 Desember 2005 2. Sukses Panen sebanyak 5,5 ton per HA untuk periode Januari – Februari Keberhasilan pencapaian target oleh PT.Nissui Indonesia tidak terlepas dari peran serta sumber daya manusia yang ada, yang tentunya secara sungguh – sungguh menjalankan pedoman landasan kerja yang dianut oleh perusahaan. Landasan kerja tersebut antara lain: 1.
Menjalankan dengan sungguh – sungguh konsep sangenshugi ( 3 gen shugi), 5W+1H+5S
2.
Meningkatkan kerjasama dan komunikasi antar karyawan
3.
Jujur, adil, dan rajin
4.
Memiliki inisiatif dan aktif berpikir dalam melaksanakan pekerjaan.
47
Tabel 3.1 San Gen Shugi
Tabel 3.2 Dasar – Dasar Kerja 5 S
Tabel 3.3 Dasar – Dasar Kerja 5 W + 1 H Sumber: Nissui Indonesia, 2006
48
3.1.2. Struktur Organisasi Struktur organisasi secara keseluruhan pada PT. Nissui Indonesia dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Nissui Indonesia Sumber: PT Nissui Indonesia, 2006
3.1.3
Wewenang dan Tanggung Jawab Berdasarkan struktur organisasinya, tugas dan tanggung jawab tiap – tiap bagian pada PT. Nissui Investment and Management Indonesia dapat dijabarkan sebagai berikut. 1. Presiden Direktur •
Bertanggung jawab terhadap RUPS
•
Melakukan perencanaan strategi untuk kemajuan perusahaan
•
Menerima laporan dari para Direktur Divisi dan membuat keputusan
49
2. Internal Audit •
Melakukan audit internal secara netral
•
Memberikan laporan hasil audit langsung kepada Presiden Direktur
3. Sekretaris •
Membantu merencanakan kegiatan harian Presiden Direktur
•
Membuat appointment penting untuk Presiden Direktur
4. Direktur Finance & Administrasi •
Menerima laporan dari para manajer yang ada dibawahnya
•
Mempertanggung jawabkan hasil laporan kepada Presiden Direktur
•
Membuat keputusan strategis bidang Financial
5. Direktur Pemasaran & Penjualan •
Membawahi bidang marketing dan penjualan
•
Menerima laporan hasil penjualan
•
Membuat keputusan strategis
•
Mempertanggung jawabkan laporan penjualan kepada Presiden Direktur
6. Direktur Teknik •
Menerima laporan pengadaan barang dan hasil panen
•
Menerima laporan dari manajer SDM
•
Membuat keputusan strategis untuk meningkatkan kinerja.
7. Manajer Finance & Administrasi •
Membuat laporan keuangan dan administrasi perusahaan
•
Memastikan bahwa kegiatan yang dilakukan sejalan dengan keputusan strategi perusahaan
50
8. Manajer Akunting •
Membuat laporan kegiatan harian perusahaan
•
Berkoordinasi dengan manajer finance didalam menghasilkan laporan keuangan
9. Manajer SDM •
Menerima dan menyetujui laporan pengadaan karyawan yang diajukan oleh divisi yang memerlukannya
•
Menghitung tingkat turn over karyawan
•
Melakukan penilaian terhadap karyawan
10. Procurement Manajer •
Menyutujui pemesanan barang
•
Menerima laporan keluar – masuk barang
•
Menerima laporan kebutuhan barang
11. Kepala Tambak •
Bertanggung jawab terhadap tambak – tambak yang ada
•
Memastikan bahwa panen yang dilakukan sesuai dengan target
•
Membuat laporan hasil panen dan kebutuhan barang tambak
12. Kepala Pabrik •
Bertanggung jawab atas kegiatan pabrik
•
Memastikan bahwa seluruh pekerja bekerja sesuai dengan kebijakan manajemen perusahaan
13. Kepala Logistik •
Membuat laporan keluar – masuk barang
51 •
Memastikan bahwa stok barang berada pada kondisi yang stabil
3.2 Analisis Sistem Berjalan 3.2.1
Analisis SWOT Analisis SWOT yang akan dilakukan, terbagi kedalam dua lingkup yang
berbeda, yaitu lingkup internal perusahaan dan lingkup eksternal perusahaan. 1. Analisis Lingkup Internal Perusahaan Analisis lingkup internal, terbagi kedalam dua faktor, yaitu factor kekuatan perusahaan dan factor kelemahan perusahaan. Tabel 3.4 Kekuatan Perusahaan No
Kekuatan Perusahaan
1
Sumber daya manusia yang berkompeten, dan menunjung tinggi kebijakan manajemen
2
Rasa kebersamaan dan saling memiliki antar sumber daya manusia yang ada
3
Mendapat dukungan dari manajemen grup pusat, sehingga terdapat kontrol terhadap sumber daya yang berkualitas
4
Dukungan modal yang kuat untuk memperluas area tambak
Sumber: Pengolahan Data (2006)
Tabel 3.5 Kelemahan Perusahaan
No
Kelemahan Perusahaan
1
Struktur Organisasi yang kompleks
2
Biaya operasional yang tinggi untuk mendapatkan sumber daya
52
yang berkualitas 3
Kuantitas sumber daya manusia yang sedikit, terutama pada saat panen raya
4
Bergerak hanya untuk pasar ekspor
Sumber: Pengolahan Data (2006)
2. Analisis Lingkup Eksternal Perusahaan Analisis lingkup eksternal, terbagi kedalam dua faktor, yaitu factor peluang yang dapat dicapai perusahaan, serta factor ancaman yang dihadapi perusahaan. Tabel 3.6 Ancaman Perusahaan No Ancaman Perusahaan 1
Situasi politik dan keamanan yang kurang mendukung investasi asing untuk berkembang
2
Kondisi geografis dari tambak, yang rawan akan bencana alam, serta konflik antar penduduk
3
Mulai banyaknya pengusaha-pengusaha lokal sejenis yang juga berorientasi ekspor
4
Nilai tukar yang masih cukup tinggi dan labil, menyebabkan perusahaan sulit untuk melakukan perencanaan strategis
Sumber: Pengolahan Data (2006)
53 Tabel 3.7 Peluang Perusahaan
No Peluang Perusahaan 1
Kemajuan teknologi memudahkan pengembangan produk
2
Potensi pasar yang masih cukup luas, terutama pasar domestik
3
Kualitas calon karyawan manusia yang semakin baik
4
Bekerja sama dengan pengusaha lokal, sehingga dapat menambah produksi
Sumber: Pengolahan Data (2006)
3.2.1.1 Hasil Kuisoner Pembobotan Faktor Internal dan Eksternal PT. Nissui Setelah melakukan analisa terhadap faktor internal dan eksternal, maka selanjutnya dilakukan pengumpulan data dengan menggunakan kuesioner pembobotan faktor internal dan eksternal untuk menentukan bobot terhadap hasil yang telah dilakukan sebelumnya. Bobot tersebut akan digunakan untuk mengatur relative kemungkinan dengan metode perbandingan berpasangan. Berikut adalah hasil dari kuesioner pembobotan baik untuk faktor internal (tabel 3.8) dan faktor eksternal (tabel 3.9). Tabel 3.8 Hasil Kuesioner Pembobotan Faktor Internal
No
Pilihan
Yang lebih Bobot berpengaruh
Sumber daya manusia yang berkompeten, dan S1 1
menunjung tinggi kebijakan manajemen Rasa kebersamaan dan saling memiliki antar
S2
sumber daya manusia yang ada
A
4
54
Sumber daya manusia yang berkompeten, dan S1
menunjung tinggi kebijakan manajemen Mendapat dukungan dari manajemen grup pusat,
2 S3
B
3
B
3
A
4
B
3
A
2
A
2
B
4
B
4
sehingga terdapat kontrol terhadap sumber daya yang berkualitas Sumber daya manusia yang berkompeten, dan
S1 3
menunjung tinggi kebijakan manajemen Dukungan modal yang kuat untuk memperluas
S4
area tambak Sumber daya manusia yang berkompeten, dan
4
S1
menunjung tinggi kebijakan manajemen
W1 Struktur Organisasi yang kompleks Sumber daya manusia yang berkompeten, dan S1 5
menunjung tinggi kebijakan manajemen Biaya operasional yang tinggi untuk mendapatkan
W2
sumber daya yang berkualitas Sumber daya manusia yang berkompeten, dan
S1 6
menunjung tinggi kebijakan manajemen Kuantitas sumber daya manusia yang sedikit,
W3
terutama pada saat panen raya Sumber daya manusia yang berkompeten, dan
7
S1
menunjung tinggi kebijakan manajemen
W4 Bergerak hanya untuk pasar ekspor Rasa kebersamaan dan saling memiliki antar S2
sumber daya manusia yang ada Mendapat dukungan dari manajemen grup pusat,
8 S3
sehingga terdapat kontrol terhadap sumber daya yang berkualitas Rasa kebersamaan dan saling memiliki antar
9
S2
sumber daya manusia yang ada
55
Dukungan modal yang kuat untuk memperluas S4
area tambak Rasa kebersamaan dan saling memiliki antar
10
S2
sumber daya manusia yang ada
A
2
A
2
B
3
B
2
B
2
A
4
A
2
W1 Struktur Organisasi yang kompleks Rasa kebersamaan dan saling memiliki antar S2 11
sumber daya manusia yang ada Biaya operasional yang tinggi untuk mendapatkan
W2
sumber daya yang berkualitas Rasa kebersamaan dan saling memiliki antar
S2 12
sumber daya manusia yang ada Kuantitas sumber daya manusia yang sedikit,
W3
terutama pada saat panen raya Rasa kebersamaan dan saling memiliki antar
13
S2
sumber daya manusia yang ada
W4 Bergerak hanya untuk pasar ekspor Mendapat dukungan dari manajemen grup pusat, S3
sehingga terdapat kontrol terhadap sumber daya yang berkualitas
14
Dukungan modal yang kuat untuk memperluas S4
area tambak Mendapat dukungan dari manajemen grup pusat,
15
S3
sehingga terdapat kontrol terhadap sumber daya yang berkualitas
W1 Struktur Organisasi yang kompleks Mendapat dukungan dari manajemen grup pusat, S3
sehingga terdapat kontrol terhadap sumber daya yang berkualitas
16
Biaya operasional yang tinggi untuk mendapatkan W2
sumber daya yang berkualitas
56
Mendapat dukungan dari manajemen grup pusat, S3
sehingga terdapat kontrol terhadap sumber daya yang berkualitas
17
A
3
A
4
A
3
A
2
B
2
A
2
B
3
A
2
B
2
Kuantitas sumber daya manusia yang sedikit, W3
terutama pada saat panen raya Mendapat dukungan dari manajemen grup pusat,
18
S3
sehingga terdapat kontrol terhadap sumber daya yang berkualitas
W4 Bergerak hanya untuk pasar ekspor Dukungan modal yang kuat untuk memperluas 19
S4
area tambak
W1 Struktur Organisasi yang kompleks Dukungan modal yang kuat untuk memperluas S4 20
area tambak Biaya operasional yang tinggi untuk mendapatkan
W2
sumber daya yang berkualitas Dukungan modal yang kuat untuk memperluas
S4 21
area tambak Kuantitas sumber daya manusia yang sedikit,
W3
terutama pada saat panen raya Dukungan modal yang kuat untuk memperluas
22
S4
area tambak
W4 Bergerak hanya untuk pasar ekspor W1 Struktur Organisasi yang kompleks Biaya operasional yang tinggi untuk mendapatkan
23 W2
sumber daya yang berkualitas
W1 Struktur Organisasi yang kompleks Kuantitas sumber daya manusia yang sedikit,
24 W3 25
terutama pada saat panen raya
W1 Struktur Organisasi yang kompleks
57
W4 Bergerak hanya untuk pasar ekspor Biaya operasional yang tinggi untuk mendapatkan W2 26
sumber daya yang berkualitas Kuantitas sumber daya manusia yang sedikit,
W3
B
3
A
2
A
2
terutama pada saat panen raya Biaya operasional yang tinggi untuk mendapatkan
27
W2
sumber daya yang berkualitas
W4 Bergerak hanya untuk pasar ekspor Kuantitas sumber daya manusia yang sedikit, 28
W3
terutama pada saat panen raya
W4 Bergerak hanya untuk pasar ekspor Sumber: Pengolahan Data (2006)
Tabel 3.9 Hasil Kuesioner Pembobotan Faktor Eksternal
No
Pilihan
Yang lebih Bobot berpengaruh
Kemajuan teknologi memudahkan pengembangan O1 1
produk Potensi pasar yang masih cukup luas, terutama
O2
B
4
A
3
A
2
B
2
pasar domestik Kemajuan teknologi memudahkan pengembangan
2
O1 O3
produk Kualitas calon karyawan yang semakin baik Kemajuan teknologi memudahkan pengembangan
O1 3
produk Bekerja sama dengan pengusaha lokal, sehingga
O4
dapat menambah produksi Kemajuan teknologi memudahkan pengembangan
4
O1
produk
58
Situasi politik dan keamanan yang kurang T1
mendukung investasi asing untuk berkembang Kemajuan teknologi memudahkan pengembangan
O1 5
produk Kondisi geografis dari tambak, yang rawan akan
T2
B
3
B
4
A
3
A
3
B
2
B
1
B
2
bencana alam, serta konflik antar penduduk Kemajuan teknologi memudahkan pengembangan
O1 6
produk Mulai banyaknya pengusaha-pengusaha lokal
T3
sejenis yang juga berorientasi ekspor Kemajuan teknologi memudahkan pengembangan
O1
produk Nilai tukar yang masih cukup tinggi dan labil,
7 T4
menyebabkan perusahaan sulit untuk melakukan perencanaan strategis Potensi pasar yang masih cukup luas, terutama
8
O2 O3
pasar domestik Kualitas calon karyawan yang semakin baik Potensi pasar yang masih cukup luas, terutama
O2 9
pasar domestik Bekerja sama dengan pengusaha lokal, sehingga
O4
dapat menambah produksi Potensi pasar yang masih cukup luas, terutama
O2 10
pasar domestik Situasi politik dan keamanan yang kurang
T1
mendukung investasi asing untuk berkembang Potensi pasar yang masih cukup luas, terutama
O2 11
pasar domestik Kondisi geografis dari tambak, yang rawan akan
T2
bencana alam, serta konflik antar penduduk
59
Potensi pasar yang masih cukup luas, terutama O2 12
pasar domestik Mulai banyaknya pengusaha-pengusaha lokal
T3
A
2
A
3
A
2
A
3
B
2
B
3
A
4
A
4
B
2
sejenis yang juga berorientasi ekspor Potensi pasar yang masih cukup luas, terutama
O2
pasar domestik Nilai tukar yang masih cukup tinggi dan labil,
13 T4
menyebabkan perusahaan sulit untuk melakukan perencanaan strategis
O3
Kualitas calon karyawan yang semakin baik Bekerja sama dengan pengusaha lokal, sehingga
14 O4 O3
dapat menambah produksi Kualitas calon karyawan yang semakin baik Situasi politik dan keamanan yang kurang
15 T1 O3
mendukung investasi asing untuk berkembang Kualitas calon karyawan yang semakin baik Kondisi geografis dari tambak, yang rawan akan
16 T2 O3
bencana alam, serta konflik antar penduduk Kualitas calon karyawan yang semakin baik Mulai banyaknya pengusaha-pengusaha lokal
17 T3 O3
sejenis yang juga berorientasi ekspor Kualitas calon karyawan yang semakin baik Nilai tukar yang masih cukup tinggi dan labil,
18 T4
menyebabkan perusahaan sulit untuk melakukan perencanaan strategis Bekerja sama dengan pengusaha lokal, sehingga
O4 19
Situasi politik dan keamanan yang kurang T1
20
dapat menambah produksi
O4
mendukung investasi asing untuk berkembang
Bekerja sama dengan pengusaha lokal, sehingga
60
dapat menambah produksi Kondisi geografis dari tambak, yang rawan akan T2
bencana alam, serta konflik antar penduduk Bekerja sama dengan pengusaha lokal, sehingga
O4 21
dapat menambah produksi Mulai banyaknya pengusaha-pengusaha lokal
T3
A
2
A
2
B
3
B
2
B
1
A
2
A
2
sejenis yang juga berorientasi ekspor Bekerja sama dengan pengusaha lokal, sehingga
O4
dapat menambah produksi Nilai tukar yang masih cukup tinggi dan labil,
22 T4
menyebabkan perusahaan sulit untuk melakukan perencanaan strategis Situasi politik dan keamanan yang kurang
T1 23
mendukung investasi asing untuk berkembang Kondisi geografis dari tambak, yang rawan akan
T2
bencana alam, serta konflik antar penduduk Situasi politik dan keamanan yang kurang
T1 24
mendukung investasi asing untuk berkembang Mulai banyaknya pengusaha-pengusaha lokal
T3
sejenis yang juga berorientasi ekspor Situasi politik dan keamanan yang kurang
T1
mendukung investasi asing untuk berkembang Nilai tukar yang masih cukup tinggi dan labil,
25 T4
menyebabkan perusahaan sulit untuk melakukan perencanaan strategis Kondisi geografis dari tambak, yang rawan akan
T2 26
Mulai banyaknya pengusaha-pengusaha lokal T3
27
bencana alam, serta konflik antar penduduk
T2
sejenis yang juga berorientasi ekspor
Kondisi geografis dari tambak, yang rawan akan
61
bencana alam, serta konflik antar penduduk Nilai tukar yang masih cukup tinggi dan labil, menyebabkan perusahaan sulit untuk melakukan
T4
perencanaan strategis Mulai banyaknya pengusaha-pengusaha lokal T3
sejenis yang juga berorientasi ekspor Nilai tukar yang masih cukup tinggi dan labil,
28
A
3
menyebabkan perusahaan sulit untuk melakukan
T4
perencanaan strategis Sumber: Pengolahan Data (2006)
3.2.1.2 Hasil Kuesioner Penilaian Skor Faktor Internal dan Eksternal Tahapan berikutnya adalah melakukan pengolahan terhadap hasil kuesioner penilaian skor. Hasil dari penilaian ini, dapat dilihat pada tabel 3.10 dan tabel 3.11
Tabel 3.10 Hasil Kuesioner Penilaian Skor Faktor Internal No Faktor Internal Perusahaan 1
Sumber
daya
manusia
Skor yang
berkompeten,
dan 4
menunjung tinggi kebijakan manajemen 2
Rasa kebersamaan dan saling memiliki antar sumber 2 daya manusia yang ada
3
Mendapat dukungan dari manajemen grup pusat, 2 sehingga terdapat kontrol terhadap sumber daya yang berkualitas
62
4
Dukungan modal yang kuat untuk memperluas area 3 tambak
5
Struktur Organisasi yang kompleks
1
6
Biaya operasional yang tinggi untuk mendapatkan 2 sumber daya yang berkualitas
7
Kuantitas sumber daya manusia yang sedikit, terutama 2 pada saat panen raya
8
Bergerak hanya untuk pasar ekspor
2
Sumber: Pengolahan Data (2006)
Tabel 3.11 Hasil Kuesioner Penilaian Skor Faktor Eksternal No Faktor Eksternal Perusahaan
Skor
1
Kemajuan teknologi memudahkan pengembangan produk
2
2
Potensi pasar yang masih cukup luas, terutama pasar 3 domestik
3
Kualitas calon karyawan yang semakin baik
3
4
Bekerja sama dengan pengusaha lokal, sehingga dapat 3 menambah produksi
5
Situasi politik dan keamanan yang kurang mendukung 2 investasi asing untuk berkembang
6
Kondisi geografis dari tambak, yang rawan akan bencana 3 alam, serta konflik antar penduduk
63
7
Mulai banyaknya pengusaha-pengusaha lokal sejenis 2 yang juga berorientasi ekspor
8
Nilai tukar yang masih cukup tinggi dan labil, 1 menyebabkan
perusahaan
sulit
untuk
melakukan
perencanaan strategis Sumber: Pengolahan Data (2006)
Setelah langkah pengumpulan data dilakukan, selanjutnya adalah memasukkan data ini untuk diolah kedalam tabel penentuan bobot dengan perbandingan berpasangan untuk faktor internal (tabel 3.12) dan eksternal (tabel 3.14) Selanjutnya, hasil dari tabel penentuan bobot akan dinormalisasi untuk memperoleh bobot akhir yang akan digunakan pada matriks IFAS (tabel 3.13) dan matriks EFAS (tabel 3.15).
Tabel 3.12 Penentuan Bobot dengan Perbandingan Berpasangan Faktor Internal
Sumber daya manusia yang berkompeten, dan menunjung
S1
tinggi kebijakan manajemen Rasa kebersamaan dan saling memiliki antar sumber daya
S2
manusia yang ada
S1
S2
S3
S4
W1
W2
W3
W4
TOTAL
1.00
4.00
0.33
0.33
4.00
0.33
2.00
2.00
14.00
0.25
1.00
0.25
0.25
2.00
2.00
0.33
0.50
6.58
Mendapat dukungan dari manajemen grup pusat, sehingga
S3
terdapat kontrol terhadap sumber daya yang berkualitas
3.00
4.00
1.00
0.50
4.00
2.00
3.00
4.00
21.50
S4
Dukungan modal yang kuat untuk memperluas area tambak
3.00
4.00
2.00
1.00
3.00
2.00
0.50
2.00
17.50
0.25
0.50
0.25
0.33
1.00
0.33
2.00
0.50
5.17
3.00
0.50
0.50
0.50
3.00
1.00
0.33
2.00
10.83
W3 saat panen raya
0.5
3.00
0.33
2.00
0.50
3.00
1.00
2.00
12.33
W4 Bergerak hanya untuk pasar ekspor
0.5
2.00
0.25
0.50
2.00
0.50
0.50
1.00
7.25
11.50
19.00
4.92
5.42
19.50
11.17
9.67
14.00
95.17
W1 Struktur Organisasi yang kompleks Biaya operasional yang tinggi untuk mendapatkan sumber
W2 daya yang berkualitas Kuantitas sumber daya manusia yang sedikit, terutama pada
Total
Sumber: Pengolahan Data (2006)
64
Tabel 3.13 Normalisasi Bobot Faktor Internal Sumber S1
daya
S1
S2
S3
S4
W1
W2
W3
W4
TTL
BOBOT
0.09
0.21
0.07
0.06
0.21
0.03
0.21
0.14
1.01
0.1264
0.02
0.05
0.05
0.05
0.10
0.18
0.03
0.04
0.52
0.0654
0.26
0.21
0.20
0.09
0.21
0.18
0.31
0.29
1.75
0.2184
manusia yang berkompeten, dan
menunjung tinggi kebijakan manajemen Rasa kebersamaan dan saling memiliki antar sumber
S2
daya manusia yang ada Mendapat dukungan dari manajemen grup pusat,
S3
sehingga terdapat kontrol terhadap sumber daya yang berkualitas Dukungan modal yang kuat untuk memperluas area
S4
tambak
0.26
0.21
0.41
0.18
0.15
0.18
0.05
0.14
1.59
0.1988
W1
Struktur Organisasi yang kompleks
0.02
0.03
0.05
0.06
0.05
0.03
0.21
0.04
0.48
0.0605
0.26
0.03
0.10
0.09
0.15
0.09
0.03
0.14
0.90
0.1127
Biaya operasional yang tinggi untuk mendapatkan W2
sumber daya yang berkualitas Kuantitas sumber daya manusia yang sedikit, terutama
W3
pada saat panen raya
0.04
0.16
0.07
0.37
0.03
0.27
0.10
0.14
1.18
0.1474
W4
Bergerak hanya untuk pasar ekspor
0.04
0.11
0.05
0.09
0.10
0.04
0.05
0.07
0.56
0.0703
Total Bobot
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
8.00
1.00
Sumber: Pengolahan Data (2006)
65
Tabel 3.14 Penentuan Bobot dengan Perbandingan Berpasangan Faktor Eksternal
O1
Kemajuan teknologi memudahkan operasional perusahaan Potensi pasar yang masih cukup luas, terutama pasar
O2 O3
domestik Kualitas calon karyawan yang semakin baik Bekerja sama dengan pengusaha lokal, sehingga dapat
O4
menambah produksi Situasi politik dan keamanan yang kurang mendukung
T1
investasi asing untuk berkembang Kondisi geografis dari tambak, yang rawan akan bencana
T2
alam, serta konflik antar penduduk Mulai banyaknya pengusaha-pengusaha lokal sejenis yang
T3
juga berorientasi ekspor
S1 1.00
S2 0.25
S3 3.00
S4 2.00
W1 0.50
W2 0.33
W3 0.25
W4 3.00
TOTAL 10.33
4.00
1.00
3.00
0.50
1.00
0.50
2.00
3.00
15.00
0.33
0.33
1.00
2.00
3.00
0.50
0.33
4.00
11.50
0.50
2.00
0.50
1.00
4.00
0.50
2.00
2.00
12.50
2.00
1.00
0.33
0.25
1.00
0.33
0.50
1.00
6.42
3.00
2.00
2.00
2.00
3.00
1.00
2.00
2.00
17.00
4.00
0.50
3.00
0.50
2.00
0.50
1.00
3.00
14.50
0.33
0.33
0.25
0.50
1.00
0.50
0.33
1.00
4.25
15.17
7.42
13.08
8.75
15.50
4.17
8.42
19.00
91.50
Nilai tukar yang masih cukup tinggi dan labil, T4
menyebabkan
perusahaan
sulit
untuk
melakukan
perencanaan strategis Total
Sumber: Pengolahan Data (2006)
66
Tabel 3.15 Normalisasi Bobot Faktor Eksternal
O1
Kemajuan teknologi memudahkan operasional perusahaan Potensi pasar yang masih cukup luas, terutama pasar
O2 O3
domestik Kualitas calon karyawan yang semakin baik Bekerja sama dengan pengusaha lokal, sehingga dapat
O4
menambah produksi Situasi politik dan keamanan yang kurang mendukung
T1
investasi asing untuk berkembang Kondisi geografis dari tambak, yang rawan akan bencana
T2
alam, serta konflik antar penduduk Mulai banyaknya pengusaha-pengusaha lokal sejenis yang
T3
juga berorientasi ekspor
S1
S2
S3
S4
W1
W2
W3
W4
TTL
BOBOT
0.07
0.03
0.23
0.23
0.03
0.08
0.03
0.16
0.86
0.1072
0.26
0.13
0.23
0.06
0.06
0.12
0.24
0.16
1.27
0.1581
0.02
0.04
0.08
0.23
0.19
0.12
0.04
0.21
0.94
0.1170
0.03
0.27
0.04
0.11
0.26
0.12
0.24
0.11
1.18
0.1470
0.13
0.13
0.03
0.03
0.06
0.08
0.06
0.05
0.58
0.0722
0.20
0.27
0.15
0.23
0.19
0.24
0.24
0.11
1.63
0.2032
0.26
0.07
0.23
0.06
0.13
0.12
0.12
0.16
1.14
0.1429
0.02
0.04
0.02
0.06
0.06
0.12
0.04
0.05
0.42
0.0525
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
8.00
1.00
Nilai tukar yang masih cukup tinggi dan labil, T4
menyebabkan
perusahaan
sulit
untuk
melakukan
perencanaan strategis Total Bobot
Sumber: Pengolahan Data (2006)
67
68 3.2.1.3 Matriks IFAS (Internal Factor Analysis Summary) Berikut ini, dijabarkan matriks IFAS yang dalam penyusunannya menggunakan data – data hasil analisis lingkup internal (tabel 3.4 dan tabel 3.5)
Tabel 3.16 Matriks IFAS PT.Nissui Indonesia No
Faktor – Faktor Internal
Bobot
Rating
Bobot x Rating
1
Sumber daya manusia yang berkompeten, 0.1264
4
0.5058
2
0.1308
2
0.4368
3
0.5963
dan menunjung tinggi kebijakan manajemen 2
Rasa kebersamaan dan saling memiliki 0.0654 antar sumber daya manusia yang ada
3
Mendapat dukungan dari manajemen grup 0.2184 pusat, sehingga terdapat kontrol terhadap sumber daya yang berkualitas
4
Dukungan
modal
yang
kuat
untuk 0.1988
memperluas area tambak Sub Total untuk Strength
1.6698
1
Struktur Organisasi yang kompleks
2
Biaya
operasional
yang
tinggi
0.0605
1
0.0605
untuk 0.1127
2
0.2254
2
0.2948
2
0.1406
mendapatkan sumber daya yang berkualitas 3
Kuantitas sumber daya manusia yang 0.1474 sedikit, terutama pada saat panen raya
4
Bergerak hanya untuk pasar ekspor
0.0703
Sub Total untuk Weakness TOTAL Sumber: Pengolahan Data (2006)
0.7214 1.0
2.3912
69 3.2.1.4 Matriks EFAS (External Factor Analysis Summary) Seperti halnya matriks IFAS, data pada matriks EFAS data – data yang digunakan adalah data hasil dari analisis lingkup eksternal (Tabel 3.6 dan Tabel 3.7)
Tabel 3.17 Matriks EFAS PT.Nissui Indonesia No
Faktor – Faktor Eksternal
Bobot
Rating
Bobot x Rating
1
Situasi politik dan keamanan yang
0.0722
2
0.1443
0.2032
3
0.6095
0.1429
2
0.2858
0.0525
1
0.0524
kurang mendukung investasi asing untuk berkembang 2
Kondisi geografis dari tambak, yang rawan akan bencana alam, serta konflik antar penduduk
3
Mulai
banyaknya
pengusaha-
pengusaha lokal sejenis yang juga berorientasi ekspor 4
Nilai tukar yang masih cukup tinggi dan labil, menyebabkan perusahaan sulit untuk melakukan perencanaan strategis Sub Total untuk Threat
1
Kemajuan
teknologi
1.0921 memudahkan 0.1072
2
0.2143
Potensi pasar yang masih cukup luas, 0.1581
3
0.4744
3
0.3509
operasional perusahaan 2
terutama pasar domestik 3
Kualitas calon karyawan yang semakin 0.1170 baik
70 4
Bekerja sama dengan pengusaha lokal, 0.1470
3
0.4410
sehingga dapat menambah produksi Sub Total untuk Opportunity TOTAL
1.4806 1.0
2.5727
Sumber: Pengolahan Data (2006)
Nilai total yang didapatkan dari tabel – tabel diatas yaitu: 2.39 (IFAS) dan 2.57 (EFAS) dipergunakan untuk mengetahui posisi relatif PT. Nissui Indonesia dibandingkan dengan perusahaan pesaing dan untuk menunjukan bagaimana strategi PT. Nissui Indonesia terhadap faktor – faktor eksternal dan internalnya. Untuk mengetahui posisi relatif PT. Nissui dibandingkan dengan perusahaan pesaing, maka disusun diagram SWOT, dengan cara: 1) Jumlah dari perkalian bobot dan rating pada strength dan weakness dijumlahkan untuk mendapatkan titik X Strength = 1.67 Weakness = 0.72 Titik X
= Strength - Weakness = 1.67 - 0.72 = 0.95
2) Jumlah dari perkalian bobot dan rating pada opportunity dan threat dijumlahkan untuk mendapatkan titik Y Opportunity = 1.48 Threat
= 1.09
Titik Y
= Opportunity - Threat = 1.48 - 1.09 = 0.39
71
Opportunity 4
0.39 Strength
Weakness 0.95
1
Threat
4
1
Gambar 3.2 Posisi Relatif PT. Nissui Indonesia Dari hasil penentuan posisi strategis perusahaan, maka dapat ditentukan matrik SWOT untuk memetakan strategi sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini dimana perusahaan berada di posisi SO (Strength-Opportunity). Di bawah ini adalah gambar Matrik SWOT PT. Nissui Indonesia.
72 Tabel 3.18 Pemetaan Strategi Berdasarkan Matrik SWOT PT. Nissui Indonesia Kekuatan (S)
Kelemahan (W)
1. Sumber daya manusia yang berkompeten, dan menunjung tinggi kebijakan manajemen 2. Rasa kebersamaan dan saling memiliki antar sumber daya manusia yang ada 3. Kualitas sumber daya manusia yang semakin baik 4. Mendapat dukungan dari manajemen grup pusat, sehingga terdapat kontrol terhadap sumber daya yang berkualitas 5. Dukungan modal yang kuat untuk memperluas area tambak
1. Struktur Organisasi yang kompleks 2. Biaya operasional yang tinggi untuk mendapatkan sumber daya yang berkualitas 3. Kuantitas sumber daya manusia yang sedikit, terutama pada saat panen raya 4. Bergerak hanya untuk pasar ekspor
Peluang (O)
Strategi SO
Strategi WO
1. Kemajuan teknologi
1. Mengembangkan bisnis ke pangsa pasar baru
1. Mengembangkan penggunaan teknologi informasi yang dapat meningkatkan efisiensi 2. Memberikan pelatihan terhadap sumber daya yang ada, guna meningkatkan produktivitas
Lingkungan Internal
Lingkungan Eksternal
memudahkan operasional perusahaan 2. Potensi pasar yang masih cukup luas, terutama pasar domestik 3. Bekerja sama dengan pengusaha lokal, sehingga dapat menambah produksi
2. Menggunakan teknologi informasi untuk komunikasi yang lebih cepat dan efisien
Strategi WT
Ancaman (T)
Strategi ST
1.
1. 1. Mengembangkan berbagai fasilitas di perusahaan melalui penggunaan teknologi yang tepat 2. Mengambil resiko terhadap situasi keamanan yang ada, dengan menambah investasi, sehingga didapat keuntungan 2 bersaing. 3. Bekerja sama dengan pemuka adat setempat, dan juga pemerintah daerah, sehingga konflik dapat diminimalkan.
2.
3.
4.
Situasi politik dan keamanan yang kurang mendukung investasi asing untuk berkembang Kondisi geografis dari tambak, yang rawan akan bencana alam, serta konflik antar penduduk Mulai banyaknya pengusaha-pengusaha lokal sejenis yang juga berorientasi ekspor Nilai tukar yang masih cukup tinggi dan labil, menyebabkan perusahaan sulit untuk melakukan perencanaan strategis
Sumber: Pengolahan Data (2006)
Membuat langkah-langkah untuk mengantisipasi kerugian yang semakin meningkat, seperti mengurangi pemakaian sumber daya yang berlebihan Menekan biaya operasional dengan cara menerapkan zero defect sehingga kuantitas ekspor dapat ditingkatkan
73 Dibawah ini akan diuraikan lebih lanjut mengenai strategi SO yang ada: 1. Mengembangkan bisnis ke pangsa pasar baru PT.Nissui Indonesia dapat melakukan pengembangan bisnis ke pangsa pasar baru, dikarenakan PT.Nissui Indonesia mempunyai peluang pengembangan usaha, terutama untuk pangsa pasar domestik, serta dukungan kekuatan berupa modal dan kontrol langsung terhadap sumber daya dari grup pusat. Sehingga produktivitas dan pendapatan perusahaan dapat meningkat. 2. Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat, menjadikan PT.Nissui Indonesia membutuhkan suatu bentuk komunikasi yang cepat dan efisien. Penggunaan internet dapat menjadi pilihan bagi perusahaan untuk berkomunikasi secara cepat dan efisien, begitu pula dengan operasional perusahaan, penggunaan teknologi informasi seperti RFID (Radio Frequency Identification) dapat mencegah hilangnya produk akhir, baik karena dicuri ataupun kelalaian meletakan. Penggunaan teknologi informasi tersebut pada akhirnya menjadikan PT.Nissui Indonesia dapat melakukan pengambilan keputusan yang tepat dan efektif.
3.2.2 Analisis Critical Success Factor (CSF) CSF merupakan metode yang digunakan untuk membantu perusahaan didalam mendefinisikan faktor-faktor kritis dan menentukan aktivitas-aktivitas penting yang mempengaruhi suksesnya perusahaan. CSF membantu didalam pengambilan keputusan yang tepat. Berdasarkan informasi yang didapatkan, faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan PT. Nissui Indonesia untuk HRD departemen adalah:
74 •
Menekan turn over, sehingga produktivitas perusahaan tetap terjaga
•
Memegang teguh dasar-dasar kerja dan kebijakan manajemen.
•
Man power planning (MPP) yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga tidak terjadi kelebihan ataupun kekurangan karyawan, sekaligus meningkatkan efisiensi.
Agar faktor – faktor keberhasilan diatas dapat terpenuhi maka dibutuhkan suatu teknologi informasi yang tepat guna dengan cara membangun Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
3.3 System Definition Sistem yang dirancang untuk mendukung kegiatan operasional user. Berikut adalah faktor kriteria dari PT.Nissui Indonesia: •
Functionality : Mendukung kelancaran kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan, yaitu dengan dibuatnya sistem perekrutan, penilaian kinerja, serta mengenai penghitungan gaji yang terintegrasi dalam sebuah sistem
•
Application Domain : Sistem yang baru harus dapat membantu manajer SDM didalam perekrutan, penilaian kinerja karyawan, dan juga penghitungan gaji. Masing-masing kepala departemen memasukan laporan evaluasi kinerja karyawan setiap tahunnya.
•
Condition : Sistem informasi SDM harus dapat digunakan dengan kondisi sebagai media perantara yang mendukung efisiensi dan efektivitas kinerja dari SDM yang mengerti tugas dan wewenangnya.
•
Technology : perangkat komputer, perangkat cetak, dan jaringan
75 •
Object : Departemen, Penilaian, Request Karyawan, Hasil Wawancara, Hasil Tes, Jabatan, Karyawan, MPP, Pelamar, Surat Perjanjian Kerja, Pelanggaran, Pemecatan, Surat Keterangan, Gaji.
•
Responsibility : Sistem mencatat hasil wawancara dan tes, tingkat pelanggaran-pelanggaran, mengevaluasi kinerja karyawan.
3.3.1 Context
Gambar 3.3 Rich Picture PT.Nissui Indonesia
76 3.3.1.1 Problem Domain Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang pembudidayaan (aqua cultured) dari hasil udang, PT. Nissui Indonesia tidak hanya membudidayakan saja, tetapi juga memiliki pabrik untuk memproduksi hasil-hasil olahan dari udang, dimana yang menjadi unggulannya adalah dari jenis udang Black Tiger atau dikenal sebagai BT, yang diperuntukan hanya untuk pasar ekspor. Bagian SDM (Sumber Daya Manusia) adalah salah satu bagian dari PT.Nissui Indonesia yang berada di bawah Direktur Teknik, dan terdiri dari seorang manajer SDM dan karyawan untuk perekrutan dan administratif. Fungsi tugas yang ditangani oleh departemen ini meliputi fungsi perekrutan, penilaian kinerja, dan penggajian. Tujuan dari departemen SDM adalah untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas, sejalan dengan visi dan misi yang ada. Dalam hal perekrutan, untuk mengisi jabatan yang kosong, bagian SDM melakukan perekrutan secara eksternal dari luar perusahaan, dengan terlebih menganalisa form Man Power Planning yang telah dibuat dan dicetak oleh Kepala Departemen. Jika disetujui maka form akan dikembalikan dan status Man Power Planning akan diupdate oleh Kepala Departemen, dan selanjutnya Kepala Departemen akan membuat Request karyawan, lalu diserahkan ke manajer SDM. Manajer SDM akan mengecek berkas-berkas pelamar sebelumnya, apakah ada informasi – informasi pelamar sebelumnya yang sesuai dengan kriteria form request. Jika ada akan dilakukan panggilan telepon untuk tes dan wawancara. Jika tidak ada maka akan dibuka lowongan lewat iklan di media cetak. Surat lamaran yang masuk akan diseleksi oleh manajer SDM, dan surat lamaran yang lolos
77 seleksi akan diberikan kepada karyawan perekrutan untuk dimasukan kedalam database pelamar dan dilakukan panggilan tes dan wawancara. Hasil wawancara dan hasil tes akan dicatat oleh karyawan perekrutan dan disimpan didalam database hasil tes dan hasil wawancara. Pelamar yang lulus hasil tes dan wawancara akan dipanggil lewat telepon dan akan dibuatkan surat perjanjian kerja (SPK) dan status pelamar akan diupdate menjadi diterima kerja. Selanjutnya pelamar akan menjadi karyawan dan data-data karyawan baru akan ditambahkan dan disimpan kedalam database karyawan oleh karyawan perekrutan. Untuk kegiatan administratif seperti cuti, lembur akan ditangani oleh karyawan administratif, dimana karyawan yang akan mengambil cuti / lembur akan datang ke karyawan administratif, yang kemudian karyawan administratif akan membuat permohonan cuti / lembur berdasarkan data-data yang karyawan berikan, lalu disimpan dan dicetak, Surat keterangan cuti yang telah dicetak akan diberikan kepada manajer SDM. Surat keterangan cuti / lembur yang disetujui akan di kembalikan kepada karyawan administratif dan diserahkan ke karyawan yang bersangkutan, dengan sebelumnya status surat keterangan akan diupdate menjadi diterima. Setiap karyawan yang ada di PT.Nissui Indonesa berhak untuk dinilai kinerjanya secara periodik. Penilaian akan dilakukan berdasarkan komponenkomponen yang telah ditentukan, termasuk didalamnya komponen dasar-dasar kerja. Penilaian kinerja akan dilakukan oleh Kepala Departemen yang bersangkutan dan hasilnya akan disimpan dan atau dicetak.
78 Mengenai penghitungan gaji, gaji yang diterimakan oleh karyawan adalah gaji per bulan, dan sudah termasuk uang makan dan uang transportasi. Perhitungan akan dilakukan oleh karyawan administrasi dengan memasukan kode karyawan dan nama karyawan yang bersangkutan, lalu memasukan jumlah jam lembur (apabila terdapat lembur) dan menghitung total uang lembur yang diterima. Setelah itu jumlah gaji perbulan akan ditambah dengan jumlah uang lembur dan didapati yaitu total gaji yang dibayarkan pada bulan berjalan. Manajer SDM akan membuat usulan kenaikan gaji seorang karyawan apabila nilai penilaian yang dilakukan oleh kepala departemen untuk karyawan yang dimaksud, memenuhi standar yang ditetapkan perusahaan. PT.Nissui mengharapkan bahwa seluruh karyawannya bekerja dengan baik dan tidak melakukan pelanggaran-pelanggaran yang dapat merugikan kedua belah pihak. Namun tentunya apabila hal tersebut terjadi maka, kebijakan dari PT. Nissui adalah bahwa pada saat seorang karyawan melakukan pelanggaran maka ia akan dikenakan surat peringatan, dan pelanggaran yang dilakukannya akan disimpan didalam database pelanggaran, ketika perilaku tersebut berulang, maka batas yang dapat ditolerir oleh perusahaan adalah sebanyak tiga pelanggaran, melebihi dari jumlah tersebut, maka akan dilakukan pemecatan terhadap karyawan tersebut.
3.3.1.2 Application Domain Sistem informasi Sumber Daya Manusia PT. Nissui Indonesia harus dapat mendukung tugas – tugas bagian SDM, terutama dalam menangani masalahmasalah perekrutan, penilaian kinerja, dan penggajian. Pihak – pihak yang terkait
79 mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing didalam menangani SDM. Tugas manajer SDM adalah membuat usulan kenaikan gaji, dan tugas bagian perekrutan adalah mencatat hasil wawancara dan hasil tes, memasukan data pelamar dan data karyawan, serta mencetak surat perjanjian kerja. Tugas bagian administratif adalah membuat surat keterangan cuti dan lembur, membuat surat peringatan, menghitung gaji dan mencetak slip gaji. Adapun tugas kepala departemen yang bersangkutan adalah membuat form kebutuhan tenaga kerja(Man Power Planning),membuat request karyawan serta melakukan penilaian kinerja karyawan departemen yang dipimpinnya.
3.4
Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan pengamatan dan analisa pada PT. Nissui Indonesia maka penulis dapat menyimpulkan beberapa permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan ini. Beberapa permasalahan yang timbul adalah : •
Penyimpanan
database
karyawan
pada
saat
dibutuhkan
segera,
akan
membutuhkan waktu yang lama, dan terkadang tidak akurat. •
Belum adanya sistem yang terintegrasi untuk penilaian prestasi karyawan
•
Sulit untuk menentukan besaran kenaikan gaji yang berbeda, data sulit untuk dicari
3.5
Usulan Pemecahan Masalah Untuk membantu PT. Nissui Indonesia dalam menghadapi permasalahan tersebut. Berikut ini merupakan usulan pemecahan masalah yang ada :
80
•
Membuat suatu tempat penyimpanan data karyawan yang terkomputerisasi, sehingga mampu untuk menyimpan data dalam jumlah banyak, dapat diupdate serta mudah untuk dicari. Namun penulis menyadari bahwa penyimpanan data manual sangatlah penting untuk keabsahan dari dokumen, sehingga penulis tetap mengusulkan perusahaan untuk tetap melakukan kegiatan secara manual.
•
Membuat suatu sistem terintegrasi yang memudahkan perusahaan untuk melakukan kegiatan operasional.
•
Penulis mengusulkan kepada perusahaan untuk membuat suatu kode karyawan untuk seluruh karyawan, sehingga tiap – tiap karyawan dapat diidentifikasi secara jelas. Hal ini juga berguna, apabila perusahaan ingin menambah jumlah karyawannya. Format dari kode karyawan yang diusulkan: NMI / XX – XXX / 999 / YYY
1
2
3
4
5
Keterangan: 1. Merupakan kepanjangan dari PT.Nissui Management Indonesia 2. Menandakan kode lokasi dari karyawan bekerja, terbagi atas a. P – untuk karyawan pusat b. PB – untuk karyawan pabrik c. TB – untuk karyawan tambak
81 3. Menandakan kode untuk divisi karyawan bekerja 4. Menandakan nomor urut dari karyawan 5. Menandakan tahun masuk karyawan
82 3.6 Problem Domain 3.6.1 Cluster Sistem Informasi sumber daya manusia hanya diperuntukan secara lingkungan internal perusahaan. Cluster yang terdapat dalam perusahaan ini adalah Perekrutan, Jabatan, Penilaian. Berikut adalah gambar dari cluster sistem yang ada.
Perekrutan
Jabatan
Penilaian
Gambar 3.4 Cluster PT.Nissui Indonesia
3.6.2 Classes 3.6.2.1 Class Candidate dan Event Candidate Berikut adalah tabel dari class candidate dan event candidate yang berhasil diidentifikasi.
Sumber: Pengolahan Data (2006)
83
Sumber: Pengolahan Data (2006)
Dari hasil yang didapat diatas, maka dapat disimpulkan bahwa jumlah keseluruhan class yang diperoleh sebanyak 14 buah class dan bentuk dari class diagram yang didapat adalah sebagai berikut:
84
Gambar 3.5 Class Diagram 3.6.2.2 Class Definition Berikut adalah definisi dari masing-masing class yang ada : 1. Surat Perjanjian Kerja Class ini merupakan kumpulan dari surat perjanjian kerja. Class ini aktif pada saat dibuat, yaitu pada saat seorang pelamar diterima menjadi karyawan PT.Nissui. Class ini memiliki atribut: no_spk, nama_karyawan, kd_karyawan,
85 tgl_diterima,
posisi
jabatan,
status_kerja
dan
gaji_total.
Sedangkan
operationnya adalah dibuat, dicetak dan disimpan.
1. Surat Keterangan Class ini merupakan kumpulan dari objek – objek mengenai dokumen surat keterangan seperti surat keterangan cuti maupun surat keterangan lembur, yang dibutuhkan oleh karyawan. Surat ini dibuat oleh karyawan departemen SDM bagian administrasi sesuai dengan permintaan karyawan. Class ini memiliki atribut:
jns_surat_keterangan,
kd_surat_keterangan,
nama_karyawan,
alasan_permintaan,
jns_cuti,
kd_karyawan, jumlah
hari,
tgl_kembali_kerja. Tiga atribut terakhir mempunyai status awal disable, dan menjadi enable apabila jns_surat keterangan yang dipilih adalah cuti. Sedangkan operationnya adalah dibuat, dicetak, disetujui, disimpan dan diupdate status.
86
2. Penilaian
Class
ini
terdiri
dari kumpulan beberapa objek yang berisikan mengenai penilaian kinerja karyawan, hasil yang didapat adalah berupa nilai rata-rata untuk masing-masing karyawan. Atribut dari class penilaian kinerja ini adalah: periode_evaluasi, kd_karyawan, nama_dept, nilai rata-rata. Sedangkan operationnya adalah dinilai,dicetak,hitung rata-rata,simpan.
87 3. Departemen Class ini merupakan kumpulan dari beberapa objek mengenai departemen yang diisi oleh beberapa jabatan dan karyawan yang bersangkutan. Class Departemen ini memiliki atribut: kd_dept, nama_dept, jml_jabatan,
total_karyawan, jml_permintaan. Sedangkan operationnya adalah dibentuk, menilai.
4. Hasil wawancara Class ini merupakan kumpulan dari hasil wawancara yang telah dilewati oleh pelamar. Adapun atribut yang dimiliki class ini adalah: periode, kd_pelamar, nama_pelamar, nilai_wawancara dan keterangan. Sedangkan operationnya adalah catat, simpan.
88 5. Hasil Tes Class ini merupakan kumpulan dari hasil tes yang telah dilewati oleh pelamar. Adapun atribut yang dimiliki class ini adalah: periode tes, kd_pelamar, nama_pelamar, nilai_tes dan keterangan. Sedangkan operationnya adalah catat, simpan.
6. Jabatan Class ini merupakan kumpulan dari objek yang berisikan jabatan yang diisi oleh berbagai macam karyawan disetiap departemen yang ada. Class ini mempunyai atribut: nama_jabatan, kd_jabatan, jml_karyawan, rincian_tugas. Sedangkan operationnya adalah dibentuk, diisi, dihapus.
89 7. Karyawan Class ini merupakan kumpulan dari objek orang yang berada di lingkungan PT. Nissui Indonesia. Class karyawan yang mempunyai atribut sebagai berikut kd_karyawan, nama_karyawan, kd_dept, jabatan, no_id, alamat_rumah, jns_kelamin,
status_pernikahan,
riwayat_kursus,
nilai_rata-rata,
jml_gaji_pokok, nama_ayah, nama_ibu, jumlah_saudara_kandung, status_gaji, bulan_pembayaran, no_rek_bank, nama_bank, no_spk, jml_pelanggaran. Sedangkan operationnya adalah tambah, simpan, update, menghitung gaji.
8. MPP Class ini merupakan kumpulan dari objek-objek yang berisikan dokumen mengenai departemen
kebutuhan Class
pengadaan
MPP
ini
karyawan
mempunyai
baru atribut:
dari
masing-masing
no_mpp,
kd_dept,
90 jml_karyawan_sekarang, jml_permintaan, alasan, jabatan dan status_mpp. Sedangkan operationnya adalah dibuat, dianalisa, diupdate, dicetak,disetujui.
9. Pelamar Class ini merupakan kumpulan dari objek para pelamar yang belum diterima menjadi karyawan. Atribut dari class pelamar ini adalah: kd_pelamar, nama_pelamar, kd_lamaran, no_telp, status_lamaran. Sedangkan operationnya adalah ditambah, disimpan, dipanggil, diseleksi, diterima, dan ditolak.
91 11. Pemecatan Class ini terdiri dari atribut-atribut id_phk, kd_karyawan, nama_karyawan, kd_dept,
departemen,
jabatan_terakhir,
gaji_terakhir,
no_sk_pemecatan,
alasan_pemecatan. Sedangkan operationnya adalah melakukan, cetak.
12. Pelanggaran Class ini terdiri dari kumpulan objek yang berisi dokumen dari catatan pelanggaran yang telah dilakukan karyawan dan akan dicetak dalam bentuk surat peringatan. Atribut dari class ini adalah: no_surat_pelanggaran, kd_karyawan, nama_karyawan, kd_dept, jml_pelanggaran, record_pelanggaran. Sedangkan operationnya adalah dicatat, dicetak, diberikan.
92 13. Gaji Gaji ada setelah karyawan bekerja aktif, total gaji akan dihitung oleh bagian administrasi sesuai ketentuan dan kemudian akan dicetak kedalam slip gaji setiap periodenya. Class gaji ini mempunyai atribut: bln_pembayaran, kd_karyawan, nama_karyawan, nama_jabatan, jml_gaji, status, no_rekening, bank_penerima,
no_slip_gaji,
jns_pembayaran.
Sedangkan
jumlah_lembur,
operationnya
adalah
total_uang_lembur, dihitung,
mencetak,
menerima, dibayarkan.
14. Request Karyawan Class Request Karyawan ini akan dibuat dan aktif apabila man power planning yang diajukan telah disetujui. Atribut dari class ini adalah no_mpp, no_request, tgl_request,
jenis_kelamin,
pendidikan_terakhir,
umur,
waktu_batas_akhir,
status_kerja, keterangan.
spesifikasi_kerja, Sedangkan
operation yang dimiliki adalah dibuat, dicetak, disetujui, diupdate status.
untuk
93
Gambar 3.19 Behavioral Pattern Class Request Karyawan 3.6.2.3 Events Sebelum membuat event table, maka perlu diidentifikasikan dahulu semua class dan event yang ada. Berikut adalah class dan event dari sistem informasi sumber daya manusia. Class: ¾ Surat Perjanjian
¾ Pelanggaran
¾ Request Karyawan
¾ MPP
¾ Pelamar
¾ Surat Keterangan
¾ Jabatan
¾ Hasil Tes
¾ Penilaian
¾ Departemen
¾ Hasil Wawancara
¾ Karyawan
¾ Gaji
¾ Pemecatan
Kerja
Event: 1. Membuat
5. Mencetak
9. Menseleksi
2. Mengisi
6. Mensetujui
10. Mencatat
3. Melakukan
7. Mengupdate
11. Menyimpan
4. Menganalisa
8. Memanggil
12. Menambah
94 13. Mengambil
16. Menghitung
14. Memberikan
17. Menerima
15. Menilai
18. Menolak
19. Menseleksi
95 3.7 Application Domain 3.7.1 Usage Sistem ini berguna untuk membantu memudahkan dan mendukung user-user yang ada didalam memperoleh informasi dengan cepat dan up to date. Seperti data karyawan, data pelamar, gaji karyawan, dan lain-lain. 3.7.1.1 Overview
3.7.1.2 Actor Actor yang terdapat pada sistem informasi sumber daya manusia dapat diidentifikasikan sebagai berikut: •
Actor Staf Perekrutan Purpose: Orang yang bertugas mengatur aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan Characteristic:
96 Staf perekrutan menjalankan semua proses yang berhubungan dengan perekrutan didalam perusahaan, seperti mencatat hasil wawancara dan tes, memasukan data pelamar termasuk juga memasukan data karyawan dan mencetak surat perjanjian kerja •
Actor Staf Administrasi Purpose: Staf administrasi menjalankan semua proses yang berhubungan dengan administrasi perusahaan, seperti menghitung gaji dan membuat surat – surat administratif seperti surat lembur, cuti ataupun surat peringatan dan pemecatan Characteristic: Staf administrasi ini harus mempunyai kemampuan didalam menangani masalah keuangan perusahaan selain daripada sifat dan perilaku jujur, serta disiplin dan ketrampilan didalam menggunakan komputer.
•
Actor Manajer SDM Purpose: Orang yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk memimpin dan mengawasi serta menentukan langkah strategis dalam hubungannya dengan sumber daya manusia perusahaan. Characteristic: Manajer SDM mempunyai kemampuan untuk mengorganisasikan semua potensi sumber daya manusia agar mempunyai kompetensi didalam bekerja.
97 •
Actor Kepala Departemen Purpose: Orang yang memimpin dan mengatur kegiatan operasional departemen yang dipegangnya. Characteristic: Setiap kepala departemen harus mengerti dan memahami proses operasional yang berada dibawah kendalinya masing-masing.
3.7.1.3 Use Case
Gambar 3.20 Use Case PT.Nissui Indonesia
98 3.7.1.4 Use Case Spesifikasi •
Membuat Man Power Planning Use Case: form perencanaan kebutuhan karyawan ( dibuati untuk mengetahui baik jumlah permintaan karyawan pada suatu departemen maupun sebagai proyeksi pengembangan departemen yang dimaksud Window: Man Power Planning Object: Man Power Planning, Departemen, Form Man Power Planning Function: read, update
99 •
Membuat Request Karyawan Use Case: request karyawan dibuat sebagai kelanjutan tindakan apabila man power planning telah disetujui dan statusnya menjadi diterima. Object: Request Karyawan, MPP, Form Request Window: Request Karyawan Function: read, update
Gambar 3.22 Sequence Membuat Request Karyawan
100 •
Memasukan Data Pelamar Use Case: staf perekrutan memasukan data – data pelamar yang telah diseleksi, kemudian melakukan panggil untuk wawancara ataupun tes melalui telepon. Object: Pelamar Window: Pelamar Function: read, update
101 •
Mencatat hasil wawancara Use Case: staf perekrutan mencatat hasil wawancara, kemudian staf perekrutan dapat mengetahui hasil wawancara para pelamar secara keseluruhan. Object: Hasil Wawancara, Pelamar Window: Hasil Wawancara Function: read,update
102 •
Mencatat hasil tes Use Case: staf perekrutan mencatat hasil tes, kemudian staf perekrutan dapat mengetahui hasil tes para pelamar yang bersangkutan. Object: Hasil Tes, Pelamar Window: Hasil test Function: read, update
103 •
Memasukan Data Karyawan Use Case: Staf perekrutan memasukan data karyawan kedalam database karyawan. Object: Karyawan, penilaian, jabatan, departemen Window: Karyawan Function: read, update
104 •
Membuat Surat Keterangan Cuti Use Case: Staf Administrasi membuat surat permohonan cuti berdasarkan pada permintaan dari karyawan yang membutuhkannya Object: Surat Keterangan, Karyawan, Surat Cuti Window: Cuti Function: read,update
Gambar 3.27 Sequence Membuat Surat Cuti
105 •
Membuat Surat Keterangan Lembur Use Case: Staf Administrasi membuat surat permohonan lembur berdasarkan pada permintaan dari karyawan yang membutuhkannya Object: Surat Keterangan, Karyawan, Surat Lembur Window: Lembur Function: read,update
Gambar 3.28 Sequence Membuat Surat Keterangan Lembur
106 •
Membuat Surat Peringatan Use Case: Surat Peringatan dibuat oleh staf administrasi setiap kali karyawan melakukan pelanggaran. Object: Pelanggaran, Karyawan, Surat Peringatan Window: Pelanggaran Function: read,update
107 •
Penilaian Kinerja Use Case: Kepala Departemen mengevaluasi kinerja karyawan berdasarkan kriteria dan bobot yang telah ditentukan, termasuk didalamnya adalah komponen dasar-dasar kerja. Object: Penilaian, Karyawan, Report Evaluasi Window: Penilaian Function: read, update, compute
108 •
Menghitung Gaji Use Case: Total gaji diperoleh berdasarkan perhitungan yang telah ditentukan, lalu staf administrasi mencetak slip gaji yang kemudian diberikan ke karyawan. Object: Gaji, karyawan, departemen, jabatan, slip gaji Window: Gaji Function: read, update, compute
109 •
Membuat Surat Perjanjian Kerja Use Case: Surat Perjanjian Kerja akan dibuat dan dicetak oleh staf perekrutan setelah seorang pelamar lulus tes dan wawancara, serta dipastikan menjadi karyawan baru di PT.Nissui Object: Surat Perjanjian Kerja, Pelamar, Hasil Tes, Hasil Wawancara Window: Surat Perjanjian Kerja Function: read, update
110 •
Membuat Usulan Kenaikan Gaji Use Case: Kenaikan Gaji akan diusulkan oleh manajer SDM apabila seorang karyawan berhasil mendapatkan rata-rata penilaian sebesar 85 atau lebih. Object: Kenaikan Gaji, Penilaian Window: Kenaikan Gaji Function: read, update
111
3.7.2 Function 3.7.2.1 Complete Function list
112
3.7.2.2 Specification of Function Hal kompleks yang timbul dalam sistem ini adalah menghitung rata-rata penilaian dan menghitung gaji, hal ini disebabkan karena didalam menghitung nilai rata-rata, seluruh nilai yang didapat, dibagi dengan jumlah komponen penilaian. Kriteria yang diberikan sebagai standar penilaian adalah sebagai berikut: 1)
Jangkauan nilai yang diberikan dimulai dari 6 (terendah) sampai dengan 9 (tertinggi)
2)
Rumus yang digunakan untuk nilai rata – rata adalah: Nilai Rata-Rata = Total Nilai Komponen Penilaian / 12 Standar jangkauan nilai yang berlaku di perusahaan adalah: Nilai 72-84 = Cukup Nilai 85-94 = Baik Nilai >= 95 = Sangat Baik
menghitung gaji, komponen yang dilibatkan adalah gaji pokok karyawan, ditambah dengan uang lembur. Besaran gaji yang diberikan oleh perusahaan merupakan besaran gaji bersih untuk karyawan, yang sudah termasuk komponen PPh yang dibayarkan oleh perusahaan
