BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan CV Sembilan Gaya Utama adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan pakaian dan aksesoris secara konsinyasi dimana perusahaan ini lebih dikenal dengan nama ”Nanonine House”. Untuk pembahasan skripsi selanjutnya, kami menggunakan nama Nanonine House. Nanonine House pertama kali didirikan oleh Bapak Andaru, Roy, Zack, dan Wendy pada tanggal 9 September 2003 dengan nomor SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) 00182/P/1.824.51 dan NPWP 01.920.498.1-061.000. Nanonine House terletak di Jalan Tebet Utara Dalam No. 11 Jakarta Selatan dan memiliki cabang di daerah Lamandau. Selain itu, nama Nanonine House memiliki arti 10 pangkat min 9 plus 9, dimana angka tersebut merupakan angka keberuntungan bagi pemiliknya. Kegiatan utama dari usaha ini adalah menjual produk-produk yang berjumlah sekitar 50 jenis produk, seperti baju, kemeja, jaket, sweater, celana jeans, topi, ikat pinggang, sepatu, sandal, compact disc (CD), majalah, serta macam-macam aksesoris lainnya. Nanonine House mempekerjakan 20 orang karyawan dan memiliki 60 supplier yang berasal dari dalam kota maupun luar kota (Bandung), jumlah persediaan berkisar antara 500 – 1000 unit barang dengan transaksi yang terjadi dalam sehari sekitar 100 unit barang yang terjual.
51
52 Pada awalnya usaha ini termasuk usaha yang berkapasitas kecil, kini semakin berkembang menjadi salah satu usaha pakaian yang terbaik dibidangnya meskipun baru berjalan selama tiga tahun. Keunggulan dari Nanonine House selain mengutamakan kualitas barang-barang yang diperoleh dari supplier, Nanonine House juga memperhatikan masalah desainnya agar barang-barang yang dijual berbeda (tidak pasaran) jika dibandingkan dengan departemen store yang sudah ada, karena hal tersebut dapat meningkatkan penjualan. Hal ini disebabkan karena para pelanggan, yang didominasi oleh kalangan remaja lebih menyukai barang-barang yang memiliki desain unik dengan jumlah barang yang terbatas (Limited Edition). Keunggulan tersebut berperan penting dalam proses perkembangan usaha ini, dimana ditandai dengan semakin banyak pelanggan yang datang untuk membeli produk-produk dari Nanonine House.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan Visi dari Nanonine House adalah menjadi perusahaan yang terunggul dalam bidang penjualan pakaian dan memimpin pangsa pasar. 3.1.2.2 Misi Perusahaan Berdasarkan visi perusahaan di atas, maka misi perusahaan yaitu : 1. Mengembangkan dan mempertahankan kemitraan dengan pelanggan dan pemasok sehingga dapat menghasilkan produk dan pelayanan dengan kualitas terbaik.
53 2. Menciptakan lingkungan kerja yang mendorong dan menghargai perkembangan dan keterlibatan seluruh karyawan. 3. Menjadi perusahaan yang visioner dan kreatif dengan arah pada pertumbuhan dan perbaikan berkelanjutan.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Aktifitas perusahaan dapat berjalan dengan baik dan berhasil dalam mencapai tujuannya bila mempunyai struktur organisasi yang jelas, karena setiap bagian dapat mengetahui tugas, tanggungjawab dan wewenangnya dengan jelas yang dapat membantu terciptanya hubungan kerja yang baik antara bagian yang satu dengan yang lain. Struktur organisasi dimaksudkan agar terjalin kerjasama antara pimpinan dan staf serta memungkinkan adanya koordinasi usaha antara pimpinan dan memungkinkan koordinasi usaha antara semua fungsi untuk mengambil tindakan dalam pencapaian tujuan perusahaan.
54 3.2.1 Bagan Struktur Organisasi Perusahaan Untuk mengetahui dengan jelas struktur kerangka pembagian tugas dan tanggung jawab serta wewenang setiap karyawan, berikut disajikan bagan struktur organisasi Nanonine House yang disertai dengan penjelasan dari masing-masing bagian.
Direktur
Manajer
Bagian Pemasaran
Bagian Keuangan
Bagian Administrasi
Kasir
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Nanonine House Sumber : Nanonine House (2003)
Bagian Gudang
55 3.3 Uraian Jabatan Berdasarkan struktur organisasi tersebut dapat diuraikan tugas, tanggung jawab dan wewenang pada masing-masing posisi dalam perusahaan, yaitu : 1. Direktur a. Bertindak sebagai pimpinan utama. b. Mempunyai hak dan kuasa penuh terhadap proses bisnis yang ada dalam Nanonine House. c. Menetapkan visi dan misi perusahaan yang harus dijalankan oleh para eksekutif beserta bawahannya. d. Mengamati secara garis besar kegiatan Nanonine House dengan menetapkan tujuan dan kebijakan umum, dengan cara meninjau, memeriksa dan memutuskan masalah-masalah yang mempunyai pengaruh besar terhadap kegiatan usaha Nanonine House. e. Menjaga stabilitas dan kemajuan jangka panjang Nanonine House melalui rencana dan pengembangan jangka panjang. f. Menyarankan dan mengelola kebijakan-kebijakan, rencana-rencana dan program, termasuk pengembangan usaha, pengembangan produk, promosi dan penjualan produk. g. Mengambil keputusan yang berhubungan dengan kegiatan bisnis Nanonine House. h. Mengadakan pengawasan terhadap kegiatan Nanonine House, bidang keuangan, administrasi, pekerjaan manajer dan para karyawan.
56 i. Memberikan otorisasi terhadap tindakan dan sasaran bisnis dari kegiatan bisnis Nanonine House. j. Bertanggung jawab menangani sistem Nanonine House, diantaranya sistem pembayaran, akuntansi, pendanaan (budgeting), serta gudang. k. Mengatur sumber dan penggunaan dana yang keluar dan masuk. l. Menerima laporan-laporan setiap bulan dari Manajer. m. Mengevaluasi laporan keuangan tahunan dan bulanan.
2. Manajer a. Bertanggung jawab kepada Direktur. b. Mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan bisnis yang terjadi di dalam Nanonine House. c.
Mengkoordinir pelaksanaan tugas umum, rumah tangga, dan keamanan Nanonine House.
d. Mengarahkan dan mengawasi dan mengkoordinasi pembelian, pengadaan dan kegiatan-kegiatan sejenis untuk keperluan Nanonine House. e. Menetapkan prosedur surat keluar dan masuk serta mengkoordinir pendistribusiannya. f. Menentukan supplier yang akan bekerjasama. g. Menerima permohonan dari supplier baru. h. Menjaga hubungan baik dengan para supplier dan mencari informasi mengenai barang-barang baru. i. Melakukan pemeliharaan terhadap komputer baik piranti keras maupun piranti lunak.
57 j. Menerima kritik dan saran dari para supplier dan pelanggan. k. Membuat Laporan Status Penjualan Mingguan dan Bulanan yang diberikan kepada supplier. l. Mengusulkan standar, kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan penerimaan karyawan, seleksi, penempatan, penilaian kemampuan kerja, dan pemberhentian karyawan. m. Mengadakan pemeliharaan dari catatan-catatan dan arsip karyawan serta menyusun laporan karyawan yang diperlukan.
3. Bagian Pemasaran a. Bertanggung jawab kepada Manajer. b. Bertanggung jawab atas segala kegiatan yang berhubungan pemasaran dan promosi Nanonine House. c. Menyusun dan mengusulkan rencana target penjualan, promosi penjualan melalui media cetak maupun elektronik dan rencana penelitian pasar, mengusulkan anggaran sesuai dengan kebijakan dan tujuan pemasaran serta mengikuti dan mengawasi pelaksanaannya. d. Mengadakan rapat penjualan secara berkala maupun secara khusus dengan tujuan membicarakan strategi dan masalah penjualan, periklanan dan penelitian pasar. e. Mengembangkan dan mempelajari cara pemasaran yang baru. f. Menyusun perencanaan pemasaran jangka panjang serta program kegiatan pemasaran. g. Mengumpulkan informasi mengenai pesaing (kompetitor).
58 4. Bagian Keuangan a. Bertanggung jawab kepada Manajer. b. Mengatur keuangan Nanonine House untuk menjamin tersedianya kebutuhan dana dalam jangka panjang maupun dalam jangka pendek berdasarkan segisegi ekonomis dan praktis, demikian juga mengenai penggunaan dana yang tersedia. c. Mengusahakan
sistem
pengawasan
anggaran
yang
tepat
dan
mengkoordinasikan penyusunan anggaran Nanonine House. d. Memastikan ketepatan pembayaran terhadap kewajiban-kewajiban Nanonine House. e. Membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan yang dilaporkan kepada Manajer. f. Menjaga kebenaran dari dokumen beserta persetujuannya, pencatatan transaksi beserta catatan-catatan lain yang berhubungan, serta menjaga ketepatan waktu dari penyelesaian penyusunan laporan keuangan dan laporan akuntansi. g. Menganalisa laporan keuangan dan menginterpretasikan hasilnya kepada pimpinan, serta menyarankan untuk melakukan beberapa perbaikan apabila diperlukan. h. Mengkoordinir pendistribusian gaji karyawan.
5. Kasir a. Bertanggung jawab kepada Bagian Keuangan. b. Bertanggung jawab terhadap perputaran uang hasil penjualan.
59 c. Men-scan barcode dari barang-barang yang dibeli oleh pelanggan. d. Menerima pembayaran dari pelanggan. e. Memonitor kondisi kasir (perlengkapan kasir, kebersihan, dan lain-lain). f. Melakukan perhitungan total penjualan harian kemudian dicocokkan dengan jumlah yang ada di drawer.
6. Bagian Administrasi a. Bertanggung jawab kepada Manajer b. Menerima dan mengecek barang secara fisik berdasarkan dokumen sumber yang berasal dari supplier. c. Membuat dan mencetak kode barang (barcode). d. Meng-input data barang yang diterima dari supplier ke dalam database. e. Membuat dokumen-dokumen yang berhubungan dengan sistem persediaan. f. Menyimpan semua daftar keterangan dari supplier, daftar harga yang berlaku dan keterangan lain yang berhubungan dengan produk.
7. Bagian Gudang a. Bertanggung jawab kepada Manajer. b. Melakukan pengecekan ulang terhadap barang
yang masuk ke gudang
berdasarkan dokumen yang diberikan oleh Bagian Administrasi. c. Mengawasi pengumpulan dan penyimpanan sisa barang yang tidak terjual, membicarakan dengan Bagian Administrasi tentang barang yang rusak dan tidak terpakai, seperti mengarahkan, mengawasi penyingkiran dari gudang atau menjualnya.
60 d. Mengatur penyimpanan dan pengelompokkan barang yang diterima dari supplier di gudang. e. Melakukan pengecekan fisik terhadap persediaan barang, untuk mengetahui stok barang terakhir dan mengidentifikasi barang yang hilang. f. Membuat Catatan Barang Hilang dan memberikan konfirmasi mengenai keadaan stok barang setiap bulannya kepada Bagian Administrasi.
3.4 Sistem yang Sedang Berjalan 3.4.1 Uraian Proses Sistem persediaan Nanonine House dijalankan secara konsinyasi yang meliputi batas waktu penitipan barang, pengiriman pasokan barang dari supplier setiap periode tertentu, komisi yang diterima dari supplier, dan lainlain sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Proses bisnis yang terjadi dalam Nanonine House dimulai ketika : 1. Bagian Administrasi menerima Nota Masuk beserta barang dari supplier. Kemudian Bagian Administrasi mengecek barang secara fisik berdasarkan nota masuk apakah jumlah barang yang tercantum sesuai atau tidak dengan barang yang ada. 2. Apabila barang sesuai dengan nota masuk, maka nota masuk
akan
ditandatangani dan disimpan sebagai arsip oleh Bagian Administrasi. Kemudian Bagian Administrasi meng-input kode dan jenis setiap barang melalui modul Manajemen Kode Barang untuk mencetak barcode. Jika jenis barang atau merek (dari supplier) yang akan di-input belum ada di dalam database stok barang, maka Bagian Administrasi terlebih dahulu
61 memasukkan data-data yang berhubungan dengan supplier kedalam Referensi Merek dan data-data yang berhubungan dengan barang kedalam Referensi Produk melalui modul Referensi Data, baru dapat mencetak barcode. Apabila data-data tersebut sudah ada, Bagian Administrasi dapat langsung mencetak barcode melalui modul Manajemen Kode Barang. 3. Berdasarkan Nota Masuk, Bagian Administrasi akan meng-input kembali ke dalam database stok barang melalui modul Penerimaan Barang untuk mencetak Dokumen Penerimaan Barang, dimana dokumen ini hanya diberikan kepada supplier yang mengantarkan barang secara langsung ke Nanonine House sebanyak dua rangkap, yaitu : a. Rangkap 1 (asli) : untuk supplier, b. Rangkap 2 : untuk arsip oleh Bagian Administrasi Bagian Administrasi akan mencetak Rekap Penerimaan Barang berdasarkan bulan pengiriman dan merek barang melalui modul Laporan Penerimaan Barang yang diberikan kepada Bagian Gudang untuk melakukan pengecekan ulang terhadap barang yang masuk ke gudang. Modul Laporan Penerimaan Barang juga dapat digunakan oleh Manajer untuk melihat Laporan Penerimaan Barang setiap bulannya. 4. Setelah
semua
proses
peng-input-an
data
selesai,
maka
Bagian
Administrasi akan menempelkan barcode ke setiap barang. Kemudian Bagian Administrasi akan menyerahkan barang-barang tersebut beserta Rekap Penerimaan Barang ke Bagian Gudang, dimana Bagian Gudang bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan pengaturan barang di dalam gudang.
62 5. Apabila barang tidak sesuai dengan Nota Masuk (misal : barang rusak atau cacat, jumlah barang tidak sesuai dengan Nota Masuk, dan lain-lain), maka Bagian Administrasi akan masuk ke modul Pengembalian Barang untuk mencetak Dokumen Pengembalian Barang (retur) sebanyak dua rangkap, dimana : a. Rangkap 1 (asli) : untuk supplier, b. Rangkap 2 : untuk arsip oleh Bagian Administrasi Setelah itu, Bagian Administrasi akan melaporkan kepada Manajer yang kemudian akan dikonfirmasikan kepada supplier melalui telepon atau e-mail, serta menyerahkan barang tersebut ke Bagian Gudang untuk disimpan di gudang. Retur untuk barang yang rusak atau cacat tersebut dikirimkan bersamaan dengan retur untuk barang sisa ke supplier melalui pos. Dokumen Pengembalian Barang (retur) ini juga digunakan untuk mengembalikan barang ke supplier apabila masa penitipan barangnya sudah habis. Berdasarkan prosedur yang ditetapkan oleh pihak Nanonine House, setiap barang yang dititipkan oleh supplier memiliki masa penitipan selama 3 bulan, barang yang sudah habis masa penitipannya diperiksa oleh Bagian Administrasi melalui modul Barang Habis Masa Penitipan setiap 2 minggu sekali. Apabila masa penitipan barang sudah habis sedangkan barang tersebut belum laku terjual, maka sisa barang tersebut dapat dikembalikan ke supplier. Tetapi hal ini tergantung dari supplier apakah sisa barang tersebut akan di discount atau tetap dijual dalam kurun waktu
63 hingga 2 bulan, apabila dalam kurun waktu tersebut barang tidak terjual maka sisa barang akan tetap di retur. Sebelum mengirimkan retur ke supplier, Bagian Administrasi mencetak Rekap Pengembalian Barang berdasarkan bulan pengiriman dan merek barang melalui modul Laporan Pengembalian Barang yang akan diberikan kepada Bagian Gudang untuk melakukan pengecekan ulang terhadap catatan retur yang telah dikumpulkan dan barang yang diretur. Modul Laporan Pengembalian Barang juga dapat digunakan oleh Manajer untuk melihat Laporan Pengembalian Barang setiap bulannya. 6. Setiap akhir bulan, Bagian Administrasi membuat Dokumen Stok Barang melalui modul Stok Barang yang diberikan kepada Bagian Gudang untuk melakukan pengecekan stok barang yang ada di gudang, sehingga Bagian Gudang dapat mengetahui apakah barang sudah habis atau belum, dan mengidentifikasi barang yang hilang. a. Apabila
stock
barang
sudah
habis,
Bagian
Gudang
akan
mengkonfirmasi kepada Manajer untuk memberitahu supplier bahwa barang tersebut telah habis. b. Apabila terdapat barang yang hilang, maka Bagian Gudang akan membuat catatan barang hilang yang dilaporkan kepada Bagian Administrasi untuk ditandatangani. Kemudian Bagian Administrasi akan menyerahkan catatan tersebut kepada Manajer, dimana Manajer yang akan meng-input barcode dari barang yang hilang melalui modul Pengecekan Stok (Stok Opname) untuk membuat Laporan Barang Hilang. Setelah itu, Manajer akan mengirimkan Laporan
64 Barang Hilang tersebut ke Direktur melalui email. Barang yang hilang akan dibebankan kepada Nanonine House dan tetap dianggap sebagai barang yang laku terjual. 7. Selain itu, Manajer membuat Laporan Status Penjualan Mingguan yang digunakan untuk melihat pergerakan (update) penjualan dari barang setiap minggunya dan Laporan Status Penjualan Bulanan mengenai stok barang terakhir melalui modul Status Penjualan Bulanan. Laporan ini diserahkan kepada supplier yang berada di dalam dan di luar kota (Bandung) serta ke Direktur melalui e-mail.
65 3.4.2 Data Flow Diagram (DFD) 3.4.2.1 Diagram Konteks
Keterangan : DPRB : Dokumen Penerimaan Barang
LSPM : Laporan Status Penjualan Mingguan
DPBB : Dokumen Pengembalian Barang
LSPB : Laporan Status Penjualan Bulanan
LBH
: Laporan Barang Hilang
Gambar 3.2 Diagram Konteks Nanonine House
66 3.4.2.2 Diagram Nol Update
Ms_Merek
Nota_Masuk
Supplier
Ms_Produk
Merek Barang_Tdk_Sesuai
Ms_Barcode
1.0 Input Nota Masuk
Update
Update
Barcode 2.0 Verifikasi Dokumen
DPRB_1
Update
LPRB
Update
3.0 Retur Barang
DPBB_1
Update
LPBB
Ms_Stok Barang
DSB Update Update
LSPB
LSPM
Produk
4.0 Update Penjualan LBH
Update
5.0 Identifikasi Barang Hilang LBH
LSPM_2 LSPM LSPB
LSPB_2
Direktur
67 Keterangan: DPRB : Dokumen Penerimaan Barang LPRB : Laporan Penerimaan Barang DPBB : Dokumen Pengembalian Barang LPBB : Laporan Pengembalian Barang DSB
: Dokumen Stok Barang
LBH
: Laporan Barang Hilang
LSPM : Laporan Status Penjualan Mingguan LSPB : Laporan Status Penjualan Bulanan
Gambar 3.3 Diagram Nol Nanonine House
68 3.4.3 Uraian Aplikasi Yang Digunakan Untuk menunjang sistem informasi yang berbasiskan komputerisasi, Nanonine House menginstalasi DMS (Distro Management System) yaitu sebuah software yang digunakan untuk membantu Nanonine House dalam memperlancar proses operasional perusahaan khususnya dalam mengontrol persediaan barang mereka. DMS dikembangkan oleh Data Works Indonesia yaitu sebuah software house yang sudah berpengalaman dalam pembuatan aplikasi sistem informasi. Dalam pengembangannya di Nanonine House pihak developer membuatnya sesuai dengan permintaan perusahaan dan juga memperhatikan aspek dari penggunanya. Hal ini membuat pihak developer mendesain aplikasi yang sederhana dan mudah dipakai oleh user namun tetap memperhatikan aspek keamanannya. Aplikasi DMS digunakan untuk melakukan hampir semua transaksi yang terjadi di Nanonine House. -
Komponen Input Sistem Informasi Persediaan Nanonine House Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi secara garis besar dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem informasi persediaan Nanonine House adalah Nota Masuk, Referensi Merek, Referensi Produk, Barcode Baru, Data Penerimaan Baru, Data Pengembalian Baru, Retur Produk, dan Catatan Barang Hilang.
-
Komponen Output Sistem Informasi Persediaan Nanonine House Produk dari sistem informasi adalah output yang berupa informasi yang berguna bagi para pemakainya. Output dari sistem informasi persediaan Nanonine House adalah Dokumen Penerimaan Barang, Dokumen Pengembalian Barang (Retur), Dokumen Stok Barang, Surat Jalan, Laporan
69 Penerimaan Barang, Laporan Pengembalian Barang, Laporan Barang Hilang, Laporan Status Penjualan Mingguan dan Laporan Status penjualan Bulanan. -
Komponen Teknologi Sistem Informasi Persediaan Nanonine House a. Sistem Hardware yang ada di Nanonine House adalah : 1. Bagian Keuangan -
Alat masukan (input device) : a) Keyboard b) Mouse
-
Alat pemroses (processing device) : a) Processor Intel Pentium 4 b) RAM 128 MB c) Harddisk 40 GB d) VGA on board e) LAN card on board
-
Alat keluaran (output device) : a) Printer HP Lasejet 1020 b) Monitor 15”
-
Alat simpan luar (external memory) : a) Floopy disk b) USB c) CD-RW
70 2. Kasir -
Alat masukan (input device) : a) Keyboard b) Mouse c) Scanning
-
Alat pemroses (processing device) : a) Processor Intel Pentium 4 b) RAM 128 MB c) Harddisk 80 GB d) VGA on board e) LAN card on board
-
Alat keluaran (output device) : a) Printer Epson TMU220D Receipt b) Monitor LCD 15”
-
Alat simpan luar (external memory) : a) Floopy disk b) USB
3. Manajer : -
Alat masukan (input device) : a) Keyboard b) Mouse
-
Alat pemroses (processing device) : a) Processor Intel Pentium 4 b) RAM 512 MB
71 c) Harddisk 80 GB d) VGA 128 MB on board e) LAN card on board dan LAN card tambahan f) Modem external -
Alat keluaran (output device) : a) Printer HP Lasejet 4200 b) Monitor 19”
-
Alat simpan luar (external memory) : a) Floopy disk b) USB c) DVD-RW
4. Bagian Administrasi -
Alat masukan (input device) : a) Keyboard b) Mouse
-
Alat pemroses (processing device) : a) Processor Intel Pentium 4 b) RAM 256+128 MB c) Harddisk 40 GB d) VGA on board e) LAN card on board
-
Alat keluaran (output device) : a) Printer HP Lasejet 1020 b) Monitor 15”
72 -
Alat simpan luar (external memory) : a) Floopy disk b) USB c) CD-RW
b. Sistem software : -
Windows XP Personal Edition
-
AVG Free anti virus
-
Internet Explorer
-
Microsoft Access 2003
-
DMS (Distro Management System) Software
c. Jaringan yang digunakan yaitu LAN (Local Area Network).
73 Berikut ini tahapan dari user manual dimana proses bisnis diasumsikan bahwa supplier mengirim barang baru. a. Dimulai dengan Bagian Administrasi menerima Nota Masuk dari supplier dan melakukan login :
Gambar 3.4 Tampilan Menu Login
Gambar 3.5 Tampilan Warning untuk Password yang Salah
74 b. Bagian Administrasi terlebih dahulu harus meng-input data-data yang berhubungan dengan merek dan jenis barang ke dalam Referensi Merek dan Referensi Produk :
Gambar 3.6 Tampilan Referensi Merek
Gambar 3.7 Tampilan Referensi Produk
75 c. Kemudian Bagian Administrasi akan membuat barcode baru untuk dicetak:
Gambar 3.8 Tampilan Barcode Baru
Gambar 3.9 Tampilan Manajemen Kode Barang
76 d. Berdasarkan Nota Masuk, Bagian Administrasi akan meng-input Data Baru Penerimaan Barang ke dalam Dokumen Peneriman Barang :
Gambar 3.10 Tampilan Data Baru Penerimaan Barang
Gambar 3.11 Tampilan Penerimaan Barang (kosong)
77 Dengan mengklik Dokumen Penerimaan, Bagian Administrasi dapat mencetak Dokumen Penerimaan Barang :
Gambar 3.12 Tampilan Penerimaan Barang (isi)
78 Bagian Administrasi dapat mengkoreksi kesalahan data yang di input atau ingin menambahkan data yang belum dimasukkan dari nota masuk, dengan mengklik Koreksi :
Gambar 3.13 Tampilan Koreksi Data Penerimaan Barang
79 e. Dari Laporan Penerimaan Barang ini, Bagian Administrasi akan mencetak Rekap Penerimaan Barang yang diberikan kepada Bagian Gudang untuk melakukan pengecekan ulang terhadap barang yang masuk ke gudang. Laporan ini juga digunakan oleh Manajer sebagai Laporan Penerimaan Barang setiap bulannya.
Gambar 3.14 Tampilan Laporan Penerimaan Barang
80 f. Apabila terdapat barang yang rusak dan barang habis masa penitipan, maka Bagian Administrasi akan meng-input ke dalam Data Baru Pengembalian Barang :
Gambar 3.15 Tampilan Data Baru Pengembalian Barang
Gambar 3.16 Tampilan Pengembalian Barang (kosong)
81 Kemudian Bagian Administrasi meng-input jumlah barang yang akan dikembalikan dengan mengklik Retur Produk :
Gambar 3.17 Tampilan Retur Produk
82 Dengan mengklik Dokumen Pengembalian, Bagian Administrasi dapat mencetak Dokumen Pengembalian Barang :
Gambar 3.18 Tampilan Pengembalian Barang (isi)
83 g. Dari Laporan Pengembalian Barang ini, Bagian Administrasi mencetak Rekap Pengembalian Barang yang akan diberikan kepada Bagian Gudang untuk melakukan pengecekan ulang terhadap catatan retur yang telah dikumpulkan dan barang yang diretur. Laporan ini juga digunakan oleh Manajer sebagai Laporan Pengembalian Barang setiap bulannya.
Gambar 3.19 Tampilan Laporan Pengembalian Barang
84 h. Setiap akhir bulan, Bagian Administrasi membuat Dokumen Stok Barang yang diberikan kepada Bagian Gudang untuk melakukan pengecekan stok barang yang ada di gudang, sehingga Bagian Gudang dapat mengetahui apakah barang sudah habis atau belum, dan mengidentifikasi barang yang hilang.
Gambar 3.20 Tampilan Stok Barang
85 i. Pengecekan Stok (Stock Opname) digunakan oleh Manajer untuk menyimpan data barang yang hilang dengan cara meng-input barcode barang yang hilang.
Gambar 3.21 Tampilan Pengecekan Stok (Stock Opname)
86 j. Manajer membuat Laporan Status Penjualan Mingguan untuk melihat pergerakan (update) penjualan dari barang setiap minggunya dan Laporan Status Penjualan Bulanan untuk mengetahui stock barang terakhir. Laporan tersebut akan dikirimkan kepada supplier dan Direktur melalui e-mail.
Gambar 3.22 Tampilan Status Penjualan Bulanan
