BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1
Latar Belakang Perusahaan Perusahaan PT. Gapura Fajar Langgeng (GFL) adalah perusahaan nasional yang
bergerak di bidang pipa HDPE. Didirikan bulan Februari tahun 1999 oleh anak-anak ITB jurusan Tehnik Lingkungan (TL). Pilihan jatuh pada pentingnya pipa HDPE untuk kesehatan masyarakat serta ke yakinan bahwa pipa HDPE akan menggantikan pipa besi ditahun-tahun mendatang. GFL saat ini memiliki lebih dari 80 pegawai yang tersebar diberbagai proyek di seluruh Indonesia dan memiliki mesin butt fusion sebanyak 89 unit dari ukuran 2 inch hingga 40 inch, didukung oleh lebih dari 40 orang tenaga kerja welder bersertifikat. GFL selain sebagai supplier juga sebagai kontraktor dengan berbagai proyek pemerintah maupun swasta. Melihat adanya peluang pangsa pasar yang besar, maka PT. GFL didirikan dengan melihat peluang yang besar di jaman yang modern ini bahwa pipa besi akan mengalami pengkaratan akibat terkenanya air garam dan sebagainya yang membuat daya tahan dari pipa besi itu sendiri mengalami penurunan. Oleh sebab itu pipa HDPE pun mulai di kenalkan kepada masyarakat dengan memiliki banyak kelebihan seperti daya tahan dari pipa itu sendiri yang dapat bertahan hingga 50 tahun lamanya, dan tahan terhadap air garam yang membuat pipa itu sendiri berkarat.
3.2
Strategic Goals and Initiatives Pada kerangka EA3 Cube khususnya pada tahapan strategic goal dan initiative, akan
dilakukan analisa arsitektur yang sedang terjadi dengam mengidentifikasi arah strategis, tujuan, dan inisiatif dari perusahaan serta memberikan gambaran dari perusahaan. Artefak yang akan digunakan pada tahapan ini terdiri dari Strategic Plan, Analisis SWOT, CONOPS, CONOD.
3.2.1 Strategic Plan Perencanaan strategi dari PT. Gapura Fajar Langgeng adalah ingin memperkuat man power yang ahli dalam perpipaan (welder) serta penguatan terhadap penggarapan proyek instalasi pipa di Indonesia yang sebesar-besarnya, sehingga PT. Gapura Fajar Langgeng dapat lebih cepat dalam mencapai sasaran menjadi perusahaan terkemuka di bidang perpipaan. 3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi − Untuk menjadi perusahaan terkemuka di bidang pipa dan geomembran HDPE. 27
28 Misi − Memperluas pangsa pasar melalui pemasaran yang agresif. − Memperkenalkan dan meyakinkan pelanggan akan manfaat HDPE untuk kesehatan dan lingkungan. − Menambah produk unggulan untuk dipasarkan di Indonesia. 3.2.3 Analisis SWOT Strength -
Mampu memasok barang lebih banyak.
-
Memiliki stok mesin dan fitting yang baik
-
Man power yang terlatih.
-
PT. GFL memiliki tenaga kerja yang banyak dan terlatih dalam bidang fitting dan pemasangan HDPE.
-
Memiliki standarisasi ISO 4427-2: 2007, SNI 06-4829-2005, food grade.
Weakness -
Stok barang belum terkomputerisasi, dalam hal ini PT. GFL mengalami kesulitan dalam mengontrol stok barang keluar dan masuk serta persediaan yang ada di gudang.
-
Dalam proses produksi, masih membutuhkan waktu yang lama.
-
Fasilitas manufaktur yang belum efektif dan efisien.
-
Kurangnya dukungan modal sehingga perusahaan tidak dapat lebih berkembang pada tahap selanjutnya.
Opportunities -
Peluang pangsa pasar pipa HDPE masih luas. PT. GFL dalam hal ini sangat diuntungkan karena PT. GFL sendiri perusahaan pertama yang berdiri di Indonesia yang pertama kali menjadi perusahaan distributor pipa HDPE.
-
PT. GFL juga memproduksi pipa HDPE sendiri.
-
Menjalin kerja sama dengan perusahaan kontraktor di era masa pembangunan.
-
Banyaknya perusahaan yang beralih ke HDPE.
Threat -
Timbulnya para kompetitor baru yang ingin bersaing dalam bidang distributor pipa HDPE.
-
Ancaman dalam memenangkan tender proyek.
-
Harga impor barang masih relatif mahal.
-
Kurangnya kebutuhan barang dari supplier.
29 3.2.4 Analisa Matriks IFAS (Internal Strategy Factor Analysis Summary) Tabel 3.1 Table IFAS Faktor- Faktor Strategi Internal Kekuatan (Strengths) - Mampu memasok barang lebih banyak. - Memiliki stok mesin dan fitting yang baik. - Memiliki man power yang terlatih. - Memiliki Standarisasi produk. Total Kekuatan Kelemahan (Weaknesses) − Stok dan persediaan barang belum terkomputerisasi. − Membutuhkan waktu yang lama dalam produksi. − Fasilitas manufaktur yang belum efektif dan efisien. − Kurangnya dukungan modal. Total Kelemahan Total IFAS
Bobot
Rating
Bobot x Rating
0,20
4
0,80
0,15
4
0,60
0,10 0,05
3 3
0,30 0,15
Komentar Kekuatan dari internal terhadap barang, mesin, dan man power menjadi kekuatan utama yang cenderung berfokus pada kepuasan pelanggan.
1,85 0,20
2
0,40
0,10
1
0,10
0,15
2
0,30
0,05
1
0,05
Proses yang membutuhkan waktu yang lama dari yang seharusnya dapat membuat pelanggan kurang puas.
0,85 2,7
1,00
3.2.5 Analisa Matriks EFAS (External Strategy Factor Analysis Summary) Tabel 3.2 Table EFAS Faktor- Faktor Strategi Eksternal Peluang (Opportunities) − Peluang pangsa pasar yang masih terbuka luas. − Menjadi perusahaan produksi selain distributor. − Menjalin kerja sama dengan perusahaan kontraktor. − Banyaknya perusahaan yang beralih ke HDPE. Total Peluang Ancaman (Threats) − Timbulnya kompetitor baru. − Ancaman dalam memenangkan tender proyek. − Harga import barang masih relatif mahal. − Kurangnya kebutuhan barang dari supplier. Total Ancaman Total EFAS
Bobot
Rating
0,10 0,05
4 3
0,15 0,20
3 4
Bobot x Komentar Rating Kualitas, hubungan 0,40 kerja sama tetap 0,15 harus dijaga agar pelanggan tetap 0,45 setia. 0,80
1,8 0,15 0,20 0,10
2 2 1
0,30 0,40 0,10
0,05
1
0,05
1,00
0,85 2,65
Perlunya melakukan perubahan sehingga perusahaan memiliki keunggulan yang menjadi kekuatan baru.
30 3.2.6 Analisa Matriks SWOT Table 3.3 Matriks SWOT IFAS
EFAS Opportunity (O) (O1) Peluang pangsa pasar yang masih terbuka luas. (O2) Menjadi perusahaan produksi selain distributor. (O3) Menjalin kerja sama dengan perusahaan kontraktor. (O4) Banyaknya perusahaan yang beralih ke pipa HDPE. Threats (T) (T1) Timbulnya kompetitor baru. (T2) Ancaman dalam memenangkan tender proyek. (T3) Harga impor barang masih relatif mahal. (T4) Kurangnya kebutuhan barang dari supplier.
Strength (S) (S1) Mampu memasok barang lebih banyak (segmented). (S2) Memiliki stok mesin dan fitting yang baik. (S3) Man power yang terlatih. (S4) Memiliki standarisasi produk. Strategy (SO) (S4-O3) Memperbanyak jenis produk dengan brand. (S1-O1) Mengusulkan penggunaan SCM. (S2-O2) Menjaga kualitas produk. (S1-O4) Memasok barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Strategy (ST) (S4-T1) Tingkatkan market share. (S1-T2) Menguasai pasar menengah kebawah dengan harga yang kompetitif. (S2- T3) Tingkatkan kualitas dan keunggulan produk dan peralatan. (S1-T4) Menguasai sistem subsitusi.
Weakness (W) (W1) Stok dan persediaan barang belum terkomputerisasi. (W2) Membutuhkan waktu yang lama dalam produksi. (W3) Fasilitas network yang belum efektif dan efisien. (W4) Kurangnya dukungan modal. Strategy (WO) (W1-O2) Menerapkan sistem stok minimal produk. (W2-O1) Melakukan relokasi antara bagian produksi dan bagian gudang. (W3-O3) Menerapkan sistem LAN. (W4-O4) Mengutamakan barang yang relatif mahal dan sering dipesan. Strategy (WT) (W1-T2) Penerapan teknologi informasi di bagian gudang. (W3-T2) Penerapan sistem LAN. (W4-T1) Mencari investor. (W4-T3) Mencari investor. (W1-T4) Penerapan Supply Chain Management.
3.2.7 Tahapan Analisis SWOT Langkah yang dilakukan dalam menyusun analisis SWOT sebagai berikut: Mencari titik X dengan menghitung jumlah/total dari hasil perkalian pada kekuatan dan kelemahan dikurangi untuk mendapatkan nilai X. • Total Kekuatan
: 1,85
• Total Kelemahan : 0,85 Titik X (Internal) = Kekuatan - Kelemahan X = 1,85-0,85 X = 1,0
31
Mencari titik Y dengan menghitung jumlah/total dari hasil perkalian pada peluang dan ancaman dikurangi untuk mendapatkan titik Y • Total Peluang
: 1.8
• Total Ancaman
: 0,85
Titik Y (Eksternal) = Peluang - Ancaman Y = 1,8 - 0,85 Y = 0,95
Hasil yang diperolehlah hasil X dan Y adalah (1,0 : 0,95) dan dapat ambil kesimpulan bahwa PT. GFL berada di dalam kuadran 1 yang berarti situasi ini mengatakan bahwa perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan.
Gambar 3.1 Diagram Analisis SWOT
32 3.2.8 CONOPS and CONOD 3.2.8.1 Concept of Operations Scenario Perusahaan PT. Gapura Fajar Langgeng menyuplai pipa molded dari Georg Fischer yang berasal dari Swiss yang berada di Eropa dan dikirim melalui jalur perairan dengan menggunakan kapal menuju pelabuhan di Tanjung Priok, Jakarta dengan membutuhkan waktu satu minggu dari tanggal pemesanan. Setibanya di Jakarta, pipa molded kemudian dikirim ke beberapa daerah tempat dimana proyek PT. Gapura Fajar Langgeng beroperasi sesuai dengan pemesanan konsumen seperti Bandung, Sentul, Kalimantan, Pekanbaru, dan Jayapura. Selain menyuplai pipa molded, PT. Gapura Fajar Langgeng membeli bahan baku berupa pipa yang belum di-fitting dan memproduksi pipa segmented kemudian siap untuk dijual baik eceran maupun dalam jumlah besar.
3.2.8.2 Concept of Operations Diagram
Gambar 3.2 CONOD
33 3.3
Business Products and Services Tingkat kedua dari kerangka EA³ adalah mengidentifikasi produk bisnis jasa
perusahaan dan kontribusi teknologi untuk mendukung proses tersebut. Pada tahap ini ada 6 buah artefak yang akan digunakan di sini, yaitu Business Plan; Swim Lane Process Diagram, Business Process/Services model, Business Process/Product Matrix, serta Use Case Narative dan Diagram.
3.3.1 Business Plan 3.3.1.1 Business Overview PT. GAPURA FAJAR LANGGENG (GFL) adalah perusahaan nasional yang khusus bergerak di bidang pipa HDPE (High Density Polyethylene), baik supply maupun install jaringan pipa HDPE dengan segala aplikasinya. GFL yang berdiri sejak tahun 1999, saat ini memiliki mesin butt fusion sebanyak 89 unit dari ukuran 2 inch hingga 40 inch dan didukung oleh lebih dari 40 orang tenaga welder bersertifikat dan beberapa engineer yang berpengalaman. Sebagai Supplier, GFL sangat dekat dan sudah sangat dipercaya oleh beberapa pabrik pipa HDPE seperti UNILON, WAVIN, INDOPIPE, PRALON, dan VINILON. Jalinan kerjasama GFL sejak tahun 1999 dengan pabrik-pabrik pipa HDPE turut membangun perkembangan perpipaan polyethylene di Indonesia. Untuk mendukung jaringan pipa HDPE, PT. GFL sendiri menyediakan seperti; GEORG FISCHER PIPING SYSTEM, FISH COMPRESSION, POLYWARE COMPRESSION FITTING, UNIPLAST BUTT FUSION FITTING, WUXI SHENGDA BUTT FUSION MACHINE, WINKON BUTT FUSION MACHINE. GEORG FISCHER (GF) adalah perusahaan perpipaan termodern dan terbesar di Eropa sejak tahun 1930. Dengan lebih dari 10 pabrik diseluruh dunia, GF saat ini merupakan perusahaan terbesar yang memiliki jaringan terluas. Adapun produk GF yang GFL sendiri pasarkan adalah: Butt Fusion fitting dan Butt fusion machine, Electrofusion fitting dan Electrofusion Machine, dan Compression fitting PolyFast. 3.3.1.2 Executive Team Profile Tanggung jawab dan wewenang dalam PT.Gapura Fajar Langgeng (GFL) sebagai berikut: Divisi Marketing, Divisi Logistik, Divisi Produksi, Admin, Keuangan, Purchasing. Divisi Marketing •
Memasarkan produk-produk ke calon konsumen.
Divisi Logistik •
Memeriksa barang masuk dan barang keluar.
34 •
Membuat data stok barang, contoh datanya seperti Microsoft Excel.
Divisi Produksi •
Memproduksi barang-barang yang dibutuhkan yang memang tidak ada di stok barang (segmented fitting).
Admin Keuangan •
Membuat invoice dan menagih ke pelanggan yang membuat tempo (jangka panjang).
Purchasing •
Membuat PO (purchasing order) ke supplier untuk memenuhi kebutuhan konsumen.
3.3.1.3 Relationship of Business Activities to Strategic Goals PT. GAPURA FAJAR LANGGENG dalam mencapai visi perusahaan tidak akan lepas dari hubungan yang baik terhadap pelanggan dan rekan bisnis, terutama terhadap Georg Fischer sebagai rekan bisnis yang paling berperan penting dalam mendukung PT. GFL untuk mencapai visinya, serta fokus terhadap kualitas produk dalam produksi dan proyek yang akan dijalankan.
3.3.1.4 Organizational Structure
Gambar 3.3 Organizational Structure
Tugas dan tanggung jawab dari anggota organisasi adalah sebagai berikut: Board of Director •
Menjalankan pengawasan atas jalannya usaha PT dan memberikan nasihat kepada direktur dalam melakukan tugas, dewan direksi berdasarkan kepada kepentingan PT dan sesuai dengan maksud dan tujuan PT.
35 Direktur Utama •
Menetapkan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
•
Mengawasi realisasi dari tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
•
Membuat perjanjian atau kontrak dengan supplier luar negeri.
•
Membuat aturan dan kebijakan perusahaan.
Direksi Keuangan •
Menyetujui anggaran yang akan dikeluarkan perusahaan.
•
Menyampaikan laporan kepada konsultan keuangan atas kinerja perusahaan.
Direksi Proyek Sentul •
Mengawasi realisasi dari proyek agar mencapai tujuan dari proyek tersebut di Sentul.
•
Memberikan pengawasan terhadap marketing agar lebih efektif dan efisien kinerjanya.
Direksi Proyek PU •
Mengawasi realisasi dari proyek agar mencapai tujuan.
•
Membangun relasi terhadap staf terkait oleh Pekerja Umum (PU).
Marketing •
Memperkenalkan produk baru yang dibuat perusahaan kepada masyarakat.
•
Melakukan promosi ke pelanggan tetap dan media.
•
Memberikan penawaran harga.
3.3.1.5 Market Outlook and Competitive Strategy Strategi PT. Gapura Fajar Langgeng mencakup 3 bagian: 1) Pemasaran − Melakukan pemasaran ke sektor pemerintah dan juga sektor swasta. GFL lebih banyak bergerak dibidang sektor swasta mengingat persaingan di dunia swasta lebih sehat ketimbang di pemerintahan. − GFL seringkali mengerjakana proyek pemerintahan meskipun GFL hanya sebatas pelaksanaan proyek saja, Sedangkan peserta tendernya adalah perusahaan lain. 2) Produk Mengageni beberapa produk seperti: − Georg Fischer Piping System dari Swiss. − Polyware, compression fitting. − Fish compression fitting. − Wuxi Shengda butt fusion machine. − Winkon butt fusion machine.
36 − Uniplast butt fusion fitting. 3) Tenaga Kerja Edukasi sangat dihargai di GFL. Pada prinsipnya GFL berusaha meningkatkan pengetahuan para pegawainya untuk bisa lebih baik. Pendidikan berkala diberikan GFL untuk para welder minimum 3 bulan sekali. Pelatihan oleh Georg Fischer selalu diikuti oleh GFL.
3.3.1.6 Business Partnerships and Alliances Daftar partner bisnis di Perusahaan PT. Gapura Fajar Langgeng (GFL): •
Georg Fischer
•
PT. Harapan Widyatama
•
PT. Vinilon Rusli Sakti
•
PT. Wavin Duta Jaya
•
PT. Cipta Sukses Bersama
•
PT. Mitra Karya Calvanis
•
UNILON
•
VINILON
•
WAVIN
•
MURBAUT
37 3.3.2 Swim Lane Process Diagram
Gambar 3.4 Swim Lane Process Diagram Kesimpulan: Belum efisien karena aktivitas bisnis yang dilakukan belum sesuai dengan semestinya serta fungsi dari bagian divisi belum terlaksana secara optimal dan memiliki divisi yang banyak namun tidak memiliki fungsi yang optimal.
38 3.3.3 Business Process/Service Model
Gambar 3.5 Business Process Flow Diagram.
Kesimpulan: ditemukannya flow aktivitas bisnis yang berulang-ulang dan tidak efisien.
39 3.3.4 Activity / Product Matrix
Bahan Baku
Pengadaan
Bagian
Gudang
Bagian
Bagian
Produksi
Tabel 3.4 Activity / Product Matrix
Remarks
Business Product Product 1: Pipa
D
W
S
HDPE Molded (Brand Georg Fischer),
HDPE Molded
merupakan pipa siap pakai yang di
(Brand Georg
import dari perusahaan Georg Fischer
Fischer)
dari Switzerland dan memiliki standarisasi pipa HDPE internasional.
Product 2: Pipa
M
W
S
HDPE Segmented merupakan pipa
HDPE
HDPE setengah jadi dan di produksi
Segmented
oleh perusahaan PT. Gapura Fajar
(Produksi
Langgeng sendiri
Fabrikasi) M = Manufacture W = Warehouse
D = Distribute
S = Service
40 3.3.5 Use Case Diagram
Sistem Informasi PT.Gapura Fajar Langgeng Menerima Penawaran Harga
Membuat Penawaran Harga
Marketing
Memproduksi Barang Segmenteg
Mengecek Ketersediaan Barang Gudang
Produksi
Memesan Barang Molded
Membuat PO
Purchase Menerima Pesanan Molded
Membuat DO
Logistic Mengirim Barang
Gambar 3.6 Use Case Diagram Kesimpulannya: Pada use case diagram ini, memiliki aktor yang banyak namun tidak optimal pada fungsinya. Use Case description di atas sebagi berikut: • Bagian Marketing menerima penawaran harga yang telah diberikan pelanggan. • Bagian Marketing akan membuat surat penawaran harga yang akan dikirimkan kepada pelanggan.
41 • Bagian Produksi memproduksi barang segmented ketika persediaan bahan baku ada dan sudah tercukupi. • Bagian Purchase akan memesan barang molded jika barang yang diminta adalaha barang bertipe molded. • Bagian Purchase akan membuat PO yang dibuat oleh pihak pembeli untuk mengonfirmasikan kepada penjual atas pembelian barang yang telah dipesan. • Bagian Logistik akan menerima pesanan molded. • Bagian Logistik akan membuat delivery order sebagai surat pengantar pada saat mengirim barang kepada pembeli dan sebagai salah satu bukti yang perlu dilampirkan pada saat penagihan. • Bagian Logistik akan mengirimkan barang yang dipesan sesuai dengan pesanan yang ada untuk dikirim dan diantarkan kepada pelanggan.
3.4
Data and Information
3.4.1 Object State Transition Diagram Berikut ini adalah Object State Transition Diagram dari sistem yang sedang berjalan.
42
Gambar 3.7 Object State Transition Diagram
Kesimpulan: Terlalu banyak divisi yang ada pada proses bisnis sehingga membutuhkan waktu yang lama.
43 3.4.2 Logical Data Model: Class Diagram
Gambar 3.8 Class Diagram
Kesimpulan: Memiliki divisi yang belum memiliki fungsi yang optimal pada bagian logistik dan gudang yang terpisah dimana seharusnya gudang dan logistik dan digabung menjadi 1 kelas dan memiliki fungsi yang dapat dioptimalkan serta belum memiliki ID sebagai primary key.
44 3.4.3 Activity / Entity(CRUD) Matrix Tabel 3.5 Activity / Entitiy Matrix
Memesan stock barang Memberikan penawaran harga Melaporkan ready stock barang dan negosiasi harga Membuat penawaran harga
C C
R
Produksi
Logistik
Delivery Note
R
Purchase Order
Barang
C
Bagian Purchase
C
C
R
C
Melaporkan ready stock barang Melaporkan ketersediaan stock barang Membuat PO Pengecekan stock barang Melakukan permintaan stock barang Memproduksi stock barang Membuat permintaan stock barang Melaporkan ketersediaan stock barang Menerima laporan ketersediaan stock barang Mengeluarkan DO ke Customer
Gudang
R U
Pembelian
Melakukan pemesanan stock barang
Marketing
Entity Type
Penawaran
Pelanggan
Activity List
R C
U R C Bagian Gudang
Bagian Marketing U
U R U U
R U U
R U R
U C
Bagian Produksi C C
Bagian R Logistik
U
U R
R
Keterangan: C = Create R = Read U = Update D = Delete
R
C
45 3.4.4 Data Dictionary Tabel 3.6 Data Dictionary Field Name 1. Pelanggan Nama_Pelanggan Alamat_Pelanggan No_Telp_Pelanggan Email_Pelanggan 2. Penawaran No_Penawaran Nama_Pelanggan Nama_Marketing Tanggal_Penawaran 4. Marketing Nama_Marketing Alamat_Marketing No Telp_Marketing Email_Marketing 5. Gudang Nama_Gudang Alamat_Gudang No Telp_Gudang 6. Pembelian Nama_Pembeli Alamat_Pembeli No_telp_Pembeli Email_Pembeli 7. Barang Kode _Barang Nama_Barang Harga_Satuan barang 9. Purchase Order No_PO Nama_Penerima Tanggal_PO Nama_Pengirim 11. Delivery Note Kode_Delivery Note Penerima_Do Tanggal-Do Nama_Barang Jumlah_Barang Jenis_Barang 12. Logistik Nama_Logistik Alamat_Logistik No Telp_Logistik
Data Type
Field Length
KEY
String String Varchar Varchar
30 50 12
PK
Varchar String String Datetime
PK 30 30
String String Varchar
12
String String Varchar
30 50 12
PK
String String Varchar Varchar
30 50 12
PK
Varchar Varchar Integer
Varchar String Datetime String
30
PK
PK 30
30 30
Varchar Varchar Datetime Varchar Integer String
PK FK 30 10 30
String Varchar Varchar
30 50 12
PK
46 Tabel 3.6 Data Dictionary (lanjutan)
3.5
Field Name
Data Type
Field Length
KEY
13. Produksi Nama_Produksi Alamat_Produksi No_Telp_Produksi
String Varchar Varchar
30 50 12
PK
Systems and Applications
3.5.1 System Data Flow Diagram
Gambar 3.9 System Data Flow Diagram
47 3.6
Networks and Infrastructure
3.6.1 Network Connectivity Diagram
Gambar 3.10 Jaringan PT. Gapura Fajar Langgeng
Jaringan komputer PT. Gapura Fajar Langgeng menggunakan topologi bus. Masingmasing jaringan client termasuk printer dan scanner terhubung pada sebuah hub ethernet yang terdiri dari 18 port dan disambungkan langsung pada hub ISP router yang terdiri dari 8 port dan langsung terhubung ke jaringan WAN (Internet) termasuk WIFI. Internet Service Provider yang digunakan oleh PT. Gapura Fajar Langgeng adalah menggunakan jasa layanan Telkom Speedy sampai sekarang. Untuk ISP router termasuk hub ethernet menggunakan produk TP-LINK, dan untuk keseluruhan kabel jaringan optik standar yang telah diberikan dari ISP sendiri. Kesimpulan: pada komputer lantai 1 dan lantai 2 tidak sharing, dan untuk komputer di lantai 2 dan lantai 3 pengaturan sharing dijalankan, untuk berbagi file dan informasi (email, laporan bulanan, perpajakan). Untuk router WIFI tidak menggunakan security access login. Untuk keseluruhan komputer yang ada di perusahaan semuanya terhubung pada hub ethernet dan langsung terhubung ke ISP router utama.
48
3.7
Security/Standard/Workforce Tabel 3.7 Security and Privacy Plan
Component Technical Antivirus Intension Firewall Detection System Access Identification Control Authentication Authorization Physical Keamanan Control Formal Peraturan Control perusahaan Industry Standar Standar manajemen mutu 3.8
Policy Antivirus SMAD-AV ISP Firewall
PIC Outsource Outsource
-
-
Adanya petugas keamanan yang menjaga gedung perusahaan. Memakai pakaian formal Manual absensi
SDM
Standarisasi ISO 4427-2: 2007, SNI 06-48292005, food grade.
SDM Sekretariat Perusahaan
Technology Forecast Teknologi yang digunakan oleh perusahaan untuk mendukung proses bisnis
perusahaan yaitu: Tabel 3.8 Technology Forecast Forecast Area
Operating System Office Antivirus Processor Mainboard Desktop Memory Drive Storage DVD-ROM PC Case Monitor Printer Keyboard & Mouse
Technology Forecast Short Term Mid Term (12 Bulan) (12-24 Bulan) Software Microsoft Windows XP Microsoft Office 2007 Hanya update Basic SMAD-AV Free Edition Hardware Intel Dual Core E5700 Intel Core i3 2100 GIGABYTE GA-G41MT GIGABYTE GA-H61MS2P-B3 V-GEN DDR3 2GB SEAGATE 250GB Samsung DVD-RW 22X SATA SIMBADDA SIM V – 10871 + PSU 380W LCD Samsung 16 inch S16A100 Canon MP258 Logitech Classic MK100 PS2 + Optical USB
Long Term (2-3 Tahun) Hanya update -
-
Visipro DDR3 4GB SEAGATE INTERNAL 250GB SATA3 -
-
-
-
-
-
-
49 Total keseluruhan harga untuk rakitan PC Desktop pada rencana dibawah 1 tahun sekitar Rp. 4.762.750 sumber dari VPG Online. Untuk harga Microsoft Office 2007 Basic Rp 1.862.000 dan untuk aplikasi antivirus SMAD-AV Free Edition dan Microsoft Windows XP. Kekurangan rencana teknologi PT. Gapura Fajar Langgeng, pada kecepatan PC desktop masih lambat dalam memproses data dan perencanaan 1 – 2 tahun menghabiskan biaya yang lumayan tinggi, padahal pada 1 tahun kebawah rancangan tersebut masih dapat bertahan 2 tahun keatas.
3.9 Workforce Plan PT. Gapura Fajar Langgeng untuk saat ini masih perlu tambahan tenaga kerja khususnya tenaga kerja welder bersertifikat untuk ditempatkan di titik proyek pada wilayah Indonesia yang menangani pemasangan pipa HDPE. Selain tenaga kerja welder, perusahaan juga perlu penambahan divisi tenaga kerja yang ahli dalam penanganan IT untuk pengoperasian server dan komputasi lainnya serta perubahan pada struktur organisasi saat ini yang terkait pada divisi marketing. Untuk divisi marketing, saat pengrekrutan karyawan baru, karyawan tersebut di uji agar pengetahuan sesuai dengan penempatanya. Misal pada saat pengretrutan marketing, calon pegawai diberikan training selama 3 bulan untuk mengetahui produk apa saja yang di jual di PT. Gapura Fajar Langgeng dan mengetahui secara teknis pada pemasangan alat-alat tersebut. Setelah 3 bulan tersebut marketing dilepas dan mulai mencari calon pembeli tersebut.
3.10
Knowledge and Skill Profile Tabel 3.9 Knowledge & Skill Profile Enterprise Architecture Education Standard Knowledge and Skills Areas (KSAs) 1. Perencanaan Strategi 2. Pengambilan Keputusan 3. Penelitian Produk Pesaing 4. Analisa Produk 5. Perancangan Produk 6. Evaluasi Produk 7. Perekrutan tenaga pemasar 8. Kegiatan promosi 9. Pengelolaan kas 10. Pengelolaan pembayaran
Junior Architecture (0-2 years)
Mid-Level Architecture (3-5 years)
Senior Architecture (5+ years)
-
-
* * *
-
-
* * * *
-
* * *
* -
50 Tabel 3.9 Knowledge & Skill Profile (lanjutan) Enterprise Architecture Education Standard Knowledge and Skills Areas (KSAs) 11. Membuat surat permintaan produk 12. Membuat Surat Produksi 13. Pembuatan surat Pengeluaran Barang 14. Pendataan bahan baku 15. Penggajian karyawan 16. Pembuatan laporan bulanan 17. Pelayanan Pembayaran 18. Pengiriman Produk 19. Pengembangan karir 20. Penentuan jadwal proyek/program 21. Penentuan biaya proyek/program 22. Pengelolaan resiko 3.11
Junior Architecture (0-2 years)
Mid-Level Architecture (3-5 years)
Senior Architecture (5+ years)
*
*
-
*
*
-
*
*
-
* *
* *
* -
* * * -
* * * -
* *
-
-
*
-
-
*
Kesimpulan BAB 3
Kesimpulan dan penemuan masalah yang terjadi di perusahaan ini dimuat dalam tabel di bawah ini: Tabel 3.10 Kesimpulan BAB 3 EA Cube Level
Strategic Goals & Initiatives
Artifact
Kesimpulan
Problem
Strategic Plan
Strategi PT. Gapura Fajar Langgeng: - Memperkuat man power - Memperkuat penggarapan proyek
SWOT Analysis
Menemukan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman serta strategis perusahaan dan berada pada Kuadran 1 Mengetahui gambaran besar dari skenario bisnis PT Gapura Fajar Langgeng. -
Concept of Operations Scenario Concept of Operations Diagram
- Man Power yang tidak loyalitas - Belum tercapainya Penetrasi pasar dan target produksi yang optimal - Kelemahan dan ancaman yang belum dapat diatasi
51 Tabel 3.10 Kesimpulan BAB 3 (lanjutan) EA Cube Level
Artifact
Business Plan
Business Products & Services
Kesimpulan
Problem
Business Overview
Menemukan gambaran proses bisnis PT. Gapura Fajar Langgeng
Executive Team Profile
Menemukan tanggang jawab dan wewenang pada divisi marketing, logistik, produksi, admin, keuangan, purchasing
-
Relationship Business Activities to Strategic Goals
PT. Gapura Fajar Langgeng menjaga hubungan baik terhadap pelanggan, rekan bisnis dan fokus terhadap kualitas produk
-
Organization al Structure
Menemukan gambaran struktur organisasi, divisi akan bertambah sesuai dengan kebutuhan
-Adanya fungsi dari struktur organisasi yang tidak sesuai
Business Partnership and Alliances
Menemukan rekan bisnis dari PT. Gapura Fajar Langgeng
-
Belum efisien karena aktivitas bisnis yang dilakukan belum sesuai dengan semestinya serta fungsi dari bagian divisi belum terlaksana secara optimal. Ditemukannya flow aktivitas bisnis yang berulang-ulang dan tidak efisien
- Belum efisien dengan aktivitas bisnis - fungsi per divisi yang masih dapat di maksimalkan
Swimlane Process Diagram
Business Process / Service Model
Activity Product Matrix Use Case Diagram
Pengelompokan produk dari PT. Gapura Fajar Langgeng Memiliki aktor yang masih dapat dioptimalkan fungsinya
- Tidak efisien terhadap waktu terhadap proses kerja - Banyak aktor dengan sedikit fungsi
52 Tabel 3.10 Kesimpulan BAB 3 (lanjutan) EA Cube Level
Artifact Logical Data Model: Class Diagram
Data & Information
Object State-Transition Diagram Activity/Entity (CRUD) Matrix Data Dictionary
System Communication Description System & Applications System Data Flow Diagram
Network Connectivity Diagram
Networks & Infrastructu re
Kesimpulan
Problem
Pada class logistik dan gudang dapat dijadikan 1 class
-Tida kefektif terhadap divisi yang ada -Tidak memiliki ID pengenal Pada class logistik dan -Tidak efektif gudang dapat dijadikan 1 terhadap divisi yang class ada Pengelompokanaktivitasbisn is Mengetahui kelompok data Masih belum yang digunakan memiliki ID pengenal Tidak memiliki sistem dan aplikasi yang khusus dalam pemanfaatan teknologi untuk menunjang proses bisnis
Pada komputer lantai 1 dan lantai 2 tidak sharing, dan untuk komputer di lantai 2 dan lantai 3 setting-an sharing dijalankan, untuk berbagi file dan informasi (email, laporan bulanan, perpajakan). Untuk router WIFI tidak menggunakan security access login. Untuk keseluruhan komputer yang ada di perusahaan semuanya terhubung pada hub ethernet dan langsung terhubungke ISP router utama.
-
- Terlalu banyak printer untuk 1 komputer - Infrastruktur keamanan koneksi internet dibawah standar
53 Tabel 3.10 Kesimpulan BAB 3 (lanjutan) EA Cube Level
Artifact
Kesimpulan
Security and Privacy Plan
Untuk saat ini perusahaan belum memiliki antivirus yang baik dan untuk firewall telah terpasang dari ISP, pengoperasian komputer di perusahaan harus memasukkan password pada user account yang telah dibuat oleh karyawan.
-Kurangnya fitur keamanan pada antivirus SMADAV -Firewall terinstall dari ISP saja, tapi perusahaan belum memasang firewall
Technology Forecast
Kekurangan rencana teknologi PT. Gapura Fajar Langgeng, pada kecepatan PC desktop masih lambat dalam memproses data dan perencanaan 1 – 2 tahun menghabiskan biaya yang lumayan tinggi, padahal pada 1 tahun ke bawah rancangan tersebut masih dapat bertahan 2 tahun keatas. Untuk bagian tenaga kerja welder masih adanya kekurangan tenaga kerja untuk ditempatkan pada titik proyek. Posisi marketing yang kedua dapat diubah menjadi direksi sales dan penambahan divisi IT.
-Antivirus yang digunakan saat ini tidak bias melindungi data sepenuhnya.
Workforce Plan
Security, Standards & Workforce
Organization Chart
Knowledge and Skills Profile
Problem
- Divisi marketing kedua lebih mengatur proses penjualan ketimbang pemasaran dan proyek. - Beberapa anggota welder terkadang keluar dan lepas dari loyalitas perusahaan - Perlunya tenaga kerja IT untuk mengoperasikan server -Divisi marketing yang kedua hanya menangani proses penjualan saja.
Perusahaan memiliki 2 divisi marketing, namun untuk divisi marketing yang kedua tidak melakukan pekerjaan seperti pada divisi marketing yang pertama. Untuk divisi marketing yang pertama menangani proyek-proyek dan pemasaran produk, sedangkan untuk divisi marketing yang kedua hanya menangani proses penjualan produk saja. Mengetahui arus kegiatan yang ditangani dari level manajemen Junior, Mid-Senior, dan Senior
54 (Halaman ini sengaja dikosongkan)
