66
BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN
3.1 Latar Belakang Perusahaan 3.1.1 Sejarah PT. Sinar Mutiara Indah Perusahaan konstruksi CV Sinar M utiara (SM I) didirikan pada tahun 1970, dengan tujuan utama mendukung pengembangan infrastruktur dan menangani berbagai pekerjaan konstruksi umum. Pada awalnya SM I mengambil spesialisasi pembangunan SPBU, dermaga, depot BBM /LPG dan pipanisasi. Saat ini SM I juga telah memiliki pengalaman luas dalam perihal pengembangan fasilitas publik, perumahan serta perhotelan. Seiring dengan pertumbuhan dan perluasan usaha, pada tahun 1984, CV. Sinar M utiara berubah nama menjadi PT. Sinar M utiara Indah. 3.1.2 Visi dan Misi PT. Sinar Mutiara Indah Visi : Berusaha menjadi kontraktor yang terbaik penuh tanggung jawab dan terpercaya di Indonesia dalam bidang konstruksi dan teknis. M isi : Kami percaya serta mempraktekan proses belajar dan perbaikan yang berkesinambungan dalam mencapai visi perusahaan dengan melakukan halhal sebagai berikut :
M elakukan “Benchmarking” untuk menjadi lebih baik dari yang terbaik.
67
M ematok standar internasional untuk diberlakukan dalam perusahaan dan organisasi kami.
Selalu berusaha mematuhi peraturan dan memunuhi standar yang ditetapkan pelanggan, pemerintah serta pihak berwenang lain.
Selalu melayani dan mendedikasikan yang terbaik bagi semua pelanggan kami.
M enghargai semua staf dan pekerja kami.
M enjadi perusahaan yang ramah lingkungan.
3.2 S truktur Organisasi PT. Sinar Mutiara Indah
Gambar 3.1 Struktu r Organisasi PT. Sinar Mutiara Indah
68
3.3 Tugas dan Tanggungjawab dalam Organisasi PT. S inar Mutiara Indah Tugas dan Tanggungjawab : 1.
Direktur Utama, Direktur :
M enjaga organisasi dan melakukan pengembangan atau perbaikanperbaikan, baik secara market (bisnis), maupun secara sistem internal organisasi.
M emberikan dukungan yang dibutuhkan oleh organisasi dalam mencapai poin pertama tersebut diatas.
2.
MR :
M emastikan dan memelihara sistem manajemen mutu dan k3 selalu update dan diimplementasikan diseluruh level terkait.
3.
Kepala Divisi :
M emonitor dan mensupervisi kegiatan di divisi yang dipimpinnya, baik
yang
terkait
dengan
kegiatan
proyek-proyek
maupun
operasional di kantor.
M emonitor atau mengkontrol kemajuan (progress) serta mutu hasil pekerjaan proyek.
M engejar target pendapatan melalui pendapatan proyek-proyek baru, penjualan, customer service, dsb. yang terkait.
4.
Sebagai jembatan komunikasi bawahan ke upper manager.
Sekretaris :
M elakukan surat-menyurat dan korespondensi.
M elakukan pengurusan ketatausahaan dan administrasi umum.
69
M endukung dan membantu administrasi divisi lain sesuai kebutuhan atau penugasan dari atasan.
5.
Finance :
M engerjakan perincian biaya proyek total (per proyek).
M enyusun, membuat voucher pembayaran, pembelian, maupun tagihan ke customer.
M encairkan kas kecil sesuai perincian biaya proyek untuk pengeluaran yang makan, lembur, dsb.
6.
Purchasing :
M elayani pembelian barang atau material sesuai yang diminta oleh requester, baik secara spesifikasi (nama & jenis item), maupun jumlah (quantity).
Sourching dan melakukan perbandingan harga untuk barang-barang permintaan jika diperlukan.
M embuat pembukaan PO ke supplier terpilih tidak terlambat sehingga menyebabkan keterlambatan dari requester.
7.
M engadakan penilaian maupun evaluasi supplier atau subkontraktor.
Estimator :
M enghitung atau mengestimasi biaya untuk penawaran proyek ke customer.
Jika diperlukan membantu memeriksa order material atau barangbarang yang diperlukan atau diminta proyek (secara spesifikasi atau quantity).
70
M embantu penyusunan time schedule proyek (hanya secara estimasi atau outline).
8.
Drafter :
M enggambar gambar-gambar untuk tender maupun keperluan proyek sesuai dengan spesifikasi atau gambar desain yang telah ditetapkan atau diinginkan owner.
M enggambar revisi-revisi gambar proyek maupun as-built drawings proyek.
M elaporkan atau mengkomunikasikan kepada atasan jika ada hal-hal yang meragukan dalam pembuatan gambar.
9.
Project Support :
M endukung atau membantu kebutuhan pelaksana proyek terutama yang terkait dengan komunikasi atau koordinasi (internal maupun eksternal) dan administrasi atau dokumentasi proyek.
Perampungan berita acara maupun report-report proyek.
Komunikasi dengan customer, purchasing maupun supplier untuk penyediaan barang atau material untuk pelaksanaan proyek.
10. Pelaksana :
M elakukan koordinasi dengan pihak-pihak terkait (misalnya dengan pihak customer atau owner, purchasing, dsb.) untuk segala persiapan maupun pelaksanaan proyek (termasuk survei, pelaksanaan testes,dsb.)
71
M embantu penyusunan time schedule proyek dan monitoring schedule proyek mengacu kepada time schedule proyek tersebut.
M empelajari dokumen-dokumen terkait dengan pelaksanaan proyek (gambar, time schedule, dsb.) agar proyek dapat berjalan lancar dengan hasil yang baik.
M erencanakan rencana kerja dan mengkomunikasikan/ melaporkan/ melakukan koordinasi dengan Ka. Div, mandor proyek, officer lain yang terkait.
11. Warehouse :
M enyimpan barang-barang stok ( material/ bahan), maupun peralatan di gudang dengan baik dan teridentifikasi
Pencatatan keluar masuknya barang dari/ ke gudang (pencatatan kartu stok).
M elakukan stock opname regular.
12. HRD & GA :
Penyediaan karyawan PT. SM I sesuai kebutuhan perusahaan.
M engadakan serta mengkoordinasikan training atau pelatihan, baik internal maupun eksternal untuk peningkatan sumber daya manusia perusahaan.
Koordinasi acara atau kegiatan sosial yang termasuk dalam urusanurusan umum (general Affair) perusahaan.
72
3.4 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan 3.4.1 Proses Penawaran
Gambar 3.2 Proses Penawaran yang Sedang Berjalan
73
Keterangan : 1. Kepala divisi menerima permintaan dari customer berupa kebutuhan, spesifikasi umum, standarisasi dari proyek yang akan ditawarkan. 2. Staf admin akan membuat surat mengenai proyek tersebut kemudian dibagikan kepada bagian estimator, drafter, dan purchasing. 3. Staf estimator melakukan perhitungan estimasi rencana anggaran biaya bangunan pada proyek tersebut dan membuat surat penawaran untuk customer. 4. Staf drafter membuat rancangan gambar bangunan dari proyek tersebut sebagai dasar untuk melakukan estimasi. 5. Bagian purchasing akan memeriksa harga terbaru material yang dibutuhkan oleh staf estimator untuk menghitung estimasi pada supplier. 6. Bagian warehouse akan memeriksa stok material yang masih ada digudang. 7. Setelah semua bagian menyelesaikan tugasnya, maka kepala divisi akan melakukan review terhadap hasil pekerjaan tersebut dan jika telah sesuai dan benar maka staf admin akan menyusun dokumen penawaran untuk diberikan kepada customer. 8. Kepala divisi melakukan negosiasi kepada customer atau jika dalam bentuk tender maka kepala divisi akan mengirimkan dokumen penawaran pada perusahaan yang menyelenggarakan tender tersebut. 9. Jika dokumen penawaran yang diajukan diterima, maka perusahaan akan menerima surat kontrak dari customer. 10. Jika dokumen penawaran yang diajukan ditolak, maka proyek batal.
74
3.4.2 Proses Estimasi Rencana Anggaran Biaya Konstruksi
Gambar 3.3 Proses Estimasi Rencana Anggaran Biaya Konstruksi yang Sedang Berjalan
75
Keterangan : 1. Sebelum melakukan proses estimasi, bagian estimasi akan melakukan rapat teknis untuk membahas tentang kebutuhan, spesifikasi umum, standarisasi dari proyek yang akan diestimasikan. 2. Estimator membuat rincian pekerjaan yang dibutuhkan untuk membangun proyek tersebut serta menghitung volumenya dari gambar bestek yang diberikan oleh permintaan penawaran dari customer atau dari bagian drafter. 3. Estimator meminta daftar harga satuan tenaga kerja dan material yang terbaru dari bagian purchasing demi mendapatkan keakuratan data. 4. Estimator membuat harga satuan pekerjaan untuk masing-masing pekerjaan yang terdapat pada rincian pekerjaan menggunakan analisa tenaga kerja dan material yang ada serta daftar harga satuan tenaga kerja dan material. 5. Estimator menyusun rencana anggaran biaya konstruksi bangunan dengan menghitung hasil kali harga satuan pekerjaan dengan volume pekerjaan yang bersangkutan, kemudian hasil yang didapat dari masing-masing pekerjaan akan dijumlahkan untuk mendapatkan total rencana anggaran biaya.
76
3.5 Analisa Kebutuhan User Berikut ini adalah hasil analisa kebutuhan user berdasarkan hasil wawancara dengan pihak PT. Sinar M utiara Indah yang dapat dilihat di Hasil Wawancara – I User Requirements (Lampiran 1, L1) dan Hasil Wawancara - II User Requirements (Lampiran 2, L3), yaitu: i.
User menginginkan database yang terstruktur yang memuat informasiinformasi yang mendukung proses estimasi.
ii.
Informasi- informasi yang dibutuhkan dalam proses estimasi, yaitu:
M aterial Semua material yang digunakan dalam proses konstruksi bangunan.
Peralatan Semua peralatan yang digunakan dalam proses konstruksi bangunan khususnya peralatan yang di sewa dari pihak lain.
Tenaga Kerja Semua tenaga kerja yang dipekerjakan dalam proses konstruksi bangunan.
Overhead Semua informasi overhead yang diperlukan dalam proses konstruksi.
Analisa material dan tenaga kerja Semua analisa material dan tenaga kerja yang digunakan dalam proses estimasi.
77
Pekerjaan Semua informasi pekerjaan yang dilakukan dalam proses konstruksi bangunan.
Pendataan Proyek Semua informasi proyek yang di estimasi oleh PT. Sinar M utiara Indah.
iii.
Transaksi yang dibutuhkan dalam proses estimasi, yaitu : 1) Data entry
M emasukan data material.
M emasukan data peralatan.
M emasukan data tenaga kerja.
M emasukan data analisa material.
M emasukan data analisa tenaga kerja.
M emasukan informasi umum pekerjaan yang akan dilakukan saat proses konstruksi.
M enentukan analisa yang digunakan dalam pekerjaan yang akan dilakukan saat proses konstruksi.
M enentukan kebutuhan material yang dibutuhkan dalam pekerjaan saat proses konstruksi.
M enentukan kebutuhan peralatan yang dibutuhkan dalam pekerjaan saat proses konstruksi.
M enentukan kebutuhan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam pekerjaan saat proses konstruksi.
78
M enentukan kebutuhan overhead yang dibutuhkan dalam pekerjaan saat proses konstruksi.
M enentukan harga yang digunakan dalam rencana anggaran biaya konstruksi bangunan.
2) Data update/delete
M engubah data material.
M engubah data peralatan.
M engubah data tenaga kerja.
M engubah data analisa.
M engubah dan menghapus informasi pekerjaan.
M engubah informasi proyek.
3) Data query
M encetak surat penawaran untuk customer.
M encetak laporan rencana anggaran biaya untuk perusahaan.
M encetak laporan kebutuhan berdasarkan material, peralatan, tenaga kerja dan overhead.
M elakukan pencarian terhadap material yang akan digunakan.
M elakukan pencarian terhadap peralatan yang akan digunakan.
M elakukan pencarian terhadap tenaga kerja yang akan digunakan.
M elakukan pencarian terhadap analisa yang akan digunakan.
79
3.6 Permasalahan yang Dihadapi M asalah yang paling kritis yang sedang dihadapi, yaitu : i. Perusahaan belum memiliki database yang terstruktur untuk mendukung proses estimasi. ii. Proses estimasi rencana anggaran biaya konstruksi bangunan masih bersifat manual sehingga proses perkerjaan menjadi lambat. iii. Pembuatan laporan rencana anggaran biaya untuk perusahaan yang dapat dan juga surat penawaran untuk customer masih bersifat manual sehingga kurang efisien.
3.7 Usulan Pemecahan Masalah M elihat berbagai masalah yang dihadapi oleh perusahaan dan berdasarkan analisa kebutuhan user yang diperoleh, maka berikut usulan pemecahan masalah, yaitu : 1. Dirancang suatu database terstruktur yang mampu memberikan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan perhitungan estimasi rencana anggaran biaya konstruksi bangunan. 2. Dirancang suatu aplikasi basis data berbasis desktop yang dapat mempercepat proses estimasi rencana anggaran konstruksi bangunan. 3. Dirancang suatu
aplikasi basis
data berbasis desktop yang dapat
mempermudah dalam menghasilkan laporan rencana anggaran biaya untuk perusahaan, daftar kebutuhan maupun surat penawaran untuk customer.
