43
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Profil Perusahaan 3.1.1 Sejarah BPPT Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) adalah lembaga pemerintah non-departemen yang berada dibawah koordinasi Kementrian Negara Riset dan Teknologi yang mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengkajian dan penerapan teknologi. Proses pembentukan BPPT bermula dari gagasan mantan Presiden Soeharto kepada Prof Dr. Ing. B.J. Habibie pada tanggal 28-januari-1974. Dengan surat keputusan no. 76/ M/ 1974 tanggal 5-januari-1974, Prof Dr. Ing. B. J. Habibie diangkat sebagai penasehat pemerintah dibidang advance teknologi dan teknologi penerbangan yang bertanggung jawab langsung pada presiden dengan membentuk Divisi Teknologi dan Teknologi Penerbangan (ATTP) Pertamina. Melalui surat keputusan Dewan Komisaris Pemerintah Pertamina No. 04/ KPTS/ DR/ DU/ 1975 tanggal 1-april-1976, ATTP diubah menjadi Divisi Advance Teknologi Pertamina. Kemudian diubah menjadi Badan Pengkajian dan Penerapan Teknolgoi melalui keputusan Presiden Republik Indonesia No. 25 tanggal 21 Agustus 1978. Diperbaharui dengan Surat Keputusan Presiden No. 47 1991.
44
Sejak berdiri, BPPT telah mengalami beberapa kali pergantian kepemimpinan. Berikut daftar pergantian pimpinan BPPT dari awal berdiri sampai sekarang : No.
Nama
Periode
1.
Prof. Dr. Ing. B. J. Habibie
1974 - 1998
2.
Prof. Dr. Rahardi Ramealan
1998 – 1998
3.
Prof. Dr. Zuhal
1998 – 1999
4.
Dr. A. S. Hikam
1999 – 2001
5.
Ir. M. Hatta Rajasa
2001 – 2003
6.
Dr. Kusmayanto Kadiman
2004 – 2006
7.
Prof. Ir. Said Djauharsyah, Sc. D
2006 – 2008
8.
Dr. Ir. Marzan A. Iskandar
2008 - Sekarang
Tabel 3.1 Pimpinan BPPT dari 1974 – sekarang (2010)
Dalam kurun waktu lebih daru 30 tahun, BPPT mengalami banyak penyesuaian organisasi sesuai dengan tantangan dan kebijakan pemimpinnya. Jabatan kepala BPPT yang selama ini dirangkap oleh Menteri Negara Riset dan Teknologi (MNRT), telah berubah sejak bulan April 2006, dengan diterbitkannya Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2006 tentang pengangkatan kepala BPPT, dimana kepala BPPT sejak saat itu tidak lagi sama dengan MNRT. Kepegawaian di BPPT juga diberikan pembinaan secara profesional dan berkesinambungan, baik melalui berbagai jalur jabatan fungsional, seperti
45
peneliti, perekayasa, pranata komputer, teknisi, dan lain sebagainya, maupun melalui keterlibatan langsung di dalam pelaksanaan berbagai program kegiatan BPPT. Pegawai BPPT ditempatkan diberbagai bidang pekerjaan dan disiplin keilmuan yang tercermin dari konstelasi pembidangan pada struktur organisasi BPPT, yang terbagi dalam : a. (lima) Kedeputian teknis, dengan 20 pusat teknologi dan 17 unit pelaksana teknis (UPT), yang masing – masing secara resmi sesuai Keputusan Menteri Negara Aparatur Negara memiliki nama Balai, Balai Besar dan UPT. b. Sekretariat Utama, dengan 6 Biro/Pusat. c. Inspektorat d. Pusat Pelayanan Teknologi BPPT saat ini didukung dengan sarana dan prasarana fisik yang dilengkapi dengan peralatan da perangkat uji, baik perangkat keras maupun perangkat lunak. BPPT juga memiliki banyak cabang antara lain di Jakarta, Serpong, Ciampea, Yogyakarta, Surabaya, Denpasar, dan Lampung. BPPT juga menjalin kemitraan dengan berbagai instansi pemerintah pusat dan daerah, industri, perguruan tnggi, dan lembaga masyarakat lainnya baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Hal tersebut sebagai salah satu strategi pelaksaan misi untuk mencapai visi BPPT. 3.1.2 Visi dan Misi
46
Untuk memberikan arah yang jelas dalam pengembangan BPPT, baik kepada karyawan maupun kepada para pemimpin bagian, maka pada tahun 2005 dalam suatu rapat disusunlah visi dan misi BPPT, antara lain : a. Visi “Teknologi sebagai pemacu pertumbuhan ekonomi dalam rangka kemandirian bangsa dan peningkatan kesejahteraan rakyat”. b. Misi 1. Mewjudkan BPPT sebagai pusat unggulan teknologi (technology center of excellent). 2. Mewujudkan BPPT sebagai agen pembangunan masyarakat dalam bidang teknologi. 3. Menigkatkan peran audit dan komersialisasi teknologi. 4. Menigkatkan daya saing dan produktivitas industri. 3.1.3 Tupoksi dan Wewenang a. Tugas Pokok Melaksanakan tugas pemerintahan dibidang pengkajian dan penerapan teknologi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan yang berlaku. b. Fungsi BPPT 1. Pengkajian
dan
penyusunan
kebijakan
nasional
dibidang
pengkajian dan penerapan teknologi. 2. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas BPPT. 3. Pemantauan, pembinaan dan pelayanan terhadap kegiatan instansi pemerintah dan swasta dibidang pengkajian dan penerapan
47
teknologi dalam rangka inovasi, difusi dan pengembangan kapasitas serta membina ahli teknologi. 4. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum didbidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tatalaksana,
kepegawaian,
keuangan,
kearsipan,
persandian,
perlengkapan dan rumah tangga. c. Wewenang BPPT 1. Penyusunan rencanan nasional secara makro dibidangnya. 2. Perumusan
kebijakan
dibidangnya
untuk
mendukung
pembangunan secara makro. 3. Penetapan sistem informasi dibidangnya. Ada juga kewenangan lain yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – udangan yang berlaku, yaitu : 1. Perumusan
dan
pelaksanaan
kebijakan
tertentu
dibidang
pengkajian dan penerapan teknologi. 2. Pemberian rekomendasi penerapan teknologi dan melaksanakan audit teknologi.
48
3.2 Struktur Organisasi
49 Gambar 3.1 Struktur Organisasi BPPT
3.3 Pusat Data Informasi dan Standardisasi (PDIS) Pusat data informasi dan standardisasi (PDIS) merupakan salah satu organisasi dari BPPT yang bertugas untuk melaksanakan pengelolaan data dan informasi, sistem dan jaringan, standardisasi dan akreditasi, dan pengelolaan perpusatakaan. 3.3.1 Struktur Organisasi PDIS
50 Gambar 3.2 Struktur Organisasi PDIS
3.3.2 Fungsi PDIS 1. Pengelolaan data dan informasi 2. Pengelolaan sistem dan jaringan informasi 3. Perancangan, perumusan dan penerapan standardisasi dan akreditasi 4. Pengelolaan perpusatakaan 5. Pelaksanaan urusan tata usaha PDIS
3.4 Sistem Yang Sedang Berjalan PDIS adalah bagian dari BPPT yang bertugas dalam mengelola data dan informasi yang masuk maupun keluar dari BPPT. Staf PDIS khususnya kepala bagian (user) PDIS biasanya mengadakan rapat kepala-kepala divisi. Dalam rapat, biasanya user dan anggota rapat/seminar terlebih dahulu harus mendownload file yang akan digunakan dalam rapat dari server BPPT menggunakan koneksi internet. File tersebut di-download dari Kantaya, sebuah web server tempat menyimpan segala jenis data yang ada di BPPT. Setelah data yang diperlukan selesai didownload, apabila ada pembagian tugas kepada anggota rapat (klien), langsung diberikan/diberitahu kepada anggota rapat secara lisan. Apabila ada file yang telah di-update ketika rapat, maka akan di-upload ke kantaya dengan internet. Proses rapat sistem yang lama : -
User dan anggota rapat membuka website http://kantaya.inn.bppt.go.id. Setelah masuk ke halaman index, user dan anggota rapat harus login terlebih dahulu. Setelah berhasil masuk ke halaman home di kantaya, user dan
51
anggota rapat membuka tab “lemari”. Tab “lemari” adalah tempat penyimpanan data-data setiap deputi di BPPT. setelah masuk ke tab “lemari”, user dan anggota rapat mendownload file yang dibutuhkan, kemudian memulai rapat.
Gambar 3.3 Halaman index Kantaya
Gambar 3.4 Halaman home Kantaya
52
Gambar 3.5 Halaman tab “lemari”
Gambar 3.6 Skema sistem yang sedang berjalan
3.5 Masalah yang Dihadapi Ketika user akan melakukan rapat kepala - kepala divisi baik di dalam maupun diluar BPPT. User merasa organisasi data sebelum dan sesudah rapat merepotkan,
53
sebab hanya user(admin) sendiri yang dapat mengorganisir (membatasi akses) data pada setiap divisi karena kantaya hanya dapat memberikan hak akses pada folder utama setiap divisi (level 1). Proses download ketika rapat juga dilakukan melalui internet, dimana jaringan internet sangat rentan terhadap pembajakan karena memiliki tingkat keamanan (security) yang tidak begitu kuat. Apabila data yang digunakan dalam rapat mungkin berupa data yang bersifat rahasia. Apabila anggota rapat seluruhnya harus mendownload file- file tersebut dari server BPPT melalui koneksi internet, selain koneksi internet yang up and down dengan trafik yang tidak menentu, juga akan dibutuhkan bandwidth yang besar di server BPPT karena diakses sekaligus oleh banyak orang yang tergantung dari jumlah anggota rapat. Begitu juga dengan upload file yang dilakukan melalui koneksi internet, dimana user merasa hal tersebut kurang aman.
3.6 Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan analisis dari masalah yang dihadapi, alternatif yang paling tepat untuk membantu menyelesaikan masalah tersebut adalah dengan pembuatan sebuah sistem yang baru. Dimana sistem tersebut bekerja untuk mengatur proses aliran data dari server ke user dan ke klien user serta organisasi data setelah rapat antara lain, mempermudah download data antara klien dengan user, meningkatkan keamanan transfer data dari user ke server, mempermudah user dalam mengorganisir data dengan menambahkan hak akses sebagai admin pada bagian subfolder masing – masing divisi (level 2) dan mempercepat proses download data dari server.
54
Sistem tersebut meliputi program untuk organisasi data yang diberi nama DeMary v1.0(repository program), dan keamanan jaringan transfer data( VPN ).
3.6.1 Program Program yang dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP. Program ini digunakan untuk organisir data melalui web (web based) seperti upload dan download file, membuat direktori baru, archieve dan extract file dan multiuser . Pada fitur multiuser, user diberikan wewenang untuk mengatur hak akses pada masing-masing klien. Hal ini diperlukan untuk membatasi file-file mana saja yang diperbolehkan untuk dilihat maupun diedit. 3.6.2 Keamanan Jaringan Untuk menjamin keamanan ketika transfer data terjadi, khususnya transfer data antara server dengan mobile repository storage, maka jaringan komunikasi dilakukan dengan penggunaan virtual private network (VPN). Alasan memilih VPN, karena VPN dapat membentuk koneksi jarak jauh seolah- olah menjadi koneksi lokal dengan membuat terowongan (tunnelling) di jaringan internet. Dalam hal ini kami menggunakan OpenVPN karena merupakan software open source dan gratis. OpenVPN juga menggunakan metode enkripsi SSL/TLS dan mempunyai kekuatan enkripsi yang kuat yaitu 1024bit dimana merupakan tertinggi dikelasnya. OpenVPN juga mampu menembus NATs dan Firewall. Untuk meningkatkan keamanan di sisi klien, maka client openVPN juga dilengkapi dengan password untuk mencegah akses dari orang yang tidak bertanggungjawab.
55
Gambar 3.7 Skema sistem yang baru
Dalam sistem yang baru, user terlebih dahulu men-download data untuk rapat dari main repositori di server melalui VPN (internet), download data tersebut bisa dilakukan kapan saja, tidak harus ketika rapat akan dimulai, sehingga tidak memakan waktu ketika rapat. Setelah data tersebut berada didalam laptop user, maka ketika rapat dimulai, anggota rapat (klien) akan diberikan akun untuk melakukan login kedalam program repositori mobile yang dimiliki oleh user. Masing-masing akun sudah diberi hak akses oleh user. Jadi anggota rapat tidak dapat mengakses semua file yang ada tergantung dari hak akses yang diberikan kepadanya. Apabila didalam rapat, user memberikan tugas kepada sebagian anggota rapat untuk melakukan editing terhadap suatu file, maka ketika rapat selesai file-file
56
tersebut di-upload oleh anggota rapat ke user. Kemudian ketika rapat selesai, user akan melakukan organisir file yang ada. Apabila ada file yang perlu di-update ke server, maka user akan meng-upload file tersebut dengan mengakses main repositori program di server dengan VPN (internet).
