BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Sekolah Pada sub bab ini akan dibahas mengenai sejarah sekolah, struktur organisasi dan
tugas wewenang. 3.1.1
Sejarah Sekolah Global Islamic School didirikan pertama kalinya pada tahun 2002. Sejak
dibukanya sekolah ini, masyarakat telah langsung menunjukkan animo yang sangat tinggi terhadap lembaga ini. Hal ini terlihat dari terpenuhinya secara serentak seluruh ruang kelas yang ada di setiap unit sekolah : TK, SD, SMP, SMU. Global Islamic School merupakan sekolah yang berbasiskan Islam dan menggunakan metode kurikulum yang dikolaborasikan antara kurikulum nasional KTSP plus ( dengan program ICT ( Information, Communication, Technology) atau kurikulum yang diterapkan di Global Islamic School. Global Islamic School terletak di jalan Condet Raya No. 5, Kramat Jati – Jakarta Timur, telepon 021-80884510, fax 021-80887064, dengan nomor izin sekolah 3001050107. Saat Sekarang ini, bapak H. J. Winarso memegang jabatan Direktur Global Islamic School. Sekolah ini memiliki paradigma pendidikan modern yaitu “keseimbangan antara spiritual Islam dan IPTEK”.
44
45
Dalam Bidang pendidikan, Global Islamic School memiliki visi untuk mengoptimalisasi potensi (fitrah) peserta didik sebagai anugerah Allah dalam mewujudkan Rahmatan lil’alamin. Dan memiliki misi untuk membentuk cendikiawan muslim yang berakhlak mulia dan mampu bersaing secara sehat dalam kehidupan global. 3.1.2
Struktur Organisasi pada SMA Global Islamic School Global Islamic school dipimpin oleh seorang direktur yang mempunyai
kedudukan yang paling tinggi di yayasan tersebut. Direktur mempunyai bawahan untuk memimpin sekolahan yang berguna untuk mengatur jalannya sekolahan tersebut agar bias berjalan dengan sesuai dengan aturan yang ada. Kepala sekolah mempunyai kedudukan dengan Badan Kordinasi Orang tua Murid dan Guru (BKOMG) tetapi BKOMG hanya berguna untuk memantau jalannya sekolah tersebut dengan membuat laporan kepada pihak guru sekolah dan orang tua murid. Kepala sekolah mempunyai dua wakil sekolah yaitu Wakil Bidang Kesiswaan dan Wakil Bidang Kurikulum yang keduanya mempunyai fungsi yang berbeda-beda. Di bawah wakil - wakil sekolah terdapat Staff Tata Usaha yang berguna untuk mengatur administrasi dalam sekolah. Setelah staff tata usaha memiliki lima bagian yaitu Wali Siswa, Guru Bimbingan atau Konseling, Guru Mata Pelajaran, Laboran, dan Koordinasi.
46
Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada SMA Global Islamic School
47
3.1.3
Tugas dan Wewenang
A. Kepala Sekolah 1. Memberikan contoh dan tauladan kepada warga sekolah (menjadi Uswah Hasanah). 2. Bertanggung jawab terhadap terselanggaranya semua komponen dalam sistem sekolah. 3. Harus memiliki kemampuan yang tinggi dan bekerja secara penuh waktu(Full Time)dalam posisinya. B. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum 1. Memeberikan contoh dan tauladan kepada warga sekolah (Uswah Hasanah). 2. Memberdayakan
tenaga
kependidikan
sekolah
agar
mampu
menyediakan dokumen – dokumen kurikulum. 3. Memfasilitasi guru untuk mengembangkan standard kompetensi setiap mata pelajaran. 4. Memfasilitasi guru untuk menyusun silabus setiap mata pelajaran. 5. Memfasilitasi guru untuk memilih buku sumber yang sesuai untuk setiap mata pelajaran.
48
6. Mengarahkan tenaga kependidikan untuk menyusun rencana dan program pelaksanaan kurikulum. 7. Membimbing guru dalam mengembangkan dan memperbaiki proses pembelajaran. 8. Menggali dan memobilitasi sumber daya pendidikan. 9. Mengidentifikasi kebutuhan bagi pengembangan kurikulum lokal. 10. Mengevaluasi pelaksanaan kurikulum 11. Membantu kepala sekolah dalam pembagian tugas mengajar guru. 12. Menyusun kalender pendidikan dan jadwal pelajaran. C. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan 1. Memberikan contoh tauladan kepada warga sekolah (enjadi Uswul Hasanah) 2. Mengelola penerimaan siswa baru 3. Mengelola pengembangan bakat, minat, kreativitas dan kemampuan siswa. 4. Mengelola sistem bimbingan dan konseling secara sistematis. 5. Memelihara disiplin sekolah. 6. Menyusun tata tertib siswa.
49
7. Mengupayakan kesiapan belajar siswa(fisik, mental). 8. Mengelola
sistem
pelaporan
perkembangan
siswa
dan
mengkoordinasi studi lanjut. 9. Membina kegiatan kesiswaan 10. Mengelola kegiatan ekstrakurikuler. 11. Bersama pembina OSIS dan OSIS menyusun program kesiswaan. D. Guru 1. Memberikan contoh dan tauladan kepada semua siswa atau warga sekolah (Menjadi Uswah Hasanah). 2. Mengetahui atau mempunyai pengertian yang luas dan jelas tentang tujuan pendidikan nasional. 3. Hadir di sekolah 15 menit sebelum pelajaran dimulai menanda tangani daftar hadir / fingerprint. 4. Hadir dan meninggalkan kelas tepat waktu. 5. Melaksanakan tugasnya secara tertib dan teratur. 6. Menguasai kurikulum dan materi pelajaran. 7. Membuat program tahunan atau semester pada setiap awal tahun pelajaran atau semester.
50
8. Membuat periapan mengajar. 9. Melaksanakan praktk untuk mata pelajaran yang memerlukan praktik. 10. Melaksanakan ulangan harian atau ulangan blok 11. Melaksanakan remedial 12. Memeriksa setiap pekerjaan atau latihan siswa serta mengembalikan secepatnya. 13. Membantu pelaksanaan ekstrakulikuler 14. Melaksanakan bimbingan dan konseling kepada siswa siswi. 15. Mengelola administrasi kelas secara baik dan teratur(membuat daftar hadir, jurnal kelas, daftar nilai dan leger. 16. Mengisi dan menandatangani jurnal kelas 17. Menyiapkan nilai rapor setiap akhir semester. 18. Mengawasi siswa selama jam istirahat, waktu sholat dzuhur dan ashar. 19. Berpakaian rapi sesuai ketentuan berlaku. 20. Mencatat kehadiran dan ketidak hadiran siswa setiap kelas. 21. Memeriksa kebersihan, kerapihan, dan kelakuan anak setiap saat. 22. Mengikuti upacara setiap hari senin dan hari besar nasional.
51
23. Mengikuti rapat diknas. 24. Tidak meninggalkan kelas atau sekolah seusai tugasnya. 25. Menciptakan suasana yang kondusif dan harmonis dalam mendukung proses belajar mengajar. E. Wali Kelas 1. Memberi contoh dan tauladan kepada semua siswa atau sekolah (menjadi uswah hasanah). 2. Mengelolah kelas(denah tempat duduk,papan absen, daftar pelajaran, daftar piket kelas, buku absen siswa, buku kegiatan pembelajaran atau jurnal, dan tata tertib). 3. Menyusun pembuatan statistik bulanan(absen). 4. Menyusun ledger. 5. Membuat catatan khusus. 6. Mengisi dan membuat rapot. 7. Membina anak didiknya sebagai hamba allah yang berbudi pekerti luhur. 8. Membantu kelancaran proses belajar mengajar siswa di kelasnya. 9. Mengetahui identitas, nama dan jumlah siswa didalam kelasnya.
52
10. Mengenal pribadi dan lingkungan murid yang berada di lingkungan asuhannya. 11. Mengetahui, memahami dan mengambil tindakan-tindakan yang berkaitan dengan masalah-masalah yang timbul di kelas ini. 12. Bekerja sama dengan guru BP dalam memecahkan masalah yang dihadapi siswa dan apabila di pandang perlu mengadakan hubungan dengan orang tua atau wali murid dalam rangka pembinaan siswa kelas. 13. Melaksanakan tugas penilaian terutama pada budi pekerti, kelakuan, dan kerajinan siswa di kelasnya. 14. Mengawasi, memonitor serta menyampaikan laporan kepada kepala sekolah secara berkala melalui wakil bidang kesiswaan mengenai pembinaan kelasnnya(2 bulan sekali). 15. Turut bertanggung jawab dalam kelancaran pelaksaanan upcara bendera. 16. Koordinasi dengan bidang kesiswaan, BP, untuk siswa pindahan atau mutasi karena sesuatu dan lain hal(ketidak hadiran) prestasi rendah dan lain-lain.
53
17. Menjaga dan membina agar kelasnya tetap tertib, teratur, rapih, bersih, dan menggairahkan dalam berlangsungnya proses belajar mengajar. 18. Membuat album murid. 19. Mengadakan tata hubungan(komunikasi) dengan orang tua murid. 20. Membantu kelancaran pembayaraan SPP dan biaya lainnya oleh wajib bayar. 21. Mengajukan usul-usul kepala sekolah dan saran prihal pembinaan dan pengembangan bakat minat murid baik individual maupun klasikal. F. Tugas Guru Piket 1. Hadir 10 menit sebelum jam pelajaran pertama dimulai dan membunyikan bel tanda masuk tepat pukul 06.55 WIB. 2. Memeriksa pakaian seragam siswa dan kerapihannya sebelom masuk pintu gerbang sekolah. 3. Menutup pintu gerbang tepat pukul 07.05 WIB melalui bagian keamanan. 4. Memberi tugas pada guru yang tidak mengajar untuk mengisi sementara kelas yang belum ada gurunya.
54
5. Mengadakan pendataan atau mengisi buku piket sesuai dengan hari tugasnya. 6. Mencatat siswa yang masuk terlambat dan memberikan surat izin masuk apabila masih sesuai dengan tata tertib. 7. Mengawasi berlakunya tata tertib siswa siswi, secara langsung pada waktu jam pelajaran berlangsung dan berkeliling pada waktu istirahat. 8. Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan tertibnya upacara bendera bagi yang tugas piket pada hari senin
atau peringatan hari-hari
nasional. 9. Melaporkan kejadiaan yang bersifat khusus kepada guru BP atau BK, wakil kepala sekolah untuk di proses dan di selesaikan bersama-sama dengan wali kelas. 10. Memberikan izin pada siswa untuk meninggalkan sekolah setelah memperoleh izin dari guru kelas secara tertulis. G. Guru Bimbingan / Konseling 1. Memberikan
contoh
tauladan
kepada
semua
siswa
sekolah(menjadi uswah hasanah). 2. Mengawasi perilaku siswa/siswi dalam segala kegiatan sekolah. 3. Membuat catatan khusus tingkah laku siswa/siswi.
atau
55
4. Memberikan bimbingan kepada siswa apabila memiliki permasalahan dalam kegiatan sekolah. H. Laboran 1. Memberikan
contah
tauladan
kepada
semua
siswa
atau
sekolah(menjadi uswah hasanah). 2. Mempersiapkan dan membenah laboratorium untuk kegiatan belajar mengajar siswa. 3. Mengawasi siswa dalam laboratorium. I. Koordinasi 1. Mengkoordinasi guru-guru dalam mengadakan rapat bulanan atau semester. 2. Membuat agenda kegiatan rapat dan permasalahan. G. Admin 1. Memanage dan mengaevaluasi web. 2. Melakukan update dan maintainance web. 3. Mendistribusikan data-data masuk dan print-out kepada semua unit sekolah.
56
3.2
Sistem berjalan Pada sub bab ini, akan dijelaskan tentang wawancara dengan kepala sekolah dan
analisis Sistem Informasi Administrasi. A. Aktor Yang terkait: 1. Kepala Sekolah; 2. Staff Tata Usaha; 3. Guru; 4. Wali Kelas; 5. Admin; 6. Siswa/Siswi; 7. Orangtua murid. B. Dokumen yang terkait: 1. Buku Induk; 2. Ledger Nilai; 4. Laporan Absensi; 5. Bukti Penerimaan Kas; 6. Laporan Pembayaran SPP; 7. Kwitansi.; 8. Memo. C. Requirement a.
Hardware
:
1.PC (Personal Computer), 2.Printer, 3.Router, 4.Modem, 5.Wireless Lan. b.
Software 1.
:
Operation System : Windows XP, 2. Apache : WebServer, 4.
Mysql : Database 5. Dreamweaver MX8 : Web Editor. 6. Internet Explorer : Browser, 7.Libchart : Library gambar chart.
57
3.2.1
Hasil wawancara dengan kepala sekolah Global Islamic School pertama kalinya didirikan pada tahun 2002. Pada
awalnya, sekolah ini belum memiliki website seperti sekarang. Namun, seiring perkembangan tahun dan jaman, Global Islamic School mulai berkembang dan pada tahun 2007, Global Islamic School telah membuat website untuk menyediakan informasi - informasi berupa news, pengumuman dan informasi umum mengenai sekolah Global Islamic School itu sendiri, dari taman kanakkanak hinggal Sekolah menengah keatas. Dan pada saat ini penerimaan siswa baru sudah dapat dilakukan secara online akan tetapi apabila calon melakukan registrasi secara online admin hanya mendapatkan infomasi berupa data calon siswa, dan data orang tua yang akan diproses lanjut dengan respon berupa menghubungi untuk memberikan informasi sekolah Global Islamic School. Admin akan mencetak data tersebut kemudian didistribusikan ke seluruh unit sekolah ( TK sampai dengan SMA ). Dan apabila calon siswa tersebut berminat, maka calon atau oang tua siswa harus datang langsung ke sekolah Global Islamic School untuk mengisi buku pendaftaran serta membeli formulir dan berkas lainnya. Apabila formulir telah di isi dan persyaratan-persyaratan telah dilengkapi, orangtua atau
calon siswa
dapat mengembalikan formulir ke
sekolah beserta dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk mendapatkan kartu penyesuaian lingkungan/seleksi. Setelah melakukan pendaftaran calon siswa beberapa hari kemudian melakukan test akademis(matematika, bahasa inggris, bahasa indonesia), psikotest, test urin dan wawancara siswa. Kemudian para panitia akan melakukan rapat penentuan calon siswa. Hasil rapat tersebut akan
58
di buatkan pengumuman hasil seleksi yang masih dilakukan secara manual(tertulis). Apabila calon siswa diterima maka diharapkan melanjutkan tahap registrasi berikutnya dengan mengisi formulir keuangan, melakukan pembayaran dan calon siswa akan menerima kwitansi pembayaran. Setelah itu calon siswa akan menerima jadwal pelajaran sekolah dan pengambilan pakaian seragam. Sebelum tahun baru ajaran dimulai, pegawai sekolah akan melakukan rapat untuk menentukan proses belajar mengajar yaitu berupa jadwal piket, jadwal pelajaran, pembagian tugas, Pada periode tertentu siswa diharapkan melakukan pembayaran SPP dengan menggunakan kartu SPP, kemudian Tata Usaha akan menerima uang dan data pembayaran tersebut akan dimasukkan ke buku induk. Apabila siswa belum membayar SPP selama 2 bulan maka siswa akan mendapatkan surat peringatan berupa surat resmi yang diberikan kepada siswa dan SMS kepada orang tua. Pada periode harian Kepala Sekolah akan menerima laporan piket yang berupa absensi siswa atau guru dan keterlambatan siswa atau guru. Pada periode mingguan Kepala Sekolah akan merespon atau mengirimkan memo kepada guru – guru apabila terjadi adanya kesalahan, ketidak tertiban dan kelalaian dalam proses belajar mengajar. Dan pada periode tersebut wali kelas akan mengirimkan laporan nilai, hasil remedial, hasil proses belajar mengajar dan tingkah laku siswa.Pada periode semester Kepala sekolah akan menerima Rapor Bayangan
59
dan Rapor akhir yang akan diotorisasi kemudian akan dibagikan kepada siswa melalui wali kelas. 3.2.2
Rich Picture
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Informasi Administrasi
60
3.2.3
Event Table EVENT
INTERNAL AGENT
START WHEN
ACTIVITY
1.
Melakukan Registrasi
Admin
Pada saat user melakukan registrasi siswa.
- Menerima data calon siswa dan orang tua. - Menghubungi parents yang telah melakukan registrasi untuk. memberikan informasi sekolah Global Islamic School. - Mencetak data registrasi calon siswa ke setiap bagian sekolah
2.
Membuat kwitansi registrasi
Tata usaha
Pada saat parent dating membeli formulir
- Membuat kwitansi pembayaran formulir - Membuat Bukti Penerimaan Kas.
3.
Mengumumkan hasil ujian saringan masuk
Panitia rapat
Setelah dapat hasil dari rapat guru mengenai saringan masuk
- Menerima hasil rapat dari guru. - Membuat pengumuman hasil saringan masuk.
4.
Membuat buku induk siswa
Tata Usaha
Setelah mendapatkan pengumuman saringan masuk
- Mencocokan catatan daftar calon siswa dengan hasil saringan masuk. - Mencatat data siswa buku induk siswa
5.
Melakukan pembagian kelas
Tata usaha
Pada saat menerima hasil rapat awal semester
- Membagi siswa perkelas tiap tahun ajaran baru.
6.
Membuat Bukti Penerimaan Kas (BPK)
Tata usaha
Pada saat menerima kartu spp.
- Menerima kartu spp - Mengotorisasi kartu spp - Membuat laporan Bukti Penerimaan Kas. - Mencetak Bukti Penerimaan Kas - Memberikan Bukti Penerimaan Kas kepada kasir.
61 EVENT
INTERNAL AGENT
START WHEN
ACTIVITY
7.
Membuat laporan absensi
Guru piket
Pada setiap hari periode berjalan
- Membuat laporan absensi siswa dan guru - Meminta otorisasi kepala sekolah
8.
Melakukan daftar hadir siswa
Guru
Pada saat diberikan laporan absensi oleh guru piket
- Memeriksa laporan hadir siswa - Memberikan kepada wali kelas
9.
Membuat daftar nilai ujian dan tugas siswa
Guru
Pada saat menerima hasil ujian dan tugas dari siswa
- Memeriksa hasil ujian dan tugas setiap siswa. - Membuat daftar nilai setiap siswa per mata pelajaran.
10. Membuat ladger nilai siswa
Guru
Menerima daftar nilai dari guru
- Membuat ladger nilai siswa - Memberikan catatan prestasi siswa kepada kepala sekolah
11. Membuat rapot
Guru
Pada saat akhir semester
- Membuat laporan nilai siswa - Memeriksa laporan nilai siswa - Memberikan laporan nilai kepada kepala sekolah.
12. Mengotorisasi rapot
Kepala sekolah
Menerima rapot dari guru
- Mengotorisasi laporan nilai siswa - Memberikan rapot nilai kepada wali kelas
13. Distribusi rapot
Guru
Menerima otorisasi legalisir dari kepala sekolah
- Membagikan rapot kepada orang tua murid. - Menerimabukti pembayaran
Tabel 3.1 Event Table Berjalan Sistem Informasi Administrasi Global Islamic School
62
3.2.4
Workflow
ACTOR
ACTIVITY
parent
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Panitia rapat
22. 23. 24. 25. 26.
Calon siswa Tata Usaha
27. 28. 29. 30. 31.
Guru Tata usaha
32. 33. 34. 35.
Melakukan registrasi Melihat website Global Islamic School High School. Melakukan registrasi online. Menginput data calon siswa dan data wali atau orang tua. Mengupdate database calon siswa. Melakukan login. Melihat data calon siswa. Menghubungi parent yang telah melakukan registrasi memberikan informasi sekolah Global kepada orangtua. Mencetak data registrasi calon siswa Memberikan data registrasi calon siswa ke setiap unit sekolah. Menerima data registrasi calon siswa. Membuat catatan daftar calon siswa. Menyimpan daftar calon siswa. Membuat kwitansi registrasi Datang untuk observasi sekolah. Membayar formulir pendaftaran. Menerima pembayaran pendaftaran. Membuat kwitansi pembayaran formulir. Menerima kwitansi pembayaran formulir. Membuat Bukti Penerimaan Kas. Mencetak Bukti Penerimaan Kas. Memberikan Bukti Penerimaan Kas kepada bagian kasir. Mengumumkan hasil ujian saringan masuk Melakukan rapat test masuk calon siswa. Memberikan hasil evaluasi pada tata usaha. Membuat pengumuman hasil saringan masuk. Mencetak hasil saringan masuk. Menempelkan hasil saringan masuk pada papan pengumuman. Membuat buku induk siswa Melakukan daftar ulang Menerima pendaftaran ulang berdasarkan nomer formulir. Melihat hasil saringan masuk calon siswa. Mencatat calon siswa baru kedalam buku induk. Mencatat data siswa ke dalam buku klapper Melakukan pembagian kelas Melakukan rapat pembagian kelas siswa awal semester. Menerima hasil rapat pembagian kelas siswa tahun ajaran baru. Mencetak kelas siswa tahun ajaran baru. Mungumumkan kelas siswa tahun ajaran baru
Siswa
36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44.
Membuat Bukti Penerimaan Kas(BPK) Awal periode pembelajaran Menerima kartu SPP Melakukan pembayaran SPP. Memberikan kartu SPP . Menerima pembayaran SPP. Mengotorisasi kartu SPP. Membuat laporan Bukti Penerimaan Kas. Mencetak Bukti Penerimaan Kas Memberikan Bukti Penerimaan Kas kepada kasir secara periodik.
Komputer Admin
Tata Usaha Parent Tata Usaha Parent Tata Usaha
Tata Usaha
14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.
63 ACTOR Guru Guru Piket Kepala Sekolah Guru Piket Tata Usaha Komputer Tata Usaha
Guru
Guru
Komputer Guru Guru
Komputer Guru Siswa Guru
Kepala sekolah
Tata usaha
Guru
Parents Guru Parents
ACTIVITY Membuat laporan absensi 45. Melakukan absensi secara fingerprint 46. Membuat laporan absensi siswa. 47. Memberikan laporan absensi kepada kepala sekolah 48. Memeriksa laporan absensi. 49. Mengotorisasi laporan absensi. 50. Memberikan laporan kepada tata usaha 51. Menerima laporan absensi siswa. 52. Melihat absensi guru dari database absensi 53. Mencetak laporan absensi 54. Menyimpan data absensi. Melakukan daftar hadir siswa 55. Memeriksa daftar kehadiran siswa. 56. Membuat laporan daftar kehadiran siswa. 57. Menerima laporan daftar kehadiran siswa. 58. Membuat catatan prestasi siswa. 59. Memberikan catatan prestasi siswa kepada kepala sekolah. Membuat daftar nilai ujian dan tugas siswa 60. Mengevaluasi ujian dan tugas siswa 61. Memberikan nilai siswa 62. Membuat daftar nilai siswa 63. Menyimpan daftar nilai siswa 64. Mencetak daftar nilai siswa 65. Menyampaikan daftar nilai siswa ke wali kelas Membuat ledger nilai siswa 66. Menerima daftar nilai dari guru 67. Membuat ledger nilai siswa 68. Menyimpan ledger nilai siswa 69. Mencetak ledger nilai siswa 70. Menyampaikan ledger nilai siswa 71. Menerima ledger dari wali kelas Membuat rapot 72. Memeriksa ledger nilai siswa. 73. Membuat rapot siswa. 74. Memberikan rapor ke kepala sekolah Mengotorisasi rapot 75. Menerima rapot 76. Mengotorisasi rapot siswa. 77. Memberikan rapot kepada tata usaha 78. Tata usaha menerima rapot terotorisasi 79. Tata usaha memberikan cap sekolah pada rapot 80. Mencatat nilai rapot ke dalam buku induk 81. Memberikan rapot kepada wali kelas 82. Menerima rapot 83. Mengotorisasi rapot siswa 84. Menyimpan rapot untuk diserahkan ke orang tua murid . Distribusi rapot 85. Mengotorisasi daftar tamu 86. Memeriksa bukti pembayaran SPP 87. Membagikan rapot yang telah diotorisasi 88. Menerima rapot
Tabel 3.2 Workflow Berjalan Sistem Informasi Administrasi Global Islamic School
64
3.2.5
Overview Activity Diagram
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram
65
3.2.6
Interface
Gambar 3.4 Homepages Global Islamic School
Gambar 3.5 Registrasi Online Global Islamic School
66
Gambar 3.6 Galery Photo Global Islamic School
Gambar 3.7 Contact Us Global Islamic School
67
Gambar 3.8 News Global Islamic School
Gambar 3.9 Playgroup dan Preschool Global Islamic School
68
Gambar 3.10 Elementary School Global Islamic School
Gambar 3.11 Middle School Global Islamic School
69
Gambar 3.12 High School Global Islamic School
3.2.7
Database
1. Nama tabel
: Sekolah
Keterangan Tabel : Tabel untuk menyimpan informasi unit sekolah Primary Key
: Id_sekolah
NO Nama Field 1 Id_sekolah 2 Nm_sekolah
Tipe Data Int(15) Varchar(35)
Tabel 3.3 Database Sekolah
2. Nama tabel
: FrmPendaftaran
Keterangan Tabel : Tabel untuk menyimpan informasi calon peserta ujian saringan Primary Key
: KdForm
70
NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
Nama Field KdForm tahun_ajar unit_sekolah Nm_Calon Nm_panggilan Tmp_lahir Tgl_lahir Jenis_kelamin Alamat Agama Anak Saudara Asal_sekolah Alamat_sekolah STTB NmWali1 Tmp_Lahir_Wali1 Tgl_Lahir_Wali1 Agama_Wali1 Pendidikan_Wali1 Pekerjaan_Wali1 Alamat_Pekerjaan_Wali1 Telp_Wali1 Email_Wali1 NmWali2 Tmp_Lahir_Wali2 Tgl_Lahir_Wali2 Agama_Wali2 Pendidikan_Wali2 Pekerjaan_Wali2 Alamat_Pekerjaan_Wali2 Telp_Wali2 Email_Wali2
Tipe Data Varchar(15) YEAR(4) Varchar(4) Varchar(35) Varchar(15) Varchar(15) Date(15) Varchar(10) Text(50) Varchar(15) Int(5) Int(5) Varchar(20) Text(50) Varchar(35) Varchar(35) Varchar(15) Date(15) Varchar(15) Varchar(15) Varchar(25) Text(50) Varchar(20) Varchar(35) Varchar(35) Varchar(15) Date(15) Varchar(20) Varchar(15) Varchar(25) Text(50) Varchar(20) Varchar(35)
Tabel 3.4 Database Form Pendaftaran
71
3. Nama tabel
: News
Keterangan Tabel : Tabel untuk menyimpan informasi berita Primary Key NO 1 2 3 4 5
: IdNews Nama Field IdNews Tema_berita Isi_berita Tgl_berita Photo
Tipe Data Int(15) YEAR(4) Varchar(4) Varchar(35) Varchar(50)
Tabel 3.5 Database News
4. Nama tabel
: Informasi
Keterangan Tabel : Tabel untuk menyimpan informasi yang terkait dengan website. Primary Key
: IdInfo,
Foregin Key
: NoPengajar, id_sekolah
NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Nama Field IdInfo Id_sekolah Nm_sekolah NoPengajar Nm_guru Tema Tgl Isi_Sambutan Photo
Tipe Data Int(15) Varchar(15) Varchar(35) Varchar(15) Varchar(35) Varchar(20) Date(15) Text(100) BLOB(40)
Tabel 3.6 Database Informasi
5. Nama tabel
: Pengajar
Keterangan Tabel : Tabel untuk menyimpan informasi Tenaga Pengajar Primary Key
: NoPengajar
72
NO 1 2 3 4
Nama Field NoPengajar Nama_guru Graduated Subject
Tipe Data Int(15) Varchar(35) Varchar(20) Varchar(35)
Tabel 3.7 Database Pengajar
6. Nama tabel
: Gallery
Keterangan Tabel : Tabel untuk menyimpan informasi gallery photo Primary Key NO 1 2 3 4
: Id_Photo Nama Field Id_Photo Album Nm_photo Photo
Tipe Data Int(10) Varchar(15) Varchar(35) Varchar(50)
Tabel 3.8 Database Gallery
7. Nama tabel
: Alumni
Keterangan Tabel : Tabel untuk menyimpan informasi Alumni Primary Key NO 1 2 3 4 5
: Id_Photo Nama Field Id_alumni Tahun Keterangan Photo Kategori
Tipe Data Int(15) YEAR(10) Varchar(35) Varchar(50) Varchar(20)
Tabel 3.9 Database Form Pendaftaran
73
3.3
Analisis Kompetitor 3.3.1 Kompetitor pada Administrasi Sekolah Yayasan Waqaf Al-Muhajirien Jakapermai. SMU Islam Al Azhar 4 Bekasi berdiri pada tahun 1995 atas kerjasama yayasan pendidikan islam Jakapermai dengan yayasan pesantren islam al-azhar berdasarkan SK Kepala kantor departemen pendidikan dan kebudayaan propinsi jawa barat nomor 276/I.02?Kep/OT/1995 dipimpin oleh bapak Santoso sebagai Kepala Sekolah yang pertama. Yayasan Pendidikan Islam (YPI) yang sejak Januari 2002 dirubah menjadi “Yayasan Waqaf (YW) Almuhajirien Jakapermai” – selanjutnya disebut “Yayasan”. Didirikan pada tanggal 9 Agustus 1985 di Bekasi di hadapan Notaris Soedirja SH (Alm) oleh tujuh otrang Pengurus dan Anggota yang ditunjuk oleh “Majelis Ta’lim Al-Muhajirien Jakapermai”, Bekasi. Dikarenakan Belum berdirinya gedung SMU Islam Al-Azhar 4, maka kegiatan belajar mengajar dilaksanakan di gedung SLTP Islam Al-Azhar 6 Jakapermai yang bertempat di jalan Cendana Dua Jakapermai, Bekasi Selatan. Angkatan pertama berjumlah 79 orang dan 34 persen merupakan lulusan dari SLTP Islam Al-Azhar 6 Jakapermai. Angkatan pertama ini mendapatkan pengajaran dari 15 guru, seorang tenaga tata usaha dan beberapa tugas kebersihan. Pada tahun ajaran 1996/1997, maka lokasi pengajaran berpindah ke lokasi gedung SDI Al-Azhar Kemang Pratama sampai akhirnya menempati gedungnya sendiri satu tahun kemudian pada tahun 1997/1998. Berdasarkan SK yayasan pendidikan, yayasan pendidikan Al-Azhar bagian pendidikan nomor
74
22/YPI/Pend./1998 tertanggal 6 Maret, terjadi perubahan nama sekolah ini menjadi SMU Islam Al-Azhar 4 Bekasi.
Gambar 3.13 Login Sistem SMUI Al-Azhar 4
Gambar 3.14 Logout Sistem SMUI Al-Azhar 4
75
Gambar 3.15 Menu Sambutan Sistem SMUI Al-Azhar 4
Gambar 3.16 Menu Aplikasi Sistem SMUI Al-Azhar 4
76
Gambar 3.17 Menu Pilih Kepala Sekolah SMUI Al-Azhar 4
Gambar 3.18 List SPP SMUI Al-Azhar 4
77
Gambar 3.19 Form Pendaftaran Siswa SMUI Al-Azhar 4
Gambar 3.20 Tampilan SPPK SMUI Al-Azhar 4
78
Gambar 3.21 List Siswa SMUI Al-Azhar 4
Gambar 3.22 Laporan rincian tagihan Siswa Perkelas SMUI Al-Azhar 4
79
Dari gambar – gambar diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Administrasi Sekolah Islam Al – Azhar 4 Kemang Pratama telah berjalan secara maksimal namun masih ada kekurangan – kekurangan yang berbentuk seperti belum terintegrasinya sistem tersebut terhadap yayasan atau kantor pusat dan web tersebut hanya bisa dilihat dari pihak internal seperti admin, guru dan kepala sekolah. 3.3.2 Kompetitor pada sekolah Bakti Mulya 400 SMA Bakti Mulya 400 didirikan pada tahun 1999. Sekolah Bakti mulya 400 ini terdiri atas tiga lantai dengan dilengkapi sarana pembelajaran Lab IPA (Kimia, Fisika, Biologi), Lab Bahasa, Lab Komputer, Lab Elektronika, Lab Tata Busana, Perpustakaan, Green House, Studio Musik, Lapangan Olah Raga indooroutdoor, Mushalla, Kantin, Ruang Kelas ber-AC, dan sarana penunjang lainnya.
Tahun 2002, SMA Bakti Mulya 400 khususnya dan sekolah-sekolah Bakti Mulya 400 umumnya telah mengembangkan penerapan teknologi informasi melalui sistem sekolah On-line sehingga para orang tua dapat mengikuti perkembangan/kemajuan prestasi putra-putrinya.
Tahun 2004, Sekolah yang terletak di Pondok Pinang Jakarta Selatan ini telah ditunjuk sebagai Science Center Mata Pelajaran Bahasa Inggris oleh Dinas Pendidikan Menengah dan Tinggi Subdis SMA. Penunjukkan ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas pembelajaran Bahasa Inggris pada sekolah menengah atas di wilayah Provinsi DKI Jakarta Raya. Pada tahun itu juga Bakti Mulya 400
80
diakreditasi oleh Badan Akreditasi Sekolah (BAS) Dikmenti Provinsi DKI Jakarta dan mendapatkan penilaian "A".
Di samping perkembangan prestasi akademik dan non akademik yang terus meningkat, untuk menghadapi globalisasi pendidikan, SMA Bakti Mulya 400 mulai pada tahun pelajaran 2006/2007, membuka kelas Internasional " International Foundation Programme" pada kelas dua belas (III) yang bekerjasama dengan PT Imperial Education Indonesia. Dan pada tahun pelajaran 2008/2009, SMA Bakti Mulya 400 akan menerapkan Sistem Kredit Semester (SKS) yang merupakan inti dari Sekolah Kategori Mandiri (SKM).
Gambar 3.23 Virtual Kelas Login SMA Bakti Mulya 400
81
Gambar 3.24 PSB Online SMA Bakti Mulya 400
Gambar 3.25 Formulir Online SMA Bakti Mulya 400
82
Gambar 3.26 Pengumuman Seleksi SMA Bakti Mulya 400
Gambar 3.27 Informasi Sekolah SMA Bakti Mulya 400
83
3.3.3 Hasil perbandingan antara kompetitor. NAMA SEKOLAH SMA Global Islamic School
FUNGSI YANG DIMILIKI 1. Informasi Sekolah 2. Registrasi online 3. Profile sekolah 4. Berita 5. Gallery Gambar/ Foto 6. Agenda 7. Informasi guru 8. Informasi penghargaan siswa. 9. Informasi Alumni. 10. Layanan informasi.
KELEBIHAN 1.
2.
3.
4.
5.
SMA ALAZHAR 4 KEMANG PRATAMA
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Sambutan Daftar tagihan Mutasi transaksi Riwayat Siswa Kelas Biaya masuk SPP Discount Printer Hak Akses Form pendataan guru, karyawan dan orang tua
1.
2.
3. 4.
5.
6.
7.
KEKURANGAN
Memberikan informasi prestasi sekolah. Memberikan informasi penghargaan siswa. Memberikan informasi agenda sekolah. Memberikan pelayanan registrasi secara online. Memberikan layanan pertanyaan. informasi.
1.
Memiliki sistem administrasi dengan yayasan. Memiliki informasi keuangan siswa. memiliki hak akses. Memiliki informasi kelas siswa Memiliki data informasi siswa Memiliki data informasi guru Memiliki form pendaftaran siswa.
1.Tidak terintegrasinya dengan sekolah 2.Hanya dapat diakses secara intranet. 3.Hanya dapat diakses oleh admin
2.
3.
Memiliki web statis. Tidak memiliki hak akses kepada karyawan atau siswa. Update website hanya dilakukan pada saat ada kegiatan baru.
84 NAMA SEKOLAH SMA Bakti Mulya 400
FUNGSI YANG DIMILIKI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Informasi Sekolah Informasi Pengajar Formulir Pendaftaran Pengumuman Hasil Seleksi Hubungi Kami Ubah Password Profile Siswa Informasi Hasil test Informasi Perkembangan siswa
KELEBIHAN 1.
2.
Memiliki kelas virtual yang merupakan web akses untuk melihat profile siswa, hasil test, dan informasi perkembanga n siswa. Memiliki PSB online.
KEKURANGAN 1.
2.
Web site jarang di update. Website tidak digunakan oleh siswa sekolah karena kurang sosialisasi dari sekolah itu sendiri.
Tabel 3.10 Perbandingan Kompetitor
3.4
Rumusan Masalah
Masalah yang dihadapi oleh Global Islamic School adalah pada sistem administrasi sekolah : 1. Websitenya sudah dinamis tapi belum ada interaksi. 2. Belum adanya hak akses untuk guru,kepala sekolah, tata usaha dan siswanya. 3. Update website hanya dilakukan pada saat kegiatan baru dimulai.
85
3.5
Alternatif Pemecahan Masalah Dilihat dari masalah yang terdapat pada sistem administrasi Global Islamic
School, diperlukan sebuah sistem yang dinamis yang dapat membantu mempermudah guru dan tata usaha dalam melakukan pencetakan leger nilai, spp, dan absensi. Website yang diusulkan, dapat terhubung dengan jaringan komputer yang ada pada gedung Global Islamic School. Dengan adanya On-line chat akan mempermudah para orangtua murid untuk mendapatkan informasi pendaftaran siswa baru secara real-time. Kami membuat website lebih dinamis dan interaktif agar Admin, Guru, Kepala Sekolah, Tata Usaha, Parents, dan Siswa dapat meningkatkan pengawasan dan efektivitas para siswa dalam proses belajar mengajar.
