BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum Sistem berjalan adalah proses input-output data yang terjadi pada suatu sistem yang sedang berjalan. Tujuannya untuk memberikan gambaran secara terperinci tentang masalah yang timbul dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dalam prosedur sistem berjalan, banyak sekali ditemukan aliran data beserta proses keluar masuknya data tersebut yang tergambar dalam diagram aliran data. Tak terlepas dari itu semua, sistem berjalan juga mempunyai kamus data yang memudahkan user dalam membaca setiap pengkodean. Pengkodean ini dilakukan agar memudahkan user dalam menginput setiap data. Dalam hal penginputan data, sistem berjalan mempunyai dokumen-dokumen berupa dokumen masukan dan dokumen pengeluaran. Dokumen tersebut berguna sebagai resi atau bukti bahwa adanya proses yang telah berlangsung. Untuk beberapa perusahaan yang sudah berbasis komputerisasi secara sempurna, terdapat spesifikasi file, struktur kode dan spesifikasi program dengan tingkat kerumitan yang cukup tinggi. Namun untuk PT. TIKI JNE cabang Bandung yang masih menggunakan komputerisasi sederhana, mereka tidak memiliki data mengenai spesifikasi file, struktur kode yang komplek dan spesifikasi program. Semua itu hanya terintegrasi di pusatnya, yaitu Jakarta. Meskipun demikian dengan teknik yang sedemikian rupa, mereka mampu melaksanakan sistem dengan baik. Semua data input yang ada di Bandung, dikirim ke pusatnya. Di sanalah baru spesifikasi file, pengkodean dan spesifikasi program dibuat secara mendetail oleh bagian IT dan accounting.
26
3.2. Tinjauan Perusahaan 3.2.1 Sejarah PT. TIKI JNE JNE yang merupakan kepanjangan dari Jalur Nugraha Ekakurir merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang pengiriman dan logistik. Yang berpusat di Jakarta. Untuk daerah Bandung, JNE berpusat di Komplek Permata Kawaluyan Ruko 1-4, Jalan Kawaluyan Bandung. JNE memiliki nama resmi yakni PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir yang berasal dari bahasa Sansekerta dan merupakan salah satu perusahaan kurir terbesar di Indonesia. PT. TIKI JNE didirikan pada tanggal 26 November 1990 oleh Soeprapto Suparno. Awalnya JNE ini dirintis sebagai sebuah divisi dari PT. Citra van Titipan Kilat yang bergerak dalam bidang jasa kurir Internasional. Awalnya JNE hanya bermodalkan 100 juta rupiah dan ditangani oleh delapan orang untuk urusan impor barang dari luar negeri ke Indonesia. Tahun 1991. JNE bergabung ke ACCA yakni sebuah asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa negari Asia yang berpusat di Hongkong. Dari situ JNE diberi kesempatan untuk mengembangan usaha sampai ke seluruh dunia. Karena pada saat itu sedang maraknya persaingan di pasar domestic, maka JNE juga ikut mengambil bagian dalam perluasan jaringan domestik. JNE juga memperluas pelayananannya melalui bidang logistik dan distribusi. Selama bertahun-tahun TIKI dan JNE berkembang menjadi dua perusahaan dan bersaing. JNE menjadi perusahaan diri sendiri dengan manajemen diri sendiri. JNE membuat logo sendiri yang berbeda dengan logo TIKI. JNE juga membeli gedung-gedung pada tahun 2002 dan mendirikan JNE Operations Sorting Center. Kemudian membeli gedung untuk pusat kantor JNE dan didirikan pada tahun 2004. Dua-duanya berada di Jakarta.
27
Berikut adalah gambar logo PT. TIKI JNE :
Gambar 3.1 Logo JNE Sumber : www.jne.co.id
3.2.1.1 Visi dan Misi PT. TIKI JNE Adapun visi PT. TIKI JNE adalah menjadi perusahaan logistik utama kelas dunia. Dan memiliki misi yaitu memberi pengalaman terbaik kepada pelanggan secara konsisten. Dari visi yang telah disebutkan di atas mengandung pengertian bahwa semua pihak JNE baik agen maupun bagian manajemen selalu berusaha untuk memberikan yang terbaik secara konsisten kepada customer di setiap tahap. Adapun tahap dasar yang dibangun bersama pelanggan yaitu : 1. Tahap ketika pelanggan mulai bertanya melalui telpon, SMS, email atau datang langsung ke counter. 2. Tahap ketika pelanggan mulai akan bertransaksi, mencari counter yang cocok dan melakukan transaksi produk JNE di counter. 3. Tahap ketika proses operasional kiriman dilaksanakan. 4. Tahap ketika pelanggan membutuhkan layanan purna jual seperti status kiriman, komplain, dll. Untuk menjalankan tahap-tahap yang disebutkan dengan sempurna, pihak JNE selalu mencari SDM dengan kualitas yang baik dan berwawasan tinggi, sehingga dapat memberi performa layanan kepada customer.
28
3.2.1.2 Struktur Organisasi JNE berpusat di Jakarta dengan susunan organisasi seperti berikut : •
Komisaris Utama
: Soeprapto Suparno
•
Presiden Komisaris
: H. Soelasmo
•
Komisaris
: 1. Hj. Nuraini Soeprapto 2. R. Rusmadi 3. Hui Mariawati
•
Presiden Direktur
: H. Soeprapto Suparno
•
Direktur Eksekutif
: H.M. Johari Zein
•
Direktur Keuangan
: Hui Chandra Fireta
•
Direktur Operasional
: Edi Santoso
•
Direktur Marketing
: Mohamad Feriadio
3.2.1.3 Penghargaan dan Target Adapun award atau penghargaan yang pernah diraih oleh PT. TIKI JNE adalah : 1. ADIKARYA POS – Tahun 1998 &2001 2. SATYALANCANA WIRAKARYA – Tahun 2004 & 2009 3. SUPERBRANDS Indonesia – Tahun 2005 4. ANUGRAH PRODUK ASLI INDONESIA – Tahun 2008 5. MARKETING AWARD-BRAND CHAMPION 2011- Tahun 2011 6. PERUSAHAAN LOGISTIK TERPOPULER DAN TERBAIK versi Mark PlusTahun 2011 7. INDONESIA ORIGINAL BRAND 2011 versi Majalah SWA-Tahun 2011 8. Sertifikasi ISO 9001 – 2000 – diraih tahun 2004 – 2009 Keanggotaan 1. ASPERINDO (Asosiasi Perusahaan Jasa Pengiriman Ekspress Indonesia) 2. FIATA (International Federation of Freight Forwarders Associations) 3. IATA (International Air Transport Associations) 4. GAFEKSI (Gabungan Forwarder & Expedisi Indonesia)
29
Dan adalagi target yang ingin dicapai JNE secara jangka panjang, antara lain : 1. 2012 – re-launching (melaunching kembali) layanan logistik. 2. 2015 – tuan rumah perusahaan jasa express di Indonesia. 3. 2020 – perusahaan logistik Indonesia. 4. 2025 – tuan rumah perusahaan logistik di Indonesia. 5. 2030 – perusahaan logistik kelas dunia. 6. 2040 – perusahaan supply chain Indonesia. 7. 2050 – perusahaan supply chain kelas dunia.
30
3.3. Prosedur Sistem Berjalan Sistem berjalan adalah proses keluar masuknya berkas yang terjadi pada suatu sistem yang sedang dijalankan. Tujuan dari pembahasan sistem berjalan ini adalah untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang bentuk permasalahan yang ada pada suatu perusahaan. Atau secara gamblangnya sistem berjalan merupakan sebuah sistem yang menganalisis tentang suatu proses atau siklus dari awal sampai akhir proses tersebut. Sistem berjalan bersifat kontinu dan digunakan sebagai aturan acuan dasar. Dari sistem berjalan inilah dapat diambil keputusan untuk mengambil langkah yang baru dalam sebuah pembaharuan kinerja. Dalam hal ini, tim penulis meneliti tentang sistm berjalan dan diagram aliran data di mana penulis mengambil JNE sebagai objek penelitian. Di JNE prosedur sistem berjalan yang digunakan terdiri dari :
Pengiriman barang
Pengecekan fisik kiriman
Penimbangan berat kiriman
Perhitungan biaya kirim
Pembuatan laporan cash register
Pembayaran
a. Pengiriman Barang Di sini si pengirim datang langsung ke sales counter JNE terdekat. Kemudian mengisi form yang disediakan, yang berisi nama pengirim, alamat pengirim, nomor telepon pengirim, nama penerima, alamat penerima dan nomor telepon penerima. Barang yang dapat dikirim beupa dokumen dan paket. Dengan persyaratan yang telah ditetapkan JNE. Adapun barang-barang yang tidak boleh dikirim, antara lain :
Warkat pos, kartu pos atau alamat tujun yang berbentuk PO BOX.
Barang yang mudah terbakar atau mudah meledak, seperti gas LPG, etanol, dsb.
Narkotika, miras dan zat-zat adiktif lainnya.
31
Barang-barang yang menyinggung kesusilaan, mengganggu keamanan, ketertiban dan stabilitas nasional.
Makanan basah dan mudah basi.
Tanaman dan hewan.
Senjata api, pisau dan petasan.
Perhiasan dan barang-barang berharga. Untuk beberapa kategori barang yang tidak boleh dikirim, dapat dikirim dengan jalur
lain. Dan pihak JNE tidak bertanggung jawab atas kerusakan ataupun kehilangan dari barang-barang tersebut. b. Pengecekan Fisik Kiriman Pengecekan fisik kiriman dilakukan agar pihak JNE maupun pihak pengirim mengetahui bagaimana kondisi terakhir barang sebelum dikirim. Apabila terdapat kerusakan maka barang dikembalikan ke pengirim. c. Penimbangan Berat Kiriman Penimbangan berat kiriman dilakukan untuk kemudian menghitung berapa biaya kirim yang harus dibayar oleh pengirim. Penimbangan berat dilakukan dengan dua cara, yaitu :
Berat Timbangan Kiriman ditimbangan dengan timbangan pada umumnya dan berat kiriman ditentukan
dengan satuan kilogram.
Berat Volumetrik Kiriman diukur dengan meteran standar dalam bentuk sentimeter. Unsur-unsur yang
diukur yaitu panjang, tinggi dan lebar. Semua ukuran itu dihitung dengan rumus :
32
d. Perhitungan Biaya Kirim Perhitungan biaya kirim berdasarkan berat barang yang dikirim. Untuk wilayah Bandung biaya kirim sebesar Rp 9.000/kg. Patokan harga ditetapkan sesuai tujuan pengiriman. Apabila brang yang mempunyai nilai akan dikenakan biaya optional untuk compability. Sedangkan jika barang yang dikirim berbentuk barang elektronik, maka adanya biaya tambahan. Biaya yang dihitung antara lain : biaya administrasi sebesar Rp 5.000,00 ; biaya asuransi sebesar 0,2% dari harga barang dan biaya lainnya sebesar 1% dari biaya kirim. e. Pembuatan Laporan Cash Register Setelah barang dicek dan ditimbang, maka pihak sales counter menginput data masukan kemudian membuat laporan cash register. Dari laporan ini akan mencetak connote sebagai bukti kepada pengirim dan kepada pihak JNE sendiri. f. Pembayaran Setelah semua proses selesai, maka hal terakhir yang dilakukan adalah melakukan pembayaran di sales counter sesuai biaya yang dikenakan. Dari prosedur sistem berjalan di atas, apabila ada kehilangan barang atau protes dari pihak pengirim maupun penerima, pihak JNE bersedia melakukan ganti rugi. Penggantian benda diukur dengan asuransi harga barang. Proses klaim dilakukan dengan melalui beberapa syarat. Antara lain :
Pihak penerima ataupun pengirim mengajukan surat klaim.
Pihak penerima ataupun pengirim menunjukkan bon pembelian barang yang hilang.
33
3.4. Diagram Aliran Data Sistem Berjalan Berdasarkan diagram aliran data yang dilampirkan di atas, terlihat prosedur sistem berjalan pengiriman barang dimulai dari proses customer datang ke sales counter sampai pembayaran di sales counter. Untuk pembahasan ini, diagram aliran yang disajikan oleh penulis berupa diagram konteks, diagram detail dan diagram nol yang diolah dari hasil data flow chart. Diagram aliran data itu sendiri memudahkan pembaca dalam memahami bagaimana sistem yang berjalan di perusahaan tersebut. Secara umum penggambaran diagram konteks sistem pengiriman di JNE sebagai berikut :
Mengirim dokumen atau paket CUSTOMER
SISTEM PENGIRIMAN BARANG PT. TIKI JNE
BARANG DIKIRIM
SALES COUNTER
Laporan pengiriman, cash register, BPIK
Gambar 3.2 Diagram Konteks
Dari diagram di atas terlihat secara ringkas bahwa customer datang PT. TIKI JNE terdekat untuk melakukan pengiriman barang. Di sana nantinya akan dilayani oleh sales counter. Apabila semua proses telah dilaksanakan dengan baik, maka barang akan dikirim ke customer yang dituju. Berikut adalah gambar diagram nol pengiriman barang di PT. TIKI JNE :
34
Dari diagram nol di atas, terlihat bahwa cutomer akan melakukan pengiriman berupa dokumen atau paket. Pada saat itu customer nantinya akan mendapat connote pengiriman. Lalu setelah itu dilakukan pengecekkan fisik kiriman, kemudian pihak JNE membuat Berita Pemeriksaan Isi Kiriman yang melaporkan apakah kiriman dalam keadaan baik atau rusak. Apabila kiriman dalam keadaan rusak, maka kiriman terrsebut masuk ke return to shipper. Setelah pembuatan BPIK maka kiriman ditimbang dan dihitung berapa biaya yang dikenakan atas kiriman tersebut. Data berat dan biaya ini nantinya masuk ke data storage bagian entry data. Di mana entry data ini berguna dalam pencetakkan e-connote dan pepmbuatan laporan cash register. Lalu setelah semua proses selesai, proses terakhir yaiu pembayaran berdasarkan yang tertera di e-connote. Pembayaran dilakukan di sales counter. Apabila di atas adalah gambar diagram konteks dan diagram nol, maka berikut adalah gambar diagram detail.
35
Diagram detail menggambarkan aliran data lebih rinci lagi dari diagram nol. Dari diagram di atas terlihat langkah pertama customer mengisi connote pengiriman. Dari situ kiriman diperiksa fisiknya apakah masih bagus atau sudah rusak. Setelah ini pihak JNE membuat Berita Pemeriksaan Isi Kiriman. Kemudian paket kiriman ditimbang. Data berat dan biaya kemudian dimasukkan ke BPIK dan entry data. Setelah input data entry dan input data e-connote, sales counter mengeluarkan econnote yang kemudian e-connote dan entry data tersebut dicetak. E-connote dan data entry kemudian digunakan untuk pembuatan laporan cash register. Setelah semua proses selesai, langkah terakhir yaitu customer melakukan pembayaran di sales counter.
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan Adapun kamus data sistem berjalan terbagi atas dua jenis, yaitu :
Kamus data dokumen masukan
Kamus data dokumen keluaran
3.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan 1. Nama Arus Data : Connote Pengiriman Barang Alias
:
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Cutomer – proses 1.0 Pengiriman
Penjelasan
: Customer mengisi connote pengiriman saat akan mengirim barang.
Periode
: Setiap saat akan melakukan pengiriman barang
Struktur Data
: Header + Isi
Header
: Judul formulir
Isi
: {Nama Pengirim + Alamat Pengirim + Kota Pengirim + Telp Pengirim} {Nama Penerima + Alamat Penerima + Kota Penerima + UP/Kontak + Telp Penerima}
36
2.
Nama Arus Data : Badan Pemeriksa Isi Kiriman Alias
: BPIK
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
: Proses 2.0 Cek fisik – proses 3.0 Penimbangan berat kiriman
Penjelasan
: Bagian pengecek memeriksa isi kiriman lalu melaporkannya dalam BPIK.
Periode
: Setiap saat akan melakukan pengiriman barang
Struktur Data
: Header + Isi
Header
: Judul BPIK
Isi
: {Nama Pengirim + Alamat Pengirim + Kota Pengirim + Telp Pengirim} {Keadaan isi barang berupa kondisi barang apakah masih baik atau sudah rusak}
3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran 1. Nama Arus Data : e-Connote Alias
: --
Bentuk Data
: Cetakan Online
Arus Data
: Proses 4.0 Pencetakkan e-connote dan data entry – proses 5.0 Pembuatan laporan cash register.
Penjelasan
: Setelah pengecekkan kondisi, penimbanan berat dan perhitungan biaya paket, maka bagian sales akan mencetak e-connote untuk pengirim barang sebagai resi bukti.
Periode
: Setiap saat akan melakukan pengiriman barang
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
: {Logo dan Alamat JNE + Kota Asal + No. Pelanggan + Kota Tujuan + Pembayaran}
Isi
: {Nama Pengirim + Kota Asal + Kode Pos + Telepon + Attention + Penerima + Alamat Penerima + Attention + Kode Pos + Telepon + Instruksi Khusus + Catatan + Nilai Barang + Keterangan Barang}
Footer
: {Dokumen ini dicetak secara otomatis dengan “JNE online system” untuk pengecekan status kiriman silahkan 37
mengunjungi www.jne.co.id Hak Cipta PT. TIKI JNE}
2. Nama Arus Data : e-Connote Lembar Untuk Pengirim Alias
: --
Bentuk Data
: Cetakan Online
Arus Data
: Proses 4.0 Pencetakkan e-connote dan data entry – proses 5.0 Pembuatan laporan cash register.
Penjelasan
: Setelah pengecekkan kondisi, penimbanan berat dan perhitungan biaya paket, maka bagian sales akan mencetak e-connote untuk pengirim barang sebagai resi bukti.
Periode
: Setiap saat akan melakukan pengiriman barang
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
: {Judul e-Connote + Tanggal Pengiriman + Layanan + Kode Pengiriman + Jenis Kiriman + Stempel + Spesifikasi Kiriman}
Isi
: {Jumlah Kiriman + Berat Kiriman + Biaya Kirim + Biaya Lain-Lain + Asuransi + Adm. Asuransi Total Biaya}
Footer
: {Tanda Tangan Petugas + Tanda Tangan Pengirim + Point Transaksi} {Dengan menandatangani e-connote ini, pengirim telah membaca, memahami dan sepakat untuk terikat dengan Syarat Standar Pengiriman (SSP) PT. TIKI JNE yang tercantum dalam halaman dua yang merupakan satu kesatuan tidak terpisahkan dari e-connote ini}
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi sistem berjalan adalah merupakan rangkaian proses yang tersaji pada sistem berjalan yang dibuat dimana memerlukan berbagai dokumen baik itu dokumen masukan maupun dokumen keluaran. Adapun spesifikasi sistem berjalan yang penulis uraikan yaitu sistem pengiriman dan penerimaan barang di PT.TIKI JNE.
38
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen input atau dokumen masukan adalah sebagai bentuk masukan beberapa dokumen yang diolah didalam proses untuk menghasilkan sesuai yang diharapkan. Adapun dokumen masukan yang digunakan untuk pengiriman barang pada PT.TIKI JNE adalah :
Tabel 3.1 Data Pelanggan Agen
Tabel di atas merupakan table data pelanggan agen yang diisi setiap akan memulai transaksi pengiriman. Bentuk dokumen ini masih berupa cetakan manual yang belum menggunakan sistem yang rumit. Di sini customer hanya mengisi data-data yang diminta. Nantinya data pelanggan agen atau bisa juga disebut connote pengiriman ini dipakai sebagai bukti apabila terjadi kesalahan dalam pengiriman barang.
39
BPIK (Berita Pemeriksa Isi Kiriman) Nama Pengirim
: xxxxxxx
Alamat Pengirim
: xxxxxxx
Kota Pengirim
: xxxxxxx
Telp Pengirim
: xxxxxxx
Kondisi Kiriman
: xxxxxxx
Gambar 3.5 Contoh Bentuk BPIK
BPIK merupakan kepanjangan dari Berita Pemeriksaan Isi Kiriman. Di mana BPIK ini semacm laporan mengenai kondisi barang. BPIK diisi oleh pihak JNE, setelah dilakukannya pengecekan kondisi kiriman/barang. Sehingga baik pihak JNE maupun customer, sama-sama mengetahui bagaimana kondisi kiriman pada saat terakhir kali sebelum dikirim.
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen output atau dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen keluaran dari pengelolaan dokumen input perusahaan berupa dokumen-dokumen yang mendukung segala kegiatan manajemen serta dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen keluaran yang digunakan dalam sistem penerimaan barang PT.TIKI JNE adalah :
40
41
PETUNJUK LANJUT CARA PENGISIAN CONOTE CASH untuk Agen JNE Cabang Bandung Mengacu pada petunjuk pengisian Conote Cash pada poster, berikut adalah penjelasan lanjut setiap nomor : 1. Tidak perlu selalu diisi. 2. Tidak diisi. 3. Tidak diisi. 4. Kode kota asal kiriman, yaitu Bandung, kodenya BDO. 5. Kode kota tujuan kiriman (kode dapat dilihat pda setiap daftar tarif). 6. Tidak diisi. 7. Diisi dengan nama Agen dan Nomor Agen,missal : Agen Dramaga 099. 8. Sebatas informasi saja tentang nomor resi/AWB kiriman yang penting untuk pelacakan kiriman. 9. Diisi lengkap nama dan alamat pengirim, yaitu : a. Company name : diisi nama pengirim, jika kiriman atas nama pribadi, diisi dengan nama perusahaan jika kiriman atas nama perusahaan. b. Address : diisi dengan alamat pengirim lengkap. c. City : kota pengirim, yaitu Bandung. d. Provincy : provinsi : Jawa Barat. e. Nama : diisi jika kiriman atas nama perusahaan, yaitu nama pengirim/bagian di perusahaan, contoh : BUDI/BAGIAN KEUANGAN. f. Postal/ZIP Kode : Kode POS. g. Country : Negara Indonesia. h. Tel No : diisi nomor telepon pengirim, pastikan ada nomor telepon pengirim, usahakan HP (terutama untuk SS dan YES), jika tidak ada, nomor telepon rumah/kantor. 10. Diisi lengkap nama dan alamat penerima, yaitu : a. Company name : diisi nama penerima, jika penerima atas nama pribadi, diisi dengan nama perusahaan jika penerima atas nama perusahaan. b. Address : diisi dengan alamat penerima lengkap. c. City : kota tujuan penerima. d. Provincy : provinsi tujuan penerima.
42
e. Nama : diisi jika penerima atas nama perusahaan, yaitu nama ORANG penerima/bagian di perusahaan, contoh : JOKO/BAGIAN HRD. f. Postal/ZIP Kode : Kode POS. g. Country : Negara Indonesia jika kiriman domestic, Negara tujuan jika kiriman internasional. h. Tel No : diisi nomor telepon penerima, pastikan ada nomor telepon, usahakan HP, jika tidak ada, nomor telepon rumah/kantor. 11. Diisi dengan lengkap isi kiriman apa saja. 12. Diisi dengan instruksi kiriman seperti : a. “KIRIMAN DIAMBIL SENDIRI” jika penerima mau mengambil sendiri kiirimannya di kantor JNE kota tujuan. b. “PENTING” untuk menandakan kiriman sangat penting/segera diantar. c. “HUBUNGI PENERIMA SETELAH SAMPAI”, jika menginginkan pihak JNE kota tujuan menghubungi terlebih dahulu nomor HP/Tlp penerima ketika kiriman sudah sampai di kantor JNE kota tujuan. d. “PACKING KAYU” jika kiriman dipacking kayu. e. “ASURANSI” jika kiriman diasuransikan. f. “PACKING KAYU, TIDAK ASURANSI”, jika kiriman dipacking kayu tapi tidak diasuransi. g. “ASURANSI, TIDAK PACKING KAYU”, jika kiriman diasuransi tapi tidak dipacking kayu. h. “ASURANSI DAN PACKING KAYU”, jika kiriman diasuransikan dan dipacking kayu. i. Dan lain-lain sesuai dengan instruksi yang diinginkan. 13. Harus diceklis “cash” jika kiriman cash, dan COD jika kiriman COD (cash on Delivery). COD adalah jenis pegiriman yang pembayarannya dibebankan pada penerima di kota tujuan. 14. Diisi dengan berat dan jumlah kiriman, yaitu : a. Description : diisi dengan lengkap isi kiriman apa saja. b. Pieces : diisi dengan jumlah pieces kiriman, yaitu jumlah bungkus kiriman. c. Weight : diisi dengan berat kiriman (kg) d. Lengt, width,height, weight vol adalah jika kiriman diukur volumetrik i. Length : panjang (cm) ii. Width : lebar (cm) 43
iii. Height : tinggi (cm) iv. Weight Vol : kg setelah dihitung volumetrik (kg) 15. Pilihan service untuk diceklis (V) atau silang (X). a. Khusus untuk kiriman dari Bogor tujuan Bogor harus diceklis “Intracity”. b. Pilih salah satu service : i. Super Speed Service : untuk SS. ii. YES Guarante Service, : untuk YES. iii. Reguler Service : untuk REGULER. iv. OKE Cost Saving Service : untuk OKE. v. International : untuk Internasional. vi. Others : untuk service lain : seperti kiriman sepeda motor. 16. Ceklis (V) atau silang (X) jenis type kiriman . a. Document : untuk kiriman jenis dokumen. b. Parcel untuk kiriman jenis non dokumen/paket. 17. Diisi tariff kiriman terdiri atas : a. Tariff : adalah tariff dasar kiriman (tidak termasuk asuransi dan surcharge), jika packing kayu, biaya packing kayu sudah dimasukan dalam tariff ini. b. Other Fee : jika ada surcharge. c. Insurance : biaya asuransi jika kiriman diasuransikan. d. Insurance Adm : biaya administrasi asuransi (Rp. 5000). e. Amount : jumlah biaya dari a, b, c, d. 18. Diisi dengan nama dan tandatangan pengirim. 19. Diisi dengan nama dan tandatangan petugas Agen, disertai dengan menuliskan waktu (time) dan tanggal (date). 20. Akan disi oleh penerima nanti jika sudah sampai. 21. Diis dengan nama dan tandatangan jika kiriman menggunakan COD (cash on Delivery) yaitu kiriman dengan biaya dibebankan pada penerima di kota tujuan. 22. Berisi informasi tentang aturan kiriman, ketentuan jika kiriman hilang atau rusak. 23. Berisi informasi tentang aturan tidak dapat menerima kiriman dengan alamat POBOX.
44
3.7. Permasalahan Pokok Sistem yang digunakan oleh PT.TIKI JNE Bandung bisa dikatakan cukup baik begitu pula proses kerja yang terjadi di JNE, tetapi masih terdapat kendala-kendala atau masalahmasalah yang ada pada perusahaan tersebut. Di sini penulis menyebutkan masalah-masalah yang sering dihadapi PT.TIKI JNE Bandung tersebut, yaitu: 1. PT. TIKI JNE Bandung masih menggunakan sistem komputerisasi ssecara sederhana, sehingga data-data inputan terprogram secara sederhana. Karena pada dasarnya datadata tersebut dikirim secara online ke Jakarta, pusatnya kantor JNE. 2. Dikarenakan pengiriman data ke Jakarta via online, pihak JNE sering kali mengalami gangguan jaringan yang membuat pengiriman data menjadi tersendat. 3. Secara manualnya, pihak JNE juga mengalami gangguan seperti printer yang rusak ataupun hardware-hardware yang mengalami kerusakan.
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang sering terjadi di PT. TIKI JNE Bandung, maka penulis menyarankan alternatif pemecahan masalah kepada pihak JNE yaitu memperbaiki dan lebih meningkatkan perawatan terhadap hardware-hardware yang digunakan seperti service rutin dan pembersihan hardware sehingga masa pakai hardware tersebut lebih awet. Selain itu untuk masalah jaringan, penulis menyarankan untuk memilih paket internet yang lebih bagus dan memilih operator layanan yang sudah terbukti kualitasnya sehingga dapat meminimalisir gangguan jaringan. Di samping itu, hendaknya pihak JNE membuat print out setiap input data sebagai back up file yang tercetak sehingga apabila terjadi kerusakan input-input data tersebut tidak langsung hilang dan terhapus.
45
