BAB III ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 SEJARAH SINGKAT ORGANISASI Masjid Al-Abrar berada di JL. Danau Tondano, Pejompongan, Jakarta Pusat. Setelah sebelumnya banyak terjadi pergantian pengurus, akhirnya terbentuk kepengurusan masjid Al-Abrar yang baru, yang dibentuk sejak tanggal 1 Oktober 2003. Pembentukan kepengurusan baru ini dilakukan karena tuntutan zaman yang semakin berkembang, para pengurus terdiri dari orang-orang yang diharapkan dapat memajukan masjid bukan hanya sebagai tempat ibadah saja tetapi dapat juga dimanfaatkan untuk kegiatan-kegiatan sosial kemasyarakatan lainnya, mengingat masjid merupakan asset yang perlu dirawat dan dimanfaatkan oleh masyarakat semaksimal mungkin dengan konsep swadaya. Kepengurusan baru ini mempengaruhi proses kerja yang ada di Masjid AlAbrar, sebelumnya semua kegiatan dapat dikelola secara sederhana tetapi sekarang tidak lagi mengingat semakin banyak tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan. Sebagai contoh dalam hal zakat, infak dan shadaqah, masyarakat mempertanyakan dana yang masuk
dipergunakan untuk apa dan berapa
pengeluarannya, jadi pengurus sekarang mencoba menerapkan sistem kepengurusan baru yang dapat dipertanggung jawabkan pada masyarakat. Sistem pengelolaan ZIS yang ada selama ini masih menggunakan sistem manual yang memungkinkan terjadinya
banyak
kesalahan
dalam
pencatatan,
sehingga
sering
terjadi
ketidakcocokkan antara laporan pemasukan dengan pengeluaran ZISnya. Selain itu juga karena setiap tahun jumlah penerimaan zakat, infak, sadaqah pada masjid tersebut semakin meningkat dari tahun ke tahun, maka diperlukan sistem
24
25
baru yang dapat menunjang keakuratan data pada sistem pengelolaan zakat infak dan sadaqah pada masjid tersebut. Pengelolaan zakat, infak dan sadaqah selama ini dikelola oleh panitia tersendiri diluar kepengurusan inti yaitu ada sebagian anggotanya dari pengurus dan sebagian lagi dari anggota RISMA (Remaja Islam Masjid Al-Abrar) dimana dibentuk pada saat bulan Ramadhan yaitu panitia zakat, infak dan sadaqah. Panitia ini (petugas penerimaan ZIS) bertugas selama 1 (satu) tahun dan berakhir pada bulan Ramadhan tahun berikutnya. 3.2 PROSES YANG SEDANG BERJALAN Pada kegiatan pengelolaan ZIS (Zakat, Infak dan Sadaqah) urutan prosesproses yang dijalankan adalah sebagai berikut: 1. Donatur datang ke masjid untuk melakukan pembayaran zakat. 2. Donatur memberikan zakat dan diterima di Bagian Penerimaan. Bagian Penerimaan mengeluarkan form pembayaran 3 rangkap. Rangkap pertama untuk Donatur, rangkap kedua untuk Bagian Penerimaan, rangkap ketiga untuk Bagian Administrasi. 3. Kemudian Donatur melakukan ijab kabul dengan petugas ZIS sebagai perjanjian atas pembayaran zakat. 4. Setelah ijab kabul selesai. Maka Bagian Administrasi mengeluarkan tanda penyerahan 3 rangkap. Rangkap pertama untuk Donatur, rangkap kedua untuk Bagian Administrasi, rangkap ketiga untuk Bagian Keuangan. 5. Bagian Keuangan mengeluarkan kuitansi pembayaran 4 rangkap. 2 rangkap untuk muzaki dan selebihnya untuk Bagian Keuangan. 6. Bagian Keuangan membuat laporan berdasarkan arsip yang ada dan kemudian diserahkan kepada pimpinan.
26
3.3 FLOW OF DOCUMENT (FOD) YANG SEDANG BERJALAN DONATUR
BAGIAN
ZIS MASJID
PENERIMAAN
Tanda Penerimaan
Isi Data Donatu r
Tanda Penerimaa n Terisi
Tanda Penerimaan Terisi
Tanda Penerimaan Terisi
Zakat
Tanda Penerimaan stl Zakat
BAGIAN
BAGIAN
ADMINISTRASI
KEUANGAN
Tanda Penerimaan stl Zakat
Form Pembayaran
Isi Form Pemba yaran
Buat Kuita nsi
Form Pembayaran
PIMPINAN
Kuitansi
Form Pembayara n
Kuitansi Buat Laporan
Laporan
Tabel 3.3 FOD yang sedang berjalan
Laporan
27
3.4 KENDALA YANG DIHADAPI Sistem Informasi Pengelolaan ZIS (Zakat, Infak dan Sadaqah) pada Masjid Al-Abrar masih diproses secara manual jika dilihat dari perkembangan ilmu pengetahuan dan pesatnya kemajuan informasi saat ini, maka kendala yang dihadapi adalah : 1. Setiap ingin melakukan suatu pengolahan data biasanya digunakan waktu yang lama dan menyebabkan keakuratan data kurang terjamin. 2. Terdapat ketidakseimbangan laporan mengenai total penerimaan yang ada dengan pendapatan (jumlah nominal) yang diperoleh. 3. Data-data donatur dan laporan yang didapat dari para penyalur sering tidak teratur sehingga agak sedikit menghambat proses penyaluran dan proses pembuatan laporan. 3.5 PEMECAHAN MASALAH Untuk mengatasi kendala yang dihadapi ZIS MASJID AL-ABRAR maka diusulkan suatu pemecahan masalah sebagai berikut : 1. Tugas Bagian Penerimaan dialihkan ke Bagian Administrasi. 2. Pada Bagian Administrasi, tanda penyerahan dihapuskan karena kurang diperlukan. 3. Kuitansi Pembayaran dikurangkan menjadi 2 rangkap. 3.6 TUJUAN SISTEM YANG DIUSULKAN Sistem yang sedang berjalan pada ZIS MASJID AL ABRAR sudah cukup baik. Tetapi guna mengatasi kendala yang ada maka diusulkan suatu sistem pendataan yang baru. Tujuannya adalah selain untuk mengatasi masalah yang ada, juga untuk mempercepat dan mengefisien waktu dalam hal pendataan zakat.
28
3.7 SISTEM YANG DIUSULKAN Brdasarkan sistem yang telah ada, maka penulis mengajukan sebuah sistem yang baru sebagai berikut : 1. Donatur yang menyerahkan zakat diterima di Bagian Penerimaan. 2. Isi data Donatur kemudian diinput melalui komputer. 3. Bagian Administrasi mengeluarkan Form Pembayaran 3 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada Donatur. Rangkap kedua diarsip di Bagian Administrasi. Rangkap ketiga diberikan kepada panitia ZIS. 4. Setelah melakukan ijab kabul, Maka Form Pembayaran rangkap ketiga diberikan ke Bagian Administrasi. Input data Donatur kemudian Bagian Administrasi mengeluarkan Kuitansi 2 rangkap. 5. Kuitansi rangkap pertama diserahkan kepeda Donatur. 6. Kuitansi rangkap kedua diserahkan ke Bagian Keuangan. 7. Bagian Keuangan membuat laporan zakat yang kemudian diserahkan pada pimpinan.
29
3.8 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 3.8.1
FLOW OF DOCUMENT (FOD)
DONATUR
BAGIAN
ZIS MASJID
ADMINISTRASI
Tanda Penerimaan
Input Data Donatur
Tanda Penerimaan terisi
Tanda Penerimaan terisi
BAGIAN KEUANGAN
Tanda Penerimaan terisi
Kuitansi
Buat Laporan Zakat
Tanda Penerimaan Stl Zakat
Laporan
Tanda Penerimaan Stl Zakat
Hitung Zakat & Buat kuitansi
Kuitansi
3.8.2
PIMPINAN
Kuitansi Tanda Penerimaan stl Zakat
DATA FLOW DIAGRAM Tabel 3.8.1 FOD yang diusulkan
Laporan
30
1. DIAGRAM KONTEKS
DONATUR
DATA DONATUR KUITANSI
Sistem Pengelolaan Zakat Masjid Al-Abrar
LAPORAN
PIMPINAN
Gambar 3.8.2.1 Diagram Konteks 2. DIAGRAM NOL
DONATUR
DATA DONATUR
1 Input Data Donatur
DATA DONATUR
DONATUR
NID
DATA DONATUR KUITANSI
2 Pembuata n Laporan
DATA ZAKAT NO ZAKAT
DATA ZAKAT & DATA DONATUR
ZAKAT
DATA ZAKAT
KUITANS I DATA ZAKAT,INFAK,SADAQAH 3 Pembuata n Laporan
PIMPINAN
Lap ZAKAT,INFAK,SADAQAH
Gambar 3.8.2.2 Diagram Nol
DAT A DON ATU R
31
3.8.3
ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM
DONATUR
TRANSAKSI
ZAKAT NO_ZKT*
NID* NO_KUITANSI*
JEN_ZKT
NAMA
NID ALAMAT NO_ZAT
JUM ZKT
KOTA JUMLAH ORANG KODEPOS TGL_BAYAR NOTELP TGL_FAKTUR ZAKAT TGL_KUITANSI
Gambar 3.8.3 Entity Relationship Diagram
3.8.4
NORMALISASI
KET
32
1 NF
2 NF
*NID
*NID
NAMA
NAMA
ALAMAT
ALAMAT
KOTA
KOTA
KODE POS
KODE POS
NO TELP
NO TELP
*NO ZAKAT
*NO ZAKAT
JENIS ZAKAT
JENIS ZAKAT
JUMLAH ZAKAT
JUMLAH ZAKAT
HARGA ZAKAT
HARGA ZAKAT
KETERANGAN
KETERANGAN
3 NF *NID *NO ZAKAT *NO ZAKAT
HARGA ZAKAT
JENIS ZAKAT
NO KUITANSI
JUMLAH ZAKAT
JUMLAH
KETERANGAN
TGL BAYAR TGL KUITANSI
3.9 Struktur Data Base
33
Untuk menggambarkan simpanan data yang ada di dalam sistem, maka penulis membuat suatu rancangan file yang berisi tentang field-field, type data, dan keterangan data yang terdapat dalam sistem. Adapun rancangan file yang dimaksud adalah sebagai berikut : a. Nama File
: ZAKAT
Isi
: Data Zakat
Primary Key
: No Zkt
No
Nama Field
Jenis
Lebar
1.
Keterangan
NO_ZKT
Numerik
8
Nomor Zakat
2.
JEN_ZKT
Character
20
Jenis Zakat
3.
JUM ZKT
Numerik
6
Jumlah Zakat
4.
KET
Character
12
Keterangan
Tabel 3.9a Zakat b. Nama File
: DONATUR
Isi
: Data Donatur
Primary Key
: NID (Nomor Induk Donatur)
No
Nama Field
Jenis
Lebar
Keterangan
1.
NID
Numerik
7
Nomor Induk Donatur
2.
Nama
Character
20
Nama Donatur
3.
Almt
Character
40
Alamat Donatur
4.
Kota
Character
12
Kota
5.
KodePos
Numerik
5
Kode Pos
6.
No Telp
Numerik
10
Nomor Telepon
Tabel 3.9b Donatur
34
c. Nama File
: TRANSAKSI
Isi
: Data Pengelolaan Zakat, Infak dan Sadaqah
Primary Key
: No Kuitansi
No
Nama Field
Jenis
Lebar
Keterangan
1.
No Kuitansi
Text
5
No Kuitansi
2.
NID
Text
5
Nomor Induk Zakat
3.
No_ZKT
Text
5
Nomor Zakat
4.
Jum jiwa
Numerik
2
Jumlah Jiwa
5.
Tgl Byr
Numerik
6
Tanggal Bayar
6.
Hrg ZKT
Numerik
6
Harga Zakat
7.
Tgl Kuitansi
Numerik
6
Tanggal Kuitansi
Tabel 3.9c Transaksi
