BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Latar Belakang Organisasi 3.1.1 Sejarah Organisasi Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta berada pada Universitas Negeri Jakarta gedung Fakultas Ilmu Pendidikan yang berlokasi di Jl. Rawamangun Muka Jakarta 13220 Indonesia pertama kali berdiri tahun 2003, berawal dari sebuah taman bacaan yang di buat oleh pihak Fakultas untuk membantu
mahasiswa
meluangkan waktu nya dengan positif. Dengan seiring dan berkembangnya waktu makin banyak mahasiswa membutuhkan taman bacaan ini maka pihak Jurusan meresmikan taman bacaan terdahulu menjadi sebuah perpustakaan yang baik petugas dan anggota-anggota nya adalah mahasiswa dari Jurusan Bimbingan Konseling. Dengan berjalannya waktu banyak pula mahasiswa yang berasal dari jurusan lain datang untuk membaca dan meluangkan waktu di perpustakaan maka pihak jurusan mengeluarkan kebijakan bagi para mahasiswa dari jurusan lain. Adapun kebijakan itu memperbolehkan mahasiswa dari jurusan lain untuk datang dan boleh membaca koleksi buku dari perpustakaan tersebut akan tetapi tidak diperbolehkan untuk meminjam buku-buku yang ada.
57
58 Perpustakaan ini mempunyai beragam jenis koleksi seperti buku, artikel, kumpulan skripsi, thesis, jurnal, dan karya ilmiah. Para anggota perpustakaan ini dapat meminjam semua koleksi buku kecuali buku besar yang ditandai dengan pita berwarna merah tetapi para anggota tetap bisa membaca buku besar ini di dalam lingkungan perpustakaan. Berikut ini adalah tujuan didirikannya Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta, yaitu: ¾ Menciptakan organisasi dan manajemen perpustakaan yang lebih terarah dan komprehensif. ¾ Meningkatkan layanan perpustakaan yang efektif dan efisien. ¾ Menambah jumlah sarana dan fasilitas perpustakaan. ¾ Meningkatkan kerjasama dengan perpustakaan Universitas Negeri Jakarta bukan untuk menyainginya. ¾ Meningkatkan usaha pengabdian masyarakat. 3.1.2 Visi dan Misi Organisasi Visi Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Unversitas Negeri Jakarta adalah menjadikan perpustakaan yang tanggap terhadap kebutuhan sumber informasi pengguna baik secara internal dan eksternal yang sesuai dengan era globalisasi. Misi perpustakaan ini adalah menunjang pelaksanaan pembelajaran untuk meningkatkan kemampuan akademik dan profesional, meningkatkan kinerja perpustakaan sesuai dengan tuntutan masyarakat akademik dan kebutuhan
59 pembangunan dengan memanfaatkan teknologi informasi, meningkatkan mutu layanan informasi untuk penelitian dan pendidikan. 3.2 Struktur Organisasi Dalam menjalankan kegiatan operasional sebuah organisasi, diperlukan kerjasama yang baik diantara setiap pihak yang terlibat demi tercapainya tujuan organisasi. Demi terciptanya kerjasama yang baik itulah maka diperlukan struktur organisasi yang baik dan jelas, sehingga setiap pihak memiliki tugas, wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Begitupun halnya dengan Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta. Adapun struktur organisasi Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta adalah sebagai berikut :
60
Kepala Jurusan Bimbingan Konseling
Tim Pengembang
Pengurus
Bidang Referensi Bahan Pustaka
Petugas Harian
Bidang Pengadaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perpustakaan
61 Sesuai dengan struktur organisasi yang terdapat di Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta, maka setiap pihak memiliki tugas dan wewenang masing – masing. Adapun tugas dan wewenang tiap pihak adalah : 1. Kepala Jurusan Bimbingan Konseling Kepala jurusan bimbingan konseling merupakan pimpinan tertinggi dalam Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta dan bertanggung jawab penuh atas semua kegiatan yang berhubungan dengan Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta. Kepala jurusan bimbingan konseling mempunyai tugas dan wewenang untuk mengatur semua kegiatan yang ada di Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta 2. Tim pengembang Tim pengembang mempunyai tugas dan wewenang serta tanggung jawab dalam hal perawatan dan pengembangan sistem yang ada di Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta. Selain pengembangan sistem, tim juga bertanggung jawab dalam hal lain yang berkaitan dengan fasilitas – fasilitas yang dapat meningkatkan suasana agar lebih baik dan kondusif dalam Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta. 3. Pengurus Pengurus bertanggung jawab dalam kegiatan operasional Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta
62 sehari – hari. Tugas dan wewenangnya adalah mengawasi kegiatan operasional harian Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta. 4. Bidang Referensi Bahan Pustaka Bidang referensi bahan pustaka mempunyai tugas dan wewenang untuk memberi masukan dan referensi tentang bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengunjung Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta. 5. Bidang pengadaan Bidang pengadaan mempunyai tanggung jawab, tugas dan wewenang untuk mengatur pembelian dan pemesanan dalam rangka penambahan koleksi Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta. Pengadaan ini tidak hanya dalam hal buku – buku, melainkan juga dalam hal - hal yang berkaitan dengan perlengkapan penunjang kegiatan Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta. 6. Petugas Harian Petugas harian adalah petugas yang melaksanakan segala kegiatan harian yang berlangsung di Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta. Petugas harian ini adalah pihak yang selalu
berhadapan
langsung
dengan
pengunjung
Perpustakaan
Jurusan
Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta, sehingga tugasnya meliputi pelayanan transaksi peminjaman buku, pengembalian buku, perpanjangan masa pinjam, pendaftaran anggota baru dan segala hal yang
63 berkaitan dengan kebutuhan informasi pengunjung Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta.
3.3 Analisis Yang Sedang Berjalan 3.3.1 Jumlah Koleksi Perpustakaan Berikut ini adalah data koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta, yaitu : ¾ Koleksi Buku Koleksi buku yang dimiliki oleh Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta saat ini berjumlah 948 buah dengan pertambahan jumlah buku pertahun, mencapai 20 buah pertahun. ¾ Koleksi Skripsi Koleksi skripsi yang dimiliki oleh Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta saat ini berjumlah 230 buah dengan rincian : No
Tahun
Jumlah
1.
2003
98 buah
2.
2004
21 buah
3.
2005
28 buah
4.
2006
28 buah
5.
2007
25 buah
64 6.
2008
30 buah
Berdasarkan data dan informasi petugas Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling
Fakultas
Ilmu
Pendidikan
Universitas
Negeri
Jakarta,
pertambahan koleksi skripsi pertahun mencapai 30 buah. ¾ Koleksi Karya Ilmiah Koleksi karya ilmiah yang dimiliki oleh Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta saat ini berjumlah 460 buah dengan rincian : No
Tahun
Jumlah
1.
2003
289 buah
2.
2004
64 buah
3.
2005
12 buah
4.
2006
40 buah
5.
2007
32 buah
6.
2008
23 buah
Berdasarkan data dan informasi petugas Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling
Fakultas
Ilmu
Pendidikan
Universitas
Negeri
pertambahan koleksi karya ilmiah pertahun mencapai 15 buah.
Jakarta,
65 ¾ Koleksi Tesis Koleksi tesis yang dimiliki oleh Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta saat ini berjumlah 10 buah dengan rincian : No
Tahun
Jumlah
1.
2003
7 buah
2.
2004
3 buah
Berdasarkan data dan informasi petugas Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling
Fakultas
Ilmu
Pendidikan
Universitas
Negeri
Jakarta,
pertambahan koleksi karya ilmiah pertahun mencapai 5 buah. Bahkan semenjak tahun 2005, tidak ada penambahan koleksi tesis yang masuk ke Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta. ¾ Koleksi Disertasi Koleksi disertasi yang dimiliki oleh Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta saat ini berjumlah 27 buah yang kesemuanya merupakan tahun 2003. Sehingga tidak ada penambahan jumlah koleksi semenjak tahun 2004.
66 3.3.2 Pelayanan Perpustakaan Berikut ini adalah jenis pelayanan yang diusung oleh Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta, yaitu : ¾ Layanan Sirkulasi Layanan peminjaman buku diberikan kepada Civitas Akademika yang telah menjadi anggota. ¾ Layanan Referensi Berupa layanan rujukan, bantuan, petunjuk dan bimbingan untuk menemukan informasi koleksi referensi, yaitu: skripsi, thesis, karya ilmiah, jurnal, dan buku - buku referens lainnya. ¾ Bimbingan Pembaca Layanan yang memberi petunjuk dan memandu pengunjung perpustakaan dalam menggunakan koleksi serta peralatan perpustakaan. Layanan ini diberikan kepada setiap pengunjung yang memerlukan. ¾ Layanan Penerbitan Perpustakaan menerbitkan karya ilmiah mahasiswa/skripsi, tesis dan disertasi, laporan hasil penelitian, daftar tambahan buku, buletin, abstrak, indeks artikel majalah bidang pendidikan, kliping terseleksi (bidang pendidikan, sosial, dan ekonomi).
67 3.3.3 Observasi Sistem Berjalan Adapun prosedur - prosedur sistem informasi yang berjalan pada perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Jakarta sebagai berikut : ¾ Prosedur Pendaftaran Anggota Baru a. Mahasiswa menyerahkan KTP kepada petugas perpustakaan. b. Petugas lalu memeriksa apakah siswa masih aktif dan terdaftar sebagai mahasiswa Jurusan Bimbingan Konseling. Jika mahasiswa tidak aktif atau tidak terdaftar sebagai mahasiswa Jurusan Bimbingan Konseling maka petugas memberikan konfirmasi mahasiswa tidak bisa mendaftar sebagai anggota baru. Jika mahasiswa aktif dan terdaftar sebagai mahasiswa Jurusan Bimbingan Konseling maka petugas memasukkan data mahasiswa berdasarkan data yang ada di KTP. c. Setelah semua data sudah dimasukkan lalu mahasiswa membayar uang pendaftaran sebesar Rp. 18.000 dan mendapatkan tanda bukti kwitansi untuk mengambil kartu anggota perpustakaan yang akan selesai dalam 3 hari. Mahasiswa baru bisa meminjam buku setelah kartu anggota sudah jadi atau 3 hari setelah pendaftaran. ¾ Prosedur Peminjaman Buku a. Anggota langsung mencari di rak, buku yang akan dipinjam lalu menyerahkan buku dan Kartu Anggota Perpustakaan kepada petugas. b. Petugas lalu memeriksa apakah anggota tersebut sudah mengembalikan semua buku yang dipinjam dan membayar semua denda jika
68 mempunyai denda. Jika anggota tersebut masih belum mengembalikan buku yang dipinjam atau belum membayar denda maka anggota tersebut tidak bisa meminjam buku. Jika anggota tersebut sudah mengembalikan semua buku dan membayar denda maka petugas memasukkan data anggota yang akan meminjam buku dan buku apa yang dipinjam. c. Buku yang bisa dipinjam maksimal hanya 2 buku. Dan batas waktu peminjaman maksimal 2 minggu. ¾ Prosedur Pengembalian Buku a. Anggota menyerahkan Kartu Anggota Perpustakaan dan buku yang akan dikembalikan kepada petugas. b. Petugas lalu memeriksa apakah anggota tersebut terkena denda atau tidak. Jika anggota tersebut terkena denda maka petugas memberikan konfirmasi kalau anggota harus membayar denda tersebut baru bisa mengembalikan buku. Jika anggota tidak terkena denda maka petugas memasukkan data anggota dan buku yang dikembalikan. c. Besarnya denda adalah Rp. 500,- per hari dan mahasiswa mendapatkan tanda bukti kwitansi dari petugas kalau mahasiswa sudah membayar denda. ¾ Prosedur Pengisian Buku Tamu a. Pengunjung datang ke perpustakaan dan langsung mengisi buku tamu yang sudah disediakan.
69 b. Di dalam form buku tamu pengunjung harus mengisi nama, angkatan, dan keperluan datang ke perpustakaan. c. Pengunjung yang datang dari luar Jurusan Bimbingan Konseling akan dikenakan biaya sebesar Rp. 3000,-. ¾ Prosedur Perpanjangan Peminjaman Buku a. Anggota datang sendiri ke perpustakaan dengan membawa kartu anggota perpustakaan dan memberi tahu buku mana yang akan diperpanjang masa peminjamannya. Buku yang akan diperpanjang masa pinjamnya juga harus dibawa dan ditunjukkan ke petugas. b. Petugas perpustakaan lalu memeriksa buku apa saja yang sedang dipinjam anggota tersebut. Petugas lalu memperpanjang masa peminjaman buku yang dimaksud anggota tersebut. c. Masa perpanjangan peminjaman buku maksimal hanya 1 minggu. ¾ Prosedur Bebas Pinjam a. Setiap mahasiswa diharuskan untuk mengajukan bebas pinjam dengan membayar sebesar Rp. 40.000,- atau menyerahkan buku petugas perpustakaan. Setelah itu petugas memberikan tanda bukti kwitansi bahwa mahasiswa telah melakukan transaksi bebas pinjam. b. Bebas pinjam ini berlaku untuk semua mahasiswa Jurusan Bimbingan Konseling baik yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan ataupun tidak. Ini merupakan salah satu syarat kelulusan dari Jurusan Bimbingan Konseling. ¾ Prosedur Pengadaan Buku
70 a. Bagian referensi bahan pustaka mereferensikan ke bagian pengadaan untuk memesan buku ke pemasok buku. Setelah itu bagian pengadaan langsung membeli ke pemasok semua buku yang dipesan bagian referensi bahan pustaka. Setelah itu bagian pengadaan harus menerima kwitansi pembayaran dari pemasok sebagai bukti bahwa terjadi transaksi.
3.4 Diagram Alir Sistem yang Sedang Berjalan Aliran dokumen sistem yang sedang berjalan pada Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Unversitas Negeri Jakarta akan digambarkan pada bagan diagram dokumen berikut ini:
71 3.4.1
Diagram Alir Prosedur Pendaftaran Anggota Baru
Gambar 3.2 Diagram Alir Prosedur Pendaftaran Anggota Baru
72 3.4.2
Diagram Alir Prosedur Peminjaman Buku
Gambar 3.3 Diagram Alir Prosedur Peminjaman Buku
73 3.4.3
Diagram Alir Prosedur Pengembalian Buku
Gambar 3.4 Diagram Alir Prosedur Pengembalian Buku
74 3.4.4
Diagram Alir Prosedur Pengisian Buku Tamu
Gambar 3.5 Diagram Alir Prosedur Pengisian Buku Tamu
75 3.4.5
Diagram Alir Prosedur Perpanjangan Peminjaman Buku
Gambar 3.6 Diagram Alir Prosedur Perpanjangan Peminjaman Buku
76 3.4.6
Diagram Alir Prosedur Bebas Pinjam
Gambar 3.7 Diagram Alir Prosedur Bebas Pinjam
77 3.4.7
Diagram Alir Prosedur Pengadaan Buku
Gambar 3.8 Diagram Alir Prosedur Pengadaan Buku
78 3.5 DFD Sistem yang Sedang Berjalan DFD sistem yang sedang berjalan pada Perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan Unversitas Negeri Jakarta akan digambarkan pada bagan diagram dokumen berikut ini: DFD Perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan Jurusan Bimbingan Konseling Universitas Negeri Jakarta
Mahasiswa jurusan bimbingan konseling
Pengembalian buku Pendaftaran anggota Pembayaran denda Pengajuan buku baru
Pengolahan sirkulasi buku Pengadaan buku baru
Peminjaman buku Perpanjangan peminjaman buku Sistem Perpustkaan
Pengurus perpustakaan
Laporan pembayaran denda Laporan pengadaan buku baru Laporan sirkulasi buku Laporan pemberian sumbangan Laporan pendaftaran anggota baru Membeli buku
Donatur
Pemberian sumbangan buku
Pengiriman buku yang dipesan
Pemasok buku
Gambar 3.9 DFD dalam Sistem Yang Sedang Berjalan
79 3.6 Permasalahan Yang Dihadapi Di bawah ini merupakan permasalahan yang dihadapi oleh perpustakaan Jurusan Bimbingan Konseling dalam menggunakan sistem informasi yang ada saat ini: 1. Dari pihak petugas perpustakaan 1.1. Perpustakaan ini masih menggunakan teknologi yang sudah lama dalam mengatur database nya yaitu Microsoft Excel sehingga kurang adanya user interface yang baik. Dengan menggunakan Microsoft Excel petugas juga mengalami kesulitan dalam proses pencarian, sehingga jika petugas ingin mencari buku harus diurutkan dari atas sampai bawah dan ini memakan waktu yang banyak dan ketelitian yang sangat besar. 1.2. Terlalu banyak atribut data yang tidak penting masuk ke dalam database yang akhirnya menyebabkan pihak petugas kesulitan. 1.3. Aplikasi belum bisa mencatat siapa petugas yang sedang bertugas sehingga ketika ada peminjaman atau pengembalian buku petugas yang melayani tidak tercatat. 1.4. Dalam pengisian buku tamu masih menggunakan sistem manual dimana pengunjung menulis sendiri di buku tamu yang sudah disediakan. Selain itu petugas juga tidak bisa mengetahui siapa saja pengunjung yang datang dari luar jurusan Bimbingan Konseling.
2. Dari pihak anggota perpustakaan 2.1. Jika ingin mencari buku maka anggota harus mencari di setiap rak buku yang diinginkan karena belum adanya fasilitas pencarian buku.
80 2.2. Jika anggota ingin memperpanjang waktu peminjaman maka anggota harus datang ke perpustakaan karena belum ada fasilitas perpanjangan waktu peminjaman buku secara online padahal komputer yang terdapat di perpustakaan sudah online. 2.3. Belum ada fasilitas booking sehingga ketika anggota ingin meminjam dan ternyata semua buku itu sedang keluar anggota tidak bisa memesan buku tersebut. 3.7 Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan diatas, maka kami usulkan pemecahan masalah sebagai berikut: 1. Merancang aplikasi baru dengan menggunakan PHP dan sistem basis data MySQL karena aplikasi ini memiliki kemampuan yang lebih luas daripada aplikasi lama yang masih menggunakan Microsoft Excel. Selain itu aplikasi ini termasuk software freeware atau dengan kata lain gratis sehingga pihak perpustakaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membeli software ini. 2. Merancang sistem basis data yang terintegrasi dengan baik yang nantinya tidak ada lagi atribut yang tidak penting masuk ke dalam sistem basis data sehingga aplikasi bisa berjalan dengan baik. 3. Aplikasi ini akan mencatat setiap petugas dan transaksi yang dilakukan sehingga nantinya jika terjadi kesalahan dalam transaksi bisa terlihat petugas mana yang melakukan kesalahan. 4. Kami akan membuat proposal kepada jurusan untuk pengadaan komputer baru yang nantinya akan digunakan untuk:
81 •
Pengisian Buku Tamu Selama ini pengunjung yang datang harus menulis secara manual di buku pengisian tamu, dengan adanya komputer baru ini pengunjung tinggal memasukkan data pribadi ke dalam aplikasi dan nantinya akan tercatat di dalam sistem basis data. Selain itu aplikasi ini bisa mencatat pengunjung yang datang dari luar jurusan Bimbingan Konseling dengan menambahkan form baru.
•
Fasilitas Pencarian Buku Dengan adanya komputer baru ini anggota bisa memanfaatkan untuk mencari buku yang diinginkan berada di rak mana, dimana selama ini anggota harus mencari di setiap rak buku yang diinginkan karena belum ada fasilitas pencarian buku. Sehingga waktu yang dibutuhkan untuk meminjam buku lebih cepat.
5. Untuk memberikan kemudahan bagi anggota dalam peminjaman buku disediakan fasilitas booking dan perpanjangan peminjaman buku secara online sehingga nantinya anggota tidak perlu datang ke perpustakaan untuk memperpanjang peminjaman buku atau tidak jadi meminjam buku karena buku yang ingin dipinjam sedang keluar padahal anggota sudah datang ke perpustakaan.
