BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah Organisasi Direktorat Jenderal Perhubungan Darat berdiri pada tahun 1945 dimana pada waktu itu namanya adalah Kementrian Pekerjaan Umum dan Tenaga Kerja Djawatan Angkutan Darat Bermotor (DADB). Nama tersebut bertahan sampai pada tahun 1949. Kemudian pada tahun tersebut berubah lagi namanya menjadi Kementrian Perhubungan Darat Djawatan Angkutan Darat dan Sungai (DADS). Pada tahun 1953 terjadi perubahan yaitu Angkutan Sungai diserahkan kepada Djawatan Pelayaran. Pada tahun 1958 menurut ketetapan PP.No.16 terjadi lagi perubahan menjadi Djawatan Lalu Lintas Jalan (DLLD) yang sebagian urusan pemerintah dibidang lalu lintas dan angkutan jalan raya diserahkan kepada daerah TK I. Kemudian pada tahun 1964 berubah menjadi Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Djalan Raya (Dit. LLADR) dan dibentuk Dinas Lalu Lintas Jalan di 10 propinsi di Indonesia. Tahun 1968 ketetapan No.7/U/Kep./66, Kabinet Ampera namanya menjadi Direktorat Jenderal Perhubungan Darat, dengan didalamnya terdapat Sekretaris Direktorat Jenderal, Direktorat DLLADR, Direktorat Perawatan dan Pemeliharaan Kendaraan Bermotor. Pada tahun ini juga terjadi penambahan Direktorat yaitu
60
61
Lembaga Pendidikan Perhubungan Darat. Kemudian tahun 1970 – 1980 terjadi beberapa penambahan yaitu, penambahan Direktorat Pelayanan Sungai, Danau, dan Ferry, penambahan Lembaga Penelitian dan Pengembangan Sarana Perhubungan Darat, Direktorat DLLADR berubah menjadi DLLAJR, penambahan Direktorat LLASDF, Direktorat Perkeretaapian, instansi vertical yaitu kantor wilayah Direktorat Jenderal Perhubungan Darat, dan penambahan Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kota (Dit. LLAK). Pada tahun 1988 menurut ketetapan KM.64, Kanwil Direktorat Jenderal Perhubungan Darat dilebur menjadi satu dalam Kantor Wilayah Departemen Perhubungan. Dari tahun 1989 – 2005 terjadi beberapa penambahan juga dalam Direktorat Perhubungan Darat seperti, Direktorat Bina Sistem dan Prasarana, Direktorat Keselamatan dan Teknis Sarana, Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Jalan, Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Sungai Danau dan Penyeberangan, Direktorat Perkeretaapian, Direktorat Bina Sistem Transportasi Perkotaan, serta Direktorat Keselamatan Transportasi Darat. 3.2 Visi dan Misi Kementrian Perhubungan Ditjen Perhubungan Darat Visi Ditjen Perhubungan Darat : Menjadi organisasi pemerintah yang professional, yang dapat memfasilitasi dan mendukung mobilitas masyarakat, melalui suatu layanan transportasi darat yang menjunjung tinggi nilai kemanusiaan dan berkeadilan, yang aman, selamat, mudah dijangkau, berkualitas, berdaya-saing tinggi, dan terintegrasi dengan moda transportasi lainnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
62
Misi Ditjen Perhubungan Darat : 1. Menciptakan sistem pelayanan transportasi darat yang aman, selamat, dan mampu menjangkau masyarakat dan wilayah Indonesia; 2. Menciptakan dan mengorganisasi transportasi jalan, sungai, danau, dan penyeberangan
serta
perkotaan
yang
berkualitas,
berdaya
saing
dan
berkelanjutan; 3. Mendorong berkembangnya industri transportasi darat yang transparan dan akuntabel; 4. Membangun prasarana dan sarana transportasi darat.
63
3.3
Struktur Organisasi Kementrian Perhubungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Perhubungan Darat
3.4 Wewenang dan Tanggung Jawab • Direktorat Jenderal Perhubungan Darat : 1.
Merumuskan dan melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis di bidang perhubungan darat;
64
2.
Menyiapkan perumusan kebijakan Departemen Perhubungan di bidang transportasi jalan, transportasi sungai, danau dan penyeberangan, transportasi perkotaan serta keselamatan transportasi darat;
3.
Melaksanakan kebijakan di bidang transportasi jalan, transportasi sungai, danau dan penyeberangan, transportasi perkotaan serta keselamatan transportasi darat;
4.
Menyusun standar, norma, pedoman, criteria dan prosedur di bidang transportasi
jalan,
transportasi
sungai,
dan
dan
penyeberangan,
transportasi perkotaan serta keselamatan transportasi darat; 5.
Memberikan bimbingan teknis dan evaluasi;
6.
Melaksanakan
administrasi
di
lingkungan
Direktorat
Jenderal
Perhubungan Darat. o Sekretariat Direktorat Jenderal Perhubungan Darat : 1.
Memfasilitasi
dan
memberikan
pelayanan
teknis
dan
administrator kepada seluruh satuan organisasi dalam lingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat; 2.
Mengkoordinasikan
penyusunan
rencana
dan
program,
pemanduan jaringan transportasi darat, penyusunan laporan dan evaluasi serta sistem informasi di bidang transportasi jalan,
65
transportasi sungai, danau dan penyeberangan, transportasi perkotaan dan keselamatan transportasi darat; 3.
Mengelola urusan kepegawaian, penyusunan organisasi dan tata laksana, tata usaha dan rumah tangga di lingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat;
4.
Mengelola urusan keuangan dan barang inventaris milik/kekayaan negara di lingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat;
5.
Menyusun
rancangan
perundang
–
undangan
di
bidang
keselamatan dan transportasi darat, pemberian pertimbangan dan bantuan
hukum
serta
penyiapan
pelaksanaan
hubungan
masyarakat dan antar lembaga serta kerja sama luar negeri; 6.
Menelaah,
mengevaluasi
dan
mengkoordinasikan
terhadap
pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan fungsional dan laporan masyarakat. ♦
Bagian Perencanaan : Melaksanakan penyiapan, penelaahan dan penyiapan koordinasi penyusunan rencana dan program evaluasi pelaksanaan rencana dan program kerja, penyusunan sistem informasi serta perpaduan sistem transportasi darat serta penyusunan anggaran dan laporan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat.
66
♦
Bagian Keuangan : Melaksanakan
pengelolaan
keuangan
dan
barang
milik/kekayaan negara (BKMN) di lingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat. ♦
Bagian Hukum : Melaksanakan
penyusunan
rancangan
peraturan
perundang – undangan, pemberian pertimbangan dan bantuan hukum, pelaksanaan jaringan dan dokumentasi hukum serta urusan hubungan masyarakat dan antar lembaga serta kerjasama luar negeri di bidang transportasi darat. ♦
Bagian Kepegawaian dan Umum : Melaksanakan
urusan
kepegawaian,
penyusunan
organisasi dan tata laksana serta tata usaha dan rumah tangga Direktorat Jenderal Perhubungan Darat. -
Direktorat Jenderal LLAJ : 1. Melaksanakan
penyiapan
perumusan
kebijakan, standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur serta bimbingan teknis, evaluasi
67
dan pelaporan di bidang lalu lintas dan angkutan jalan; 2. Menyiapkan perumusan kebijakan di bidang jaringan transportasi jalan, sarana angkutan jalan, lalu lintas jalan, angkutan jalan dan pengendalian
operasional
lalu
lintas
dan
angkutan jalan; 3. Menyusun standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang jaringan transportasi jalan, sarana angkutan jalan, lalu lintas jalan, angkutan jalan, dan pengendalian operasional lalu lintas dan angkutan jalan; 4. Menyiapkan bimbingan
perumusan teknis
di
dan bidang
pemberian jaringan
transportasi jalan, sarana angkutan jalan, lalu lintas jalan, angkutan jalan, dan pengendalian operasional lalu lintas dan angkutan jalan; 5. Menyiapkan pelaksanaan kebijakan di bidang lalu lintas dan angkutan jalan yang menjadi lingkup
wewenang
Perhubungan Darat;
Direktorat
Jenderal
68
6. Membina teknisi Penyidik Pegawai Negeri Sipil (PPNS) bidang lalu lintas dan angkutan jalan
serta
penyusunan
dan
pemberian
kualifikasi teknis sumber daya manusia di bidang lalu lintas dan angkutan jalan; 7. Menyiapkan pelaksanaan harmonisasi dan standarisasi
nasional,
regional,
dan
internasional di bidang lalu lintas dan angkutan jalan; 8.
Melaksanakan evaluasi dan pelaporan di bidang lalu lintas dan angkutan jalan;
9.
Melaksanakan urusan tata usaha, kepegawaian dan rumah tangga Direktorat.
-
Direktorat Jenderal LLASDP : 1. Melaksanakan
penyiapan
perumusan
kebijakan, standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur serta bimbingan teknis, evaluasi dan pelaporan di bidang lalu lintas dan angkutan jalan; 2. Menyiapkan perumusan kebijakan di bidang jaringan transportasi, sarana, pelabuhan, lalu
69
lintas
dan
angkutan
sungai,
danau
dan
penyeberangan; 3. Menyiapkan bimbingan
perumusan teknis
di
dan
pemberian
bidang
jaringan
transportasi, sarana, pelabuhan, lalu lintas dan angkutan sungai, danau dan penyeberangan; 4. Menyiapkan pelaksanaan kebijakan di bidang jaringan transportasi, sarana, pelabuhan, lalu lintas
dan
angkutan
penyeberangan
yang
sungai,
danau
menjadi
dan
lingkup
kewenangan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat; 5. Membina teknisi Penyidik Pegawai Negeri Sipil (PPNS) bidang lalu lintas dan angkutan sungai, danau, dan penyeberangan serta penyusunan dan pemberian kualifikasi teknis sumber daya manusia di bidang jaringan transportasi, sarana, pelabuhan, lalu lintas, dan angkutan sungai, danau dan penyeberangan. 6.
Melaksanakan evaluasi dan pelaporan di bidang
jaringan
transportasi,
sarana,
70
pelabuhan, lalu lintas dan angkutan sungai, danau dan penyeberangan; 7.
Melaksanakan
urusan
tata
usaha,
kepegawaian dan rumah tangga Direktorat. -
Direktorat Jenderal Bina Sistem Transportasi Perkotaan : 1.
Menyiapkan perumusan kebijakan di bidang jaringan transportasi perkotaan, lalu lintas perkotaan, angkutan perkotaan, pemaduan moda transportasi perkotaan dan dampak transportasi perkotaan;
2.
Menyusun standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang jaringan transportasi perkotaan, lalu lintas perkotaan, angkutan perkotaan, perkotaan
pemaduan dan
moda
dampak
transportasi transportasi
perkotaan; 3.
Menyiapkan bimbingan
perumusan teknis
di
dan
pemberian
bidang
jaringan
transportasi perkotaan, lalu lintas perkotaan, angkutan
perkotaan,
pemaduan
moda
71
transportasi
perkotaan
dan
dampak
transportasi perkotaan; 4.
Menyiapkan pelaksanaan kebijakan di bidang transportasi perkotaan yang menjadi lingkup kewenangan
Direktorat
Jenderal
Perhubungan Darat; 5.
Melaksanakan evaluasi dan pelaporan di bidang sistem transportasi perkotaan;
6.
Melaksanakan
urusan
tata
usaha,
kepegawaian dan rumah tangga Direktorat. -
Direktorat
Jenderal
Keselamatan
Transportasi
Darat : 1.
Melaksanakan
penyiapan
perumusan
kebijakan, standar, norma, pedoman, kriteria dan
prosedur,
serta
bimbingan
teknis,
evaluasi dan pelaporan di bidang keselamatan transportasi darat; 2.
Menyiapkan perumusan kebijakan standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang manajemen keselamatan, promosi dan
72
kemitraan, akreditasi dan sertifikasi, audit keselamatan transportasi darat; 3.
Memberikan bimbingan teknis di bidang manajemen
keselamatan,
promosi
dan
kemitraan, akreditasi dan sertifikasi serta audit keselamatan transportasi darat; 4.
Menyusun kualifikasi dan pembinaan teknis sumber daya manusia di bidang keselamatan transportasi darat;
5.
Melaksanakan evaluasi dan pelaporan di bidang keselamatan transportasi darat;
6.
Pelaksanaan urusan tata usaha, kepegawaian dan rumah tangga Direktorat.
73
3.5 Diagram Alir Data (Flowchart) Pegawai
Bagian Kepegawaian
Mulai
Isi form absensi
Atasan
Absensi pegawai
Absensi pegawai
Proses rekap absensi
Hasil rekap absensi
Hasil rekap absensi
Proses konfirm absensi
Hasil konfirm absensi
Hasil konfirm absensi
Hasil konfirm absensi
Ubah Tidak approval N
74
Pegawai
Bagian Kepegawaian
Atasan Ya
Dokumen absensi
Input absensi
Selesai
Gambar 3.4 DAD Absensi
Dokumen absensi
75
Pegawai
Atasan2
Atasan1
Bagian Kepegawaian
Mulai
Isi Permohonan demosi
Form demosi
Form demosi Tidak N Ubah Tidak approval
approval
N
Laporan demosi
Laporan demosi
Cek jabatan pegawai
Selesai
Gambar 3.5 DAD Demosi
76
Pegawai
Atasan1
Atasan2
Bagian Kepegawaian
Mulai
Isi Permohonan mutasi
Form mutasi
Form mutasi Tidak N Ubah Tidak approval
approval
N
Laporan mutasi
Laporan mutasi
Cek jabatan pegawai
Selesai
Gambar 3.6 DAD Mutasi
77
Atasan
Bagian TU
Bagian Keuangan
Pegawai
Mulai
Disposisi Penunjukan tugas
SPT dibuat
SPT dibuat
Tembusan keuangan
Proses Bukti‐ bukti pembayaran
Selesai
Gambar 3.7 DAD SPT (Surat Perintah Tugas)
SPT
Pegawai
Atasan1
Atasan3
Atasan2
Bagian TU
Bagian Kepegawaian
Mulai
Isi Permohonan cuti
Form cuti
Form cuti
Ubah
approval
approval
Tidak
Tidak
N
Ya
Ya
Ya
approval
Laporan cuti
Input cuti pegawai
Tidak N
Laporan cuti
N Selesai
Gambar 3.8 DAD Cuti
78
75
79
Atasan
Bagian TU
Bagian Keuangan
Pegawai
Mulai
Disposisi Penunjukan tugas
SPPD dibuat
SPPD dibuat
Tembusan keuangan
Proses Bukti‐ bukti pembayaran
Selesai
Gambar 3.9 DAD SPPD
SPPD
80
3.6
Analisis Permasalahan Dari hasil analisa terhadap sistem yang sedang berjalan pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan, permasalahan yang dihadapi antara lain : 1.
Belum terintegrasinya
sistem yang sedang berjalan secara
komputerisasi dan belum adanya database yang menangani atau menyimpan data – data kepegawaian dalam hal absensi, cuti, SPPD, SPT, demosi dan mutasi. 2.
Kegiatan – kegiatan operasional kepegawaian seperti pengajuan cuti, SPPD, SPT, demosi dan mutasi masih dicatat secara manual sehingga dalam penyediaan laporan masih sering terjadi kesalahan.
3.
Proses dalam pengaksesan data mengalami kesulitan karena data yang disimpan masih berupa data fisik (dokumen).
3.7
Analisis Solusi Sistem Untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh bagian kepegawaian, maka akan diberikan solusi untuk pemecahan masalah dengan beberapa hal yang dapat dilakukan, yaitu :
81
1. Membangun Database Management System (DBMS) untuk membantu bagian kepegawaian dalam mengelola dan memelihara sistem basis data yang telah dibuat. 2. Mengurangi pekerjaan mencatat secara manual yang biasanya dilakukan oleh beberapa bagian seperti, bagian absensi, bagian permintaan cuti, bagian demosi dan mutasi dan bagian perjalanan dinas. 3. Penulis tidak mengembangkan sistem yang sudah ada karena sistem yang lama berbasis windows (visual basic & foxpro) merupakan sistem milik Departemen Perhubungan Direktorat Jenderal Perhubungan Darat, dimana sistem tersebut tidak open source, dan sudah tidak dapat dikembangkan lagi. Sistem web ini dibuat untuk sistemasi prosedur – prosedur yang memang dikelola oleh IT, bekerja sama dengan tim dari bagian kepegawaian itu sendiri.
3.8 Analisis Kebutuhan Informasi Tabel 3.2 Kebutuhan Informasi Proses Permintaan Mutasi Tenaga Kerja (PMTK)
Kebutuhan Informasi -
Daftar nama pegawai dan unit kerjanya
-
Daftar nama pegawai yang sudah
82
pernah
maupun
belum
pernah
dimutasi Permintaan Demosi Tenaga Kerja (PDTK)
-
Daftar nama pegawai dan unit kerjanya
Absensi
-
Daftar posisi kosong
-
Daftar nama pegawai yang sedang mengambil cuti
Permintaan Cuti
-
Daftar
nama
pegawai
yang
melakukan permintaan cuti -
Daftar jenis cuti pegawai
-
Daftar nama pegawai yang belum pernah melakukan permintaan cuti
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
-
Daftar nama pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas
-
Daftar
tugas
pegawai
selama
perjalanan dinas -
Daftar kebutuhan administrasi yang dibutuhkan perjalanan dinas
pegawai
dalam
83
Surat Perintah Tugas
-
Daftar
nama
pegawai
yang
diperintahkan untuk mengemban suatu tugas -
Daftar
tugas
pegawai
selama
perintah tugas -
Daftar kebutuhan administrasi yang dibutuhkan pegawai dalam perintah tugas
Pegawai
History
User
-
Pendidikan pegawai
-
Kursus pegawai
-
Keluarga pegawai
-
Hierarki Pegawai
-
History cuti
-
History golongan
-
History pekerjaan
-
Module – module yang bisa diakses oleh user
-
Role user
84
Approval
-
Daftar
atasan
melakukan
yang
berhak
approval
suatu
pengajuan cuti atau permohonan SPPD, SPT, Demosi, dan Mutasi
3.9
Transaction Requirement 3.9.1
Data requirement o
Informasi yang di input 1. Pegawai Informasi yang berisi data – data pegawai yang bekerja pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan. 2. SPT Informasi yang berisi tentang surat perintah tugas yang ada pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan Darat. 3. SPPD Informasi yang berisi tentang surat perintah perjalanan dinas pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan Darat. 4. Absensi Informasi yang berisi tentang absensi setiap pegawai pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan. 5. Cuti Pegawai Informasi yang berisi tentang cuti setiap pegawai pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan.
85
6. Approval Informasi yang berisi tentang approval untuk setiap transaksi yang ada pada bagian kepegawaian Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan. 7. History Informasi yang berisi mengenai history cuti, history golongan, dan history pekerjaan. 8. Demosi Informasi yang berisi tentang pegawai yang di demosikan pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan. 9. Mutasi Informasi yang berisi tentang pegawai yang di mutasikan pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan. 10. User Informasi yang berisi tentang user yang menggunakan sistem. o
Informasi yang dihasilkan 1. Laporan Pegawai Informasi yang berisi data – data pegawai yang bekerja pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan. 2. Laporan SPT Informasi yang berisi tentang laporan dari surat perintah tugas yang telah di proses. 3. Laporan SPPD Informasi yang berisi tentang laporan dari surat perintah perjalanan dinas yang telah diproses. 4. Laporan Absensi Informasi yang berisi tentang ringkasan absensi atau kehadiran setiap pegawai pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan.
86
5. Laporan Cuti Pegawai Informasi yang berisi tentang ringkasan cuti setiap pegawai pada Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan. 6. Laporan Approval Informasi yang berisi tentang approval untuk setiap transaksi yang ada pada bagian kepegawaian Ditjen Perhubungan Darat Kementrian Perhubungan. 7. Laporan History Informasi yang berisi mengenai history cuti, history golongan, dan history pekerjaan. 8. Laporan Demosi Informasi yang berisi tentang laporan mengenai pegawai yang di demosikan. 9. Laporan Mutasi Informasi yang berisi tentang laporan mengenai pegawai yang di mutasikan. 10. User Informasi yang berisi tentang user yang menggunakan sistem. 3.9.2
Transaction data requirement 1.
Data Entry -
Memasukkan detail data Pegawai
-
Memasukkan detail data SPT (Surat Perintah Tugas)
-
Memasukkan detail data SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas)
-
Memasukkan detail data Absensi
-
Memasukkan detail data Cuti Pegawai
-
Memasukkan detail data Approval
-
Memasukkan detail data History Pekerjaan
87
-
Memasukkan detail data History Cuti
-
Memasukkan detail data History Golongan
-
Memasukkan detail data Demosi
-
Memasukkan detail data Mutasi
-
Memasukkan detail data User
2.
Data update/ delete
-
update/ delete detail data Pegawai
-
update/ delete detail data SPT (Surat Perintah Tugas)
-
update/ delete detail data SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas)
-
update/ delete detail data Absensi
-
update/ delete detail data Cuti Pegawai
-
update/ delete detail data Approval
-
update/ delete detail data History Pekerjaan
-
update/ delete detail data History Cuti
-
update/ delete detail data History Golongan
-
update/ delete detail data Demosi
-
update/ delete detail data Mutasi
-
update/ delete detail data User
3.
Data queries
-
Memasukkan data Pegawai
-
Memasukkan data SPT (Surat Perintah Tugas)
-
Memasukkan data SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas)
-
Memasukkan data Absensi
-
Memasukkan data Cuti Pegawai
-
Memasukkan data History Pekerjaan
-
Memasukkan data History Cuti
88
-
Memasukkan data History Golongan
-
Memasukkan data Demosi
-
Memasukkan data Mutasi
-
Memasukkan data User
-
Mengubah data Pegawai
-
Mengubah data SPT (Surat Perintah Tugas)
-
Mengubah data SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas)
-
Mengubah data Cuti pegawai
-
Mengubah data History Pegawai
-
Mengubah data Demosi
-
Mengubah data Mutasi
-
Mengubah data User
-
Pencarian daftar Pegawai berdasarkan nama, jabatan, nomor pegawai, nama bagian, atasan
-
Pencarian data Absensi berdasarkan nama pegawai
-
Pencarian data Demosi berdasarkan periode tanggal, bulan, tahun
-
Pencarian data Mutasi berdasarkan periode tanggal, bulan, tahun
-
Pencarian data SPT berdasarkan periode tanggal,bulan, tahun
-
Pencarian data SPPD berdasarkan periode tanggal, bulan, tahun
-
Pencarian data Cuti berdasarkan periode tanggal, bulan, tahun
