BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan The Batavia Hotel merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perhotelan. The Batavia Hotel ini diresmikan oleh Bapak Joop Ave, Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi pada tanggal 28 September 1995 pada pukul 08.00 WIB. The Batavia Hotel berlokasi di Jalan Kali Besar Barat 44 – 46, Jakarta. Pada awalnya The Batavia Hotel ini bernama Hotel OMNI Batavia. Hotel OMNI Batavia ini berganti nama menjadi The Batavia Hotel pada bulan May 2001. Hal ini dikarenakan Managemant yang lama (OMNI Management) sudah berakhir masa kontraknya, sehingga Management OMNI Marcopolo tidak lagi dipakai. The Batavia Hotel ini didirikan diatas area seluas 7.899 m² / acre dan luas bangunannya seluas 32.421 m². Tujuan didirikannya Hotel adalah untuk memenuhi permintaan pangsa pasar pariwisata yang bernuansa zaman colonial Belanda dengan budaya Betawi. Hotel Batavia Jakarta terlahir dari impian untuk menciptakan properti hotel yang ikut melengkapi dan mendukung identitas sejarah Kotatua. Hotel Berbintang Empat Indonesia yang bergaya khas arsitektur 46
47
Belanda yang kental ini berusaha membimbing dan menarik pengunjung untuk turut merasakan warisan Kotatua yang menakjubkan. Nama Hotel Batavia bersumber dari salah satu istilah lama untuk Jakarta. Sunda Kelapa adalah sebutan awal untuk kota Jakarta yang juga merupakan bagian tertua dari kota tersebut. Setelah perang berakhir pada tahun 1527 dan di menangkan oleh Pangeran Fatahillah, nama Sunda Kelapa diubah menjadi Jayakarta. Tahun 1610, banyak pedagang eropa, terutama dari Belanda, datang ke Jayakarta untuk berdagang rempah-rempah. Belanda memberikan ijin untuk membangun gudang di Jayakarta. Untuk mengambil alih Jayakarta, Belanda mengalahkan pasukan Sunda sehingga dapat menaklukkan Jakarta kemudian mengubah kembali namanya menjadi Batavia. Konsep hotel Batavia merupakan cerminan warisan Batavia yang melayani kebutuhan bisnis dan waktu luang para pengunjung.“ Experience The Batavian Heritage “ menjadi slogan utama The Batavia Hotel.
48
3.1.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
49
3.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Uraian tugas dan wewenang masing-masing bagian pada The Batavia Hotel adalah sebagai berikut : 1. Board of Directors Tugas dan wewenang dari Board of Directors antara lain : a. Pengambilan kebijakan perusahaan. b. Berhak atas pengurangan tenaga kerja. c. Memiliki prioritas utama dalam pengambilan keputusan penting yang menyangkut hotel. d. Menerima laporan dari para direktur atas pertanggungjawaban tugastugasnya.
2. Corporate Audit Tugas dan wewenang dari Corporate Audit antara lain : Mengaudit kegiatan manajemen perusahaan dan auditor (intern dan ekstern). Mereka yang berwenang meminta informasi tambahan dan memperoleh penjelasan dari manajemen dan karyawan yang bersangkutan. Selain itu, menyelidiki semua aktivitas dalam batas ruang lingkup tugasnya, dan mencari informasi yang relevan dari setiap karyawan.
3. Resident Manager Tugas dan wewenang dari Resident Manager antara lain :
50
a. Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perawatan peralatan serta perlengkapan perusahaan. b. Mengorganisasikan aktivitas pemeliharaan dan perbaikan fasilitas Hotel melalui pembagian tugas yang terkoordinir.
4. General Manager Tugas dan wewenang dari General Manager antara lain : a. Bertanggung jawab terhadap kebijakan operasional. b. Mempunyai wewenang operasional. c. Mengawasi operasional harian perusahaan.
5. Financial Controller Tugas dan wewenang dari Financial Controller antara lain : a. Mengawasi pembukuan harian Hotel secara keseluruhan. b. Menerima laporan yang menyangkut pengaturan keuangan Hotel. c. Penentu kebijakan akhir penggunaan dana atas kegiatan Hotel.
6. Executive Secretary Tugas dan wewenang dari Executive Secretary antara lain : -
Membuat dan mengecek laporan.
-
Mengelola anggaran dan melakukan pembukuan.
-
Mengatur semua rincian administrative.
-
Mengatur katering untuk pertemuan makan siang.
51
-
Eksekutif akan meminta asisten mereka untuk mengambil notulen rapat dan menyiapkan dokumen-dokumen untuk diperiksa.
7. Room & Maintanance Division a. Menangani ke bersihan kamar b. Menangani kerapian kamar
8. General Affairs Tugas dan wewenang dari General Affairs antara lain : Building Maintenance, Car Maintenance, Insurance, Cleaning Service, Security, Canteen, RPTKA, Perizinan, Outsourcing, ATK, Kurir, Dll.
9. Guest Service Division Tugas dan wewenang dari Guest Service Division antara lain : a. Wajib memperhatikan pelayanan dari fasilitas Hotel b. Memonitor serta mengontrol pelayanan dari Front Office, Sales Marketing dan F &B Service.
10. Human Resource Department Tugas dan wewenang dari Human Resource Department antara lain : a. Bertanggung jawab atas penambahan, seleksi, dan pengembangan tenaga kerja hotel. b. Bertugas menghitung absensi karyawan dan membuat rekap absen.
52
11. House Keeping Tugas dan wewenang dari House Keeping antara lain : a. Pengkoordinasi penanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan kebersihan dan kerapian bangunan. b. Bertanggung jawab atas kebersihan Hotel (kamar, lingkungan, kolam renang, dan lain-lain). c. Menyiapkan kamar dan fasilitas lainnya untuk tamu. d. Menentukan kelayakan kamar untuk dihuni oleh tamu.
12. Maintanance and Engineering Tugas dan wewenang dari Maintanance and Engineering antara lain : a. Merencanakan hal-hal yang berhubungan dengan pemeliharaan dan perbaikan seluruh peralatan hotel seperti penetapan prosedur, anggaran yang diperlukan, waktu dan sebagainya. b. Mengorganisasikan aktivitas pemeliharaan dan perbaikan peralatan hotel melalui pembagian tugas yang terkoordinir. c. Mengawasi dan mengevaluasi kembali hasil pemeliharaan hotel untuk mengetahui tingkat efektivitas kinerja.
13. Officer / Security Tugas
dan
wewenang
dari
Officer
/
Security
adalah
melakukan
pengorganisasian dan pengawasan aktivitas yang berhubungan dengan keamanan hotel dan lingkungan sekitar hotel.
53
14. Food & Beverage Production Tugas dan wewenang dari Food & Beverage Production antara lain : a. Menentukan daftar jenis makanan dan minuman yang disediakan pihak hotel untuk para tamu dari waktu ke waktu, dan menentukan jenis-jenis masakan
yang
dipromosikan
sebagai
andalan
dari
hotel
yang
bersangkutan. b. Mengorganisasikan penyediaan makanan dan minuman dari hotel untuk para tamu, misalnya bagian restaurant, bar, buffet, dan lain-lain.
15. Front Office Tugas dan wewenang dari Front Office antara lain : a. Bertanggung jawab atas penerimaan tamu (reservasi, check-in, checkout). b. Bertugas sebagai operator. c. Bertanggung jawab terhadap promosi perusahaan. d. Bertanggung jawab atas kelancaran operasional kegiatan yang merupakan penghubung antara pihak tamu dengan manajemen hotel.
16. Sales & Marketing Tugas dan wewenang dari Front Office antara lain : Berfungsi memuaskan kebutuhan, keinginan, dan tujuan-tujuan tamu, melakukan pemasaran berkelanjutan, melakukan langkah-langkah pemasaran yang berurutan, melakukan kerjasama dengan usaha-usaha yang ada di dalam usaha pariwisata, melakukan riset pemasaran, kegiatan pemasaran merupakan
54
upaya seluruh unit yang ada dalam hotel ini. Pengkoordinasi dan bertanggung jawab atas pelaksanaan dalam hal promosi, publikasi dan bagian yang menyusun serta menyiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan pelaksaan rencana target pasar. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemasaran: -
Prinsip-prinsip awal pemasaran.
-
Lingkungan pemasaran hotel.
-
Konsep pemasaran.
-
Peningkatan penjualan.
-
Proses manajemen produksi.
17. Food & Beverage Service Tugas dan wewenang dari Food & Beverage Service antara lain: a. Bertugas menyajikan makanan untuk tamu. b. Bertugas sebagai penerima pesanan makanan. c. Bertanggung jawab atas penjualan makanan. d. Bertugas untuk menyiapkan perlengkapan yang diperlukan untuk Meeting Room dan Ballroom.
18. Finance and Accounting Tugas dan wewenang dari Finance and Accounting antara lain : a. Bertugas mengatur keuangan perusahaan. b. Bertanggung jawab atas laporan keuangan perusahaan.
55
19. Information Technology Tugas dan wewenang dari Information Technology antara lain : a. Bertugas memonitor computer b. Bertugas memaintenance komputer c. Bertugas menjaga keamanan data d. Bertugas mengupgrade hardware dan software e. Bertugas mengbackup dan merestore data
3.1.4 Tipe Kamar The Batavia Hotel menyediakan beberapa pilihan kamar, antara lain : Tipe Kamar
Jumlah Kamar
Harga / kamar (Rp)
Club Suite
4
1.470.000
Continental Deluxe King
30
820.000
Continental Deluxe Twin
16
820.000
Deluxe King
17
570.000
Deluxe Twin
10
570.000
Junior Suite
4
870.000
President Suite
4
1.870.000
Residental Apartment King
4
1.470.000
56
Residental Apartmnet Twin
4
1.470.000
Residental Deluxe Garden King
8
670.000
Residental Deluxe Garden Twin
6
670.000
Residental Deluxe King
10
570.000
Residental Deluxe Twin
10
570.000
Superior King
75
470.000
Superior Twin
128
470.000
Tabel 3.1 Tipe Kamar 3.1.5 Jasa dan Fasilitas Jasa dan fasilitas yang disediakan oleh The Batavia Hotel antara lain : 1. Restaurant a. Restoran SuperStar b. Restoran Pasar Rempah 2. Outlet Makanan dan Minuman a. Waroeng Teh dan Kopi b. Restoran Pasar Rempah c. Dapoer Roti Batavia
57
d. Pool Deck Grill dan Bar 3. Sport dan Waktu Luang a. Sentra Fitness & Spa b. Garden Jogging Track c. Kolam Renang 4. Ruang Fungsional Fasilitas bisnis dan meeting yang komprehensif, termasuk Ballroom Batavia dan 6 ruangan bersekat lainnya merupakan tempat yang ideal untuk menyeleggarakan seminar, pameran, rapat, pesta koktil, makan siang dan makan malam bersama. Peralatan audio-visual yang lengkap serta areal parkir yang luas tersedia untuk memberikan kenyamanan bagi para tamu. 5. Fasilitas lain a. Layanan pemesanan makanan dalam kamar b. Sentra Bisnis Batavia c. Hot spot di areal publik 6. Continental Club
58
3.2 Analisa Sistem Berjalan Sistem yang sedang berjalan pada The Batavia Hotel adalah dengan menggunakan sistem komputerisasi dengan
program MS. Access, dimana
pencatatan transaksi reservasi, check-in , FB, dan check-out didukung oleh laporan pembukuan untuk mendukung system yang digunakan. 3.2.1 Prosedur Pemesanan Kamar 1. Tamu akan melakukan Pendaftaran terlebih dahulu baik melalui telpon atau datang secara langsung. 2. Setelah itu Tamu harus melakukan reservasi terlebih dahulu sebelum menginap di The Batavia Hotel dan dilayani oleh Front Office. Tamu yang ingin menginap dapat melakukan reservasi dengan cara booking melalui telepon, email atau datang langsung ke Hotel untuk melakukan check-in. 3. Tamu dapat langsung memesan kamar sesuai dengan yang diinginkannya. Bagian Front Office akan memeriksa status ketersediaan kamar. Jika penuh maka front office memberikan pilihan yang lain dengan menawarkan tipe kamar yang lain. Jika tamu tidak bersedia, maka proses selesai. 4. Memasukkan data pesanan ke computer dan kamar yang tersedia harus di update untuk mengetahui ketersediaan kamar yang masih ada.
59
Gambar 3.2 Proses Bisnis Pemesanan Kamar
3.2.2 Prosedur Pembatalan Pemesanan Kamar 1. Menerima pembatalan dari tamu, dimana tamu melakukan telpon atau fax dan diterima oleh Front Office. 2. Memasukkan data pembatalan ke dalam computer.
Gambar 3.3 Proses Bisnis Pembatalan Reservasi
60
3.2.3 Prosedur Check-In 1.
Tamu Yang telah memesan kamar datang langsung kepada Front office, serta memesan fasilitas yang diinginkan untuk sementara.
2.
Front Office memasukkan data yang diminta dan menerima payment awal dengan biaya 20% lebih banyak dari keseluruhan total yang diminta oleh tamu, hal ini berguna sebagai biaya tambahan jika tamu tersebut memesan atau menggunakan fasilitas tambahan, jika biaya yang digunakan bersisa akan dikembalikan dan jika biaya berlebih akan ditagih saat tamu check-out.
3.
Setelah itu Front Office akan membuatkan faktur pembayaran sementara sebanyak 2 rangkap dan rangkap 1 akan diberikan kepada tamu dan rangkap 2 akan disimpan sebagai data tamu Hotel.
4.
Setelah transaksi selesai Front Office akan memberikan Kunci kamar yang dilengkapi ID Tamu serta no kamar yang berguna untuk melakukan transaksi penambahan fasilitas lainnya.
Gambar 3.4 Proses Bisnis Check-In
61
3.2.4 Prosedur Pemesanan Transaksi Food and Beverages 1.
Tamu akan memesan Food and beverages melalui telephon kamar kepada bagian restoran..
2.
Lalu bagian restoran akan memasukkan data permintaan yang dipesan oleh tamu.
3.
Bagian restoran menyiapkan pesanan tamu dan membuatkan Order Transaction yang dicetak dimana berisi pesanan tamu yang akan diberikan kepada tamu.
4.
Setelah siap bagian restoran akan mengantarkan pesanan yang terlah dipesan kepada tamu.
Gambar 3.5 Proses Bisnis Transaksi Pemesanan F & B
62
3.2.5 Prosedur Pembayaran dan Check-Out 1.
Tamu akan datang kepada Front Office dengan mengembalikan Kunci kamar yang dilengkapi ID Tamu dan no kamar, kemudian Front Office akan mengakses data pembayaran tamu berdasarkan ID tamu.
2.
Front Office akan mencetak keseluruhan transaksi yang telah dilakukan oleh tamu, dimana bila payment awal memiliki biaya lebih kecil daripada transaksi maka akan ditagihkan pembayaran dan jika payment awal lebih besar daripada transaksi maka dikembalikan sesuai transaksi yang dilakukan.
3.
Front office akan mencetak pembayaran 2 rangkap dan memberikan rangkap 1 kepada tamu dan rangkap 2 akan disimpan.
4.
Tamu akan membayar transaksi keseluruhan / menerima kembali biaya yang bersisa.
Gambar 3.6 Proses Bisnis Check-Out
63
3.3 Data Flow Diagram
Manajer
Laporan Laporan Laporan Pemesanan Reservasi Pembayaran Food and Beverages
Payment First
Check-in
Tamu
Melakukan Reservasi Payment First
Sistem Reservasi, Pemesanan dan Pembayaran
Faktur Pembayaran
Faktur Pembayaran
Order Transaction
Front Office
Order Transaction
Bagian Restoran
Gambar 3.7 Diagram Context
64
Front Office
Tamu
1. Pemesanan kamar
Memesan
Membatalkan
2. Pembatalan Kamar
Order Masuk Order Transaction Payment Awal
Transaksi
4. Pemesanan Food & Beverages
3. Check-In
Payment Final
Order
Bagian Restoran
Transaksi
5. Check-Out
Manajer
Gambar 3.8 Data Flow Diagram Level 0
65
3.4 Identifikasi Permasalahan 3.4.1 Permasalahan yang Sedang Dihadapi Permasalahan yang saat ini sedang dihadapi oleh The Batavia Hotel adalah : •
Masih terdapat redundansi atau pengulangan data pada database perusahaan.
•
Keamanan data kurang terjamin dimana pengaksesan data hotel bisa diakses oleh siapa saja yang langsung menggunakan sistem.
•
Kurangnya integrasi antara bagian restoran dengan bagian Front Office sehingga ketika tamu memesan FB, tamu harus melakukan pembayaran secara terpisah..
3.4.2 Usulan Pemecahan Masalah Usulan pemecahan masalah-masalah yang dihadapi antara lain : •
Melakukan analisa tabel dan field-field serta informasi yang dibutuhkan, melakukan proses normalisasi pada tabel yang ada didalam database.
•
Memakai password dan memberikan hak askses hanya pada karyawan yang berwenang menggunakan sistem tersebut.
•
Merancang sistem basis data yang terintegrasi antara Front Office dengan bagian restoran.
