BAB III ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan Nama BOSOWA adalah singkatan dari Bone, Soppeng dan Wajo yang merupakan 3 nama kabupaten di provinsi Sulawesi Selatan. Dengan berbekal keyakinan dan kepercayaan akan masa depan perekonomian Indonesia, Bosowa Corporation sebelumnya Bosowa Group memulai usaha dari bawah. Untuk pertama kali memulai aktivitasnya sebagai Dealer Mobil Nissan pada 7 April 1978 dengan nama CV Moneter. Dengan usaha dan kerja keras, pada tahun 1979 ditunjuk sebagai Dealer Mitsubishi Motors, selanjutnya merubah nama menjadi PT. Bosowa Berlian Motor. Bosowa Corporation memulai kegiatan usaha dengan modal awal Rp.5.000.000,- yang diperoleh dari pinjaman Bank BNI 1946 Pare-Pare. Melihat kemajuan perusahaan yang sangat pesat maka Bank Dagang Negara pun turut membantu memenuhi tambahan modal saat itu. Selanjutnya dalam perjalanan, Bosowa Corporation melahirkan beberapa perusahaan hingga sekarang berjumlah sekitar 30 perusahaan. Atas sukses yang dicapai di bidang otomotif, Bosowa Corporation melakukan perluasan usaha di berbagai sektor dan saat ini sektor bisnis yang digeluti Bosowa meliputi sektor-sektor : 1.
Otomotif, dengan bisnis inti sebagai dealer Mitsubishi.
67
68 2. Infrastruktur, yang meliputi industri semen, jalan tol, listrik, flat storage. 3. Final Services, yang meliputi industri asuransi dan multi finance 4. Multi
Business,
yang
meliputi
industri
Engineering
&
Construction, Property, transportasi dan building material. Bosowa telah berkembang cukup pesat dari perusahaan yang semula hanya memenuhi kebutuhan lokal – Sulawesi Selatan dan Kawasan Timur Indonesia menjadi perusahaan yang memenuhi kepentingan Nasional dan bahkan Internasional. Disertai Misi dan Visi yang jelas, didorong oleh kerja keras dan disiplin yang tinggi dengan mengutamakan profesionalisme menjadi landasan dalam memajukan dan membangun Bosowa di masa yang akan datang. Tantangan yang dilewati maupun yang sedang dihadapi saat ini dan masa yang akan datang membuat terus Bosowa
Corporation
melakukan
pembenahan
baik
dalam
management maupun dalam pengembangan sumber daya manusia. Bosowa Corporation tidak luput dalam perhatian akan komunitas baik skala lokal maupun nasional karena merupakan faktor yang kiranya menjadikan perusahaan ini menjadi aset bangsa yang memiliki masa depan cemerlang yang saat ini mempekerjakan karyawan sekitar 3700 orang. Angka ini mungkin saja akan bertambah seiring dengan perkembangan Bosowa Corporation. Logo Bosowa memiliki makna yang luhur dan historis. Huruf BSW melambangkan tiga kerajaan Bugis (Bone, Soppeng, Wajo) yang dinamis, dengan bercirikan jiwa tata kelola pemerintahan,
69 enterpreuner, profesionalisme yang senantiasa menjadi ruh Bosowa Corporation. Dua buah kutub yang berbentuk elips menyimbolkan dua kepentingan yang saling terkait antara pemasok dan pemakai, produsen dan konsumen yang kesemuanya memiliki satu tujuan. Logo ini juga menyimbolkan adanya dua kehidupan dunia dan akhirat yang seimbang. Saat ini Bosowa Corporation telah memasuki era generasi kedua dibawah kepemimpinan Erwin Aksa, putra sulung H.M. Aksa Mahmud sang pendiri. Di bawah kendali generasi kedua, Bosowa Corporation berkembang semakin pesat dan agresif. Langkah pertama yang diambil oleh Erwin Aksa selaku Chief Executive Officer Bosowa Corporation adalah dengan melakukan transformasi bisnis dengan mencanangkan Bosowa Excellence yang merupakan visi Bosowa Corporation.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan Sejak berdirinya Bosowa Corporation beserta anakanak perusahaannya, telah banyak memberikan dampak positif. Visi dari Bosowa Corporation yaitu “Big-5” pelaku utama ekonomi nasional yang berbasis dari wilayah Indonesia Timur tahun 2015.
70 3.1.2.2 Misi Perusahaan Misi dari Bosowa Corporation adalah menjadi berkat bagi masyarakat nasional dengan semangat kepeloporan ekonomi Indonesia Timur.
71 3.2
Struktur Organisasi Perusahaan dan Wewenang 3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
President Director President Office
Managing Director
CORPORATE FUNCTION
CORPORATE OFFICE
Corporate Finance & Admin
Executive Commitee
Corporate Human Resources Corporate Internal Audit Corporate Business Strategy Corporate P D C A
Corporate Secretary & Legal
CORPORATE BUSINESS
• • • •
Automative PT Bosowa Berlian Motors PT Bosowa Utama PT Merpati Wahana Taksi PT Oto Rental Nusantara
• •
Cement PT Semen Bosowa Maros PT Semen Bosowa Batam
• • •
Financial Service PT Asuransi Bosowa Periskop PT Bosowa Multi Finance
Property • PT Tuju Wali-Wali
• •
• •
Infrastructure PT Nusantara Infrastructure Tbk PT Bosowa Energy
Agribusiness PT Bosowa Agro Industries PT Bosowa Issuma PT Bantimurung Indah
Gambar 3.1 Struktur Utama Perusahaan
•
Mining PT Bumi Resources
72 3.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab
FUNCTIONAL UNIT RESPONSIBILITIES AREA 1. Berdiskusi dan mengkoordinasikan yang berkaitan
Executive Committee
dengan
bisnis
dan
organisasi
(antara
lain
merancang strategi bisnis umum perusahaan) 2. Pengambilan keputusan yang berkaitan dengan bisnis dan organisasi (antara lain meninjau dan mengevaluasi kembali rencana bisnis dan programprogram pelaksanaan strategi yang telah dirancang) 3. Pengembangan sumber daya perusahaan dan memobilisasi
komitmen
seluruh
karyawan
perusahaan. 1. Meninjau dan mengevaluasi kembali laporan
Audit Committee
keuangan dan membuat laporan-laporan yang akan disampaikan ke lembaga-lembaga lain. 2. Meninjau dan mengevaluasi kembali kebijakankebijakan dalam mengaudit keuangan. 3. Meninjau dan mengevaluasi kembali laporanlaporan yang telah dibuat oleh bagian audit internal perusahaan. 1. Mengontrol
Control Committee
dan
mengevaluasi
pelaksanaan
investasi atau penanaman modal perusahaan 2. Mengontrol dan mengevaluasi kebijakan-kebijakan perusahaan. 3. Mengontrol
dan
melaksanakan
keputusan-
keputusan perusahaan. Manajemen kebijakan investasi
Investment Committee
1. Merencanakan investasi gabungan penanaman modal jangka panjang perusahaan 2. Mengesahkan proposal investasi dan berfungsi sebagai
pengambil
keputusan
pada
peluang
investasi perusahaan. 1. Berfungsi untuk mengaudit keuangan perusahaan.
Internal Audit
2. Berfungsi untuk mengaudit operasi keuangan
73 perusahaan. 1. Mengatur sistem pengembangan dan penyebaran
PDCA
2. Mengatur perumusan kebijakan dan penyebaran pertemuan-pertemuan
dalam
pengembangan
manajemen perusahaan. 3. Membantu merencanakan, melakukan pengecekan (evaluasi), dan tindakan untuk pengembangan perusahaan. 4. Memantau proses jalannya aplikasi strategi yang dijalankan perusahaan 5. Memantau proses jalannya bisnis yang dijalankan perusahaan 6. Memantau kinerja yang dikerjakan oleh executive commitee Merencanakan, mengesahkan dan mengevaluasi
President Office
bisnis baru dan pengembangan usaha yang meliputi : 1. Penilaian
terhadap
kinerja
dan
hak
bisnis
perusahaan 2. Mengatur mengenai merger dan akuisisi 3. Mengatur mengenai usaha bersama Mengesahkan dan mengevaluasi bisnis berjalan
Business Strategy
yang meliputi : 1. Pengembangan bisnis 2. Mengkategorikan penggolongan bisnis perusahaan 3. Membuat model atau contoh bisnis. 1. Memberikan keuntungan dan kompensasi bagi
Human Resources
karyawan perusahaan 2. Merekrut karyawan dan dikerahkan ke bagian yang sesuai dengan keahlian karyawan tersebut 3. Pengembangan karyawan 4. Mengatur hubungan industrial perusahaan 5. Pengembangan organisasi perusahaan 6. Promosi dan RTC 7. Mengatur urusan umum perusahaan 1. Menangani
Finance & Administration
dan
mengatur
perbendaharaan
74 perusahaan 2. Mengurus bidang akuntansi dan pajak perusahaan 3. Teknologi informasi perusahaan 4. Mengatur dasar-dasar yang diperlukan manajemen perusahaan 5. Memantau proses jalannya bisnis yang dijalankan perusahaan 6. Struktur modal perusahaan 7. Manajemen risiko keuangan perusahaan 8. Restrukturisasi hutang perusahaan 9. Pengelolaan pinjaman perusahaan
1. Mengurusi permasalahan hukum perusahaan
Secretary & Legal
2. Mengatur
mengenai
tanggung
jawab
sosial
perusahaan 3. Mengatur tata kelola perusahaan dengan baik 4. Mengatur tata komunikasi perusahaan 5. Mengatur hubungan investor dengan perusahaan dengan baik 6. Membangun dan menjaga image perusahaan.
3.3
Prosedur Yang Sedang Berjalan 3.3.1
Proses Pengawasan Peminjaman Corporate 1. OPU mengajukan pencairan dana dengan cara mengisi formulir lalu menyerahkannya ke Corporate Internal Audit. 2. Corporate Internal Audit menerima formulir pengajuan lalu mencek apakah formulir lengkap, jika lengkap maka akan diterbitkan
formulir pencairan dana yang kemudian akan
diserahkan kepada Corporate Finance & Admin. 3. Corporate Finance Admin menerima formulir pencairan dana dan melakukan pencairan dana ke Bank
75 4. Corporate Finance & Admin menerima dana pencairan dari Bank dan mengirimkan dana tersebut ke Corporate Business yang bersangkutan. 5. Corporate Business menerima pencairan dana dari Corporate Finance & Admin, kemudian Corporate Finance & Admin memberikan bukti pencairan dana dari Bank ke Corporate Internal Audit. 6. Corporate Internal Audit akan melakukan pemeriksaan apakah bukti pencairan dana yang diberikan oleh Corporate Finance & Admin benar, dengan cara mengontak pihak Bank dan membandingkannya dengan bukti pencairan dana yang diberikan oleh Corporate Finance & Admin, jika terjadi perbedaan data maka Corporate Internal Audit akan menanyakan kembali ke Corporate Finance & Admin, jika data sudah cocok dengan data dari bank maka Corporate Internal Audit akan memasukkan data pinjaman ke dokumen. 7. Corporate Internal Audit memberikan data angsuran pinjaman ke Corporate Business yang melakukan pinjaman dana. 8. Dalam tenggat waktu dua minggu sebelum jatuh tempo Corporate Internal Audit akan menelpon Corporate Business untuk mengingatkan perihal pembayaran angsuran. 9. Corporate Business akan menerima telepon dan menyiapkan pembayaran angsuran, kemudian melakukan pembayaran ke Corporate Finance & Admin dan selanjutnya Corporate Finance & Admin akan melakukan pembayaran ke bank.
76 10. Jika Corporate Business belum melakukan pembayaran maka Corporate Business akan membuat notulen yang berisi alasan belum
bisa
melakukan
pembayaran
memberikannya ke Corporate Internal Audit.
angsuran
dan
77 3.4
Diagram Aliran Proses Pengawasan Pinjaman yang sedang berjalan 3.4.1
Diagram Aliran Proses Pengawasan Peminjaman
Gambar 3.2 Diagram Aliran Proses Pengawasan Pinjaman 1
78
Gambar 3.3 Diagram Aliran Proses Pengawasan Pinjaman 2
79
Gambar 3.4 Diagram Aliran Proses Pengawasan Pinjaman 3
80
Gambar 3.5 Diagram Aliran Proses Perubahan Suku Bunga
81 3.4.2 Context DFD Sistem yang berjalan Persetujuan formulir pinjaman Bukti pembayaran
Data angsuran OPU
BANK
Persetujuan pencairan dana
Bukti pembayaran Bukti pencairan dana
Formulir pengajuan dana cair Notulen
Sistem Pengawasan Peminjaman
Data angsuran CORPORATE FINANCE AND ADMIN
Formulir dana cair CORPORATE INTERNAL AUDIT
Status pembayaran
MANAGER
Gambar 3.6 Context DFD Sistem Yang Sedang Berjalan
82 3.4.3 Diagram Nol Sistem yang berjalan
Gambar 3.7 Diagram Nol Sistem Yang Sedang Berjalan
83 3.5
Permasalahan Yang Dihadapi Hasil wawancara yang kami peroleh terhadap pihak bosowa yakni memiliki permasalahan sebagai berikut : 1. Dalam melakukan perhitungan angsuran yang menggunakan Microsoft excel membutuhkan waktu yang cukup lama karena harus memasukkan rumus – rumus setiap kali membuat data angsuran. 2. Data yang belum terintegrasi sehingga menyulitkan dalam pengecekan status pembayaran angsuran anak perusahaan. 3. Belum adanya database sehingga dalam penyusunan laporan memakan waktu yang cukup lama. 4. Beberapa anak perusahaan yang tidak membayar angsuran tepat waktu yang menyalahkan pihak bosowa karena tidak menelpon. 5. Masalah keamanan data karena data – data pengawasan peminjaman dana disimpan kedalam dokumen excel sehingga tidak terproteksi. 6. Terdapat data yang redundan (data yang berulang).
3.6
Usulan Pemecahan Masalah Untuk menyelesaikan masalah tersebut, maka penulis menganalisis dan merancang suatu aplikasi pengawasan peminjaman dana yang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan Bosowa Corporation seperti : 1. Memasukkan rumus-rumus perhitungan angsuran ke dalam web aplikasi sehingga memudahkan user dalam melakukan perhitungan angsuran. 2. Merancang database yang mendukung pengawasan peminjaman dana yg terintegrasi.
84 3. Pembuatan laporan yang efisien karena user dapat memperoleh laporan yang diinginkan cukup dengan meng-klik tombol menu ”Laporan”. 4. Reminder pembayaran tidak lagi dilakukan oleh karyawan melainkan oleh komputer yang terotomatis mengirimkan email kepada pihak OPU jika sudah 2 minggu sebelum tenggat pembayaran. 5. Memakai enkripsi atau password untuk perlindungan terhadap data – data pengawasan peminjaman dana. 6. Mereduksi data yang redundan (data yang berulang) yang terdapat pada sistem pengawasan peminjaman dana. 7. Menambahkan fitur berita yang berisikan berbagai informasi mengenai pengawasan peminjaman, contoh seperti : berita laporan pengawasan peminjaman yang sudah terbit, pencairan dana yang dilakukan oleh OPU tertentu dan lainnya.
85 3.7
Data Flow Diagram Sistem yang Diusulkan 3.7.1 Context DFD Sistem yang diusulkan
Gambar 3.8 Context DFD sistem yang akan diusulkan
86 3.7.2 Diagram nol Sistem yang diusulkan Pesan Informasi peminjaman OPU
BANK
Bukti pembayaran
5.0 Proses pembuatan laporan
Formulir dana cair Persetujuan pencairan dana Data angsuran
OPU
BANK
Data angsuran Data angsuran
1.0 Proses pencairan dana
Formulir dana cair Bukti pencairan dana
Bukti pembayaran
4.0 Proses pembayaran Tr_Pembayaran
3.0 Proses cek status pembayaran
Notulen
CORPORATE FINANCE ADMIN Pesan
Berita
2.0 Proses perhitungan angsuran
Laporan pengawasan peminjaman Notulen Data angsuran
MANAGER
CORPORATE INTERNAL AUDIT Status pembayaran
Gambar 3.9 Diagram nol Sistem yang diusulkan
87 3.8
User Requirement Specification 3.8.1 Data Requirement •
Informasi yang diinput : 1. Data Angsuran Berisi informasi mengenai data-data transaksi pengajuan pinjaman yang dilakukan OPU. 2. Data OPU Berisi informasi mengenai data-data anak perusahaan bosowa. 3. Data Notulen Berisi informasi mengenai data-data memo dari OPU. 4. Data Tr_Pembayaran Berisi informasi mengenai data-data transaksi pembayaran OPU 5. Data Berita Berisi informasi mengenai data-data berita yang dilakukan oleh grupbisnis. 6. Data Pesan Informasi yang berisi data potongan harga yang dilakukan dikarenakan kesetiaan pelanggan terhadap perusahaan. 7. Data Bank Berisi informasi mengenai data-data bank. 8. Data Pesan Berisi informasi mengenai data-data reminder jatuh tempo peminjaman.
88 •
Informasi yang dihasilkan : Laporan Pinjaman Informasi yang berisi mengenai data-data angsuran yang harus dibayar oleh anak perusahaan atau OPU.
3.8.2 Transaction Requirement Data •
•
•
Data Entry −
Menambah Bank
−
Menambah OPU
−
Menambah Notulen
−
Menginput Data Angsuran
−
Membuat Berita
−
Membuat Pesan
Data Update −
Mengupdate / Mendelete Bank
−
Mengupdate / Mendelete OPU
−
Mengupdate / Mendelete Notulen
−
Mengupdate Profil
−
Mengupdate Grup Bisnis
Query −
Memasukkan, menampilkan data bank yang didapatkan dari bank
−
Memasukkan, menampilkan data angsuran yang dilakukan oleh OPU atau anak perusahaan
−
Menampilkan data OPU atau anak perusahaan
−
Mencatat pembayaran yang dilakukan oleh user
89 −
Menampilkan data angsuran pinjaman yang dilakukan oleh OPU atau anak perusahaan
−
Memasukkan, menampilkan data pesan yang dilakukan oleh user
−
Menampilkan pesan untuk OPU atau anak perusahaan
−
Memasukkan, menampilkan data notulen yang dilakukan oleh user
−
Menampilkan notulen pada setiap angsuran yang dilakukan
−
Memasukkan, menampilkan berita yang dilakukan oleh grupbisnis
−
Menampilkkan grupbisnis pada tiap-tiap OPU yang ada
3.8.3 General System Requirement •
Dibutuhkan sistem basis data yang terintegrasi dengan baik agar dapat memberikan efektifitas dan efesiensi kinerja sistem.
•
Adanya authentification atau hak akses kepada user yang melakukan login terhadap sistem, sehingga hanya database tertentu yang dapat diakses oleh user tersebut sesuai dengan hak aksesnya.
•
Jaringan internet dibutuhkan agar para karyawan dapat dengan mudah mengakses sistem dalam mengerjakan tugasnya.
90 3.9
Analisis Kebutuhan Informasi Informasi-infomasi yang dibutuhkan oleh Bosowa Corporation dalam aplikasi ini, yaitu: Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi
No 1 2 3
Entity MsBank MsOPU MsUser
4
MsGrupBisnis
5
DataAngsuran
6
Tr_Pembayaran
7 8
Notulen Berita
Description Berisi informasi mengenai bank Berisi informasi mengenai anak perusahaan bosowa Berisi informasi mengenai user yang terlibat dalam pengawasan peminjaman bank Berisi informasi mengenai grup bisnis yang terdapat di Bosowa Berisi informasi mengenai transaksi pengajuan pinjaman yang dilakukan OPU Berisi informasi mengenai transaksi pembayaran OPU Berisi informasi mengenai memo dari OPU Berisi informasi mengenai berita
