BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Sejarah Perusahaan PT. Indometal Jayapratama adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri kancing, selama 20 tahun berdiri terus melakukan perbaikan dan perubahan terhadap manajemen produksi. Didukung oleh sumber daya manusia yang profesional, perusahaan selalu berusaha seoptimal mungkin untuk menghasilkan produk yang berkualitas dengan harga yang bersaing. Tingkat persaingan pasar yang semakin ketat mendorong perusahaan untuk melakukan efisiensi dan efektifitas di semua departemen namun bukan berarti mengurangi kualitas dan standar produksi. PT. Indometal Jayapratama didirikan di Jakarta berdasarkan akta notaris nomor 31 tanggal 4 Juli 1990 dihadapan Yudo Paripurno, Sarjana Hukum notaris di Jakarta. Akta pendirian ini telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan Nomor: C2-2306 HT.01.01.94 tanggal 11 Februari 1994. Akta pendirian ini telah mengalami beberapa kali perubahan, baik itu susunan pengurus, anggaran dasar dan modal. Perubahan yang terakhir dengan akta berita acara rapat nomor 43 tanggal 26 Desember 2007 dihadapan Sri Intansih, Sarjana Hukum notaries di Jakarta, dan akta ini telah mendapatkan pengesahan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan surat keputusan nomor
: AHU-
04368.AH.01.02.Tahun. 2008 tanggal 28 Januari 2008. PT. Indometal
36
37
Jayapratama bergerak dibidang perindustrian (khususnya industri kancing yang terbuat dari plat). Pada awalnya lokasi pabrik berada di Jalan Dokter, Kapuk Kamal Cengkareng dan kantor pusat berada di Jalan Pejagalan Raya No 37 Jakarta Barat. Karena semakin berkembang dan bertambahnya karyawan, pada tahun 1992 manajemen perusahaan memutuskan untuk mencari lokasi yang lebih memadai yaitu di daerah Panunggangan Barat, Tangerang. Tahun 1997 PT. Indometal Jayapratama mendapatkan fasilitas kredit dari Bank untuk pembelian pabrik di Jl. Arya Kemuning, Kawasan Industri Nambo Jaya, Tangerang. Untuk meningkatkan keterampilan dan profesionalisme karyawan khususnya di Departemen Produksi, perusahaan merekrut beberapa tenaga ahli dari China. Diharapkan dengan tenaga tenaga ahli tersebut transfer teknologi bisa dilakukan sehingga hasil produksi bisa bersaing baik itu untuk pasar lokal maupun internasional.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.2.1
Visi Perusahaan Visi dari PT. Indometal Jayapratama adalah menjadi perusahaan penyedia
produk
tekstil
terkemuka
bertaraf
nasional
maupun
internasional.
3.2.2
Misi Perusahaan Misi dari PT. Indometal Jayapratama untuk menjadi perusahaan yang mengutamakan kepuasan customer antara lain dengan cara:
38
1. Memasarkan produk dengan kualitas terbaik dengan harga terjangkau. 2. Meningkatkan keterampilan dan profesionalisme kerja untuk menjaga loyalitas customer. 3. Menjaga hubungan baik dengan semua mitra kerja.
3.3
Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Indometal Jayapratama
39
40
3.4
Tugas dan Wewenang PT. Indometal Jayapratama dipimpin oleh Direktur Utama sekaligus merupakan pemilik perusahaan yang membawahi enam kepala departemen. Adapun tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut : 1.
Direktur Utama Tugas : a.
Menentukan tujuan dan kebijakan perusahaan secara keseluruhan baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek.
b.
Melakukan pengawasan terhadap kemajuan perusahaan.
Wewenang : a.
Memimpin seluruh eksekutif perusahaan.
b.
Mewakili atas nama perusahaan untuk berbisnis dengan perusahaan lain.
c.
Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari Manager.
d.
Menandatangani surat penting atau perjanjian kerjasama dengan perusahaan lain.
2.
General Manager Tugas : a.
Membantu direktur utama dalam mengelola sumber daya perusahaan.
b.
Membantu direktur dalam mengontrol asset perusahaan.
c.
Melaksanakan tugas khusus dari direktur utama.
d.
Mengawasi kinerja perusahaan.
Wewenang :
41
a. Mengkoordinasi seluruh perusahaan dan membuat sistem kerjasama diantara seluruh manager perusahaan.
3.
Finance Manager Tugas : a. Mengawasi kinerja staff finance. b. Membuat Laporan Arus Kas. Wewenang :
4.
a.
Menerima pembayaran.
b.
Membayar pengeluaran untuk bahan baku produksi.
Accounting Manager Tugas : a. Membukukan transaksi perusahaan. b. Menyusun HPP. c. Membuat laporan keuangan secara periodik ( bulanan dan tahunan ). d. Membuat Laporan Rugi Laba. e. Mengawasi arus kas perusahaan. f. Mengurusi perhitungan pajak. Wewenang : a. Mengesahkan pengambilan dana kas kecil.
42
5.
Purchase Manager Tugas : a. Mengontrol kegiatan pembelian dan administrasi pembelian. b. Mengontrol dan mengatur agar pembelian barang sesuai dengan purchase request departemen terkait. Wewenang : a.
Mencari supplier dan melakukan negosiasi harga.
b.
Merencanakan pembelian bahan baku produksi sesuai permintaan bagian produksi.
6.
Marketing Manager Tugas : a.
Menjalin hubungan baik dengan rekanan atau distributor baik dalam kota maupun luar kota.
b.
Mengkoordinasi penjualan dan pengiriman agar sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah disepakati.
c.
Mengawasi kinerja Sales.
d.
Mengawasi kegiatan penjualan perusahaan.
e.
Membuat laporan penjualan.
Wewenang : a.
Mengatur
strategi
marketing
perusahaan.
untuk
meningkatkan
penjualan
43
7.
Production Manager Tugas : a.
Mengawasi jalannya produksi dalam perusahaan.
b.
Meningkatkan dan mengawasi mutu kualitas dari produk.
c.
Menentukan dan merencanakan budget produksi.
Wewenang : a.
8.
Menyetujui dan membuat perencanaan produksi.
HRD (Human Resource and Development) Tugas : a.
Melakukan interview dan perekrutan karyawan baru.
b.
Mengkoordinasi dan menjaga hubungan baik karyawan dengan perusahaan.
c.
Mengurusi pencatatan ijin, cuti, dan absen karyawan.
Wewenang :
9.
a.
Merencanakan training untuk karyawan.
b.
Mengatur tindakan pemutusan hubungan kerja karyawan.
EDP (Electronic Data Processing) Tugas : a.
Membuat program yang dapat membantu accounting dalam pembuatan program secara terkomputerisasi.
b.
Melakukan maintenance hardware dan software secara periodik.
c.
Melakukan upgrade hardware ataupun software jika diperlukan.
44
d.
Menjaga agar data yang tersimpan dalam database perusahaan tidak bocor / menjaga keamanan data.
Wewenang : a.
Mengakses database perusahan untuk melakukan maintenance secara berkala.
10.
Staf Marketing Tugas : a.
Melakukan koordinasi dengan sales dalam kota dan sales diluar kota.
b.
Memonitor kegiatan penjualan perusahaan ditiap daerah.
c.
Menerima periodik dan feedback customer.
d.
Membuat laporan penjualan.
Wewenang : a.
Melakukan komunikasi dengan customer secara langsung dan menjalin hubungan baik dengan customer.
11.
Sales Dalam kota. Tugas : a. Melakukan komunikasi dengan customer dalam kota. b. Melakukan penjualan produk didalam kota. c. Menyerahkan faktur penjualan kepada bagian sales di kantor pusat. Wewenang : a.
Memasarkan dan mendistribusikan produk kepada para distributor atau customer.
45
12.
Sales Luar Kota Tugas : a.
Melakukan komunikasi dengan customer diluar kota.
b.
Melakukan penjualan produk diluar kota.
c.
Menyerahkan faktur penjualan kepada bagian sales di kantor cabang.
Wewenang : a.
Memasarkan dan mendistribusikan produk kepada distributor atau customer diluar kota.
13.
Production Manager Tugas : a.
Memonitor kegiatan produksi dalam perusahaan.
b.
Menjaga agar produksi sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
c.
Menjaga kualitas produksi sesuai dengan misi perusahaan untuk menjaga kualitas produksi agar tetap yang terbaik.
d.
Membuat laporan produksi.
Wewenang dari Kepala Produksi adalah : a.
Menghentikan produksi untuk sementara waktu jika terjadi kecelakaan kerja atau kesalahan produksi.
14.
PPIC (Production Planning Inventory Control) Tugas : a. Mencegah adanya timbunan stok yang tidak terjual. b. Mencegah terjadinya kelebihan produksi.
46
c. Mencegah terjadinya kekurangan stok bahan baku dan barang jadi. d. Mengawasi keluar masuknya stok. Wewenang : a.
Membuat perencanaan pembelian bahan baku.
b.
Melakukan pemesanan bahan baku produksi.
c.
Membuat perencanaan untuk menentukan jumlah minimum dan maximum stok yang ada digudang.
15.
Kepala Mekanik Tugas : a. Mengawasi kinerja mesin produksi. b. Melakukan pemeliharaan mesin produksi secara periodik. c. Menjaga agar kualitas mesin produksi tetap prima. d. Menjaga agar proses produksi tidak terhenti akibat kerusakan mesin. Wewenang : a.
Melakukan perencanaan penggantian mesin produksi sesuai dengan masa pakai mesin.
b.
16.
Melakukan penggantian sparepart mesin produksi jika diperlukan.
Staf Produksi Tugas : a.
Melakukan produksi sesuai yang telah direncanakan oleh kepala produksi.
47
b.
Menjaga kualitas produk yang dihasilkan agar sesuai dengan kualitas yang ditentukan.
Wewenang : a.
17.
Mengoperasikan mesin produksi sesuai dengan petunjuk mekanik.
Gudang Tugas : a.
Menyimpan stok barang jadi dan bahan baku.
b.
Mengecek dan memantau stok barang agar sesuai dengan jumlah yang ditentukan oleh PPIC.
c.
Membuat laporan stok.
Wewenang : a.
Menerima dan menyimpan bahan baku yang dipesan oleh perusahaan.
18.
Bengkel Tugas : a.
Sebagai tempat perbaikan mesin produksi.
b.
Membuat cetakan untuk produk baru.
Wewenang dari Bengkel adalah : a.
Menyimpan sparepart yang dibutuhkan oleh mekanik untuk melakukan pemeliharaan mesin produksi.
48
3.5
Analisa Sistem Berjalan 3.5.1
System Definition Proses bisnis yang berjalan : Customer yang ingin membeli barang di PT. Indometal Jayapratama dapat 1melakukan pemesanan atau order ke Bagian Sales. Pemesanan dapat dilakukan melalui telepon maupun fax. Setelah pesanan diterima, Bagian Sales akan mengecek stok barang yang dipesan untuk kemudian 2membuat Sales Order (SO) rangkap 2. 3
Rangkap 1 diarsipkan dan 4rangkap 2 diberikan ke Bagian Gudang
agar bisa mempersiapkan barang-barang yang dipesan oleh Customer. Setelah dicek, 5Bagian Sales akan membuat Faktur Penjualan rangkap 2 kemudian dibawa ke 6Bagian Marketing untuk acc Faktur Penjualan (ditanda tangani atau disetujui). 7Rangkap 1 diarsipkan dan 8rangkap 2 diterima oleh Bagian Gudang. Dari Faktur Penjualan yang diterima, 9
Bagian Gudang membuat Surat Jalan atau DeliveryOrderOut rangkap
2 sebagai bukti atau surat perintah pengiriman barang ke Customer. 10
Rangkap 1 diarsipkan sedangkan
Customer. Setelah itu,
11
rangkap 2 untuk diterima
12
Bagian Gudang menyiapkan Faktur Penjualan
dan 13Faktur Penjualan tersebut diterima oleh Customer. Setelah Faktur Penjualan diterima, 14Bagian Gudang menyiapkan barang agar 15barang bisa diterima oleh Customer. Pada saat jumlah stok yang ada di gudang mencapai batas minimum maka Bagian Gudang akan
16
membuat Purchase Request
yang berisi permintaan pembeliaan bahan baku untuk kemudian
49 17
diterima Bagian Purchasing. Sebagai tindak lanjut dari Purchase
Request tadi,
18
Bagian Purchasing akan membuat Purchase Order
(PO). Sebelum Purchase Order dikirimkan kepada Supplier, harus diberikan pada General Manager untuk 19ditanda tangani oleh General Manager terlebih dahulu karena biasanya jumlah pembelian yang dilakukan dalam nominal yang cukup besar. Apabila sudah ditanda tangani oleh General Manager, Purchase Order tersebut baru dikirimkan ke Supplier. Supplier
akan
20
Setelah Purchase Order diterima, maka
menyiapkan
DeliveryOrderIn dan
pesanan
lalu
21
mengirimkan
22
juga dibarengi dengan
diterima oleh Bagian Gudang. Pengiriman ini 23
pengiriman pesanan atau bahan baku yang
langsung 24diterima oleh Bagian Gudang sedangkan 25faktur pembelian diberikan dan 26diterima Bagian Accounting. Pihak manajemen membutuhkan laporan untuk melihat dan juga memantau perkembangan perusahaan. Untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan pihak manajemen,
27
Bagian Sales bertanggung jawab
menyiapkan laporan penjualan untuk kemudian diserahkan dan 28
diterima oleh General Manager, 30
laporan pembelian, lalu
Bagian Purchasing menyiapkan
diterima General Manager sedangkan
31
Bagian Gudang menyiapkan laporan persediaan untuk diserahkan dan
32
diterima oleh General Manager.
29
50
3.5.2
Rich Picture
Gambar 3.2 Rich Picture
3.5.3
Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 3.3 ERD PT. Indometal Jayapratama.
51
52
3.6
Spesifikasi Tabel 1. Nama Tabel : Customer Primary Key : KdCustomer Deskripsi tabel : Tabel customer berisi mengenai data – data customer dari PT. Indometal Jayapratama. Nama Field KdCustomer NamaCustomer Alamat
Tipe Field Char VarChar VarChar
Ukuran Field 5 30 100
Keterangan
Kode customer Nama customer Alamat tempat tinggal customer Telepon VarChar 20 Nomor telepon customer Fax VarChar 20 Nomor fax customer Email VarChar 30 Alamat email customer TglOrderPertama Date Tanggal order customer pertama KdLokasi Char 5 Kode lokasi customer Tabel 3.1 Spesifikasi Tabel Customer
2. Nama Tabel : Karyawan Primary Key : KdKaryawan Deskripsi tabel : Tabel karyawan berisi mengenai data – data karyawan dari PT. Indometal Jayapratama. Nama Field KdKaryawan KdJabatan KdCabang NamaKaryawan Telepon Alamat Email
Tipe Field Char Char Char VarChar VarChar VarChar VarChar
Ukuran Field 5 5 5 30 20 100 20
Keterangan Kode karyawan Kode jabatan karyawan Kode cabang Nama karyawan Nomor telepon karyawan Alamat tempat tinggal karyawan Alamat email karyawan
53
PendidikanTerakhir VarChar 30 Pendidikan terakhir karyawan TglBergabung Date Tanggal bergabung Tabel 3.2 Spesifikasi Tabel Karyawan
3. Nama Tabel : Jabatan Primary Key : KdJabatan Deskripsi tabel : Tabel jabatan berisi mengenai data – data jabatan yang ada di PT. Indometal Jayapratama. Nama Field KdJabatan Jabatan
Tipe Ukuran Keterangan Field Field Char 5 Kode jabatan VarChar 20 Nama jabatan Tabel 3.3 Spesifikasi Tabel Jabatan
4. Nama Tabel : Cabang Primary Key : KdCabang Deskripsi tabel : Tabel cabang berisi mengenai data – data cabang yang ada pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field KdCabang NamaCabang Alamat Telepon Fax KdLokasi
Tipe Ukuran Keterangan Field Field Char 5 Kode karyawan VarChar 30 Nama cabang VarChar 100 Alamat cabang VarChar 20 Nomor telepon cabang VarChar 20 Nomor fax karyawan Char 5 Kode lokasi Tabel 3.4 Spesifikasi Tabel Cabang
54
5. Nama Tabel : Lokasi Primary Key : KdLokasi Deskripsi tabel : Tabel lokasi berisi mengenai data – data lokasi atau area yang menjadi jalur distribusi yang ada pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field KdLokasi NamaLokasi
Tipe Ukuran Keterangan Field Field Char 5 Kode Lokasi VarChar 20 Nama Lokasi Tabel 3.5 Spesifikasi Tabel Lokasi
6. Nama Tabel : Barang Primary Key : KdBarang Deskripsi tabel : Tabel barang berisi mengenai data – data barang yang ada pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field KdBarang Char 5 Kode karyawan KdJenisBarang Char 5 Kode Jenis Barang NamaBarang VarChar 30 Nama Cabang Satuan VarChar 10 Satuan Barang Harga Float 8 Harga Barang Stok Int 5 Stok barang Tabel 3.6 Spesifikasi Tabel Barang
7. Nama Tabel : JenisBarang Primary Key : KdJenisBarang Deskripsi tabel : Tabel jenis barang berisi mengenai data – data jenis barang yang ada pada PT. Indometal Jayapratama.
55
Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field KdJenisBarang Char 5 Kode jenis barang JenisBarang VarChar 30 Nama jenis barang Tabel 3.7 Spesifikasi Tabel JenisBarang
8. Nama Tabel : Bahanbaku Primary Key : KdBahanbaku Deskripsi tabel : Tabel bahan baku berisi mengenai data – data bahan baku yang ada pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field KdBahanbaku Char 5 Kode bahan baku KdJenisBahanbaku Char 5 Kode jenis bahan baku NamaBahanbaku VarChar 30 Nama bahan baku Satuan VarChar 10 Satuan bahan baku Harga Float 8 Harga bahan baku Stok Int 5 Stok bahan baku Tabel 3.8 Spesifikasi Tabel BahanBaku
9. Nama Tabel : Jenisbahanbaku Primary Key : KdJenisBahanbaku Deskripsi tabel : Tabel jenis bahan baku berisi mengenai data – data jenis bahan baku yang ada pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field KdJenisBahanbaku Char 5 Kode jenis bahan baku JenisBahanbaku VarChar 30 Nama jenis bahan baku Tabel 3.9 Spesifikasi Tabel JenisBahanBaku
56
10. Nama Tabel : Supplier Primary Key : KdSupplier Deskripsi tabel : Tabel Supplier berisi mengenai data – data supplier yang ada pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field KdSupplier Char 5 Kode supplier KdJenisSupplier Char 5 Kode jenis supplier Telepon VarChar 20 Nomor telepon supplier Fax VarChar 20 Nomor fax supplier Alamat VarChar 100 Alamat supplier Keterangan VarChar 100 Keterangan tambahan Tabel 3.10 Spesifikasi Tabel Supplier
11. Nama Tabel : JenisSupplier Primary Key : KdJenisSupplier Deskripsi tabel : Tabel jenis supplier berisi mengenai data – data jenis supplier yang ada pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field KdJenisSupplier Char 5 Kode jenis supplier Jenis Supplier VarChar 20 Jenis supplier Keterangan VarChar 100 Keterangan tambahan Tabel 3.11 Spesifikasi Tabel JenisSupplier
12. Nama Tabel : FakturPenjualan Primary Key : NoFaktur Deskripsi tabel : Tabel Faktur Penjualan berisi mengenai data – data penjualan setiap transaksi dari PT. Indometal Jayapratama.
57
Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field NoFaktur Char 7 Nomor faktur penjualan NoSalesOrder Char 7 Nomor pemesanan penjualan KdCustomer Char 5 Kode customer KdKaryawan Char 5 Kode karyawan Tanggal Date Tanggal faktur Tagihan Float 10 Jumlah tagihan Penjualan TglJatuhTempo Date Tanggal jatuh tempo pembayaran Tabel 3.12 Spesifikasi Tabel FakturPenjualan
13. Nama Tabel : DetailFakturPenjualan Primary Key : NoFakturPenjualan Deskripsi tabel : Tabel detail faktur penjualan berisi mengenai data – data detail penjualan yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field NoFaktur Char 7 Nomor faktur KdBarang Char 5 Kode barang HargaSatuan Float 10 Harga satuan barang Jumlah Int 5 Jumlah barang Total Float 10 Total harga penjualan Tabel 3.13 Spesifikasi Tabel DetailFakturPenjualan
14. Nama Tabel : SalesOrder Primary Key : NoSalesOrder Deskripsi tabel : Tabel sales order berisi mengenai data – data pemesanan oleh customer yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field NoSalesOrder KdKaryawan
Tipe Field Char Char
Ukuran Field 7 5
Keterangan Kode pemesanan penjualan Kode karyawan
58
KdCustomer Tanggal
Char 5 Kode customer Date Tanggal pemesanan penjualan Tabel 3.14 Spesifikasi Tabel SalesOrder
15. Nama Tabel : DetailSalesOrder Primary Key : NoSalesOrder Deskripsi tabel : Tabel detail sales order berisi mengenai data – data detail penjualan yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field KdSalesOrder Char 7 Kode pemesanan penjualan KdBarang Char 5 Kode barang Jumlah Int 5 Jumlah barang Tabel 3.15 Spesifikasi Tabel DetailSalesOrder
16. Nama Tabel : DeliveryOrderOut Primary Key : NoDeliveryOrderOut Deskripsi tabel : Tabel delivery order out berisi mengenai data – data pengiriman barang keluar yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field NoDeliveryOrderOut Char 7 Nomor surat jalan keluar NoFaktur Char 7 Nomor faktur KdCustomer Char 5 Kode customer KdKaryawan Char 5 Kode karyawan Tanggal Date Tanggal pengiriman Tabel 3.16 Spesifikasi Tabel DeliveryOrderOut
59
17. Nama Tabel : DetailDeliveryOrderOut Primary Key : NoDeliveryOrderOut Deskripsi tabel : Tabel detail delivery order out berisi mengenai data – data detail pengiriman barang keluar yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field NoDeliveryOrderOut Char 7 Nomor surat jalan keluar KdBarang Char 5 Kode barang Tanggal Date Tanggal pengiriman Tabel 3.17 Spesifikasi Tabel DetailDeliveryOrderOut
18. Nama Tabel : PurchaseRequest Primary Key : NoPurchaseRequest Deskripsi tabel : Tabel purchase request berisi mengenai data – data purchase request yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field NoPurchaseRequest Char 7 Nomor permintaan pembelian KdKaryawan Char 5 Kode karyawan KdBahanBaku Char 5 Kode bahan baku NamaBahanBaku Varchar 30 Nama bahan baku Jumlah Int 5 Jumlah bahan baku Tanggal Date Tanggal permintaan pembelian Tabel 3.18 Spesifikasi Tabel PurchaseRequest
60
19. Nama Tabel : PurchaseOrder Primary Key : NoPurchaseOrder Deskripsi tabel : Tabel purchase order berisi mengenai data – data purchase order yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field NoPurchaseOrder Char 7 Nomor pemesanan pembelian KdKaryawan Char 5 Kode karyawan KdSupplier Char 5 Kode supplier Tanggal Date Tanggal transaksi NoPurchaseRequest Char 7 Nomor permintaan pembelian Tabel 3.19 Spesifikasi Tabel PurchaseOrder
20. Nama Tabel : DetailPurchaseOrder Primary Key : NoPurchaseOrder Deskripsi tabel : Tabel detail purchase order berisi mengenai data – data detail purchase order yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field NoPurchaseOrder Char 7 Nomor pemesanan pembelian KdBahanBaku Char 5 Kode bahan baku Jumlah Int 5 Jumlah bahan baku Tabel 3.20 Spesifikasi Tabel DetailPurchaseOrder
21. Nama Tabel : FakturPembelian Primary Key : NoFaktur Deskripsi tabel : Tabel faktur pembelian berisi mengenai data – data pembelian yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama.
61
Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field NoFaktur Char 7 Nomor Faktur pembelian NoPurchaseOrder Char 7 Nomor pemesanan pembelian KdKaryawan Char 5 Kode karyawan KdSupplier Char 5 Kode supplier Tanggal Date Tanggal transaksi Tagihan Float 10 Jumlah tagihan Tgljatuhtempo Date Tanggal jatuh tempo pembayaran Tabel 3.21 Spesifikasi Tabel FakturPembelian
22. Nama Tabel : DetailFakturPembelian Primary Key : NoFaktur Deskripsi tabel : Tabel detail faktur pembelian berisi mengenai data – data detail pembelian yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field NoFaktur Char 7 Nomor faktur pembelian KdBahanbaku Char 7 Kode bahan baku HargaSatuan Float 10 Harga satuan bahan baku Jumlah Int 5 Jumlah bahan baku Tanggal Date Tanggal pembelian Tabel 3.22 Spesifikasi Tabel DetailFakturPembelian
23. Nama Tabel : DeliveryOrderIn Primary Key : NoDeliveryOrderIn Deskripsi tabel : Tabel delivery order in berisi mengenai data – data pengiriman bahan baku masuk yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field NoDeliveryOrderIn NoFaktur
Tipe Field Char Char
Ukuran Field 7 7
Keterangan Nomor surat jalan masuk Nomor faktur
62
KdSupplier Char 5 Kode supplier KdKaryawan Char 5 Kode karyawan Tanggal Date Tanggal pengiriman Tabel 3.23 Spesifikasi Tabel DeliveryOrderIn
24. Nama Tabel : DetailDeliveryOrderIn Primary Key : NoDeliveryOrderIn Deskripsi tabel : Tabel detail delivery order in berisi mengenai data – data detail pengiriman bahanbaku masuk yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama. Nama Field
Tipe Ukuran Keterangan Field Field NoDeliveryOrderIn Char 7 Nomor surat jalan masuk Kdbahanbaku Char 5 Kode bahan baku Tanggal Date Tanggal pengiriman Tabel 3.24 Spesifikasi Tabel DetailDeliveryOrderIn
3.7
Spesifikasi Teknologi PT. Indometal Jayapratama telah menggunakan teknologi informasi dalam mendukung kegiatan operasional atau kegiatan bisnis sehari-hari. Teknologi yang digunakan meliputi penggunaan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). 3.7.1
Spesifikasi Hardware Perangkat keras atau hardware yang digunakan untuk keperluan operational pada PT. Indometal Jayapratama sebagai berikut: a.
Satu buah PC server dengan spesifikasi sebagai berikut : •
Dual core processor 2,6 GHz.
•
Memory 2GB DDR.
•
Hard disk 160GB.
63 b.
c.
Lima belas buah PC Client dengan spesifikasi sebagai berikut :
•
Intel Pentium 4 LGA 2.8 GHz.
•
Memory 512MB DDR.
•
Hard disk 40GB.
Dua buah printer dot matrix tipe Epson LQ-2190 dan tiga buah printer ink jet tipe HP Deskjet D1660.
d.
Satu buah modem ADSL untuk koneksi internet dan Switch DLink 24 port untuk mendukung jaringan / local area network (LAN)
3.7.2
Spesifikasi Software Perangkat Lunak atau software yang digunakan untuk keperluan operational pada PT. Indometal Jayapratama adalah sebagai berikut : a.
Operating system / sistem operasi yang digunakan adalah Windows Server 2003 untuk server , dan Windows XP untuk client.
3.8
b.
Microsoft Office 2007.
c.
Microsoft SQL Server 2008 sebagai aplikasi database.
Analisa Permasalahan Setelah dilakukan survei dan observasi pada PT Indometal Jayapratama, masalah yang dihadapi oleh perusahaan antara lain : 1. Pihak pihak eksekutif mengalami kesulitan untuk mengakses data-data historis perusahaan yang berumur lebih dari empat tahun.
64
2. Laporan yang dihasilkan masih bersifat rincian dan detil karena belum terdapat tool yang mampu menganalisa dan mengolah data secara multidimensional maupun dalam bentuk grafik atau chart sehingga pihak pihak eksekutif mengalami kesulitan dalam menganalisa dan mengambil keputusan. 3. Dalam beberapa tahun mendatang pihak perusahaan berencana memperluas area penjualannya dengan membuka cabang baru sehingga pihak perusahaan membutuhkan data-data yang akurat untuk menentukan lokasi yang tepat untuk cabang baru.
3.9
Usulan Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang dihadapi oleh PT Indometal Jayapratama maka diusulkan pemecahan masalah dengan menggunakan data warehouse, dimana data warehouse akan dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh PT Indometal Jayapratama seperti : 1. Dengan adanya data warehouse, maka data perusahaan dalam lima tahun terakhir dapat digunakan kembali dan diolah secara optimal untuk membantu pihak eksekutif untuk menganalisa dan mengambil keputusan 2. Dengan penggunaan data warehouse, data yang diolah akan disesuaikan dengan
kebutuhan
pihak
eksekutif,
serta
akan
diproses
secara
multidimensional sehingga akan tercipta informasi dan laporan dalam bentuk grafik atau chart sehingga memudahkan pihak eksekutif dalam mengambil keputusan.
65
3. Dengan penggunaan data warehouse, pihak perusahaan akan mendapatkan data – data akurat yang dibutuhkan berdasarkan data historis untuk menentukan lokasi yang tepat untuk membangun cabang baru.
3.10
Analisa Kebutuhan Informasi Informasi yang dihasilkan dari pengolahan data dalam data warehouse adalah hal yang penting karena laporan yang dihasilkan haruslah akurat dan dapat dengan mudah dipahami oleh pihak eksekutif. Dari laporan tersebut, pihak eksekutif akan terbantu dalam pengambilan keputusan. Berikut ini adalah informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif pada PT. Indometal Jayapratama : •
Informasi mengenai total penjualan berdasarkan periode waktu tertentu.
•
Informasi mengenai total pembelian berdasarkan periode waktu tertentu.
•
Informasi mengenai total pengiriman berdasarkan periode waktu tertentu.
•
Informasi mengenai barang atau produk yang paling diminati oleh customer.
•
Informasi mengenai barang atau produk yang kurang diminati oleh customer.
•
Informasi mengenai customer di daerah mana yang paling sering melakukan order.
•
Informasi mengenai bahan baku mana yang paling sering dibeli.
•
Informasi mengenai bahan baku mana yang jarang dibeli.
•
Informasi mengenai supplier mana yang paling memberikan kontribusi.
•
Informasi mengenai lokasi mana yang mempunyai tingkat penjualan paling tinggi berdasarkan periode waktu tertentu.
