BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Tentang Perusahaan 3.1.1
Sejarah Perusahaan PT. Panca Lima M andiri beralamat di Jl. D.I. Panjaitan Kav 5 – 7 2nd Floor, Patria Park Building. No. 06 , Jakarta Timur 13440. Perusahaan bergerak di bidang perdagangan barang dan jasa (Distributor, Importir), khususnya pipa minyak mentah (flexible steel pipe dan umbilical systems) untuk proses pengeboran minyak mentah maupun lainnya. PT. Panca Lima M andiri mempunyai pemasok dari luar negeri seperti Technip, Coflexip serta Duco dan merupakan penyuplai pipa minyak dari perusahaan-perusahaan besar dari Indonesia seperti PT. Pertamina, PT. Krakatau, PT. Energi M ega Persada, serta perusahaanperusahaan minyak dan gas dari luar negeri lainnya. PT. Panca Lima M andiri didirikan pada tanggal 3 Februari 2005 oleh Bapak Ir. Darmadi Sutrisna.
79
80
3.1.2
Tujuan Perusahaan Tujuan dari PT. Panca Lima M andiri, yaitu : •
M endorong pertumbuhan kegiatan usaha perdagangan berbasis distribusi.
•
M embangun hubungan kerjasama yang kuat antar jaringan usaha distribusi sesuai dengan peraturan perdagangan dan pendistribusian.
•
M engaplikasikan strategi perusahaan dengan sumber daya sesuai dengan kebutuhan usaha distribusi melalui penerapan strategi pemasaran dan kontribusi pengembangannya berdasarkan analisa pasar, pengamatan area serta perkembangan sumber daya manusia.
•
M emberikan informasi yang mendukung nilai tambah usaha dalam upaya meningkatkan jumlah pelanggan dengan azas yang saling menguntungkan.
•
M enciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan kompetitif serta meningkatkan
pelatihan,
pendidikan
informal
dalam
upaya
meningkatkan produktifitas dan efektivitas kerja. 3.1.3
Kegiatan Bisnis Perusahaan Kegiatan bisnis perusahaan adalah di bidang perdagangan barang, distribusi, dan impor, khususnya pipa minyak mentah. Perusahaan memasarkan dan menawarkan produk pipa minyak untuk proses pengeboran minyak mentah, kemudian pelanggan memberikan rincian
81
data pesanan produk. Perusahaan lalu mengorder pesanan tersebut ke pemasok melalui proses impor. Setelah proses pemesanan diselesaikan, data pembelian akan dikirimkan ke perusahaan dan mengkonfirmasi pengiriman barang. Lalu data pengiriman barang akan disampaikan kepada pelanggan dan barang akan dikirimkan langsung kepada pelanggan atau melalui sebuah perusahaan jasa pengiriman barang, serta mengirimkan surat tagihan kepada pelanggan untuk melakukan pembayaran. 3.1.4
S truktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber : PT. Panca Lima M andiri
82
3.1.5
Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab 1.
Managing Director & Operation Manager Tugas dan wewenang Managing Director & Operation Manager, yaitu : -
M erupakan pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas jalannya keseluruhan sistem di dalam perusahaan secara menyeluruh
dan
memegang
kendali
penuh
terhadap
perusahaan. -
M eminta laporan dari masing-masing bagian di bawahnya untuk mengevaluasi sistem kerja perusahaan secara berkala.
-
M embawahi semua divisi dan bertanggung jawab atas kinerja semua bagian divisi perusahaan secara menyeluruh.
-
M emimpin dan mengatur setiap proyek yang dilakukan oleh perusahaan.
2.
Secretary Tugas dan wewenang Secretary, yaitu : -
M enyusun jadwal rapat / pertemuan, perjalanan, dan perusahaan yang dilakukan oleh direktur.
-
M empersiapkan penyelenggaraan
rapat
yang dilakukan
perusahaan seperti pidato, presentasi dan penerimaan tamu. -
M embuat dokumentasi, laporan, proposal, ucapan atau surat kepada klien, serta mengatur ruang kantor pimpinan.
83
3.
Sales & Marketing Manager Tugas dan wewenang Sales & Marketing Manager, yaitu : -
M enawarkan produk dan jasa kepada pemesan / customer.
-
M emberikan informasi produk dan jasa kepada pemesan / customer.
-
M embuat penawaran harga dengan customer.
-
M engontak calon customer / pemesan.
-
Bertanggung jawab terhadap barang yang sudah atau akan dikirim (memastikan barangnya ada dan sampai tujuan).
4.
Technical Support Supervisor Tugas dan wewenang Technical Support Supervisor, yaitu : -
M en-support kebutuhan teknologi informatika dalam database hardware dan jaringan dalam perusahaan.
-
M enganalisa kebutuhan perusahaan untuk menunjang kinerja perusahaan di masa yang akan datang.
5.
Accounting Finance & Admin Manager Tugas dan wewenang Accounting Finance & Admin Manager, yaitu : -
Bertanggung
jawab
dalam
mengelola
data
keuangan
perusahaan. -
M encatat semua transaksi dan aset-aset perusahaan.
-
M embuat laporan laba / rugi.
-
M embuat jurnal dan pencatatan ke buku besar berdasarkan jurnal.
84
6.
-
M enerima pembayaran penjualan dari customer.
-
M embuat Jurnal.
Personal & IT Manager Tugas dan wewenang Personal & IT Manager, yaitu : -
M emberi dan meningkatkan layanan bisnis sesuai dengan keinginan perusahaan dalam bidang IT seperti web, software dan hardware.
-
M e-maintenance sistem software dan hardware perusahaan secara berkala.
7.
Business Development Manager Tugas dan wewenang Bussiness Development Manager, yaitu :
8.
-
M empresentasikan produk baru kepada customer.
-
M engirim sampel produk kepada customer.
-
M enerima komplain dari customer.
Sales Engineer Tugas dan wewenang Sales Engineer, yaitu : -
M enawarkan produk kepada customer.
-
M encari
klien
yang
memungkinkan
untuk
member
keuntungan bagi perusahaan. -
M engembangkan hubungan jangka panjang dengan customer.
-
M empresentasikan demo produk dan spesifikasi teknis kepada customer.
-
M empersiapkan laporan penjualan kepada manajer.
85
9.
Finance Staff Tugas dan wewenang Finance Staff, yaitu : -
M enyiapkan anggaran / budget perusahaan.
-
M engatur pemasukan dan pengeluaran perusahaan.
-
M elaksanakan transaksi dengan anggaran perusahaan.
-
M engelola dan membagikan gaji para karyawan perusahaan.
-
M embuat laporan dan rincian tentang pemasukan dan pengeluaran perusahaan.
10.
M embuat Faktur Pembelian.
Admin Staff Tugas dan wewenang Admin Staff, yaitu : -
M engatur file perusahaan dengan rapi dan terperinci.
-
M engurus kebutuhan administrasi perusahaan.
-
M embuat layanan administrasi meliputi logistik, sampel, filing, surat di bawah pengawasan manajer.
-
M enjaga dan meng-update informasi administrasi seperti office supply, stationaries, absensi karyawan.
11.
-
M embuat Purchase Order.
-
M enerima pesanan, surat jalan dan invoice dari supplier.
-
M enghubungi Perusahaan jasa untuk distribusi barang.
Tax Staff Tugas dan wewenang Tax Staff, yaitu : -
M embuat faktur pajak keluaran dan menerima faktur pajak masukan.
86
-
3.2
M embuat laporan bulanan untuk pajak perusahaan.
Gambaran S istem 3.2.1
Data Flow Diagram Sesuai dengan analisa tentang prosedur pembelian dan penjualan, berikut ini data flow diagram dari prosedur tersebut : 3.2.1.1 Diagram Konteks Sistem Pembelian dan Penjualan Berikut merupakan diagram konteks dari sistem pembelian dan penjualan yang terjadi pada PT. Panca Lima M andiri :
Laporan Piutang Managing Director & Operation Manager
L aporan Hu tan g Lapo ran Penjualan data_pelanggan data_pesanan negosiasi_h arga bayar
Laporan Pembelian
Pelanggan
rincian_harga persetujuan_harga konfirmasi_baran g data_pengiriman _barang data_pemb ayaran
SIST EM PENJUAL AN DAN PEMBELIAN PT.PANCA LIMA MANDIRI
bayar data_pesanan data_bukti_pembelian
data_pembayaran barang
Pemasok
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Pembelian dan Penjualan
87
3.2.1.2 Diagram Nol Sistem Pembelian dan Penjualan Berikut merupakan diagram nol dari sistem pembelian dan penjualan yang terjadi pada PT. Panca Lima M andiri :
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Pembelian dan Penjualan
88
3.2.2
Prosedur di Dalam Sistem Berikut merupakan prosedur pembelian yang terjadi pada PT. Panca Lima M andiri : 3.2.2.1 Prosedur Pembelian Terdapat 2 (dua) langkah dalam transaksi pembelian, yaitu : -
M encatat Order Pembelian (Purchase Order)
-
M encatat Faktur Pembelian (Purchase Invoice)
3.2.2.1.1
Order Pembelian (Purchase Order) Order Pembelian adalah surat pemesanan barang dari perusahaan yang dibuat oleh staff ke supplier. Data
yang diperlukan,
yaitu
nomor
order
pembelian yang unik, tanggal order pembelian, cara pengiriman barang, data staff, data supplier, data barang, jumlah barang yang dipesan, harga barang yang dipesan, tanggal barang akan dikirim, dan cara pembayaran. 3.2.2.1.2
Faktur Pembelian (Purchase Invoice) Faktur Pembelian adalah surat pembelian barang yang diterima staff dari supplier. Data yang diperlukan, pembelian
yang unik,
yaitu nomor invoice
nomor
order
pembelian
berdasarkan Order Pembelian, tanggal pembelian, cara
89
pengiriman pembelian barang, data staff, data supplier, data barang yang dikirim, jumlah barang yang dikirim, harga pembelian
untuk
setiap
barang, subtotal
pembelian keseluruhan belum termasuk PPN, PPN pembelian, grandtotal pembelian setelah ditambah PPN.
90
Gambar 3.4 Flow Chart Sistem Pembelian
91
3.2.2.2 Prosedur Penjualan Terdapat 3 (tiga) langkah dalam transaksi penjualan, yaitu : -
M encatat Order Penjualan (Sales Order)
-
M encatat Faktur Penjualan (Sales Invoice)
-
M encatat Surat Jalan
3.2.2.2.1
Order Penjualan (Sales Order) Order Penjualan adalah surat pemesanan barang yang dikirim dari customer ke staff perusahaan. Data yang diperlukan, yaitu nomor order penjualan yang unik, tanggal order penjualan, cara pengiriman barang, data staff, data customer, data barang, jumlah barang yang dipesan, harga barang yang dipesan, tanggal barang akan dikirim, dan cara pembayaran.
3.2.2.2.2
Faktur Penjualan (Sales Invoice) Faktur Penjualan adalah surat penjualan barang dari perusahaan yang dikirim oleh staff ke customer. Data yang diperlukan, penjualan
yang
unik,
yaitu nomor invoice
nomor
order
penjualan
berdasarkan Order Penjualan, tanggal penjualan, cara pengiriman
penjualan
barang,
data
staff,
data
customer, data barang yang dikirim, jumlah barang yang dikirim, harga penjualan untuk setiap barang,
92
subtotal penjualan keseluruhan belum termasuk PPN, PPN penjualan, grandtotal penjualan setelah ditambah PPN. 3.2.2.2.3
Surat Jalan Surat Jalan adalah surat izin jalan untuk melakukan pengiriman penjualan. Data yang diperlukan, yaitu nomor surat jalan yang unik, nomor order penjualan berdasarkan Order Penjualan, tanggal surat jalan, data staff, data customer, data barang, dan data kendaraan.
93
Gambar 3.5 Flow Chart Sistem Penjualan
94
3.3
Analisis Kebutuhan Informasi Berikut ini adalah informasi yang dibutuhkan dalam setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan : Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Informasi
No
Entiti
Keterangan
1
Staff
M enjelaskan semua karyawan dalam perusahaan.
2
Item
Jenis-jenis barang beserta deskripsinya.
3
Supplier
Perusahaan penjual / penyalur barang.
4
Customer
Perusahaan penawar barang / jasa.
5
ExWork
M acam-macam jenis / cara pengiriman barang.
6
Port
M enjelaskan nama bandar udara / pelabuhan.
7
PurchaseOrder
M erupakan data mengenai order pembelian yang dipesan oleh perusahaan kepada supplier.
8
PurchaseInvoice
M erupakan faktur pembelian atas barang yang telah dikirim kepada perusahaan oleh supplier.
9
SalesOrder
M erupakan data mengenai order penjualan yang dipesan oleh customer kepada perusahaan.
10
SalesInvoice
M erupakan faktur penjualan atas barang yang telah dikirim kepada customer oleh perusahaan.
95
11
SuratJalan
Sebagai surat izin jalan dari perusahaan kepada perusahaan jasa untuk customer. SuratJalan akan ditandatangani oleh customer dan berdasarkan SalesOrder.
3.4
Permasalahan yang Dihadapi Berdasarkan analisis hasil wawancara dan observasi kami terhadap sistem perusahaan yang sedang berjalan saat ini, ditemukan beberapa permasalahan pada perusahaan ini. M asalah-masalah yang terjadi antara lain : 1. Penyimpanan data yang dilakukan secara manual yang masih berupa lembaran formulir (fisik) yang memungkinkan lembaran tersebut tercecer / hilang. 2. Proses pencarian data transaksi pembelian dan penjualan yang sulit apabila berkas tersebut tidak tersimpan secara rapi dan teratur. 3. Proses pengumpulan data pada saat membuat laporan pun akan memakan banyak waktu.
1.5
Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan analisis permasalahan yang telah dilakukan terhadap sistem yang sedang berjalan pada perusahaan ini, maka diusulkan penerapan basisdata untuk menggantikan sistem yang sedang dipakai saat ini. Basisdata yang dibuat dimaksudkan untuk mendukung pembelian, penjualan, laporan pembelian, dan laporan penjualan.
96
Selain itu akan dikembangkan juga program aplikasi yang dapat mengakses basisdata yang dibuat dan program aplikasi ini akan digunakan oleh beberapa bagian perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses pembelian dan penjualan. Program ini akan memvalidasi input dari user sehingga diharapkan dapat membantu mengurangi kesalahan yang terjadi dengan sistem yang sedang berjalan. Perancangan program ini juga dimaksudkan agar informasi pembelian dan penjualan barang dapat lebih akurat dan tersedia bagi divisi-divisi yang membutuhkan.
