BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Sejarah Perusahaan PT.
SERINCO
DJAYA
MARMER
INDUSTRIES
merupakan
perusahaan yang bergerak dalam bidang bahan bangunan dengan produknya berupa keramik. Perusahaan ini didirikan oleh Ir. Aki Setiawan pada tanggal 24 oktober 1977, yang berlokasi di Jl. Raya Daan Mogot Km.18, Kalideres, Jakarta Barat, dan menempati area seluas 25 ha. sampai oktober 2005, tercatat 616 pegawai bekerja di PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES. Sama seperti perusahaan-perusahaan besar maupun kecil lainnya, PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES juga tidak luput dari hukum pasang surut, sehingga membuat para pemimpinnya melakukan usaha perbaikan ke arah yang lebih baik lagi. Usaha perbaikan ini juga diharapkan dapat meningkatkan kualitas kerja di dalam PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES. Pada awal mulanya PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES hanya dapat memproduksi keramik tanpa corak yang berwarna putih tetapi dengan semakin berkembangnya teknologi yang digunakan untuk menghasilkan keramik, sekarang perusahaan ini dapat menghasilkan berbagai macam corak keramik dengan berbagai warna sehingga perusahaan ini dapat tetap bersaing dengan perusahaan sejenis.
60
61 Saat ini keramik-keramik yang dihasilkan oleh PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES dapat dengan mudah didapatkan di daerah-daerah karena perusahaan ini telah mendirikan cabang-cabang pembantu untuk mendistribusikan keramik yang telah dihasilkan ke masyarakat di sekitar cabangcabang pembantu PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES. Hingga saat ini telah tercatat 15 cabang-cabang pembantu yang telah tersebar di berbagai daerah di Indonesia.
3.2
Struktur Organisasi Dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan menyatukan berbagai kepentingan personalitas maka dibentuklah suatu bentuk struktur organisasi dalam suatu perusahaan. Berikut ini adalah struktur organisasi yang terdapat di PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES :
62
CEO
Local Buyer I Non Stock dan Umum
Divisi product, Development, R&D centre, Business Plann
Divisi Finance dan Accounting
Divisi Pembelian
Local Buyer 2 Stock Item dan Proyek
Cost Accounting
Task
General
Gudang Bahan Baku
PPIC
Gudang Sparepart
Divisi Manufacturing
QA
Gudang Umum
R&D
Divisi IT
Production
OFT
Enginerring
Divisi Administrasi
HRD
FWT
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES Sumber PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES
General Affair
Security
63 3.3
Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut adalah uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi : 1. CEO a. Merumuskan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan secara keseluruhan b. Bertanggung jawab penuh atas segala yang terjadi pada PT. Serinco Djaya Marmer Industries c. Memeriksa dan menyetujui rencana kerja dan anggaran perusahaan secara keseluruhan d. Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan 2. Divisi Pembelian Divisi pembelian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian Pembelian yang bertanggung jawab mengenai pembelian kepada CEO. Secara umum tugas divisi pembelian mempunyai wewenang : a. Bertanggung jawab atas pembelian barang yang dibutuhkan perusahaan b. Mengatur kegiatan pembelian dan bernegosiasi dengan pemasok c. Mencari dan mendata nama-nama pemasok baru d. Mengeluarkan PO e. Mengadakan pemantauan harga f. Membuat laporan secara berkala segala transaksi pembelian yang terjadi di perusahaan
64 Pada divisi pembelian secara khusus terdapat 2 bagian yaitu : a. Local Buyer 1 (non stock dan umum) memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : Mengurusi pembelian barang-barang yang berhubungan dengan barang-barang non stock item dan umum (barang-barang yang tidak sekali pakai habis dan menjadi aset perusahaan). b. Local Buyer 2 (stock item dan proyek) memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : Mengurusi pembelian barang-barang yang berhubungan dengan stock item dan proyek (barang-barang yang merupakan consumeable part, non asset, berhubungan dengan maintenance dan produksi) 3. Divisi finance dan accounting Divisi pembelian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian finance dan accounting yang bertanggung jawab mengenai finance dan accounting kepada CEO. Secara umum divisi finance dan accounting mempunyai tugas dan wewenang : a. Membuat laporan keuangan dalam bentuk laporan rugi-laba, jurnal dan neraca b. Menetapkan anggaran bulanan dan tahunan c. Mengontrol sistem keuangan yang berlaku d. Menyusun anggaran serta laporan yang berhubungan dengan pembukuan perusahaan
65 e. Bertugas dalam mengatur cash flow keuangan perusahaan secara keseluruhan Pada divisi finance dan accounting secara khusus dibagi menjadi 3 bagian yaitu : a. Cost accounting memiliki tugas dan wewenang : 1) Mencatat segala transaksi yang berhubungan dengan segala kegiatan perusahaan. 2) Membuat laporan, termasuk rugi laba dan neraca. 3) Menyediakan laporan yang tepat waktu dan akurat. b. Tax memiliki tugas dan wewenang untuk : 1) Menangani pajak perusahaan 2) Bertanggung jawab kepada kepala divisi finance dan accounting c. General memiliki tugas dan wewenang : 1) Mengatur besarnya pengeluaran 2) Mengatur arus keuangan perusahaan 3) Mencatat segala pengeluaran kas perusahaan 4) Membuat laporan keuangan 5) Membuat kas kecil 4. Divisi product, development, business plan, R&D center Divisi product, development, business plan, R&D center dipimpin oleh seorang Kepala Bagian product, development, business plan, R&D center yang bertanggung jawab mengenai product, development, business plan, R&D center kepada CEO.
66 Secara umum divisi product, development, business plan, R&D center mempunyai tugas dan wewenang : a. Menentukan jenis produk yang dihasilkan berdasarkan atas trend yang berkembang di pasar b. Merencanakan strategi-strategi bisnis perusahaan c. Mencari formula untuk membuat jenis keramik baru d. Mengembangkan jenis keramik yang sudah ada agar lebih baik e. Memberikan presentase bahan-bahan yang dibutuhkan untuk membuat suatu jenis keramik tertentu ke bagian production f. Memberikan informasi kepada customer mengenai produk baru 5. Divisi administrasi Divisi administrasi dipimpin oleh seorang Kepala Bagian administrasi yang bertanggung jawab mengenai administrasi perusahaan kepada CEO. Pada divisi administrasi secara khusus dibagi menjadi 3 bagian yaitu : a. HRD memiliki tugas dan wewenang untuk : 1) Memecat karyawan 2) Melakukan training kepada karyawan yang baru masuk 3) Melakukan wawancara untuk pelamar yang ingin bekerja di PT. Serinco Djaya Marmer Industries 4) Menilai presentasi kerja karyawan 5) Menetapkan sistem penggajian dan tunjangan kalsium sosial karyawan 6) Membina pengembangan dan pengelolaan dalam bidang sumber daya manusia
67 b. General affair memiliki tugas dan wewenang untuk : 1) Memelihara kebersihan lingkungan di dalam maupun di luar perusahaan 2) Menyediakan makanan ke seluruh karyawan 3) Memeriksa kondisi AC di setiap ruangan c. Security memiliki tugas dan wewenang untuk : 1) Menjaga kemanan dan ketertiban perusahaan 2) Mendata setiap harinya tamu yang datang 6. Divisi IT Divisi IT dipimpin oleh seorang Kepala Bagian IT yang bertanggung jawab terhadap perkembangan IT di perusahaan tersebut dan bertanggung secara langsung kepada CEO. Secara umum divisi IT mempunyai tugas dan wewenang : a. Memberikan laporan bulanan ke CEO b. Melakukan pengembangan aplikasi kantor baik hardware maupun software c. Melakukan update software yang dirasa penting demi keamanan server d. Melakukan pemeriksaan rutin dan perbaikan terhadap hardware dan instalasi serta pengembangannya e. Membuat user baru terhadap pengaksesan file dan server
68 7. Divisi manufacturing Divisi
manufacturing
dipimpin
oleh
seorang
Kepala
Bagian
manufacturing yang bertanggung jawab mengenai manufacturing kepada CEO. Secara umum tugas divisi manufacturing mempunyai wewenang : 1. Mengawasi siklus produksi keramik 2. Menjamin mesin-mesin yang digunakan berjalan dengan baik 3. Menjamin keramik yang dihasilkan harus sesuai dengan target Pada divisi manufacturing secara khusus terdapat 6 bagian yaitu : a. Production Production memiliki tugas dan wewenang untuk : 1) Memasukan bahan-bahan yang diperlukan untuk pembuatan suatu jenis keramik ke dalam mesin 2) Memastikan bahan-bahan yang digunakan untuk suatu jenis keramik tertentu sesuai dengan ukuran yang diterima dari R&D centre Pada bagian production secara lebih khusus lagi dibagi menjadi 2 bagian yaitu : 1) OFT OFT memiliki tugas dan wewenang untuk : a) Mengurusi pembuatan keramik dimana pada bagian ini dilakukan pembakaran hanya 1x. b) Bagian ini dikenal sebagai One Firing Tile
69 2) FWT FWT memiliki tugas dan wewenang untuk : a) Mengurusi pembuatan keramik dimana pada bagian ini dilakukan pembakaran keramik sebanyak 2x. b) Bagian ini dikenal sebagai Firing Wall Tile b. R&D R&D memiliki tugas dan wewenang untuk : Meneliti dan mengembangkan formula-formula terbaru dalam membuat keramik c. QA (Quality Asurance) QA memiliki tugas dan wewenang untuk : a) Memeriksa kualitas barang atau bahan baku dari sample yang didapat dari supplier b) Mengeluarkan surat setuju atau tolak d. PPIC PPIC memiliki tugas dan wewenang untuk : a) Melakukan pencatatan terhadap barang keluar dan masuk gudang b) Membuat permintaan pembelian barang apabila barang habis atau sudah minimum stock c) Mengontrol persediaan barang yang ada di gudang Pada bagian PPIC dibagi menjadi 3 bagian yaitu : a) Gudang Bahan baku Bertugas mengontrol persediaan bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi keramik.
70 b) Gudang Sparepart Bertugas mengontrol persediaan barang-barang sparepart. c) Gudang Umum Bertugas mengontrol persediaan barang-barang umum seperti sapu, oli, karton, dll yang dibutuhkan perusahaan. e. Engineering Engineering memiliki tugas dan wewenang untuk : a) Memperbaiki mesin-mesin yang rusak b) Memeriksa sparepart dari mesin apakah masih dapat digunakan c) Melapor ke bagian PPIC apabila ada sparepart yang rusak dan harus dibeli d) Menjamin keadaan mesin dalam keadaan baik untuk produksi e) Melapor ke bagian PPIC apabila barang yang dibutuhkan untuk memelihara mesin seperti: oli, gemuk, dll sudah dalam batas minimum jumlahnya
71 Sistem Pembelian dan Persediaan Data Flow Diagram 1. Diagram Konteks Divisi Pembelian
HUT
Gudang
Penerimaan_BB
Penerimaan_BB
Administrasi PPIC
PR TTMM
Produksi
Permintaan_BB Pengeluaran_BB Faktur Surat_Jalan Surat_Jalan_Terparaf TTS
TTMM Supplier
PO HUT
Sistem Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES Laporan_Pembayaran
3.4.1
Laporan_Pembelian Laporan_Persediaan
3.4
Penerimaan_BB Bukti_Pembayaran
Finance and Accounting
Payment_Approvement_List
Bukti_Pembayaran
Kantor Pusat
Manager
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES
2. Diagram Nol
72
Faktur
BB_Sudah_Min_Stock
2.0 Permintaan Bahan_Baku
3.0 Pembelian Bahan_Baku
PR
PO
PR TTMM
HUT Stock_Card
Penerimaan_BB
TTMM
5.0 Pengecekan Kualitas
Kantor_Pusat
Bukti_Pembayaran
Bukti_Pembayaran
Laporan_Pembayaran
Finance_& Accounting
Laporan_Persediaan
Penerimaan_BB
Administrasi PPIC
PAL
Surat_Jalan 10.0 Pembuatan Laporan
TTS
8.0 Pembayaran
HUT
Laporan_Pembelian
Faktur
7.0 Pembuatan Tanda Terima Sementara
6.0 Penerimaan BB
Bukti_Pembayaran
Penerimaan_BB
4.0 Pengecekan barang supplier
Surat_Jalan_Terparaf
Penerimaan_ BB
Divisi Pembelian
Supplier
Permintaan_BB
Bahan_Baku
Gudang
PO
Surat_Jalan_Invalid
1.0 Cek Persediaan
HUT
Permintaan_BB Pengeluaran_BB
TTMM
Produksi
Supplier
Surat_Jalan
Pengeluaran_BB
9.0 Penerimaan Bukti_Pembayaran Direktur
PAL
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES
73 3.4.2
Prosedur Pembelian dan Persediaan Yang Sedang Berjalan Prosedur kerja yang sedang berjalan pada sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku pada PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES adalah sebagai berikut : a. Prosedur Permintaan Bahan Baku Pertama-tama divisi produksi mengeluarkan permintaan bahan baku yang ditujukan untuk gudang bahan baku. Selanjutnya gudang bahan baku membuat pengeluaran bahan baku dan mengupdate stock card, lalu bahan baku yang diminta dikirim ke divisi produksi. Pengeluaran Bahan Baku yang dibuat memiliki dua rangkap : Lembar 1 : Disimpan untuk diarsip Lembar 2 : Ditujukan untuk divisi produksi b. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku Gudang bahan baku melakukan pengecekan pada tiap stock card bahan baku, dan jika jumlah bahan baku pada suatu stock card lebih kecil atau telah mencapai minimum stock, maka gudang bahan baku akan melakukan permintaan pembelian bahan baku kepada divisi pembelian. Permintaan pembelian tersebut dimulai dengan pembuatan PR (Purchase Request) oleh divisi adminsitrasi PPIC. PR yang dihasilkan memiliki empat rangkap : Lembar 1 : Ditujukan untuk divisi pembelian Lembar 2 : Ditujukan untuk gudang bahan baku Lembar 3 : Disimpan untuk dijadikan arsip Lembar 4 : Ditujukan untuk divisi finance dan accounting
74 c. Prosedur Pelaksanaan Pembelian PR Lembar ke-1 yang diterima oleh divisi pembelian dari administrasi PPIC, selanjutnya akan digunakan sebagai dasar pengecekan oleh divisi pembelian, apakah PR tersebut merupakan repeat order atau bukan. Jika merupakan repeat order, maka divisi pembelian akan langsung membuat PO (purchase order). Jika bukan merupakan repeat order, maka divisi pembelian pertama-tama akan menghubungi beberapa supplier, sesuai dengan daftar supplier yang ada, yang kemudian dilanjutkan dengan analisis dan negosiasi penawaran harga dengan beberapa supplier tersebut. Setelah menganalisis dan negosiasi, divisi pembelian akan menentukan supplier yang paling memenuhi persyaratan, baru kemudian membuat PO. PO yang dibuat memiliki empat rangkap : Lembar 1 : Ditujukan kepada supplier Lembar 2 : Ditujukan untuk divisi finance dan accounting Lembar 3 : Disimpan untuk diarsip Lembar 4 : Ditujukan untuk gudang bahan baku d. Prosedur Penerimaan Bahan Baku PO Lembar ke-1 diterima oleh supplier, kemudian supplier akan membuat surat jalan yang dibuat dua rangkap, yang keduanya akan dikirim ke gudang bahan baku. Kemudian staff gudang bahan baku mencocokan surat jalan dengan PO lembar ke-4 yang diarsip oleh bagian gudang bahan baku apakah bahan baku yang dikirim sesuai dengan yang dipesan oleh
75 bagian gudang bahan baku atau tidak. Apabila bahan baku yang dikirim tidak sesuai maka staff gudang bahan baku
akan
mengembalikan surat jalan lembar ke-1 dan ke-2 beserta dengan bahan baku yang dikirimkan kepada supplier yang bersangkutan. Kemudian bahan baku yang dikirimkan oleh supplier diukur dan ditimbang oleh staff gudang bahan baku dan mengeluarkan hasil ukur dan timbang yang dibuat dua rangkap: Lembar 1 : Ditujukan kepada Supplier Lembar 2 : Disimpan untuk diarsip Staff gudang bahan baku kemudian menyerahkan lampiran surat jalan lembar ke-1 dan surat jalan lembar ke-2 ke Divisi QA dan dilakukan cek kualitas terhadap bahan baku yang dikirim supplier apakah sesuai dengan standar kualitas bahan baku yang ditentukan oleh perusahaan atau tidak. Jika tidak memenuhi, bagian QA akan langsung menolak bahan baku yang dikirim supplier dan membuat TTMM (Tanda Terima Material Masuk) tolak yang dibuat tiga rangkap : Lembar 1 : Ditujukan kepada supplier Lembar 2 : Disimpan untuk dijadikan arsip Lembar 3 : Ditujukan ke bagian gudang bahan baku TTMM (Tanda Terima Material Masuk) tolak tersebut dibuat beserta dengan alasan-alasan penolakan bahan baku yang dikirim dan juga mengembalikan surat jalan lembar ke-1 dan ke-2 kepada supplier. Jika standar kualitas bahan baku yang dikirim supplier
76 sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan, maka bagian QA akan membuat TTMM (Tanda Terima Material Masuk) terima yang dibuat tiga rangkap : Lembar 1 : Ditujukan kepada supplier Lembar 2 : Disimpan untuk dijadikan arsip Lembar 3 : Ditujukan kepada bagian gudang bahan baku TTMM (Tanda Terima Material Masuk) terima lembar ke-3 disertai surat jalan lembar ke-1 dan ke-2 diberikan kepada gudang bahan baku. Selanjutnya gudang bahan baku menerima TTMM (Tanda Terima Material Masuk) terima lembar ke-3 berserta lampiran surat jalan lembar ke-1 dan ke-2 dari Divisi QA, dan bahan baku yang dikirim supplier akan diterima di bagian gudang bahan baku, kemudian surat jalan lembar ke-1 ditandatangani oleh bagian gudang bahan baku, bahwa bahan baku telah diterima, yang kemudian surat jalan lembar ke-1 itu akan dibawa oleh supir dari pihak supplier untuk diketahui oleh pihak supplier bahwa barang telah diterima oleh gudang bahan baku, dan surat jalan lembar ke-2 ditandatangani oleh bagian gudang bahan baku untuk diberikan ke divisi Pembelian. Setelah itu bagian gudang bahan baku yang bersangkutan akan membuat penerimaan bahan baku dan kemudian dicatat pada stock card. Penerimaan bahan baku memiliki empat rangkap : Lembar 1 : Ditujukan untuk divisi finance dan accounting Lembar 2 : Disimpan untuk dijadikan arsip
77 Lembar 3 : Ditujukan untuk administrasi PPIC Lembar 4 : Ditujukan untuk divisi pembelian e. Prosedur Pembayaran Bahan Baku Setelah supplier menerima surat jalan lembar ke-1 yang telah ditandatangani
oleh
bagian
gudang
bahan
baku
sebagai
pemberitahuan bahwa barang telah diterima oleh bagian gudang bahan baku, supplier mengeluarkan faktur yang kemudian dikirimkan ke Divisi Pembelian. Pada Divisi Pembelian surat jalan lembar ke-2 dan PO lembar ke-3 yang diarsip oleh divisi pembelian dikeluarkan kembali untuk melakukan pengecekan apakah faktur yang diterima sesuai dengan surat jalan lembar ke-2 dan PO lembar ke-3, apabila tidak sesuai maka Divisi Pembelian akan mengembalikan faktur tersebut ke supplier yang bersangkutan. Jika sesuai maka Divisi Pembelian akan mengeluarkan TTS (Tanda Terima Sementara), yang memiliki dua rangkap: Lembar 1 : Ditujukan untuk divisi finance dan accounting Lembar 2 : Disimpan untuk dijadikan arsip Selanjutnya surat tanda terima lembar ke-1, faktur, dan surat jalan lembar ke-2 akan dikirim ke divisi finance dan accounting. Pada divisi finance dan accounting surat tanda terima lembar ke-1, faktur, dan
surat jalan lembar ke-2 dijadikan dasar pembuatan PAL
(Payment Approvement List), dan PAL (Payment Approvement List) berserta dengan TTS (Tanda Terima Sementara) lembar ke-1, faktur, surat jalan lembar ke-2, PR lembar ke-4, dan PO lembar ke-2
78 dikirimkan ke kantor pusat untuk diolah. Setelah kantor pusat selesai melakukan pengolahan terhadap data-data yang dikirimkan tersebut, kemudian kantor pusat mengembalikan Bukti pembayaran dan datadata tersebut ke Divisi finance dan accounting untuk diarsip.
3.4.3
Diagram Alir Dokumen Yang Sedang Berjalan
79
Produksi
Gudang Bahan Baku
Administrasii PPIC
1
Mulai
Divisi Pembelian
Supplier
QA
6
4 3 1 Permintaan BB
Membuat Permintaan BB
5
Membuat PR
Membuat Pengeluaran BB dan catat stock card
1 Permintaan BB
1
4 N
1 Pengeluaran Pengeluaran BBBB
2 Pengeluaran BB
Cek reapet order
1 PR
2 PR
3
Ya
Membuat surat jalan Cek kualitas barang yang dikirim sesuai dengan standar yang ditentukan
Tidak 2 Surat jalan 1
Sesuai
7
Membuat TTMM
Analisis dan negosiasi penawaran harga dengan supplier
Mulai
Membuat TTMM
1 Cek Stock Card Untuk Min Stock
7
2
Ya
po
Membuat PO
2
N 1 TTMM (Tolak)
3
Mengukur dan menimbang barang dari supplier
Sesuai
2 1 po
Tidak Sesuai Barang dan Surat Jalan dikembalikan
2
5
2 1
Surat jalan 1
2 N
Surat jalan 1
6 1 HUT
HUT N
2 8
2
9
Surat Jalan 1 3 2 TTMM 1 (Terima) TTMM (Tolak) N
4 Cek apakah barang sesuai dengan pesanan
Beserta alasan penolakan
2 Surat Jalan 1 3 2 TTMM 1 (Terima) TTMM (Terima)
Stop
4
Surat jalan 1
TTMM (Terima)
Pilih beberapa supplier
Tidak
Tidak Sesuai
Tolak barang yang dikirim
Kontak beberapa supplier untuk penawaran harga
N
N
2
PR
po
N
N
Surat jalan 1
4
2 Terima BB
2
1 PO
3 2
Stock Card
Kirim BB ke Produksi
8 4
1 PR
Surat jalan 1
Finance & Accounting
2
2 Surat jalan 1
Gambar 3.4 Diagram Alir Data yang Sedang Berjalan Pada PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES
10
80
Produksi
Administrasii PPIC
Gudang Bahan Baku
Divisi Pembelian
Supplier 13
9
3
10 4
12 14
po
po
Surat jalan 1 3 TTMM (Terima)
Finance & Accounting
QA
Surat jalan
2
Surat 1 jalan
3
2
11
Faktur
TTMM (Tolak)
1 PO Surat Jalan Faktur
2
1 Penerimaan BB
1 TTS N
N
Mencocokkan dengan PO
Barang diterima di bagian gudang
N
faktur
Mencatat stock card
Stock card
Tidak
Membuat faktur
Membuat PAL (Payment Approvement list)
Faktur Dikembalikan
Sesuai
13 Membuat TTS (Tanda Terima Sementara)
Membuat laporan penerimaan bb dan paraf surat jalan
PAL
Surat Jalan Faktur
2
4 PR
2 PO
1 TTS Surat Jalan Faktur
2 2
4 3
1
2
Faktur
2
1 TTS
Surat jalan
Dikirim ke kantor pusat untuk diolah
1 Penerimaan BB 12
11
N Menerima kembali data yang telah diolah dari kantor pusat beserta bukti pembayaran
N
14
3 Penerimaan BB
4 Penerimaan BB PAL
Surat Jalan Faktur
2
4
2
PR
PO
N
N
Bukti pembayaran
1 TTS N
N
N N N
Gambar 3.4 Diagram Alir Data yang Sedang Berjalan Pada PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES (Lanjutan)
81 3.5
Permasalahan Yang Dihadapi Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT. SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES, permasalahan yang dihadapi antara lain : 1. Membutuhkan proses yang bertahap untuk mendapatkan informasi mengenai persediaan dan pembelian, karena harus mencari dari banyak berkas yang disimpan terpisah dan kurang terorganisasi yang masih menggunakan proses manual dalam pendataannya 2. Proses pembelian bahan baku yang sampai saat ini masih manual dan belum mengunakan sistem komputerisasi sehingga memakan waktu yang cukup lama. 3. Belum adanya database yang terintegrasi.
3.6
Analisis Kebutuhan Informasi 1. Daftar laporan yang dihasilkan : a. Laporan pembelian b. Laporan persediaan bahan baku c. Laporan pembayaran d. Laporan penerimaan bahan baku e. Laporan pengeluaran bahan baku
82 2. Daftar Entitas Tabel 3.1 Daftar Entitas Stock_Card
Adalah
entitas
yang
berisikan
informasi mengenai persediaan bahan baku. Supplier
Adalah
entitas
yang
memberikan
informasi data supplier. PR
Adalah informasi
entitas
yang
tentang
memberikan permintaan
pembelian bahan baku. PO
Adalah informasi
entitas
yang
memberikan
mengenai
pemesanan
pembelian bahan baku. Pengeluaran_BB (Bahan Baku)
Adalah
entitas
yang
memberikan
informasi mengenai bahan baku yang digunakan oleh Divisi Produksi. HUT
Adalah
entitas
yang
berisikan
(Hasil_Ukur_Timbang)
informasi mengenai hasil pengukuran dan penimbangan bahan baku yang dikirim supplier.
TTMM
Adalah
entitas
yang
berisikan
(Tanda Terima Material Masuk)
informasi mengenai penerimaan atau penolakan terhadap bahan baku yang
83 dikirimkan supplier. Penerimaan_BB (Bahan Baku)
Adalah
entitas
yang
berisikan
informasi tentang bahan baku yang diterima di gudang Faktur
Adalah
entitas
yang
berisikan
informasi tentang tagihan dari supplier TTS (Tanda Terima Sementara)
Adalah
entitas
yang
berisikan
informasi tentang penerimaan faktur atau kwitansi. PAL
Adalah
entitas
yang
berisikan
(Payment Approvement List)
informasi tentang daftar persetujuan pembayaran terhadap bahan baku yang dibeli
Bukti_Pembayaran
Adalah
entitas
infomasi
tentang
yang
berisikan
bukti
dari
pembayaran Surat_Jalan
Adalah
entitas
yang
berisikan
informasi tentang surat jalan dari supplier Bahan_Baku
Adalah
entitas
yang
berisikan
informasi tentang bahan baku yang digunakan untuk produksi Permintaan_BB
Adalah
entatas
yang
berisikan
84 informasi tentang permintaan terhadap bahan baku yang tersedia
3.7
Usulan Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang dihadapi oleh PT SERINCO DJAYA MARMER INDUSTRIES, maka pemecahan masalah yang diusulkan antara lain : 1. Merancang dan membuat basis data dan aplikasi persediaan dan pembelian yang terintegrasi satu sama lain sehingga transaksi pembelian dan pengontrolan persediaan dapat dilakukan secara terkomputerisasi, yang dapat meningkatkan produktivitas kerja agar dapat lebih efektif dan efisien 2. Hilangkan budaya untuk pencatatan transaksi dengan manual 3. Membuat laporan – laporan yaitu laporan pembelian, laporan pembayaran, laporan persediaan bahan baku, laporan penerimaan bahan baku, dan laporan pengeluaran bahan baku yang dibutuhkan oleh manager untuk dapat menganalisis transaksi-transaksi yang berhubungan dengan pembelian dan persediaan serta mengetahui perkembangan perusahaan.
