BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Sejarah Organisasi PT. Jabatex 3.1.1
Profile PT Jabatex merupakan produsen tekstil dengan kualitas utama yang
melayani baik pasar domestik maupun internasional. Dengan pengalaman selama tiga dekade lebih serta tujuan yang mantap untuk menjadi yang terbaik, telah menempatkan Jabatex sebagai salah satu produsen tekstil terbesar di Indonesia. PT Jabatex telah membangun reputasi yang gemilang diantara para pelanggannya dan masyarakat luas, baik untuk kualitas maupun kepercayaan. Hal ini telah kami capai melalui pengalaman, keahlian dan keterampilan dari tenaga kerja serta komitmen yang tinggi dari kami untuk menghasilkan produk yang terbaik. Jabatex berawal dari perindustrian rakyat yang didirikan oleh Bapak Effendi Gunawan dimulai pada tahun 1964. Pada saat itu hanya digunakan satu mesin rajut dengan volume produksi 50 kg per hari. Satu tahun sesudah beroperasi perusahaan menambah mesin rajutnya menjadi 6 unit. Dari satu mesin rajut menjadi suatu usaha tekstil yang maju dan sukses. Setelah 5 tahun berdiri, pada tahun 1969 perusahaan telah mengoperasikan 30 mesin rajut dan 20 mesin jahit dan telah memperluas bidang usaha ke bidang pencelupan. Dan sejak itu perusahaan telah berkembang menjadi industri kecil. Dengan misi dan visi serta dukungan pengalaman di bidang tekstil maka pada tahun 1975 Bapak Effendi Gunawan secara resmi mendirikan PT Jabatex di Pasar Kemis, Tangerang, yang 45
46 membuka peluang untuk memperluas bidang operaasinya yaitu perajutan (knitting), pencelupan (dyeing) dan penyempurnaan (finishing). Untuk menjamin kelancaran pasokan bahan baku benang, maka tahun 1989 Jabatex Group mendirikan pemintalan benang di Cikupa, Tangerang. Dengan nama PT. Djoni Textindo, yang memiliki 33.600 mata pintal. Seiring dengan perkembangan usaha kemudian PT. Jabatex melakukan relokasi dan ekspansi untuk divisi pencelupan dan penyempurnaan di Kalisabi, Cibodas, Tangerang, dengan total kapasitas produksi 24.000 ton per tahun. Pada tahun yang sama didirikan pabrik pemintalan benang kedua dengan nama PT. Gunawan Textindo, juga di Cikupa, Tangerang. Dengan kapasitas 38.400 mata pintal. Produk benang dari kedua pabrik telah memenuhi kualitas standard internasional, hal ini dapat dilihat bahwa pertumbuhan ekspor yang semakin meningkat hingga mencapai 60% dari total produksi. . Situasi ini mendorong Jabatex Group mendirikan pabrik pemintalan yang ketiga pada tahun 1996 dengan nama PT. Effendi Textindo berkapasitas 36.480 mata pintal. Jabatex Group saat ini memiliki kapasitas gabungan sebesar 108.480 mata pintal dengan menghasilkan 75.000 bale benang Combed dan 14.400 bale benang Carded per tahun. Produksinya meliputi benang Combed Ne 20’S, Ne 30’S, Ne 32’S dan Ne 40’S serta benang Carded Ne 20’S, Ne 30’S, Ne 32’S dan Ne 40’S. Sebagai langkah untuk mengatasi global market, tahun 1996 Jabatex Group mendirikan perusahaan perdagangan kapas yang berlokasi di Jakarta dengan nama PT. Indra Textindo.
47 Visi Jabatex untuk bertumbuh menjadi besar menjadi filosofi bisnisnya untuk memaksimalkan efisiensi dan sumber daya di dalam group. Filosofi ini membuat Jabatex berdiri sampai saat ini; eksportir sampai ke seluruh dunia khususnya Jepang, Hongkong, China, Eropa dan Amerika Serikat, dengan fasilitas tiga produksi utama dan ribuan karyawan.
3.1.2
Produk 3.1.2.1 Pabrik Perajutan Jabatex Jabatex telah memiliki pengalaman lebih dari 30 tahun dibidang perajutan, pencelupan dan penyelesaian. Dengan kapasitas mesin rajut lebih dari 600 unit yang menghasilkan kain rajut sebesar 24.000 ton per tahun, maka PT. Jabatex merupakan salah satu produsen kain rajut yang terbesar di dunia khususnya di Asia Tenggara. Dengan jumlah mesin yang sangat beragam, PT. Jabatex dapat memenuhi berbagai macam jenis dan spesifikasi kain yang dibutuhkan oleh pasar domestik dan tradisional. Mesin perajutan dari tipe konvensional dan automatic yang beroperasi 24 jam dalam jumlah besar per harinya, merupakan bukti pertumbuhan PT.Jabatex dari sejak didirikan. Adapun produktivitas,
keunggulan pengalaman
comparative dan
PT.Jabatex
keragaman
juga
selain
segi
terjaminnya
kelangsungan pasokan bahan baku benang dari group sendiri yang terintegrasi dalm bisnis tekstil, sehingga dalam menghadapi gejolak perubahan
situasi
global
dan
moneter,
PT.
Jabatex
dapat
48 mempertahankan komitmennya sebagai supplier garment yang dapat diandalkan. Berlokasi di Jl. Raya Pasar Kemis Tangerang dengan area seluas 17 ha. Di dalam lokasi ini juga tersedia fasilitas asrama, kantin, poliklinik, mushola dan sarana olah raga untuk kesejahteraan karyawan. Pabrik ini menyerap 1000 orang tenaga kerja dan juga berbagai jenis mesin antara lain: Mesin Circular Knitting untuk Single Jersey, Interlock, RIB, Stripper dan flat knitt dengan variasi gauge, diameter dan tipe yang terbaru.
3.1.2.2 Pabrik Pencelupan dan Penyempurnaan Jabatex Dari mesin perajutan, material kain Jabatex dikirim untuk proses pencelupan dan penyempurnaan sebelum dikirim ke customer. Kain Jabatex dijual di banyak pasar di seluruh dunia dengan harga yang bersaing karena design dan daya tahan lama nya. Berlokasi di Jl. Kali Sabi Desa Cibodas, Tangerang dengan area seluas 20 ha, dimana pada lokasi tersebut cukup strategis dengan sumber air yang sangat dibutuhkan untuk proses pencelupan serta dilengkapi dengan istem pengolahan limbah yang terpadu, sehingga pabrik ini dapat berproduksi sepanjang waktu. Pabrik ini mempunyai kapasitas produksi sebesar 24.000 ton per tahun dan menyerap 1000 orang tenaga kerja yang cukup berpengalaman. Fasilitas mesin produksi yang dimiliki antara lain: o
Mesin Pre-treatment
49 -
Mercerizing
-
Gas singing dan Scouring Bleaching
o Mesin pencelupan benang dan kain untuk Cotton, TC, CVC, TR, Polyester, Rayon dan Acrylic o Mesin Finishing Fleece, Stantering, Weiss Calender, Wet Calender, Opened Pabrik ini juga memiliki mesin dengan teknologi tinggi yang cukup dikenal di dunia tekstil seperti Sando, Monfort, Nissen dan Hisaka.Dengan ditunjang peralatan laboratorium, PT. Jabatex dapat melaksanakan proses Quality Control yang ketat dan penguasaan teknologi dibidang pencelupan serta dengan tenaga kerja yang berpengalaman. PT. Jabatex juga melakukan riset dan pengembangan untuk meningkatkan kualitas dan ragam kain rajut.
Tekstur dari kain Jabatex yang berwarna-warni ini dikembangkan di studio design berkomputerisasi yang menghasilkan ribuan design tiap tahunnya. Design ini dibuat berdasarkan pada feedback pelanggan dari kantor agen internasional dan dikerjakan dengan sentuhan kreatif dari para designer. Hasil dari para designer ini disesuaikan dengan pemrosesan komputer yang akan menghasilkan produk perajutan yang sangat indah sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pelanggan. Hasil akhir Jabatex, harganya terjangkau, tahan lama, dengan kain katun yang nyaman untuk kaos atasan sampai rok bawahan dan juga sampai pakaian olah raga yang digunakan banyak rumah mode terkenal di internasional.
50 Keunggulan dari produk Jabatex tidak hanya dari kualitas dan designnya tetapi juga terletak pada tiap komponen produksi, dari benang sampai akhirnya menjadi kain yang di ekspor ke klien di berbagai macam negara. Hal ini bagi Jabatex berarti Jabatex telah melakukan bagiannya dalam berperan mendukung Indonesia dan membantu negara untuk tidak selalu bergantung pada produk impor.
3.1.3
Pemasaran Sebagai industri tekstil yang terpadu, Jabatex Group telah berhasil
memperluas jaringan pemasarannya untuk kebutuhan pasar domestik dan pasar internasional. Hasil produksi kain rajut PT. Jabatex yang disupply di pasar domestik kepada industri pakaian jadi, telah menghasilkan produk-produk yang berkualitas dengan merk dagang yang cukup dikenal masyarakat luas. Pengakuan internasional terhadap tingginya kualitas produk Jabatex Group, membuka peluang yang sangat besar untuk pasar internasional. Pada tahun 1996, 50% dari total penjualan Jabatex Group ditujukan untuk pasar internasional antara lain Amerika Serikat, Eropa, dan negara Asia lainnya. Dari total ekspor tersebut, 70% berupa benang, 10% berupa kain dan sisanya berupa pakaian jadi. Saat ini Jabatex Group telah menguasai sekitar 40% total ekspor benang dari Indonesia ke negara Jepang. Hal ini membuktikan bahwa hasil produk bengan Jabatex Group berkualitas tinggi. Perusahaan juga menikmati 30% bagian dari pasar terbesar Indonesia, Jakarta. Produk kain akhir, 90% telah ditargetkan untuk perusahaan ekspor domestik sebagaimana produk yang sangat competitive.
51 3.1.4
Sumber Daya Manusia Sejalan dengan pertumbuhan perusahaan, timbul kebutuhan akan tenaga
kerja yang besar. Dengan 6000 karyawan saat ini, lebih dari 100 orang adalah manajer profesional. Pelatihan intern dan ekstern yang intensif serta pendidikan, merupakan bagian dari Program Pengembangan Sumber Daya Manusia. Pelatihan ini juga diselenggarakan untuk calon-calon terpilih pada Pemintalan Benang KONDO COTTON SPINNING MILL DI Nagoya, Jepang. Dalam komplek pabrik-pabrik disediakan 7 bangunan asrama untuk tempat tingal para pekerja. Dua untuk pekerja laki-laki dan lima untuk pekerja Wanita dan secara keseluruhan dapat menampung 1500 orang. Dalam area seluas 6 ha ini terdapat sebuah lapangan sepakbola, tenis, bola volley, dan ruang karaoke serta kantin. Selain itu juga disediakan pelatihan olah raga.
3.1.5
Pertumbuhan dan Perkembangan Perkembangan di masa mendatang, Jabatex Group telah menyiapkan
lahan untuk perluasan pabrik pemintalan benang dengan penambahan kapasitas sebesar 120.000 mata pintal dengan memproduksi sebagian benang Combed Ne 50’S dan Ne 60’S. Dibidang perajutan, Jabatex Group memproyeksikan produksi kain rajut secara bertahap akan mencapai 3000 ton per bulan. Untuk mengantisipasi Pasar Global dan tuntunan kualitas produk yang semakin tinggi, maka Jabatex Group akan memperluas bidang produksinya berupa produk kain rajut 60’S, 80’S, Yarn Mercerized dan Top Dye.
52 Selalu membangun ke masa depan, Jabatex menargetkan untuk meningkatkan tingkat pertumbuhan tahunan dengan memproduksi produk bernilai tinggi, memfokuskan pada peningkatan kemampuan dan pelatihan karyawan dan dengan mengatur kekuatan integrasi dan produksi yang sinergik.
53 3.2
Struktur Organisasi PT. Jabatex
RUPS
Komisaris
Dewan Direksi
General Manager
Manajer Administrasi dan Keuangan
Manajer Produksi
Manajer Pemasaran dan Pembelian
Manajer Kepegawaian
Kabag. Akuntansi
Kabag. Pabrik
Kabag. Pemasaran
Kantor Pusat
Kabag. Keuangan
Reparasi dan pemeliharaan
Kabag. Pembelian
Pabrik
Gudang
Pengendalian Mutu
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Jabatex (sumber: PT. Jabatex)
54 3.3
Wewenang dan Tanggung Jawab Adapun mengenai tugas dari masing-masing jabatan dalam organisasi dapat
diuraikan sebagai berikut: 1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) a. Mengangkat dan memberhentikan dewan komisaris dan direksi. b. Mengesahkan berbagai rencana penting perusahaan yang menyangkut misalnya permodalan, ekspansi perusahaan, akuisisi, kredit. c. Mengadakan
rapat
tahunan
untuk
membahas
operasi
perusahaan. 2. Komisaris a. Mewakili kepentingan pemegang saham. b. Mengesahkan rencana-rencana direksi. c. Memberikan pengarahan kepada direksi. d. Sebagai pengawas dari semua aktifitas direksi. e. Menentukan tujuan dan kebijakan umum perusahaan. f. Memastikan perusahaan berjalan dengan semestinya. 3. Dewan Direksi a. Menentukan garis-garis besar mengenai cara-cara dan menetapkan perusahaan.
pedoman
umum
untuk
mencapai
tujuan
55 b. Menentukan
kebijakan-kebijakan
yang
tidak
mungkin
dilimpahkan kepada bawahannya demi kelangsungan hidup perusahaan. c. Mengkoordinir seluruh kegiatan atau proses yang ada pada perusahaan. d. Mengembangkan berbagai rencana dan pengendalian terhadap keberhasilan rencana. 4. General Manager a. Bertanggung jawab kepada direktur atas aktifitas dari manajer produksi, manajer pemasaran, manajer personalia, dan manajer keuangan. b. Memberi petunjuk bagi manajer-manajer yang ada dalam hal pelaksanaan rencan kerja dan melakukan pengendalian. c. Mengkoordinasi dan memotivasi bawahannya. d. Melaksanakan dan mengembangkan rencana direksi. 5. Manajer Administrasi dan Keuangan a. Mengawasi dan mengontrol transaksi keuangan perusahaan. b. Mengkoordinir pelaksanaan fungsi akuntansi dan keuangan. c. Menyusun rencana anggaran perusahaan. 6. Kepala Bagian Akuntansi a. Bertanggung
jawab
kepada
manajer
administrasi
keuangan. b. Merumuskan kebijakan akuntansi. c. Membuat laporan keuangan bulanan maupun tahunan.
dan
56 d. Memperhatikan jatuh temponya hutang dan piutang. 7. Kepala Bagian Keuangan a. Bertanggung
jawab
kepada
manajer
administrasi
dan
keuangan. b. Merumuskan
kebijakan
keuangan,
seperti
kas
kecil,
penyetoran dan penagihan. c. Mengotorisasi setiap pengeluaran uang. 8. Manajer Produksi a. Menyusun rencana kerja pabrik. b. Mengatur jumlah bahan baku yang diperlukan. c. Mengatur dan mengawasi proses produksi. d. Mengadakan penelitian tentang gerak serta waktu kerja untuk seluruh proses produksi. e. Bertanggung jawab atas mutu hasil produksi. 9. Manajer Kepegawaian a. Mengatur penerimaan dan pemberhentian tenaga kerja. b. Menyusun anggaran tenaga kerja yang dibutuhkan. c. Menyediakan
faktor-faktor
yang
dapat
menimbulkan
kegairahan kerja. d. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan tenaga kerja. e. Mengusahakan kesejahteraan tenaga kerja. 10. Manajer Pemasaran dan Pembelian a. Mengkoordinir kegiatan pemasaran dan pembelian. b. Merumuskan kebijakan pemasaran dan pembelian.
57 c. Mengesahkan
rencana
kepala
bagian
pembelian
dan
pemasaran. 11. Kepala Bagian Pembelian a. Bertanggung jawab kepada manajer pemasaran dan pembelian. b. Menyelidiki perbandingan harga bahan di berbagai pasar. c. Menyeleksi supplier. d. Menyusun rencana pembelian. 12. Kepala Bagian Pemasaran a. Bertanggung jawab kepada manajer pemasaran dan pembelian. b. Merencanakan dan menentukan mutu produk yang akan dijual. c. Mencari pasar baru dan produk baru yang akan disukai masyarakat. d. Menyusun rencana pemasaran dan penjualan. e. Mengkoordinir salesman dan pegawainya untuk memastikan order ditangani dengan baik.
3.4
Diagram Alir Dokumen Sistem yang Berjalan
59
Ganbar 3.3 (Eanjutim) Diagram AI~F DoLmerr PI.Jabatex
(sumber : 2T. Jabatex)
60 3.5 Permasalahan yang dihadapi PT. Jabatex membutuhkan sistem baru yang bisa mengotomatisasi pekerjaan dan mengurangi human error yang saat ini banyak terjadi. Kebutuhan-kebutuhan dari perusahaan, yaitu : - Perusahaan ingin dapat mengetahui inventory, sales dan account receivable yang akurat dengan mudah. - Mencegah terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh
karyawan dalam
memanipulasi data. - Mempermudah dalam pencarian data. Masalah-masalah yang timbul yaitu : - dalam menyusun laporan dan untuk memanipulasi data dibutuhkan pencarian dan analisa dari banyak sumber data, sehingga hal ini cukup memakan waktu. - kecurangan dari karyawan yang tidak dengan membuat laporan yang tidak sesuai dengan jumlah pengeluaran barang yang sebenarnya.
3.6
Analisis Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan oleh PT. Jabatex berkaitan dengan penjualan, piutang
dan persediaan. Untuk penjualan ada 5 informasi penting yang harus diperhatikan yaitu -
Surat Order
-
Surat Jalan
-
Faktur
-
Retur, dan
-
Pembayaran
61 Dari piutang yang harus diperhatikan adalah pencatatan jumlah piutang dan waktu jatuh temponya piutang. Sedangkan informasi tentang persediaan memuat tentang berapa banyak jumlah persediaan yang ada.
3.7
Usulan Pemecahan Masalah Setelah melihat permasalahan dan kebutuhan – kebutuhan yang ada dalam
perusahaan ini, maka kami mencoba untuk memberikan usulan pemecahan masalah sebagai berikut : 1. Membuat sistem database baru . Dengan adanya sistem database maka data – data akan lebih teratur, berada dalam satu tempat penyimpanan yaitu di dalam database. Dan dengan sistem database ini, akan membantu karyawan untuk menyingkat waktu bekerja, sebagai contoh : jika karyawan ingin meng-update data, maka data yang lain yang berhubungan dengan data yang di-update juga akan berubah secara otomatis (tidak perlu diubah satu per satu lagi). 2. Selain itu, dengan adanya sistem database, maka akan membantu cara kerja karyawan menjadi lebih ringan dan mempercepat pekerjaan, sehingga dalam membuat laporan pun akan lebih mudah. 3. Aplikasi dibuat user friendly, sehingga mempermudah karyawan dalam bekerja. Karyawan juga tidak perlu melakukan perhitungan satu per satu untuk menghitung sisa jumlah stock barang yang ada setelah ada pengeluaran barang karena kami sudah membuatnya dalam program untuk menghitung secara otomatis, sehingga dapat mengurangi kesalahan yang akan terjadi dan karyawan hanya perlu memasukkan input dan
62 hasilnya akan secara otomatis ditampilkan. Dan program perhitungan ini juga dapat mencegah karyawan untuk melakukan kecurangan.
Juga ada sistem security untuk menjaga keamanan data dengan menyediakan username dan password, sehingga hanya orang – orang tertentu saja yang dipercaya perusahaan yang dapat mengakses data.
