50
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Latar Belakang Perusahaan 3.1.1
Sejarah Perusahaan PT. Prisma Global Solusi yang didirikan pada tanggal 23 Oktober 2002
dan berlokasi di Bussiness Park Kebon Jeruk E2/5, Jl. Raya M eruya Ilir Jakarta Barat, merupakan sebuah perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang teknologi informasi Perusahaan ini diprakarsai oleh tiga orang pemuda bernama Agustinus Rommy, Alisanta dan Benny Wu dengan Akta Notaris No.28, tertanggal 5 A gustus 2002 yang disahkan oleh notaris Ingrid Lannywati, S.H dan No. Surat Ijin Usaha 0918/09-01/PB/XI/2002. PT. Prisma Global Solusi memiliki visi yaitu menjadi sebuah pemberi solusi kelas dunia dalam bidang teknologi informasi, dan dengan visi tersebut perusahaan ini memiliki misi untuk menyediakan solusi-solusi superior melalui pelayanan yang sempurna dan produk–produk yang solid kepada para kliennya Selama kurang lebih 6 tahun, perusahaan dengan jumlah pegawai sebanyak 30 orang dan belum memiliki cabang ini, menjalankan bisnis utamanya dengan cara menjual jasa-jasa berupa dukungan teknis dan layanan tenaga profesional bagi customer / klien yang membutuhkan (consulting), memberikan pelatihan sesuai dengan kebutuhan klien (training) juga menyediakan tenaga kerja yang bekerja langsung dibawah (outsourcing).
kontrol manajemen
perusahaan
51 PT. Prisma Global Solusi telah memuaskan banyak kliennya, beberapa diantaranya seperti Coca Cola Bottling Indonesia dan Coca Cola Company, M cDonald, BM W, dll, juga pernah bekerja sama dengan perusahaan ACCENT TOOL dan INFI M EDIA Solusi Pratama dalam hal outsourcing ke pelanggan, serta merupakan salah satu dari IBM Business Partner. 3.1.2
S truktur Organisasi Struktur organisasi adalah alat dalam mencapai tujuan perusahaan. Agar
tujuan tersebut tercapai, maka dalam pelaksanaannya perlu dilakukan koordinasi yang baik, evaluasi, serta program yang terarah dan terencana. Berikut ini adalah struktur organisasi PT. Prisma Global Solusi Board of Director
Finance Manager
Office Administration
Technical Manager
General Affair
Project Manager
Project Manager
Technical Consultant
Technical Consultant
Technical Consultant
Technical Consultant
Gambar 3.1 S truktur Organisasi PT. Prisma Global Solusi
52 3.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Berdasarkan struktur organisasi diatas dapat diuraikan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Board of Director Board of Director memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut : •
M enetapkan kebijakan dan peraturan yang berlaku.
•
M engawasi kinerja perusahaan.
•
M encari klien / customer.
•
M engembangkan serta menyusun rencana jangka panjang, jangka pendek dan semua aspek
•
M enandatangani semua aspek-aspek legal yang diperlukan
•
M erekrut dan memberhentikan pegawai
2. Project Manager Tanggung jawab dan wewenang dari seorang Project Manager adalah : •
M emanage proyek dari awal sampai akhir (closing)
•
M embuat proposal bagi klien
•
M emanage orang-orang / pegawai-pegawai yang terlibat dalam pembuatan proyek (resources)
•
Berkomunikasi dengan klien selama projek berlansung
•
M engatur durasi pengerjaan proyek
•
M engontrol dan memastikan proyek selesai tepat waktu
53 •
Bernegosiasi dengan klien dan menentukan harga yang akan diajukan
•
M embuat berita acara mengenai segala sesuatu tentang proyek untuk diserahkan kepada pihak perusahaan
•
M engatur jadwal tiap pegawai yang terlibat dalam pembuatan proyek
•
M erotasi tim member yang mengerjakan proyek apabila terjadi ketidakcocokan atau merasa tidak puas dengan kinerja yang telah dilakukan
3. Finance Manager (bagian keuangan) Tanggung jawab dan wewenang dari seorang Finance Manager adalah : •
M elakukan pembayaran terhadap tagihan-tagihan dari luar perusahaan
•
M elakukan pengecekan atas kebenaran claim allowance kepada project manager yang bersangkutan
•
M engatur pembayaran gaji pegawai
•
M engatur jadwal / mengschedule waktu pembayaran kapan sebaiknya dilakukan
agar cash flow perusahaan tetap
terkontrol •
M enunda / menjadwal ulang waktu pembayaran
•
M embatalkan / menolak claim pegawai jika dirasakan tidak benar
54 4. Technical Manager Tanggung jawab dan wewenang dari Technical Manager adalah : •
M enentukan aplikasi yang tepat untuk digunakan dalam suatu proyek yang ditangani
•
M enentukan proyek manager yang menangani suatu proyek
•
M engurusi hal –hal yang bersifat teknis pada perusahaan
5. Technical consultant Tanggung jawab dan wewenang dari Technical consultant adalah : •
M embantu dalam melakukan presales ( demo, presentasi, dll ) kepada klien
•
M embuat aplikasi yang diinginkan dalam proyek
•
M embuat dokumentasi proyek
•
M elakukan testing terhadap aplikasi yang telah dibuat
•
M emberikan solusi / memecahkan masalah dan gangguangangguan (bugs) yang ditemukan dalam proses testing
•
M elakukan pelatihan (training) cara-cara penggunaan aplikasi ke klien (sebagai user)
•
M emastikan dukungan teknis terhadap aplikasi selama proses garansi
•
Berhubungan dengan klien
6. General Affair Tanggung jawab dari General Affair adalah :
55 •
M empersiapkan fasilitas dan prasarana kantor yang dibutuhkan perusahaan
•
M engurusi kerusakan perangkat kantor
•
M engurusi masalah logistik , pengiriman dan penerimaan surat
7. Office Administration Tanggung jawab dari Office Administration adalah : •
M enerima purchased order (PO) dari klien
•
M empersiapkan faktur pajak, invoice dan kwitansi yang diperlukan
•
M elaporkan pajak-pajak yang ada kepada pihak perusahaan
•
M empersiapkan laporan pajak
3.2 Sistem yang sedang berjalan 3.2.1 Prosedur Sistem yang sedang berjalan 3.2.1.1 Prosedur Sistem Absensi Pegawai Untuk absensi pegawai, pegawai harus mengisi absensi melalui sistem yang ada pada komputer di perusahaan. Absensi tersebut akan di verifikasi oleh project manager apakah absensi tersebut valid atau tidak. Jika absensi tersebut di anggap tidak valid maka project manager akan mengoreksi absensi pegawai yang bersangkutan. Jika absensi sudah valid maka data-data absensi pegawai akan disimpan dalam database absensi pegawai.
56 3.2.1.2 Prosedur Sistem Pengajuan Claim Pegawai Untuk pengajuan claim pegawai, pegawai harus mengisi form pengajuan claim yang telah disediakan oleh perusahaan. Jika claim berupa allowance claim (claim yang berhubungan dengan absen) maka form pengajuan claim ditujukan kepada project manager untuk di periksa kesesuaian claim tersebut dengan absensi yang telah dilakukan. Setelah project manager menyetujui claim kemudian bagian finance memproses claim tersebut.
Sedangkan jika claim yang diajukan berupa non
allowance claim maka claim tersebut ditujukan lansung ke bagian finance untuk dilakukan transaksi pembayaran. 3.2.1.3 Prosedur Sistem Pengajuan Cuti Pegawai Untuk pengajuan cuti pegawai, pegawai harus mengirimkan permohonan cutinya melalui email yang ditujukan pada project manager jika pegawai tersebut terlibat dalam pengerjaan proyek . Project manager bertugas memeriksa apakah pada tanggal pengambilan cuti, pegawai yang bersangkutan dibutuhkan dalam proyek atau tidak. Jika permohonan cuti disetujui maka project manager akan melaporkan permohonan tersebut kepada Board of Director (BOD) untuk diperiksa lebih lanjut balance cuti pegawai dan menyetujuinya . Sedangkan bagi pegawai yang tidak terlibat dalam proyek, permohonan cuti langsung diajukan ke BOD untuk dilakukan proses yang sama. Pada akhir proses, data yang telah disetujui disimpan ke dalam database cuti pegawai.
57 3.2.2 Diagram Konteks
Gambar 3.2 Diagram Konteks Hubungan Sistem Informasi
58 3.2.3 Diagram Nol
Kepu tusa n cu ti Lapo ra n data pegaw ai
Data cuti C uti_pe gawai
1.0 Proses cuti p egaw ai
Mela kukan cuti
Pega wai La poran cuti pega wai
Data cuti
Transaksi semen tara cuti peg awai Me lakuka n a bsen L aporan cuti peg awai
Data p egaw ai pega wai
2.0 Inpu t data pe gawa i
Proyek manaj er
Data pega wai
Input data Menga jukan cla im Transaksi cuti Lap oran abse n p egaw ai Data absen
Data a bsen Ab se n_pe gawa i
Tra nsaksi absen
3.0 Pro se s ab sen p egaw ai
D ata a bsen
Bo ard of di recto r
H asil transaksi clai m
Da ta clai m Clai m_ pega wai
Transa ksi semen ta ra cu ti
Transaksi clai m pe gawa i L aporan cla im p egaw ai
4.0 Pro ses cl aim pe gawa i
Fi nance
D ata cl aim L aporan p embayaran cl aim
Lap oran clai m pe gawai Hasi l ke putusan clai m
Gambar 3.3 Diagram Nol
59 3.3 Permasalahan yang dihadapi Setelah melihat sistem yang ada dan data yang didapat dari wawancara yang telah dilakukan maka masalah yang dihadapi PT. Prisma Global Solusi adalah sistem yang belum saling terintegrasi, sehingga muncul kesulitan- kesulitan sebagai berikut : •
Pihak perusahaan sulit mengetahui secara pasti perkembangan proyek yang sedang ditangani
•
Pihak perusahaan sulit
mengontrol berapa jumlah biaya yang dikeluarkan
untuk pengerjaan proyek •
Pihak perusahaan sulit mengecek kebenaran claim yang diajukan oleh pegawai (apakah sesuai dengan kenyataan atau tidak) karena belum memiliki sistem yang secara khusus mengurus claim pegawai.
•
Pegawai perusahaan harus mencatat daftar dan detail claim mereka sendiri secara manual (di kertas) sehingga besar kemungkinan pegawai tidak mendapatkan ganti rugi dari perusahaan jika mereka lupa mencatat claimnya.
•
Aplikasi pelayanan pegawai yang belum dilakukan secara online sehingga pegawai perusahaan masih harus datang ke kantor
•
Seringnya
terjadi
redudansi
data
dikarenakan
belum
terintegrasinya
penyimpanan data sehingga dapat mempersulit pencarian dan perubahan data. 3.4 Analisa kebutuhan informasi Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan adalah : •
Data Requirement : ¾ Record pegawai, yang mencakup nama, alamat, telepon, tempat tanggal lahir, email, divisi.
60 ¾ Absensi pegawai yang mencakup absensi harian seperti office (bekerja dikantor), project onsite (bekerja ditempat klien), lembur , mangkir (tidak mengisi absen). ¾ Informasi mengenai proyek yang ditangani yang mencakup nama proyek, nama klien, perkembangan proyek, pegawai yang menangani proyek. ¾ Informasi mengenai cuti pegawai mencakup pegawai yang mengajukan cuti beserta balance cuti yang dimiliki pegawai tersebut dalam satu tahun. Informasi mengenai transaksi yang berisi informasi tanggal mulai cuti tanggal cuti berakhir dan alasan cuti tersebut dilakukan ¾ Informasi mengenai jumlah biaya yang dikeluarkan perusahaan, dalam hal ini bersumber dari claim yang diajukan oleh pegawai.. •
Transaction Requirement 1. Data Entry ¾ memasukkan data pegawai ¾ memasukkan data cuti pegawai ¾ memasukkan data absensi pegawai ¾ memasukkan permohonan cuti pegawai ¾ memasukkan permohonan claim pegawai ¾ memasukkan detail proyek ¾ memasukkan data klien ¾ memasukkan berita 2. Data Update ¾ M engubah detail absensi pegawai ¾ M engubah harga claim
61 ¾ M engubah detail proyek ¾ M engubah isi berita ¾ M engubah balance cuti pegawai •
General system requirement ¾ Dibutuhkan database yang cukup besar untuk penyimpanan data agar data dapat terintegrasi dengan baik. ¾ Database rata-rata berkembang sesuai dengan data yang selalu bertambah besar. ¾ Penyimpanan data secara computerized dilindungi oleh hukum, seperti data pegawai, klien, proyek dan data rahasia lainnya yang terdapat pada PT Prisma Global Solusi.
3.5 Usulan pemecahan masalah Pemecahan masalah yang terbaik untuk dilakukan saat ini adalah dengan cara membangun suatu sistem aplikasi basis data pelayanan pegawai yang terintegrasi dan bisa diakses secara online sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi yang sebelumnya tersebar diberbagai sistem informasi konvensional yang belum terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik. Aplikasi basis data ini menyimpan data yang bersifat historis sehingga mempermudah pencarian data untuk kegiatan analisis. Waktu yang digunakan dalam pengaksesan data dalam basis data diharapkan akan lebih singkat dan tepat guna. Selain itu aplikasi basis data ini dapat diakses secara online sehingga mempermudah pegawai melakukan pertukaran informasi dengan perusahaan secara cepat dan tidak dibatasi oleh tempat.
