BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1
Sejarah Perusahaan PT Bahtera Satria Adidaya adalah perusahaan yang bergerak di bidang pengurusan jasa kepabeanan yang juga sudah mulai berkembang menjadi freight forwarding, yaitu dalam hal kepengurusan ekspedisi barang untuk kegiatan ekspor dan impor barang melalui laut. PT Bahtera Satria Adidaya berlokasi di Komplek Green-garden Blok C No. 21 Rorotan – Cilincing. Jalan Raya Cakung Cilincing km 3, Jakarta Utara yang berdiri pada tanggal 14 Agustus 1997 dengan nomor SIUJPT B.220/AL.003.KW.IX/97. Usaha ini awalnya dimulai dari ketertarikan Bapak Zamzari yang ingin menjalankan
bisnis
ini.
Yang dikarenakan
Bapak Zamzari
sebelumnya bekerja pada bagian exim di sebuah perusahaan. Kemudian ia mulai menjalankan usaha ini dengan pelayanan jasa ekspor dan impor bagi orang-orang sekitarnya yang kemudian akhirnya berkembang pesat karena pelayanan jasanya yang memuaskan. Dari usaha tersebut kini Bapak Zamzari dapat menjadi seseorang yang cukup sukses di bidang jasa pengurusan ekspor impor dengan mendirikan suatu usaha Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK).
40
41 Sebagai sebuah perusahaan yang sedang berkembang saat ini tentu saja mengalami pasang surut dalam usahanya karena persaingan yang semakin ketat, namun berkat keuletan dan keterampilan yang dimiliki oleh pemimpin perusahaan dan tenaga-tenaga ahli yang dimiliki perusahaan, maka perusahaan ini dapat terus melakukan perbaikan dan pengembangan untuk kemajuan perusahaan.
3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan adalah menjadi salah satu perusahaan jasa pengiriman yang memberikan jasa pelayanan bagi masyarakat secara penuh totalitas. M isi perusahaan adalah memberikan layanan yang berkualitas tinggi terhadap pelanggan, memberikan pelayanan terbaik terhadap pelanggan dengan mengirimkan barang ke pemilik atau pelanggan sampai ke tujuan dengan kondisi yang diharapkan dan tepat waktu, dan mengatasi tantangan industri dengan siap menghadapi setiap perkembangan dan perubahan yang ada di dalam pasar.
42 3.2
S truktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 S truktur Organisasi PT. Bahtera S atria Adidaya Sumbe r : Bapak Anis Fuadi (Manage r O pe rasional) PT. Bahte ra Satria Adidaya
43 3.2.1
Wewenang dan Tanggung Jawab Adapun pembagian tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama a. M eneliti
serta
menganalisa
perkembangan
perusahaan
dan
mengambil langkah-langkah guna memajukan perusahaan sesuai dengan perkembangan ekonomi. b. M engawasi jalannya dan perkembangan perusahaan
2. Direktur a. M embuat keputusan-keputusan penting pada perusahaan b. M elakukan evaluasi hasil kerja pada manajer c. M emeriksa seluruh laporan yang ada pada perusahaan d. Bertanggung jawab terhadap komplain dari pelanggan mengenai kualitas jasa pengangkutan dan kepabean
3. M anajer Administrasi a. M enetapkan
kebijakan-kebijakan
untuk
pelayanan b. M elayani order dari pelanggan c. M embina hubungan baik dengan pelanggan
4. M anajer Operasional
meningkatkan
hasil
44 a. M engawasi kinerja bagian operasional ekspor, bagian operasional impor, dan supir trucking dalam melaksanakan kegiatan perusahaan b. M elakukan Booking space kapal dan booking container
5. M anajer Keuangan a. M emonitor hutang dan piutang perusahaan b. M embuat Invoice untuk Pelanggan c. M engkoordinir dan mengawasi hasil penagihan piutang pelanggan d. M embuat
anggaran
dan
pengeluaran
dana dalam kegiatan
perusahaan e. M embuat Laporan Job Order Complete per transaksi.
6. Supir Trucking a. M engambil container ke depo b. M engambil barang ke pelanggan c. M engantar container yang telah terisi ke gudang penimbunan d. M engeluarkan barang dari Pelabuhan e. M engantar barang ke Pelabuhan
7. Bagian Operasional Ekspor a. M engecek barang di container b. M enyegel container
45 8. Bagian Operasional Impor a. M engurus pengeluaran barang pada Jalur merah b. M engurus pembuatan Surat Penyerahan Petikemas (SP2)
3.3
Prosedur Bisnis 3.3.1
Prosedur Ekspor
Prosedur ekspor yang berjalan di dalam PT. Bahtera Satria Adidaya adalah sebagai berikut :
Proses
Ekspor
dimulai
setelah
Eksportir
menghubungi
M anager
Administrasi untuk melakukan order. Kemudian M anager Administrasi akan melayani pemesanan, menanyakan jadwal dan tujuan ekspor kepada Eksportir. Eksportir akan menanyakan biaya ekspor kepada M anager Administrasi. Kemudian M anager Administrasi akan memberitahukan harga ekspor sesuai permintaan Eksportir. Bila Eksportir setuju, maka Eksportir akan membuatkan Shipping Instruction serta memberikan Shipping Instruction tersebut ke M anager Administrasi. Kemudian M anager Administrasi akan mengcopy Shipping Instruction tersebut untuk diarsip dan memberikan Shipping Instruction yang asli kepada M anager Operasional.
Setelah menerima Shipping Instruction dari M anager Administrasi, maka M anager Operasional akan melakukan pengecekkan kapal dan booking space kapal dengan mengirimkan Shipping Instruction tersebut ke Shipping Line (Agen
46 Pelayaran). Kemudian A gen Pelayaran akan menerbitkan Delivery Order (DO) dan Booking Notice.
Setelah itu M anager Operasional juga akan melakukan pengecekkan dan booking container. Lalu setelah container telah di booking M anager Operasional akan memberikan Dokumen Booking Notice kepada M anager Administrasi sebagai informasi untuk Eksportir.
Kemudian M anager Administrasi akan memberitahukan kepada Eksportir melalui fax atau telepon mengenai informasi container dan pelayaran yang dipesan, yaitu jadwal berangkat, jadwal tiba pelayaran dan identitas pelayaran dengan memberikan dokumen Booking Notice. Kemudian Eksportir akan memberikan Packing List yang berisi rincian atas barang yang akan dikirim serta Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak kepada M anager Administrasi. M anager Administrasi akan menyerahkan Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak tersebut kepada M anager Operasional.
Setelah
menerima Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti
Pembayaran Pajak dari M anager Administrasi, maka M anager Operasional akan memberikan Delivery Order (DO) tersebut ke M anager Keuangan untuk pembayaran kwitansi lift on.
Kemudian M anager Keuangan akan mengajukan Delivery Order (DO) tersebut ke Depo Container untuk dibuatkan Bon M uat dengan membayar kwitansi
47 lift-on. Setelah jasa lift-on tersebut dibayarkan maka M anager Keuangan akan mendapatkan kwitansi lift-on dan Bon M uat dari Depo Container. Setelah mendapatkan kwitansi lift-on dan Bon M uat tersebut maka M anager Keuangan akan menyerahkan Bon M uat tersebut kepada M anager Operasional.
Setelah menerima Bon M uat dari M anager Keuangan, maka M anager Operasional akan menyerahkan Bon M uat dan Packing List kepada Supir untuk mengambil container kosong di Depo Container.
Sesampainya di Depo, Supir akan menyerahkan bon muat ke petugas Depo. Petugas Depo akan memberikan container kosong beserta seal container dan Surat Jalan kepada Supir. Setelah mendapat container kosong, maka container akan dinaikkan ke Truck untuk melakukan pengambilan barang di perusahaan Eksportir oleh Supir.
Setibanya di perusahaan Eksportir, maka Supir akan mengangkut semua barang yang akan di ekspor ke dalam container. Setelah barang dimasukkan ke dalam container maka Supir akan membawa container yang sudah terisi tersebut ke Gudang Pelabuhan.
Setibanya barang di Gudang Pelabuhan, maka Supir akan menyerahkan Seal Container, Packing List serta container yang sudah terisi kepada Bagian Operasional Ekspor yang sudah bersiaga di Gudang Pelabuhan untuk melakukan pengecekkan dan penyegelan container. Lalu Bagian Operasional Ekspor
48 melakukan pengecekkan terakhir kalinya di Gudang Pelabuhan berdasarkan Packing List sebelum container ditutup dan disegel. Setelah container ditutup dan disegel, maka Packing List tersebut akan dilampirkan pada container yang akan dikirim. Kemudian Bagian Operasional Ekspor akan memberikan informasi kepada M anager Keuangan bahwa container telah disegel. Setelah mendapatkan informasi bahwa container telah disegel, M anager Keuangan akan melakukan pembayaran PEB Transfer ke Bea Cukai dan kemudian mendapatkan
Bukti Pembayaran.
Setelah
itu,
M anager
Keuangan
akan
memberikan informasi kepada M anager Operasional agar dapat dilakukan pengisian PEB.
Dan setelah menerima informasi bahwa PEB Transfer telah dibayarkan, maka M anager Operasional akan mengisi PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) berdasarkan
Packing
List
dan
Commercial
Invoice.
Kemudian
PEB
(Pemberitahuan Ekspor Barang) tersebut akan di transfer melalui EDI (Elektronik Data Interchange) ke pihak Bea Cukai. Selain itu M anager Operasional juga akan mengirimkan Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak tersebut ke Bea Cukai untuk pemeriksaan perhitungan pajaknya. Setelah itu PEB tersebut akan di cetak dan diotorisasi oleh M anager Operasional.
Setelah PEB tersebut disetujui, maka pihak Bea Cukai akan memberikan respon berupa NPE (Nota Pelayanan Ekspor) kepada M anager Operasional. NPE tersebut akan dicetak. Kemudian NPE, PEB, dan Delivery Order (DO) tersebut akan diberikan kepada Supir dan Supir akan menyerahkan PEB dan Delivery
49 Order (DO) ke Depo Container untuk dibuatkan Kartu Kuning. Setelah mendapatkan Kartu Kuning dari Depo Container maka Supir akan membawa container yang sudah terisi penuh beserta kelengkapan dokumen seperti Kartu Kuning, Surat Jalan, NPE dan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) menuju pelabuhan.
Sesampainya di pelabuhan, Supir akan memberikan Kartu Kuning (Asli), Surat Jalan (asli), NPE (asli) dan PEB (asli) kepada Petugas Pelabuhan untuk mendapat persetujuan pemuatan container kedalam kapal. Kemudian setelah mendapat persetujuan tersebut Supir akan menuju lokasi penimbunan container untuk memasukan container kedalam kapal. Setelah container dimasukkan ke dalam kapal, Supir akan menyerahkan Delivery Order (DO) kepada M anager Keuangan untuk pengurusan pembayaran ke Agen Pelayaran.
Setelah kapal berangkat, M anager Keuangan akan segera melunasi biaya pengiriman dan sewa space kapal. Kemudian M anager Keuangan akan menukarkan DO dan melakukan pembayaran atas biaya pengiriman dan sewa space kapal tersebut dengan mentransfer ke Agen Pelayaran. Setelah biaya pengiriman dan sewa space kapal dibayarkan maka M anager Keuangan akan mendapatkan B/L (Bill of Lading) dari Agen Pelayaran.
Selain itu juga M anager Keuangan akan mendapatkan tagihan dari Depo Container berupa Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa atas biaya jasa penumpukan/gerakan yang telah dilakukan. Pembayaran harus dilunasi dalam 8
50 hari kerja setelah nota ini diterima, jika tidak maka akan dikenakan denda 2% perbulan atau sangsi lainnya. Kemudian setelah menerima Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa tersebut, M anager Keuangan akan melakukan pembayaran atas biaya jasa penumpukan/gerakan tersebut dengan mentransfer ke Depo Container. Setelah jasa penumpukan/gerakan tersebut dibayarkan maka M anager Keuangan akan mendapatkan Bukti Pembayaran dari Depo Container.
Setelah melakukan pembayaran ke Agen Pelayaran dan Depo Container, M anager Keuangan akan membuat Invoice untuk Eksportir sebanyak 3 rangkap, dimana: -
Invoice rangkap 1, akan dikirim ke Eksportir pada saat Eksportir melunasi pembayarannya bersama dengan Bill of Lading (B/L)
-
Invoice rangkap 2, akan dikirim ke Eksportir sebagai tagihan
-
Invoice rangkap 3, akan diarsip oleh M anager Keuangan
Invoice jatuh tempo dalam 30 hari (1 bulan) dan pembayaran di transfer langsung ke rekening PT. Bahtera Satria Adidaya berdasarkan Invoice yang diterimanya, terlepas apakah barang tersebut sudah mencapai tempat tujuan atau belum.
Pada setiap akhir transaksi, M anager Keuangan akan membuat Laporan Job Order Complete yang nantinya akan diserahkan serta Direktur. Dan Direktur akan memeriksa laporan yang ada sebelum mengotorisasinya.
51 3.3.2
Prosedur Impor
Prosedur impor yang berjalan di dalam PT. Bahtera Satria Adidaya adalah sebagai berikut :
Proses Impor dimulai setelah Importir menghubungi M anager Administrasi untuk melakukan order. Setelah itu M anager Administrasi menanyakan jadwal, asal impor serta keterangan barang yang akan diimpor kepada Importir. Kemudian Importir akan membuatkan Shipping Instruction yang berisi informasi jadwal, asal impor, jenis container, nomor container yang digunakan serta keterangan barang yang akan diimpor oleh Importir. Selain itu Importir juga akan memberikan data pendukung berupa Bill of Lading (B/L) kepada M anager Administrasi. Kemudian Shipping Instruction tersebut akan di copy dan setelah itu Bill of Lading (B/L) dan Shipping Instruction yang asli tersebut akan diberikan kepada M anager Operasional.
Setelah mendapatkan Bill of Lading (B/L) dan Shipping Instruction, M anager Operasional akan menanyakan Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut (RSKP) dengan memberikan Shipping Instruction
tersebut kepada Agen
Pelayaran. Setelah itu Agen Pelayaran akan memberikan Surat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) kepada M anager Operasional. Kemudian M anager Operasional akan memberikan dokumen Notice of Arrival kepada M anager Administrasi sebagai informasi untuk Importir.
52 Setelah itu M anager Administrasi akan memberitahukan kepada Importir melalui fax atau telepon mengenai informasi kedatangan kapal dengan memberikan dokumen Notice of Arrival tersebut. Kemudian setelah menerima informasi kedatangan kapal, Importir akan menyerahkan Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak ke M anager Administrasi. Selanjutnya M anager Administrasi akan menyerahkan Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak tersebut kepada M anager Operasional untuk pengurusan pengeluaran barang. Kemudian setelah kedatangan kapal sarana pengangkut, M anager Operasional akan mengurus pembuatan Manifest di Bea Cukai.
Kemudian sebelum mengisi PIB (Pemberitahuan Impor Barang), M anager Keuangan akan melakukan pembayaran PIB transfer ke Bea Cukai dan kemudian mendapatkan
Bukti Pembayaran.
Setelah
itu
M anager
Keuangan
akan
memberikan informasi kepada M anager Operasional agar dapat dilakukan pengisian PIB.
Dan setelah menerima informasi bahwa PIB transfer telah dibayarkan, maka M anager Keuangan akan mengisi PIB berdasarkan Packing List dan Commercial Invoice. Kemudian PIB (Pemberitahuan Impor Barang) tersebut kemudian akan dikirimkan ke pihak Bea Cukai melalui EDI (Electronic Data Interchange). Selain itu M anager Operasional juga akan mengirimkan Packing List, Commercial Invoice, serta Bukti Pembayaran Pajak tersebut ke Bea Cukai
53 untuk pemeriksaan perhitungan pajaknya. Setelah itu PIB tersebut akan di cetak dan diotorisasi oleh M anager Operasional.
Beberapa saat kemudian M anager Operasional akan mendapatkan respon dari Pihak Bea Cukai berupa SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang) atau SPJM (Surat Pemberitahuan Jalur M erah). Jika SPJM (Surat Pemberitahuan Jalur M erah), maka M anager Operasional akan menyerahkan tanggung jawab kepada Bagian Operasional Impor untuk melengkapi dokumen yang kurang dan menghitung kembali pajak impornya dan barang Importir akan diperiksa oleh Petugas Bea Cukai di pelabuhan.
Jika masuk
Jalur
Hijau,
tidak
terdapat
kesalahan
pembebanan,
penghitungan dan pelunasan Bea M asuk, Cukai dan Pajak dalam rangka Impor, Pejabat menerbitkan Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) untuk pengeluaran barang. Tetapi jika terdapat kesalahan pembebanan, penghitungan dan pelunasan Bea M asuk, Cukai dan Pajak dalam rangka Impor, Pejabat menerbitkan Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) untuk pengeluaran barang dan Nota Pembetulan untuk penyelesaian lebih lanjut. Kemudian Notul tersebut diberikan kepada Importir untuk penyelesaian pembayaran nilai pabean yang masih kurang ke Bank Devisa serta menyerahkan Dokumen pembukuan, Deklarasi Nilai Pabean, Faktur Pajak Standar/Sederhana, Bukti Pembayaran, dan Letter of Credit ke M anager Operasional untuk menyakinkan ke pihak Bea Cukai.
54 Setelah mendapatkan SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang) maka M anager Operasional akan mencetak dan memberikan lembar SPPB asli bersama dengan PIB, Packing List, B/L, Commercial Invoice, serta Surat Jalan dari Importir kepada Bagian Operasional Impor dalam rangka pengeluaran barang dari pelabuhan.
Setelah mendapatkan PIB, SPPB asli, Packing List, Commercial Invoice, B/L dan Surat Jalan dari M anager Operasional, maka Bagian Operasional Impor akan membawa SPPB, Bill of Lading (B/L), PIB, Commercial Invoice, serta Surat Jalan ke Petugas Bea Cukai untuk menyelesaikan via dokumen.
Setelah selesai menyelesaikan via dokumen, maka Bagian Operasional Impor akan mengurus pembuatan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) di Depo Container. Kemudian setelah mendapatkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) dari Depo Container, Bagian Operasional Impor akan menyerahkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB, SPPB asli, Packing List, Commercial Invoice, B/L dan Surat Jalan kepada Supir.
Setelah menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB, SPPB asli, Packing List, Commercial Invoice, B/L dan Surat Jalan serta setelah semua kewajiban impor telah di setujui oleh Kantor Pelayanan Bea Cukai (KPBC), maka Supir akan menukarkan Bill of Lading (B/L) tersebut dengan Delivery Order (DO) kepada Agen Pelayaran kemudian Supir akan menyerahkan semua dokumen yang dibawa yaitu Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB, SPPB asli, Packing List,
55 Commercial Invoice dan Surat Jalan ke Petugas Bea Cukai di Pelabuhan untuk pengeluaran peti kemas (barang) dari pelabuhan dan kemudian Petugas Bea Cukai di Pelabuhan akan melakukan pengecekkan terhadap dokumen. Kemudian Petugas Bea Cukai akan mencocokkan manifest dengan barang yang akan dikeluarkan. Dan setelah itu Supir akan mengeluarkan barangnya dari pelabuhan. Bila barang telah dikeluarkan, Supir akan mengirimkannya ke Importir.
Ketika barang dikirim ke Importir, Supir akan menurunkan barang dari container. Kemudian Importir akan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterimanya berdasarkan Packing List. Setelah barang tersebut diperiksa, Supir akan memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) kepada Importir untuk diotorisasi. Dan memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) lembar pertama kepada Pelanggan. Kemudian Delivery Order (DO) dan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) tersebut akan diberikan kepada M anager Operasional sebagai informasi barang telah diterima oleh Importir.
Setelah barang dikeluarkan dari gudang, M anager Keuangan akan mendapatkan tagihan dari Depo Container berupa Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa atas kegiatan menurunkan container dari lapangan penumpukan (lift-off) dan jasa penumpukan/gerakan yang telah dilakukan. Pembayaran harus dilunasi dalam 8 hari kerja setelah nota ini diterima, jika tidak maka akan dikenakan denda 2% perbulan atau sangsi lainnya. Kemudian setelah menerima Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa tersebut, M anager Keuangan akan melakukan pembayaran atas kegiatan menurunkan container dari lapangan penumpukan (lift-off) dan jasa
56 penumpukan/gerakan tersebut dengan mentransfer ke Depo Container. Setelah kegiatan menurunkan container dari lapangan penumpukan (lift-off) dan jasa penumpukan/gerakan tersebut dibayarkan maka M anager Keuangan akan mendapatkan kwitansi lift-off dari Depo Container.
Selain itu setelah barang dikirim ke Importir, maka M anager Keuangan akan membuat Invoice untuk Importir sebanyak 3 rangkap, dimana: -
Invoice rangkap 1, akan dikirim ke Importir pada saat Importir melunasi pembayarannya
-
Invoice rangkap 2, akan dikirim ke Importir sebagai tagihan
-
Invoice rangkap 3, akan diarsip oleh M anager Keuangan
Invoice jatuh tempo dalam 30 hari (1 bulan) dan pembayaran di transfer langsung ke rekening PT. Bahtera Satria Adidaya berdasarkan Invoice yang diterimanya, terlepas apakah barang tersebut sudah mencapai tempat tujuan atau belum.
Pada setiap akhir transaksi, M anajer Keuangan akan membuat Laporan Job Order Complete yang nantinya akan diserahkan kepada Direktur. Dan Direktur akan memeriksa laporan yang ada sebelum mengotorisasinya.
57 3.4
Rich Picture 3.4.1
Rich Picture Proses Ekspor
Gambar 3.2 Rich Picture Proses Ekspor
58 3.4.2
Rich Picture Proses Impor
Gambar 3.3 Rich Picture Proses Impor
59 3.5
Event Table 3.5.1
Event Table Proses Ekspor
Event
Menerima Order
Internal Agent Assuming Responsibility Manager Administrasi
Start When
Saat Eksportir datang/menghubungi Manager Administrasi
Melakukan Booking Space Kapal
Manager Operasional
Saat menerima Shipping Instruction dari Manager Administrasi
Melakukan Booking Container Memberikan dokumen booking
Manager Operasional Manager Operasional
Setelah melakukan booking kapal Setelah melakukan booking space kapal dan container
Melakukan konfirm asi
Manager Administrasi
Menerima Dokumen pendukung ekspor
Manager Administrasi
Setelah menerima dokumen Booking Notice dari Manager Operasional Setelah melakukan konfirm asikan ke Eksportir
Menyerahkan dokumen pengajuan pembayaran LiftOn
Manager Operasional
Setelah menerima dokumen pendukung ekspor dari Manager Administrasi
Melakukan pembayaran Lift-on
Manager Keuangan
Menerima dokumen pembayaran LiftOn Melakukan perintah
Manager Keuangan
Setelah menerima dokumen pengajuan pembayaran container dari Manager Operasional Setelah melakukan pembayaran Lift-On
Manager Operasional
Setelah menerima Bon Muat dari Manager
Activities
Melayani pemesanan; Menanyakan jadwal dan tujuan ekspor kepada Eksportir; Menerima Shipping Instruction dari Eksportir; Memberikan Shipping Instruction pada Manager Operasional Mengirimkan Shipping Instruction kepada Agen Pelayaran; Melakukan booking space kapal; Menerima Delivery Order (DO) dan Booking Notice dari Agen Pelayaran Melakukan booking container Menerima Booking Notice dan Delivery Order (DO) dari Agen Pelayaran; Memberikan Booking Notice kepada Manager Administrasi Memberitahukan kepada Eksportir mengenai informasi container dan pelayaran yang dipesan melalui fax atau telepon. Menerima Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Eksportir; Menyerahkan Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Paj ak kepada Manager Operasional Menerima Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak dari Manager Administrasi; Menyerahkan Delivery Order (DO) kepada Manager Keuangan Mengajukan Delivery Order (DO) ke Depo Container; Membayar kwitansi lift-on ke Depo Container Menerima Bon Muat dari Depo Container; Menyerahkan Bon Muat kepada Manager Operasional Menerima Bon Muat dari Manager Keuangan; Memberikan
60 pengambilan container kosong dan barang Mengambil container kosong
Keuangan
Bon Muat dan Packing kepada Supir
List
Supir
Setelah menerima Bon Muat dan Packing List dari Manager Operasional
Mengambil barang
Supir
Setelah tiba di perusahaan eksportir
Membawa barang
Supir
Setelah mengambil barang di perusahaan Eksportir
Melakukan penyegel an container
Bagian Operasional Ekspor
Setelah menerima Packing List, container, yang sudah terisi dan Seal Container dari Supir
Melakukan Pembayaran PEB Transfer
Manager Keuangan
Menerima Bukti atas Pembayaran PEB Transfer
Manager Keuangan
Setelah dilakukan penyegel an container oleh Bagian Operasional Ekspor Setelah melakukan pembayaran PEB Transfer
Menyerahkan Bon Muat ke Depo Container; Menerima container kosong, seal container (s egel container) dan Surat Jalan dari Petugas Depo Container Mengambil barang di perusahaan Eksportir; Menaikkan barang ke dalam container Membawa barang ke Gudang Pelabuhan; Menyerahkan Packing List, container yang sudah terisi dan Seal Container ke Bagian Operasional Ekspor Menerima Packing List, container yang sudah terisi dan Seal Container dari Supir; Melakukan pengecekkan barang; Menyegel Container; Memberikan informasi container telah di segel kepada Manager Keuangan Melakukan pembayaran PEB Transfer
Mengurus PEB
Manager Operasional
Setelah melakukan pembayaran pajak
Mengisi PEB; Mengirim PEB melalui EDI ke Bea Cukai; Mengirimkan Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak ke Bea Cukai untuk pemeriksaan perhitungan pajaknya
Menerima Respon
Manager Operasional
Setelah PEB disetujui oleh Bea Cukai
Menerima NPE dari Bea Cukai; Memberikan NPE, PEB dan Delivery Order (DO) kepada Supir
Mengurus permintaan pembuatan Kartu Kuning Membawa container terisi ke Kapal
Supir
Setelah menerima dokumen dari Manager Operasional
Menyerahkan PEB dan Delivery Order (DO) ke Depo Container untuk dibuatkan Kartu Kuning
Supir
Setelah mendapatkan Kartu Kuning dari Depo Container
Membawa container terisi ke kapal; Memberikan Kartu Kuning (Asli), Surat Jalan (asli), NPE (asli) dan PEB (asli) kepada Petugas Pelabuhan
Menerima Bukti Pembayaran dari Bea Cukai; Memberikan inform asi telah dilakukan pembayaran PEB Transfer kepada Manager Operasional
61 Memberikan dokumen pengurusan pembayaran pengiriman Melakukan pembayaran biaya pengiriman
Supir
Setelah membawa container terisi ke Kapal
Memberikan DO kepada Manager Keuangan
Manager Keuangan
Setelah kapal berangkat
Menerima DO dari Supir; Melakukan pembayaran atas biaya pengi riman dan sewa space kapal; Menukarkan DO dengan Bill of Lading ke Agen Pelayaran
Menerima dokumen pembayaran biaya pengiriman
Manager Keuangan
Setelah melakukan pembayaran biaya pengiriman
Menerima Bill of Lading dari Agen Pelayaran; M enges ahkan Bill of Lading; Mengcopy Bill of Lading
Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/ gerakan
Manager Keuangan
Setelah menerima Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa dari Depo Container
Menerima Nota dan Perhitungan Pelayanan J asa dari Depo Container; Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/gerakan
Melakukan penagihan
Manager Keuangan
Setelah kapal berangkat
Menerima pembayaran
Manager Keuangan
Setelah memberikan Invoice kepada Eksportir
Melakukan Pencatatan Mengotorisasi Laporan
Manager Keuangan
Setiap akhir transaksi
Direktur
Menerima laporan
Menerima Bukti Pembayaran dari Depo Container; Membuat Invoice sebanyak 3 rangkap; Menyerahkan Invoice rangkap 2 kepada Eksportir untuk melakukan penagihan Menerima pembayaran; Menyerahkan Invoice rangkap 1 ke Eksportir dan Bill of Lading Membuat Jurnal; Membuat Laporan Job Order Complete Memeriksa laporan dari Manager Keuangan
Table 3.1 Event Table Proses Ekspor
62 3.5.2
Event Table Proses Impor
Event
Menerima order
Internal Agent Assuming Responsibility Manager Administrasi
Start When
Activities
Saat Importir datang/menghubungi Manager Administrasi
Menerima informasi jadwal, asal impor serta ket erangan barang yang akan diimpor oleh Importir; Menerima Bill of Lading (B/L) dan Shipping Instruction dari Importir; Memberikan Shipping Instruction dan Bill of Lading (B/L) kepada Manager Operasional Menanyakan Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut (RSKP) kepada Agen Pelayaran Menerima Surat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) dari Agen Pelayaran
Melakukan Pengecekkan Kedatangan Kapal Menerima pemberitahuan kedatangan kapal
Manager Operasional
Setelah menget ahui jadwal dan tujuan impor
Manager Operasional
Setelah melakukan pengecekkan kedatangan kapal
Memberikan inform asi kedatangan kapal Menerima dokumen pendukung impor
Manager Administrasi
Setelah menerima Notice of Arrival dari Manager Operasional Setelah memberikan inform asi kedatangan kapal kepada Importir
Mengambil manifest
Manager Operasional
Setelah menerima dokumen pendukung impor dari Manager Administrasi
Menerima Manifest
Manager Operasional
Setelah mengambil Manifest di Bea Cukai
Melakukan pembayaran PIB Transfer Menerima Bukti atas Pembayaran PIB Transfer
Manager Keuangan
Setelah Operasional Manifest Setelah pembayaran Transfer
Mengurus PIB (Pemberitahuan Impor Barang)
Manager Operasional
Manager Administrasi
Manager Keuangan
Manager mengurus dilakukan PIB
Setelah pembayaran pajak dilakukan oleh Manager Keuangan
Memberikan dokum en Notice of Arrival kepada Importir Menerima Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Importir; Menyerahkan Surat Kuasa, Surat Jal an, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak ke Manager Operasional. Menerima Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Manager Administrasi; Mengambil Manifest di Bea Cukai Menerima Manifest dari Bea Cukai; Memberikan info rmasi ke Manager Keuangan untuk melakukan pembayaran pajak Melakukan pembayaran PIB Transfer Menerima Bukti Pembayaran dari Bea Cukai; Memberikan inform asi kepada Manager Operasional bahwa telah dilakukan pembayaran PIB Transfer. Menerima inform asi pembayaran PIB Transfer dari Manager Keuangan; Mengisi PIB; Mengirim PIB melalui EDI ke
63
Menerima SPJM
Manager Operasional
Melengkapi dokumen impor
Bagian Operasional Impor
Menerima dan Notul
SPPB
Manager Operasional
Menerima dokumen untuk pengurusan Notul
Manager Operasional
Mencetak SPPB
Manager Operasional
Menyelesaikan via dokumen
Bagian Operasional Impor
Mengurus pembuatan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) Menerima Dokumen SP2
Bagian Operasional Impor Bagian Operasional Impor
Bea Cukai; Mengirim Packing List, Commercial Invoice, serta Bukti Pembayaran Pajak ke Bea Cukai untuk pemeriksaan perhitungan pajaknya; Mencetak PIB; Mengotorisasi PIB Jika menerima SPJM Menyerahkan tanggung jawab (Surat Pemberitahuan pembebasan barang pada jalur Jalur Merah) dari Bea merah kepada Bagian Operasional Cukai Impor; Memberikan SPJM dan Notul kepada Bagian Operasional Impor Setelah menerima SPJM Menerima SPJM dan Notul dari (Surat Pemberitahuan Bagian Operasional Impor; Jalur Merah) dan Notul Melengkapi dokumen yang (Nota Pembetulan) dari kurang; Menghitung kembali Manager Operasional pajak impor Jika barang masuk jalur Menerima SPPB dan Notul dari hijau, tetapi ada Bea Cukai; Menyerahkan Notul perbedaan nilai pabean ke Importir Setelah Importir Menerima Bukti Pembayaran melakukan pembayaran Pajak, dokumen pembukuan, pajak yang kurang deklarasi nilai pabean, Faktur Pajak Standar, Letter o f Credit dari Importir; M emberikan Bukti Pembayaran Pajak, dokumen pembukuan, deklarasi nilai pabean, Faktur Pajak Standar, Letter of Credit, Shipping Instruction, dan Notul kepada Bea Cukai Jika Notul disetujui atau Menerima respon dari Bea Cukai jika barang masuk jalur berupa SPPB; Menerima Notul hijau dan tidak dari Bea Cukai untuk pembetulan ditemukan perbedaan yang telah disetujui; Mencetak nilai pabean SPPB; Memberikan lembar SPPB asli bersama dengan PIB, Packing List, B/L, Commercial Invoice, serta Surat Jalan ke Bagian Operasional Impor Setelah menerima Menerima lembar SPPB, PIB, lembar SPPB dari Packing List, Bill of Lading (B/L), Manager Operasional Commercial Invoice, serta Surat Jalan dari M anager Operasional; Membawa SPPB, Bill of Lading (B/L), PIB, Commercial Invoice, serta Surat Jalan ke Petugas Bea Cukai untuk menyelesaikan via dokumen Setelah menyelesaikan Mengurus pembuat an Surat via dokumen di Bea Penyerahan Petikemas (SP2) di Cukai Depo Container Setelah mengurus pembuatan SP2
Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) dari Depo Container; Memberikan Surat
64 Penyerahan Petikemas (SP2), PIB (terotorisasi), SPPB asli (terotorisasi), Packing List, Commercial Invoice, Bill of Lading (B/L) dan Surat Jalan kepada Supir Setelah menerima Surat Menerima Surat Penyerahan Penyerahan Petikemas Petikemas (SP2), PIB (SP2), PIB, SPPB asli, (terotorisasi), SPPB asli Packing List, (terotorisasi), Packing List, Commercial Invoice, Bill Commercial Invoice, Bill of of Lading (B/L) dan Lading (B/L) dan Surat Jalan dari Surat Jalan dari Bagian Bagian Operasional Impor; Operasional Impor Menukarkan Bill of Lading (B/L) dengan Delivery Order (DO) kepada Agen Pelayaran
Menukar Dokumen
Supir
Melakukan pengeluaran barang
Supir
Setelah dokumen
Mengirim barang
Supir
Setelah barang di keluarkan dari Pelabuhan
Memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) terotorisasi
Supir
Setelah menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah diotorisasi oleh Importir
Menerima Penyerahan Petikemas terotorisasi
Manager Operasional
Setelah barang dikirim ke Importir
Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/ gerakan
Manager Keuangan
Setelah menerima Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa dari Depo Container
Melakukan Penagihan
Manager Keuangan
Setelah barang dikirim ke Importir
Surat
menukar
(SP2)
Menerima Delivery Order (DO) dari Agen Pelayaran; Menyerahkan dokum en Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB, SPPB asli, Packing List, Commercial Invoice dan Surat Jalan ke Petugas Bea Cukai di Pelabuhan; Mengeluarkan barang dari Pelabuhan Mengirim barang ke perusahaan Importir; Memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) kepada Importir Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah otorisasi; Menyerahkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah diotorisasi dan Delivery Order (DO) yang ke Manager Operasional Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah diotorisasi dan Delivery Order (DO); Mengarsip Surat Penyerahan Petikemas (SP2) terotorisasi Menerima Nota dan Perhitungan Pelayanan J asa dari Depo Container; Melakukan pembayaran jasa kegiatan menurunkan container dari lapangan penumpukan (lift-off) dan jasa penumpukkan/gerakan; Menerima kwitansi lift-off dari Depo Container; Membuat Invoi ce s ebanyak 3 rangkap; M enyerahkan Invoi ce rangkap 2 kepada Importir untuk melakukan penagihan
65 Menerima pembayaran
Manager Keuangan
Setelah memberikan invoice kepada Importir
Melakukan Pencatatan Mengotorisasi Laporan
Manager Keuangan
Setiap akhir transaksi
Direktur
Menerima laporan
Menerima pembayaran; Menyerahkan invoice rangkap 1 kepada Importir Membuat Laporan Job Order Complete Memeriksa Laporan dari Manager Keuangan dan Manager Administrasi
Table 3.2 Event Table Proses Impor
3.6
Workflow Table 3.6.1
Workflow Table Proses Ekspor Actor
Eksportir Manager Administrasi Eksportir
Manager Administrasi Eksportir Manager Administrasi
Manager Operasional Agen Pelayaran Manager Operasional Agen Pelayaran Manager Operasional
Manager Operasional Depo Container Manager Operasional Depo Container Manager Operasional
Manager Administrasi
Activities Menerima Order 1. Menghubungi Manager Administrasi untuk melakukan order 2. Melayani pemesanan 3. Menanyakan jadwal dan tujuan ekspor 4. Memberitahukan jadwal dan tujuan ekspor 5. Menanyakan biaya pengiriman barang sesuai tujuan pengiriman kepada Manager Administrasi 6. Memberitahukan biaya pengi riman kepada Eksportir 7. Membuat Shipping Instruction 8. Mengirim Shipping Instruction ke Manager Administrasi. 9. Menerima Shipping Instruction dari Eksportir 10. Mengcopy Shipping Instruction 11. Mengirim Shipping Instruction asli ke Manager Operasional 12. Mengarsip Shipping Instruction copy-an Melakukan Booking Space Kapal 13. Menerima Shipping Instruction dari Manager Administrasi 14. Melakukan pengecekan jadwal kapal 15. Memberikan informasi jadwal kapal 16. Melakukan booking space kapal dengan memberikan Shipping Instruction 17. Menerbitkan Delivery Order (DO) dan Booking Notice 18. Memberikan Delivery Order (DO) dan Booking Notice 19. Menerima Delivery Order (DO) dan Booking Notice dari Agen Pelayaran Melakukan Booking Container 20. Melakukan pengecekan ketersedi aan container 21. Memberikan informasi keters ediaan container 22. Melakukan booking container 23. Mencatat booking container Memberikan dokumen booking 24. Mencatat booking space kapal dan container 25. Memberikan Deliver y Order (DO) dan Booking Notice kepada Manager Administrasi Melakukan konfirmasi 26. Menerima Delivery Order (DO) dan Booking Notice dari Manager Operasional 27. Memberitahukan kepada Eksportir melalui telpon atau fax
66
Eksportir
Manager Administrasi
Manager Operasional
Manager Keuangan
Depo Container
Manager Keuangan
Manager Operasional
Supir
Depo Container Supir
Supir Eksportir Supir
Supir
mengenai jadwal berangkat, jadwal tiba pelayaran dan identitas pelayaran yang dipesan sesuai Booking Notice. 28. Menerima konfirmasi mengenai jadwal berangkat, jadwal tiba pelayaran dan identitas pelayaran 29. Menyerahkan Packing List dan Commercial Invoice kepada Manager Administrasi Menerima Dokumen pendukung ekspor 30. Menerima Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Eksportir 31. Memberikan Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak pada Manager Operasional Menyerahkan dokumen pengajuan pembayaran sewa container 32. Menerima Packing List,Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Manager Administrasi 33. Mengcopy Delivery Order (DO) 34. Menyerahkan Delivery Order (DO) kepada Manager Keuangan 35. Mengarsip copy-an Delivery Order (DO) Melakukan pembayaran kwitansi lift-on 36. Menerima Delivery Order (DO) dari Manager Operasional 37. Mengajukan Delivery Order (DO) ke Depo Container 38. Membayar kwitansi lift-on ke Depo Container 39. Menerima Delivery Order (DO) dan pembayaran kwitansi lifton 40. Membuatkan Bon Muat dan Kwitansi Lift-on 41. Memberikan Bon Muat, Kwitansi Lift-on dan Delivery Order (DO) kepada Manager Keuangan 42. Menerima Bon Muat, Kwitansi Lift-on dan Delivery Order (DO) dari Depo Container 43. Menyerahkan Bon Muat, Kwitansi Lift-on dan Delivery Order (DO) ke Manager Operasional Melakukan perintah pengambilan container kosong dan Barang 44. Menerima Bon Muat, Kwitansi Lift-on dan DO dari Depo Container 45. Memberi perintah pengambilan container kosong dan barang kepada Supir 46. Memberikan Bon Muat dan Packing List kepada Supir Mengambil container kosong 47. Menerima Bon Muat dan Packing List dari Manager Operasional 48. Menyerahkan bukti Bon Muat ke Depo Container 49. Menerima Bon Muat dari Supir 50. Memberikan container kosong, seal container (segel container) dan Surat Jalan kepada Supir 51. Menerima container kosong, seal container dan Surat Jal an dari Depo Container 52. Membawa container kosong, seal container dan Surat Jalan ke Perusahaan Eksportir Mengambil barang 53. Mengambil barang kepada Eksportir 54. Menyerahkan barang 55. Mencocokkan barang dengan Packing List 56. Menaikkan barang tersebut ke dalam container Membawa barang 57. Membawa barang ke Gudang Pelabuhan 58. Menyerahkan Packing List, container yang sudah terisi, dan seal container kepada Bagian Operasional Ekspor yang sudah
67
Bagian Operasional Ekspor
Manager Keuangan
Bea Cukai
Manager Keuangan
Manager Operasional
Bea Cukai
Manager Operasional
Supir
Depo Container
Supir
menunggu di Gudang Pelabuhan Melakukan penyegelan container 59. Menerima Packing List, container yang sudah terisi dan Seal Container dari Supir 60. Melakukan pengecekan terakhir kalinya berdas arkan Packing List 61. Melakukan penyegelan container 62. Memberikan informasi kepada Manager Keuangan bahwa container telah disegel. Melakukan Pembayaran PEB Transfer 63. Menerima informasi container yang telah di s egel dari Bagi an Operasional Ekspor 64. Melakukan pembayaran PEB Transfer ke Bea Cukai 65. Menerima pembayaran PEB Transfer 66. Membuatkan Bukti Pembayaran 67. Memberikan Bukti Pembayaran kepada Manager Keuangan Menerima Bukti atas Pembayaran PEB Transfer 68. Menerima Bukti Pembayaran dari Bea Cukai 69. Mengarsip Bukti Pembayaran 70. Memberikan informasi bahwa pembayaran PEB Transfer telah dilakukan Mengurus PEB 71. Menerima informasi pembayaran PEB Transfer telah dilakukan dari Manager Keuangan 72. Mengisi PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) berdasarkan Packing List dan Commercial Invoice 73. Mentransfer PEB tersebut melalui EDI (Elektronik Data Interchange) ke pihak Bea Cukai 74. Mengirimkan Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak ke Bea Cukai untuk pemeriksaan perhitungan pajaknya Menerima Respon 75. Menerima pengajuan PEB dari Manager Operasional 76. Menerima Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak dari Manager Operasional 77. Melakukan pemeriksaan perhitungan pajak yang tel ah dilakukan 78. Memberikan respon berupa NPE (Nota Pelayanan Ekspor) 79. Menerima NPE (Nota Pelayanan Ekspor) 80. Mencetak PEB dan NPE 81. Mengotorisasi PEB 82. Menyerahkan NPE, PEB dan Delivery Order (DO) kepada Supir Mengurus Permintaan Pembuatan Kartu Kuning 83. Menerima NPE, PBE dan Delivery Order (DO) dari Manager Operasional 84. Menyerahkan PEB dan Deliver y Order (DO) ke Depo Container untuk dibuatkan Kartu Kuning 85. Menerima PEB dan Delivery Order (DO) dari Supir 86. Memeriksa PEB dan Delivery Order (DO) dari Supir 87. Membuatkan Kartu Kuning 88. Memberikan PEB, Deliver y Order (DO) dan Kartu Kuning kepada Supir 89. Menerima Deliver y Order (DO), Surat Jalan, PEB dan Kartu Kuning dari Depo Container Membawa Container terisi ke Kapal
68 Supir
Petugas Pelabuhan
Supir
Manager Keuangan Agen Pelayaran Manager Keuangan
Agen Pelayaran
Manager Keuangan
Manager Keuangan
Depo Container Manager Keuangan Manager Keuangan
Eksportir Eksportir Manager Keuangan Eksportir Manager Keuangan
90. 91.
Membawa container terisi ke Pelabuhan Memberikan Kartu Kuning (Asli), Surat Jalan (asli), NPE (asli) dan PEB (asli) kepada Petugas Pelabuhan 92. Memberikan Container terisi 93. Menerima Kartu Kuning (Asli), Surat Jalan (asli), NPE (asli) dan PEB (asli) dari Supir 94. Menerima container terisi 95. Memeriksa Kartu Kuning (Asli), Surat Jal an (asli), NPE (asli) dan PEB (asli) 96. Mengecek/mencocokkan dokumen dengan isi container 97. Memasukkan container kedalam kapal 98. Memberikan informasi kepada Supir bahwa container telah dimasukkan/dimuat kedalam kapal Memberikan dokumen pengurusan pembayaran pengiriman 99. Menerima informasi container telah dimasukkan / dimuat kedalam kapal 100. Memberikan Delivery Order (DO) kepada Manager Keuangan Melakukan pembayaran biaya pengiriman 101. Menerima Delivery Order (DO) dari Supir 102. Memberikan informasi bahwa kapal telah berangkat ke Manager Keuangan 103. Melakukan penagihan 104. Menerima informasi dari Agen Pelayaran 105. Menyerahkan Delivery Order (DO) dan melakukan pembayaran atas sewa space kapal 106. Menerima pembayaran dan Delivery Order (DO) 107. Menerbitkan B/L (Bill of Lading) 108. Memberikan B/L (Bill of Lading) ke Manager Keuangan Menerima dokumen pembayaran biaya pengiriman 109. Menerima B/L (Bill of Lading) dari Agen Pelayaran 110. Mengesahkan B/L (Bill of Lading) 111. Mengcopy B/L (Bill of Lading) 112. Mengarsip B/L (Bill of Lading) Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/ gerakkan 113. Menerima Nota dan Perhitungan Pelayanan Jas a dari Depo Container 114. Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/ gerakkan 115. Menerima pembayaran jas a penumpukkan/ gerakkan 116. Membuatkan Bukti Pembayaran 117. Memberikan Bukti Pembayaran kepada Manager Keuangan 118. Menerima Bukti Pembayaran dari Depo Container Melakukan penagihan 119. Membuat Invoice untuk Eksportir sebanyak 3 rangkap. 120. Menyerahkan Invoice rangkap 1 bers ama dengan Bill of Lading (B/L) ke Eksportir, pada saat Eksportir melunasi pembayarannya 121. Menyerahkan Invoice rangkap 2, ke Eksportir sebagai tagihan 122. Mengarsip Invoice rangkap 3 123. Menerima Invoi ce rangkap 2 Menerima pembayaran 124. Melakukan pembayaran 125. Menerima Pembayaran 126. Menyerahkan Invoice rangkap 1 ke Eksportir 127. Menerima Invoi ce rangkap 1 Melakukan Pencatatan 128. Membuat Laporan Job Order Complete
69 129. Memberikan Laporan Job Order Complete ke Direktur untuk di otorisasi Mengotorisasi Laporan 130. Menerima laporan dari Manager Keuangan 131. Memeriksa laporan 132. Mengotorisasi laporan tersebut
Direktur
Table 3.3 Workflow Table Proses Ekspor
3.6.2
Workflow Table Proses Impor Actor
Importir Manager Administrasi Importir
Manager Administrasi
Manager Operasional
Agen Pelayaran
Manager Operasional
Manager Administrasi
Importir
Manager Administrasi
Activities Menerima order 1. Menghubungi Manager Administrasi untuk melakukan order 2. Melayani pemesanan 3. Menanyakan jadwal dan tujuan impor kepada Importir 4. Membuat Shipping Instruction 5. Memberikan Shipping Instuction dan Bill of Lading (B/L) kepada Manager Administrasi 6. Menerima dokumen berupa Shipping Instuction dan Bill of Lading (B/L) 7. Mengcopy Shipping Instuction 8. Mengirim Shipping Instuction dan Bill of Lading (B/L) ke Manager Operasional 9. Mengarsip copy dari Shipping Instuction Melakukan Pengecekkan Kedatangan Kapal 10. Menerima Shipping Instuction dan Bill of Lading (B/L) dari Manager Administrasi 11. Menghubungi Agen Pelayaran untuk menanyakan Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut (RKSP) 12. Memberikan Surat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) kepada Manager Operasional Menerima pemberitahuan kedatangan kapal 13. Menerima Surat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) dari Agen Pelayaran 14. Memberikan Surat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) kepada Manager Administrasi Memberikan informasi kedatangan kapal 15. Menerima Surat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) dari Manager Operasional 16. Memberikan Surat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) kepada Importir melalui fax 17. Menerima Surat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) 18. Memberikan Surat Kuasa, Surat J alan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak kepada Manager Administrasi Menerima dokumen pendukung impor 19. Menerima Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Importir. 20. Menyerahkan Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak kepada Manager Operasional untuk pengurusan pengeluaran barang
70
Manager Operasional
Bea Cukai Manager Operasional
Manager Keuangan Bea Cukai
Manager Keuangan
Manager Operasional
Bea Cukai
Manager Operasional
Manager Operasional
Bagian Operasional Impor
Petugas Pelabuhan
Manager Operasional
Mengambil Manifest 21. Menerima Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Manager Administrasi untuk pengurusan pengeluaran barang dari Manager Operasional 22. Mengambil Manifest di Bea Cukai 23. Memberikan Manifest 24. Menerima Manifest dari Bea Cukai Melakukan Pembayaran PIB Transfer 25. Melakukan pembayaran PIB Transfer 26. Menerima pembayaran PIB Transfer 27. Membuatkan Bukti Pembayaran 28. Menyerahkan Bukti Pembayaran kepada Manager Keuangan Menerima Bukti atas Pembayaran PIB Transfer 29. Mendapatkan Bukti Pembayaran dari Bea Cukai 30. Mengarsip Bukti Pembayaran 31. Memberikan informasi bahwa pembayaran PEB Transfer telah dilakukan Mengurus PIB (Pemberitahuan Impor Barang) 32. Menerima informasi pembayaran PIB Trans fer telah dilakukan dari Manager Keuangan 33. Mengisi PIB berdasarkan Packing List dan Commercial Invoice 34. Mengirim PIB tersebut kepada Bea Cukai melalui EDI 35. Mengirim Packing List, Commercial Invoice, serta Bukti Pembayaran Pajak ke Bea Cukai untuk pemeriksaan perhitungan pajaknya 36. Menerima PIB dari Manager Operasional 37. Melakukan pemeriksaan paj ak berdasarkan Packing List, Commercial Invoice, serta Bukti Pembayaran Pajak 38. Mengirimkan respon kepada Manager Operasional berupa SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang) atau SPJM (Surat Pemberitahuan Jalur Merah). 39. Mencetak PIB 40. Mengotorisasi PIB Menerima SPJM 41. Menerima respon dari Bea Cukai bahwa barang masuk jalur merah 42. Menerima SPJM (Surat Pemberitahuan Jalur Merah) dan Notul dari Bea Cukai 43. Menyerahkan SPJM dan Notul kepada Bagian Operasional Impor Melengkapi dokumen impor 44. Menerima SPJM dan Notul dari Manager Operasional 45. Melengkapi dokumen yang kurang 46. Menghitung kembali pajak impornya 47. Menyerahkan dokumen impor yang kurang, hasil perhitungan pajak impor, dan bukti pembayaran pajak ke Petugas Pelabuhan 48. Menerima dokumen impor yang kurang, hasil perhitungan pajak impor, dan bukti pembayaran pajak dari Bagian Operasional Impor 49. Memeriksa dokumen impor yang diterima 50. Memeriksa barang importir Menerima SPPB dan Notul 51. Menerima respon dari Bea Cukai bahwa barang masuk jalur hijau dan ada perbedaan nilai pabean 52. Menerima SPPB dan Notul dari Bea Cukai
71
Manager Operasional
Manager Operasional
Bagian Operasional Impor
Petugas Bea Cukai
Bagian Operasional Impor
Bagian Operasional Impor Depo Container
Bagian Operasional Impor
Supir
Petugas Bea Cukai
Supir
53. Menyerahkan Notul ke Importir Menerima dokumen untuk pengurusan Notul 54. Menerima Bukti Pembayaran Pajak, dokumen pembukuan, deklarasi nilai pabean, Faktur Pajak Standar, Letter of Credit dari Importir 55. Memberikan Bukti Pembayaran Pajak, dokumen pembukuan, deklarasi nilai pabean, Faktur Paj ak Standar, Letter of Credit, Shipping Instruction, dan Notul kepada Bea Cukai Mencetak SPPB 56. Menerima respon dari bea cukai berupa SPPB (Surat Pemberitahuan Pengeluaran Barang) 57. Menerima Notul dari Bea Cukai untuk pembetulan yang sudah disetujui 58. Mencetak SPPB 59. Memberikan lembar SPPB asli bersama dengan PIB, Packing List, B/L, Commercial Invoice, serta Surat Jal an ke Bagian Operasional Impor Mengurus Ijin Pengeluaran Barang 60. Menerima lembar SPPB, PIB, Packing List, Bill of Lading (B/L), Commercial Invoice, serta Surat Jalan dari Manager Operasional 61. Membawa SPPB, Bill of Lading (B/L), PIB, Commercial Invoice, serta Surat Jal an ke Petugas Bea Cukai untuk menyelesaikan via dokumen 62. Menerima SPPB, Bill of Lading (B/L), PIB, Commercial Invoice, serta Surat Jalan dari Bagian Operasional Impor 63. Memeriksa SPPB, Bill of Lading (B/L), PIB, Commercial Invoice, serta Surat Jalan 64. Mengotorisasi SPPB dan PIB 65. Mengembalikan Bill of Lading (B/L), SPPB (terotorisasi), PIB (terotorisasi) ke Bagian Operasional Impor 66. Menerima SPPB (terotorisasi), Bill of Lading (B/L), PIB (terotorisasi), Commer cial Invoice, serta Surat Jalan dari Petugas Bea Cukai Mengurus Pembuatan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) 67. Mengurus pembuat an Surat Penyerahan Petikemas (SP2) di Depo Container 68. Membuatkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) 69. Memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) kepada Bagian Operasional Impor 70. Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) dari Depo Container 71. Memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB (terotorisasi), SPPB asli (terotorisasi), Packing List, Commercial Invoice, Bill of Lading (B/L) dan Surat Jalan kepada Supir Melakukan pengeluaran barang 72. Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB (terotorisasi), SPPB asli (terotorisasi), Packing List, Commercial Invoice, Bill of Lading (B/L) dan Surat Jalan dari Bagian Operasional Impor 73. Menukarkan B/L dengan Delivery Order ke Petugas Bea Cukai 74. Menyerahkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB (terotorisasi), SPPB asli (terotorisasi), Packing List, Commercial Invoice dan Surat Jalan ke Petugas Bea Cukai 75. Melakukan pengecekan terhadap dokumen dengan barang yang akan dikeluarkan berdas arkan manifest 76. Memberikan Delivery Order kepada Supir 77. Menerima Delivery Order dari Petugas Pelabuhan
72
Supir Importir
Supir Importir
Supir
Bagian Operasional Impor
Manager Keuangan
Depo Container
Manager Keuangan
Importir Manager Keuangan Importir Manager Keuangan Importir Manager Keuangan
Direktur
78. Mengeluarkan barang dari pelabuhan Mengirim barang 79. Menerima barang dari Pelabuhan 80. Mengirim/mengantarkan barang 81. Menyerahkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) ke Importir 82. Menerima barang dan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) dari Supir 83. Mengecek barang berdasarkan Packing List 84. Menyerahkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) dan meminta tandatangan pada Surat Penyerahan Petikem as (SP2) sebagai bukti barang telah diterima 85. Menandatangani Surat Penyerahan Petikemas (SP2) 86. Menyerahkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah di tandatangani (terotorisasi) ke Supir Memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) terotorisasi 87. Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah ditandatangani (terotorisasi) oleh Importir 88. Menyerahkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah terotorisasi ke Bagian Operasional Impor Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) terotorisasi 89. Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) terotorisasi dan Delivery Order (DO) dari Supir 90. Mengarsip Surat Penyerahan Petikemas (SP2) Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/gerakan 91. Menerima t agihan berupa Nota dan Perhitungan Pelayanan J asa dari Depo Container 92. Melakukan pembayaran jasa kegi atan menurunkan container dari lapangan penumpukan (lift-off) dan j asa penumpukkan/gerakan 93. Menerima pembayaran jasa kegiatan menurunkan container dari lapangan penumpukan (lift-off) dan jasa penumpukkan/gerakan 94. Membuatkan Kwitansi Lift-off 95. Memberikan Kwitansi Lift-off kepada Manager Keuangan Melakukan Penagihan 96. Menerima Kwitansi Lift-off dari Depo Container 97. Menerima informasi barang sudah dikirim 98. Membuat Invoice 3 rangkap 99. Menyerahkan Invoice rangkap 2 ke Importir sebagai tagihan 100.Menerima Invoi ce rangkap 2 101.Mengarsip Invoice rangkap 3 Menerima pembayaran 102.Melakukan pembayaran 103.Menerima Pembayaran 104.Menyerahkan Invoice rangkap 1 ke Importir 105.Menerima Invoi ce rangkap 1 dari Manager Keuangan Melakukan Pencatatan 106.Membuat Laporan Job Order Complete 107.Memberikan Laporan Job Order Complet e tersebut ke Direktur untuk di otorisasi Mengotorisasi Laporan 108.Menerima Laporan dari Manager Keuangan 109.Memeriksa laporan 110.Mengotorisasi laporan tersebut
Table 3.4 Workflow Table Proses Impor
75 3.8
Formulir dan Laporan pada S istem Berjalan 3.8.1
Formulir pada S istem yang Berjalan Formulir-formulir yang digunakan pada sistem berjalan perusahaan pengurusan jasa kepabeanan ini adalah: 1. PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) merupakan dokumen yang diisi oleh M anajer Operasional dan dikirimkan melalui sistem EDI ke Bea Cukai untuk memberikan informasi ke Bea Cukai mengenai ekspor barang yang akan dilakukannya.
2. PIB (Pemberitahuan Impor Barang) PIB (Pemberitahuan Impor Barang) merupakan dokumen yang diisi oleh M anajer Operasional dan dikirimkan melalui sistem EDI ke Bea Cukai untuk memberikan informasi ke Bea Cukai mengenai impor barang yang akan dilakukannya.
3. Invoice Invoice adalah surat penagihan yang dibuat oleh M anajer Keuangan yang memiliki masa jatuh tempo 30 hari (1 bulan).
76 3.8.2
Laporan pada S istem yang Berjalan Laporan-Laporan yang dibuat pada sistem yang berjalan di perusahaan jasa pengurusan kepabeanan ini adalah: •
Laporan Job Order Complete Laporan Job Order Complete ini dibuat oleh M anajer Keuangan yang berisi mengenai pembayaran piutang yang dilakukan oleh Pelanggan.
77 3.9
Temuan Analisis pada S istem Berjalan Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan pada sistem jasa pengurusan kepabeanan, ditemukan permasalahan-permasalahan yang sering dihadapi seperti : 1. Temuan
Pembuatan dokumen masih bersifat manual.
Kriteria
Menurut Jones dan Rama (2006, p201), ”Once the data are stored in tables that are properly linked, database management software allow you to easly access this information in different ways. ”Yang dapat diterjem ahkan sebagai berikut “ Setelah data disimpan dalam tabel yang terhubung dengan benar, perangkat lunak manajemen database memungkinkan Anda untuk memudahkan mengakses informasi ini dengan cara yang berbeda.” Terlalu banyak dokumen yang menumpuk dan penyimpanan data yang tidak teratur. Sulit dalam melakukan pencarian dokumen, dan resiko kehilangan dokumen.
Sebab Akibat Rekomendasi
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perusahaan perlu menyediakan sistem aplikasi komputer untuk membantu proses bisnis serta database yang dapat menyimpan data-data perusahaan.
Table 3.5 Temuan analisis pada sistem berjalan 1
2. Temuan Kriteria
Sebab
Akibat
Rekomendasi
Tidak ada dokumen pendukung yaitu Bukti Bank Keluar untuk mencatat pengeluaran yang terjadi melalui bank. Menurut Mulyadi (2001, p3), formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terj adinya transaksi. Jadi, setiap ada transaksi yang terjadi sebaiknya dibuatkan formulir. Selama ini PT. Bahtera Satria Adidaya tidak membuatkan Bukti Bank Keluar (BBK) atas setiap pembayaran yang dilakukannya melalui Bank. Terjadinya resiko kehilangan bukti pembayaran misalnya karena kertas bukti transfer yang mudah luntur dan catatan pada rekening koran yang akan hilang dal am periode 1 bulan. Membuat Bukti Bank Keluar (BBK) untuk mencatat pengeluaran perusahaan melalui bank.
Table 3.6 Temuan analisis pada sistem berjalan 2
78 3. Temuan
Kriteria
Sebab
Akibat
Rekomendasi
Tidak ada dokumen pendukung yaitu Bukti Bank Masuk (BBM) untuk mencatat penerimaan yang t erjadi mel alui bank. Menurut Mulyadi (2001, p3), formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terj adinya transaksi. Jadi, setiap ada transaksi yang terjadi sebaiknya dibuatkan formulir. Selama ini PT. Bahtera Satria Adidaya tidak membuatkan Bukti Bank Masuk (BBM) atas setiap pembayaran dari Pelanggan yang diterimanya melalui Bank. Terjadinya resiko kehilangan bukti pembayaran yang dilakukan Pelanggan karena kertas bukti trans fer yang mudah luntur, kertas bukti yang mudah tercecer dan catatan pada rekening koran yang akan hilang dal am periode 1 bulan. Membuat Bukti Bank Masuk (BBM) untuk mencatat penerimaan perusahaan melalui bank.
Table 3.7 Temuan analisis pada sistem berjalan 3
4. Temuan Kriteria
Sebab
Akibat Rekomendasi
Tidak ada dokumen pendukung yaitu Formulir Pes anan untuk mencatat penerimaan pesanan dari Pelanggan. Menurut Mulyadi (2001, p3), formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terj adinya transaksi. Jadi, setiap ada transaksi yang terjadi sebaiknya dibuatkan formulir. Selama ini PT. Bahtera Satria Adidaya tidak membuatkan Formulir Pesanan atas setiap order yang dilakukan Pelanggan. Sulit dalam pencarian data pes anan. Membuat Formulir Pesanan untuk mencatat pesanan dari Pelanggan.
Table 3.8 Temuan analisis pada sistem berjalan 4
79 3.10 Identifikasi kebutuhan Informasi yang Dibutuhkan Dalam proses bisnis perusahaan jasa pengurusan kepabeanan harus ditunjang dengan berbagai informasi yang dibutuhkan dan penting sebagai acuan dalam pengambilan keputusan yang tepat dan jelas. Identifikasi kebutuhan informasi tersebut antara lain:
1. Formulir Pesanan Formulir ini digunakan untuk mencatat pesanan pelanggan tentang jadwal dan tujuan ekspor atau impor.
2. Bukti Bank M asuk (BBM) Bukti Bank M asuk (BBM ) ini merupakan dokumen pencatatan yang dibuat oleh M anajer Keuangan pada saat menerima pembayaran dari Pelanggan.
3. Bukti Bank Keluar (BBK) Bukti Bank Keluar (BBK) ini merupakan dokumen pencatatan yang dibuat oleh M anajer Keuangan berdasarkan Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa serta Bill of Lading (B/L) pada saat melakukan pembayaran ke Depo Container dan Agen Pelayaran.
4. Laporan M anajerial 1).
Laporan Penerimaan Pesanan Laporan ini digunakan untuk mengetahui daftar pesanan Pelanggan termasuk didalamnya waktu pemesanan.
80 5. Laporan Finansial 1).
Laporan Pengeluaran Laporan ini digunakan untuk mengetahui pengeluaran sejumlah uang yang dilakukan oleh perusahaan selama periode tertentu.
2).
Laporan Pendapatan Laporan ini digunakan untuk mengetahui sejumlah uang yang diperoleh oleh perusahaan selama periode tertentu.
3).
Laporan Piutang Laporan Piutang ini dibuat oleh M anajer Keuangan yang berisi mengenai informasi piutang Pelanggan.
6. Laporan Analisis 1).
Laporan Analisis Bulan Terbanyak Pengiriman Laporan Analisis Bulan Terbanyak Pengiriman ini dibuat oleh M anager Administrasi yang berisi mengenai analisis bulan mana yang terbanyak dalam melakukan pengiriman barang.
