BAB 3 ANALIS A S IS TEM YANG BERJALAN
3.1
Skema Kerangka Berpikir
Gambar 3.1 Skema Kerangka Berpikir 70
71 Penyusunan skrispi ini diawali dengan menentukan topik penelitian yaitu evaluasi proses bisnis pada PT Sari Coffee Indonesia. Topik yang dipilih untuk penelitian ini adalah evaluasi proses bisnis. Penelitian dilakukan dengan mengumpulkan data menggunakan beberapa instrumen yaitu wawancara, kuesioner dan studi pustaka. Data ini digunakan dalam menganalisa proses bisnis yang berjalan pada perusahaan. Proses bisnis yang dianalisa dibagi menjadi dua yaitu proses bisnis tanpa menggunakan aplikasi SAP (proses bisnis procurement) dan proses bisnis yang menggunakan SAP (proses bisnis Materials Management). Untuk menggambarkan proses bisnis procurement, digunakan rich picture, sedangkan untuk menggambarkan proses bisnis Materials Management digunakan SAP workflow. Data yang dikumpulkan juga digunakan untuk analisisa terhadap kinerja perusahaan dan analisis terhadap investasi sistem berjalan. M etode yang digunakan untuk menganalisa kinerja perusahaan adalah IT Balanced Scorecard yang mengukur kinerja perusahaan melalui 4 perspektif yakni perspektif kontribusi perusahaan, perspektif orientasi pengguna, perspektif penyempurnaan operasional serta perspektif orientasi masa depan. M etode cost and benefit analysis juga digunakan untuk menganalisa biaya serta manfaat yang diperoleh dari investasi sistem yang berjalan pada perusahaan.
Berdasarkan hasil analisa perusahaan terhadap proses bisnis berjalan, kinerja perusahaan serta investasi sistem, dilakukan evaluasi terhadap kelebihan sistem berjalan, kekurangan sistem berjalan serta requirement yang muncul. Dari hasil
72 evaluasi tersebut menghasilkan usulan pengembangan bagi PT Sari Coffee Indonesia yaitu reimplementasi SAP ECC 6.0. Reimplementasi SAP ECC 6.0 dilakukan dengan cara meng-upgrade SAP R/3 4.7 ke SAP ECC 6.0 serta melakukan penambahan proses bisnis dan aktivasi beberapa transaksi. Penambahan proses yang akan dilakukan adalah menambahkan proses vendor selection, sedangkan aktivasi transaksi yang dilakukan adalah aktivasi transaksi Request for Quotation (RFQ), aktivasi Material Requirement Planning (MRP), aktivasi laporan kinerja vendor, penambahan fitur placing order / stock transport, aktivasi stock placements and removals, aktivasi return purchase order, dan aktivasi stock report. Untuk mengetahui apakah SAP ECC 6.0 dapat memenuhi requirement yang ada, maka digunakan metode fit/gap analysis yang akan mengukur kemampuan sistem dalam memenuhi requirement yang muncul serta tingkat prioritas pemenuhan requirement. Kemudian, akan disertakan jadwal usulan reimplementasi SAP ECC 6.0 menggunakan metode ASAP.
3.2
Gambaran Umum Perusahaan 3.2.1
Sejarah Singkat Perusahaan Saat ini, PT M itra Adiperkasa Tbk (M AP) mengelola lebih dari 700 store dengan total area penjualan seluas lebih dari 300.000 m2 di 22 kota besar di Indonesia. Produk yang tersedia di store yang dikelola M AP terdiri dari sepatu, pakaian, aksesoris, makanan dan minuman dan bahkan buku. Dikenal untuk department store eksklusif dan konsep store untuk merek-merek internasional di Indonesia, M AP memiliki kemitraan eksklusif dengan SEIBU,
73 Sogo dan Debenhams Department Store; dan juga gerai peralatan dan perlengkapan olah raga serta fashion di antaranya: M axM ara, Habitat, Giorgio Armani, Loewe, Chloe, Salvatore Ferragamo, Tumi, Zara, M assimo Dutti, Pull and Bear, Topman, Topshop, NEXT, Planet Sports, Sports Station, The Athlete’s Foot, Reebok. M AP juga memiliki hak waralaba eksklusif Starbucks Coffee, Pizza M arzano, Cold Stone Creamery dan Burger King. Starbucks Coffee di Indonesia dikelola oleh PT. Sari Coffee Indonesia yang merupakan salah satu dari anak perusahaan PT. M itra Adiperkasa Tbk (MAP). PT. Sari Coffee Indonesia berlokasi di lantai 7 Wisma BNI 46, Jl. Jendral Sudirman Kav. 1, Jakarta Selatan. Starbucks Coffee adalah sebuah perusahaan yang menjual berbagai jenis minuman, khususnya yang berbahan baku kopi, serta makanan ringan seperti cake, sandwich, muffin, donut, dan sebagainya. Sejak 2002, PT. Sari Coffee Indonesia telah memiliki 75 gerai di Jakarta, Surabaya, Bandung, Bali, Yogyakarta, dan M edan, dan akan terus mengembangkan bisnisnya di Tanah Air. Saat ini, dengan lebih dari 1000 partners,
Starbucks
Coffee Indonesia berkomitmen
untuk
membawa
pengalaman Starbucks (The Starbucks Experience) ke dalam kehidupan pelanggan melalui setiap cangkir yang disuguhkan.
3.2.2
S truktur Organisasi Perusahaan Berikut ini adalah struktur organisasi PT. Sari Coffee Indonesia yang merupakan pemegang lisensi dari Starbucks Coffee Indonesia.
74
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Sari Coffee Indonesia
3.2.3
Tugas Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian dalam struktur organisasi PT. Sari Coffee Indonesia: 1.
Director Director merupakan bagian tertinggi di PT. Sari Coffee Indonesia yang mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : a. M enerima laporan jalannya bisnis PT. Sari Coffee Indonesia secara global b. M engelola bisnis PT. Sari Coffee Indonesia secara global c. M enentukan strategi bisnis yang harus dijalankan dalam PT. Sari Coffee Indonesia
75 2.
Human Resource and Development (HRD) Bagian HRD memiliki wewenang memilih siapa saja orang-orang yang tepat untuk ditempatkan di posisi yang tersedia di PT. Sari Coffee Indonesia
3.
Partner Resource Manager (PRM) Tugas dan wewenangnya adalah : a. M enangani semua perihal menyangkut seluruh karyawan yang bekerja pada PT. Sari Coffee Indonesia b. M engontrol semua perihal mengenai perpindahan dan mutasi karyawan c. M erumuskan penggajian karyawan
4.
Finance Manager (FM) M engontrol semua perihal menyangkut pembayaran kepada vendor baik dari luar maupun dalam
5.
Accounting Manager (AM) M engurus pembukuan mengenai seluruh rangkuman arus keuangan yang terjadi di PT. Sari Coffee Indonesia
76 6.
Operational Manager dan Marketing Manager Seorang Operational Manager merangkap juga sebagai Marketing Manager di PT. Sari Coffee Indonesia dan mengepalai beberapa divisi yang mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : a. M emimpin keseluruhan operasional PT. Sari Coffee Indonesia b. M engontrol keseluruhan operasional PT. Sari Coffee Indonesia c. M engontrol pemasaran di PT. Sari Coffee Indonesia d. M engontrol pemesanan barang yang dilakukan oleh PT. Sari Coffee Indonesia e. M engontrol seluruh market PT. Sari Coffee Indonesia dari setiap store f. M emunculkan ide-ide program pemasaran
7.
Material Manager Material manager berperan penting dalam pengadaan arus barang dalam PT. Sari Coffee Indonesia, tugas dan wewenangnya adalah : a. melakukan forecasting / prakiraan untuk menentukan banyaknya pesanan yang akan dilakukan b. melakukan pemesanan untuk bahan baku minuman serta peralatan operasional dengan membuat Order Form c. membuat commercial invoice dan Purchase Order d. mengurus pembuatan Surat Keterangan Impor (SKI) e. mengatur distribusi bahan baku ke store melalui dokumen Stock Transport Order (STO)
77 f. menerima Receiving Variance Report (RVR) apabila terjadi selisih dalam pemesanan barang g. memantau jumlah stok bahan baku di warehouse h. menyusun laporan tentang stok bahan baku kepada direktur perusahaan.
8.
Operational Service Manager a. M engontrol kualitas pelayanan di PT. Sari Coffee Indonesia b. M embantu tugas yang dijalankan oleh Operational Manager
9.
Management IT Support a. M enangani masalah yang muncul pada sistem di store b. M elakukan penambahan konfigurasi pada sistem di store
10. Operational Coordinator a. M engkoordinasi hal-hal yang berkaitan dengan berita-berita di PT. Sari Coffee Indonesia dan komunikasi-komunikasi yang menyangkut operasional PT. Sari Coffee Indonesia b. M enjadi jembatan komunikasi antara pihak store dengan kantor pusat
11. Quality Assurance Manager a. M emantau, mengontrol, dan mengatur kualitas pelayanan para karyawan sampai pada nilai standar yang ditentukan seperti memastikan kebersihan (cleanlines) setiap store dan para karyawan,
78 sampai dengan penempatan stok barang di warehouse setiap store yang sesuai standar b. M emastikan dijalankannya metode FIFO (First in First Out) bahan baku di store c. M engawasi dan memperhatikan penggunaan cairan-cairan kimia (chemical) yang tepat untuk semua standar kebersihan peralatan dan lingkungan di setiap store
12. Food Manager Food Manager harus selalu mengontrol food market PT. Sari Coffee Indonesia, dari mulai bentuk, bahan yang digunakan, daya tahan makanan, rasa, serta memikirkan ide makanan baru yang akan laku di pasaran Indonesia.
13. Learning and Development Manager M elatih semua karyawan mulai dari barista, Supervisor (SPV), Assistant Manager, Store Manager, sampai District Manager.
14. District Manager M erupakan orang yang membawahi beberapa store serta mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : a.
M emberikan
laporan
tentang keadaan
dipegangnya kepada kantor pusat
beberapa store yang
79 b. M enetapkan kebijakan dan tujuan perusahaan serta melakukan pengawasan dan pengendalian secara umum terhadap seluruh kegiatan operasional store, mengadakan perencanaan keuangan dan kesejahteraan karyawan
3.3
Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan “Untuk menginspirasi dan menaruh peduli kehidupan manusia – setiap individu, satu cangkir, dan satu lingkup tempat tinggal pada saat yang bersamaan”.
Berikut adalah cara-cara untuk mewujudkan visi tersebut : •
Kopi kami Dari dulu dan akan selalu tentang kualitas. Kami berhasrat untuk menggunakan biji kopi terbaik dengan pertukaran yang adil, menangani biji kopi dengan sungguh-sungguh, dan memperbaiki kehidupan para petani kopi. Kami sungguh peduli akan semua ini; pekerjaan kami tidak akan pernah selesai.
•
Partner kami Kami menyebut partner, karena disini tidak hanya soal pekerjaan, melainkan hasrat kami. Bersama, kita menghargai perbedaan untuk menciptakan sebuah tempat dimana setiap individu dapat menjadi pribadinya sendiri. Kami selalu memperlakukan setiap orang dengan hormat dan harga diri. Dan kami sepakat untuk selalu menerapkan hal tersebut.
•
Pelanggan kami Saat kami sudah sepenuhnya terikat, kami terhubung bersama, tertawa bersama, dan mengangkat hidup pelanggan kami-bahkan jika
80 hanya untuk hal terkecil sekalipun. Tentunya, dimulai dengan janji untuk selalu membuat minuman yang sempurna sesuai standar, namun tugas kami jauh melampaui sebatas itu. Ini sungguh mengenai koneksi antar manusia. •
Store kami Saat pelanggan kami merasakan rasa kebersamaan, store kami menjadi layaknya surga, sebuah peristirahatan dari segala kekhawatiran diluar sana, tempat dimana anda bisa bertemu dengan sahabat. Ini tentang kesenangan akan hidup- terkadang perlahan dan nikmat, kadang terlampau cepat. Selalu penuh akan rasa kemanusiaan.
•
Lingkungan kami Setiap store merupakan bagian dari sebuah komunitas, dan kami bertanggungjawab untuk menjadi tetangga yang baik. Kami ingin diundang dimanapun kami melakukan bisnis. Kami bisa menjadi kekuatan untuk kegiatan positif- menyatukan partner, pelanggan, dan komunitas untuk turut berkontribusi setiap hari. Sekarang dapat dilihat bahwa tanggung jawab kami-dan potensi kami-kian bertambah. Dunia mengikuti standar Starbucks. Kami akan memimpin.
•
Pemegang saham kami Kami tahu bahwa saat mencapai area ini, kami menikmati jenis kesuksesan yang turut dibagikan kepada para pemegang saham. Kami benar-benar terbuka akan hal keuangan sehingga Starbucks-dan setiap orang yang berkepentingan-dapat bertahan dan terus berkembang.
M isi Perusahaan •
Berkomitmen akan sebuah peran memimpin lingkungan hidup dalam setiap
81 aspek bisnis •
M emahami isu-isu lingkungan hidup dan saling membagi informasi dengan partner kami.
•
M engembangkan solusi inovatif dan fleksibel untuk mengahadapi perubahan.
•
Berusaha untuk selalu membeli, menjual, dan menggunakan produk-produk yang ramah lingkungan.
•
M emahami tanggung jawab fiskal kepada pemerintah adalah penting bagi kelangsungan masa depan lingkungan.
•
M enjadikan tanggung jawab terhadap lingkungan sebagai nilai penting dari perusahaan
3.4
•
M engukur dan mengawasi kemajuan dari setiap proyek
•
M endukung semua partner untuk turut serta dalam misi tersebut
Analisa Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Proses bisnis procurement yang sedang berjalan bisa dibagi menjadi :
3.4.1 Pemesanan S tandar Pemesanan ini merupakan pemesanan yang rutin dilakukan bagian procurement untuk mendukung proses penjualan minuman. Proses pemesanan ini dibagi menjadi : 3.4.1.1 Prakiraan pemesanan / Forecasting
82 Sebelum melakukan pemesanan, bagian Procurement dari PT. Sari Coffee Indonesia akan melakukan forecasting / prakiraan untuk menentukan banyaknya pesanan yang akan dilakukan. Prakiraan ini didasarkan pada jumlah stok bahan baku di warehouse, tren penjualan beberapa bulan sebelumnya serta tanggal kadaluarsa barang persediaan di warehouse. Prakiraan pemesanan biasanya dilakukan beberapa bulan sebelum melakukan pemesanan.
3.4.1.2 Pemesanan bahan baku Setiap dua minggu sekali, bagian Procurement akan melakukan pemesanan untuk bahan baku minuman antara lain : wholebean, syrup, blended beverage coffee based, frappuccino juice blend, universal beverage based, frappuccino beverage mix, international chocolate drink mix, bar mocha powder, frappuccino chip, dan matcha powder. Pemesanan
ini dilakukan
kepada SRDC (Sugar
Research
&
Development Center) Singapore yang merupakan warehouse bahan baku Starbucks Coffee di Asia Tenggara. SRDC Singapore memperoleh bahan baku dari Starbucks Coffee Asia Pacific di Hong Kong. Berdasarkan prakiraan pemesanan bahan baku yang telah dibuat, bagian Procurement akan melakukan pemesanan dengan membuat Order Form. Bahan baku yang akan dipesan, dicatat ke dalam Order Form dengan variancy sekitar 30%. Order Form ini kemudian dikirimkan ke Starbucks Coffee Hong Kong untuk diproses.
83 Apabila Order Form disetujui, maka bagian Procurement akan membuat commercial invoice. Pada saat yang bersamaan, dibuat juga Purchase Order yang akan diberikan kepada Director PT. Sari Coffee Indonesia. Purchase order ini kemudian diteruskan ke bagian finance yang akan mengurusi pembayaran pemesanan. Selanjutnya, bagian Procurement akan mengurus pembuatan Surat Keterangan Impor (SKI). SKI harus atas persetujuan BPOM dan bea cukai agar bahan baku dapat masuk ke Indonesia.
3.4.1.3 Distribusi Bahan Baku Setelah Order Form disetujui oleh Starbucks Coffee Hong Kong dan melewati berbagai regulasi serta inspeksi oleh SG S (Perusahaan Inspeksi), maka penerimaan bahan baku akan dilakukan dalam selang waktu 2 minggu. Saat bahan baku sampai di Pelabuhan Tanjung Priok, Indonesia, bahan baku kemudian diterima oleh pihak ketiga yaitu Key M aritim dan disimpan di warehouse PT. M itra Adiperkasa Tbk di Gunung Putri. Sesampainya di warehouse, bagian warehouse akan mengecek bahan baku dan membuat Goods Receipt yang akan memperbaharui stok bahan baku. Distribusi bahan baku ke store dilakukan oleh bagian warehouse melalui dokumen Stock Transport Order (STO) yang berisi daftar bahan baku yang akan didistribusikan ke store. Kemudian, bagian warehouse
84 akan membuat List STO bahan baku dan memberikannya kepada semua district manager.
3.4.1.4 Pengembalian bahan baku Apabila pada saat pengecekan terjadi selisih antara bahan baku yang diterima dengan bahan baku yang dipesan, maka bagian warehouse akan membuat Receiving Variance Report (RVR) kepada bagian Procurement kemudian
diteruskan
ke customer
service SRDC
Singapore. Bila benar terjadi kesalahan, maka pihak SRDC akan memotong tagihan sebesar jumlah bahan baku yang tidak terkirim.
3.4.1.5 Pemantauan bahan baku Pemantauan bahan baku dilakukan setiap saat untuk mengetahui jumlah stok bahan baku di warehouse. Apabila bahan persediaan bahan baku mendekati habis, maka bagian Procurement segera melakukan pemesanan bahan baku agar mencegah terjadinya kekurangan persediaan bahan baku. Setiap akhir bulan, bagian Procurement akan menyusun laporan tentang stok bahan baku kepada Director PT. Sari Coffee Indonesia.
85
Gambar 3.3 Rich Picture Pemesanan Standar Keterangan Rich Picture Pemesanan Standar 1. Material Manager mengecek stok bahan baku di warehouse 2. Material Manager melakukan prakiraan / forecasting lalu membuat order form untuk dikirim ke SRDC Singapore 3. Pihak SRDC Singapore meneruskan order form tadi ke Starbucks Coffee Hongkong yang bertindak sebagai pusat Starbucks Coffee untuk wilayah Asia Tenggara 4. Bila jumlah stok tersedia dan order bisa dipenuhi, Starbucks Coffee Hongkong akan mengirim order form yang telah disetujui kepada SRDC Singapore
86 5. SRDC menyerahkan kembali order form yang telah disetujui kepada Material Manager 6. Material Manager membuat commercial invoice dan Purchase Order kepada Director 7. Bila Director setuju, invoice dan PO akan dikembalikan kepada Material Manager 8. Commercial invoice dan PO tadi kemudian diserahkan ke bagian Finance untuk diurus perihal pembayarannya 9. Material Manager mengurus Surat Keterangan Import (SKI) ke bagian bea cukai dan BPOM agar barang-barang bisa masuk ke Indonesia 10. Bila semua persyaratan sudah terpenuhi, bea cukai dan BPOM akan meluluskan permintaan impor tersebut 11. SRDC akan langsung mengirimkan bahan baku ke pelabuhan Tanjun g priok 12. Material Manager membuat Surat Jalan dan menyerahkannya berikut dengan SKI kepada Key M aritim 13. Key M aritim mengurus surat-surat tersebut di pelabuhan Tanjung Priok untuk keperluan impor barang 14. Setelah bahan baku sampai, Key M aritim bertugas mengambilnya di pelabuhan 15. Key M aritim menyimpan bahan baku ke warehouse PT. Sari Coffee Indonesia yang tergabung dalam satu warehouse PT. M itra Adiperkasa Tbk di Gunung Putri
87 16. Bagian Warehouse membuat Goods Receipt atas bahan baku yang sudah diterimanya kepada Material Manager 17a. Jika terjadi selisih barang antara yang diorder dengan yang diterima, bagian warehouse akan membuat Receiving Variance Report (RVR) kepada Material Manager 18a. Material Manager mengirim RVR kepada pihak SRDC Singapore 19a. SRDC Singapore akan memotong jumlah tagihan ke PT. Sari Coffee Indonesia atas selisih yang muncul 20.
Warehouse akan mengatur dan mendistribusikan bahan baku ke store dengan menggunakan Stock Transport Order (STO)
21.
Warehouse juga menyerahkan List STO kepada District Manager
22.
Setiap hari, store mengirimkan laporan persediaan bahan baku harian kepada bagian Materials Management
23.
Material Manager membuat laporan bulanan perihal pendistribusian bahan baku kepada Director PT. Sari Coffee Indonesia
3.4.2
Pemesanan khusus Disamping memesan bahan baku secara berkala, PT. Sari Coffee Indonesia juga mengimpor peralatan operasional seperti blender, mesin penggiling kopi, oven dan lain-lain serta berbagai furniture seperti meja bar, sofa, lampu dan lain sebagainya. Proses ini dapat dibagi menjadi beberapa subproses yaitu :
3.4.2.1 Menerima permintaan pesanan
88 Bagian procurement akan menerima permintaan pesanan peralatan operasional serta furniture dari warehouse. Jumlah pesanan disesuaikan dari permintaan pihak warehouse.
3.4.2.2 Pemesanan peralatan operasional dan furniture Bagian Procurement akan melakukan pemesanan peralatan operasional dan furniture. Pemesanan ini dilakukan kepada SRDC (Sugar Research & Development Center) Singapore. Berdasarkan permintaan pemesanan peralatan operasional dan furniture yang telah dibuat, bagian Procurement akan melakukan pemesanan dengan membuat Order Form. Peralatan operasional serta furniture yang akan dipesan, dicatat ke dalam Order Form. Order Form ini kemudian dikirimkan ke Starbucks Coffee Hong Kong untuk diproses. Apabila Order Form disetujui, maka bagian Procurement akan membuat commercial invoice. Pada saat yang bersamaan, dibuat juga Purchase Order yang akan diberikan kepada Director PT. Sari Coffee Indonesia. Purchase order ini kemudian diteruskan ke bagian finance yang akan mengurusi pembayaran pemesanan.
3.4.2.3 Distribusi peralatan operasional dan furniture Setelah Order Form disetujui oleh Starbucks Coffee Hong Kong dan melewati berbagai regulasi serta inspeksi oleh SGS
89 (Perusahaan Inspeksi), maka penerimaan akan dilakukan dalam selang waktu 2 minggu. Saat peralatan operasional dan furniture sampai di Pelabuhan Tanjung Priok, Indonesia, barang akan diterima oleh pihak ketiga yaitu Key M aritim dan disimpan di warehouse PT. M itra Adiperkasa Tbk di Gunung Putri. Kemudian, bagian warehouse akan mengecek peralatan dan furniture dan membuat Goods Receipt yang akan memperbaharui stok peralatan dan furniture. Distribusi peralatan dan furniture ke store diatur oleh bagian warehouse melalui dokumen Stock Transport Order (STO) yang berisi daftar peralatan operasional dan furniture yang akan didistribusikan ke store. Kemudian, bagian warehouse juga membuat List STO peralatan operasional dan furniture kepada semua district manager.
90
Gambar 3.4 Rich Picture Pemesanan Khusus Keterangan Rich Picture Pemesanan Khusus 1. Warehouse akan meminta berbagai peralatan operasional dan furniture kepada Material Manager 2. Material Manager membuat order form untuk dikirim ke SRDC Singapore
91 3. Pihak SRDC Singapore meneruskan order form tadi ke Starbucks Coffee Hongkong yang bertindak sebagai pusat Starbucks Coffee untuk wilayah Asia Tenggara 4. Bila jumlah stok tersedia dan order bisa dipenuhi, Starbucks Coffee Hongkong akan mengirim order form yang telah disetujui kepada SRDC Singapore 5. SRDC menyerahkan kembali order form yang telah disetujui kepada Material Manager 6. Material Manager membuat commercial invoice dan Purchase Order kepada Director 7. Bila Director setuju, invoice dan PO akan dikembalikan kepada Material Manager 8. Commercial invoice dan PO tadi kemudian diserahkan ke bagian Finance untuk diurus perihal pembayarannya 9. Material Manager mengurus Surat Keterangan Import (SKI) ke bagian bea cukai agar barang-barang bisa masuk ke Indonesia 10. Bila semua persyaratan sudah terpenuhi, bea cukai akan meluluskan permintaan impor tersebut 11. SRDC akan langsung mengirimkan peralatan operasional dan furniture ke pelabuhan Tanjung Priok 12. Material Manager membuat Surat Jalan dan menyerahkannya berikut dengan Surat Keterangan Import (SKI) kepada Key M aritim 13. Key M aritim mengurus surat-surat tersebut di pelabuhan Tanjung Priok untuk keperluan impor barang
92 14. Setelah peralatan operasional dan furniture sampai, Key M aritim bertugas mengambilnya di pelabuhan 15. Key M aritim mengantarkan peralatan operasional dan furniture ke warehouse pusat PT. Sari Coffee Indonesia yang tergabung dalam satu warehouse PT. M itra Adiperkasa Tbk di Gunung Putri 16. Bagian Warehouse membuat Goods Receipt atas peralatan operasional dan furniture yang sudah diterimanya kepada Material Manager 17. Warehouse akan mengatur dan mendistribusikan peralatan operasional dan furniture ke store menggunakan Stock Transport Order (STO) 18. Bagian warehouse juga menyerahkan List STO kepada District Manager 19. Material Manager membuat laporan bulanan perihal pendistribusian peralatan operasional dan furniture kepada Director PT. Sari Coffee Indonesia
3.5
Workflow Pemesanan Menggunakan Aplikasi SAP R/3 4.7 Proses pemesanan pada PT. Sari Coffee Indonesia telah menggunakan aplikasi SAP R/3 4.7 modul Procurement. Proses ini diawali dengan pembuatan Purchase Requisition, Purchase Order, Goods Receipt serta proses memantau persediaan bahan baku.
93
Gambar 3.5 Proses Pemesanan pada PT. Sari Coffee Indonesia M enggunakan Aplikasi SAP R/3 4.7 M odul Materials Management
Berikut ini merupakan workflow dari proses pemesanan baik pemesanan standar maupun pemesanan khusus.
3.5.1 Workflow Purchase Requitition Proses
pemesanan
diawali
dengan
pembuatan
Purchase
Requitition (PR) yang berisi permintaan pembelian bahan baku (pada pemesanan standar) atau permintaan pembelian peralatan operasional atau pembelian furniture (pada pemesanan khusus). Setelah menentukan apa yang akan dibeli, maka bagian Procurement akan memasukkan jumlah
94 material yang akan dibeli. Selanjutnya, bagian Procurement memasukkan cost center untuk material yang telah dipilih. Setelah itu, PR di-save / disimpan dan kemudian dicetak.
Gambar 3.6 Workflow Purchase Requitition
3.5.2 Workflow Purchase O rder Proses pembuatan Purchase Order (PO) diawali dengan memilih vendor, purchasing organization, serta purchasing group. Selanjutnya, memilih account assignment category dan melengkapi tanggal pengiriman barang, kode site, kode storage location, dan tracking number. Kemudian memilih tombol reference to purchase requitition untuk secara otomatis memindahkan data yang telah diisi dari purchase requitition ke purchase
95 order dengan cara mengetikkan kode purchase requitition yang sudah dibuat sebelumnya. Kemudian PO di-save / disimpan dan dicetak. Dalam transaksi ini terdapat beberapa jenis PO antara lain : 1. PO standard PO untuk barang-barang jenis standar yang bukan termasuk free goods yang akan masuk ke dalam inventory store untuk dijual. 2. PO Consignment : PO yang dibuat untuk barang-barang konsinyasi, yang stoknya tidak akan diperhitungkan sebagai stok PT. M itra Adiperkasa Tbk, melainkan milik vendor. 3. PO subcontract PO yang dibuat apabila memesan barang jadi kepada vendor dan mengirimkan komponen-komponen barang untuk membentuk atau merakit barang jadi tersebut. 4. PO return PO untuk pengembalian barang ke vendor atau pengembalian barang dari toko ke gudang. Biasanya PO ini dibuat antara lain untuk barang-barang sisa promosi, barang-barang seasonal yang tersisa dari season sebelumnya, dan barang-barang rusak yang harus dikembalikan ke vendor. 5. PO Free Goods PO yang dibuat untuk barang-barang gratis dari supplier yang akan masuk ke dalam inventory store.
96 6. PO Non-MD Other PO yang dibuat untuk barang-barang Non-MD, yang tidak dijual tapi tetap disimpan dan diperhitungkan stoknya. Terdiri dari 3 macam: •
Asset, misalnya komputer
•
Expense, misalnya advertising dan promotion
•
Other, misalnya paper bag
97
Gambar 3.7 Workflow Purchase Order
98 3.5.3 Workflow Goods Receipt Berdasarkan Purchase Order Saat menerima material yang dipesan, bagian warehouse akan membuat Goods Receipt (GR) berdasarkan Purchase Order (PO) yang telah dibuat sebelumnya. Saat membuat Goods Receipt, nomor PO dimasukkan dan diadopsi untuk menyalin data material dari PO ke GR. Kemudian dimasukkan nomor delivery note. Lalu GR di-save / disimpan dan kemudian dicetak.
99
Gambar 3.8 Workflow Goods Receipt
3.5.4 Workflow Memantau Proses memantau dilakukan bagian Procurement untuk mengetahui jumlah persediaan bahan baku yang ada. Apabila jumlah persediaan bahan baku hampir habis, maka bagian Procurement segera membuat Purchase
100 Requitition. Apabila jumlah persediaan bahan baku masih mencukupi, maka bagian Procurement hanya mencetak laporan persediaan bahan baku.
Gambar 3.9 Workflow M emantau
3.6
Pengukuran Kinerja
3.6.1
Perumusan Tujuan dan Ukuran S trategis IT Balanced Scorecard Sebelum melakukan pengukuran kinerja, maka terlebih dahulu dirumuskan tujuan dan ukuran strategis ke dalam empat perspektif pendekatan IT Balanced Scorecard, antara lain:
101 1. Kontribusi Perusahaan M erupakan perspektif yang mengukur kinerja TI berdasarkan pandangan dari manajemen eksekutif, para direktur dan shareholder. Tujuan strategis dari perspektif ini antara lain: •
M engendalikan anggaran biaya divisi TI Anggaran yang dikeluarkan untuk divisi TI harus dikendalikan dan dialokasikan dengan sebaik mungkin. Ukuran strategis :
•
Besarnya persentase anggaran divisi TI
M enyediakan kemampuan bisnis yang baru Perusahaan menginvestasikan sejumlah dana untuk menghadirkan kemampuan bisnis baru yang dapat mendukung serta meningkatkan fungsi bisnis dalam perusahaan. Ukuran strategis :
Besarnya persentase anggaran untuk proyek baru
2. Perspektif orientasi Pengguna M erupakan perspektif yang mengevaluasi kinerja TI berdasarkan cara pandang pengguna aplikasi SAP. Tujuan strategis dari perspektif ini adalah •
M eningkatkan pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP
102 M elalui peningkatan pemahaman serta frekuensi pelatihan sehingga dapat menigkatkan pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP Ukuran strategis :
•
Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP
Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi SAP
M eningkatkan kepuasan pengguna terhadap hardware, software, dan aplikasi SAP, membahas tentang tingkat kepuasaan pengguna melalui minimalisasi frekuensi terjadinya kesalahan pada software, kegagalan pada hardware, peningkatan akurasi serta kemudahan dalam pemrosesan data serta efektivitas Help Desk TI dalam menangani kebutuhan pengguna aplikasi SAP. Ukuran strategis :
Tingkat pemenuhan kebutuhan yang diberikan aplikasi SAP
Tingkat keakuratan aplikasi SAP dalam pemrosesan data
Pengurangan
kesalahan
saat
menjalankan
proses
menggunakan aplikasi SAP
Tingkat integritas fungsi-fungsi dalam SAP
Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan pada aplikasi SAP
Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan server SAP
Fungsi Help Desk TI yang efektif
Tingkat Kepuasan Pengguna terhadap Aplikasi SAP
bisnis
103 3. Penyempurnaan operasional Perspektif ini adalah perspektif yang menilai kinerja TI berdasarkan tingkat efektivitas serta efisiensi proses TI yang sedang berjalan. Tujuan strategis dari perspektif ini adalah : •
M engembangkan hardware dan software secara efektif dan efisien M elalui pengembangan hardware dan software untuk meningkatkan kualitas hardware dan software sehingga dpaat meningkatkan kepuasaan pengguna aplikasi SAP. Ukuran strategis :
Frekuensi terjadinya kesalahan (error) pada aplikasi SAP.
Frekuensi terjadinya kegagalan pada hardware misalnya server SAP down.
Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware (seperti server, jaringan, dan infrastruktur lainnya ) yang mendukung aplikasi SAP.
•
M eningkatkan pemeliharaan hardware dan software Proses pemeliharaan hardware dan software dapat mengurangi frekuensi terjadinya kerusakan hardware dan software sehingga dapat meningkatkan kualitas hardware dan software untuk mendukung proses bisnis perusahaan Ukuran strategis :
104 •
Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP (misalnya terus memperbaharui / menambahkan fungsi-fungsi pada aplikasi SAP).
•
Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung aplikasi SAP (misalnya server SAP)
•
M emaksimalkan manajemen masalah Tingkat kecepatan Help Desk TI dalam menangani masalah yang terjadi pada aplikasi SAP atau hardware yang berhubungan dengan aplikasi SAP Ukuran strategis :
Fungsi Help Desk TI dalam membantu pengguna SAP dalam menghadapi masalah pada aplikasi SAP.
4. Perspektif Orientasi Masa Depan M embahas tentang penilaian kinerja TI berdasarkan cara pandang dari departemen itu sendiri, yaitu : pelaksanaan, para praktisi dan profesional yang ada. Secara umum, tujuan strategis dari prespektif ini adalah
•
Pelatihan staf divisi TI Bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman staf divisi TI melalui pelatihan-pelatihan. Ukuran Strategis
Frekuensi pelatihan staf divisi TI
105
•
Pengadaan seminar tentang perkembangan SAP
Tingkat kepuasan terhadap frekuensi pelatihan saat ini
Frekuensi pelatihan yang diharapkan.
Kemampuan staf divisi TI Bertujuan untuk mendukung perusahaan dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya Ukuran strategis
Tingkat pengalaman staf divisi TI dalam bidang SAP
3.6.2 Pengukuran Ukuran S trategis Tiap Perspektif Pada bagian ini, akan dibahas tentang cara mengumpulkan hasil pengukuran masing-masing ukuran strategis dari tiap perspektif sehingga diperoleh gambaran aktual dari keadaan perusahaan. 1. Perspektif Kontribusi Perusahaan Ukuran-ukuran strategis dari perspektif kontribusi perusahaan yaitu : •
Besarnya persentase anggaran divisi TI. Pengukuran besarnya anggaran divisi TI diperoleh melalui wawancara dengan Assistant Manager.
•
Besarnya persentase anggaran untuk proyek baru Pengukuran besarnya persentase anggaran untuk proyek baru diperoleh melalui wawancara dengan Assistant Manager.
106 2. Perspektif Orientasi Pengguna Data aktual mengenai perspektif orientasi pengguna diperoleh melalui hasil kuesioner yang dibagikan kepada para pengguna aplikasi SAP yang merupakan karyawan PT. Sari Coffee Indonesia.
3. Perspektif Penyempurnaan Operasional Data aktual mengenai perspektif penyempurnaan
operasional
diperoleh melalui hasil kuesioner yang dibagikan kepada para pengguna aplikasi SAP yang merupakan karyawan PT. Sari Coffee Indonesia.
4. Perspektif Orientasi Masa Depan Data aktual mengenai perspektif orientasi masa depan diperoleh melalui hasil kuesioner yang dibagikan kepada para pengguna aplikasi SAP yang merupakan karyawan PT. Sari Coffee Indonesia.
3.6.3 Penentuan S asaran dari Tiap Ukuran S trategis Perspektif IT Balanced Scorecard Setelah menentukan tujuan strategis serta ukuran strategis dari tiap perspektif dalam IT Balanced Scorecard, selanjutnya ditentukan sasaran strategis yang ingin dicapai oleh perusahaan untuk setiap ukuran strategis. 1.
Perspektif Kontribusi Perusahaan. Perspektif ini memiliki 2 ukuran strategis beserta sasarannya yaitu:
107 a) Besarnya persentase anggaran divisi TI Ukuran ini digunakan untuk melihat besarnya anggaran divisi TI yang disetujui oleh perusahaan setiap tahunnya. Pengukuran dilakukan dengan membandingkan usulan anggaran divisi TI terhadap anggaran yang disetujui perusahaan. Sasaran = 90% b) Besarnya persentase anggaran untuk proyek baru Ukuran ini digunakan untuk melihat besarnya anggaran divisi TI yang digunakan untuk mengadakan proyek baru. Pengukuran dilakukan berdasarkan besarnya anggaran untuk proyek baru dibandingkan seluruh anggaran divisi TI Sasaran = 80%
2.
Perspektif Orientasi Pengguna Perspektif ini memiliki 10 ukuran strategis beserta sasarannya yaitu : a) Pemahaman pengguna tentang aplikasi SAP sangat penting untuk menunjang kinerja mereka dalam menjalankan proses bisnis. Ukuran ini digunakan untuk mengukur sejauh mana pemahaman pengguna terhadap modul aplikasi SAP yang digunakannya. Sasaran = 90% b) Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi SAP
108 Pelatihan
pengguna
sangat
penting
untuk
meningkatkan
kemampuan serta pengetahuan pengguna tentang aplikasi SAP. Ukuran ini dimaksudkan untuk mengukur frekuensi pelatihan SAP dalam setahun. Sasaran = 80% c) Tingkat pemenuhan kebutuhan yang diberikan aplikasi SAP Ukuran ini dimaksudkan untuk melihat seberapa besar aplikasi SAP dapat membantu dalam memenuhi kebutuhan penggunanya dalam mendukung proses bisnis sehari-hari Sasaran = 100%
d) Tingkat keakuratan aplikasi SAP dalam pemrosesan data Ukuran ini untuk mengukur kepuasan pengguna terhadap akurasi aplikasi SAP saat memroses data. Sasaran = 100%
e)
Pengurangan
kesalahan
saat
menjalankan
proses
bisnis
menggunakan aplikasi SAP Ukuran ini digunakan untuk mengetahui manfaat yang dirasakan pengguna melalui penggunaan SAP yang dapat mengurangi tingkat kesalahan saat menjalankan proses bisnis. Sasaran = 100%
f) Tingkat integritas fungsi-fungsi dalam SAP
109 Ukuran ini digunakan untuk mengetahui tingkat integritas fungsifungsi dalam SAP. Sasaran = 90 %
g) Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan aplikasi SAP Ukuran ini dimaksudkan untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP yang dapat diandalkan / jarang mengalami kegagalan. Sasaran 100%
h) Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan server SAP Ukuran ini dimaksudkan untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna terhadap server yang dapat diandalkan / jarang mengalami kegagalan. Sasaran = 90%
i) Fungsi Help Desk TI yang efektif Ukuran ini untuk mengukur seberapa cepat help desk TI merespon dan menanggulangi masalah yang terjadi. Perhitungan dilakukan berdasarkan waktu untuk menyelesaikan masalah dibandingkan dengan target waktu penyelesaian yang ditentukan. Sasaran = 90% j) Tingkat kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP
110 Ukuran ini untuk mengukur seberapa puas pengguna aplikasi SAP dalam menggunakan aplikasi tersebut. Sasaran = 90%
3.
Perspektif Penyempurnaan Operasional Perspektif ini memiliki 6 ukuran strategis yaitu : a) Frekuensi terjadinya kesalahan (error) pada aplikasi SAP. Kesalahan pada aplikasi SAP dapat mengganggu kinerja penggunanya. Pengukuran dilakukan dengan menghitung jumlah kesalahan aplikasi SAP per bulan. Sasaran = 80 %
b) Frekuensi terjadinya kegagalan pada hardware misalnya server SAP down. Kegagalan pada hardware dapat mengganggu aplikasi SAP. Pengukuran dilakukan dengan menghitung jumlah kesalahan seperti frekuensi server down per bulan. Sasaran = 90%
c) Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware (seperti server, jaringan, dan infrastruktur lainnya ) yang mendukung aplikasi SAP.
111 Kegagalan pada hardware dapat mengganggu aplikasi SAP. Pengukuran dilakukan dengan menghitung jumlah kegagalan pada hardware per bulan. Sasaran = 90%
d) Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung aplikasi SAP (misalnya server SAP) Pemeliharaan hardware dapat mengurangi resiko terjadinya kegagalan hardware. Pengukuran dilakukan dengan menghitung frekuensi pemeliharaan hardware per tahun. Sasaran = 100%
e) Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP (misalnya terus memperbaharui/menambahkan fungsi-fungsi pada aplikasi SAP). Pemeliharaan aplikasi SAP dapat mengurangi resiko terjadinya kegagalan aplikasi. Pengukuran dilakukan dengan menghitung frekuensi pemeliharaan aplikasi SAP per tahun. Sasaran = 100%
f) Fungsi Help Desk TI dalam membantu pengguna SAP dalam menghadapi masalah pada aplikasi SAP. Perhitungan dilakukan berdasarkan waktu untuk menyelesaikan masalah dibandingkan dengan target waktu penyelesaian yang ditentukan.
112 Sasaran = 100%
4.
Perspektif Orientasi Masa Depan Perspektif ini memiliki 5 ukuran strategis yaitu : a) Frekuensi pelatihan staf divisi TI Ukuran ini dibuat untuk mengetahui frekuensi pelatihan dalam 1 tahun untuk meningkatkan kemampuan staff divisi TI. Sasaran = 80%
b) Pengadaan seminar tentang perkembangan SAP Ukuran ini dimaksudkan untuk mengetahui frekuensi seminar, workshop, dan lainnya yang ditujukan untuk meningkatkan pengetahuan staf divisi TI tentang perkembangan SAP. Sasaran = 75%
c) Tingkat kepuasan terhadap frekuensi pelatihan saat ini Ukuran ini dimaksudkan untuk mengetahui tingkat kepuasan responden terhadap frekuensi pelatihan yang ada saat ini. Sasaran = 80%
d) Frekuensi pelatihan yang diharapkan Ukuran ini dimaksudkan untuk mengetahui harapan para responden
terhadap
frekuensi pelatihan
yang diinginkan.
113 Pengukuran dilakukan dengan cara mengetahui jumlah pelatihan yang diharapkan dalam 1 tahun. Sasaran = 90%
e) Tingkat pengalaman staf divisi TI dalam bidang SAP Ukuran ini dimaksudkan untuk mengetahui pengalaman staf divisi TI di bidang SAP. Sasarannya adalah staf divisi TI yang berpengalaman lebih dari 3 tahun. Sasaran = 90%
3.7 Pengukuran Kinerja 3.7.1 Penyajian dan Pengolahan Hasil Wawancara Data yang diperoleh melalui wawancara dilakukan kepada Assistant Manager melalui pertanyaan seputar persentase anggaran dan pengalokasian biaya.
3.7.2 Penyajian dan Pengolahan Hasil Kuesioner Data yang diperoleh dari kuesioner dibagi menjadi dua yaitu : •
Data yang diperoleh dari para pengguna aplikasi SAP, yakni sebanyak 10 responden
•
Data yang diperoleh dari staff divisi TI yaitu sebanyak 5 responden
114 Langkah-langkah Perhitungan Kuesioner adalah •
M emberikan bobot untuk masing-masing jawaban dari setiap pertanyaan yang ada pada kuesioner. Bobot tersebut adalah Jawaban A berbobot : 4 Jawaban B berbobot : 3 Jawaban C berbobot : 2 Jawaban D berbobot : 1
•
M engalikan semua jawaban dengan bobot, kemudian menjumlahkan semua hasil perkalian untuk memperoleh nilai total.
•
Nilai total dibagi dengan jumlah responden untuk memperoleh ratarata hasil kuesioner. Rata-rata hasil kuesioner =
•
Nilai total Kuesioner ───────────── Jumlah Responden Rata-rata hasil kuesioner dibagi dengan bobot tertinggi kuesioner dan dikali 100% untuk mendapatkan persentase data aktual
Persentase Data Aktual = ( Rata-rata Hasil Kuesioner ) x 100% ─────────────── 4 Tabel 3.1 menunjukkan tujuan strategis, ukuran strategis, sasaran serta metode pengumpulan data yang digunakan untuk 4 perspektif IT Balanced Scorecard.
115
Perspektif
Kontribusi Perusahaan
Orientasi Pengguna
Tujuan Strategis 1. Pengendalian biaya divisi TI 2. Tingkat penyediaan kemampuan bisnis baru 1. M eningkatkan pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP
2. M eningkatkan kepuasan pengguna terhadap hardware, software & aplikasi SAP
Ukuran Strategis
Sasaran
a. Persentase anggaran divisi TI yang disetujui b. Persentase anggaran untuk proyek baru
90%
M etode Pengumpulan Data Wawancara
80%
Wawancara
a. Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP
90%
Kuesioner
b. Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi SAP
80%
Kuesioner
a. Tingkat pemenuhan kebutuhan diberikan aplikasi SAP
yang
100%
Kuesioner
b. Tingkat keakuratan aplikasi SAP dalam pemrosesan data
100%
Kuesioner
c. Pengurangan kesalahan saat menjalankan proses bisnis menggunakan aplikasi SAP
100%
Kuesioner
d. Tingkat integritas fungsi-fungsi dalam SAP
100%
Kuesioner
e. Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan pada aplikasi SAP
100%
Kuesioner
116
Penyempurnaan Operasional
1. M engembangkan hardware dan software secara efektif dan efisien
f. Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan server SAP
90%
Kuesioner
g. Fungsi Help Desk TI yang efektif
100%
Kuesioner
h. Tingkat Kepuasan Pengguna terhadap aplikasi SAP
90%
Kuesioner
a. Frekuensi terjadinya kesalahan (error) pada aplikasi SAP
90%
Kuesioner
b. Frekuensi terjadinya kegagalan pada hardware
90%
Kuesioner
c. Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware a. Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP
90%
Kuesioner
100%
Kuesioner
2. M eningkatkan pemeliharaan hardware dan software
b. Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung aplikasi SAP
100%
Kuesioner
3. M emaksimalkan manajemen masalah
a. Fungsi Help Desk TI
100%
Kuesioner
117
1. Pelatihan staf divisi TI
a. Frekuensi pelatihan staf divisi TI
80%
Kuesioner
b. Pengadaan seminar tentang perkembangan SAP
75%
Kuesioner
c. Tingkat kepuasan terhadap frekuensi pelatihan saat ini
80%
Kuesioner
d. Frekuensi pelatihan yang diharapkan.
90%
Kuesioner
90%
Kuesioner
Orientasi M asa Depan
2. Kemampuan staf divisi TI
a. Tingkat pengalaman staf divisi TI dalam bidang SAP
Tabel 3.1 Tabel Tujuan Strategis, Ukuran Strategis, Sasaran dan M etode Pengumpulan Data Perspektif IT Balanced Scorecard
118 3.7.3 Penentuan Bobot Penilaian Menggunakan Metode AHP 3.7.3.1 Dekomposisi Masalah Dalam tahap ini, masalah didekomposisi menjadi tujuan (goal) dari suatu kegiatan, identifikasi pilihan-pilihan (options) dan perumusan kriteria (criteria) untuk memilih prioritas. Dalam hal ini, tujuan dari dari penentuan bobot penilaian adalah untuk mengetahui bobot prioritas dari masing-masing perspektif. Berdasarkan tujuan dan kriteria, beberapa pilihan perlu diidentifikasi.
Pilihan-pilihan
yang
muncul
setelah
proses
dekomposisi masalah adalah : •
•
Pilihan-pilihan untuk perspektif kontribusi perusahaan :
M engendalikan anggaran biaya divisi TI
M enyediakan kemampuan bisnis yang baru
Pilihan-pilihan untuk perspektif orientasi pengguna :
Pemahaman pengguna terhadap SAP
Kepuasan pengguna terhadap hardware ,software, dan aplikasi SAP
•
Pilihan-pilihan untuk perspektif penyempurnaan operasional :
M engembangkan hardware dan software secara efektif dan efisien
M eningkatkan pemeliharaan hardware dan software
M emaksimalkan manajemen masalah •
Pilihan-pilihan untuk perspektif orientasi masa depan :
119
3.7.3.2
Pelatihan staf divisi TI
Kemampuan staf divisi TI
Penentuan Bobot Perusahaan
M engendalikan Anggaran Biaya Divisi TI M enyediakan Kemampuan Bisnis yang Baru
Penilaian Untuk
Perspektif Kontribusi
M engendalikan Anggaran Biaya Divisi TI -
M enyediakan Kemampuan Bisnis yang Baru 1,6
1,6
0,8
0,4
-
0,4
0,2
Total
Total
2
Bobot Prioritas
1
Tabel 3.2 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Kontribusi Perusahaan M elalui tabel di atas, terlihat bahwa mengendalikan anggaran biaya divisi TI memiliki bobot prioritas yang lebih besar yaitu 0,8 dibandingkan dengan bobot penilaian menyediakan kemampuan bisnis yang baru yaitu sebesar 0,2.
3.7.3.3 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Orientasi Pengguna
Pemahaman Pengguna Terhadap SAP Kepuasan Pengguna Terhadap Hardware, Software & aplikasi SAP
Pemahaman Pengguna Terhadap SAP
Kepuasan Pengguna Terhadap Hardware, Software & aplikasi SAP
Total
Bobot Prioritas
-
1,6
1,6
0,8
0,4
-
0,4
0,2
Total
2
1
120
Tabel 3.3 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Orientasi Pengguna M elalui tabel di atas, terlihat bahwa memiliki bobot prioritas pemahaman pengguna terhadap SAP lebih besar yaitu 0,8 dibandingkan dengan bobot penilaian kepuasan pengguna terhadap hardware, software, & aplikasi SAP yaitu sebesar 0,2.
3.7.3.4 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Penyempurnaan Operasional M engembangkan M eningkatkan M emaksimalkan hardware dan pemeliharaan manajemen software secara hardware dan Total Bobot masalah Prioritas efektif dan software efisien M engembangkan hardware dan software secara efektif dan efisien M eningkatkan pemeliharaan hardware dan software M emaksimalkan manajemen masalah
-
0,7
1,6
2,3
0,38
1,3
-
1,6
2,9
0,48
0,4
0,4
-
0,8
0,14
6
1
Total
Tabel 3.4 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Penyempurnaan Operasional M elalui
tabel
di
atas,
terlihat
bahwa
meningkatkan
pemeliharaan hardware dan software memiliki bobot prioritas paling besar yaitu 0,48. Kemudian mengembangkan hardware dan
121 software secara efektif dan efisien memiliki bobot prioritas sebesar 0,38 dan terakhir memaksimalkan manajemen masalah memiliki bobot prioritas sebesar 0,13.
3.7.3.5 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Orientasi Masa Depan
Pelatihan staf divisi TI Kemampuan staf divisi TI
Pelatihan staf divisi TI
Kemampuan staf divisi TI
Total
Bobot Prioritas
-
1,3
1,3
0,65
0,7
-
0,7
0,35
Total
2
1
Tabel 3.5 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Orientasi M asa Depan M elalui tabel di atas, terlihat bahwa pelatihan staf divisi TI memiliki bobot prioritas yang lebih besar yaitu 0,65 dibandingkan dengan bobot penilaian kemampuan staf TI yaitu sebesar 0,35
3.7.4 Hasil Pengukuran Kinerja 3.7.4.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan •
Pengendalian biaya divisi TI Persentase anggaran divisi TI yang disetujui. Berdasarkan hasil wawancara yang diperoleh dari Assistant Manager, dari rencana anggaran divisi TI pada tahun 2009, persentase anggaran yang disetujui sebesar 75%
122 •
Tingkat penyediaan bisnis yang baru Persentase anggaran untuk proyek yang baru Berdasarkan hasil wawancara, dari rencana anggaran divisi TI untuk proyek baru (misalnya penambahan fitur-fitur pada aplikasi SAP) pada tahun 2009, persentase anggaran yang disetujui hanya sebesar 50%.
3.7.4.2 Perspektif Orientasi Pengguna •
M eningkatkan pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP
Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui sejauh mana tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP yang sedang berjalan saat ini. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Seberapa tinggi tingkat pemahaman Anda terhadap aplikasi SAP yang digunakan saat ini? Jawaban
% Responden
A
B
C
Total
Ratarata
% Data Aktual
54
3,6
90%
D
9
6
-
-
60%
40%
0%
0% 100%
Persentase data aktual pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP yang sesuai dengan kebutuhan pengguna adalah 90%, yang berarti 60% pengguna sudah sangat mengerti dan 40% pengguna sudah mengerti aplikasi SAP
123 yang digunakan saat ini.
Gambar 3.10 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 1
Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi SAP Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui seberapa seringnya PT.Sari Coffee Indonesia mengadakan pelatihan kepada pengguna terhadap aplikasi SAP yang sedang berjalan saat ini. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Berapa frekuensi pelatihan terhadap aplikasi SAP dalam waktu 1 tahun? Jawaban
%
A
B
C
D
Responden
-
1
8
6
0%
7%
53%
Total
Ratarata
% Data Aktual
25
1,7
42%
40% 100%
Frekuensi data aktual pelatihan pengguna terhadap
124 aplikasi adalah 42%, dimana 7% responden mengaku sering mendapat pelatihan, 53% jarang, sedangkan 40% menjawab sangat jarang mendapat pelatihan.
Gambar 3.11 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 2
• M eningkatkan kepuasan pengguna
Tingkat pemenuhan kebutuhan yang diberikan aplikasi SAP Pada
ukuran
ini,
dibagikan
kuesioner
untuk
mengetahui apakah aplikasi SAP yang disediakan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Apakah aplikasi SAP yang disediakan oleh divisi TI sesuai dengan kebutuhan untuk menjalankan proses bisnis?
125 Jawaban % Responden
A
B
C
Total
Ratarata
% Data Aktual
48
3,2
80%
D
3
12
-
-
20%
80%
0%
0% 100%
Persentase data aktual penyediaan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna adalah 80%, dimana 20% responden menjawab aplikasi yang disediakan oleh divisi TI sudah sangat sesuai dengan kebutuhan dan 80% menyatakan cukup sesuai.
Gambar 3.12 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 3
Tingkat keakuratan aplikasi SAP dalam pemrosesan data Pada
ukuran
ini,
dibagikan
kuesioner
untuk
mengetahui tingkat keakuratan pemrosesan data. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
126 Bagaimana tingkat keakuratan pemrosesan data dari aplikasi SAP? Jawaban % Responden
Total
Ratarata
% Data Aktual
59
3,9
98%
A
B
C
D
14
1
-
-
7%
0%
0% 100%
93%
Persentase data aktual keakuratan pemrosesan data adalah 98%, yang dijawab oleh 93 responden bahwa pemrosesan data dari aplikasi SAP sangat akurat, 7% sisanya menjawab akurat.
Gambar 3.13 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 4
127
Pengurangan kesalahan saat menjalankan proses bisnis menggunakan aplikasi SAP Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui sejauh mana aplikasi SAP dapat membantu pengguna mengurangi kesalahan menjalankan tugas. M isalnya : meminimalkan kesalahan saat pembuatan laporan. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Apakah SAP membantu Anda dalam mengurangi tingkat kesalahan saat menjalankan proses bisnis?
Jawaban % Responden
Total
Ratarata
% Data Aktual
56
3,7
93%
A
B
C
D
11
4
-
-
27%
0%
0% 100%
73%
Persentase data aktual pengurangan tingkat kesalahan dalam menjalankan proses bisnis adalah 93%, 73% responden menjawab aplikasi SAP sangat membantu pengguna
mengurangi
tingkat
kesalahan
dalam
menjalankan tugas dan 27% sisanya mengaku cukup membantu.
128
Gambar 3.14 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 5
Tingkat integritas fungsi-fungsi dalam SAP Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui sejauh mana semua fungsi telah terintegrasi sehingga komunikasi berjalan lancar antar semua bagian. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Apakah semua fungsi terintegrasi dengan baik?
Jawaban % Responden
A 12 80%
B
C
Total
Ratarata
% Data Aktual
57
3,8
95%
D
3
-
-
20%
0%
0% 100%
Persentase data aktual integrasi semua fungsi yang baik adalah 95%, dimana 80% responden mengaku semua
129 fungsi sudah sangat terintegrasi, dan 20% sisanya menjawab cukup terintegrasi.
Gambar 3.15 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 6
Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan pada aplikasi SAP Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Berapa rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi SAP dalam kurun waktu 1 bulan?
Jawaban
Total
%
A
B
C
D
Responden
14
1
-
-
7%
0%
0%
93%
57
Ratarata
% Data Aktual
3,8
95%
130 Persentase data aktual frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi SAP adalah 95% , dimana menurut 93% respondern sangat jarang, yaitu kurang dari 2 kali dalam kurun waktu satu bulan, 7% sisanya menjawab jarang terjadi kesalahan atau 2-4 kali dalam sebulan.
Gambar 3.16 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 7
Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan server SAP Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan atau downtime pada server SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Seberapa sering frekuensi kegagalan / downtime pada server SAP dalam kurun waktu satu bulan?
131 Jawaban %
A
Responden
13 87%
B
C
Total
Ratarata
% Data Aktual
58
3,9
97%
D
2
-
-
13%
0%
0% 100%
Persentase data aktual frekuensi terjadinya kegagalan pada server SAP adalah 97%, dimana menurut 87% responden sangat jarang, yaitu kurang dari 2 kali dalam kurun waktu satu bulan dan 13% mengaku jarang, yakni 2-4 kali dalam sebulan.
Gambar 3.17 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 8
Fungsi Help Desk TI yang efektif Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui seberapa efektif fungsi Help Desk TI. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
132 Seberapa cepat Help Desk TI membantu Anda dalam menyelesaikan masalah saat menggunakan aplikasi SAP? (Contoh : Error pada aplikasi SAP) Jawaban % Responden
A
B
C
-
6
7
0%
40%
47%
Total
Ratarata
% Data Aktual
34
2,3
57%
D 2 13% 100%
Persentase data aktual keefektifan fungsi Help Desk TI adalah 57%, yang berarti kecepatan Help Desk TI menurut 40% responden adalah cepat sekitar 2-3 jam. 47% mengaku lambat yakni, 4-5 jam. 13% menjawab sangat lambat karena membutuhkan waktu diatas 5 jam.
Gambar 3.18 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 9
133
Tingkat Kepuasan Pengguna terhadap aplikasi SAP Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Apakah Anda puas dengan aplikasi SAP yang Anda gunakan saat ini? Jawaban
% Responden
A
B
6
7
40%
47%
C
Total
Ratarata
% Data Aktual
48
3,2
80%
D
2
-
13%
0% 100%
Persentase data aktual kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP adalah 80%, dimana 40% responden sudah sangat puas dengan fitur-fitur di dalam aplikasi SAP, 47% puas, hanya 13% yang menjawab tidak puas.
Gambar 3.19 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 10
134
3.7.4.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional • M engembangkan hardware dan software secara efektif dan efisien
Frekuensi terjadinya kesalahan (error) pada aplikasi SAP Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Apakah Anda pernah mengalami kesalahan pada aplikasi SAP? Jawaban
%
A
B
C
D
Responden
9
6
-
-
60%
40%
0%
0%
Total
Ratarata
% Data Aktual
54
3,6
90%
100%
Persentase data aktual frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi
SAP adalah 90%, dimana 60% responden
menjawab sangat jarang, yaitu rata-rata kurang dari 2 kali dalam kurun waktu satu bulan dan 40% mengaku jarang atau 2-4 kali dalam sebulan.
135
Gambar 3.20 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 1
Frekuensi terjadinya kegagalan pada hardware Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan atau downtime pada hardware. (Contoh : kegagalan atau downtime pada server SAP) Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Apakah Anda pernah mengalami kegagalan atau downtime pada server SAP? Jawaban
% Responden
A
B
9
4
60%
27%
C
Total
Ratarata
% Data Aktual
54
3,6
90%
D
2
-
13%
0% 100%
Persentase data aktual frekuensi terjadinya kegagalan pada
136 server SAP adalah 90%, dimana 60% responden mengaku sangat jarang, yaitu rata-rata kurang dari 2 kali dalam kurun waktu satu bulan, 27% responden menjawab jarang atau 2-4 kali, dan 13% menjawab sering atau 5-8 kali dalam sebulan.
Gambar 3.21 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 2
Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui rata-rata frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware yang mendukung aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Apakah Anda pernah mengalami kerusakan pada hardware (seperti server, jaringan, dan infrastruktur lainnya ) yang mendukung aplikasi SAP?
137
Jawaban % Responden
A
B
C
12
3
-
80%
20%
0%
Total
Ratarata
% Data Aktual
57
3,8
95%
D 0% 100%
Persentase data actual frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware yang mendukung aplikasi SAP adalah 95%, dimana 80% responden menjawab sangat jarang, yaitu ratarata kurang dari 2 kali dalam kurun waktu satu tahun, 20% sisanya mengaku jarang atau 2-4 kali per tahun.
Gambar 3.22 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 3
138 •
M eningkatkan pemeliharaan hardware dan software
Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui rata-rata frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Berapa rata-rata frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP yang digunakan dalam satu tahun? Jawaban
% Responden
A
B
-
7
0%
47%
C 5 33%
Total
Ratarata
% Data Aktual
34
2,3
58%
D 3 20% 100%
Persentase data aktual frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung aplikasi SAP adalah 58%, dimana 47% responden menjawab staf divisi TI sering melakukan pemeliharaan terhadap aplikasi SAP antara 5-8 kali, 33% mengaku jarang, atau 2-4 kali dan 20% mengatakan sangat jarang dilakukan pemeliharaan atau kurang dari 2 kali setahun.
139
Gambar 3.23 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 4
Frekuensi
pemeliharaan
terhadap
hardware
yang
mendukung aplikasi SAP Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui rata-rata frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Berapa
rata-rata
frekuensi
pemeliharaan
terhadap
hardware (seperti server, jaringan, dan infrastruktur lainnya) yang mendukung aplikasi SAP? Jawaban % Responden
A
B
C
D
3
6
6
-
20%
40%
40%
Total
Ratarata
% Data Aktual
42
2,8
70%
0% 100%
Persentase data aktual frekuensi pemeliharaan terhadap
140 hardware (seperti server, jaringan, dan infrastruktur lainnya) yang mendukung aplikasi SAP adalah 70%, hal ini berarti 20% responden mengaku bahwa staf divisi TI sangat sering melakukan pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung aplikasi SAP yakni lebih dari 8 kali dalam setahun, 40% menjawab sering atau 5-8 kali, dan 40% sisanya menjawab jarang atau antara 2-4 kali.
Gambar 3.24 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 5
•
M emaksimalkan manajemen masalah
Fungsi Help Desk TI Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui seberapa efektif fungsi Help Desk TI. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Seberapa cepat Help Desk TI membantu Anda dalam menyelesaikan masalah saat menggunakan aplikasi SAP?
141 Jawaban % Responden
A
B
C
-
6
7
0%
40%
47%
Total
Ratarata
% Data Aktual
34
2,3
57%
D 2 13% 100%
Persentase data aktual fungsi Help Desk TI dalam membantu pengguna SAP menghadapi masalah adalah 57%, dimana 40% responden menjawab kecepatan Help Desk TI dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi ratarata 2-3 jam, 47% menjawab lambat atau 4-5 jam, dan 13% mengaku sangat lambat atau lebih dari 5 jam.
Gambar 3.25 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 6
142 3.7.4.4 Perspektif Orientasi Masa Depan • Pelatihan staf divisi TI
Frekuensi pelatihan staf divisi TI Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui frekuensi pelatihan staf divisi TI yang diberikan. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Berapa frekuensi pelatihan terhadap aplikasi SAP dalam waktu 1 tahun?
Jawaban %
A
B
C
D
Responden
-
-
10
5
0%
0%
67%
Total
Ratarata
% Data Aktual
25
1,7
42%
33% 100%
Persentase data aktual frekuensi pelatihan staf divisi TI adalah 42%, dimana 67% responden mengaku pelatihan staf divisi TI terhadap aplikasi SAP jarang dilakukan atau 2-3 kali, bahkan 33% responden menjawab sangat jarang atau kurang dari 2 kali dalam setahun.
143
Gambar 3.26 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 1
Pengadaan seminar tentang perkembangan SAP Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui frekuensi pengadaan seminar tentang perkembangan SAP yang diberikan. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Seberapa
sering
anda
mengikuti
seminar
tentang
perkembangan SAP dalam satu tahun? Jawaban %
A
B
C
D
Responden
-
2
8
5
0%
13%
54%
Persentase
data
Total
Ratarata
% Data Aktual
34
2,3
57%
33% 100%
aktual pengadaan
seminar
tentang
perkembangan SAP adalah 57%, dimana 13% responden mengaku sering mengikuti seminar tentang perkembangan
144 SAP antara 6-8 kali, 54% menjawab jarang atau 3-5 kali, bahkan 33% responden menjawab sangat jarang atau kurang dari 3 kali dalam setahun.
Gambar 3.27 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 2
Tingkat kepuasan terhadap frekuensi pelatihan saat ini Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui tingkat kepuasan staf divisi TI terhadap
frekuensi
pelatiahan saat ini. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Apakah Anda puas dengan frekuensi pelatihan / seminar yang ada sekarang? Jawaban % Responden
A
B
C
Total
Ratarata
% Data Aktual
47
3,1
78%
D
4
9
2
-
27%
60%
13%
0%
100%
145 Persentase data aktual pengadaan pelatihan/seminar untuk staf divisi TI adalah 78%, dimana 27% responden sudah sangat puas dengan frekuensi pelatihan/seminar yang ada sekarang, 60% puas, dan hanya 13% responden yang mengaku tidak puas.
Gambar 3.28 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 3
Frekuensi pelatihan yang diharapkan Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui frekuensi pelatihan yang diharapkan staf divisi TI. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: M enurut Anda, sebaiknya berapa frekuensi pelatihan SAP dalam 1 tahun untuk menunjang pekerjaan Anda??
146 Jawaban %
A
Responden
3 20%
B
C
Total
Ratarata
% Data Aktual
40
2,7
67%
D
5
6
1
33%
40%
7%
100%
Persentase data aktual frekuensi pelatihan SAP untuk staf divisi TI adalah 67%, dimana 20% staf divisi TI membutuhkan lebih dari 5 kali pelatihan dalam setahun untuk menunjang pekerjaan mereka, 33% menjawab antara 4-5 kali, 40% mengaku dan 2-3 kali, sedangkan 7% sisanya hanya membutuhkan kurang dari 2 kali dalam setahun.
Gambar 3.29 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 4
•
Kemampuan staf divisi TI
Tingkat pengalaman staf divisi TI dalam bidang SAP. Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui
147 tingkat kemampuan staf divisi TI terhadap aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut: Berapa lama pengalaman Anda di bidang SAP?
Jawaban % Responden
A 4 27%
B
C
7
2
47%
13%
Total
Ratarata
% Data Aktual
43
2,9
72%
D 2 13% 100%
Persentase data aktual kemampuan staf divisi TI adalah 72%, dimana 27% responden mempunyai pengalaman lebih dari 3 tahun, 47% telah berpengalaman selama 3 tahun, 13% berpengalaman 2 tahun, dan 13% terakhir hanya mempunyai pengalaman kurang dari 2 tahun.
Gambar 3.30 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 5
148
3.7.5 Tingkat Pencapaian 4 Perspektif IT Balanced Scorecard
Perspektif
Kontribusi Perusahaan
Tujuan Strategis 1.Pengendalian biaya divisi TI
Ukuran Strategis a. Persentase anggaran divisi TI yang disetujui.
Sasaran 90%
Aktual 75%
Rata-Rata 2.Tingkat penyediaan kemampuan bisnis baru
84% b. Persentase anggaran untuk proyek baru
80%
50%
Rata-Rata
Orientasi Pengguna
1. M eningkatkan pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP
Pencapaian 84%
63% 63%
a. Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP
90%
90%
100%
b. Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi SAP
80%
42%
53%
Rata-rata
77%
2. M eningkatkan kepuasan a. Tingkat pemenuhan pengguna terhadap kebutuhan yang diberikan hardware, software & aplikasi SAP aplikasi SAP
100%
80%
80%
b. Tingkat keakuratan aplikasi SAP dalam pemrosesan data
100%
98%
98%
149
c. Pengurangan kesalahan saat menjalankan proses bisnis menggunakan aplikasi SAP
100%
93%
93%
d. Tingkat integritas fungsi dalam SAP
fungsi-
100%
95%
95%
e. Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan pada aplikasi SAP
100%
95%
95%
f. Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan server SAP
100%
97%
97%
g. Fungsi Help Desk TI yang efektif
90%
57%
64%
h. Tingkat Kepuasan Pengguna terhadap Aplikasi SAP
90%
80%
89%
Rata-rata
Penyempurnaan Operasional
1.M engembangkan hardware dan software secara efektif dan efisien
89% a. Frekuensi terjadinya kesalahan (error) pada aplikasi SAP
90%
90%
100%
b. Frekuensi terjadinya kegagalan pada hardware
90%
90%
100%
150
c. Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware
100%
95%
Rata-rata 2.M eningkatkan pemeliharaan hardware dan software
98% a. Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP
100%
58%
58%
b. Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung aplikasi SAP
100%
70%
70%
Rata-rata 3.M emaksimalkan manajemen masalah
64% a. Fungsi Help Desk TI
100%
57%
Rata-rata 1.Pelatihan staf divisi TI Orientasi Masa Depan
95%
57%
57% a. Frekuensi pelatihan staf divisi TI
80%
42%
53%
b. Pengadaan seminar tentang perkembangan SAP
75%
57%
76%
151
c. Tingkat kepuasan terhadap frekuensi pelatihan saat ini
80%
78%
98%
d. Frekuensi pelatihan diharapkan.
yang
90%
67%
75%
Rata-rata 2. Kemampuan staf divisi TI a. Tingkat pengalaman staf divisi TI dalam bidang SAP
90%
72%
76% 80%
Rata-rata Tabel 3.6 Tabel Tingkat Pencapaian 4 Perspektif IT Balanced Scorecard
80%
152
3.7.6 Tingkat Pembobotan Tujuan S trategis
Perspektif Kontribusi Perusahaan
Tujuan Strategis
Bobot
Pencapaian
Hasil Tujuan
1.Pengendalian biaya divisi TI
0,8
84%
67%
2.Tingkat penyediaan kemampuan bisnis baru
0,2
63%
13%
Total
Orientasi Pengguna
80% 1.M eningkatkan pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP
0,8
77%
62%
2.M eningkatkan kepuasan pengguna terhadap hardware, software & aplikasi SAP
0,2
89%
18%
Total
Penyempurnaan Operasional
80% 1.M engembangkan hardware dan software secara efektif dan efisien
0,38
98%
37%
2.M eningkatkan pemeliharaan hardware dan software
0,48
64%
31%
3.M emaksimalkan manajemen masalah
0,14
57%
8%
0,65
76%
76% 50%
0,35
80%
28%
Total 1.
Pelatihan staf divisi TI
2.
Kemampuan staf divisi TI
Orientasi M asa Depan Total
77% Tabel 3.7 Tabel Tingkat Pembobotan Tujuan Strategis
153
3.8
Grafik Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard Hasil pengukuran IT Balanced Scorecard terlihat pada grafik seperti gambar di bawah ini : Perspektif
Hasil
Kontribusi Perusahaan
80%
Orientasi Pengguna
80%
Penyempurnaan Operasional
76%
Orientasi M asa Depan
77%
Tabel 3.8 Tabel Grafik Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard
Gambar 3.31 Grafik Hasil Pengukuran Kinerja M enggunakan IT Balanced Scorecard
154
Gambar
3.31
menunjukkan
bahwa pencapaian
perspektif
kontribusi
perusahaan sebesar 80% dari sasaran yang diharapkan. Tingkat pencapaian tujuan strategis pada pengendalian biaya divisi TI sebesar 84%. Tingkat pencapaian tujuan strategis pada tingkat penyediaan kemampuan bisnis baru adalah 63% Pencapaian perspektif orientasi pengguna sebesar 80% dari sasaran yang diharapkan. Tingkat pencapaian tujuan strategis pada meningkatkan pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP adalah 77%. Tingkat pencapaian tujuan strategis pada meningkatkan kepuasan pengguna terhadap hardware, software, dan aplikasi SAP adalah 89% Pencapaian perspektif penyempurnaan operasional sebesar 76% dari sasaran yang diharapkan. Tingkat pencapaian tujuan strategis pada mengembangkan hardware dan software secara efektif dan efisien adalah 98%. Tingkat pencapaian tujuan strategis pada meningkatkan pemeliharaan hardware dan software adalah 64%. Tingkat pencapaian tujuan strategis pada memaksimalkan manajemen masalah adalah 57% Pencapaian perspektif orientasi masa depan sebesar 76% dari sasaran yang diharapkan. Tingkat pencapaian tujuan strategis pada pelatihan staf divisi TI adalah 76%. Tingkat pencapaian tujuan strategis pada kemampuan staf divisi TI adalah 80%. Dari hasil pengukuran kinerja menggunakan IT Balanced Scorecard terhadap 4 perspektif yang ada pada perusahaan, dapat diambil kesimpulan bahwa hasil
155 pencapaian tidak merata. Untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam kegiatan operasional yang lebih baik serta menghasilkan kondisi finansial yang lebih baik, maka dibutuhkan pengembangan aplikasi agar dapat lebih memenuhi kebutuhan pengguna, mengurangi tingkat kesalahan dalam menjalankan proses bisnis, mampu meningkatkan integritas semua fungsi bisnis dalam perusahaan serta mengurangi tingkat kesalahan.
3.9. Analisa biaya dan manfaat Salah satu cara untuk menilai apakah suatu investasi memberi manfaat bagi perusahaan adalah dengan cara menganalisa biaya dan manfaat yang dikeluarkan untuk investasi tersebut. Analisa biaya dan manfaat dapat dilakukan pada implementasi SAP R/3 4.7 yang dilakukan oleh PT. Sari Coffee Indonesia. Analisa ini meliputi biaya-biaya apa saja yang telah dikeluarkan untuk investasi tersebut serta manfaat apa saja yang telah diperoleh PT. Sari Coffee Indonesia melalui investasi tersebut.
3.9.1 Analisa biaya Biaya merupakan salah satu faktor penting yang harus diperhatikan saat menginvestasikan suatu strategi termasuk saat mengimplementasikan SAP R/3 4.7 di PT. Sari Coffee Indonesia. Oleh karena itu, perhitungan biaya diperlukan untuk
mengetahui
seberapa
besar
investasi yang dikeluarkan
untuk
mengimplementasikan SAP R/3 4.7. Investasi yang dikeluarkan antara lain untuk pengadaan hardware, software, pelatihan, lisensi SAP R/3 4.7, serta biaya
156 instalasi yang membutuhkan bantuan konsultan SAP dan programmer ABAP. Berikut ini penjelasan lebih lanjut mengenai biaya-biaya yang dikeluarkan.
3.9.1.1 Biaya Hardware Berikut ini adalah biaya hardware yang dikeluarkan PT. Sari Coffee Indonesia untuk implementasi SAP R/3 4.7
Biaya PC
Spesifikasi Processor
---
Intel P4 2.4
RAM
---
512 MB
Hard Disk
---
Biaya -
80 GB
Mother board -- Intel 915 , 945 and 101 Rp. 180.000.000
Server Network
LAN
Total Biaya
Rp. 20.000.000 Rp. 200.000.000
Tabel 3.9 Tabel biaya hardware
Biaya di atas merupakan biaya hardware yang dikeluarkan. Tidak ada biaya PC karena PC yang ada telah memenuhi spesifikasi sehingga tidak perlu pengadaan PC baru.
3.9.1.2 Biaya Software Berikut ini adalah biaya software yang harus dikeluarkan PT. Sari Coffee Indonesia untuk implementasi SAP R/3 4.7
157
Biaya
Spesifikasi
Biaya
Server
• Windows Server 2003 Enterprise Rp
40.000.000
Edition • Client Access License 20-pack
Rp
8.000.000
SAP Web Application Server 6.3
Rp
70.000.000
System
Oracle 9.0 Enterprise Edition
Rp
400.000.000
License
SAP License
Rp
1.408.000.000
Module
SAP Module Materials Management, Rp
1.104.000.000
SAP Server Database
Sales & Distribution, and Financial Controlling. Total biaya
Rp. 3.030.000.000 Tabel 3.10 Tabel biaya software
Biaya di atas merupakan biaya software yang harus dikeluarkan. Server yang dipilih adalah Windows Server 2003 dengan client access license untuk 20 user. Biaya untuk SAP License meliputi semua modul yang ada.
3.9.1.3 Biaya pelatihan Pelatihan diperlukan untuk pengenalan dan cara pemakaian sistem SAP R/3 4.7. Pelatihan bertujuan agar karyawan dapat memahami dan menggunakan sistem baru dengan baik sehingga dapat menunjang pekerjaan mereka dan dapat menghindari kesalahankesalahan dalam menjalankan sistem baru.
158 Pelatihan diberikan oleh konsultan SAP kepada key user yang mewakili masing-masing modul, yaitu Sales and Distribution, Materials Management, dan Financial Controlling. Key user masingmasing modul sebanyak 2 orang sehingga total key user adalah 6 orang. Pelatihan juga diberikan kepada 5 orang divisi TI yang bertugas sebagai IT help desk. Total keseluruhan dari peserta pelatihan adalah 11 orang. Pelatihan berlangsung selama 2 minggu atau 10 hari kerja. M ateri pelatihan yang diberikan berupa hardcopy, dimana biaya materi pelatihan untuk masing-masing modul adalah Rp.50,000,- biaya snack untuk masing-masing pengguna adalah Rp.15,000,- dan biaya makan siang untuk masing-masing pengguna adalah Rp. 20,000,- . Adapun rincian biaya-biaya yang dibutuhkan pada pelatihan pengguna: Jenis
Rincian
M ateri
10 hari x 11 peserta x Rp 50.000 Rp 5.500.000
Snack
10 hari x 11 peserta x Rp 15.000 Rp 1.650.000
M akan Siang
10 hari x 11 peserta x Rp 20.000 Rp 2.200.000
Total biaya
Biaya
Rp 9.350.000
Tabel 3.11 Tabel biaya pelatihan
3.9.1.4 Biaya instalasi dan konfigurasi Aplikasi SAP R/3 4.7 yang akan dijalankan memerlukan bantuan konsultan SAP serta programmer ABAP untuk melakukan instalasi dan konfigurasi sehingga aplikasi SAP R/3 4.7 dapat mendukung semua aktivitas proses bisnis PT. Sari Coffee Indonesia.
159 Adapun biaya konsultan SAP dan programmer ABAP akan dijelaskan sebagai berikut:
Tahap Preparation
Waktu
Sumber Daya Manusia
2 M inggu ( 10
•1
hari kerja)
Biaya
Project Manager 10 hari x 5 consultant x US$250
(PM)
/
consultant=
• 1 Procurement (MM) US$12.500 Consultant • 1 Sales & Distribution (SD) Consultant • 1Financial Controlling
(FICO)
Consultant • 1Technical Consultant Blueprint
4 minggu ( 20
• 1 PM
20 hari x 6 Consultant x
hari kerja)
• 1 Basis
US$ 250 / consultant =
• 1 programmer ABAP
US$ 30.000
• 1 SD consultant • 1 MM consultant • 1 FICO consultant
Realization
6 minggu (30
• 1 PM
30 hari x 6 Consultant x
hari kerja)
• 1 Basis
US$ 250 / consultant =
• 1 programmer ABAP
US$ 45.000
• 1 SD consultant • 1 MM consultant • 1 FICO consultant
160 User acceptance
2 minggu (10
• 1 PM
10 hari x 6 Consultant x
hari kerja)
• 1 Basis
US$ 250 / consultant =
• 1 programmer ABAP
US$ 15.000
test
• 1 SD consultant • 1 MM consultant • 1 FICO consultant Go live preparation
2 minggu ( 10
• 1 PM
10 hari x 6 Consultant x
hari kerja)
• 1 Basis
US$ 250 / consultant =
• 1 programmer ABAP
US$ 15.000
• 1 SD consultant • 1 MM consultant • 1 FICO consultant Go live and support
4 minggu (20
• 1 PM
20 hari x 6 Consultant x
hari kerja)
• 1 Basis
US$ 250 / consultant =
• 1 programmer ABAP
US$ 30.000
• 1 SD consultant • 1 MM consultant • 1 FICO consultant Total biaya instalasi dan konfigurasi
US$147.500 x Rp. 10.000 = Rp. 1.475.000.000
Kurs 1 USD = Rp. 10.000 Tabel 3.12 Tabel biaya instalasi dan konfigurasi
Proses implementasi SAP R/3 4.7 membutuhkan waktu 5 bulan yang terdiri dari 6 tahap yaitu preparation, blueprint, realization, user acceptance test, go live preparation, dan go live and support. Dengan mengambil rata-rata biaya per consultant US$ 250 / hari maka total biaya
161 yang dikeluarkan sebesar U S$147.500 atau Rp. 1.475.000.000 untuk implementasi SAP R/3 4.7.
3.9.1.5 Total Biaya Total biaya yang harus dikeluarkan PT. Sari Coffee Indonesia untuk implementasi SAP R/3 4.7 adalah
Jenis
Biaya
Biaya hardware
Rp
200.000.000
Biaya software
Rp
3.030.000.000
Biaya pelatihan
Rp.
Biaya instalasi dan konfigurasi
Rp. 1.475.000.000
Total biaya
Rp
9.350.000 4.714.000.000
Tabel 3.13 Tabel total biaya
3.9.2 Analisa manfaat Untuk menilai apakah suatu implementasi SAP R/3 4.7 yang telah dilakukan memberi kontribusi bagi perusahaan, dapat dilihat dari manfaat yang dapat diperoleh dari implementasi tersebut. Pada umumnya, manfaat yang besar diperoleh melalui investasi dengan biaya yang besar pula. Namun, ada kalanya manfaat yang besar diperoleh melalui investasi dengan pengeluaran biaya yang minim. Oleh karena itu, perlu dilakukan peninjauan lebih lanjut tentang manfaat yang diperoleh perusahaan dari implementasi ini. M anfaat dari suatu investasi dapat dibedakan menjadi dua yaitu tangible benefits dan intangible benefits. Tangible benefits adalah manfaat
162 yang diperoleh dari suatu investasi yang dapat diukur melalui nilai ekonomi / finansial misalnya penghematan pengeluaran. Intangible benefits adalah manfaat yang diperoleh dari suatu investasi yang tidak dapat diukur melalui nilai ekonomi / finansial misalnya peningkatan hubungan antara perusahaan dengan vendor, mendukung proses pengambilan keputusan dan lain sebagainya. M anfaat-manfaat dari implementasi SAP R/3 4.7 adalah : 1. Tangible Benefits terdiri dari : a. Peningkatan laba Dengan implementasi SAP, perusahaan dapat meningkatkan laba karena setiap melakukan transaksi semakin mudah dan cepat, serta menjamin selalu tersedianya bahan baku di store. Besarnya laba yang dapat ditingkatkan adalah 5% per tahun. Atau rata-rata 20% selama 4 tahun. Tahun
Laba
2006
Rp. 39.328.503.617
2007
Rp. 41.294.928.798
2008
Rp. 43.359.675.238
2009
Rp. 45.527.659.000
Tabel 3.14 Tabel Peningkatan Laba b. Penghematan penggunaan kertas Penggunaan aplikasi SAP telah membantu dalam menghemat penggunaan kertas misalnya dalam pembuatan laporan persediaan
163 harian per store. Sebelumnya, pusat harus menerima laporan persediaan harian per store untuk mengetahui persediaan akhir. Dengan menggunakan SAP, bagian Materials Management cukup menggunakan persediaan
transaksi
akhir.
stock
overview
Berdasarkan
untuk
mengetahui
hasil wawancara,
rata-rata
penggunaan kertas dalam sebulan mencapai 2 rim. Dengan implementasi SAP, perusahaan dapat menghemat penggunaan kertas hingga 80%. Harga 1 rim kertas adalah Rp. 35.000,00. Jadi, perusahaan
dapat
menghemat
pengeluaran
kertas
sekitar
Rp.56.000,00 per bulan sehingga penghematan dalam setahun dapat mencapai Rp. 672.000,00. Penghematan ini terus meningkat seiring tingkat rata-rata inflasi tahun 2006-2009 sebesar 8,7% (sumber: www.bi.go.id). Total manfaat tangible selama 4 tahun implementasi SAP R/3 4.7 pada PT. Sari Coffee Indonesia disajikan pada tabel 3.15 *dalam Rupiah M anfaat Peningkatan
Tahun 2006
2007
2008
2009
39.328.503.617
41.294.928.798
43.359.675.238
45.527.659.000
672.000
730.464
794.014
39.329.175.617
41.295659.262
43.360.469.252
Laba Penghematan
863.093
Kertas Total
Tabel 3.15 Total M anfaat Tangible
45.528.522.093
164 2. Intangible benefits terdiri dari : a. Kemudahan dalam pemesanan dan pembelian bahan baku Dengan implementasi SAP, proses pemesanan dan pembelian bahan baku dapat dilakukan dengan lebih mudah, cepat, dan akurat melalui pembuatan Purchase Requisition, Purchase Order serta Goods Receipt. b. M eningkatkan pemantauan bahan baku Sebelum implementasi SAP, bagian Materials Management harus meminta laporan persediaan bahan baku dari semua store, setelah store menyelesaikan transaksi pada hari itu . Bagian Materials Management baru bisa melihat laporan ini keesokkan harinya. Hal ini menghambat pemantauan persediaan bahan baku. Dengan adanya SAP, pemantauan persediaan dapat dilakukan dengan lebih baik karena bagian Materials Management dapat memantau persediaan dari tiap store secara real time. c. Efisiensi waktu yang digunakan Dengan implementasi SAP, dapat mengefisiensikan waktu yang digunakan untuk pembuatan laporan-laporan manual seperti laporan pembelian dan laporan persediaan bahan baku yang lebih lengkap, cepat dan sesuai kebutuhan. d. Peningkatan integritas
165 Dengan menggunakan SAP, perusahaan, store dan warehouse saling terintegrasi sehingga semakin memudahkan bagian Procurement dalam memantau persediaan dan membuat laporan. e. M engurangi kesalahan
dan
meningkatkan
akurasi dokumen
transaksi Sebelum menggunakan SAP, proses pembuatan Purchase Order dilakukan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word atau menggunakan surat elektronik yang dikirim ke vendor. Hal ini sangat menyulitkan dan rentan terjadi kesalahan dalam memasukkan jenis bahan baku yang akan dipesan. Dengan aplikasi SAP, kesalahan-kesalahan tersebut dapat dikurangi dengan menggunakan fitur-fitur yang ada seperti Purchase Order. f. Pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat Dengan SAP, maka perusahaan dapat memperoleh informasi penting yang berguna bagi pihak manajemen dalam mengambil keputusan bisnis, yang sangat berpengaruh bagi kelangsungan proses bisnis yang ada serta penentuan strategi-strategi yang dapat berpengaruh pada citra perusahaan dan kemampuan bersaing perusahaan. Informasi yang
dapat
diperoleh
untuk
mendukung proses
pengambilan keputusan antara lain : •
Laporan-laporan tentang persediaan bahan baku dan laporan pembelian.
166 •
Informasi mengenai persediaan bahan baku di store sehingga meminimalisir terjadi kehabisan bahan baku di store.
•
Informasi tentang bahan baku yang kurang laku dan sangat laku sehingga bagian Materials Management dapat memperbanyak pemesanan bahan baku yang laku dan mengurangi pemesanan bahan baku yang kurang laku.
Berdasarkan hasil analisa biaya dan manfaat, terlihat bahwa untuk mengimplementasikan SAP diperlukan biaya yang cukup besar. Namun, biaya yang besar ini disertai dengan sejumlah manfaat, baik manfaat tangible maupun manfaat intangible, yang didapat oleh PT. Sari Coffee Indonesia.
