29
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan dan Bidang Usaha PT. Bumi Citra Alam lestari adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang general kontraktor dan supplier bangunan yang didirikan pada tanggal 21 September 2010 oleh Bapak Heri Mulyana yang berlokasi di Jl Raya Industri Cibarusah No. 78 Blok 1F Komplek Kusuka, Cikarang Bekasi,
Telepon/Fax : 89908609/89908608. Perusahaan ini didirikan
berdasarkan akta notaris no. 78 tanggal 24 November 2010 oleh Ny. Sri Herawati Anwar Effendi, SH dan disahkan oleh Menteri Kehakiman dengan Surat Keputusan Mentri Kehakiman RI nomor C-194 HT 03.01 TH 2008. PT. Bumi Citra Alam Lestari (BCAL) telah di lengkapi dengan surat izin yang di antaranya adalah surat : NPWP : 31.224.904.8-413.000 SIUP : 503 09 / 2 - 314 / BPPT / PM-00 / IX / 2010 Perusahaan yang baru berjalan selama satu tahun ini, mengawali pekerjaannya dengan melakukan jasa instalasi gedung yang memberikan jasa pemasangan elektrikal dan mekanikal. Namun seiring berjalannya waktu, perusahaan
ini
terus
berusaha
mengembangkan
usahanya
sehingga
tercapainya visi dan misi yang diharapkan oleh perusahaan ini. Perusahaan
29
30
percaya bahwa mereka dapat menjadi partner yang dapat diandalkan di bidang general kontraktor dan supplier.
3.1.2 Visi & Misi Visi Menjadi perusahaan kontraktor yang terkemuka dan dapat memberikan citra positif bagi siapapun juga karena bagi perusahaan "KERJA KERAS SEBAGAI WUJUD IBADAH"
Misi •
Semoga mendapat kesuksesan yang dapat atau bisa dinikmati banyak orang
•
Menyediakan jasa kontraktor yang handal untuk memenuhi bisnis masyarakat
•
Melakukan perbaikan bisnis guna memenuhi harapan perusahaan
•
Menjalani kemitraan yang baik yang saling menguntungkan bagi rekanan
•
Membuat tim yang solid dan menciptakan keharmonisan disetiap departemen perusahaan untuk mendukung visi perusahaan.
3.1.3 Struktur Organisasi
31
Struktur organisasi PT. Bumi Citra Alam Lestari KOMISARIS
PRESIDENT DIREKTUR
ADMINISTRASI
DIREKTUR MARKETING
DIREKTUR OPERASIONAL
DIREKTUR KEUANGAN
STAFF ADMINISTRASI
PROJECT MENAGER
ACCOUNTING
ENGINEERING/DRAFTER
STAFF ACCOUNTING
ESTIMATOR WAREHOUSE
SUPERVISOR ELECTRICAL
SUPERVISOR MECHANICAL
LOGISTIC
DRIVER
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Bumi Citra Alam Lestari (BCAL) Sumber : Direktur Marketing PT Bumi Citra Alam Lestari (BCAL) 2010
3.1.4 Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Deskripsi tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-
32
masing divisi dalam struktur PT. Bumi Citra Alam Lestari (BCAL) adalah sebagai berikut :
PRESIDEN DIREKTUR : y
Mengevaluasi setiap penawaran order proyek yang masuk
y
Memimpin rapat para karyawan
y
Negosiasi harga
y
Menyusun rencana kerja dan tujuan perusahaan
y
Menerima surat kontrak
y
Memeriksa dan mengotorisasi perjanjian kontrak
y
Mengotorisasi Surat Perintah Kerja (SPK)
y
Mengotorisasi Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP)
DIREKTUR KEUANGAN •
Menandatangani buku bilyet giro dan cek
•
Mengontrol keuangan di Bank dan merevisi tagihan
•
Bertanggung jawab dalam pembayaran para karyawan, para buruh tukang, dan supplier
•
Membuat Kuitansi Bukti Pembayaran
•
Menerima pembayaran dari Main Kontraktor
DIREKTUR MARKETING •
Mencari order
33
•
Mendatangi rapat tender
•
Menerima Bill Of Quantity (BQ)
•
Menandatangani order barang
•
Negosiasi harga
•
Memeriksa Bukti Kas Keluar
•
Mengarsip Surat Kontrak
ACCOUNTING y
Membuat Neraca Laba Rugi
y
Bertanggung jawab atas penghitungan pajak dan pembayaran pajak pada perusahaan
y
Bertanggung jawab atas dokumen-dokumen yang telah diberikan oleh Direktur Keuangan
y
Memeriksa Laporan Kas Kecil
y
Bertanggung jawab atas Laporan Transaksi dan Laporan Keuangan perusahaan
DIREKTUR OPERASIONAL PROYEK •
Mengajukan Penawaran Harga kepada Presiden Direktur
•
Menerima SPK
•
Mencari Order
•
Melakukan survei ke lapangan
•
Meninjau proyek
•
Melakukan perencanaan pengerjaan proyek
34
•
Mendiskusikan Penawaran Harga
MANAGER PROYEK •
Melakukan survei ke lapangan
•
Menerima SPK
•
Mengarsip SPK
•
Membuat BASTP
•
Membuat schedule pengerjaan proyek
•
Mengawasi jalannya pekerjaan dilapangan
ESTIMATOR y
Menghitung Budget Harga Bill of Quantity (BQ)
y
Mengarsip Surat Jalan
y
Menghitung gaji karyawan proyek
y
Menghitung jumlah pemakaian barang-barang yang telah dipergunakan oleh proyek
LOGISTIK •
Pengadaan barang- barang untuk proyek
•
Membuat Purchase Order
•
Membuat rangkap pembelian barang-barang
•
Mengotorisasi SPB
•
Mengarsip SPB
35
SUPERVISOR •
Pengawas proyek dan para pekerja proyek
•
Mengajukan permintaan barang-barang kebutuhan proyek kepada Logistik
•
Melaporkan proyek yang sedang berjalan
•
Mengajukan Permintaan Barang
ADMINISTRASI •
Membuat Invoice
•
Mengarsip Invoice
•
Membuat Faktur Pajak
•
Operator
3.2. Sistem Yang Berjalan 3.2.1. Proses Bisnis Yang Berjalan Proses bisnis PT. BUMI CITRA ALAM LESTARI (BCAL) pertama-tama Direktur Marketing menerima informasi mengenai adanya lelang tender yang diadakan oleh beberapa Main Kontraktor. Kemudian Direktur Marketing mencari order dengan mengunjungi ke beberapa Main Kontraktor tersebut dengan membawa Company Profile dan Main Kontraktor memberikan Bill of Quantity (BQ) kepada Direktur Marketing. Lalu Direktur
36
Marketing bersama Direktur Operasional mendiskusikan kepada Presiden Direktur tentang BQ tersebut, lalu oleh Direktur Marketing BQ diberikan kepada Estimator untuk penghitungan budget harga. Setelah budget dibuat, lalu Estimator memberikan BQ dan Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) kepada Presiden Direktur untuk diperiksa dan diotorisasi. Kemudian Presiden Direktur menyerahkan PHP kepada Main Kontraktor melalui email dan menyerahkan BQ kepada Project Manager. Setelah menerima PHP, Main Kontraktor mengundang Direktur Marketing melalui email untuk hadir pada rapat tender dan melakukan negosiasi harga. Pemenang tender biasanya diumumkan pada saat itu juga. Setelah Main Kontraktor memutuskan BCAL memenangkan tender, selanjutnya Main Kontraktor mengeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK). SPK yang diterima oleh Project Manager akan diperiksa dan disamakan dengan PHP untuk kemudian diserahkan kepada Presiden Direktur untuk diotorisasi. SPK yang telah diotorisasi akan dikembalikan kepada Project Manager untuk di copy 2 lembar. Lembar 1 : untuk Supervisor Lembar 2 : untuk diarsip oleh Administrasi Kemudian SPK akan dikembalikan kepada Main Kontraktor. Untuk pembayaran, biasanya akan dilakukan secara bertahap atau melalui termin-termin, misalnya pembayaran atas nilai kontrak sebesar Rp 300.000.000,- dilakukan melalui 5 (lima) tahapan berikut: Termin 1
: Tahap sebelum pengerjaan dilakukan yaitu dp 10%,
37
dilakukan pembayaran sebesar 10% Termin 2
: Jika pembangunan sudah mencapai 20%, dilakukan pembayaran sebesar 15%
Termin 3
: Jika pembangunan sudah mencapai 35%, dilakukan pembayaran sebesar 25%
Termin 4
: Jika pembangunan sudah mencapai 70%, dilakukan pembayaran sebesar 30%
Termin 5
: Jika pembangunan sudah mencapai 100%, dilakukan pembayaran sebesar 20% Maka berdasarkan tahapan pembayaran tersebut, PT. Bumi Citra
Alam Lestari akan menerima pembayaran secara bertahap sebagai berikut: Termin 1
: 10% x Rp 300.000.000,-
= Rp 30.000.000,-
Termin 2
: 15% x Rp 300.000.000,-
= Rp 45.000.000,-
Termin 3
: 25% x Rp 300.000.000,-
= Rp 75.000.000,-
Termin 4
: 30% x Rp 300.000.000,-
= Rp 90.000.000,-
Termin 5
: 20% x Rp 300.000.000,-
= Rp 60.000.000,-
Total pembayaran yang diterima
= Rp 300.000.000,-
Administrasi akan membuat Invoice sebagai DP 10% untuk pekerjaan tersebut kepada Main Kontraktor disertai dengan Faktur Pajak 3 rangkap. Invoice rangkap 3 diantaranya : 1.
Rangkap 1 warna putih diberikan kepada Main Kontraktor sebagai Bukti Pembayaran yang sudah dilunasi
38
2.
Rangkap 2 warna merah diberikan kepada Main Kontraktor sebagai Bukti Pembayaran bila ada pembayaran yang belum dilunasi
3.
Rangkap 3 warna kuning sebagai arsip Administrasi BCAL
Faktur Pajak Rangkap 3 diantaranya : 1.
Rangkap 1 untuk Main Kontraktor
2.
Rangkap 2 untuk dikirim ke kantor pajak
3.
Rangkap 3 untuk arsip Administrasi Pembayaran
diterima
via
transfer.
Setelah
mentransfer
pembayaran, maka Main Kontraktor akan mengkonfirmasinya via telepon kepada Direktur Keuangan yang selanjutnya Main Kontraktor akan mengirimkan Bukti Transfer. Kemudian Direktur Keuangan akan memberikan Invoice rangkap 1 sebagai bukti pelunasan pembayaran DP 10%, dan mengkonfirmasi Direktur Operasional untuk memulai pekerjaan. Kemudian Direktur Operasional melakukan survei ke area proyek kerja bersama Project Manager dengan membawa BQ dan SPK. Project Manager meng-copy BQ dan menyerahkan BQ beserta SPK kepada Supervisor, kemudian memerintahkan Supervisor untuk membagi pekerjaan kepada Leader Mekanikal dan Leader Elektrikal yang akan disampaikan kepada anak buahnya untuk memulai pekerjaan.tersebut . Ketika proyek berjalan maka ada kebutuhan barang yang akan di order oleh Leader. Ketika Leader memeriksa gudang dan mengetahui adanya kebutuhan barang, maka Leader akan memberitahu Supervisor tentang
39
kebutuhan barang. Lalu Supervisor akan membuat Surat Permintaan Barang (SPB) sebanyak 2 rangkap: 1.
Rangkap 1 untuk Logistik
2.
Rangkap 2 untuk Supervisor Setelah menerima SPB rangkap 1, kemudian Logistik akan
mengotorisasi dan mengkonfirmasi Administrasi untuk membuat Surat Jalan (SJ) rangkap 4 yaitu : 1.
Warna putih untuk Supervisor yang membawa barang ke proyek
2.
Warna merah ke Estimator untuk menghitung jumlah pemakaian barangbarang yang telah dipergunakan oleh proyek
3.
Warna kuning untuk arsip Logistik
4.
Warna biru untuk arsip Administrasi Setelah menerima SJ, Estimator membuat Purchase Requisition
(PR) sebanyak 3 rangkap untuk diserahkan kepada Main Kontraktor sebagai permintaan penggantian barang yang telah dipakai untuk proyek. -
Rangkap 1 untuk Main Kontraktor
-
Rangkap 2 diserahkan kepada Logistik
-
Rangkap 3 untuk diarsip Setelah menerima PR, Main Kontraktor akan mengirim barang
dan diterima oleh Logistik. Kemudian barang akan disamakan dengan PR, kemudian Logistik akan membuat Good Receipt (GR) Barang beserta SJ yang di terima oleh Supervisor kemudian akan dicocokan dengan SPB. Setelah dicocokan SJ akan di otorisasi oleh
40
Supervisor
dan
di
arsip.
Kemudian
Supervisor
akan
melanjutkan
pekerjaannya. Setiap harinya Supervisor akan melaporkan setiap hasil dari pengerjaan proyek dengan memberi tanda menggunakan stabilo pada BQ sebagai tanda bahwa pengerjaan proyek sudah dikerjakan yang kemudian akan didiskusikan dengan Presiden Direktur. Setelah pengerjaan proyek selesai pada tahap tertentu, Administrasi akan membuatkan Work Progress yang akan diberikan kepada Main Kontraktor untuk diotorisasi. Kemudian Administrasi
akan
membuat Invoice 3 rangkap dan FP seperti saat penagihan Down Payment ( DP) 10% dan menerima pembayaran seperti DP 10%. Ketika pengerjaan sudah selesai 100%, maka Project Manajer akan membuat Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) 2 rangkap. Rangkap 1 untuk Main Kontraktor Rangkap 2 untuk diarsip Kemudian Project Manajer akan menyerahkan BASTP kepada Presiden Direktur untuk ditandatangani, kemudian menyerahkan rangkap 1 kepada Main Kontraktor. Selanjutnya Main Kontraktor akan menyerahkan SPK asli kepada Project Manager. Kemudian SPK tersebut akan diberikan kepada Presiden Direktur untuk diotorisasi yang selanjutnya diserahkan kepada Administrasi. Setelah menerima SPK asli, Administrasi akan membuat Invoice 3 rangkap dan FP 3 rangkap untuk diserahkan kepada Main Kontraktor beserta SPK asli yang telah diotorisasi.
41
Pembayaran
diterima
via
transfer.
Setelah
mentransfer
pembayaran, maka Main Kontraktor akan mengkonfirmasinya via telepon kepada Direktur Keuangan dan menyerahkan Bukti Transfer. Tiap per 3 bulan, Accounting akan membuat Laporan Laba/Rugi berdasarkan Kwitansi, Invoice, Faktur Pajak, Struk Pembelian dan Pengeluaran atau Penerimaan Kas, yang nantinya akan diserahkan kepada Presiden Direktur.
42
3.2.2 Rich Picture
Gambar 3.2 Rich Picture
42
43
Gambar 3.2 Rich Picture 3.2.3 Event Table No
Event
Internal Agent
Start When
1.
Mencari order
Direktur
Ketika
Marketing
mendengar acara
Activities ‐ Mengunjungi Main
lelang
tender
kontraktor ‐ Menyerahkan Company Profile ‐ Menerima Bill of Quantity (BQ) ‐ Mendiskusikan BQ ‐ Menyerahkan
BQ
kepada Estimator 2.
Menghitung Budget Estimator
Ketika
‐ Menerima BQ
Harga
menerima BQ
‐ Menghitung budget
dari
Direktur
Marketing
harga ‐ Membuat Penawaran
Harga
Pekerjaan (PHP) ‐ Menyerahkan
BQ
dan PHP kepada Presiden Direktur 3.
Mengotorisasi PHP
Presiden
Ketika
‐ Menerima PHP
54
44
Direktur
menerima PHP
‐ Mengecek PHP
yang
‐ Mengotorisasi PHP
sudah
dihitung
dari
Estimator
‐ Menyerahkan PHP kepada
Main
Kontraktor 4.
Mengikuti Tender
Rapat Direktur Marketing
‐ Menerima
Ketika menerima
undangan rapat
undangan rapat
‐ Menghadiri rapat
dari
‐ Melakukan
Main
Kontraktor 5.
Negosiasi harga
Menerima Perintah Project Manager
Setelah
‐ Menerima SPK
Kerja
memenangkan
‐ Mengecek
tender
SPK
dengan PHP ‐ Menyerahkan SPK ke
Presiden
Direktur
untuk
diotorisasi ‐ Meng-copy SPK ‐ Menyerahkan SPK sign
kepada
Supervisor Administrasi
dan
45
‐ Menyerahkan SPK kepada
Main
Kontraktor 6.
Melakukan
Administrasi
Penagihan DP 10%
Ketika
‐ Membuat Invoice 3
menerima SPK
rangkap ‐ Membuat
Faktur
Pajak 3 rangkap ‐ Menyerahkan Invoice rangkap 2 beserta
Faktur
Pajak (FP) rangkap 1
kepada
Main
Kontraktor ‐ Mengarsip Invoice dan FP rangkap 3 -
Menyerahkan Faktur rangkap
Pajak 2
ke
kantor pajak 7.
Menerima Pembayaran 10%
Direktur DP Keuangan
Ketika menerima konfirmasi
‐ Menerima Pembayaran ‐ Menerima
Bukti
46
lewat telepon
Transfer ‐ Menyerahkan Invoice rangkap 1 kepada
Main
Kontraktor ‐ Mengkonfirmasi Direktur Operasional untuk memulai pekerjaan 8.
Melakukan Perintah Direktur
Ketika
Kerja
mendapat
Operasional
konfirmasi dari Direktur Keuangan
‐ Melakukan
survei
area proyek ‐ Membuat perencanaan kerja ‐ Meng-copy BQ ‐ Menyerahkan
BQ
kepada Supervisor ‐ Menyerahkan SPK kepada Supervisor ‐ Memberi kerja
perintah kepada
Supervisor 9.
Mengerjakan
Supervisor
Ketika
‐ Menerima SPK
47
Proyek
menerima SPK
‐ Menerima copy-an BQ ‐ Membagi Pekerjaan kepada Leader ‐ Mengkoordinir Leader
untuk
memulai pekerjaan 10.
Melapor
Leader
Kebutuhan Barang
11.
Melakukan
Supervisor
Permintaan Barang
Ketika
‐ Memeriksa gudang
melakukan
‐ Melapor kebutuhan
pemeriksaan
barang
gudang
Supervisor ‐ Membuat
Ketika menerima laporan Leader
kepada
Surat
Permintaan Barang dari
(SPB) 2 rangkap ‐ Menyerahkan rangkap 1 kepada Logistik
untuk
diotorisasi ‐ Mengarsip rangkap 2 12.
Mengeluarkan Barang
Administrasi
Ketika menerima
‐ Membuat
Surat
Jalan (SJ) rangkap
48
konfirmasi dari Logistik
4 ‐ Menyerahkan rangkap 1 kepada Supervisor ‐ Menyerahkan rangkap 2 kepada Estimator ‐ Menyerahkan rangkap 3 sebagai arsip Administrasi ‐ Mengarsip rangkap 4
13.
Melakukan Permintaan Penggantian Barang
Estimator
Ketika
‐ Menerima SJ
menerima SJ
‐ Membuat Purchase Requisition
(PR)
banyak 3 rangkap ‐ Menyerahkan rangkap 1 kepada Main Kontraktor ‐ Menyerahkan rangkap 2 kepada Logistik
49
‐ Mengarsip rangkap 3 14.
Menerima
Logistik
Penggantian Barang
Ketika
‐ Menerima PR
menerima
‐ Menerima Barang
barang
‐ Membuat
dari
Main
Good
Receipt (GR)
Kontraktor 15.
Menerima Barang
Supervisor
‐ Menerima
Ketika menerima
barang
beserta SJ ‐ Mencocokan
barang beserta SJ
barang beserta SJ ‐ Mengotorisasi SJ ‐ Mengarsip SJ ‐ Melanjutkan Pekerjaan
16.
Melakukan Penagihan Tertentu
Administrasi Tahap
Ketika
-
Mencatat
Menerima
penyelesaian
Laporan
pada tahap tertentu
Pengerjaan
-
Proyek
dari
Membuat
proyek
Work
Progress (WP)
Supervisor
- Menyerahkan WP
yang
kepada
telah
Main
50
didiskusikan
Kontraktor
dengan
diotorisasi
Presiden
untuk
‐ Membuat Invoice 3
Direktur
rangkap ‐ Membuat
Faktur
Pajak 3 rangkap ‐ Menyerahkan Invoice rangkap 2 beserta
Faktur
Pajak (FP) rangkap 1
kepada
Main
Kontraktor ‐ Mengarsip Invoice dan FP rangkap 3 -
Menyerahkan Faktur rangkap
Pajak 2
ke
kantor pajak 17.
Menerima
Direktur
Ketika
Pembayaran Tahap Keuangan
menerima
Tertentu
konfirmasi lewat telepon
‐ Menerima Pembayaran ‐ Menerima Transfer
Bukti
51
‐ Menyerahkan Invoice rangkap 1 kepada
Main
Kontraktor 18.
Melakukan
Serah Project Manager
Terima Pekerjaan
Ketika pekerjaan sudah selesai
‐ Memeriksa
hasil
pengerjaan ‐ Membuat
Berita
Acara
Serah
Terima
Pekerjaan
(BASTP)
2
rangkap ‐ Menyerahkan BASTP
kepada
Presiden
Direktur
untuk diotorisasi ‐ Menyerahkan BASTP rangkap 1 kepada
Main
Kontraktor ‐ Mengarsip rangkap 2 ‐ Menerima SPK asli
52
‐ Menyerahkan SPK asli
kepada
Presiden
Direktur
untuk diotorisasi 19.
Melakukan
Administrasi
Setelah
Penagihan
menerima
Pelunasan
konfirmasi dari
‐ Membuat Invoice 3 rangkap ‐ Membuat
Main Kontraktor
Faktur
Pajak 3 rangkap ‐ Menyerahkan
Dan menerima
Invoice rangkap 2,
SPK asli sign
Faktur Pajak (FP) rangkap 1, beserta SPK
asli
kepada
sign Main
Kontraktor ‐ Mengarsip Invoice dan FP rangkap 3 -
Menyerahkan
Faktur Pajak rangkap 2 ke kantor pajak 20.
Menerima
Direktur
Ketika
Pembayaran
Keuangan
menerima
‐ Menerima Pembayaran
53
Pelunasan
konfirmasi lewat telepon
‐ Menerima
Bukti
Transfer ‐ Menyerahkan Invoice rangkap 1 kepada
Main
Kontraktor 21.
Membuat Laporan
Accounting
Setiap 3 bulan
‐ Membuat Laporan Laba/Rugi
Table 3.1 Event Table Sistem Berjalan
54
55
3.2.5 Formulir dan Laporan pada Sistem yang Berjalan 1. Bill Of Quantity (BQ) Merupakan gambaran rencana dari pelaksanaan proyek yang akan digunakan oleh Supervisor untuk menilai sejauh mana proyek dilaksanakan. BQ terdiri dari kerangka rancangan proyek keseluruhan, Kolam Pemilik, Projek, Nama Kontraktor, dan Drawing Title.
2. Surat Perintah Kerja(SPK) Memiliki field sebagai berikut : No SPK, Keterangan Pemasok dan Proyek, Keterangan, Jumlah Budget, Total Budget, V.A.T, Total, Kolam Tanda Tangan Procurement Manager, Ass.Procurement Manager, procurement staff, dan disetujui oleh Presiden Direktur PT. Bumi Citra Alam Lestari. Keguanaan SPK adalah sebagai penugasan kerja kepada perusahaan untuk proses perencanaan dan pengerjaan proyek.
3. Invoice Mempunyai field sebagai berikut : Tempat dan tanggal, No invoice, Nomor Order, No Description, Description, Jumlah barang, Harga Satuan, Jumlah, Sub Total, Diskon, Total jumlah, Terbilang, Total Kontrak, Jumlah Tagihan, Kolom Tanda Tangan untuk penerima Invoice, Pembuat Invoice, dan Pembuat Terakhir. Invoice dibuat oleh
56
Direktur Marketing terdiri dari 3 rangkap dimana Rangkap 1 warna putih diberikan kepada Main Kontraktor sebagai Bukti Pembayaran yang sudah dilunasi, Rangkap 2 warna merah diberikan kepada Main Kontraktor sebagai Bukti Pembayaran bila ada pembayaran yang belum dilunasi, Rangkap 3 warna kuning sebagai arsip Administrasi Bumi Citra Alam Lestari. Kegunaan Invoice adalah untuk melakukan tagihan pembayaran kepada Main Kontraktor
4. Surat Permintan Barang (SPB) Memilik field sebagai berikut : Jumlah Permintan Barang, Nama Barang, Keterangan Barang, Jenis Kondisi, Tanggal Permintaan Barang, dan Kolam Tanda Tangan untuk yang meminta barang, Yang Menyetujui dan Yang Mengetahui. SPB dibuat oleh Supervisor berdasarkan kebutuhan barang. SPB terdiri dari 2 rangkap, dimana rangkap satu diberikan kepada Logistik untuk ditanda tangani dan rangkap 2 sebagai arsip Supervisor. Kegunaan SPB adalah untuk meminta barang yang kurang pada saat pelaksanaan proyek.
5. Surat Jalan (SJ) Memiliki
field
sebagai
berikut
:
Tanggal,
Nama
Penerima,Tujuan, Nomor Surat, Kendaraan, Nomor Kendaraan, Jenis
57
Barang, Nama Barang, Kolom Tanda Tangan untuk Pihak Penerima, dan Pihak Perusahaan. SJ dibuat oleh Administrasi berdasarkan SPB yang diterima. SJ terdiri dari 4 rangkap dimana rangkap 1 untuk Supervisor yang membawa barang ke proyek, rangkap 2 untuk Estimator untuk menghitung jumlah pemakaian barang-barang yang telah dipergunakan oleh proyek, rangkap 3 untuk arsip Logistik, dan rangkap 4 untuk arsip Administrasi
6. Progress Work Memiliki field : Nama Main Kontraktor, Nomer Progress Work, Kolom No,Deskripi, Kontrak, Progress, Rincian Progress, Sub Total, Pajak, Total, Kolam Tanda Tangan Main Kontraktor dan Presiden Direktur.
7. Faktur Pajak Faktur Pajak (FK) dibuat oleh Accounting
sebanyak 3
rangkap berdasarkan Invoice. Faktur Pajak rangkap 1 dan 2 akan dikirimkan kepada Main Kontraktor bersamaan dengan Invoice, setelah Main Kontraktor membayarkan kekantor pajak maka rangkap 2 sebagai bukti telah dibayarkan, dan rangkap 3 akan diserahkan kepada Accounting untuk diarsip
58
8. Berita Acara Serah Terima Pekerjan (BASTP) Berita Acara Serah Terima Pekerjan (BASTP) dibuat oleh Project Manager yang ditujukan kepada Main Kontraktor sebagai bukti bahwa pekerjaan telah selesai dilakukan. BASTP terdiri dari Nomor BASTP, Tanggal, Pekerjaan, Pihak Pertama sebagai penerima pekerjan dan Pihak Kedua sebagai penyerah pekerjaan, Kolom Tanda Tangan untuk pihak pertama dan pihak kedua.
3.3 Analisis Temuan Hasil Survey Temuan 1
Perusahaan tidak memiliki kejelasan tentang pembagian tugas,dimana SPK dari main kontraktor bisa diterima oleh direktur operasional atau oleh Project Manager.
Kriteria
Menurut
Mulyadi
(2001,p
165)
Struktur
Organisasi
memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tangung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk
untuk
melaksanakan
kegiatan-kegiatan
pokok
perusahaan. Sebab
Perusahan belum menerapkan fungsi dari job description yang ada diperusahaan
Akibat
Dapat menimbulkan ketidakjelasan antara batasan pekerjaan
59
yang dilakukan oleh Direktur Operasional dengan Project Manager Rekomendasi
Pemisahan tugas dan wewenang antara Direktur Operasional dengan Project Manager.
Temuan 2
Ditemukannya
Surat jalan, Surat Permintaan Barang yang
masih manual. Kriteria
Menurut Mulyadi (2001, p317) Untuk menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dalam perusahaan harus bernomer urut tercetak dan penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh manager yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut.
Sebab
Dapat memungkinkan terjadinya kesalahan pencatatan dan transaksi dicatat lebih dari satu kali
Akibat
Perusahaan akan sulit mengecek apabila ada kesalahan pencatatan
Rekomendasi
Setiap formulir dibuat kedalam sistem yang dengan otomatis akan menampilkan nomor urut pada dokumen
60
Temuan 3
Ditemukannya laporan yang masih belum lengkap yang kurang mendukung proses bisnis
Kriteria
Menurut Jones dan Rama (2008, p250 ) Laporan (report) adalah penyajian data yang terpola dan tersusun. Laporan dibuat dan digunakan sebagai suatu bagian untuk melengkapi proses bisnis.
Sebab
Perusahaan tidak memiliki laporan yang lengkap dalam perusahaan
Akibat
Pihak menejemen tidak dapat mengambil keputusan dengan tepat dan cepat karena laporan yang dibutuhkan kurang
Rekomendasi
Untuk mengatasi permasalahan yang ada pada perusahaan, maka sebaiknya perusahaan perlu membuat laporan-laporan lain yang dibutuhkan demi mendukung proses pengambilan keputusan. Seperti Laporan Penerimaan Pembayaran, Laporan Tagihan, Laporan Evaluasi Main Kontraktor, Laporan Progress Kontrak , Laporan Permintaan Barang, Laporan Penawaran Harga dan Laporan Pengeluaran Barang
Tabel 3.2 Analisis Temuan Hasil Survey
3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi
61
Berdasarkan metode pengumpulan data yang dilakukan pada PT. Bumi Citra Alam Lestari (BCAL), maka dapat diperoleh pemikiran bahwa informasiinformasi yang dibutuhkan oleh PT. Bumi Citra Alam Lestari (BCAL) adalah sebagai berikut : 1. Informasi mengenai pendapatan yang dapat dilihat pada rancangan laporan penerimaan pembayaran berdasarkan kontrak yang telah dibuat dalam aplikasi 2. Informasi mengenai data-data Main Kontraktor yang paling sering menggunakan jasa yang dapat dilihat pada Evaluasi Main Kontraktor. Berdasarkan analisa hasil temuan, maka didapatkan identifikasi informasi yang dibutuhkan. Dokumen dan laporan yang dibutuhkan dalam Sistem Informasi Jasa pada PT. Bumi Citra Alam Lestari adalah sebagai berikut : Dokumen:
1. Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) Dokumen yang berisi No.Urut, Kode Penawaran Harga, Kode Main Kontraktor, Nilai Proyek, dan mendeskripsikan Perincian, Tanggal, Status.
2. Kontrak Dokumen yang berisi Nomor Urut Kontrak, Kode Kontrak, Nama Kontrak, selain itu juga terdapat deskripsi Keterangan Kontrak, Kontrak Nomor, Kontrak SPK, Nilai Kontrak, dokumen juga berisikan Periode Awal dan Periode Akhir, Lokasi
62
Proyek, Status, Kontrak, Tipe Servis, Kode Main Kontraktor, Kode PHP.
3. Invoice dan Faktur Pajak Dokumen berisikan No urut, tanggal tagihan dan tanggal jatuh tempo. Selain itu dokumen berisikan Kode Kontrak, Kode Kontraktor, No faktur Pajak, tahap penyelesaian dan Nama Main Kontraktor. Serta mendeskripsikan keterangan servis dan harga dan total tagihan.
4. Surat Permintaan Barang Dokumen berisikan Kode Permintaan Barang, Tanggal, Kode Karyawan, Kode Kontrak , Prioritas, Alasan, dan Status. Selain itu juga terdapat Kode Barang, Nama Barang, Jumlah, dan Satuan.
5. Form Pengeluaran Barang Dokumen berisikan Kode Pengeluaran Barang, Tanggal, Kode Karyawan, Alamat Pengiriman, Kode Kontrak, Kode Permintan Barang, selain itu juga terdapat Kode Barang, Nama Barang, Jumlah, Satuan, Jumlah Yang Diminta dan Sisa Yang Diminta.
6. Surat Permintaan Pembelian Barang Dokumen berisikan Kode Permintaan Pembelian Barang, Tanggal, Status, Kode Kontrak, Kode Main Kontraktor, Prioritas. Selain itu juga terdapat Kode
63
Barang, Nama Barang, Jumlah, dan Satuan.
7. Surat Terima Barang Dokumen berisikan Kode Terima Barang, Tanggal, Kode Kontrak, Kode Main Kontrak, Keterangan. Selain itu juga terdapat Kode Barang, Nama Barang, Jumlah, Satuan, Jumlah Yang Diminta dan Sisa Yang Diminta.
8. Bukti Penerimaan Pembayaran Dokumen berisikan Kode Pembayaran, Tanggal, Kode Penagihan, Total Tagihan, Sisa Tagihan, Total Dibayar, Nama Bank, No.Referensi, Keterangan.
9. Work Progress Dokumen berisikan Kode Work Progress, Tanggal dibuat, Kode Kontrak, Kode Main
Kontraktor,
Presentase
Progress
Berjalan,
Presentase
Progress
Sebelumnya, dan Keterangan.
10. Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) Dokumen berisikan Kode BASTP, Kode Kontrak, Kode Main Kontraktor, Tanggal dibuatnya, dan Keterangan.
Laporan terbagi atas 5, yaitu : 1. Laporan Financial : Laporan Penerimaan Pembayaran , Laporan Jatuh Tempo
64
Tagihan, Laporan Penagihan vs Penerimaan Pembayaran a. Laporan Penerimaan Pembayaran : berisikan informasi mengenai data penerimaan pembayaran per 3 bulan b. Laporan Jatuh Tempo : berisikan informasi data mengenai status invoice yang sudah jatuh tempo c. Laporan Penagihan vs Penerimaan Pembayaran : berisikan data mengenai informasi perbandingan antara data penagihan dengan
penerimaan
pembayaran
2. Laporan Analisis Laporan Evaluasi Main Kontraktor : berisikan data mengenai main kontraktor yang paling sering melakukan order pekerjaan dalam periode 3 bulan
3. Laporan Progress Kontrak Laporan Progress Kontrak : berisikan progress kontrak yang sedang dalam pengerjaan
4. Laporan Barang : Laporan Permintaan Barang, Laporan Pengeluaran Barang, Laporan Permintaan vs Pengeluaran Barang a. Laporan Permintaan Barang : berisikan data mengenai barang-barang yang diminta pada saat pengerjaan proyek b. Laporan Pengeluaran Barang : berisikan data mengenai barang-barang yang
65
dikeluarkan pada saat pengerjaan proyek c. Laporan Permintaan vs Pengeluaran Barang : berisikan data mengenai perbandingan antara permintaan barang dan pengeluaran barang yang terjadi pada saaat proyek berlangsung
5. Laporan Penawaran Harga Laporan Penawaran Harga : berisikan mengenai status penawaran harga
