59
BAB 3
ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1
Gambaran Perusahaan 3.1.1
Sejarah Perusahaan Di Indonesia, PT. Orindo Alam Ayu didirikan sejak tahun 1986 dan telah berdiri selama 23 tahun, memiliki 13 cabang dan ribuan Anggota yang tersebar luas diseluruh Indonesia. Selain itu, tahun ini PT. Orindo Alam Ayu telah membuka satu cabang lagi di Menado. Untuk saat ini, PT. Orindo Alam Ayu merupakan perusahaan kosmetika dengan sistem penjualan mandiri no.1 di Indonesia. (sumber:http://www.oriflame.co.id/aboutOriflame/contents/CompanyOve rview.jhtml).
3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan Menjadi perusahaan kosmetik nomor satu dalam industri direct selling. 3.1.2.2 Misi Perusahaan to fulfill dreams.
60 3.1.3
Strategi Bisnis Perusahaan Strategi-strategi yang diterapkan oleh PT. Orindo Alam Ayu adalah fokus pada kekuatannya yaitu :
¾ People and Culture -
Memperkerjakan orang-orang yang qualified pada pekerjaan yang tepat. Faktor-faktor yang diperhatikan antara lain skill dan attitude yang baik.
-
Menanamkan corporate culture yang kuat agar dapat diresapi oleh seluruh karyawan. Budaya perusahaan PT. Orindo Alam Ayu adalah Togetherness, Spirit dan Passion. Togetherness adalah rasa kebersamaan diantara para karyawan. Spirit adalah bagaimana para karyawan dapat termotivasi dalam melakukan pekerjaan, sementara Passion adalah bagaimana agar para karyawan mencintai pekerjaan mereka. Untuk dapat menciptakan budaya perusahaan seperti yang diharapkan ini, hal-hal yang dilakukan antara lain adalah menciptakan suasana kerja yang kondusif, memupuk rasa kebersamaan antar karyawan, memberikan penghargaanpenghargaan yang pantas bagi karyawan yang berprestasi agar mereka merasa termotivasi untuk bekerja lebih baik.
¾ Brand and Product : -
Menciptakan persepsi yang positif mengenai produk PT. Orindo Alam Ayu. Persepsi yang ingin ditampilkan antara lain adalah produk yang berkualitas baik dengan harga terjangkau serta ramah terhadap lingkungan.
61 -
Membuat diferensiasi produk yang terbagi atas 4 kategori yaitu fragrance, toiletteries, colour, dan skin care. - Menyediakan produk-produk yang dapat digunakan oleh berbagai kalangan. Antara lain wanita, pria, remaja anak-anak dan bahkan bayi.
-
Menetapkan harga yang dapat dijangkau oleh masyarakat.
-
Menjual produk-produk berkualitas dengan bahan alami.
¾ Network Marketing PT. Orindo Alam Ayu adalah perusahaan yang menggunakan Direct Selling sebagai strategi marketingnya. Dalam Direct Selling ini, para anggotanya memiliki kesempatan untuk mendapatkan penghasilan dari penjualan dan juga membangun network marketing. Dengan cara memberikan harga khusus bagi para Anggota (sebutan untuk anggota PT. Orindo Alam Ayu), PT. Orindo Alam Ayu menciptakan kesempatan financial jika Anggota nya menjual produk PT. Orindo Alam Ayu kepada orang lain dengan harga di katalog. Selain itu, PT. Orindo Alam Ayu juga memberikan bonus yang didapat dari akumulasi poin tiap bulan. Poin tersebut didapat dari pembelian dan dari jaringan yang dibangun oleh anggota. ¾ World Class Service PT. Orindo Alam Ayu juga menekankan pentingnya pelayanan. Pelayanan yang diberikan kepada anggota antara lain kemudahan dalam mendaftar, membeli produk dan proses pembayaran. Untuk mendapatkan produk, tersedia jasa antar dengan jumlah minimum pembelian tertentu
62 dan juga pembelian langsung di kantor PT. Orindo Alam Ayu dan dilayani oleh para karyawan dengan ramah dan profesional. Dalam proses pembayaran PT. Orindo Alam Ayu juga memberikan kemudahan yaitu dengan bekerjasama dengan beberapa bank untuk proses pembayaran baik menggunakan kartu debet maupun kredit. Selain itu, PT. Orindo Alam Ayu juga memberikan fasilitas bagi anggota level tertentu yaitu dapat
melakukan
pembelian
ditangguhkan (berhutang).
barang
dengan
pembayaran
yang
63 3.1.4
Struktur Oganisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kantor Pusat PT. Orindo Alam Ayu
64 3.1.5
Uraian Tugas President Director : Beberapa tugas presiden Direktur adalah: 1. Memimpin rapat umum: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan. 2. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar. Director : 1. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh presiden direktur. 2. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan core business perusahaan, seperti : pengadaan barang, sumber-sumber pendapatan perusahaan, budaya perusahaan, dan lain sebagainya.
Sales : tugasnya adalah memahami bagaimana cara mengatur kegiatankegiatan penjualan secara keseluruhan dengan konsep dan pola perencanaan,
dan
juga
koordinasi
penjualan terhadap kantor-kantor cabang.
kegiatan-kegiatan
pengiriman
65 Area Sales Manager : sebagai perwakilan manager penjualan di kantor cabang yang mempunyai tanggung jawab secara keseluruhan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan penjualan.
Marketing : mempunyai tugas melaksanakan segala aktivitas perusahaan yang dilakukan untuk menciptakan informasi tentang perusahaan dan berusaha untuk meningkatkan serta menyebarkan hasil produknya sesuai dengan permintaan masyarakat pada saat ini (jangka pendek), maupun yang akan datang (jangka panjang).
Pricing : mempunyai tugas menentukan harga-harga produk yang nantinya akan dipasarkan ke konsumen.
Public Relation : mempunyai tugas mengurus fungsi-fungsi organisasi, seperti
menghadapi
media,
komunitas
dan
konsumen.
Dalam
hubungannya dengan pemerintah, mereka mengurus kampanye politik, representasi
para
interest-group,
sebagai
conflict-mediation,
atau
mengurus hubungan antara perusahaan tempat mereka bekerja dengan para investor, menyampaikan informasi pada publik, interest group, mengenai kebijakan, aktivitas dan prestasi dari sebuah organisasi, menyiapkan press release dan menghubungi orang-orang di media, yang sekiranya dapat menerbitkan atau menyiarkan material mereka.
66 Catalogue Coordinator : mempunyai tugas mengkoordinasi dan mengawasi pembuatan katalog produk PT. Orindo Alam Ayu setiap bulannya, melakukan pemilihan produk secara selektif untuk dipublikasi pada katalog bulan selanjutnya,
Event Manager : mempunyai tugas merencanaan suatu event, baik dalam pengorganisasiannya, tujuan dan template dari acara tersebut, sampai pengawasan dan pertanggung jawaban atas terselenggaranya acara tersebut.
Text Coordinator : mempunyai tugas yang mengatur hal-hal yang berhubungan dengan printing material, baik dalam hal katalog, beritaberita yang terkait dengan PT. Orindo Alam Ayu, majalah-majalah, dan lain sebagainya.
Beauty Training : mempunyai tugas memberikan pelatihan produk terhadap
anggota,
seperti
pendeskripsian
tentang
produk,
cara
penggunaannya, apa kelebihan yang ditawarkan oleh produk, kualitas dan mutu produk yang di demonstrasikan.
Operation : mempunyai tugas sebagai pengawas dan penanggung jawab dalam hal supply chain management PT. Orindo Alam Ayu, kegiatan operasional sehari-hari seperti arus masuk keluar barang dari gudang,
67 pendistribusian barang ke kantor cabang, SOP (Standard Operation Procedure), pelayanan yang baik terhadap pelanggan PT. Orindo Alam Ayu, dan hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan operasional seharihari.
Logistic : mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam hal pengadaan barang, pengecekan barang-barang yang rusak, penerimaan barang yang dikirim oleh supplier dari luar negeri, pendistribusian barang ke kantorkantor cabang PT. Orindo Alam Ayu.
Forecasting : mempunyai tugas mengestimasi berapa unit barang yang akan di order.
Central Warehouse : mempunyai fungsi sebagai gudang pusat, tempat penyimpanan barang-barang yang dikirim oleh supplier PT. Orindo Alam Ayu dari seluruh dunia.
IT : mempunyai tugas mengawasi dan bertanggung jawab atas proses bisnis yang berkaitan dengan teknologi informasi, export-import data dari dan ke kantor cabang, membuat perencanaan kedepan mengenai kebutuhan aplikasi TI untuk meningkatkan proses kinerja perusahan secara keseluruhan.
68 Finance : mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berhubungan dengan keuangan, mengontrol dan mengendalikan pengeluaran uang sesuai dengan prosedur dan kebijakan otorisasi, menyusun cash flow, mencari informasi mengenai tingkat suku bunga yang berlaku, memonitor perkembangan nilai tukar mata uang asing, dan lain sebagainya.
Purchasing
:
mempunyai
tugas
yang
berhubungan
dengan
pembelian/pemesanan produk, membuat Purchase Order (PO) ,
Accounting & Tax : Menangani tugas-tugas yang berkaitan dengan akuntasi, seperti balance sheet, laporan rugi-laba perusahaan, laporan neraca perusahaan, serta mengenai perpajakan, bea cukai, pph21, dan lain sebagainya.
Treasury : Memiliki tugas mengelola dan dan memberikan persetujuan atas kegiatan-kegiatan yang membutuhkan dukungan keuangan dalam internal PT. Orindo Alam Ayu.
Credit Controller : mempunyai tugas mengawasi dan mengendalikan halhal yang berhubungan dengan pemberian credit/utang kepada Anggota berdasarkan performa/level dan pendapatan tetap dari Anggota tersebut.
69 General Admin : mempunyai tugas menerima feedback dan komplain dari Anggota mengenai hal-hal yang berhubungan dengan keuangan, seperti pembayaran bonus, kode etik,dll.
HRD : mempunyai tugas yang berkaitan dengan sumber daya manusia, seperti perekrutan, evaluasi hasil kinerja karyawan, penggajian, perputaran jabatan. 3.2
Analisa Lingkungan Eksternal Bisnis 3.2.1
Analisa PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi) Analisa PEST mengidentifikasikan dampak dari lingkungan politik, ekonomi, sosial, dan teknologi terhadap PT. Orindo Alam Ayu. a) Politik ¾ Peraturan mengenai kegiatan usaha penjualan berjenjang tertuang
dalam
Peraturan
Menteri
Perindustrian
Perdagangan, RI Nomor : 73/MPP/Kep/3/2000. adanya
peraturan
ini,
diharapkan
industri
dan
Dengan ini
dapat
berkembang dan dapat dapat menghindari adanya praktekpraktek bisnis ilegal yang berkedok penjualan berjenjang. (sumber:http://bizyonline.blogspot.com/2007/04/kepmenperindag-ri-nomor73mppkep32000.html )
70 ¾ Di
bidang
ketenagakerjaan,
dilakukannya
penyelarasan
sejumlah undang-undang ketenagakerjaan. Undang-undang pertama yang akan diamandemen adalah UU No 3/1992 tentang Jaminan Sosial Tenagakerja, kemudian diikuti oleh tiga undang-undang lain yaitu UU No 13/2003 tentang Ketenagakerjaan, UU No 21/2000 tentang Serikat Pekerja dan UU 40/2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional (SJSN). Hal ini diharapkan akan berdampak bagi kesejahteraan para karyawan, yang akhirnya dapat meningkatkan pelayanan kepada
konsumen.
(sumber
:
http://www.kapanlagi.com/h/0000150448.html ) ¾ Stabilitas politik sangat berdampak pada jalannya bisnis penjualan langsung ini, karena pertumbuhan ekonomi yang diharapkan dapat terus meningkat mustahil dapat terjadi tanpa adanya stabilitas politik yang kondusif. b) Ekonomi ¾ Dikarenakan krisis global yang terjadi di pertengahan tahun 2008, maka prediksi pertumbuhan ekonomi global di tahun 2009 menjadi 2,2%, jauh dibawah perkiraan sebelum terjadinya krisis global yaitu sebesar 3 %. Hal ini tentu saja berdampak langsung dengan stabilitas ekonomi dunia serta mempengaruhi pendapatan dan daya beli masyarakat sehingga masyarakat akan lebih selektif dalam memilih kebutuhan –
71 kebutuhannya.
Untuk itu PT. Orindo Alam Ayu harus
membuat strategi – strategi yang komprehensif agar masyarakat lebih memilih produk PT. Orindo Alam Ayu dibandingkan dengan merek lain yang sejenis. Selain itu PT. Orindo Alam Ayu menawarkan business opportunity bagi para Anggota yang dapat meningkatkan pendapatannya, yaitu berupa keuntungan langsung dari penjualan produk dan juga bonus point yang didapat dari penjualan dan perekrutan downline. (sumber:http://www.vibiznews.com/news_last.php?id=1829& sub=news&month=November&tahun=2008&awal=50&page =economy ) ¾ Nilai tukar mata uang dalam bisnis PT. Orindo Alam Ayu sangat berpengaruh karena supplier-supplier PT. Orindo Alam Ayu seluruhnya berada di luar negeri dan menggunakan mata uang asing sebagai alat pembayaran dimana perubahan nilai tukar tersebut mempengaruhi harga jual produk PT. Orindo Alam Ayu di Indonesia. ¾ Tekanan inflasi berupa peningkatan harga jual produk dan biaya-biaya pokok seperti listrik, telepon, dan transportasi, akan menurunkan daya beli dari konsumen untuk membeli produk PT. Orindo Alam Ayu. Penurunan daya beli ini bagi PT. Orindo Alam Ayu harus dilihat sebagai sebuah peluang
72 untuk dapat memenangkan persaingan. (sumber : Mengintip Kecenderungan
Industri
Retail
Di
Millneium
Baru
www.smfranchise.com ) c) Sosial ¾ Pangsa pasar dari PT. Orindo Alam Ayu mencakup berbagai segmen antara lain wanita dan pria dewasa, remaja hingga anak-anak. ¾ Menurut proyeksi pertumbuhan penduduk di Indonesia persentase penduduk usia produktif (15-64 tahun) meningkat dari 64,6 persen pada tahun 2000 menjadi 68,7 persen pada tahun 2025. Hal ini dapat menjadi sebuah peluang untuk terus memperluas pasar. (sumber
:
http://bung-ak.blogspot.com/2008/03/proyeksi-
penduduk-indonesia-tahun-2000.html ) d) Teknologi ¾ Kebutuhan teknologi informasi saat ini tidak hanya terkait dengan pendukung fungsi-fungsi bisnis yang tidak terlalu kompleks, melainkan juga bisa menjadi sebuah strategic tools dalam berbagai hal, seperti penggunaan TI dalam menentukan sebuah keputusan, sebagai key operational pada proses bisnis perusahaan, dan masih banyak lagi manfaat teknologi informasi dalam mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Di era strategic information system sekarang ini perusahaan harus
73 mempunyai pandangan bahwa aplikasi TI pun dapat disinergikan dengan core business perusahaan, yang pada akhirnya muncul competitive advantage bagi perusahaan yang bersangkutan. 3.2.2
Analisa Lima Faktor Persaingan Porter
Gambar 3.2 Kekuatan bersaing Porter
74 Berikut adalah lima (5) faktor persaingan Porter pada PT.Orindo Alam Ayu : 1.
Ancaman Pendatang Baru Ancaman pendatang baru pada industri ini memiliki entry barrier yang rendah, faktor yang menyebabkannya adalah antara lain pertumbuhan ekonomi Indonesia yang cukup baik di tengah krisis global ini jika bandingkan dengan negara ASEAN yang lain (proyeksi sekitar 4-5% di tahun 2009), demand yang tinggi dari konsumen produk kosmetik yang didominasi oleh kaum wanita. Serta dengan jumlah penduduk ke empat terbesar di dunia setelah China, India, Amerika ditambah dengan tingginya persentase penduduk wanita, banyak perusahaan kosmetik mengincar pangsa pasar di Indoenesia.
2.
Ancaman Pesaing Industri Kekuatan pesaing pada industri ini cukup tinggi, ini dapat dilihat dari banyaknya jumlah kompetitor yang ada. industri kosmetik antara lain
Contoh dalam
Body Shop dan Sari Ayu.
Sedangkan dalam industri penjualan langsung, contoh kompetitor yang dihadapi oleh PT. Orindo Alam Ayu adalah Avon, Atristi dan Sothys. 3.
Kekuatan Tawar Menawar Pemasok
75 Pemasok dapat mempengaruhi industri lewat kemampuan mereka menaikkan harga atau mengurangi kualitas produk. Untuk ini pemasok tunggal dari PT. Orindo Alam Ayu hanyalah merek PT. Orindo Alam Ayu itu sendiri. Sehingga kekuatan pemasoknya menjadi tinggi. 4.
Kekuatan Tawar Menawar Pelanggan / Pembeli Para pembeli memiliki posisi tawar-menawar yang kuat karena mereka mempunyai banyak pilihan produk kosmetik, produk substitusi, dan biaya peralihan yang dihasilkan rendah.
5.
Ancaman Produk Substitusi. Ancaman produk pengganti tinggi jika konsumen dihadapkan pada biaya peralihan yang rendah. Dan produk pengganti tersebut mempunyai harga yang lebih murah atau kualitasnya sama. Produk pengganti disini adalah produk jamu dan beauty center. Jadi masing-masing kekuatan yang ada, setiap kekuatan dianalisa lebih jauh tingkat keterkaitannya dengan SI/TI untuk melihat implikasinya terhadap SI/TI dalam memberikan peluang maupun ancaman bagi perusahaan.
76
Analisa Porter
Pengaruh SI/TI
Fungsi SI/TI
Ancaman Pendatang Baru
Bagaimana SI/TI meningkatkan
Tidak ada
entry barrier? Kekuatan Pesaing
Bagaiman SI/TI bisa merubah
SI/TI
digunakan
peta kompetisi?
mengetahui
keadaan
untuk pasar
pesaingan dan berperan untuk mengetahui
barang-barang
yangd iminati pelanggan dari hasil penjualan. Kekuatan Pembeli
Bagaimana
SI/TI
membuat
Tidak ada
switching cost bagi pelanggan? Kekuatan Pemasok
Bagaiamana
SI/TI
merubah
Tidak ada
Bagaimana SI/TI menggantikan
Tidak ada
kekuatan pemasok? Ancaman Produk Pengganti
jasa produk pengganti?
Tabel 3.1 Analisa Porter berdasarkan pengaruh dan fungsi SI/TI
3.3
77
Analisa Lingkungan Internal Bisnis 3.3.1
INFRASTRUKTUR
Analisa Rantai Nilai
: Keuangan
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
: Perekrutan, Pelatihan, Evaluasi kinerja, Penggajian, Pemberian penghargaan dan hukuman, Perputaran jabatan, Perekrutan, Pelatihan,
PENGEMBANGAN TEKNOLOGI
: Pengembangan teknologi dan sistem informasi perusahaan, Mengontrol proses yang terjadi pada perusahaan.
: Alat tulis kantor, peralatan menunjang kegiatan‐kegiatan kantor.
PENGADAAN
MARGIN LOGISTIK KE DALAM
OPERASI
LOGISTIK KE LUAR
PENJUALAN DAN PEMASARAN
PELAYANAN
• Penerimaan barang • Melakukan kontrol kualitas. • Penyimpanan di gudang.
• Forecasting. • Purchasing. • Checking stock. • Melakukan penjualan. • Penghitungan Poin. • Distribusi ke cabang. • Pendaftaran Member.
• Menangani order. • Distribusi barang ke Anggota. • Mengeluar ‐kan invoice.
• Branding. • Pricing. • Pembuatan katalog. • Public Relation. • Event • Training Anggota. • Motivasi. • Mencari konsultant baru yang potensial.
• Melayani keluhan Anggota. • Mengadakan seminar motivasi
Gambar 3.3 Analisa Rantai Nilai
78 Aktivitas Utama (Primary Activities) • Logistik ke dalam Aktivitas yang berhubungan dengan pengadaan barang-barang yang dikirim dari berbagai pabrik PT. Orindo Alam Ayu di luar negeri yang kemudian dikumpulkan di central warehouse yang terletak di daerah Pulo Gadung, dan selanjutnya barang tersebut akan didistribusikan kepada kantor cabang PT. Orindo Alam Ayu di seluruh Indoenesia. Tujuannya adalah agar barang yang didatangkan dapat mencukupi kebutuhan Anggota. Di dalam central warehouse terdapat 1 komputer dan 1 printer dan menggunakan aplikasi ORICO untuk memantau stock barang baik dari pembelian produk dari OCSA (Vendor utama PT. Orindo Alam Ayu) maupun pendistribusian produk ke cabang-cabang. • Operasi Adalah aktivitas inti yang dilakukan oleh tiap bagian operasional. Proses yang dilakukan antara lain melakukan forecasting yaitu mengestimasi kebutuhan produk untuk setiap periode. Forecasting dilakukan
dengan
menganalisa
penjualan
produk
dari
periode
sebelumnya. Setelah itu, bagian pembelian akan melakukan proses pemesanan produk ke supplier. Selain itu, bagian logistik juga akan melakukan pengecekan stok agar stok barang tetap berada pada level minimum. Aktivitas lain yang dilakukan sehari-hari antara lain adalah melakukan penjualan barang kepada anggota, melakukan penghitungan poin atas transaksi yang dilakukan konsultan, dan pendaftaran anggota.
79 Ada beberapa hal masalah yang berkaitan dengan operasional di PT. Orindo Alam Ayu seperti ketika penutupan point di akhir bulan, yang mana kantor pusat harus menunggu data-data penjualan terakhir dari seluruh kantor cabang di Indonesia untuk di rekapitulasi sebagai laporan akhir bulan. Permasalahannya dikarenakan sistem yang belum online, serta update data yang belum real-time, maka data-data yang ada di setiap kantor cabang harus terus menerus diupdate ke kantor pusat dengan cara mengeksport data. proses eksport data ini harus dilakukan sesering mungkin agar data yang dimiliki kantor pusat selalu update. Terkadang pihak kantor cabang terlambat mengirimkan data yang mereka punya sehingga kantor pusat kerap kali harus menunggu hingga larut malam. • Logistik ke luar Proses yang terjadi adalah semua proses produk sampai di tangan anggota. Proses yang terjadi antara lain menangani order dari anggota, kemudian pesanan akan diberikan kepada anggota, dan kemudian mengeluarkan invoice atau tagihan yang harus dibayar oleh anggota. • Pemasaran Proses yang dilakukan adalah melakukan peramalan kebutuhan barang, menetapkan harga jual barang, menciptakan brand awareness dan brand loyalty atas produk-produk PT. Orindo Alam Ayu dimata konsumen, memberikan pelatihan produk pada Anggota agar consutant
80 mengetahui karakteristik produk-produk PT. Orindo Alam Ayu dan dapat memberikan saran dan konsultasi yang tepat kepada konsumen. • Pelayanan Pelayanan yang diberikan yaitu dengan menjalin komunikasi yang baik dengan anggota, melayani keluhan-keluhan anggota. Selain itu pelayanan yang dilakukan juga dengan mengadakan seminar-seminar yang dapat meningkatkan motivasi anggota dalam memasarkan produkproduk PT. Orindo Alam Ayu. Pada saat ini keluhan yang banyak disampaikan oleh pelanggan adalah mengenai layanan delivery order yang sulit dihubungi. Selain itu proses order, pembayaran dan pengambilan barang yang antriannya selalu panjang. Untuk itu, diharapkan peningkatan pelayanan dalam hal tersebut dapat ditingkatkan. Aktivitas pendukung (Support Activities) • Infrastruktur Perusahaan. Aktivitas pendukung dalam infrastruktur perusahaan adalah Finance yang memberikan dukungan dalam berbagai macam bentuk antara lain laporan keuangan, mengontrol kredit dan pajak. Proses ini dibantu oleh Aplikasi Pembukuan yang berfungsi sebagai pembukuan perusahaan dan juga Aplikasi Cash & Financial System yang berfungsi sebagai pencatatan transaksi sehari-hari perusahaan. • Manajemen Sumber Daya Manusia
81 Aktivitas pendukung dalam Manajemen Sumber Daya Manusia yaitu perekrutan, pelatihan, evaluasi kinerja secara periodik, pemberian penghargaan dan hukuman serta perputaran jabatan (rotation). Untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia pada PT. Orindo Alam Ayu, dilakukan
hal-hal
seperti
memberi
pelatihan-pelatihan,
seleksi
penerimaan karyawan yang lebih selektif. • Pengembangan Teknologi Aktivitas pendukung dalam Pengembangan Teknologi yaitu mengembangkan Teknologi Informasi perusahaan, mengembangkan Sistem Informasi perusahaan serta mengontrol proses yang terjadi di dalam perusahaan.
Dalam PT. Orindo Alam Ayu IT sendiri cukup
membantu proses bisnis, tetapi sebagian masih dilakukan secara manual, tidak ter-update secara real time sehingga banyak kegiatan-kegiatan yang seharusnya dapat dilakukan dengan lebih cepat.
Untuk lebih
memaksimalkan kinerja proses bisnis perusahaan kami memberi usulan untuk melakukan pengembangan IT ke arah online berbasis web. • Pengadaan Aktivitas pendukung dalam Pengadaan yaitu membeli barangbarang yang berguna untuk mendukung kinerja perusahaan seperti pengadaan katalog untuk proses promosi, pengadaan alat-alat tulis kantor, dan juga kebutuhan sehari-hari seperti air mineral, kopi, gula, teh, tissue dan alat-alat pembersih kantor.
82 Berikut ini adalah hasil kesimpulan Analisa Value Chain : Analisa Value Chain
Permasalahan
Logistik kedalam
-
Sistem inventory yang belum online. Update data yang masih manual.
Operasi
Logistik keluar
Pelayanan
Keadaan SI/TI Yang diharapkan
Proses pemesanan produk dari vendor masih manual menggunakan e-mail
SI/TI yang telah terintegrasi dapat membantu proses pemesanan produk agar prosesnya dapat lebih cepat.
Proses update data SI/TI dapat membantu dan pengiriman bagian operasional laporan yang masih dalam seluruh kegiatan manual / belum menyangkut operasi online seperti laporan pengiriman barang untuk cabang, proses update data stok seluruh cabang ter update secara langsung dengan sistem online. Distribusi barang Tidak ada dari pusat ke cabang dipantau oleh software ORICO
Aktivitas Utama
Penjualan dan Pemasaran
Keadaan SI/TI Saat ini
- Laporan penjualan tidak ter-update secara langsung. - Belum terintegrasinya fungsi bisnis satu dengan yang lainnya dalam hal laporan data (contohnya seperti Sales – Credit Controller – Accounting) sehingga dalam pembuatan laporan pembukuan, Accounting harus menunggu laporan dari bagian lainnya. - Layanan Delivery
Sudah menggunakan software ORICO untuk membuat sales order, laporan AR Anggota, pembukuan.
Line
telepon
SI/TI dengan sistem terintegrasi dapat mengupdate laporan penjualan secara just in time
yang SI/TI digunakan untuk
83 Order yang dihubungi.
Infrastruktur
Sumber Daya Manusia
Aktivitas Pendukung
Pengembangan Teknologi
Pengadaan
sulit ada masih kurang meningkatkan layanan untuk melayani Delivery Order pemesanan barang via telepon
- Arsitektur jaringan Arsitektur jaringan SI/TI digunakan untuk yang masi offline. yang masih offline pengembangan ke-arah antar kantor cabang. online system. - Beberapa hardware yang harus diganti karena spesifikasinya yang kurang memadai dalam melakukan aktivitas bisnis. - Pengembangan pelatihan karyawan kurang fokus. - Belum adanya aplikasi yang mempunyai fitur seperti skill map untuk memantau kinerja karyawan. - Aplikasi yang belum terintegrasi secara keseluruhan (antar cabang dan pusat proses update data dilakukan secara manual) - Sistem keamanan data yang kurang (seperti tidak adanya firewall sebagai filter pemantauan aliran data) Belum adanya aplikasi untuk menangani proses pengadaan
Data-data mengenai sumber daya manusia masih dikelola manual.
SI/TI digunakan untuk menganalisa kinerja karyawan serta membantu menyusun rencana pengembangan karyawan .
Sistem yang ada SI/TI digunakan untuk masih menggunakan mengembangkan system sistem lama yang yang sudah ada agar masih berbasiskan dapat memberikan DOS. competitive advantage bagi perusahaan.
Proses pengadaan barang-berang kebutuhan kantor masih manual.
SI/TI digunakan untuk mengembangkan sistem pengadaan untuk mengoptimalkan karyawan dalam menganalisa dan mengambil keputusan yang lebih tepat terhadap proses
84 pengadaan tersebut.
Tabel 3.2 Kesimpulan Rantai Nilai
3.3.2
Analisa Critical Success Factor (CSF) dan Key Performance Indikator (KPI) Faktor-faktor yang mendukung keberhasilan dari PT. Orindo Alam Ayu adalah :
1. SDM yang berkualitas Dalam menjalankan proses bisnis dalam perusahaan, demi mencapai tujuan serta visi dan misi yang telah ditetapkan oleh PT. Orindo Alam Ayu, maka diperlukan SDM yang skillful dan berdedikasi tinggi. Untuk mendukung CSF ini, KPI yang dibutuhkan adalah penilaian kinerja karyawan yang dievaluasi secara periodik. 2. Produk yang attractive Di tengah persaingan dalam industri kosmetik yang cukup ketat, PT. Orindo Alam Ayu harus tampil menonjol diantara para pesaingnya. Untuk dapat dipilih oleh konsumen, PT. Orindo Alam Ayu harus dapat mengemas produknya secara menarik dan tentu saja dengan tetap mempertahankan kualitas. Selain itu, PT. Orindo Alam Ayu juga memiliki produk yang sangat beragam yang dapat digunakan oleh semua kalangan dari pria, wanita, remaja hingga anak-anak.
85 KPI yang digunakan adalah laporan penjualan dengan tingkat yang tinggi setiap bulannya. 3. Strategi Network Marketing PT. Orindo Alam Ayu memiliki strategi pemasaran yang unik yang tidak banyak digunakan oleh produsen kosmetik kebanyakan yaitu direct selling. Direct Selling adalah teknik pemasaran langsung ke konsumen melalui para anggota PT. Orindo Alam Ayu yang biasa disebut Anggota. Para Anggota ini dapat juga membangun jaringan atau network yang dapat membantu mereka untuk melakukan penjualan kepada konsumen. Selain membantu penjualan, network ini juga membantu Anggota untuk mendapatkan bonus tambahan yang diperoleh dari poin yang dikumpulkan oleh network di bawahnya. KPI yang digunakan adalah pertumbuhan signifikan jumlah anggota aktif yang berada di level tinggi. 4. Pelayanan yang baik Sebagai
distributor
yang
berhubungan
langsung
dengan
konsumen, maka aspek pelayanan memegang peran penting dalam kegiatan operasionalnya. Pelayanan yang baik disini mencakup bagaimana melayani kebutuhan-kebutuhan Anggota seperti melayani pendaftaran anggota baru, pembelian produk dan pembayaran serta keluhan-keluhan yang disampaikan ole Anggota. Sebagai perusahaan yang baik, PT. Orindo Alam Ayu harus dapat menangani itu semua dengan baik dan profesional.
86 KPI yang digunakan adalah tingkat kepuasan pelanggan yang dinilai dari jumlah keluhan yang sedikit. Berikut ini adalah CSF dari setiap fungsi bisnis di PT. Orindo Alam Ayu :
87
Fungsi
Tujuan
Meingkatkan penjualan sebesar 20% dari tahun sbeelumnya
CSF
•
KPI
Meningkatkan nilai penjualan pada setiap kantor cabang.
• • •
•
Pelayanan keluhan dan saran dari Anggota maupun karyawan.
•
• Sales •
•
Peningkatan jumlah Anggota 20-30% dari tahun sebelumnya
•
Membuat citra produk yang baik dan dikenal oleh masyarakat luas
• •
Menambah membina aktif.
dan Anggota
Meningkatkan promosi periklanan, pembuatan katalog, flyer Meningkatkan kualitas dan mutu produk.
• •
• • • •
Marketing
Menentukan harga yang kompetitif dibandingkan produk sejenis.
•
Harga yang dibawah produk sejenis dengan kualitas dan mutu yang lebih baik.
• •
Persentase Penjualan naik. Persentase Retur menurun . Rata-rata waktu tunggu dalam pemesanan produk berkurang. Peningkatan akurasi dari asumsi dalam peramalan penjualan
Business Information/ Support System • • •
Ramalan Penjualan. Cost-Benefit Analysis. Survei mengenai daya beli, kebutuhan masyarakat di beberapa daerah.
Respon cepat atas keluhan-keluhan. Rata-rata waktu untuk memberikan tanggapan kepada pelanggan. Hasil rating survei Anggota membaik. Persentase jumlah member naik. Tingkat Turnover Constultant kecil.
•
Sistem Informasi Anggota.
Brand Awarness peningkatan pengenalan produk baru . Persentase keluhan Anggota kecil Sertifikasi dari operasi-operasi internal.
•
Media massa dan event
Product Awarness Waktu throughput dari pemasok sampai ke Anggota semakin pendek.
•
Analisa Komparasi produk. Analisa trend kebutuhan
•
88
• Mengembangkan strategi marketing
•
Membuat event, • pemberian komisi, bonus yang membuat • Anggota tetap loyal.
masyarakat. Analisa
•
Customer Relationship Management
Persentase Return Of Investment tahunan naik. Persentase pembayaran yang terlambat berkurang.
•
Analisa Perencanaan Keuangan
Tingkat pengiriman barang tepat waktu 80% Tingkat inventory turnover menurun. Inventory record accuracy semakin baik.
•
Analisa Rantai pemasok Inventory Management
Peningkatan jumlah top level Anggota. Reward yang semakin menarik bagi Anggota yang mencapai target tertentu.
Finance
Meningkatkan Laba perusahaan sekitar 40% dari tahun 2008.
Meningkatkan pelayanan terbaik bagi eksternal maupun internal perusahaan.
• • .
•
Proses penagihan ontime Cash flow terjaga baik.
Proses distribusi barang ke cabang tepat waktu
• •
• •
•
Stok barang terjaga
•
SI/TI memudahkan Anggota dalam mendaftar, membayar, dan memantau jumlah point.
Operation
•
Integrasi keseluruhan fungsi bisnis secara online.
•
•
Tingkat keluhan Anggota menurun.
•
Update data real-time . Proses
•
HRD
Memiliki karyawan yang mempunyai kompetensi yang sesuai bagi kebutuhan perusahaan.
•
Melakukan perekrutan standarisasi perusahaan.
•
Penempatan karyawan sesuai hasil interview dan keterampilan karyawan.
•
proses sesuai
Memberikan pelatihan kepada karyawan
• •
Integrated Application.
secara
•
Jumlah pelamar kerja.
•
Sistem Perekrutan
•
Tingkat turnover karyawan kecil.
•
Analisa Kinerja karyawan.
•
Report hasil pelatihan
•
Payroll System.
•
Indeks karyawan. Jumlah
•
prestasi
89
•
Memberikan kompensasi, tunjangan karyawan.
bonus, kepada •
penyelesaia n masalahmasalah yang ada di perusahaan. Jumlah jam lembur.
Tabel 3.3 CSF dan KPI pada tiap fungsi bisnis PT. Orindo Alam Ayu
3.3.3
Analisa Area, Fungsi dan Proses Bisnis Perusahaan Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktivitas didalam perusahaan yang dapat mendukung pencapaian misi perusahaan. Fungsi bisnis biasanya dikelompokan kedalam area-area fungsional perusahaan, yakni area-area utama dimana sekumpulan aktivitas perusahaan berjalan. Fungsi bisnis dapat di pecah menjadi proses bisnis, yakni tindakan – tindakan spesifik yang memiliki titik awal dan akhir atau dapat dia artikan
memiliki
input
dan
menghasilkan
output.
Analisis
ini
menggunakan diagram seperti diagram dekomposisi fungsi bisnis, diagram hubungan entitas dan matrik untuk memodelkan dan merekam data dari semua kegiatan yang ada dalam perusahaan. Analisis ini di lakukan bertujuan untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang hubungan dan interaksi antara aspek – aspek informasi dalam perusahaan. Gambar berikut ini akan menjelaskan secara rinci dekomposisi area , fungsi dan proses bisnis pada PT. Orindo Alam Ayu : Area Fungsional Finance
Fungsi Bisnis •
Perencanaan Keuangan
Proses Bisnis •
Membuat Perencanaan keuangan perusahaan.
90
•
•
•
•
•
Pembelian Barang
Akuntansi
•
Menyusun budget perusahaan.
•
Mengecek hasil forecast order dari sub-divisi forecasting.
•
Melakukan pembelian barang ke pemasok.
•
Melakukan pemasok
•
Membuat barang.
•
Membuat laporan pemasukan dan pengeluaran uang kas.
•
Membuat laporan neraca keuangan secara periodik.
•
Melakukan penghitungan pajak.
•
Melakukan Anggota
•
Audit keuangan.
•
Menyiapkan, mengelola, dan mempertanggungjawabkan kas.
•
Mengawasi semua jenis kegiatan yang berkaitan dengan keuangan.
•
Memberikan piutang kepada Anggota berdasarkan level Anggota.
•
Mengawasi Anggota.
•
Membuat laporan piutang.
•
Pemeliharaan gedung
•
Pengadaan peralatan kantor
pembayaran laporan
ke
pembelian
rekapitulasi
point
Perbendaharaan
Pemantauan piutang
piutang-piutang
Pengelolaan Inventory kantor
91 •
Memelihara peralatan kantor
•
Mengadakan tes untuk calon karyawan
•
Melakukan seleksi.
•
Penempatan Karyawan
•
Mencatat jumlah karyawan.
•
Membuat karyawan.
• Perekrutan karyawan
• Absensi karyawan
•
Marketing
Penggajian Karyawan
jam
penilaian
kerja kinerja
•
Menilai kinerja karyawan
•
Mengatur gaji karyawan.
•
Membuat laporan gaji karyawan.
•
Menganalisa absensi karyawan. Menganalisa harga berdasarkan tingkat permintaan produk, kurs valuta asing, manfaat serta mutu dan kualitas produk yang di tawarkan.
•
Penentuan harga produk
•
•
Pembuatan katalog, newsletter, dan flyer
• Merancang dan membuat konsep katalog, newsletter, dan flyer • Mendistribusikan hasil katalog, newsletter, dan flyer
•
Mengadakan event dan Beauty Training
• Merancang konsep event dan Beauty training • Melaksanakan konsep tersebut. • Evaluasi dan pelaporan hasil event dan Beauty training.
Operation
•
Pengelolaan Website
•
Pengiriman Barang
•
Mengelola Website (update isi website)
•
Membuat DO
92
•
Pengelolaan persediaan
•
Forecasting
•
Pendaftaran Constultant
•
Pengelolaan IT
•
Pusat Pelayanan
•
Pemantauan alur distribusi barang ke kantor cabang.
•
Pemantauan jumlah stok barang di gudang.
•
Penerimaan barang
•
Mengestimasi jumlah yang akan di beli.
•
Memberikan pelayanan kepada anggota antara lain dalam proses pendaftaran dan pembelian produk.
•
Menjaga sistem tetap berjalan.
•
Memantau database.
•
Memantau proses pengiriman data kantor pusat dan cabang.
•
Menerima keluhan dan saran dari Anggota
• Sales
•
•
Penjualan produk.
Pemantauan Anggota
dan
mengelola
Menjawab keluhan dan memproses saran Consultan.
•
Membuat perencanaan penjualan produk.
•
Menganalisa hasil penjualan.
•
Membuat laporan penjualan
•
Update Informasi Anggota
•
Analisa Pembelian Anggota
Tabel 3.4 Dekomposisi Area, Fungsi dan Proses Bisnis Tabel Area, Fungsi, dan Proses Bisnis
barang
93 Entitas-entitas kunci atau entitas kelompok / subjek data yang dapat di identifikasi dari dekomposisi area fungsi dan proses bisnis adalah sebagai berikut :
No 1
94 Divisi Finance
Subjek Data Pembelian Keuangan Budget Pajak Piutang Bonus Anggota Peralatan Kantor Karyawan Absensi Penggajian, tunjangan, dan bonus karyawan Kinerja
2
Marketing
Produk, Flyer Event Katalog Beauty Training Content Web
3
Operation
Pemasok Persediaan DO Forecast product Hardware Software Jaringan Keluhan dan Saran
4
Sales
Penjualan Anggota Laporan Anggota
Tabel 3.5 Subyek Data
95
R
R
Akuntansi
R
R
C
R
R
Perbendaharaan
R
R
R
R
C
Pemantauan Piutang
C
R
Pengelola keluhan keuangan
R
Perekrutan Karyawan
C
Absensi Karyawan
R
C
C
Penggajian Karyawan
R
R
R
R
R
C
Pembuatan katalog, newsletter, dan flyer
R
R
Mengadakan event dan Beauty Training
R
R
R
C
Pengelolaan Persediaan
R
C
R
R
R
Forecasting
R
R
R
C
Pendaftaran Anggota
Pengelolaan IT dan Inventory kantor
R
C
C
Penjualan Produk
R
R
Pemantauan Counstultant
R
Pusat Pelayanan
R
Penentuan Produk
Harga
Pengiriman Barang
R
R
R
C
C
C
C
C
R
C
Keluhan dan Saran
Anggota
Hardware
C
Penjualan
Peralatan Kantor
Pembelian Barang
Jaringan
Forecast Product
Software
Delivery Order
Persediaan
Pemasok
Beauty Training
Katalog, Flyer
R
Event
Point Anggota
Produk
Piutang
C
Kinerja
Pajak
C
Fungsi Bisnis
Absensi
Budget
R
Karyawan
Keuangan
Perencanaan Keuangan
Feedback Report
Pembelian
Laporan Anggota
Penggajian, tunjangan, bonus
Subyek Data
R
R
R
R
R
R
C C
C
C
R C
C
C
C
R
C
C
R
R
R
R
R
C
Pembuatan katalog, newsletter, dan flyer
R
R
Mengadakan event dan Beauty Training
R
R
Pengelolaan Web
R
C
Pengelolaan Persediaan
R
R
R
R
R
Forecasting
R
R
C
Pendaftaran Anggota
Pengelolaan IT
R
C
C
Pusat Pelayanan
C
Penjualan Produk
R
R
Pemantauan Consultant
Akuntansi
R
R
C
R
R
Perbendaharaan
R
R
R
R
Pemantauan Piutang
Pengelola Inventory Kantor
R
Perekrutan Karyawan
Absensi Karyawan
Penggajian Karyawan Penentuan Produk
Harga
Pengiriman Barang
R
C
C
C
R
C
R
R
C
C
C
R
Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis dengan Subyek Data
Laporan Anggota
Software
R
Anggota
Hardware
Penjualan
Keluhan dan Saran
C
Delivery Order
C
Persediaan
Pembelian Barang
Pemasok
Kontent Web
Beauty Training
R
Katalog, Flyer
C
Event
C
Produk
C
Fungsi Bisnis
Kinerja
R
Absensi
Perencanaan Keuangan
Karyawan
Peralatan Kantor
Bonus Anggota
R
Piutang
Pajak
Budget
Keuangan
Pembelian
Forecast Product
Jaringan
Penggajian, tunjangan, bonus
96
Subyek Data
R
R
R
R
R
C C R C
R R
C
96
T
Gambar 3.4 ERD
3.3.4
Analisa Strength, Weakness, Opportunity, Threat (SWOT) Analisis
SWOT
dilakukan
menggunakan
faktor
internal
perusahaan berupa kekuatan dan kelemahan perusahaan dan faktor eksternal perusahaan berupa peluang dan ancaman pada perusahaan. Berikut merupakan analisis SWOT dari PT. Orindo Alam Ayu :
97 Faktor Internal
Faktor Eksternal
Kekuatan
Peluang
• Berpengalaman lebih dari 40 tahun dalam bidang kecantikan
• Pangsa pasar yang cukup besar untuk produk kecantikan.
• Produk yang ditawarkan variatif untuk semua kalangan.
• Persepsi public yang sudah cukup baik terhadap produk PT. Orindo Alam Ayu
• Memiliki strategi pemasaran yang unik.
• Pertumbuhan permintaan masyarakat yang terus meningkat terhadap produk PT. Orindo Alam Ayu.
• Harga produk yang kompetitif dibandingkan dengan pesaing. • Memiliki kultur perusahaan dengan semangat kerja sama dan kekeluargaan yang tinggi. Kelemahan
• Memiliki kesempatan untuk menjadi pemimpin seluruh pasar. • Kemajuan teknologi yang pesat. Ancaman
•
Prosedur pelatihan karyawan yang belum dikembangkan
•
Masih kurangnya perekrutan karyawan profesional
•
Sistem Informasi yang belum terintegrasi secara keseluruhan.
•
Pelayanan yang perlu di tingkatkan.
• Masuknya pesaing baru yang menawarkan produk berkualitas dengan harga yang lebih rendah. • Semakin berkembangnya permintaan dan penawaran dari produk-produk substitusi. • Pertumbuhan ekonomi yang lambat sehingga menimbulkan turunnya permintaan pasar. • Perubahani nilai tukar valuta asing yang tidak stabil. • Terdapat peraturan pemerintah yang ketat dan kaku sedangkan pihak perusahaan harus mengeluarkan biaya yang cukup tinggi untuk memenuhi peraturan tersebut.
Tabel 3.7 Data SWOT
98
a. Diagram Analisis SWOT Analisis SWOT dilakukan dengan menggunakan faktor internal perusahaan berupa kekuatan dan kelemahan perusahaan dan faktor eksternal perusahaan, berupa peluang dan ancaman pada perusahaan. Analisis terhadap aspek tersebut dilakukan berdasarkan atas : Anatomi Kuadran, Pembobotan dan Rating. Berikut ini merupakan analisis SWOT dari PT. Orindo Alam Ayu. b. Matriks Analisis SWOT
FAKTOR STRATEGI EKSTERNAL
BOBOT
RATING
BOBOT X RATING
Peluang •
Pangsa pasar yang cukup besar untuk produk kecantikan.
0.17
4
0,68
•
Persepsi public yang sudah cukup baik terhadap produk PT.
0.13
3
0,39
0.09
2
0,18
0.07
2
0,14
0.03
2
0,06
Orindo Alam Ayu •
Pertumbuhan permintaan masyarakat yang terus meningkat terhadap produk PT. Orindo Alam Ayu
•
Memiliki kesempatan untuk menjadi pemimpin seluruh pasar
•
Kemajuan teknologi yang pesat.
Total Peluang Ancaman
0,49
1,45
99 •
Masuknya pesaing baru ke pasar yang menawarkan produk
0,11
2
0,22
0,09
3
0,27
0,08
3
0,24
berkualitas dengan harga yang lebih rendah •
Semakin berkembangnya permintaan dan penawaran dari produk-produk substitusi.
•
Pertumbuhan ekonomi yang lambat sehingga menimbulkan permintaan pasar yang menurun
•
Perubahan nilai tukar valuta asing yang tidak stabil
0,12
1
0,12
•
Terdapat peraturan pemerintah yang ketat dan kaku
0,11
1
0,22
sedangkan pihak perusahaan harus mengeluarkan biaya yang cukup tinggi untuk memenuhi peraturan pemerintah itu. Total Ancaman
0,51
1,07
Total EFAS
1
2,52
Tabel 3.8 EFAS PT. Orindo Alam Ayu
100
FAKTOR STRATEGI INTERNAL
BOBOT
RATING
BOBOT X RATING
Kekuatan •
Berpengalaman lebih dari 40 tahun dalam bidang kecantikan
0.09
2
0,18
•
Produk yang ditawarkan variatif untuk semua kalangan
0.14
4
0,56
•
Memiliki strategi pemasaran yang unik
0.11
3
0,33
•
Harga produk yang kompetitif dibandingkan pesaing
0.14
4
0,56
•
Memiliki kultur perusahaan dengan semangat kerja sama
0.09
3
0,27
dan kekeluargaan yang tinggi
Total Kekuatan
0,57
1,90
Kelemahan •
Prosedur pelatihan karyawan yang belum dikembangkan.
0,07
3
0,21
•
Masih kurangnya perekrutan karyawan profesional.
0,09
2
0,18
•
Sistem Informasi yang belum terintegrasi.
0,12
1
0,12
•
Pelayanan yang perlu di tingkatkan
0,15
1
0,15
Total Kelemahan
0,57
0,66
Total IFAS
1
2,56
Tabel 3.9 IFAS PT. Orindo Alam Ayu
101 Tahap Analisis Nilai total dari tabel EFAS dan IFAS di atas, yaitu: EFAS 2,52 dan IFAS 2,56 . Tahap ini digunakan untuk mengetahui posisi relatif PT. Orindo Alam Ayu terhadap faktor strategi eksternal dan internal. Oleh karena itu, setelah mengumpulkan informasi yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan maka dirumuskan suatu strategi dengan memanfaatkan kekuatan dan peluang yang dimiliki PT. Orindo Alam Ayu untuk mengurangi ancaman dan kelemahan yang ada di perusahaan. Setelah nilai diketahui dari tabel EFAS dan IFAS maka disusun diagram SWOT untuk mengetahui posisi PT. Orindo Alam Ayu dengan perusahaan lain. Untuk mencari posisi PT. Orindo Alam Ayu dengan mencari selisih EFAS dan IFAS. 1.
Peluang
: 1,45
Ancaman
: 1,07
Titik Y (eksternal) = Peluang – Ancaman = 1,45 – 1,07 = 0,38
102
2.
Kekuatan
: 1,90
Kelemahan
: 0,66
Titik X (internal) = Kekuatan – Kelemahan = 1,90 – 0,66 = 1,24
Dengan perhitungan ini, maka kami menyimpulkan kondisi perusahaan pada titik koordinat perhitungan SWOT seperti pada gambar di bawah ini.
Gambar 3.5 Diagram SWOT
103 IFAS
Kekuatan (S) S1. Berpengalaman lebih dari 40 tahun dalam bidang kecantikan S2. Produk yang ditawarkan variatif untuk semua kalangan S3. Memiliki strategi pemasaran yang unik
Kelemahan (W) W1. Prosedur pelatihan karyawan yang belum dikembangkan. W2. Masih kurangnya perekrutan karyawan profesional. W3. Sistem Informasi yang belum terintegrasi. W4. Pelayanan yang perlu di tingkatkan
S4. Harga produk yang kompetitif dibandingkan pesaing
EFAS
Peluang (O) O1. Pangsa pasar yang cukup besar untuk produk kecantikan O2. Persepsi public yang sudah cukup baik terhadap produk PT. Orindo Alam Ayu O3. Permintaan masyarakat yang terus meningkat terhadap produk PT. Orindo Alam Ayu O4. Memiliki kesempatan untuk menjadi pemimpin seluruh pasar O5. Kemajuan teknologi yang pesat.
S5. Memiliki kultur perusahaan dengan semangat kerja sama dan kekeluargaan yang tinggi. Strategi SO
Strategi WO
Selalu melakukan pengembangan variasi produk dengan harga yang kompetitif agar dapat menjangkau pasar yang lebih luas.
Memperketat proses perekrutan serta melakukan pengembangan keterampilan karyawan secara berkesinambungan sebagai bagian dari perwujudan visi perusahaan.
(S2-S4-O1)
(W1-W2-O4)
Mempertahankan persepsi publik yang sudah baik dengan meningkatkan strategi pemasaran.
Mengintegrasikan seluruh proses bisnis untuk memenuhi pertumbuhan permintaan yang terus meningkat dan pada akhirnya mencapai keunggulan bersaing .
(S3-O2)
(W3-O3-O4) Mempertahankan pertumbuhan permintaan dengan cara melakukan diversifikasi produk agar sesuai dengan kebutuhan konsumen, selain itu dengan melakukan penetapan harga yang dianggap sesuai dengan kualitas produk dan dapat di jangkau oleh konsumen.
Terus melakukan peningkatan pelayanan untuk menjamin kepuasan pelanggan sehingga dapat menjaga dan meningkatkan persepsi publik yang telah baik. (W4-O2)
(S2-S4-O3) Memperbaharui teknologi untuk mengintegrasikan sistem yang telah
104
Dengan mempunyai pengalaman selama 40 tahun di bidang kecantikan, dan memaksimalkan kekuatan produk, strategi pemasaran, dan sumber daya manusia, maka kesempatan untuk menjadi pemimpin pasar akan lebih besar.
ada agar dapat meningkatkan kinerja bisnis dan juga pelayanan. (W3-W4-O5)
(S1-S2-S3-S4-S5-O4)
Menggunakan teknologi untuk membantu strategi pemasaran. (S3-O5) Strategi ST
Strategi WT
T1. Masuknya pesaing baru ke pasar yang menawarkan produk berkualitas dengan harga yang lebih rendah
Memperkuat brand image
Pengawasan dan pengendalian mutu secara keseluruhan yang mencakup aspek produk;pelanggan;sumber daya manusia;pelayanan; dan teknologi.
T2. Semakin berkembangnya permintaan dan penawaran dari produkproduk substitusi.
Membangun loyalitas konsumen untuk membendung derasnya arus pendatang baru dan produk substitusi dalam industri kecantikan
T3. Pertumbuhan ekonomi yang lambat sehingga menimbulkan permintaan pasar yang menurun
(S2-S3-S4-T1-T2)
Ancaman (T)
T4. Perubahan nilai tukar valuta asing yang tidak stabil T5. Terdapat peraturan pemerintah yang ketat dan kaku sedangkan pihak perusahaan harus mengeluarkan biaya yang cukup tinggi untuk memenuhi peraturan pemerintah itu
(S1-S3-S4-T1-T2)
(W1-W2-W3-W4-T1-T2)
Menjaga dan meningkatkan kualitas produk dengan harga yang sesuai (S4-T1-T2-T3-T4)
Melakukan pengembangan strategi pemasaran berdasarkan acuan trend industri jangka pendek, menengah, dan panjang (S1-S3-S5-T1-T2-T3)
Tabel 3.10 Matriks SWOT PT. Orindo Alam Ayu
105
Berdasarkan analisis SWOT yang telah dilakukan, dapat dilihat bahwa perusahaan berada pada posisi untuk menggunakan Strategi SO (menggunakan kekuatan internal untuk memanfaatkan peluang yang ada), antara lain : 1. Selalu melakukan pengembangan variasi produk dengan harga yang kompetitif agar dapat menjangkau pasar yang lebih luas. 2. Mempertahankan persepsi publik yang sudah baik dengan meningkatkan strategi pemasaran. Dengan memiliki persepsi yang dikenal baik dimata publik sebagai salah satu perusahaan kosmetik direct selling, PT. Orindo Alam Ayu dapat memperbesar pasar industrinya dengan melakukan ekspansi ke daerah-daerah yang tingkat potensial penjualan produk yang cukup tinggi. 3. Mempertahankan pertumbuhan permintaan dengan cara melakukan diversifikasi produk agar sesuai dengan kebutuhan konsumen, selain itu dengan melakukan penetapan harga yang dianggap sesuai dengan kualitas produk dan dapat di jangkau oleh konsumen. 4. Dengan mempunyai pengalaman selama 40 tahun di bidang kecantikan, dan memaksimalkan kekuatan produk, strategi pemasaran, dan sumber daya manusia, maka kesempatan untuk menjadi pemimpin pasar akan lebih besar.
106 Pengalaman yang cukup lama disertai sinergi strategi yang telah di sebutkan diatas akan memudahkan PT. Orindo Alam Ayu dalam meraih pemimpin pasar kosmetik no.1 di Indonesia. 5. Dengan strategi marketing yang unik yaitu dengan cara direct selling maka memungkinkan anggota untuk mendapatkan penghasilan tambahan dari penjualan produk dan bonus point
3.4
Analisa Lingkungan Internal SI/TI Perusahaan 3.4.1
Gambaran Aplikasi pada Perusahaan Berikut adalah gambaran aplikasi yang digunakan PT. Orindo Alam Ayu saat ini berdasarkan tiap-tiap area bisnisnya :
Area Bisnis Finance
Fungsi Bisnis
Aplikasi
- Perencanaan Keuangan
- Accounting System
- Akuntansi & Pembukuan
- Cash & Financial System - ORIN
Sales
- SO dan Invoice
- POS System
Menyimpan dan - Consultant Information menampilkan informasi System mengenai Anggota. Marketing
- Membuat perancangan -Multimedia Application berkaitan dengan promosi (katalog, newsletter, flyer).
Operation
- Mengelola pengadaan dan - Inventory Management pendistribusian produk. System
HRD
- Penggajian karyawan
-Payroll System
Tabel 3.11 Gambaran Aplikasi yang Digunakan Oleh PT. Orindo Alam Ayu
107 3.4.2
Spesifikasi Hardware 3.4.2.1 Dukungan Hardware pada Kantor Pusat Berikut adalah gambaran spesifikasi hardware yang ada pada head office. JENIS
SPESIFIKASI
PC SERVER IBM
FUNGSI
Server ORICO
*Intel Xeon Pentium 4 *HDD 36GBx3 *Memory 1 GB *CDROM *SCSI *RAID
PC SERVER IBM SERVER
Server Email
*Intel Xeon Pentium 4 *HDD 36GBx2 *Memory 1 GB *CDROM *SCSI
PC SERVER COMPAQ *Processor Pentium 3 (333MHz) *HDD 17.5GB *Memory 128MB *CDROM *SCSI
Server FTP
108
PC SERVER IBM
Server Accpac
*Processor Pentium 3 *HDD 10+34GB *Memory 64MB *CDROM *SCSI
PC SERVER IBM
Backup Server
*Processor Pentium 2 *HDD 8+4GB *Memory 256MB *CDROM *SCSI
PC DESKTOP RELION
Client
*Intel Pentium DualCore 2GHz WORKSTATION
*HDD 80GB *Memory 1GB
SWITCH
HUB
SW DLINK DES-1008D
Penghubung beberapa alat untuk membuat satu LAN
*CATPLAN, DLINK DES-1008D, POR
3COM 3C16980, PORT/IO : 24
Menghubungkan Client ke Client
RTR CISCO 1721 ROUTER
CISCO 1721, PORT/IO : 1
Penghubung antar dua atau lebih jaringan
109
PRINTER
UPS
HPLJET2600
Mencetak dokumen, data
EPSON LQ-680Pro, REPL A NEW P
dan laporan
NEXUS
Catu daya cadangan
*UPS 1000/1200VA *UPS 1200VA, 1000W, EX MDN 20/
Tabel 3.12 Spesifikasi Hardware pada Head Office 3.4.2.2 Dukungan Hardware pada Kantor Cabang JENIS
SERVER
SPESIFIKASI
FUNGSI
PC SERVER
*Intel Pentium 4 3GHz
*HDD 160GB
Application Server
*Memory 1 GB
*CDROM
WORKSTATION
PC DESKTOP HP
*Intel Pentium DualCore 3GHz
Client
*HDD 80GB
*Memory 1GB
SWITCH
SW DLINK DES‐1008D
Penghubung beberapa alat untuk membuat satu LAN
*DLINK DES‐1008D, PORT/IO : 8
ROUTER
RTR DLINK DI‐624
Sebagai penghubung
*DLINK ROUTER FOR ANGGOTA
antar jaringan yang ada dalam proses transfer data
PRINTER
EPSON
Mencetak dokumen, data
*EPSON LQ‐680Pro
dan laporan
110
UPS
NEXUS
Catu daya cadangan
*UPS 600VA
*UPS 600VA, 500W
Tabel 3.13 Spesifikasi Hardware pada Kantor Cabang 3.4.3
Spesifikasi Software Berikut ini adalah daftar spesifikasi software yang dimiliki oleh PT. Orindo Alam Ayu : Aplikasi
POS System
Nama Software
Fungsi
ORICO Module Sales Order
Aplikasi POS
ORICO Module Inventory
Pengelolaan persediaan barang di gudang
Inventory Management System
- ORICO Module Cash &
Pencatatan data-data transaksi keuangan
Financial Cash & Financial System
Consultant Information System
- ORIN
Pembuatan laporan keuangan untuk AR
ORICO Module Status Code
Pencatatan data-data dan
& Description
informasi status anggota
111
Accounting System
ACCPAC
Pembukuan
Asian Business Service (ABS)
Penggajian Karyawan
*Microsoft Window Server
Sistem informasi untuk
2003
server
Payroll System
DBMS System
*Exchange Server 2003 Operating System *Microsoft Window XP
Sistem informasi untuk client
Multimedia Application
Ultra Edit
Perancangan katalog dan
Adobe Photoshop
hal-hal yang berkaitan
Corel Draw
dengan pemasaran.
Quark Xpress
Tabel 3.14 Spesifikasi Software pada PT. Orindo Alam Ayu Berikut ini adalah penjelasan tambahan mengenai aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh PT. Orindo Alam Ayu. -
ORICO, yang merupakan aplikasi inti dari PT. Orindo Alam Ayu memiliki 4 modul utama antara lain : o Inventory Management System, yang fungsinya berkaitan dengan stok produk di gudang. Sub modul yang terdapat disini antara lain:
Adjustment, untuk penyesuaian jumlah stok di gudang dengan yang ada di sistem.
112
Pack/Unpack, untuk menyatukan produk ke paket-paket dalam satu harga.
Export/Import Product, untuk mengirimkan produk ke kantor cabang lain yang membutuhkan.
Product Information,untuk menampilkan informasi mengenai produk (create new product, update, dan delete product) serta dapat disesuaikan dengan promosi-promosi yang diadakan oleh PT. Orindo Alam Ayu.
Report, untuk mencetak laporan stok produk.
o Status Code and Description, yang isinya berupa informasi yang berkaitan dengan para anggota PT. Orindo Alam Ayu antara lain level yang telah dicapai, jaringan yang dimiliki, poin, dan sebagainya. o Cash and Finance, yang isinya mengenai data penjualan yang didapat dari modul Sales Order. Pada modul ini hanya mencetak laporan penjualan per periode. o ORIN, yang berfungsi untuk membuat laporan keuangan berdasarkan permintaan user. o Point of Sales, yang isinya
Member registration, yang berfungsi untuk memasukkan datadata baru mengenai anggota.
Sales Order, yang befungsi untuk memasukkan daftar pembelian dari anggota.
113
Point Consultant, yang dapat menampilkan jumlah poin konsultan.
Invoice, yang berfungsi untuk mencetak invoice
-
ACCPAC (Accounting Software)
-
Adalah aplikasi yang digunakan oleh Sub-divisi Accounting & Tax dalam merekap data-data keuangan sehari-hari (penjualan, piutang, pembelian barang, budget) dan memasukan ke pembukuan sebagai catatan laporan arus masuk keluar uang perusahaan.
-
Asian Business Service (Payroll Application) Adalah aplikasi yang digunakan oleh sub-divisi HRD dalam memonitor dan mengatur manajemen sumber daya manusia (MSDM) seperti penggajian, kompensasi karyawan, portfolio karyawan (absensi, jam lembur, pelanggaranpelanggaran yang pernah dilakukan).
114 3.4.4
Arsitektur Jaringan
Gambar 3.6 Arsitektur Jaringan pada PT. Orindo Alam Ayu Jaringan internal yang digunakan pada PT Orindo Alam Ayu merupakan jaringan LAN ( Local Area Networking ). LAN digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam kantor atau perusahaan untuk memakai bersama sumber daya (misalnya printer, media penyimpanan/storage) dan saling bertukar informasi. Jaringan komputer yang digunakan pada PT. Orindo Alam Ayu adalah Fast Ethernet dengan topologi fisik menggunakan topologi Star. Jaringan ini terbagi dalam beberapa layer, layer tersebut dipisahkan oleh konsetrator switch perlantai. Sehingga dimasing-masing lantai
115 terdapat switch yang menghubungkan koneksi jaringan, dan dari layer perlantai kemudian terhubung dengan switch pusat untuk selanjutnya diinterkoneksikan dengan router. 3.4.5
Portfolio Aplikasi Portfolio Aplikasi saat ini adalah analisa yang digunakan untuk menilai aplikasi yang digunakan perushaaan saat ini, apakah termasuk di dalam kategori high potential, strategic, key operational atau support, sesuai dengan kontrubusi yang diberikan masing-masing aplikasi pada proses bisnis perusahaan. Berikut ini adalah portfolio aplikasi pada PT. Orindo Alam Ayu :
116
Tinggi
STRATEGIC
HIGH POTENTIAL
( )Inventory Management System
( ) Status Code & Description
Penting untuk bisnis mendatang
( ) POS System
( )Website
( ) Cash & Financial System
(*)Microsoft Windows XP
(*) Accounting System
(*)Microsoft Windows Server 2003
(*) Payroll System
(*)Windows Exchange Server 2003
(*)Multimedia Application
KEY OPERATIONAL
SUPPORT
Tinggi
Penting untuk masa lalu dan masa sekarang
Rendah
Gambar 3.7 Portfolio Aplikasi Saat Ini
Keterangan : (*)
= Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan
( )
= Aplikasi yang sedang berjalan, namun butuh pengembangan
lanjut
117 Dari analisis portfolio aplikasi yang sedang berjalan dapat dilihat bahwa PT. Orindo Alam Ayu belum memiliki aplikasi yang bersifat strategis untuk mendukung perencanaan strategis SI/TI perusahaan. Sistem-sistem yang sudah berjalan pada saat ini berada di bagian high potential, key operational dan bagian support. Sistem yang sudah berjalan tersebut belum sepenuhnya sempurna, karena dari hasil survey dan analisis yang telah dilakukan, beberapa sistem tersebut masih memerlukan pengembangan dan perbaikan. Seperti pada aplikasi Cash & Financial System, proses pengumpulan dan pengiriman data penjualan yang di dalamnya terdapat detail jumlah poin anggota, piutang anggota, bonus anggota yang belum online antara kantor pusat dengan kantor cabang, sehingga update data yang belum real-time seperti pada contoh kasus dibawah ini : 1. Bagian Accounting me request data anggota di cabang Bandung yang mempunyai piutang untuk di masukkan kedalam pembukuan kas kepada bagian Credit Controller, lalu bagian Credit Controller meminta kepada bagian IT untuk mengirimkan data sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan (karena aplikasi Cash & Financial System hanya bersifat query dan tidak bisa melakukan pengolahan data) kemudian setelah mendapatkan data tersebut (berbentuk .dbf), bagian Credit Controller meng-konversi data tersebut di excel agar format pelaporan lebih baik kemudian diberikan kepada bagian Accounting. yang diharapkan sistem ini kedepannya adalah online connection agar data-data dari cabang dapat
118 ter-update secara langsung sehingga dalam pembuatan laporan dapat lebih cepat serta penambahan fitur untuk mensortir data yang lebih bervariasi agar user mudah dalam pencarian data-data yang akan di analisa untuk pembuatan laporan akhir. 2. Ketika akhir bulan yaitu pada saat penutupan point, bagian treasury harus menunggu kiriman data-data terakhir dari semua kantor cabang untuk mengupdate jumlah poin pelanggan di akhir bulan yang nanti nya akan berkorelasi dengan bonus, kenaikan level, piutang anggota.
di
karena proses transaksi yang belum online, maka kantor cabang harus mengirimkan data transaksi sesering mungkin ke kantor pusat agar data selalu ter-update. Yang diharapkan dari sistem ini adalah agar data yang didapat oleh anggota maupun karyawan selalu ter-update secara real-time dengan cara mengintegrasikan seluruh proses bisnis perusahaan kedalam satu application business core. Pada aplikasi Inventory Management System terdapat beberapa masalah salah satunya dalam hal laporan pengiriman barang dari central warehouse ke seluruh cabang di Indonesia, bagian central warehouse mengiriman laporan pengiriman barang seluruh cabang ke kantor pusat, kemudian bagian IT mengolah data tersebut dari format .dbf (database file) ke .txt (agar mudah di diolah lagi oleh bagian Logistik), kemudian dikirim ke bagian Logistik dan diolah kembali ke dalam excel agar bentuk laporan lebih terperinci dan baik. Setelah itu, data-data tersebut di input kembali kedalam aplikasi ORICO Inventory Management pada
119 kantor pusat sebagai data stok di seluruh cabang. Yang diharapkan dari sistem ini adalah terintegrasinya antara central warehouse dengan kantor pusat (khususnya bagian Logistik) sehingga dalam mengupdate data-data mengenai stok secara keseluruhan langsung masuk dan bagian Logistik pun akan lebih nyaman karena tidak harus melakukan peng-inputan ulang untuk mengupdate data stok seluruh cabang. Permasalahan di atas adalah beberapa contoh kasus pada PT. Orindo Alam Ayu khususnya mengenai aplikasi yang digunakan saat ini. Berikutnya dibawah ini adalah penjelasan mengenai website yang dimiliki oleh PT. Orindo Alam Ayu. Pada saat ini, PT. Orindo Alam Ayu telah memiliki sebuah website yang dapat digunakan oleh para konsultan untuk melakukan pembelian secara online, mendapatkan berita terbaru mengenai produk, promosi-promosi dan event yang diadakan oleh PT. Orindo Alam Ayu, dan juga sebagai sarana informasi mengenai PT. Orindo Alam Ayu dan kebijakannya. Berikut adalah tampilan dari website PT. Orindo Alam Ayu untuk anggotanya
120
Gambar 3.8 Tampilan Website PT. Orindo Alam Ayu Saat ini, jumlah anggota yang melakukan pembelian barang secara online melalui website masih sangat sedikit. Hal ini dikarenakan antara lain adalah karena jumlah stok barang yang tidak update dalam website tersebut. Padahal, jika penggunaan website dapat dioptimalkan, diharapkan dapat mengurangi antrian para anggota yang melakukan pembelian barang di kantor cabang. Untuk itu kami memberikan beberapa usulan kepada PT. Orindo Alam Ayu antara lain pengembangan sistem online berbasis web agar dapat mengintegrasikan antar cabang sehingga proses bisnis seperti penghitungan point anggota selalu ter-update secara real-time. Selain itu untuk meminimalisasi jumlah antrian yang sering terjadi di kantor-kantor cabang, kami mengusulkan untuk mengoptimalkan website yang dapat
121 digunakan oleh anggota untuk melakukan pembelian barang secara online dengan cara antara lain memberikan penawaran-penawaran yang menarik untuk anggota yang melakukan transaksi pembelian secara online seperti memberikan potongan harga atau memberikan gift yang menarik untuk pembelian dengan jumlah tertentu.
3.5
Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI 3.5.1
Trend Industri SI/TI PT. Orindo Alam Ayu perlu mencermati trend yang ada pada saat ini, agar pada saatnya nanti dapat memaksimalkan kesempatan yang ada untuk mengambil manfaat sebesar-besarnya dari trend yang sedang berkembang. Business Intelligence (BI) BI akan terus menjadi prioritas teknologi bagi CIO-CIO. Sebuah survei dari Gartner yang dilakukan di awal tahun 2006 dengan sekitar 1.400 CIO menempatkan BI sebagai prioritas teknologi nomor satu. Gelombang perkembangan BI selanjutnya akan digunakan lebih luas dalam organisasi-organisasi untuk menyediakan informasi analisa realtime strategis bagi pembuatan keputusan usaha.
Perusahaan akan
mendapatkan pemadangan-pemandangan usaha yang lebih lengkap dan tepat waktu dan juga mendorong aksi dan proses yang lebih efektif melalui kombinasi database dan aplikasi-aplikasi analisa dan juga memasukkan alat-alat BI kedalam proses-proses usaha. Oracle adalah vendor platform BI stand alone dengan pertumbuhan tercepat di Asia
122 Pasifik, tidak termasuk Jepang.
Menurut sebuah laporan Gartner 15
Januari 2007, Oracle mencatat pertumbuhan pendapatan 64,8% di pasar BI stand alone di Asia Pasifik di tahun 2005 dibandingkan dengan tahun sebelumnya. Petumbuhan pasar rata-rata dalam pasar platform BI stand alone adalah 12,1%. (sumber Arsitektur Berbasis Web Internet akan menjadi kunci desain teknologi web-centric yang fleksibel dan standard untuk promosi perusahaan atau vendor. Penggunaan web-centric akan membangun solusi model kelas secara global untuk membantu kebutuhan computing enterprise selama lima tahun mendatang atau lebih. IT ramah lingkungan Akan lebih banyak hadir product yang efisien dan peralatan yang hemat energi, juga ramah lingkungan. Regulasi ditetapkan untuk mengatur perusahaan dalam membangun data center, sebagai efek dari meningkatnya penggunakan emisi karbon dan komsumsi power yang berlebih, juga impact lingkungan lainnya yang sudah mengkhawatirkan. Organisasi atau vendor setidaknya mempertimbangkan regulasi dan memiliki alternative lain untuk membangun data center. Cloud Computing Konsep cloud computing adalah sistem komputer yang besar untuk share infrastruktur IT. Cloud computing akan mengakses resource virtual dan tidak terbatas oleh power dan kemampuan komputer local
123 atau remote computer. Cloud computing akan support data center enterprise generasi selanjutnya, beroperasi seperti Internet untuk menyediakan akses cepat dan skala kapasitas yang ekstrim untuk pengguna jaringan. Cloud computing tampak simple, biaya lebih murah dan hemat energi. Tidak seperti grid computing yang hanya menditribuskan IT untuk task tertentu, namun cloud computing bekerja di semua range aktivitas. Platform ini dapat menjadi layanan hosting eksternal ataupun digunakan di dalam perusahaan. Virtualisasi Trend sekarang ini berfokus pada virtual server, termasuk virtualisasi penyimpanan dan client device yang berkembang dengan cepat. Virtualisasi hadir untuk mengeliminasi duplikasi copy-an data di device penyimpanan yang nyata seperti contoh harddisk, ketika harus memaintain akses system tempat file disimpan (deduplikasi data) dalam ilusi. Hal tersebut juga sekaligus menghemat biaya kapasitas device penyimpanan, energi, upgrade software, dan akses ke aplikasi yang lebih luas. Namun, jika fungsi motherboard adalah untuk hardware pusat data, maka virtualisasi menggunakan mesin virtual. Dengan virtualisasi, maka user dapat menjalankan Linux, Windows 95, dan DOS di system dan waktu yang sama. Virtualisasi yang semakin berkembang hadir dalam desktop virtual yang akan diadopsi sebanyak 40 persen pengguna di tahun 2010.
124 Kelanjutan dari Blade Server Akan hadir server di atas blade server untuk menyediakan kapasitas yang besar bagi perusahaan. Organisasi atau vendor akan dapat melacak tipe resource, seperti memory, ataupun harddisk, dan sebagainya. Blade server akan mengeliminasi biaya utuk tiga tipe resource ketika upgrade kapasitas, dan mudah ketika digunakan untuk inventory system, ataupun mencegah pembelian server dalam ukuran yang besar dan tambahan konfigurasi yang kompleks. Blade server akan menjadi utilitas yang handal karena tidak ada resource yang berada dalam konfigurasi yang salah atau membutuhkan tambahan processor dan memory dalam satu bundle server.
3.6
125
Permasalahan yang Dihadapi oleh PT. Orindo Alam Ayu 1.
Aplikasi utama yang digunakan PT. Orindo Alam Ayu, yaitu ORICO
masih berbasis DOS yang memiliki cukup banyak kelemahan antara lain kecepatan transfer data yang masih lambat,tampilan yang kurang baik dan belum bisa terintegrasi dengan sistem lain. 2.
Kantor pusat di Bulungan belum terintegrasi secara online dengan kantor-
kantor cabang lainnya di Indonesia sehingga mempengaruhi proses pelaporan, pemantauan, dan analisa pengambilan keputusan. 3.
Layanan pesan antar yang tersedia di PT. Orindo Alam Ayu masih belum
maksimal, para anggota sering mengalami kesulitan untuk menghubungi layanan tersebut. 4.
Jaringan yang dimiliki PT. Orindo Alam Ayu belum memiliki firewall
sehingga keamanannya masih sangat rentan terhadap serangan dari luar. 5.
Waktu transaksi yang cukup lama sehingga menyebabkan antrian yang
cukup panjang dalam proses pembelian barang. 6.
Proses pengadaan barang yang masih manual sehingga PT. Orindo Alam
Ayu seringkali mengalami kesulitan untuk menganalisa penawaran harga yang datang dari supplier.
