BAB III ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Sejarah Organisasi
Dengan tekad yang kuat akan komitmen terhadap layanan kesehatan berkualitas, HOSANA
MEDICA
GROUP
memulai
perjalanan
pelayanannya
dengan
mendengarkan masukan dari klien dan juga belajar dari ahli dibidangnya. Adapun misi yang ingin dicapai adalah menjangkau semua lapisan masyarakat dengan menjadi pusat pelayanan kesehatan terbaik, yang dalam pelaksanaannya tidak terlepas dari motto kami "Melayani dengan kasih dan senyum". Berawal dari sebuah apotik, kerja keras kami membuahkan hasil dengan berhasil didirikannya Rumah Sakit Hosana Medica pada tahun 1997.
3.2
Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.2.1 Tugas dan Wewenang 1. Jabatan Struktural Jabatan struktural adalah jabatan yang secara tegas ada dan diatur berjenjang dalam suatu organisasi. Jabatan struktural merupakan jabatan yang secara terstruktur diatur dalam surat keputusan Struktur Organisasi RS 33
34
HOSANA MEDICA sesuai dengan tata aturan organisasi RS HOSANA MEDICA. 2. Jabatan Fungsional Jabatan Fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab dan wewenang dalam satuan organisasi yang dalam pelaksanaannya tugasnya didasarkan pada keahlian dan atau ketrampilan tertentu serta bersifat mandiri. Jabatan fungsional merupakan jabatan yang diatur menurut profesi dan fungsinya dalam tata organisasi RS HOSANA MEDICA. Mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab dan area kerja yang diatur berdasarkan ketentuan profesi yang diakui oleh Negara. Jabatan fungsional terdiri atas penanggung jawab dan koordinator yang tanggung jawab dan area kerjanya diatur dalam tata organisasi RS HOSANA MEDICA.
3.2.1.1
Direktur
Tugas pokok dan kewajiban direktur adalah : 1. Memimpin dan mengelola rumah sakit sesuai dengan tujuan rumah sakit yang telah ditetapkan dengan senantiasa berusaha meningkatkan daya guna dan hasil guna. 2. Memelihara, menjaga dan mengelola kekayaan rumah sakit. 3. Melaksanakan kebijakan pengembangan usaha dalam mengelola rumah sakit sebagaimana yang telah digariskan. 4. Memperhatikan
pengelolaan
rumah
sakit
yang
berwawasan
lingkungan Rencana Bisnis Stratejik (Renstra Bisnis) dan Rencana Bisnis Anggaran (RBA) rumah sakit. 5. Menyelenggarakan dan memelihara pembukuan serta administrasi rumah sakit sesuai ketentuan yang berlaku. 6. Menyiapkan laporan tahunan dan laporan berkala. 7. Menyampaikan dan mempertanggung jawabkan kinerja pelayanan, kinerja keuangan dan kinerja manfaat bagi masyarakat melalui sistem akuntanbilitas rumah sakit.
Tanggung Jawab direktur adalah : 1. Kebenaran dan kebijaksanaan rumah sakit.
35
2. Kelancaran, efektifitas dan efesiensi kegiatan rumah sakit. 3. Kebenaran
program
kerja,
pengendalian,
pengawasasn
dan
pelaksanaan serta laporan kegiatannya. 4. Meningkatkan akses, keterjangakauan dan mutu pelayanan kesehatan.
3.2.1.2
Kepala Bidang Pelayanan Penunjang Medik
Tugas pokok dan kewajiban Kepala Bidang Pelayanan Penunjang Medik adalah : 1. Mempunyai tugas pokok memimpin pelaksanaan di Bidang Pelayanan Penunjang Medik dan menyelenggarakan pelayanan penunjang medik (Farmasi, Laboratorium, Pelayanan Darah, Radiologi, Gizi) . 2. Penyiapan bahan perumusan dan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas, pelaksanaan pelayanan medis, pengendalian dan pelaporan bidang Pelayanan Medis; 3. Penyiapan bahan perumusan dan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas, pelaksanaan penunjang medis, pengendalian dan pelaporan bidang Penunjang Medis; 4. Penginventarisasian permasalahan berhubungan dengan pelaksanaan tugas dan program kerja Bidang Pelayanan Medis dan Penunjang Medis serta penyiapan bahan tindak lanjut penyelesaiannya; 5. Penyusunan laporan pelaksanaan tugas dan program Bidang Pelayanan Medis dan Penunjang Medis;
3.2.1.3
Manager Farmasi
Uraian tugas Manager Farmasi adalah : 1. Melaksanakan visi, misi dan tujuan apotek. 2. Mengarahkan dan mengelolah kegiatan penjualan di apotek untuk mencapai target yang ditetapkan. 3. Mengatur, melaksanakan dan mengawasi kegiatan operasional apotek. 4. Melakukan kegiatan-kegiatan pengembangan apotek. 5. Memimpin seluruh kegiatan apotek.
36
3.2.1.4
Apoteker
Tugas dan kewajiban Apoteker adalah: 1. Melakukan penelitian terhadap semua obat dan bahan obat yang dibeli. 2. Menyelenggarakan sterilisasi jika diperlukan. 3. Mengadakan pengontrolan dan pengecekan terhadap pelayanan atas resep atau pemesanan yang telah dibuat dan diserahkan kepada pelanggan. 4. Melakukan pembuatan obat sesuai dengan aturan yang ada.
3.2.1.5
Logistik
Tugas pokok dan fungsi bagian Logistik adalah : 1. Melakukan pengecekan dan pemeriksaan obat secara berkala. 2. Melakukan pemesanan obat kepada pemasok. 3. Melakukan pengecekan terhadap obat yang masuk yang berasal dari pemasok.
3.2.1.6
Kasir
Tugas pokok dan fungsi Kasir adalah : 1. Melakukan pelayanan transaksi penjualan pada pelanggan. 2. Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan fisiknya. 3. Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan dan kerusakan uang
3.3Visi dan Misi Organisasi Visi : •
Memberikan Pelayanan kesehatan yang terbaik dan mejangkau semua lapisan masyarakat sempai seluruh wilayah Indonesia.
Misi : •
Mengembangkan Sumber Daya Manusia dan Fasilitas.
•
Menanamkan rasa memiliki.
•
Inovasi dan Perbaikan Kualitas Tiada Henti.
•
Menambahkan Jaringan-sesuai kebutuhan masyarakat.
37
3.4
Proses Bisnis Pelanggan yang ingin membeli obat dapat mendatangi apotek, bagian kasir
akan menanyakan kepada pasien apakah pasien memliki resep dari dokter. Jika tidak, kasir akan keluhan pasien atau pasien akan langsung memilih obat yang akan dibeli. Jika pasien memiliki resep obat, kasir akan langsung memberikan resep obat tersebut kepada apoteker untuk dicarikan atau dibuat. Kasir akan membuat bukti nota penjualan yang akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pembelian obat. Pelanggan akan melakukan pembayaran sesuai dengan yang tertera di nota penjualan. Sedangkan untuk resep yang berasal dari rawat inap, suster yang akan melakukan penebusan resep. Resep tersebut juga akan diberikan kepada apoteker untuk dicarikan atau dibuat , dan kasir akan membuat nota penjualan yang akan diberikan kepada suster. Pelanggan yang telah melakukan pembayaran akan menerima bukti nota penjualan berserta dengan obat yang dipesan. Pemasok yang ingin bekerja sama dengan pihak Rumah Sakit akan didaftarkan oleh bagian logistik. Bagian Apotek akan melakukan pengecekan stok barang yang ada. Apabila ada barang yang mencapai stok minimum, maka bagian apotek akan membuat pemesanan pembelian yang akan diberikan kepada bagian logistik untuk dilakukannya pembelian. Kemudian bagian logistik akan membuat pembelian yang ditujukan kepada pemasok. Lalu pemasok akan mengirimkan barang sesuai dengan pesanan bersamaan dengan faktur pembelian. Ketika barang sampai bagian logistik akan melakukan pengecekan barang. Apabila ada yang ruksak maka akan dibuat surat retur yang akan diberikan kembali kepada pemasok. Setelah diterima oleh pemasok, maka akan dikirimkan kembali sesuai dengan surat retur. Apabila barang sudah diterima semua, maka bagian logistik akan membuat nota pembayaran dan membayar sesuai dengan pesanan.
38
3.5
Flow Chart 3.5.1 Front End Apotek
Gambar 3.2 Front End Apote
39
3.5.2 Back End Apotek
Gambar 3.3 Back-end Apotek
40
3.5
Rumusan Masalah
a.
Karyawan memiliki akses yang sama pada data penting yang disebabkan tidak adanya sistem keamanan atau akses kontrol.
b.
Sering terjadinya kehabisan stok obat dikarenakan terlambatnya pembelian yang disebabkan terlambatnya laporan pengeluaran.
c.
Terjadinya kerusakan obat yang dikarenakan tidak mengetahui batas tanggal expired sehinggal menimbulkan kerugian bagi rumah sakit.
3.6
Pemecahan Masalah
a. Merancang sistem basis data yang di dalamnya terdapat permission kepada setiap pengguna untuk membatasi hak akses. b. Merancang sistem basis data yang mendukung fungsi ROP. c. Merancang sistem basis data yang mencatat tanggal expired pada setiap obat.